Współpraca pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Beneficjentami i LGR - dobre praktyki

Transkrypt

1 Współpraca pomiędzy Instytucją Pośredniczącą a Beneficjentami i LGR - dobre praktyki Konferencja Instrument RLKS w ramach Priorytetu 4 EFMR Warszawa, 22 maja 2014 r.

2 PO RYBY w Wielkopolsce Na terenie Wielkopolski funkcjonuje 6 LGR, z czego 3 mają siedzibę w Wielkopolsce a 3 są grupami tzw. międzywojewódzkimi. Łączna wielkość budżetu przypadającego na Wielkopolskę to ok. 100 mln zł. Procent zakontraktowania budżetu ok. 90% Procent rozliczonych środków ok. 43% 2

3 Komunikacja podstawą dobrej współpracy Wypracowywanie wspólnych stanowisk pomiędzy SWW a LGR, opiniowanie dokumentów (np. wzorów wniosków) szczególnie w początkowym etapie wdrażania PO RYBY. Miesięczne informacje na temat wdrażania i rozliczania projektów przekazywane przez SWW do LGR (kontraktacja, odmowy, rezygnacje, rozliczone wnioski o płatność, informacje o wskaźnikach). 3

4 Komunikacja podstawą dobrej współpracy Wysyłanie pism do Beneficjentów o uzupełnienie wniosków do wiadomości LGR (za uprzednią zgodą Beneficjenta). Pracownicy biur LGR pomagają Wnioskodawcom czy Beneficjentom w przygotowaniu uzupełnień szczególne znaczenie w kontekście intensyfikacji działań w zakresie realizacji zasady n+2. Dotyczy to także informacji o planowanej kontroli u Beneficjenta. Pracownicy biur LGR pomagają Beneficjentowi w przygotowaniu się do kontroli. 4

5 Komunikacja podstawą dobrej współpracy Warto dodać, że jedna z LGR opracowała generator wniosków i upowszechniła go wśród pozostałych LGR co ułatwiło Beneficjentom przygotowanie wniosków a pracownikom SWW ułatwiło ich weryfikację. 5

6 Komunikacja podstawą dobrej współpracy Podejście do weryfikacji SWW zaprezentowane jest w Poradniku opracowanym i udostępnionym LGR oraz Beneficjentom za pośrednictwem strony internetowej. Bieżące problemy związane z kwalifikowalnością kosztów omawiane są na szkoleniach organizowanych przez SWW dla LGR w cyklu raz na kwartał. Program szkoleń rozbudowywany jest o zagadnienia zgłaszane przez LGR. Szkolenia dla Beneficjentów miały miejsce we wstępnej fazie wdrażania PO RYBY. 6

7 Komunikacja podstawą dobrej współpracy Od początku wdrażania PO RYBY SWW organizuje także konferencje dla LGR mające na celu wymianę wspólnych doświadczeń. W planach organizacja sympozjum ogólnokrajowego poświęconego nowej perspektywie finansowej. 7

8 Komunikacja podstawą dobrej współpracy Zapytania obecnych i potencjalnych Beneficjentów przekazywane są do SWW za pośrednictwem LGR wraz ze stanowiskiem LGR. Przekazywanie informacji Beneficjentom i LGR za pośrednictwem strony internetowej np. wzory dokumentów, prezentacje ze szkoleń, aktualny stan kontraktacji, wytyczne dotyczące nowej perspektywy finansowej. 8

9 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Wprowadzenie koncepcji tzw. opiekuna projektu, w tym także opiekuna LGR. Zgodnie z ww. koncepcją jedna osoba zajmuje się projektem począwszy od etapu wdrażania po związanie z celem. 9

10 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Pełnomocnictwo Zarządu Województwa dla Dyrektora Departamentu skrócenie procesu obiegu dokumentów, przyśpieszenia procesu podpisywania umów o dofinansowanie. Tzw. grupowe podpisywanie umów przez Beneficjentów. 10

11 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Wprowadzenie sprawozdań kwartalnych dla Beneficjentów pogląd na stan realizacji projektu, motywacja dla Beneficjentów w zakresie systematyczności gromadzenia faktur i dowodów zapłaty przed złożeniem wniosku o płatność. 11

12 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków \ Umożliwienie potwierdzania za zgodność dokumentacji przez LGR (Wnioskodawcy czy Beneficjenci nie muszą przemieszczać się do Poznania z odległych części Wielkopolski) - potwierdzanie za zgodność przez LGR nie dotyczy faktur i innych dokumentów księgowych do wniosku o płatność. Notatki systemowe, mające na celu upraszczanie podejścia czy też regulujące podejście np. w przypadku kolizji prawnych dobra praktyka podkreślana przez służby kontrolne i audytowe (przekazywanie informacji LGR na szkoleniach). 12

13 Usprawnienia procesów związanych z weryfikacją wniosków Wysyłanie informacji elektronicznych do Beneficjentów przypominających o konieczności przygotowania sprawozdania rocznego czy złożenia wniosku o płatność wraz ze wskazówkami na temat prawidłowego jego sporządzenia i informacją na temat wymaganych załączników. Zwiększenie częstotliwości typowania wniosków do kontroli przełożenie na skrócenie weryfikacji wniosków o płatność. 13

14 Nie tylko komunikacja i usprawnienia są gwarantem dobrej współpracy, ale przede wszystkim nastawienie ludzi 14

15 Dziękuję za uwagę Karolina Szambelańczyk Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycje w zrównoważone rybołówstwo