MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE

Transkrypt

1 MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE DYREKTOR GENERALNY OK-III Kraków, dnia Pani Danuta Głowacka-Mazur Dyrektor Departamentu Kontroli, Skarg i Wniosków Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Dotyczy: sprawozdanie z działalności kontrolnej Urzędu za 2012 rok w zakresie właściwości rzeczowej Ministra Spraw Wewnętrznych Odpowiadając na pismo z dnia 25 stycznia 2013 r. znak. DKSiW-O /2013 przedkładam poniżej informacje dotyczące działalności kontrolnej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie za 2012 rok w zakresie właściwości rzeczowej Ministra Spraw Wewnętrznych. 1. Sposób planowania kontroli. Tryb tworzenia planu kontroli na 2012 rok określał Regulamin funkcjonowania kontroli zewnętrznej w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie, wprowadzony Zarządzeniem nr 301/10 Wojewody Małopolskiego z dnia 20 lipca 2010 r. W związku z wejściem w życie przepisów ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, opracowany został projekt nowego Regulaminu funkcjonowania kontroli zewnętrznej, który wprowadzony został Zarządzeniem nr 56/12 Wojewody Małopolskiego z dnia 20 lutego 2012 r. Zarówno wybór zadań, jak i jednostek, które zostaną ujęte w Planie kontroli zewnętrznych Urzędu, dokonywany jest z wykorzystaniem elementów analizy ryzyka w oparciu o dane gromadzone przez poszczególne Wydziały w związku z prowadzoną działalnością kontrolną. Wybór zadań do objęcia kontrolami dokonywany jest przez poszczególne Wydziały w oparciu o posiadaną wiedzę na temat istotności zadań nadzorowanych. Materiałem pomocniczym przy dokonaniu wyboru zadań do kontroli jest dokonywana przez Wydział Organizacji i Kontroli analiza wyników kontroli przeprowadzonych w roku wcześniejszym z wykorzystaniem Arkusza oceny istotności zadań kontrolnych - narzędzia pozwalającego na dokonanie oceny zasadności zaplanowania kontroli zewnętrznych w oparciu o zobiektywizowane kryteria, tzn.: - ilość zaleceń pokontrolnych w stosunku do ilości kontroli, - ilość zawiadomień do rzecznika dyscypliny finansów publicznych, - łączna kwota zwrotów dotacji będąca wynikiem przeprowadzonych kontroli, - łączna kwota dotacji przekazana w danym roku na zadanie, - ilość zaleceń pokontrolnych w stosunku do łącznego kosztu kontroli, - podstawa prawna prowadzenia kontroli Kraków, ul. Basztowa 22 * tel * fax

2 - 2 - Wybór jednostek do objęcia kontrolami dokonywany jest przez poszczególne Wydziały w oparciu o analizę ryzyka przy użyciu Arkusza oceny istotności dla jednostek kontrolowanych, w oparciu o następujące kryteria: budżet zadaniowy, wymogi prawne (np. wymóg prowadzenia kontroli z określoną częstotliwością), termin ostatniej kontroli, rezultaty ostatniej kontroli, bieżący nadzór, sygnały zewnętrzne (m.in. skargi, wyniki kontroli prowadzonych przez inne organy). Ponadto Wydziały mogły zastosować dodatkowe (opracowane przez siebie) kryterium, jeśli wynikało ono ze specyfiki kontroli. Wydział Organizacji i Kontroli dokonuje szczegółowej analizy zgodności przekazanych przez Wydziały propozycji zamierzeń kontrolnych ze sporządzonymi arkuszami istotności dla jednostek kontrolowanych, a w przypadku stwierdzenia rozbieżności każdorazowo występował o pisemne wyjaśnienia. 2. Procent kontroli. Zbiorczo dla kontroli w zakresie właściwości rzeczowej Ministra Spraw Wewnętrznych: a) procent kontroli obejmujących swoim zasięgiem przedmiotowym rok % (przeciętny okres objęty kontrolą 1 rok); b) procent kontroli obejmujących swoim zasięgiem przedmiotowym lata % (przeciętny okres objęty kontrolą 1 rok, większość kontroli obejmowała swoim zasięgiem tylko rok 2011) 3. Kryteria kontroli najczęściej wykorzystywane do oceny działalności kontrolowanego podmiotu (w jakim rodzaju kontroli jedynym zastosowanym kryterium było kryterium legalności) Komórka Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Zakres przedmiotowy kontroli Ewidencja ludności, dowodów osobistych i paszportów * Obrona cywilna i zarządzanie kryzysowe Nabywanie, przechowywanie i użytkowanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego Razem legalność X celowość KRYTERIA rzetelność gospodar ność X X X X X efektywność inne * w tabeli w wierszu Ewidencja ludności, dowodów osobistych i paszportów zostały uwzględnione kontrole w zakresie ewidencji ludności, dowodów osobistych, rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w przypadku tych kontroli jedynym kryterium kontroli była legalność

3 Nieprawidłowości stwierdzone w wyniku kontroli (najpoważniejsze w skutkach oraz najczęściej występujące), przyczyny ich powstania oraz osoby za to odpowiedzialne Rejestracja stanu cywilnego (wystąpiły w jednej jednostce). - Dokumentacja podlegająca kontroli była nieuporządkowana, w czasie przeprowadzania kontroli brak było możliwości ustalenia jakie dokumenty stanowiły podstawę sporządzenia niektórych aktów urodzenia. - Do kontroli przedłożono niekompletną dokumentację stanowiącą podstawę sporządzenia w trybie szczególnym aktów urodzenia z lat oraz niektórych aktów małżeństwa i zgonu z tego okresu; nie prowadzono akt zbiorowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. - Dokumentacja dotycząca wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego była niekompletna i nieuporządkowana. - Akty urodzenia i małżeństwa sporządzone w trybie szczególnym nie zawierały wszystkich wymaganych prawem danych wynikających z dokumentacji stanowiącej podstawę ich sporządzenia. - Nie przestrzegano obowiązku odciskania pod aktami s.c. pieczęci z imieniem, nazwiskiem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, a w przypadku sporządzania aktów przez Zastępcę Kierownika pieczęci z imieniem, nazwiskiem oraz pełnioną funkcją. Przyczyny: niewłaściwa organizacja pracy. Odpowiedzialni: kierownik USC Ewidencja ludności oraz dowodów osobistych. - Kwoty uzyskane z opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych zakwalifikowano mylnie jako opłaty skarbowe, czyli dochody gminy, a nie budżetu państwa (nieprawidłowości stwierdzono w jednej jednostce). - Nie przestrzegano przepisów kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych przy prowadzeniu postępowań w sprawach o zameldowanie oraz wymeldowanie (uchybienia proceduralne przy prowadzeniu postępowań stwierdzono w 9 jednostkach, przy czy w jednej ze skontrolowanych jednostek - z uwagi na ilość i rodzaj zakwalifikowano je jako nieprawidłowości). Przyczyny: nieznajomość przepisów oraz brak nadzoru. Odpowiedzialni: pracownicy prowadzący postępowania administracyjne oraz ich przełożony, skarbnik gminy. 4.3 Obrona cywilna. - Nie prowadzenie przez szefów OC kontroli w podległych jednostkach organizacyjnych. - Nie prowadzenie szkoleń: kadry kierowniczej urzędów oraz ludności z tematyki Obrony Cywilnej i powszechnej samoobrony. - Brak rejestru (ewidencji) ratowników - zgodnie z zał. 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 września 2002 roku w sprawie odbywania służby w obronie cywilnej (Dz. U. z 2002 roku Nr 169, poz z późn. zm.). Przyczyny: brak znajomości przepisów prawa. Odpowiedzialni: kierownicy jednostek kontrolowanych. 4.4 Nabywanie, przechowywanie i użytkowanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku - Nie powiadamianie właściwego miejscowo komendanta powiatowego/miejskiego Policji o prowadzeniu prac z użyciem materiałów wybuchowych poza przedsiębiorstwem. - Brak opinii z miejsca zamieszkania komendanta powiatowego/miejskiego Policji.

4 Brak określenia minimalnych odległości i usytuowania publiczności od miejsca odpalania fajerwerków w dokumentacji pokazów pirotechnicznych. - Podawanie w ewidencji ilości materiałów wybuchowych w sztukach zamiast w kilogramach. Przyczyny: brak znajomości przepisów prawa. Odpowiedzialni: właściciele kontrolowanych firm. 5. Wnioski i zalecenia sformułowane w wyniku przeprowadzenia kontroli (wraz ze stanem realizacji) oraz o co najczęściej postulowali kontrolerzy (np. wzmocnienie nadzoru, zmianę przepisów prawnych) z podziałem na zakresy kontroli. 5.1 Rejestracja stanu cywilnego - Zalecono odszukanie i uporządkowanie dokumentów stanowiących podstawę sporządzenia w trybie szczególnym wszystkich aktów urodzenia z lat oraz niektórych (wskazanych przez kontrolujących) aktów małżeństwa i aktów zgonu z lat , tj. założenie i prowadzenie akt zbiorowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. - Zalecono odszukanie i uporządkowanie dokumentacji dotyczącej wpisywania treści zagranicznych aktów stanu cywilnego do polskich ksiąg stanu cywilnego oraz sprostowania i uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego (wytworzonej w latach ) oraz włączenie jej do odpowiednich teczek aktowych. - Zalecono niezwłoczne uzupełnienie treści aktów urodzenia i małżeństwa sporządzonych w trybie szczególnym o wymagane prawem dane wynikające z dokumentów stanowiących podstawę ich sporządzenia - Zalecono przestrzeganie obowiązku odciskania pod aktami stanu cywilnego pieczęci z imieniem i nazwiskiem kierownika urzędu stanu cywilnego, a w przypadku sporządzania aktów przez zastępcę kierownika pieczęci z imieniem, nazwiskiem oraz pełnioną funkcją. 5.2 Ewidencja ludności oraz dowodów osobistych. - Zalecono przestrzeganie terminów odprowadzania dochodów z tytułu udostępniania danych ze zbiorów meldunkowych oraz z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych na rachunek bieżący budżetu państwa oraz stosowanie kwalifikacji dochodów z tytułu udostępniania danych we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej. - Zalecono przestrzeganie przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w prowadzonych postępowaniach administracyjnych. - Zalecono przestrzeganie terminu przekazywania wojewodzie informacji o zmianach danych osobowych do aktualizacji zbiorów meldunkowych. - Zalecono wzmocnienie nadzoru nad pracownikami prowadzącymi sprawy z kontrolowanego zakresu. 5.3 Obrona cywilna. - Prowadzenie działalności kontrolnej w jednostkach podległych, zgodnie z 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 czerwca 2002 roku w sprawie szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Kraju, szefów obrony cywilnej województw, powiatów i gmin (Dz. U. Nr 96 z 2002 roku, poz. 850). - Opracowanie, zgodnie z zał. 5 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 września 2002 roku w sprawie odbywania służby w obronie cywilnej (Dz. U. z 2002 roku Nr 169, poz z późn. zm.) wykazu (ewidencji) ratowników. - Prowadzenie szkolenia kadry kierowniczej, formacji Obrony Cywilnej oraz ludności w zakresie Obrony Cywilnej i powszechnej samoobrony. - Prowadzenie powiatowych treningów Systemu Wykrywania i Alarmowania oraz Systemu Wczesnego Ostrzegania, zgodnie z corocznym Planem działania województwa małopolskiego w zakresie bezpieczeństwa publicznego, obrony cywilnej /ochrony ludności/, zarządzania - reagowania kryzysowego i spraw obronnych.

5 Uzupełnienie w arkuszu uzgodnień planu ewakuacji III stopnia wpisów instytucji i jednostek organizacyjnych zabezpieczających proces ewakuacji. - Uzupełnienie w Planie ewakuacji (przyjęcia) ludności (ewakuacja III stopnia) brakujących dokumentów: aktu prawnego powołującego Zespół Kierowania procesem Ewakuacji (przyjęcia) ludności) oraz arkusza aktualizacji. - Opracowanie Planu ewakuacji (przyjęcia) ludności (ewakuacja III stopnia) w oparciu o Wytyczne Wojewody Małopolskiego z dnia 4 marca 2009 roku w sprawie zasad ewakuacji ludności w części opisowej i graficznej na mapie. - Uzgodnienie planu ewakuacji III stopnia ze wszystkimi jednostkami figurującymi w arkuszu uzgodnień. - Opracowanie planu zapewnienia niezbędnych warunków do życia ludności ewakuowanej w zakresie potrzeb aprowizacyjnych, sanitarnych i lokalowych. - Podjęcie działań związanych z opracowaniem Planu Obrony Cywilnej Miasta i Gminy zgodnie z Zarządzeniem Nr 59/12 Wojewody Małopolskiego - Szefa Obrony Cywilnej Województwa Małopolskiego z dnia 28 lutego 2012 roku w sprawie zasad opracowania planu obrony cywilnej województwa, powiatów i gmin. - Opracowanie zarządzenia Wójta Szefa Obrony Cywilnej Gminy w sprawie zasad opracowania Planu Obrony Cywilnej dla Gminy oraz wzorów dokumentów dla podległych jednostek organizacyjnych i instytucji realizujących zadania Obrony Cywilnej. - Opracowanie planu działania drużyny wykrywania i alarmowania w części opisowej i graficznej na mapie, zgodnie z 5 pkt 3 Wytycznych Wojewody Małopolskiego - Szefa Obrony Cywilnej Województwa z dnia 22 listopada 2010 roku w sprawie tworzenia i przygotowania do działania formacji Obrony Cywilnej. - Opracowanie części graficznej mapy Planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. - Uzupełnienie aktualnego wpisu w arkuszu aktualizacji Planu działania w zakresie ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. - Oznakowanie skrzyń przeznaczonych do ewakuacji zabytków nieruchomych. - Oznakowanie obiektu muzeum znakami rozpoznawczymi Konwencji Haskiej. - Nałożenie zadań w zakresie Obrony Cywilnej (ochrony ludności) jednostkom organizacyjnym działającym na terenie gminy. - Nadanie przydziałów organizacyjno-mobilizacyjnych dla formacji Obrony Cywilnej na aktualnych drukach. - Podjęcie działań w celu zainstalowania urządzeń umożliwiających alarmowanie i ostrzeganie ludności o zagrożeniach na terenie miasta. 5.4 Nabywanie, przechowywanie i użytkowanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku - Przedstawienie opinii Komendanta Miejskiego Policji z miejsca zamieszkania. - Każdorazowe zawiadamianie - w przypadku konieczności prowadzenia prac przy użyciu materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego poza terenem przedsiębiorstwa - komendanta powiatowego/miejskiego Policji właściwego dla miejsca prowadzenia tych prac (podmiot każdorazowo powinien posiadać potwierdzenie takiego powiadomienia). - Przedstawienie aktualnego zaświadczenia potwierdzającego przygotowanie zawodowe do wykonywania prac związanych z dostępem do materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku - Wpisywanie w ewidencji materiałów wybuchowych ilości w kilogramach (i ewentualnie w sztukach). Umieszczanie w ewidencji zapalników UN 0336, natomiast wycofanie z niej wyrobów pirotechnicznych nie zaliczanych do materiałów wybuchowych (NWP). - Ewidencjonowanie materiałów wybuchowych należy bezwzględnie prowadzić zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 12 listopada 2002 r. w sprawie wzoru ewidencji nabytych, zużytych, przechowywanych, przemieszczanych i zbytych materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku cywilnego (Dz. U. z 2002 r. Nr 194, poz. 1634). Niedopuszczalne jest

6 - 6 - dokonywanie poprawek przy użyciu korektora tzn. bez skreślenia i zaparafowania na kartach ewidencyjnych. - W dokumentacji pokazów pirotechnicznych należy zawsze określać minimalne odległości i usytuowanie publiczności od miejsca odpalania fajerwerków. Wojewoda otrzymał pisemne informacje o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, natomiast stan ich realizacji zostanie zweryfikowany w czasie następnej kontroli w jednostce. 6. Efekty uzyskane z kontroli w kontrolowanych zakresach: 6.1 Rejestracja stanu cywilnego i ewidencja ludności oraz dowodów osobistych. - Poprawa efektywności funkcjonowania kontrolowanego podmiotu; - Oszczędności finansowe (jednostka zwróciła należne budżetowi państwa dochody za udostępnianie danych wraz z odsetkami w kwocie 2.265,86 zł). 6.2 Obrona Cywilna. - Poprawa efektywności funkcjonowania kontrolowanego podmiotu; - Usprawnienie procedur. 6.3 Nabywanie, przechowywanie i użytkowanie materiałów wybuchowych przeznaczonych do użytku - Poprawa efektywności funkcjonowania kontrolowanego podmiotu; - Usprawnienie procedur. Dyrektor Generalny Urzędu (-) Małgorzata Bywanis-Jodlińska