Urzędowy dziennik ustaw numer 115 Sobota 14 maja 2011 sekcja 1 strona MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI

Transkrypt

1 Urzędowy dziennik ustaw numer 115 Sobota 14 maja 2011 sekcja 1 strona MINISTERSTWO SPRAWIEDLIWOŚCI Załącznik numer Rozporządzenie JUS/1207/2011 z dnia 4 maja powołujące i regulujące Elektroniczny Rejestr Apostilli Ministerstwa Sprawiedliwości i regulujące procedurę wydawania apostille na papierze i w formacie elektronicznym Dnia 5 października 1961 roku podpisano Konwencję XII z Konferencji Haskiej w zakresie Międzynarodowego Prawa Prywatnego, w którym usunięto wymóg legalizacji dokumentów urzędowych przeznaczonych do złożenia na terenie innego kraju sygnatariusza poświadczonych na terenie kraju sygnatariusza. Konwencja ta ratyfikowana w Hiszpanii aktem z dnia 10 kwietnia 1978 określiła formę odpowiednio wypełnionej apostille wydanej przez odpowiednie władze kraju jego pochodzenia jako jedyną formalność wymaganą do poświadczenia autentyczności podpisu, charakter, w jakim osoba podpisująca dokument występuje oraz, o ile dotyczy, pieczęci lub stempel na tym dokumencie. Artykuł 7 tej Konwencji z 1961 roku stanowi, że każdy z kompetentnych do wystawiania apostille organów władza w krajach sygnatariuszach ma obowiązek prowadzenia rejestru lub bazy danych, w którym odnotowuje się wydane apostille ze wskazaniem numeru kolejnego oraz nazwisko osoby podpisującej dokument urzędowy oraz w jakim charakterze wystąpiła lub, w przypadku dokumentów nie podpisanych urzędu, który przystawił pieczęć lub stempel. Ten sam artykuł przewiduje, że na wniosek każdego zainteresowanego urząd, który wydał apostille powinien sprawdzić, czy adnotacje na apostille są zgodne z tym, które figurują w rejestrze lub bazie. Specjalna Komisja Konferencji Haskiej na sesji w 2003 roku, której celem było sprawdzenie, czy Umowa o Apostille działa bez zarzutu wskazała, że użycie technologii informatycznych mogłoby mieć pozytywne skutki dla stosowania Konwencji, a w szczególności na zmniejszenie kosztów i większą skuteczność procedur wydawania i rejestracji apostille. W swoich uwagach Komisja specjalna uznała, że użycie elektronicznego rejestru apostille mogłoby uprościć procedurę ich sprawdzania, gdyż pozwalają na wyeliminowanie wątpliwości co do konkretnych apostille dzięki możliwości sprawdzenia danych w niej zawartych oraz że przechowywanie informacji na nośnikach informatycznych mogłoby poprawić procedurę, gdyż ułatwia sprawdzenie zarejestrowanych danych. Wdrażając te zalecenia Konferencja Międzynarodowego Prawa Prywatnego w Hadze zainicjowała w kwietniu 2006 roku pilotażowy program apostille elektronicznego (e- Apostille Pilot Program, e-app) w celu wdrożenia, promocji i ułatwienia implementacji modeli programów operacyjnych zapewniających bezpieczeństwo i tanich, służących wystawianiu i używaniu apostille elektronicznych i ich rejestrów. Ten pilotażowy program zaproponował pewien model rejestru elektronicznego, który pozwala odpowiednim organom łatwą i bezpieczną elektroniczną rejestrację wszelkich apostille Strona 1 z 9

2 wydanych zarówno na papierze, jak i w formacie elektronicznym. Ponadto każdy, komu przedstawiono apostille będzie mógł sprawdzić jej pochodzenie w trybie konsultacji online. W odpowiedzi na te konkluzje Hiszpania rozpoczęła proces wprowadzania systemu wydawania apostille elektronicznych opierając się na wspólnej inicjatywie z Haską Konferencją Międzynarodowego Prawa Prywatnego wspieraną przez Unię Europejską. System ten zakłada zarówno samo wystawianie apostille elektronicznych, jak również stworzenie Elektronicznego Rejestru Apostilli tak, by każdy zainteresowany mógł sprawdzić apostille wydane przez odpowiednie władze Hiszpanii. W naszym wewnętrznym porządku prawnym duch tego Elektronicznego Rejestru Apostille jest zgodny z Ustawą 11/2007 o Elektronicznym dostępie obywateli do usług urzędowych oraz z Królewskim Dekretem 1671/2009 z dnia 6 listopada, których celem jest zbliżenie organów administracji do obywateli dzięki wdrażaniu nowych technologii. Wprowadzając w życie wspomniane przepisy niniejsze rozporządzenie, nie eliminując wydawania apostille w formacie wydrukowanym, ma na celu uregulowanie procedury wydawania apostillew formacie elektronicznym oraz tworzenia i regulacji Elektronicznego Rejestru Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości. Należy wspomnieć, że niezależnie od swojej nazwy, przedmiotowy Elektroniczny Rejestr Apostille nie jest zbieżny z modelem Elektronicznego rejestru wpływu i wyjścia dokumentów, wniosków i powiadomień w trybie artykułów 24 i 25 Ustawy 11/2007 o Elektronicznym dostępie obywateli do usług urzędowych oraz art. 26 i 27 Królewskiego Dekretu 1671/2009 z dnia 6 listopada, który częściowo wdraża Ustawę 11/2007 z dnia 22 lipca o Elektronicznym dostępie obywateli do usług urzędowych. Przedmiotowy Elektroniczny Rejestr Apostille, który należeć będzie do kompetencji Ministerstwa Sprawiedliwości ma na celu umożliwienie przechowywania wszystkich apostille wydanych w Hiszpanii, jak również sprawdzenie przez obywateli oraz urzędy, dla których są one wydawane wszystkich wydanych przez hiszpańskie władze apostille, a to zarówno na papierze, jak i w formacie elektronicznym. Niniejsze rozporządzenie dzieli się na trzy działy. Pierwszy z nich określa cel tego rozporządzenia ministerialnego, podając zakres jego stosowania. Drugi opisuje Rejestr Elektroniczny, określając dane, jakie powinny zostać w nim zawarte. Ponadto dział ten określa uprawnienia dostępu i sprawdzenia apostille zainteresowanych w Rejestrze Elektronicznym tworząc organ odpowiedzialny za jego prowadzenie, a ponadto jego dostępność i zabezpieczenia. Ponadto w dziale tym zgodnie z Ustawą bazową 15/1999 o ochronie danych osobowych z dnia 13 stycznia, zmianami w aneksie I Rozporządzenia JUS/1294/2003 z dnia 30 kwietnia, które określają tryb prowadzenia baz zawierających dane osobowe departamentu i organów urzędowych przez włączenie dwóch nowych baz: bazy Rejestru Elektronicznego oraz bazy wnioskujących o wydanie apostille. Strona 2 z 9

3 Dział III z kolei reguluje procedurę wystawiania apostille zarówno na papierze, jak i w formacie elektronicznym. O niniejszy rozporządzeniu poinformowano Hiszpańską Agencję Ochrony Danych i Ministerialną Komisję Administracji Elektronicznej Ministerstwa Sprawiedliwości. Na tej podstawie i po uprzednim zatwierdzeniu Ministra ds. Polityki Terytorialnej i Administracji Publicznej zarządzam: DZIAŁ I Artykuł 1. Cel. Celem niniejszego rozporządzenia jest utworzenie i uregulowanie Elektronicznego Rejestru Apostille w Ministerstwie Sprawiedliwości, w którym w jednym miejscu będą rejestrowane wydane apostille zarówno w formacie papierowym, jak i elektronicznym przez odpowiednie władze Hiszpanii oraz uregulowanie trybu postępowania przy wydawaniu apostille w obu tych formatach. Do wspomnianego rejestru nie będą miały zastosowania regulacje artykułów 24 i 25 Ustawę 11/2007 z 22 czerwca o Elektronicznym dostępie obywateli do usług urzędowych, ani art. 26 i 27 Królewskiego Dekretu 1671/2009 z dnia 6 listopada, który częściowo wdraża tę Ustawę w związku z rejestrami elektronicznymi. DZIAŁ II Rejestr elektroniczny Artykuł 2. Tworzenie i zakres zastosowania Elektronicznego Rejestru Apostille Niniejszym tworzy się Elektroniczny Rejestru Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości, w którym w jednym miejscu i w trybie automatycznym przechowywane będą wszystkie wydane po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia przez odpowiednie władze w Hiszpanii apostille w formacie papierowym i elektronicznym. Artykuł 3. Adnotacje w Elektronicznym Rejestrze Apostille W Elektronicznym Rejestrze Apostille w każdym przypadku pozostanie adnotacja o numerze i dacie wydania apostille, nazwisku i w jakim charakterze działa osoba podpisująca poświadczany dokument urzędowy, a w przypadku, jeżeli dokument nie jest podpisany nazwa urzędu, który pieczętował dokument. Ponadto należy załączyć obraz wydanej apostille oraz, w odpowiednim przypadku, klucz elektroniczny dokumentów elektronicznych lub zeskanowanych dokumentów opatrzonych apostille. Artykuł 4. Sprawdzanie apostille w Elektronicznym Rejestrze Apostille 1. Osoba lub podmiot, któremu przedstawiono apostille oraz wszelkie osoby i podmioty zainteresowane zgodnie z art. 31 Ustawy 30/1992 z dnia 26 listopada o Prawnych ramach organów administracji państwowej i wspólnym trybie postępowania administracyjnego może wnioskować do odpowiednich władz Hiszpanii osobiście, listownie lub drogą elektroniczną o sprawdzenie danej apostille i ważności podpisu lub pieczątki odpowiednich władz w okresie 25 lat od dnia jej wydania. Strona 3 z 9

4 Osoby zainteresowane dostępem do Elektronicznego Rejestru Apostille Ministerstwa Sprawiedliwości powinni uczynić to przez domenę Ministerstwa Sprawiedliwości. Elektroniczny Rejestr Apostille będzie dostępne do konsultacji dwadzieścia cztery godziny na dobę codziennie przez cały rok. W każdym razie po to, by móc wnioskować o spawdzenie apostille w Rejestrze Elektronicznym w domenie www Ministerstwa, to jest przez internet, zainteresowany powinien dysponować co najmniej bezpiecznym kodem weryfikacyjnym, datą i numerem, który znajduje się na apostille. 2. Możliwe jest poświadczenie dokumentu apostille w trybie jego udostępnienia w Elektronicznym Rejestrze Apostille. 3. Elektroniczny Rejestr Apostille wygeneruje pokwitowanie potwierdzające dokonane sprawdzenie, w którym będzie zawarty obraz wydanej apostille. Artykuł 5. Dostęp do Elektronicznego Rejestru Apostille Minimalne wymogi techniczne niezbędne do dostępu i używania Rejestru Elektronicznego zostaną podane w Aneksie I do tego Rozporządzenia. Artykuł 6. Zarządzanie i bezpieczeństwo Elektronicznego Rejestru Apostille 1. Biuro zastępcy dyrektora generalnego ds. nowych technologii w Ministerstwie Sprawiedliwości będzie jednostką odpowiedzialną za administrację, dostępność i bezpieczeństwo Rejestru Elektronicznego tworzonego i regulowanego w niniejszym Rozporządzeniu. 2. Na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości lub w jego siedzibie elektronicznej będą dostępne: lista aplikacji, mediów i nośników, w tym zestawienie protokołów bezpieczeństwa rejestru oraz powiadomień elektronicznych i systemów operacyjnych i przeglądarek internetowych, za pomocą których każda osoba fizyczna i prawna będzie mogła komunikować się z Elektronicznym Rejestrem Apostille Ministerstwa. 3. Do Rejestru elektronicznego należy włączyć wszelkie środki ochrony w trybie Ustawy bazowej 15/1999 z dnia 13 grudnia o ochronie danych osobowych i w przepisach ją wdrażających. Artykuł 7. Zmiana Rozporządzenia JUS/1294/2003 z dnia 30 kwietnia regulującego bazy z danymi o charakterze osobowym departamentu i jego organów publicznych Rozszerza się listę baz Ministerstwa Sprawiedliwości określoną w Rozporządzeniu JUS/1294/2003 z dnia 30 kwietnia regulującego bazy z danymi o charakterze osobowym departamentu i jego organów publicznych poprzez włączenie do jego Aneksu I baz 118 i 119, których nazwy i opis zostały podane w Aneksie I do niniejszego Rozporządzenia. DZIAŁ III O trybie postępowania przy wydawaniu apostille Artykuł 8. O apostille dokumentów urzędowych w formacie elektronicznym 1. Klauzulą apostille można opatrzyć dokumenty wydane przez organy administracji państwowej i organy administracji sądowej w formacie elektronicznym oraz Strona 4 z 9

5 elektroniczne odpisy dokumentów wydanych na papierze przez uprawnionych do tego urzędników. 2. Każdy obywatel może uzyskać dokument poświadczony apostille w trybie wejścia do elektronicznej siedziby (domeny) Ministerstwa Sprawiedliwości za pomocą kodów, które w tym celu ma obowiązek wydać organ kompetentny do wydania apostille. Artykuł 9. O podpisie na elektronicznej apostille W przypadku, jeżeli legalizacja czyli apostille dokonuje się w trybie elektronicznym kompetentny urząd może w sposób ważny i obowiązujący użyć elektronicznej pieczęci organu administracji państwowej, organu lub podmiotu urzędowego w trybie art a) Ustawy 11/2007 o Elektronicznym dostępie obywateli do usług urzędowych. Artykuł 10. Apostille wydane do dokumentów w wersji papierowej 1. W celu legalizacji czyli opatrzenie apostillem dokumentów na papierze należy przedstawić taki dokument odpowiedniemu urzędowi. 2. Cyfryzację tego rodzaju dokumentów wydanych na papierze reguluje artykuł 30 Ustawy 11/2007 o Elektronicznym dostępie obywateli do usług urzędowych, art. 44 i kolejne Królewskiego dekretu 1671/2009 z dnia 6 listopada częściowo wdrażający Ustawę 11/2007 z dnia 22 czerwca oraz art. 23 i 24 Królewskiego dekretu 4/2010 z dnia 8 stycznia regulującego Krajowy System Współpracy w zakresie administracji elektronicznej i przepisach je wdrażających. 3. Apostille do dokumentów na papierze będą figurowały na samym dokumencie lub na załączniku lub przedłużeniu tego dokumentu, które powinno być złączone z nim w sposób niemożliwy do zmiany. Artykuł 11. O apostille na aktach notarialnych Dokumenty poświadczane notarialnie oraz dokumenty prywatne, których podpisy są poświadczane przez notariusza mogą być opatrywane apostille jedynie w wersji na papierze. Artykuł 12. Postać apostille Zgodnie z jedynym aneksem do Konwencji Haskiej z dnia 5 października 1961 roku o legalizacji lub apostille, określono jej postać jako kwadrat o boku co najmniej 9 centymetrów, w którym podano co najmniej dane opisane w Królewskim dekrecie 2433/1978 z dnia 2 października, w którym określono jacy urzędnicy sa kompetentni do wydawania legalziacji czyli apostille zgodnie z Konwencją XII Konferencji Haskiej z dnia 5 października Artykuł 13. Ważność apostylli elektronicznych wydanych za granicą W Hiszpani będą uznawane za w pełni ważne poprawnie wydane apostille elektroniczne przez organy kompetentne do wydania legalizacji czyli apostille z innych krajów sygnatariuszy Konwencji XII Konferencji Haskiej Międzynarodowego Prawa Prywatnego z dnia 5 października Przepis przejściowy pierwszy. Tryb przejściowy apostille wydanych przez odpowiednie władze notarialne Strona 5 z 9

6 Generalna Rada Notariuszy w terminie trzech miesięcy licząc od wejścia w życie niniejszego przepisu powinna na swój koszt zaimplementować odpowiednie rozwiązania technologiczne pozwalające na przesłanie wydanych apostille przez odpowiednie władze notarialne do Elektronicznego Rejestru Apostille. Przepis przejściowy drugi. Wydawanie apostille w formacie elektronicznym O wydanie legalizacji lub apostille dokumentów w formacie elektronicznym można wnioskować i wydawać osobiście lub zdalnie przez internet zgodnie z warunkami określonymi w tym rozporządzeniu kiedy tylko pozwolą na to dostępne środki techniczne. Przepis ostatni jedyny. Wejście w życie. Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dnia następnego po jego ogłoszeniu w Dzienniku ustaw. Madryt, dnia 4 maja 2011, - Minister Sprawiedliwości, Francisco Caamaño Dominguez. Strona 6 z 9

7 ANEKS I. Bazy, które zostają włączone do Aneksu I rozporządzenia JUS/1294/2003 z dnia 30 kwietnia, które określają tryb prowadzenia baz zawierających dane osobowe departamentu i organów urzędowych Baza 118. Nazwa bazy: Rejestr elektroniczny 1. Przewidywane cele i sposób wykorzystania: baza ta zawierać będzie informacje na temat numeru i daty apostille, tożsamości, charakteru i zakresu uprawnień organu, który go podpisał oraz, o ile dotyczy, organu opatrującego dokument swoją pieczątką oraz obraz apostille i, o ile dotyczy, elektroniczny klucz poświadczanego dokumentu. Ponadto do bazy tej zostaną włączone cyfrowe obrazy podpisów holograficznych i pieczęci osób, które podpisały dokument poświadczany apostillem, jak również urzędowe klucze certyfikatów elektronicznych osób podpisujących urzędowe dokumenty elektroniczne w celu umożliwienia ich poświadczenia. 2. Osoby i gremia, których to dotyczy: władze i funkcjonariusze sądowi, notariusze, władze i funkcjonariusze ogólnej administracji państwowej i jej organów, władze i funkcjonariusze administracji autonomicznej, władze i funkcjonariusze administracji lokalnej 3. Procedura zbierania danych: dane będą administrowane z poziomu interfejsu użytkownika sieci www i poprzez tę sieć. 4. Podstawowa struktura bazy: jest to tabela bazodanowa. Zbierane dane osobowe to nazwa organu [urzędu] podpisującego dokument urzędowy, podpis, pieczątka i podpis [klucz] elektroniczny. Przechowywane będą również obraz apostille oraz, dla dokumentów urzędowych w formacie elektronicznym i dokumentów urzędowych na papierze, które zostały zeskanowane, elektroniczny klucz poświadczanego dokumentu. 5. Przewidywane udostępnienia danych: przekazywanie danych o charakterze osobowym oraz w odpowiednim przypadku przekazywanie odpowiednich danych krajom trzecim 6. Organy administracji odpowiedzialne za bazę: [nazwy i adresy pozostawiam w oryginale, tłumacz:] La Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia, San Bernardo 21, Madrid La Dirección General de Registros y del Notariado, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid La Subdirección General de Información Administrativa e Inspección General de Servicios, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid 7. Organy wobec których można wykonywać uprawnienia dostępu, sprostowania, wycofywania i zażalenia: organy odpowiedzialne za bazę 8. Poziom zabezpieczeń: wysoki Baza 119 Nazwa bazy: Baza danych wnioskodawców o wydanie apostille Strona 7 z 9

8 1. Przewidywane cele i sposób wykorzystania: baza ta zawierać będzie dane osób, które wnioskowały o wydanie legalizacji czyli apostille dokumentów 2. Osoby i gremia, których to dotyczy: osoby, które wnioskowały o wydanie legalizacji czyli apostille dokumentów 3. Procedura zbierania danych osobowych: dane są wprowadzane przez sam system wystawiania apostille elektronicznych po złożeniu odpowiednich wniosków o legalizację czyli apostille dla danych dokumentów 4. Podstawowa struktura bazy: jest to tabela bazodanowa zawierająca informacje na temat wszystkich wydanych apostille, zarówno na papierze, jak i w formacie elektronicznym. Przechowywane dane osobowe każdego wnioskodawcy to: imię, nazwiska, numer dowodu osobistego, adres pocztowy i poczty elektronicznej wnioskującego o wydanie apostille 5. Przewidywane udostępnienia danych: nie przewiduje się żadnych udostępnień 6. Organy administracji odpowiedzialne za bazę: [nazwy i adresy pozostawiam w oryginale, tłumacz:] La Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia, San Bernardo 21, Madrid La Dirección General de Registros y del Notariado, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid La Subdirección General de Información Administrativa e Inspección General de Servicios, Plaza de Jacinto Benavente 3, Madrid 7. Organy wobec których można wykonywać uprawnienia dostępu, sprostowania, wycofywania i zażalenia: organy odpowiedzialne za bazę 8. Poziom zabezpieczeń: wysoki Strona 8 z 9

9 ANEKS II Dane techniczne Rejestru elektronicznego: Dostęp do Rejestru następuje za pomocą Internetu przeglądarką www spełniającą specyfikacje W3C HTML 4.01 lub wyższą, wspierającą javascript lub ogólnie wszelkie inne uznawane za standardowe w Ogólnej Administracji Państwowej, ogłaszane na stronie Przeglądarka musi mieć włączony tryb pobierania plików w celu umożliwienia oglądania apostille. Protokół komunikacji pomiędzy między przeglądarką dostępującego a systemem teleinformatycznym to HTTP 1.1 lub późniejszy. W celu oglądania apostille należy posiadać program czytający dokumenty w formacie PDF. Dokument z aktualnie obowiązującymi wymogami technicznymi jest dostępny w elektronicznej siedzibie Ministerstwa. W celu uzyskania dostępu do elektronicznej siedziby [domeny] Ministerstwa w celu pobrania apostille elektronicznej: Pobranie elektronicznej wersji apostille następuje za pomocą Internetu przeglądarką www spełniającą specyfikacje W3C HTML 4.01 lub wyższą, wspierającą javascript lub ogólnie wszelkie inne uznawane za standardowe w Ogólnej Administracji Państwowej, ogłaszane na stronie Przeglądarka musi mieć włączony tryb pobierania plików w celu umożliwienia oglądania apostille. Protokół komunikacji pomiędzy między przeglądarką dostępującego a systemem teleinformatycznym to HTTP 1.1 lub późniejszy. W celu otwarcia elektronicznej wersji apostille i sprawdzenia podpisu na niej, należy posiadać program czytający dokumenty w formacie PDF pozwalający na sprawdzenie podpisów elektronicznych zgodnie ze standardem PAdES (ETSI TS ). Dokument z aktualnie obowiązującymi wymogami technicznymi jest dostępny w elektronicznej siedzibie Ministerstwa. Strona 9 z 9