Nowa funkcjonalność - Komunikator

Transkrypt

1 Lista Zmian do 7.0

2 Lista Zmian do Komunikator POD 2. Tworzenie grup adresatów z poziomu użytkownika 3. Nowa zakładka Treść i Dokumenty 4. Podgląd treści pisma 5. Zmodyfikowana zakładka adresaci 6. Dodawanie treści pisma z pliku 7. Dodano obsługę pakietu biurowego LibreOffice Dodano obsługę treści pisma w LibreOffice Calc 9. Dodano możliwość katalogowanie szablonów pism 10. Dodano funkcjonalność zarządzania szablonami z panelu admnistratora 11. Dodano akceptację wielu pism jednocześnie 12. Dodano możliwość akceptacji pisma z załącznikiem (bez treści). 13. Dodano podgląd ostatniego numeru sprawy z poziomu jej zakładania 14. Nowy mechanizm Tajności dla pism i spraw z poziomu użytkownika 15. Informacja o przejęciu dysponowania sprawy 16. Informacje o utworzeniu kopii pisma 17. Nowe parametry na raporcie pisma przychodzących 18. Parametr na domyślnie uzupełnianie pól: data pisma, data stempla pocztowego 19. Wyszukiwanie spraw w całym systemie 20. Możliwość przekazania pisma z skrzynki wyszkukiwania 21. Możliwość blokowania użytkowników z panelu zalogowanych pracowników 22. Dodano obsługę drukarek kodów kreskowych 23. Możliwość kilkukrotnego dodania tego samego adresata i określenie dla niego różnych sposobów wysyłki 24. Dodano możliwość definiowanie własnych szablonów ZPO

3 Lista Zmian do Tworzenie szablonów kopert w LibreOffice 26. Informacja na historii sprawy o dołączonych pismach 27. Nowe okno dla integracji z SyriuszSTD 28. Wyróżnienie komórki nie widocznej podczas logowania 29. Możliwość przerwania procesu wyszukiwania pisma/spawy 30. Dodano kolumnę Nadawca/Adresat na skrzynce wyszukiwania 31. Nowa funkcjonalność Archiwizacji pism swobodnych 32. Dodano mechanizm wyszukiwania pism i spraw zakończonych z możliwością przekazania do repozytorium 33. Dodano filtry do skrzynki Zakończone dla dokumentów przekazanych do repozytorium 34. Nowe narzędzie do zaszumiania bazy danych 35. Nowe narzędzie do wykonywania kopi zapasowych bazy 36. Poprawki dla rejestrów dodatkowych 37. Obsługa przycisku enter podczas wyszukiwania 38. Poprawki dla integracji edok epuap 39. Ukryci pola data ważności dla webdoka 40. Modyfikację dla mechanizmu wyszukiwania 41. Poprawka dla wysyłki maili w trybie pracy w imieniu 42. Modyfikacje w procesie zmiany hasła 43. Zwiększenie czytelności dla informacji do wiadomości 44. Poprawa błędu przejścia do sprawy z poziomu wyszukanego pisma 45. Poprawa błędu dekretacji z poziomu jej wyszukania 46. Usprawniono proces zmiany rodzaju pisma dla wielu pism jednocześnie 47. Poprawiono zarządzanie zasobami kalendarza 48. Dodano możliwość definiowania szablonów pism dla Webdoka 49. Usprawnienia procesu dodawanie nadawcy/adresata

4 Nowa funkcjonalność - Komunikator Dodano wewnętrzny komunikator, umożliwiający przesyłanie widomości, pomiędzy pracownikami urzędu. Moduł administratora ustawienia adresu serwera

5 Obsługa komunikatora identyczna jak innego komunikatora. Użytkownikami komunikatora są wszystkie osoby, które mają konto w PSZ.eDOK. Ikonka komunikatora Przesyłać można tekst oraz linki.

6 Nowa funkcjonalność - tworzenie grup osób z poziomu użytkownika Dodano możliwość tworzenia grup adresatów z poziomu modułu użytkownika

7 W procesie definiowania grup adresatów, określamy, czy grupa ma być widoczna dla wszystkich, czy prywatna.

8 W kolejnym kroku dodajemy osoby/organizacje do zdefiniowanej grupy

9 Zmodyfikowano zakładkę Treść Obecnie zakładka nazywa się Dokumenty i Treść. Ta zakładka z kolei ma dwie pod zakładki: Treść i Dokumenty. Na zakładce Treść definiujemy treść, wczytujemy ją z pliku bądź szablonu. Natomiast na zakładce Dokumenty dodajemy załączniki.

10 Dodano podgląd treści pisma. Na zakładce Dokumenty i Treść dodano okno podglądu wprowadzonej treści pisma.

11 Zmodyfikowano zakładkę Adresaci Z związku z dodaniem nowej zakładki Dokumenty i Treść zmodyfikowano zakładkę Adresaci, usunięto z niej wszystkie pola związane z Treścią.

12 Nowa funkcjonalność dodawanie treść z pliku Aby dodać treść z pliku należy w piśmie wychodzącym wybrać zakładkę Dokumenty i Treść. Następnie przycisk Dodaj treść z pliku i wskazać plik, który ma zostać wczytany jako treść.

13 Formaty plików, możliwych do wczytania, jako treść

14 Umożliwiono tworzenie treści pisma wychodzącego w pakiecie biurowym LibreOffice Dodano obsługę pakietu biurowego LibreOffice

15 Dodano obsługę treści pisma w LibreOffice Calc Dodano obsługę treści pisma w LibreOffice Calc

16 Szablony pism wychodzących - katalogi Dodano funkcjonalność tworzenie grup/katalogów dla szablonów pism wychodzących.

17 Dodano możliwość tworzenia i zarządzania szablonami pism wychodzących z poziomu modułu Administratora. Pisma można dowolnie przenosić między katalogami.

18 Administrator może wyszukać, modyfikować i usuwać pisma prywatne pracowników.

19 Umożliwiono akceptację wielu pism jednocześnie Usprawniono proces akceptacji pism i dodano opcję w menu kontekstowym Akceptuj wybrane pisma.

20 Po wybraniu akceptuj wybrane pisma, pojawi się następujące okno: Aby zaakceptować wszystkie pisma należy nacisnąć przycisk Akceptuj

21 Dodano możliwość akceptacji pisma bez treści w przypadku gdy pismo posiada tylko załącznik W przypadku, gdy pismo nie ma treści, ale posiada załącznik można przekazać je do akceptacji. Pismo posiada tylko załącznik

22 Numer kolejnej sprawy z poziomu jej zakładania Podczas rejestracji sprawy widać ostatni numer sprawy, zarejestrowany w danej teczce.

23 Tajność Pism i Spraw Opis: Z poziomu zakładki Tajne ustawiamy tajność pisma lub sprawy. Ustaw jako tajne utajnia pismo lub sprawę i dodaję wiodącego dysponenta do listy osób upoważnionych do otwierania pisma/sprawy Dodaj dodaje osoby z struktury urzędu które mają mieć dostęp do utajnionych pism/spraw Usuń usuwa osobę z listy upoważnionych do otwierania pism/spraw Ujawnij ujawnia pismo/sprawę, usuwa listę upoważnionych Ustawienie tajności, dodanie osoby do listy upoważnionych, odebranie upoważnienia, odtajnienie skutkuje dodanie do historii pisma/spraw odpowiedniej informacji np. - Uzytkownik Dawid Gruszczynski - kierownik (REF5) oznaczyl pismo jako tajne i nadal do niego prawa dostepu uzytkownikowi Dawid Gruszczynski. - Uzytkownik Dawid Gruszczynski - kierownik (REF5) nadal uprawnienia dostepu do tajnego pisma uzytkownikowi Adam Wrecemocny. - Uzytkownik Adam Wrecemocny - komendant (PRE) odebral uprawnienia dostepu do tajnego pisma uzytkownikowi Dawid Gruszczynski. - Uzytkownik Adam Wrecemocny - komendant (PRE) oznaczyl pismo jako nietajne.

24 Przypadki użycia: Pismo przychodzące z tajnością tworzy sprawę = sprawa dziedziczy tajność z pisma Pismo przychodzące z tajnością dołączone do sprawy = sprawa dziedziczy z pisma Pismo przychodzące z tajnością dołączone do sprawy z tajnością = suma osób z pisma i sprawy Pismo wychodzące z tajnością dołączone do sprawy z tajnością = suma osób z pisma i sprawy Sprawa z tajnością w niej rejestrujemy pismo przychodzące = pismo dziedziczy z sprawy Sprawą z tajnością w niej rejestrujemy pismo wychodzące = pismo dziedziczy z sprawy Sprawa w niej rejestrujemy pismo wychodzące na którym ustawiamy tajność = sprawa dziedziczy z pisma

25 Przejęcie dysponowanie sprawy lub pisma powoduje wysłanie wiadomości do użytkownika o tym fakcie Jeśli kierownik przejmie pismo lub sprawę pracownika ze swojego działu to system wyśle do pracownika informację. Informacja trafi do skrzynki Wiadomości.

26

27 Uszczegółowiono informację o utworzonej kopii pisma Kopia pisma przychodzącego tworzona jest w następujących sytuacjach: 1. Ręczne kopiowanie pisma przychodzącego 2. Przy przekazaniu do rozpatrzenie więcej niż jednej osobie. W przypadku ręcznego kopiowania w uwagach pisma przychodzącego pojawi się następująca informacja: W przypadku przekazania pisma do rozpatrzenia więcej niż jednej osobie pojawi się informacja:

28 Rozszerzono parametry na raporcie pism przychodzących Rozszerzono kryteria raportu pism przychodzących o multiselekcję w polu: Przekazano do komórki. Dodano również checkbox Pokaż kopie pism.

29 Usunięto pisma anulowane w raportu Pocztowa Książka Nadawcza Jeśli proces wysyłania pisma zostanie anulowany, to pismo to, nie znajdzie się w raporcie Pocztowa Książka nadawcza.

30 Pola Data pisma, Data stempla pocztowego ustawiono domyślnie puste. Jeśli w module administratora w ustawieniach globalnych, poniższy parametr będzie odznaczony, to w momencie rejestracji pisma przychodzącego pola: Data pisma, Data stempla pocztowego, Rodzaj przesyłki i Rodzaj listu pozostaną domyślnie niewypełnione. Jeśli parametr zostanie włączony, to pola: Data stempla pocztowego oraz Data pisma wypełnią się bieżącą datą, pole Rodzaj list: List zwykły, a pole Rodzaj przesyłki: List miejscowy.

31 W parametrach wyszukiwania spraw dodano nowy parametr Szukaj w całym systemie. Po zaznaczeniu tej opcji system wyszuka nam wszystkie sprawy zarejestrowane w systemie (spełniające inne kryteria). Otworzymy jednak tylko te sprawy do, których mamy uprawnienia. Umożliwiono wyszukiwanie spraw w całym systemie

32 Modyfikacje w mechanizmie wyszukiwania pism Dodano możliwość bezpośredniego przekazania wyszukiwanego pisma, bezpośrednio z folderu Wyszukiwania.

33 Zmiany w module administratora: edycja i blokada użytkowników Na oknie głównym modułu administratora podzielono panel z lewej strony na dwa: Zalogowani użytkownicy i Zablokowani użytkownicy. Dodatkowo zaimplementowano pole wyszukiwania.

34 Dodanie opcji powiadomień dla użytkowników, do których zostało udostępnione pismo tzn. użytkownik, który udostępnia pismo do wiadomości wybranym osobom po jakimś czasie dokonuje zmian w tym piśmie i użytkownicy do których to pismo zostało udostępnione zostaną powiadomieni o zmianach w tym piśmie.

35 Dodano obsługę drukarek kodów kreskowych

36 Jeden adresat dwa sposoby wysyłki Umożliwiono dodanie kilkukrotnie tego samego adresata do pisma I określenie mu różnych sposobów wysyłki:

37 Szablony ZPO W module administratora dodano możliwość tworzenia własnych szablonów ZPO

38 Szablony ZPO można tworzyć w edytorach : Word, LibreOffice, Edytor Wewnętrzny

39 Wydruki i szablon kopert w LibreOffice Dodano możliwość tworzenia szablonów kopert w LibreOffice.

40 Historia Sprawy dołączenie pisma Do historii sprawy zostaje teraz dodany wpis za każdym razem, gdy dołączymy do niej kolejne pismo.

41 Zmieniono okno konfiguracji integracji z Syriusz STD Dodano filtry ułatwiające wyszukiwanie wydawnictw z syriusza oraz pism z słownika pism. Rozbito okno na sekcje dotyczącą syriusza i osobno na sekcje edoka.

42 Logowanie - komórka niewidoczna Jeżeli pracownik widnieje w kilku komórkach w tym w niewidocznych to podczas logowania, komórka niewidoczna będzie na samym dole listy w kolorze czerwonym.

43 Anulowanie procesu wyszukiwania pisma/sprawy/treści pisma Podczas wyszukiwanie pisma i spraw dodano przycisk Anuluj który przerywa ten proces

44 Skrzynka wyszukaj pismo - kolumna nadawca/adresat Na skrzynce wyszukiwanie pism dodano nowe kolumny z nazwą adresata

45 Nowa funkcjonalność - archiwizacja pism swobodnych Umożliwiono przekazywanie pism swobodnych do repozytorium. W obecnej wersji, pisma pozostają w repozytorium, nie przekazujemy ich do archiwum. Proces przekazania do repozytorium zmniejsza rozmiar bazy danych. Ze skrzynki Zakończone wybieramy pismo swobodne, które chcemy przekazać do repozytorium, a następnie z menu kontekstowego wybieramy: Przekaż do repozytorium.

46 Nowa funkcjonalność - archiwizacja pism swobodnych Należy potwierdzić chęć przekazania pisma do repozytorium.

47 Do archiwum - wyświetlanie zakończonych spraw Poprawiono błąd powodujący niepoprawne wyświetlanie spraw w folderze Do archiwum.

48 Dodano mechanizm przekazywania do repozytorium spraw z całości systemu dla roli administratora lub archiwisty Przekazywanie do repozytorium dla roli Archiwista i Administrator Systemowy Dodano nowy przycisk wyszukiwania pism/spraw z możliwością przekazania wyfiltrowanych pism /spraw do repozytorium tylko dla roli administratora systemowego i archiwisty

49 Pisma i Sprawy przekazane do repozytorium można wyfiltrować w skrzynce Zakończone i mieć możliwość podglądu metadanych pisma/sprawy.

50 Nowe narzędzie do zaszumiania bazy danych Nowy mechanizm zaszumiania bazy danych umożliwia wybranie danych które chcemy zaszumić.

51 Dodano nowy Backup Rozwinięto narzędzie archiwizacji bazy danych o dodatkowe parametry : - filenumberlimit określenie limitu wykonywanych kopii po których nastąpi usunięcie ostatniej najstarszej wersji i zastąpienie nową - usetar określenie czy kopia bazy ma być skompresowana czy bezkompresji Skrypt run_backup_cron_add_datetime.bat Powoduję że nazwa kopii bazy danych zawiera datę oraz godzinę wykonania.

52 Poprawiono błąd pojawiający się podczas wyboru zakładki Rejestry spraw

53 Modyfikacje w rejestrach dodatkowych Poprawiono błąd powodujący dublowanie się pism w rejestrach dodatkowych. Obecnie jeśli pismo zostanie udostępnione do rozpatrzenia, w rejestrze dodatkowym będzie występowało tylko raz.

54 Podczas wybrania parametrów wyszukania pisma/sprawy Trzeba było kliknąć w filtruj, teraz można zatwierdzić przyciskiem Enter. Wyszukanie - enter

55 Epuap poprawa komunikacji urząd - urząd Poprawiono proces wysyłania pisma do innych instytucji publicznych. Uwaga. Przy wysyłaniu pism na innych jednostek publicznych ważne jest aby wybierać sposób wysyłki epuap. Sposób wysyłki epuap ZPO między jednostkami publicznymi nie jest obsługiwany przez portal epuap2

56 Ukryto pole Data ważności dla instancji web Okno Nowa wiadomość nie zawiera już pola Data ważności.

57 Modyfikacje w mechanizmie wyszukiwania, jeśli było się dysponentem Jeśli kiedykolwiek było się dysponentem pisma to możliwe jest wyszukanie tego pisma. Tzn. jeśli osoba występuje na dekretacji pisma lub sprawy gdzie miała pismo przekazane do rozpatrzenia lub do dekretacji i następnie przekazała je dalej, to może w systemie wyszukać pisma, których kiedyś była dysponentem.

58 Wprowadzono zmianę w przypadku, gdy wysyłka maila następowała w trybie pracy w imieniu Informacja o wysłania maila w imieniu innego pracownika pojawi się w treści wiadomości.

59 Poprawiono błąd powodujący, że po zmianie hasła przez administratora nie pojawiało się okno wprowadzenia nowego hasła. Modyfikacje w procesie zmiany hasła

60 Zwiększono czytelność przeczytanej widomości w skrzynce Wiadomości.

61 Poprawa błędu przejścia do sprawy z poziomu wyszukiwania pisma Jeżeli wyszukane pismo jest przypisane do sprawy, to po wybraniu opcji Idź do sprawy zostaniemy przeniesieni do sprawy. Jeżeli pismo jest swobodne wyświetlony zostanie komunikat: Wybrane pismo nie jest przypisane do żadnej sprawy.

62 Poprawiono proces dekretacji sprawy z poziomu skrzynki Wyszukiwania Poprawiono błąd powodujący, że przekazywana sprawa z folderu Wyszukiwania nie trafiała do użytkownika.

63 Usprawniono proces zmiany kodu rodzaju pisma dla wielu pism jednocześnie. Zmiana dotyczy zarówno pism przychodzących jak i wychodzących.

64 Poprawiono błąd dotyczący zarządzania zasobami kalendarza Błąd dotyczył usuwania zasobów kalendarza ze słownika. Zasoby kalendarza usuwane są logicznie lub fizycznie. Logicznie w przypadku gdy zasób został zarezerwowany przez użytkownika lub fizycznie jeśli nie ma takiej rezerwacji. Usuwanie fizyczne powoduje usunięcie całkowite z bazy. W przypadku usuwania logicznego, zasoby trafiają do Usuniętych, skąd można je przywrócić.

65 Modyfikacje w stopniach tajności szczegółowa instrukcja w dokumentacji w wersji 7.0 Każda rejestrowana w systemie sprawa lub pismo w sprawie może mieć przyznany przez dysponenta głównego stopień tajności. Wysokość stopnia zależy od przyznanych uprawnień dla rodzaju sprawy dla poszczególnych pracowników. Można przyznawać stopnie od 0 do 9. 0 to najniższy stopień natomiast 9 to najwyższy stopień tajności. Stopnie tajności przyznaje się osobno dla spraw i osobno dla pism w sprawie. Czyli sprawa może być jawna dla wszystkich użytkowników ale pismo zarejestrowano w sprawie już tajne. Jednak do jakiego stopnia maksymalnie można przyznać tajność uzależnione jest od przyznanych uprawnień przez administratora. Sprawa posiadająca maksymalny stopień tajności tj. 9 może zostać otworzona tylko przez użytkownika mającego dla danego rodzaju sprawy też przyznane uprawnienia tego stopnia tajności. Jeśli użytkownik nie posiada takich uprawnień otrzyma stosowny komunikat.

66 Szablon HTML webdok Do WebDoka z wersją dodano możliwość tworzenia szablonów pism wychodzących w edytorze wewnętrznym

67 Usprawnienie - Dodać nowe pole wyszukaj po nazwisku / organizacji Usprawniono proces wyszukiwania osób i organizacji na oknie dodawanie nowego nadawcy\adresata. Po wpisaniu trzech pierwszych znaków nazwiska lub organizacji mechanizm znacznie szybciej wyszukuje dane z bazy kontrachentów.

68 Strona WWW - wyszukiwanie pism/spraw Dodano nową usługę płatną. Strona WWW która łączy się przez webserwis i pobiera dane o stanie Pisma lub Sprawy. Stronę można umieścić na oficjalnej stronie urzędu gdzie klient będzie mógł sprawdzić stan rozpatrzenia jego sprawy.

69 Poprawki dla integracji z Praca.gov.pl 1. Wprowadzono blokady dla funkcji odpowiedzi na pismo 2. Wprowadzono blokadę na tworzenie kilku instancji pism wychodzących dla sposobu wysyłki praca.gov.pl. 3. Poprawiono błąd przy wysyłce na praca.gov dla nowo dodanego adresata. 4. Uzupełniono komunikat o błędzie o nazwę rozszerzenia załącznika. 5. Zablokowano możliwość kopiowania pisma z praca.gov.pl. 6. Poprawiono błąd rejestracji pisma gdy adresat nie ma podanego Miasta we wniosku Praca.Gov. 7. Zmieniono funkcjonalność powiadamiania o błędzie załącznika dokumentu z praca.gov.pl 8. Modyfikacje w metadanych (adres wnioskodawcy) z wniosku praca.gov.pl 9. Dodano parametr dla liczby odbieranych dokumentów praca.gov.pl.