Rozliczanie kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim 341[04].Z2.06

Transkrypt

1 MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Cezary Tarczyński Rozliczanie kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim 341[04].Z2.06 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006

2 Recenzenci: mgr Grażyna Brocka mgr inż. Alicja Drażba Opracowanie redakcyjne: mgr inż. Cezary Tarczyński Konsultacja: mgr inż. Piotr Ziembicki Korekta: Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[04].Z2.06 Rozliczanie kosztów pobytu gościa w zakładzie hotelarskim w modułowym programie nauczania dla zawodu technik hotelarstwa. Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy, Radom

3 SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 3 2. Wymagania wstępne 5 3. Cele kształcenia 6 4. Materiał nauczania Gotówkowe i bezgotówkowe formy płatności za usługi Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Zasady płatności kartami płatniczymi Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Dokumentacja rozliczania gości w zakładzie hotelarskim Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Procedury wymeldowania gości indywidualnych i grup gości Materiał nauczania Pytania sprawdzające Ćwiczenia Sprawdzian postępów Sprawdzian osiągnięć Literatura 44 2

4 1. WPROWADZENIE Poradnik ten będzie Ci pomocny w przyswajaniu i ukształtowaniu umiejętności rozliczania kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim oraz stosowania procedur wymeldowania gości indywidualnych i grup gości. Poradnik ten zawiera: 1. Wykaz literatury, z jakiej możesz korzystać podczas nauki. 2. Wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności, które powinieneś mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji tej jednostki modułowej. 3. Cele kształcenia jednostki modułowej. 4. Materiał nauczania (rozdział 4) umożliwia samodzielne przygotowanie się do wykonywania ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. 5. Zestawy pytań, które pomogą sprawdzić Ci, czy opanowałeś podane treści nauczania. 6. Ćwiczenia umożliwiające nabycie umiejętności praktycznych, które zawierają: wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnego do realizacji ćwiczenia, sposób wykonania ćwiczenia, wskazówki dotyczące sposobu oceniania Twojej pracy przez nauczyciela. 7. Sprawdzian postępów pozwoli Ci sprawdzić stan swojej wiedzy i zakres umiejętności. Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność. 8. Sprawdzian osiągnięć w rozdziale 5 tego poradnika zamieszczony został przykładowy sprawdzian osiągnięć, który zawiera: instrukcję, w której omówiono tok postępowania podczas przeprowadzania sprawdzianu, zestaw zadań testowych zawierający różnego rodzaju zadania, przykładową kartę odpowiedzi, w której w przeznaczonych miejscach wpisz odpowiedzi na pytania; będzie to stanowić dla Ciebie trening przed sprawdzianem zaplanowanym przez nauczyciela. Szczególną uwagę zwróć na opanowanie umiejętności: rozliczania kosztów pobytu gościa hotelowego z wykorzystaniem dostępnych programów komputerowych, korzystania z innych urządzeń przy rozliczaniu gościa hotelowego (czytnik kart, kasa fiskalna itp.). Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność. Po przerobieniu materiału spróbuj zaliczyć sprawdzian z zakresu jednostki modułowej. Jednostka modułowa: Rozliczanie kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim, której treści teraz poznasz jest jednym z modułów koniecznych do zapoznania się z procesem działalności recepcji w zakładzie hotelarskim. Bezpieczeństwo i higiena pracy W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac. Przepisy te poznasz podczas trwania nauki. 3

5 Moduł 341[04].Z2 Działalność recepcji zakładu hotelarskiego 341 [04].Z2.02 Organizacja recepcji zakładu hotelarskiego 341 [04]Z2.01 Organizacja pracy w części parterowej zakładu hotelarskiego 341 [04].Z2.03 Rezerwacja usług w zakładzie hotelarskim 341 [04].Z2.04 Przyjmowanie gości do zakładu hotelarskiego 341 [04].Z2.05 Obsługa gości w zakładzie hotelarskim 341 [04].Z2.06 Rozliczanie kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim 341 [04].Z2.07 Komunikowanie się w języku obcym z gośćmi z recepcji w części parterowej zakładu hotelarskiego Schemat jednostek modułowych. 4

6 2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: wykonywać usługi związane z pobytem gości w hotelu zgodnie z obowiązującymi standardami, organizować usługi dodatkowe na życzenie gości hotelowych, stosować procedury przyjmowania i przekazywania wiadomości gościom hotelowym, stosować procedury przyjmowania i wysyłania korespondencji gości hotelowych, stosować procedury przyjmowania, przechowywania i wydawania depozytów gościom hotelowym, postępować zgodnie z obowiązującymi zasadami etyki i kultury zawodu, stosować przepisy prawne w działalności hotelarskiej, stosować procedury postępowania z rzeczami znalezionymi i zagubionymi przez gości hotelowych, stosować elementy arytmetyki gospodarczej, wykonywać działania arytmetyczne uproszczonymi metodami, obsługiwać dostępne programy komputerowe, obsługiwać urządzenia znajdujące się w recepcji. 5

7 3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć: poprowadzić rachunki gości zakładu hotelarskiego, przyjąć należność za wynajmowanie pokoi i inne usługi hotelowe, wystawić faktury VAT za usługi zrealizowane w zakładzie hotelarskim, rozliczyć wpływy za zrealizowane usługi w zakładzie hotelarskim, dokonać korekty nieuzasadnionych obciążeń rachunku, dokonać zwrotu nadpłaconej przez gościa należności, sporządzić dokumentację związaną z rozliczaniem kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim, rozliczyć koszty pobytu grup gości w zakładzie hotelarskim, zastosować procedurę wymeldowania gości indywidualnych i grup gości, zrealizować zlecenia gości hotelowych związane z wyjazdem, zastosować program komputerowy do rozliczenia kosztów pobytu gości w zakładzie hotelarskim, posłużyć się kasą fiskalną i czytnikiem kart płatniczych. 6

8 4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1. Gotówkowe i bezgotówkowe formy płatności Materiał nauczania Rozliczenia gotówkowe Rozliczenia gotówkowe dokonywane są za pośrednictwem kasy. Obrót gotówkowy jest realizowany przez kasjera, który ponosi pełną odpowiedzialność materialną za stan gotówki w kasie oraz za prawidłowość operacji kasowych. Wpływy gotówkowe są udokumentowane dowodami źródłowymi (dowody należności gotówkowych ze sprzedaży produktów i usług) lub zastępczym dowodem wpłaty KP-Kasa przyjmie (rys.1) Wypłaty gotówkowe mogą być dokonywane na podstawie dokumentów źródłowych (np.faktury obce, listy płac, pokwitowane przez bank dowody wpłat własnych) lub dokumentu zastępczego KW- Kasa wypłaci (rys.2).dowody kasowe KP są wystawiane przez kasjera w dwóch egzemplarzach i przez niego podpisywane na dowód przyjęcia gotówki. Kasowe dowody źródłowe wypłat, a także dowody KW, powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym przed dokonaniem wypłaty, co potwierdza się datą i podpisem osoby odpowiedzialnej za dokonanie kontroli.sprawdzone dowody zatwierdza do wypłaty kierownik i główny księgowy jednostki lub osoby przez nich upoważnione. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wpłat i wypłat gotówkowych powinny być ujęte w Raporcie kasowym- RK (rys.3).raport kasowy sporządza się na koniec każdego dnia. W przypadku gdy liczba wpłat i wypłat nie jest duża można go sporządzać za okres kilku dni. Należy przy tym przestrzegać zasady, iż raport powinien być sporządzony na koniec każdego miesiąca. Do obrotu gotówkowego zaliczamy również płatności dokonywane za pomocą czeku gotówkowego, bądź też wpłat na rachunek wierzyciela. Czek gotówkowy stanowi dyspozycję wystawcy skierowaną do banku dotyczącą wypłacenia przez bank określonej sumy pieniężnej z jego rachunku bankowego, osobie wymienionej na czeku (czek imienny) lub okazicielowi czeku (czek na okaziciela) Czeki (rys.4 i 5) wystawia się na blankietach bankowych, które zawierają następujące elementy: nazwę czek, sumę czekową cyframi i słownie, z zaznaczeniem waluty, bezwarunkowe polecenie wypłaty wpisanej sumy, nawę banku, który ma zapłacić, datę i miejsce wystawienia, podpis wystawcy i ewentualnie jego pieczęć. Do obrotu gotówkowego zalicza się również przekazanie gotówki za pomocą przekazu pocztowego (rys.6). Jest to wygodna forma rozliczeń gotówkowych na odległość. Nadawca wypełnia przekaz i wpłaca gotówkę w urzędzie pocztowym. Adresat otrzymuje pieniądze lub wpływają one na jego rachunek bankowy. Ta forma rozliczeń ma zastosowanie w hotelarstwie, w przypadku gości, którym zabrakło pieniędzy na uregulowanie rachunku za nocleg. Obrót gotówkowy w działalności gastronomiczno hotelarskiej obejmuje: pobieranie należności pieniężnych za prowadzoną na rzecz klientów (konsumentów, gości hotelowych), działalność dotyczącą: 7

9 konsumpcji posiłków i napojów, sprzedaży posiłków i towarów na wynos, wynajmu pokoi noclegowych, świadczenia innych dodatkowych usług, rozliczenia z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, delegacji służbowych i dokonywania przez nich drobnych zakupów, drobne rozliczenia z dostawcami i usługodawcami, odprowadzanie gotówki do banku lub jej pobieranie w banku. Obrót gotówkowy jest realizowany za pośrednictwem kasy lub kas danego przedsiębiorstwa. Są to zwykle pomieszczenia wydzielone, wyposażone w potrzebne urządzenia i odpowiednio zabezpieczone. Do przechowywania gotówki służy kasa pancerna. Również zabezpieczony musi być przewóz gotówki do i z banku. Gotówką regulujemy zwykle niewielkie należności natomiast większe sumy wygodniej jest płacić czekami a wiele zakładów hotelarskich jest wyposażonych w stanowiska wymiany dewiz i przyjmowania czeków i kart płatniczych. Rozliczenia bezgotówkowe Rozliczenia bezgotówkowe dokonywane są za pośrednictwem banku. Do podstawowych ich form należą: polecenie przelewu (rys.7), jest podstawową formą stosowanych rozliczeń bezgotówkowych. Za jej pośrednictwem można dokonywać wszelkich rozliczeń, jeżeli jednostki rozliczające się posiadają rachunki bankowe. Polecenie przelewu polega na zadysponowaniu bankowi przelania określonej kwoty ze swego rachunku bankowego na wskazany inny rachunek bankowy. Wystawia się je na druku bankowym w 4 egzemplarzach (oryginał i 3 kopie), podając dłużnika i wierzyciela, ich rachunki bankowe, kwotę do przelania i tytuł przelewu oraz umieszczając datę, pieczęć i podpisy osób upoważnionych. polecenie zapłaty stanowi udzieloną bankowi dyspozycję wierzyciela aby obciążyć określoną kwotą rachunku bankowego dłużnika i uznać nią rachunek wierzyciela. czek rozrachunkowy stanowi dyspozycje wystawcy czeku dokonania przelewu określonej sumy pieniężnej z rachunku zleceniodawcy na rachunek odbiorcy. Czek ten może być na wniosek wystawcy potwierdzony przez bank, co jest równoznaczne z rezerwacją odpowiedniej kwoty na jego pokrycie. Bank może też gwarantować pokrycie czeku bez względu na stan środków posiadacza rachunku. Dokumentem czeku jest Część B, Część A pozostaje w książeczce czekowej, natomiast Część C czeku bank dołącza do wyciągu z rachunku bankowego wystawcy czeku na dowód realizacji czeku przez trasanta (Bank). Odmianą czeku rozrachunkowego jest czek potwierdzony. Istota czeku potwierdzonego polega na potwierdzeniu możliwości jego realizacji przez bank, który przelewa z rachunku wystawcy odpowiednią kwotę na specjalne konto, zapewniając tym samym środki na realizację czeku. Czeki potwierdzone są wystawiane na ogół na wyższe kwoty i często dla płatności zamiejscowych. Wśród czeków rozrachunkowych wyróżnia się; czeki potwierdzone, gwarantowane i zakreślone. czek podróżny (podróżniczy rys.8), wykorzystywany jest przez turystów, aby nie przewozić gotówki są emitowane w nominałach z góry ustalonych przez banki i realizowane mogą być w bankach, punktach wymiany walut można nimi regulować także należności w hotelach i restauracjach. Po przyjeździe do miejsca docelowego czeki używamy jako środka płatniczego lub wymieniamy na gotówkę. W chwili realizacji czeku składamy na nim swój podpis. Jeżeli podpisy będą zgodne- będziemy mogli dokonać transakcji. Ponieważ czek płatny jest za okazaniem winien być przedłożony w banku do zapłaty w ciągu 10 dni. Wyżej wymienione bezgotówkowe formy płatności mają najczęściej zastosowanie w branży gastronomiczno hotelarskiej natomiast innymi dostępnymi formami obrotu bezgotówkowego nie zajmujemy się gdyż są one poza zakresem czynności recepcji hotelowej, można jedynie nadmienić 8

10 iż do innych form obrotu bezgotówkowego zaliczamy(akredytywę, weksel, rozliczenia saldami i rozliczenia planowe). Przy płatnościach gotówkowych lub bezgotówkowych obowiązują w hotelu pewne procedury, do których należy się stosować: Procedura zapłaty gotówką: wystawienie dokumentu (paragon, faktura)oraz jego fiskalizacja przyjęcie gotówki w PLN wydanie dokumentu potwierdzającego wpłatę oraz wydanie reszty Procedura zapłaty walutą obcą (np. euro lub $): wymiana waluty w kasie walutowej na złote PLN, dalej procedura jak przy zapłacie gotówką. Procedura zapłaty przelewem: wystawienie faktury VAT wg ustalonych w firmie procedur, wystawienie faktury do płatnika z żądaniem zapłaty we wcześniej uzgodnionym terminie, wystawienie dokumentu (paragon fiskalny lub faktura VAT) jego fiskalizacja w kasie fiskalnej w komputerowym systemie zintegrowanym, Końcowe czynności występujące przy każdej procedurze to: sprawdzenie, czy gość odebrał dokumenty i przypomnienie o zwrocie klucza, zaproponowanie pomocy przy zamówieniu taxi, przywołanie bagażowego oraz pożegnanie gościa słowami: dziękujemy za skorzystanie z usług naszego hotelu, zapraszamy ponownie. Ważną i popularną formą rozliczeń w zakładach hotelarskich są różnego rodzaju karty płatnicze, które zostaną omówione w następnym rozdziale. Rys.1. Kasa przyjmie [6 str.188] 9

11 Rys.2. Kasa wypłaci [6 str.189] 10

12 Rys.3. Raport kasowy [6 str.190] 11

13 Nazwa banku Polecenie zapłaty Suma czekowa Nazwa dokumentu Data i miejsce wystawienia Podpis wystawcy Rys.4. Elementy czeku[7 str.218] Rys.5. Czek gotówkowy [10 Hotelarze.pl] 12

14 Rys. 6. Przekaz pocztowy [3 str.189] Rys. 7. Polecenie przelewu [7 str.221] 13

15 Pytania sprawdzające Rys.8. Czek podróżny [10 Hotelarze.pl ] Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jakie są formy płatności? 2. Na czym polega obrót gotówkowy? 3. Jakie są formy obrotu gotówkowego? 4. Na czym polega obrót bezgotówkowy? 5. Jakie znasz formy obrotu bezgotówkowego? 6. Jakie znasz najczęściej stosowane sposoby rozliczania się gościa hotelowego za pobyt w hotelu? 7. Jakie czynności należy wykonać płacąc gotówką(gość) i przyjmując gotówkę(pracownik)? 8. Jakie czynności należy wykonać płacąc walutą obcą( gość)? 9. Jakie czynności wykonasz płacąc w formie bezgotówkowej(gość) i przyjmując zapłatę w formie bezgotówkowej(pracownik)? 14

16 Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Wypełnij blankiet czeku gotówkowego (gość), rozlicz zapłatę czekiem gotówkowym (pracownik). Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) zapoznać się z formą płatności gotówkową (Materiał nauczania pkt.4.1.1), 2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 3) zastosować się do poleceń zawartych w instrukcji, 4) wypełnić prawidłowo blankiet czeku gotówkowego (gość), 5) przyjąć pieniądze wydać resztę i pokwitować wpłatę (pracownik hotelu), 6) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: bloczki czeku gotówkowego, długopis, literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 2 Wypełnij prawidłowo przekaz pocztowy. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) zapoznać się z formą płatności gotówką (Materiał nauczania pkt ), 2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 3) zastosować się do poleceń zawartych w instrukcji, 4) wypełnić prawidłowo przekaz pocztowy (gość), 5) przyjąć przekaz pocztowy i dokonać wstępnej rezerwacji (pracownik), 6) wykonać segregację otrzymanego dokumentu (pracownik), 7) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 8) dokonać oceny poprawności i estetyki wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: druk przekazu pocztowego, długopis, literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 3 Wypełnij prawidłowo raport kasowy Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) zapoznać się z formą obrotu gotówkowego (Materiał nauczania pkt ), 2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 15

17 3) zastosować się do poleceń zawartych w instrukcji, 4) wypełnić prawidłowo raport kasowy w oparciu o dokumenty: KP i KW 5) zastosować właściwą segregację dokumentów, 6) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 7) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: blankiet raportu kasowego duplikaty dokumentów KP i KW, długopis, literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 4 Dokonaj płatności czekiem podróżnym. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) zapoznać się z formą obrotu bezgotówkowego (Materiał nauczania pkt ), 2) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 3) zastosować się do poleceń zawartych w instrukcji, 4) wykonać płatność czekiem podróżniczym (gość), 5) potwierdzić prawidłowość i ważność czeku podróżniczego (pracownik), 6) przeliczyć otrzymany czek po obowiązującym kursie na walutę płatności w danym kraju (pracownik), przyjąć czek, wydać resztę i pokwitować wpłatę (pracownik hotelu), 7) zastosować właściwą segregację dokumentów związanych z rozliczeniem kosztów pobytu gościa / gości hotelowych, 8) zastosować procedury grzecznościowe (podziękowanie, pożegnanie gościa hotelowego), 9) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 10) dokonać oceny poprawności wykonanego ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: duplikat czeku podróżnego, foliogram, rzutnik, dokumentacja recepcji, literatura z rozdziału Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) dokonać płatności czekiem gotówkowym? 2) wypełnić właściwie i zrealizować przekaz pocztowy? 3) dokonać płatności i rozliczenia czekiem rozrachunkowym? 4) zrealizować w sposób właściwy czek podróżny? 5) zastosować procedury płatności gotówką? 6) zastosować procedury płatności formą bezgotówkową? 16

18 4.2. Zasady płatności kartami płatniczymi Materiał nauczania Karty płatnicze Coraz popularniejszą formą płatności staje się karta płatnicza, którą jest kawałek plastiku z wytłoczonymi i kodowanymi elektronicznie informacjami dotyczącymi posiadacza karty. Karta służy do bezgotówkowego dokonywania płatności za towar, usługi i z tytułu innych zobowiązań oraz do pobierania gotówki, a często również z bankomatów, czyli automatów samoczynnie wypłacających gotówkę. W celu dokonania płatności wystarczy okazać kartę i podpisać rachunek, zaś karty mogą być przy transakcji sprawdzane przez urządzenie dekodujące lub specjalne elektroniczne terminale. Z punktu widzenia budowy karty płatniczej karty dzielą się na: embosowane - informacje o karcie takie jak nazwa posiadacza, numer karty, data ważności są wytłoczone na karcie. Obecnie "czyste" karty embosowane są praktycznie niespotykane. Zwykle posiadają również pasek magnetyczny lub chip. karty z paskiem magnetycznym - nośnikiem informacji jest pasek magnetyczny na którym zapisane są na 2 ścieżkach (rzadziej 3) informacje pozwalające na dokonanie transakcji (numer karty, data ważności itd.). Na karcie tego typu nie jest zapisywany numer PIN, służący do autoryzacji transakcji. karty z układem elektronicznym (potocznie zwane kartami chipowymi) - są dużo bezpieczniejsze od kart z paskiem magnetycznym. Większość dostępnych systemów transakcyjnych migruje w stronę kart elektronicznych. Standard obsługi transakcji jest opracowywany przez organizację zrzeszającą największych wydawców kart Europay, Mastercard i Visa (stąd nazwa standardu - EMV). Bezpieczeństwo Bezpieczeństwo posługiwania się kartami magnetycznymi zapewnia przede wszystkim PIN (Personal Identyfication Number). Umożliwia on uwierzytelnienie osoby posługującej się kartą. Urządzenie realizujące transakcję odczytuje z karty zawarte w niej informacje dotyczące bankuwydawcy karty, numeru rachunku związanego z kartą oraz numeru karty i przesyła je do banku, gdzie serwer generuje na podstawie otrzymanych danych 15-bitową liczbę, która jest szyfrowana za pomocą algorytmu DES przy zastosowaniu tajnego klucza banku. Z otrzymanego w ten sposób szyfrogramu w określony sposób wyznaczana jest wartość PIN, którą porównuje się następnie z wartością wprowadzoną przez użytkownika karty. Większy poziom bezpieczeństwa oferują karty chipowe. Charakteryzują się one bezpieczną kontrolą dostępu, możliwością szyfrowania i deszyfrowania informacji, a także możliwością generowania i weryfikowania podpisów cyfrowych. 17

19 Organizacje wydające karty płatnicze Największe organizacje zajmujące się wydawaniem kart płatniczych na świecie to: Visa International Europay International Diners Club American Express JCB Karta płatnicza Karta płatnicza (ang. payment car) służy do realizacji transakcji bezgotówkowych płatności za towary lub usługi. Regułą już jest, iż banki swoim kartom płatniczym dołączają także funkcje kart bankomatowych, czyli możliwość realizacji w bankomatach wypłat gotówkowych, sprawdzania salda i historii rachunku, zmiany PIN-u karty itp. W zależności od rodzaju karty płatniczej można bezgotówkowymi operacjami płatniczymi bezpośrednio obciążać rachunek bankowy (karta debetowa), bądź dokonywać je "w ciężar" przyznanego limitu zadłużenia (karta obciążeniowa i kredytowa). Karta bankomatowa Z angielskiego ATM card lub cash card. Jest to karta wydawana do rachunku bieżącego, służąca wyłącznie do wypłat gotówki oraz innych operacji dostępnych w bankomacie, takich jak: sprawdzenie salda rachunku, sprawdzenie i wydrukowanie historii transakcji, zmiana PIN-u karty, dokonanie zdefiniowanych przelewów, skorzystanie z funkcji depozytowych. Karta bankomatowa nie posiada funkcji karty płatniczej, dlatego też nie można dokonywać nią transakcji bezgotówkowych (płatności za towary i usługi), z tego powodu większość banków zamiast karty bankomatowych wydaje karty płatnicze z funkcjami kart bankomatowych. Podział kart bankowych Karty bankowe ze względu na ich przeznaczenie można podzielić na: karty bankomatowe, karty płatnicze: debetowe, obciążeniowe, kredytowe. 18

20 Karta obciążeniowa Karta obciążeniowa (ang. charge car) jest to karta płatniczo-bankomatowa wydawana do rachunku bieżącego (ROR). Posiadaczowi karty przyznawany jest przez bank limit wydatków, którym może dysponować przez określony okres, najczęściej miesiąca, realizując transakcje gotówkowe (wypłat z bankomatów lub w oddziałach banków) i bezgotówkowe (płatności za towary i usługi). Wypłaty gotówki z bankomatów zazwyczaj obarczone są stosunkowo wysokimi prowizjami, gdyż głównym przeznaczeniem tej karty są transakcje bezgotówkowe. Spłata karty odbywa się w określonym dniu miesiąca, a jej właściciel zobowiązany jest do pokrycia 100 proc. obciążenia. Bank pobiera dodatkowo pewien procent (najczęściej jest to około 1 proc.) od wykorzystanego limitu jako własną prowizję. Po dokonaniu spłaty w następnym miesiącu można korzystać od nowa z limitu karty w pełnym jego zakresie. Karta debetowa Karta debetowa (ang. debit card) to podstawowa karta płatniczo-bankomatowa wydawana do rachunku bieżącego (ROR), charakteryzująca się tym, iż saldo konta bankowego jest obciążane automatycznie kwotą transakcji w chwili jej wykonania i dotarcia tej informacji do banku. Kartą tą można realizować transakcje wyłącznie do wysokości dostępnego salda na rachunku, a także wyłącznie w ramach przyznanego przez bank dziennego limitu wydatków zazwyczaj dotyczy on operacji gotówkowych (wypłat z bankomatów lub w oddziałach banków) i jest to podyktowane względami bezpieczeństwa. Karta kredytowa Karta kredytowa - (ang. credit card) karta, dla której zazwyczaj nie jest koniecznym posiadanie rachunku bieżącego (ROR) w banku. Jest to najbardziej prestiżowa karta spośród kart płatniczych, o wydaniu, której decyduje bank na podstawie przedłożonych dokumentów o dochodach lub możliwych zabezpieczeniach. Karta ta posiada także funkcje karty bankomatowej - można nią dokonywać wypłat gotówki z bankomatów. Bank przyznaje posiadaczowi karty limit kredytowy w ramach, którego posiadacz może dokonywać transakcji gotówkowych (wypłat z bankomatów lub w oddziałach banków) i bezgotówkowych (płatności za towary i usługi), jednakże w przypadku tych pierwszych transakcji wypłaty obciążone są wysokimi prowizjami (zazwyczaj wyższymi nawet niż przy kartach obciążeniowych), gdyż głównym przeznaczeniem tych kart jest rozliczanie operacji bezgotówkowych. Kartę tą wyróżnia sposób spłaty zadłużenia posiadacz karty sam decyduje, czy spłaca całość jej obciążenia, czy zadłużenie będzie spłacane w miesięcznych oprocentowanych ratach. Spłata karty kredytowej wygląda następująco: można w danym dniu miesiąca spłacić 100 proc. jej zadłużenia, ale nie trzeba. Bank określa nam jedynie minimalną stawkę, jaką mamy spłacić z zadłużenia karty (jest to zazwyczaj 5 10 proc., nie mniej niż 30 PLN), ale to posiadacz karty decyduje, czy spłaca jedynie owe wymagane minimum, całość, czy wybraną przez siebie część zadłużenia, pozostawiając resztę w formie oprocentowanego kredytu. Przy częściowej spłacie zadłużenia w następnym miesiącu możemy korzystać z limitu karty pomniejszonego o niespłaconą kwotę. Spłacając 100 proc. zadłużenia karty kredytowej większość banków nie pobiera żadnej dodatkowej prowizji. Cechy karty płatniczej Wygląd, wymiary i oznaczenia karty płatniczej są ściśle określone według międzynarodowych norm ISO 7810 i Karta ta wykonana jest ze sztywnej folii PVC lub PTG i ma kształt prostokąta o wymiarach 8,5 na 5,4 cm Grubość karty może być różna w zależności od jej typu i wynosi od 0,36 mm do 0,84 mm (rys.9) Na awersie karty znajdują się: cechy systemów (logo, hologram), numer organizacji, numer banku, numer karty, imię i nazwisko posiadacza karty, okres ważności karty, 19

21 oznaczenie zasięgu (krajowa lub międzynarodowa), typ karty, zdjęcie (opcjonalnie). Coraz częściej na awersie karty pojawia się mikroprocesor, który w przyszłości wyprze zapis na pasku magnetycznym. Na rewersie karty znajdują się: pasek magnetyczny (nośnik pamięci z możliwością zapisu danych na 1 do 3 ścieżkach (max 220 znaków), pasek do podpisu (umożliwia trwałe umieszczenie podpisu posiadacza karty na jej powierzchni. Drukowany jest metodą sitodruku), informacja o tym, czyją własnością jest karta i co zrobić w przypadku zagubienia, całodobowy numer telefonu (rys.10). Rys. 9. Wzór karty płatniczej[10 Kartyonline.pl] 20

22 Rys. 10 Elementy karty płatniczej [2 str. 92] Proces rozliczania zaczyna się w momencie zawarcia transakcji, której potwierdzeniem jest dowód sprzedaży wystawiony przez akceptanta (faktura VAT lub paragon). Posiadacz karty płatniczej płaci należność kartą płatniczą wręczając ja akceptantowi. Następnie akceptant wystawia potwierdzenie płatności kartą płatniczą, które przekazuje do centrum rozliczeniowego. Są dwie możliwości przekazania potwierdzenia płatności: 21

23 za pomocą mechanicznej kopiarki inprint nanosi się (odciska) dane z karty płatniczej na potwierdzenie płatności i po podpisaniu przez posiadacza karty wysyła się do centrum rozliczeniowego, poprzez terminal płatniczy, czytnik kart płatniczych (rys.11) przekazywane są dane za pośrednictwem łącz telekomunikacyjnych w formie zbioru elektronicznego; system ten umożliwia automatyczną autoryzację karty (uzyskanie zgody na prowadzenie transakcji) oraz drukuje potwierdzenie płatności kartą płatniczą w dwóch egzemplarzach kopię otrzymuje klient, natomiast oryginał pozostaje w punkcie sprzedaży (hotelu, restauracji, stacji benzynowej, sklepie). Należność pomniejszona o kwotę opłaty za obsługę, przelewana jest przez centrum rozliczeniowe na rachunek bankowy akceptanta. Centrum rozliczeniowe informuje jednocześnie bank emitenta karty o konieczności obciążenia konta posiadacza karty i przelania jej na rzecz centrum rozliczeniowego. Bank - wystawca informuje okaziciela karty o zdjęciu z konta kwoty należności zapłaconej kartą płatniczą. Rozliczanie transakcji za pomocą karty jest jedną z częściej spotykanych form płatności w zakładach hotelarskich, gdyż limity czeków bankowych są nieduże a i wiarygodność klienta jest większa gdyż został on już wcześniej dokładnie zbadany przez bank lub instytucje wydającą kartę kredytową. Recepcjonista przyjmujący zapłatę kartą kredytową powinien wiedzieć jakie karty honoruje jego zakład. Wypełnia kwit sprzedaży i robi na nim odbitkę z karty kredytowej, a gość ją podpisuje. Kiedy recepcjonista jest pewien, że wszystkie formalności zostały zakończone, przekazuje właścicielowi karty kredytowej odpowiednią kopię podpisanego kwitu sprzedaży i rachunek jako pokwitowanie. Celem uzyskania przelewu, druga kopia podpisanego kwitu jest przesyłana do banku lub innej firmy wystawiającej kartę(nie jest to konieczne tylko wtedy, kiedy w momencie transakcji działa komputerowe połączenie między odbiorcą zapłaty a wystawcą karty). Rys. 11 Potwierdzenie płatności kartą płatniczą z użyciem czytnika kart [ 2 str.94] 22

24 Pytania sprawdzające Odpowiadając pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co to jest karta płatnicza? 2. Jakie znasz rodzaje kart płatniczych? 3. Jakie znasz rodzaje kart płatniczych z punktu widzenia ich budowy? 4. Jakie są elementy karty płatniczej? 5. Jakie znasz organizacje wydające karty płatnicze? 6. Jakie urządzenia są niezbędne przy płatności kartą płatniczą? 7. Czy znasz procedury płatności kartą płatniczą? Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Wykonaj płatność kartą płatniczą za pobyt w hotelu Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) zapoznać się z procedurą płatności kartą płatniczą (materiał pkt.4.2.1), 3) dokonać płatności kartą płatniczą za pobyt w hotelu (gość),przyjąć zapłatę kartą z zachowaniem wszelkich procedur (pracownik), 4) zastosować procedury grzecznościowe, 5) zaprezentować wykonane ćwiczenie, 6) dokonać oceny ćwiczenia. Wyposażenie stanowiska pracy: karta płatnicza, czytnik kart, dokumentacja recepcji, literatura z rozdziału 6. Ćwiczenie 2 Przedstaw różnice występujące pomiędzy kartami płatniczymi debetowymi, kredytowymi i obciążeniowymi. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) zorganizować stanowisko pracy do wykonania ćwiczenia, 2) zapoznać się z rodzajami kart płatniczych (materiał pkt ), 3) przygotować 3 rodzaje kart płatniczych, 4) dokonać oceny kart ze względu na pełnione przez nie funkcje, 5) wykazać różnice w budowie kart płatniczych, 6) zaprezentować efekty swojej pracy, 7) dokonać oceny ćwiczenia. 23