Wrota Celne. Podręcznik użytkownika. wersja 1.8.2

Transkrypt

1 Wrota Celne Podręcznik użytkownika wersja 1.8.2

2 Metryka Projekt Wykonawca Produkt Opis Autorzy Wrota Celne SKG S.A. Podręcznik użytkownika Dokument opisuje sposób korzystania z poszczególnych funkcji oprogramowania Wrota Celne. Marek Michalak, Tadeusz Wrona Plik WC_PUZT_1.8.2.doc Liczba stron 152 Historia zmian Edycja Rewizja Data wydania Opis Akcja (*) Rozdziały (**) Autorzy (***) Data KJ Pierwsza wersja dokumentu N W MM Aktualizacja podręcznika We W MM Współpraca z systemem OSOZ N 7.2, 8.3 MM Rozszerzenie o funkcjonalność ECS N 7.4, 8.3 MM Uzupełnienie opisu bazy zabezpieczeń, uaktualnienie opisów i rysunków, nowe funkcje N 4.2 MM Funkcjonalność EMCS N 7.5, 8.4 MM Administracja usługą Wrota Celne, praca wielooddziałowa Funkcjonalność EMCS e-ad Wysyłka e-ad Odbiór Opis obsługi procedury awaryjnej w systemie EMCS Aktualizacja podręcznika Ewidencje Automatyczna kontrola salda zabezpieczeń Aktualizacja podręcznika do wersji aplikacji Wrota Celne N Z Z N 3 4, 5, MM MM N MM Z We N Z Z 8.2, 8.5, 9.1, 9.4 pozostałe , 9.4 N , MM MM PB TW strona 2/152

3 Aktualizacja podręcznika do wersji aplikacji Wrota Celne Aktualizacja podręcznika do wersji aplikacji Wrota Celne Aktualizacja podręcznika do wersji aplikacji Wrota Celne Aktualizacja podręcznika do wersji aplikacji Wrota Celne Aktualizacja podręcznika do wersji 1.7 aplikacji Wrota Celne Aktualizacja podręcznika do wersji 1.8 aplikacji Wrota Celne Aktualizacja podręcznika do wersji aplikacji Wrota Celne N We N We , 8.5.2, , , , 9.3.4, 2.3.1, 4.1, , 8.4.1, We 4.1, 8.4.1, We , , , N 9.5 TW TW TW TW N 4.5 TW We N , 8.6, 9.6 TW N 8.7, 9.7 MM (*) Akcje: W = Wstaw, Z = Zamień, We = Weryfikuj, N = Nowy (**) Rozdziały: W = Wszystkie (***) Autorzy: MM Marek Michalak; PB Paweł Bronowski, TW Tadeusz Wrona strona 3/152

4 Spis treści 1. Wstęp Praca z aplikacją Wrota Celne Logowanie do aplikacji Kończenie pracy Menu programu Dokumenty Ewidencje Komunikaty Dane referencyjne Raporty Konfiguracja Pomoc Administracja usługą Wrota Celne Oddziały firmy Konta użytkowników Procedury celne Role użytkowników Administrator i Super administrator Audytor i Super audytor Operator i Super operator Zakładanie i wyłączanie konta użytkownika Zakładanie konta użytkownika Edycja konta użytkownika Wyłączanie konta użytkownika Zarządzanie hasłami Zmiana hasła przez administratora Zmiana hasła przez użytkownika Obsługa dokumentów Wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów Tworzenie dokumentów Tworzenie nowego dokumentu Ręczne tworzenie dokumentu Dodawanie dokumentu przez wczytanie z pliku XML Rejestracja przy użyciu szablonu dokumentu Szablony dokumentów Tworzenie szablonów Edycja i usuwanie szablonów Tworzenie dokumentu z szablonu Zmiana nazwy szablonu Eksport listy dokumentów Odwołania do danych zewnętrznych Komunikacja SMS Bazy danych referencyjnych Baza kontrahentów strona 4/152

5 Dodawanie kontrahentów do bazy Ręczne dodawanie kontrahentów do bazy Automatyczne dodawanie kontrahentów do bazy Przenoszenie danych podmiotów z bazy kontrahentów do dokumentu Edycja i usuwanie kontrahentów z bazy Baza zabezpieczeń Dodawanie zabezpieczeń do bazy Przenoszenie danych gwarancji z bazy zabezpieczeń do dokumentu Edycja i usuwanie zabezpieczeń z bazy Baza materiałów / towarów Dodawanie materiałów / towarów do bazy Przenoszenie wyrobów z bazy materiałów/towarów do dokumentu Edycja i usuwanie materiałów/towarów z bazy Eksport danych referencyjnych Import danych referencyjnych z pliku Komunikacja z systemami celnymi Wysyłanie dokumentu Odbieranie komunikatów zwrotnych i śledzenie stanu obsługi dokumentów Przeglądanie komunikatów Przeglądanie komunikatów w powiązaniu z dokumentem podstawowym Przeglądanie komunikatów niezależnie od dokumentu podstawowego Obieg dokumentów System Kontroli Importu ICS Przywozowa Deklaracja Skrócona (PDS) Zawiadomienie o przybyciu Wniosek o zmianę trasy Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy NCTS Deklaracja tranzytowa Zapytanie poszukiwawcze Zawiadomienie o przybyciu Ogólnopolski System Obsługi Zabezpieczeń i Pozwoleń OSOZ System Kontroli Eksportu ECS Deklaracja Eksportowa (DE) Zawiadomienie o przybyciu Manifest eksportowy Zapytanie poszukiwawcze Wywozowa deklaracja skrócona System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych EMCS Elektroniczny Dokument Administracyjny e-ad po stronie Wysyłającego Elektroniczny Dokument Administracyjny e-ad po stronie Odbiorcy Deklaracja dla podatku akcyzowego Deklaracja uproszczona nabycia wewnątrzwspólnotowego AKC-U Instrukcje szczegółowe operacji na dokumentach Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy NCTS Deklaracja tranzytowa Tworzenie nowej deklaracji tranzytowej Tworzenie deklaracji tranzytowej z szablonu Edycja deklaracji tranzytowej strona 5/152

6 Wysłanie deklaracji tranzytowej Wysłanie wniosku o unieważnienie deklaracji tranzytowej Wysłanie sprostowania deklaracji tranzytowej Wysłanie wniosku o zwolnienie do tranzytu Zawiadomienie o przybyciu towaru Tworzenie nowego zawiadomienia o przybyciu towaru Tworzenie zawiadomienia o przybyciu towaru z szablonu Edycja zawiadomienia o przybyciu towaru Wysłanie zawiadomienia o przybyciu towaru Uwagi rozładunkowe Edycja uwag rozładunkowych Wysłanie uwag rozładunkowych Ogólnopolski System Obsługi Zabezpieczeń i Pozwoleń OSOZ Rejestracja zabezpieczenia Aktualizacja danych o zabezpieczeniu Zmiana kodu dostępu Usunięcie zabezpieczenia z listy Automatyczna aktualizacja Automatyczna lokalna kontrola salda zabezpieczeń akcyzowych Konfiguracja zabezpieczenia System kontroli eksportu ECS Deklaracja eksportowa Tworzenie nowej deklaracji eksportowej Tworzenie deklaracji eksportowej z szablonu Edycja deklaracji eksportowej Wysłanie deklaracji eksportowej Wysłanie wniosku o unieważnienie deklaracji eksportowej Wysłanie sprostowania deklaracji eksportowej Wydruk dokumentu EAD Wywozowego Dokumentu Towarzyszącego Deklaracja w procedurze awaryjnej Zawiadomienie o przybyciu towaru Tworzenie nowego zawiadomienia o przybyciu towaru Tworzenie zawiadomienia o przybyciu towaru z szablonu Edycja zawiadomienia o przybyciu towaru Wysłanie zawiadomienia o przybyciu towaru Manifest eksportowy Tworzenie nowego Manifestu eksportowego Tworzenie Manifestu eksportowego z szablonu Edycja Manifestu eksportowego Wysłanie Manifestu eksportowego Wywozowa deklaracja skrócona Tworzenie nowej wywozowej deklaracji skróconej Tworzenie wywozowej deklaracji skróconej z szablonu Edycja wywozowej deklaracji skróconej Wysłanie wywozowej deklaracji skróconej Wysłanie sprostowania wywozowej deklaracji skróconej Powrót do poprzednich danych Deklaracja w procedurze awaryjnej System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych EMCS Obsługa Elektronicznego Dokumentu Administracyjnego e-ad po stronie Wysyłającego Tworzenie nowego projektu e-ad Tworzenie projektu e-ad z szablonu Edycja projektu e-ad Wysłanie powiadomienia o wysyłce wyrobów Wysłanie projektu e-ad strona 6/152

7 Wyliczanie kwoty zabezpieczenia i automatyczna kontrola salda zabezpieczenia Wysłanie wyjaśnienia opóźnienia odbioru wyrobów Zmiana miejsca przeznaczenia Anulowanie e-ad Zamknięcie e-ad z urzędu Wydruk e-ad Obsługa Elektronicznego Dokumentu Administracyjnego e-ad po stronie Odbiorcy Wysłanie powiadomienia o przybyciu wyrobów Wysłanie raportu odbioru Wysłanie raportu odbioru w przypadku braku dokumentu e-ad Edycja dokumentu e-ad Odbiór Edycja raportu odbioru Zamknięcie e-ad z urzędu Obsługa procedury awaryjnej w systemie EMCS PL Obsługa po stronie Wysyłającego Obsługa po stronie Odbierającego Ewidencja przemieszczeń wyrobów akcyzowych System kontroli importu ICS Przywozowa deklaracja skrócona PDS Tworzenie nowej przywozowej deklaracji skróconej Tworzenie PDS z szablonu Edycja Przywozowej deklaracji skróconej Wysłanie Przywozowej deklaracji skróconej Wysłanie sprostowania Przywozowej deklaracji skróconej Powiadomienie o zakazie przywozu Wniosek o zmianę trasy Tworzenie nowego wniosku o zmianę trasy Tworzenie wniosku o zmianę trasy z szablonu Edycja wniosku o zmianę trasy Wysłanie wniosku o zmianę trasy Zawiadomienie o przybyciu Tworzenie nowego zawiadomienia o przybyciu Tworzenie zawiadomienia o przybyciu z szablonu Edycja zawiadomienia o przybyciu Wysłanie zawiadomienia o przybyciu Wysłanie sprostowania zawiadomienia o przybyciu Kontrola w UC wprowadzenia Deklaracja podatku akcyzowego AKC Tworzenie nowej deklaracji podatku akcyzowego Tworzenie deklaracji akcyzowej z szablonu Edycja deklaracji akcyzowej Wydruk i generacja pliku xml deklaracji Wysłanie deklaracji Wysłanie korekty deklaracji Deklaracja uproszczona nabycia wewnątrzwspólnotowego AKC-U Tworzenie nowej deklaracji uproszczonej AKC-U Tworzenie deklaracji akcyzowej z szablonu Import danych o samochodach z pliku zewnętrznego Edycja deklaracji uproszczonej AKC-U Wydruk i generacja pliku XML deklaracji AKC-U Wysłanie deklaracji Wysłanie korekty deklaracji Załączniki do deklaracji AKC-U strona 7/152

8 Spis rysunków Rysunek 1 - Ekran logowania Rysunek 2 - Okno podstawowe Rysunek 3 - Zakładanie konta nowego użytkownika Rysunek 4 - Edycja konta użytkownika Rysunek 5 - Zmiana hasła przez administratora Rysunek 6 - Zmiana hasła przez użytkownika Rysunek 7 - Ekran z listą dokumentów Rysunek 8 - Ekran dokumentu Rysunek 9 - Ekran dokumentu w trybie edycji Rysunek 10 - Podgląd historii dokumentu Rysunek 11 - Przeliczanie wartości sumarycznych w dokumencie Rysunek 12 - Dodawanie dokumentu z pliku Rysunek 13 - Ekran z listą szablonów Rysunek 14 Strona KE obrazująca dane urzędu celnego Rysunek 15 Strona KE umożliwiająca śledzenie tranzytu Rysunek 16 Strona KE umożliwiająca weryfikację numeru EORI Rysunek 17 Lokalizacja siedziby podmiotu za pomocą Google Maps Rysunek 18 - Okno wysyłania wiadomości SMS Rysunek 19 - Lista kontrahentów Rysunek 20 - Lista zabezpieczeń Rysunek 21 - Lista materiałów/towarów Rysunek 22 - Formularz wprowadzania nowego materiału/towaru Rysunek 23 - Okno pomocnicze wyboru materiału z bazy Rysunek 24 - Import danych referencyjnych Rysunek 25 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Rysunek 26 - Podgląd statusu spraw na liście dokumentów Rysunek 27 - Podgląd statusu sprawy w oknie dokumentu Rysunek 28 - Podgląd komunikatu Rysunek 29 - Lista komunikatów IE Rysunek 30 - Przykładowe okno komunikatu PWK Rysunek 31 Zawiadomienie o przybyciu przedstawienie towaru Rysunek 32 - Deklaracja tranzytowa - edycja Rysunek 33 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Rysunek 34 Deklaracja tranzytowa przycisk Do archiwum Rysunek 35 Lista deklaracji tranzytowych pole Z archiwalnymi Rysunek 36 - Sprostowanie deklaracji tranzytowej - informacja o rozbieżności danych między Wrotami Celnymi a systemem NCTS Rysunek 37 - Wysyłanie wniosku o zwolnienie do tranzytu Rysunek 38 - Lista zabezpieczeń OSOZ w usłudze Wrota Celne Rysunek 39 - Rejestracja zabezpieczenia Rysunek 40 - Okno aktualizacji zabezpieczenia Rysunek 41 - Zmiana kodów dostępu do zabezpieczenia Rysunek 42 - Deklaracja eksportowa - edycja Rysunek 43 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Rysunek 44 - Wywozowy Dokument Towarzyszący jako załącznik do IE Rysunek 45 - Wydruk EAD Rysunek 46 Oznaczenie Deklaracji eksportowej w procedurze awaryjnej Rysunek 47 Informacja o rozpoczęciu procedury awaryjnej na Deklaracji eksportowej Rysunek 48 Wydruk ESS Rysunek 49 Wywozowa deklaracja skrócona - edycja Rysunek 50 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Rysunek 51 Oznaczenie Wywozowej deklaracji skróconej w procedurze awaryjnej Rysunek 52 Wydruk SSD strona 8/152

9 Rysunek 53 Oznaczenie nadwyżki/niedoboru towaru Rysunek 54 Podsumowanie mas brutto pozycji Rysunek 55 Nowe pola w części Wyroby Rysunek 56 - Formularz wyjaśnienia opóźnienia w odbiorze towarów Rysunek 57 - Zmiana miejsca przeznaczenia Rysunek 58 - Wybór kodu powodu anulowania dokumentu e-ad Rysunek 59 - Podgląd wydruku dokumentu e-ad Rysunek 60 - Powiadomienie o przybyciu wyrobów Rysunek 61 - Raport odbioru - ogólne wyniki odbioru Rysunek 62 - Raport odbioru - zastrzeżenia do odbioru wyrobów akcyzowych Rysunek 63 - Raport odbioru nowe pola Masa netto i Ilość Rysunek 64 - Raport odbioru podsumowanie mas brutto wyrobów Rysunek 65 - Tworzenie dokumentu e-ad Odbiór Rysunek 66 - Edycja dokumentu e-ad Odbiór - podmioty Rysunek 67 - Obsługa dokumentu e-ad w procedurze awaryjnej Rysunek 68 Ewidencja przemieszczeń wyrobów akcyzowych generowanie wyciągu z ewidencji Rysunek 69 Przywozowa deklaracja skrócona - edycja Rysunek 70 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Rysunek 71 Wniosek o zmianę trasy - edycja Rysunek 72 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Rysunek 73 - Deklaracja dla podatku akcyzowego Rysunek 74 - Podgląd wydruku deklaracji AKC Rysunek 75 - Okno identyfikatorów do generowanej deklaracji AKC Rysunek 76 - Okno pliku xml z deklaracją AKC Rysunek 77 - Deklaracja uproszczona AKC-U - dane ogólne Rysunek 78 - Deklaracja uproszczona AKC-U - pozycja towarowa Rysunek 79 - Formularz danych samochodu osobowego Rysunek 80 - Okno importu pliku z danymi o samochodach Rysunek 81 - Wydruk deklaracji AKC-U Rysunek 82 - Okno identyfikatorów do generowanej deklaracji AKC-U Rysunek 83 - Okno pliku xml z deklaracją AKC-U strona 9/152

10 Spis tabel Tabela 1 Rodzaje tworzonych dokumentów w zależności od typu importowanego komunikatu Tabela 2 - Podstawowy zestaw danych wejściowych dla samochodów osobowych Tabela 3 - Dodatkowe dane wejściowe dla samochodów osobowych używanych strona 10/152

11 1. Wstęp Niniejszy podręcznik jest instrukcją użytkowania aplikacji Wrota Celne, służącej do komunikacji agencji celnych, firm spedycyjnych oraz podmiotów, dokonujących obrotu towarowego z zagranicą i przemieszczeń wyrobów akcyzowych, z systemem informatycznym Służby Celnej RP za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Aby korzystać z aplikacji Wrota Celne z pomocą niniejszej instrukcji, wymagana jest od użytkownika wiedza z zakresu obsługi komputera klasy PC oraz znajomość zagadnień celnych i zasad wypełniania dokumentów celnych w zakresie procedur objętych funkcjonalnością programu. Aplikacja Wrota Celne pracuje na serwerze firmy SKG S.A. Każdy uprawniony użytkownik uzyskuje dostęp do programu wchodząc na stronę internetową i logując się za pomocą indywidualnego loginu i hasła. Korzysta on z wydzielonej i niedostępnej dla innych użytkowników przestrzeni pamięci masowej, gdzie zgromadzone są dane i dokumenty, należące do niego. Dzięki temu informacje są bezpieczne, a komfort pracy jest niezależny od posiadanego przez użytkownika sprzętu. Aplikacja dostępna jest z każdego komputera, posiadającego połączenie z Internetem, poprzez dowolną z powszechnie używanych przeglądarek internetowych. Korzystanie z pełnych możliwości Wrót Celnych nie wymaga dodatkowego oprogramowania zewnętrznego. Istnieje możliwość importowania do programu dokumentów w formacie XML, przygotowanych za pomocą innych aplikacji. Na działanie usługi Wrota Celne mogą wpływać ustawienia zabezpieczeń na komputerze użytkownika, a w szczególności poziom bezpieczeństwa przeglądarki internetowej. Aby aplikacja działała prawidłowo, może być konieczne dołączenie domeny wrotacelne.pl do listy zaufanych domen przeglądarki. strona 11/152

12 2. Praca z aplikacją Wrota Celne 2.1. Logowanie do aplikacji Rysunek 1 - Ekran logowania Z chwilą podpisania umowy na świadczenie usługi dostępu do aplikacji Wrota Celne każdy użytkownik otrzymuje login i hasło, które umożliwiają zalogowanie do aplikacji z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej. Pierwszy otrzymany z SKG S.A. przez firmę login otwiera konto administracyjne, które umożliwia założenie kont użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Dokładny opis zagadnień administracyjnych znajduje się w rozdziale 3. Każdy użytkownik może się zalogować do aplikacji loginem i hasłem, ustalonymi przez administratora przy zakładaniu konta użytkownika. Aby rozpocząć pracę z Wrotami Celnymi, należy wprowadzić poprawną nazwę użytkownika (login) oraz hasło i przycisnąć. Pojawia się wtedy okno podstawowe (Rysunek 2), które zawiera poziome menu główne aplikacji. W rozdziale 2.3 omówiono funkcje poszczególnych pozycji menu. strona 12/152

13 Firma / Użytkownik Menu główne Informacja o wersji programu Link do zakończenia pracy z aplikacją Rysunek 2 - Okno podstawowe 2.2. Kończenie pracy Kończenie pracy powinno następować poprzez użycie, linku Wyloguj po prawej stronie nagłówka okna. Powoduje to zamknięcie bieżącej sesji Menu programu Menu programu Wrota Celne zbudowane jest hierarchicznie w formie pól, które aktywują się przez umieszczenie na nich wskaźnika myszki. Rozwijają się wówczas dostępne z danego poziomu gałęzie lub opcje. Uruchomienia wybranej akcji dokonuje się przez kliknięcie lewym przyciskiem myszki. Widoczność poszczególnych opcji przez użytkownika zależy od przypisanych mu ról i przydzielonych procedur Dokumenty Pozycja zawiera gałęzie: - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu przywozowych deklaracji skróconych PDS (IE315); - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu zawiadomień o przybyciu (IE347); - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu wniosków o zmianę trasy (IE323); strona 13/152

14 - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu deklaracji tranzytowych (IE15); - przeglądanie zapytań poszukiwawczych (IE140) i wysyłanie odpowiedzi na zapytanie poszukiwawcze (IE141) - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu zawiadomień o przybyciu (IE07); - przeglądanie danych i aktualnego stanu zabezpieczeń w systemie OSOZ; - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu deklaracji eksportowych DE (IE515); - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu zawiadomień o przybyciu towarów na granicę (IE507); - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu manifestów eksportowych (IE547); - przeglądanie zapytań poszukiwawczych (IE528) i wysyłanie odpowiedzi na zapytanie poszukiwawcze (IE529); - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie i kontrola statusu deklaracji eksportowych WDS (IE615); Ewidencje - przeglądanie, modyfikacja, dopisywanie, wysyłka i kontrola statusu dokumentów e-ad po stronie podmiotu wysyłającego; - przeglądanie i kontrola statusu dokumentów e-ad, wysyłka raportów odbioru i powiadomień o przybyciu wyrobów po stronie podmiotu odbierającego; - pozwala na wczytanie dokumentu (deklaracji, zawiadomienia, PDS) w postaci pliku XML, utworzonego przez aplikację zewnętrzną. Pozycja pozwala na wyświetlenie i eksport do pliku w formacie MS Excel zestawień dokumentów obsłużonych w usłudze Wrota Celne. Opcja akcyzowych. udostępnia dane o przemieszczeniach strona 14/152

15 Komunikaty Pozycja służy do przeglądania komunikatów zarejestrowanych w aplikacji (wysłanych i odebranych) z możliwością selekcji według zadanych kryteriów Dane referencyjne Pozycja kontrahentów; zawiera opcje: - przeglądanie, modyfikacja i dopisywanie - przeglądanie, modyfikacja i dopisywanie zabezpieczeń, stosowanych w procedurze tranzytowej; - przeglądanie, modyfikacja i dopisywanie danych, wykorzystywanych przy wypełnianiu pozycji towarowych w specyfikacjach dokumentów; Raporty - pobranie danych o kontrahentach użytkownika, pochodzących z innych aplikacji, w postaci pliku XML o określonej strukturze (opcja widoczna tylko dla użytkowników, pełniących role Administratora). Pod pozycją dostępne są: Konfiguracja Pozycja - raport informujący o liczbie spraw obsłużonych przez Wrota Celne dla danej firmy i branych pod uwagę przy rozliczeniu; - predefiniowane raporty generowane na podstawie danych z dokumentów w rejestrze EMCS. zawiera opcje:, umożliwiającą wprowadzenie przez zalogowanego aktualnie użytkownika nowego hasła dostępu do aplikacji;, umożliwiającą użytkownikowi o uprawnieniach administratora wpisanie do systemu nowych użytkowników oraz nadanie im uprawnień;, umożliwiająca zalogowanie do wybranego oddziału firmy (aktywne tylko w konfiguracji wielooddziałowej dla użytkowników pełniących rolę Super operator ). strona 15/152

16 Pomoc Użycie polecenia dokumentu. otwiera dostęp do niniejszego strona 16/152

17 3. Administracja usługą Wrota Celne W niniejszym rozdziale opisano czynności administracyjne, które może przeprowadzić użytkownik, logując się do aplikacji na konto o uprawnieniach administratora. Jeżeli firma nie korzysta z konfiguracji, wielooddziałowej, zastosowanie do niej mają informacje, odnoszące się do jednego oddziału firmy wielooddziałowej Oddziały firmy Baza danych aplikacji Wrota Celne zawiera listę dokumentów, komunikatów, kontrahentów, zabezpieczeń oraz towarów używanych do wypełniania dokumentów celnych. Każda firma, posiadająca dostęp do usługi Wrota Celne posiada swoją bazę danych, zawierającą wszystkie wprowadzone informacje oraz komunikaty otrzymane z systemów informatycznych służby celnej. W strukturze bazy danych można wprowadzić podział na oddziały. Każdy oddział posiada własny zestaw dokumentów, komunikatów oraz danych referencyjnych. Zależnie od uprawnień, przydzielonych przez administratora, każdy użytkownik może mieć dostęp do przeglądania lub edycji danych w ramach jednego oddziału lub wszystkich danych w bazie dokumentów firmy. Podział bazy dokumentów na oddziały tworzony jest na etapie wdrożenia usługi przez konsultantów SKG S.A Konta użytkowników Każdy użytkownik identyfikowany jest w usłudze Wrota Celne na podstawie indywidualnego loginu i hasła. Po zalogowaniu posiada dostęp do tych procedur i funkcji programu, które zostały mu przypisane przez administratora. Tylko administrator może dokonywać zmian w uprawnieniach użytkowników. Jedyną zmianą, jakiej może dokonać każdy użytkownik w swoich danych, jest zmiana hasła dostępu (patrz p ) Procedury celne Zakładając konto użytkownika administrator ustala, do jakich procedur celnych użytkownik będzie miał dostęp. Użytkownikowi można przydzielić odrębnie uprawnienia do procedur: ICS System Kontroli Importu, NCTS Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy, ECS System Kontroli Eksportu, EMCS System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych, OSOZ Ogólnopolski System Obsługi Zabezpieczeń i Pozwoleń. Możliwość przydzielenia uprawnień do obsługi określonej procedury zależy od zakresu udzielonej licencji. strona 17/152

18 Role użytkowników Zależnie od uprawnień do wykonywania określonych operacji w bazie danych, użytkownik może mieć przydzielone określone role. Użytkownik usługi Wrota Celne może pełnić rolę Administratora, Audytora lub Operatora. Jeden użytkownik może pełnić kilka ról równocześnie, np. być pełnoprawnym operatorem w jednym z oddziałów i równocześnie mieć dostęp do podglądu dokumentów z innych oddziałów. Role Administrator, Audytor i Operator mają zasięg jednego oddziału, natomiast Super administrator, Super audytor i Super operator odnoszą się do uprawnień do całej bazy danych Administrator i Super administrator Role Administrator i Super administrator nadają użytkownikowi uprawnienia administracyjne. Uprawnienia te, to: Zakładanie kont nowym użytkownikom; Przydzielanie ról i dostępu do modułów; Zmiana hasła każdemu użytkownikowi; Import danych referencyjnych z zewnętrznego pliku XML; Generowanie raportów. Użytkownik, pełniący rolę Administratora może wykonywać swoje uprawnienia w ramach oddziału, w którym rola ta została przypisana. Użytkownik, pełniący rolę Super administratora może wykonywać wszystkie uprawnienia użytkownika z rolą Administratora oraz może przydzielać użytkownikom role Super operator i Super audytor. Role Super administratora i Administratora przydzielane są przez konsultantów SKG S.A. użytkownikom, zakładanym podczas konfiguracji podstawowych parametrów usługi Wrota Celne Audytor i Super audytor Role Audytor i Super audytor nadają użytkownikowi następujące uprawnienia: Przeglądanie dokumentów, komunikatów i danych referencyjnych; Wydruk komunikatów; Zapis komunikatów w postaci plików XML. Role te nie dają możliwości wykonywania operacji na dokumentach (edycji, usuwania, dodawania nowych dokumentów, wysyłki do systemów informatycznych administracji celnej). Użytkownik, pełniący rolę Audytora ma dostęp do zasobów oddziału firmy, w którym zostało założone jego konto. Użytkownik, pełniący rolę Super audytora może przeglądać zasoby dokumentów całej firmy, wybierając oddział w kryteriach wyszukiwania Operator i Super operator Role Operator i Super operator nadają użytkownikowi uprawnienia do wykonywania wszelkich operacji na dokumentach i zasobach danych: Tworzenie nowych dokumentów zgłoszeniowych; Edycja dokumentów zarejestrowanych w bazie danych; strona 18/152

19 Usuwanie dokumentów, które nie zostały jeszcze wysłane do systemów zewnętrznych; Wysyłka dokumentów do celnych systemów informatycznych, Wydruk dokumentów towarzyszących; Edycja danych referencyjnych; Wczytywanie dokumentów i danych referencyjnych ze źródeł zewnętrznych; Aktualizowanie informacji o zabezpieczeniach. Użytkownik, pełniący rolę Operatora, wykonuje swoje uprawnienia w ramach jednego oddziału. Użytkownik, pełniący rolę Super operatora może wykonywać wszelkie operacje w całej bazie danych. Ponieważ podczas rozpoczęcia pracy lub w jej trakcie dokonuje się wyboru oddziału, w którym się aktualnie pracuje, pełne prawa aktywne są w ramach bieżącego oddziału. Pozostałe dane dostępne są do podglądu. Aby uzyskać możliwość wykonywania wszystkich operacji w innym oddziale, należy dokonać zmiany oddziału (menu Konfiguracja Zmiana oddziału ) Zakładanie i wyłączanie konta użytkownika Użytkownik, pełniący rolę Administratora lub Super administratora, może zakładać i wyłączać konta użytkowników. Zasięg działania nowego użytkownika ograniczony jest do oddziału, w którym został założony. Rozszerzenie działania do całej bazy danych użytkownik może uzyskać po przypisaniu roli Super operatora lub Super audytora, co może wykonać jedynie Super administrator Zakładanie konta użytkownika Aby założyć konto dostępu nowemu użytkownikowi, należy wykonać następujące czynności: 12. Zalogować się do aplikacji Wrota Celne jako użytkownik o uprawnieniach administracyjnych. W tym celu: W konfiguracji jednooddziałowej wprowadzić login i hasło użytkownika administracyjnego, uzyskane z SKG S.A. w parametrach usługi; W konfiguracji wielooddziałowej wprowadzić login i hasło użytkownika administracyjnego, przypisanego do oddziału, w którym ma pracować nowy użytkownik. 13. Wybrać z menu opcję. 14. Po ukazaniu się ekranu Lista użytkowników kliknąć polecenie, znajdujące się w nagłówku tabeli poniżej kryteriów wyszukiwania. 15. Na ekranie Nowy użytkownik (patrz Rysunek 3) wypełnić wszystkie pola, dwukrotnie identycznie wpisać hasło użytkownika, wybrać moduły i role programu, które mają być dla tego użytkownika dostępne: Zaznaczyć wybrany moduł (rolę) w lewym panelu ekranu; strona 19/152

20 Kliknąć przycisk na środku. Spowoduje to przeniesienie modułu (roli) do prawego panelu, pokazującego moduły (role) dostępne dla użytkownika. Poszczególne wpisy z prawej strony można przenieść na lewo przyciskiem, natomiast przyciski i przenoszą wszystkie dostępne wpisy ze strony lewej na prawą i odwrotnie. 16. Kliknąć przycisk, aby zapisać wprowadzone ustawienia. Przycisk powoduje porzucenie procesu dopisania nowego użytkownika bez zapisu danych do bazy. Rysunek 3 - Zakładanie konta nowego użytkownika Edycja konta użytkownika Dla istniejących w bazie kont użytkowników możliwa jest zmiana parametrów, takich jak: nazwa użytkownika (nie mylić z loginem, którego zmiana jest niemożliwa), adres , domyślny język interfejsu, dostępne moduły i role czy hasło. Aby zmienić dane, związane z istniejącym kontem użytkownika, należy wykonać następujące czynności: 1. zalogować się do aplikacji jako użytkownik o uprawnieniach administratora (patrz p ). 2. Wybrać z menu opcję. 3. Po ukazaniu się ekranu Lista użytkowników wprowadzić kryteria filtrowania (lub pozostawić puste) i kliknąć przycisk. 4. Wybrać użytkownika z listy (kliknąć w wiersz z jego danymi lub przycisk w kolumnie Edycja. strona 20/152

21 5. Na ekranie Edycja użytkownika (patrz Rysunek 4) uaktualnić wpisy w dostępnych polach, przydzielić lub usunąć wybrane moduły lub role. 6. Kliknąć przycisk, aby zapisać wprowadzone ustawienia. Przycisk powoduje porzucenie procesu edycji danych użytkownika i pozostawienie w bazie wpisów bez zmian. Rysunek 4 - Edycja konta użytkownika UWAGA: zmiana hasła użytkownika przez użytkownika z uprawnieniami administratora opisana jest w p Wyłączanie konta użytkownika Administrator może wyłączyć wybrane konto użytkownika, co skutkuje tym, że niemożliwe staje się zalogowanie z użyciem wyłączonego loginu do aplikacji Wrota Celne. Aby wyłączyć konto użytkownika, należy wykonać następujące czynności: 1. Zalogować się do aplikacji jako użytkownik o uprawnieniach administratora (patrz p ). 2. Wybrać z menu opcję. 3. Po ukazaniu się ekranu Lista użytkowników wprowadzić kryteria filtrowania (lub pozostawić puste) i kliknąć przycisk. 4. Wybrać użytkownika z listy (kliknąć w wiersz z jego danymi lub przycisk w kolumnie Edycja. 5. Na ekranie Edycja użytkownika (patrz Rysunek 4) wyłączyć zaznaczenie w polu Aktywny. 6. Kliknąć przycisk, aby zapisać wprowadzone ustawienia. strona 21/152

22 UWAGA: Wyłączone konto użytkownika można uaktywnić wykonując ponownie opisane powyżej czynności Zarządzanie hasłami Każdy użytkownik identyfikowany jest poprzez swój indywidualny login. Zalogowanie do aplikacji wymaga podania wraz z loginem hasła dostępu. Hasło nadaje się przy zakładaniu konta nowego użytkownika. W czasie korzystania z usługi Wrota Celne może zajść potrzeba zmiany hasła dostępu dla określonego użytkownika. Może to być elementem obowiązujących w firmie procedur bezpieczeństwa, może być skutkiem ujawnienia hasła osobom nieuprawnionym lub efektem zapomnienia hasła aktualnie obowiązującego. Każdy użytkownik może dokonać zmiany swojego hasła, jak również zmiany hasła może dokonać użytkownik z uprawnieniami administracyjnymi. Jeżeli użytkownik ma przydzieloną rolę Administratora, może zmienić hasło każdemu użytkownikowi, przypisanemu do tego samego oddziału, natomiast Super administrator może wykonać tę operację dla każdego użytkownika w firmie Zmiana hasła przez administratora Dla istniejących w bazie kont użytkowników możliwa jest zmiana hasła. Aby zmienić hasło dostępu, związane z istniejącym kontem użytkownika, należy wykonać następujące czynności: 1. Zalogować się do aplikacji jako użytkownik o uprawnieniach administratora (patrz p ). 2. Wybrać z menu opcję. 3. Po ukazaniu się ekranu Lista użytkowników wprowadzić kryteria filtrowania (lub pozostawić puste) i kliknąć przycisk. 4. Wybrać użytkownika z listy (kliknąć w wiersz z jego danymi lub przycisk w kolumnie Edycja. 5. Na ekranie Edycja użytkownika (patrz Rysunek 4) kliknąć przycisk. 6. Na ekranie Zmień hasło (Rysunek 5) wpisać dwukrotnie nowe hasło użytkownika, w polu Hasło administratora wpisać hasło aktualnie zalogowanego użytkownika i kliknąć przycisk. Od tej chwili wybrany użytkownik będzie mógł zalogować się podając zmienione hasło. UWAGA: Jeżeli nowe hasło w obydwóch polach nie będzie jednakowe lub niepoprawnie zostanie wpisane hasło administratora, pojawi się komunikat Niepoprawne hasło i operacja nie odniesie skutku. Użycie przycisku spowoduje wyjście z operacji zmiany hasła z pozostawieniem istniejącego hasła dla tego użytkownika. UWAGA: po zmianie hasła użycie przycisku przy wychodzeniu z ekranu Edycja użytkownika nie cofnie operacji zmiany hasła. strona 22/152

23 Rysunek 5 - Zmiana hasła przez administratora Zmiana hasła przez użytkownika Każdy zalogowany użytkownik może zmienić swoje hasło dostępu. Aby zmienić swoje hasło, należy wykonać następujące czynności: 1. Zalogować się do usługi Wrota Celne. 2. Wybrać z menu opcję. 3. Na ekranie Zmiana hasła wprowadzić aktualnie obowiązujące hasło, a następnie dwukrotnie hasło, jakie ma obowiązywać po zmianie. Kliknięcie przycisku spowoduje zapisanie nowego hasła. Po wylogowaniu ponowne zalogowanie możliwe będzie po wpisaniu nowo zarejestrowanego hasła. Aby wyjść z operacji bez zmiany hasła, wystarczy wybrać z menu inną opcję lub odświeżyć okno w przeglądarce (klawisz F5 lub ikona odśwież ). Rysunek 6 - Zmiana hasła przez użytkownika UWAGA: Jeżeli nowe hasło w obydwóch polach nie będzie jednakowe lub niepoprawnie zostanie wpisane aktualne hasło, pojawi się komunikat o błędzie i operacja nie odniesie skutku. strona 23/152

24 4. Obsługa dokumentów Po zalogowaniu się do aplikacji każdy użytkownik ma dostęp do przydzielonej grupy dokumentów. W ramach otrzymanych uprawnień obsługa każdego dokumentu przez użytkownika odbywa się w opisany w tym rozdziale sposób. Niektóre opisane poniżej opcje lub operacje mogą być niewidoczne lub nieaktywne (zmieniony kolor przycisków lub opcji, brak reakcji na kliknięcie). Zależy to od przydzielonej roli, przyporządkowania użytkownika do oddziału oraz wybranego przez administratora lub warunki licencji zakresu dostępnych modułów Wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów W celu wyszukania zarejestrowanego w systemie dokumentu należy rozwinąć w menu głównym opcję Dokumenty i wybrać żądaną procedurę oraz właściwy typ dokumentu. Na ekranie zostanie wyświetlona pusta lista dokumentów wybranego typu wraz z formularzem do zawężenia kryteriów wyszukiwania. W polu Data utworzenia (od) wpisywana jest data sprzed 45 dni. Ze względu na dużą liczbę dokumentów na listach w kryteriach wyszukiwania od wersji dodano pole zaznaczane Tylko moje dokumenty. Pole to jest widoczne w kryteriach dla wszystkich dokumentów we Wrotach Celnych. Zaznaczenie tego pola powoduje pokazanie tych dokumentów, na których zalogowany do aplikacji użytkownik wykonał jakąkolwiek operację. Należy wprowadzić kryteria wyszukiwania i nacisnąć przycisk. Wyniki wyszukiwania zostaną wyświetlone w postaci listy poniżej kryteriów wyszukiwania. Brak kryteriów powoduje pokazanie wszystkich dokumentów z bazy. strona 24/152

25 Rysunek 7 - Ekran z listą dokumentów Kryteria wyszukiwania mogą dotyczyć zawartości poszczególnych pól opisu dokumentu w postaci: Jednej, wybranej spośród dostępnych, wstępnie zdefiniowanych zawartości pola; Przedziału dat, określonych poprzez wskazanie dnia (i godziny) z podręcznego kalendarza (jeżeli jedna z granic przedziału czasowego jest pusta, wybrane zostaną dokumenty od podanej daty początkowej do końca lub od początku do daty końcowej); Zawartości tekstowej pola, przy czym porównywana jest zawartość pola w rekordzie z wzorcem w oknie kryterium. Wzorzec może zawierać metaznaki: %, zastępujący dowolną liczbę znaków (również pusty ciąg znaków) oraz _ (podkreślenie), zastępujący dokładnie jeden znak. Wielkość liter nie ma znaczenia. Wyświetlenia tylko dokumentów, na których zalogowany użytkownik dokonywał zmian. Pozostawienie pustego pola kryterium oznacza, że zawartość odpowiadającego pola tabeli może być dowolna. Do przemieszczania się po liście dokumentów służą przyciski nawigacyjne : - dodaje nową pozycję na liście (dokument, kontrahenta itp.); strona 25/152

26 - pokazuje początkową stronę listy; - pokazuje poprzednią stronę; - pokazuje następną stronę; - pokazuje ostatnią stronę listy; - odświeża listę dokumentów pobierając aktualne dane z bazy danych. Listę można posortować według wybranej kolumny rosnąco lub malejąco. W tym celu należy kliknąć w polu nagłówka wybranej kolumny jedno lub dwukrotnie. Kierunek sortowania wskazuje umieszczona obok nagłówka kolumny ikona z pionową strzałką. Kliknięcie na wybranym wierszu listy (na danych w dowolnej kolumnie lub ikonie w kolumnie Obsługuj ) spowoduje wyświetlenie dokumentu w trybie podglądu. Ekran dokumentu składa się z następujących elementów ( patrz Rysunek 8 na przykładzie Przywozowej Deklaracji Skróconej): Obszar danych podstawowych i operacji. Jest to błękitny pas poniżej głównego menu, na którym wyświetlane są podstawowe dane dokumentu, jak status i numery referencyjne, a także umieszczone są tam przyciski operacji. Okienko struktury dokumentu i listy komunikatów służące do nawigacji po dokumencie i komunikatach. Okienko to posiada dwie zakładki Dokument i Komunikaty, na których wyświetlana jest w postaci drzewka odpowiednio struktura dokumentu i lista powiązanych z nim komunikatów. Obszar danych, w którym wyświetlany jest fragment dokumentu odpowiadający wybranej gałęzi drzewa struktury dokumentu. strona 26/152

27 Obszar danych podstawowych i operacji Okno struktury dokumentu Obszar danych dokumentu Rysunek 8 - Ekran dokumentu Wygląd ekranu dla pozostałych typów dokumentów jest podobny. Jeżeli status dokumentu pozwala na jego edycję, w obszarze danych podstawowych i operacji widoczny jest przycisk. Po jego przyciśnięciu wygląd ekranu ulega zmianie (patrz Rysunek 9). Dokument przechodzi w tryb edycji, aktywne pola danych umożliwiają korektę lub uzupełnienie ich zawartości. Aby wprowadzone dane zostały zapamiętane, konieczne jest użycie przycisku. Użycie przycisku powoduje zamknięcie trybu edycji z równoczesnym zaniechaniem zapisu ostatnio wprowadzonych zmian do bazy danych. Dokument przechodzi wtedy z powrotem do trybu podglądu. Tylko w trybie podglądu możliwe jest wysłanie dokumentu do systemu informatycznego administracji celnej. Jeżeli status dokumentu na to pozwala, w obszarze operacji widoczny jest przycisk. Opis komunikacji z systemem informatycznym administracji celnej opisany jest w rozdziale 6. strona 27/152

28 Rysunek 9 - Ekran dokumentu w trybie edycji W trybie podglądu w górnej części obszaru danych podstawowych i operacji znajdują się przyciski (patrz Rysunek 8, nie zawsze wszystkie są widoczne): Historia pokazuje historię zmian, jakim ulegał dokument, wraz z informacją, jaki użytkownik wykonywał poszczególne operacje (patrz Rysunek 10). Utwórz szablon pozwala na zapisanie wybranego dokumentu w postaci szablonu (patrz punkt 4.3); Odśwież dokument pobiera aktualną treść dokumentu z bazy danych i uaktualnia wyświetlone informacje; Powrót do listy zamyka podgląd dokumentu i wyświetla wcześniej wygenerowaną według kryteriów listę dokumentów. Rysunek 10 - Podgląd historii dokumentu strona 28/152

29 4.2. Tworzenie dokumentów Tworzenie nowego dokumentu Nowy dokument może zostać utworzony na trzy sposoby: Przez ręczne wprowadzenie danych do formularza; Przez wczytanie pliku XML zawierającego dane dokumentu; Przez utworzenie na podstawie szablonu Ręczne tworzenie dokumentu W celu utworzenia nowego dokumentu należy rozwinąć w menu głównym opcję Dokumenty i wybrać właściwy typ dokumentu, który ma zostać utworzony. Na ekranie zostanie wyświetlona pusta lista dokumentów wybranego typu wraz z formularzem służącym do podawania kryteriów wyszukiwania. Należy wcisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie nagłówka listy, poniżej kryteriów wyszukiwania. Na ekranie zostanie wyświetlony pusty formularz dokumentu wybranego typu w trybie edycji. Pola danych mają określone typy: Pole tekstowe może zawierać dowolny ciąg znaków, wypełniane jest z klawiatury lub poprzez wybór spośród wartości dopuszczalnych. Jeżeli pole może przyjmować wartości pochodzące z ograniczonego zbioru wartości dopuszczalnych, są one najczęściej zdefiniowane w odpowiednich słownikach i można je wybrać z listy. Takie pole opatrzone jest z prawej strony przyciskiem lupy, którego użycie otwiera listę danych słownikowych. Wpisanie w pole kilku znaków ogranicza wyświetlaną listę do tych wartości, które zawierają wpisany tekst. Jeżeli żadna z pozycji słownika nie zawiera wpisanego tekstu, pojawia się lista pusta z informacją brak elementów. Pole liczbowe może zawierać wyłącznie cyfry i znak kropki dziesiętnej. W polu takim przed wpisaniem danych widoczna jest wartość zerowa. Pole daty może zawierać datę w formacie RRRR-MM-DD. Datę można wpisać z klawiatury lub wybrać z kalendarza, który otwiera się przyciskiem, umieszczonym obok pola. Pole wyboru Tak/Nie zawiera informację logiczną. Wartość Tak przyjmuje pole po umieszczeniu w kwadracie obok opisu znaku V przez kliknięcie myszką. Ponowne kliknięcie powoduje odznaczenie pola. Odpowiedni atrybut w pliku XML przyjmuje wartość 1 dla treści Tak i 0 dla treści Nie. Odmianą pola wyboru jest pole, które może zawierać informację Tak/Nie lub pozostać puste (np. Posiadacz karnetu TIR w deklaracji tranzytowej). Wówczas należy wypełniając pole wybrać strona 29/152

30 jedną z trzech wartości dostępnych na liście rozwijanej, dostępnej po kliknięciu znaku w prawym końcu pola. Po wypełnieniu formularza należy nacisnąć przycisk. Dokument zostanie zapisany w systemie w statusie Zarejestrowany i wyświetlony na ekranie w trybie podglądu. Jeżeli w dokumencie występują pola, zawierające wartości wynikające z podsumowania liczb w opisie elementów składowych (np. masa łączna czy liczba opakowań, wynikające z mas i opakowań poszczególnych towarów), przy zapisie dokumentu następuje walidacja poprawności wypełnienia i w przypadku rozbieżności istnieje możliwość zaznaczenia opcji Przelicz. Wartości sumaryczne są wtedy automatycznie obliczane na podstawie danych, wpisanych przy poszczególnych pozycjach dokumentu. Jeżeli opcja Przelicz nie będzie zaznaczona, dokument zostanie zapisany z początkową wartością pola. Podczas zapisu sprawdzana jest również poprawność dokumentu (zgodność wprowadzonych danych z wymaganiami systemu, do którego jest przeznaczony). Dokument z ujawnionymi błędami może być zapisany i poprawiony w późniejszym czasie. Rysunek 11 - Przeliczanie wartości sumarycznych w dokumencie Dodawanie dokumentu przez wczytanie z pliku XML Rysunek 12 - Dodawanie dokumentu z pliku W celu utworzenia nowego dokumentu na bazie wczytywanego pliku XML należy wybrać z menu głównego opcję strona 30/152

31 , a następnie za pomocą przycisku i wyświetlonego okienka wyboru należy wskazać plik, który ma zostać wczytany. Następnie należy nacisnąć przycisk. Wskazany plik zostanie sprawdzony pod względem jego technicznej poprawności i zgodności z obowiązującym schematem danego typu komunikatu. Po pozytywnej weryfikacji dokument zostanie dodany do bazy danych w statusie Zarejestrowany i otrzyma kolejny numer własny, co zostanie potwierdzone komunikatem o zapisaniu dokumentu. Od tej chwili można go edytować, utworzyć na jego podstawie nowy szablon, uzupełnić brakujące informacje i wysłać do celnego systemu informatycznego. Typ wczytywanego komunikatu (pliku XML) IE15 IE07 IE315 IE347 IE323 IE515 IE507 IE547 IE615 IE815 Rodzaj tworzonego dokumentu Deklaracja Tranzytowa Zawiadomienie o przybyciu (tranzyt) Przywozowa Deklaracja Skrócona Zawiadomienie o przybyciu (ICS) Wniosek o zmianę trasy Deklaracja eksportowa Zawiadomienie o przybyciu (ECS) Manifest eksportowy Wywozowa deklaracja skrócona e-ad Wysyłka Tabela 1 Rodzaje tworzonych dokumentów w zależności od typu importowanego komunikatu Rejestracja przy użyciu szablonu dokumentu Rejestracja nowego dokumentu przy użyciu szablonu została opisana w rozdziale Szablony dokumentów Aplikacja Wrota Celne daje możliwość zapisania dowolnego dokumentu jako szablon, który można następnie wykorzystać do szybkiego tworzenia kolejnych dokumentów tego typu. Funkcjonalność ta jest szczególnie przydatna dla użytkowników, którzy tworzą wiele dokumentów o podobnej treści. Zapisane szablony można przeglądać w taki sam sposób jak dokumenty. Należy wybrać z menu głównego rodzaj dokumentu, a następnie w obszarze kryteriów wyszukiwania na ekranie listy dokumentów należy otworzyć zakładkę Szablony. Zostaną wyświetlone kryteria wyszukiwania szablonów dokumentów wybranego wcześniej typu. Wyszukiwanie i przeglądanie szablonów jest realizowane podobnie, jak wyszukiwanie i przeglądanie dokumentów (patrz rozdz. 4.1). strona 31/152

32 Rysunek 13 - Ekran z listą szablonów Tworzenie szablonów Szablon dokumentu tworzony jest na podstawie istniejącego dokumentu. Aby utworzyć szablon, należy wybrać z listy dokumentu, na podstawie, którego ma być utworzony szablon, otworzyć go i nacisnąć przycisk (Utwórz szablon), znajdujący się w górnej części nagłówka dokumentu. System wyświetli wtedy formularz, w którym należy podać nazwę tworzonego szablonu. Po zatwierdzeniu na ekranie zostanie wyświetlony nowoutworzony szablon wypełniony treścią przeniesioną z dokumentu źródłowego. Szablon taki można edytować, zmienić jego nazwę, usunąć z bazy lub utworzyć na jego podstawie nowy dokument Edycja i usuwanie szablonów Zapisane szablony mogą być edytowane i usuwane. W celu edycji należy otworzyć wybrany szablon w trybie podglądu używając przycisku w kolumnie Obsługuj, nacisnąć przycisk, a następnie wprowadzić wymagane zmiany w udostępnionym do edycji szablonie i nacisnąć przycisk (lub, jeżeli nie chcemy zapisywać wprowadzonych zmian). Usuwanie szablonu możliwe jest w trybie podglądu przez użycie przycisku Tworzenie dokumentu z szablonu W celu utworzenia dokumentu na podstawie zapisanego szablonu należy otworzyć wybrany szablon, a następnie nacisnąć przycisk. System utworzy nowy dokument zawierający dane przeniesione z szablonu i wyświetli go na ekranie w trybie edycji. strona 32/152

33 Zmiana nazwy szablonu W celu zmiany nazwy szablonu należy w trybie podglądu wybranego szablonu użyć przycisku. Wyświetla się wtedy zapytanie z bieżącą nazwą szablonu w trybie edycji. Można wtedy wpisać nową nazwę i zapamiętać ją potwierdzając przyciskiem lub pozostawić niezmienioną przez użycie przycisku Eksport listy dokumentów Aktualne zestawienie dokumentów, wybranych według określonych kryteriów, można zapisać w postaci pliku w formacie.xls (MS Excel). Plik ten zawiera datę sporządzenia, kryteria wyboru oraz zestawienie widocznych w tabeli informacji o każdym z dokumentów. W celu zapisu danych w pliku.xls na dysku lokalnym użytkownika, należy otworzyć żądany rejestr dokumentów, wybrać kryteria filtrowania, a następnie przyciskiem wyświetlić na ekranie listę według wybranych kryteriów. Przez kliknięcie w nagłówek kolumny można tabelę uporządkować. Użycie przycisku spowoduje zapis danych we wskazanym miejscu na dysku lub otwarcie pliku w programie, obsługującym pliki.xls (MS Excel) Odwołania do danych zewnętrznych Od wersji 1.7 aplikacji Wrota Celne wprowadzono możliwość sprawdzania niektórych danych z dokumentów w oparciu o linki do stron zewnętrznych. Danymi tymi są: 1. Urzędy celne w Unii Europejskiej pojawia się na wszystkich dokumentach w trybie podglądu przy polach dotyczących urzędów celnych (ikona ). Naciśnięcie ikony powoduje odwołanie do strony Komisji Europejskiej. Rysunek 14 Strona KE obrazująca dane urzędu celnego. strona 33/152

34 2. Stan tranzytu dotyczy dokumentów deklaracji tranzytowej i zawiadomienia o przybyciu z module NCTS. Umożliwia śledzenie tranzytu w przypadku deklaracji jeśli urząd przeznaczenia jest inny niż polski i status Zwolniony do tranzytu i dalszy, w przypadku zawiadomienia o przybyciu jeśli numer MRN jest inny niż polski (ikona ). Naciśnięcie ikony powoduje odwołanie do strony Komisji Europejskiej. Rysunek 15 Strona KE umożliwiająca śledzenie tranzytu. 3. Sprawdzenie poprawności numeru EORI dotyczy wszystkich dokumentów, gdzie w danych podmiotu podano numer TIN (ikona ). Użycie ikony otwiera stronę Komisji Europejskiej, która sprawdza poprawność EORI. Rysunek 16 Strona KE umożliwiająca weryfikację numeru EORI. 4. Sprawdzenie lokalizacji podmiotu umożliwia podgląd lokalizacji siedziby podmiotu występującego w dowolnym dokumencie (ikona ). Użycie ikony powoduje otwarcie strony Google Maps obrazującej wskazaną lokalizację. strona 34/152

35 Rysunek 17 Lokalizacja siedziby podmiotu za pomocą Google Maps Komunikacja SMS Od wersji 1.8 umożliwiono wysyłanie komunikatów SMS dotyczących poszczególnych dokumentów. Funkcjonalność jest dostępna dla tych dokumentów, które otrzymały z administracji celnej numery referencyjne (np. MRN, ARC, itp.). Aby wysłać wiadomość SMS należy przejść do podglądu dokumentu i nacisnąć ikonę. Spowoduje to otwarcie okna umożliwiającego wpisanie dalszych informacji. Rysunek 18 - Okno wysyłania wiadomości SMS. strona 35/152

36 W oknie wysyłania wiadomości SMS należy podać numer telefonu, na który zostanie wysłana wiadomość oraz dowolną treść. Ponadto użytkownik decyduje, czy dołączyć do wysyłanej informacji dane dotyczące stanu obsługi sprawy. Po wprowadzeniu danych należy wybrać polecenie. strona 36/152

37 5. Bazy danych referencyjnych 5.1. Baza kontrahentów Każda firma korzystająca z usługi Wrota Celne obok bazy dokumentów posiada własną bazę podmiotów gospodarczych (kontrahentów), którą wykorzystuje się przy wypełnianiu dokumentów. Baza ta jest wspólna dla wszystkich użytkowników przyporządkowanych do tej samej firmy. Umożliwia ona rejestrację danych podmiotów gospodarczych oraz łatwe przenoszenie tych danych do tworzonych dokumentów Dodawanie kontrahentów do bazy Dodawanie kontrahentów do bazy możliwe jest na dwa sposoby: Ręcznie, za pomocą formularza; Automatycznie podczas wysyłki dokumentu Ręczne dodawanie kontrahentów do bazy Pierwsza metoda polega na wyświetleniu listy kontrahentów i dodaniu do niej nowego wpisu. W tym celu należy wybrać z menu głównego opcję ekranu listy kontrahentów., co spowoduje wyświetlenie Rysunek 19 - Lista kontrahentów W górnej części tego ekranu znajduje się formularz do podawania kryteriów wyszukiwania kontrahentów, natomiast poniżej lista wyników wyszukiwania. Należy nacisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie nagłówka listy. System wyświetli pusty formularz do wprowadzenia danych nowego kontrahenta. Po wypełnieniu formularza należy wcisnąć przycisk. strona 37/152

38 Automatyczne dodawanie kontrahentów do bazy Drugim sposobem dodania nowych podmiotów do bazy kontrahentów jest wprowadzenie ich danych do tworzonego dokumentu. Podczas wysyłania dokumentu do systemu celnego dane podmiotów z tego dokumentu są automatycznie zapisywane w bazie kontrahentów, o ile jeszcze tam nie istnieją Przenoszenie danych podmiotów z bazy kontrahentów do dokumentu Celem istnienia bazy kontrahentów jest wykorzystanie jej zawartości do łatwego wypełniania danych o podmiotach w tworzonych dokumentach. Podczas wypełniania w dokumencie informacji o podmiocie należy klikając w symbol lupy obok pola Nazwa rozwinąć listę zarejestrowanych w bazie kontrahentów, a następnie wybrać kliknięciem jednego z nich. System wypełni wszystkie pola edytowanej sekcji danymi wybranego podmiotu. Pole Nazwa można wykorzystać jako kryterium wyboru: wpisując kilka znaków nazwy poszukiwanego kontrahenta ograniczymy pokazywaną listę do tych, których nazwy zawierają wpisany ciąg znaków Edycja i usuwanie kontrahentów z bazy Możliwa jest edycja, a także usuwanie danych kontrahentów zapisanych w bazie. W tym celu należy wyświetlić listę kontrahentów i nacisnąć przycisk w kolumnie Edycja lub Usuń w wierszu wybranego kontrahenta. W przypadku edycji zostanie wyświetlony formularz z dostępnymi do modyfikacji aktualnymi danymi wybranego podmiotu. Po dokonaniu potrzebnych zmian i naciśnięciu przycisku kontrahenta w bazie zostaną uaktualnione. UWAGA: zmiana danych kontrahenta w bazie nie ma wpływu na dane umieszczone w zarejestrowanych dokumentach celnych Baza zabezpieczeń dane Przy wypełnianiu deklaracji tranzytowych w systemie NCTS korzysta się z zabezpieczeń, których dane mogą być używane wielokrotnie. Aby ułatwić wpisywanie danych o zabezpieczeniach, każdy użytkownik może takie wpisy do wielokrotnego użytku zapisać w bazie danych Dodawanie zabezpieczeń do bazy Dodawanie zabezpieczeń do bazy odbywa się przez wypełnienie odpowiedniego formularza. W tym celu należy wybrać z menu głównego opcję, co spowoduje wyświetlenie ekranu listy gwarancji. strona 38/152

39 Rysunek 20 - Lista zabezpieczeń W górnej części tego ekranu znajduje się formularz do podawania kryteriów wyszukiwania zabezpieczeń, natomiast poniżej lista wyników wyszukiwania. Należy nacisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie nagłówka listy. System wyświetli pusty formularz do wprowadzenia danych nowego zabezpieczenia. Po wypełnieniu formularza należy wcisnąć przycisk Przenoszenie danych gwarancji z bazy zabezpieczeń do dokumentu Celem istnienia bazy zabezpieczeń jest wykorzystanie jej zawartości do łatwego wypełniania danych o gwarancjach w tworzonych dokumentach. Podczas wypełniania w dokumencie informacji o gwarancjach należy poprzez użycie przycisku na liście gwarancji dodać nową pozycję, a następnie klikając w symbol lupy obok pola GRN lub Numer rozwinąć listę zarejestrowanych w bazie zabezpieczeń, a następnie wybrać kliknięciem jedno z nich. System wypełni wszystkie pola edytowanej sekcji danymi wybranego zabezpieczenia. Pole GRN lub Numer można wykorzystać jako kryterium wyboru: wpisując kilka znaków poszukiwanego tekstu ograniczymy pokazywaną listę do tych, których pola zawierają wpisany ciąg znaków Edycja i usuwanie zabezpieczeń z bazy Możliwa jest edycja, a także usuwanie danych o gwarancjach zapisanych w bazie. W tym celu należy wyświetlić listę zabezpieczeń i nacisnąć przycisk w kolumnie Edycja lub Usuń w wierszu wybranego zabezpieczenia. W przypadku edycji zostanie wyświetlony formularz z dostępnymi do modyfikacji aktualnymi danymi wybranej gwarancji. Listę krajów nieważności modyfikuje się przez usunięcie istniejącego lub dopisanie nowego kraju. Po dokonaniu potrzebnych zmian i naciśnięciu przycisku dane zabezpieczenia w bazie zostaną uaktualnione. strona 39/152

40 UWAGA: zmiana danych gwarancji w bazie nie ma wpływu na dane umieszczone w zarejestrowanych dokumentach celnych Baza materiałów / towarów Dane dotyczące towarów i materiałów, zebrane w bazie danych referencyjnych, mają zastosowanie w tworzeniu projektów dokumentów e-ad na potrzeby systemu EMCS. Formularz do wprowadzania opisu pozycji materiałowej odpowiada strukturze opisu wyrobu akcyzowego, wymaganego w dokumencie e-ad. Zapamiętane w bazie materiałów dane przepisywane są do dokumentu e-ad. Nie jest wymagane, aby wypełnione były wszystkie pola, ponieważ podczas tworzenia projektu dokumentu e-ad można dopisać brakujące informacje oraz uaktualnić te, które tego wymagają Dodawanie materiałów / towarów do bazy Dodawanie towarów do bazy odbywa się przez wypełnienie odpowiedniego formularza. W tym celu należy wybrać z menu głównego opcję ekranu listy towarów., co spowoduje wyświetlenie Rysunek 21 - Lista materiałów/towarów W górnej części tego ekranu znajduje się formularz do podawania kryteriów wyszukiwania towarów, natomiast poniżej lista wyników wyszukiwania. Należy nacisnąć przycisk znajdujący się po prawej stronie nagłówka listy. System wyświetli pusty formularz do wprowadzenia danych nowego materiału/towaru. Po wypełnieniu formularza należy wcisnąć przycisk. strona 40/152

41 Rysunek 22 - Formularz wprowadzania nowego materiału/towaru Przenoszenie wyrobów z bazy materiałów/towarów do dokumentu Celem istnienia bazy materiałów/wyrobów jest wykorzystanie jej zawartości do łatwego wypełniania danych o wyrobach akcyzowych w tworzonych projektach dokumentów e-ad. Podczas wypełniania w dokumencie informacji o wyrobach należy poprzez użycie przycisku na liście wyrobów dodać nową pozycję. Pojawia się wtedy okno pomocnicze, pozwalające na wybranie materiału z bazy. strona 41/152

42 Rysunek 23 - Okno pomocnicze wyboru materiału z bazy Klikając w symbol lupy obok pola Numer identyfikacyjny materiału otwiera się listę zarejestrowanych w bazie materiałów, a następnie wybiera się kliknięciem jeden z nich. System wypełni wszystkie pola nowego wyrobu danymi wybranego materiału/towaru. Pole Numer identyfikacyjny materiału można wykorzystać jako kryterium wyboru: wpisując kilka znaków poszukiwanego tekstu ograniczymy pokazywaną listę do tych materiałów, których numer zawiera wpisany ciąg znaków Edycja i usuwanie materiałów/towarów z bazy Możliwa jest edycja, a także usuwanie danych o materiałach/towarach zapisanych w bazie. W tym celu należy wyświetlić listę materiałów/towarów i nacisnąć przycisk w kolumnie Edycja lub Usuń w wierszu wybranego materiału/towaru. W przypadku edycji zostanie wyświetlony formularz z dostępnymi do modyfikacji aktualnymi danymi wybranego wpisu. Listy Czynności związane z winem oraz Opakowania modyfikuje się przez usunięcie istniejącego lub dopisanie nowego elementu listy. Po dokonaniu potrzebnych zmian i naciśnięciu przycisku uaktualnione. dane materiału/towaru w bazie zostaną UWAGA: zmiana danych w bazie nie ma wpływu na dane umieszczone w zarejestrowanych dokumentach Eksport danych referencyjnych Aktualne zestawienie danych referencyjnych (kontrahentów, zabezpieczeń, materiałów/towarów), wybranych według określonych kryteriów, można zapisać w postaci pliku w formacie.xls (MS Excel) lub pliku XML. Plik *.xls zawiera datę sporządzenia, kryteria wyboru oraz zestawienie widocznych w tabeli informacji. Każdy element reprezentowany jest przez jeden wiersz arkusza kalkulacyjnego. W celu zapisu danych w pliku *.xls na dysku lokalnym użytkownika, należy otworzyć żądany rejestr danych, wybrać kryteria filtrowania, a następnie przyciskiem wyświetlić na ekranie listę według wybranych kryteriów. Przez kliknięcie w nagłówek kolumny można tabelę uporządkować. Użycie przycisku umożliwi zapis danych we wskazanym miejscu na dysku lub otwarcie pliku w programie, obsługującym pliki *.xls (najczęściej MS Excel). Plik XML zawiera dane z wybranej bazy danych referencyjnych, zapisane według określonego schematu budowy w języku XML. Zapis danych w tej postaci umożliwia przenoszenie ich między różnymi systemami strona 42/152

43 bazodanowymi oraz łatwą wymianę między oddziałami firmy z wykorzystaniem możliwości importu (patrz rozdział 5.5). Możliwa jest też edycja danych za pomocą dowolnego edytora tekstowego lub przetwarzanie metodą wsadową. Do utworzenia pliku XML zgodnego z wymaganym schematem można wykorzystać inny system informatyczny, który zawiera potrzebne dane i umożliwia generowanie pliku wymiany danych w żądanym formacie. Aby zapisać dane referencyjne w pliku XML, należy otworzyć żądany rejestr danych, wybrać kryteria filtrowania, a następnie przyciskiem wyświetlić na ekranie listę według wybranych kryteriów. Przez kliknięcie w nagłówek wybranej kolumny można tabelę uporządkować. Użycie przycisku umożliwi zapis danych we wskazanym miejscu na dysku lub otwarcie pliku w domyślnym programie, obsługującym pliki XML (najczęściej Internet Explorer) Import danych referencyjnych z pliku Jeżeli użytkownik posiada rejestr kontrahentów, których dane często wykorzystuje w dokumentach, tworzonych w aplikacji Wrota Celne, możliwe jest wczytanie danych tych kontrahentów do bazy danych referencyjnych za pomocą pliku XML. Rysunek 24 - Import danych referencyjnych Aby wczytać dane kontrahentów z pliku XML do bazy danych, należy wykonać następujące czynności: 1. Z menu wybrać opcję. strona 43/152

44 2. Na ekranie Import danych referencyjnych (Rysunek 24) kliknąć przycisk. 3. Wskazać plik XML, zawierający dane kontrahentów do importu. 4. Kliknąć przycisk. Wskazany plik zostanie wczytany i zanalizowany, a dane w nim zawarte zostaną dołączone do bazy danych. W przypadku, gdy plik zawiera dane w formacie niezgodnym z wymaganym lub zawiera błędy, pojawi się komunikat o błędzie i żadne dane w bazie nie zostaną zmodyfikowane. UWAGA: Polecenie to dostępne jest dla użytkownika z uprawnieniami administratora. strona 44/152

45 6. Komunikacja z systemami celnymi 6.1. Wysyłanie dokumentu W celu wysłania dokumentu należy otworzyć w trybie podglądu wybrany dokument w statusie Zarejestrowany i nacisnąć przycisk. Aplikacja wygeneruje odpowiedni komunikat XML i po wstępnej walidacji wyśle go do celnego systemu informatycznego. Jeżeli wstępna kontrola zakończy się wynikiem pozytywnym, dokument zmieni swój status na Wysłany. W przeciwnym wypadku na ekranie pojawi się lista zauważonych błędów i ostrzeżeń, a dokument pozostanie w statusie Zarejestrowany. UWAGA: Błędy, uniemożliwiające wysłanie dokumentu oznaczone są symbolem, natomiast ostrzeżenia, mimo których wysłanie dokumentu jest możliwe, oznaczone są symbolem. Należy wówczas otworzyć dokument w trybie edycji, poprawić błędy oraz ponownie wykonać operację. Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd komunikatu w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania komunikatu podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wybrać spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik właściwy do podpisywania obsługiwanego w danej operacji dokumentu certyfikat (Rysunek 25). strona 45/152

46 Rysunek 25 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu informatycznego administracji celnej i zmieni status obsługiwanego dokumentu na Wysłany. Użycie polecenia elektronicznego. powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu UWAGA: Niektóre systemy informatyczne dopuszczają przesyłanie komunikatów XML bez podpisu, inne obsługują wyłącznie komunikaty podpisane elektronicznie Odbieranie komunikatów zwrotnych i śledzenie stanu obsługi dokumentów Komunikaty zwrotne, przychodzące z systemów celnych są automatycznie odbierane i kojarzone z dokumentami, których dotyczą. Niektóre z tych komunikatów powodują automatyczną zmianę statusu dokumentu. Śledzenie stanu obsługi dokumentu polega na obserwacji jego statusu, a także wysłanych i odebranych komunikatów, powiązanych z tym dokumentem. Status dokumentu wyświetlany jest na liście dokumentów (Rysunek 26), a także na ekranie szczegółów dokumentu (Rysunek 27). Dla każdego dokumentu na liście wyświetlana jest też informacja o ostatnim wysłanym lub odebranym komunikacie jego nazwa oraz data i czas wysłania lub odebrania. strona 46/152

47 Status sprawy Symbol ostatniego komunikatu i data wysłania/otrzymania Rysunek 26 - Podgląd statusu spraw na liście dokumentów strona 47/152

48 Status sprawy Historia wymiany komunikatów Rysunek 27 - Podgląd statusu sprawy w oknie dokumentu Znaczenie poszczególnych statusów dokumentów w różnych modułach usługi Wrota Celne zostało opisane w rozdziale 8. strona 48/152

49 7. Przeglądanie komunikatów Przeglądanie wysłanych i odebranych komunikatów możliwe jest na dwa sposoby: W powiązaniu z dokumentem podstawowym; Niezależnie od dokumentu Przeglądanie komunikatów w powiązaniu z dokumentem podstawowym Każdy dokument wysłany do systemu informatycznego administracji celnej generuje zbiór komunikatów, będący rejestrem korespondencji, wymienionej między użytkownikiem a administracją celną w danej sprawie. Aby odczytać komunikaty wysłane i odebrane w danej sprawie, należy otworzyć do przeglądu dokument podstawowy (patrz rozdział 4.1). W oknie danych podstawowych widoczny jest status dokumentu, wynikający z historii wymiany komunikatów. Rysunek 28 - Podgląd komunikatu strona 49/152

50 Na ekranie dokumentu należy otworzyć zakładkę Komunikaty w okienku struktury dokumentu. Na zakładce tej zostanie wyświetlone drzewo wysłanych i odebranych komunikatów związanych z przeglądanym dokumentem. Kliknięcie na wybranym komunikacie wyświetla treść tego komunikatu jako pliku XML w obszarze danych dokumentu. Dodatkowo w osobnych polach wyświetlane są podstawowe dane o tym komunikacie i jego wysyłce lub odebraniu. Komunikat w zakładce Podgląd prezentowany jest w postaci dokumentu z wyszczególnieniem nazw pól oraz ich wartości. W tej postaci może być wydrukowany na drukarce poleceniem. W zakładce XML dostępna jest wersja źródłowa komunikatu w języku XML. W tej postaci można ten komunikat zapisać na dysku lokalnym, używając przycisku Przeglądanie komunikatów niezależnie od dokumentu podstawowego Komunikaty można przeglądać również niezależnie od dokumentu podstawowego. W menu głównym należy wybrać opcję. Na ekranie zostanie wyświetlony formularz do wprowadzenia kryteriów wyszukiwania komunikatów. Wyszukiwanie to umożliwia selekcję spośród wszystkich komunikatów, dotyczących firmy użytkownika, niezależnie od tego, z jakimi dokumentami są one skojarzone. Rysunek 29 - Lista komunikatów IE29 strona 50/152

51 Po wprowadzeniu kryteriów wyszukiwania (zasady użycia kryteriów są identyczne, jak w przypadku przeglądania dokumentów i opisane są w rozdziale 4.1) należy nacisnąć przycisk. Poniżej formularza zostanie wyświetlona lista znalezionych komunikatów, spełniających kryteria wyboru. Wybranie komunikatu z listy i kliknięcie na jego danych w dowolnej kolumnie powoduje wyświetlenie zawartości komunikatu w trybie podglądu oraz formie pliku XML, wraz z jego podstawowymi danymi i informacją o jego wysłaniu lub odebraniu. Tryb podglądu umożliwia wydrukowanie komunikatu, np. w celu archiwizacji. Rysunek 30 - Przykładowe okno komunikatu PWK1 Jeżeli wybrany komunikat jest nadrzędny w stosunku do innych, znajdujących się w bazie Wrót Celnych (zarejestrowane są komunikaty zwrotne, dotyczące tej samej sprawy), wówczas po lewej stronie symbolu komunikatu znajduje się przycisk. Jego użycie powoduje rozwinięcie drzewa z symbolami komunikatów skojarzonych ze wskazanym komunikatem nadrzędnym. Komunikaty podrzędne są reprezentowane przez osobne wiersze tabeli i możliwe jest wyświetlenie zawartości każdego z nich osobno. strona 51/152

52 8. Obieg dokumentów W niniejszym rozdziale opisano przebieg wymiany komunikatów oraz znaczenie poszczególnych statusów dokumentów obsługiwanych przez Wrota Celne. Opisywane dokumenty podstawowe pogrupowano w kolejnych podrozdziałach wg systemów celnych, do których są one wysyłane System Kontroli Importu ICS Obsługę zgłoszeń w systemie ICS szczegółowo omawia INSTRUKCJA DLA PRZEDSIĘBIORCÓW KORZYSTANIE Z FUNKCJONALNOŚCI SYSTEMU KONTROLI IMPORTU (ICS), opublikowana przez Departament Polityki Celnej Ministerstwa Finansów ( W niniejszym podręczniku omówione są tylko zagadnienia techniczne, dotyczące realizacji procedury ICS w ramach usługi Wrota Celne Przywozowa Deklaracja Skrócona (PDS) Przywozowa Deklaracja Skrócona wysyłana jest w celu uprzedzenia administracji celnej o zamiarze wprowadzenia towaru na obszar celny Unii Europejskiej. O tym, na jakim etapie jest aktualnie procedura obsługi PDS, informuje status dokumentu, widoczny w kolumnie Status listy dokumentów oraz informacja w obszarze danych podstawowych dokumentu. 1. Zarejestrowany Procedura zgłoszenia PDS rozpoczyna się od jej utworzenia (menu Dokumenty -> ICS -> Przywozowa Deklaracja Skrócona, postępowanie wg rozdziału 4.2.1). Nowo utworzona deklaracja otrzymuje status Zarejestrowany. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu (rozdział 4.1), jak też wysłanie go do systemu ICS (rozdział 6.1). 2. Wysłany Jest to status, do którego PDS przechodzi po pomyślnym wysłaniu do systemu ICS, a więc po wysłaniu komunikatu IE315. Status ten oznacza, że deklaracja jest w trakcie walidacji w systemie ICS i w jej wyniku może być przyjęta lub odrzucona. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie - deklaracja oczekuje jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IE328 lub IE316. Jeżeli wstępna walidacja zakończyła się z błędami, PDS pozostaje w statusie Zarejestrowany, co umożliwia usunięcie błędów i ponowne wysłanie do systemu ICS. 3. Przyjęty Status ten otrzymuje PDS po otrzymaniu z systemu ICS komunikatu IE328. Oznacza on, że deklaracja została zaakceptowana przez system ICS i został jej nadany numer MRN. W statusie Przyjęty możliwa jest edycja deklaracji, a następnie wysłanie do systemu ICS jej sprostowania. Możliwe jest również odebranie komunikatu IE351 strona 52/152

53 mówiącego o zakazie załadunku towarów zgłoszonych w deklaracji lub o planowanej kontroli tychże towarów w Urzędzie Wprowadzenia. 4. Odrzucony Ten status przyjmuje deklaracja, dla której został odebrany komunikat PWK2 lub IE316, a więc odrzucona przez system ICS w wyniku walidacji przesłanego do niego komunikatu IE315. W tym statusie możliwa jest jedynie edycja dokumentu, lecz zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie deklaracji. 5. Wysłane sprostowanie Jest to status, w który wchodzi deklaracja po wysłaniu do systemu ICS jej sprostowania, a więc komunikatu IE313. Każde wysłanie poprawionej wersji PDS po wcześniejszym potwierdzeniu przyjęcia jest traktowane jako sprostowanie i automatycznie generuje komunikat IE313. Podobnie jak w przypadku statusu Wysłany, status ten oznacza, że sprostowanie deklaracji jest w trakcie walidacji w systemie ICS i w jej wyniku może zostać zaakceptowane lub odrzucone. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie - deklaracja oczekuje jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IE304 lub IE305. Zarówno przyjęcie, jak i odrzucenie sprostowania skutkuje powrotem deklaracji do statusu Przyjęty, lecz w pierwszym przypadku zawarte w niej dane będą zgodne z danymi tej deklaracji w systemie ICS, natomiast w drugim będą od nich różne. O takiej sytuacji informuje zarówno fakt odebrania odrzucenia sprostowania (PWK2 lub IE305), jak i widniejący na ekranie deklaracji dopisek Dokument został zmodyfikowany po wysłaniu do systemu ICS. W systemie ICS przechowywane są dane z ostatniej przyjętej wersji dokumentu podstawowego, które można odtworzyć jedynie w podglądzie pliku XML z odpowiednim komunikatem Zawiadomienie o przybyciu Dokument Zawiadomienie o przybyciu (ZTW) tworzony jest i wysyłany w celu powiadomienia Urzędu Celnego o fizycznej obecności towaru, który ma być wprowadzony na obszar celny UE. W systemie informatycznym administracji celnej kojarzony jest on z dokumentami PDS. Pomyślna realizacja tego skojarzenia pozwala na kontynuację procedury zgodnie z decyzjami, podjętymi na podstawie PDS (dopuszczenie do wprowadzenia, przeprowadzenie kontroli lub odmowa wprowadzenia towaru na obszar UE). Zawiadomienie o przybyciu może przyjmować następujące statusy: 1. Zarejestrowany Jest to pierwszy status nowo utworzonego Zawiadomienia o przybyciu. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu, jak też wysłanie go do systemu ICS. 2. Wysłany Jest to status, do którego dokument ZTW przechodzi po wysłaniu do systemu ICS, a więc po wysłaniu komunikatu IE347. Status ten oznacza, że Zawiadomienie o przybyciu jest w trakcie walidacji w systemie ICS i w jej wyniku może być przyjęte lub odrzucone. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on jedynie na komunikaty zwrotne PWK2 lub PWK1 i IE348. strona 53/152

54 3. Przyjęty Status ten oznacza, że Zawiadomienie zostało zaakceptowane przez system ICS i został mu nadany numer MRZ. Dokument przyjmuje ten status po odebraniu pozytywnego (nie zawierającego informacji o odrzuceniu) komunikatu IE348. W statusie Przyjęty możliwa jest edycja Zawiadomienia, a następnie wysłanie do systemu ICS jego sprostowania. Możliwe jest również odebranie komunikatu IE361 informującego o podjętej decyzji o kontroli, komunikatu IE349 odrzucającego Zawiadomienie o przybyciu lub komunikatu IE330 mówiącego o zwolnieniu towarów do wprowadzenia. 4. Odrzucony Ten status przyjmuje Zawiadomienie o przybyciu, dla którego został odebrany komunikat PWK2, IE349 lub negatywny IE348. Status ten oznacza, że Zawiadomienie zostało odrzucone przez system ICS w wyniku walidacji przesłanego do niego komunikatu IE347 lub w wyniku niemożności przedstawienia towaru objętego deklaracją PDS, do której odnosi się Zawiadomienie o przybyciu. W tym statusie możliwa jest jedynie edycja dokumentu. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie Zawiadomienia do systemu ICS. 5. Wysłane sprostowanie Jest to status, w który wchodzi Zawiadomienie o przybyciu po wysłaniu do systemu ICS jego sprostowania, a więc komunikatu, IET13. Podobnie jak w przypadku statusu Wysłany, status ten oznacza, że sprostowanie jest w trakcie walidacji w systemie, ICS i w jej wyniku może ono zostać zaakceptowane lub odrzucone. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IET04 lub IET05. Zarówno przyjęcie, jak i odrzucenie sprostowania skutkuje powrotem Zawiadomienia do statusu Przyjęty, lecz w pierwszym przypadku zawarte w nim dane będą zgodne z danymi tego dokumentu w systemie ICS, natomiast w drugim będą od nich różne. O takiej sytuacji informuje zarówno fakt odebrania odrzucenia sprostowania (PWK2 lub IET05), jak i widniejący na ekranie Zawiadomienia dopisek Dokument został zmodyfikowany po wysłaniu do systemu ICS. W systemie ICS przechowywane są dane z ostatniej przyjętej wersji dokumentu podstawowego, które można odtworzyć jedynie w podglądzie pliku XML z odpowiednim komunikatem. 6. Kontrola Status ten oznacza, że w Urzędzie Wprowadzenia podjęto decyzję o kontroli towarów, których dotyczy Zawiadomienie o przybyciu i że do tego Zawiadomienia został odebrany komunikat IE361. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje, może natomiast zostać odebrany jeden z trzech komunikatów wysyłanych przez system ICS: IE330 (zwolnienie do wprowadzenia), IE329 (zwolnienie do wprowadzenia z korektą) lub IE322 (odmowa zwolnienia do wprowadzenia). strona 54/152

55 7. Towar zwolniony do wprowadzenia Jeden ze statusów końcowych Zawiadomienia o przybyciu. Dokument przyjmuje ten status po otrzymaniu komunikatu IE Towar zwolniony do wprowadzenia z korektą deklaracji Kolejny ze statusów końcowych Zawiadomienia o przybyciu. Dokument przyjmuje ten status po otrzymaniu komunikatu IE Odmowa zwolnienia towaru do wprowadzenia Ostatni ze statusów końcowych Zawiadomienia o przybyciu. Dokument przyjmuje ten status po otrzymaniu komunikatu IE322. Od wersji stan przedstawienia towaru prezentowany jest w Zawiadomieniu o przybyciu na zakładce Dokument w sekcji Przedstawienie towaru w oknie struktury dokumentu. Informacje te prezentowane są w polach Stan przedstawienia towaru znajdujących się na dwóch poziomach struktury Zawiadomienia o przybyciu (na poziomie pojedynczej PDS, a także poszczególnych pozycji towarowych PDS). Pola te wypełniane są odpowiednimi wartościami i na odpowiednim poziomie na podstawie zawartości odbieranych komunikatów IE349 (Odrzucony), IE361 (Kontrola), IE330 (Zwolniony), IE329 (Zwolniony z korektą danych PDS), IE322 (Odmowa wprowadzenia na obszar UE). Rysunek 31 Zawiadomienie o przybyciu przedstawienie towaru Wniosek o zmianę trasy Obowiązek wysłania Wniosku o zmianę trasy spoczywa na dysponencie aktywnego środka transportu lub jego przedstawicielu, gdy nastąpi międzynarodowa zmiana pierwszego urzędu celnego wprowadzenia, o której przedsiębiorca nie wiedział w momencie wysyłania komunikatu IE315. Jest to przypadek, gdy aktywny środek transportu przybędzie do urzędu celnego wprowadzenia znajdującego się w państwie członkowskim, które nie zostało zadeklarowane w wysłanej wcześniej przez przedsiębiorcę przywozowej deklaracji skróconej. Na podstawie sporządzonego w aplikacji Wrota Celne wniosku generowany jest komunikat IE323. W związku z jego wysłaniem wniosek może przyjmować następujące statusy: 1. Zarejestrowany Jest to pierwszy status nowo utworzonego Wniosku. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu, jak też wysłanie go do systemu ICS. 2. Wysłany strona 55/152

56 Jest to status, do którego dokument przechodzi po wysłaniu do systemu ICS, a więc po wysłaniu komunikatu IE323. Status ten oznacza, że Wniosek jest w trakcie walidacji w systemie ICS i w jej wyniku może być przyjęty lub odrzucony. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IE324 lub, IE Przyjęty Status ten oznacza, że Wniosek został zaakceptowany przez system ICS. Dokument przyjmuje ten status po odebraniu komunikatu IE325. Jest to końcowy status Wniosku o zmianę trasy i niemożliwe są w nim żadne operacje na dokumencie. 4. Odrzucony Status, w który wchodzi Wniosek o zmianę trasy po odebraniu komunikatu PWK2 lub IE324. Status ten oznacza, że przesłany komunikat Wniosku (IE323) był błędny lub zmiana trasy dla wskazanych deklaracji PDS nie jest możliwa. Dokument w tym statusie może być jedynie edytowany. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie Wniosku do systemu ICS. strona 56/152

57 8.2. Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy NCTS Obsługę zgłoszeń w systemie NCTS szczegółowo omawia Instrukcja postępowania dla przedsiębiorców korzystających z Nowego Skomputeryzowanego Systemu Tranzytowego NCTS, opublikowana przez Departament Polityki Celnej Ministerstwa Finansów ( W niniejszym podręczniku omówione są tylko zagadnienia techniczne, dotyczące realizacji procedury NCTS w ramach usługi Wrota Celne Deklaracja tranzytowa Deklaracja tranzytowa wysyłana jest do systemu NCTS przez przedsiębiorcę lub jego przedstawiciela z chwilą podjęcia zamiaru przemieszczenia towarów przez terytorium jednego lub kilku państw UE. Kontrola statusu tego dokumentu jest konieczna, aby pomyślnie i zgodnie z wymogami procedury celnej takie przemieszczenie rozpocząć i zakończyć. W związku z etapem realizacji procedury tranzytowej Zgłoszenie tranzytowe może przyjmować statusy: 1. Zarejestrowany Jest to pierwszy status nowo utworzonej Deklaracji tranzytowej. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu, jak też wysłanie go do systemu NCTS. 2. Wysłany Jest to status, do którego dokument przechodzi po wysłaniu do systemu NCTS, a więc po wysłaniu komunikatu IE15. Status ten oznacza, że Deklaracja jest w trakcie walidacji w systemie NCTS i w jej wyniku może być przyjęta lub odrzucona. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IE928 lub, IE Złożony Jest to status, jaki otrzymuje dokument po otrzymaniu komunikatu IE928, czyli informacji o potwierdzeniu złożenia Deklaracji. Równocześnie poprzez komunikat, IE928 przesyłany jest numer LRN, który identyfikuje zgłoszenie w systemie celnym, zanim zostanie nadany numer MRN. Podobnie, jak poprzednio, w tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on na komunikat IE28, potwierdzający przyjęcie deklaracji w UC i nadający numer MRN. 4. Przyjęty Status ten otrzymuje dokument po odebraniu komunikatu IE28. Równocześnie poprzez komunikat IE28 przesyłany jest numer MRN. W statusie tym dokument oczekuje na komunikaty zwrotne IE29, IE55, IE60 lub IE51. Możliwe jest w tym statusie wysłanie do systemu NCTS wniosku o unieważnienie zgłoszenia (komunikat IE14), przy czym pozytywna odpowiedź w komunikacie zwrotnym IE09 powoduje przejście dokumentu do statusu Unieważniony. strona 57/152

58 5. Wysłane sprostowanie Status ten otrzymuje dokument, do którego zostało wysłane sprostowanie (komunikat IE13). Status ten informuje, że sprawa oczekuje na zatwierdzenie lub odrzucenie sprostowania. Jeżeli system NCTS prześle komunikat IE04, oznacza to przyjęcie sprostowania oraz przejście dokumentu do statusu Przyjęty. Dane w dokumencie zarejestrowanym we Wrotach Celnych są wtedy zgodne z danymi w systemie NCTS. Jeżeli nastąpi odrzucenie sprostowania (komunikaty PWK2, IE05), następuje również powrót do statusu Przyjęty, ale dane we Wrotach Celnych nie są zgodne z danymi, które zostały zarejestrowane w systemie NCTS podczas ostatniej poprawnej wysyłki. Informacja o tym fakcie widoczna jest w oknie danych podstawowych dokumentu. 6. Odrzucony Status, w który wchodzi Deklaracja tranzytowa po odebraniu komunikatu PWK2, IE917 lub IE16. Status ten oznacza, że przesłany komunikat IE15 był błędny (odpowiedź PWK2, IE917), lub został odrzucony z przyczyn merytorycznych (odpowiedź IE16). Dokument w tym statusie może być jedynie edytowany. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie Zgłoszenia do systemu NCTS. Dokument taki może zostać przeniesiony do archiwum. 7. Kontrola Z chwilą otrzymania komunikatu zwrotnego IE60 dokument przechodzi do statusu Kontrola i zgłaszający ma obowiązek przedstawienia zgłaszanych towarów do kontroli, zanim otrzyma zgodę na zwolnienie towarów do tranzytu. Wynikiem kontroli może być zwolnienie do tranzytu (komunikat IE29 dokument przechodzi do statusu Zwolniony ), odmowa zwolnienia (komunikat IE51 przejście do statusu Odmowa ) lub unieważnienie zgłoszenia z urzędu (komunikat IE09). W statusie tym możliwa jest też operacja Wyślij wniosek o zwolnienie (komunikat IE54). Jeśli w przesłanym komunikacie IE54 pojawiły się błędy, system NCTS odeśle informację o odrzuceniu wniosku (komunikat IE62). Po otrzymaniu takiej informacji należy poprawić błędny wniosek i wysłać go ponownie. Do otrzymania jednego z komunikatów IE29, IE51 lub IE09 status dokumentu pozostaje niezmieniony. 8. Gwarancja nieważna Jest to status, który otrzymuje dokument, będący w statusie Przyjęty po otrzymaniu komunikatu, IE55, informującego o nieważności gwarancji, na którą powołał się przedsiębiorca w Deklaracji. W tej sytuacji możliwe jest przedstawienie funkcjonariuszowi celnemu danych innego zabezpieczenia lub wnioskowanie o unieważnienie deklaracji (komunikat IE14). Wniosek o unieważnienie może być odrzucony ze względów formalnych przez komunikat PWK2 lub przyjęty w systemie NCTS, co skutkuje komunikatem zwrotnym IE09 (pozytywnym przejście do statusu Unieważniony lub negatywnym pozostanie w statusie Gwarancja nieważna ). Po przedstawieniu nowego zabezpieczenia, zależnie od decyzji administracji celnej towar może być zwolniony do strona 58/152

59 tranzytu (komunikat IE29) lub nie (komunikat IE51 - odmowa zwolnienia). 9. Zwolniony Jest to status Deklaracji, upoważniający do rozpoczęcia transportu towarów w ramach procedury tranzytowej. W oknie podglądu deklaracji o tym statusie dostępna jest operacja Drukuj TDT (Tranzytowy Dokument Towarzyszący). Wydrukowany dokument musi być przewożony wraz z towarem aż do miejsca przeznaczenia tranzytu. Jest to warunkiem poprawnego wypełnienia Zawiadomienia o przybyciu, zamykającego procedurę tranzytu (komunikat IE07) w systemie NCTS. 10. Zakończony Jeżeli w miejscu przeznaczenia nastąpi potwierdzenie przybycia i zwolnienie towarów z tranzytu (patrz rozdział 8.2.3), system NCTS generuje komunikat IE45 i wysyła go do podmiotu, z którego wysyłana była Deklaracja tranzytowa. Nadejście komunikatu IE45 zmienia status Deklaracji na Zakończony. Operacja ta zamyka procedurę tranzytu towarów zgłoszonych w Deklaracji. 11. Unieważniony Status ten oznacza, że Deklaracja została unieważniona w systemie NCTS. Może to być skutkiem pozytywnego rozpatrzenia wniosku przedsiębiorcy o unieważnienie deklaracji (może to nastąpić np. w wyniku odstąpienia przedsiębiorcy od procedury tranzytu lub zdublowania deklaracji w systemie NCTS) lub decyzji Urzędu Celnego. W każdym przypadku przedsiębiorca otrzymuje komunikat IE09 z systemu NCTS. Status ten kończy obsługę Deklaracji tranzytowej. 12. Odmowa zwolnienia Jest to status, do którego przechodzi deklaracja po otrzymaniu z systemu NCTS komunikatu IE51. Na podstawie tej decyzji nie jest możliwe rozpoczęcie transportu towarów. Status ten kończy obsługę Deklaracji tranzytowej. 13. Poszukiwanie tranzytu Jeżeli z systemu NCTS nadejdzie komunikat IE140, oznacza to, że w systemie nie ma informacji o przybyciu do miejsca przeznaczenia towaru zadeklarowanego do tranzytu w zgłoszeniu, które otrzymało zwolnienie do tranzytu. Dokument przechodzi w status Poszukiwanie tranzytu, a na zgłaszającym ciąży obowiązek odpowiedzi na zapytanie poszukiwawcze Zapytanie poszukiwawcze Jeżeli w systemie NCTS nie zostanie odnotowane Zawiadomienie o przybyciu towarów na miejsce przeznaczenia zadeklarowane w Zgłoszeniu tranzytowym, wszczynana jest procedura poszukiwawcza. Do zgłaszającego wysyłany jest komunikat IE140, który we Wrotach Celnych widoczny jest na liście, dostępnej po wybraniu z menu opcji Dokumenty -> NCTS -> Zapytanie poszukiwawcze. Dokument ten może mieć dwa statusy: strona 59/152

60 1. Odebrane Jest to status, który Zapytanie otrzymuje po odebraniu przez aplikację Wrota Celne. Jest to informacja, że system NCTS oczekuje na odpowiedź zgłaszającego, jaki jest los towarów, które były zgłoszone do deklaracji tranzytowej. Odpowiedź można wysłać z poziomu aplikacji otwierając Zapytanie w trybie podglądu i wybierając operację Odpowiedz. 2. Wysłana odpowiedź Status ten otrzymuje Zapytanie po wysłaniu odpowiedzi do systemu NCTS. Jeżeli wysłanie potwierdzone zostanie komunikatem zwrotnym PWK1, obsługa Zapytania się kończy. Jeżeli natomiast do zgłaszającego zostanie wysłany komunikat zwrotny PWK2 lub IE917 (odrzucenie odpowiedzi), Zapytanie przechodzi z powrotem do statusu Odebrane, a odpowiedź po poprawie należy wysłać ponownie Zawiadomienie o przybyciu Dokument Zawiadomienie o przybyciu tworzony jest w miejscu przeznaczenia i wysyłany do systemu NCTS. Wypełnia się go na podstawie TDT oraz karnetu TIR, jeżeli towarzyszy przewożonym towarom. Dzięki obecności wspólnych numerów identyfikacyjnych MRN możliwe jest skojarzenie w systemie NCTS Deklaracji z urzędu wyjścia z zawiadomieniem z urzędu przeznaczenia. W zależności od przebiegu procedury Zawiadomienie o przybyciu może mieć następujące statusy: 1. Zarejestrowany Jest to pierwszy status nowo utworzonego Zawiadomienia o przybyciu. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu, jak też wysłanie go do systemu NCTS. 2. Wysłany Jest to status, do którego dokument przechodzi po wysłaniu do systemu NCTS, a więc po wysłaniu komunikatu IE07. Status ten oznacza, że Zawiadomienie jest w trakcie walidacji w systemie NCTS i w jej wyniku może być przyjęte lub odrzucone. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IE08, IE43, IE25 lub IE Odrzucony Status, w który wchodzi Zawiadomienie o przybyciu po odebraniu komunikatu PWK2, IE917 lub IE08. Status ten oznacza, że przesłany komunikat Zawiadomienia, (IE07) był błędny (PWK2), nie spełniał warunków walidacji (IE917) lub został odrzucony z przyczyn merytorycznych (IE08). Dokument w tym statusie może być jedynie edytowany. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie Zawiadomienia do systemu NCTS. 4. Rozładunek Po otrzymaniu poprawnego zawiadomienia o przybyciu Urząd Celny przeznaczenia przesyła do odbiorcy komunikat IE43, będący pozwoleniem na rozładunek. Zawiadomienie przechodzi wtedy do statusu Rozładunek i możliwe staje się wysłanie do systemu NCTS strona 60/152

61 uwag rozładunkowych. Nie jest możliwa natomiast edycja samego zawiadomienia. 5. Wysłane uwagi rozładunkowe Status ten przyjmuje Zawiadomienie o przybyciu po wysłaniu do systemu NCTS uwag rozładunkowych. W tym statusie dokument oczekuje na komunikaty PWK1, PWK2, IE43, IE58 lub IE Odrzucone uwagi rozładunkowe Jeżeli Zawiadomienie jest w statusie Wysłane uwagi rozładunkowe, a system NCTS odpowie komunikatem zwrotnym PWK2 lub IE58, dokument zmieni status na Odrzucone uwagi rozładunkowe i możliwa będzie edycja uwag rozładunkowych i ponowne przesłanie do systemu. 7. Zwolniony z tranzytu Jest to status, który przyjmuje Zawiadomienie o przybyciu kończąc procedurę tranzytu. Równocześnie z tym komunikatem do zgłaszającego przekazywany jest komunikat IE25, informujący stronę inicjującą o pomyślnym zakończeniu procedury tranzytu Ogólnopolski System Obsługi Zabezpieczeń i Pozwoleń OSOZ Opis funkcjonowania i zadania, realizowane przez system OSOZ przedstawione są na stronach internetowych Służby Celnej Ministerstwa Finansów RP ( W usłudze Wrota Celne można zarejestrować zabezpieczenie, uzyskać dane o zarejestrowanym w systemie OSOZ zabezpieczeniu, zaktualizować informacje o wykorzystaniu zabezpieczenia oraz zmienić kod dostępu do zabezpieczenia. Zabezpieczenie identyfikowane jest przez numer gwarancji GRN. Rejestruje się je w usłudze Wrota Celne przez podanie numeru GRN oraz typu zabezpieczenia. Po zarejestrowaniu zabezpieczenie może przyjmować statusy: 1. Zarejestrowane Jest to podstawowy status, jaki przyjmuje zabezpieczenie po wpisaniu do bazy danych usługi Wrota Celne oraz każdorazowo po otrzymaniu odpowiedzi z systemu OSOZ z aktualnymi danymi o zabezpieczeniu lub z potwierdzeniem zmiany kodu dostępu. 2. Oczekiwanie na odpowiedź Status ten informuje, że do systemu OSOZ zostało wysłane zapytanie o aktualny status zabezpieczenia lub żądanie zmiany kodów dostępu i system oczekuje na komunikat zwrotny z systemu OSOZ. W tym statusie nie są dostępne żadne operacje. 3. Żądanie odrzucone Status ten informuje o tym, że ostatnie zapytanie lub żądanie zmiany kodów dostępu zostało odrzucone przez system OSOZ (komunikat PWK2 lub komunikat odpowiedzi zawierający informację o odrzuceniu). strona 61/152

62 8.4. System Kontroli Eksportu ECS Obsługę zgłoszeń w systemie ECS szczegółowo omawia Instrukcja dla eksporterów/zgłaszających w zakresie obsługi zgłoszeń wywozowych w systemie ECS wersja 2.1, opublikowana przez Departament Polityki Celnej Ministerstwa Finansów ( W niniejszym podręczniku omówione są tylko zagadnienia techniczne, dotyczące realizacji procedury ECS w ramach usługi Wrota Celne Deklaracja Eksportowa (DE) Deklaracja Eksportowa wysyłana jest w celu uprzedzenia administracji celnej o zamiarze wyprowadzenia towaru poza obszar celny Unii Europejskiej. W systemie ECS odbywa się to przez wysłanie do Urzędu Celnego Wywozu (UWU) za pośrednictwem poczty elektronicznej, interfejsu niewizualnego lub na nośniku zewnętrznym komunikatu IE515, w postaci pliku XML podpisanego kluczem bezpiecznej transmisji danych. Od momentu przyjęcia deklaracji w systemie ECS eksporter ma 14 dni na przedstawienie zgłaszanego towaru do kontroli. Usługa Wrota Celne stanowi interfejs wizualny, który umożliwia przesłanie deklaracji eksportowej do systemu ECS oraz odebranie powiązanych z wysłaną deklaracją komunikatów zwrotnych. O tym, na jakim etapie jest aktualnie procedura obsługi DE, informuje status dokumentu, widoczny w kolumnie Status listy dokumentów oraz informacja w obszarze danych podstawowych dokumentu. 1. Zarejestrowany Procedura zgłoszenia DE rozpoczyna się od jej utworzenia (menu Dokumenty -> ECS -> Deklaracja Eksportowa, postępowanie wg rozdziału 4.2.1). Nowo utworzona deklaracja otrzymuje status Zarejestrowany. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu (rozdział 4.1), jak też wysłanie go do systemu ECS (rozdział 6.1). W tym statusie użytkownik może zaznaczyć pole Przesyłaj otrzymane komunikaty IE529 i IE599 na adres , a w polu należy wprowadzić adres poczty elektronicznej, na który będą wysyłane wspomniane komunikaty (adres nie może należeć do Opisywane pole jest widoczne w części dotyczącej nadawcy. 2. Wysłany Jest to status, do którego DE przechodzi po pomyślnym wysłaniu do systemu ECS, a więc po wysłaniu komunikatu IE515. Status ten oznacza, że deklaracja jest w trakcie walidacji w systemie ECS i w jej wyniku może być przyjęta lub odrzucona. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie - deklaracja oczekuje jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IE528 lub IE516. Jeżeli wstępna walidacja zakończyła się z błędami, przesyłany jest komunikat PWK2 a DE przechodzi do statusu Odrzucony. W statusie tym możliwe jest usunięcie błędów i ponowne wysłanie do systemu ECS. strona 62/152

63 Jeżeli w statusie Wysłany upłynie okres 14 dni na przedstawienie towarów oraz niezbędnych dokumentów, administracja celna prześle komunikat IE516, powodujący odrzucenie DE. Deklaracja taka również przyjmie status Odrzucony. Jeżeli DE przejdzie walidację systemową i formalną, niezwłocznie po przedstawieniu towaru przesyłany jest ze strony systemu ECS komunikat IE528, a deklaracja eksportowa przechodzi do statusu Przyjęty. 3. Przyjęty Status ten otrzymuje DE po otrzymaniu z systemu ECS komunikatu IE528. Oznacza on, że deklaracja po walidacji i przedstawieniu towarów została zaakceptowana przez system ECS. Równocześnie nadawany jest numer MRN. W statusie Przyjęty możliwe są: Edycja deklaracji, a następnie wysłanie do systemu ECS jej sprostowania; Wysłanie wniosku o unieważnienie; Odebranie komunikatu IE509 z informacją o decyzji w sprawie unieważnienia (akceptacja wniosku eksportera lub unieważnienie z inicjatywy UC); Odebranie komunikatu IE560 z decyzją o kontroli fizycznej towarów; Odebranie komunikatu IE529 o zwolnieniu towarów do eksportu; Odebranie komunikatu IE551 o odmowie zwolnienia towarów. 4. Odrzucony Ten status przyjmuje deklaracja, dla której został odebrany komunikat PWK2 lub IE516, a więc odrzucona przez system ECS w wyniku walidacji przesłanego do niego komunikatu IE515. W tym statusie możliwa jest jedynie edycja dokumentu. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie deklaracji. 5. Wysłane sprostowanie Jest to status, do którego przechodzi deklaracja po wysłaniu do systemu ECS jej sprostowania w postaci komunikatu IE513. Każde wysłanie poprawionej wersji DE po wcześniejszym potwierdzeniu przyjęcia jest traktowane jako sprostowanie. Podobnie jak w przypadku statusu Wysłany, status ten oznacza, że sprostowanie deklaracji jest w trakcie walidacji w systemie ECS i w jej wyniku może zostać zaakceptowane lub odrzucone. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie - deklaracja oczekuje jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2, IE504 lub IE505. Zarówno przyjęcie, jak i odrzucenie sprostowania skutkuje powrotem deklaracji do statusu Przyjęty, lecz w pierwszym przypadku zawarte w niej dane będą zgodne z danymi tej deklaracji w systemie ECS, natomiast w drugim będą od nich różne. O takiej sytuacji informuje zarówno fakt odebrania odrzucenia sprostowania (PWK2 lub IE505), jak i widniejący na ekranie deklaracji dopisek Dokument został zmodyfikowany po wysłaniu do systemu ECS. W systemie ECS przechowywane są dane z ostatniej przyjętej wersji dokumentu strona 63/152

64 podstawowego, które można odtworzyć jedynie w podglądzie pliku XML z odpowiednim komunikatem. 6. Kontrola Z chwilą otrzymania komunikatu zwrotnego IE560 deklaracja przechodzi do statusu Kontrola i zgłaszający ma obowiązek przedstawienia zgłaszanych towarów do kontroli, zanim otrzyma zgodę na zwolnienie towarów do eksportu. Wynikiem kontroli może być zwolnienie towaru (komunikat IE529 dokument przechodzi do statusu Zwolniony ), odmowa zwolnienia (komunikat IE551 przejście do statusu Odmowa zwolnienia ) lub unieważnienie zgłoszenia z urzędu (komunikat IE509). 7. Zwolniony Po otrzymaniu z systemu ECS komunikatu IE529 deklaracja eksportowa przechodzi do statusu Zwolniony. Obowiązkiem zgłaszającego, zanim rozpocznie procedurę eksportu, jest sprawdzenie zgodności otrzymanego komunikatu z wysłanym IE515. W statusie tym możliwe jest: Wydrukowanie dokumentu EAD Wywozowego Dokumentu Towarzyszącego dokument ten, wraz z Wykazem Pozycji w przypadku zgłoszenia wielopozycyjnego, powinien towarzyszyć przesyłce na całej trasie przejazdu do Urzędu Celnego Wyprowadzenia (UWA), a następnie być przedstawione wraz z towarem w UWA; Wysłanie wniosku o unieważnienie (komunikat IE514); Odebranie komunikatu IE509 z decyzją o unieważnieniu deklaracji (akceptacja IE514 lub decyzja UC); Odebranie komunikatu IE599 z informacją potwierdzającą wywóz lub informacją o zatrzymaniu na granicy. 8. Odmowa zwolnienia Status ten otrzymuje deklaracja eksportowa po otrzymaniu komunikatu IE551. Komunikat ten może być wynikiem kontroli lub decyzji administracji celnej, podjętej w trakcie weryfikacji merytorycznej przyjętej deklaracji. Status ten kończy obsługę deklaracji eksportowej. 9. Unieważniony Status ten otrzymuje deklaracja eksportowa po otrzymaniu komunikatu IE509 z informacją o unieważnieniu na wniosek zgłaszającego (wysłany komunikat IE514 w statusie Przyjęty lub Zwolniony ) lub z decyzją administracyjną UC. Status ten kończy obsługę deklaracji eksportowej. 10. Potwierdzono wywóz Po przedstawieniu towaru wraz z dokumentem EAD w Urzędzie Celnym Wyprowadzenia (UWA) i opuszczeniu przez towary obszaru UE, UWA przesyła do UWU odpowiednie potwierdzenie (komunikat IE518). System ECS przesyła wtedy do zgłaszającego komunikat IE599, potwierdzający wyprowadzenie zgłoszonych towarów poza obszar UE. Deklaracja przyjmuje wtedy status Potwierdzono wywóz i obsługa dokumentu na tym się kończy. Podpisany przez system ECS przy użyciu klucza do bezpiecznej transmisji danych komunikat IE 599 jest dokumentem celnym potwierdzającym, także dla celów strona 64/152

65 podatkowych, wywóz towarów poza terytorium Wspólnoty przez wskazanego w zgłoszeniu wywozowym eksportera. 11. Zatrzymany na granicy Jeżeli przy opuszczaniu obszaru UE nastąpi zatrzymanie towarów na granicy przez funkcjonariuszy UWA, system ECS przesyła do zgłaszającego komunikat IE599 z informacją o zatrzymaniu i jego przyczynach. Deklaracja przyjmuje wtedy status Zatrzymany na granicy. Obsługa deklaracji w systemie ECS się kończy, natomiast zgłaszający otrzymuje decyzję administracyjną UWU o unieważnieniu zgłoszenia. 12.Procedura uproszczona W przypadku problemów z połączeniem z ECS PL (brak możliwości komunikacji elektronicznej) konieczne jest uruchomienie procedury uproszczonej. W przypadku deklaracji będącej w jednym ze statusów: Zarejestrowany, Odrzucony lub Unieważniony po uruchomieniu procedury zmieniany jest status na Procedura awaryjna. W przypadku innych statusów na dokumencie jest zaznaczana flaga Procedura awaryjna Zawiadomienie o przybyciu Dokument Zawiadomienie o przybyciu tworzony jest i wysyłany w celu powiadomienia administracji celnej o fizycznej obecności towaru, który ma być wyprowadzony poza obszar celny UE, w UWA. W systemie informatycznym administracji celnej kojarzony jest on z dokumentami DE. Pomyślna realizacja tego skojarzenia pozwala na kontynuację procedury zgodnie z decyzjami, podjętymi na podstawie DE (zwolnienie do wyprowadzenia, przeprowadzenie kontroli lub odmowa wyprowadzenia towaru poza obszar UE). Zawiadomienie o przybyciu może przyjmować następujące statusy: 1. Zarejestrowany Jest to pierwszy status nowo utworzonego Zawiadomienia o przybyciu. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu, jak też wysłanie go do systemu ECS. 2. Wysłany Jest to status, do którego Zawiadomienie przechodzi po wysłaniu do systemu ECS, a więc po wysłaniu komunikatu IE507. Status ten oznacza, że Zawiadomienie o przybyciu jest w trakcie walidacji w systemie ECS i w jej wyniku może być przyjęte lub odrzucone. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on jedynie na komunikaty zwrotne. W statusie Wysłany możliwe jest: Odebranie komunikatu PWK1 przyjęcie Zawiadomienia; Odebranie komunikatu PWK2 odrzucenie Zawiadomienia na etapie walidacji formalnej. Dokument przechodzi wówczas do statusu Odrzucony ; Odebranie komunikatu IE508 odrzucenie Zawiadomienia przez funkcjonariuszy UC. Dokument przechodzi wówczas do statusu Odrzucony ; strona 65/152

66 Odebranie komunikatu IE561 - powiadomienie o kontroli wysyłane z UWA. Dokument przechodzi wówczas do statusu Kontrola ; Odebranie komunikatu IE521 Odrzucenie zmiany trasy. Komunikat zawiera informacje o odmowie dalszej obsługi w Systemie zawiadomienia o przybyciu towaru na granicę. Dokument przechodzi wówczas do statusu Zmiana trasy odrzucona ; Odebranie komunikatu IE525 Informacja o zgodzie na wyprowadzenie towaru, którego dotyczy zawiadomienie o przybyciu towaru na granicę. Dokument przechodzi wówczas do statusu Zwolniony do wyprowadzenia. 3. Odrzucony Ten status przyjmuje Zawiadomienie o przybyciu, dla którego został odebrany komunikat PWK2 lub IE508. Status ten oznacza, że Zawiadomienie zostało odrzucone przez system ECS w wyniku walidacji przesłanego do niego komunikatu IE507 lub w wyniku niemożności przedstawienia towaru objętego deklaracją DE, do której odnosi się Zawiadomienie o przybyciu. W tym statusie możliwa jest jedynie edycja dokumentu. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie Zawiadomienia do systemu ECS. 4. Kontrola Status ten oznacza, że w UWA podjęto decyzję o kontroli towarów, których dotyczy Zawiadomienie o przybyciu i że do tego Zawiadomienia został odebrany komunikat IE561. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje. Zależnie od decyzji organu kontrolnego system ECS przekazuje zwrotny komunikat IE525 (zwolnienie do wyprowadzenia dokument przechodzi di statusu Zwolniony do wyprowadzenia ) lub IE522 (odmowa zwolnienia do wyprowadzenia dokument przechodzi do statusu Zatrzymany na granicy ). 5. Zwolniony do wyprowadzenia Po otrzymaniu komunikatu IE525 Zawiadomienie przechodzi do statusu Zwolniony do wyprowadzenia. Status ten kończy obsługę Zawiadomienia. 6. Zatrzymany na granicy Jeżeli stwierdzone podczas kontroli rozbieżności są na tyle znaczne, że przesyłka nie może być zwolniona do wyprowadzenia, przekazywany jest zwrotnie podmiotowi przedstawiającemu towar na granicy komunikat IE522. Zawiadomienie o przybyciu przyjmuje wtedy status Zatrzymany na granicy. Status ten kończy obsługę Zawiadomienia. Podmiot zgłaszający deklarację eksportową otrzymuje równocześnie komunikat IE599 z informacją o zatrzymaniu. 7. Zmiana trasy odrzucona Status ten przyjmuje Zawiadomienie po otrzymaniu komunikatu IE521. Status ten kończy obsługę Zawiadomienia Manifest eksportowy W przypadku zadeklarowania przez przedstawiającego towar w komunikacie IE 507 (lub podczas ręcznej rejestracji operacji strona 66/152

67 przedstawienia towarów) informacji o składowaniu towarów, w UWA musi zostać złożony Manifest eksportowy, przez osobę odpowiedzialną za wyprowadzenie towarów. Złożenie Manifestu jest możliwe wyłącznie w formie komunikatu IE 547 podpisanego kluczem do bezpiecznej transmisji danych, przesłanego do UWA. Przyjętemu Manifestowi nadawany jest w systemie unikalny numer MRX. Na podstawie sporządzonego w aplikacji Wrota Celne Manifestu eksportowego generowany jest komunikat IE547. W związku z jego wysłaniem Manifest może przyjmować następujące statusy: 1. Zarejestrowany Jest to pierwszy status nowo utworzonego Manifestu. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu, jak też wysłanie go do systemu ECS. 2. Wysłany Jest to status, do którego Manifest przechodzi po wysłaniu do systemu ECS, a więc po wysłaniu komunikatu IE547. Status ten oznacza, że Manifest jest w trakcie walidacji w systemie ECS i w jej wyniku może być przyjęty lub odrzucony. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie oczekuje on jedynie na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2 lub IE Przyjęty Status ten oznacza, że Wniosek został zaakceptowany przez system ECS. Dokument przyjmuje ten status po odebraniu komunikatu IE528, potwierdzającego przyjęcie. Jest to końcowy status Manifestu eksportowego i niemożliwe są w nim żadne operacje na dokumencie. 4. Odrzucony Status, w który wchodzi Manifest eksportowy po odebraniu komunikatu PWK2 lub IE548 z informacją o odrzuceniu. Status ten oznacza, że przesłany komunikat IE547 został odrzucony z powodów formalnych (PWK2) lub merytorycznych (IE548/odrzucenie). Manifest w tym statusie może być jedynie edytowany. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie komunikatu do systemu ECS Zapytanie poszukiwawcze Jeżeli w systemie ECS nie zostanie odnotowane Zawiadomienie o przybyciu towarów na miejsce przeznaczenia zadeklarowane w Zgłoszeniu eksportowym, wszczynana jest procedura poszukiwawcza. Do zgłaszającego wysyłany jest komunikat IE582, który we Wrotach Celnych widoczny jest na liście, dostępnej po wybraniu z menu opcji Dokumenty -> ECS -> Zapytanie poszukiwawcze. Dokument ten może mieć dwa statusy: 1. Odebrany Jest to status, który Zapytanie otrzymuje po odebraniu przez aplikację Wrota Celne. Jest to informacja, że system ECS oczekuje na odpowiedź zgłaszającego, jaki jest los towarów, które były zgłoszone do deklaracji eksportowej. Odpowiedź można wysłać z poziomu aplikacji otwierając Zapytanie w trybie podglądu i wybierając operację Odpowiedz. 2. Wysłany strona 67/152

68 Status ten otrzymuje Zapytanie po wysłaniu odpowiedzi do systemu ECS. Jeżeli wysłanie potwierdzone zostanie komunikatem zwrotnym PWK1, obsługa Zapytania się kończy. Jeżeli natomiast do zgłaszającego zostanie wysłany komunikat zwrotny PWK2 (odrzucenie odpowiedzi), Zapytanie przechodzi z powrotem do statusu Odebrany, a odpowiedź po poprawie należy wysłać ponownie Wywozowa deklaracja skrócona Wywozowa Deklaracja Skrócona wysyłana jest w celu uprzedzenia administracji celnej o zamiarze wyprowadzenia towaru z obszaru celnego Unii Europejskiej. O tym, na jakim etapie jest aktualnie procedura obsługi WDS, informuje status dokumentu, widoczny w kolumnie Status listy dokumentów oraz informacja w obszarze danych podstawowych dokumentu. 1. Zarejestrowany Status nowo utworzonego WDS. W statusie tym możliwa jest edycja dokumentu, jak też wysłanie go do systemu ECS. 2. Wysłany Jest to status, do którego WDS przechodzi po wysłaniu do systemu ECS, a więc po wysłaniu komunikatu IE615. Status ten oznacza, że WDS jest w trakcie walidacji w systemie ECS i w jej wyniku może być przyjęty lub odrzucony. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie poza przejściem w procedurę awaryjną oczekuje on na komunikaty zwrotne PWK1 lub PWK2 lub IE Przyjęty Status ten oznacza, że WDS został zaakceptowany przez system ECS. Dokument przyjmuje ten status po odebraniu komunikatu IE628, potwierdzającego przyjęcie. W tym statusie możliwe jest jeszcze wysłanie sprostowania (IE613). 4. Odrzucony Status, w który wchodzi WDS po odebraniu komunikatu PWK2 lub IE616 z informacją o odrzuceniu. Status ten oznacza, że przesłany komunikat IE615 został odrzucony z powodów formalnych (PWK2) lub merytorycznych (IE616). WDS w tym statusie może być jedynie edytowany. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie komunikatu do systemu ECS. 5. Wysłane sprostowanie Status taki osiąga deklaracja w przypadku wykonania edycji dokumentu będącego w statusie Przyjęty i wykonania wysyłki sprostowania (IE613). W tym statusie dokument oczekuje na odesłanie odpowiedzi odrzucającej (PWK2 lub IE605) lub potwierdzającej przyjęcie sprostowania (IE604). W każdym przypadku status jest zmieniany na Przyjęty. 6. Procedura awaryjna W przypadku problemów z komunikacją elektroniczną dokument WDS może być obsługiwany w procedurze awaryjnej. Uruchomienie tej procedury możliwe jest z każdego statusu, przy czym w statusach strona 68/152

69 Zarejestrowany, Odrzucony lub Przyjęty uruchomienie procedury powoduje zmianę statusu na Procedura awaryjna, a w statusach Wysłany i Wysłane sprostowanie ustawiana jest tylko flaga Procedura awaryjna System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych EMCS Szczegółowa informacja, dotycząca obsługi zgłoszeń w systemie EMCS opublikowana jest na stronie internetowej Ministerstwa Finansów RP ( W niniejszym podręczniku omówione są tylko zagadnienia techniczne, dotyczące realizacji procedury EMCS w ramach usługi Wrota Celne Elektroniczny Dokument Administracyjny e-ad po stronie Wysyłającego W usłudze Wrota Celne Podmiot Wysyłający ma możliwość przygotowania i wysłania do systemu EMCS PL projektu dokumentu e- AD w postaci komunikatu PL815. O tym, na jakim etapie jest aktualnie procedura obsługi e-ad, informuje status dokumentu, widoczny w kolumnie Status listy dokumentów oraz informacja w obszarze danych podstawowych dokumentu. W kolumnie Ostatni komunikat widoczny jest symbol ostatnio wysłanego/odebranego komunikatu w sprawie. W trakcie obsługi dokumentu w usłudze Wrota Celne można wykonywać zależnie od statusu dokumentu operacje: Edycja; Wysyłka; Anulowanie; Zmiana miejsca przeznaczenia; Wysłanie wyjaśnienia; Wydruk e-ad. W trybie awaryjnym możliwy jest wydruk zastępczych dokumentów e-ad oraz dokumentów towarzyszących, aby możliwe było rejestrowanie danych w Urzędzie Celnym przy braku komunikacji z systemem EMCS PL. Szczegółowy opis procedury awaryjnej zawiera rozdział Poszczególne statusy dokumentu oznaczają: 1. Zarejestrowany Procedura obsługi dokumentu e-ad rozpoczyna się od utworzenia projektu nowego dokumentu e-ad (menu Dokumenty -> EMCS -> e- AD Wysyłka, postępowanie wg rozdziału 4.2.1). Nowo utworzony dokument otrzymuje status Zarejestrowany. W statusie tym możliwa jest edycja danych (rozdział 4.1), jak też wysłanie projektu e-ad do systemu EMCS PL (rozdział 6.1). Na tym etapie możliwe jest wysłanie do systemu EMCS PL Powiadomienia o wysyłce wyrobów (komunikat PL814) w celu dokonania wstępnej oceny ryzyka i otrzymania decyzji o planowanej kontroli (komunikat PL716). 2. Wysłany strona 69/152

70 Jest to status, do którego projekt e-ad przechodzi po wysłaniu do systemu EMCS PL, a więc po wysłaniu komunikatu PL815. Status ten oznacza, że dokument jest w trakcie walidacji w systemie EMCS i w jej wyniku może być przyjęty lub odrzucony. W tym statusie nie są możliwe żadne operacje na dokumencie - sprawa oczekuje jedynie na komunikaty zwrotne TraderToEMCSResponse, IE801, IE839, PL704 lub PL716. Po wysłaniu projektu e-ad Wysyłający otrzymuje z systemu EMCS PL komunikat TraderToEMCSResponse, zawierający flagę ACCEPTANCE lub wykaz błędów, ujawnionych podczas wstępnej walidacji komunikatu PL815. Jeżeli komunikat TraderToEMCSResponse zawiera informacje o błędach, projekt dokumentu e-ad wraca do statusu Zarejestrowany. Jeżeli walidacja projektu e-ad zakończyła się z błędami, przesyłany jest komunikat PL704 (IE839 przy niezgodności z danymi zadeklarowanymi w systemie ECS), a e-ad przechodzi do statusu Odrzucony. W statusie tym możliwe jest usunięcie błędów i ponowne wysłanie projektu e-ad do systemu EMCS PL. Komunikat PL716 zawiera informację o zamiarze lub braku zamiaru przeprowadzenia kontroli przez urzędnika celnego. Jeżeli zawiera flagę 1, wówczas należy oczekiwać kontroli. Komunikat IE801 przesłany zostanie dopiero wtedy, gdy do systemu EMCS PL zostanie wpisany raport o kontroli. Flaga 0 oznacza brak zamiaru przeprowadzenia kontroli. Komunikat IE801 zawiera potwierdzony dokument e-ad. Otrzymanie tego komunikatu skutkuje zmianą statusu sprawy na Przyjęty. 3. Przyjęty Status ten otrzymuje e-ad po odebraniu z systemu EMCS komunikatu IE801. Oznacza on, że projekt e-ad został zwalidowany przez system EMCS PL. Równoznaczne jest to ze zgodą na rozpoczęcie przemieszczenia, (jeżeli miejscem przeznaczenia jest urząd celny wywozu, wówczas należy oczekiwać komunikatu IE829 i zmiany statusu na Zezwolenie na wywóz ). Równocześnie nadawany jest numer ARC. W statusie Przyjęty możliwe są: Anulowanie e-ad; Zmiana miejsca przeznaczenia; Wydruk e-ad. Jeżeli na podstawie zgłoszenia odbędzie się przemieszczenie wyrobów akcyzowych, dalsze zmiany statusów zależą od komunikatów zwrotnych z systemu EMCS PL: jeżeli Odbiorca potwierdzi przyjęcie lub odmówi przyjęcia dostawy, system EMCS PL przesyła komunikat IE818 z odpowiednią informacją, co zmieni status e-ad na Dostarczony lub Odmowa. UWAGA: komunikat IE801 przesyłany jest równocześnie do Odbiorcy, zadeklarowanego w projekcie e-ad. Jeżeli Odbiorca korzysta z usługi Wrota Celne, widzi otrzymany dokument e-ad w statusie Awizowany. 4. Niezgodność z deklaracją eksportową Ten status może pojawić się w przemieszczeniu wyrobów akcyzowych, jeżeli są one wywożone poza obszar UE i następuje równoczesna strona 70/152

71 obsługa dostawy eksportowej w systemie ECS. Status ten przyjmuje dokument e-ad, który był przyjęty w systemie EMCS PL, ale po zmianie statusu na Przyjęty otrzymano z systemu ECS komunikat IE839, informujący o niezgodności z deklaracją eksportową. W tym statusie możliwe jest wysłanie projektu anulowania dokumentu e-ad lub oczekiwanie na uzgodnienie danych w systemie ECS. Jeżeli nastąpi sprostowanie deklaracji eksportowej, wówczas Wysyłający powinien otrzymać z systemu EMCS komunikat IE829, informujący o zgodzie na wywóz wyrobów, co skutkuje przejściem do statusu Zezwolenie na wywóz. Jeżeli wysłano projekt anulowania i został on przyjęty, system EMCS odpowiada komunikatem zwrotnym CD810. Wtedy dokument e-ad przechodzi do statusu Unieważniony. 5. Odrzucony Ten status przyjmuje e-ad w statusie Wysłany, dla którego został odebrany komunikat PL704 (lub IE839), czyli nastąpiło odrzucenie przez system EMCS PL w wyniku negatywnej walidacji przesłanego do niego komunikatu PL815. W tym statusie możliwa jest jedynie edycja dokumentu. Zapisanie dokumentu po edycji przenosi go do statusu Zarejestrowany, z którego możliwe jest ponowne wysłanie projektu dokumentu e-ad. 6. Odmowa Status Odmowa otrzymuje dokument e-ad, dla którego nastąpiła odmowa odbioru wyrobów, tj. po stronie Odbiorcy wysłano raport odbioru z całkowitą lub częściową odmową odbioru. Może to być spowodowane np. niezgodnością dostawy z zamówieniem lub innymi okolicznościami, z powodu, których Odbiorca odmawia przyjęcia całej lub części dostawy. Wysyłający otrzymuje wtedy odpowiedni komunikat IE818, który zmienia status dokumentu e-ad na Odmowa. Pociąga to za sobą konieczność sporządzenia i wysłania zgłoszenia zmiany miejsca przeznaczenia, dotyczącego wyrobów, których odebrania odmówił Odbiorca (całość lub nieodebrana część dostawy). Po zarejestrowaniu zmiany miejsca przeznaczenia w systemie EMCS PL status dokumentu przechodzi do Przyjęty. 7. Zezwolenie na wywóz Status ten otrzymuje dokument e-ad, jeżeli przemieszczenie wyrobów akcyzowych jest powiązane z wywozem poza obszar UE. Warunkiem tego statusu jest otrzymanie z systemu EMCS komunikatu IE829, który generowany jest pod warunkiem uzgodnienia danych między obydwoma systemami i otrzymania zezwolenia na wywóz z systemu ECS. W statusie tym możliwa jest zmiana miejsca przeznaczenia. 8. Unieważniony Status ten otrzymuje dokument e-ad po akceptacji projektu anulowania e-ad (komunikat IE810). Projekt anulowania e-ad można wysłać w statusie Przyjęty oraz w przypadku niezgodności dokumentu e-ad z deklaracją eksportową. Do statusu tego dokument przechodzi po odebraniu komunikatu IE810 z systemu EMCS, potwierdzającego anulowanie. UWAGA: komunikat IE810 przesyłany jest równocześnie do Odbiorcy, zadeklarowanego w projekcie e-ad. Jeżeli Odbiorca korzysta z usługi Wrota Celne, otrzymany przez strona 71/152

72 niego w formie komunikatu IE801 dokument e-ad ze statusu Awizowany przechodzi do statusu Anulowany. 9. Wyroby dostarczone Jeżeli po stronie Odbiorcy do systemu EMCS wysłany zostanie raport odbioru (komunikat IE818), potwierdzający przyjęcie wyrobów zgodnie z dokumentem e-ad, następuje przekazanie tej informacji do Wysyłającego. Otrzymanie przez Wysyłającego komunikatu IE818 oznacza wtedy, że wyroby dotarły do miejsca przeznaczenia. Dokument e-ad przechodzi do statusu Wyroby dostarczone i następuje zwolnienie zabezpieczenia w systemie OSOZ. W statusie tym możliwy jest wydruk dokumentu e-ad. UWAGA: zwrotny komunikat CD818 przesyłany jest równocześnie do Odbiorcy. Jeżeli Odbiorca korzysta z usługi Wrota Celne, otrzymany przez niego w formie komunikatu IE801 dokument e-ad ze statusu Wysłany przechodzi do statusu Wyroby odebrane Elektroniczny Dokument Administracyjny e-ad po stronie Odbiorcy Po stronie Odbiorcy usługa Wrota Celne umożliwia wysyłanie potwierdzenia przybycia wyrobów oraz raportu odbioru. Istotną rolą usługi Wrota Celne jest udostępnianie Odbiorcy komunikatów wysyłanych z systemu EMCS PL na podstawie dokumentów generowanych po stronie Wysyłającego. Status dokumentu e-ad u Odbiorcy jest odzwierciedleniem wymiany korespondencji Wysyłającego z systemem EMCS PL. Dokumentem podstawowym jest dokument e-ad, wysyłany z systemu EMCS równocześnie do Wysyłającego i Odbiorcy. Na jego podstawie tworzone są komunikaty z powiadomieniem o przybyciu wyrobów oraz raport odbioru. W przypadku, gdy dostawa nie zostanie poprzedzona dokumentem e-ad, istnieje możliwość zarejestrowania raportu odbioru ręcznie na podstawie drukowanego dokumentu e-ad, towarzyszącego wyrobom. Powiązanie z odpowiednim elektronicznym dokumentem e-ad następuje w systemie EMCS po stronie administracji celnej. Identyfikacja sprawy opiera się na unikalnym w całej UE numerze ARC. Dokument e- AD po stronie Odbiorcy oraz zastępczy raport odbioru mogą przyjmować następujące statusy: 1. Awizowany Nowo odebrany z systemu EMCS PL dokument e-ad (przesyłany jest do Odbiorcy równocześnie z dokumentem e-ad do Wysyłającego) widoczny jest w rejestrze dokumentów w statusie Awizowany. Oznacza to, że dostawa wyrobów akcyzowych dla Odbiorcy jest w trakcie przemieszczania. W statusie tym Odbiorca może zarejestrować przybycie wyrobów (komunikat PL817) oraz przygotować raport odbioru i wysłać go w celu potwierdzenia przyjęcia lub odmowy przyjęcia dostawy. Jeżeli równocześnie z komunikatem IE801 Odbiorca otrzyma komunikat PL716, informujący o zamiarze przeprowadzenia kontroli przez urzędnika celnego, zobligowany jest do wysłania powiadomienia o przybyciu wyrobów. Ponadto zablokowana jest możliwość wysłania w strona 72/152

73 opisywanej sytuacji raportu odbioru. Po otrzymaniu potwierdzenia dostarczenia powiadomienia do systemu EMCS (TraderToEMCSResponse w statusie ACCEPTANCE ) dokument e-ad przechodzi do statusu Przybycie zarejestrowane. Wysłanie raportu odbioru będzie możliwe dopiero po wpisaniu przez urzędnika celnego wyniku kontroli do systemu EMCS. Raport odbioru sporządzony na podstawie elektronicznego dokumentu e-ad zawiera wszystkie niezbędne dane oraz wprowadzone przez Odbiorcę informacje o czasie dostarczenia i stanie wyrobów. Po wysłaniu raportu dokument e-ad przechodzi do statusu Wysłany. 2. Zarejestrowany Jeżeli do Odbiorcy nadejdzie dostawa bez uprzedniego otrzymania elektronicznego dokumentu e-ad, można utworzyć taki dokument ręcznie przez wpisanie wszystkich niezbędnych danych na podstawie informacji z drukowanego dokumentu e-ad, towarzyszącego wyrobom. Dokument taki po zapisaniu w rejestrze otrzymuje status Zarejestrowany. W statusie tym możliwe jest wysłanie raportu odbioru do systemu EMCS PL. Jeżeli podano istniejący w systemie EMCS PL numer sprawy ARC, przesłany raport zostanie skojarzony z właściwym dokumentem e-ad. Po wysłaniu tak sporządzonego raportu odbioru (komunikat IE818) status dokumentu zmienia się na Wysłany. 3. Przybycie zarejestrowane W statusie Awizowany możliwe jest wysłanie powiadomienia o przybyciu (komunikat PL817 wysyłany, jeżeli Odbiorca otrzyma informację o zamiarze kontroli, czyli komunikat PL716 z flagą 1). Komunikat tworzony jest automatycznie na podstawie informacji z dokumentu e-ad. Po wysłaniu powiadomienia dokument e-ad przechodzi do statusu Przybycie zarejestrowane. Jeżeli w odpowiedzi Odbiorca otrzyma informację TraderToEMCSResponse o wystąpieniu błędów w pliku XML, sprawa wraca do statusu Awizowany. W statusie Przybycie zarejestrowane możliwa jest edycja raportu odbioru. Wysłany raport może by przyjęty dopiero po wpisaniu przez urzędnika celnego wyniku odbioru do systemu EMCS. 4. Wysłany Status ten otrzymuje dokument e-ad, na podstawie, którego sporządzono i wysłano raport odbioru. W statusie tym nie można wykonać na dokumencie żadnych operacji. Dokument oczekuje na nadejście komunikatów potwierdzających rejestrację w systemie EMCS odbioru wyrobów lub częściowej bądź całkowitej odmowy odbioru (zależnie od informacji widniejących w raporcie odbioru). Jeżeli komunikatem otrzymanym jest PL704 (odrzucenie raportu), a raport został sporządzony ręcznie, bez obecności dokumentu e-ad po stronie Odbiorcy, dokument przechodzi do statusu Odrzucony. Jeżeli raport był sporządzony na podstawie elektronicznego dokumentu e-ad, dokument po otrzymaniu komunikatu PL704 wraca do statusu Awizowany. Podobnie zachowa się status dokumentu, jeżeli w odpowiedzi Odbiorca otrzyma TraderToEMCSResponse z wyszczególnieniem błędów w pliku XML. strona 73/152

74 Jeżeli wysyłany dokument jest poprawny, przed ostateczną walidacją w systemie EMCS Odbiorca otrzymuje potwierdzenie w postaci TraderToEMCSResponse w statusie ACCEPTANCE. Nie ma to wpływu na status dokumentu e-ad. Potwierdzeniem przyjęcia raportu odbioru jest otrzymanie zwrotnego komunikatu IE818, wysyłanego równocześnie do Wysyłającego. Jeżeli wyroby zostały odebrane, wówczas status dokumentu e-ad zmienia się na Wyroby odebrane. Jeżeli natomiast nastąpiła odmowa odbioru części lub całości dostawy, status zmienia się na Częściowa odmowa odbioru lub Odmowa odbioru. 5. Odrzucony Jeżeli sporządzony ręcznie raport odbioru nie przejdzie pozytywnej walidacji w systemie EMCS, system EMCS przesyła do Odbiorcy komunikat PL704 z informacją o odrzuceniu raportu. Dokument przechodzi wtedy do statusu Odrzucony, możliwa jest jego edycja i ponowne wysłanie do systemu EMCS. Po edycji dokument wraca do statusu Zarejestrowany. 6. Odmowa odbioru W przypadku, kiedy dostawa wyrobów z jakichkolwiek przyczyn nie może być przez Odbiorcę przyjęta, w raporcie odbioru w pozycji Ogólne wyniki odbioru wybiera się opcję Odmowa odbioru. Po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia takiego raportu dokument e-ad otrzymuje status Odmowa odbioru. W statusie tym dokument czeka na potwierdzenie zmiany miejsca przeznaczenia przez Wysyłającego, czyli na zmianę statusu do Zmienione miejsce przeznaczenia. 7. Częściowa odmowa odbioru Jeżeli Odbiorca nie przyjmie części przesyłki, w raporcie odbioru w pozycji Ogólne wyniki odbioru wybierze opcję Odmowa odbioru części przesyłki z równoczesnym oznaczeniem w sekcji Wyroby w odpowiednich pozycjach ilości nieprzyjętych oraz zależnie od okoliczności wypełni tabelę Rodzaj zastrzeżeń. Potwierdzenie przyjęcia raportu spowoduje przejście dokumentu e-ad do statusu Częściowa odmowa odbioru. W statusie tym dokument czeka na potwierdzenie zmiany miejsca przeznaczenia przez Wysyłającego. UWAGA: w każdym ze statusów opisanych powyżej (poz. 1 7), jeżeli ze strony Wysyłającego zostanie wysłany komunikat IE813 Zmiana miejsca przeznaczenia, po zaakceptowaniu przez system EMCS następuje komunikacja z Odbierającym: Jeżeli następuje zmiana Odbierającego, dotychczasowy Odbierający otrzymuje komunikat IE803, informujący o zmienionym miejscu przeznaczenia. Komunikat ten widoczny jest na liście komunikatów, związanych z podstawowym e- AD, a na liście dokumentów widnieje informacja, że ostatnim komunikatem otrzymanym z systemu EMCS jest IE803. Status sprawy zmienia się na Zmienione miejsce przeznaczenia i obsługa sprawy po stronie dotychczasowego Odbiorcy się kończy. strona 74/152

75 Jeżeli zmiany dotyczą innych danych i nie powodują zmiany Odbierającego, Odbierający otrzymuje komunikat IE813, który powoduje wprowadzenie nowych danych do awizowanego dokumentu e-ad. Dane poprzednie zostają przeniesione do sekcji Odbiór IE813, widocznej w drzewie struktury dokumentu. Status sprawy w tym przypadku pozostaje bez zmian. 8. Wyroby odebrane Jeżeli raport odbioru, potwierdzający otrzymanie dostawy zgodnie ze specyfikacją z dokumentu e-ad, zostanie przyjęty przez system EMCS, system generuje zwrotny komunikat IE818, wysyłany równocześnie do Wysyłającego i Odbiorcy. Otrzymanie tego komunikatu po stronie Odbiorcy skutkuje zmianą statusu dokumentu e-ad na Wyroby odebrane. Jest to potwierdzenie poprawnego zakończenia procedury przemieszczania wyrobów akcyzowych, objętych określonym dokumentem e-ad oraz zwolnienia zabezpieczenia w systemie OSOZ. Ten status kończy obsługę sprawy. 9. Anulowany W przypadku, kiedy przemieszczenie zgłoszone w dokumencie e-ad, przyjętym w systemie EMCS, nie może być zrealizowane, Wysyłający anuluje dokument e-ad wysyłając do systemu EMCS komunikat IE810. W komunikacie tym wskazuje się przyczynę anulowania. Jeżeli taki komunikat zostanie zwalidowany w systemie EMCS, potwierdzenie jego przyjęcia wysyłane jest równocześnie do Wysyłającego i Odbiorcy. Dokument e-ad po otrzymaniu komunikatu IE810 przyjmuje status Anulowany, co kończy obsługę sprawy. 10. Zmienione miejsce przeznaczenia Jest to status, jaki otrzymuje dokument e-ad Odbiór po otrzymaniu komunikatu IE803, informującego o dokonaniu przez Wysyłającego zmiany Odbiorcy wyrobów, wyszczególnionych w dokumencie. Oznacza to, że dla dotychczasowego Odbiorcy obsługa sprawy się kończy Deklaracja dla podatku akcyzowego Od wersji 1.8 Wrota celne umożliwiają tworzenie i wysyłanie deklaracji podatku akcyzowego do systemu Zefir. Deklaracja może zostać utworzona ręcznie lub z szablonu, jak i zaczytana z pliku zewnętrznego. Wysłana deklaracja, jeśli jest poprawna jest rejestrowana w Zefirze, natomiast w przypadku wysłania błędnego dokumentu jest on odrzucany, co skutkuje koniecznością wysłania sprostowania. 1. Zarejestrowany Po wprowadzeniu danych do deklaracji i zapisaniu dokument otrzymuje status Zarejestrowany. W statusie tym możliwe jest wydrukowanie AKC4, wygenerowanie dokumentu, tzn. utworzenie pliku XML z danymi dokumentu oraz wysłanie do administracji celnej. Możliwe jest także przejście do edycji dokumentu i jego poprawa bądź uzupełnienie. 2. Wysłany Status Wysłany otrzymuje dokument przesłany do administracji celnej. W statusie tym nie jest możliwe dokonywanie żadnych korekt. strona 75/152

76 Dokument taki oczekuje na informacje z systemu Zefir odnośnie przyjęcia lub odrzucenia. 3. Odrzucony Status Odrzucony otrzymuje dokument na podstawie przesłanego z administracji celnej komunikatu Rejection. W takim przypadku deklaracja może zostać na trwale usunięta z wrót celnych lub może nastąpić edycja dokumentu. Po wykonaniu poprawy status ulega zmianie na Zarejestrowany i możliwe jest jej ponowne przesłanie do systemu ZEFIR. 4. Złożony Po weryfikacji przesłanego dokumentu administracja celna wysyła do podmiotu komunikat Upo lub Info z informacją o odebraniu deklaracji bądź jej korekty. W statusie tym dopuszczalna jest edycja dokumentu. Dokument w tym statusie może już być obsługiwany przez administrację celną. 5. Złożony niepoprawny Status Złożony niepoprawny oznacza, że deklaracja bądź jej korekta wymagają uzupełnienia lub poprawy. Status taki otrzymuje dokument na podstawie przesłanego komunikatu Info. W tym przypadku podmiot jest zobowiązany do poprawne deklaracji i przesłania jej korekty. 6. Wysłano sprostowanie Opisywany status jest wynikiem wcześniejszego otrzymania komunikatu Info ustalającego status dokumentu na Złożony niepoprawny. Po wprowadzeniu do deklaracji niezbędnych zmian i wysłaniu korekty ustawiany jest status Wysłano sprostowanie. Dokument oczekuje teraz na kolejną odpowiedź z administracji celnej Deklaracja uproszczona nabycia wewnątrzwspólnotowego AKC-U Od wersji Wrota Celne umożliwiają tworzenie i wysyłanie deklaracji uproszczonej nabycia wewnątrzwspólnotowego do systemu Zefir. Deklaracja ta dotyczy nabywanych wyrobów akcyzowych z akcyzą zapłaconą na terytorium państwa członkowskiego UE oraz nabywanych i importowanych samochodów osobowych. Deklaracja może zostać utworzona ręcznie lub z szablonu, jak i zaczytana z pliku zewnętrznego. Wysłana deklaracja, jeśli jest poprawna, jest rejestrowana w Zefirze, natomiast w przypadku wysłania błędnego dokumentu jest ona odrzucana. Możliwe jest wtedy poprawienie błędnych informacji i wysłanie deklaracji ponownie. Jeżeli deklaracja została wysłana i zarejestrowana poprawnie w systemie ZEFIR, ale dane uległy zmianie, możliwe jest uaktualnienie ich w dokumencie elektronicznym i wysyłka korekty deklaracji, przez zaznaczenie odpowiedniego pola w dokumencie, wypełnienie pola "Uzasadnienie" wymaganą treścią oraz wysłanie korekty deklaracji. Podczas obsługi deklaracji AKC-U dokument przyjmuje jeden z następujących statusów: 1. Zarejestrowany Po wprowadzeniu danych do deklaracji i zapisaniu dokument otrzymuje status Zarejestrowany. W statusie tym możliwe jest wydrukowanie AKC-U, wygenerowanie dokumentu, tzn. utworzenie strona 76/152

77 pliku XML z danymi dokumentu oraz wysłanie do administracji celnej. Możliwe jest także przejście do edycji dokumentu i jego poprawa bądź uzupełnienie. 2. Wysłany Status Wysłany otrzymuje dokument przesłany do administracji celnej. W statusie tym nie jest możliwe dokonywanie żadnych korekt. Dokument taki oczekuje na informacje z systemu Zefir odnośnie przyjęcia lub odrzucenia. 3. Odrzucony Status Odrzucony otrzymuje dokument na podstawie przesłanego z administracji celnej komunikatu Rejection. W takim przypadku deklaracja może zostać na trwale usunięta z wrót celnych lub może nastąpić edycja dokumentu. Po wykonaniu poprawy status ulega zmianie na Zarejestrowany i możliwe jest jej ponowne przesłanie do systemu ZEFIR. 4. Złożony Po weryfikacji przesłanego dokumentu administracja celna wysyła do podmiotu komunikat Upo lub Info z informacją o odebraniu deklaracji (korekty deklaracji). W statusie tym dopuszczalna jest edycja dokumentu. Dokument w tym statusie może już być obsługiwany przez administrację celną. 5. Złożony niepoprawny Status Złożony niepoprawny oznacza, że deklaracja bądź jej korekta wymagają uzupełnienia lub poprawy. Status taki otrzymuje dokument na podstawie przesłanego komunikatu Info. W tym przypadku podmiot jest zobowiązany do poprawy deklaracji i przesłania jej korekty. 6. Wysłano sprostowanie Opisywany status jest wynikiem wcześniejszego otrzymania komunikatu Info ustalającego status dokumentu na Złożony niepoprawny. Po wprowadzeniu do deklaracji niezbędnych zmian i wysłaniu korekty ustawiany jest status Wysłano sprostowanie. Dokument oczekuje na kolejną odpowiedź z administracji celnej. strona 77/152

78 9. Instrukcje szczegółowe operacji na dokumentach 9.1. Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy NCTS Deklaracja tranzytowa Deklaracja tranzytowa to podstawowy dokument w procedurze NCTS. Na jej podstawie generowany jest komunikat IE15, wysyłany do systemu NCTS administracji celnej. Deklarację tranzytową w usłudze Wrota Celne można utworzyć na dwa sposoby: Jako nowy dokument; Jako dokument z szablonu Tworzenie nowej deklaracji tranzytowej W celu utworzenia nowej deklaracji tranzytowej należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na ekrany, których hierarchia widoczna jest w oknie struktury dokumentu (patrz Rysunek 32). W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w odpowiedni nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na kolejny. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Na ekranie Podmioty wpisuje się dane podmiotów, wypełniając poszczególne pola lub wybiera się podmioty z bazy kontrahentów w sposób omówiony w rozdziale Na ekranie Urzędy celne i lokalizacja wpisuje się w odpowiednie miejsca kody urzędów celnych zgłoszenia i przeznaczenia oraz tworzy się listę urzędów tranzytowych. Aby dodać nową pozycję na liście urzędów tranzytowych, należy użyć przycisku w nagłówku listy. Wpisanie w pole kodu UC kilu znaków (np. nazwa miejscowości) ogranicza listę wyświetlanych urzędów celnych do tych, których lokalizacja zawiera wpisany tekst. Na ekranie Transport umieszcza się informację o krajach, przez terytorium, których przewożone będą towary. Kraje identyfikowane są dwuliterowym kodem. Wpisanie znaku do pola ogranicza wyświetlany strona 78/152

79 wykaz krajów do tych, które zawierają w kodzie wpisany znak. Listę krajów tworzy się przez dodanie nowej pozycji z użyciem przycisku. Rysunek 32 - Deklaracja tranzytowa - edycja Ekran Towary pozwala na wyspecyfikowanie towarów, objętych deklaracją. Jak poprzednio, nową pozycję wpisuje się przez dodanie przyciskiem. Każda dodana pozycja towarowa oprócz danych o towarze posiada podgałąź struktury, zawierającą dane o podmiotach odpowiedzialnych oraz o dokumentach towarzyszących. Dane wpisuje się analogicznie do opisanych wcześniej. Ekran Gwarancje zawiera informację o sposobie zabezpieczenia należności celnych. Nadrzędną informacją jest typ gwarancji. Dodajemy typ gwarancji za pomocą przycisku, co otwiera okno wyboru typu gwarancji. Aby dopisać gwarancję określonego typu, należy na liście wpisanych typów gwarancji użyć przycisku w kolumnie Edytuj, a następnie dopisać nową pozycję używając przycisku. Niepoprawnie wpisaną gwarancję można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy gwarancji. Gwarancje można też dopisywać przez pobranie danych z bazy zabezpieczeń (patrz rozdział 5.2.2). Ekran Zamknięcia celne służy do wpisania ilości zamknięć, nazwiska osoby odpowiedzialnej oraz cech liczbowych każdego zamknięcia. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy zamknięć celnych. strona 79/152

80 Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzoną Deklarację tranzytową zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Równocześnie w przypadku rozbieżności między informacją sumaryczną a danymi w specyfikacji towarów istnieje możliwość automatycznego przeliczenia odpowiednich pól w deklaracji. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu NCTS Tworzenie deklaracji tranzytowej z szablonu Aby utworzyć Deklarację tranzytową z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowej Deklaracji tranzytowej i otwarcie jej w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych Deklarację można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu NCTS Edycja deklaracji tranzytowej Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W oknie podglądu deklaracji w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowej deklaracji z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią deklaracji. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu NCTS Wysłanie deklaracji tranzytowej Z chwilą, gdy deklaracja zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można ją wysłać do systemu NCTS. W tym celu strona 80/152

81 należy otworzyć wybraną deklarację w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności deklaracji oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd deklaracji w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania deklaracji podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik). Rysunek 33 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu NCTS i zmieni status deklaracji na Wysłany. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE28, IE16, PWK2 i dalszych. Jeśli deklaracja otrzyma status Odrzucony użytkownik może przenieść ją do archiwum. W tym celu po wyedytowaniu deklaracji należy nacisnąć przycisk Do archiwum. strona 81/152

82 Rysunek 34 Deklaracja tranzytowa przycisk Do archiwum. Na liście deklaracji taki dokument nie będzie widoczny do momentu zaznaczenia pola Z archiwalnymi. Rysunek 35 Lista deklaracji tranzytowych pole Z archiwalnymi Wysłanie wniosku o unieważnienie deklaracji tranzytowej Deklaracja tranzytowa w statusie Przyjęty (po otrzymaniu komunikatu IE28) lub Gwarancja nieważna (po otrzymaniu informacji o nieważności gwarancji IE55) może zostać na wniosek Przedsiębiorcy unieważniona. Wniosek o unieważnienie deklaracji tworzy się poprzez otwarcie właściwej deklaracji w trybie podglądu i wykonanie operacji. Po kliknięciu przycisku otwiera się okno edycji, gdzie należy wpisać uzasadnienie unieważnienia. Przycisk powoduje wygenerowanie komunikatu IE14 i wysłanie go do systemu NCTS. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatu zwrotnego IE09 decyzji o unieważnieniu zgłoszenia (pozytywnej lub negatywnej) Wysłanie sprostowania deklaracji tranzytowej Jeżeli w czasie między ostatnim zatwierdzeniem deklaracji tranzytowej w systemie EMCS a wysyłką nastąpiły zmiany danych o dostawie, wysyła się sprostowanie do deklaracji tranzytowej w postaci komunikatu IE13. W tym celu należy otworzyć deklarację tranzytową w statusie Przyjęty do podglądu a następnie wykonać operację. Po wpisaniu zmienionych danych w poszczególne pola dokumentu należy wykonać operację. Następuje wtedy odblokowanie przycisków oraz. Operacja powoduje sformowanie komunikatu IE13 z uwzględnieniem wprowadzonych do deklaracji zmian, sprawdzenie jego poprawności oraz przesłanie go do systemu NCTS (wysyłka odbywa się tak samo, jak w strona 82/152

83 przypadku deklaracji tranzytowej). Dokument zmienia w tedy status na Wysłane sprostowanie, w którym nie jest możliwe wykonanie żadnych operacji. W odpowiedzi system NCTS przesyła komunikaty zwrotne. Komunikat PWK2 informuje o odrzuceniu sprostowania z powodu błędów w strukturze pliku XML. Komunikat IE05 informuje o odrzuceniu sprostowania z przyczyn merytorycznych (zawiera informację o przyczynach odrzucenia). Odrzucenie sprostowania skutkuje przejściem deklaracji z powrotem do statusu Przyjęty, przy czym pojawia się informacja, że dane w systemie NCTS nie są zgodne z zarejestrowanymi we Wrotach Celnych. Rysunek 36 - Sprostowanie deklaracji tranzytowej - informacja o rozbieżności danych między Wrotami Celnymi a systemem NCTS Można wówczas poprawić błędy przez ponowną edycję i wysłać sprostowanie ponownie lub wykonać operację, co spowoduje odtworzenie w dokumencie danych zgodnych z ostatnimi zarejestrowanymi w systemie NCTS. Odebrany komunikat IE04 informuje o przyjęciu sprostowania w systemie NCTS. Po odebraniu tego komunikatu również następuje przejście deklaracji do statusu Przyjęty, ale dane widniejące we Wrotach Celnych są zgodne z zarejestrowanymi w systemie NCTS Wysłanie wniosku o zwolnienie do tranzytu Jeżeli decyzją Urzędu Celnego zgłaszany towar przeznaczony do tranzytu został poddany kontroli, po zakończeniu kontroli Przedsiębiorca wysyła do systemu NCTS wniosek o zwolnienie do tranzytu. Wniosek tworzy się otwierając zgłoszenie, będące w statusie Kontrola, w trybie podglądu i wykonanie operacji. W następnym oknie wybiera się opcję, zależną od wyniku kontroli i wysyła się wniosek klikając przycisk. strona 83/152

84 Rysunek 37 - Wysyłanie wniosku o zwolnienie do tranzytu Zawiadomienie o przybyciu towaru Zawiadomienie o przybyciu towaru jest dokumentem tworzonym na podstawie Tranzytowego Dokumentu Towarzyszącego w celu wprowadzenia do systemu NCTS informacji, mającej zamknąć operację tranzytu. Dokument ten można utworzyć, podobnie jak deklarację tranzytową, na dwa sposoby: Jako nowy dokument; Jako dokument z szablonu Tworzenie nowego zawiadomienia o przybyciu towaru W celu utworzenia nowego zawiadomienia o przybyciu towaru należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na dwa ekrany: dane podstawowe i zdarzenia. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na drugi. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. strona 84/152

85 Zdarzenia mają układ listy, do której nowy element dopisuje się używając przycisku. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy zdarzeń. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzone Zawiadomienie o przybyciu towaru zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu NCTS Tworzenie zawiadomienia o przybyciu towaru z szablonu Aby utworzyć zawiadomienie o przybyciu towaru z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowego zawiadomienia i otwarcie go w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych zawiadomienie można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu NCTS Edycja zawiadomienia o przybyciu towaru Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W oknie podglądu zawiadomienia w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowego zawiadomienia, z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią zawiadomienia. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu NCTS. strona 85/152

86 Wysłanie zawiadomienia o przybyciu towaru Z chwilą, gdy zawiadomienie zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można je wysłać do systemu NCTS. W tym celu należy otworzyć wybrane zawiadomienie w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności zawiadomienia oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd zawiadomienia w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania zawiadomienia podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 33). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu NCTS i zmieni status zawiadomienia na Wysłany. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE43, IE25, PWK2, IE08 lub IE917. Otrzymanie komunikatu IE25 zawiadomienia o zwolnieniu towaru z tranzytu powoduje zamknięcie procedury i przejście zawiadomienia o przybyciu towaru do statusu Zwolniony z tranzytu. Otrzymanie komunikatu IE43 pozwolenie na rozładunek upoważnia do rozpoczęcia rozładunku oraz obliguje do dalszej obsługi według opisu w rozdziale Pozostałe komunikaty informują o odrzuceniu zawiadomienia. Dokument przechodzi do statusu Odrzucony, w którym można dokonać jego edycji i ponownej wysyłki do systemu NCTS Uwagi rozładunkowe Jeżeli po wysłaniu zawiadomienia o przybyciu towaru w odpowiedzi otrzymamy komunikat IE43 pozwolenie na rozładunek (zawiadomienie przejdzie w tedy do statusu Rozładunek ), należy przesłać do systemu NCTS uwagi rozładunkowe, jako komunikat IE Edycja uwag rozładunkowych Uwagi rozładunkowe tworzone są na podstawie Zawiadomienia o przybyciu towaru, będącego w statusie Rozładunek. W trybie podglądu zawiadomienia widoczny jest przycisk. Dokument jest wstępnie wypełniony informacjami, które pochodzą z zawiadomienia. Pozostaje wpisać stwierdzone rozbieżności lub wpisać w pole Uwagi adnotację Brak uwag oraz zaznaczyć pole Zgodność, a następnie zapamiętać wprowadzone dane przyciskiem. Jeżeli chcemy wyjść z edycji dokumentu z pozostawieniem pierwotnych danych, strona 86/152

87 używamy przycisku. Po przygotowaniu uwag rozładunkowych należy wysłać je do systemu NCTS (patrz rozdział ) Wysłanie uwag rozładunkowych Uwagi rozładunkowe wysyła się do systemu NCTS poleceniem. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności dokumentu oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd komunikatu IE44 w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania deklaracji podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 33). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu NCTS. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Status zawiadomienia zmienia się na Wysłane uwagi rozładunkowe, a dalszym etapem procedury tranzytu jest oczekiwanie na komunikaty PWK1, PWK2, IE25, IE58 lub IE43. Odrzucenie uwag rozładunkowych (komunikat PWK2 lub IE58 zmiana statusu zawiadomienia na Odrzucone uwagi rozładunkowe ) lub ponowne otrzymanie komunikatu IE43 (zmiana statusu zawiadomienia na Rozładunek ) powoduje konieczność ponownej edycji uwag rozładunkowych i wysłania ich do systemu NCTS. Otrzymanie komunikatu IE25 zawiadomienia o zwolnieniu towaru z tranzytu powoduje zamknięcie procedury i przejście zawiadomienia o przybyciu towaru do statusu Zwolniony z tranzytu Ogólnopolski System Obsługi Zabezpieczeń i Pozwoleń OSOZ Zabezpieczenia są rejestrowane w usłudze Wrota Celne w postaci listy. Aby dane zabezpieczenie znalazło się na liście w usłudze, należy je zarejestrować. Zarejestrowane zabezpieczenie można aktualizować, zmieniać jego kod dostępu lub usunąć zabezpieczenie z listy usługi. Po wybraniu opcji menu na ekranie pojawia się okno listy zabezpieczeń, które umożliwia obsługę dokumentów zgodnie z ogólnym opisem, zamieszczonym w rozdziale 4.1. strona 87/152

88 Rysunek 38 - Lista zabezpieczeń OSOZ w usłudze Wrota Celne Rejestracja zabezpieczenia Rejestracja nowego zabezpieczenia polega na wpisaniu w oknie edycji numeru GRN zabezpieczenia oraz jego typu (patrz Rysunek 39). Okno to otwiera się przez użycie przycisku w nagłówku listy zabezpieczeń. Zabezpieczenie, które ma być widoczne w usłudze Wrota Celne, musi być zarejestrowane w systemie OSOZ, aby możliwe było pobranie stamtąd jego pełnych danych oraz późniejsza ich aktualizacja. Rysunek 39 - Rejestracja zabezpieczenia Użycie przycisku powoduje wpisanie zabezpieczenia na listę. strona 88/152

89 Tak zarejestrowane zabezpieczenie nie zawiera jeszcze pełnych danych. Następną czynnością jest pobranie ich z systemu OSOZ. W tym celu należy wykonać aktualizację danych zabezpieczenia obejmującą informacje ogólne (patrz rozdział 9.2.2). Każde zabezpieczenie, identyfikowane numerem GRN, może być zarejestrowane tylko raz w ramach danej firmy. W przypadku firm wielooddziałowych, gdy zabezpieczenie ma być używane i widziane w więcej niż jednym oddziale, należy zarejestrować je tylko w jednym z nich, a następnie wykonać operację i na liście oddziałów zaznaczyć te, w których zabezpieczenie będzie używane (patrz rozdział 9.2.7) Aktualizacja danych o zabezpieczeniu Aktualizacja polega na wysłaniu do systemu OSOZ zapytania o określony zakres danych o zabezpieczeniu (komunikat Question) i otrzymaniu odpowiedzi zawierającej żądane informacje (komunikat QuestionResult) Zakres aktualizowanych danych może obejmować: Informacje ogólne o zabezpieczeniu; Historię użycia zabezpieczenia; Aktualne wykorzystanie zabezpieczenia (obciążona kwota i dostępne saldo); Listę użyć aktualnie obciążających saldo zabezpieczenia. W celu wysłania zapytania należy otworzyć zabezpieczenie do przeglądu poprzez kliknięcie na dane w wierszu zawierającym żądane zabezpieczenie lub używając ikony w kolumnie Obsługuj. W obszarze poleceń należy wybrać polecenie, po czym w oknie aktualizacji wybrać właściwy zakres aktualizacji, (jeśli wybrano Użycia, należy również określić zakres dat), wpisać kod dostępu i przycisnąć przycisk. Jeżeli dane są poprawne, pojawi się następne okno ze sformowanym zapytaniem w formacie XML oraz wyborem opcji wysłania zapytania z podpisem elektronicznym lub bez. Rysunek 40 - Okno aktualizacji zabezpieczenia strona 89/152

90 Po wysłaniu zapytania o aktualizację danych zmienia się status zabezpieczenia na Oczekiwanie na odpowiedź. Jeżeli zapytanie zawierało niepoprawne dane (błędy formalne) i nie mogło być przetworzone w systemie OSOZ, odpowiedzią jest komunikat PWK2. Jeżeli natomiast system OSOZ nie mógł udzielić poprawnej odpowiedzi na zapytanie, w odpowiedzi jest informacja o odrzuceniu zapytania. W obydwu przypadkach status zabezpieczenia zostaje zmieniony na Odrzucenie zapytania. Jeżeli natomiast zapytanie zostanie przetworzone i odpowiedź zawiera dane, pozwalające na aktualizację wpisu w bazie Wrót Celnych, taka aktualizacja ma miejsce a zabezpieczenie wraca do statusu Zarejestrowany Zmiana kodu dostępu Użytkownik może w celach bezpieczeństwa zmieniać obowiązujące kody dostępu do zabezpieczenia. Kod dostępu, to czteroelementowy ciąg znaków alfanumerycznych, przy czym wielkość znaków literowych jest istotna. Aby dokonać takiej zmiany, należy otworzyć zabezpieczenie do przeglądu poprzez kliknięcie na dane w wierszu zawierającym żądane zabezpieczenie lub używając ikony w kolumnie Obsługuj. W obszarze poleceń należy wybrać polecenie, a następnie na ekranie zmiany kodów należy w polu Dotychczasowy kod dostępu podać jeden z aktualnych kodów dostępu do danego zabezpieczenia, natomiast w sekcji Nowe kody dostępu wpisać na listę (przycisk ) wszystkie kody dostępu, jakie mają być zarejestrowane dla danego zabezpieczenia. Rysunek 41 - Zmiana kodów dostępu do zabezpieczenia W systemie OSOZ zabezpieczenie może posiadać wiele kodów dostępu. Kody obowiązujące są nadpisywane kodami z listy aktualnie wysyłanej. Oznacza to, że ważne są tylko te kody, które znajdują się na ostatnio wysłanej liście. Zatwierdzić wysłanie komunikatu o zmianie kodów dostępu można tylko przy pomocy jednego z kodów obowiązujących przed wysłaniem nowej listy. strona 90/152

91 Usunięcie zabezpieczenia z listy Jeżeli wpisano na listę zabezpieczeń informację, która jest niepoprawna (nie istnieje zabezpieczenie o takich parametrach w systemie OSOZ), możliwe jest usunięcie takiego zapisu z listy. Po otwarciu zabezpieczenia w trybie przeglądania widoczne jest wtedy polecenie. Użycie tego przycisku powoduje usunięcie wybranego wpisu po zatwierdzeniu w dodatkowym oknie. Jeżeli zabezpieczenie zostało przynajmniej raz poprawnie zaktualizowane z systemem OSOZ, usunięcie go z listy jest niemożliwe Automatyczna aktualizacja Możliwe jest włączenie automatycznej aktualizacji danych zabezpieczenia w zakresie Aktualnego wykorzystania (saldo zabezpieczenia, aktualnie wykorzystana kwota, liczba użyć aktualnie obciążających zabezpieczenie). Jeśli ta funkcja jest włączona, to system co określony czas generuje i wysyła do systemu OSOZ komunikat Question dotyczący jedynie aktualnego wykorzystania. Włączanie tej funkcji, częstotliwość jej działania, a także kod dostępu używany podczas tych operacji są parametrami możliwymi do ustawienia podczas operacji (patrz rozdział 9.2.7) Automatyczna lokalna kontrola salda zabezpieczeń akcyzowych Dla zabezpieczeń akcyzowych system prowadzi automatyczną kontrolę salda polegającą na porównywaniu kwoty zabezpieczenia wyliczonej dla każdego dokumentu e-ad Wysyłka z aktualnym saldem zabezpieczenia używanego dla danego dokumentu. Podczas tej kontroli system opiera się zarówno na saldzie zabezpieczenia pobranym z systemu OSOZ, jak i na lokalnie wyliczanym saldzie zabezpieczenia widocznym w polu Saldo wyliczone. Saldo to jest obliczane w następujący sposób: po odebraniu komunikatu IE801 dla dokumentu e-ad Wysyłka, w którym jest wpisana Kwota zabezpieczenia kwota ta jest odejmowana od dotychczasowego salda, po odebraniu komunikatu IE818 dla dokumentu e-ad Wysyłka, w którym jest wpisana Kwota zabezpieczenia : o o o jeśli odebrany komunikat wskazuje na odbiór lub wyprowadzenie towaru bez zastrzeżeń, Kwota zabezpieczenia jest dodawana do dotychczasowego salda, jeśli komunikat wskazuje na całkowitą odmowę odbioru, saldo nie jest zmieniane, jeśli komunikat mówi o częściowej odmowie lub zastrzeżeniach, wywoływana jest automatyczna aktualizacja salda zabezpieczenia (patrz rozdział 9.2.5). Aktualizacja danych zabezpieczenia (pobranie danych z systemu OSOZ) obejmująca saldo powoduje usunięcie salda wyliczonego. strona 91/152

92 Podczas każdego zapisu dokumentu e-ad Wysyłka, w którym jest wpisana Kwota zabezpieczenia lub próby wysłania projektu e-ad sprawdzane jest saldo zabezpieczenia wyliczone po odjęciu Kwoty zabezpieczenia z e-ad od aktualnego salda zabezpieczenia (lub salda wyliczonego, gdy takie istnieje). Jeśli saldo to jest niższe niż poziom blokady, system uniemożliwia wysłanie projektu e-ad. Jeśli saldo znajdzie się pomiędzy poziomem blokady a poziomem ostrzeżenia, na dokumencie e-ad Wysyłka zostanie wyświetlone ostrzeżenie o niskim poziomie salda. Kwoty oznaczające poziom ostrzeżenia i poziom blokady salda zabezpieczenia są możliwe do ustawiania podczas operacji (patrz rozdział 9.2.7) Konfiguracja zabezpieczenia Po dokonaniu pierwszej poprawnej aktualizacji zabezpieczenia możliwa jest konfiguracja zabezpieczenia w następującym zakresie: Lista oddziałów firmy, w których zabezpieczenie będzie widziane i używane automatyczna kontrola salda zabezpieczenia działa tylko dla dokumentów e-ad Wysyłka rejestrowanych w oddziałach wymienionych na tej liście. Automatyczna aktualizacja salda zabezpieczenia istnieje możliwość włączania i wyłączania tej funkcji, a także ustawiania częstotliwości, z jaką ma ona działać oraz kodu dostępu, jakiego ma używać. Wartości salda zabezpieczenia traktowanych jako poziom blokujący i poziom ostrzeżenia. W celu dokonania tych konfiguracji należy użyć przycisku, wypełnić odpowiednie pola w sekcji Konfiguracja i Lista oddziałów używających zabezpieczenia a następnie potwierdzić przyciskiem System kontroli eksportu ECS Deklaracja eksportowa Deklaracja eksportowa, to podstawowy dokument w procedurze ECS. Na jej podstawie generowany jest komunikat IE515, wysyłany do systemu ECS administracji celnej. Deklarację eksportową w usłudze Wrota Celne można utworzyć na dwa sposoby: Jako nowy dokument; Jako dokument z szablonu Tworzenie nowej deklaracji eksportowej W celu utworzenia nowej deklaracji eksportowej należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania strona 92/152

93 otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na ekrany, których hierarchia widoczna jest w oknie struktury dokumentu (patrz Rysunek 32). W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w odpowiedni nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na kolejny. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Na ekranie Podmioty wpisuje się dane podmiotów, wypełniając poszczególne pola lub wybiera się podmioty z bazy kontrahentów w sposób omówiony w rozdziale Na tym ekranie użytkownik może zaznaczyć pole Przesyłaj otrzymane komunikaty IE529 i IE599 na adres , a w polu należy wprowadzić adres poczty elektronicznej, na który będą wysyłane wspomniane komunikaty (adres nie może należeć do Opisywane pole jest widoczne w części dotyczącej nadawcy. Na ekranie Urzędy celne i lokalizacja wpisuje się w odpowiednie miejsca kody urzędów celnych zgłoszenia i przeznaczenia oraz tworzy się listę urzędów tranzytowych. Aby dodać nową pozycję na liście urzędów tranzytowych, należy użyć przycisku w nagłówku listy. Wpisanie w pole kodu UC kilu znaków (np. nazwa miejscowości) ogranicza listę wyświetlanych urzędów celnych do tych, których lokalizacja zawiera wpisany tekst. Na ekranie Transport umieszcza się informację o krajach, przez terytorium, których przewożone będą towary. Kraje identyfikowane są dwuliterowym kodem. Wpisanie znaku do pola ogranicza wyświetlany wykaz krajów do tych, które zawierają w kodzie wpisany znak. Listę krajów tworzy się przez dodanie nowej pozycji z użyciem przycisku. strona 93/152

94 Rysunek 42 - Deklaracja eksportowa - edycja Ekran Towary pozwala na wyspecyfikowanie towarów, objętych deklaracją. Jak poprzednio, nową pozycję wpisuje się przez dodanie przyciskiem. Struktura danych o każdym towarze ma postać drzewa, podobnie jak cały dokument. Poddrzewo każdego towaru zawiera dane o towarze, o podmiotach (nadawca, odbiorca) oraz o dokumentach towarzyszących towarowi, zawartych w zakładkach Dokumenty poprzednie, Dokumenty wymagane oraz Informacje dodatkowe. Ekran Szczegóły pozwala na wpisanie informacji dotyczących warunków dostawy, rodzaju i warunków transakcji oraz danych o procedurze Składu celnego. Ekran Zamknięcia celne służy do wpisania ilości zamknięć oraz cech liczbowych każdego zamknięcia. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy zamknięć celnych. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzoną Deklarację eksportową zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Równocześnie w przypadku rozbieżności między informacją sumaryczną a danymi w specyfikacji towarów istnieje możliwość automatycznego przeliczenia odpowiednich pól w deklaracji. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu ECS. strona 94/152

95 Tworzenie deklaracji eksportowej z szablonu Aby utworzyć Deklarację eksportową z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowej Deklaracji eksportowej i otwarcie jej w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych Deklarację można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu ECS Edycja deklaracji eksportowej Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony oraz w statusie Przyjęty (patrz p wysłanie sprostowania deklaracji eksportowej). W oknie podglądu deklaracji w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowej deklaracji z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią deklaracji. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu ECS Wysłanie deklaracji eksportowej Z chwilą, gdy deklaracja zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można ją wysłać do systemu ECS. W tym celu należy otworzyć wybraną deklarację w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności deklaracji oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd deklaracji w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania deklaracji podpisem strona 95/152

96 elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik). Rysunek 43 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu ECS i zmieni status deklaracji na Wysłany. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE528, IE516, PWK2 i dalszych Wysłanie wniosku o unieważnienie deklaracji eksportowej Deklaracja eksportowa w statusie Przyjęty (po otrzymaniu komunikatu IE528) i Zwolniony (po otrzymaniu komunikatu IE529) może zostać na wniosek Przedsiębiorcy unieważniona. Wniosek o unieważnienie deklaracji tworzy się poprzez otwarcie właściwej deklaracji w trybie podglądu i wykonanie operacji. Po kliknięciu przycisku otwiera się okno edycji, gdzie należy wpisać uzasadnienie unieważnienia. Przycisk powoduje wygenerowanie komunikatu IE514 i wysłanie go do systemu ECS. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatu zwrotnego IE509 decyzji o unieważnieniu zgłoszenia (pozytywnej lub negatywnej). strona 96/152

97 Wysłanie sprostowania deklaracji eksportowej Aby wysłać sprostowanie deklaracji eksportowej, należy dokonać zmian w deklaracji eksportowej w statusie Przyjęty (jak opisano w p ), a następnie wysłać ją do systemu ECS (jak opisano w p ). Wysłanie takiej poprawionej deklaracji jest równoznaczne z wysłaniem sprostowania, a aplikacja Wrota Celne automatycznie generuje w tym trybie komunikat IE513. Status deklaracji równocześnie zmieni się na Wysłane sprostowanie. W tym statusie oczekiwane są komunikaty PWK1, PWK2, IE504 oraz IE505. Jeżeli otrzymamy komunikat PWK2 lub sekwencję PWK1 IE505, jest to informacja, że sprostowanie nie zostało przyjęte przez system ECS. Deklaracja, zawierająca zmodyfikowane dane wraca do statusu Przyjęty. W systemie ECS znajdują się w tym czasie dane z pierwotnej ostatniej przyjętej wersji deklaracji. O takim stanie rzeczy informuje tekst Dokument został zmodyfikowany po wysłaniu do systemu docelowego, widoczny w oknie danych podstawowych deklaracji. Jeśli otrzymamy sekwencję komunikatów PWK1 IE504, jest to informacja, że sprostowanie deklaracji zostało przez system ECS przyjęte. Status deklaracji zmienia się na Przyjęty, a dane zarejestrowane w systemie ECS zgodne są z danymi w dokumencie Wydruk dokumentu EAD Wywozowego Dokumentu Towarzyszącego Deklaracja eksportowa w statusie Zwolniony pozwala na wydrukowanie Wywozowego Dokumentu Towarzyszącego. W tym celu należy otworzyć Deklarację eksportową w trybie podglądu, otworzyć zakładkę Komunikaty i zaznaczyć gałąź Attachment [In] pod komunikatem IE529. Rysunek 44 - Wywozowy Dokument Towarzyszący jako załącznik do IE529. Wybranie tej pozycji otwiera podgląd pliku w formacie.pdf zawierającego dokument EAD. Przycisk Drukuj umożliwia wydruk dokumentu na drukarce lokalnej. Przycisk Drukuj Rysunek 45 - Wydruk EAD. strona 97/152

98 Deklaracja w procedurze awaryjnej W przypadku problemów z komunikacją elektroniczną z systemem ECS PL możliwa jest obsługa deklaracji eksportowej w procedurze awaryjnej. Może ona zostać uruchomiona na każdym etapie obsługi dokumentu, przy czym w statusach Zarejestrowany, Odrzucony lub Unieważniony zmianie ulega status na Procedura awaryjna, a w przypadku pozostałych ustawiana jest flaga Procedura awaryjna bez zmiany statusu. Uruchomienie opisywanej procedury jest możliwe przy użyciu przycisku odpowiednio oznaczany.. Po wykonaniu tej czynności dokument jest Rysunek 46 Oznaczenie Deklaracji eksportowej w procedurze awaryjnej. Podczas rozpoczynania procedury awaryjnej użytkownik otrzymuje komunikat informujący o dalszych krokach, jakie należy wykonać. Rysunek 47 Informacja o rozpoczęciu procedury awaryjnej na Deklaracji eksportowej. Po rozpoczęciu procedury awaryjnej możliwy jest wydruk dokumentu. W tym celu należy wybrać przycisk okna podglądu wydruku., co powoduje otwarcie strona 98/152

99 Rysunek 48 Wydruk ESS. Ponadto w procedurze awaryjnej wrota umożliwiają zapisanie komunikatu IE515 (przycisk ). Powoduje to zapisanie komunikatu na zakładce komunikatów Deklaracji eksportowej Zawiadomienie o przybyciu towaru Zawiadomienie o przybyciu towaru jest dokumentem tworzonym w celu powiadomienia o przedstawieniu towaru w UWA (Urzędzie Celnym Wyprowadzenia). Tworzone jest na podstawie Wywozowego Dokumentu Towarzyszącego lub wypełniane na podstawie danych od osoby przedstawiającej towar oraz przesyłane elektronicznie do systemu ECS. Dokument ten można utworzyć, podobnie jak deklarację eksportową, na dwa sposoby: jako nowy dokument; jako dokument z szablonu Tworzenie nowego zawiadomienia o przybyciu towaru W celu utworzenia nowego zawiadomienia o przybyciu towaru należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na dwa ekrany: dane podstawowe i towary. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na drugi. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. strona 99/152

100 Towary mają układ listy, do której nowy element dopisuje się używając przycisku. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy towarów. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzone Zawiadomienie o przybyciu towaru zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu ECS Tworzenie zawiadomienia o przybyciu towaru z szablonu Aby utworzyć zawiadomienie o przybyciu towaru z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowego zawiadomienia i otwarcie go w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych zawiadomienie można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu ECS Edycja zawiadomienia o przybyciu towaru Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W oknie podglądu zawiadomienia w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowego zawiadomienia, z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią zawiadomienia. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu ECS. strona 100/152

101 Wysłanie zawiadomienia o przybyciu towaru Z chwilą, gdy zawiadomienie zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można je wysłać do systemu ECS. W tym celu należy otworzyć wybrane zawiadomienie w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności zawiadomienia oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd zawiadomienia w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania zawiadomienia podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 43). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu ECS i zmieni status zawiadomienia na Wysłany. Użycie polecenia pliku XML bez podpisu elektronicznego. powoduje przesłanie Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE521, IE525, PWK2, IE508 lub IE561. Otrzymanie komunikatu IE525 zawiadomienia o zwolnieniu towaru do wyprowadzenia powoduje zamknięcie procedury i przejście zawiadomienia o przybyciu towaru do statusu Zwolniony do wyprowadzenia. Otrzymanie komunikatu IE561 zawiadomienia o kontroli informuje o podjęciu przez funkcjonariusza celnego w UWA decyzji o fizycznej kontroli towarów, przeznaczonych do wyprowadzenia. Otrzymanie komunikatu IE521 odrzucenia zmiany trasy oznacza odmowę dalszej obsługi w Systemie zawiadomienia o przybyciu towaru na granicę. Komunikat ten jest przekazywany zwrotnie podmiotowi przedstawiającemu towar na granicy. Zawiadomienie przechodzi wówczas do statusu Zmiana trasy odrzucona. Pozostałe komunikaty informują o odrzuceniu zawiadomienia. Dokument przechodzi do statusu Odrzucony, w którym można dokonać jego edycji i ponownej wysyłki do systemu ECS Manifest eksportowy Jeżeli w wysłanym zawiadomieniu o przybyciu towaru na granicę zadeklarowano informację o składowaniu towarów, w UWA należy złożyć Manifest eksportowy, przesyłany do systemu ECS w formie komunikatu IE547, podpisanego kluczem do bezpiecznej transmisji danych. Dokument ten można utworzyć, podobnie jak deklarację eksportową, na dwa sposoby: Jako nowy dokument; Jako dokument z szablonu. strona 101/152

102 Tworzenie nowego Manifestu eksportowego W celu utworzenia nowego zawiadomienia o przybyciu towaru należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na dwa ekrany: dane podstawowe i towary. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na drugi. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Towary mają układ listy, do której nowy element dopisuje się używając przycisku. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy towarów. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzony Manifest eksportowy zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Równocześnie w przypadku rozbieżności między informacją sumaryczną a danymi w specyfikacji towarów istnieje możliwość automatycznego przeliczenia odpowiednich pól w deklaracji. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu ECS Tworzenie Manifestu eksportowego z szablonu Aby utworzyć Manifest eksportowy z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowego Manifestu i otwarcie go w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych Manifest można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu ECS Edycja Manifestu eksportowego Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W oknie podglądu Manifestu w obszarze operacji widoczne jest polecenie strona 102/152

103 , którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowego Manifestu, z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status Manifestu pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status Manifestu zmienia się na Zarejestrowany a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią Manifestu. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu ECS Wysłanie Manifestu eksportowego Z chwilą, gdy Manifest zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można go wysłać do systemu ECS. W tym celu należy otworzyć wybrany Manifest w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności Manifestu oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd Manifestu w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania zawiadomienia podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 43). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu ECS i zmieni status zawiadomienia na Wysłany. Użycie polecenia pliku XML bez podpisu elektronicznego. powoduje przesłanie Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, PWK2 lub IE548. Otrzymanie sekwencji komunikatów PWK1 i IE548 z informacją o przyjęciu Manifestu powoduje zamknięcie procedury i przejście Manifestu eksportowego do statusu Przyjęty. Otrzymanie komunikatu PWK2 lub sekwencji PWK1 i IE548 z informacją o odrzuceniu oznacza negatywny wynik walidacji formalnej lub merytorycznej. Dokument przechodzi wówczas do statusu Odrzucony, w którym można dokonać jego edycji i ponownej wysyłki do systemu ECS. strona 103/152

104 Wywozowa deklaracja skrócona Wywozowa deklaracja skrócona to jeden z dokumentów w procedurze ECS. Na jej podstawie generowany jest komunikat IE615, wysyłany do systemu ECS administracji celnej. Wywozową deklarację skróconą w usłudze Wrota Celne można utworzyć na trzy sposoby: Jako nowy dokument; Jako dokument z szablonu; Zaczytanie z pliku Tworzenie nowej wywozowej deklaracji skróconej W celu utworzenia nowej deklaracji WDS należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na ekrany, których hierarchia widoczna jest w oknie struktury dokumentu. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w odpowiedni nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na kolejny. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Na ekranie Podmioty wpisuje się dane podmiotów, wypełniając poszczególne pola lub wybiera się podmioty z bazy kontrahentów w sposób omówiony w rozdziale W elemencie Urzędy celne wpisuje się w odpowiednie miejsca kody urzędów celnych zgłoszenia i wyprowadzenia. Wpisanie w pole kodu UC kilu znaków (np. nazwa miejscowości) ogranicza listę wyświetlanych urzędów celnych do tych, których lokalizacja zawiera wpisany tekst. strona 104/152

105 Rysunek 49 Wywozowa deklaracja skrócona - edycja Ekran Towary pozwala na wyspecyfikowanie towarów, objętych deklaracją. Jak poprzednio, nową pozycję wpisuje się przez dodanie przyciskiem. Struktura danych o każdym towarze ma postać drzewa, podobnie jak cały dokument. Poddrzewo każdego towaru zawiera dane o towarze, o podmiotach (nadawca, odbiorca) oraz o dokumentach towarzyszących towarowi, zawartych w zakładce Dokument wymagany, jak również informacje zawarte na zakładkach Opakowania i Kontener. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzoną Wywozową deklarację skróconą zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Równocześnie w przypadku rozbieżności między informacją sumaryczną a danymi w specyfikacji towarów istnieje możliwość automatycznego przeliczenia odpowiednich pól w deklaracji. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu ECS Tworzenie wywozowej deklaracji skróconej z szablonu Aby utworzyć Deklarację tranzytową z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję: strona 105/152

106 , a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowej Wywozowej deklaracji skróconej i otwarcie jej w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych Deklarację można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu ECS Edycja wywozowej deklaracji skróconej Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony oraz w statusie Przyjęty. W oknie podglądu deklaracji w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowej deklaracji z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią deklaracji. Dokument w statusie Zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu ECS Wysłanie wywozowej deklaracji skróconej Z chwilą, gdy deklaracja zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można ją wysłać do systemu ECS. W tym celu należy otworzyć wybraną deklarację w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności deklaracji oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd deklaracji w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania deklaracji podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik). strona 106/152

107 Rysunek 50 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu ECS i zmieni status deklaracji na Wysłany. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE628, IE616, PWK2 i dalszych Wysłanie sprostowania wywozowej deklaracji skróconej Aby wysłać sprostowanie wywozowej deklaracji skróconej, należy dokonać zmian w deklaracji w statusie Przyjęty (jak opisano w p ), a następnie wysłać ją do systemu ECS (jak opisano w p ). Wysłanie takiej poprawionej deklaracji jest równoznaczne z wysłaniem sprostowania, a aplikacja Wrota Celne automatycznie generuje w tym trybie komunikat IE613. Status deklaracji równocześnie zmieni się na Wysłane sprostowanie. W tym statusie oczekiwane są komunikaty PWK1, PWK2, IE604 lub IE605. Jeżeli otrzymamy komunikat PWK2 lub sekwencję PWK1 IE605, jest to informacja, że sprostowanie nie zostało przyjęte przez system ECS. Deklaracja, zawierająca zmodyfikowane dane wraca do statusu Przyjęty. W systemie ECS znajdują się w tym czasie dane z pierwotnej ostatniej przyjętej wersji deklaracji. O takim stanie rzeczy informuje tekst Dokument został zmodyfikowany po wysłaniu do systemu ECS, widoczny w oknie danych podstawowych deklaracji. Jeśli otrzymamy sekwencję komunikatów PWK1 IE604, jest to informacja, że sprostowanie deklaracji zostało przez system ECS przyjęte. Status deklaracji zmienia się na Przyjęty, a dane zarejestrowane w systemie ECS zgodne są z danymi w dokumencie. strona 107/152

108 Powrót do poprzednich danych Wrota celne umożliwiają wycofanie wysłanych ostatnio do ECS PL danych z dokumentu WDS (komunikat IE615 lub IE613). Operacja jest możliwa, jeśli dokument znajduje się w statusie Przyjęty i nie otrzymano do niego jeszcze żadnej odpowiedzi (brak akceptacji lub odrzucenia zmian). W celu przywrócenia poprzednich danych należy wyświetlić dokument WDS i nacisnąć na nim przycisk. Pojawia się prośba o potwierdzenie operacji, po akceptacji której przywracane są dane z ostatniego komunikatu IE615 lub IE Deklaracja w procedurze awaryjnej W przypadku problemów z komunikacją elektroniczną z systemem ECS PL możliwa jest obsługa wywozowej deklaracji skróconej w procedurze awaryjnej. Może ona zostać uruchomiona na każdym etapie obsługi dokumentu, przy czym w statusach Zarejestrowany, Odrzucony lub Przyjęty zmianie ulega status na Procedura awaryjna, a w przypadku pozostałych ustawiana jest flaga Procedura awaryjna bez zmiany statusu. Uruchomienie opisywanej procedury jest możliwe przy użyciu przycisku odpowiednio oznaczany.. Po wykonaniu tej czynności dokument jest Rysunek 51 Oznaczenie Wywozowej deklaracji skróconej w procedurze awaryjnej. Po rozpoczęciu procedury awaryjnej możliwy jest wydruk dokumentu. W tym celu należy wybrać przycisk okna podglądu wydruku., co powoduje otwarcie strona 108/152

109 Rysunek 52 Wydruk SSD System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych EMCS Obsługa Elektronicznego Dokumentu Administracyjnego e-ad po stronie Wysyłającego Od wersji 1.8 dodano do okna listy dokumentów e-ad po stronie wysyłającego znacznik nadwyżki/niedoboru towaru. Rysunek 53 Oznaczenie nadwyżki/niedoboru towaru. Oznaczenie to pojawia się przy dokumentach w statusie Wyroby dostarczone jeśli odbierający zaznaczył na raporcie odbioru zastrzeżenia dotyczące rozbieżności w ilości odebranego towaru. strona 109/152

110 Tworzenie nowego projektu e-ad W celu utworzenia nowego projektu dokumentu e-ad należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Formularz podzielony jest na ekrany: e-ad Wysyłka, Podmioty, Wyroby i Zabezpieczenia. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na drugi. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Wyroby mają układ listy. Ponieważ w e-ad występuje przynajmniej jeden wyrób, pierwszy element wpisuje się przez edycję istniejącego pustego wpisu. Następne wyroby dopisuje się używając przycisku. UWAGA: przy dodawaniu nowej pozycji do listy wyrobów istnieje możliwość wpisania do dokumentu danych z bazy danych referencyjnych (patrz rozdz ) Niepoprawne wpisy poprawia się korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usuwa korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy wyrobów. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzony projekt e- AD zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. UWAGA: Zaleca się wykonywanie zapisu dokumentu w czasie tworzenia, aby zmniejszyć ryzyko utraty wprowadzonych danych wskutek np. przerwania połączenia internetowego. Podczas zapisu sprawdzana jest poprawność danych w dokumencie. Istnienie błędów nie jest przeszkodą, aby dokument został zapisany. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu EMCS PL. Od wersji aplikacji Wrota Celne dodano w części Wyroby podsumowanie mas brutto z wszystkich pozycji, a na poszczególnych pozycjach pola: Masa netto, Ilość, Maksymalna cena detaliczna za 20 szt. lub za kilogram. strona 110/152

111 Rysunek 54 Podsumowanie mas brutto pozycji. Rysunek 55 Nowe pola w części Wyroby Tworzenie projektu e-ad z szablonu Aby utworzyć projekt dokumentu e-ad z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowego projektu e-ad i otwarcie go w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych projekt e-ad można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu EMCS Edycja projektu e-ad Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W oknie podglądu e-ad w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowego e-ad, z tą różnicą, że pola są wypełnione strona 111/152

112 aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status dokumentu e-ad pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status dokumentu zmienia się na Zarejestrowany. a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią projektu e-ad. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu EMCS Wysłanie powiadomienia o wysyłce wyrobów Jeżeli Wysyłający wprowadzi do dokumentu e-ad wszystkie niezbędne dane, może przed dokonaniem załadunku przesłać do systemu EMCS powiadomienie o wysyłce wyrobów w formie komunikatu PL814, aby uzyskać informację o planowanej kontroli. W tym celu należy w statusie Zarejestrowany wykonać polecenie. Po zatwierdzeniu następuje sprawdzenie poprawności danych, a następnie uruchamia się procedura wyboru podpisu elektronicznego. Po podpisaniu komunikat wysyłany jest do systemu EMCS. Fakt ten odnotowywany jest przez umieszczenie wpisu w kolejce komunikatów związanych z zarejestrowanym projektem dokumentu e-ad. Odbiór powiadomienia potwierdzany jest przez system EMCS PL komunikatem TraderToEMCSResponse w statusie ACCEPTANCE Wysłanie projektu e-ad Z chwilą, gdy dokument e-ad zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można go wysłać do systemu EMCS. W tym celu należy otworzyć wybrany dokument w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności dokumentu oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd projektu e-ad w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania dokumentu podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 43). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu EMCS i zmieni status dokumentu strona 112/152

113 e-ad na Wysłany. Użycie polecenia przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. UWAGA: System EMCS wymaga podpisu elektronicznego dla każdego wysyłanego komunikatu. powoduje Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PL704, IE801 lub IE839. Otrzymanie komunikatu IE801 z zatwierdzonym dokumentem e-ad powoduje przejście dokumentu do statusu Przyjęty. W dokumencie e- AD wypełniają się wówczas automatycznie pola Data i czas pierwszego zatwierdzenia e-ad, Data i czas zatwierdzenia e-ad oraz numer ARC. Oznacza to możliwość rozpoczęcia procedury przemieszczania towarów i równoczesne zajęcie odpowiedniej części wymaganego zabezpieczenia w systemie OSOZ. Otrzymanie komunikatu PL704 lub IE839 z informacją o odrzuceniu oznacza negatywny wynik walidacji formalnej lub merytorycznej. Dokument przechodzi wówczas do statusu Odrzucony Wyliczanie kwoty zabezpieczenia i automatyczna kontrola salda zabezpieczenia Dla każdego rejestrowanego dokumentu e-ad Wysyłka system automatycznie wylicza wysokość kwoty zabezpieczenia, jaka będzie konieczna dla danego przemieszczania towarów akcyzowych. Wyliczenie to odbywa się zgodnie z algorytmem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów, a jego podstawą są informacje o przemieszczanych wyrobach podane w dokumencie. Wynik tego wyliczenia jest widoczny w polu Kwota zabezpieczenia w sekcji Zabezpieczenie (11) na ekranie dokumentu e-ad Wysyłka. Automatyczne wyliczanie może zostać wyłączone, w tym celu należy usunąć zaznaczenie znajdującego się obok pola Wyliczaj kwotę zabezpieczenia automatycznie. Jeśli jest ono włączone, odbywa się przy każdym zapisie dokumentu. Samo pole Kwota zabezpieczenia jest dostępne do edycji, a więc umożliwia zarówno zmodyfikowanie wyliczonej kwoty, jak też wpisanie jej ręcznie przy wyłączonym automatycznym wyliczaniu. Kwota ta nie jest częścią projektu e-ad wysyłanego do systemu EMCS, a jedynie służy do automatycznej kontroli salda zabezpieczenia używanego przy danym przemieszczaniu, o ile zabezpieczenie to również jest zarejestrowane we Wrotach Celnych. Automatyczna kontrola salda zabezpieczenia jest realizowania przy każdym zapisie dokumentu, a także podczas operacji wysłania projektu e-ad. Polega ona na sprawdzeniu, czy podana kwota zabezpieczenia mieści się w dostępnym saldzie zabezpieczenia. W danych zabezpieczenia (patrz rozdział 9.2.7) można ustawić kwoty salda zabezpieczenia traktowane jako poziom ostrzeżenia i poziom blokujący. Jeśli saldo zabezpieczenia pomniejszone o podaną na dokumencie kwotę zabezpieczenia dla danego przemieszczania będzie niższe, niż wartość zdefiniowana w zabezpieczeniu jako poziom ostrzeżenia, ale wyższe niż poziom blokujący, wówczas wyświetlone zostanie na ekranie ostrzeżenie o niskim saldzie zabezpieczenia. Jeśli natomiast wartość ta będzie niższa niż określona jako poziom blokady, wysłanie projektu e-ad zostanie zablokowane. strona 113/152

114 Wysłanie wyjaśnienia opóźnienia odbioru wyrobów Jeżeli obsługa sprawy tego wymaga (otrzymano z systemu EMCS PL komunikat IE802 z zapytaniem o przyczynę opóźnienia w odbiorze wyrobów), możliwe jest wysłanie do systemu EMCS wyjaśnienia w postaci komunikatu PL837. W tym celu w oknie podglądu dokumentu e-ad należy użyć przycisku. Pojawia się wtedy okno, umożliwiające wpisanie danych, niezbędnych do wysłania wyjaśnienia. Rysunek 56 - Formularz wyjaśnienia opóźnienia w odbiorze towarów Po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd wyjaśnienia w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania dokumentu podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 43). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu EMCS PL Zmiana miejsca przeznaczenia Jeżeli następuje zmiana danych, dotyczących miejsca przeznaczenia, odbiorcy lub transportu, zanim rozpocznie się przemieszczanie towarów akcyzowych, wysyła się do systemu EMCS PL powiadomienie o zmianie miejsca przeznaczenia (komunikat PL813). Komunikat ten wysyła się również, kiedy Odbiorca odmówi przyjęcia części lub całości dostawy, aby móc przemieścić nieodebrane towary do nowego miejsca przeznaczenia lub zwrócić do miejsca wysyłki. W tym celu używa się polecenia. Otwiera się wtedy okno z możliwością wpisania uaktualnionych danych (Rysunek 57). strona 114/152

115 Rysunek 57 - Zmiana miejsca przeznaczenia Po wpisaniu danych, które uległy zmianie w stosunku do zatwierdzonego dokumentu e-ad, polecenie powoduje sprawdzenie poprawności danych. Jeżeli walidacja nie wykaże błędów, tworzony jest komunikat w postaci pliku XML, a następnie po zapytaniu o podpis elektroniczny komunikat IE813 wysyłany jest do systemu EMCS. Jeżeli przesłana informacja zostanie zarejestrowana w systemie, strona wysyłająca otrzymuje komunikat zwrotny IE813, informujący o przyjęciu zmiany miejsca przeznaczenia w systemie EMCS PL, natomiast strona odbierająca otrzymuje komunikat IE813 lub IE803, zależnie od tego, czy zmianie ulega podmiot miejsca dostawy, czy nie. Jeżeli nie następuje zmiana podmiotu miejsca dostawy, Odbierający otrzymuje komunikat IE813, uaktualniający dane w dokumencie e-ad Odbiór. W przeciwnym wypadku dotychczasowy Odbiorca otrzymuje komunikat IE803, informujący o zmianie miejsca przeznaczenia, natomiast nowy Odbiorca otrzymuje komunikat IE801 w zaktualizowanej wersji z kolejnym numerem zatwierdzenia Anulowanie e-ad Jeżeli nie dojdzie do przemieszczenia towarów akcyzowych wyspecyfikowanych w dokumencie e-ad, przyjętym w systemie EMCS lub zmiany parametrów dostawy są niemożliwe do skorygowania drogą wysłania zmiany miejsca przeznaczenia, istnieje możliwość anulowania dokumentu e-ad. Odbywa się to na zasadzie przesłania do systemu EMCS projektu anulowania e-ad (komunikat IE810), a następnie odebrania zwrotnego komunikatu IE810, potwierdzającego przyjęcie strona 115/152

116 projektu i faktyczną anulację dokumentu e-ad. Aby wysłać projekt anulowania e-ad, należy w statusie Przyjęty lub Niezgodność z deklaracją eksportową wykonać polecenie następnie w kolejnym oknie wybrać kod powodu anulowania., a Rysunek 58 - Wybór kodu powodu anulowania dokumentu e-ad Po wybraniu przycisku na podstawie danych z dokumentu e- AD tworzony jest komunikat IE810, który w następnym kroku uzupełnia się podpisem elektronicznym i wysyła do systemu EMCS PL Zamknięcie e-ad z urzędu Możliwa jest również sytuacja, w której zamknięcie sprawy następuje przez decyzję administracji celnej. W takim przypadku wysyłający otrzymuje z EMCS PL komunikat CD905, który zmienia status raportu e- AD na Zamknięty przez UC Wydruk e-ad Jeżeli rozpoczyna się przemieszczanie wyrobów akcyzowych według przyjętego w systemie EMCS PL dokumentu e-ad, należy wydrukować papierową wersję dokumentu, która powinna towarzyszyć przemieszczanym wyrobom podczas transportu. Aby dokonać wydruku, należy w statusie Przyjęty wybrać polecenie. Spowoduje to utworzenie czytelnej wersji dokumentu e-ad oraz przedstawienie jej w oknie przeglądarki, jako pliku w formacie PDF. Ponadto wydruk dokumentu e-ad możliwy jest w statusie Wyroby dostarczone. strona 116/152

117 Rysunek 59 - Podgląd wydruku dokumentu e-ad Z tego poziomu możliwe jest zapisanie dokumentu e-ad w postaci pliku PDF na dysku komputera lokalnego oraz wydruk na drukarce lokalnej Obsługa Elektronicznego Dokumentu Administracyjnego e-ad po stronie Odbiorcy System EMCS powiadamia odbiorcę wyrobów akcyzowych, wskazanego w dokumencie e-ad, o planowanym przemieszczeniu wyrobów poprzez wysłanie do niego równocześnie z Wysyłającym komunikatu IE801. W związku z tym wszystkie operacje na danych mogą być wykonywane na podstawie informacji, znajdujących się w otrzymanym komunikacie. Możliwe jest również sporządzenie raportu odbioru bez obecności elektronicznej formy dokumentu e-ad, poprzez wpisanie do systemu danych, znajdujących się w papierowej wersji dokumentu e-ad, która towarzyszy dostawie Wysłanie powiadomienia o przybyciu wyrobów Jeżeli wraz z dokumentem e-ad (komunikat IE801) nadejdzie informacja o kontroli (komunikat PL716 z flagą 1 ), należy z chwilą przybycia na miejsce odbioru wysłać do systemu EMCS PL komunikat PL817, powiadamiający o nadejściu wyrobów (zablokowana jest możliwość wysłania raportu odbioru). W tym celu w dokumencie e-ad w statusie strona 117/152

118 Awizowany należy wybrać polecenie. W oknie formularza powiadomienia (Rysunek 60) wpisuje się datę i czas przybycia (można posłużyć się podręcznym kalendarzem), kod urzędu celnego w miejscu dostawy, który ma zostać poinformowany o możliwości przeprowadzenia kontroli, oraz informację o ewentualnym naruszeniu zabezpieczeń (plomb handlowych). Rysunek 60 - Powiadomienie o przybyciu wyrobów Po zatwierdzeniu formularza należy wybrać podpis elektroniczny oraz wysłać powiadomienie w formie komunikatu PL817 do systemu EMCS PL. Od tego momentu UC ma określony w Rozporządzeniu czas na przeprowadzenie kontroli. Po wysłaniu powiadomienia dokument e-ad przechodzi do statusu Przybycie zarejestrowane. Można w tym statusie wysłać raport odbioru, który zostanie poprawnie walidowany w systemie EMCS pod warunkiem wpisania przez Urząd Celny raportu z kontroli. UWAGA: wysłanie powiadomienia o przybyciu wyrobów potwierdzane jest przez system EMCS PL komunikatem TraderToEMCSResponse. Jeżeli komunikat PL817 nie zostanie przyjęty (występują błędy XML), na podstawie treści komunikatu zwrotnego zmieniany jest status dokumentu e-ad z powrotem na Awizowany. Należy wówczas poprawić błędne wpisy poprzez ponowne wypełnienie formularza i wysłanie powiadomienia Wysłanie raportu odbioru Dostawa wyrobów akcyzowych awizowana jest komunikatem IE801, zawierającym dokument e-ad, utworzony przez Wysyłającego. Po przybyciu wyrobów przy braku kontroli oraz po zakończeniu kontroli należy przesłać do systemu EMCS PL raport odbioru w postaci komunikatu IE818. Przygotowanie takiego dokumentu polega na uzupełnieniu treści dokumentu e-ad Odbiór, znajdującego się w rejestrze w statusie Awizowany o dane, informujące o dacie przybycia oraz stanie strona 118/152

119 wyrobów w miejscu odbioru. W tym celu należy w dokumencie e-ad Odbiór w statusie Awizowany wybrać polecenie należy wypełnić wymagane pola: Data przybycia wyrobów akcyzowych; Ogólne wyniki odbioru; UC - właściwy urząd w miejscu dostawy., po czym Rysunek 61 - Raport odbioru - ogólne wyniki odbioru W przypadku rozbieżności stanu faktycznego z danymi z dokumentu e- AD należy: Wybrać odpowiednią klauzulę w pozycji Ogólne wyniki odbioru (różną od 1 Odbiór bez zastrzeżeń ); Uaktualnić rozbieżne informacje o środkach transportu lub wykazać nadwyżki lub niedobory wyrobów; W pozycjach poszczególnych wyrobów wpisać zastrzeżenia w tabeli Rodzaj zastrzeżeń. strona 119/152

120 Rysunek 62 - Raport odbioru - zastrzeżenia do odbioru wyrobów akcyzowych Jeżeli odbiór jest bez zastrzeżeń, wypełnienie innych danych poza datą przybycia wyrobów akcyzowych i kodem UC w miejscu dostawy nie jest wymagane. Jeżeli są zastrzeżenia do odbioru, ale Odbiorca przyjmuje całość dostarczonych wyrobów, wybiera się klauzulę Odbiór z zastrzeżeniami. Wówczas w odpowiednich polach wpisuje się tylko te dane, które są rozbieżne z pierwotnym dokumentem e-ad. Jeżeli Odbiorca odmawia odbioru całej lub części dostawy, należy w raporcie uwzględnić nieprzyjęte ilości poszczególnych wyrobów, a w polu Ogólne wyniki odbioru wybrać opcję Odmowa odbioru lub Odmowa przyjęcia części przesyłki. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy wykonać polecenie. Po zapisaniu danych raportu odbioru wysyła się go używając polecenia. Komunikat IE818, utworzony na podstawie informacji z dokumentu e-ad uzupełnionych przez Odbiorcę, wysyłany jest do systemu EMCS PL, a status dokumentu e-ad Odbiór przechodzi do Wysłany. Jeżeli raport odbioru zostanie przyjęty w systemie EMCS PL, Odbiorca i Wysyłający otrzymują potwierdzający komunikat zwrotny IE818, który zmienia status dokumentu u Odbiorcy na Wyroby odebrane, a u Wysyłającego na Dostarczono. Równocześnie następuje zwolnienie zabezpieczenia. Jeżeli walidacja komunikatu IE818 w systemie EMCS PL się nie powiedzie, Odbiorca otrzymuje komunikat PL704 z dokładnym opisem przyczyny odrzucenia raportu, a dokument e-ad powraca do statusu Awizowany. Podobnie dzieje się, kiedy raport odbioru nie przejdzie wstępnej walidacji i wygeneruje odpowiedź TraderToEMCSResponse z wykazem błędów formalnych. Należy wówczas ponownie edytować dane w dokumencie e- AD i wysłać poprawiony raport odbioru. Od wersji aplikacji Wrota Celne dodane zostały na deklaracji w części Wyroby nowe pola: Masa netto i Ilość dla poszczególnych wyrobów oraz podsumowanie mas brutto dla wszystkich pozycji. strona 120/152

121 Rysunek 63 - Raport odbioru nowe pola Masa netto i Ilość Rysunek 64 - Raport odbioru podsumowanie mas brutto wyrobów Wysłanie raportu odbioru w przypadku braku dokumentu e- AD Jeżeli do Odbiorcy nadejdzie dostawa, która nie została awizowana przez otrzymanie komunikatu IE801, do systemu EMCS należy wysłać raport odbioru sporządzony ręcznie na podstawie danych z papierowego dokumentu e-ad, towarzyszącego przesyłce. Aby utworzyć raport, należy z poziomu listy dokumentów e-ad Odbiór użyć polecenia z linii nagłówkowej. Otwiera się wtedy formularz dokumentu e-ad Odbiór, za pomocą, którego można wpisać wymagane dane, pochodzące z papierowego dokumentu e-ad, towarzyszącego dostawie. Rejestracji podlegają tylko te dane z dokumentu e-ad, które są wymagane do utworzenia poprawnego raportu odbioru. strona 121/152

122 Rysunek 65 - Tworzenie dokumentu e-ad Odbiór Podstawową informacją, jaką należy podać, jest numer ARC, zgodny z numerem widocznym w papierowej wersji dokumentu towarzyszącego dostawie. Następnie należy podać kolejny numer porządkowy zatwierdzenia dokumentu e-ad (przy pierwszym zatwierdzeniu otrzymuje on wartość1, a przy kolejnych rejestracjach zmiany miejsca przeznaczenia powiększany jest o 1) oraz datę i czas ostatniego zatwierdzenia. strona 122/152

123 Rysunek 66 - Edycja dokumentu e-ad Odbiór - podmioty Na następnej stronie wpisuje się dane dotyczące podmiotów, przy czym wymagane jest właściwe wprowadzenie danych Odbierającego oraz Miejsca dostawy, aby były zgodne z danymi zarejestrowanymi w systemie SEED. Dane pozostałych podmiotów nie występują w raporcie odbioru, dlatego nie ma konieczności ani możliwości ich wpisania. Dane uzupełniające (data przybycia, ogólne wyniki odbioru, zastrzeżenia i rozbieżności) wypełnia się identycznie, jak w przypadku raportu odbioru tworzonego na podstawie awizowanego dokumentu e-ad Odbiór (patrz rozdz ). Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól należy wykonać polecenie. Po zapisaniu danych raportu odbioru wysyła się go używając polecenia. Utworzony na podstawie informacji wpisanych przez Odbiorcę komunikat IE818 wysyłany jest do systemu EMCS, a dokument e-ad przechodzi do statusu Wysłany. System EMCS PL rejestruje raport odbioru i kojarzy wysłany komunikat ze źródłowym dokumentem e-ad na podstawie numeru ARC. Jeżeli raport odbioru zostanie przyjęty w systemie EMCS PL i powiązany z dokumentem e-ad, Odbiorca i Wysyłający otrzymują potwierdzający komunikat zwrotny IE818, który strona 123/152

124 zmienia status dokumentu u Odbiorcy na Wyroby odebrane, a u Wysyłającego na Dostarczono. Równocześnie następuje zwolnienie zabezpieczenia. Jeżeli walidacja komunikatu IE818 w systemie EMCS PL się nie powiedzie, Odbiorca otrzymuje komunikat PL704 z dokładnym opisem przyczyny odrzucenia raportu, a dokument e-ad przyjmuje status Odrzucony. Można go wtedy edytować i po wprowadzeniu poprawek wysłać ponownie. W przypadkach problematycznych zawsze należy skontaktować się ze Służbą Celną, gdyż może się okazać konieczne zamknięcie procedury przemieszczenia poza systemem EMCS PL i zwolnienie zabezpieczenia w trybie ręcznym Edycja dokumentu e-ad Odbiór Jeżeli utworzono dokument e-ad Odbiór na podstawie papierowej wersji dokumentu e-ad towarzyszącej przesyłce, możliwe jest uzupełnienie lub poprawienie wprowadzonych danych. Jest to konieczne w przypadku, kiedy wysłany na podstawie takiego dokumentu raport odbioru zostanie odrzucony. Edycja dokumentu e-ad Odbiór możliwa jest w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W celu poprawy lub uzupełnienia danych dokumentu e-ad należy otworzyć wskazany dokument w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony do podglądu, a następnie użyć przycisku. Otwiera się wtedy dokument w trybie edycji, gdzie możliwe jest dopisanie lub zmiana danych w poszczególnych polach oraz modyfikacja zawartości list. Na tym etapie można też uzupełnić w dokumencie e-ad informacje dotyczące wyników odbioru, tak jak opisano to w rozdziale Aby zmiany zostały zarejestrowane, należy użyć przycisku. Dokument e-ad Odbiór przechodzi wówczas do statusu Zarejestrowany. W statusie tym można wykonać polecenie wysłania raportu odbioru do systemu EMCS PL Edycja raportu odbioru Edycja raportu odbioru jest możliwa tylko w statusie Awizowany lub Przybycie zarejestrowane. W oknie podglądu e-ad w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie umożliwia edycję danych odnośnie daty przybycia wyrobów oraz spostrzeżeń związanych z wynikami odbioru. W trybie edycji raportu możliwe jest modyfikowanie treści dostępnych pól i zmiana zawartości list (Rodzaj zastrzeżeń, Szczegóły dotyczące transportu). Po wprowadzeniu właściwych danych należy zapisać raport używając polecenia. Status dokumentu e-ad Odbiór pozostaje bez zmian, raport odbioru gotowy jest do wysłania do systemu EMCS lub ponownej edycji Zamknięcie e-ad z urzędu Możliwa jest również sytuacja, w której zamknięcie sprawy następuje przez decyzję administracji celnej. W takim przypadku odbiorca otrzymuje z EMCS PL komunikat CD905, który zmienia status raportu e- AD na Zamknięty przez UC. strona 124/152

125 Obsługa procedury awaryjnej w systemie EMCS PL W przypadku wystąpienia awarii systemu EMCS PL aplikacja Wrota Celne umożliwia wydruk utworzonych dokumentów celem dostarczenia ich do urzędu celnego w formie papierowej. Po uruchomieniu systemu EMCS PL wymagane jest, aby powtórzyć wszystkie operacje w aplikacji w normalnym trybie (z wysyłaniem komunikatów) zgodnie ze złożonymi do urzędu dokumentami papierowymi Obsługa po stronie Wysyłającego Po utworzeniu projektu dokumentu e-ad wysyłka dostępna jest operacja, która zmienia tryb obsługi dokumentu. W trybie tym dostępne są operacje, jak na rysunku (Rysunek 67). Rysunek 67 - Obsługa dokumentu e-ad w procedurze awaryjnej Operacje te umożliwiają wydruk papierowych odpowiedników wszystkich komunikatów, które Wysyłający może przesyłać do systemu EMCS PL w procesie obsługi dokumentu e-ad. W rezultacie wykonania którejkolwiek z tych operacji zamiast wysłania komunikatu do EMCS PL drukowany jest papierowy dokument zawierający te same dane, które byłyby przesłane w komunikacie. Dokumenty te są obsługiwane w Urzędzie Celnym poprzez rejestrację i kontrolę danych oraz nadanie numeru ARC przez urzędnika. W razie konieczności zmiany danych w projekcie należy dokonać jego edycji i ponownego wydruku. Po otrzymaniu informacji, że awaria systemu EMCS PL zakończyła się i działa on normalnie należy wykonać operację. Następuje wtedy przywrócenie standardowych funkcji obsługi dokumentu. Jeżeli wyroby objęte awaryjnym dokumentem e-ad rozpoczęły przemieszczenie, należy przed wysyłką elektronicznej wersji projektu e-ad zaznaczyć pole Zgłoszenie w trybie odroczonym. strona 125/152

126 W statusie Wysłany możliwe jest wydrukowanie awaryjnego dokumentu e-ad. UWAGA: Jeżeli awaria systemu EMCS PL nastąpi po wysłaniu projektu dokumentu e-ad, może być konieczne wygenerowanie nowego dokumentu e-ad z uwagi na unikalność numeru LRN. Aby prawidłowo obsłużyć wymianę komunikatów w tej sytuacji, zaleca się wykonanie następujących kroków: Na podstawie wysłanego dokumentu e-ad utworzyć szablon; Za pomocą szablonu utworzyć nowy dokument e-ad i obsłużyć go w procedurze awaryjnej; Po przywróceniu sprawności systemu EMCS PL po otrzymaniu komunikatu IE801 anulować wysłany uprzednio dokument e-ad Obsługa po stronie Odbierającego Jeśli awaria systemu EMCS PL nastąpiła zanim dokument e-ad został zatwierdzony, Odbierający nie otrzymał komunikatu IE801, a więc nie został u niego stworzony dokument e-ad Odbiór. W takiej sytuacji aplikacja umożliwia ręczne utworzenie takiego dokumentu po przybyciu wyrobów do miejsca dostawy. Do takiego dokumentu wprowadza się tylko dane potrzebne do utworzenia raportu odbioru, a następnie drukuje taki awaryjny raport odbioru. Zasadą jest, że przemieszczenie, otwarte w trybie awaryjnym zamyka się również w takim trybie. Zamknięcie potwierdzane jest w systemie EMCS PL komunikatem CD905 z informacją Manually closed. Jeśli awaria systemu EMCS PL nastąpiła po odebraniu przez Odbierającego komunikatu IE801, wówczas istnieje już w aplikacji dokument e-ad Odbiór w statusie Awizowany (lub Przybycie zarejestrowane, jeśli dodatkowo odebrano komunikat o planowanej kontroli PL716 i wysłano powiadomienie o przybyciu wyrobów PL817). Wtedy można normalnie wprowadzić dane raportu odbioru, a następnie wydrukować awaryjny raport odbioru zamiast wysyłać go elektronicznie do EMCS PL. Wydruk awaryjnego raportu odbioru uzyskuje się przez użycie przycisku. Jeśli awaria nastąpiła po odebraniu komunikatu IE801 wraz z PL716, to możliwe jest również wydrukowanie papierowego powiadomienia o przybyciu wyrobów (odpowiednika komunikatu PL817). W tym celu należy użyć przycisku Wydrukuj awaryjne powiadomienie o przybyciu. Ponieważ raport odbioru można wysłać do 5 dni od otrzymania wyrobów, nie zawsze będzie występowała konieczność przesyłania awaryjnego raportu odbioru, pod warunkiem, że przemieszczenie rozpoczęło się w trybie procedury zwykłej Ewidencja przemieszczeń wyrobów akcyzowych Usługa Wrota Celne tworzy ewidencję przemieszczeń wyrobów akcyzowych, zawierającą wykaz obsłużonych przemieszczeń na podstawie dokumentów e-ad Wysyłka i e-ad Odbiór. Ewidencja ta uzupełniana jest na bieżąco: strona 126/152

127 Po stronie Wysyłającego po otrzymaniu komunikatu IE801 (potwierdzony dokument e-ad) lub komunikatu IE829 w przypadku przemieszczenia wyrobów akcyzowych połączonego z wywozem poza obszar UE. Jeżeli następuje anulowanie dokumentu e-ad na wniosek Wysyłającego, po otrzymaniu komunikatu IE810 odpowiedni wpis z ewidencji jest usuwany. Po stronie Odbierającego po nadejściu komunikatu IE818 (potwierdzony raport odbioru), z wyłączeniem całkowitej odmowy odbioru. W przypadku, gdy następuje częściowa odmowa odbioru, ewidencja obejmuje tylko wyroby odebrane. Wrota Celne umożliwiają wygenerowanie wyciągu z ewidencji przemieszczeń wyrobów akcyzowych, którego zakres określony jest kryteriami wyszukiwania. Rysunek 68 Ewidencja przemieszczeń wyrobów akcyzowych generowanie wyciągu z ewidencji Aby wygenerować wyciąg z ewidencji, należy: Z menu głównego wybrać opcję. Ograniczyć zakres ewidencji do wybranego kierunku przemieszczenia (Rysunek 68). W przypadku pracy wielooddziałowej, posiadając uprawnienia Super audytora lub Super operatora, wybrać identyfikator oddziału, którego ma dotyczyć wyciąg. Ograniczyć zakres ewidencji do wybranego zakresu dat wysyłki wyrobów akcyzowych. Ograniczyć zakres ewidencji do wybranego zakresu dat przybycia wyrobów akcyzowych. Użyć przycisku ekranie., aby wyświetlić listę wybranych wpisów na strona 127/152

128 Użyć przycisku, aby zapisać wygenerowany wyciąg z ewidencji do pliku w formacie MS Excell. UWAGA: Plikowi nadawana jest domyślnie nazwa wg schematu RegistryExciseExported_yyyy-mm-dd_hh.mm.xls, a lokalizacja zapisu określona jest ustawieniami przeglądarki internetowej użytkownika ( yyyy-mm-dd_hh.mm oznacza datę i godzinę sporządzenia wyciągu z ewidencji). Jeżeli ustawienia przeglądarki na to pozwalają, można zarówno nazwę jak lokalizację zmienić przed zapisem. Przycisk powoduje usunięcie wszystkich wpisanych dotychczas kryteriów wyszukiwania, ograniczających zakres ewidencji System kontroli importu ICS Przywozowa deklaracja skrócona PDS Przywozowa deklaracja skrócona, to podstawowy dokument w procedurze ICS. Na jej podstawie generowany jest komunikat IE315, wysyłany do systemu ICS administracji celnej. PDS w usłudze Wrota Celne można utworzyć na dwa sposoby: Jako nowy dokument; Jako dokument z szablonu Tworzenie nowej przywozowej deklaracji skróconej W celu utworzenia nowej deklaracji importowej należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na ekrany, których hierarchia widoczna jest w oknie struktury dokumentu (patrz Rysunek 32). W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w odpowiedni nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na kolejny. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Na ekranie Podmioty wpisuje się dane podmiotów, wypełniając poszczególne pola lub wybiera się podmioty z bazy kontrahentów w sposób omówiony w rozdziale Na ekranie Urzędy celne wpisuje się w odpowiednie miejsca kody urzędów celnych złożenia i wprowadzenia oraz tworzy się listę kolejnych urzędów wprowadzenia. Aby dodać nową pozycję na liście urzędów wprowadzenia, należy użyć przycisku w nagłówku listy. strona 128/152

129 Wpisanie w pole kodu UC kilku znaków (np. nazwa miejscowości) ogranicza listę wyświetlanych urzędów celnych do tych, których lokalizacja zawiera wpisany tekst. Na ekranie Transport umieszcza się informację o krajach, przez terytorium których przewożone będą towary. Kraje identyfikowane są dwuliterowym kodem. Wpisanie znaku do pola ogranicza wyświetlany wykaz krajów do tych, które zawierają w kodzie wpisany znak. Listę krajów tworzy się przez dodanie nowej pozycji z użyciem przycisku. Rysunek 69 Przywozowa deklaracja skrócona - edycja Ekran Towary pozwala na wyspecyfikowanie towarów, objętych deklaracją. Jak poprzednio, nową pozycję wpisuje się przez dodanie przyciskiem. Struktura danych o każdym towarze ma postać drzewa, podobnie jak cały dokument. Poddrzewo każdego towaru zawiera dane o towarze, o podmiotach (nadawca, odbiorca) oraz o dokumentach towarzyszących towarowi, zawartych w zakładkach Dokumenty wymagane oraz Informacje dodatkowe. Ekran Zamknięcia celne służy do wpisania ilości zamknięć oraz cech liczbowych każdego zamknięcia. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy zamknięć celnych. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzoną PDS zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie jej indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Równocześnie w przypadku rozbieżności między informacją sumaryczną a danymi w specyfikacji towarów istnieje możliwość automatycznego przeliczenia odpowiednich pól w deklaracji. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu ICS Tworzenie PDS z szablonu Aby utworzyć Przywozową deklarację skróconą z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję: strona 129/152

130 , a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowej PDS i otwarcie jej w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych Deklarację można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu ICS Edycja Przywozowej deklaracji skróconej Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony oraz w statusie Przyjęty. W oknie podglądu deklaracji w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowej deklaracji z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści). Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany, a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią deklaracji. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu ICS Wysłanie Przywozowej deklaracji skróconej Z chwilą, gdy deklaracja zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można ją wysłać do systemu ICS. W tym celu należy otworzyć wybraną deklarację w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności deklaracji oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd deklaracji w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania deklaracji podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik). strona 130/152

131 Rysunek 70 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu ICS i zmieni status deklaracji na Wysłany. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE328, IE316, IE351, PWK2 i dalszych Wysłanie sprostowania Przywozowej deklaracji skróconej Aby wysłać sprostowanie przywozowej deklaracji skróconej, należy dokonać zmian w deklaracji skróconej w statusie Przyjęty (jak opisano w p ), a następnie wysłać ją do systemu ICS (jak opisano w p ). Wysłanie takiej poprawionej deklaracji jest równoznaczne z wysłaniem sprostowania, a aplikacja Wrota Celne automatycznie generuje w tym trybie komunikat IE313. Status deklaracji równocześnie zmieni się na Wysłane sprostowanie. W tym statusie oczekiwane są komunikaty PWK1, PWK2, IE304 oraz IE305. Jeżeli otrzymamy komunikat PWK2 lub sekwencję PWK1 IE305, jest to informacja, że sprostowanie nie zostało przyjęte przez system ICS. Deklaracja, zawierająca zmodyfikowane dane wraca do statusu Przyjęty. W systemie ICS znajdują się w tym czasie dane z pierwotnej ostatniej przyjętej wersji deklaracji. O takim stanie rzeczy informuje tekst Dokument został zmodyfikowany po wysłaniu do systemu docelowego, widoczny w oknie danych podstawowych deklaracji. Jeśli otrzymamy sekwencję komunikatów PWK1 IE304, jest to informacja, że sprostowanie deklaracji zostało przez system ICS przyjęte. Status deklaracji zmienia się na Przyjęty, a dane zarejestrowane w systemie ICS zgodne są z danymi w dokumencie. strona 131/152

132 Powiadomienie o zakazie przywozu Jeśli wysłano do systemu ICS przywozową deklarację skróconą zawierającą towary, które nie mogą zostać sprowadzone do kraju to po wysłaniu IE313 z IE328 lub IE304 użytkownik otrzymuje komunikat IE351 informujący o zakazie przywozu towarów. Deklaracja pozostaje w dotychczasowym statusie ( Przyjęty lub Wysłane sprostowanie ) Wniosek o zmianę trasy Wniosek o zmianę trasy, to jeden z dokumentów w procedurze ICS. Na jego podstawie generowany jest komunikat IE323, wysyłany do systemu ICS administracji celnej. Wniosek o zmianę trasy w usłudze Wrota Celne można utworzyć na dwa sposoby: Jako nowy dokument; Jako dokument z szablonu Tworzenie nowego wniosku o zmianę trasy W celu utworzenia nowej deklaracji importowej należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na ekrany, których hierarchia widoczna jest w oknie struktury dokumentu (patrz Rysunek 32). W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w odpowiedni nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na kolejny. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Na ekranie Podmioty wpisuje się dane podmiotów, wypełniając poszczególne pola lub wybiera się podmioty z bazy kontrahentów w sposób omówiony w rozdziale Na ekranie Deklaracje przywozowe wpisuje się w odpowiednie miejsca numery MRN deklaracji przywozowych, których wniosek dotyczy. Aby dodać nową pozycję na liście deklaracji, należy użyć przycisku w nagłówku listy. strona 132/152

133 Rysunek 71 Wniosek o zmianę trasy - edycja Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzony wniosek zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie mu indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu ICS Tworzenie wniosku o zmianę trasy z szablonu Aby utworzyć Wniosek o zmianę trasy z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowego wniosku i otwarcie go w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych wniosek można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu ICS Edycja wniosku o zmianę trasy Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W oknie podglądu wniosku w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowego wniosku z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści). Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany, a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po strona 133/152

134 zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią wniosku. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu ICS Wysłanie wniosku o zmianę trasy Z chwilą, gdy wniosek zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można ją wysłać do systemu ICS. W tym celu należy otworzyć wybrany wniosek w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności wniosku oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd wniosku w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania wniosku podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik). Rysunek 72 - Wybór certyfikatu do podpisu elektronicznego Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu ICS i zmieni status wniosku na Wysłany. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE324, IE325, PWK2 i dalszych. strona 134/152

135 Zawiadomienie o przybyciu Zawiadomienie o przybyciu jest dokumentem tworzonym w celu powiadomienia o przedstawieniu towaru w urzędzie wprowadzenia. Tworzone jest na podstawie Przywozowego Dokumentu Towarzyszącego lub wypełniane na podstawie danych od osoby przedstawiającej towar oraz przesyłane elektronicznie do systemu ICS. Dokument ten można utworzyć, podobnie jak przywozową deklarację skróconą, na dwa sposoby: jako nowy dokument; jako dokument z szablonu Tworzenie nowego zawiadomienia o przybyciu W celu utworzenia nowego zawiadomienia o przybyciu towaru należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny w linii pod kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na trzy ekrany: dane podstawowe, podmioty i przedstawienie towaru. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na drugi. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Przedstawienie towaru ma układ listy, do której nowy element dopisuje się używając przycisku. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy towarów. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzone Zawiadomienie o przybyciu towaru zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie mu indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu ICS Tworzenie zawiadomienia o przybyciu z szablonu Aby utworzyć zawiadomienie o przybyciu towaru z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie strona 135/152

136 , które powoduje utworzenie nowego zawiadomienia i otwarcie go w trybie edycji. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Po uaktualnieniu danych zawiadomienie można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu ICS Edycja zawiadomienia o przybyciu Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany lub Odrzucony. W oknie podglądu zawiadomienia w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowego zawiadomienia, z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany, a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią zawiadomienia. Dokument w statusie zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu ICS Wysłanie zawiadomienia o przybyciu Z chwilą, gdy zawiadomienie zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można je wysłać do systemu ICS. W tym celu należy otworzyć wybrane zawiadomienie w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności zawiadomienia oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd zawiadomienia w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania zawiadomienia podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 43). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu ICS i zmieni status zawiadomienia na Wysłany. Użycie polecenia pliku XML bez podpisu elektronicznego. powoduje przesłanie Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych PWK1, IE348, IE349, PWK2. strona 136/152

137 Otrzymanie komunikatu IE348 powoduje przejście zawiadomienia o przybyciu towaru do statusu Przyjęty. Otrzymanie komunikatu IE349 powoduje przejście zawiadomienia o przybyciu towaru do statusu Odrzucony Wysłanie sprostowania zawiadomienia o przybyciu Aby wysłać sprostowanie zawiadomienia o przybyciu, należy dokonać zmian w zawiadomieniu w statusie Przyjęty (jak opisano w p ), a następnie wysłać je do systemu ICS (jak opisano w p ). Wysłanie takiego poprawionego zawiadomienia jest równoznaczne z wysłaniem sprostowania, a aplikacja Wrota Celne automatycznie generuje w tym trybie komunikat IET13. Status zawiadomienia równocześnie zmieni się na Wysłane sprostowanie. W tym statusie oczekiwane są komunikaty PWK1, PWK2, IET04 oraz IET05. Jeżeli otrzymamy komunikat PWK2 lub sekwencję PWK1 IET05, jest to informacja, że sprostowanie nie zostało przyjęte przez system ICS. Zawiadomienie, zawierające zmodyfikowane dane wraca do statusu Przyjęty. W systemie ICS znajdują się w tym czasie dane z pierwotnej ostatniej przyjętej wersji zawiadomienia. Jeśli otrzymamy sekwencję komunikatów PWK1 IET04, jest to informacja, że sprostowanie zawiadomienia zostało przez system ICS przyjęte. Status zawiadomienia zmienia się na Przyjęty, a dane zarejestrowane w systemie ICS zgodne są z danymi w dokumencie Kontrola w UC wprowadzenia Po wysłaniu przez użytkownika Zawiadomienia o przybyciu bądź jego sprostowania administracja celna podejmuje decyzję o zwolnieniu towaru do wprowadzenia lub jego odmowie. Na tym etapie obsługi użytkownik może otrzymać jeden z poniższych komunikatów: IE330 zwolnienie towaru do wprowadzenia oznacza, że towary zostały zwolnione z procedury celnej. Powoduje to ustawienie statusu zawiadomienia na Zakończony, IE329 zwolnienie towaru do wprowadzenia z korektą danych, co oznacza również zwolnienie towarów z procedury, ale po naniesieniu poprawki. Status dokumentu również zmienia się na Zakończony, IE322 odmowa wprowadzenia towaru na obszar celny UE. Odbiór tego komunikatu oznacza, że towary objęte zawiadomieniem nie mogą zostać zwolnione z procedury, a status dokumentu zmienia się także na Zakończony, IE361 zawiadomienie o kontroli. Otrzymanie takiego komunikatu oznacza, że towary nie mogą zostać rozładowane do momentu przeprowadzenia ich kontroli przez urząd celny, który następnie wysyła jeden z opisanych powyżej komunikatów Deklaracja podatku akcyzowego AKC Tworzenie nowej deklaracji podatku akcyzowego W celu utworzenia nowej deklaracji podatku akcyzowego należy w menu głównym wybrać opcję: strona 137/152

138 . Przycisk, widoczny pod linią z kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na cztery ekrany: dane podstawowe, podmioty, rozliczenie podatku oraz załączniki. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na kolejny. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Deklaracja ma układ listy, do której nowy element dopisuje się używając przycisku. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń listy towarów. Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzoną Deklarację podatku akcyzowego zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie mu indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Dokument w tym statusie możemy edytować lub wysłać do systemu Zefir. Rysunek 73 - Deklaracja dla podatku akcyzowego Tworzenie deklaracji akcyzowej z szablonu Aby utworzyć deklarację podatku akcyzowego z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest polecenie, które powoduje utworzenie nowej deklaracji i otwarcie jej w trybie podglądu. Dokument wstępnie wypełniony jest danymi strona 138/152

139 pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Aby wprowadzić nowe dane należy przyjść do trybu edycji poleceniem. Po uaktualnieniu danych zawiadomienie można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu Zefir Edycja deklaracji akcyzowej Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany, Odrzucony, Odebrany oraz Odebrany niepoprawny. W oknie podglądu zawiadomienia w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowej deklaracji, z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli zmieni się dane, dotyczące podmiotów gospodarczych (kontrahentów), zostaną one zmienione w dokumencie, ale dane kontrahenta w bazie kontrahentów pozostaną bez zmian. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany, a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią deklaracji. Dokument w statusie Zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu Zefir Wydruk i generacja pliku xml deklaracji W statusie Zarejestrowany możliwe jest wygenerowanie pliku xml zawierającego dane z deklaracji, jak również jej wydruk. W celu wydrukowania deklaracji należy przejść do podglądu odpowiedniego dokumentu i wybrać operację. Po potwierdzeniu przyciskiem Zatwierdź otwarte zostanie okno z podglądem wydruku AKC4. strona 139/152

140 Rysunek 74 - Podgląd wydruku deklaracji AKC4. Jeśli użytkownik chce uzyskać plik xml zawierający deklarację dla podatku akcyzowego to po wybraniu polecenia otwarte zostaje okno umożliwiające wprowadzenie innego identyfikatora i adresu niż znajdujący się w deklaracji. Rysunek 75 - Okno identyfikatorów do generowanej deklaracji AKC4. Po potwierdzeniu przyciskiem Zatwierdź otwarte zostaje okno prezentujące plik w formacie xml zawierający dane deklaracji oraz umożliwiające wybranie opcji zapisu z podpisem lub bez. strona 140/152

141 Rysunek 76 - Okno pliku xml z deklaracją AKC4 W przypadku wybrania opcji z podpisem kolejne okno umożliwia wybór certyfikatu. Wreszcie system otwiera standardowe okno, gdzie użytkownik decyduje, czy wygenerowany plik otworzyć, czy zapisać go Wysłanie deklaracji Z chwilą, gdy deklaracja zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można ją wysłać do systemu Zefir. W tym celu należy otworzyć wybraną deklarację w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności deklaracji oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd zawiadomienia w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania zawiadomienia podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik patrz Rysunek 43). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu Zefir i zmieni status deklaracji na Wysłany. Użycie polecenia powoduje przesłanie pliku XML bez podpisu elektronicznego. Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych Info, Upo lub Rejection. Otrzymanie komunikatu Upo lub Info powoduje przejście deklaracji podatku akcyzowego do statusu Odebrany lub Odebrany niepoprawny. Otrzymanie komunikatu Rejection powoduje przejście deklaracji podatku akcyzowego do statusu Odrzucony. strona 141/152

142 Wysłanie korekty deklaracji Operacja wysłania korekty deklaracji możliwa jest, gdy deklaracja jest w statusie Zarejestrowany, Odebrany lub Odebrany niepoprawny. Polega ona na wyedytowaniu dokumentu, wprowadzeniu poprawnych danych i wybraniu w polu Cel złożenia deklaracji opcji Korekta deklaracji. Po zapisaniu wprowadzonych danych należy użyć polecenia. Od tego momentu deklaracja oczekuje na ponowną odpowiedź od administracji celnej Deklaracja uproszczona nabycia wewnątrzwspólnotowego AKC-U Deklaracja AKC-U składana jest we właściwym Urzędzie Celnym lub wysyłana drogą elektroniczną do systemu ZEFIR w przypadku nabycia wewnątrzwspólnotowego wyrobów akcyzowych z akcyzą zapłaconą na terytorium państwa członkowskiego oraz w przypadku importu i nabycia wewnątrzwspólnotowego samochodów osobowych, objętych podatkiem akcyzowym na terytorium Polski. We Wrotach Celnych można wypełnić i przesłać drogą elektroniczną deklarację AKC-U we wszystkich wymaganych przypadkach. Jeżeli przedmiotem deklaracji jest samochód osobowy, w polach, dotyczących opisu wyrobu wypełnia się szczegółowe dane o pojeździe. Możliwe jest również wypełnienie danymi i wydruk wniosku o wydanie Dokumentu Potwierdzającego Zapłatę Akcyzy, który dostarcza się w formie tradycyjnej do Urzędu Celnego. Można wówczas dodatkowe pola wypełnić danymi, wymaganymi do weryfikacji wartości sprowadzonego pojazdu. UWAGA: Przesłanie deklaracji AKC-U drogą elektroniczną nie zwalnia z dostarczenia do Urzędu Celnego w formie tradycyjnej innych wymaganych procedurą dokumentów i załączników. Deklaracja elektroniczna AKC-U pozwala na przedstawienie maksymalnie 999 wyrobów w jednym dokumencie. Znacznym ułatwieniem wypełnienia deklaracji, dotyczącej znacznej liczby samochodów osobowych jest możliwość wczytania danych o pojazdach z zewnętrznego pliku XLS, uformowanego według opisanego dalej schematu. Podczas importu danych automatycznie identyfikowany jest kod CN samochodu, przyporządkowywana jest stawka podatku akcyzowego, a także wyliczana jest podstawa opodatkowania w PLN na podstawie ceny pojazdów w walucie obcej oraz tabeli kursowej NBP z dnia poprzedzającego datę powstania obowiązku podatkowego. Warunkiem poprawnego wypełnienia wszystkich pól deklaracji jest staranne przygotowanie pliku z danymi o pojazdach. Wrota Celne umożliwiają również wydruk deklaracji AKC-U w formie papierowej, która w przypadku liczby wyrobów nieprzekraczającej 7 nie odbiega od dotychczas wymaganej przez Administrację Celną. Jeżeli liczba wyrobów przekracza 7, drukowana jest wymagana liczba stron wydruku z częścią D deklaracji. Pozycje są kolejno numerowane w kolumnie a, natomiast pole 65 ("Razem") wypełnione jest na ostatniej stronie wydruku sumą podatku akcyzowego ze wszystkich pozycji towarowych. strona 142/152

143 Tworzenie nowej deklaracji uproszczonej AKC-U W celu utworzenia nowej deklaracji uproszczonej nabycia wewnątrzwspólnotowego AKC-U należy w menu głównym wybrać opcję:. Przycisk, widoczny pod linią z kryteriami wyszukiwania otwiera nowy dokument, gdzie w miejsce pustych pól wpisuje się wymagane informacje. Wpisywanie danych podzielone jest na cztery ekrany: Deklaracja, Podmioty, Rozliczenie podatku oraz Wyroby. W każdej chwili można przejść do innej grupy danych klikając w nagłówek w oknie struktury dokumentu. Pola wypełnia się według ogólnych zasad, opisanych w rozdziale , przechodząc z jednego ekranu na kolejny. UWAGA: wartości wprowadzone na kolejnych ekranach zostaną zapamiętane w dokumencie dopiero po wykonaniu operacji. Niektóre dane w deklaracji mają układ listy, do której nowy element dopisuje się używając przycisku. Niepoprawne wpisy można poprawić korzystając z przycisku w kolumnie Edytuj lub usunąć korzystając z przycisku w kolumnie Usuń. Rysunek 77 - Deklaracja uproszczona AKC-U - dane ogólne W oknie "Podmioty" wpisuje się w podstawowym oknie dane podmiotu niebędącego osobą fizyczną (sekcja "Firma"). Jeżeli podatnik jest osobą fizyczną, wówczas należy rozwinąć formularz przyciskiem i wypełnić odpowiednie dane (sekcja "Osoba fizyczna"). Okno "Rozliczenie podatku" pokazuje liczby, będące wynikiem sumowania danych ze specyfikacji wyrobów i nie ma możliwości edycji tej strefy. strona 143/152

144 Rysunek 78 - Deklaracja uproszczona AKC-U - pozycja towarowa Okno "Wyroby" prezentuje listę wpisanych do deklaracji pozycji towarowych, a każda pozycja jest szczegółowo prezentowana i edytowana w osobnym oknie. Okno danych wyrobu umożliwia wprowadzenie wszystkich informacji, niezbędnych do wypełnienia deklaracji i wyliczenia podatku akcyzowego. Szczególną grupą wyrobów są samochody osobowe, które wymagają podania szczegółów, umożliwiających ich identyfikację. Po wybraniu spośród grup wyrobów grupy "Samochody osobowe" możliwe jest otwarcie okna z właściwym formularzem (przycisk "Szczegóły pojazdu"). Formularz danych dla samochodu osobowego pokazano na rysunku (Rysunek 79). Strefa danych podstawowych zawiera informacje, wymagane w deklaracji AKC-U, natomiast dane dodatkowe mogą być wykorzystane przy wypełnieniu załącznika wniosku o wydanie Dokumentu Potwierdzającego Zapłatę Akcyzy. Mimo że strefa "Szczegóły pojazdu" ma wygląd listy, w jednej pozycji towarowej możliwe jest umieszczenie danych tylko jednego pojazdu. w sekcji Kwota podatku akcyzowego, wynikająca z każdej pozycji, wyliczana jest na podstawie informacji o podstawie obliczenia podatku (wyrażonej ilościowo lub kwotowo) oraz stawce podatku (wyrażonej kwotowo lub procentowo). Dane z poszczególnych pozycji towarowych po zsumowaniu widoczne są w oknie "Rozliczenie podatku". strona 144/152

145 Rysunek 79 - Formularz danych samochodu osobowego Po wpisaniu wszystkich koniecznych danych nowo utworzoną Deklarację podatku akcyzowego zapisuje się używając przycisku, co powoduje dopisanie dokumentu do bazy, nadanie mu indywidualnego numeru własnego oraz statusu Zarejestrowany. Jeżeli dokument zawiera błędy, podczas zapisu zostaną one uwidocznione z odpowiednim komentarzem. Przyciskiem możemy zapisać dokument z błędami, natomiast przycisk powraca do edycji dokumentu. Dokument w statusie "Zarejestrowany" możemy edytować lub wysłać do systemu Zefir Tworzenie deklaracji akcyzowej z szablonu Aby utworzyć deklarację podatku akcyzowego z szablonu (tworzenie szablonu dokumentu opisano w rozdziale 4.3.1), należy w menu głównym wybrać opcję:, a nastepnie przejść do zakładki Szablony. Po wpisaniu kryteriów wyboru należy otworzyć listę szablonów przyciskiem i otworzyć żądany szablon w trybie podglądu. W obszarze operacji dostępne jest strona 145/152

146 polecenie, które powoduje utworzenie nowej deklaracji i otwarcie jej w trybie podglądu. Dokument wypełniony jest wstępnie danymi pochodzącymi z szablonu, posiada nowy kolejny numer własny oraz status Zarejestrowany. Aby wprowadzić nowe dane należy przyjść do trybu edycji poleceniem. Po uaktualnieniu danych zawiadomienie można zapisać i w następnej kolejności wysłać do systemu Zefir Import danych o samochodach z pliku zewnętrznego Wrota Celne umożliwiają import danych o samochodach, podlegających opodatkowaniu akcyzą, z pliku zewnętrznego. Jeżeli użytkownik jest w stanie przedstawić wymagane dane w formie arkusza MS Excel w opisanym dalej układzie, wszystkie pozycje towarowe dokumentu zostaną wypełnione automatycznie właściwymi danymi oraz wyliczona zostanie akcyza. Aby wypełnić deklarację danymi z pliku, należy najpierw utworzyć nowy dokument (jako nowy lub z szablonu), a następnie pomijając tworzenie specyfikacji wyrobów zapisać go, ignorując komunikat o błędzie. Po otwarciu dokumentu w trybie podglądu widoczne jest polecenie. Przycisk otwiera okno wyboru, gdzie należy wskazać plik zawierający dane do importu. Rysunek 80 - Okno importu pliku z danymi o samochodach Użycie przycisku powoduje wczytanie danych do dokumentu. Okno importu zawiera również komunikaty informujące o poprawności przebiegu importu oraz informacje, które dane nie zostały zinterpretowane poprawnie. Plik powinien zawierać dane, wymagane przy wypełnianiu deklaracji. Może również służyć do wprowadzenia informacji, przydatnych przy wydruku wniosków o wydanie DPZA (patrz rozdział 9.7.8). Poniższe tabele zawierają informacje odnośnie struktury pliku importu. Dane powinny być umieszczone w arkuszu kalkulacyjnym, gdzie pierwszy wiersz zawiera nagłówki o dowolnej treści (przy imporcie jest ignorowany). Kolejność kolumn nie może być zmieniona. Jeden wiersz zawiera dane jednego pojazdu i stanowi podstawę do utworzenia jednej pozycji specyfikacji towarowej. strona 146/152

147 Kolumna arkusza Parametr Uwagi Cechy danych A Liczba porządkowa Numeracja kolejnych pozycji od 1 do n (max 999) B Marka Trzyznakowy kod wg słownika nr 110, dostępnego na stronie (w formie tekstowej, z zerami początkowymi) n..3 an3 C Model, typ an..240 D Nr VIN an..17 E F Pojemność skokowa silnika Rodzaj paliwa zapłonu w cm 3 I iskrowy / S - samoczynny n..5,0 G Rok produkcji gyear H Status Nowy/Używany (N/U) a1 I Data wprowadzenia na terytorium RP Data powstania obowiązku podatkowego a2 date J Wartość w walucie n..15,2 K Waluta trzyliterowy kod a3 Tabela 2 - Podstawowy zestaw danych wejściowych dla samochodów osobowych Kolumna arkusza Parametr Uwagi Cechy danych L Rodzaj nadwozia sedan, hatchback, kombi, van, kabriolet itp. M Ilość drzwi n1 N Moc silnika w kw n3 O Rodzaj skrzyni biegów Manualna/Automatyc zna a..32 a..15 P Rodzaj napędu a..15 Q Rodzaj paliwa a..15 R Data pierwszej rejestracji za granicą S Przebieg km n7 date T Opis uszkodzeń a..350 Tabela 3 - Dodatkowe dane wejściowe dla samochodów osobowych używanych Aplikacja korzystając z danych podstawowych dokonuje podczas importu automatycznej identyfikacji kodów CN, przyporządkowania stawki procentowej podatku akcyzowego oraz wylicza podstawę obliczenia strona 147/152

148 podatku w PLN na podstawie wartości pojazdu w walucie obcej i kursu z odpowiedniej tabeli kursów średnich NBP według daty powstania obowiązku podatkowego. Po zaimportowaniu danych istnieje możliwość zmiany wartości w każdym polu deklaracji. Nie działa wtedy jednak automatyczne ustalanie kodu CN, stawki podatku ani przeliczanie wartości. Dane te powinny być każdorazowo weryfikowane pod względem poprawności przez operatora. Uwaga: import danych z pliku nadpisuje istniejącą w deklaracji specyfikację wyrobów. Po imporcie deklaracja zawiera wyłącznie dane pochodzące z pliku importu Edycja deklaracji uproszczonej AKC-U Edycja jest możliwa tylko w statusie Zarejestrowany, Odrzucony, Odebrany oraz Odebrany niepoprawny. W oknie podglądu zawiadomienia w obszarze operacji widoczne jest polecenie, którego użycie otwiera dokument do edycji. Edycja przebiega tak samo, jak tworzenie nowej deklaracji, z tą różnicą, że pola są wypełnione aktualnymi danymi edytowanego dokumentu. Możliwe jest wtedy modyfikowanie treści pól i zmiana zawartości list (dopisywanie nowych elementów, usuwanie istniejących i zmiana ich treści) w sposób opisany w rozdziale Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Zarejestrowany, po zapisie status pozostaje bez zmian i dokument gotowy jest do wysłania lub ponownej edycji. Jeżeli edycja dokonywana jest w statusie Odrzucony, po zapisie status zmienia się na Zarejestrowany, a fakt wcześniejszego wysłania poprzedniej wersji dokumentu widoczny jest w drzewie komunikatów. Po zaznaczeniu komunikatu w obszarze danych widoczny jest plik XML z wysłaną treścią deklaracji. Dokument w statusie Zarejestrowany może być ponownie edytowany lub wysłany do systemu Zefir Wydruk i generacja pliku XML deklaracji AKC-U W statusie Zarejestrowany możliwe jest wygenerowanie pliku XML zawierającego dane z deklaracji, jak również jej wydruk. W celu wydrukowania deklaracji należy przejść do podglądu odpowiedniego dokumentu i wybrać operację. Po potwierdzeniu przyciskiem Zatwierdź otwarte zostanie okno z podglądem wydruku AKC-U. Wszystkie pola deklaracji wypełniane są zgodnie z treścią w formularzu na ekranie. Jeżeli deklaracja dotyczy samochodów osobowych, opis wyrobu (pola w kolumnie b części D deklaracji) powstaje przez połączenie treści, widocznej w polu "Nazwa grupy wyrobów " formularza z danymi, opisującymi pojazd (marka, model, rok produkcji, poj. skokowa, nr VIN). Przy imporcie danych z pliku pole "Nazwa grupy wyrobów " wypełnia się automatycznie tekstem "Samochód osobowy". strona 148/152

149 Rysunek 81 - Wydruk deklaracji AKC-U Jeśli użytkownik chce uzyskać plik xml zawierający deklarację dla podatku akcyzowego to po wybraniu polecenia otwarte zostaje okno umożliwiające wprowadzenie innego identyfikatora i adresu niż znajdujący się w deklaracji. Rysunek 82 - Okno identyfikatorów do generowanej deklaracji AKC-U. Po potwierdzeniu przyciskiem otwarte zostaje okno prezentujące plik w formacie XML zawierający dane deklaracji oraz umożliwiające wybranie opcji zapisu z podpisem lub bez. strona 149/152

150 Rysunek 83 - Okno pliku xml z deklaracją AKC-U W przypadku wybrania opcji z podpisem kolejne okno umożliwia wybór certyfikatu. Wreszcie system otwiera standardowe okno, gdzie użytkownik decyduje, czy wygenerowany plik otworzyć, czy zapisać go Wysłanie deklaracji Z chwilą, gdy deklaracja zawiera wszystkie niezbędne dane i posiada status Zarejestrowany, można ją wysłać do systemu Zefir. W tym celu należy otworzyć wybraną deklarację w trybie podglądu (patrz: rozdział 4.1), a następnie wybrać polecenie. Spowoduje to wstępne sprawdzenie poprawności deklaracji oraz wyświetlenie błędów, jeżeli takie zostaną stwierdzone (patrz: rozdział 6.1). Jeżeli dokument nie zawiera błędów lub będą one możliwe do pominięcia, po wybraniu polecenia wyświetlany jest podgląd deklaracji w formacie XML oraz zapytanie o podpis elektroniczny. W celu podpisania deklaracji podpisem elektronicznym, należy wybrać opcję i w kolejnym oknie wskazać certyfikat (spośród zainstalowanych na komputerze, na którym aktualnie pracuje użytkownik Rysunek 43). Ponowne użycie przycisku spowoduje przesłanie podpisanego komunikatu do systemu Zefir i zmieni status deklaracji na Wysłany. Użycie polecenia XML bez podpisu elektronicznego. powoduje przesłanie pliku Od tej chwili dokument będzie oczekiwał komunikatów zwrotnych Info, Upo lub Rejection. Otrzymanie komunikatu Upo lub Info powoduje przejście deklaracji AKC- U do statusu Złożony lub Złożony niepoprawny. strona 150/152