RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO DO SPRAW NADAWANIA PRZEZ NOTARIUSZY KLAUZULI APOSTILLE (wyciąg)

Transkrypt

1 RAPORT KOMISJI CENTRUM NAUKOWEGO FUNDACJI NA RZECZ BEZPIECZNEGO OBROTU PRAWNEGO (wyciąg) Sopot, dnia 31 marca 2014 roku

2 Spis treści strona Rozdział I. Wprowadzenie 4 Rozdział II. Porównanie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille przez organy samorządu notarialnego lub przez notariuszy przyjętych w Hiszpanii oraz w Estonii przy uwzględnieniu rozwiązań prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie 7 1. Uwagi wstępne 7 2. Informacje ogólne o państwach stronach Konwencji Haskiej 7 3. Informacje ogólne o organizacji notariatu w państwach stronach Konwencji Haskiej 8 4. Rozwiązania modelowe w zakresie nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille oraz prowadzenia rejestru klauzul apostille w państwach - stronach Konwencji Haskiej 8 5. Podsumowanie 15 Rozdział III. Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną oraz informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy Uwagi wstępne Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną Informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy Podsumowanie 21 Rozdział IV. Propozycja rozwiązań prawnych w zakresie nadawania Strona 2 z 40

3 klauzuli apostille i klauzuli w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych oraz zakres proponowanych zmian regulacji prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie Uwagi wstępne Rady Izb Notarialnych jako podmioty, którym w zakresie notariatu powinny być przyznane kompetencje nadawania klauzuli apostille Terytorializacja kompetencji Rad Izb Notarialnych w zakresie nadawania klauzuli apostille Dokumenty, względem których Radom Izb Notarialnych powinny zostać przyznane kompetencje nadawania klauzuli apostille Kompetencje w zakresie tzw. czynności prelegalizacyjnych, czyli czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy Przygotowanie osób, którym w Radach Izb Notarialnych zostałoby powierzone wykonywanie kompetencji nadawania klauzul Kompetencje w zakresie nadawania klauzul apostille względem dokumentów sądowych Propozycje zmian odpowiednich regulacji prawnych Rejestr oraz weryfikacja wydanych klauzul apostille Wzór klauzuli apostille 34 Rozdział V. Informacje w zakresie oceny skutków skarbowych i podatkowych proponowanych rozwiązań prawnych w zakresie przyznania Radom Izb Notarialnych kompetencji nadawania klauzuli apostille dokumentom sporządzanym przez notariuszy 36 Rozdział VI. Podsumowanie 39 Strona 3 z 40

4 Rozdział I Wprowadzenie Komisja Centrum Naukowego Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille została powołana przez Radę Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego mocą uchwały numer 13/2013 podjętej na posiedzeniu dnia 20 maja 2013 roku w następującym składzie: 1) dr Paweł Blajer notariusz w Krakowie, 2) Wojciech Chmiel notariusz w Kartuzach, 3) Tomasz Kot notariusz w Krakowie, 4) Edyta Anna Pietrewicz notariusz w Sopocie - jako Przewodnicząca. Zaproszenie do prac Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille przyjął również dr hab. Paweł Czubik notariusz w Krakowie, o osobę którego rozszerzony został skład tej Komisji. Nastąpiło to mocą uchwały numer 20/2013 Rady Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego, podjętej na posiedzeniu dnia 13 września 2013 roku. Powołanie wskazanej Komisji zgodne było z przyjętym programem działania Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego na rok 2013, zatwierdzonym uchwałą numer 4/2013 Rady Fundacji z dnia 12 kwietnia 2013 roku w sprawie rocznego programu działania Fundacji. Zasadność powierzenia notariatowi kompetencji w zakresie nadawania klauzuli apostille podkreślona została również przez Fundację Republikańską w opublikowanym w maju 2013 roku Raporcie pod tytułem: Szybciej, taniej, skuteczniej poprawa warunków obsługi prawnej osób fizycznych i osób prawnych w Polsce. Autorzy raportu postulując rozszerzenie katalogu czynności notarialnych stwierdzili, że: możliwe jest powierzenie notariatowi nowych czynności. Z pewnością wpłynie to na zwiększenie wydajności w sektorze publicznym (głównie: sądownictwo i administracja). Raport wskazuje przykładowe rodzaje czynności które mogły by zostać powierzone notariuszom w ramach systemu jurysdykcji prewencyjnej. Warto podkreślić, że wszystkie proponowane jako nowe czynności notarialne funkcjonują w systemach innych państw posiadających zbliżone do polskiego systemy prawne. Zatem proponowane są rozwiązania sprawdzone i pewne, o dających się przewidzieć skutkach, przy założeniu poprawnego wdrożenia ich do systemu zarówno w sensie materialno prawnym i formalnoprawnym. Ważnym elementem w dziedzinie proponowanych zmian jest podmiotowość państwa i pewność obrotu, przy czym możliwe jest takie ukształtowanie Strona 4 z 40

5 prawa o notariacie, aby elementy te nie zostały naruszone. Wskazują na to doświadczenia państw o podobnych do polskiego systemach prawnych (Niemcy, Francja, Włochy). 1. Na posiedzeniu Rady Fundacji na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego w dniu 6 lipca 2013 roku Przewodnicząca Komisji przedstawiła uzgodnione przez Komisję Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille: cel, harmonogram i wstępne założenia prac Komisji, przedstawione w załączniku numer 1, które zostały przyjęte przez Radę Fundacji. Celem prac Komisji było opracowanie projektu nowych aktów prawnych lub zmiany obowiązujących aktów prawnych, na podstawie których organami właściwymi do wydawania klauzuli apostille, o której stanowi Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz. U. z 2005 roku, Nr 112, poz. 938), zwana dalej: Konwencją Haską, w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy wyznaczeni zostaną notariusze lub organy samorządu notarialnego wraz z ich uzasadnieniem. Prace Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille zakończyły się osiągnięciem założonego celu i przeprowadzone zostały zgodnie z przyjętym harmonogramem, czego wynikiem jest niniejszy raport oraz przedstawione w nim wnioski, propozycje i rekomendacje. Raport składa się z 6 rozdziałów, które przedstawiają wyniki poszczególnych etapów i obszarów prac Komisji, w związku z czym raport zawiera podsumowania każdego rozdziału oraz ogólne podsumowanie całokształtu prac Komisji. Poszczególne rozdziały zostały przygotowane przez niżej wskazane osoby, wchodzące w skład Komisji: 1) Rozdział I. Wprowadzenie - przygotowała Edyta A. Pietrewicz notariusz w Sopocie; 2) Rozdział II. Porównanie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille przez organy samorządu notarialnego lub przez notariuszy przyjętych w Hiszpanii oraz w Estonii przy uwzględnieniu rozwiązań prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie przygotował dr Paweł Blajer - notariusz w Krakowie; 1 Raport Szybciej, taniej, skuteczniej poprawa warunków obsługi prawnej osób fizycznych i osób prawnych w Poslce, str. 41 i 46, Fundacja Republikańska, dostępny na stronie: Strona 5 z 40

6 3) Rozdział III. Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną oraz informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy przygotowali: Wojciech Chmiel notariusz w Kartuzach oraz Edyta A. Pietrewicz notariusz w Sopocie; 4) Rozdział IV. Propozycja rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille i klauzuli w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych oraz zakres proponowanych zmian regulacji prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie - przygotował dr hab. Paweł Czubik - notariusz w Krakowie; 5) Rozdział V. Informacje w zakresie oceny skutków skarbowych i podatkowych proponowanych rozwiązań prawnych w zakresie przyznania Radom Izb Notarialnych kompetencji nadawania klauzuli apostille dokumentom sporządzanym przez notariuszy - przygotował dr Adam Kucharski - notariusz we Wrocławiu, przy czym informacje uzupełniające oraz podsumowanie przygotowała Edyta A. Pietrewicz notariusz w Sopocie; 6) Rozdział VI. Podsumowanie - przygotowała Edyta A. Pietrewicz notariusz w Sopocie. Szczególnego podkreślenia wymaga udział w pracach Komisji notariusza Tomasza Kota, którego zaangażowanie oraz wsparcie merytoryczne miało istotny wpływ na powstanie niniejszego raportu. Podkreślić należy również, że informacje przedstawione w rozdziale V raportu zostały przekazane przez dra Adam Kucharskiego, który nie jest Członkiem Komisji, a który na prośbę Komisji przygotował wskazane informacje i wyraził zgodę na ich zaprezentowanie w ramach tego raportu. Strona 6 z 40

7 Rozdział II Porównanie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille przez organy samorządu notarialnego lub przez notariuszy przyjętych w Hiszpanii oraz w Estonii przy uwzględnieniu rozwiązań prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie I. Uwagi wstępne Celem niniejszego opracowania jest przybliżenie rozwiązań prawnych w zakresie nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille oraz prowadzenia rejestru tych klauzul przyjętych w Hiszpanii i w Estonii, tj. w krajach, w których nadawanie powołanej klauzuli - przewidzianej Konwencją znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzoną w Hadze dnia 5 października 1961 roku (Dz. U. z 2005 roku, Nr 112, poz. 938), zwanej dalej: Konwencją Haską (załącznik numer 2) odbywa się przy udziale notariatu. Regulacje wymienionych krajów wybrano z uwagi na przeciwstawne założenia modelowe, którymi posługuje się odpowiednio ustawodawca hiszpański i estoński, a których konfrontacja umożliwia sformułowanie postulatów co do optymalizacji polskiego modelu nadawania klauzul apostille krajowym dokumentom urzędowym. Zrealizowanie wymienionego celu wymaga ponadto porównania rozwiązań przyjętych w wymienionych krajach z odpowiednimi regulacjami polskimi, eliminującymi polski notariat z procedury nadawania klauzul apostille oraz prowadzenia rejestru lub kartoteki, jak również dokonywania weryfikacji, określonej w art. 7 cytowanej Konwencji Haskiej. II. Informacje ogólne o państwach stronach Konwencji Haskiej 1) Hiszpania dziedziczna monarchia parlamentarna, o powierzchni km² i liczbie ludności ok ; obszar Hiszpanii podzielony jest na 17 wspólnot autonomicznych (Comunidades Autónomas) oraz dwa miasta autonomiczne (Ciudad Autónoma); wspólnoty autonomiczne dzielą się z kolei na 50 prowincji. 2) Estonia republika, o powierzchni km² i liczbie ludności ok ; obszar Estonii podzielony jest na 15 prowincji (maakonnad); prowincje dzielą się z kolei na 227 gmin dwóch rodzajów: 33 miejskie (linn) i 194 wiejskie (vald). 3) Polska republika parlamentarna o powierzchni km² i liczbie ludności ok ; obszar Polski podzielony jest na 16 województw, które dzielą się z kolei na 66 miast na prawach powiatu i 314 powiatów, składających się z 2479 gmin. Strona 7 z 40

8 III. Informacje ogólne o organizacji notariatu w państwach stronach Konwencji Haskiej 1) Hiszpania - notariat hiszpański tworzą notariusze, tj. funkcjonariusze publiczni umocowani do nadawania wiary publicznej umowom i innym aktom pozasądowym; ich działalność regulowana jest ustawą z 28 maja 1862 roku o notariacie w Hiszpanii i rozporządzeniem w sprawie organizacji i funkcjonowania notariatu z dnia 2 czerwca 1944 roku; obecnie w Hiszpanii działa około notariuszy, którzy przyporządkowani są do 17 Kolegiów Notarialnych (Colegio Notarial); właściwość terytorialna poszczególnych Kolegiów pokrywa się z obszarem poszczególnych wspólnot autonomicznych; na czele poszczególnych kolegiów stoją dziekani (los decanos), którzy wchodzą w skład Generalnej Rady Notariatu (Consejo General del Notariado), reprezentującej notariuszy na poziomie krajowym. 2) Estonia notariat estoński tworzą notariusze, tj. urzędnicy publiczni którym Państwo przekazuje obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa stosunkom prawnym i zapobiegania sporom prawnym; ich działalność regulowana jest ustawą notarialną z dnia 6 grudnia 2000 roku; na dzień 1 marca 2013 roku w Estonii działało 94 notariuszy i 8 kandydatów notarialnych; wchodzą oni w skład Izby Notariuszy (Notarite Koda), na czele której stoi siedmioosobowa Rada Izby Notariuszy wybierana przez tę Izbę na okres trzech lat. 3) Polska notariat polski tworzą notariusze, tj. osoby działające jako osoby zaufania publicznego, korzystające z ochrony przysługującej funkcjonariuszom publicznym, dokonujące czynności notarialnych, mających charakter dokumentu urzędowego; ich działalność regulowana jest ustawą z 14 lutego 1991 roku Prawo o notariacie oraz wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi; obecnie w Polsce działa około notariuszy, którzy przyporządkowani są do 11 Izb Notarialnych, przy czym niektóre Izby obejmują swą właściwością obszar więcej niż jednego województwa; na czele poszczególnych Izb stoją Rady Izb Notarialnych składające się z Prezesa, Wiceprezesa i 5-9 członków; przedstawiciele Izb wchodzą ponadto w skład Krajowej Rady Notarialnej, reprezentującej notariuszy na poziomie krajowym. IV. Rozwiązania modelowe w zakresie nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille oraz prowadzenia rejestru klauzul apostille w państwach - stronach Konwencji Haskiej 1) Podstawy prawne: a) Hiszpania Królewski Dekret 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku, określający jacy urzędnicy i władze są kompetentne do wystawiania legalizacji Strona 8 z 40

9 czyli apostille zgodnie z Konwencją XII Konferencji Haskiej w zakresie Międzynarodowego Prawa Prywatnego z dnia 5 października 1961 roku (załącznik numer 3); rozporządzenie (orden) Ministerstwa Sprawiedliwości JUS/1207/2011 z dnia 4 maja 2011 roku powołujące i regulujące Elektroniczny Rejestr Klauzul Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości i regulujące procedurę wydawania apostille na papierze i w formacie elektronicznym (załącznik numer 4). b) Estonia Ustawa notarialna z dnia 6 grudnia 2000 roku; Rozporządzenie nr 38 Ministra Sprawiedliwości z dnia 27 listopada 2009 roku w sprawie procedury nadawania i unieważniania klauzul apostille na Estońskich dokumentach urzędowych (załącznik numer 5); Rozporządzenie nr 51 Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie prowadzenia rejestru poświadczeń klauzul apostille (załącznik numer 6). c) Polska - Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych; Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej. 2) Władze i instytucje kompetentne do nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille: a) Hiszpania - Królewski Dekret 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku określa stosunkowo szeroki zakres władz kompetentnych do opatrywania dokumentów urzędowych klauzulą apostille (art. 1-5 dekretu). Do wymienionych władz dekret zalicza również dziekanów Kolegiów Notarialnych oraz ich zastępców, jak również upoważnionych przez nich notariuszy (art. 1 ust.1 pkt d; art. 3 dekretu). Oprócz nich do nadawania dokumentom urzędowym klauzul apostille kompetentni są urzędnicy zatrudnieni zarówno w wymiarze sprawiedliwości (np. sekretarze rządowi w Tribunales Superiores de Justicia), jak również w administracji publicznej (np. osoby upoważnione w ramach Centralnego Biura do Spraw Obywatelskich w Ministerstwie Sprawiedliwości, kierownicy Regionalnych Biur Ministerstwa Sprawiedliwości). b) Estonia Stosownie do 29 ust. 3 pkt. 4 estońskiej ustawy notarialnej, począwszy od dnia 1 stycznia 2010 roku do wydawania klauzuli apostille stosownie do postanowień Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 upoważnieni są wszyscy notariusze. Należy podkreślić, że w Estonii kompetencja do wystawiania tych klauzul została przyznana wyłącznie Strona 9 z 40

10 notariuszom, zatem żadne inne władze lub instytucje nie wydają klauzul apostille. c) Polska zgodnie z notyfikacją Polski złożoną depozytariuszowi Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 roku, klauzule apostille w Polsce wystawiane są wyłącznie przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej (Dział Legalizacji). Żadne inne władze lub instytucje nie nadają tych klauzul polskim dokumentom urzędowym. 3) Dokumenty opatrywane klauzulą apostille: a) Hiszpania - Królewski Dekret 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku dzieli dokumenty opatrywane klauzulą apostille na pięć podstawowych grup, tj.: dokumenty administracyjne, dokumenty sądowe, dokumenty notarialne, dokumenty wydane przez organy lub funkcjonariuszy sądowych Sądu Najwyższego i Sądu Krajowego oraz pozostałe dokumenty urzędowe. Dziekanom Kolegiów Notarialnych, ich zastępcom oraz upoważnionym przez nich notariuszom powierzono wyłączną kompetencję w zakresie nadawania klauzuli apostille dokumentom notarialnym (art. 3), tj. aktom notarialnym oraz dokumentom z podpisem notarialnie poświadczonym. Warto podkreślić, że w powyższym zakresie dekret nie przewiduje regionalizacji, co oznacza, że dziekan danego Kolegium Notarialnego może opatrzyć klauzulą apostille dokument sporządzony przy udziale notariusza prowadzącego kancelarię w dowolnym miejscu na terytorium Hiszpanii. Ponadto, dziekani Kolegiów Notarialnych, ich zastępcy oraz upoważnieni przez nich notariusze opatrują klauzulą apostille także niektóre dokumenty administracyjne (z wyłączeniem dokumentów wydawanych przez centralne organy administracji państwowej) w tym w szczególności dokumenty wystawiane przez organy nie zaliczające się do ogólnej administracji państwa (delegatury i poddelegatury rządu we wspólnotach autonomicznych i prowincjach oraz oddziały terenowe i regionalne ministerstw i organów) oraz dokumenty urzędowe pozostałych organów administracji publicznej (jednostek autonomicznych i samorządowych). W przypadku dokumentów administracyjnych kompetencja do opatrywania ich klauzulą apostille jest jednak przez wymienionych przedstawicieli notariatu dzielona z innymi władzami, określonymi w ust. IV pkt. 2) lit a) niniejszego opracowania. b) Estonia wszelkie estońskie dokumenty urzędowe, objęte zakresem przedmiotowym zastosowania Konwencji Haskiej z dnia 5 października a więc wszelkie dokumenty sądowe i związane z wymiarem sprawiedliwości, Strona 10 z 40

11 dokumenty administracyjne, akty notarialne oraz urzędowe i notarialne poświadczenia dokonane na dokumentach prywatnych - certyfikowane są klauzulą apostille przez notariuszy. Jedyne ograniczenie kompetencji notariusza do wydawania klauzul apostille wynika z faktu, iż nie może on certyfikować tą klauzulą dokumentu, który sam sporządził, lub na którym poświadczył podpis. c) Polska wszelkie polskie dokumenty urzędowe, objęte zakresem przedmiotowym zastosowania Konwencji Haskiej z dnia 5 października np. akty stanu cywilnego (akty urodzenia, akty zawarcia małżeństwa, akty zgonu), dokumenty sądowe, administracyjne, akty notarialne, dyplomy, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe, zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych certyfikowane są klauzulą apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej (Dział Legalizacji). 4) Procedury prelegalizacyjne: a) Hiszpania brak. b) Estonia brak. c) Polska Polskie procedury przewidują stosunkowo szeroki zakres dokumentów, które przed wydaniem klauzuli apostille w Ministerstwie Spraw Zagranicznych wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia. Tytułem przykładu można wskazać, że dokumenty notarialne i sądowe (z wyjątkiem odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego) przeznaczone do użytku za granicą podlegają szczególnemu postępowaniu prelegalizacyjnemu, określonemu w art. 20 Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych. W ich przypadku autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej lub podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sądowego oraz autentyczność pieczęci urzędowej sądu uwierzytelnia prezes właściwego sądu okręgowego albo upoważniony przez niego sędzia lub referendarz sądowy lub prezes właściwego sądu apelacyjnego lub upoważniony przez niego sędzia, jeżeli uwierzytelnienie dotyczy dokumentu sporządzonego przez sąd apelacyjny. Procedura ta dotyczy też np. dyplomów wyższych uczelni, w tym także artystycznych, wojskowych i medycznych, w odniesieniu do których wcześniejszego uwierzytelnienia dokonują właściwe Ministerstwa. Dopiero uzyskanie stosownego uwierzytelnienia na wymienionych dokumentach pozwala na skuteczne wystąpienie z wnioskiem o nadanie dokumentowi klauzuli apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Strona 11 z 40

12 5) Procedura prowadzenia rejestru klauzul apostille a) Hiszpania Stosownie do treści art. 8 Królewskiego Dekretu 1497/2011 z dnia 24 października 2011 roku klauzule apostille, którymi opatrywane są wszelkie dokumenty urzędowe mogą być wystawiane zarówno w formacie papierowym, jak i elektronicznym i podlegają rejestracji w Elektronicznym Rejestrze Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości. Szczegóły jego utworzenia i funkcjonowania reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości JUS/1207/2011 z dnia 4 maja 2011 roku, które precyzuje, że dokumenty sporządzone przez notariuszy oraz dokumenty prywatne, których podpisy są poświadczane przez notariusza mogą być opatrywane apostille jedynie w wersji na papierze. W samym zaś Elektronicznym Rejestrze Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości przechowywane są wszystkie wydane po wejściu w życie rozporządzenia przez kompetentne władze w Hiszpanii klauzule apostille zarówno te wydane w formacie papierowym, jak i elektronicznym (art. 2). Dokumenty te przechowywane są w formie cyfrowej: w rejestrze umieszcza się adnotację o numerze i dacie wydania apostille, nazwisku i w jakim charakterze działa osoba podpisująca poświadczany dokument urzędowy, a w przypadku, jeżeli dokument nie jest podpisany - nazwę urzędu, który pieczętował dokument. Ponadto rejestr zawiera obraz wydanej apostille oraz, w odpowiednim przypadku, klucz elektroniczny dokumentów elektronicznych lub zeskanowanych dokumentów opatrzonych apostille. Wykonując regulacje dekretu Generalna Rada Notariatu na własny koszt zastosowała stosowne rozwiązania technologiczne, pozwalające na przesłanie wydanych przez kompetentne władze notarialne klauzul apostille do Elektronicznego Rejestru prowadzonego w Ministerstwie Sprawiedliwości. b) Estonia Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości nr 38 z dnia 27 listopada 2009 roku określa procedurę certyfikowania estońskich dokumentów urzędowych klauzulą apostille. Stosownie do jego postanowień klauzule te wystawiane są przez notariuszy wyłącznie w formacie papierowym ( 7). Z kolei 44 2 ustawy notarialnej z 6 grudnia 2000 roku wskazuje, iż rejestr wystawionych przez notariuszy klauzul apostille prowadzony jest przez Izbę Notariuszy na jej koszt i odpowiedzialność. W Rejestrze tym przechowywane są nie tylko wystawione już klauzule, ale także wzory pieczęci estońskich władz wydających dokumenty urzędowe, wzory podpisów urzędników kompetentnych do ich podpisywania, oficjalna nazwa sprawowanej przez nich funkcji oraz kadencja, jak również imiona i nazwiska osób, które złożyły dokument urzędowy celem jego certyfikacji klauzulą apostille. Na estońskie władze kompetentne do wydawania dokumentów urzędowych został Strona 12 z 40

13 ponadto nałożony ustawowy obowiązek dostarczania Izbie Notariuszy wyżej wymienionych informacji, z urzędu lub na wniosek Izby, w sposób określony przez Izbę Notariuszy. Z kolei stosownie do 9 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości nr 51 z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie prowadzenia rejestru poświadczeń klauzul apostille wpisy do wymienionego rejestru dokonywane są przez dokonującego certyfikacji notariusza lub pracownika kancelarii notarialnej posiadającego prawa dostępu do rejestru. Wprowadzają oni następujące informacje o wydanym poświadczeniu: 1) Numer poświadczenia, 2) Nazwa organu lub jego jednostki organizacyjnej, która wystawiła dokument urzędowy w Republice Estonii oraz, w razie potrzeby, opatrzyła go pieczęcią, 3) Nazwisko i stanowisko osoby, która podpisała dokument, 4) Nazwisko osoby, która podpisała się na poświadczeniu klauzulą apostille, 5) Stanowisko osoby, która podpisała się na poświadczeniu klauzulą apostille, 6) Data poświadczenia klauzulą apostille, 7) Państwo, w którym dokument będzie używany, 8) Tytuł dokumentu, 9) Imię i nazwisko wnioskodawcy (nazwę osoby prawnej). c) Polska Prowadzące rejestr wydanych klauzul apostille polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie dokonało jak dotąd digitalizacji tego rejestru. 6) Weryfikacja autentyczności klauzul apostille: a) Hiszpania stosowanie do art. 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości JUS/1207/2011 z dnia 4 maja 2011 roku osoba lub podmiot, któremu przedstawiono apostille oraz wszelkie osoby i podmioty zainteresowane mogą wnioskować do odpowiednich władz hiszpańskich listownie lub drogą elektroniczną o sprawdzenie danej apostille i ważności podpisu lub pieczątki odpowiednich władz w okresie 25 lat od dnia jej wydania. Ponadto rozporządzenie przewiduje możliwość dostępu do Elektronicznego Rejestru Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości, poprzez internetową domenę tego Ministerstwa. W ten sposób dostęp do rejestru zapewniony jest dwadzieścia cztery godziny na dobę codziennie przez cały rok. Niemniej, by wnioskować o sprawdzenie apostille w Elektronicznym Rejestrze poprzez domenę internetową Ministerstwa, zainteresowany powinien dysponować co najmniej bezpiecznym kodem weryfikacyjnym oraz datą i numerem, który znajduje się na apostille. Rejestr generuje pokwitowanie potwierdzające dokonane sprawdzenie, zawierające obraz wydanej apostille. b) Estonia stosownie do 11 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości nr 51 z dnia 11 stycznia 2010 roku w sprawie prowadzenia rejestru poświadczeń klauzul apostille notariusz lub Izba Notariuszy bezpłatnie wydaje informacje na Strona 13 z 40

14 temat ważności poświadczeń oraz danych w nich zawartych zainteresowanym stronom i osobom, którym są one potrzebne w związku z wykonywaną pracą lub funkcją, w ciągu trzech dni roboczych od daty zapytania. Dane te wydaje się w formie elektronicznej lub ustnie, w zależności od życzenia pytającego; W uzasadnionych wypadkach informacje mogą zostać udostępnione na piśmie. Istotne znaczenie ma także okoliczność, że Ministerstwo Sprawiedliwości ma dostęp do informacji zawartych w rejestrze. c) Polska weryfikacji wydanych przez polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych klauzul apostille dokonać można w Dziale Legalizacji tego Ministerstwa telefonicznie w godzinach jego pracy lub też za pośrednictwem poczty elektronicznej. 7) Wysokość opłat za wystawienie klauzuli apostille a) Hiszpania wysokość opłaty za nadanie dokumentowi urzędowemu klauzuli apostille nie jest w Hiszpanii ujednolicona; w przypadku klauzul wystawianych przez kompetentne władze notarialne to poszczególne Kolegia Notarialne precyzują ich wysokość, uwzględniając dyrektywy wynikające z ustawy nr 8 z dnia 13 kwietnia 1989 roku o taryfach i opłatach publicznych, nakazującej określać te opłaty na poziomie umożliwiającym pokrycie kosztów i utrzymanie urzędów publicznych. Stąd np. w przypadku klauzuli apostille wydawanych przez dziekana Kolegium Notarialnego w Valladolid (Colegio Notarial de Castilla y León) jej koszt wynosi 8 euro + VAT. b) Estonia stosownie do 31, artykułu 16 estońskiej ustawy o taksie notarialnej taksa za wydanie klauzuli apostille w Estonii wynosi 22,35 EUR + VAT (w sumie 26,82 EUR). c) Polska stosownie do załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej wysokość tej opłaty za wydanie apostille, o której mowa w Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 wynosi 60 złotych. V. Podsumowanie W opinii Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille przeprowadzone powyżej badania prawno-porównawcze przemawiają zdecydowanie za zastosowaniem w polskiej praktyce certyfikacji dokumentów urzędowych klauzulami apostille niektórych rozwiązań przyjętych w tym zakresie w Hiszpanii. W szczególności Komisja podkreśla co następuje: Strona 14 z 40

15 1) Przyjęty w Polsce ściśle scentralizowany model nadawania klauzul apostille przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych należy ocenić krytycznie; w szczególności za sprzeczne z regulacjami 3 Konwencji Haskiej znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych trzeba uznać utrzymanie w polskiej praktyce mechanizmów prelegalizacyjnych (poświadczeń sądowych) w tym także w stosunku do aktów notarialnych i dokumentów z podpisami notarialnie poświadczonymi; ponadto konieczność uzyskiwania klauzuli apostille dla wszystkich bez wyjątku dokumentów urzędowych oraz ich weryfikacji w jednym miejscu w Warszawie, stawia pod znakiem zapytania realizację podstawowego celu Konwencji Haskiej, tj. ułatwienia obrotu dokumentami; w związku z powyższym konieczna wydaje się decentralizacja kompetencji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie nadawania klauzul apostille dokumentom urzędowym, poprzez częściowe jej przejęcie przez polski notariat. 2) Porównując zasady, na jakich notariat partycypuje w procedurze nadawania klauzul apostille w Hiszpanii i w Estonii oraz odnosząc je do polskiej rzeczywistości, zdecydowaną przewagę zdaje się posiadać model hiszpański; w tym kontekście należy uwzględnić zbliżony obszar Hiszpanii i Polski, podobną liczbę ludności i analogiczny podział administracyjny, jak również organizację samego notariatu i liczbę wykonujących swój zawód notariuszy. Strona 15 z 40

16 Rozdział III Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną oraz informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy I. Uwagi wstępne W ramach prac prowadzonych przez Komisję Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille Fundacja na rzecz Bezpiecznego Obrotu Prawnego wystąpiła do Ministerstwa Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej oraz do Prezesów wszystkich Sądów Okręgowych z wnioskami - w trybie art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 roku, Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.) - o udostępnianie informacji publicznych związanych z: 1) wydawaniem przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych na dokumentach polskich przeznaczonych do użycia za granicą klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną (dokonywaną następnie przez urzędników konsularnych lub przedstawicieli dyplomatycznych państw obcych akredytowanych w Polsce) 2) oraz uwierzytelnianiem przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy. II. Informacje dotyczące wydawania przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych Rzeczypospolitej Polskiej klauzul apostille oraz klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną 1) Na zapytanie o liczbę klauzul apostille wydanych w skali roku za okres od dnia 14 sierpnia 2005 roku, to jest od dnia wejścia w życie Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, z wyszczególnieniem liczby klauzul apostille wydanych względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy, Ministerstwo Spraw Zagranicznych odpowiedziało, że we wskazanym okresie, czyli: od dnia 14 sierpnia 2005 roku do dnia 6 lutego 2014 roku wydało klauzule apostille, przy czym w skali poszczególnych lat wydana została następująca liczba klauzul apostille: w roku , w roku , w roku , Strona 16 z 40

17 w roku , w roku , w roku , w roku , w roku , w roku , w roku 2014 (do dnia 6 lutego 2014 roku) Nadto, Ministerstwo poinformowało, że nie prowadzi rejestru umożliwiającego odpowiedź na pytanie, ile klauzul wystawiono wobec dokumentów notarialnych. Ustalenie danych w tym zakresie wymagałoby kwerendy wszystkich wniosków wpływających do Ministerstwa. 2) Na zapytanie o liczbę klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną wydanych w skali roku za okres od dnia 14 sierpnia 2005 roku, to jest od dnia wejścia w życie Konwencji Haskiej, z wyszczególnieniem liczby tych klauzul wydanych względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy, Ministerstwo Spraw Zagranicznych odpowiedziało, że w latach: (do dnia 6 lutego 2014 roku) wydało takich klauzul prelegalizacyjnych, przy czym w skali poszczególnych lat wydano następującą liczbę tych klauzul: w roku , w roku , w roku 2014 (do dnia 6 lutego 2014 roku) Nadto, Ministerstwo poinformowało, że rejestry wskazanych klauzul archiwizowane są po dwóch latach oraz, że nie prowadzi rejestru umożliwiającego odpowiedź na pytanie, ile klauzul wystawiono wobec dokumentów notarialnych. Ustalenie danych w tym zakresie wymagałoby kwerendy wszystkich wniosków wpływających do Ministerstwa. 3) Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wskazało państw przeznaczenia dokumentów, względem których w okresie od dnia 1 stycznia 2010 roku zostały wydane przez Ministerstwo klauzule apostille i które to państwa wnioskodawca wskazuje we wniosku o poświadczenie klauzulą apostille dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. 4) Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wskazało państw przeznaczenia dokumentów, względem których w okresie od dnia 1 stycznia 2010 roku zostały wydane przez Ministerstwo klauzule prelegalizacyjne (poprzedzające legalizację konsularną dokonywaną przez akredytowanego w Polsce urzędnika konsularnego lub przedstawiciela dyplomatycznego państwa miejsca przeznaczenia dokumentu) i które to państwa wnioskodawca wskazuje we wniosku o Strona 17 z 40

18 poświadczenie dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą. 5) Ministerstwo Spraw Zagranicznych prowadzi rejestr klauzul apostille, o którym mowa w art. 7 Konwencji Haskiej wyłącznie w formie elektronicznej. Rejestr ten zawiera wyłącznie takie informacje, jakie wymagane są mocą wskazanego przepisu Konwencji, czyli: datę i numer klauzuli, nazwisko osoby, która dokument podpisała oraz charakter, w jakim ona działała. 6) Ministerstwo Spraw Zagranicznych prowadzi rejestr dokumentów urzędowych, względem których wydaje klauzule prelegalizacyjne poprzedzające legalizację konsularną w formie papierowej i obejmuje on numer legalizacji, liczbę dokumentów oraz dane wnioskodawcy. Od miesiąca lutego 2012 roku wnioski o legalizację rejestrowane są także w systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów Ministerstwa Spraw Zagranicznych. 7) Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wykonuje i nie przechowuje kopii dokumentów, względem których wydał klauzule apostille lub klauzule prelegalizacyjne poprzedzające legalizację konsularną. 8) Na zapytanie w jaki sposób Ministerstwo Spraw Zagranicznych dokonuje sprawdzenia, czy dane zawarte w apostille odpowiadają danym w rejestrze lub kartotece, o którym to sprawdzeniu mowa w art. 7 Konwencji Haskiej oraz, czy dokonanie takiego sprawdzenia jest w jakikolwiek sposób rejestrowane, Ministerstwo odpowiedziało, że istnieje możliwość sprawdzenia danych zawartych w apostille z danym zawartymi w rejestrze. W dotychczasowej praktyce nie odnotowano jednak wniosku o dokonanie takiego sprawdzenia. III. Informacje dotyczące uwierzytelniania przez Prezesów Sądów Okręgowych dokumentów sporządzanych przez notariuszy Na zapytanie o liczbę uwierzytelnień względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy, dokonywanych w trybie 20 ust. 1 pkt 2) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 roku w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych (Dz. U. Nr 17, poz.164, z późn. zm.) w skali roku za okres od dnia 14 sierpnia 2005 roku, to jest od dnia wejścia w życie Konwencji Haskiej Prezesi Sądów Okręgowych podali informacje przedstawione w poniższej tabeli. Prezesi Sądów Okręgowych poinformowali także, że nie posiadają informacji o tym, ile spośród dokumentów sporządzanych przez notariuszy i uwierzytelnianych przez Prezesa Sądu Okręgowego w trybie wskazanym powyżej było Strona 18 z 40

19 uwierzytelnionych w celu dalszego wydania względem nich klauzul apostille, ile zaś w celu dalszego dokonania względem nich legalizacji konsularnej. Nadto, wskazać należy, że: 1) Prezes Sądu Okręgowego w Białymstoku poinformował, że w tym Sądzie nie była prowadzona ewidencja uwierzytelnień wyżej wspomnianych dokumentów oraz, że szacunkowo można przyjąć, że średnio rocznie dokonywanych jest około 150 uwierzytelnień; podobnej informacji udzielił Prezes Sądu Okręgowego w Łodzi, który poinformował, że w tym Sądzie uwierzytelnienia wyżej wspomnianych dokumentów nie są nigdzie rejestrowane oraz, że w skali roku legalizacji podlega około dokumentów sporządzonych przez notariuszy; 2) Prezesi Sądów Okręgowych w: Elblągu, Bielsko-Białej, Krakowie, Poznaniu i Przemyślu podali tylko łączną liczbę uwierzytelnień dokonanych we wskazanym okresie; 3) Prezes Sądu Okręgowego w Toruniu, ze względu na czasochłonność zebrania danych, przedłużył termin udzielenia odpowiedzi do 20 lutego 2014 roku, przy czym odpowiedzi tej ostatecznie nie udzielił; podobnie odpowiedzi nie udzielili Prezesi Sądów Okręgowych w: Kaliszu i Sieradzu; 4) Prezes Sądu Okręgowego we Włocławku podał informację, iż dziennik legalizacji zawiera następujące informacje: numer legalizacji, datę, nazwisko osoby, której dokument zalegalizowano, nazwę dokumentu, nazwisko, imię, adres zgłaszającego oraz podpis odbioru. Liczba uwierzytelnień dokumentów sporządzonych przez notariuszy w celu dalszego wydania względem nich klauzul apostille lub dokonania legalizacji konsularnej, dokonana przez Prezesów poszczególnych Sądów Okręgowych Strona 19 z 40

20 w poszczególnych latach obowiązywania Konwencji Haskiej Siedziba Sądu Apelacyjnego Siedziba Sądu Okręgowego Razem Białystok Białystok Łomża Olsztyn Ostrołęka Suwałki Razem: Gdańsk Bydgoszcz Elbląg 96 Gdańsk Słupsk Toruń Włocławek 189 Razem: Katowice Bielsko - Biała 468 Częstochowa Gliwice Katowice Razem: Kraków Kielce Kraków 6898 Nowy Sącz Tarnów Razem: Lublin Lublin Radom Siedlce Zamość Razem: Łódź Kalisz Łódź Piotrków Trybunalski Płock Strona 20 z 40

21 Sieradz Razem: Poznań Konin Poznań 5906 Zielona Góra Razem: Rzeszów Krosno Przemyśl 305 Rzeszów Tarnobrzeg Razem: Szczecin Gorzów Wlkp Koszalin Szczecin Razem: Warszawa Warszawa Warszawa - Praga Razem: Wrocław Jelenia Góra Legnica Opole Świdnica Wrocław Razem: IV. Podsumowanie 1) Analizując powyższe dane, zwrócić należy uwagę na fakt, że zarówno informacje uzyskane z Ministerstwa Spraw Zagranicznych, jak i od Prezesów Sądów Okręgowych nie są kompletne. W przypadku danych uzyskanych z Ministerstwa Spraw Zagranicznych - dotyczą one zarówno klauzul apostille, jak i klauzul prelegalizacyjnych poprzedzających legalizację konsularną, i to wydanych względem wszystkich dokumentów, czyli bez wyszczególnienia liczby tych klauzul wydanych Strona 21 z 40

22 względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy. W przypadku danych uzyskanych od Prezesów Sądów Okręgowych - dotyczą one uwierzytelnień względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy bez wskazania, ile spośród dokumentów sporządzanych przez notariuszy uwierzytelnianych było w celu dalszego wydania względem nich klauzul apostille, a ile - w celu dalszego dokonania względem nich legalizacji konsularnej. Nie jest zatem możliwe dokładne ustalenie liczby dokumentów sporządzanych przez notariuszy, względem których nadane zostały klauzule apostille lub klauzule prelegalizacyjne. 2) Zwrócić należy również uwagę na fakt, że Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wskazało państw przeznaczenia dokumentów, względem których zostały wydane przez Ministerstwo klauzule apostille lub klauzule prelegalizacyjne. Rozróżnienia takiego nie udało się poczynić również Prezesom Sądów Okręgowych. Natomiast praktyka chociażby dokumentów z zagranicy przedstawianych notariuszom wskazuje, że wielokrotnie omawianymi klauzulami opatrywane są dokumenty, które z uwagi na międzynarodowe umowy dwustronne znoszące w pełni wymóg legalizacji nie wymagają takich klauzul. Powyższe nakazuje przyjąć, że rzeczywista liczba dokumentów, względem których notariusze lub organy samorządu notarialnego miałyby nadawać klauzule będzie mniejsza niż liczba wynikająca ze zgromadzonych danych. 3) Z informacji uzyskanych od Prezesów Sądów Okręgowych nie wynika jednoznaczna tendencja wzrostowa ani malejąca w zakresie liczby dokumentów opatrywanych omawianymi klauzulami. Tendencję wzrostową w tym zakresie można zaobserwować na podstawie informacji uzyskanych z Ministerstwa Spraw Zagranicznych, jednakże podkreślić należy, że z uwagi na fakt, że przedstawione dane dotyczą klauzul nadawanych wszelkich dokumentom przedkładanym Ministerstwu, to niemożliwym jest ustalenie czy ta tendencja wzrostowa dotyczy nadawania klauzul względem dokumentów sporządzanych przez notariuszy. 4) Przyjęte przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych zasady prowadzenia rejestru klauzul apostille, o którym mowa w art. 7 Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów pozwalają uznać, że prowadzenie takiego rejestru klauzul apostille pozostaje w zasięgu możliwości organizacyjnych i finansowych notariatu. Strona 22 z 40

23 Rozdział IV Propozycja rozwiązań prawnych w zakresie nadawania klauzuli apostille i klauzuli w ramach tzw. czynności prelegalizacyjnych oraz zakres proponowanych zmian regulacji prawnych przyjętych w polskim ustawodawstwie I. Uwagi wstępne W chwili obecnej Konwencja znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku wiąże już 107 państw, z czego ponad 70 to państwa, w przypadku których obrót dokumentami w relacjach prawnych z Rzecząpospolitą Polską odbywa się na jej warunkach. Z około 40 państwami - stronami Konwencji obrót z Rzecząpospolitą Polską odbywa się bez jakichkolwiek formalności (legalizacji oraz klauzul apostille - zgodnie z art. 3 ust. 2 Konwencji Haskiej klauzul nie stosuje się jeżeli pomiędzy państwami-stronami Konwencji obowiązuje umowa dwustronna znosząca w pełni wymóg legalizacji). Z około 70 państwami świata nadal stosowana jest legalizacja konsularna. Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille jest zgodna co do faktu, że ewentualne wejście w życie projektowanego rozporządzenia UE (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli i przedsiębiorstw poprzez uproszczenie przyjmowania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej) wprowadzającego pełne zniesienie wymogu legalizacji wewnątrz Unii Europejskiej, niewiele zmieni w świetle praktyki polskiej. O kilka państw członkowskich Unii Europejskiej (Niemcy, Irlandia, Francja, Holandia, Belgia, Luksemburg, Hiszpania, Portugalia, Szwecja, Finlandia, Dania, Malta) zwiększy się jedynie krąg państw, z którymi nie będą stosowane klauzule apostille. Z większością państw Unii Europejskiej i tak obowiązują Polskę umowy dwustronne znoszące w pełni wymóg legalizacji - tu z punktu widzenia praktyki, po wejściu w życie rozporządzenia, nie zmieni się nic. Konwencja Haska będzie natomiast nadal podstawowym instrumentem stosowanym w obrocie Rzeczypospolitej Polskiej dokumentami z około 60 państwami - w tym z najważniejszymi z perspektywy polskiej patrząc Stanami Zjednoczonymi. Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille jest tym samym zgodna, że nawet wejście w życie wspomnianego rozporządzenia UE nie powinno wpływać na starania o przyznanie samorządom notarialnym kompetencji do wydawania klauzul apostille oraz uczestniczenia w procedurze legalizacji dokumentów przeznaczonych do użycia za granicą. Strona 23 z 40

24 II. Rady Izb Notarialnych jako podmioty, którym w zakresie notariatu powinny być przyznane kompetencje nadawania klauzuli apostille Komisja Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille jest zgodna co do tego, że w polskim porządku prawnym kompetencje do wydawania klauzuli apostille w zakresie dokumentów sporządzanych przez notariuszy powinny być przyznane organom samorządu notarialnego - Radom Izb Notarialnych, a nie indywidualnym notariuszom, przy czym wskazując Rady Izb Notarialnych każdorazowo należy mieć na względzie Prezesów Rad lub upoważnione przez nich osoby. Zdecydowanie należy wskazywać na potencjalny brak możliwości technicznych odnośnie wydawania klauzul apostille przez notariuszy indywidualnych (na aktach i poświadczeniach sporządzonych przez ich kolegów). Konferencja Haska Prawa Prywatnego Międzynarodowego jest bardzo sprawnie działającą organizacją z możliwościami nadawania Konwencji apostille charakteru tzw. living instrument, tzn. przyjmowania zmian operacyjnych w czasie bytu prawnego Konwencji w zasadzie bez wyraźnej akceptacji przez wszystkie państwa-strony. Program e-apostille jest tego najlepszym przykładem. Innymi słowy nie jest wykluczone, że w pewnym momencie pojawią się naciski międzynarodowe czy wręcz wymogi co do wydawania klauzul w bardziej kosztowny sposób np. przy użyciu jakiś szczególnych rodzajów papieru ze znakami wodnymi, specjalnej techniki komputerowej etc. Należy więc wskazać na organy samorządu notarialnego, a nie na pojedynczych notariuszy, jako uprawnionych do wystawiania klauzul. III. Terytorializacja kompetencji Rad Izb Notarialnych w zakresie nadawania klauzuli apostille W przypadku właściwości terytorialnej Rada właściwej Izby Notarialnej może magazynować wzory podpisów i pieczęci własnych notariuszy tradycyjnie, bez tworzenia centralnego i dostępnego w kodowanym dostępie przez internet zbioru. Właściwość terytorialną Izb Notarialnych należy nadto uzasadnić względami praktycznymi - poświadczanie dokumentów w innej Izbie Notarialnej (w razie wprowadzenia takiej możliwości) i tak dotyczyłoby niewielkiego procenta przypadków. IV. Dokumenty, względem których Radom Izb Notarialnych miałyby zostać przyznane kompetencje nadawania klauzuli apostille Strona 24 z 40

25 W zasadzie nie ma wątpliwości co do tego, aby Rady Izb Notarialnych poświadczały wyłącznie dokumenty wystawiane przez notariuszy. Generalnie system legalizacji lub poświadczania klauzulami apostille innych dokumentów (niż tych w obrocie "czysto" cywilnoprawnym) - przede wszystkim dokumentów administracyjnych, regulowany jest szeregiem rozporządzeń poszczególnych Ministrów (dokonują oni czynności prelegalizacyjnych poprzedzających aktywność Ministerstwa Spraw Zagranicznych), odpowiedzialnych za poszczególne dziedziny życia społecznego. Wchodzenie samorządu notarialnego w procedury poświadczania dokumentów np. edukacyjnych (prawdopodobnie najczęściej poświadczanych klauzulami apostille w praktyce polskiej) jest zupełnie bezcelowe. W żaden sposób nie można będzie uzasadniać właściwości terytorialnej (ta sama uczelnia często ma filie w różnych województwach), istotna jest również kwestia uzyskiwania i przechowywania wzorów podpisów i pieczęci. Zdaniem Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille rozszerzanie kompetencji samorządu notarialnego w tym zakresie na dokumenty inne niż te wystawiane przez notariuszy jest zbyteczne. V. Kompetencje w zakresie tzw. czynności prelegalizacyjnych, czyli czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną Zdaniem Komisji Centrum Naukowego do spraw nadawania przez notariuszy klauzuli Apostille, nie ulega wątpliwości, że obok zmian wprowadzających właściwość notariatu w zakresie nadawania klauzul apostille, należałoby również wprowadzić analogiczne kompetencje do tzw. czynności prelegalizacyjnych tj. czynności poprzedzających klasyczną legalizację konsularną (ciągle obecną w relacjach z kilkudziesięcioma państwami) w miejsce obecnej aktywności sądów okręgowych. Ujednoliciłoby to procedurę. Jednocześnie wymagałoby to, aby wzory podpisów i pieczęci osób odpowiedzialnych w Izbach Notarialnych za prelegalizację (byłyby to oczywiście te same osoby, upoważnione przez Prezesa, które odpowiedzialne byłyby za klauzule apostille), zostały przesłane do Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Ministerstwo Spraw Zagranicznych pozostać musi bowiem w tym przypadku ostatnim w "łańcuszku poświadczeń" organem prelegalizacyjnym - obce urzędy konsularne posiadają bowiem jedynie wzór podpisu i pieczęci właściwej, obsługującej je w kontaktach z organami państwa przyjmującego, komórki Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Zmiana wskazana powyżej wydaje się konieczna. Jeśli nie zostałaby wprowadzona, a wprowadzone zostałoby rozwiązanie dotyczące klauzul apostille, strony łatwo "gubiłyby Strona 25 z 40