Zaproszenie. do składania ofert na organizację wydarzeń muzycznych OFF SCENA

Transkrypt

1 Kraków, r. Zaproszenie do składania ofert na organizację wydarzeń muzycznych OFF SCENA I. ZAMAWIAJĄCY: Fundacja OFF CAMERA Karmelicka 55/ Kraków, Polska KRS: , NIP: , REGON: tel.: www: offcamera.pl II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie jest przyrzeczeniem publicznym mającym na celu doprowadzenie do zawarcia umowy z wykonawcą wybranym w formie konkursu ofert, ocenianym zgodnie z kryteriami oceny określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Kod klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi w zakresie organizacji festiwali Przedmiotem zamówienia jest organizacja, koordynacja i przeprowadzenie projektu OFF SCENA (czyli stworzenie warunków do wspólnej, warsztatowej pracy twórczej muzyków) oraz galowych koncertów w ramach OFF SCENA w terminie od 29 kwietnia 2017 r. do 5 maja 2017 r. Projekt OFF SCENA to współpraca 14 zespołów muzycznych różnych stylów i na różnych etapach kariery, którym na tydzień zapewnione zostaną warunki twórcze i możliwość prezentacji efektów projektowej współpracy, a także dwa koncerty otwarcia i zamknięcia projektu OFF z udziałem znanych zespołów. Usługa obejmuje: a) Zaprogramowanie wydarzeń muzycznych (2 zespoły na dzień) w tym ułożenie harmonogramu występów (od 21:00 do 24:00) i dobór 14 zespołów. b) Organizację pobytu zespołów w Krakowie, w tym: - zapewnienie wyżywienia dla czternastu zespołów na dzień (co najmniej dwóch posiłków dziennie) - zagwarantowanie im noclegu - w apartamentach na okres 7 dni/6 nocy oraz zorganizowanie transportu w zależności od miejsca skąd dany zespół przyjedzie do Krakowa (samolot, PKP lub transport drogowy) 1

2 c) Wynajem klubu o powierzchni większej niż 100 m2 mieszczącej więcej niż 70 osób, w rejonie Rynku Głównego, na okres 7 dni. Klub powinien posiadać koncesję na sprzedaż alkoholu, powinien również spełniać wszystkie wymogi p.poż. d) Zapewnienie, tj. wykonanie, dostarczenie i zamontowanie identyfikacji, scenografii i wyposażenia klubu zgodnie z wytycznymi Zamawiającego tzn. - roll-upy (o wymiarach - 1,2mx2m lub 2mx2m lub 1,2mx2m) - Ścianki promocyjne z logotypami sponsorów, festiwalu jak i innych instytucji (o wymiarach - 1mx3m lub 2mx2m lub 2,5mx2m lub 3mx2m lub 4mx2m lub 3x2,75m lub 4mx2,75m) - Banery (o wymiarach - 12mx1m lub 30mx1,2m lub 1mx3m lub 1,64mx6m lub 1mx8m) -Wydruki na tkaninie Wykonawca ponosi koszty wykonania, druku, dostarczenia i zamontowania wszystkich wymaganych materiałów. e) Zapewnienie zaplecza technicznego. zapewnienie techników do klubu muzycznego wraz z obsługą techniczną w tym: - Dźwięk; inżynier dźwięku, 2 pomocników technicznych, sprzęt nagłaśniający (kolumny), konsolety, - Światło: reżyser światła, rampa oświetleniowa, lampy (ub ruchome głowy typu WASH, reflektory profilowe, punktowce) tzw. "stage crew" - pomocnicy zajmujący się montażem i demontażem sceny - Scena o wymiarach 6mx6m i wysokości 1,5m / kratownice aluminiowe, miksery cyfrowe, okablowanie f) Zapewnienie specjalisty do zarządzania klubem (10 dni pracy po 8 h) g) Organizacja koncertu inauguracyjnego oraz zamykającego projekt OFF SCENA w tym: - Zapewnienie występu dwóch zespołów z Polski mających na swoim koncie ogólnopolskie nagrody z dziedziny muzyki rozrywkowej lub będących obecnie jednym z popularniejszych zespołów tj. znajdujących się na liście top 10 rankingów sprzedaży zespołów muzyki jazz, pop, grunge lub rock jeden zespół wystąpi na inauguracji projektu, drugi zespół wystąpi na zamknięciu projektu OFF SCENA. - Wynajem lokacji pod inaugurację oraz zamknięcie projektu OFF SCENA w odległości do 20 min drogi od Centrum Festiwalowego (Pałac pod Baranami, pałac Potockich - Rynek Główny 27, Kraków) IV. TERMIN REALIZACJI ZADANIA: Zamówienie powinno być wykonane do dnia r. V. WARUNKI UDZIAŁU: a) W okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie wykonali należycie co najmniej 3 usługi odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, tj. usługi polegające na organizacji występów artystycznych z zapewnieniem obsługi technicznej i wyposażenia scenicznego. b) Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: o Uczestnictwu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. o Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji. 2

3 o Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. o Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. VI. KRYTERIA OCENY OFERT: Po spełnieniu przez Wykonawców wszystkich wyżej wskazanych kryteriów oferty będą podlegały ocenie zgodnie z następującymi kryteriami: 1. Cena oferty brutto 60 % 2. Kryterium jakości zaoferowanych usług 40% - ocena w tym kryterium będzie przeprowadzona w oparciu o opis oferowanych usług dołączony do oferty Wykonawcy. Kryterium ceny oferty brutto ocena w tym kryterium będzie przeprowadzona wg następującego wzoru matematycznego: P= (C min / Cb) x 60 pkt gdzie: P liczba punktów za kryterium ceny C min najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nie odrzuconych ofert Cb cena badanej oferty Kryterium jakości zaoferowanych usług ocena w tym kryterium będzie przeprowadzona wg poniższej punktacji: a) Zaoferowanie klubu znajdującego się od centrum festiwalowego (Pałac pod Baranami)* : Do 5 minut - 20 pkt Od 5 do 10 minut - 10 pkt Od 10 do 20 minut - 5 pkt b) Zaoferowanie Zamawiającemu możliwości wyboru spośród proponowanych zespołów, spełniających wymogi Zamawiającego, które wystąpią na inauguracji i zakończeniu projektu OFF SCENA: Za zaproponowanie wyboru spośród siedmiu zespołów 20 pkt Za zaproponowanie wyboru spośród pięciu zespołów 10 pkt Za zaproponowanie wyboru spośród dwóch zespołów 5 pkt. *weryfikacja czasu dotarcia odbywać się będzie w oparciu o Google Maps, z uwzględnieniem wszystkich dostępnych form komunikacji (trasa piesza, komunikacja miejska lub dojazd samochodem) 3

4 VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Zamawiający zastrzega dla oferty formę pisemną pod rygorem nieważności. 2. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającej odpowiednie pełnomocnictwo. 3. Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową netto i brutto za w/w zakres świadczenia. 4. Do oferty należy dołączyć opis oferowanej lokacji klubu oraz opis konkretnych zespołów na inaugurację i zamknięcie projektu OFF SCENA. 5. Zamawiający przewiduje możliwość poprawienia oczywistych omyłek w treści oferty, uzupełnienia lub wyjaśnienia treści oferty wyłącznie na wezwanie Zamawiającego skierowane do danego Wykonawcy. Poprawki, uzupełnienie lub wyjaśnienia nie mogą prowadzić do negocjacji treści oferty. Możliwość ewentualnego poprawiania, uzupełniania lub wyjaśniania treści ofert stosowana będzie jednokrotnie w przypadku poszczególnych braków (w przypadku braku uzupełnienia lub wyjaśnienia treści oferty na pierwsze wezwanie Zamawiającego, Wykonawca nie będzie mógł podjąć tych czynności w stosunku do zakresu objętego wezwaniem Zamawiającego). VIII. INFORMACJE DODATKOWE: W razie wątpliwości pytania należy kierować na adres owy: m.tomczyk@offcamera.pl Zamawiający zastrzega sobie prawo do płatności faktury w terminie 30 dni od daty jej przedłożenia. Z ważnych powodów Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron za pisemnym wypowiedzeniem z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia. IX. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: Ofertę należy złożyć osobiście lub dowolną firmą kurierską w siedzibie Zamawiającego ul. Karmelicka 55/7, Kraków w nieprzekraczalnym terminie do dnia r. do godz , w zamkniętym, nieprzeźroczystym opakowaniu oznaczonym w sposób gwarantujący nienaruszalność. Koperta powinna być oznaczona: Oferta na organizację wydarzeń muzycznych. Złożona oferta zostanie zarejestrowana (dzień, godzina) oraz otrzyma kolejny numer. Za termin złożenia oferty uważa się termin jej wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po tym terminie zostaną zwrócone Wykonawcy bez otwierania. 4

5 Załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert OFERTA (wzór) w konkursie ofert na organizację wydarzeń muzycznych OFF SCENA Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy Numer telefaksu oraz do korespondencji w sprawie zamówienia Dokładny adres do korespondencji w sprawie zamówienia W związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia na organizację wydarzeń muzycznych OFF SCENA składamy ofertę wykonania treścią zaproszenia do składania ofert z dnia 6 lutego Wykonanie zamówienia oferuję za: cenę oferty netto:.. + stawka podatku VAT w wysokości.% t.j. kwota PLN co stanowi cenę oferty brutto :..PLN /słownie: /. Zamówienie zrealizujemy w terminie określonym w treści zaproszenia do składania ofert. Akceptujemy warunki płatności określone w treści zaproszenia do składania ofert, a w szczególności termin zapłaty faktury w ciągu 30 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury przez Wykonawcę. Oświadczam/y że: 1. Jestem/Jesteśmy związany/związani treścią OFERTY przez okres 30 dni od daty, w której upływa termin składania ofert. 5

6 2. W cenie ryczałtowej OFERTY uwzględnione zostały wszystkie koszty wykonania zamówienia zgodnie z treścią oferty i zaproszenia do składania ofert. 3. W przypadku wyboru mojej/naszej oferty zobowiązuję się/zobowiązujemy się do zawarcia z Zamawiającym umowy Załącznikami do niniejszej oferty są: 1) wykaz wykonanych usług; 2) opis oferowanej usługi w tym opis konkretnych nazw zespołów oraz adres lokacji klubu; 3) Dokumenty potwierdzające umocowanie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania Wykonawcy (jeśli dotyczy). Oferta zawiera ponumerowane /ponumerowanych stron. * *(niepotrzebne skreślić) Podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy 6