ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014

Transkrypt

1 Poznań, 17 marca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2014 na realizację projektu pt. Opracowanie i wdrożenie systemu B2B regulującego i porządkującego procesy zachodzące pomiędzy ARDE-HAUS Sp. z o.o. z siecią jej Partnerów Franczyzowych i Partnerów Licencyjnych (nr WND-POIG /13), złożonego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Działania 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B.

2 I. POSTANOWIENIA OGÓLNE ARDE-HAUS Sp. z o.o. ( Organizator Postępowania ) zaprasza do wzięcia udziału w postępowaniu na wybór Wykonawcy systemu B2B, który ma na celu zbudowanie systemu porządkującego współpracę i komunikację pomiędzy ARDE-HAUS a jej Partnerami Franczyzowymi i Licencyjnymi. System będzie obejmował wszystkie procesy biznesowe zachodzące pomiędzy Partnerami tj.: -Współpraca pomiędzy ARDE-HAUS a Partnerem Franczyzowym/Licencyjnym -Marketing Sieci -Sprzedaż i obsługa Klienta końcowego -Zarządzanie projektem budowlanym Strukturalnie składać się będzie z dwóch modułów: -marketingowo-sprzedażowego -prowadzenia projektów budowlanych. Pierwszy zostanie oparty o system Microsoft Dynamics CRM dostosowany do procesów biznesowych Wnioskodawcy i Partnerów. Pozwoli na: -planowanie i ewaluację kampanii marketingowych -zarządzanie relacjami z Klientami -planowanie sprzedaży -generowanie dokumentacji dot. relacji z Klientami -stały dostęp do informacji o produktach i cenach. Moduł prowadzenia projektów budowlanych zostanie stworzony od podstaw i będzie składał się z 12 modułów pozwalających na prowadzenie procesu budowy od tworzenia szablonów specyficznych rodzajów budów, wraz z możliwością konfiguracji i wyceną domów, przez pełną informację nt. Klienta, dokumentację budowy (w tym elektroniczny dziennik budowy), skończywszy na rozliczeniu umów. Unikalność systemu buduje oparcie o posiadany przez głównego udziałowca ARDE-HAUS patent, konfiguratora pozwalającego na projektowanie domu w technologii"arde+". Niniejsze zapytanie ofertowe dotyczy zaprojektowania, opracowania i wdrożenia systemu B2B w środowisku Microsoft Dynamics CRM. Niniejsze postępowanie zostało ogłoszone na stronie internetowej: II. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM Siedziba Zamawiającego: ARDE-HAUS Sp. z o.o. Ul. J. H. Dąbrowskiego 291/ Poznań Adres Biura projektu: Ul. Błażeja 96b Poznań

3 III. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO W związku z realizacją projektu informatycznego mającego na celu wdrożenie systemu B2B składamy zapytanie na następujące jego elementy: ETAP I Analiza elementów implementowanych w systemie planowana realizacja od r. do r. Opracowanie szczegółowych założeń system z uwzględnieniem całkowitej optymalizacji procesów i wydajności systemu. W jej trakcie zostaną określone szczegółowe wymagania systemowe dotyczące realizowanych funkcji, z uwzględnieniem zagadnień ergonomii interfejsu użytkownika, architektury rozwiązania, aspektów wydajności i wysokiej dostępności. ETAP II Projektowanie i przystosowanie poszczególnych modułów funkcjonalnych planowana realizacja od r. do r. Opracowanie modułów adaptowanych w środowisku Microsoft Dynamics: Moduł "zamówienie" Moduł "płatności" Moduł "marketing" Moduł "zdarzenia" Moduł "sprzedaż" Moduł "konto budowlane" Moduł "obsługa klienta" Moduł "konfigurator budynku" Moduł "szablony" Moduł "dziennik budowy" Moduł "projekt" Moduł " dokumentacja etapu " Moduł "wypłata zysku" Moduł "administracja" Moduł "dane inwestora" Moduł "dokumentacja budowy" Opracowanie integracji systemu B2B z systemami wewnętrznymi firmy. Wdrożenie elektronicznej wymiany danych (standardy EDI, , www). ETAP III Konfiguracja, zasilenie danymi planowana realizacja od r. do r. ETAP IV - Szkolenie administratorów,, uruchomienie systemu, wprowadzenie poprawek, migracja danych, testy zintegrowanego sytemu oraz funkcjonalności poszczególnych modułów. planowana realizacja od r. do r. CPV: Usługi opracowywania oprogramowania dla wzajemnej współpracy platform

4 IV. WYMOGI W STOSUNKU DO OFERENTA Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie), wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje) należycie: 1. Jedną usługę o wartości (bez kosztów utrzymania systemu, zakupu sprzętu, kosztów licencji oraz budowy infrastruktury) nie mniejszej niż ,00 zł brutto (słownie: sto tysięcy złotych), polegającą na zbudowaniu systemu informatycznego, 2. Jedną usługę polegająca na świadczeniu usługi utrzymania (obejmującej co najmniej wsparcie techniczne dla użytkowników i bieżące naprawianie błędów) systemu informatycznego opartego na bazie danych, użytkowanego przez co najmniej zarejestrowanych użytkowników, a usługa ta była świadczona w sposób ciągły przez okres co najmniej 12 miesięcy, 3. Jedną usługę polegającą na świadczeniu usługi hostingu systemu informatycznego i obsługi administracyjnej systemu z dostępem przez sieć Internet dla co najmniej otwartych sesji równoległych, zapewniającej funkcjonowanie i bezpieczeństwo i dostępność systemu na poziomie nie niższym niż 96,8% w skali miesiąca, a usługa ta była świadczona w sposób ciągły przez okres co najmniej 12 miesięcy, 4. Trzy usługi polegające na komercyjnym wdrożeniu sytemu Microsoft Dynamics CRM (kryterium nie spełnia wdrożenie wewnętrzne systemu dla własnych potrzeb) w tym jedno wdrożenie w branży deweloperskiej. Od wykonawcy wymagane jest także zapewnienie zespołu wdrożeniowego, który składać się będzie co najmniej z: administratora systemu Microsoft Dynamics, analityka systemów informatycznych, programisty, grafika, wdrożeniowca. V. UDZIAŁ PODWYKONAWCÓW Zamawiający nie dopuszcza udziału Podwykonawców w realizacji zamówienia. VI. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Każdy z Wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna składać się z: aktualnego odpisu z właściwego rejestru (wydanego nie wcześniej niż na 3 miesiące przed datą złożenia oferty) albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, podpisanego formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, podpisanego oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym stanowiącego załącznik nr 3 do zapytania ofertowego, poświadczonych za zgodność z oryginałem kopii certyfikatów i referencji niezbędnych do poświadczenia kwalifikacji określonych w pkt. IV niniejszego zapytania Podpisanie załączników oznacza potwierdzenie i akceptację wszystkich zawartych w nich treści. Jednocześnie niedostarczenie lub niepodpisanie któregoś z załączników skutkuje odrzuceniem oferty.

5 VII. PRZYGOTOWANIE OFERTY I SPOSÓB OBLICZANIA CENY a. Każdy z Wykonawców składa jedną ofertę według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. b. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. c. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. d. Wykonawca poda kwotę oferty w polskich złotych (PLN), a płatności odbędą się na zasadach szczegółowo określonych w umowie. e. Wykonawca ponosi wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawcę w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. f. W ofercie należy podać w złotych polskich cenę netto oraz brutto (z należnym podatkiem VAT) za dostarczenie całego przedmiotu zamówienia. g. Cena oferty brana do porównania ofert będzie sumą całkowitej wartości zamówienia. h. Cena oferty obejmować będzie wszystkie koszty niezbędne do wykonania zamówienia. i. Cena oferty określona przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom oraz okresowej waloryzacji przez okres obowiązywania umowy. j. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich. k. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie, jeśli uzna, iż którykolwiek z elementów wyceny wymienionych w lit. f zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. l. Wyjaśnienia winny być przedstawione przez Wykonawcę w określonym przez Zamawiającego terminie. m. Zamawiający oceniając wyjaśnienia, weźmie pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla Wykonawcy. n. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. o. Termin związania ofertą: 30 dni od terminu złożenia oferty. VIII. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Wszelkie pytania związane z przedmiotem postępowania należy kierować drogą elektroniczną. Szczegółów udziela Artur Basiński, artur.basinski@arde.pl. IX. TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERT Ofertę należy dostarczyć osobiście lub pocztą do biura projektu Zamawiającego, tj. ul. Błażeja 36b, Poznań albo przesłać na adres artur.basinski@arde.pl w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania ofertowego, czyli do dnia 24 marca 2014 r. W przypadku chęci złożenia oferty w wersji fizycznej należy dostarczyć dokumenty w godzinach pracy biura ARDE-HAUS Sp. z o.o., tj. w godz. 08:00-16:00. Liczy się data otrzymania oferty przez Zamawiającego. Oferty złożone po w/w terminie nie będą rozpatrywane. X. ZAKRES WYKLUCZENIA Zakres wykluczenia z niniejszego zapytania ofertowego obejmuje wszystkie podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności

6 związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. XI. OCENA OFERTY Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowanie będą miały następujące kryteria: a. Cena 40 % (maks. 40 pkt.) b. Termin realizacji przedmiotu zamówienia 20% (maks. 20 pkt.) c. Okres gwarancji w miesiącach 20% (maks. 20 pkt.) d. Czas usunięcia błędu w okresie gwarancji 20% (maks. 20 pkt.) Ocena ofert zostanie przeprowadzona w oparciu o przedstawione wyżej kryteria oraz ich wagi. Oferty oceniane będą punktowo. W trakcie oceny ofert, kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty za powyższe kryteria według następujących zasad: Nr kryterium: Wzór: 1 Cena oferty: Liczba punktów = ( C min/c of ) * 100 * waga gdzie: - C min - najniższa cena spośród wszystkich ofert - C of - cena podana w ofercie 2 Termin realizacji przedmiotu zamówienia w tygodnaich: Liczba punktów = ( T min/t of ) * 100 * waga gdzie: - T min - najmniejsza liczba tygodni na realizację przedmiotu zamówienia - T of - liczba tygodni w ofercie 3 Okres gwarancji: Liczba punktów = ( G min/g of ) * 100 * waga gdzie: - G min - największa liczba miesięcy gwarancji - G of - liczba miesięcy gwarancji w ofercie 4 Czas usunięcia błądu w okresie gwarancji: Liczba punktów = ( B min/b of ) * 100 * waga gdzie: - B min - najmniejsza liczba godzin na usunięcie błędu - B of - liczba godzin podana w ofercie

7 XII. OCENA I WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ a. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i zgodnym z niniejszym zapytaniem ofertowym. b. Oferta zostanie odrzucona, jeśli: jej treść nie odpowiada treści niniejszego zapytania ofertowego; jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; jest niezgodna z obowiązującymi przepisami prawa, jest niekompletna (np. brak załączników, brak podpisów na załącznikach), c. Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia przeciw Zamawiającemu. d. Żadne informacje dotyczące procesu oceny oraz wyboru ofert nie zostaną ujawnione Wykonawcom lub innym osobom, niezaangażowanym oficjalnie w proces oceny i wyboru oferty. e. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. XIII. WYNIK POSTĘPOWANIA a. Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta zawierająca największą liczbę punktów. b. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny. c. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. d. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku gdyby Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Wykonawcą stało się niemożliwe z innych przyczyn. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia ofert, których oferowana wartość wynagrodzenia przekracza wartość przyjętą w budżecie projektu. f. Zamawiający poinformuje Wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty. Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą, który otrzymał największą liczbę punktów za złożoną ofertę. g. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. a. Złożona oferta musi zawierać oświadczenie osoby lub osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta o zachowaniu w tajemnicy wszystkich informacji, które uzyskał lub uzyska w związku z postępowaniem ofertowym. Obowiązek zachowania tajemnicy rozciąga się także na wszystkich pracowników Oferenta, który za ich działania w tym zakresie odpowiada jak za swoje własne. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również w przypadku odrzucenia oferty lub każdego innego zakończenia postępowania ofertowego. Naruszenie obowiązku zachowania tajemnicy powoduje odpowiedzialność odszkodowawczą Oferenta za wszelkie szkody jakie mogą wyniknąć dla Zamawiającego z takiego tytułu.

8 XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia postępowania ofertowego bez dokonywania wyboru oferty lub unieważnienia Postępowania bez podawania przyczyn. W takim przypadku Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z powyższego uprawnienia. W tym zakresie Wykonawcy zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. Załączniki do zapytania ofertowego: 1. Załącznik nr 1 wzór formularza ofertowego 2. Załącznik nr 2 wzór oświadczenia Wykonawcy 3. Załącznik nr 3 wzór oświadczenia o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym