KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO

Transkrypt

1 Zatwierdzam: (JM Rektor Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego) KSIĘGA PROCEDUR AUDYTU WEWNĘTRZNEGO WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO Warszawa, 2008 r.

2 Spis treści: WSTĘP 4 1 Charakterystyka Audytu Wewnętrznego w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym. _ 5 Definicja audytu wewnętrznego: 5 Zakres działania audytu wewnętrznego. 6 Cele audytu wewnętrznego. 7 Kryteria oceny audytu: 7 Podstawy prawne oraz standardy audytu wewnętrznego. 9 Zasady etyki zawodowej Organizacja Biura Audytu Wewnętrznego w Jednostce Organizacyjnej. 11 Podporządkowanie Biura Audytu Wewnętrznego Planowanie Audytu 12 Analiza ryzyka. 12 Plan Strategiczny. 18 Plan Roczny Metodyka Wykonania Audytu Wewnętrznego. 21 Program Zadania Audytowego. 22 Techniki Badania Stosowane w Audycie. 25 Próbkowanie. 27 Czynności Audytorskie. 30 Dokumenty Robocze. 31 Dowody potwierdzające ustalenia audytu Akta Audytu Wewnętrznego 35 Bieżące Akta. 35 Stałe Akta Realizacja Zadania Audytowego 37 Narada Zamykająca. 37 Raport z Przeprowadzonego Audytu Wewnętrznego Sprawozdanie Z Przeprowadzonego Audytu Wewnętrznego 39 Tryb postępowania przy sporządzaniu sprawozdania. 41 Sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego 41 Sposób wykorzystania uwag i wniosków z audytu wewnętrznego Czynności Sprawdzające 43 9 Czynności Doradcze Audyt wewnętrzny zlecony Wewnętrzna i Zewnętrzna Ocena Jakości. 47 Szkolenia I Rozwój Pracowników Audytu. 48 Ocena Przegląd i Jakości Akt Audytu. 50 Zapewnienie Jakości Zadania Audytowego Wobec Komórki Poddawanej Audytowi. 50

3 12 Załączniki : 51 Załącznik nr 1 - Wzór planu rocznego audytu. 51 Załącznik nr 2. Wzór upoważnienia do realizacji zadania audytowego. 53 Załącznik nr 3. - Wzór upoważnienia do wykonywania czynności. 54 Załącznik nr 4. Wzór wniosku powołania rzeczoznawcy. 55 Załącznik nr 5. Wzór sprawozdania rocznego z realizacji audytu wewnętrznego w jednostce. 56 Załącznik nr 6. Wzór programu zadania audytowego. 58 Załącznik nr 7. Notatka informująca kierownika podmiotu audytu o rozpoczęciu zadania audytowego. 59 Załącznik nr 8. Wzór protokołu z narady otwierającej. 60 Załącznik Nr 9. Protokół przyjęcia wyjaśnień. 61 Załącznik nr 10. Protokół z rozmowy / wywiadu. 62 Załącznik nr 11. Kwestionariusz Kontroli Wewnętrznej [KKW] 63 Załącznik nr 12. Kwestionariusz samooceny [KS] 63 Załącznik nr 13. Wzór protokołu z narady zamykającej. 64 Załącznik nr 14. Wzór sprawozdania z zadania audytowego. 65 Załącznik nr 15. Wzór notatki informacyjnej z czynności kontrolnych. 67 Załącznik nr 16. Formularz przydziału zadania audytowego. 68 Załącznik nr 17. Ewidencja wykorzystania czasu za miesiąc.. roku 69 Załącznik nr 18. Lista weryfikacyjna celów i planowania zadania. 71 Załącznik nr 19. Dokument zamknięcia zadania audytowego. 72 Załącznik nr 20. Lista weryfikacyjna oceny jakości wykonania zadania.(wytyczne do przeprowadzania oceny). 73 Załącznik nr 21. Kwestionariusz ankiety poaudytowej. 75 Załącznik nr 22. Formularz aktualizacji księgi procedur. 77

4 WSTĘP Pisemne procedury audytu wewnętrznego określają podstawowe wymagania dotyczące audytu wewnętrznego w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym (zwanym dalej Uniwersytetem lub Uczelnią). Jest to oficjalny dokument, zatwierdzony przez Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, określający: cel, uprawnienia, odpowiedzialność oraz pewność, że zadania audytowe wykonywane są w sposób standardowy i obligują do stosowania jednolitych wzorów dokumentów i jednolitej formy raportów. Księga procedur zawiera zasady oraz procedury audytu wewnętrznego, według których przeprowadzane są prace audytorskie. W szczególności zawiera: metody dokonywania analizy ryzyka oraz sposoby prowadzenia audytu dotyczące planowania zadania audytowego, technik zbierania materiału dowodowego, dokumentowania informacji i danych oraz ich analizy, prezentowania rezultatów, sprawozdawczości i monitorowania wykonania rekomendacji. Dołączone są również wzory dokumentów w postaci załączników. Celem pisemnych procedur jest zapewnienie odpowiedniej jakości audytu wewnętrznego oraz jego spójnego i jednolitego wykonywania w Uniwersytecie, poprzez określenie: podstawowych zasad organizacji audytu wewnętrznego, podstawowych wymagań dotyczących wykonywania zawodu audytora wewnętrznego, podstawowych zasad przeprowadzania audytu wewnętrznego, kryteriów i sposobów oceny audytu wewnętrznego. Księga procedur audytora wewnętrznego jest dokumentem, który ze względu na zmieniające się zadania i zmiany w poziomie wiedzy związane z dynamicznym rozwojem profesji będzie podlegać stałej aktualizacji. Zmiany i uzupełnienia będą podyktowane ulepszeniami procedur zawartych w międzynarodowych standardach audytu wewnętrznego oraz wypracowanych praktyką audytu wewnętrznego. Zmiany i uzupełnienia na wniosek Koordynatora Biura Audytu Wewnętrznego zatwierdza Rektor Uniwersytetu. Formularz wprowadzania zmian stanowi załącznik nr 22.

5 1 Charakterystyka Audytu Wewnętrznego w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym. Definicja audytu wewnętrznego: Definicja audytu według ustawy o finansach publicznych z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (art. 48): Audyt wewnętrzny to ogół działań obejmujących: niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej [wymóg formy pisemnej zbioru tych procedur zatwierdzony przez kierownika jednostki], w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów; czynności doradcze, w tym składanie wniosków mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki Ocena o której mowa w art. 48 dotyczy w szczególności: zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi w jednostce procedurami wewnętrznymi, efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli, wiarygodność sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu. Audyt wewnętrzny stanowi niezależną, obiektywną działalność o charakterze weryfikującym i doradczym, mająca na celu przysporzenie dodatkowej wartości i usprawnianie funkcjonowania instytucji. Pomaga on danej organizacji w osiąganiu jej celów poprzez wprowadzanie systematycznego, zdyscyplinowanego podejścia do oceny i poprawy w zakresie zarządzania ryzykiem, kontroli i zarządzania organizacją (Governance processes) - definicja audytu wg IIA.

6 Ogólnym celem przeprowadzania audytu wewnętrznego jest dostarczenie kierownikowi jednostki obiektywnej i niezależnej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów zarządzania i kontroli wewnętrznej. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym oraz doradczym. Podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego są czynności o charakterze oceniającym i zapewniającym. Działania o charakterze doradczym, w tym składanie wniosków mają na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Zadania doradcze powinny być wykonywane, w sposób zapewniający zachowanie zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego zgodnie z 2 pkt. 6 rozporządzenia 1. Audyt wewnętrzny jest skierowany na przyszłe działania i tylko w tym kontekście ocenia przeszłość. Audyt wewnętrzny wspomaga zarząd w zarządzaniu ryzykiem przez poprawę istniejącego systemu kontroli wewnętrznej. Ta działalność to właśnie działalność doradcza. Wykazuje się ona zarówno w procesie identyfikacji pewnych ryzyk jak i sugerowaniu rozwiązań. Zakres działania audytu wewnętrznego. Audyt wewnętrzny obejmuje ocenę i badanie adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań. W szczególności obejmuje: przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych; ocenę przestrzegania przepisów prawa oraz regulacji wewnętrznych jednostki; ocenę zabezpieczenia mienia jednostki; ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki; przegląd programów i założonych projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami. 1 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego.

7 Audyt wewnętrzny może objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania jednostki. Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu i określaniu potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawiać w ramach działalności jednostki oraz na badaniu i ocenianiu prawidłowości i efektywności systemów kontroli wewnętrznej, mających na celu eliminowanie lub ograniczanie takiego ryzyka. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Kierownik jednostki powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. Cele audytu wewnętrznego. 1. identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, a w szczególności ocena efektywności zarządzania ryzykiem oraz ocena systemu kontroli wewnętrznej; 2. badanie wiarygodności sprawozdawczości finansowej; 3. wyrażanie opinii na temat skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie; 4. dostarczanie Rektorowi, w oparciu o ocenę systemu kontroli wewnętrznej, racjonalnego zapewnienia, że jednostka działa prawidłowo; 5. informowanie Rektora przez składanie sprawozdań z poczynionych ustaleń, oraz tam gdzie jest to właściwe, przedstawianie uwag i wniosków dotyczących poprawy skuteczności działania jednostki w danym obszarze; 6. usprawnienia organizacji przez świadczenie usług doradczych dla potrzeb Rektora. 7. realizacja audytu wewnętrznego zleconego zgodnie z art. 63 ustawy o finansach publicznych. Kryteria oceny audytu: Legalność obejmuje w szczególności badanie: zgodności funkcjonowania Uniwersytetu lub audytowanej działalności z obowiązującymi przepisami prawa,

8 prawidłowości stanowienia przepisów wewnętrznych obowiązujących w Uniwersytecie w ramach wykonywania zadań, zgodności audytowanej działalności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami, zaniechania działania mimo prawnie określonego obowiązku. Gospodarność obejmuje w szczególności badanie: zapewnienia oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków, uzyskania właściwej relacji nakładów do efektów, czyli czy taki sam wynik działalności Jednostki można było osiągnąć mniejszym nakładem środków lub czy przy zastosowaniu takich samych środków można było osiągnąć lepszy wynik, wykorzystania możliwości zapobiegania lub ograniczenia wysokości szkód powstałych w działalności jednostki. Celowość obejmuje w szczególności badanie: zapewnienia zgodności działania Uniwersytetu z jej celami statutowymi, zapewnienia optymalizacji zastosowanych metod i środków, ich adekwatności dla osiągnięcia założonych celów, zakresu przyjętych przez kierownictwo kryteriów oceny realizacji celów i zadań. Rzetelność obejmuje w szczególności badanie: wypełniania obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, należytego wypełniania zadań Uniwersytetu, w szczególności określonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych i osób, dokumentowania określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i w wymaganych terminach, z uwzględnieniem wszystkich faktów i okoliczności. Przejrzystość obejmuje w szczególności badanie: klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowania obowiązujących zasad rachunkowości, prowadzenia sprawozdawczości. Jawność obejmuje w szczególności badanie:

9 udostępniania sprawozdań dotyczących finansów i działalności Jednostki, udostępniania innych informacji dotyczących funkcjonowania Uniwersytetu i podejmowanych decyzji. Podstawy prawne oraz standardy audytu wewnętrznego. Audyt wewnętrzny na uczelni przeprowadzany jest na podstawie: 1. Ustawy z dnia 8 grudnia 2006 r. zmieniająca Ustawę o finansach publicznych oraz niektórych innych Ustaw. 2. Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. 3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego. 4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2008r. w sprawie trybu sporządzania oraz wzoru sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego. 5. Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych wprowadzony Komunikatem Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006r. 6. Karty audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych wprowadzonej Komunikatem Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006r. 7. Międzynarodowych Standardów Audytu Wewnętrznego IIA, w tym w szczególności w Standardach Atrybutów IIA. 8. Zasad wykonywania działalności doradczej przez audytorów wewnętrznych opracowanych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych IIA (Institute of Internal Auditors - Principles Guiding the Performance of Konsulting Activities of Internal Auditors); 9. Zarządzeń Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego; Pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego w swojej pracy mogą posiłkować się: Standardami Kontroli INTOSAI 2, 2 International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) czyli Międzynarodowa Organizacja Najwyższych Organów Audytu powstała w 1953r. i zrzeszała początkowo 34 kraje. W chwili obecnej liczy ponad 170 członków - najwyższych organów audytu (NOA), wśród których jest także polska Najwyższa Izba Kontroli. Deklaracja z Limy w sprawie zasad kontroli finansów publicznych, przyjęta przez IX Międzynarodowy Kongres w 1977 r., oraz statut w jego obowiązującym obecnie kształcie, przyjęty jednogłośnie w 1992 na XII Kongresie w Waszyngtonie, stanowią fundamenty działalności INTOSAI. Na Kongresie w Waszyngtonie przyjęto także Standardy kontroli oraz Wytyczne w sprawie standardów kontroli wewnętrznej.

10 Europejskimi wytycznymi stosowania standardów kontroli INTOSAI, Standardami Kontroli NIK, O każdym naruszeniu Standardów audytu wewnętrznego w Uniwersytecie pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego informują Koordynatora Biura Audytu Wewnętrznego. Koordynator Biura Audytu Wewnętrznego informuje Rektora o każdym naruszeniu standardów audytu wewnętrznego w Jednostce. Zasady etyki zawodowej. Pracownicy Biura Audytu Wewnętrznego mają obowiązek przestrzegania Kodeksu etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych wprowadzonego Komunikatem Nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006r. Pracownicy audytu wewnętrznego zobowiązani są do przestrzegania i kierowania się następującymi zasadami: 1. Uczciwości audytor wewnętrzny powinien postępować zgodnie ze swoimi przekonaniami, według najlepszej woli i wiedzy, z należytą starannością, nie powinien angażować się w działania sprzeczne z prawem, które mogłyby podważyć zaufanie do zawodu audytora wewnętrznego lub do Uniwersytetu, 2. Obiektywizmu audytor wewnętrzny powinien formułować swoje oceny w oparciu o fakty, w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń, nie powinien uczestniczyć w działaniach, które mogłyby uniemożliwić dokonanie bezstronnej oceny lub byłyby w sprzeczności z interesami Uniwersytetu, a także uchylać się od podejmowania trudnych decyzji, 3. Poufności audytor wewnętrzny szanuje wartość i własność informacji, którą otrzymuje i nie ujawnia jej bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek jej ujawnienia, 4. Profesjonalizmu audytor wewnętrzny wykorzystuje posiadane kwalifikacje, umiejętności i doświadczenie do możliwie najbardziej profesjonalnego przeprowadzania audytu wewnętrznego, 5. Postępowania i utrzymywania relacji z innymi audytorami w sposób sprzyjający umacnianiu współpracy i dobrych stosunków,

11 6. Unikania konfliktu interesów audytor unika wszelkich sytuacji, które mogłyby wpłynąć na jego niezależność i obiektywizm oraz w jakikolwiek sposób umniejszyć lub ograniczyć zdolność do działania. 2 Organizacja Biura Audytu Wewnętrznego w Jednostce Organizacyjnej. Podporządkowanie Biura Audytu Wewnętrznego. Zgodnie z Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu pracami Biura zarządza Koordynator, który równocześnie sprawuje funkcję Audytora Wewnętrznego Uniwersytetu. Audytor Wewnętrzny podlega bezpośrednio Rektorowi Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Karta Audytu Wewnętrznego. Karta Audytu Wewnętrznego określa: Akty prawne dotyczące audytu wewnętrznego; cele działania; wskazanie standardów funkcjonowania audytu wewnętrznego; realizowane zadania i ich charakter; osoby realizujące te zadania; wymagania dotyczące osób realizujących zadania audytu; zasady działania w odniesieniu do niezależności i obiektywizmu; zasady działania w celu podnoszenia jakości audytu wewnętrznego; określenie uprawnień; miejsce w strukturze organizacji; określenie sposobu przeprowadzania audytów i sprawozdawczości w komórce audytu; współpraca z audytem zewnętrznym; wskazanie zasad etycznych. Audyt wewnętrzny przeprowadzają audytorzy wewnętrzni spełniający wymogi zapisane w Ustawie o finansach publicznych oraz osoby upoważnione przez Koordynatora Biura Audytu Wewnętrznego Uniwersytetu.

12 Pracownicy audytu wewnętrznego niebędący audytorami wewnętrznymi wykonują czynności kontrolne w ramach określonych przez Koordynatora Biura Audytu Wewnętrznego. Zakres czynności pracowników obejmuje miedzy innymi : Udział w przygotowaniu projektów programów audytów wewnętrznych oraz projektów sprawozdań z audytów wewnętrznych. Udział w dokonywaniu analizy ryzyka poszczególnych działań jednostki, w zakresie określonym przez kierownika audytu. Udział w naradach związanych z przeprowadzanymi audytami wewnętrznymi, w sposób i w zakresie określonym przez kierownika audytu. Wykonywanie oraz raportowanie zleconych przez kierownika szczegółowych czynności związanych z przeprowadzanymi audytami wewnętrznymi, w tym w szczególności. Koordynacja współpracy z audytorami zewnętrznymi. Szczegółowy zakres obowiązków zawarty został w opisie stanowiska pracy i podpisanym przez pracownika zakresie czynności i obowiązków. 3 Planowanie Audytu Analiza ryzyka. Podstawowym celem audytu wewnętrznego jest ograniczenie ryzyka w zakresie działalności jednostki. Zatem prace w zakresie audytu powinny opierać się na dokonanej przez audytora, ocenie ryzyka wystąpienia istotnych błędów. Ocena ryzyka powinna towarzyszyć pracy audytora na każdym etapie jego czynności audytowych. Przeprowadzenie oceny ryzyka powinno w szczególności poprzedzać sporządzenie rocznego planu audytu wewnętrznego. Proces planowania audytu należy oprzeć na ocenie ryzyka i rozpocząć od: analizy ryzyka, w wyniku, której zostają uszeregowane obszary ryzyka pod względem ich ważności dla działania jednostki, a w konsekwencji ustalona kolejność przeprowadzania zadań audytowych; wskazania obszarów ryzyka przewidzianych do audytu.

13 Ryzyko to proste, niejako intuicyjnie rozumiane pojęcie doczekało się wielu definicji. Może właśnie fakt jego prostoty tak skomplikował sprawę. W potocznym rozumieniu tego słowa ryzyko określa sie jako prawdopodobieństwo straty. W zdaniu Brak dokumentu zawierającego Politykę bezpieczeństwa powoduje duże ryzyko negatywnych opinii kontrolerów zewnętrznych, mówiąc o ryzyku określamy raczej jego konsekwencje (skutki) niż prawdopodobieństwo. Wyrażenie ryzyk fizyk zrozumiemy raczej jako niepewność zdarzenia. Ryzyko jako niepewność nie musi mieć charakteru negatywnego. Szansa na uzyskanie lepszych wyników może być równa szansie uzyskania wyników gorszych. David McNamee stwierdza (w tłumaczeniu Konrada Knedlera i Łukasza Przybilskiego Oszacowanie Ryzyka w audycie wewnętrznym i zarządzaniu, Fundacja Rachunkowości w Polsce, Warszawa 2004), że: Ryzyko jest koncepcją związaną z pomiarem niepewności (prawdopodobieństwa). Ryzyko możemy również definiować jako prawdopodobieństwo uzyskania sukcesu lub/i porażki (zysku lub/i straty) w wyniku podejmowania działań zarządczych. Dla naszych rozważań przyjmiemy, że ryzyko jest związane z pojęciami: Nieokreśloności wyniku, czyli nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na pewno jak potoczy się sprawa dobrze czy źle, Niepewności otoczenia, czyli nie jesteśmy w stanie określić wszystkich warunków i relacji w jakich powstaje nasze ryzyko, Prawdopodobieństwa jego zaistnienia, czyli możemy przyjąć, że coś może lub nie może zdarzyć się z pewną przyjętą mierzalną pewnością, Skutku, czyli rezultatu (znaczeniu) przyjętych w rozważaniach zdarzeń. Ryzyko często definiowane jest jako zagrożenie wystąpienia jakiegoś zdarzenia z określonym prawdopodobieństwem. Przyjmuje wtedy postać: Ryzyko = prawdopodobieństwo zdarzenia x koszt wynikający z tego zdarzenia (strata) Rozpatrując ryzyko w normach prawnych możemy mówić o: ryzyku faktycznym, czyli możliwości powstania szkody,

14 ryzyku prawnym, czyli możliwości powstania obowiązku odszkodowawczego niezależnie od winy sprawcy szkody, ryzyku normatywnym, czyli obowiązku odszkodowawczego za szkody niezawinione. Biorąc pod uwagę zmienne warunki działalności gospodarczej S. Nahotko wyróżnia następujące rodzaje ryzyka: 1. ryzyko działalności zależne jest od wahań popytu i cen, 2. ryzyko nieściągalności występuje, gdy dłużnik nie jest w stanie spłacić długu lub odsetek, 3. ryzyko rynkowe to ryzyko globalnych zmian na rynku, np. hossa lub bessa na giełdzie, 4. ryzyko siły nabywczej występuje, kiedy nie możemy uzyskać z inwestycji takiej siły nabywczej, w jaką się zainwestowało, 5. ryzyko płynności oznaczające, że składnik aktywów może nie znaleźć natychmiast nabywcy chętnego do jego zakupu po cenie rynkowej, 6. ryzyko stopy procentowej odnosi się do wahań kursów papierów wartościowych, walut i stóp procentowych. Pomimo różnic podejść do zagadnień ryzyka możemy stwierdzić, że sam problem ryzyka wiąże się z jednym pojęciem. Pojęciem celu działania. Każde ryzyko jest związane z celem i to w odniesieniu do celu ma sens jakakolwiek charakterystyka ryzyka. A więc to osiąganie celu determinuje wszelkie rozważania oraz samą konieczność stosowania zarządzania ryzykiem. Identyfikacja obszarów ryzyka i audytu następuje przez audytora wewnętrznego wedle jego zawodowej oceny. Są to procesy, zjawiska lub problemy wymagające przeprowadzenia audytu. Zbiór wyznaczonych obszarów ryzyka zależy od celów jednostki, działań, struktury, zakresów odpowiedzialności pracowników itp. oraz od samej intuicji audytora wewnętrznego. Analiza ryzyka jest narzędziem, które pozwala najbardziej obiektywnie (jak to jest możliwe) przeprowadzić i uzasadnić wybór zadań audytowych do zrealizowania i określenia kolejności tej realizacji. Stosowane metody opierają się na subiektywnej ocenie ryzyka. Zarówno przygotowanie planu rocznego jak i realizacja poszczególnych zadań audytowych musi być poprzedzona analizą ryzyka. Zasadniczym celem analizy ryzyka jest wskazanie tych obszarów audytu,

15 gdzie ryzyko jest największe. Analiza ryzyka jest stosowana na wielu poziomach planowania i pracy operacyjnej. Najważniejsze zastosowania to: 1) narzędzie wspomagające planowanie a. w planowaniu długoterminowym, b. przy przygotowaniu planu zadania audytowego, 2) umożliwia monitorowanie ryzyka niepowodzenia w audycie projektów, 3) pomaga ocenić adekwatność i skuteczność systemu kontroli wewnętrznej, 4) pozwala ocenić poszczególne elementy systemu kontroli wewnętrznej, 5) pozwala ocenić jak Rektor zarządza ryzykiem. Zbierając informacje niezbędne przy identyfikacji obszarów: audytu i ryzyka oraz analizy ryzyka audytor powinien brać pod uwagę m.in.: - cele i zadania Uniwersytetu, - przepisy prawne dotyczące działania Uniwersytetu, - wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli, - wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej, - sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu, - wielkość majątku, którym dysponuje Uniwersytet, - liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych, - możliwość dysponowania przez uczelnię środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy, - wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów Uniwersytetu, - informacje dotyczące uczelni opublikowane w mediach (radio, telewizja, prasa, internet), - postawy etyczne pracowników, ich nastawienie i motywacja do realizacji zadań Uniwersytetu, - liczbę i kwalifikacje pracowników Uniwersytetu, - pytania i wnioski pracowników Uniwersytetu, - ankiety i kwestionariusze badające opinię pracowników Uniwersytetu. Analiza ryzyka powinna być przeprowadzona z zastosowaniem wybranej metody (modelu). Celem zastosowania określonego modelu jest możliwość

16 porównywania rezultatów analizy ryzyka zarówno poprzez porównanie ryzyka poszczególnych zadań audytowych, jak również porównanie wyników analizy ryzyka w kolejnych latach. Do stosowanych w audycie wewnętrznym metod analizy ryzyka zaliczamy: 1. metody szacunkowe ryzyko jest oceniane przez audytora na podstawie doświadczenia, tzw. na nosa. Jedną z metod szacunkowych jest metoda delficka, która ogranicza subiektywizm. W metodzie tej ryzyko jest identyfikowane i oceniane przez grupę ekspertów (np. audytorów i kierownictwa uczelni). Stanowi systematyczne porównywanie ryzyk i ekspozycji wszystkich audytowanych elementów. Metoda ta podporządkowuje wartości dla każdego ryzyka i sumuje wyliczenia całkowitego ryzyka. Powyższa metoda jest prostsza od metody matematycznej, jednak wymaga od audytorów dużego doświadczenia zawodowego. Audytorzy tworzą swoje własne listy rankingowe, przypisując poziom ryzyka dla każdego wcześniej wybranego zadania audytowego. Dla większej wiarygodności tej metody zaleca się przeprowadzenie jej przez kilkuosobowy zespół audytorów. W przypadku metody szacunkowej, ze względu na subiektywizm ocen, nie jest możliwe porównanie wyników analizy w różnych okresach przez różnych audytorów. 2. metody matematyczne (numeryczne) prowadzone w oparciu o wzory matematyczne, zwykle z zastosowaniem arkuszy kalkulacyjnych. Metody te są przeprowadzane wspólnie z kierownictwem. Dostarczają lepiej udokumentowanych argumentów. Wymagają stałego uaktualniania. Pomimo większej pracochłonności, sprawdzają się w dłuższym czasie, gdyż część pracy jest wykonana jednorazowo przy tworzeniu modelu i wprowadzaniu danych. Unika się wówczas powtarzalności toku postępowania. W metodach matematycznych czynności takie jak tworzenie kategorii ryzyk, ustalanie wag dla poszczególnych kategorii oraz ocena ryzyk poprzez przyznanie punktów wszystkim zadaniom w poszczególnych kategoriach ryzyka są subiektywne.

17 3. metoda mieszana analizy ryzyka metoda opracowana przez Biuro Audytu Wewnętrznego Ministra Finansów (podawana przez: Podręcznik Audytu Wewnętrznego w administracji publicznej3 ). Należy przyjąć, że jeśli rezultaty analizy ryzyka są niezrozumiałe dla osoby dobrze znającej organizację, należy zmienić lub skorygować stosowaną metodę. Wybierając najbardziej odpowiednią metodykę oceny ryzyka, audytor powinien rozważyć następujące kwestie: - rodzaj informacji, którą należy zgromadzić, - koszt oprogramowania lub licencji niezbędnych do zastosowania danej metody, - dostępność potrzebnych informacji, - ilość dodatkowych informacji niezbędnych do osiągnięcia wiarygodnego wyniku oceny łącznie z kosztem ich uzyskania (łącznie z czasem gromadzenia informacji), - opinie innych użytkowników na temat przydatności danej metody w audycie. Ze względu na złożoność organizacji, w Uniwersytecie analiza ryzyka jest przeprowadzana za pomocą metod szacunkowych lub mieszanych. Innymi metodami, jakie audytor wewnętrzny może wykorzystać przy ocenie ryzyka są: mapa ryzyka, kwestionariusz oceny ryzyka. Mapa ryzyka klasyfikuje obszary ryzyka według ich znaczenia i prawdopodobieństwa wystąpienia w każdym obszarze niepożądanych zdarzeń. Klasyfikacji ryzyka dokonuje się w formie matrycy. Szczególną uwagę musi zwrócić audytor na te obszary, w którym ujęte są procesy o dużym znaczeniu dla jednostki i gdzie zarazem występuje prawdopodobieństwo wystąpienia błędów i nieprawidłowości. Kwestionariusz oceny ryzyka przygotowany przez audytora jest rozsyłany pracownikom jednostki do wypełnienia. Sporządzony anonimowo lub podpisany, może służyć zdobyciu informacji o opinii pracowników na temat: 3

18 kultury organizacyjnej jednostki, wykonywania obowiązków według procedur, komunikacji między pracownikami a kierownictwem, czy między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Wszystkie istotne obszary ryzyka zostają uszeregowane pod względem stopnia ich priorytetu na potrzeby planu audytu. Plan Strategiczny. Plan strategiczny jest zalecany, ale niewymagalny przez przepisy prawa. Jeżeli jest sporządzany powinien nakreślać funkcje i obszary pracy Komórki Audytu Wewnętrznego w perspektywie, co najmniej trzech lat. Zważywszy, na jaki okres jest sporządzony, należy dokonywać corocznego przeglądu oraz aktualizacji w miarę potrzeb. Należy brać pod uwagę relacje pomiędzy dostępnymi zasobami i zidentyfikowanymi priorytetami audytu, wyniki audytu oraz nowe systemy i inne zmiany w Uniwersytecie. Plan wieloletni powinien być opracowany w układzie przedmiotowym, tj. ujmować zagadnienia (obszary, dziedziny, tematy) będące przedmiotem audytu oraz terminy i środki niezbędne do jego realizacji. W szczególności powinien on określać: cele audytu, skorelowane z celami Uniwersytetu, przedmiot audytu, zasoby niezbędne do przeprowadzenia audytów, identyfikację istotnych obszarów działalności podlegających audytowi z uwzględnieniem grup ryzyka. Plan strategiczny audytu wewnętrznego powinien być zatwierdzony przez kierownika jednostki, czyli przez Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Plan Roczny. Plan roczny, w przeciwieństwie do planu strategicznego, jest obligatoryjnym dokumentem, wymaganym przez literę prawa, dla prowadzenia operacyjnych działań audytu wewnętrznego. Audytor wewnętrzny sporządza

19 Plan audytu wewnętrznego w porozumieniu z Rektorem i po zasięgnięciu opinii Kanclerza przedstawia go Ministrowi Finansów do końca października każdego roku na rok następny. W każdym czasie Audytor Wewnętrzny na wniosek Rektora lub Ministra Finansów przedstawia informacje o przeprowadzonych audytach wewnętrznych. Roczny plan audytu powinien przedstawiać ogólny opis tego, co komórka audytu wewnętrznego zamierza dokonać w ciągu roku. Zadania audytu dobiera się w oparciu o analizę ryzyka oraz uwzględniając oczekiwania Rektora Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. Plan audytu powinien zawierać w szczególności: informacje o jednostce sektora finansów publicznych istotne do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, aprioryczną ocenę ryzyk wiążących się z pozyskiwaniem i wydatkowaniem środków z funduszy publicznych (analiza ryzyka), uporządkowane (zhierarchizowane) obszary (tematy zadań) audytu, planowany termin przeprowadzenia audytu wewnętrznego, potrzebę powołania rzeczoznawcy z zewnątrz, za zgodą Rektora, wg wzoru podanego w Załączniku Nr 4, obszary (tematy) zaplanowane do przeprowadzenia audytu w kolejnych latach, organizację pracy komórki audytu wewnętrznego ilość osobo/dni, zasoby rzeczowe, dostępność do sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem, czas na przeprowadzenie czynności audytowych, koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego, czas przeznaczony na szkolenia. Wzór planu audytu wewnętrznego stanowi Załącznik Nr 1. W sytuacjach uzasadnionych, plan roczny można zmienić. O wszelkich zmianach należy poinformować Rektora oraz Ministra Finansów. Również w uzasadnionych przypadkach można przeprowadzić audyt poza planem. Czas przeznaczony na te czynności jest ujęty w ogólnym harmonogramie planu rocznego. Jeżeli jednak przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu wewnętrznego stworzy zagrożenie dla realizacji tego planu, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie Rektora oraz Ministra Finansów.

20 Audytor wewnętrzny w celu przygotowania planu audytu wewnętrznego (o którym mowa w art. 53 ustawy dokonuje analizy obszarów ryzyka w zakresie działania Uniwersytetu, biorąc pod uwagę: 1. cele i zadania jednostki; 2. przepisy prawne dotyczące działania jednostki; 3. wyniki wcześniej przeprowadzonych audytów lub kontroli; 4. wyniki wcześniej dokonywanej oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym kontroli finansowej; 5. wewnętrzne i zewnętrzne czynniki ryzyka mające wpływ na realizację celów jednostki; 6. uwagi pracowników jednostki; 7. liczbę, rodzaj i wielkość dokonywanych operacji finansowych; 8. możliwość dysponowania przez jednostkę środkami pochodzącymi ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów dawcy; 9. liczbę i kwalifikacje pracowników jednostki; 10. działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną; 11. sprawozdania finansowe oraz sprawozdania z wykonania budżetu. Audytor wewnętrzny, przygotowując plan audytu wewnętrznego, ustala kolejność poddania obszarów ryzyka audytowi wewnętrznemu, biorąc pod uwagę stopień ich ważności oraz czynniki organizacyjne, w tym w szczególności: 1. czas niezbędny dla przeprowadzenia: a. zadań audytowych, b. czynności organizacyjnych; 2. czas przeznaczony na szkolenie osób zatrudnionych na stanowiskach związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego; 3. dostępne zasoby ludzkie i rzeczowe; 4. rezerwę czasową na nieprzewidziane działania; 5. szacunkowe koszty przeprowadzenia audytu wewnętrznego. Kopie planu rocznego audytu przekazywane są wszystkim kierownikom jednostek organizacyjnych, w których prowadzony jest audyt wewnętrzny. Formę dystrybucji planu ustala Audytor Wewnętrzny Koordynator Biura Audytu.

21 Jeżeli audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce nadzorującej lub nadrzędnej prowadzi audyt wewnętrzny również w jednostkach nadzorowanych lub podległych, sporządza jeden plan audytu, w porozumieniu z kierownikami jednostek podległych, informując kierowników jednostek, o ustalonym zakresie realizacji planu audytu. Realizacja zadań audytowych zawartych w planie rocznym następuje zgodnie z harmonogramem na podstawie upoważnienia do przeprowadzania audytu wystawionego zgodnie ze wzorcem określonym w rozporządzeniu. Upoważnienie do każdego zadania audytowego (planowego i pozaplanowego) wystawione jest przez Rektora i ważne na podstawie dokumentu tożsamości lub legitymacji pracowniczej. Wzór upoważnienia stanowi Załącznik Nr 2. W realizacji czynności audytowych mogą również uczestniczyć określeni pracownicy Biura Audytu, na podstawie imiennych upoważnień do wykonywania czynności związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego. Upoważnienie te wystawia Koordynator Biura Wewnętrznego i są one ważne wraz z legitymacjami pracowniczymi lub dowodem tożsamości. Wzór upoważnienia do wykonywania czynności stanowi Załącznik Nr 3. Koordynator Biura Audytu Wewnętrznego przedstawia Rektorowi oraz Ministrowi Finansów, do końca marca każdego roku, sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni. Wzór sprawozdania stanowi Załącznik Nr 5. 4 Metodyka Wykonania Audytu Wewnętrznego. Organizacja pracy, pisemne procedury, sposób prowadzenia audytu, stosowane standardy oraz podstawowe techniki stosowane w audycie wewnętrznym tworzą metodykę audytu wewnętrznego. Szczegółowe procedury audytu wewnętrznego, proces audytu, powinny obejmować następujące zagadnienia: planowanie audytu i ocena ryzyka, audytowanie, badanie i ocena, komunikowanie wyników-sprawozdawczość, czynności sprawdzające-ocena wykonania zaleceń audytu.

22 Przeprowadzony audyt wewnętrzny rzetelnie, obiektywnie i niezależnie: ustala stan faktyczny w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, określa oraz analizuje przyczyny i skutki uchybień, przedstawia uwagi i wnioski w sprawie usunięcia uchybień. Program Zadania Audytowego. Program zadania audytowego zostaje wstępnie określony na podstawie rocznego planu audytu. Stanowi on szczegółowy plan pracy do wykonania w toku audytu. Program audytu przygotowywany jest przez Koordynatora Biura Audytu Wewnętrznego przed rozpoczęciem zadania audytowego. W przypadku zadań audytowych uwzględnionych w planie rocznym audytu, Koordynator Biura Audytu Wewnętrznego wykorzystuje wyniki analizy ryzyka przeprowadzonej na etapie tworzenia planu pracy. Odnośnie zadań audytowych nie uwzględnionych w planie pracy, Audytor Wewnętrzny przeprowadza stosowną analizę ryzyka. Po przeprowadzonej analizie ryzyka Audytor Wewnętrzny przygotowuje dokument o nazwie Program zadania audytowego. Przygotowując program zadania audytowego uwzględnia się: cel zadania audytowego, zadania i czynności komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, wyniki analizy ryzyka istniejącego w działalności tej komórki i w obszarze objętym zadaniem audytowym, wyniki analizy systemu kontroli, w tym kontroli finansowej i zarządzania środkami publicznymi w danym obszarze, wyniki wcześniej przeprowadzonego audytu lub kontroli, wyniki badań analitycznych określonych problemów, działania jednostki, które mogą wpływać na opinię publiczną, opinie naukowe i specjalistyczne, doświadczenie zawodowe audytorów wewnętrznych i ich kwalifikacje, dostępność dowodów, potrzebę powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym, przewidywany czas trwania zadania audytowego i datę jego rozpoczęcia.

23 W Programie zadania audytowego zamieszcza się: 1) cele zadania; 2) podmiotowy i przedmiotowy zakres zadania; 3) wskazówki metodyczne; 4) planowane techniki przeprowadzania zadania, obejmujące w szczególności: - zapoznawanie się z dokumentami służbowymi, - uzyskiwanie wyjaśnień i informacji od pracowników jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, - uzyskiwanie informacji uzupełniających od innych pracowników jednostki organizacyjnej, - obserwację wykonywania zadań przez pracowników jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, - przeprowadzanie oględzin, w przypadku gdy należy zweryfikować stan lub istnienie zasobów jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, - rekonstrukcję wydarzeń lub obliczeń pozwalającą ocenić dokładność i prawidłowość zastosowanych działań oraz wiarygodność wyników, - sprawdzanie rzetelności informacji przez porównanie jej z informacją pochodzącą z innego źródła, - porównanie określonych zbiorów danych w celu wykrycia operacji nieprawidłowych lub wymagających wyjaśnienia, - graficzną analizę procesów, - rozpoznawcze badanie próbek polegające na pobieraniu próbek losowych oraz stosowaniu testów. 5) problemy, na które należy zwrócić szczególną uwagę w badaniach; 6) rodzaj dowodów niezbędnych do dokonania ustaleń i sposób ich badania; 7) założenia organizacyjne, planowany harmonogram przeprowadzania zadania. Wzór programu zadania audytowego stanowi Załącznik Nr 6. Przed przystąpieniem do zadania audytowego audytor informuje kierownika podmiotu audytu o terminie, celu i przedmiocie zadania. Wzór notatki informującej stanowi załącznik nr 7.

24 W celu sprawnego przeprowadzenia audytu wewnętrznego, kierownik jednostki audytowanej zapewnia Audytorowi Wewnętrznemu niezbędne warunki, przedstawia żądane dokumenty oraz ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez podległych mu pracowników. Dotyczy to również wstępnego przeglądu przed przystąpieniem do realizacji zadania zapewniającego. Kierownik podmiotu audytu na żądanie Audytora udostępnia dokumenty oraz udziela niezbędnych informacji w zakresie przedmiotowym zadania, bez upoważnienia w formie pisemnej. Przed przystąpieniem do realizacji zadania audytowego, Audytor Wewnętrzny przeprowadza naradę otwierającą z udziałem kierowników jednostek organizacyjnych, w których jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, lub z udziałem wyznaczonych przez nich pracowników tych jednostek. Podczas narady otwierającej audytor wewnętrzny przedstawia cel, tematykę i założenia organizacyjne zadania audytowego. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny przedstawia informacje dotyczące jej funkcjonowania oraz uzgadnia z audytorem wewnętrznym sposoby unikania zakłóceń w jej pracy w trakcie przeprowadzania zadania audytowego. Z przeprowadzanej narady Audytor Wewnętrzny sporządza protokół, który zawiera w szczególności informacje o celu, przebiegu i wyniku narad. Protokół podpisują prowadzący naradę Audytor Wewnętrzny oraz kierownicy jednostek organizacyjnych, w których jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo osoby przez nich wskazane. Audytor Wewnętrzny czyni o tym wzmiankę w protokole. W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo przez osobę przez niego wskazaną, audytor czyni tym wzmiankę w protokole. Kierownik jednostki organizacyjnej, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, albo osoba przez niego wskazana powinny niezwłocznie pisemnie uzasadnić przyczyny odmowy podpisania protokołu. Protokół z narady otwierającej stanowi Załącznik Nr 8.

25 Techniki Badania Stosowane w Audycie. Badanie jest usystematyzowanym procesem obiektywnego zbierania dowodów audytu w zakresie przeglądanych operacji, oceny tych dowodów i określeniem, czy te operacje są zgodne z przyjętymi standardami. Badanie mechanizmów kontroli wewnętrznej prowadzi się omawiając przyjęte procedury i metody kontroli oraz plan kontroli Uniwersytetu z pracownikami poddawanej audytowi jednostki organizacyjnej. Audytor może posłużyć się kwestionariuszami lub listami weryfikacyjnymi dotyczącymi mechanizmów kontroli wewnętrznej, oraz notatkami opisowymi, graficzną analizą procesów, prześledzeniem ścieżki przebiegu poszczególnych transakcji, a także innymi nadającymi się do zastosowania technikami ustalania przyjętych procedur mechanizmów kontroli w Uniwersytetu. Techniki te są preferowane gdyż dostarczają stosowną dokumentację. W dyskusjach z pracownikami komórek poddanych badaniu, audytorzy wypytują i dokonują obserwacji dotyczących mechanizmów kontroli wewnętrznej. Fakty z przeprowadzonych rozmów oraz spostrzeżenia z obserwacji i wynikłe z nich ustalenia, są również dokumentowane. Opisane techniki badania można stosować na etapie planowania zadania audytowego jak również w trakcie czynności audytorskich. Przeprowadzane w trakcie czynności audytowych, służą do ustalenia stanu faktycznego w jednostce audytowanej, poprzez zebranie dowodów audytowych. Audytor korzysta z tych technik, które są potrzebne do realizacji konkretnego programu lub działalności stanowiącej przedmiot badania. Przedmiotem testów i oceny powinny być tylko te funkcje mechanizmów kontroli wewnętrznej, które zostaną uznane za krytyczne albo ważne dla zachowania siły określonego cyklu transakcji. Całość technik można podzielić na: - testy przeglądowe krok po kroku, - testy zgodności, - testy rzeczywiste. Testy przeglądowe stanowią wstępne rozeznanie systemu, dzięki którym audytor potwierdza zrozumienie zasady jego funkcjonowania. Zrozumienie systemu możliwe jest dzięki kombinacji obserwacji, wywiadów z pracownikami jednostki audytowanej oraz badaniu dokumentów. Audytor bierze pod uwagę

26 konieczność przeprowadzenia testów, które wykażą funkcjonowanie systemu według procedur. Podstawowym celem testów przeglądowych jest znalezienie dowodów, które potwierdzą istnienie kontroli. Ten cel można zrealizować poprzez badanie różnych transakcji na kolejnych etapach ich rejestrowania albo poprzez prześledzenie jednej transakcji od początku do końca. Pozwoli to potwierdzić, że kontrole funkcjonują prawidłowo na każdym etapie. Podstawowym testem przeglądowym jest diagram ( flowchart ). Technika ta wskazuje możliwe słabości mechanizmów kontroli wewnętrznej lub identyfikuje wąskie gardła w działalności operacyjnej. Do testów przeglądowych zaliczamy analizę cyklu obiegu dokumentów. Technika ta polega na prześledzeniu przebiegu kilku operacji (zwykle jednej lub dwóch) i wszystkich związanych z nimi dokumentami przez cały system rachunkowości tzn. od momentu zdarzenia gospodarczego do ostatnich zapisów księgowych. Obieg dokumentów może być badany za pomocą schematu blokowego. Jest to metoda, w której zasada działania systemu kontroli zobrazowana jest przy użyciu rysunku, gdzie poszczególne znaki mają ściśle określone znaczenie. Schematy blokowe wskazują kolejność zdarzeń w systemie oraz informacje i komórki odpowiedzialne za zdarzenia. Testy zgodności przeprowadza się dla uzyskania wystarczających dowodów, że dany system działa zgodnie z jego rozumieniem uzyskanym przez audytora na skutek badania przeglądowego. Testami zgodności rozpoczyna się badanie systemu kontroli wewnętrznej, gdyż testom podlega system kontroli, a nie transakcja i jej wartość. Testy zgodności dostarczają dowodów na przestrzeganie procedur. Audytor Wewnętrzny przeprowadza test zgodności na tych procesach mechanizmów kontroli, na których może polegać. Musi brać pod uwagę dostępność materiałów dowodowych oraz wkład pracy audytorskiej koniecznej do przetestowania zgodności. Rozpatrując konieczny wkład pracy audytorskiej, audytor ocenia, czy pominięcie określonych testów zgodności nie zmniejszy niezawodności danych procesów mechanizmów kontroli oraz czy taka ograniczona wiarygodność istotnie wpłynie na kolejne testy i procedury audytu. Test zgodności można stosować przed, albo po zakończeniu okresu stanowiącego przedmiot badania.

27 Testy rzeczywiste (wiarygodności) służą gromadzeniu dowodów kompletności, dokładności oraz ważności informacji zawartych w zapisach księgowych. Testom podlega transakcja a nie system kontroli. Zakres testów rzeczywistych zależy od wyników analizy systemu kontroli wewnętrznej. Przeprowadzenie testów rzeczywistych uzależnione jest od wyniku testów zgodności. Jeżeli jest on pozytywny można zrezygnować lub ograniczyć zakres i skalę testów rzeczywistych. W ten sposób można zaoszczędzony czas przeznaczyć na audyt tam, gdzie ryzyko jest większe. Zazwyczaj testy te przeprowadza się poszczególnych operacjach celem stwierdzenia ich poprawności. W przypadku stwierdzenia, ze mechanizmy kontroli nie są stosowane, testy wiarygodności prowadzi się na odpowiednio rozszerzonej próbie. Próbkowanie. Audytor dysponując informacjami uzyskanymi z jednostki audytowanej musi ustalić, czy są one prawdziwe. Celem tych ustaleń jest ocena wiarygodności przy uwzględnieniu wymaganego poziomu istotności. Obok testów, audytor może posłużyć się inną techniką, jaką jest próbkowanie. Polega ono na badaniu mniej niż 100% elementów badanej próby i wyciąganiu wniosków o cechach całej populacji na podstawie tej próbki. Głównym powodem stosowania próbkowania jest możliwość mierzenia i kontroli ryzyka podjęcia nieprawidłowej decyzji opartej na wyniku próbkowania. W audycie wewnętrznym od właściwie dobranej próbki oczekuje się spełnienia czterech cech: 1) reprezentatywność - możliwie najdokładniejsze odzwierciedlenie badanego zbioru, 2) poprawność - próba identyfikuje możliwie najwięcej błędów, aby można je było skorygować, 3) protekcja - audytor stara się zaliczyć do próbki tak wiele istotnych materialnie elementów jak to możliwe, 4) prewencja - audytowany nie wie jakie elementy będą zaliczone do próbki. Aby można było stosować próbkowanie, muszą być spełnione następujące kryteria:

28 1) wykaz elementów populacji jest kompletny, aktualny i możliwy do zidentyfikowania, 2) do przeprowadzenia wyboru obiektów stanowiących przedmiot testu na potrzeby audytu da się zastosować system liczb losowych, 3) można ustalić poziom dopuszczalnego biegu. Można wyróżnić następujące podstawowe metody doboru próby: 1. losowanie statystyczne -wymaga spełnienia warunku, aby wszystkie jednostki populacji miały równą szansę wyboru do próby. Do doboru używa się tablic liczb losowych, bądź odpowiednich programów komputerowych; 2. losowanie intuicyjne -dokonanie doboru odbywa się na podstawie zawodowej oceny audytora i może być uzasadnione przez np. wartość jednostek populacji, poziom ryzyka, poziom reprezentatywności; 3. losowanie systematyczne -wymaga wyliczenia stałego przedziału losowania, tzw. interwału. Interwał wyznacza się dzieląc populacje przez liczebność próby. Pierwszą jednostkę do próby wybieramy losowo z przedziału od 1 do wartości interwału. Jeśli interwał oznaczymy jako i, pierwsza jednostka do próby jako p, a liczebność próby jako n to wówczas do próby trafiają jednostki o numerach: p, p+i, p+2i, p+3i,..., p+(n-1)i; 4. losowanie na chybił trafił - stosuje się je wtedy, gdy trudno zastosować inne metody, np. kiedy jednostkom populacji nie można przyporządkować kolejnych numerów. Do najczęściej stosowanych technik audytu można zaliczyć: 1. Rozmowa/wywiad jest jedną z podstawowych technik badania. Przy przeprowadzaniu rozmowy należy pamiętać o następujących zasadach: - ustaleniu celów rozmowy, - zaplanowaniu organizacyjnym rozmowy, - udokumentowaniu jej istotnych wyników. Protokół przyjęcia wyjaśnienia stanowi Załącznik Nr 9. Protokół z rozmowy / wywiadu stanowi Załącznik Nr Analiza porównawcza - polega na porównywaniu danych, czasami pochodzących

29 z różnych źródeł, celem identyfikacji nietypowych sytuacji lub odchyleń od sytuacji pożądanej. Jeżeli dane znajdują się na elektronicznych nośnikach danych, na ogół można zaprogramować komputer do przeprowadzania analiz porównawczych. 3. Graficzna analiza procesów ( flowcharting )- oznacza posługiwanie się siatką graficzną do sporządzenia wykresu lub schematu czynności, które muszą zostać wykonane, aby dane zadanie lub czynności można było z powodzeniem doprowadzić do końca. Technika ta może być audytorowi szczególna użyteczna do identyfikacji możliwych słabości mechanizmów kontroli wewnętrznej lub wąskich gardeł w działalności operacyjnej. 4. Procedury analityczne- stanowią dla audytora narzędzie do oceny informacji zebranych w trakcie badania. Polegają na analizie relacji pomiędzy danymi finansowymi lub niefinansowymi z różnych okresów lub różnych jednostek, dokonywanej w celu stwierdzenia zgodności i przewidywanych tendencji lub znaczących odchyleń i niespodziewanych związków. 5. Test walk-through ( od kołyski do grobu )- polega na powtarzaniu konkretnych mechanizmów kontroli, które umożliwiają sprawdzenie procesu od jego początku do końca. Mają one potwierdzić prawidłowości opisu systemu, jakim dysponuje audytor i zagwarantować pełne zrozumienie zasad przed rozpoczęciem zadania audytowego. Wykonuje się je poprzez zbadanie niewielkiej ilości operacji na kolejnych etapach lub prześledzeniu jednej transakcji od początku do końca. 6. Testy zgodności- testom podlega system kontroli, a nie transakcja i jej wartość. Testy te dostarczają dowodów na przestrzeganie procedur, w zależności od wyników testów zgodności podejmuje się decyzję o zastosowaniu testów rzeczywistych. 7. Testy rzeczywiste - testom podlega transakcja a nie system kontroli, służą zgromadzeniu dowodów dokumentujących kompletność, dokładność oraz ważność informacji zawartych w zapisach księgowych. Mogą być dokonywane na podstawie próbki transakcji. 8. Rozpoznawcze badanie próbek- posługuje się pobieraniem próbek losowych jako narzędziem dostępnym do wykorzystania w połączeniu z wieloma