PRZEWODNIK. Krok po kroku. Program LLP Erasmus

Transkrypt

1 PRZEWODNIK Krok po kroku Program LLP Erasmus

2 2 SPIS TREŚCI 3 KROK PIERWSZY Aplikacja do uczelni zagranicznej 5 KROK DRUGI Przygotowanie Learning Agreement oraz załącznika do LA 7 KROK TRZECI Akceptacja ze strony uczelni zagranicznej 9 KROK CZWARTY Zakwaterowanie 11 KROK PIĄTY Ubezpieczenie 13 KROK SZÓSTY Grant 14 KROK SIÓDMY Wizy i legalizacja pobytu 15 KROK ÓSMY Przygotowanie językowe, kursy intensywne EILC 16 KROK DZIEWIĄTY Umowa z UKSW 18 KROK DZIESIĄTY W uczelni zagranicznej 19 KROK JEDENASTY Changes to Learning Agreement 21 KROK DWUNASTY Jak przedłużyć stypendium Erasmusa 23 KROK TRZYNASTY Rozliczenie z UKSW po powrocie z uczelni partnerskiej

3 3 KROK PIERWSZY Aplikacja do uczelni zagranicznej Drogi studencie, udało się! Zakwalifikowałeś się do Programu Erasmus! Co teraz? Czeka Cię dużo pracy i przygotowań. Nie lekceważ tego. Pamiętaj, że to Ty przygotowujesz się do wyjazdu i nikt za Ciebie tego nie zrobi. Im lepiej się przygotujesz, tym mniej problemów napotkasz w czasie pobytu za granicą i tym więcej korzyści z niego wyniesiesz. Pamiętaj, że o tym, czy będziesz przyjęty do danej uczelni, decyduje uczelnia partnerska. Zanim zostaniesz zakwalifikowany, musisz jeszcze dopełnić wymaganych formalności. Nominacja i formularz aplikacyjny Po zakończonej kwalifikacji DWM wysyła do uczelni partnerskiej twoje dane osobowe, tzw. nominację. W niektórych przypadkach uczelnia zagraniczna po uzyskaniu danych studentów przesyła bezpośrednio do nich pakiet informacyjny oraz różne formularze do wypełnienia, a następnie odesłania (np. formularz aplikacyjny, formularz dotyczący zakwaterowania, uczestnictwa w kursach językowych, itd.). Jednak nie wszystkie uczelnie stosują takie procedury, dlatego nie czekaj, tylko: 1. Sprawdź na stronie uczelni partnerskiej, jaki jest termin aplikacji. 2. Wydrukuj ze strony uczelni partnerskiej wszystkie zamieszczone tam formularze aplikacyjne potrzebne do zgłoszenia się na daną uczelnię, a następnie je wypełnij. Wraz z formularzem aplikacyjnym uczelnia zagraniczna może również wymagać przesłania innych dokumentów, np. zaświadczeń potwierdzających znajomość języka obcego, świadectwa dojrzałości, porozumienia o programie studiów (tzw. Learning Agreement) oraz wykazu przedmiotów i ocen, które uzyskałeś

4 4 w trakcie studiów (tzw. Transcript of Records). Wykaz przedmiotów dotychczas zaliczonych oraz uzyskanych ocen wystawia dziekanat, jako jednostka uprawniona do potwierdzania programów studiów. Jeżeli dziekanat wyda Ci dokument sporządzony tylko w języku polskim, będziesz musiał przygotować jego tłumaczenie. Do przygotowania tłumaczenia możesz wykorzystać formularz Transcript of Records UKSW (dostępny na stronie DWM, bądź bezpośrednio w DWM). Należy go wypełnić, podając nazwy przedmiotów w języku obcym. Gotowy formularz przedstaw w DWM, który na podstawie dokumentu wydanego oraz potwierdzonego przez dziekanat potwierdzi podpisami i pieczęciami zgodność dokumentu z oryginałem. Kto ma podpisać aplikację? Sprawdź, czyje podpisy są wymagane na dokumentach. Jeśli potrzebny jest podpis koordynatora wydziałowego, zgłoś się do niego bezpośrednio, jeśli uczelnianego przynieś dokument do DWM, a my przekażemy go koordynatorowi uczelnianemu. W przypadku, gdy jest wymagana tylko pieczęć lub podpis International Relations Office, zgłoś się do nas. Miej wzgląd na to, że nie wszystkie podpisy otrzymasz od ręki, w przypadku koordynatora uczelnianego może to potrwać ok. tygodnia. Pamiętaj, że prawie zawsze wymagany jest też Twój podpis. Kserokopie dokumentów ze wszystkimi uzyskanymi podpisami i pieczęciami są odkładane do Twojej teczki personalnej w DWM. Jeśli nie potrzebujesz podpisu koordynatora uczelnianego ani pracowników DWM Koniecznie zrób kserokopie wszystkich wysyłanych dokumentów, a następnie przynieś je do DWM, aby zostały dołączone do Twojej teczki personalnej. Gdyby wysłane dokumenty nie dotarły do uczelni partnerskiej (co niestety się zdarza dość często), zawsze będzie możliwe ich odtworzenie. Dla Ciebie będzie to również dowód, że dopełniłeś formalności, a pracownicy DWM w razie potrzeby oficjalnie to poświadczą. Wysyłanie dokumentów Po odebraniu uzupełnionych, podpisanych i opieczętowanych dokumentów sprawdź dobrze, do kogo w uczelni partnerskiej należy je wysłać. Niektóre uczelnie wymagają przesłania dokumentów do Działu Współpracy Międzynarodowej, inne do koordynatora wydziałowego. Zwróć uwagę na to, że uczelnie stosują różne procedury, czasem np. przed wysłaniem aplikacji pocztą wymagana jest rejestracja on-line. Jeśli upewniłeś się co do adresata, zapakuj wszystkie dokumenty w koszulkę, następnie w kopertę A4 i wyślij koniecznie listem poleconym z potwierdzeniem odbioru do uczelni partnerskiej. To bardzo

5 ważne, aby Twoje dokumenty dotarły do odpowiedniej osoby lub jednostki na uczelni partnerskiej. W przeciwnym razie mogą zaginąć, a wtedy nie zostaniesz przyjęty na daną uczelnię. 5 Podstawowe dane uczelni potrzebne do aplikacji 1. Koordynatorem uczelnianym UKSW, tzw. Institutional Coordinator jest Prorektor ds. Rozwoju i Współpracy Międzynarodowej, prof. UKSW dr hab. Tadeusz Klimski, a koordynatorem wydziałowym, tzw. Departmental Coordinator jest nauczyciel akademicki powołany na Twoim wydziale (możesz sprawdzić to na naszej stronie www). Jeśli spotkasz się z nazwą Administrative Coordinator, to znaczy, że jest wymagany podpis pracownika DWM. 2. Oficjalna angielska nazwa naszej uczelni to: CARDINAL STEFAN WYSZYŃSKI UNIVERSITY IN WARSAW Ul. Dewajtis 5, Warsaw, Poland 3. Uczelniany Kod Erasmusa - Erasmus code: PL WARSZAW07 4. Jeśli będziesz musiał podać dane adresowe do koordynatora uczelnianego podaj numer telefonu, faksu oraz adres do DWM. KROK DRUGI Przygotowanie Learning Agreement Czym jest Learning Agreement (w skrócie LA)? Learning Agreement (porozumienie o programie zajęć) jest to plan wybranych przez Ciebie przedmiotów, które będziesz realizować na uczelni zagranicznej. Plan ten należy bezwzględnie przygotować przed wyjazdem, a następnie złożyć w DWM do podpisu przez koordynatora uczelnianego najpóźniej w chwili podpisywania umowy z UKSW (patrz Krok 9.).

6 6 Przygotowanie LA Po pierwsze sprawdź na stronie uczelni partnerskiej, jaka jest oferta przedmiotów. Jeśli takiej informacji nie ma na stronie internetowej uczelni partnerskiej, wyślij mail do koordynatora wydziałowego uczelni przyjmującej z prośbą o informacje na temat programu studiów. Gdy dokonasz już pierwszego wyboru zajęć, skontaktuj się koniecznie z koordynatorem wydziałowym UKSW, on pomoże Ci w sporządzeniu Porozumienia o programie zajęć (LA) oraz zatwierdzi Twój wybór. Wybierając przedmioty, pamiętaj, że jedziesz za granicę zaliczyć część toku studiów realizowanego w UKSW. W związku z tym powinieneś wybrać takie zajęcia, które są związane z kierunkiem Twoich studiów. Prosimy, abyś nie zwracał się z pytaniami o przedmioty do pracowników DWM, ponieważ nie są oni upoważnieni do udzielania informacji w tym zakresie. Punkty ECTS Student jest zobowiązany do zdobycia 30 punktów ECTS na semestr. Wyjątkiem mogą być jedynie studenci V roku po konsultacji z koordynatorem wydziałowym. Podstawą do zmniejszenia liczby wymaganych punktów jest udział w seminarium magisterskim. Szczegóły jednak powinieneś ustalić z koordynatorem z Twojego wydziału. Formularz LA Formularz LA znajdziesz na stronie DWM lub na stronie uczelni partnerskiej. Nie ma znaczenia, który z nich wypełnisz. Pierwsza strona zawiera tabelkę, do której trzeba wpisać wszystkie przedmioty uzgodnione z koordynatorem wydziałowym oraz punkty ECTS, druga strona to Changes to LA czyli strona, na której będziesz mógł wprowadzić ewentualne zmiany po przyjeździe do uczelni partnerskiej. Tę stronę na razie pozostaw pustą. Porozumienie o programie zajęć podpisuje student, koordynator wydziałowy i uczelniany UKSW (przed wyjazdem studenta) oraz koordynatorzy uczelni przyjmującej (najczęściej już na miejscu, po przyjeździe studenta do uczelni partnerskiej). Do czego zobowiązują się strony podpisujące LA? LA jest to umowa wiążąca trzy strony. Student zobowiązuje się do zaliczenia wybranych przedmiotów w sposób przewidziany dla studentów uczelni partnerskiej, koordynator wydziałowy UKSW potwierdza swoim podpisem, że wybrane przedmioty będą stanowić też część programu studiów studenta w UKSW oraz, że po ich zaliczeniu, okres studiów za granicą zostanie wliczony do okresu studiów na UKSW. Koordynator w uczelni przyjmującej stwierdza, że student może studiować wybrane przedmioty w uczelni partnerskiej na takich samych zasadach, jak studenci tejże uczelni.

7 7 Załącznik do LA Czym jest załącznik do LA? Załącznik jest dokumentem, który określa dokładnie, czy student musi nadrabiać jakąś część programu po powrocie z wyjazdu. Jak przygotować załącznik? W formularzu znajdziesz dwa pytania: czy Twój macierzysty wydział zaliczy ci punkty ECTS za kursy językowe, oraz czy będziesz zobligowany do odrobienia różnic programowych po powrocie do kraju. Oba pytania trzeba zadać koordynatorowi wydziałowemu i z nim ustalić, jak ma wyglądać rozliczenie. Następnie należy wypełnić formularz według tych ustaleń. Kto podpisuje załącznik? Załącznik podpisują trzy osoby w następującej kolejności: Ty, Twój koordynator oraz dziekan Twojego Wydziału. Wszystkie podpisy należy zebrać przed podpisaniem umowy z UKSW. Po co został wprowadzony załącznik? Pomimo, że jest to kolejny dokument, o którym muszą pamiętać studenci, to załącznik powstał właśnie dla nich. Chcemy, żebyś po powrocie do Polski wiedział dokładnie, czy i co musisz nadrobić oraz abyś czuł się pewnie i bezpiecznie. KROK TRZECI Akceptacja ze strony uczelni zagranicznej Po wysłaniu aplikacji Uczelnia partnerska skontaktuje się z Tobą (prawdopodobnie drogą mailową), żeby poinformować Cię o dodatkowych formalnościach, jakich należy dopełnić przed wyjazdem, oraz o warunkach studiowania na uczelni zagranicznej. Otrzymasz np. dodatkowe formularze do wypełnienia i odesłania, informacja o zakwaterowaniu, oferta kursów językowych, listy przedmiotów do wyboru, informacja o przebiegu roku akademickiego itp. Większość uczelni umieszcza takie informacje na swoich stronach

8 8 internetowych, więc jeśli nie możesz doczekać się odpowiedzi ze strony uczelni zagranicznej, możesz poszukać ich samodzielnie (najczęściej informacje takie zawarte są w zakładkach Erasmus incoming students lub Programme exchange students). Odpowiedź z uczelni partnerskiej Po wysłaniu przez studenta wszelkich wymaganych dodatkowych formularzy (zdarza się też, że uczelnia nie ma żadnych dodatkowych wymagań formalnych) uczelnia zagraniczna odsyła na podany w aplikacji adres studenta (lub do DWM) potwierdzenie przyjęcia na studia. Po otrzymaniu takiego potwierdzenia będziesz mieć już pewność, że zostałeś przyjęty. Jeśli potwierdzenie takie zostanie przesłane do studenta, musi on przekazać jego kopię do DWM. Jeśli natomiast potwierdzenie nadejdzie na adres DWM, zostaniesz o tym przez nas poinformowany i poproszony o jego odbiór. Gdy uczelnia partnerska nie odpowiada Jeżeli niepokojąco długo (tzn. po upływie min. miesiąca od wysłania dokumentów, a max. 2 tygodnie przed upływem terminu aplikacji) nie otrzymujesz żadnej odpowiedzi ze strony uczelni partnerskiej, nie czekaj do ostatniej chwili. Jak najprędzej wyślij mail lub zadzwoń do International Relations Office w uczelni zagranicznej z zapytaniem, czy Twoja aplikacja dotarła na wskazany adres. Aby to zrobić, możesz skorzystać z telefonu w DWM. Dopilnuj, aby uzyskać potwierdzenie przyjęcia na studia oraz nie przekraczać wyznaczonych przez uczelnię zagraniczną terminów przysyłania dokumentów. Inaczej nie zostaniesz przyjęty na daną uczelnię!

9 9 KROK CZWARTY Zakwaterowanie Zakwaterowanie proponowane przez uczelnię partnerską Po zgłoszeniu swojego nazwiska do uczelni partnerskiej powinieneś otrzymać pakiet informacyjny wraz z danymi dotyczącymi zakwaterowania. Uczelnia partnerska może Ci zaproponować różne miejsca do wyboru: akademiki lub kwatery prywatne. Pamiętaj o zarezerwowaniu sobie miejsca w akademiku! Im szybciej wyślesz aplikację, tym większe masz szanse na otrzymanie lepszego, położonego bliżej uczelni i być może też tańszego akademika (choć w niektórych uczelniach o możliwości wyboru lepszego akademika decyduje kolejność przyjazdu do uczelni partnerskiej, tak jest np. w Niemczech). Często się zdarza, że rezerwacja akademika musi zostać wysłana razem z aplikacją zgłoszeniową upewnij się więc, jaka jest procedura na uczelni, do której się wybierasz. Samodzielne znalezienie zakwaterowania Nie wszystkie uczelnie partnerskie wysyłają do studenta pakiet informacyjny dotyczący zakwaterowania. Może się zdarzyć, że będziesz musiał sam zatroszczyć się o znalezienie lokum. W takim przypadku możesz poprosić uczelnię partnerską o pomoc w znalezieniu stancji czy pokoju w mieszkaniu studenckim. Jeżeli uczelnia partnerska nie będzie w stanie poszukać dla Ciebie zakwaterowania, zostaniesz o tym poinformowany. Bardzo rzadko jednak się zdarza, że uczelnia nie może studentowi nic zaoferować.

10 10 Jak zacząć? Dobrym pomysłem jest skierowanie się do starszych kolegów. Wyślij mail do DWM z prośbą o podanie adresów mailowych do studentów, którzy już byli w uczelni, do której wyjeżdżasz. Możesz też skorzystać z serwisów internetowych takich, jak: Giełda Informacji Studentów Erasmusa na stronie albo International student home exchange na Na tym drugim portalu studenci, którzy wyjeżdżają w ramach programu Erasmus mogą wymieniać się mieszkaniami czyli udostępnić swoje mieszkanie studentowi z innego kraju na okres swojego pobytu za granicą w zamian za możliwość zakwaterowania w mieszkaniu tegoż studenta zagranicznego. Jakie problemy możesz napotkać? Dużym problemem jest zazwyczaj znalezienie lokum w Paryżu czy w Rzymie, trzeba więc liczyć się ze spędzeniem kilku dni w schronisku młodzieżowym i samodzielnym poszukiwaniem zakwaterowania. Warto także pamiętać, że w większości miejsc należy uiścić kaucję (depozyt), która jest zwracana przy wyjeździe z danej uczelni. Ponadto zdarza się, że pokój w akademiku można wynająć jedynie na cały semestr bądź pół roku, co przy wyjazdach krótszych, 3-miesięcznych, nie jest zbyt korzystne finansowo. Należy to wszystko przekalkulować, ponieważ podpisanie umowy może Cię zobligować do bezwzględnego dotrzymania terminu wynajmu (tak się dzieje np. w przypadku umowy z niemieckim Studentenwerk). Wcześniejsza rezygnacja z zakwaterowania i zwrot pieniędzy nie są bowiem możliwe. Pamiętaj też, żeby dokładnie przeczytać wszystkie dokumenty, jakie będziesz podpisywać. Jeśli okaże się, że coś źle zrozumiałeś i nie zastosowałeś się do wymagań zawartych w umowie, możesz za to słono zapłacić albo nawet trafić do sądu. Dlatego uważnie czytaj wszystkie dokumenty i nie podpisuj niczego, czego nie zrozumiałeś!

11 11 KROK PIĄTY Ubezpieczenie Karta EKUZ Studenci z krajów Unii Europejskiej wyjeżdżający na stypendium są zobowiązani do posiadania Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego, w skrócie EKUZ (ang. European Health Insurance Card, w skrócie EHIC), która jest potwierdzeniem posiadania ubezpieczenia w Polsce i zapewnia pokrycie kosztów leczenia za granicą. W związku z tym, jeszcze przed wyjazdem z Polski należy zaopatrzyć się w Europejską Kartę Ubezpieczania Zdrowotnego, która od 1 stycznia 2006 r. zastąpiła formularz E-111. Karta zapewnia Ci uzyskanie opieki zdrowotnej w kraju pobytu. Gdzie można otrzymać kartę EKUZ Karta ta jest wystawiana przez wojewódzkie odziały Narodowego Funduszu Zdrowia lub Delegatury Narodowego Funduszu Zdrowia właściwe ze względu na miejsce zamieszkania. Jeśli jesteś zameldowany tymczasowo w Warszawie, wówczas możesz złożyć wniosek w Oddziale Narodowego Funduszu Zdrowia w Warszawie przy ul. Chałubińskiego 8, Warszawa. W innym przypadku należy kontaktować się z odpowiednim oddziałem w miejscu swojego stałego zameldowania. Do złożenia wniosku można upoważnić rodzica lub opiekuna. Wymagane dokumenty Aby otrzymać kartę EKUZ, powinieneś złożyć w oddziale NFZ: wniosek o wydanie karty (dostępny na stronie - należy kliknąć na dokumenty następnie na wniosek o wydanie ), zaświadczenie z DWM potwierdzające status studenta Erasmusa (otrzymasz je w momencie podpisywania umowy z UKSW), zaświadczenie od pracodawcy rodzica o ubezpieczeniu obejmującym studiujące dzieci do 26. roku życia (tzw. formularze ZCZA, RMUA), dowód osobisty, legitymację studencką.

12 12 Na tej podstawie oddział NFZ wystawi Ci kartę EKUZ, na której znajdują się następujące informacje: imię; nazwisko; data urodzenia; PESEL; numer identyfikacyjny instytucji, która wydała kartę; numer identyfikacyjny karty; daty ważności karty. Są to jedyne dane zawarte na karcie. Każde państwo członkowskie wydaje kartę sporządzoną we własnym języku urzędowym, zawierającą ten sam zestaw danych. Jak działa karta EKUZ Karta uprawnia do korzystania w innych państwach z opieki tych placówek, które działają w ramach powszechnego systemu ochrony zdrowia. W niektórych krajach kartę EKUZ (ang. EHIC) przedstawia się bezpośrednio w placówce medycznej. W innych należy dodatkowo przed wizytą u lekarza zarejestrować się w instytucji ubezpieczeniowej, która wyda zaświadczenie o prawie do nieodpłatnej pomocy medycznej. Za leczenie prywatne pacjent musi płacić we własnym zakresie. W większości państw placówki działające w ramach powszechnego systemu ochrony zdrowia także pobierają pewne opłaty od ubezpieczonych. EKUZ (ang. EHIC) nie zwalnia z ponoszenia tych kosztów. Szczegółowe informacje dotyczące zasad ubezpieczania w poszczególnych państwach możesz znaleźć w informatorze NFZ Opieka zdrowotna w EU, na stronie internetowej Narodowego Funduszu Zdrowia Ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków Ubezpieczenie zdrowotne nie jest tożsame z ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków. Dlatego należy wykupić dodatkowe ubezpieczenie. Wcześniej sprawdź jednak, czy nie będziesz musiał ponownie ubezpieczać się po przybyciu do uczelni partnerskiej. Bardzo często uczelnie niemieckie życzą sobie uiszczenia na miejscu opłaty za ubezpieczenie i jest to procedura obowiązkowa. W takim przypadku szkoda dwukrotnie płacić za to samo. Jeżeli myślisz o wykupieniu karty EURO<26 lub ISIC, koniecznie przeczytaj regulamin dołączany do kart. karty te także zapewnią Ci podstawową ochronę ubezpieczeniową (np. przez okres kilku

13 13 pierwszych tygodni pobytu za granicą lub w trakcie całego pobytu) oraz zniżki (np. w komunikacji miejskiej). Zajrzyj na stronę internetową (informacje na temat karty EURO<26) oraz (karta ISIC). KROK SZÓSTY Grant Czym jest grant Erasmusa? Grant programu Erasmus jest przeznaczony na wyrównanie różnicy pomiędzy przeciętnymi kosztami utrzymania i studiowania w kraju ojczystym a kosztami ponoszonymi w kraju przyjmującym, nie zaś na pokrycie całości wydatków wynikających z pobytu za granicą. Fundusze uzyskane w formie grantu student przeznacza na dofinansowanie kosztów zakwaterowania, utrzymania i innych opłat związanych z pobytem w kraju docelowym. Wysokość dofinansowania Wysokość grantów, zależna od środków finansowych przyznawanych uczelni przez Narodową Agencję Programu Erasmus, zmienia się z roku na rok. Kwota grantu Erasmusa z reguły wystarcza na pokrycie kosztów zakwaterowania. Trzeba liczyć się z tym, że student będzie musiał dołożyć do grantu jego równowartość, aby się utrzymać. Stawki grantów są z reguły zróżnicowane w zależności od kraju, do którego student wyjeżdża. Grant jest wypłacany w EURO. Wypłata grantu Grant jest przelewany bezpośrednio na Twoje konto, dlatego zanim wyjedziesz, powinieneś założyć sobie polskie konto walutowe w EURO. Pamiętaj, że stypendium jest wypłacane przelewem w EUR na polskie konto walutowe.

14 14 Uwaga! UKSW dokonuje przelewu stypendium na Twoje konto walutowe, opłacając koszty przelewu. Jeśli okaże się, że podałeś nieprawidłowy numer konta, to Ty zostaniesz obciążony opłatą za ponowny przelew. Zostanie ona potrącona z kwoty grantu przekazywanej na Twoje konto. Pamiętaj, aby z odpowiednim wyprzedzeniem wyrobić sobie właściwe karty bankomatowe (zapytaj, czy są akceptowane w kraju, do którego wyjeżdżasz). Pamiętaj też, że raz zadeklarowanego w DWM konta nie będziesz mógł już zmienić. Numer konta będziesz musiał podać przy podpisywaniu umowy, załóż więc je odpowiednio wcześniej. Inne stypendia Jeżeli otrzymujesz stypendium socjalne, naukowe lub doktoranckie, zachowujesz prawo do tych świadczeń również w czasie studiów za granicą. Pamiętaj tylko, aby przed wyjazdem podać w komórce stypendialnej UKSW numer konta, na które mają być przelewane powyższe należności, jeżeli dotąd odbierałeś je w kasie uczelni. W przypadku tych płatności musi to być konto złotówkowe. Kontroluj stan swojego konta. Dodatkowe fundusze dla osób niepełnosprawnych Studenci niepełnosprawni mogą ubiegać się o dodatkowy grant programu Erasmus z budżetu specjalnie przeznaczonego na ten cel. Studentów posiadających status osoby niepełnosprawnej prosimy o kontakt z DWM. KROK SIÓDMY Wizy i legalizacja pobytu Przekraczanie granicy Obywatele polscy mogą swobodnie poruszać się po terytorium krajów wspólnoty oraz państw związanych z Unią Europejską układem o Europejskim Obszarze Gospodarczym - EOG (Norwegia, Islandia i Lichtenstein). Nie znika jednak jeszcze kontrola naszych obywateli wjeżdżających do pozostałych krajów UE i EOG. Polacy podróżujący do innych krajów Unii Europejskiej i EOG przekraczają granicę na podstawie paszportu lub dowodu osobistego.

15 15 Pobyt w UE i EOG Z dniem 1 maja 2004 r. zniesiony został obowiązek posiadania wiz przy wyjazdach do państwa UE i EOG - niezależnie od celu i czasu trwania pobytu. Należy jednak pamiętać, że na pobyt dłuższy niż 3 miesiące konieczne jest uzyskanie stosownego zezwolenia, a w przypadku niektórych państw formalności trzeba będzie załatwić jeszcze przed wyjazdem. Warunkiem koniecznym do legalizacji pobytu jest poświadczenie przez uczelnię przyjęcia na studia w ramach programu Erasmus (zaświadczenie takie możesz też uzyskać w uczelni partnerskiej), posiadanie ważnego ubezpieczenia oraz uwiarygodnienie posiadania wystarczających środków finansowych (powyżej minimum socjalnego danego kraju). Zezwolenie na pobyt wystawiane jest na okres do 1 roku. Informacje o legalizacji pobytu dostępne są na stronie Ministerstwa Spraw Zagranicznych: Uczelnia partnerska powinna przekazać Ci szczegółowe informacje na ten temat. Podjęcie pracy Studenci z krajów członkowskich UE mają prawo do podjęcia pracy zarobkowej w wymiarze określonym przez ustawodawstwo danego kraju. KROK ÓSMY Przygotowanie językowe, kursy intensywne EILC Większość uczelni przyjmujących studentów Erasmusa organizuje intensywne kursy językowe dwu-, trzy- lub czterotygodniowe przed rozpoczęciem semestru. Uczelnie zagraniczne nie pobierają za nie dodatkowych opłat, chociaż zdarzają się również kursy płatne. Informację o tym, czy Twoja zagraniczna uczelnia organizuje taki kurs i czy jest on bezpłatny, uzyskasz na jej stronie internetowej. Podobne informacje znajdą się również w pakiecie informacyjnym wysłanym na Twój adres mailowy lub domowy przez uczelnię zagraniczną.

16 16 Kursy EILC Oprócz uczestniczenia w kursach intensywnych możesz doskonalić znajomość języka obcego na kursach semestralnych oferowanych przez uczelnię przyjmującą. Szereg krajów uczestniczących w programie Erasmus, których języki zakwalifikowane zostały do grupy języków rzadziej nauczanych i stosowanych, organizować będzie letnie lub zimowe intensywne kursy językowe dla studentów Erasmusa, którzy w danym roku akademickim podejmą studia w jednym z tych krajów. Kursy te są powszechnie znane jako EILC (Erasmus Intensive Language Courses - EILC). Nie jest pobierana za nie żadna opłata. Formularz zgłoszeniowy, terminy składania wniosków oraz informacje o sposobie ubiegania się o udział w kursach EILC znajdują się na stronie internetowej programu Erasmus: Prawidłowo wypełniony formularz na kurs EILC należy przesłać w załączniku na adres k.michalska@uksw.edu.pl. KROK DZIEWIĄTY Umowa z UKSW Umowa i dane bankowe Ostatnim dokumentem, który musisz wypełnić i podpisać przed wyjazdem, będzie umowa zawarta pomiędzy Tobą a UKSW, przygotowana przez DWM w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Ze strony naszej uczelni podpisze ją koordynator uczelniany. Umowa ta dotyczy warunków przyznania stypendium na studia za granicą, które zobowiązują Cię do:

17 17 odbycia studiów w deklarowanym okresie, zrealizowania programu studiów określonego w porozumieniu o programie studiów czyli w Learning Agreement oraz przedstawienia po powrocie w formie Transcript of Records w DWM i na wydziale u koordynatora wydziałowego ocen i punktów ECTS, uzyskanych podczas pobytu w uczelni przyjmującej, niezwłocznego powiadomienia o jakichkolwiek zmianach względem zaplanowanego wcześniej toku studiów w uczelni partnerskiej, wykupienia w ramach własnych środków finansowych ubezpieczenia obejmującego koszty leczenia (karta EKUZ) oraz ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków na okres studiów za granicą, nieubiegania się o inny grant lub dofinansowanie z funduszy Komisji Europejskiej. Uwaga! Ten punkt dotyczy tylko dofinansowania z funduszy KE, inne dofinansowanie lub stypendia są dopuszczalne. Umowę należy podpisać co najmniej 3 tygodnie przed wyjazdem. Najpierw każdy student otrzymuje drogą mailową formularz umowy, wpisuje swoje dane osobowe, adres stałego zameldowania, nazwę uczelni partnerskiej oraz czas pobytu za granicą. Wraz z umową student otrzymuje formularz danych bankowych, który również wypełnia, wpisując swoje dane osobowe, adres stałego zameldowania, nazwę banku, numer konta walutowego, IBAN i BIC-SWIFT-CODE. Tak wypełnione dokumenty student odsyła drogą mailową do DWM na adres: k.michalska@uksw.edu.pl. Resztę umowy wypełnia już pracownik DWM, który drukuje umowę i umawia się ze studentem na jej podpisanie. Przy podpisywaniu umowy student jest informowany o sposobie naliczania grantu oraz o wysokości rat. Po podpisaniu dokumentu przez obie strony student otrzymuje jeden egzemplarz, drugi zostaje w jego aktach personalnych w DWM. Aby umówić się na podpisanie umowy, zadzwoń pod numer lub wyślij mail na adres: k.michalska@uksw.edu.pl Po podpisaniu umowy otrzymasz w DWM certyfikat poświadczający Twój status studenta Erasmusa, wystawiony w języku polskim, angielskim lub niemieckim.

18 18 KROK DZIESIĄTY W uczelni zagranicznej Po przybyciu do uczelni zagranicznej będziesz zapewne miał okazję uczestniczyć w dniach adaptacyjnych tzw. Orientation Day lub Orientation Week. Mamy nadzieję, że pomogą Ci one zapoznać się z uczelnią partnerską, miejscowością, a także procedurami formalnymi obowiązującymi w danej uczelni oraz sprawią, że łatwiej zaaklimatyzujesz się w nowym miejscu. W ciągu kilku tygodni postaraj się skontaktować z nami drogą mailową, aby poinformować nas o tym, jak sobie radzisz. Chcielibyśmy móc łatwo skontaktować się z Tobą, gdyby zaistniała taka potrzeba. Status studenta Pamiętaj, że zgodnie z zasadami programu Erasmus cieszysz się takimi samymi prawami jak studenci lokalni. Oznacza to, że nikt nie ma prawa żądać od Ciebie opłaty za studia, chyba że uczelnia partnerska pobiera dodatkowe opłaty, np. za legitymację od wszystkich swoich studentów wtedy obowiązuje to również Ciebie. Masz także takie same obowiązki wynikające z faktu studiowania na uczelni partnerskiej jak studenci lokalni: chodzisz na wykłady, uzyskujesz zaliczenia oraz zdajesz egzaminy bez żadnej taryfy ulgowej. Wszystkie uzyskane przez Ciebie wyniki zostaną zarejestrowane w Transcript of Records, który uczelnia zagraniczna wyśle do DWM albo przekaże bezpośrednio Tobie. Odwiedziny pracownika DWM W trakcie pobytu na uczelni zagranicznej mogą Cię odwiedzić pracownicy UKSW w ramach tzw. monitoring visit. Osoby te będą chciały zapoznać się z warunkami, w jakich studiujesz i mieszkasz, oraz porozmawiać z Twoimi opiekunami naukowymi, a także z uczelnianym koordynatorem programu Erasmus. Oczywiście zawiadomimy Cię odpowiednio wcześniej o planowanej wizycie i poprosimy o pomoc w jej zorganizowaniu. Z góry dziękujemy!

19 19 KROK JEDENASTY Zmiany w Learning Agreement Po przyjeździe na uczelnię zagraniczną może się okazać, że z różnych przyczyn nie ma możliwości realizowania wszystkich wcześniej zaplanowanych w Learning Agreement przedmiotów (np. z powodu odwołania danych zajęć lub dlatego, że wybrany przedmiot nie odpowiada studentowi programowo). Wtedy będzie konieczne wprowadzenie zmian. Na dokonanie zmiany w LA przeznaczony jest specjalny formularz, który znajduje się na drugiej stronie oryginalnego LA. Możesz go też znaleźć na naszej stronie internetowej. Dokładna nazwa tego formularza to: Changes to Original Proposed Study Programme/Learning Agreement. Na tym formularzu masz prawo dokonać jednorazowej zmiany programu studiów. Jak to zrobić w praktyce 1. Zapytaj koordynatora wydziałowego/instytutowego z uczelni partnerskiej, czy wyrazi zgodę na to, aby wprowadzić proponowane przez Ciebie zmiany do LA. 2. Jeżeli obydwaj koordynatorzy wyrażą zgodę, wypełnij drugą część LA - Changes to Original Proposed Study Programme/Learning Agreement - oraz poproś o podpisanie jej i opieczętowanie przez koordynatora wydziałowego uczelni partnerskiej. 3. Równocześnie drogą mailową zwróć się z prośbą o taką samą zgodę do swojego koordynatora wydziałowego/instytutowego na UKSW. 4. Jeżeli wyrazi zgodę, zeskanuj podpisany przez uczelnię partnerską i opieczętowany formularz LA wraz z Changes to Original Proposed Study Programme/Learning Agreement, a następnie wyślij go do koordynatora wydziałowego UKSW (dołącz też kopię do DWM). Dopiero gdy koordynator wydziałowy UKSW podpisze zeskanowany przez Ciebie LA i przekaże go do DWM, druga rata grantu zostanie przelana na Twoje konto walutowe.

20 20 Uzyskanie zgody oraz podpisu koordynatorów wydziałowych obydwu uczelni należy do Twoich obowiązków. Pamiętaj! Zwracasz się z prośbą do koordynatorów wydziałowych/instytutowych o zaakceptowanie proponowanych przez Ciebie zmian, a nie z informacją, pamiętaj więc o zachowaniu odpowiedniej formy zapytania i prośby. 5. Oryginał LA i Changes to Original Proposed Study Programme/Learning Agreement zachowaj w swoich dokumentach. Gdy wrócisz, będziesz musiał oddać je w DWM wraz z innymi dokumentami wymaganymi po powrocie ze stypendium (listę tych dokumentów znajdziesz w kroku 13). Na dokonanie zmian masz 30 dni od momentu rozpoczęcia zajęć na uczelni partnerskiej. Pamiętaj, że wypłata drugiej raty grantu zależy od przysłania przez Ciebie podpisanego formularza LA Changes. Oryginał LA Changes musisz przywieźć ze sobą z uczelni partnerskiej, będzie on Ci potrzebny podczas rozliczania się ze stypendium. Jeśli nie masz dostępu do skanera, możesz przesłać LA faksem, pamiętaj jednak, że DWM udostępnia faks, żeby pomóc Ci w przekazaniu dokumentów koordynatorowi wydziałowemu UKSW. Dopilnowanie tego, aby dokument został podpisany i przekazany do DWM, należy do studenta. Nikt nie będzie w Twoim imieniu przypominał koordynatorowi o jego podpisaniu.

21 21 Prosimy nie przesyłać do DWM LA Changes bez podpisu koordynatorów uczelni partnerskiej i pieczęci uczelnianych. Brak zmian w LA Jeśli nie dokonujesz żadnych zmian w LA, zbierz podpisy koordynatorów uczelni partnerskiej, a następnie wyślij drogą mailową podpisany i zeskanowany formularz z adnotacją, że nie dokonujesz żadnych zmian. Będzie to równoznaczne z dokonaniem zmian. Na tej podstawie otrzymasz przelewem drugą ratę grantu. Pamiętaj! Po przesłaniu informacji o tym, że nie dokonujesz zmian, nie będziesz mógł już nic zmienić w LA. KROK DWUNASTY Jak przedłużyć stypendium Erasmusa Decyzja o tym, czy przedłużenie pobytu w danym roku akademickim będzie możliwe, zapada jesienią każdego roku akademickiego. Decyzja ta jest uzależniona od wysokości środków finansowych, jakimi dysponuje UKSW w danym roku akademickim. Jeśli jesteś zainteresowany przedłużeniem stypendium, zwróć się z tym do DWM. Informacje o możliwości przedłużenia bądź jej braku otrzymasz drogą mailową w listopadzie lub grudniu. Kiedy będziesz już wiedział, na jakich

22 22 zasadach możliwe będzie przedłużenie stypendium i zdecydujesz się pozostać dłużej za granicą, postępuj według następujących punktów: 1. Zapytaj osobę odpowiedzialną w uczelni partnerskiej, czy wyrazi zgodę na to, abyś pozostał na drugi semestr. 2. Jeżeli wyrazi zgodę, wypełnij aplikację o przedłużenie stypendium, którą otrzymasz drogą mailową od DWM UKSW, a następnie poproś o podpisanie jej przez osobę odpowiedzialną na uczelni partnerskiej (najczęściej jest to koordynator wydziałowy/instytutowy, ale musisz to sprawdzić). 3. Będziesz potrzebować zgody koordynatorów UKSW, więc: a) jeśli jesteś studentem 2. roku studiów licencjackich lub jednolitych studiów magisterskich, bądź 3. roku studiów jednolitych magisterskich, równocześnie poproś drogą mailową o taką samą zgodę swojego koordynatora wydziałowego/instytutowego na UKSW, b) jeśli jesteś natomiast studentem 3. roku studiów licencjackich lub 4 5. roku studiów jednolitych magisterskich, równocześnie poproś drogą mailową o taką samą zgodę promotora pracy licencjackiej lub magisterskiej na UKSW. Dopiero jeżeli promotor wyrazi zgodę, zapytaj drogą mailową swojego koordynatora wydziałowego/instytutowego na UKSW, czy on również wyraża zgodę, abyś został za granicą na drugi semestr. Wysyłając mail z zapytaniem do koordynatora wydziałowego/instytutowego, napisz, kto jest Twoim promotorem (imię, nazwisko, stopień naukowy) i załącz mail otrzymany od promotora, w którym wyraża on swoją zgodę. Jeżeli koordynator wydziałowy/instytutowy wyrazi zgodę drogą mailową, zeskanuj podpisaną przez uczelnię partnerską i opieczętowaną aplikację o przedłużenie stypendium i wyślij ją mailem do koordynatora wydziałowego UKSW (dołącz też kopie dla DWM). 4. Gdy koordynator wydziałowy/instytutowy UKSW podpisze zeskanowaną przez Ciebie aplikację o przedłużenie stypendium i przekaże ją do DWM, prośba o przedłużenie stypendium zostanie rozpatrzona. Jeśli nie masz dostępu do skanera, możesz przesłać aplikację faksem, pamiętaj jednak, że DWM udostępnia faks, żeby tylko pomóc Ci w przedłużeniu stypendium. Natomiast dopilnowanie tego, aby dokument został podpisany i przekazany do DWM, należy już do studenta.

23 23 Pamiętaj! Zwracasz się do koordynatorów wydziałowych/instytutowych z prośbą o pozwolenie na pozostanie za granicą na drugi semestr, a nie informujesz ich o tym, więc zachowaj odpowiednią formę zapytania i prośby. 5. Oryginał aplikacji o przedłużenie stypendium zachowaj w swoich dokumentach. Gdy wrócisz, będziesz musiał oddać go do DWM wraz z innymi dokumentami wymaganymi po powrocie ze stypendium ( (listę tych dokumentów znajdziesz w Kroku 13). Informacje dotyczącą decyzji o przedłużeniu Twojego pobytu oraz dalsze instrukcje otrzymasz drogą mailową. KROK TRZYNASTY Rozliczenie z UKSW po powrocie z uczelni partnerskiej Rozliczenie z DWM Nie później niż 2 tygodnie po powrocie ze stypendium należy zgłosić się do DWM i złożyć oryginały następujących dokumentów: Letter of Confirmation potwierdzenie o okresie odbytych studiów w uczelni zagranicznej (okres studiów powinien się pokrywać z okresem podanym w umowie). Learning Agreement oraz Changes to Learning Agreement. Transcript of Records wykaz zaliczeń i ocen.

24 24 Pamiętaj, że Twoim obowiązkiem jest uzyskanie wymaganych zaświadczeń w uczelni zagranicznej. Nie wyjeżdżaj bez nich, a zwłaszcza bez zaświadczenia o odbytych studiach i wykazu ocen. Zdarza się, że uczelnia zagraniczna wysyła wykaz ocen w późniejszym terminie. Jeśli tak się stanie, upewnij się, na jaki adres zostaną wysłane dokumenty. Poproś o wysłanie ich listem poleconym z potwierdzeniem odbioru. Dokumenty tę są niezbędne do tego, aby okres Twojego pobytu za granicą został zaliczony przez Twój wydział macierzysty na UKSW. Na podstawie tych dokumentów koordynator wydziałowy dokona odpowiedniego wpisu do Twojego indeksu. Twoje osiągnięcia zostaną wliczone również na UKSW do średniej ocen za dany rok akademicki. Rozliczenie na wydziale Po rozliczeniu się z dokumentów w DWM, otrzymasz kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Dopiero z tymi dokumentami będziesz mógł udać się do swojego koordynatora wydziałowego, który przepisze Twoje oceny do indeksu i karty egzaminacyjnej. Pamiętaj, że to Twoim obowiązkiem jest skontaktowanie się z koordynatorem oraz dopilnowanie przepisania ocen do indeksu. To nie dzieje się automatycznie! Gdy Twoje oceny zostaną wpisane, będziesz musiał w dziekanacie złożyć oryginały dokumentów przywiezionych z uczelni partnerskiej. Ankieta Po rozliczeniu na swoim wydziale pozostanie Ci już tyko ankieta do wypełnienia on-line. Jest ona wymagana przez Agencję Narodową Programu Erasmus. Instrukcję wypełniania ankiety otrzymasz drogą mailową pod koniec swojego pobytu w uczelni partnerskiej. Powodzenia!

25 25 KONTAKT Katarzyna Michalska Dział Współpracy Międzynarodowej Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego ul. Dewajtis 5, Warszawa tel.: fax: