Zaproszenie. do składania ofert na obsługę sprzedaży biletów

Transkrypt

1 Kraków, r. Zaproszenie do składania ofert na obsługę sprzedaży biletów I. ZAMAWIAJĄCY: Fundacja OFF CAMERA Karmelicka 55/ Kraków, Polska KRS: , NIP: , REGON: tel.: www: offcamera.pl II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie jest przyrzeczeniem publicznym mającym na celu doprowadzenie do zawarcia umowy z wykonawcą wybranym w formie konkursu ofert, ocenianym zgodnie z kryteriami oceny określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Kod klasyfikacji Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Usługi w zakresie organizacji festiwali Usługa obejmie: Przedmiotem zamówienia jest obsługa sprzedaży biletów (3 stanowisk) w okresie trwania Festiwalu (28 kwietnia 2017 r. 7 maja 2017 r.) w godzinach od 10:00 19:00 (praca ciągła w wyznaczonych godzinach) w Pałacu pod Baranami (Centrum Festiwalowe) w tym wynajęcie oprogramowania do systemu sprzedaży (system biletowy oraz obsługa druku karnetów i stanowisk kasowych) i sprzętu w tym: - drukarki biletów 12 szt. - drukarki karnetów 2 szt. - laptopy 17 szt. - czytniki ręczne 17 szt. - czytniki mobilne 11 szt. - kable, karty oraz inne wymagane związane z podłączeniem technicznym Wymaganymi sposobami płatności jest gotówka jak i płatność za pomocą karty. Zamawiający udostępni Wykonawcy niezbędne kasy fiskalne. Zamawiający ponosi koszty ewentualnej prowizji w przypadku płatności kartą. Wykonawca będzie prowadził sprzedaż biletów w imieniu i na rzecz Zamawiającego, na podstawie pełnomocnictwa wystawionego na Wykonawcę, które będzie stanowiło załącznik do umowy.

2 Na podstawie wystawionego pełnomocnictwa Wykonawca upoważniony będzie także do wystawiania faktur VAT w imieniu i na rzecz Zamawiającego. Wykonawca bierze całkowitą odpowiedzialność za prawidłową pracę na kasach fiskalnych z zastosowaniem odpowiednich kodów towarów i usług wprowadzonych do pamięci kasy i stawki podatku VAT. Sprzedaż biletów odbywać się będzie zgodnie z następującą procedurą: i. Wykonawca sprzedaje bilety wstępu w postaci wydruków, akredytacji plastikowych potwierdzających zakup danej ilości i rodzajów biletów.. ii. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe wystawienie biletów, w tym za weryfikację uprawnień do zniżek lub zakupu biletu określonego rodzaju (np. Festival Pass 15), zgodnie z regulaminem obowiązującym u Zamawiającego, wystawienie właściwej ilości biletów oraz za pobranie właściwej kwoty tytułem ceny biletów. iii. Wykonawca może sprzedawać bilety oraz akredytacje wyłącznie po cenie ustalonej przez Zamawiającego (z uwzględnieniem podziału biletów na rodzaje). iv. Oryginał paragonu Wykonawca będzie wręczał kupującemu, natomiast rolki kopii wydruków paragonów Wykonawca sukcesywnie będzie przekazywał Zamawiającemu. Każdą rolkę kopii paragonów Wykonawca opisze, tj. zaznaczy jakiego okresu dotyczą dane wydruki. v. Druki biletowe rozliczane będą ilościowo. vi. Wykonawca będzie sporządzał codziennie raport ilościowy sprzedanych biletów, po zakończeniu obsługi zwiedzających. vii. Niezależnie od powyższego, Wykonawca jest odpowiedzialny za sporządzanie dobowego raportu fiskalnego, jego przechowywanie i przekazanie Zamawiającemu lub na żądanie Zamawiającego. viii. Wykonawca jest odpowiedzialny za ewentualne szkody poniesione przez Zamawiającego wskutek niewykonania obowiązku terminowego sporządzenia fiskalnego raportu dobowego. ix. Zamawiającemu przekazywana jest kwota wpływów ze sprzedaży biletów za dany dzień najpóźniej do godziny 12:00 dnia następnego. x. Faktury VAT wystawiane na życzenie uczestników Festiwalu/widzów, na podstawie paragonów fiskalnych za sprzedaż biletów oraz akredytacji płatne gotówką lub kartą podlegać będą rejestracji w kasie fiskalnej. Kopie faktur wraz z paragonami fiskalnymi i raportami z kasy fiskalnej przekazywane będą Zamawiającemu w terminie określonym w pkt. ix. powyżej. xi. Raport dobowy powinien być sporządzony w sposób odpowiadający wymogom przepisów prawa i zawierać wszelkie wymagane przepisami prawa informacje. IV. TERMIN REALIZACJI ZADANIA: Zamówienie powinno być wykonane od dnia r.

3 V. WARUNKI UDZIAŁU: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się: podmioty posiadające odpowiednie doświadczenie, tj. podmioty, które w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie) wykonały 2 usługi polegające na obsłudze sprzedaży biletów lub innej zbliżonej sprzedaży bezpośredniej. VI. KRYTERIA OCENY OFERT: 1. Cena oferty brutto 80% 2. Kryterium jakości zaoferowanych usług- 20% Kryterium ceny oferty brutto ocena w tym kryterium będzie przeprowadzona wg następującego wzoru matematycznego: P= (C min / Cb) x 80 pkt gdzie: P liczba punktów za kryterium ceny C min najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nie odrzuconych ofert Cb cena badanej oferty Kryterium jakości zaoferowanych usług ocena w tym kryterium będzie przeprowadzona w oparciu o opis sposobu wykonania usługi. W opisie należy wskazać zespół przeznaczony do obsługi poszczególnych stanowisk. W ramach opisu należy podać imię i nazwisko danej osoby, informacje o posiadanym doświadczeniu, oraz informacje o językach obcych, jakimi dana osoba się posługuje oraz o łączną ilość godzin pracy jaką dana osoba będzie wykonywać w ramach zamówienia. Punkty będą przyznawane w następujących podkryteriach: a) (doświadczenie zespołu 0-10 pkt.) Za zaoferowanie obsługi stanowisk sprzedaży biletów przez osoby posiadające minimum 3 letnie doświadczenie w obsłudze sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej Zamawiający przyzna punkty w następujący sposób: - 5 pkt za zaoferowanie obsługi w wymiarze do 25 % łącznego czasu pracy stanowisk przez osoby posiadające co najmniej ww. Doświadczenie; - 10 pkt za zaoferowanie obsługi w wymiarze do 50 % łącznego czasu pracy stanowisk przez osoby posiadające co najmniej ww. Doświadczenie - 15 pkt za zaoferowanie obsługi w wymiarze do 75 % łącznego czasu pracy stanowisk przez osoby posiadające co najmniej ww. Doświadczenie - 20 pkt za zaoferowanie obsługi w wymiarze do 100 % łącznego czasu pracy stanowisk przez osoby posiadające co najmniej ww. Doświadczenie Dla oceny oferty w niniejszym kryterium Zamawiający przyjmuje jako łączny czas pracy 90 h (10 dni x 9 h pracy dziennie) Zamawiający nie dopuszcza wykonywania usługi przez osoby inne niż wskazane w opisie dołączonym do oferty, z zastrzeżeniem wymiany na osobę posiadającą takie samo lub większe doświadczenie.

4 VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: 1. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającej odpowiednie pełnomocnictwo. 3. Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową netto i brutto za w/w zakres świadczenia. 4. Do oferty należy dołączyć opis oferowanych usług. 5. Zamawiający przewiduje możliwość poprawienia oczywistych omyłek w treści oferty, uzupełnienia lub wyjaśnienia treści oferty wyłącznie na wezwanie Zamawiającego skierowane do danego Wykonawcy. Poprawki, uzupełnienie lub wyjaśnienia nie mogą prowadzić do negocjacji treści oferty. Możliwość ewentualnego poprawiania, uzupełniania lub wyjaśniania treści ofert stosowana będzie jednokrotnie w przypadku poszczególnych braków (w przypadku braku uzupełnienia lub wyjaśnienia treści oferty na pierwsze wezwanie Zamawiajacego, Wykonawca nie będzie mógł podjąć tych czynności w stosunku do zakresu objętego wezwaniem Zamawiającego). VIII. WYKLUCZENIA Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IX. INFORMACJE DODATKOWE: W razie wątpliwości pytania należy kierować na adres owy: m.tomczyk@offcamera.pl Zamawiający zastrzega sobie prawo do płatności faktury w terminie 30 dni od daty jej przedłożenia. Z ważnych powodów Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron za pisemnym wypowiedzeniem z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia. X. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT: Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego ul. Karmelicka 55/7, Kraków lub mailowo na adres m.tomczyk@offcamera.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia r. do godz. 12:00.

5 Załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert OFERTA (wzór) w konkursie ofert na obsługę sprzedaży biletów Nazwa Wykonawcy Adres Wykonawcy Numer telefaksu oraz do korespondencji w sprawie zamówienia Dokładny adres do korespondencji w sprawie zamówienia W związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia na obsługę sprzedaży biletów, składamy ofertę wykonania treścią zaproszenia do składania ofert z dnia 12 kwietnia Wykonanie zamówienia oferuję za: cenę oferty netto:.. + stawka podatku VAT w wysokości.% t.j. kwota PLN co stanowi cenę oferty brutto :..PLN /słownie: /. Zamówienie zrealizujemy w terminie określonym w treści zaproszenia do składania ofert. Akceptujemy warunki płatności określone w treści zaproszenia do składania ofert, a w szczególności termin zapłaty faktury w ciągu 30 dni od daty prawidłowego wystawienia faktury przez Wykonawcę. Oświadczam/y że: 1. Jestem/Jesteśmy związany/związani treścią OFERTY przez okres 30 dni od daty, w której upływa termin składania ofert. 2. W cenie ryczałtowej OFERTY uwzględnione zostały wszystkie koszty wykonania zamówienia zgodnie z treścią oferty i zaproszenia do składania ofert.

6 3. W przypadku wyboru mojej/naszej oferty zobowiązuję się/zobowiązujemy się do zawarcia z Zamawiającym umowy. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1) Opis sposobu wykonania usług w celu oceny oferty w ramach kryterium jakościowego;. 2) Dokumenty potwierdzające umocowanie osoby podpisującej ofertę do reprezentowania Wykonawcy (jeśli dotyczy). Oferta zawiera ponumerowane /ponumerowanych stron. * *(niepotrzebne skreślić) Podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy