INSTRUKCJA. SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

Transkrypt

1 INSTRUKCJA SIMPLE.ERP Finanse i Księgowość

2 SPIS TREŚCI 1. Opis modułu Plan kont Systemy ewidencji Systemy kont Obroty na kontach Dokumenty księgowe Dzienniki księgowań Bilans otwarcia Dekrety księgowe Dokumenty finansowe Płatności Dokumenty bankowe Rozlicz pozycje dokumentu bankowego Import przelewów własnych Tworzenie lokaty Powrót lokaty Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rachunku bankowym lub rejestrze kasowym Sprawdzenie zgodności różnic kursowych od wpłat i wypłat (FIFO) na rejestrze bankowym lub kasowym Nierozliczone płatności Rozliczanie Rozliczenie automatyczne Podgląd dokumentów Dokumenty kasowe Lista przelewów Automatyczne generowanie przelewów konfiguracja Definiowanie standardów przelewów elektronicznych Import wyciągów Rozrachunki Należności Zobowiązania Różnice kursowe Rozliczenia Okno rozliczeń Przewalutowania Przewalutowanie pozycji rozrachunków Przewalutowanie salda kasy/rachunku bankowego Rozliczenia z kontrahentami Noty odsetkowe Kompensaty Podatek VAT Stawki VAT INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 1 SIMPLE.ERP

3 6.2. Deklaracja VAT Podpisywanie cyfrowe i wysyłka VAT Atrybut VAT Sprawozdania finansowe Definicja struktury sprawozdań Dodawanie nowego raportu Plan kont struktura sprawozdań Sprawozdania definiowalne Obiekty uzupełniające Typy dokumentów obszaru FK Typy dekretów księgowych Typy dokumentów kasowych Typy dokumentów bankowych Typy definiowanych dokumentów finansowych Tytuły rozrachunków Strategie rozliczeń Strategie rozliczeń relacje Szablony korespondencji Parametry not odsetkowych i kompensat Przedziały struktury wiekowej Definicja kręgu kosztowego Statusy rozrachunków Podłączenie szablonów dekretów Inne elementy w systemie Obsługa repozytorium danych Serwis filtrowania obiektów przechowujących atrybuty w repozytorium Parametry modułu FINANSE i przydatne parametry ikon na pulpicie Dekrety zewnętrzne Nowe obiekty w systemie Tabela typów rekordów fk_dkrz_typ Tabela główna rekordów fk_dkrz Import danych Dekretacja INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 2 SIMPLE.ERP

4 1. Opis modułu Finanse są częścią zintegrowanego systemu SIMPLE.ERP. Finanse dzielą się na następujące obszary funkcjonalne: Księga główna Obsługa płatności Rozrachunki Sprawozdawczość Obsługa podatku VAT Księga główna pozwala na prowadzenie rachunkowości firmy zgodnie z wymaganiami przepisów w tym zakresie oraz obsługę ewidencji księgowej dla potrzeb zarządzania (w tym ewidencję kosztów i budżetowanie). Ewidencja księgowa przebiega w oparciu o zdefiniowany przez użytkownika plan kont oraz system ewidencji. W systemie można zdefiniować wiele planów kont (systemów kont), z czego jeden pełni rolę zakładowego planu kont, a pozostałe służą do definiowania kont wykorzystywanych do ewidencjonowania dodatkowych informacji niezbędnych do zarządzania firmą. Dodatkowe plany kont mogą służyć na przykład do ewidencji kosztów, budżetowania, księgowości w układzie planu kont korporacji itp. Ewidencja księgowa prowadzona jest w oparciu o zdefiniowane przez użytkownika systemy ewidencji, z czego jeden jest systemem podstawowym, a pozostałe mogą służyć do przechowywania dodatkowych informacji służących do zarządzania firmą, takich jak parametry budżetów, wskaźniki rozliczania kosztów itp. Utrzymywanie wielu planów kont i systemów ewidencji pozwala prezentowanie danych księgowych w sposób odpowiedni dla różnych zastosowań (inny podzbiór informacji dla audytora, a inny dla celów zarządzania firmą). Ewidencja rachunkowa może być prowadzona w wielu walutach (w tym dodatkowo w euro). System pozwala na ewidencjonowanie oraz rozliczanie dokumentów płatności zarówno gotówkowych (obsługa kasy) jak i bankowych (obsługa wyciągów bankowych). Podczas rejestrowania dokumentów płatności możliwe jest ich rozliczenie z należnościami lub zobowiązaniami oraz zadekretowanie na kontach księgowych oraz wygenerowanie wszystkich niezbędnych wydruków (KP, KW, Raport Kasowy). Możliwe jest także rejestrowanie dokumentów płatności, które nie powodują powstania zobowiązania lub należności (dokumenty nierozrachunkowe). Rozrachunki mogą być prowadzone z wieloma różnymi rodzajami podmiotów (stron rozrachunków), takimi jak dostawcy, odbiorcy, pracownicy, urzędy skarbowe i banki. Rozrachunki mogą przebiegać w układzie zdefiniowanych przez użytkownika tytułów rozliczeń. Możliwość definiowania przez użytkownika różnych strategii rozrachunków pozwala na indywidualizację podejścia do rozliczeń z różnymi grupami odbiorców. Dla rozrachunków walutowych system zawiera obsługę różnic kursowych oraz przewalutowanie. System zawiera bogaty repertuar funkcji do wspomagania windykacji INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 3 SIMPLE.ERP

5 należności (monity, uzgodnienia sald, struktura wiekowa należności) oraz obsługi not odsetkowych. Moduł sprawozdawczości udostępnia gotowe formularze bilans, rachunek wyników, CIT, F- 01, F-02 oraz przepływy pieniężne. Użytkownik może samodzielnie modyfikować istniejące formularze, lub tworzyć własne. Obsługa VAT pozwala na prowadzenie rejestrów zakupu, sprzedaży oraz deklaracji VAT-7 i VAT-UE w wersjach na dany rok obrotowy. Dokumenty te są zasilane danymi z obrotu towarowego. Finanse w SIMPLE.ERP współpracują z modułami z poprzedniej wersji Simple System. Są to Środki Trwałe oraz Kadry/Płace oraz z nowszymi modułami Budżetowanie oraz Zarządzanie Projektami. Ta współpraca sprowadza się do przenoszenia dekretów z tych modułów do obszaru Finanse oraz powiązań danych finansowych pomiędzy modułami budżetowymi. Aby taka współpraca funkcjonowała prawidłowo w bazie simple-master w tabeli licencja_funkc muszą być podane klucze: dla modułu Środki Trwałe GRFK, dla modułu Kadry/Płace klucz GRKP. Ponadto dla klucza GRFK99 muszą być ustawione flagi: trzecia związana z modułem Środki Trwałe, wartość 0 w dekretach używany jest lokalny plan kont z modułu Środki Trwałe, możliwe jest kopiowanie planu kont z obszaru Finanse SSV do modułu Środki Trwałe, wartość 1 w dekretach używany jest plan kont z modułu Finanse i Księgowość Simple System, niemożliwe jest wówczas kopiowanie planu kont z obszaru Finanse SSV do modułu Środki Trwałe, flaga: czwarta związana z modułem Kadry/Płace, wartość 0 w dekretach używany jest alfanumeryczny plan kont, dekrety są w tabeli PLDO, wartość 1 w dekretach używany jest numeryczny plan kont, dekrety są w tabeli PLDK. W przypadku współpracy z modułem Budżetowanie wymagany klucz to GRBDG, a Zarządzaniem Projektami - GRBUD INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 4 SIMPLE.ERP

6 2. Plan kont Plan kont (klasy kont) definiowane są w obrębie Systemy kont. Klasy kont tworzą strukturę planu kont, który obowiązuje w danym okresie (roku obrotowym) w danym systemie kont. Klasy kont są to konta zdefiniowane wprost w planie kont w odróżnieniu od kont utworzonych poprzez połączenie klasy kont z atrybutem konta (skorowidzem) np.: Konto: Klasa kont: 203 Jeśli znajdziemy się w tym oknie po raz pierwszy w nowym okresie (roku obrotowym), a istniał plan kont dla poprzedniego okresu to program wymusza skopiowanie planu kont z poprzedniego okresu. Jednocześnie kopiowane są szablony dekretów, rodzaje kont księgowych i konta obiektów, konta w tytułach rozrachunków. Po skopiowaniu dane te mogą być zmieniane w bieżącym okresie przed ich pierwszym użyciem. Okno definiowania klas kont składa się z trzech części: wyboru systemu kont; nawigacji po klasach kont; danych szczegółowych wybranej klasy kont; zakładek do definiowania dodatkowych atrybutów klasy, przypisania klas do systemów ewidencji oraz przypisania klas i kont do pól sprawozdań definiowalnych. Pierwszą klasą jest zawsze system kont. Jeżeli aktywny jest system kont to zakładka ze szczegółowymi danymi zawiera dane systemu kont. Jeżeli aktywna jest dowolna inna klasa to zakładka ta zawiera szczegóły danej klasy kont. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 5 SIMPLE.ERP

7 Dane podstawowe obiektu Atrybuty systemu kont definiowane są w oknie systemów kont. Klasa kont posiada następujące własności: Analityka jest to numer analityczny danej klasy kont; jego format narzucony jest na poziomie klasy nadrzędnej; Nazwa podstawowa nazwa klasy kont; Alias dodatkowe pole umożliwiające filtrowanie kont przy wydruku zestawienia obrotów i sald; Podklasy flaga określająca czy dana klasa posiada klasy podrzędne; Format podklasy pole aktywne tylko wówczas, gdy dana klasa kont posiada klasy podrzędne, pozwala określić format wszystkich klas podrzędnych do tej klasy (np. # oznacza jedną dowolną cyfrę, x dowolny znak dostępny z klawiatury, x## - umożliwi wprowadzenie Z24; Kończy segment jest to flaga określająca czy pomiędzy tą klasą a podrzędnymi wystąpi separator. Jeśli w systemie kont zdefiniujemy format pierwszego poziomu # to definiując plan kont wprowadzamy kolejno: Jedna cyfra zespół kont, np. 0 zaznaczamy flagę Podklasy Format podklasy - ## ; Nie zaznaczamy flagi Kończy segment Definiujemy Nazwę, zaznaczamy lub nie flagi: Agreguje obroty i Suma persald Na zakładce Systemy ewidencji przypisujemy właściwy system ewidencji. Przypisany system ewidencji będzie rozpropagowany do klas podrzędnych Prawym przyciskiem myszy dodajemy klasę podrzędną Podajemy w polu Analityka kolejne cyfry np. 10 wówczas w polu Klasa kont pojawi się pełny numer syntetyki: 010 INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 6 SIMPLE.ERP

8 Jeśli konto 010 ma mieć dodatkowe klasy, to zaznaczamy flagi Kończy segment i Podklasy a w polu Format podklasy dodajemy np. ##, co stworzy możliwość dodania kolejnych podklas i utworzenia kont , itp. Zablokowana flaga określająca czy dana klasa oraz wszystkie klasy podrzędnej jest zablokowana, tzn. nie można na niej dokonywać zapisów; ustawienie tej flagi na poziomie danej klasy powoduje rozpropagowanie jej do klas podrzędnych; Agreguje obroty flaga określająca czy na poziomie tej klasy będzie można przeglądać obroty i zapisy; Wynikowa flaga określająca czy dana klasa i wszystkie podrzędne jest klasą wynikową, co oznacza konieczność wyzerowania persald kont przed przystąpieniem do generowania bilansu otwarcia; można ustawić tą flagę tylko na poziomie pierwszej klasy kończącej segment; Rozrachunkowa flaga ustawiana na poziomie pierwszej klasy kończącej segment, propagowana to wszystkich klas podrzędnych określająca czy jest to klasa rozrachunkowa i czy trzyma salda dwustronne, tylko klasy z ustawioną flagą są podpowiadane dla kont w tytułach rozrachunków. Dla klasy rozrachunkowej konieczne jest zdefiniowanie tytułu rozrachunku (można to wykonać z poziomu planu kont poprzez przyciśnięcie prawego przycisku myszy stojąc na odpowiednim koncie), przypisanie do tytułu rozrachunku strategii rozliczeń oraz utworzenie typów dokumentów płatności przychodowych i rozchodowych z danym tytułem rozrachunku, Suma persald flaga ustawiana dla dowolnej klasy określająca czy dla nie będzie występowała suma persald wn i suma persald ma jako suma sald z odpowiednich stron z klas podrzędnych; Data utworzenia data powstania klasy kont; Data modyfikacji data ostatniej modyfikacji atrybutów klasy; Użytkownik użytkownik który założył klasę lub ostatnio ją modyfikował; Rodzaj salda wymuszenie strony salda (nieokreślone, Wn, Ma) np. wybierając wartość wn konto zawsze będzie pokazywać saldo po stronie WN. Jeżeli saldo na tym koncie będzie po stronie MA system pokaże saldo po stronie WN z minusem Nazwa konta określenie sposobu budowy nazwy kont w obrębie tej klasy, w rozwijanej podpowiedzi pojawiają się dopuszczalne zmienne atrybutów konta, których można użyć do budowy nazwy konta. Długość definicji nie może przekroczyć 120 znaków. Przykład, znakami % otoczone są zmienne:%klasa/nazwa% - %Klasa dostawców/klasdost_idn% - %Dostawca/Nazwa% %Klasa/Nazwa% - Nazwa klasy konta, np. ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI %Klasa dostawców/klasdost_idn% - identyfikator klasy dostawców %Dostawca/Nazwa% - nazwa dostawcy Każdy segment konta powinien mieć odpowiednik w definicji nazwy konta w postaci zmiennej lub stałej. Można pominąć w definicji nazwy ostatnie segmenty od końca. Przykład: Konto 202-Klasa dostawców-dostawca/nazwa Definicja pełna: %Klasa/Nazwa% - %Klasa dostawców/klasdost_idn% - %Dostawca/Nazwa% INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 7 SIMPLE.ERP

9 Definicja niepełna, ale poprawna: %Klasa/Nazwa% - %Klasa dostawców/klasdost_idn% Definicja niepełna i niepoprawna: %Klasa/Nazwa% - %Dostawca/Nazwa% Definicja pełna z użyciem zmiennych i stałej: %Klasa/Nazwa% - GRUPA - %Dostawca/Nazwa% Nazwa konta może mieć długość do 120 znaków. Jeżeli suma długości nazwy klasy konta i wykorzystanych atrybutów przekroczy tę wartość, to zamiast nazwy konta będzie zwracana definicja nazwy konta. Identyfikator konta (czyli np ) może mieć długość do 64 znaków. Kopiowanie planu kont z poprzedniego okresu Wykorzystywane jest na początku nowego okresu obrotowego. Odbudowa nazw kont Należy ją uruchomić po zmianie nazwy klasy kont, definicji nazwy kont lub elementu atrybutu z repozytorium (np. zmiana nazwy dostawcy, o ile nazwa dostawcy jest elementem nazwy konta). Po uruchomieniu odbudowy nazwy kont są aktualizowane wg definicji nazwy (pole Nazwa konta). Możemy wskazać zakres kont do odbudowy. Jeżeli nie wypełnimy zakresu to odbudowa będzie obejmowała wszystkie konta aktywnego planu kont. Opisy narodowe Każda z klas kont może posiadać zdefiniowaną nazwę w każdym z języków. Usuwanie nieużywanych kont Istotną modyfikacją w stosunku do typowego systemu finansowo-księgowego przyjętą w SIMPLE.ERP jest sposób reprezentacji kont księgowych oraz sposób rejestracji obrotów na kontach księgowych. Pojawiają się dwa pojęcia: klasa kont konto księgowe. W oknie klasy kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania struktury planu kont. Dany plan kont obowiązuje w jednym okresie (roku obrotowym) i może być zmieniony w okresie następnym. Elementem struktury planu kont jest pojedyncza klasa kont. Klasy kont oraz relacje pomiędzy klasami tworzą strukturę zbierania obrotów. Na razie jedynym rodzajem relacji jest relacja nadrzędności-podrzędności jednej klasy kont względem drugiej. Właściwe obroty księgowe zbierane są na kontach księgowych. Konto księgowe powstaje z klasy kont, która nie ma już klas podrzędnych lub z klasy kont posiadającej atrybuty konta. Klasa kont wraz z wartościami atrybutów tworzy konta. Sprawdzanie dekretu księgowego w oknie dokumentów księgowych oprócz tego, że polega na sprawdzeniu poprawności dekretu i wpisanych w nim kont, to także tworzy konta księgowe, na INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 8 SIMPLE.ERP

10 których później będą gromadzone obroty. W przypadku, gdy użytkownik zechce ponownie edytować sprawdzony już dekret np. zmieniać konta w pozycji dekretu, to konta, które powstały podczas pierwszego sprawdzenia pozostają zapisane w tabeli. W większości przypadków nie będzie miało to żadnego znaczenia, ale w przypadku, gdy użytkownik będzie chciał zmienić hierarchię klas kont lub usunąć użytą już klasę, wtedy trzeba będzie usunąć te konta, które już powstały, a nie zostały wykorzystane. Służy do tego opcja usuwanie nieużywanych kont w oknie klas kont. Opcja ta usuwa wszystkie konta, które już powstały, a nie posiadają obrotów i nie zostały użyte w żadnym sprawdzonym lub zatwierdzonym dekrecie. Korzystanie z tej opcji nie powoduje skutków dla kont, które posiadają obroty. Eksport i import systemu kont System kont wraz z klasami kont może zostać wyeksportowany do pliku w formacie XML. Następnie można te klasy zaimportować do innego systemu kont. Przy imporcie kont występuje sprawdzenie czy w danym systemie kont są dostępne systemy ewidencji użyte w systemie kont, który został wyeksportowany. Eksport i import nie uwzględnia przypisanych atrybutów klas kont ani atrybutów kont. Odśwież klasy kont Uruchamiana po naniesieniu zmian w planie kont Podgląd wydruku W opcji tej dostępne są wydruki planu kont Wykorzystanie klas kont W przypadku, gdy klasa kont została już użyta, blokowana jest możliwość edycji większości jej atrybutów. Użycie ikony wyświetla miejsca w programie, gdzie użyta została klasa kont. Na podstawie przedstawionych w oknie informacji można odszukać i usunąć zapisy w bazie (dekrety nie mogą być zatwierdzone), aby dokonać modyfikacji definicji klasy kont. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 9 SIMPLE.ERP

11 Edycja skryptów Umożliwia zdefiniowanie makr VBS wykonujących określoną akcję w przypadku aktualizacji obrotów na koncie (np. ostrzeżenie o przekroczeniu progu wydatków na określonym koncie kosztowym lub aktualizacja obrotów na innym planie kont lub systemie ewidencji) Usuwanie planu kont Umożliwia usunięcie planu kont wraz z powiązanymi kontami obiektów i szablonami dekretów o ile żadna z klas nie została jeszcze użyta w księgowaniu w danym okresie rozliczeniowym. Prawa do zasobów Umożliwia zdefiniowanie uprawnień dostępu do podglądu i edycji zapisów na podświetlonej klasie kont dla poszczególnych użytkowników systemu. Atrybuty systemu kont z repozytorium Na poziomie klasy systemu kont istnieje możliwość przypisania dowolnej liczby atrybutów z repozytorium. Wartości atrybutów dla konkretnej klasy Dla konkretnej klasy można następnie ustawić wartość takiego atrybutu. Jest to funkcjonalność umożliwiająca później np. w zestawieniach wybór tylko tych klas, które posiadają określoną wartość danego atrybutu lub atrybutów. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 10 SIMPLE.ERP

12 Atrybuty konta z repozytorium Każde konto z najniższego poziomu może posiadać atrybuty klas zdefiniowanych w repozytorium. Podpowiadane są tylko te atrybuty klasy z repozytorium, których długość formatu nie przekracza 32 znaków (ograniczenie to wynika z przyjętego w systemie sposobu tworzenia pełnej nazwy konta), które nie mają wersji (zmiennej w czasie) oraz mają ustawioną flagę czy unikalny. Wybranie atrybutu powoduje przypisanie do danej klasy skorowidza np. odbiorców, magazynów, dostawców, rachunków bankowych firmy. Uwaga: Przed przystąpieniem do przypisywania atrybutów do konta, należy upewnić się, jaka jest długość zmiennej wybranej jako Wyświetlana kolumna. W większości przypadków należy skrócić Identyfikator_num odbiorców, dostawców itp. z predefiniowanych 9 do mniejszej ilości znaków (patrz rozdział Obsługa repozytorium danych). Systemy ewidencji Każda klasa może należeć do jednego lub większej liczby systemów ewidencji. Przypisanie klasy kont do systemu ewidencji oznacza, że na kontach będą ewidencjonowane obroty dla tego systemu. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 11 SIMPLE.ERP

13 Struktura sprawozdań Wykorzystanie jest szczegółowo opisane w rozdziale Sprawozdania finansowe. Automat przekształcenia BO Pod prawym przyciskiem myszy jest dostępna opcja przekształcenia BO służąca do przekształcenia planu kont na przełomie roku. Okno edycji składa się z trzech elementów: Listy automatów zdefiniowanych dla konta Pola edycji docelowego konta przekształcenia Pola podglądu atrybutów konta Lista automatów zawiera następujące pola: Rodzaj - określające rodzaj automatu: BO/BZ umożliwia przekształcenie na przełomie roku klas w starym planie kont na klasy w nowym Nazwa ciąg znaków identyfikujący automat Aktywny określa, czy dany automat może być wykorzystywany. Podpowiedź konta służy do wyboru konta docelowej klasy kont w nowym okresie w wybranym systemie ewidencji i systemie kont. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 12 SIMPLE.ERP

14 Pole podglądu atrybutów zawiera atrybuty konta docelowego. Atrybuty, które występują jednocześnie w źródłowym i docelowym koncie oznaczone są kursywą. Pozostałe atrybuty i ich wartości wynikają z wpisanego konta księgowego. Działanie automatu rodzaju BO/BZ. Automat podpięty jest do klasy kont w okresie, na podstawie którego generowany jest BO w nowym roku. Jeżeli klasa kont nie ma podpiętego automatu wtedy podczas generowania BO poszukiwane jest takie samo konto w nowym okresie. Jeżeli podpięty jest automat BO/BZ wówczas obroty z konta w starym roku przynoszone są na nowy rok według definicji określonej w automacie, o ile automat jest aktywny. Zmiana kont na przełomie roku może dotyczyć: zmiany klasy kont; dodania nowego atrybutu; usunięcia atrybutu; zmiany wyświetlanego atrybutu, np. z identyfikatora 15-znakowego na konto analityczne. Uwaga: Zmiana struktury kont rozrachunkowych na przełomie lat obsługiwana jest w opcji Tytuły rozrachunków Automaty księgowe skrypty. Niezależnie od automatu księgowego wbudowanego bezpośrednio w system użytkownik ma możliwość korzystania ze skryptu realizujących funkcjonalność automatów księgowych. Taki skrypt jest dostępny w opcji Obiekty uzupełniające wspólne Formuły Formuły VBS wywołanie pod nazwą Automat księgujący. Opis działania skryptu do przeksięgowania zapisów. Załadowanie biblioteki automatów księgowych I = PB.Include("FA", "FIN_AUT") Zainicjowanie biblioteki automatów księgowych i = FA.AutomatInit() Utworzenie nagłówka dekretu ll_dekret_id = FA.TworzNaglowek("PK.AUTO", "BZ", "", "Centrala", "Automat", "Przeksięgowanie wyniku") Parametry: PK.AUTO - folder, w którym ma powstać dekret (notacja kropkowa pozawala na podanie folderu na dowolnym poziomie) BZ typu dekretu (w przypaduku przeksięgowania wyniku należy wybrać typ dokumentu o radzaju Bilans zamknięcia wtedy dekret powstanie w okresie BZ). data dekretu (jeżeli pusta, pobrana będzie data końca bieżącego podokresu) INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 13 SIMPLE.ERP

15 Centrala - identyfikator oddziału Automat - identyfikator dodatkowy (np. identyfikator obcego dokumentu) opis dekretu. Wynikiem funkcji jest identyfikator numeryczny nagłówka dekretu, który należy użyć jako parametr procedury AutPrzeks. Pobranie identyfikatora dekretu ls_dekret_idm = FA.GetDekretIdm() Funkcja GetDekretIdm pobiera identyfikator alfanumeryczny ostatnio wygenerowanego dekretu. Przeksięgowanie pozycji i = FA.AutPrzeks("Plan Kont","Podstawowy","4[^9]%", "860","wn","obr","Id","Opis", ll_dekret_id) Parametry: Plan Kont - system kont Podstawowy - system ewidencji 4[^9]% - wzorzec konta źródłowego konto docelowe wn - kierunek przeksięgowania wn lub ma (wn oznacza przeksięgowanie ze strony Wn na Ma) obr - przeksięgowywana wartość obr - obroty, obr_nar - obroty narastające, saldo - saldo dwustronne, bo bilans otwarcia Id - identyfikator pozycji Opis - opis pozycji ll_dekret_id id dekretu. Opis znaków specjalnych, które mogą być używane we wzorcu konta % - dowolny ciąg znaków np. 4% - dowolne konto zaczynające się na 4 _ (podkreślenie) - dowolny pojedynczy znak np. 7_1% - konto, którego pierwszym znakiem jest 7, a trzecim 1 [ ] dowolny znak z podanego zakresu lub zbiór np. 7[123]% - konto, które na pierwszym miejscu ma 7 a na drugim 1,2 lub 3 [^] - dowolny znak poza zakresem lub zbiorem - np. 4[^9]% - dowolne konto rozpoczynające się na 4, gdzie na drugiej pozycji nie występuje 9. Raporty Standardowo w oknie dostępne są następujące raporty: Plan kont - ogólny, Plan kont szczegółowy Plan kont przypisanie sprawozdań do kont (definicja przypisania klas do pól sprawozdań wg klas kont) INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 14 SIMPLE.ERP

16 Plan kont struktura sprawozdań - (definicja przypisania klas do pól sprawozdań wg sprawozdań) Wydruk planu kont Aby wydrukować plan kont wraz z analitykami słownikowymi należy zaznaczyć checkbox Atrybuty konta a na liście atrybutów zaznaczyć interesujący nas słownik. Zastosowanie i przykładowy wydruk przedstawiają poniższe rysunki. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 15 SIMPLE.ERP

17 2.1. Systemy ewidencji System ewidencji jest miejscem gdzie przechowywane są obroty na kontach. Każdy system ewidencji można traktować jako osobną warstwę systemu kont. Jeżeli klasa kont należy do kilku systemów ewidencji wtedy obroty na kontach należących do tej klasy przechowywane są każdym z tych systemów oddzielnie. Jeżeli system posiada kilka atrybutów (wartościowy, walutowy, ilościowy lub euro) to wtedy obroty dodatkowo przechowywane są w rozbiciu na te atrybuty. Jeden z systemów ewidencji Podstawowy Zakładowego Planu Kont jest predefiniowany. Jeżeli system ten nie został jeszcze nigdzie użyty to można zmienić jego atrybuty z wyjątkiem flagi bilansujący i wartościowy. Każdy zapis, który pojawia się w tym systemie pojawi się także w dzienniku księgowań. Zapisy w pozostałych systemach nie tworzą dziennika księgowań. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 16 SIMPLE.ERP

18 Dane podstawowe obiektu Systemy ewidencji opisywane są następującymi atrybutami: Identyfikator unikalny 15-znakowy identyfikator systemu ewidencji; Nazwa 40- znakowy ciąg znaków opisujący system ewidencji; Podstawowy Zakładowy Plan Kont nieedytowalne pole wyróżniające predefiniowany system ewidencji, będący podstawowym systemem zakładowego planu kont; Bilansujący flaga określająca, czy zapisy w obrębie dekretu dla tego systemu ewidencji mają się bilansować (dla kwot w walucie bazowej (atrybut wartościowy) suma zapisów po stronie Wn i Ma ma się zgadzać); Wartościowy flaga określająca, czy w tym systemie ewidencji będą ewidencjonowane dane wartościowe; Walutowy flaga aktywna tylko wówczas, jeżeli aktywna jest flaga Wartościowy, określająca czy będzie prowadzona także ewidencja w walucie transakcji; Ilościowy flaga określająca, czy prowadzona będzie ewidencja ilościowa; Euro -flaga aktywna tylko wówczas jeżeli aktywna jest flaga Wartościowy, określająca czy będzie prowadzona także ewidencja w wyróżnionej walucie euro. W przypadku, gdy pojawia się potrzeba prowadzenia dodatkowej ewidencji na kontach księgowych w tym samym przekroju kont to wystarczy dodać nowy system ewidencji, przypisać klasy kont do tego systemu ewidencji i można dokonywać zapisów. W obrębie jednego dekretu księgowego można wprowadzać zapisy w wielu systemach ewidencji. Uwaga: Księgowania na kontach rozrachunkowych tworzą rozrachunki wyłącznie w podstawowym systemie ewidencji (Podstawowy Zakładowy Plan Kont). Zapisy pozabilansowe nie utworzą pozycji rozrachunkowych niezależnie od definicji klasy kont Systemy kont Każdy z systemów kont wraz z należącymi do niego klasami kont tworzy odrębny plan kont. Jeden z systemów kont, dla którego ustawiona jest flaga Zakładowy Plan Kont jest systemem przez nas predefiniowanym. Wszystkie zapisy, dokonywane na kontach należących do tego systemu będą trafiały do odpowiedniego dziennika. Użytkownik nie może go usunąć, może jedynie zmieniać jego parametry. Okno zawiera: Obszar ewidencji, w którym definiowane są systemy kont (Księga Główna); Lista systemów kont służąca do nawigacji; INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 17 SIMPLE.ERP

19 Systemy kont opisywane są następującymi atrybutami: Identyfikator unikalny 15-znakowy identyfikator systemu kont; Nazwa 40- znakowy ciąg znaków opisujący system kont; Zakładowy Plan Kont nieedytowalne pole wyróżniające predefiniowany system kont będący zakładowym planem kont; Separator Klasa Klasa znak, który będzie rozdzielał segmenty klas kont w klasach należących do tego systemu kont; Separator Klasa Atrybut znak rozdzielający klasę, która posiada atrybuty od jej atrybutów; Separator Atrybut Atrybut znak rozdzielający poszczególne atrybuty danej klasy; Format pierwszego poziomu maska pierwszego poziomu klas kont; Wypełnienie maski w przypadku kont nienumerycznych jeżeli identyfikator klasy wpisany przez użytkownika jest krótszy niż maska narzucona na poziomie klasy nadrzędnej to tym znakiem zostanie ona automatycznie dopełniona z prawej strony do żądanej długości. Np KORA Jeżeli pojawia się potrzeby prowadzenia ewidencji na kontach, lecz w innym przekroju, należy stworzyć drugi plan kont. Tak jak w przypadku innego, niż podstawowy systemu ewidencji z zapisów na dodatkowym planie kont nie powstają rozrachunki i nie trafiają one do dziennika księgowań Obroty na kontach Obroty na kontach umożliwiają podgląd lub wydruk obrotów na dowolnym poziomie analityki dla kont z różnych systemów kont. Aby podejrzeć obroty na danym koncie należy: wybrać konto w drzewie lub na liście, przełączenie drzewo -> lista za pomocą ikony w prawym górnym rogu okna Obroty; wybrać system ewidencji oraz rodzaj kwoty (waluta transakcji, waluta bazowa, euro, ilość); wybrać podokres; dla waluty transakcji wybrać walutę. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 18 SIMPLE.ERP

20 W prawej dolnej części ekranu pojawi się drzewo z obrotami (sumy). Wybranie konta w drzewie spowoduje wyświetlenie na liście kont wszystkich kont podrzędnych w obrębie tego konta. Wyszukiwanie, filtrowanie, agregowanie Jeśli na liście kont pojawia się wiele pozycji to możliwe jest ich wyszukiwanie, filtrowanie i agregowanie obrotów. Do wyszukiwania pozycji służy pole szukaj. Wprowadzenie w tym polu ciągu znaków odpowiadających szukanemu identyfikatorowi konta powoduje automatyczne ustawianie się podświetlenia na znalezionej pozycji. Do filtrowania pozycji na liście kont służy pole filtr. Aby nałożyć filtr należy wpisać wyrażenie określające zakres poszukiwań w tym polu. Przy wyszukiwaniu i filtrowaniu pozycji na liście kont obowiązują te same zasady jak przy serwisie wyszukiwania. Przykład na rysunku poniżej. Po wprowadzeniu filtru 070% należy nacisnąć klawisz Tab lub Enter. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 19 SIMPLE.ERP

21 Do filtrowania kont można użyć zdefiniowanych wcześniej filtrów. Do agregowania obrotów służy zaznaczanie na liście kont więcej niż jednej pozycji. Z klawiatury: <SHIFT> + klawisze strzałek (góra, dół), przewinięcia całej strony w górę lub dół (PGUP, PGDN) powoduje zaznaczenie wskazanych pozycji występujących w sposób ciągły. Za pomocą myszy: klawisz <SHIFT> oraz lewy przycisk myszy jak z klawiatury, klawisz <CTRL> oraz lewy przycisk myszy zaznacza wybrane pozycje (nieciągłe). Dla wybranych (zaznaczonych) pozycji następuje automatyczne sumowanie obrotów. Ekran obrotów zawiera 6 przycisków (3 dla strony WN i 3 dla strony MA), które umożliwiają podejrzenie zapisów, które wpłynęły na odpowiednią kwotę obrotów: Bo umożliwia podejrzenie z jakich zapisów wynika bilans otwarcia; Obr umożliwia podejrzenie zapisów w wybranym podokresie; Obr. Nar. umożliwia podejrzenie wszystkich zapisów w okresie logowania. Obr.Nar. + BO umożliwia podejrzenie wszystkich zapisów w okresie logowania wraz z bilansem otwarcia Znak + pomiędzy stroną WN a MA umożliwia podgląd zapisów dla obu stron INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 20 SIMPLE.ERP

22 Pozycja podglądu zapisu zawiera wszystkie istotne informacje o dekrecie oraz pozycji dekretu, z jakiego ten zapis wynika. W widoku podglądu zapisów widać konta przeciwstawne, a kolumny można rozszerzyć i zmienić położenie. W przypadku kont nie z najniższego poziomu analityki zapisy będą dotyczyły wszystkich kont podrzędnych w obrębie tego konta. Dane można przeszukiwać lub sortować wg każdej z kolumn wpisując szukane znaki w pustym polu nad nagłówkiem albo klikając na nagłówek. Znaki * przy identyfikatorze i opisie pozwalają na przełączenie widoku z pozycji na nagłówek (np. opis pozycji na opis nagłówka dekretu) Stojąc na wybranej pozycji podglądu zapisów można przejść bezpośrednio do podglądu dekretu (lub edycji w przypadku dekretów próbnie zatwierdzonych) ikona INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 21 SIMPLE.ERP

23 Standardowo w oknie Obroty dostępne są następujące raporty: Zestawienie obrotów i sald Zestawienie dla zakresu okresów Zestawienie obrotów i sald Zestawienie ogólne lub na dzień Kartoteka kont W oknie Zapisy na kontach dostępne są raporty: Zapisy na kontach Zapisy na kontach z pods. kont i podokresów Zapisy na kontach z podsumowaniem Wydruk zestawienia obrotów i sald Po uruchomieniu raportu zestawienia obrotów i sald pojawia się filtr umożliwiający wybór kryteriów. Jeżeli przed uruchomieniem raportu zaznaczyliśmy jedno lub więcej kont to podpowiedzą się one po zaznaczeniu checkboxu Konto. Możemy tez wskazać kolejne konta lub klasy korzystając z podpowiedzi kont. Sposób podpowiedzi kont jest uzależniony od parametru Czy duża podpowiedź kont INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 22 SIMPLE.ERP

24 Parametry raportu możliwe do ustawienia w filtrze pozwalają na uzyskanie informacji w różnych stopniach szczegółowości. Np. konto 503 ma budowę 503-Maszyna-Rodzaj Kosztu. Chcąc uzyskać zwarty raport kosztów maszyn bez informacji o rodzaju kosztu należy ustawić parametry tak jak na rysunku poniżej: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 23 SIMPLE.ERP

25 Istotnym elementem jest pole Poziom analityki. Dla klas kont jest liczony wg zaznaczenia w Planie Kont flagi Agreguje obroty, natomiast dla analityk pochodzących z atrybutów konta wg kolejnych analityk. I tak dla konta poziom analityki liczony jest następująco: 5 1 poziom analityki poziom analityki poziom analityki poziom analityki ( jest jedną analityką) Ustawiając poziom analityki od 3 do 3 i zakres kont od 503 do uzyskamy poniższy raport. Zestawienie obrotów i sald zakończone jest podsumowaniami: Suma narastająco podsumowanie wg zawartości kolumn (obroty, persaldo) Suma sum persald narastająco podsumowanie persald kont wg ostatniej analityki, niezależnie od poziomu analityki wybranego w parametrach raportu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 24 SIMPLE.ERP

26 Suma sald końcowych z saldami dwustronnymi narastająco podsumowanie uwzględnia: persalda kont nierozrachunkowych wg poziomu analityki wybranego w parametrach raportu i salda dwustronne kont rozrachunkowych Suma persald końcowych z saldami dwustronnymi narastająco - podsumowanie uwzględnia: persalda kont nierozrachunkowych wg ostatniej analityki, niezależnie od poziomu analityki wybranego w parametrach raportu i salda dwustronne kont rozrachunkowych. To podsumowanie może posłużyć do porównania BZ z BO. Jeżeli strony Wn i Ma dwóch ostatnich podsumowań nie są zgodne dla zestawienia obejmującego wszystkie konta, to oznacza zwykle niezgodność sald dwustronnych. Opis odbudowy sald znajduje się w rozdziale Bilans otwarcia. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 25 SIMPLE.ERP

27 3. Dokumenty księgowe 3.1. Dzienniki księgowań Podstawowe informacje Okno Dzienniki księgowe zawiera dwa zasadnicze elementy: listę zdefiniowanych dzienników umożliwiającą szybką nawigację pomiędzy zdefiniowanymi dziennikami, oraz dane szczegółowe umożliwiające podgląd i edycję cech poszczególnych dzienników. Identyfikator unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany dziennik, do dziennika zapisywane są chronologicznie dekrety księgowe, których typ został przypisany do danego dziennika, Czy podokresy pole wyboru określające czy numeracja dekretów wpisywanych do dziennika jest w ramach podokresu czy okresu, Nazwa maksymalnie czterdziestoznakowy ciąg znaków zawierający dodatkowe informacje opisujące dziennik. Standardowo w oknie dostępne są następujące raporty w wariantach Podstawowy i Tabelaryczny: Dziennik księgowy raport zawiera dane zapisane we wskazanym dzienniku księgowym. Dziennik księgowań obroty raport zawiera zestawienie zapisów ze wszystkich dzienników w zadanym okresie. Wariant tabelaryczny zawiera dane w układzie dzienników dodatkowo podzielonych na typy dekretów księgowych. Jest to przydatne zwłaszcza w tych instytucjach, w których zdefiniowano tylko jeden, wspólny dziennik. Wydruk wszystkich dokumentów księgowań na jednym raporcie jest możliwe jeśli pole Dziennik jest puste w filtrze raportu. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 26 SIMPLE.ERP

28 3.2. Bilans otwarcia Okno Bilans otwarcia zawiera dane dotyczące generowanego automatycznie bilansu otwarcia. System kont identyfikator systemu kont, dla którego ma być generowany bilans otwarcia, System ewidencji identyfikator systemu ewidencji, dla którego ma być generowany bilans otwarcia, Typ dekretu określa typ bilansu otwarcia, Folder identyfikator folderu w którym będzie wygenerowany bilans otwarcia, Data określa datę na jaką ma być wygenerowany bilans otwarcia Zakres kont pozwala na wygenerowanie częściowego bilansu otwarcia dla zakresu kont Czy sprawdzać poprawność kont nierozrachunkowych? odznaczenie umożliwi wygenerowanie dekretu BO z kontami, które nie istnieją w nowym okresie rozliczeniowym. Zaznaczenie lub wyszarzenie checkboxu oznacza, że konta będą kontrolowane podczas generacji BO i w przypadku wystapienia konta, które nie istnieje w nowym roku generowanie zostanie przerwane ze stosownym komunikatem. Konta rozrachunkowe podlegają kontroli bez względu na w/w ustawienie. Czy sprawdzac zamknięcie kont wynikowych? odznaczenie spowoduje, że zamknięcie kont wynikowych nie będzie sprawdzane a jeśli wystąpią na nich salda to będą pominięte w dekrecie BO. Zaznaczenie lub wyszarzenie checkboxu oznacza, że w przypadku występowania sald na kontach wynikowych generowanie bilansu zostanie przerwane ze stosownym komunikatem. Bilans otwarcia generujemy będąc w okresie poprzednim w stosunku do tego, w którym chcemy, aby powstał dekret BO. Pozycje dekretu BO tworzone są: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 27 SIMPLE.ERP

29 Dla kont nie rozrachunkowych i nie wynikowych - z persald kont okresu poprzedniego. Dla kont rozrachunkowych z sald dwustronnych okresu poprzedniego Dla kont wynikowych BO się nie wygeneruje. O ile nie odznaczymy checkboxu Czy sprawdzac konta wynikowe to generowanie zostanie przerwane z informacją o niezamkniętych kontach wynikowych i listą kont, które należy zamknąć (wyzerować salda). Dla kont walutowych BO generuje się dla każdej z walut oddzielnie. Przed wygenerowaniem BO program sprawdza, czy istnieją w następnym okresie niezatwierdzone dekrety BO. Jeśli istnieją, to generowanie zostanie przerwane i pojawi się informacja o konieczności zatwierdzenia lub usunięcia tych dekretów. Automatyczny dekret BO po zatwierdzeniu nie wygeneruje rozrachunków. Rozrachunki powstaną tylko z ręcznie wprowadzonego dekretu BO. Każde kolejne generowanie BO dla tego samego okresu powoduje wygenerowanie korekty BO. Aby wygenerować korektę BO wszystkie poprzednie dekrety BO muszą być zatwierdzone. Korekta generowana jest różnicowo pomiędzy istniejącymi już zatwierdzonymi dekretami BO a saldami kont roku poprzedniego, z zachowaniem w/w zasad. Uwaga: Przed przystąpieniem do generowania bilansu otwarcia należy: 1. Sprawdzić, czy wszystkie zatwierdzone dokumenty generujące pozycje rozrachunkowe są automatycznie zadekretowane dotyczy to dokumentów bankowych, kasowych, zakupu, sprzedaży, SAD, finansowych, not odsetkowych, kompensat i różnic kursowych. Wszystkie dekrety powinny być ostatecznie zatwierdzone. 2. Pracując w ostatnim podokresie roku obrotowego (np. Grudzień 2010 dla akcji BO 2011) uruchomić procedury kontrolne i ewentualnie funkcje naprawcze (Menu pełne/funkcje specjalne/funkcje kontrolne obszar systemu Finanse): Funkcje Naprawa różnic kursowych FIFO i Integracja kompensat są dostępne tylko w trybie pracy admina (debugowanie). Poniżej rekomendujemy do użycia tylko kilka z funkcji przedstawionych na zrzucie, gdyż pozostałe powinny być używane tylko na zalecenie serwisu SIMPLE S.A. (po sporządzeniu kopii bezpieczeństwa) lub ich znaczenie jest marginalne. 3. Odbudowa obrotów 4. Odbudowa sald odbudowuje salda dwustronne kont rozrachunkowych 5. Sprawdzenie sald sprawdza salda dwustronne kont rozrachunkowych Jeżeli wynik punktu 5 jest poprawny (status Uruchomiona z powodzeniem) to można przystąpić do generowania bilansu otwarcia. Jeśli nie to należy: kliknąć w ikonę podglądu wydruku i sprawdzić zgłaszane błędy porównując salda kont w oknie Obroty na kontach z adekwatnymi danymi w oknie Rozliczenia z kontrahentami jeśli różnice nie wynikają z braku dekretu lub jego roboczego statusu to należy skontaktować się z serwisem firmy SIMPLE S.A.. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 28 SIMPLE.ERP

30 Odbudowa obrotów odbudowuje obroty na kontach w roku zalogowania na podstawie dekretów księgowych. Uwaga - Po uruchomieniu odbudowy obrotów należy wykonać odbudowę sald. Odbudowa sald odbudowuje salda dwustronne kont rozrachunkowych na podstawie dekretów księgowych i powiązanych z nimi rozrachunków. Jeżeli dla rozrachunku nie istnieje automatyczny dekret o statusie przynajmniej próbnie zatwierdzonym (np. niezadekretowany dokument zakupu, z którego powstało zobowiązanie) to nie jest on uwzględniany przy odbudowie sald. Podobnie traktowany jest brak dekretacji różnic kursowych, kompensat itp. Odbudowa sald bierze pod uwagę rozrachunki i rozliczenia od początku istnienia danego konta, nie kontroluje jednak powiązań z dekretami w zamkniętych lub zablokowanych latach obrotowych. Uwaga - Odbudowa sald powinna nastąpić po uruchomieniu odbudowy obrotów. Sprawdzenie sald funkcja kontroluje, czy różnica między saldem dwustronnym Wn i Ma konta rozrachunkowego jest zgodna z jego persaldem. Odbudowa sald na podstawie rozrachunków odbudowuje salda dwustronne tylko na podstawie rozrachunków i przedstawia rzeczywiste salda dwustronne zgodne z danymi z okna Rozliczenia z kontrahentami (czyli uwzględni również rozrachunki niezadekretowane). Sprawdzenie sald na podstawie rozrachunków wykaże różnicę między rzeczywistymi rozrachunkami w oknie Rozliczenia z kontrahentami a per saldami i saldami dwustronnymi na kontach księgowych. Naprawa kont rozrachunków najpierw odbudowuje powiązania kont z obiektami z repozytorium. Następnie odbudowuje konta uniwersalne. Należy ją uruchamiać na koniec dnia pracy, gdyż trwa długo, na dużych bazach nawet wiele godzin. Naprawa różnic kursowych FIFO funkcja odbudowuje różnice kursowe od wpłat/wypłat na wskazanym rachunku bankowym/kasie za bieżący rok. Ewentualne różnice korygujące tworzone są w miesiącu wybranym na początku działania funkcji, więc należy wskazywać miesiąc ostatniego zatwierdzonego rejestru. Uruchomienie tej funkcji może spowodować odtwierdzenie próbnych dekretów różnic kursowych i zmianę kwot różnic, więc jeśli zmiana obrotów w poprzednich miesiącach jest niepożądana to należy wcześniej zatwierdzić ostatecznie dekrety różnic kursowych. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 29 SIMPLE.ERP

31 3.3. Dekrety księgowe Okno Dekrety księgowe składa się z trzech podstawowych części: drzewiastej struktury folderów dekretów, zawartości wybranego folderu w formie listy podfolderów i dekretów oraz w dolnej części - danych wybranego folderu czy dekretu księgowego. Okno może zmieniać rozmiary zarówno zewnętrzne jak i proporcje między poszczególnymi częściami okna: strukturą folderów, listą dekretów i zawartością dekretu. Lista dekretów z danego folderu jak i poszczególne dekrety naczytują się z opóźnieniem (po zatrzymaniu się na folderze, dekrecie), co pozwala na szybki wybór interesującego folderu czy dekretu (bez naczytywania innych folderów, dekretów). Po poszczególnych częściach okna można nawigować za pomocą dodatkowych skrótów klawiszowych: Ctrl+kursor przechodzi do wskazanego obiektu, np. z listy dokumentów Ctrl+lewo do struktury dokumentów, na dokumencie przechodzenie pomiędzy poszczególnymi zakładkami Alt+R struktura dokumentów Alt+T lista dokumentów Alt+G nagłówek dokumentu Alt+K szczegóły nagłówka Alt+Y pozycje dokumentu Alt+W rozwinięcie pozycji Alt+J opis pozycji INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 30 SIMPLE.ERP

32 Alt+M podsumowanie W oknie dostępne są skróty klawiszowe, które pozwalają na wykonywanie poszczególnych czynności bez pomocy myszy: na liście dokumentów i pozycjach dokumentów pod klawiszami F12, i windowsowym klawiszem menu kontekstowego uruchamiane jest menu kontekstowe, pozwalające na wybór interesującej czynności. Dostępne w menu operacje opisane są skrótami klawiszowymi, z których można korzystać nie wchodząc do menu. Operacje wykonywane na liście dokumentów dotyczą wszystkich zaznaczonych dokumentów (możliwe jest zaznaczanie Ctrl+, Shift+, mysz, kursory). na liście dokumentów dostępne jest: F12, (klawisz menu) menu listy dokumentów Ctrl+N Nowy dekret, F9 nowy folder, Ctrl+W zatwierdź, Ctrl+J sprawdź, Ctrl+B zatwierdź próbnie. Ctrl+L anuluj próbne zatwierdzenie. Enter wejście do obiektu (podfolderu lub dekretu) Ctrl+E kopiowanie dekretu na liście pozycji: Ctrl+N Nowy dekret, Ctrl+Insert Dodaj pozycję Enter na ostatniej pozycji Dodaj pozycję Enter na nie ostatniej pozycji Przejście do następnej pozycji Prawy Alt+Delete Usuń aktualną pozycję lub zaznaczone za pomocą myszki pozycje F8 przepisanie konta, identyfikatora i opisu z wyższej pozycji, F9 przepisanie całej wyższej pozycji (konto WN/MA, identyfikator, opis, dane walutowe itp.) Ctrl+W zatwierdź, Ctrl+J sprawdź, Ctrl+B zatwierdź próbnie, Ctrl+L anuluj próbne zatwierdzenie. Ctrl+E kopiowanie dekretu CTRL+I - zmiania Identyfikatora Podstawową nawigację po drzewiastej strukturze folderów umożliwia lewa górna część okna: drzewo folderów. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 31 SIMPLE.ERP

33 W tej części okna można oglądać i wybierać (rozwijanie, zwijanie poszczególnych poziomów drzewa) foldery dekretów. Każdy folder może mieć przypisaną wyświetlaną w drzewie i na liście ikonę kojarzącą się z jego zawartością. Prawa górna część okna przedstawia zawartość wybranego folderu (podfoldery i dekrety w nim się znajdujące) Ta część okna zawiera listę podfolderów i dekretów wybranego folderu. Każdy podfolder wyświetlany jest z przypisaną do niego ikoną. Każdy dekret wyświetlany jest z ikoną przypisaną do jego typu oraz ikoną wskazującą na stan, w jakim się znajduje (roboczy, sprawdzony, zaksięgowany, anulowany). Na zaznaczonych na liście dekretach dostępne są akcje z menu (kasowanie, sprawdzenie, zatwierdzenie, anulowanie). Dolna część okna służy do wprowadzania dekretów lub danych folderu: Folder automatyczny pole wyboru zaznaczone jeżeli dany folder powstał automatycznie jako folder grupujący dekrety automatyczne, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 32 SIMPLE.ERP

34 Identyfikator unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany folder, Nazwa maksymalnie czterdziestoznakowy ciąg znaków zawierający dodatkowe informacje opisujące folder, Nazwa ikony określa ikonę wyświetlaną przy folderze, Domyślny typ dekretów określa domyślny typ dekretu powstającego w tym folderze, Folder aktywny pole wyboru określające czy w danym folderze mogą powstawać dekrety, Folder generuje paczki pole niewykorzystywane, Maska identyfikatora domyślna maska dla dokumentów podpowiadana w czasie wprowadznia do danego folderu. Po wybraniu na liście dekretu (lub po dodaniu nowego) w dolnej części okna pojawiają się jego zawartość: Poszczególne zakładki przedstawiają kompletną informację o dekrecie. Pierwsza z nich pozwala na wprowadzenie wszystkich podstawowych kompletnych danych dekretu. Górna część zakładki dotyczy nagłówka: Typ określa typ, identyfikator dekretu, Data dekretu określa datę dekretu, Data modyfikacji określa ostatnią datę modyfikacji dekretu (pole nieedytowalne) Oddział identyfikator oddziału, Opis dodatkowy opis dekretu, Dekret automatyczny pole określające czy dekret był wygenerowany automatycznie, Status dekretu określa status dekretu (roboczy, sprawdzony, zatwierdzony, anulowany), Identyfikator operacji pole zawierające identyfikator operacji związanej z dekretem. Środkowa część zakładki, to lista pozycji dekretu z podsumowaniem kwoty WN, kwoty Ma w walucie bazowej dla domyślnego systemu ewidencji i ewentualnej różnicy z nich wynikającej: Lp. numer pozycji, Konto Wn. określa konto Wn, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 33 SIMPLE.ERP

35 Konto Ma. określa konto Ma, Kwota. określa kwotę Wn lub/i Ma w zależności od wypełnionego konta Wn lub/i Ma. Kwota w zależności od rodzaju pozycji jest: kwotą w walucie bazowej, dla pozycji w walucie bazowej, kwotą w walucie, dla pozycji walutowej, ilością, dla pozycji zawierającej tylko dane ilościowe, Pł. zaznaczenie tej flagi, aktywnej dla pozycji z kontem rozrachunkowym, oznacza płatność. Zatwierdzenie pozycji nieautomatycznej dekretu oznaczonej jako płatność spowoduje powstanie płatności własnej (WN) lub płatności obcej (MA) zamiast odpowiednio należności lub zobowiązania. Dekrety automatyczne płatności bankowych lub kasowych generują się z zaznaczoną flagą Pł. Płatność taka pojawi się w oknie nierozliczonych płatności. W dolnej części zakładki znajduje uzupełnienie pozycji: Identyfikator operacji pole zawierające identyfikator operacji pozycji, (domyślnie przepisywany z nagłówka), Opis dodatkowy opis pozycji(domyślnie przepisywany z nagłówka), Dane dekretu, dialog: Konto Kwota Wn - Kwota Ma: Jeżeli dekret wprowadzany jest w rodzaju dialogu Konto Kwota Wn Kwota Ma, to lista pozycji wygląda jak niżej: Górna i dolna część zakładki jest taka jak opisana wyżej. Środkowa część zakładki(pozycje) posiada pola: Konto. określa konto Wn lub/i Ma w zależności od wypełnionej kwoty Wn lub/i Ma, Kwota Wn, Kwota Ma określa kwotę zgodnie z powyższym opisem, Pł. zaznaczenie tej flagi aktywnej dla pozycji z kontem rozrachunkowym oznacza płatność. Zatwierdzenie pozycji nieautomatycznej dekretu oznaczonej jako płatność spowoduje powstanie płatności własnej (WN) lub płatności obcej (MA) zamiast odpowiednio należności lub zobowiązania. Dekrety automatyczne płatności bankowych lub kasowych generują się z zaznaczoną flagą Pł. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 34 SIMPLE.ERP

36 Różnica Wn-Ma określa różnicę pomiędzy kwotami kont, Suma zawiera sumę wartości z poszczególnych pozycji w walucie bazowej, ale tylko tych które należą do podstawowego systemu ewidencji, inne pozycje nie są tutaj uwzględniane. Sumy wszystkich pozycji we wszystkich systemach ewidencji w różnych walutach, jakie wystąpiły na dekrecie jest pokazane na zakładce podsumowanie. Zakładka prezentująca wszystkie dane nagłówkowe: Typ określa typ, identyfikator dekretu, Data dekretu określa datę dekretu, Data modyfikacji określa ostatnią datę modyfikacji dekretu (pole nieedytowalne), Dekret automatyczny pole określające czy dekret był wygenerowany automatycznie, Status dekretu określa status dekretu (roboczy, sprawdzony, próbnie zatwierdzony, zatwierdzony, Identyfikator operacji pole zawierające identyfikator operacji, Oddział identyfikator, nazwa oddziału, Opis dodatkowy opis dekretu, Numer w dzienniku pola wypełnione automatycznie dla zaksięgowanych dekretów w domyślnym systemie kont, określające numer księgowania i dziennik, Operator określa użytkownika który ostatnio zmodyfikował dekret (pole niemodyfikowalne), Kolejne pola widoczne są tylko dla dekretu walutowego: Tabela kursowa określa tabelę kursową domyślnie przepisywaną do pozycji walutowych, Symbol waluty określa walutę domyślnie przepisywaną do pozycji walutowych, Kurs waluty określa kurs waluty domyślnie przepisywany do pozycji walutowych, Zakładka prezentująca wszystkie dane pozycji: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 35 SIMPLE.ERP

37 Poz.. numer pozycji, Poz.KG numer pozycji w dzienniku księgowań, Identyfikator operacji pole zawierające identyfikator operacji pozycji, (domyślnie przepisywany z nagłówka), Opis dodatkowy opis pozycji (domyślnie przepisywany z nagłówka), System ewidencji określa system ewidencji pozycji, Konto Wn. określa konto Wn, Konto Ma określa konto Ma, Płatność?. zaznaczenie tej flagi aktywnej dla pozycji z kontem rozrachunkowym oznacza płatność. Zatwierdzenie pozycji nieautomatycznej dekretu oznaczonej jako płatność spowoduje powstanie płatności własnej (WN) lub płatności obcej (MA) zamiast odpowiednio należności lub zobowiązania. Dekrety automatyczne płatności bankowych lub kasowych generują się z zaznaczoną flagą Płatność?. Termin jeśli flaga płatność jest ustawiona termin określa datę dokonania zapłaty, jeśli flaga nie jest ustawiona, a przynajmniej jedno konto w pozycji dekretu jest rozrachunkowe termin określa datę do kiedy należność albo zobowiązanie ma być uregulowane, Kwota określa kwotę Wn lub/i Ma w walucie bazowej w zależności od wypełnionego konta Wn lub/i Ma, Tabela kursowa określa tabelę kursową pozycji, pola są widoczne jeśli system ewidencji jest walutowy lub/i euro, Waluta transakcji określa symbol, kurs i kwotę Wn lub/i Ma w walucie transakcji, pola są widoczne jeżeli system ewidencji jest walutowy, Szczegóły pozycji, dialog: Konto-Kwota Wn Kwota Ma Jeżeli dekret wprowadzany jest w rodzaju dialogu Konto Kwota Wn Kwota Ma, to zakładka wygląda jak niżej: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 36 SIMPLE.ERP

38 Zakładka różni się od opisanej wyżej polami: Konto określa konto Wn lub/i Ma w zależności od wypełnionej kwoty Wn lub/i Ma, Kwota Wn określa kwotę Wn w walucie bazowej, Kwota Ma określa kwotę Ma w walucie bazowej, W ramach jednego dekretu może występować wiele systemów ewidencji, wiele walut, dlatego podsumowanie całego dekretu wygląda jak niżej: Zakładka jest listą, na której przedstawione jest podsumowanie kwot Wn i Ma oraz ewentualnej różnicy w ramach poszczególnych systemów ewidencji, rodzajów (waluta transakcji, waluta bazowa, Euro, ilość) i walut transakcji. Dekrety automatyczne są to dekrety generowane przez system na podstawie zdefiniowanych wcześniej szablonów dekretów dla różnych rodzajów dokumentów. W przypadku dokumentów źródłowych generujących pozycję do rozrachunku (dokument sprzedaży należność, dokument zakupu zobowiązanie, dokument kasowy lub bankowy płatność) każdy z szablonów dekretów tych dokumentów musi posiadać dokładnie jedno konto tytułu rozrachunku. Dla należności będzie to konto po stronie Wn, dla zobowiązania po stronie Ma, dla płatności własnych Wn, dla płatności obcych - Ma. Każdy z takich automatycznie wygenerowanych dekretów zawiera jedną pozycję rozrachunkową. W związku z kolejnością działań w systemie można wyróżnić dwa przypadki: 1. najpierw nastąpi zaksięgowanie dekretu, a następnie rozliczenie rozrachunku; 2. najpierw nastąpi rozliczenie, a potem zaksięgowanie. W obydwu przypadkach są aktualizowane salda dwustronne. W pierwszym przypadku aktualizacja sald dwustronnych następuje już po rozliczeniu rozrachunku, gdy dekret jest zaksięgowany. W drugim przypadku aktualizacja nastąpi po zaksięgowaniu dekretu, gdy rozrachunek został rozliczony. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 37 SIMPLE.ERP

39 Dekrety automatyczne nie mogą być kasowane (tylko anulowane z poziomu listy dokumentów źródłowych), ich pozycje nie mogą być zmieniane, chyba, że dla pozycji w szablonie dekretu była ustawiona flaga edycja pozycji (np. pozycja 2 na rysunku powyżej). Jeśli dla żadnej pozycji ta flaga nie była ustawiona to modyfikacja dekretu automatycznego przed zaksięgowaniem jest możliwa przez wstawienie bądź dodanie nowej pozycji. W nagłówku dekretu automatycznego zmodyfikowanego pojawia się zaznaczone pole Edytowany. Skrypty W oknie dostępne są następujące skrypty: Akcja użytkownika skrypt uruchamiany przyciskiem z menu; Po_Dodaniu_Nagłówka skrypt wykonywany po dodaniu nowego nagłówka; Po_Dodaniu_Pozycji skrypt wykonywany po dodaniu nowej pozycji; Po_Sprawdzeniu_Dekretu skrypt wykonywany po sprawdzeniu dekretu Po_Zatwierdzeniu skrypt wykonywany po zatwierdzeniu dekretu; Po_Zatwierdzeniu_Próbnym skrypt wykonywany po próbnym zatwierdzeniu dekretu; Przed_Wyjściem_Z_Linii skrypt wykonywany przed opuszczeniem linii dekretu; Przed_Sprawdzeniem_Dekretu skrypt wykonywany przed sprawdzeniem dekretu; Przed_Zatwierdzeniem_Ostatecznym skrypt wykonywany przed ostatecznym zatwierdzeniem dekretu; Przez_Anulowaniem_Zatwierdzenia_Próbnego - skrypt wykonywany przed anulowaniem zatwierdzenia próbnego Po_Anulowaniu_Zatwierdzenia_Próbnego - skrypt wykonywany po anulowaniu zatwierdzenia próbnego. Podczas tworzenia skryptów dostępne są funkcje specyficzne dla obsługi dekretów, gdzie każda z funkcji zwraca wynik wykonania na atrybucie return, przy czym wartość różna od 1 oznacza błąd wykonania funkcji Przykład: i = PB.GetAttribute( "dekr.return", return ) Funkcje dostępne w każdym miejscu systemu po stworzeniu bso z dekretami fkd_n_bso przed wykonaniem tych funkcji należy stworzyć bso z dekretami fkd_n_bso INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 38 SIMPLE.ERP

40 Przykład: return = PB.CreateObject( "dekr", "fkd_n_bso_dok" ) Fold_ust_finanse ( ) funkcja ustawia podstawowy folder dekretów Finanse funkcja bez parametrów Przykład: return = PB.invokefunction( "dekr.fold_ust_finanse" ) Fold_ust_podfold ( string podfold ) funkcja ustawia podfolder bieżącego folderu Przykład: return = PB.invokefunction( "dekr.fold_ust_podfold", "Zakupy" ) fold_daj () funkcja pobiera id aktualnego folderu funkcja prócz atrybutu return (powodzenie wykonania) ustawia atrybut: fold_akt_id id aktualnego folderu, funkcja bez parametrów Przykład: retval = PB.invokefunction( "fold_daj" ) fold_ustaw (string fold_akt_id ) funkcja ustawia podany folder jako aktualny argument: fold_akt_id id ustawianego folderu Przykład: retval = PB.invokefunction( "dekr.fold_ustaw", fold_akt_id ) poz_dod_pel ( long dekret_id, string sysewid, string konto_wn, string konto_ma, string tabkurs, string symwal, decimal kurs_wal, decimal kurs_eur, decimal kwota_wn, decimal kwota_ma, decimal kw_wal_wn, decimal kw_wal_ma, decimal kw_eur_wn, decimal kw_eur_ma, decimal ilosc_wn, decimal ilosc_ma, string ident, string opis, long czy_platn, datetime data_platn ) funkcja dodaje pozycję dekretu(wcześniej utworzonego) wg podanych argumentów argumenty: dekret_id id dekretu(wcześniej utworzonego), do którego ma być dopisana pozycja sysewid system ewidencji pozycji konto_wn konto wn konto_ma knto ma tabkurs - tabela kursowa(jeśli pozycja nie jest walutowa lub jeśli ma być taka jak w nagłówku, może być pusta) symwal - tabela kursowa(jeśli pozycja nie jest walutowa lub jeśli ma być taka jak w nagłówku, może być pusta) kurs_wal kurs waluty(jeśli pozycja nie jest walutowa lub jeśli ma być taki jak w nagłówku lub taki jak wynika z tabeli i waluty, może być 0) kurs_eur - kurs euro(jeśli pozycja nie jest euro lub jeśli ma być taki jak wynika z tabeli, może być 0) kwota_wn kwota wn INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 39 SIMPLE.ERP

41 kwota_ma kwota ma kw_wal_wn kwota wn w walucie kw_wal_ma - kwota ma w walucie kw_eur_wn - kwota wn euro kw_eur_ma - kwota ma euro ilosc_wn ilość wn ilosc_ma ilość ma ident identyfikator pozycji opis opis pozycji nag_dod_pel ( string typ_dekr, date data_dekr, string oddzial, string ident, string opis, string tabkurs, string symwal, decimal kurs_wal ) funkcja dodaje nagłówek dekretu (w ustawionym wcześniej folderze) wg podanych argumentów funkcja prócz atrybutu return (powodzenie wykonania) ustawia atrybuty: dekret_id id utworzonego dekretu dekret_idm identyfikator utworzonego dekretu argumenty: typ_dekr typ dekretu data_dekr data dekretu oddzial - oddział ident identyfikator dekretu opis opis dekretu tabkurs tabela kursowa (jeśli dekret nie jest walutowy lub jeśli wynika z typu dekretu, może być pusta) symwal symbol waluty (jeśli dekret nie jest walutowy lub jeśli wynika z typu dekretu, może być pusta) kurs_wal kurs waluty Przykład: midzro = "04/23/2001" data = CDate(midzro) return = PB.invokefunction( "dekr.nag_dod_pel", "znw", data, "Centrala", "ident", "opis", "", "", 0 ) return = PB.invokefunction( "dekr.nag_dod_pel", "zw", data, "Centrala", "ide", "op", "1/bs/2001", "ATS", 0 ) Jeżeli przed wywołaniem funkcji nag_dod_pel ustawiony zostanie parametr par_dekret_idm, to jego wartość zostanie przekazana do serwisu masek dokumentów i zostanie wykorzystany przy tworzeniu maski, np. jeśli maska dekretu zdefiniowana jest jako edytowalna XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, to ustawiając ten parametr, można nadać dowolny(unikalny) identyfikator dla dokumentu. Po wykonaniu funkcji parametr uzyskuje wartość ze względu na unikalność identyfikatorów. Przykład: i = PB.SetAttribute( "dekr.par_dekret_idm", "PZK\2001\08\00001" ) poz_dod_pel ( long dekret_id, string sysewid, string konto_wn, string konto_ma, string tabkurs, string symwal, decimal kurs_wal, decimal kurs_eur, decimal kwota_wn, decimal INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 40 SIMPLE.ERP

42 kwota_ma, decimal kw_wal_wn, decimal kw_wal_ma, decimal kw_eur_wn, decimal kw_eur_ma, decimal ilosc_wn, decimal ilosc_ma, string ident, string opis, long czy_platn, datetime data_platn ) funkcja dodaje pozycję dekretu(wcześniej utworzonego) wg podanych argumentów argumenty: dekret_id id dekretu(wcześniej utworzonego), do którego ma być dopisana pozycja sysewid system ewidencji pozycji konto_wn konto wn konto_ma konto ma tabkurs - tabela kursowa(jeśli pozycja nie jest walutowa lub jeśli ma być taka jak w nagłówku, może być pusta) symwal - tabela kursowa(jeśli pozycja nie jest walutowa lub jeśli ma być taka jak w nagłówku, może być pusta) kurs_wal kurs waluty (jeśli pozycja nie jest walutowa lub jeśli ma być taki jak w nagłówku lub taki jak wynika z tabeli i waluty, może być 0) kurs_eur - kurs euro (jeśli pozycja nie jest euro lub jeśli ma być taki jak wynika z tabeli, może być 0) kwota_wn kwota wn kwota_ma kwota ma kw_wal_wn kwota wn w walucie kw_wal_ma - kwota ma w walucie kw_eur_wn - kwota wn euro kw_eur_ma - kwota ma euro ilosc_wn ilość wn ilosc_ma ilość ma ident identyfikator pozycji opis opis pozycji czy_platn czy płatność(1 tak, 0 nie) datpla data płatności(termin zapłaty) dla dialogu typu konto konto kwota, kwoty po stronie wn muszą być takie same jak kwoty po stronie ma, dla dialogu typu konto kwota kwota, konto po stronie wn musi być takie samo jak konto po stronie ma, dla pozycji walutowych (euro), można podawać tylko kwoty w walucie, pozostałe kwoty będą wyliczone (podobnie jak ma to miejsce w dialogu) Przykład skryptu wykonywanego po dodaniu pozycji dekretu (automat kosztowy 4 na 5): '&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &&&&&&&&&&&&& '& Miejsce działania: Po dodaniu pozycji '& Opis: Skrypt aktualizuje pozycje dla konta 5xx poprzedzonego kontem 4xx, dla typów dekretu z włączonym kręgiem & kosztowym. Działa poprawnie dla struktury 4XX-XX i 5[ ]-4XX.XX. Podpowiada kwotę z konta 4xx pomniejszoną INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 41 SIMPLE.ERP

43 & o dotychczas wprowadzone kwoty na koncie 5xx. '&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& &&&&&&&&&&&&& Dim lakcja lakcja = AktywnyKrag If lakcja = 1 then set_konto_wn endif status = PB.Retrieve("", "bso_dok_poz.bsc_dok_poz", dekret_id) status = PB.SetReturnValue(1) Function AktywnyKrag() lw = PB.GetItemString("bsc_dok_poz",1,"dekret_id",l_dekret_id) l_strsql_typ_dek = "select typ_dekretu_id from fk_dekret where dekret_id = " & l_dekret_id lw = PB.SQLSelect("typ_dekretu",l_strSQL_typ_dek) lw = PB.GetItemString("typ_dekretu",1,"typ_dekretu_id",l_typ_dekretu_id) l_strsql_skrypt = "select IsNull(czy_kragkoszt,0) as czy_kragkoszt from fk_typ_dekretu where typ_dekretu_id = " & l_typ_dekretu_id lw = PB.SQLSelect("czy_krag",l_strSQL_skrypt) lw = PB.GetItemString("czy_krag",1,"czy_kragkoszt",l_czy_krag) AktywnyKrag = l_czy_krag endfunction Function set_konto_wn() status = PB.GetRow("bsc_dok_poz", row) If row > 1 Then status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "konto_wn", konto_wn_idm) row_n = row-2 kwota_zk = 0 status = PB.GetItemNumber("bsc_dok_poz", row - 1, "kwota_w1", kwota_pom) status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "ident_operacji", ident_poz) status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "opis_pozycji", opis_poz) If left(konto_wn_idm,1) = "5" Then kwota_zk = kwota_pom endif dowhile left(konto_wn_idm,1) = "5" and row_n>0 status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row_n, "konto_wn", konto_wn_idm) status = PB.GetItemNumber("bsc_dok_poz", row_n, "kwota_w1", kwota_pom) If left(konto_wn_idm,1) = "5" Then INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 42 SIMPLE.ERP

44 kwota_zk = kwota_zk + kwota_pom endif row_n = row_n - 1 loop If left(konto_wn_idm,1) = "4"Then kwota = kwota_pom - kwota_zk If round(kwota,2) <> 0 then status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row, "konto_ma", "490") status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row, "kwota_w1", kwota) status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row, "kwota 1", kwota) status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row, "czy_waluta", 0) status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row, "ident_operacji", ident_poz) status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row, "opis_pozycji", opis_poz) endif endif status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "konto_wn", konto_wn_idm) status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "konto_ma", konto_ma_idm) status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "dekret_pozycje_id", dekret_pozycje_id) status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "ident_operacji", ident_poz) status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 1, "opis_pozycji", opis_poz) If left(konto_wn_idm,1) = "5"AND row > 2 Then status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row - 2, "konto_wn", kontopop_wn_idm) row_n = row-3 dowhile left(kontopop_wn_idm,1) = "5"and row_n>0 status = PB.GetItemString("bsc_dok_poz", row_n, "konto_wn", kontopop_wn_idm) row_n = row_n - 1 loop If left(kontopop_wn_idm,1) = "4"Then konto_4 = replace(kontopop_wn_idm,"-",".") konto_wn_idm_right = right(trim(konto_wn_idm),6) If left(konto_wn_idm_right,1) = "4"andmid(konto_wn_idm_right,4,1) = "-" then konto_wn_idm = konto_wn_idm EndIf if right(konto_wn_idm_right,6) <> konto_4 andleft(right(konto_wn_idm_right,6),1) <>"4" and left(right(konto_wn_idm_right,3),1) <>"." Then INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 43 SIMPLE.ERP

45 konto_wn_idm = replace(konto_wn_idm &"-"& konto_4,"--","-") status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row - 1, "konto_wn", konto_wn_idm) strsql_set = "EXEC sp_fk_dekr_poz_rozw_zapisz "& dekret_pozycje_id &",'"& konto_wn_idm &"','"& konto_ma_idm &"',1,1 " status = PB.SQLCommand(strSQL_set) endif if left(right(konto_wn_idm_right,6),1) = "4"andleft(right(konto_wn_idm_right,3),1) = "." and right(konto_wn_idm_right,6) <> konto_4 Then konto_wn_idm = replace(konto_wn_idm, right(konto_wn_idm_right,6), konto_4) status = PB.SetItem("bsc_dok_poz", row - 1, "konto_wn", konto_wn_idm) strsql_set = "EXEC sp_fk_dekr_poz_rozw_zapisz "& dekret_pozycje_id &",'"& konto_wn_idm &"','"& konto_ma_idm &"',1,1 " status = PB.SQLCommand(strSQL_set) endif EndIf EndIf EndIf end function Akcja użytkownika Wykonanie tej akcji uruchamia skrypt zdefiniowany w zdarzeniu akcja użytkownika w opcji skrypty. Podsumowanie kont Wykonanie tej akcji wyświetla notę zbiorczą dla podświetlonego dekretu. Sprawdzenie dekretu Wykonanie tej akcji weryfikuje czy dekret jest poprawny. Jeżeli pozycje dekretu odnoszą się do systemów ewidencji, dla których jest ustawiony atrybut że muszą się bilansować to dekret którego pozycje się nie bilansują będzie niepoprawny, zaś na ekranie pojawi się stosowny komunikat. Bilansowanie kwot dekretu jest sprawdzane dla waluty bazowej. Ponadto, gdy pozycje w dekrecie odnoszą się do kont umieszczonych w parametrach kręgu kosztowego (opcja Definicja kręgu kosztowego ) to jeżeli odpowiednie sumy w pozycjach nie są sobie równe, dekret będzie niepoprawny, a na ekranie pojawi się stosowny komunikat. Dotyczy to jedynie dekretów, dla których w typie dekretu jest ustawiona flaga sprawdzanie kręgu kosztowego. Tylko dekret sprawdzony i poprawny może być zatwierdzony. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 44 SIMPLE.ERP

46 Próbne zatwierdzenie Wykonanie tej akcji dla dekretu powoduje nadanie dekretowi statusu próbnie zatwierdzony i zapisanie obrotów na kontach jako próbne. Pozwala to symulować efekty zatwierdzania dekretu, tzn. pokazuje jak będą wyglądały obroty na kontach po zatwierdzeniu dekretu. Próbne zatwierdzenie jest możliwe dla dekretów sprawdzonych lub roboczych, ale wtedy jest w tle uruchamiane sprawdzenie dekretu. Nieautomatyczne pozycje dekretów zawierające konta rozrachunkowe muszą być zatwierdzone ostatecznie, aby utworzyły rozrachunek. Wycofaj wstępne zatwierdzenie Wykonanie tej akcji zmienia status dokumentu na sprawdzony i wycofuje z obrotów na kontach zapisy wynikające z poszczególnych pozycji tego dekretu. Zatwierdzenie dekretu Wykonanie tej akcji dla dekretu powoduje zaksięgowanie dekretu, czyli aktualizacja obrotów na kontach. Dekretu zaksięgowanego nie można skasować. Przed zatwierdzeniem dekretu jest wykonywana akcja Sprawdzenie dekretu. Po zatwierdzeniu dekretu wykonywane są dla każdego konta skrypty definiowane w klasach kont. Po_Aktualizacji_Obrotów (skrypt wykonywany jest dla klasy konta i klas nadrzędnych). W pozycjach dekretu mogą także pojawić się konta rozrachunkowe (klasa konta ma ustawioną flagę rozrachunkowa), które zostały bezpośrednio wpisane w dekrecie (pozycje nie automatyczne). W tym przypadku, podczas zatwierdzania takiego dekretu powstaną odpowiednie rozrachunki: powstanie należności: gdy konto rozrachunkowe jest po stronie Wn; powstanie zobowiązania: gdy konto rozrachunkowe jest po stronie Ma; płatność własna: gdy konto rozrachunkowe jest po stronie Wn; płatność obca: gdy konto rozrachunkowe po stronie Ma. Na podstawie klasy konta rozrachunkowego z pozycji dekretu zostanie wyszukany odpowiedni dla tej klasy tytuł rozrachunku. Jest to warunek niezbędny do utworzenia rozrachunku. Jeżeli użyte w dekrecie konto jest rozrachunkowe, ale nie ma dla niego tytułu rozrachunku to podczas zatwierdzania dekretu rozrachunek nie powstanie, zaś na ekranie pojawi się odpowiedni komunikat. Podobna sytuacja może mieć miejsce, gdy dekret powstał w sposób automatyczny, zaś użyte konta przeciwstawne dla konta rozrachunkowego też są rozrachunkowe. Gdy dla tych kont nie ma zdefiniowanych tytułów rozrachunków dekret nie zostanie zatwierdzony. Dla powstania należności i zobowiązania należy dodatkowo w zakładce szczegóły pozycji podać termin płatności, zaś sposób zapłaty zostanie domyślnie pobrany z tytułu rozrachunku związanego z kontem. Obowiązkowe jest też podanie identyfikatora pozycji rozrachunkowej. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 45 SIMPLE.ERP

47 Dla powstania płatności należy dodatkowo ustawić flagę Pł. oraz podać data dokonania płatności. Sposób zapłaty zostanie domyślnie pobrany z tytułu rozrachunku związanego z kontem. Jeżeli daty pozycji rozrachunkowych nie zostaną podane przez operatora to program domyślnie wstawi tam datę dekretu. W momencie rozliczania tak powstałego rozrachunku dekret jest już zaksięgowany, dlatego następuje wtedy aktualizacja sald dwustronnych. Tryb klasyfikacji Tryb klasyfikacji jest domyślnie włączony. Jego wyłączenie powoduje, że znika podział na foldery i podfoldery i w oknie dekretów widoczne są wszystkie dekrety. W połączeniu z użyciem filtru na np. dekrety tylko robocze, sprawdzone i próbnie zatwierdzone pozwala uruchomić zatwierdzanie wszystkich dekretów jednocześnie, bez przełączania się między folderami. Szukaj w pozycjach Uruchomienie szukania powoduje pojawienie się okienek wyszukiwania nad pozycjami dekretów wg. pól Konto Wn, Konto Ma i Kwota. Po wpisaniu jednej z tych danych kursor ustawi się na pierwszej pozycji odpowiadającej kryterium wyszukiwania. Dodatkowo pozycje można sortować wg widocznych kolumn klikając myszką na ich nazwę. Odśwież dane w oknie Wykonanie tej akcji wywołuje okno filtru dekretów księgowych: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 46 SIMPLE.ERP

48 Filtr umożliwia przeglądanie dekretów wg określonych parametrów. Pojawia się również po uruchomieniu akcji Dekrety księgowe. Definicja praw Wykonanie tej akcji dla folderu wybranego w drzewie folderów pozwala określić, którzy użytkownicy systemu mają prawo do folderu (rozwijanie podfolderów, przeglądanie dekretów). Zmiana prawa do folderu propaguje te prawa do wszystkich podfolderów danego folderu. Powiązania dokumentów Wykonanie tej akcji dla wskazanego automatycznego dekretu wyświetla listę dokumentów źródłowych powiązanych z dekretem. Z okna powiązań można dwuklikiem myszy otworzyć okno z dokumentem źródłowym. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 47 SIMPLE.ERP

49 Podgląd zadekretowanego dokumentu Po ustawieniu się na automatycznej pozycji dekretu i naciśnięciu ikony pojawia się skrócona informacja o dokumencie źródłowym oraz szablonie, na podstawie którego powstał dekret. Kopiowanie dekretu Po naciśnięciu pojawia się okienko parametrów. Można wskazać inny typ dekretu niż źródłowy, inną datę (także ze zmianą roku), można tez zmienić identyfikatory i opisy nagłówka i pozycji. Pole Ilość podokresów pozwala skopiować dekret z maja na wrzesień, październik, listopad o ile wpiszemy 3 podokresy. Zaznaczenie pola Modyfikować daty w pozycji spowoduje, że w skopiowanym dekrecie daty (dokumentu, płatności) w pozycjach będą zgodne z datą dekretu. Pole Mnożnik wypełnione wartością inną niż 1 powoduje przemnożenie kwot w dekrecie razy mnożnik. Sumowanie obrotów na koncie Wykonanie tej akcji dla jednego, lub więcej zaznaczonych dekretów pozwala uzyskać podsumowanie obrotów dla jednego konta lub kont określonych przez maskę (filtr). INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 48 SIMPLE.ERP

50 Identyfikator Umożliwia zmianę daty roboczego dekretu aktualizując jednocześnie identyfikator dekretu jeśli jest on powiązany z datą. Okno uwag Po naciśnięciu pojawia się okienko tekstowe do wpisania dodatkowych uwag o pozycji dekretu. Raporty Standardowo w oknie dostępne są następujące raporty: Dekret aktualnie zaznaczony dokument, ale raport zawiera dane tylko dla podstawowego systemu ewidencji, Dekret pełny aktualnie zaznaczony dokument, wszystkie pozycje Kartoteka kont - syntetyka - suma zapisów księgowych dla kont w obrębie zaznaczonych dekretów. Działa na zaznaczonych dekretach o wszystkich statusach. Brak podsumowania obrotów na raporcie. Kartoteka kont Kartoteka ilościowo-wartościowa zawiera dodatkowo kolumny Ilość Wn i Ilość Ma Kartoteka kont - nota syntetyczna - działa na dekretach roboczych i sprawdzonych. Jeśli zaznaczona są przynajmniej dwa dekrety to pojawia się pytanie 'czy stworzyć raport dla wybranych pozycji?'. Po odpowiedzi NIE - tworzy się raport dla wszystkich pozycji wg ustawień filtra. Po odpowiedzi TAK - tworzy się raport tylko dla zaznaczonych dekretów. Posiada podsumowanie raportu i dodatkową kolumnę 'Po zaksięgowaniu' przedstawiającą symulację obrotów po zaksięgowaniu dekretów. Przydatny jako nota syntetyczna z dekretów roboczych i sprawdzonych. Kartoteka kont zadany poziom analityki księgowania dla wybranych kont zgrupowane wg poziomu analityki podanego w filtrze, Kartoteka kont zadany zakres atrybutów księgowania dla wybranych kont zorganizowane wg zakresu wartości atrybutu wybranego na zakładce Rozszerzone Kartoteka kont - podstawowy księgowania dla wybranych kont, Kartoteka kont - suma obrotów - działa na dekretach próbnych i zatwierdzonych. Jeśli zaznaczona są przynajmniej dwa dekrety to pojawia się pytanie 'czy stworzyć raport dla wybranych pozycji?'. Po odpowiedzi NIE - tworzy się raport dla wszystkich pozycji wg ustawień filtra. Po odpowiedzi TAK - tworzy się raport tylko dla zaznaczonych dekretów. Posiada podsumowania raportu. Przydatny jako nota sytnetyczna z dekretów zatwierdzonych i próbnych. Kartoteka kont Szczegółowy oraz Szczegółowy - suma z BO wyróżniają się podsumowaniem zawierającym sumy z bilansu otwarcia, poprzednich okresów i bieżącego okresu. W przypadku wybrania zakresu od początku roku podsumowania będą równe analogicznym danym z zestawienia obrotów i sald. Kartoteka kont wielowalutowa księgowania dla wybranych kont w walucie bazowej i walucie transakcji., INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 49 SIMPLE.ERP

51 Lista dekretów lista dekretów, dane wybranych w filtrze dekretów, tylko dla podstawowego systemu ewidencji, Lista dekretów pełnych lista wybranych w filtrze dekretów, ze wszystkimi pozycjami Nota księgowa aktualnie zaznaczony dokument, dekret z miejscami na podpis osoby wystawiającej, nie pokazuje danych z dekretów roboczych, Nota księgowa pełna aktualnie zaznaczony dokument, dekret (pełne dane) z miejscami na podpis osoby wystawiającej, nie pokazuje danych z dekretów roboczych Większość raportów ma możliwość wydrukowania zaznaczonych na liście dekretów Dokumenty finansowe Definiowalny dokument finansowy przeznaczony jest do szybkiego definiowania dokumentów, z których generowane są rozrachunki, a które nie zostały oprogramowane w systemie w specyficzny dla nich sposób. Dokument umożliwia ręczne wprowadzenie należności, zobowiązania lub zaliczki traktowanych w systemie w taki sam sposób, jak pozycje automatycznie generowane z faktury sprzedażnej lub zakupowej. Do dokumentu oraz każdej jego pozycji można przypisać specyficzne parametry, zdefiniowane przez użytkownika w Repozytorium dla danego typu dokumentu finansowego. Parametry te mogą być wykorzystane podczas dekretacji. Dokumentami finansowymi mogą być także dokumenty korekt rejestru VAT wynikające ze zmiany okresu VAT. Dokumenty są generowane w rejestrze zakupów i sprzedaży funkcją Przypisz okres VAT wg daty zapłaty. Jeśli nie zostanie zdefiniowany typ dokumentu finansowego z włączoną flagą Korekta VAT, dokument korygujący nie zostanie utworzony. Do wykazania realizacji budżetów, umożliwiono podpięcie do dokumentu finansowego danych modułu Budżetowania oraz Zarządzania projektami. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 50 SIMPLE.ERP

52 W celu umożliwienia nawigacji pomiędzy zapisanymi już dokumentami, stworzone zostało okno zawierające listę dokumentów. Zawartość listy można ograniczyć przy pomocy kryteriów filtrowania umieszczonych w górnej części okna. Lista zawiera podstawowe informacje dotyczące dokumentów. Dwuklik na liście powoduje przejście do okna edycji dokumentu. Zakładka zawiera podstawowe parametry dokumentu, takie jak: Identyfikator obcy numer zewnętrzny dokumentu, Data dokumentu data wystawienia dokumentu finansowego. Pole staje się niedostępne po zapisie ze względu na jego wpływ na identyfikator dokumentu, Data operacji data z jaką zostanie wygenerowany rozrachunek (nalezność lub zobowiązanie) i dekret, Data płatności data płatności należności lub zobowiązania, które powstanie po zatwierdzeniu dokumentu, Rodzaj operacji określa rodzaj rozrachunku, który zostanie wygenerowany z dokumentu: należność, zobowiązanie lub należność i zobowiązanie, w przypadku rodzaju Zaliczka, Strona rozrachunku kontrahent lub inny rodzaj strony, dla którego zostanie wygenerowany rozrachunek. Zawartość podpowiedzi jest zależna od wybranego tytułu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 51 SIMPLE.ERP

53 rozrachunku. Dla każdego tytułu jednoznacznie określony jest rodzaj strony rozrachunku. Jeżeli tytuł rozrachunku zostanie wybrany jako pierwszy, to w podpowiedzi wyświetlani będą wyłącznie kontrahenci tego rodzaju, Tytuł rozrachunku zostanie umieszczony na rozrachunku. Jeżeli jako pierwsze zostanie wypełnione pole Strona rozrachunku, to (przez analogię) w podpowiedzi zostaną wyświetlone wyłącznie tytuły o zgodnym rodzaju strony rozrachunku, Status określa, czy dokument jest w stanie roboczym, czy została z niego wygenerowana pozycja rozliczenia (Zatwierdzony) i jego dalsza edycja jest niemożliwa, Opis - opis dokumentu możliwy do użycia jako opis dekretu Warunki płatności - określa zdefiniowany słownikowo warunek zapłaty należności bądź zobowiązania Oddział - przypisany do dokumentu oddział firmy Operator - użytkownik systemu ERP rejestrujący dokument Podczas definiowania typu dokumentu finansowego, większości z parametrów można nadać domyślne wartości, które zostaną umieszczone na dokumencie w trakcie jego tworzenia. Dokument finansowy może być wywołany spod raportu kasowego lub wyciągu bankowego po podaniu typu dokumentu płatności i strony rozrachunku. Jego zatwierdzenie utworzy pozycję płatności rozliczoną z należnością lub zobowiązaniem pochodzącym z dokumentu finansowego. Dokument finansowy jest walutowy, tzn. może generować rozrachunki w różnych walutach. Zakładka danych walutowych zawiera takie same informacje jak inne dokumenty walutowe w systemie SIMPLE.ERP. Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje, pełniące podobną rolę jak Cechy dodatkowe w module OT. Podczas definicji typu dokumentu, użytkownik może przypisać do niego parametry zdefiniowane w repozytorium. Wszystkie dokumenty tego typu będą posiadały zestaw taki parametrów, których wartości nadawane będą przez użytkownika. Pozycje Przejście do pozycji dokumentu jest możliwe po zapisaniu nagłówka dokumentu. Na jedną pozycję dokumentu składają się produkt, kwota oraz parametry dodatkowe i dane budżetowe. Podobnie jak w przypadku parametrów nagłówkowych, przypisanie parametrów właściwych dla pozycji następuje podczas definiowania typu dokumentu finansowego. Suma kwot z pozycji dokumentu zostanie umieszczona w wygenerowanej pozycji rozrachunku. Dokument finansowy został zaprojektowany jako wielopozycyjny, aby umożliwić użytkownikowi przypisanie poszczególnym kwotom różnych wartości parametrów dodatkowych INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 52 SIMPLE.ERP

54 i budżetowych. Jeżeli użytkownik nie przewiduje rozróżniania pozycji ze względu na wartości parametrów dodatkowych, to dokument może zawierać tylko jedną pozycję. Zatwierdzenie dokumentu Zatwierdzenie dokumentu powoduje wygenerowanie pozycji rozrachunku, zależnie od Rodzaju operacji należności i/lub zobowiązania. Kwota wpisana do pozycji rozrachunku będzie sumą kwot ze wszystkich pozycji dokumentu finansowego. Dekretacja dokumentu Akcja dekretuje zaznaczone na liście dokumenty. Akcja dotyczy tylko dokumentów, które są zatwierdzone. Anulowanie dekretu Akcja anuluje wygenerowane wcześniej dekrety. Podgląd dekretu Akcja umożliwia podgląd, edycję i wydruk dekretu wygenerowanego z dokumentu. Kopiowanie pozycji Akcja umożliwia skopiowanie aktualnej pozycji w dokumencie wraz z danymi rezerwacji, źródłami finansowania oraz danymi budżetowymi i dodatkowymi Skrypt użytkownika (Ctrl-U) Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów użytkownika. Dostępne konteksty (momenty, w których uruchamiany jest skrypt): jako Akcja Funkcja użytkownika Po dodaniu nagłówka Po dodaniu pozycji Po zatwierdzeniu Sprawdzenie nagłówka Sprawdzenie pozycji Po akceptacji Po anulowaniu akceptacji Po anulowaniu zatwierdzenia Po otwarciu okienka Po zapisie pozycji Po zatwierdzeniu / zamknięciu dokumentu Usunięcie dokumentu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 53 SIMPLE.ERP

55 Raporty Dostępne są następujące raporty: Lista dokumentów finansowych; Dokument finansowy. Bonusy zbiorcza korekta Nota księgowa obciążeniowo-uznaniowa W zakładce Warunki Płatności umożliwiono zdefiniowanie rodzaju płatności, terminu oraz procentu płatności. Zakładka własciwości zawiera źródła kosztów oraz dane dotyczące projektów z modułu Zarządzania Projektami. Zdefiniowany w nagłówku kontrakt, budżet i zasób znajduje odzwierciedlenie w wykonaniu (realizacji) budżetu przypiętego do dokumentu finansowego. Zakładka Dane Rezerwacji zawiera dane modułu Budżetowania, w których wybrany jest budżet w okresie i wynikające z niego dokumenty budżetowe oraz wnioski o rezerwację. Można tu także przyporządkować Plan Zakupów Budżetowych. Każdy dokument finansowy może mieć zdefiniowane w nagłówku oraz w pozycjach Zadania oraz Źródła Finansowania będące wymiarami finansowania budżetu. Zadania i źródła utworzone w budżetach są przenoszone do dokumentu finansowego rozliczającego dokumenty. Dla każdej pozycji dokumentu finansowego można podpiąć szablon kosztów czyli mechanizm rozdziału kosztów na dowolne konta kosztowe. Najpierw należy zdefiniować nagłówek szablonu podając system kont oraz system ewidencji, następnie rodzaj podziału procentowy lub kwotowy i zapisać nagłówek. Wtedy będzie możliwe zdefiniowanie pozycji podziału kosztów na dowolne konta podając odpowiedni procent podziału lub kwotę. Szablon kosztów zostanie uwzględniony w procesie dekretacji dokumentu. Jeżeli system kont i ewidencji pozycji szablonu deretacji są takie same w jak w definicji szablonu kosztów, wówczas system wykorzysta szablon kosztów, jeżeli nie, szablon kosztów zostanie pominięty. Oprócz standardowych filtrów okno listy dokumentów finansowych zawiera zakładkę dane budżetowe, w której można wyfiltrować dokumenty na podstawie danych z modułu budżetowanie wg danych z nagłówka lub pozycji. Zatwierdzenie dokumentu finansowego przenosi wykonanie do dokumentów budżetowych i zarządzania projektami jeżeli w pozycjach został wybrany odpowiedni budżet, plan zakupów budżetowych, rezerwacja lub kontrakt. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 54 SIMPLE.ERP

56 4. Płatności 4.1. Dokumenty bankowe Dokumenty bankowe przeznaczone są do wprowadzania i edycji wyciągów bankowych i płatności w ramach wyciągu. Wprowadzone płatności można rozliczyć z należnościami i zobowiązaniami wygenerowanymi w systemie. Wybór banku i konta bankowego. Aby edytować wyciąg bankowy należy najpierw wybrać bank i konto bankowe. Edycja wyciągu bankowego. Dane o wyciągach bankowych wyświetlane są jako lista wszystkich wyciągów dla wybranego konta bankowego, oraz jako zakładka z danymi podstawowymi dotyczącymi zaznaczonego na liście wyciągu. Pierwszym wyciągiem na liście jest zawsze wyciąg otwarcia (wyróżniony na czerwono). Aby dodać nowy wyciąg poprzedni nie musi być zatwierdzony. Zatwierdzanie wyciągów musi odbywać się kolejno. Status wyciągu wyświetlany jest jako ikona na liście. Wprowadzanie rejestru bankowego przed zatwierdzonym jest zablokowane w systemie ERP. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 55 SIMPLE.ERP

57 Dane podstawowe wyciągu Zakładka zawiera podstawowe parametry wyciągu bankowego: Identyfikator identyfikator wyciągu bankowego, Data dok. data powstania wyciągu, Rodzaj rodzaj wyciągu otwarcia, bieżący, zamknięcia, Okres, podokres okres i podokres powstania wyciągu wynika z daty, Operator osoba pracująca w systemie, Saldo pocz. saldo początkowe wyciągu, Saldo koń. saldo końcowe wyciągu, Przychody, Rozchody suma wartości dokumentów przychodowych, rozchodowych w ramach wyciągu. Wyciągi walutowe zawierają również domyślne dane waluty, które podpowiadają się dla dodawanych pozycji. Edycja dokumentów bankowych Dane o dokumentach bankowych wyświetlane są jako lista i jako dane szczegółowe nagłówka i pozycji dokumentu. Lista dokumentów bankowych Na liście dokumentów wyświetlane są podstawowe dane o dokumencie i jego pozycjach: liczba porządkowa w rejestrze, status (jako ikona opisy statusów obok rysunku powyżej), INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 56 SIMPLE.ERP

58 identyfikator (numer wewnętrzny dokumentu bankowego w rejestrze), data operacji, płatnik/wierzyciel, kwota, waluta, flaga czy zadekretowany. Kwota pozycji dokumentów wyświetlona na czarno oznacza, że dokument jest przychodowy (+), a na czerwono w nawiasach, że dokument jest rozchodowy (-). Na końcu listy wyświetlone jest saldo jako różnica przychodów i rozchodów dla konta bankowego w ramach wybranego wyciągu. Zaznaczenie checkboxu przełącza na liście widok identyfikatora wewnętrznego na identyfikator obcy pozycji dokumentu: Analogicznie chceckbox "Zmiana strony" przełącza na liście widok identyfikatora na nazwę płatnika/wierzyciela dokumentu. Nagłówek dokumentu Część dotycząca nagłówka dokumentu bankowego obejmuje: Typ dokumentu określa typ dokumentu bankowego, Oper. operator wprowadzający dokument, Komórka komórka w której dokument został wystawiony, Data data wystawienia dokumentu, Strona rozrach. pole występuje na formatce, gdy typ dokumentu ma ustawioną flagę czy rozrachunkowy lub określony rodzaj strony. Jeśli pole występuje to w zależności od wybranego typu dokumentu podpowiadane są: banki, pracownicy, urzędy skarbowe, urzędy celne, odbiorcy, dostawcy. Waluta pole występuje w formatce, gdy typ dokumentu ma ustawioną flagę Dokument walutowy? i/lub Czy waluta transakcji?. Pola: Źródło, Typ, Tabela, Kurs jak wyżej INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 57 SIMPLE.ERP

59 Pozycja dokumentu dane podstawowe Część dotycząca pozycji dokumentu bankowego obejmuje: Ident. obcy identyfikator obcy dokumentu do którego odnosi się pozycja dokumentu, wypełnienie pola wymagalne dla typów dokumentów ze wskazaną stroną rozrachunku Status automatycznie ustawiany roboczy, częściowo rozliczony, całkowicie rozliczony, Tytuł tytuł płatności pochodzi z typu dokumentu bankowego (dla typów dokumentów rozrachunkowych), Opis - pole tekstowe (60 znaków) do opisu pozycji lub dokumentu. Data oper. data operacji, Kwota kwota pozycji dokumentu, jeżeli jest to dokument w walucie transakcji, to jest możliwość wybrania waluty Do rozl. kwota pozostająca do rozliczenia z kwoty płatności. Zakładka dane walutowe jest dostępna, gdy dokument jest walutowy lub jest w walucie transakcji innej niż waluta konta. Waluta rachunku: Kwota kwota pozycji dokumentu w walucie konta. Ikona - naciśnięcie napisu Rozliczenia powoduje wyświetlenie informacji o rozliczeniu kwoty Waluta bazowa: Kurs rejestru kurs waluty rejestru Kwota kwota w walucie bazowej. Waluta transakcji: Waluta waluta transakcji, Typ kursu typ kursu pomiędzy walutą transakcji a walutą rachunku, Źródło kursu źródło kursu pomiędzy walutą transakcji a walutą rachunku, Tabela tabela kursowa pomiędzy walutą transakcji a walutą rachunku,, Kurs transakcji kurs pomiędzy walutą transakcji a walutą rachunku, gdy waluta transakcji odpowiada walucie rachunku to kurs waluty transakcji jest domyślnie ustawiany na wartość 1.00 (dla powyższego przykładu kurs USD / kurs EUR), Kwota kwota w walucie transakcji. Zakładki "Dane nagłówka" i "Ddane pozycji " umożliwiają wybranie wartości atrybutów z repozytorium o ile zostały przypisane do typu dokumentu. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 58 SIMPLE.ERP

60 Dostępne raporty: Dokumenty bankowe suma pozycji - płatności wielopozycyjne są na tym raporcie zsumowane, raport w walucie bazowej i walucie transakcji Dokumenty bankowe - raport w walucie bazowej i walucie transakcji Dokumenty bankowe w WT - raport tylko w walucie transakcji Zestawienie wyciągów bankowych - obroty na wyciągach, raport tylko w walucie transakcji Dodanie rejestru otwarcia BO(F6) Akcja dodaje wyciąg bankowy typu bilans otwarcia (klawisz F6). Wyciąg tego typu jest pierwszym rejestrem, jaki można dodać dla konta bankowego w danym okresie (roku obrotowym). Dodanie rejestru bieżącego(f7) Akcja dodaje wyciąg bankowy typu bieżący (klawisz F7). Możliwe jest dodanie następnego wyciągu bez zatwierdzania poprzedniego (nawet, jeśli poprzednim jest BO). Kontrolowana jest tylko kolejność zatwierdzania wyciągów. Nie można dodać nowego bieżącego wyciągu, gdy dla następnego okresu (roku obrotowego) istnieje zatwierdzony bilans otwarcia. Dla nowo dodawanego wyciągu podpowiada się data wyznaczana jako data poprzedniego wyciągu plus jeden dzień. Datę można zmienić. Można założyć kilka wyciągów z tą samą datą. Numeracja wyciągów może być ręczna lub automatyczna. Jest to uzależnione od ustawienia maski rejestru bankowego konta bankowego w strukturze organizacyjnej firmy. Dodanie dokumentu (F8) Akcja dodaje nowy dokument (nagłówek i pierwsza pozycja) do wyciągu. Dodanie pozycji (F9) Akcja dodaje pozycję do zaznaczonego na liście dokumentu. Zatwierdzenie rejestru (Ctrl+W) Akcja zatwierdza wyciąg bankowy wyliczane jest saldo końcowe wyciągu, dokumenty w zatwierdzonym wyciągu nie mogą być edytowane i usuwane, mogą być rozliczane i dekretowane. Zatwierdzenie jest możliwe tylko dla aktywnego podokresu w obszarze Finanse. Jeżeli dla rachunku bankowego w strukturze organizacyjnej firmy ustawiony jest znacznik Czy tworzy dekret po zatwierdzeniu rejestru to w momencie zatwierdzenia generowany jest dekret. Zatwierdzenie nie będzie możliwe o ile istnieją:pozycje rozrachunkowe bez uzupełnionej strony rozrachunku i identyfikatora Pozycje bez wypełnionych danych nagłówka lub pozycji (jeśli są przypisane do typu dokumentu) INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 59 SIMPLE.ERP

61 Przewalutowanie Akcja wywołuje okno do wprowadzenia danych o przewalutowaniu. Więcej w rozdziale Przewalutowanie salda kasy/rachunku bankowego. Dekretacja dokumentu Akcja dokumenty z aktywnego, zatwierdzonego wyciągu. W zależności od ustawienia parametru Czy dekretacja całego rejestru : TAK dekretowane są wszystkie dokumenty wyciągu, NIE dekretowane są tylko zaznaczone myszką pozycje wyciągu. Anulowanie dekretu Akcja anuluje wygenerowane wcześniej dekrety. Podgląd dekretu Akcja umożliwia podgląd i edycję dekretu wygenerowanego z dokumentu. Wywołanie skryptu użytkownika Akcja umożliwia wykonanie makra VBS zapisanego w kontekście Funkcja użytkownika Edycja skryptów Akcja umożliwia zdefiniowanie makr VBS dla następujących kontekstów (punktów, w których skrypt jest uruchamiany): Funkcja użytkownika Po dekretacji Po dodaniu dokumentu Po dodaniu pozycji Po zatwierdzeniu Przed anulowaniem rozliczenia Przed rozliczeniem Przed zatwierdzeniem Sprawdzenie pozycji Sprawdzenie wyciągu W oknie skryptów można zdefiniować do 9 skryptów użytkownika, które można wywołać za pomocą ikony skryptów ponumerowanych od 1 do 9. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 60 SIMPLE.ERP

62 Okno uwag Po naciśnięciu pojawia się okienko umożliwiające wpisanie dodatkowego opisu do aktualnej płatności. Wyszukaj Po naciśnięciu nad pozycjami wyciągu pojawiają się dodatkowe pola umożliwiające wyszukiwanie wg wpisanego ciągu znaków: Tryb klasyfikacji Po naciśnięciu w oknie listy dokumentów bankowych zobaczymy wszystkie pozycje wyciągów a nie tylko aktywnego. Znika wówczas podświetlenie aktywnego wyciągu i nie ma możliwości wybrania któregokolwiek z nich. W połączeniu z akcją Wyszukaj lub sortowaniem wg kolumny np. Płatnik umożliwia to odnalezienie wszystkich wpłat od interesującego nas kontrahenta w obrębie rachunku i roku: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 61 SIMPLE.ERP

63 Rozlicz pozycje dokumentu bankowego Rozliczenie pozycji (Ctrl+J) Akcja rozlicza zaznaczoną na liście pozycję dokumentu bankowego w zależności od tytułu rozrachunku określonego w typie dokumentu i strony rozrachunku następuje rozliczenie automatyczne lub otwiera się okno z Listą należności i płatności własnych/zobowiązań i płatności obcych, na którym można wybrać dokumenty i kwoty z którymi ma być rozliczony dokument. Jeżeli w pozycji nie był wypełniony identyfikator obcy i kwota po rozliczeniu wpisane w te pola są wartości pochodzące z należności/zobowiązania. Po rozliczeniu pozycja ma status rozliczona częściowo/całkowicie. Rozliczenie dokumentu powoduje aktualizację sald dwustronnych konta rozrachunkowego przypiętego do tytułu rozrachunku. W oknie podpowiedzi zobowiązań dokumentów bankowych jest możliwość przełączenia się na widok identyfikatora systemowego rozrachunku. Identyfikator obcy można za pomocą kliknięcia w nagłówek kolumny oznaczony gwiazdką zmienić na identyfikator rozrachunku. Uruchomienie akcji rozliczenia w momencie, gdy strona rozrachunku nie została jeszcze wybrana powoduje wyświetlenie listy należności lub zobowiązań dla wszystkich stron danego tytułu rozrachunku. Akcja nie jest dostępna (przycisk wyszarzony), gdy dokument jest typu, dla którego flaga czy rozrachunkowy nie została ustawiona. Anulowanie rozliczenia (Ctrl+L) Akcja anuluje rozliczenie dokumentu bankowego (operacja jest możliwa jeśli ewentualne różnice kursowe nie są zadekretowane). Powoduje aktualizację sald dwustronnych konta rozrachunkowego przypiętego do tytułu rozrachunku o kwotę przeciwną do kwoty pochodzącej z rozliczenia. Akcja nie jest dostępna (przycisk wyszarzony), gdy dokument jest typu, dla którego flaga czy rozrachunkowy nie została ustawiona. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 62 SIMPLE.ERP

64 Odtwierdzenie rejestru Akcja umożliwia odtwierdzanie wyciągu bankowego regulowaną prawem 'Odtwierdzenie rejestru'. Wymagania: dla walutowego można odtwierdzić tylko ostatni wyciąg, na rachunku nie może być ustawione FIFO, rejestr nie może być zadekretowany Import przelewów własnych Import przelewów własnych Akcja umożliwia zaimportowanie przelewów własnych wyemitowanych wcześniej z programu. Po uruchomieniu akcji wyświetlane jest okno z listą przelewów wyemitowanych z danego konta Podpowiedź przelewów własnych. Można ją zawęzić do jednego dnia zaznaczając flagę w prawym górnym rogu okna Data emisji i wprowadzając konkretną datę a następnie używając klawisza F5 (odśwież). Na zakładce Dane podstawowe znajdują się dane walutowe, które dla dokumentów walutowych są edytowalne. Eksport przelewów Gdy otwarte jest okno Podpowiedź przelewów własnych aktywna jest ikona eksportu przelewów, jej wciśnięcie spowoduje wyeksportowanie zaznaczonych przelewów własnych do aktywnego wyciągu bankowego. Każdy zaimportowany przelew utworzy rozliczoną pozycję wyciągu bankowego. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 63 SIMPLE.ERP

65 Zaimportowany przelew uzyskuje na Liście przelewów status Potwierdzony. Jeśli anulujemy rozliczenie pozycji to jest ona możliwa do usunięcia. W przypadku usunięcia przelew na Liście przelewów ponownie wraca do statusu Wyemitowany i można go ponownie zaimportować Tworzenie lokaty Tworzenie lokaty Akcja uruchamia okno do utworzenia lokaty na rachunku bankowym walutowym. Identyfikator identyfikator lokaty, Opis dodatkowy opis zakładanej lokaty, Kwota kwota lokaty, Typ płatności wybór typu dokumentu bankowego, może to być wyłącznie typ o cechach: Wycena kursem historycznym (bez różnic kursowych) i nieaktywną flagą Czy rozrachunkowy? Data data założenia lokaty, Komórka komórka, w której dokument został wystawiony Wpisujemy kwotę lokaty. Po komunikacie o zablokowaniu edycji wszystkich wcześniejszych pozycji w kolejce FIFO system dzieli ją na poszczególne płatności zgodnie z kolejką FIFO. Powrót lokaty następuje w podziale na poszczególne płatności, tak jak nastąpiło założenie. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 64 SIMPLE.ERP

66 Założenie lokaty blokuje możliwość wprowadzania płatności z datą operacji sprzed utworzenia lokaty. Dokument płatności lokata jest nieedytowalny. W przypadku błędnego wprowadzenia istnieje możliwość usunięcia Powrót lokaty Powrót lokaty Wybór akcji przywoła listę lokat założonych na bieżącym rachunku walutowym: Typ dokumentu płatności do obsługi powrotu lokaty musi mieć nieaktywną flagę Czy rozrachunkowy? Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rachunku bankowym lub rejestrze kasowym. Różnice kursowe FIFO tworzą się dla wypłat z rachunków bankowych i kas z włączonym parametrem naliczania różnic kursowych algorytmem FIFO. Różnice są naliczane w momencie zatwierdzania rejestru płatności. Można je przeglądać, automatycznie dekretować i drukować raport Różnice kursowe i bankowe w oknie Dekretacja różnic kursowych. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 65 SIMPLE.ERP

67 Po ustawieniu się na wybranej pozycji można za pomocą dwukliku obejrzeć rozliczone pozycje wpłat i wypłat (Rys. poniżej) Różnice kursowe FIFO naliczane są od wszystkich wypłat wprowadzonych do rejestru za wyjątkiem: wypłat wprowadzonych typem dokumentu rozchodowego z włączoną wyceną kursem historycznym (bez różnic kursowych) (Rys.poniżej) wypłat utworzonych przy użyciu opcji tworzenia lokaty (patrz pomoc, płatności, lokaty) Przy wyborze opcji Wycena kursem historycznym (bez różnic kursowych) nie powstają różnice kursowe od wypłat danego typu. Z jednym wyjątkiem - jeśli wpłata jest z wykorzystaniem waluty transakcji, a wypłata w walucie (bez waluty transakcji), to z uwagi na zaokrąglenia może pojawić się różnica (patrz Przykład 1). Przykład 1 Dla typu dokumentu płatności wskazanego na rysunku powyżej różnice kursowe FIFO z zasady nie naliczają się. Może jednak zdarzyć się, że takie różnice wystąpią (rys. poniżej). INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 66 SIMPLE.ERP

68 Na powyższym ekranie przedstawiona jest różnica kursowa FIFO od wypłaty rozliczonej z wpłatą wprowadzoną na rachunek EUR w walucie transakcji USD. ujemna wypłata, czyli wpłata na rachunek bankowy (z walutą transakcji) (rys. poniżej) kurs EUR - 2 kurs transakcji USD/EUR - 1,5 kwota wpłaty na rachunek bankowy EUR ,27 USD * 1,5 = 1500,41 EUR kwota w PLN = 1000,27 * 2 * 1,5 = 3000,81 kwota założonej lokaty ,41 EUR (Rys. poniżej) kurs EUR - 2 kwota w PLN = 1500,41 * 2 = 3000,82 Różnica kursowa FIFO: 0,01 PLN INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 67 SIMPLE.ERP

69 Podsumowanie różnic na raporcie FIFO (rys. powyżej) jest zgodne z podsumowaniem różnic na raporcie różnic kursowych, mimo, że zamiast kwoty 0,01 na raporcie jest wpis <FIFO>. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 68 SIMPLE.ERP

70 Sprawdzenie zgodności różnic kursowych od wpłat i wypłat (FIFO) na rejestrze bankowym lub kasowym 1. Różnice kursowe od wpłat i wypłat oraz pozycje uzgadnianego powinny być zadekretowane a dekrety przynajmniej próbnie zatwierdzone 2. Saldo rejestru bankowego w walucie powinno być zgodne z saldem konta bankowego w walucie 3. Saldo w walucie bazowej (PLN) konta księgowego powinno być zgodne ze stanem końcowym na dzień raportu różnic kursowych FIFO w walucie bazowej (PLN) 4. Stan końcowy na dzień raporty różnic kursowych FIFO walucie powinien być zgodny z saldem rejestru bankowego w walucie oraz saldem konta bankowego w walucie Jeżeli stwierdzimy niezgodność należy sprawdzić, czy: 5. kwota w walucie na bilansie otwarcia rejestru bankowego wymnożona przez kurs bilansu jest zgodna z bilansem otwarcia konta księgowego w walucie bazowej 6. kwota w walucie na bilansie otwarcia rejestru bankowego jest zgodna z bilansem otwarcia konta księgowego w walucie 7. przeprowadzić porównania z punktów 1-4 począwszy od pierwszego podokresu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 69 SIMPLE.ERP

71 8. jeśli pierwsza odnaleziona niezgodność ma miejsce w podokresie maj to należy wydrukować: kartotekę konta księgowego (raport kartoteka kont wielowalutowa) za maj raport Dokumenty bankowe (z opcji rejestry bankowe) za maj raport Różnice kursowe i bankowe (FIFO) za maj i sprawdzić czy wszystkie pozycje z raportów: różnice kursowe FIFO i dokumentów bankowych mają odpowiedniki na kartotece konta i czy kwoty zapisów są zgodne. 9. Ewentualne niezgodności wynikające z: błędnego kursu na bilansie otwarcia rejestru bankowego (wtedy różnice kursowe FIFO pochodzące z kwoty bilansu są błędne) dodatkowych księgowań typu PK nie mających odpowiedników w rejestrze bankowym należy skorygować dekretem księgowym. Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rejestrze kasowym uzgadnia się w analogiczny sposób Nierozliczone płatności Okno Nierozliczone płatności zawiera listę płatności rozrachunkowych, które nie zostały całkowicie rozliczone, tzn. kwota Do rozliczenia jest większa od zera. W oknie wykonuje się Rozliczenia płatności z należnościami i zobowiązaniami dla tych płatności, które z różnych względów nie zostały rozliczone podczas wprowadzania rejestrów bankowych lub raportów kasowych. Znajdują się tutaj także dekrety księgowe oznaczone jako płatności. W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie. Na wyróżnienie zasługują pola: Stan na dzień ustawienie tej flagi oraz daty w polu obok umożliwia historyczny podgląd stanu nierozliczonych płatności. Status użytkownika umożliwia przeglądanie tylko płatności o określonym statusie (Rys.Status użytkownika) Konto umożliwia wybór tylko płatności związane z konkretnym kontem księgowym Filtr możliwość odfiltrowania nierozliczonych płatności wg stałego filtru Lista płatności zawiera następujące informacje: Data wystawienia płatności; Identyfikator dokumentu, z którego powstała; Strona rozrachunku, której dotyczy płatność (kliknięcie na gwiazdkę spowoduje wyświetlenie nazw zamiast identyfikatorów stron rozrachunku); Identyfikator obcy, dokumentu zewnętrznego związanego z płatnością; Identyfikator rejestru, gdzie wprowadzana buła płatność. Jeśli płatność pochodzi z dekretu to pojawia się nazwa Roz. z dkr. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 70 SIMPLE.ERP

72 Kwota płatności, wyrażona w walucie transakcji; Do rozliczenia - kwota jaka pozostała do całkowitego rozliczenia płatności wyrażona w walucie płatności; Waluta symbol waluty w której dokonano płatności. Dwuklik na częściowo rozliczonej pozycji, wyświetla okno z pozycjami wchodzącymi w skład rozliczenia. Bilansowanie płatności Opcja umożliwia bilansowanie płatności o przeciwnych kierunkach tzn pozycje przychodowe z rozchodowymi. Opcja jest aktywna po ustawieniu filtru na rodzaj strony rozrachunku, stronę rozrachunku i tytuł rozrachunku. Aby wykonać bilansowanie należy zaznaczyć przynajmniej dwie pozycji o przeciwnych kierunkach. Przy bilansowaniu przyjęto zasadę, że dla płatności o większej sumie może być zaznaczona tylko jedna pozycja. Jeśli zaznaczone pozycje nie bilansują się do zera to po wykonaniu bilansowania zostanie pozycja o większej sumie początkowej. W trakcie wszystkich operacji rozliczeń płatności (rozliczenie, bilansowanie) dla pozycji walutowych tworzą się automatyczne różnice kursowe. Można je dekretować w oknie Dekretacja różnic kursowych. Zadekretowanie wszystkich różnic kursowych z rozliczeń jest konieczne dla poprawności danych o rozrachunkach prezentowanych w oknie Obroty na koncie oraz dla poprawnego wygenerowania automatycznego bilansu otwarcia. Okno uwag Po naciśnięciu ikony pojawia się okienko umożliwiające wpisanie dodatkowego opisu do pozycji płatności. Opis ten będzie widoczny również w oknie Rozliczenia z kontrahentami po naciśnięciu tej samej ikony. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 71 SIMPLE.ERP

73 Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako Akcja_użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: Akcja_użytkownika. Na dolnym pasku okna Nierozliczone płatności można ustawić dla pozycji Status użytkownika: Statusy służą do wyróżnienia danej pozycji rozrachunkowej. Są widoczne także w oknach: Nierozliczone należności i podpowiedź nierozliczonych należności Nierozliczone zobowiązania i podpowiedź nierozliczonych zobowiązań Rozliczenia z kontrahentami W Statusy rozrachunków (Menu pełne/finanse/obiekty uzupełniające/statusy rozrachunków) można zdefiniować dowolną ilość statusów w różnorodnych kolorach. Raporty Dostępne są następujące raporty: Nierozliczone płatności. Zestawienie płatności w układzie kont (WN - Płatności własne, MA Płatności obce) Rozliczanie Rozliczenie Rozliczenie to skojarzenie płatności obcej z należnością lub płatnością własną oraz płatności własnej ze zobowiązaniem lub płatnością obcą. Operacja powoduje uznanie płatności i zmniejszenie kwoty należności/zobowiązania o kwotę płatności. Uruchomienie akcji powoduje otworzenie okna z listą nierozliczonych należności lub zobowiązań (zależnie od rodzaj płatności Własna, Obca) wyrażonych w tej samej walucie, w której dokonano płatności. Wszystkie wyświetlone pozycje spełniają kryteria strategii rozrachunków znalezionej dla rozliczanej INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 72 SIMPLE.ERP

74 płatności, pod warunkiem, że strategia nie ma ustawionego rozliczania automatycznego. Kryteria doboru znalezionej strategii wyświetlone są poniżej listy. Pozycje przeznaczone wstępnie do rozliczenia są zaznaczone. Poczynając od góry listy, zaznaczane są wszystkie pozycje, do momentu całkowitego rozliczenia kwoty płatności. Ponieważ lista, oraz zaznaczone na niej pozycje, są tylko propozycją rozliczenia, użytkownik ma możliwość modyfikowania wszystkich kryteriów doboru i sortowania w strategii rozliczeń. Każdą (lub wszystkie, za pomocą przycisku Odznacz) z zaznaczonych pozycji można odznaczyć lub zmienić kwotę do rozliczenia. System nie pozwoli na wprowadzenie kwoty większej niż wartość należności/zobowiązania lub przekraczającej kwotę do rozliczenia z płatności. Akceptacja przyciskiem OK. powoduje rozliczenie zaznaczonych pozycji z płatnością. W oknie rozliczeń z kontrahentami uwzględniono wpływ kalendarza dni wolnych podpiętego w oknie 'Parametry not odsetkowych i kompensat' na wyliczanie liczby dni przeterminowania należności. Bialnsuj Akcja umożliwia zbilansowanie zaznaczonych dwóch lub więcej pozycji tego samego rodzaju o przeciwnych znakach Rozliczenie automatyczne Rozliczenie automatyczne Po uruchomieniu akcji pojawi się okno umożliwiające wybór strategii automatycznego rozliczania. Więcej w rozdziale Rozliczenia z kontrahentami. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 73 SIMPLE.ERP

75 Podgląd dokumentów Podgląd dokumentów Dla zaznaczonej pozycji umożliwia obejrzenie dokumentu płatności. Wyświetlane są podstawowe informacje o dokumencie kasowym lub bankowym, z którego powstała dana płatność Dokumenty kasowe Dokumenty kasowe przeznaczone są do wprowadzania i edycji raportów kasowych i płatności w ramach raportu. Wprowadzone płatności można rozliczyć z należnościami i zobowiązaniami wygenerowanymi w systemie. Wybór kasy i waluty. Aby edytować raport kasowy należy najpierw wybrać kasę i walutę. W trakcie wyboru kasy sprawdzane są uprawnienia operatora. Jeżeli operator nie ma prawa do kasy to nie ma możliwości edytowania raportów/dokumentów. Edycja raportu kasowego Dane o raportach kasowych wyświetlane są jako lista wszystkich raportów dla wybranej kasy, oraz jako zakładka z dany podstawowymi dotyczącymi zaznaczonego na liście raportu. Pierwszym raportem na liście jest zawsze raport otwarcia (wyróżniony na czerwono). Aby INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 74 SIMPLE.ERP

76 dodać nowy raport poprzedni musi być zatwierdzony. Status raportu wyświetlany jest jako ikona na liście. Dane podstawowe rejestru Zakładka zawiera podstawowe parametry rejestru kasowego: Identyfikator identyfikator rejestru kasowego, Data otw. data otwarcia rejestru, Data zam. data zamknięcia rejestru, możliwa do wpisania przez operatora, jeżeli jednak wystąpi dokument kasowy o dacie starszej niż ta wpisana to automatycznie rejestru data zamknięcia się zmienia. Daty nie muszą być ciągłe tzn. data otwarcia nowego rejstru nie musi być datą zamknięcia poprzedniego rejestru, Rodzaj rodzaj rejestru otwarcia, bieżący, zamknięcia, Rok i Okres sp. okres i podokres powstania rejestru wynika z daty otwarcia, Operator osoba pracująca w systemie, Saldo pocz. saldo początkowe rejestru, Saldo koń. saldo końcowe rejestru, Przychody, Rozchody suma wartości dokumentów przychodowych, rozchodowych w ramach rejestru. Edycja dokumentów kasowych Dane o dokumentach kasowych wyświetlane są jako lista i jako dane szczegółowe nagłówka i pozycji dokumentu. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 75 SIMPLE.ERP

77 Lista dokumentów kasowych Na liście dokumentów wyświetlane są podstawowe dane o dokumencie i jego pozycjach: status (jako ikona), data operacji, płatnik/wierzyciel, kwota, waluta, flaga czy zadekretowany. Kwota pozycji dokumentów wyświetlona na czarno oznacza, że dokument jest przychodowy (+), a na czerwono w nawiasach że dokument jest rozchodowy (-). Na końcu listy wyświetlone jest saldo jako suma przychodów i rozchodów dla kasy w ramach wybranego raportu kasowego. Dokumenty Podstawowe Nagłówek dokumentu Część dotycząca nagłówka dokumentu kasowego obejmuje: Typ dokumentu określa typ dokumentu kasowego, Numer dokumentu numer automatyczny dokumentu kasowego, Oper. operator wprowadzający dokument, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 76 SIMPLE.ERP

78 Komórka komórka w której dokument został wystawiony, Od kogo/komu pole opcjonalne umożliwiające wprowadzenie lub uzupełnienie danych wpłacającego/wypłacającego, nawet, jeśli typ dokumentu nie jest rozrachunkowy ani nie ma określonego rodzaju strony, Data data wystawienia dokumentu, Strona - pole występuje na formatce, gdy typ dokumentu ma ustawioną flagę czy rozrachunkowy lub określony rodzaj strony. Jeśli pole występuje to w zależności od wybranego typu dokumentu podpowiadane są: banki, pracownicy, urzędy skarbowe, urzędy celne, odbiorcy, dostawcy, ZUS lub pozostałe strony rozrachunku. Waluta, Źródło, Typ, Tabela, Kurs dane walutowe dokumentu kasowego, które pojawiają się na formatce, gdy typ dokumentu ma ustawioną flagę Dokument walutowy?. Pozycja dokumentu Część dotycząca pozycji dokumentu kasowego obejmuje: Ident. obcy identyfikator obcy dokumentu do którego odnosi się pozycja dokumentu, Status automatycznie ustawiany roboczy, częściowo rozliczony, całkowicie rozliczony, w przypadku pozycji rozliczonej możliwy jest podgląd rozliczenia przy użyciu przycisku [ ] nad nazwą statusu. Tytuł tytuł płatności pochodzi z typu dokumentu kasowego, dla typów dokumentów nierozrachunkowych pole jest puste, Opis - pole tekstowe (60 znaków) do opisu pozycji lub dokumentu, pole jest dostępne do edycji do zatwierdzenia raportu kasowego w którym dokument się znajduje. Data oper. data operacji, Kwota kwota pozycji dokumentu, waluta pozycji W wal.bazowej pole wypełniane dla operacji walutowych Do rozl. kwota pozostająca do rozliczenia. Kurs kurs pozycji (dla dokumentów walutowych) Uwaga: Dla dokumentów kasowych nie występuje waluta transakcji. Dokument dane nagłówka, dane pozycji Zakładki umożliwiają określenie wartości dla parametrów przypisanych do nagłówka bądź pozycji dokumentu kasowego Dodanie rejestru otwarcia BO(F6) Akcja dodaje raport kasowy typu bilans otwarcia (klawisz F5). Raport tego typu jest pierwszym rejestrem jaki można dodać dla kasy w danym okresie (roku obrotowym). Istnieje możliwość ręcznej zmiany salda początkowego BO kasy gdy w poprzednim roku nadal edytowane są dokumenty. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 77 SIMPLE.ERP

79 Dodanie rejestru bieżącego(f7) Akcja dodaje raport kasowy typu bieżący (klawisz F6). Aby dodać nowy raport, poprzedni raport bieżący lub bilans otwarcia, w ramach danej kasy musi być zatwierdzony. Nie można dodać nowego bieżącego raportu kasowego, gdy dla następnego okresu (roku obrotowego) istnieje bilans otwarcia. Dla kolejnych raportów podpowiadana jest data o jeden dzień większa niż data zamknięcia poprzedniego raportu. Dodanie dokumentu (F8) Akcja dodaje nowy dokument (nagłówek i pierwsza pozycja) do raportu. Dodanie pozycji (F9) Akcja dodaje pozycję do zaznaczonego na liście dokumentu. Zatwierdzenie rejestru (Ctrl+W) Akcja zatwierdza raport kasowy wyliczane jest saldo końcowe raportu, które jest wykorzystane jako saldo początkowe nowego raportu, dokumenty w zatwierdzonym raporcie nie mogą być edytowane i usuwane, mogą być rozliczane i dekretowane. Zatwierdzenie raportu jest możliwe tylko dla aktywnego podokresu. Jeżeli dla kasy w jej definicji ustawiony jest znacznik Czy tworzy dekret po zatwierdzeniu rejestru, to w momencie zatwierdzenia generowany jest dekret. Zatwierdzenie nie będzie możliwe o ile istnieją: Pozycje rozrachunkowe bez uzupełnionej strony rozrachunku i identyfikatora Pozycje bez wypełnionych danych nagłówka lub pozycji (jeśli są przypisane do typu dokumentu) Rozliczenie pozycji (Ctrl+J) Akcja rozlicza zaznaczoną na liście pozycję dokumentu kasowego w zależności od tytułu rozrachunku określonego w typie dokumentu i strony rozrachunku następuje rozliczenie automatyczne lub otwiera się okno z Listą należności i płatności własnych/zobowiązań i płatności obcych, na którym można wybrać dokumenty i kwoty, z którymi ma być rozliczony dokument. Jeżeli w pozycji nie był wypełniony identyfikator obcy i kwota po rozliczeniu wpisane w te pola są wartości pochodzące z należności/zobowiązania. Po rozliczeniu pozycja ma status rozliczona częściowo/całkowicie. Rozliczenie dokumentu powoduje aktualizację sald dwustronnych konta rozrachunkowego przypiętego do tytułu rozrachunku. Uruchomienie akcji rozliczenia, w momencie, gdy storna rozrachunku nie została jeszcze wybrana powoduje wyświetlenie listy należności lub zobowiązań dla wszystkich stron danego tytułu rozrachunku. Akcja nie jest dostępna (przycisk wyszarzony), gdy dokument jest typu, dla którego flaga czy rozrachunkowy nie została ustawiona. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 78 SIMPLE.ERP

80 Anulowanie rozliczenia (Ctrl+L) Akcja anuluje rozliczenie dokumentu kasowego. Powoduje aktualizację sald dwustronnych konta rozrachunkowego przypiętego do tytułu rozrachunku o kwotę przeciwną do kwoty pochodzącej z rozliczenia. Anulowanie nie jest możliwe, jeżeli zostały już zadekretowane różnice kursowe (dla typów dokumentów kasowych z ustawioną flagą Dokument walutowy. Akcja nie jest dostępna (przycisk wyszarzony), gdy dokument jest typu, dla którego flaga czy rozrachunkowy nie została ustawiona. Generuj dokument (Ctrl +G) Akcja, przywołana po wprowadzaniu typu dokumentu płatności rozrachunkowego, wyświetla okno do wprowadzenia dokumentu finansowego, którego zatwierdzenie spowoduje powstanie rozliczonej płatności własnej lub obcej o identyfikatorze i kwocie zgodnych z danymi dokumentu finansowego. Dekretacja dokumentu Akcja dekretuje dokumenty z aktywnego, zatwierdzonego rejestru kasowego. W zależności od ustawienia parametru Czy dekretacja całego rejestru : TAK dekretowane są wszystkie dokumenty wyciągu, NIE dekretowane są tylko zaznaczone myszką pozycje wyciągu. Anulowanie dekretu Akcja anuluje wygenerowane wcześniej dekrety. Podgląd dekretu Akcja umożliwia podgląd i edycję dekretu wygenerowanego z dokumentu. Podgląd rozliczonych dokumentów Akcja umożliwia podejrzenie z jakimi należnościami/zobowiązaniami została dana pozycja dokumentu rozliczona. Akcja nie jest dostępna gdy dokument jest nierozrachunkowy. Zmiana identyfikatora Zaznaczenie checkboxu przełącza na liście widok identyfikatora wewnętrznego na identyfikator obcy pozycji dokumentu. Analogicznie zaznaczenie checkboxu przełącza na widok nazwy kontrahenta INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 79 SIMPLE.ERP

81 Wyszukaj Po naciśnięciu nad pozycjami rejestru pojawiają się dodatkowe pola umożliwiające wyszukiwanie wg wpisanego ciągu znaków Tryb klasyfikacji Po naciśnięciu w oknie listy dokumentów kasowych zobaczymy wszystkie pozycje rejestrów, a nie tylko aktywnego. W połączeniu z akcją Wyszukaj lub sortowaniem wg kolumny np. Płatnik umożliwia to odnalezienie wszystkich wpłat od interesującego nas kontrahenta w obrębie kasy i roku: Przewalutowanie Akcja wywołuje okno do wprowadzenia parametrów przewalutowania salda kasowego (kwoty pozostałe do rozliczenia wg kolejki FIFO). Funkcjonuje identycznie jak przewalutowanie salda rachunku bankowego. Okno uwag Naciśnięcie ikony przywołuje okienko umożliwiające wprowadzenie dodatkowego opisu dokumentu płatności. Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako Akcja_użytkownika. Dostępne konteksty uruchamiania skryptów: Funkcja użytkownika Po dekretacji Po dodaniu pozycji Po zatwierdzeniu Przed anulowaniem rozliczenia Przed rozliczeniem Przed skasowaniem Przed zatwierdzeniem Sprawdzenie pozycji Sprawdzenie rejestru INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 80 SIMPLE.ERP

82 Różnice kursowe od wpłat i wypłat na raporcie kasowym są omówione w rozdziale Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rachunku bankowym lub rejestrze kasowym Dostępne raporty: Dokumenty kasowe raport kasowy podstawowy, raport kasowy Dokumenty kasowe rozchodowe - dokument KW, dokumen KW - dwa na jednej stronie. Rejestry kasowe - rejestr kasowy. Wszystkie raporty dla okna Dokumenty kasowe prezentują dane wyłącznie w walucie transakcji Lista przelewów Lista przelewów umożliwia obsługę przelewów na konta bankowe. Obsługa polega na wprowadzaniu, drukowaniu i emitowaniu przelewów, a także na imporcie z systemów zewnętrznych takich jak Płace, Podatek lub zewnętrzne dane z systemów homebankingowych. Okno Lista przelewów zawiera trzy podstawowe elementy: w górnej części okna - filtr na dokumenty, w części środkowej lista wybranych dokumentów, część dolna dane szczegółowe wybranego przelewu. Ustawienie filtru na liście umożliwia szybkie odszukanie przelewów wg kryteriów: Bank identyfikator banku, Konto konto bankowe firmy, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 81 SIMPLE.ERP

83 Rodzaj strony rodzaj strony rozrachunku (Dostawca, Odbiorca, Pracownik itp.), Strona strona rozrachunku, Źródło zródło przelewu, miejsce gdzie przelew powstał, Data płatności data płatności, do kiedy przelew winien być uiszczony, Data utworzenia data kiedy przelew został utworzony, Data emisji. data kiedy ma być wyemitowany przelew, (wysłany na konto beneficjenta), dla przelewów roboczych data jest niewypełniona Status status przelewu, dopuszczalne są statusy: roboczy, do emisji, wyemitowany, potwierdzony (przelew wyemitowany, który został ponownie zaimportowany do wyciągu bankowego), archiwalny (status pozwalający odróżnić przelewy archiwalne, uzyskiwany ikoną, wstrzymany (status uzyskiwany ikoną ) Ręczny flaga, czy przelew został wyedytowany, czy też utworzony automatycznie. Operator użytkownik, który utworzył przelew. Lista wybranych przelewów umożliwia podgląd najważniejszych danych przelewu, zaznaczanie jako wybrane oraz sortowanie (działa multiselect). Podstawowe informacje: * kliknięcie na gwiazdkę spowoduje posortowanie przelewów wg kolejności ich utworzenia, Status status przelewu, Beneficjent nazwa strony rozrachunku, Data płatności data płatności, Kwota kwota przelewu, Data emisji data emisji, Identyfikator identyfikator dokumentu z którego powstał przelew. Priorytet dodatkowe pole liczbowe dostępne do edycji w szczegółach przelewu, umożliwiające nadawanie ważności wg wartości wprowadzonych liczb. Zakładka umożliwia podgląd i edycję danych podstawowych przelewu: Rachunek firmy rachunek bankowy firmy z którego przelew zostanie wysłany, Waluta rachunku w jakiej walucie jest prowadzony rachunek, Komórka komórka firmy wystawiająca przelew, Typ dokumentu typ dokumentu bankowego - pole istotne dla Importu przelewów własnych, zaimportowany do wyciągu bankowego przelew będzie miał właśnie ten typ dokumentu, Rodzaj strony rodzaj strony rozrachunku, Strona strona rozrachunku, Konto kontrahenta konto bankowe kontrahenta, konto na które przelew zostanie wykonany, Data utworzenia data utworzenia przelewu, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 82 SIMPLE.ERP

84 Data płatności data płatnosci, do kiedy przelew ma być uiszczony, Data emisji data, kiedy przelew ma być zrealizowany, lub został zrealizowany, Operator użytkownik programu który utworzył przelew Zakładka umożliwia podgląd i edycję danych dodatkowych przelewu: Rachunek kontrahenta rachunek bankowy kontrahenta, na który przelew zostanie wysłany, Flaga nr zgodny z IBAN flaga określająca czy numer rachunku kontrahenta jest zgodny ze standardem IBAN, jeśli tak to system kontroluje poprawność podanego numeru rachunku, Kwota kwota przelewu, Priorytet - dodatkowe pole liczbowe umożliwiające nadawanie ważności wg wartości wprowadzonych liczb. Domyślnie jest to liczba 500. Waluta waluta przelewu, Nazwa nazwa kontrahenta, Adres adres kontrahenta, Opis opis przelewu, przyczyna dla której przelew powstał. Jeśli przelew powstał z zobowiązania pochodzącego z zatwierdzonego dokumentu zakupu, to w drugim polu opisu podany jest numer faktury (pole Identyfikator obcy z dokumentu zakupu) zaś w trzecim polu widnieje numer wewnętrzny dokumentu zakupu. Jeśli przelew powstał ze zobowiązania pochodzącego z dekretu księgowego, to w drugim polu podany jest numer faktury pochodzący z pola Identyfikator operacji w pozycji dekretu z kontem zobowiązania, a w trzecim polu widnieje numer dekretu. Dane dodatkowe dane dodatkowe przelewu wykorzystywane przy specyficznych standardach przelewów. Dodaj Ctrl-N Akcja dodaje nowy przelew na liście przelewów (opcjonalnie, pod prawym przyciskiem myszy na liście, z menu kontekstowego dostępna jest ta sama akcja, podobnie Wstaw i Usuń Ctrl- D). Do emisji Akcja powoduje ustawienie statusu przelewu na do emisji. Możliwe jest zaznaczenie wielu przelewów jednocześnie (multiselect) i wykonanie tej akcji. Ustawienie tego statusu służy do planowania terminów emisji przelewów. Robocze Akcja powoduje ustawienie statusu przelewu na roboczy, dostępna tylko dla przelewów o statusie do emisji. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 83 SIMPLE.ERP

85 Wyemitowany Akcja powoduje ustawienie status przelewu na wyemitowany. Przelew o takim statusie nie podlega edycji. Archiwalny Akcja powoduje ustawienie statusu przelewu na archiwalny. Przelew o takim statusie nie podlega edycji. Wstrzymany Akcja powoduje ustawienie statusu przelewu na wstrzymany. Przelew o takim statusie nie podlega edycji. Zaznacz dla kwoty Akcja umożliwia jednoczesne zaznaczenie wielu przelewów do podanej kwoty. Podana kwota jest traktowana jako suma kwot zaznaczonych przelewów. Podziel przelew Akcja umożliwia podzielenie przelewu na dwie części (dwa przelewy), przy zadanej kwocie. Zadana kwota to kwota pierwszego przelewu, przelew drugi jest na różnicę pomiędzy kwotą zadaną, a kwotą dzielonego przelewu. Zapis przelewów do pliku Akcja umożliwia zapisanie wybranych przelewów do pliku w zdefiniowanym formacie. Przelew uzyskuje status Wyemitowany. Zmiana parametrów emisji Akcja umożliwia na zaznaczonych przelewach zmianę pola Data emisji: wraz z nadaniem statusu Do emisji. Skrypt użytkownika Akcja umożliwia wywołanie makra VBS zdefiniowanego dla kontekstu Funkcja użytkownika w oknie Edycja skryptów. Edycja skryptów Akcja otwiera okno do definiowania makr VBS. Dostępne konteksty: Funkcja użytkownika Po dodaniu przelewu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 84 SIMPLE.ERP

86 Import przelewów z SS Akcja umożliwia import przelewów z systemów SS-Płace i SS-Podatek lub funkcjonalności Personel V. Tak zaimportowane przelewy jako źródło pochodzenia mają wskazane te moduły. Wszystkie przelewy z listy można edytować lub usunąć, jeśli mają status Roboczy lub Do emisji. Zaznaczenie więcej niż jednej pozycji (multiselect) powoduje wyświetlenie na dolnym pasku okna programu informacji o sumie zaznaczonych pozycji. Dostępne raporty: Lista przelewów lista przelewów wg filtrów z nagłówka okna, zgrupowana wg beneficjentów, z międzypodsumowaniami Lista przelewów uproszczona zwarta lista przelewów wg filtrów z nagłówka okna, z możliwością zapisu do Excela (ikona Excel nad podglądem wydruku) Przelewy - wydruki przelewów zgodne z drukami stosowanymi przez banki Warto zajrzeć do rozdziałów: Automatyczne generowanie przelewów konfiguracja Definiowanie standardów przelewów elektronicznych Import wyciągów Dokumenty bankowe w części poświęconej importowi przelewów własnych Parametry modułu FINANSE Parametry okna Lista przelewów Grupowanie przelewów Akcja umożliwia zgrupowanie kilu zaznaczonych przelewów w jeden dla tej samej strony rozrachunku. Rozgrupowanie przelewów Akcja umożliwia rozgrupowanie przelewu zgrupowanego na pojedyncze pozycje. Przelewy zgrupowane Akcja umożliwia podgląd pozycji poszczególnych przelewów jakie znajdują się w przelewie grupowym Automatyczne generowanie przelewów konfiguracja. Przelewy generują się automatycznie z dokumentów zakupu wprowadzonych do rejestru zakupu przy użyciu typu dokumentu zakupu, w którego definicji (Menu pełne/obrót towarowy/obiekty uzupełniające/typy dokumentów/typy dokumentów zakupu) zaznaczona jest flaga Zatwierdzenie generuje przelew oraz wskazany jest tytuł rozrachunku w polu Tytuł rozrachunku. W nowszych wersjach dodano też flagi Czy korekta bilansuje zobowiązanie oraz Czy korekta bilansuje przelewy. Zaznaczenie pierwszej powoduje, że w momencie INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 85 SIMPLE.ERP

87 zatwierdzenia korekty zakupu powstałe ujemne zobowiązanie automatycznie rozliczy się ze zobowiązaniem pierwotnym (o ile nie jest już rozliczone). Zaznaczenie drugiej przelew z dokumentu pierwotnego w momencie zatwierdzenia korekty zostanie automatycznie pomniejszony o kwotę korekty (o ile przelew ten ma status roboczy). Kolejne warunki powstania przelewu z dokumentu zakupu to: Stroną rozrachunku na dokumencie zakupu nie może być pracownik Sposób zapłaty w warunkach płatności dokumentu zakupu Przelew Zdefiniowany jest typ dokumentu płatności o następujących parametrach: Pole Rodzaj płatności Własna (rozchód) Pole Tytuł rozrachunku zawiera tytuł zgodny z tytułem rozrachunku z typu dokumentu zakupu Pole Sposób zapłaty Przelew Zaznaczona flaga Czy rozrachunkowy? Zaznaczona flaga Czy domyślny? Dla przelewów walutowych potrzebna jest zaznaczona flaga Czy waluta? Zaznaczona flaga Czy płacowy na jednym z typów oznacza, że w momencie importu przelewów z płac domyślnie zostanie wstawiony do przelewu ten właśnie typ dokumentu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 86 SIMPLE.ERP

88 Na liście rachunków bankowych firmy (Menu pełne/firma/struktura organizacyjna zakładka Konta bankowe) jeden z rachunków powinien mieć wartość 0 w polu Kolejność użycia, co powoduje, że uzyskuje status Domyślny. Oznacza to, że po wygenerowaniu przelewu z dokumentu zakupu lub z zobowiązania domyślny rachunek bankowy firmy znajdzie się na przelewie. Uwaga! Dla generowania przelewów walutowych konieczne jest istnienie rachunku bankowego firmy z odpowiednią walutą w polu Waluta. Na zakładce Konta bankowe w opcji edycji danych dostawcy (Menu pełne/kontrahenci/dostawcy) znajduje się lista rachunków bankowych dostawcy. Jeden z tych rachunków musi wartość 0 w polu Kolejność użycia, co powoduje, że uzyskuje status Domyślny. Oznacza to, że po wygenerowaniu przelewu z dokumentu zakupu lub z zobowiązania domyślny rachunek bankowy dostawcy znajdzie się na przelewie. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 87 SIMPLE.ERP

89 Podczas edycji dokumentu zakupu można zmienić rachunek bankowy dostawcy, na który generowany będzie przelew korzystając z listy rachunków bankowych dostępnej w polu Konto bank.dostawcy. Można też wybrać inny niż domyślny rachunek bankowy firmy, który znajdzie się na przelewie korzystając z zakładki Informacje dodatkowe i pola wyboru Konto bankowe firmy w nagłówku dokumentu zakupu. W opcji programu Menu pełne/obrót towarowy/obiektu uzupełniające/warunki płatności można zdefiniować warunek płatności dla dokumentów zakupu za wskazanym rachunkiem bankowym firmy. Podczas wprowadzania dokumentu zakupu, po wskazaniu w nagłówku warunku płatności, w polu Konto bankowe firmy automatycznie podpowie się rachunek wskazany w definicji warunku płatności. Przelewy automatyczne z zobowiązań mogą też powstawać niezależnie od zatwierdzenia dokumentu zakupu. Na liście Nierozliczone zobowiązania (Menu pełne /Finanse /Rozrachunki /Nierozliczone zobowiązania) dostępna jest ikona - Generacja przelewów. Jej użycie na zobowiązaniu, dla którego nie ma jeszcze przelewu, spowoduje jego utworzenie. Jeśli zobowiązanie powstało wprost z dekretu księgowego, bez pośrednictwa dokumentu zakupu to dane do przelewu będą pobierane następująco: Konto bankowe firmy domyślny rachunek bankowy firmy Konto bankowe dostawcy - domyślny rachunek bankowy dostawcy Numer dokumentu z opisu przelewu pole Identyfikator pozycji dekretu księgowego Data płatności pole Termin na zakładce Szczegóły pozycji dekretu Kwota przelewu pole Kwota dekretu Waluta przelewu pole Waluta transakcji na zakładce Szczegóły pozycji dekretu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 88 SIMPLE.ERP

90 Przelew powstanie wtedy, gdy tytuł rozrachunku (Menu pełne/finanse/obiekty uzupełniające/tytuły rozrachunków ) do którego podpięte jest konto rozrachunkowe użyte w dekrecie, ma zdefiniowany Domyślny sposób zapłaty Przelew. Podobnie jak dla przelewu generowanego z dokumentu zakupu - konieczny jest też odpowiedni Typ dokumentu bankowego oraz istnienie domyślnego rachunku bankowego dostawcy. Automatyczne przelewy generowane są również dla ujemnych korekt faktur sprzedaży. Warunki ich powstania są analogiczne do warunków poprawnego generowania przelewów z dokumentów zakupu Definiowanie standardów przelewów elektronicznych. Standardy przelewów odpowiedzialne są za: emisję przelewów do pliku, który można następnie zaimportować do programu homebankingowego. Import wyciągów z pliku do wyciągów bankowych. Dostępne standardy emisji są podpowiadane w polu Standard w definicji rachunków bankowych firmy (Menu pełne/firma/struktura organizacyjna zakładka Konta bankowe). INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 89 SIMPLE.ERP

91 Edycja standardów przelewów Akcja podnosi okno edycji standardów przelewów. Dostępna jest jedynie w trybie pracy administratora (tzw. debugowania). W programie są następujące predefiniowane standardy przelewów: Multicash dla stron Dostawca i Pracownik VideoTel dla stron ZUS, Pracownik i Urząd skarbowy BRESOK dla stron ZUS i Bank CitiDirect dla strony Bank Możliwe jest dodawanie nowych standardów przelewów przez użytkownika. Skrypty do przelewów Akcja uruchamia okno do edycji skryptów do przelewów Skrypt napisany jest w języku VBS i może składać się z trzech części: Przelew nagłówek w tej części znajduje się między innymi funkcja wyboru pliku wraz z domyślną ścieżką dostępu i nazwą pliku z danymi przelewów INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 90 SIMPLE.ERP

92 Przelew pozycja definicja formatu zapisu danych z zaznaczonych przelewów Przelew stopka definicja danych dla stopki pliku wymaganych przez niektóre programy homebankingowi Obiekty systemu Ikona w lewym górnym rogu okna do edycji skryptów. Naciśnięcie wywołuje kolejne okno z listą obiektów: Obiekty na liście można używać jako zmienne przy definiowaniu skryptów. Skrypty do wyciągów Akcja wyświetla okno podobne jak Skrypty do przelewów, z tą różnicą, że skrypty do wyciągów są jednoczęściowe. Kopiuj standard Akcja powoduje skopiowanie trzyczęściowego skryptu do przelewów dla innej strony rozrachunku w ramach tego samego standardu Import wyciągów. Okno importu wyciągów umożliwia wprowadzanie do systemu ERP elektronicznych wyciągów bankowych w celu włączenia ich w łańcuch obsługi przelewów. Z wyciągów powstają pozycje rejestrów bankowych. Import wyciągów jest realizowany za pomocą skryptów obsługujących określone standardy elektronicznej wymiany przelewów bankowych. Zakładka umożliwia podgląd i edycję danych dodatkowych przelewu: Rachunek kontrahena rachunek bankowy kontrahenta, na który przelew zostanie wysłany Kwota kwota przelewu, Waluta waluta przelewu, Nazwa nazwa kontrahenta, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 91 SIMPLE.ERP

93 Adres adres kontrahenta, Opis opis przelewu, przyczyna dla której przelew powstał, Dane dodatkowe dane dodatkowe przelewu. Okno podzielone jest na trzy części: listę wyciągów, listę pozycji wyciągu i zakładki zawierające dane szczegółowe wybranej pozycji wyciągu. Wyciągi wyświetlane są dla wybranego konta bankowego. Układ taki odwzorowuje zawartość wyciągu i umożliwia uzupełnienie danych niezbędnych do poprawnej jego interpretacji w systemie. Dzięki zastosowaniu skryptu import wyciągów jest w pełni definiowalnym mechanizmem, umożliwiającym obsługę dowolnych formatów wyciągów elektronicznych. Przypisanie skryptu do rachunku bankowego sprowadza operację importu wyłącznie do wybrania z menu okna odpowiedniej akcji. Ponieważ importowane wyciągi nie zawierają wszystkich informacji wymaganych przez system, zadaniem użytkownika jest wypełnienie brakujących pól, takich jak: Typ dokumentu płatności, Strona rozrachunku, Oddział, Kwota w walucie bazowej. W przypadku wyciągu walutowego, dodatkowo Typu i Źródła kursu oraz Tabeli kursowej. Niektóre z tych pól mogą być niedostępne dla użytkownika, jeżeli wcześniej zostały wypełnione w przelewie, który udało się skojarzyć z pozycją wyciągu. Ostatnim etapem dopinania łańcucha jest przeniesienie pozycji wyciągu do rejestru bankowego. W tym celu należy zaznaczyć pozycje przeznaczone do przeniesienia i wybrać z menu przycisk Eksport do dokumentów bankowych lub opcję Dokument eksport do dokumentów bankowych. Zależnie od stanu dokumentów w rejestrze bankowym możliwe są następujące scenariusze: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 92 SIMPLE.ERP

94 Jeżeli istnieje otwarty rejestr bankowy związany z rachunkiem bankowym wyciągu i dacie zgodnej z datą księgowania wyciągu, to zostanie wyświetlona informacja o wybranym rejestrze i zaznaczone pozycje trafią do tego rejestru. Jeżeli istnieje otwarty rejestr bankowy o zgodnym rachunku, ale innej dacie, to zostanie wyświetlona informacja o konieczności zatwierdzenia tego rejestru, co umożliwi stworzenie nowego rejestru z odpowiednią datą. Jeżeli nie ma zgodnego rejestru, to zostanie wyświetlone okno umożliwiające wprowadzenie identyfikatora nowego rejestru. Zaznaczone pozycje zostaną umieszczone w tym rejestrze. Eksportowane są wyłącznie pozycje rozrachunkowe, poprawnie wypełnione dodatkowymi informacjami. Istnieje możliwość przypisania do wyciągu domyślnego rejestru bankowego. Wybór tego rejestru odbywa się poprzez wybranie opcji Dokument Domyślny rejestr bankowy. Jeżeli pomiędzy momentem ustawienia domyślnego rejestru, a eksportem pozycji wyciągu do tego rejestru nie ulegnie zmianie stan dokumentów w rejestrze bankowym, to operacja eksportu pozycji nie będzie przerywana wyświetlaniem informacji o wyborze rejestru bankowego. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 93 SIMPLE.ERP

95 5. Rozrachunki 5.1. Należności Okno Nierozliczone należności zawiera listę należności, które nie zostały całkowicie rozliczone, tzn. kwota Do rozliczenia jest większa od zera. W oknie wykonuje się Rozliczenia, Bilansowanie oraz Kompensaty pozycji. Ponadto można zmienić datę płatności dla należności, status rozrachunku nadany przez użytkownika lub wygenerować przelew z ujemnej należności. W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie. Na uwagę zasługują pola: Stan na dzień ustawienie tej flagi oraz daty w polu obok umożliwia historyczny podgląd stanu nierozliczonych należności, Status użytkownika umożliwia przeglądanie tylko należności o określonym statusie użytkownika, Konto umożliwia wybór tylko należności związanych z konkretnym kontem księgowym, Filtr możliwość odfiltrowania nierozliczonych należności wg stałego filtru, Przeterminowane na liście pojawią się tylko przeterminowane należności, Data zapł. Od..Do na liście pojawią się należności z terminem płatności od.. do Struktura wiekowa pozycje listy odpowiadające definicji wybranej struktury wiekowej zostaną oddzielone interwałami Nośniki kosztów: Pracownik, Komórka i Zlecenie umożliwiają wybór nalezności powstałych z dokumentów sprzedaży, w nagłówkach których wskazano te informacje (zakładka Właściwości) Filtry Rodzaj, Tytuł, Data zapł. Od.Do. oraz Stan na dzień zastosowane na raportach nierozliczonych należności umożliwią wyodrębnienie należności wymagalnych na dzień - danych niezbędnych np. do sprawozdania RBN. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 94 SIMPLE.ERP

96 Lista należności zawiera następujące informacje: Data - do kiedy należność winna być zapłacona Identyfikator - dokumentu, z którego powstała należność. Strona rozrachunku, której dotyczy należność (kliknięcie na gwiazdkę spowoduje wyświetlenie nazw zamiast identyfikatorów stron rozrachunku); Kwota należności. Do rozliczenia kwota jaka pozostała do całkowitego rozliczenia należności. Waluta symbol waluty w której wyrażona jest należność. Kwota przelewu jeżeli z należności został wygenerowany przelew, to w tym miejscu pojawi się kwota przelewu, Data dok. - data wystawienia należności, w dolnej części okienka. Status użytkownika, informacja jaki status rozrachunku (należności) został nadany przez użytkownika. War.płatn. warunki płatności danej nalezności. Kliknięcie na gwiazdkę przełącza widok z warunków ogólnych na warunki szczegółowe z dokumentu sprzedaży Dni ilośc dni między terminem płatności a datą aktualną lub datą z pola Stan na dzień. Ujemne liczby wskazują, że należność nie jest jeszcze przeterminowana. Dwuklik na częściowo rozliczonej, lub rozliczonej całkowicie (przy filtrze Stan na dzień) pozycji, wyświetla okno z pozycjami wchodzącymi w skład rozliczenia. Rozliczenie Rozliczenie to skojarzenie ze sobą należności i płatności za tą należność. Operacja powoduje uznanie płatności i zmniejszenie kwoty należności o kwotę płatności. Uruchomienie akcji otwiera okno z listą nierozliczonych płatności. Wszystkie wyświetlone pozycje spełniają kryteria strategii rozrachunków znalezionej dla rozliczanej należności, pod warunkiem, że strategia nie ma ustawionego rozliczania automatycznego. Kryteria doboru znalezionej strategii wyświetlone są poniżej listy. Pozycje przeznaczone wstępnie do rozliczenia są zaznaczone. Poczynając od góry listy, zaznaczane są wszystkie pozycje, do momentu całkowitego rozliczenia kwoty należności. Ponieważ lista, oraz zaznaczone na niej pozycje, są tylko propozycją rozliczenia, użytkownik ma możliwość modyfikowania wszystkich kryteriów doboru i sortowania w strategii rozliczeń. Każdą z zaznaczonych pozycji można odznaczyć lub zmienić kwotę do rozliczenia. Za pomocą przycisku Odznacz można odznaczyć wszystkie pozycje. System nie pozwoli na wprowadzenie kwoty większej niż wartość płatności lub przekraczającej kwotę do rozliczenia z należności. Akceptacja przyciskiem OK. powoduje rozliczenie zaznaczonych pozycji z należnością. Rozliczanie automatyczne Pozycje rozliczane są według kolejności doboru określonej w strategii, aż do całkowitego wyczerpania kwoty rozliczenia. Więcej na ten temat w rozdziale Rozliczenia z kontrahentami. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 95 SIMPLE.ERP

97 Generowanie przelewów Użycie tego przycisku umożliwia wygenerowanie przelewu dla zaznaczonej pozycji. Przelewy są generowane tylko dla należności o ujemnej kwocie. Kompensata Kompensata to skojarzenie ze sobą należności i zobowiązania. Operacja powoduje odjęcie od obu zapisów kwoty z pozycji o mniejszej wartości. W efekcie jedna z nich jest całkowicie rozliczona, a druga ma mniejszą wartość. Uruchomienie akcji powoduje otworzenie okna z listą nierozliczonych zobowiązań. Tak jak w przypadku podpowiedzi płatności wyświetlone pozycje spełniają kryteria znalezionej strategii rozrachunków. Zasady współpracy z oknem są takie same jak w przypadku analogicznego okna Lista płatności. Akceptacja przyciskiem OK. powoduje kompensatę zaznaczonych pozycji. Jeżeli kompensata dotyczyła pozycji o różnych kontach księgowych, to w oknie Kompensaty (Menu pełne/finanse/rozrachunki/kompensaty) pojawi się jako pozycja do zadekretowania. Dekret operacji należy uruchomić automatycznie w tym oknie. W przypadku zaznaczenia w Parametrach not odsetkowych i kompensat znacznika Utworzenie kompensaty generuje dekret dekret powstaje automatycznie. Bilansowanie Ikona bilansowania jest aktywna tylko dla zaznaczonych w nagłówku filtrów na Rodzaj, Stronę i Tytuł. Bilansowanie to skojarzenie ze sobą kilku należności dodatnich i ujemnych. Celem operacji jest wyzerowanie pozycji niemających wpływu na ostateczny bilans płatniczy z wybranym kontrahentem. Zachowane muszą być następujące warunki: Wszystkie pozycje muszą dotyczyć tej samej strony rozrachunków i tytułu rozrachunku Tylko jedna z zaznaczonych pozycji może mieć taki sam znak jak suma wszystkich pozycji, tzn. jeżeli suma wszystkich pozycji jest dodatnia, to tylko jedna z zaznaczonych pozycji może mieć dodatnią wartość. W efekcie pozycje mające przeciwny znak niż suma zostają wyzerowane, a wartość pozycji o zgodnym znaku zostaje zmniejszona o sumę wyzerowanych pozycji. W trakcie wszystkich operacji rozliczeń (rozliczenie, kompensata, bilansowanie) dla pozycji walutowych tworzą się automatyczne różnice kursowe. Można je dekretować w oknie Dekretacja różnic kursowych. Zadekretowanie wszystkich różnic kursowych z rozliczeń jest konieczne dla poprawności danych o rozrachunkach prezentowanych w oknie Obroty na koncie oraz dla poprawnego wygenerowania automatycznego bilansu otwarcia. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 96 SIMPLE.ERP

98 Zmień datę płatności Zmiana daty płatności dotyczy pozycji nierozliczonych lub częściowo rozliczonych. Data ta nie może być wcześniejsza od daty dokumentu, z którego należność została wygenerowana. Podgląd pozycji Dla zaznaczonej pozycji umożliwia obejrzenie dokumentu należności. Wyświetlane są podstawowe informacje o dokumencie sprzedaży, dokumencie finansowym lub dekrecie księgowym, z którego powstała dana należność. Okno uwag Po naciśnięciu ikony pojawia się okienko umożliwiające wpisanie dodatkowego opisu do pozycji należności. Opis ten będzie widoczny również w oknie Rozliczenia z kontrahentami po naciśnięciu tej samej ikony. Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako Akcja_użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: Funkcja użytkownika i Przed rozliczeniem. Raporty Dostępne są następujące raporty: Należnosci w podziale na kwoty / (A3) - przedstawia strukturę kwotową należności w układzie stron rozrachunków w oparciu o przedziały kwotowe z aktywnej struktury. Przedziały definiuje się w opcji Przedzały struktury wiekowej. Raport w wersji A4 i A3. Nierozliczone należności z dekretem lista należności i powiązanych z nimi kont księgowych w walucie transakcji i walucie bazowej, zgrupowanych wg stron rozrachunku, wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. Odsetki od nierozliczonych należności Lista należności z wyliczoną kwotą odsetek z tytułu przeterminowania. Struktura wiekowa należności Planowane wpływy / (A3) struktura wiekowa w układzie stron rozrachunków przedstawiająca potencjalne wpływy nalezności wg ich terminów płatności w przedziałach aktywnej struktury wiekowej. Raport w wersji A4 i A3. Struktura wiekowa nal. z uwzgl. płat. i zob. / (A3) zestawienie nalezności w walucie transakcji w podziale na zakresy dni przeterminowania wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. W dodatkowej kolumnie umieszczono płatności i zobowiązania pomniejszające sumę należności. Raport w wersji A4 i A3. Struktura wiekowa nal. z uwzgl.płat. własnych / (A3) zestawienie nalezności w walucie bazowej w podziale na zakresy dni przeterminowania wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. Płatności własne są traktowane tak, jak należności. Raport w wersji A4 i A3. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 97 SIMPLE.ERP

99 Struktura wiekowa nal. (A3) zestawienie nalezności w walucie transakcji w podziale na zakresy dni przeterminowania wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. Zakresy definiuje się w opcji Przedziały struktury wiekowej. Struktura wiekowa nal. w WB / (A3) jak wyżej, tylko w walucie bazowej (PLN). Raport w wersji A4 i A3. Nierozliczone należności i płatności ten raport jest dostępny gdy w okienku filtrów jest ustawiony filtr na pole strona. Lista należności i płatności w walucie transakcji i walucie bazowej, zgrupowanych wg stron rozrachunku, oddzielnie należności i płatności, wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy 5.2. Zobowiązania Okno Nierozliczone zobowiązania zawiera listę zobowiązań, które nie zostały całkowicie rozliczone, tzn. kwota Do rozliczenia jest większa od zera. W oknie wykonuje się Rozliczenia automatyczne (jeśli jest założona automatyczna strategia rozliczeń i podpięta do danego tytułu rozrachunku i rodzaju strony), Bilansowanie oraz Kompensaty pozycji. Ponadto można zmienić datę płatności dla zobowiązania, status rozrachunku nadany przez użytkownika lub wygenerować przelew i podejrzeć stan konta bankowego. W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie. Na uwagę zasługują pola: Stan na dzień ustawienie tej flagi oraz daty w polu obok umożliwia historyczny podgląd stanu nierozliczonych zobowiązań. Status użytkownika umożliwia przeglądanie tylko zobowiązań o określonym statusie użytkownika, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 98 SIMPLE.ERP

100 Konto umożliwia wybór tylko zobowiązań związanych z konkretnym kontem księgowym, Filtr możliwość odfiltrowania nierozliczonych zobowiązań wg stałego filtru, Przeterminowane na liście pojawią się tylko przeterminowane zobowiązania, Data zapł. Od..Do na liście pojawią się zobowiązania z terminem płatności od.. do.., Pracownik, Zlecenie, Komórka odnoszą się do informacji Kierunek przychodu w dokumencie zakupu. Filtrowanie przez wartości tych pól ma sens wyłącznie dla zobowiązań wygenerowanych z dokumentów zakupu. Struktura wiekowa pozycje listy odpowiadające definicji wybranej struktury wiekowej zostaną oddzielone interwałami Filtry Rodzaj, Tytuł, Data zapł. Od..Do.. oraz Stan na dzień zastosowane na raportach nierozliczonych zobowiązań umożliwią wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych na dzień - danych niezbędnych np. do sprawozdania RBZ. Lista zobowiązań zawiera następujące informacje: Data - do kiedy zobowiązanie winno być uregulowane, Identyfikator - dokumentu, z którego powstało zobowiązanie, czyli nr wewnętrzny dokumentu zakupu, identyfikator dekretu lub identyfikator dokumentu finansowego. Kliknięcie na gwiazdkę spowoduje wyświetlenie identyfikatorów obcych zobowiązań, Strona rozrachunku, której dotyczy zobowiązanie (kliknięcie na gwiazdkę spowoduje wyświetlenie nazw zamiast identyfikatorów stron rozrachunku); Kwota zobowiązania, Do rozliczenia kwota jaka pozostała do całkowitego rozliczenia zobowiązania, Waluta symbol waluty w której wyrażona jest zobowiązanie, Kwota przelewu jeżeli z zobowiązania (lub dokumentu zakupu) został wygenerowany przelew, to w tym miejscu pojawi się kwota przelewu, Data dok. - data dokumentu zobowiązania, w dolnej części okienka, Status użytkownika, informacja jaki status rozrachunku (zobowiazania) został nadany przez użytkownika, War.płatn. warunki płatności danego zobowiązania, Kliknięcie na gwiazdkę przełącza widok z warunków ogólnych na warunki szczegółowe z dokumentu zakupu Dni ilośc dni między terminem płatności a datą aktualną lub datą z pola Stan na dzień. Ujemne liczby wskazują, że zobowiązanie nie jest jeszcze przeterminowane. Obsługa przelewów zaznaczenie umożliwi nam podgląd pozycji przelewów i stanu rachunków bankowych Dwuklik na częściowo rozliczonej, lub rozliczonej całkowicie pozycji, wyświetla okno z pozycjami wchodzącymi w skład rozliczenia. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 99 SIMPLE.ERP

101 Rozliczenie Rozliczenie to skojarzenie ze sobą zobowiązanej i płatności za to zobowiązanie. Operacja powoduje uznanie płatności i zmniejszenie kwoty zobowiązania o kwotę płatności. Uruchomienie akcji otwiera okno z listą nierozliczonych płatności. Wszystkie wyświetlone pozycje spełniają kryteria strategii rozrachunków znalezionej dla rozliczanego zobowiązania, pod warunkiem, że strategia nie ma ustawionego rozliczania automatycznego. Kryteria doboru znalezionej strategii wyświetlone są poniżej listy. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 100 SIMPLE.ERP

102 Pozycje przeznaczone wstępnie do rozliczenia są zaznaczone. Poczynając od góry listy, zaznaczane są wszystkie pozycje, do momentu całkowitego rozliczenia kwoty zobowiązania. Ponieważ lista, oraz zaznaczone na niej pozycje, są tylko propozycją rozliczenia, użytkownik ma możliwość modyfikowania wszystkich kryteriów doboru i sortowania w strategii rozliczeń. Każdą z zaznaczonych pozycji można odznaczyć lub zmienić kwotę do rozliczenia. Za pomocą przycisku Odznacz można odznaczyć wszystkie pozycje. System nie pozwoli na wprowadzenie kwoty większej niż wartość płatności lub przekraczającej kwotę do rozliczenia zobowiązania. Akceptacja przyciskiem OK. powoduje rozliczenie zaznaczonych pozycji z zobowiązaniem. Rozliczanie automatyczne Pozycje rozliczane są według kolejności doboru określonej w strategii, aż do całkowitego wyczerpania kwoty rozliczenia. Więcej na ten temat w rozdziale Rozliczenia z kontrahentami Generowanie przelewu Użycie tego przycisku umożliwia wygenerowanie przelewu dla zaznaczonej pozycji. Przelewy są generowane tylko dla zobowiązań o dodatniej kwocie. Zaznaczenie trzech kropek obok nazwy kolumny spowoduje ustawienie do przelewu wszystkich zaznaczonych przy pomocy myszki i klawisza Shift pozycji. Jeśli włączony jest znacznik Obsługa przelewów w nagłówku okna, to przelewy są generowane z wskazanego na środkowej części okna rachunku bankowego firmy: Kompensata Kompensata to skojarzenie ze sobą zobowiązania i należności. Operacja powoduje odjęcie od obu zapisów kwoty z pozycji o mniejszej wartości. W efekcie jedna z nich jest całkowicie rozliczona, a druga ma mniejszą wartość. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 101 SIMPLE.ERP

103 Uruchomienie akcji powoduje otworzenie okna z listą nierozliczonych należności. Tak jak w przypadku podpowiedzi płatności wyświetlone pozycje spełniają kryteria znalezionej strategii rozrachunków. Zasady współpracy z oknem są takie same jak w przypadku analogicznego okna Lista płatności. Akceptacja przyciskiem OK. powoduje kompensatę zaznaczonych pozycji. Jeżeli kompensata dotyczyła pozycji o różnych kontach księgowych, to w oknie Kompensaty (Menu pełne/finanse/rozrachunki/kompensaty) pojawi się jako pozycja do zadekretowania. Dekret operacji należy uruchomić automatycznie w tym oknie. W przypadku zaznaczenia w Parametrach not odsetkowych i kompensat znacznika Utworzenie kompensaty generuje dekret dekret powstaje automatycznie w chwili kompensaty. Bilansowanie Ikona bilansowania jest aktywna tylko dla zaznaczonych w nagłówku filtrów na Rodzaj, Stronę i Tytuł. Bilansowanie to skojarzenie ze sobą kilku zobowiązań dodatnich i ujemnych. Celem operacji jest wyzerowanie pozycji niemających wpływu na ostateczny bilans płatniczy z wybranym kontrahentem. Zachowane muszą być następujące warunki: Wszystkie pozycje muszą dotyczyć tej samej strony rozrachunków i tytułu rozrachunku Tylko jedna z zaznaczonych pozycji może mieć taki sam znak jak suma wszystkich pozycji, tzn. jeżeli suma wszystkich pozycji jest dodatnia, to tylko jedna z zaznaczonych pozycji może mieć dodatnią wartość. W efekcie pozycje mające przeciwny znak niż suma zostają wyzerowane, a wartość pozycji o zgodnym znaku zostaje zmniejszona o sumę wyzerowanych pozycji. W trakcie wszystkich operacji rozliczeń (rozliczenie, kompensata, bilansowanie) dla pozycji walutowych tworzą się automatyczne różnice kursowe. Można je dekretować w oknie Dekretacja różnic kursowych. Zadekretowanie wszystkich różnic kursowych z rozliczeń jest konieczne dla poprawności danych o rozrachunkach prezentowanych w oknie Obroty na koncie oraz dla poprawnego wygenerowania automatycznego bilansu otwarcia. Zmień datę płatności Zmiana terminu płatności dotyczy pozycji nierozliczonych lub częściowo rozliczonych. Data ta nie może być wcześniejsza od daty dokumentu, z którego zobowiązanie zostało wygenerowane. Podgląd pozycji Dla zaznaczonej pozycji umożliwia obejrzenie dokumentu zobowiązania. Wyświetlane są podstawowe informacje o dokumencie zakupu, dokumencie finansowym lub dekrecie księgowym, z którego powstało dane zobowiązanie. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 102 SIMPLE.ERP

104 Okno uwag Po naciśnięciu ikony pojawia się okienko umożliwiające wpisanie dodatkowego opisu do zobowiązania. Opis ten będzie widoczny również w oknie Rozliczenia z kontrahentami po naciśnięciu tej samej ikony. Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako funkcja użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: Funkcja użytkownika i Przed rozliczeniem. Raporty Dostępne są następujące raporty: Nierozliczone zobowiązania z dekretem lista zobowiązań w walucie transakcji i walucie bazowej, zgrupowanych wg stron rozrachunku, wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. Jedna z kolumn zawiera identyfikator dekretu powiązanego ze zobowiązaniem. Nierozliczone zobowiązania z dekretem i uwagami lista zobowiązań w walucie transakcji i walucie bazowej, zgrupowanych wg stron rozrachunku, wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. Jedna z kolumn zawiera identyfikator dekretu powiązanego ze zobowiązaniem. W dodatkowej linii umieszczone są uwagi zobowiązania o ile zostały dodane Struktura wiekowa zobowiązań Planowane płatności / (A3) - struktura wiekowa w układzie stron rozrachunków przedstawiająca przewidywane zapłaty za zobowiązania wg ich terminów płatności w przedziałach aktywnej struktury wiekowej. Raport w wersji A4 i A3. Struktura wiekowa zobowiązań / (A3) zestawienie zobowiązań w walucie transakcji w podziale na zakresy dni przeterminowania wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. Zakresy definiuje się w opcji Przedziały struktury wiekowej. Raport w wersji A4 i A3. Struktura wiekowa zobowiązań w walucie bazowej / (A3) jak wyżej, tylko w walucie bazowej (PLN). Raport w wersji A4 i A3. Struktura wiekowa zobowiązań z uwzgl.płat. i nal. / A3) jak raport Struktura wiekowa zobowiązań, ale dodana jest dodatkowa kolumna z sumą kwot należności i płatności dla pozycji zobowiązań wykazanych na raporcie. Raport w wersji A4 i A3. Struktura wiekowa zobowiązań z uwzgl.płat. obcych / A3) zestawienie zobowiązań w walucie bazowej w podziale na zakresy dni przeterminowania wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy. Płatności obce są traktowane tak, jak zobowiązania. Raport w wersji A4 i A3. Zobowiązania w podziale na kwoty / (A3) - przedstawia strukturę kwotową zobowiązań w układzie stron rozrachunków w oparciu o przedziały kwotowe z aktywnej struktury. Przedziały definiuje się w opcji Przedzały struktury wiekowej. Raport w wersji A4 i A3. Nierozliczone zobowiązania i płatności ten raport jest dostępny gdy w okienku filtrów jest ustawiony filtr na pole strona. Lista zobowiązań i płatności w walucie transakcji i INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 103 SIMPLE.ERP

105 walucie bazowej, zgrupowanych wg stron rozrachunku, oddzielnie zobowiązań i płatności, wg filtrów zdefiniowanych w nagłówku listy Odsetki od nierozliczonych zobowiązań. Ten raport jest dostępny, gdy ustawiony jest filtr na pole przeterminowane. Odsetki naliczane są na podstawie tabeli odsetkowej wprowadzanej w opcji Menu pełne/finanse/obiekty uzupełniające/parametry not odsetkowych ikona Def. oprocentowania odsetek: 5.3. Różnice kursowe Różnice kursowe powstają w wyniku następujących operacji: Typ Rodzaj rejestru Opis Saldo kasa/bank Rejestr Przewalutowanie Rozliczenie Przewalutowanie środków na rachunku bankowym/kasie - opis w rozdziale Dokumenty bankowe Przewalutowanie pozycji rozrachunków - opis w rozdziale Przewalutowanie Rozliczenie Rozliczenie Kompensata pozycji rozrachunków Rozliczenie Rozliczenie Rozliczenie pozycji rozrachunków Korekta Rozliczenie Storno różnicy z przewalutowania w części rozliczonej Wpłata/Wypłata Rejestr Różnice kursowe od wpłat/wypłat na rachunku bankowym/kasie - opis w rozdziale Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rachunku bankowym lub rejestrze kasowym Kompensata Rozliczenie Kompensata pozycji rozrachunków INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 104 SIMPLE.ERP

106 Różnice kursowe związane z pozycjami rozrachunkowymi mogą być liczone, w zależności od ustawienia parametru zdefiniowanego w Repozytorium, dwiema metodami: Bilansowa parametr KRK Metoda podatkowa ustawiony na NIE Różnice kursowe z rozliczenia obliczane są następująco: + wartość kwoty rozliczenia w walucie bazowej 1 pozycja rozliczenia - wartość kwoty rozliczenia w walucie bazowej 2 pozycja rozliczenia = kwota różnicy kursowej Jeżeli pozycja rozliczenia była przewalutowana to wartość przewalutowania z roku poprzedniego w części odpowiadającej kwocie rozliczenia jest wycofywana (tworzona jest korekta ) a różnica kursowa jest liczona od kursu pierwotnego. Kwota korekty jest wyliczana na podstawie kursów - oryginalnego pozycji rozrachunkowej i kursu przewalutowania podanego w tabeli kursowej. Różnice kursowe z przewalutowania obliczane są następująco: + wartość pozycji w walucie bazowej po przewalutowaniu - wartość pozycji w walucie bazowej przed przewalutowaniem = kwota różnicy kursowej z przewalutowania W przypadku, gdy nie jest to pierwsze przewalutowanie - wcześniejsze jest całkowicie wycofywane (korygowane ze znakiem przeciwnym) i naliczone ponownie na podstawie kursów jak wyżej. Podatkowa parametr KRK Metoda podatkowa ustawiony na TAK Różnice kursowe z rozliczenia liczone są jak w metodzie bilansowej, z tym, że przewalutowanie z roku poprzedniego nie jest wycofywane a różnica kursowa jest liczona od kursu tego przewalutowania (ostatniego). Różnice kursowe z przewalutowania tak, jak w metodzie bilansowej ale w przypadku, gdy nie jest to pierwsze przewalutowanie kwota przewalutowania jest wyliczana na podstawie kursów ostatniego przewalutowania pozycji rozrachunkowej i kursu przewalutowania podanego w tabeli kursowej. Różnice wcześniejszego przewalutowania nie są korygowane. Parametr KRK Metoda podatkowa Parametr ten określa, w jaki sposób mają być wyliczane różnice kursowe w trakcie roku a także przewalutowanie. Możliwe dwa ustawienia: - NIE (wartość domyślna) różnice kursowe są liczone metodą bilansową - TAK różnice kursowe liczone metodą podatkową Okno Dekretacja różnic kursowych służy do dekretacji kwot powstałych w wyniku wyżej wymienionych operacji. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 105 SIMPLE.ERP

107 W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie. Pola najczęściej wykorzystywane do filtrowania to: Data dokumentu data różnicy kursowej Rodzaj,Strona,Tytuł dane związane z różnicami kursowymi od pozycji rozrachunkowych Typ - typ róznicy kursowej lista dostępnych typów w tabeli Typy różnic kursowych Rodzaj rejestru pozwala odróżnić różnice kursowe z rozrachunków od różnic kursowych z rejestrów. Kasa/bank umożliwia wybór kasy lub rachunku bankowego dla różnic kursowych typu Wpłata/Wypłata i Saldo kasa/bank. Użycie filtru: zaznaczona flaga Zadekretowane, odznaczona flaga Czy zadekretowane pokaże listę różnic kursowych, które wymagają dekretacji, co jest warunkiem zgodności salda rozliczeń i kartoteki konta strony rozrachunku. Dekretacja dokumentu Akcja dekretuje zaznaczone na liście dokumenty. Anulowanie dekretu Akcja anuluje wygenerowane wcześniej dekrety. Podgląd dekretu Akcja umożliwia podgląd, edycję i wydruk dekretu wygenerowanego z dokumentu. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 106 SIMPLE.ERP

108 Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako funkcja użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: Funkcja użytkownika. Po dekretacji Dane na oknie Różnice kursowe generowane są automatycznie, dlatego praktycznie wszystkie pola są nieedytowalne: Data data różnicy kursowej: data operacji przewalutowania - jeżeli różnica kursowa pochodzi z przewalutowania, data rozliczenia jeżeli różnica pochodzi z rozliczenia, data kompensaty jeśli różnica pochodzi z kompensaty, późniejsza z dat pozycji płatności dla różnic kursowych od wpłat/wypłat; Typ określa rodzaj operacji, która doprowadziła do powstania różnicy kursowej - lista dostępnych typów w tabeli Typy różnic kursowych Typ pozycja. Identyfikator dokumentu identyfikator dokumentu, z którego powstał rekord różnicy kursowej; Kwota transakcji kwota w walucie od której wyliczona jest róznica kursowa Kwota kwota dokumentu w walucie bazowej; Różnica wyliczonakwota różnicy kursowej; Dekret pole określające, czy różnica została już zadekretowana Dwuklik na różnicy kursowej pokazuje szczegóły powstania różnicy. Uwaga: Bezwzględnie konieczne jest automatyczne zadekretowanie wszystkich różnic kursowych związanych z pozycjami rozrachunków (kompensata, rozliczenie, przewalutowanie, korekta). Ma to decydujące znaczenie dla poprawności danych o rozrachunkach walutowych prezentowanych w oknie Obroty na koncie oraz dla poprawnego wygenerowania automatycznego bilansu otwarcia. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 107 SIMPLE.ERP

109 Raporty Dostępne są następujące raporty: Różnice kursowe lista różnic kursowych wraz z podsumowaniem w podziale na dodatnie i ujemne w oparciu o filtry okna Dekretacja różnic kursowych. Różnice kursowe bankowe/kasowe umożliwia wydruk raportu różnic od wpłat/wypłat liczonych algorytmem FIFO dla wskazanego w filtrze raportu podokresu oraz kasy lub rachunku bankowego. Raport zawiera części: Stan początkowy nierozliczone w poprzednim podokresie pozycje przychodów (lub rozchodów w przypadku salda ujemnego) Przychody w okresie lista przychodów w danym miesiącu Rozchody i różnice kursowe w okresie tabela w okładzie: rozliczany przychód, rozchód, różnica kursowa. W przypadku, gdy rozliczany jest rozchód wyceniany kursem historycznym zamiast kwoty różnicy wyświetlany jest napis <FIFO>. Stan końcowy - nierozliczone w bieżącym podokresie pozycje przychodów (lub rozchodów w przypadku salda ujemnego) Więcej w rozdziale Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rachunku bankowym lub rejestrze kasowym Różnice kursowe z przewalutowań lista różnic kursowych z przewalutowania pozycji rozrachunkowych wraz z danymi o przewalutowaniu, wg filtrów okna Dekretacja różnic kursowych. Zrealizowane różnice kursowe lista zrealizowanych różnic kursowych typu Rozliczenie i Kompensata z danymi o rozliczanych pozycjach, wg filtrów okna Dekretacja różnic kursowych 5.4. Rozliczenia W Repozytorium (Menu pełne/repozytorium/obsługa repozytorium danych) znajdują się parametry odpowiedzialne za funkcjonowanie programu podczas dokonywania rozrachunków. Dla rozliczeń istotne są dwa parametry: Data rozliczenia w innych okresach TAK/NIE Czy kompensata na dzień TAK/NIE Zasady dokonywania rozrachunków (rozliczanie, kompensata pozycji o tym samym koncie księgowym, bilansowanie). 1. Ogólnie data rozliczenia wynika z późniejszej daty operacji (czyli daty dokumentu źródłowego) z rozliczanej pary pozycji. W przypadku gdy data w ten sposób wyznaczona trafia w wybrany podokres, to niezależnie od parametru w repozytorium Data rozl. w innych okresach - TAK/NIE, to właśnie ona przyjęta jest jako data rozliczenia. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 108 SIMPLE.ERP

110 Przykład: Użytkownik pracuje w podokresie luty 2007, data operacji płatności jest późniejsza niż data dokumentu zakupu - rozliczenie dokonuje się z datą W przypadku, gdy data rozliczenia nie zawiera się w wybranym podokresie, to jako datę rozliczenia przyjmuje się: 2. Dla Data rozl. w innych okresach - 'NIE' wybrany podokres jest aktualny (tzn. zgodny z czasem systemowym) - data rozliczenia = aktualna data wybrany podokres nie jest aktualnym, data rozliczenia = ostatni dzień miesiąca wybranego podokresu jeśli wybrany podokres jest nieaktywny (zablokowany lub zamknięty), rozliczenie nie dochodzi do skutku i pojawia się komunikat Data rozliczenia w nieaktywnym okresie. 3. Dla Data rozl. w innych okresach - 'TAK' Data rozliczenia jest równa późniejszej dacie rozliczanej pary (podobnie jak w punkcie 1). Jeśli jednak wyznaczony podokres jest nieaktywny, to data rozliczenia wyznaczana jest jak w punkcie 2. Zasady dokonywania kompensat pozycji o różnych kontach księgowych. Datą rozliczenia kompensaty jest data operacji późniejszego dokumentu. Terminy płatności w dokumentach źródłowych przy kompensacie nie mają żadnego znaczenia. Wyjątkiem jest otrzymanie pisemnej zgody na kompensatę z określoną konkretną datą. Dla takich przypadków przewidziany jest parametr w repozytorium Czy kompensata na dzień TAK/NIE. Ustawienie tego parametru na TAK powoduje, że podczas dokonywania kompensat między należnością a zobowiązaniem o różnych kontach księgowych pojawi się okno umożliwiające wpisanie żądanej daty kompensaty. Data jest kontrolowana przez program zgodnie z ogólnymi założeniami daty rozliczenia Okno rozliczeń Okno Rozliczenia umożliwia podgląd rozliczonych pozycji rozrachunków oraz ich wycofanie. W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 109 SIMPLE.ERP

111 Lista zawiera następujące informacje: Typ - typ rozrachunku z którego pochodzi pozycja rozliczenie: B bilansowanie, R - rozliczenie, K - kompensata Data rozliczenia Strona rozrachunku. Kliknięcie gwiazdki umożliwia przełączenia między identyfikatorem a nazwą strony rozrachunku. Rozliczono - kwotana jaką zostały rozliczone pozycje; Waluta waluta rozliczenia; Identyfikatory dokumentów, z których powstały pozycje rozrachunków. Kliknięcie gwiazdki w polu umożliwia przełączenie wyświetlanych identyfikatorów własnych na obce; Typy pozycji (Należność, Zobowiązanie, Płatność), które zostały ze sobą rozliczone. Nota odsetkowa jeżeli rozliczenie dotyczyło przeterminowanej należności, to wyświetlany jest identyfikator noty odsetkowej, o ile takowa została wygenerowana a nie została usunięta, Dni przetermm. - określają liczbę dni między terminem płatności a zapłatą. Dwuklik na rozliczonej pozycji, wyświetla okno z pozycjami wchodzącymi w skład rozliczenia. Anuluj rozliczenie Akcja anuluje wskazane rozliczenie (kasowany jest rekord rozliczenia). Jeżeli w rozliczeniu występowały dokumenty, dla których tytuły rozrachunków miały przypięte konta rozrachunkowe to anulowanie rozliczenia powoduje aktualizację sald dwustronnych tych kont o kwotę przeciwną do kwoty pochodzącej z rozliczenia. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 110 SIMPLE.ERP

112 Warunki wycofania rozliczenia: Jeżeli wskutek rozliczenia należności została wygenerowana nota odsetkowa to anulowanie rozliczenia usuwa notę odsetkową, pod warunkiem, że nie została jeszcze zatwierdzona. W przeciwnym wypadku anulowanie nie jest możliwe. Jeżeli rozliczenie pochodzi z kompensaty, która została już zadekretowana, to konieczne jest anulowanie dekretu kompensaty, o ile nie został ostatecznie zatwierdzony. Wycofanie rozliczenia kompensaty powoduje skasowanie dwóch rekordów rozliczenia należności i zobowiązania z płatnościami wygenerowanymi przez kompensatę Jeżeli w wyniku rozliczenia powstała różnice kursowa, to podczas anulowania rozliczenia również ulega skasowaniu, o ile nie została już zadekretowana. W takim wypadku należy anulowac dekret róznicy kursowej (o ile nie został ostatecznie zatwierdzony) i ponowić anulowanie rozliczenia. Jeżeli data rozliczenia przypada na zablokowany podokres rozliczeniowy, to należy najpierw wycofać blokadę (Menu pełne/funkcje specjalne/zamykanie okresów firmy zmiana statusu obszaru Finanse z B na A). Jeżeli podokres został zamknięty, czyli ma status Z, to anulowanie rozliczenia nie jest możliwe. Generuj notę odsetkową Akcja powoduje wygenerowanie not odsetkowych dla rozliczeń przeterminowanych należności, pod warunkiem, że nota odsetkowa nie została jeszcze wygenerowana, oraz istnienia wypełnionej tabeli podatkowej/ustawowej w Parametrach not odsetkowych Definicji oprocentowania odsetek. Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: jako funkcja Funkcja użytkownika. Po anulowaniu rozliczenia Raporty Dostępne są następujące raporty: Kartoteka rozrachunków raport wykonywany jest na dzień i dla kont zaczynających się na (np ). Prezentuje wszystkie pozycje rozliczone i nierozliczone podsumowane w układzie kont (WN, MA, saldo) wraz z danymi o kursie, walucie i statusie na dzień. Historia rozliczeń należności raport prezentujący rozliczenia pod kątem nalezności. Umożliwia śledzenie jakimi płatnościami (daty, kwoty) regulowana była nalezność. Historia rozliczeń należności z odsetkami raport prezentujący rozliczenia pod kątem nalezności. Umożliwia śledzenie jakimi płatnościami (daty, kwoty) regulowana była nalezność. Wykonuje się wyłącznie dla rozliczeń przeterminowanych a w dodatkowych INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 111 SIMPLE.ERP

113 kolumnach przedstawiane są odsetki ystawowe i podatkowe oraz liczba dni przeterminowania. Odsetki wykazywane są pod warunkiem istnienia wypełnionej tabeli podatkowej/ustawowej dla rodzaju Odbiorcy w Parametrach not odsetkowych Definicji oprocentowania odsetek. Historia rozliczeń płatności obcych - raport prezentujący rozliczenia pod kątem płatności obcych. Umożliwia śledzenie z jakimi należnościami były rozliczanie poszczególne wpłaty. Historia rozliczeń płatności własnych - raport prezentujący rozliczenia pod kątem płatności własnych. Umożliwia śledzenie za jakie zobowiązania dokonywane były poszczególne wypłaty. Historia rozliczeń płatności z dotacji - raport prezentujący rozliczenia pod kątem płatności własnych. Umożliwia śledzenie za jakie zobowiązania dokonywane były poszczególne wypłaty, które w definicji typu dokumentu płatności mają zaznaczone pole Czy dotacja Historia rozliczeń zobowiązań raport prezentujący rozliczenia pod kątem zobowiązań. Umożliwia śledzenie jakimi płatnościami (daty, kwoty) regulowane było zobowiązanie. Historia rozliczeń zobowiązań z odsetkami raport prezentujący rozliczenia pod kątem zobowiązań wraz z kwotą odsetek ustawowych/podatkowych od przeterminowanych zapłat. Umożliwia śledzenie jakimi płatnościami (daty, kwoty) regulowane było zobowiązanie. Odsetki wykazywane są pod warunkiem istnienia wypełnionej tabeli podatkowej/ustawowej dla rodzaju Dostawcy w Parametrach not odsetkowych Definicji oprocentowania odsetek. Rozliczenia szczegółowo raport prezentuje listę rozliczeń w oparciu o filtry nagłówka okna Rozliczenia. Kolumny danych takie jak w oknie plus informacja o kwocie rozliczenia w walucie bazowej, kwotach dokumentów i kwotach pozostałych do rozliczenia. Rozliczenia raport prezentuje listę rozliczeń w oparciu o filtry nagłówka okna Rozliczenia. Kolumny danych takie jak na w oknie plus informacja o kwocie rozliczenia w walucie bazowej Przewalutowania Przewalutowanie ma na celu uaktualnienie wartości w walucie bazowej nierozliczonych pozycji rozrachunku oraz sald bankowych i kasowych. Konieczność przewalutowania powstaje w wyniku zmiany kursu waluty w stosunku do waluty bazowej Przewalutowanie pozycji rozrachunków Dane na oknie Przygotowując przewalutowanie użytkownik określa następujące elementy: Data dzień, po kursie którego wykonane zostanie przewalutowanie; Operator identyfikator operatora systemu, który tworzy operację przewalutowania; Tabela kursowa tabela kursowa zawierająca kursy po, których przeprowadzone zostanie przewalutowanie. Tabela powinna mieć odznaczoną flagę modyfikowalności kursu; INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 112 SIMPLE.ERP

114 Tytuł pole opcjonalne, umozliwia ograniczenie wykonania przewalutowania do wskazanego tytułu rozrachunku Należność, Zobowiązanie, Płatność pola wyboru określające, które rodzaje pozycji rozrachunków zostaną przewalutowane. Zatwierdź Przewalutowanie powoduje przeliczenie kwot w walucie bazowej dla nierozliczonych pozycji rozrachunków (zależnie od ustawień pól wyboru Należność, Zobowiązanie, Płatność) według kursów walut pobranych z wybranej tabeli kursowej. Kwoty różnic kursowych zostają zapisane w celu późniejszej ich dekretacji. Po realizacji tej akcji przewalutowanie uzyskuje status wykonane. Każde przewalutowanie może być odtwierdzone, pod warunkiem, że pozycje różnic kursowych powstałych w przewalutowania nie zostały jeszcze zadekretowane. W przeciwnym razie kasowanie przewalutowania jest niedostępne. W przypadku, jeśli używamy metody podatkowej naliczania różnic kursowych, przed zatwierdzeniem przewalutowania rozrachunków system sprawdzi i przypomni, że najpierw należy wykonać przewalutowanie środków na rachunkach bankowych i kasach. Uwaga: Po wykonaniu operacji przewalutowania pozycji rozrachunkowych należy - zadekretować różnice kursowe a powstałe dekrety próbnie zatwierdzić - uruchomić funkcje naprawcze i kontrolne (Menu pełne / Funkcje specjalne / Funkcje kontrolne obszar systemu Finanse), kolejno odbudowę obrotów, odbudowę sald i sprawdzenie sald. W przypadku, jeśli sprawdzenie sald zwraca niezgodności i nie są one związane z brakami w dekretacji to należy skontaktować się z serwisem SIMPLE S.A Przewalutowanie salda kasy/rachunku bankowego Przewalutowanie Powyższa akcja jest dostępna w oknie Dokumenty bankowe i Dokumenty kasowe. Akcja umożliwia dokonanie przewalutowania salda banku(/kasy) wg kursu na dzień dla kwot pozostających do rozliczenia wg kolejki FIFO. Przewalutowanie salda banku/(kasy) jest możliwe przy spełnionych warunkach: Rejestr nie jest w walucie bazowej Rejestr jest roboczy Poprzednie wyciągi (rejestry) są zatwierdzone Nie istnieją kolejne wyciągi (rejestry) Data przewalutowania jest zgodna z datą wyciągu (lub zawiera się w zakresie dat raportu kasowego) Saldo rejestru bankowego/(kasowego) jest dodatnie INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 113 SIMPLE.ERP

115 Po uruchomieniu akcji Przewalutowanie pojawia się okno Przewalutowanie rachunku bankowego białe pola do podania parametrów przewalutowania: Identyfikator identyfikator przewalutowania Opis dodatkowy opis przewalutowanie Waluta pobierana jest z waluty rejestru Źródło, Typ, Tabela kursowa dane kursu przewalutowania Kurs kurs przewalutowania Typ płatności rozchodowej musi to być typ dokumentu płatności z odznaczoną flagą Czy rozrachunkowy? Oraz zaznaczoną flagą Wycena kursem historycznym (bez różnic kursowych). Typ płatności przychodowej - musi to być typ dokumentu płatności z odznaczoną flagą Czy rozrachunkowy? Data data przewalutowania Komórka oddział Uwaga: Typy dokumentów płatności nie powinny mieć podpiętych szablonów dekretów, ponieważ podczas przewalutowania tworzone są automatyczne różnice kursowe typu Saldo kasa/bank, które po zadekretowaniu na konto księgowe rachunku bankowego/(rejestru kasowego) uzupełnią jego obroty w walucie bazowej o wartość przewalutowania. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 114 SIMPLE.ERP

116 W wyniku operacji przewalutowania tworzone są dwa dokumenty płatności o pozycjach oznaczonych literą P: Płatność własna (rozchód) na kwoty nierozliczone wg kolejki FIFO po kursie pierwotnym (dokument zazwyczaj wielopozycyjny) Płatność obca (przychód) - dokument jednopozycyjny saldo rejestru po kursie przewalutowania. Wykonane przewalutowanie trafia na listę Przewalutowania (Menu pełne/finanse/rozrachunki/przewalutowania) W oknie Przewalutowania znajdują się podstawowe informacje o przewalutowaniu, m. innymi numer rejestru, w którym znajdują się dokumenty przewalutowania. Zapis przewalutowania rachunku bankowego jest wyróżniony literą B a kasy literą K. W tym oknie można wycofać przewalutowanie używając ikony - Anuluj. Zostaną wówczas wycofane dokumenty płatności przewalutowania. Wycofanie przewalutowania będzie zablokowane jeśli: będzie zatwierdzony rejestr bankowy(/kasowy), w którym są pozycje przewalutowania różnice kursowe są podekretowane istnieją już następne rejestry bankowe(/kasowe) otwarte jest okno edycji dokumentów bankowych lub kasowych nie są dokładnie dwie płatności przewalutowania INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 115 SIMPLE.ERP

117 Podczas operacji przewalutowania (jeszcze przed zatwierdzeniem rejestru, w którym znajdują się dokumenty przewalutowania) tworzone są automatyczne różnice kursowe, które można przejrzeć i zadekretować w oknie Dekretacja różnic kursowych. (Menu pełne/finanse/rozliczenia/różnice kursowe) Rozliczenia z kontrahentami Okno Rozliczenia z kontrahentami jest przeznaczone do śledzenia stanu rozliczeń z poszczególnymi stronami rozrachunków, wykonywania rozliczeń oraz prowadzenia korespondencji związanej z wezwaniami do zapłaty dla odbiorców. Do okna podpowiedzi pracowników można dodać trzy dodatkowe kolumny definiowane w opcji 'Ustawienia podpowiedzi pracowników' W oknie tym pojawiają się pozycje rozrachunkowe powstałe wskutek wystawienia dokumentu na daną stronę tego rozrachunku i zatwierdzeniu tego dokumentu. Trafią tu także pozycje z dekretów księgowych, które to zostały wprowadzone bezpośrednio do folderu dekretów jako nota księgowa. Próbne zatwierdzenie takiego ręcznego dekretu już powoduje pojawienie się pozycji rozrachunkowej na rozliczeniu z kontrahentem i umożliwia jej rozliczenie. Filtr W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie Na uwagę zasługują polar: Gdy jest ustawiony filtr na rodzaj strony Odbiorca możliwe jest zaznaczenie filtru Pozycje dostawcy, co powoduje, że dla danego kontrahenta na ekranie pojawią się także pozycje związane z tym kontrahentem jako dostawcą. Analogicznie, gdy jest ustawiony filtr na rodzaj strony Dostawca możliwe jest zaznaczenie filtru Pozycje odbiorcy. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 116 SIMPLE.ERP

118 Powyższe ustawienia umożliwiają wygodne kompensowanie należności i zobowiązań z różnych tytułów dla jednego kontrahenta. Stan na dzień ustawienie tej flagi oraz daty w polu obok umożliwia historyczny podgląd stanu rozrachunków, Konto umożliwia wybór tylko zobowiązań związanych z konkretnym kontem księgowym, Filtr możliwość odfiltrowania nierozliczonych zobowiązań wg stałego, Przeterminowane na liście pojawią się tylko przeterminowane zobowiązania, Data rozliczenia. Od..Do na liście pojawią się tylko pozycje rozliczone w zadanym zakresie dat, o ile w filtrze jest również ustawiona flaga Częściowo rozliczone i/lub Rozliczone. Zmiana wyglądu widok w oknie przełącza się na dwa okienka z pozycjami: jeden z należnościami i płatnościami własnymi, drugi z zobowiązaniami i płatnościami obcymi Data dokumentu na liście pojawią się tylko pozycje, których data dokumentu zawiera się we wskazanym przedziale Od Do Data operacji na liście pojawią się tylko pozycje, których data operacji zawiera się we wskazanym przedziale Od Do. Data operacji jest również datą powiązanego dekretu księgowego. Uwaga: Po każdej zmianie opcji filtrowania, aby naczytały się wszystkie pozycje związane z ustawionym filtrem należy użyć przycisku odśwież lub klawisza F5. Lista kontrahentów W środkowej części okna znajduje się lista kontrahentów. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 117 SIMPLE.ERP

119 Dla każdego kontrahenta, oprócz danych identyfikacyjnych, wyświetlane są: Należności suma wartości nierozliczonych należności kontrahenta; Zobowiązania suma wartości nierozliczonych zobowiązań w stosunku do kontrahenta, Płatności własne suma wartości nierozliczonych zapłat własnych wobec kontrahenta, Płatności obce suma wartości nierozliczonych zapłat kontrahenta. Bez względu na ustawienia filtru, sumy zawsze zawierają kwoty, które zostały do rozliczenia, wyrażone w walucie bazowej. Lista pozycji rozrachunków Dolna część okna zawiera listę pozycji rozrachunków związanych z wybranym w środkowej części okna kontrahentem. Wyświetlane są następujące informacje: Identyfikator identyfikator dokumentu, z którego powstała pozycja rozrachunków; Rodzaj określa czy w pozycji rozrachunku jest N - Należność, Z - Zobowiązanie, Pw - Płatność własna lub Po - Płatność obca; War.płatn. warunki płatności ogólne lub pozycji. Przycisk gwiazdki przełącza wyświetlanie między rodzajami Płatne data operacji dla pozycji płatności, termin płatności dla należności lub zobowiązania; Kwota, Do rozliczenia, W walucie bazowej - kwota pozycji, oraz kwota/kwota w walucie bazowej jaka pozostała do całkowitego jej rozliczenia; Waluta waluta pozycji rozrachunkowej; Kwota przelewu/kurs pozycji kwota przelewu dla dodatniego zobowiązania lub ujemnej nalezności o ile został on wygenerowany i istnieje w oknie Lista przelewów; Przycisk * przełącza widok z kwoty przelewu na kurs pozycji. St. - Status określa stan rozliczenia pozycji. Nieroz nierozliczona, Cz.roz częściowo rozliczona, Rozl rozliczona całkowicie; Dekret identyfikator dekretu dla pozycji, o ile istnieje. Aby saldo konta było zgodne z saldem rozliczeń z kontrahentem każda pozycja rozrachunkowa musi być zadekretowana a dekret przynajmniej próbnie zatwierdzony. St. Status dekretu, o ile istnieje: niebieski zatwierdzony, czerwony próbnie zatwierdzony, żółty - roboczy; Zależnie od ustawień filtru, lista może zawierać Nierozliczone, Częściowo rozliczone lub Rozliczone pozycje Na dole okna znajduje się podsumowanie dokumentów rozliczeniowych kontrahenta. Dla każdego kontrahenta wyświetlane są: Należności (N) suma wartości początkowej należności kontrahenta; Zobowiązania (Z) suma wartości początkowej zobowiązań w stosunku do kontrahenta, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 118 SIMPLE.ERP

120 Płatności własne (Pw) suma wartości początkowej zapłat własnych wobec kontrahenta, Płatności obce (Po) suma wartości początkowej zapłat kontrahenta. Podsumowanie jest wyrażone w walucie bazowej. Wezwania do zapłaty Operacje takie, często mają charakter masowy za jednym razem drukuje się wiele wezwań. Normalnie, system SIMPLE.ERP udostępnia podgląd oraz wydruk raportów poprzez menedżera raportów. W celu przyspieszenia wydruku wezwań do zapłaty, akcja ta została umieszczona bezpośrednio na pasku narzędzi. Wezwanie do zapłaty: Wybór należności, dla których wydrukowane zostaną wezwania do zapłaty, odbywa się przez zaznaczenie wierszy na liście należności. Wezwanie zostanie wydrukowane tylko wtedy, jeżeli należność jest przeterminowana. Po uruchomieniu akcji wyświetli się na ekranie wyżej przedstawione okno. Wydruk na dzień data, na kiedy zostaną wyliczone kwoty odsetek za zwłokę. Szablon wybór tekstu, który pojawi się na wydruku wezwania. Szablon raportu - wybór szablonu dostępnego z sekcji raportów Aktualizować historię korespondencji system może zapamiętywać numer wersji wysyłanego ponaglenia i następnym razem drukować kolejną wersję. Jeżeli pole wyboru nie zostanie zaznaczone system nie zapamięta wersji drukowanego ponaglenia i następnym razem wydrukuje tą samą. Ma to znaczenie np. przy wydruku próbnym. Drukować opis należności pojawi się opis należności wprowadzony poprzez Okno uwag W przypadku odznaczenia tej opcji na wezwaniu do zapłaty informacje i odsetkach zostaną pominięte INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 119 SIMPLE.ERP

121 Zbiorcze wezwania do zapłaty Istnieje możliwość wydruku zbiorczego wezwania do zapłaty dla wszystkich przeterminowanych należności dla wybranych odbiorców. Wybór kontrahentów, dla których wydrukowane zostaną zbiorcze wezwania do zapłaty, odbywa się przez zaznaczenie wierszy na liście kontrahentów (multiselect). Przy takim wydruku nie ma możliwości automatycznego wersjonowania tekstów ponagleń. Podgląd dokumentów Dla zaznaczonej pozycji umożliwia obejrzenie dokumentu źródłowego dla pozycji rozrachunku Wyświetlane są podstawowe informacje o dokumencie (sprzedaży, dokumencie finansowym, dekrecie, dokumencie kasowym lub bankowym, nocie odsetkowej) z którego powstała pozycja rozrachunku. Powiązania dokumentów Dla zaznaczonej pozycji akcja podnosi okienko, w którym widać identyfikatory i wybrane dane poprzedników i następników pozycji rozrachunkowej. Np. dla należności pochodzącej z faktury sprzedaży poprzednikiem będzie faktura sprzedaży a następnikiem dekret księgowy. Dwukrotne kliknięcie na identyfikatorze poprzednika lub następnika podnosi okno dokumentu źródłowego (czyli przypadku faktury, rejestru płatności lub dekretu). W przypadku niezatwierdzonego dekretu możliwa jest jego edycja. Zmień datę pozycji Umożliwia zmianę terminu płatności należności lub zobowiązania INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 120 SIMPLE.ERP

122 Rozlicz zaznaczone Jeżeli zaznaczymy kilka pozycji to użycie tego przycisku umożliwia ich rozliczenie. Operacja zostanie wykonana, jeżeli zaznaczone pozycje spełniają zasady rozliczania. Jeśli nie to pojawi się stosowny komunikat o niemożliwości wykonania operacji. Kompensuj zaznaczone Jeżeli zaznaczymy kilka pozycji to użycie tego przycisku umożliwia ich kompensowanie. Operacja zostanie wykonana, jeśli zaznaczone pozycję spełniają zasady kompensowania. Jeśli nie to pojawi się stosowny komunikat o niemożliwości wykonania operacji. Jeżeli kompensata dotyczyła pozycji o różnych kontach księgowych, to w oknie Kompensaty (Menu pełne/finanse/rozrachunki/kompensaty) pojawi się jako pozycja do zadekretowania. Dekret operacji należy uruchomić automatycznie w tym oknie. W przypadku ustawienia w oknie Parametry not odsetkowych i kompensat znacznika Utworzenie kompensaty generuje dekret - dekret utworzy się automatycznie. Bilansuj Jeżeli zaznaczymy kilka pozycji to użycie tego przycisku umożliwia ich bilansowanie. Operacja zostanie wykonana, jeśli zaznaczone pozycję spełniają zasady bilansowania. Jeśli nie to pojawi się stosowny komunikat o niemożliwości wykonania operacji. Okno uwag Po naciśnięciu ikony pojawia się okienko umożliwiające wpisanie dodatkowego opisu do pozycji należności, zobowiązania lub płatności. Opis ten będzie widoczny również w oknie Nierozliczone należności, Nierozliczone zobowiązania lub Nierozliczone płatności. Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako Akcja_użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: Funkcja użytkownika Po rozliczeniu Przed anulowaniem rozliczenia Przed rozliczeniem Rozliczanie odbywa się po wskazaniu pozycji przeznaczonych do rozliczenia i naciśnięciu ikony zbiorczej bądź skrótu klawiszowego Ctrl-S lub jednej z ikon rozliczania widocznej po rozwinięciu listy (rozlicz, kompensuj, bilansuj). INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 121 SIMPLE.ERP

123 Ułatwieniem tej operacji jest możliwość sortowania pozycji na liście wg poszczególnych kolumn. Naciśnięcie nazwy kolumny spowoduje posortowanie danych na liście wg jej zawartości. Przykład: Można posortować dane wg dwóch kryteriów kolejno klikając na kolumny Do rozliczenia i (przytrzymując klawisz Ctrl) Płatne. Wówczas dane na liście zostaną posortowane najpierw kwoty, a w obrębie tego sortowania wg daty płatności, co umożliwi szybsze powiązanie należności z zapłatą. Zaznaczanie pozycji do rozliczenia przy użyciu klawisza Ctrl (lub Shift i Ctrl) powoduje wyświetlanie na dolnym pasku okna informacji o sumie zaznaczonych kwot wg rodzaju pozycji. Automatyczne rozliczanie Akcja powoduje wyświetlanie okna z parametrami automatycznego rozliczania. Do okna przenoszone są domyślnie filtry z nagłówka okna: Po wyborze strategii rozliczeń, rodzaju rozliczeń (bilansowanie/rozliczenie/kompensata) oraz zakresu dat dokumentów (daty operacji; zwykle optymalnie jest wybrać zakres od najwcześniejszej możliwej daty do dnia zalogowania w systemie włącznie) naciskamy przycisk Rozlicz i rozpoczyna się automatyczne rozliczenie pozycji. Data rozliczenia jest wyznaczana w oparciu o ogólne zasady wyznaczania daty rozliczenia omówione w rozdziale Data rozliczenia i parametry z nią związane INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 122 SIMPLE.ERP

124 Raporty Dostępne są następujące raporty: Potwierdzenie sald Potwierdzenie sald w walucie transakcji Rozliczenie zbiorcze na dowolny dzień - dla wszystkich rodzajów strony rozrachunków Rozliczenie z kontrahentami zbiorcze tylko dla dostawców i odbiorców Rozliczenie z kontrahentami zbiorcze z sortowaniem - tylko dla dostawców i odbiorców, umożliwia sortowanie kontrahentów wg identyfikatora lub konta analitycznego kontrahenta. Zawiera dodatkowo deret i jego opis. Rozliczenie z kontrahentem dla wszystkich rodzajów stron rozrachunków, dla zaznaczonej na liście strony rozrachunku Rozliczenie z kontrahentem z opisem dekretu i kontem podobnie jak raport Rozliczenie z kontrahentem plus identyfikator i opis dekretu oraz konto księgowe Wezwanie do zapłaty pełne - wezwanie ze specyfikacją wszystkich rodzajów (N, Z, Po i Pw) przeterminowanych, nierozliczonych pozycji rozrachunków dla odbiorcy zaznaczonego na liście, wraz z naliczoną (dla należności) kwotą odsetek ustawowych i podatkowych. Możliwy jest wybór tekstu, który pojawi się na wydruku oraz wyłączenie naliczania odsetek. Wezwanie do zapłaty wezwanie ze specyfikacją przeterminowanych należności zaznaczonych na liście, wraz z naliczoną kwotą odsetek ustawowych i podatkowych. Możliwy jest wybór tekstu, który pojawi się na wydruku oraz wyłączenie naliczania odsetek. Wezwanie do zapłaty zbiorcze - wezwanie ze specyfikacją wszystkich przeterminowanych należności dla odbiorcy zaznaczonego na liście, wraz z naliczoną kwotą odsetek ustawowych i podatkowych. Możliwy jest wybór tekstu, który pojawi się na wydruku oraz wyłączenie naliczania odsetek., Wezwanie do zapłaty odsetek ustawowych zbiorcze działa dla zaznaczonych odbiorców, gdy w przeterminowanych należnościach występują pozycje objęte potencjalnie odsetkami z tytułu długiego terminu płatności,kwoty odsetek wyznaczone są w oparciu o ich definicję. Więcej na ten temat w rozdziale Definiowanie oprocentowania odsetek, Wezwanie do zapłaty odsetek ustawowych działa jak Wezwanie do zapłaty odsetek ustawowych zbiorcze ale dla zaznaczonych należności i zwraca dane tylko dla kwot odsetek większych od zera.., Wykaz sum zapisów nierozl. wg tytułów działa dla zaznaczonych stron rozrachunku, Wykaz sum zapisów rozl. wg tytułów działa dla zaznaczonych stron rozrachunku, Wykaz zapisów nierozliczonych działa dla zaznaczonych stron rozrachunku, Wykaz zapisów nierozliczonych wg produktów,- działa wg wskazanej w filtrze raportu daty i zakresu produktów powiązanych poprzez dokumenty zakupu lub sprzedaży ze zobowiązaniami i należnościami od kontrahentów. Filtry okna Rozliczenia z kontrahentami w tym przypadku nie są brane pod uwagę. Wykaz zapisów rozliczonych działa dla zaznaczonych stron rozrachunku, w przypadku wybrania tego raportu przydatne jest użycie filtrów okna Data rozliczenia. Od..Do. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 123 SIMPLE.ERP

125 Noty odsetkowe Noty odsetkowe powstają z przeterminowanych (zapłaconych po terminie płatności) należności. Nota jest automatycznie generowana podczas: Rozliczania przeterminowanej należności, której rodzajem strony rozrachunku jest Odbiorca. Kwota odsetek naliczana jest z rozdzielczością jednego dnia, według oprocentowania obowiązującego w dniu, na który naliczana jest kwota. Ten rodzaj generowania not jest zależny od zaznaczenia w oknie Parametry not odsetkowych dla rodzaju Odbiorcy flag Czy automatyczne generowanie not i Czy generować noty dla kompensat. Generowania not odsetkowych od rozliczeń - uruchomienia ikony Generuj notę odsetkową w oknie Rozliczenia. Opcję generacji not z okna Rozliczenia wykorzystuje się w sytuacji gdy w parametrach not odsetkowych odznaczona jest flaga automatycznej generacji not, bądź wtedy, gdy noty zostały skasowane i chcemy je odtworzyć. Generowania noty odsetkowej z nierozliczonych należności w oknie Nierozliczone należności uruchomienie ikony. Noty odsetkowe można generować z jednej lub wielu zaznaczonych pozycji nierozliczonych należności. Ikona generowania not jest aktywna, gdy w filtrze nagłówka listy ustawiony jest Stan na dzień. W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie. Jednoczesne użycie filtru na Status Zatwierdzone, zaznaczona flaga Zadekretowane, odznaczona flaga Czy zadekretowane pokaże listę not, które zostały zatwierdzone i wymagają dekretacji, co jest warunkiem zgodności salda rozliczeń i kartoteki konta odbiorcy. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 124 SIMPLE.ERP

126 Ponieważ noty odsetkowe generowane są automatycznie, dlatego większość ich parametrów jest nieedytowalnych. Po użyciu ikony Modyfikuj możliwa jest modyfikacja daty operacji noty, kwot odsetek i liczby dni. Nie można modyfikować danych noty zgrupowanej, not pochodzących z nierozliczonych należności oraz korekt. Korekty not odsetkowych powstają w przypadku: 1. Wygenerowania noty z nierozliczonych należności podczas wcześniej stworzonej zatwierdzonej noty z rozliczeń 2. Generowania noty z nierozliczonych należności podczas utworzonej wcześniej roboczej noty z rozliczeń spowoduje utworzenie roboczej noty z nierozliczonych nalezności oraz roboczej korekty. 3. Stworzenia roboczej noty odsetkowej z rozliczeń gdy istnieją zatwierdzone noty z nierozliczonych należności z data większą niż data noty z rozliczeń, spowoduje powstanie korekty. Korekta jest różnicą not z nierozliczonych nalezności oraz rozliczeń. Nota odsetkowa zawiera takie informacje jak: Identyfikator noty odsetkowej; Data operacji data wygenerowania noty; Należność identyfikator należności, z której powstała nota; Podstawa naliczenia niezapłacona w terminie kwota należności, będąca podstawą do wystawienia noty odsetkowej; Kwota odsetek ustawowych/podatkowych kwota odsetek naliczona za zwłokę; Strona rozrachunku odbiorca, na rzecz którego wystawiono notę; Liczba dni edytowalne pole, określa liczbę dni pomiędzy datą wystawienia noty odsetkowej, a żądaną datą płatności dla nowej należności wygenerowanej z noty. Zatwierdzenie Zatwierdzenie noty odsetkowej powoduje wygenerowanie należności na kwotę odsetek, które zostały naliczone za zwłokę w płatności. Należność taka nie różni się niczym od należności wygenerowanych z Dokumentu sprzedaży. Należność nie powstanie w przypadku, gdy w parametrach not odsetkowych jest zaznaczony znacznik Zatwierdzenie nie generuje należności. Usunięcie (skasowanie) wygenerowanej, ale jeszcze niezatwierdzonej noty jest równoznaczne z odstąpieniem od egzekucji kwoty odsetek. Anuluj zatwierdzenie - akcja służy do anulowania zatwierdzenia noty odsetkowej. Jest dostępna dla not niezadekretowanych. Jeśli z noty powstała należność i jest ona rozliczona to najpierw należy wycofać rozliczenie należności. Usuń - akcja służy do usuwania roboczych, niezgrupowanych not odsetkowych. Dekretacja dokumentu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 125 SIMPLE.ERP

127 Akcja dekretuje zaznaczone na liście dokumenty. Akcja dotyczy tylko dokumentów, które są zatwierdzone. Anulowanie dekretu Akcja anuluje wygenerowane wcześniej dekrety. Podgląd dekretu Akcja umożliwia podgląd, edycję i wydruk dekretu wygenerowanego z dokumentu. Grupuj Akcja umożliwia zgrupowanie zaznaczonych not w jedną pozycję. Nota zgrupowana po zatwierdzeniu tworzy jedną, zbiorczą pozycję należności. Nie można grupować not z nierozliczonych należności oraz korekt. Rozgrupuj Akcja umożliwia cofnięcie operacji grupowania o ile nota zgrupowana nie jest zatwierdzona. Noty zgrupowane Akcja uruchomiona na nocie zgrupowanej wyświetla listę not wchodzących w jej skład. Okno uwag Po naciśnięciu ikony pojawia się okienko umożliwiające wpisanie dodatkowego opisu do noty odsetkowej. Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako Akcja_użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: Funkcja użytkownika Po dekretacji Raporty Dostępne są następujące raporty: Lista not - lista not wg filtrów nagłówka okna z podsumowaniem. Dla not zgrupowanych pokazuje też noty wchodzące w skład grupy. Nota odsetkowa z uwagami wydruk zaznaczonych not odsetkowych dla jednego odbiorcy zaznaczone pozycje są na jednym raporcie noty. Drukowane są uwagi do noty wpisane w Oknie uwag. Tekst noty pobierany jest z szablonów INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 126 SIMPLE.ERP

128 korespondencji. Dla not zgrupowanych pokazuje poszczególne noty wchodzące w skład grupy. Noty odsetkowe zbiorczo z uwagami raport taki jak Nota odsetkowa z uwagami z tym, że poprzedzony jest pytaniem, Czy drukować tylko zaznaczone noty odsetkowe? a w przypadku odpowiedzi Nie na raport trafiają wszystkie noty dla danego odbiorcy w obrębie filtrów okna. Nota odsetkowa raport identyczny z Nota odsetkowa z uwagami, bez uwag Noty odsetkowe zbiorczo - raport identyczny jak Noty odsetkowe zbiorczo z uwagami, ale bez uwag Kompensaty Okno Kompensat pełni rolę czysto pomocniczą dla dekretacji można stąd dekretować dokumenty powstałe w wyniku kompensaty. Rzeczywisty efekt operacji kompensaty dwa rozliczenia, widoczny jest w oknie Rozliczenia. W programie można wykonać trzy rodzaje kompensat: kompensata w ramach tego samego konta księgowego (a więc i strony rozrachunku) nie pojawia się na liście Kompensaty. kompensata dla tej samej strony rozrachunku lub różnych stron rozrachunku ale powiązanych poprzez akcję Dostawca = Odbiorca; pozycje rozrachunkowe są związane z różnymi kontami księgowymi ; pojawia się na liście Kompensaty i wymaga automatycznej dekretacji. kompensata dla różnych stron rozrachunku; pojawia się na liście Kompensaty i wymaga automatycznej dekretacji. Operacje kompensaty drugiego i trzeciego rodzaju (czyli dla rozrachunków o różnych kontach) tworzą dwa dokumenty płatności: płatność obcą dla należności i płatność własną dla zobowiązania. Płatności te nie trafiają do żadnego rejestru, widoczne są jedynie jako pozycje rozliczone w oknie Rozliczenia z kontrahentami. Płatności generowane są podczas kompensowania na podstawie typów dokumentów płatności (obojętnie czy bankowych czy kasowych) oznaczonych w definicji jako domyślne dla wskazanego na nich tytułu rozrachunku. Jeżeli kompensata przeprowadzana jest z okna Nierozliczone należności lub Nierozliczone zobowiązania to należy wyłączyć kryteria zgodności strategii rozliczeń bezpośrednio w oknie podpowiedzi zobowiązań lub należności. Uwaga: Dla kompensat pomiędzy skojarzonym dostawcą i odbiorcą wygodniej jest korzystać z flagi Pokaż pozycje dostawcy/odbiorcy i dokonywać kompensat w oknie Rozliczenia z kontrahentami. W górnej części okna znajduje się filtr, umożliwiający ograniczenie ilości wyświetlanych na oknie wierszy. Zasady współpracy z filtrem są takie same jak w całym systemie. Użycie filtru: zaznaczona flaga Zadekretowane, odznaczona flaga Czy zadekretowane pokaże listę INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 127 SIMPLE.ERP

129 kompensat, które wymagają dekretacji, co jest warunkiem zgodności salda rozliczeń i kartoteki konta strony rozrachunku. Lista zawiera podstawowe informacje o kompensowanych pozycjach rozrachunków: Datę operacji, Strony rozrachunków, Identyfikatory dokumentów, Kwotę i walutę kompensaty Podgląd należności/zobowiązań Dla zaznaczonej pozycji umożliwia obejrzenie dokumentów źródłowych, których rozrachunki zostały skompensowane. Wyświetlane są podstawowe informacje o dokumencie (sprzedaży, dokumencie finansowym, dekrecie księgowym, dokumencie zakupu, nocie odsetkowej), z którego powstał rozrachunek. Skrypt użytkownika Akcja powoduje uruchomienia makra VBS zdefiniowanego w Edycji skryptów jako Funkcja użytkownika. Dostępne konteksty wywołania: Funkcja użytkownika. Dekretacja dokumentu Akcja dekretuje wszystkie zaznaczone na liście kompensaty. Anulowanie dekretu Akcja anuluje wygenerowane wcześniej dekrety. Podgląd dekretu Akcja umożliwia podgląd, edycję i wydruk dekretu wygenerowanego z dokumentu. Dostępne raporty: kompensata dokument kompensaty obejmujący pozycje zaznaczone na liście w formie informacji wysyłanej zainteresowanym stronom lista kompensat lista kompensat wg filtru z nagłówka listy INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 128 SIMPLE.ERP

130 6. Podatek VAT Obiekt ten grupuje wszystkie funkcje związane z obsługą podatku od towarów i usług Stawki VAT Jest to lista zdefiniowanych przez użytkownika i obowiązujących zgodnie z prawem stawek podatku VAT. Stawki podatku VAT definiuje się w oknie edycji zawierającym atrybuty stawki jakimi są: Identyfikator skrócony, Nazwa, Procent podatku, Znacznik identyfikujący stawkę zwolnioną z podatku VAT, NPD - Znacznik identyfikujący stawkę jako nie podlegającą opodatkowaniu, Konto analityczne możliwe do użycia jako atrybut konta. Data obowiązywania data, powyżej której system podczas wprowadzania dokumentów obrotu towarowego będzie ostrzegał, że stawka nie jest aktualna. Pusta data oznacza, że kryterium daty nie będzie brane pod uwagę. Aktywna stawki z odznaczoną flagą aktywności pojawiają się na końcu listy podpowiadanych stawek w dokumentach obrotu towarowego Każda stawka ma swój unikalny identyfikator przyporządkowywany produktowi, możliwy do wyboru w pozycji dokumentu, określany w parametrach obrotu towarowego jako stawka podatku od usług transportowych i wszędzie tam, gdzie konieczne jest określenie stawki tego podatku. Dostępne raporty: Atrybuty VAT Stawki VAT INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 129 SIMPLE.ERP

131 6.2. Deklaracja VAT 7 Deklaracja VAT-7 tworzona jest automatycznie dla pozycji zapisanych w rejestrze zakupów i sprzedaży oraz rejestrze SAD. Deklaracja tworzona jest dla jednego podokresu rozliczeniowego lub kwartału w przypadku deklaracji VAT-7D. System może pamiętać różne wersje deklaracji i automatycznie wybiera odpowiedni dla danego miesiąca i roku. W systemie umożliwiono tworzenie kolejnych korekt deklaracji VAT-7 po wysyłce elektronicznej deklaracji. Edycja deklaracji VAT-7 Poza informacjami pobieranymi automatycznie deklaracja może zawierać dane wprowadzane ręcznie, np. kwota podatku naliczonego od nabycia środków trwałych. Dane te pamiętane są oddzielnie dla każdego miesiąca. Edycja deklaracji realizowana jest na formularzu odpowiadającym oryginalnemu drukowi. Strony deklaracji Poszczególne strony deklaracji rozmieszczone są na osobnych zakładkach. W zależności od budowy formularza deklaracji, automatycznie tworzona jest odpowiednia liczba zakładek. Dane wprowadzone ręcznie są pamiętane po zapisie. Dla korekty otwiera się dodatkowa zakładka w celu wprowadzenia opisu przyczyny korekty. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 130 SIMPLE.ERP

132 W zależności od zaznaczonych checkboxów dotyczących załączników oraz wersji deklaracji w danym roku, w oknie pojawić się mogą następujące zakładki: zał ZT, zał ZT, zał ZD/1. Przelicz Akcja uruchamia przeliczanie deklaracji, dane automatyczne są ponownie pobierane z rejestrów, a dane wprowadzane ręcznie uwzględniane w kolejnych polach liczbowych deklaracji. Po wybraniu opcji Drukuj pojawia się okno z podglądem wydruku deklaracji. Wygląd wydruku jest zgodny z oryginalnym formularzem VAT-7. Zapisz Akcja zapisuje wprowadzone w deklaracji zmiany w dwóch wariantach: złożenie deklaracji i korekta deklaracji (o ile została wykorzystana). Aby otworzyć zapisaną korektę należy na otwartej deklaracji kliknąć znacznik korekta deklaracji i zapisane wcześniej dane korekty zostaną naczytane. Generowanie do wysłania Akcja umożliwia wysyłkę deklaracji w wersji elektronicznej. Lista deklaracji Akcja wyświetla historię danego rodzaju deklaracji w wybranym miesiącu. Przeznaczona przede wszystkim do podglądu historii wysyłki elektronicznej. Kliknięcie na dowolnej z nich otwiera ją do podglądu. Deklaracja VAT-UE, kwartalna lub miesięczna Dostępna jest również Deklaracja VAT-UE tworzona na podstawie rejestrów zakupu i sprzedaży dla transakcji z kontrahentami mającymi przypisany kraj rejestracji podatkowej z Unii Europejskiej. Obsługa deklaracji jest podobna do obsługi Deklaracji VAT-7. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 131 SIMPLE.ERP

133 Deklaracja kwartalna VAT-7 D Dostępna jest również Deklaracja VAT-7D. Obsługa deklaracji jest taka sama jak obsługa Deklaracji VAT Podpisywanie cyfrowe i wysyłka VAT W oknie podpisywania cyfrowego widoczne są wszystkie rodzaje deklaracji, jakie zostały przygotowane do wysyłki z okien deklaracji. Pierwszym etapem wysyłki elektronicznej jest podpisanie deklaracji podpisem elektronicznym za pomocą tokenu zdefiniowanego w oknie obsługi profili podpisów. Należy wskazać miejsce położenia bibliotek zarządzających podpisem. Po skonfigurowaniu danych, należy prawym klawiszem myszy uruchomić menu podręczne dla wybranej deklaracji i wybrać opcję Podpisz. Po wybraniu profilu użytkownika deklaracja zostaje podpisana i jest gotowa do wysyłki elektronicznej do portalu podatkowego. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 132 SIMPLE.ERP

134 Profile Akcja otwiera okno definiowania profili wysyłki elektronicznej Przejście do wysyłki Akcja zmienia ekran okna na sekcję wysyłkową, w której nastepuje wysyłka elektroniczna podpisanych deklaracji na portal podatkowy. Wysyłkę należy uruchomić za pomocą menu kontekstowego - opcja Wyślij. Przejście do podpisu Akcja zmienia ekran okna na sekcję podpisywania cyfrowego Po podpisaniu dokumentu system umożliwia wydrukowanie potwierdzenia wysłania lub odmowy przyjęcia dokumentu z portalu - UPO. UPO można pobrać z menu kontekstowego myszy a następnie wydrukować jak zwykły raport systemowy. Na rysunku poniżej widoczne pobrane UPO ze statusem pobrania deklaracji. Tryb testowy oznacza próbną wysyłkę danych w celu poprawnego skonfigurowania systemu. Po prawidłowym skonfigurowaniu profili i tokenów wysyłki, w oknie edycji parametrów użytkownika należy wyłączyć tryb testowy wysyłek. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 133 SIMPLE.ERP

135 6.4. Atrybut VAT Atrybuty VAT służą do definiowania parametrów związanych z obsługą podatku VAT w dokumentach zakupu i sprzedaży. Atrybuty są przypisywane do typów dokumentów (zakupu i sprzedaży) oraz do dostawców. Te domyślne ustawienia przenoszone są na konkretne dokumenty, przy czym na dokumencie użytkownik może je zmienić. Atrybut VAT jest też kryterium wyszukiwania w rejestrach sprzedaży i zakupów. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 134 SIMPLE.ERP

136 W części górnej okienka (lista) wyświetlane są podstawowe dane atrybutów, natomiast w dolnej części dane szczegółowe. Użytkownik wypełnia następujące pola: Identyfikator atrybutu Nazwa Rodzaj do wyboru: sprzedaż lub zakup Stawka VAT pole może zostać niewypełnione, wtedy stawki VAT w pozycjach dokumentów będą pochodziły z definicji produktu. Jeśli użytkownik wpisze stawkę, będzie ona miała wyższy priorytet od stawki przypisanej produktowi. Sposób wyznaczania okresu; pole musi być wypełnione. Służy do automatycznego wyznaczenia okresu podatkowego VAT dla konkretnego dokumentu. Dla dokumentów sprzedaży okres wyznaczany jest przy zatwierdzaniu, użytkownik może go zmienić w rejestrze sprzedaży. Dla dokumentów zakupu użytkownik może zmienić wyznaczony okres VAT jeszcze przed zatwierdzeniem lub w rejestrze zakupów. Dozwolone wartości to: nieokreślony, mały podatnik okres nieokreślony, gdyż zależy od uzyskania (dokonania) zapłaty, której termin w momencie tworzenia dokumentu nie musi być znany od terminu płatności, od daty zapłaty, od daty dokumentu/daty przyjęcia, od daty zapłaty nie później niż termin płatności od daty sprzedaży / daty operacji od daty dostawy / daty odbioru ilość dni do obowiązku podatkowego oznacza ilość dni, po upłynięciu których powstaje automatycznie obowiązek podatkowy, bez względu na inne okoliczności, Czy wchodzi do deklaracji VAT-7 - oznacza domyślną opcję widoczną w rejestrach VAT oznaczającą czy dane będą przenoszone do deklaracji VAT-7 flaga aktywności; tylko atrybuty aktywne mogą być używane w dokumentach zakupu/sprzedaży. Jeśli dany atrybut zostanie przynajmniej raz użyty w konkretnym dokumencie, nie będzie możliwa modyfikacja rodzaju, sposobu wyznaczania okresu i wyróżnik W zależności od wybranego rodzaju aktywna jest lewa bądź prawa strona dolnego okienka. Dla sprzedaży, użytkownik definiuje kolejne pola wyróżnik: sprzedaż krajowa eksport eksport turystyczny; ten rodzaj sprzedaży (TAX FREE) został wyodrębniony z powodu konieczności osobnego wykazania w deklaracji VAT-7 dostawa do krajów UE nabywca podatnikiem INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 135 SIMPLE.ERP

137 rodzaj rozliczenia cząstkowego; jeśli firma dostaje należność w częściach (ratach) rozłożonych na kolejne okresy, to w przypadku gdy jest Małym Płatnikiem wykazuje w deklaracji podatkowej tylko te kwoty, które odpowiadają otrzymanym ratom. Gdy sprzedaż dotyczyła produktów/usług o tej samej stawce VAT, wyliczenie należnego podatku jest proste (proporcjonalnie). Gdy stawki VAT były różne, możliwe są trzy sposoby wyliczenia kwoty podatku niezbędnego do wykazania: P proporcjonalnie W od najwyższej stawki N od najniższej stawki flaga korygowania rejestru; jeśli ustawiona, to użytkownik będzie mógł zmodyfikować zapisy w rejestrze sprzedaży w zamkniętych okresach. Dla zakupów użytkownik definiuje kolejne pola: wyróżnik; dozwolone wartości to: zakup krajowy import nabycie z krajów UE nabywca podatnikiem rodzaj rozliczenia cząstkowego; dozwolone wartości parametru analogicznie jak dla sprzedaży procent odliczenia VAT - wyznacza procent podatku jaki może zostać odliczony od dokumentów zakupu uzależniony od rodzaju dokumentu i produktu. Dostępne raporty: Atrybuty VAT Stawki VAT INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 136 SIMPLE.ERP

138 7. Sprawozdania finansowe Po wprowadzeniu i zaksięgowaniu dokumentów źródłowych uzyskujemy obroty na kontach. Obroty te możemy prezentować na wydruku obrotów i sald. Raport ten przedstawia nam obroty na poszczególnych kontach. Istnieje jednak możliwość prezentacji tych danych księgowych w inny sposób. Do tego służą nam Sprawozdania Definiowalne. Definicję raportów najlepiej zacząć od uruchomiania z menu Sprawozdania finansowe opcji Definicja struktury sprawozdań Definicja struktury sprawozdań Uruchamiając Definicję struktury sprawozdań pokazuje się okno Definicje struktury sprawozdań, na którym jest lista dostępny raportów. Okno to można podzielić na trzy obszary. Pierwszy jest listą raportów, określoną przez identyfikator, nazwę i rodzaj. Przy starcie systemu na liście widoczne są definicje predefiniowanych raportów tzn. dostarczonych z systemem. Wszystkie te raporty będą miały rodzaj systemowy. Do raportów tych należą: rachunek zysków i strat rachunek zysków i strat wersja kalkulacyjna bilans W drugim obszarze jest lista pól zdefiniowana dla każdego raportu oddzielnie. Można to zobaczyć po zaznaczeniu jednego z nich. Każde z tych pól ma swój unikalny w ramach raportu identyfikator i nazwę. Dzięki identyfikatorowi można dokładnie określić, w którym miejscu na wydruku umiejscowione jest nasze pole. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 137 SIMPLE.ERP

139 W ostatnim obszarze Edycja kwot pozycji, można przypiąć do wcześniej wybranego pola kwotę gdzie określa się: okres wybrany podokres w jakim do danego pola ma być dodana lub odjęta wpisana kwota rodzaj kwoty wybrany rodzaj kwoty: waluta bazowa (WB), waluta transakcji (WT), ilość, EUR (waluta EURO) kwota przypisana w danym okresie kwota waluta oznaczenie waluty, przypisanie możliwe tylko po wybraniu WT 7.2. Dodawanie nowego raportu Do listy oczywiście możemy dodawać nowe swoje raporty. Można to zrobić poprzez naciśnięcie ikony z białą kartką z menu lub po prawym klawiszem myszy Dodaj lub Wstaw. Następnie należy uzupełnić: identyfikator unikalna skrócona nazwa raportu nazwę raportu dowolny opis raportu Dla raportów wprowadzanych rodzaj jest automatycznie określany - Użytkownika. Po ustaleniu nazwy raportu można dodawać jego pola, poprzez prawy klawisz myszy i Dodaj lub Wstaw. Dla każdego pola należy podać: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 138 SIMPLE.ERP

140 identyfikator unikalny identyfikator pola w ramach danego raportu nazwa opis pola Po uzupełnieniu listy pól można dodać dla każdego z nich stałą wartość, która ma być dodawana na raporcie. Dodanie stałej wartości ma charakter pomocniczy i jest opcjonalne, gdyż podstawową funkcjonalnością zdefiniowanych pól jest możliwość ich podpięcia do konta w Planie Kont (opis w rozdziale Plan kont struktura sprawozdań). Po podświetleniu pola należy prawym klawiszem myszy wykonać Dodaj lub Wstaw. Po dodaniu kwoty należy uzupełnić i ustawić pola: okres wybrany podokres w jakim do danego pola ma być dodana lub odjęta wpisana kwota, jest to podpowiedź wszystkich podokresów zdefiniowanych w systemie rodzaj kwoty wybrany rodzaj kwoty: waluta bazowa (WB), waluta transakcji (WT), ilość, EUR (waluta EURO) kwota przypisana w danym okresie kwota waluta oznaczenie waluty, przypisanie możliwe tylko po wybraniu WT Dany wpis kwoty jest tylko dla jednego miesiąca. Jeżeli kwota ma być uwzględniana w cały roku można uruchomić opcję Powiel w roku, która również jest dostępna pod prawym klawiszem myszy. Po uruchomieniu jeden wpis zostanie powielony dla każdego podokresu danego roku obrachunkowego, z którego pochodzi wybrany podokres i od niego większy. Oznacza to, że jeżeli wybierzemy miesiąc np. wrzesień roku 2006 to powstaną wpisy dla następnych miesięcy października, listopada i grudnia roku Usunąć można tylko raporty Użytkownika, systemowych nie. Uwaga: Niektóre pola w sprawozdaniach mają charakter warunkowy. Np. w Rachunek zysków i strat (kalkulacyjny) pola G1 Zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych i H1 Strata ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych. Należy dla tych pól ustawić warunek <0 ustaw wartość pola jako 0,00, jak na rysunku poniżej: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 139 SIMPLE.ERP

141 Przykładowe przypisanie w Planie kont (opis w rozdziale Plan kont struktura sprawozdań): Przychody ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych Koszty zbytych niefinansowych aktywów trwałych saldo MA - G-I - mnożnik saldo WN - G-I - mnożnik saldo MA - H-I - mnożnik saldo WN - H-I - mnożnik +1 Jeżeli ustawimy dla pola G-I (zysk) warunek G-I < 0 i zachowamy 'ustaw wartość tego pola jako 0,00' to zamiast ujemnej wartości do sprawozdania będzie pobierane 0. W przeciwnym wypadku wartość pozostanie bez zmian, czyli pobrany będzie zysk wynikający z różnicy sald na kontach 760 i 761. Jeżeli ustawimy dla pola H-I (strata) warunek H-I < 0 i zachowamy 'ustaw wartość tego pola jako 0,00' to zamiast ujemnej wartości do sprawozdania będzie pobierane 0. W przeciwnym wypadku wartość pozostanie bez zmian, czyli pobrana będzie strata wynikająca z różnicy sald na kontach 761 i 760. Po zdefiniowaniu raportu można już przejść do następnej opcji definicji wartości na planie kont Plan kont struktura sprawozdań Aby uzyskać jakiekolwiek wyniki na raportach definiowalnych należy skonfigurować i przyporządkować wcześniej ustawione pola raportów definiowalnych do poszczególnych klas kont. Robi się to w specjalnej zakładce opcji Plan kont - Struktura sprawozdań. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 140 SIMPLE.ERP

142 W tym miejscu wykonuje się definiowanie z jakich klas kont i jakich kont mają być brane wartości do określonych pól raportów. Aby wykonać takie przyporządkowanie należy wybrać raport, a następnie jego pole i przeciągnąć strzałką >. Strzałka < usuwa przyporządkowanie. Gdy dane pole jest już w prawym oknie, należy ustawić jego opcje: rodzaj kwoty i stronę konta winien lub ma mnożnik - przy pomocy którego można ustalić czy kwota ma być dodatni czy ujemna i ile razy powiększona rodzaj kwoty wybrany rodzaj kwoty: waluta bazowa (WB), waluta transakcji (WT), ilość, EUR (waluta EURO) waluta oznaczenie waluty, przypisanie możliwe tylko po wybraniu WT System ewidencji własciwy system ewidencji, domyślnie Podstawowy filtr jaki ma spełniać klasa lub konta z danej klasy Filtr należy podać zgodnie z zapisem SQL, czyli dostępne są znaki specjalne: %, _, [], ^. Przykładowo można podać filtr 13%, oznacza to że wzięte pod uwagę będą wszystkie kont dla klasy 1 (pierwsza cyfra syntetyki konta) i zaczynające się od 13, czyli konta 131, 132,133, ze wszystkimi analitykami. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 141 SIMPLE.ERP

143 7.4. Sprawozdania definiowalne Obszar sprawozdań definiowalnych służy do podglądu raportów, ich wersjonowania, a także grupowania i tworzenia nowych. Po otwarciu okna należy wybrać: obszar systemu grupę grupa sprawozdań Przy podaniu parametrów okna odświeżeniu pojawia się lista dostępnych raportów i ich wersji. Okno umownie można podzielić na 2 obszary. Pierwszy zawiera listę raportów dostępnych dla użytkownika, zawiera raporty wcześniej zdefiniowane w Definicji sprawozdań definiowalnych. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 142 SIMPLE.ERP

144 Każdy z tych raportów posiada: identyfikator unikalna nazwa skrócona nazwa nazwa opisowa raportu systemowe flaga określająca czy raport jest systemowy prywatne flaga określająca czy raport jest prywatny, tylko jedna flaga systemowy czy prywatny może być aktywna użytkownik użytkownik, który stworzył raport Drugi obszar zawiera wersjonowanie każdego raportu i właściwości każdej wersji: identyfikator nazwa wersji raportu nazwa nazwa rozszerzona obowiązuje od data obowiązywania raportu, data informacyjna edycja status raportu przy podglądzie i edycji Aktywny flaga czy dany raport jest aktywny i czy można go edytować Każdą wersję raportu podglądamy poprzez naciśniecie klawisza z trzema kropkami. Podgląd jest oczywiście zależny od flagi czy aktywny. Przy podglądzie raport jest przeliczany z wartościami parametrów z nagłówka domyślnymi. Parametrami tymi są: okres spr. podokres sprawozdawczy na jaki robimy raport wybierany z podpowiedzi podokresów w firmie zapisy tu są flagi próbne zapisy i czy zapisy zatwierdzone ostateczne Raport aktualizuje się i przelicza po każdej zmianie parametrów i naciśnięciu przycisku Przelicz. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 143 SIMPLE.ERP

145 W każdym z wyróżnionych obszarów systemu (Finanse, Obrót towarowy, Personel, Majątek Trwały) istnieje możliwość definiowania sprawozdań, łączonych w grupy. W obrębie grupy może się znaleźć dowolna liczba sprawozdań. Każde sprawozdanie może mieć wersje czasowe. Część sprawozdań jest predefiniowanych dostarczanych wraz z systemem. W obszarze Finanse są to: F-01 (grupa Rachunek Wyników), F-02 (grupa Bilans) oraz Przepływy finansowe. Inne sprawozdania mogą być definiowane przez użytkownika. Definiowanie polega na stworzeniu graficznego obrazu sprawozdania oraz edycji formuł określających powiązania pomiędzy poszczególnymi polami sprawozdania oraz między polami, a kolumnami w tabelach bazy danych. Formuła może zawierać liczbę, wartość wyliczaną lub dowolną predefiniowaną funkcję np. dającą obroty na koncie. Edycja sprawozdania Każde sprawozdanie może zawierać wiele stron. Użytkownik może dodawać nowe strony sprawozdania oraz usuwać już istniejące. Parametrem sprawozdania jest podokres, dla którego to sprawozdanie ma zostać wykonane. Każde sprawozdanie można wydrukować. Do sprawozdania można dodać: pole tekstowe; pole wyliczeniowe; rysunek; prostokąt (linię) Wszystkie te akcje dostępne są z paska narzędzi. Elementy sprawozdania można dowolnie przesuwać. Szczegóły edycji są analogiczne jak w menadżerze raportów. Edycja formuły Klikając prawym przyciskiem myszy na polu wyliczeniowym i wybierając właściwości użytkownik może wywołać edycję formuły. Edycja ta dotyczy wszystkich atrybutów danego pola oraz sposobu obliczenia jego wartości. Formuła wyliczeniowa może zawierać: inne pola wyliczeniowe z bieżącej strony sprawozdania lub z dowolnej innej strony; wywołanie funkcji predefiniowanych zwracających np. obroty na koncie; bezpośrednio wpisane wartości liczbowe. Przy edycji formuł można wykorzystać dwie funkcje zwracające informacje o obrotach na kontach. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 144 SIMPLE.ERP

146 1. obroty na koncie w danym podokresie: decimal obroty (string okres, string podokres, string system_kont, string system_ewidencji, string konto, string rodzaj_kwoty, string waluta, int zaksięgowane, int próbnie_zaksięgowane, string typ_kwoty) Opis argumentów: okres okres obrotowy podokres podokres obrotowy system_kont identyfikator system kont system_ewidencji identyfikator system ewidencji konto identyfikator konta rodzaj_kwoty ( WT, WB, EU, IL ) waluta transakcji, waluta bazowa, euro, ilość waluta identyfikator waluty zaksiegowane (0 nie zaksięgowane, 1 zaksięgowane) czy obroty dotyczą zaksięgowanych zapisów próbnie_zaksiegowane (0 nie, 1 próbnie zaksięgowane) czy obroty dotyczą próbnie zaksięgowanych zapisów typ_kwoty ( BO_WN, BO_MA, OBR_WN, OBR_MA, OBR_NAR_WN, OBR_NAR_MA, PERSALDO_WN, PERSALDO_MA, SALDO_D_WN, SALDO_D_MA, SUMA_PERSALD_WN, SUMA_PERSALD_MA ) typ oczekiwanej wartości z obrotów konta Przykład: obroty(okres_idn,podokres_idn,'plan Kont','Podstawowy','100','WB','PLN',1,1,'OBR_NAR_WN') 2. obroty na koncie w danym podokresie na dany dzień: decimal obroty_dzien (string okres, string podokres, string system_kont, string system_ewidencji, string konto, string rodzaj_kwoty, string waluta, string data, int zaksięgowane, int próbnie zaksięgowane, string typ_kwoty) Opis argumentów: Jak w przypadku funkcji obroty. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 145 SIMPLE.ERP

147 Dochodzi jeden argument: data na jaki dzień mają być zliczone obroty w danym podokresie Przykład: obroty_dzien ('2000','Lipiec','Plan Kont','Podstawowy','100','WB','PLN',' ',1,1,'OBR_WN') INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 146 SIMPLE.ERP

148 8. Obiekty uzupełniające 8.1. Typy dokumentów obszaru FK Typy dekretów księgowych Okno Typy dekretów księgowych zawiera dwa zasadnicze elementy: listę zdefiniowanych typów umożliwiającą szybką nawigację pomiędzy zdefiniowanymi typami, oraz dane szczegółowe umożliwiające podgląd i edycję cech poszczególnych typów. Identyfikator unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany typ dekretu; Identyfikator skrócony maksymalnie czteroznakowy ciąg zawierający skrócony identyfikator, może on stanowić element sposobu numeracji (maski); Maska identyfikatora format maski automatycznie generowanego identyfikatora dokumentu. Dostępna jest lista masek zdefiniowanych w opcji Sposoby numeracji dokumentów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/sposoby numeracji dokumentów) dla rodzaju dekrety księgowe; Nazwa maksymalnie czterdziestoznakowy ciąg znaków zawierający dodatkowe informacje opisujące typ; Rodzaj dialogu - określa sposób wprowadzania pozycji dekretów: Konto Wn Konto Ma Kwota lub Konto Kwota Wn Kwota Ma; System kont- system kont dla dekretu danego typu, podpowiadana jest lista systemów kont zdefiniowanych w opcji Systemy kont; System ewidencji domyślny system ewidencji dekretu, podpowiadana jest lista systemów ewidencji, zdefiniowanych w opcji Systemy ewidencji; INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 147 SIMPLE.ERP

149 Rodzaj dekretu określa rodzaj dekretu (Bilans otwarcia, Podokres, Bilans zamknięcia), Bilans otwarcia umożliwia wprowadzenie danych (dekretów) związanych z rozpoczęciem księgowania w nowym roku, Podokres dekrety tego rodzaju służą do obsługi bieżącej pracy w systemie, Bilans zamknięcia służy do zamknięcia okresu rozliczeniowego. Zapisy księgowe wprowadzone przy użyciu typów dekretów BO i BZ są widziane odpowiednio w okresach BO i BZ niezależnie od daty dekretu. W przypadku BZ umożliwia to wydzielenie obrotów związanych z zamknięciem kont wynikowych oraz przeksięgowaniem na wynik i pozostawienie księgowań miesiąca grudnia w stanie otwartym; Dziennik określa dziennik księgowy właściwy dla typu dekretu. Dziennik wskazuje się tylko dla domyślnego systemu kont (zakładowego planu kont), dostępna jest lista dzienników zdefiniowanych w opcji Dzienniki księgowe ; Nazwa ikony ikona, która będzie wyświetlana przy dekrecie, Kontrola obszaru flaga określa, czy przed zatwierdzeniem dekretu tego typu ma być sprawdzanie, czy podany obszar jest zamknięty w tym podokresie do którego należy dekret. Stosowanie tej flagi umożliwia tworzenie jednego zbiorczego dekretu dla wielu dokumentów tego samego typu w obrocie towarowym np. jeden dekret w miesiącu dla dokumentów rozchodu wewnętrznego. Jeśli flaga jest ustawiona należy wskazać obszar systemu który podlega kontroli. Aktywny flaga pozwala zablokować dalsze używanie typów dekretów, które zostały już użyte i nie można ich usunąć Sprawdzanie kręgu kosztowego flaga określa, czy dla tego typu dekretu ma obowiązywać sprawdzanie kręgu kosztowego zdefiniowanego dla podanego w tym typie systemu kont i systemu ewidencji Uruchamianie skryptów flaga określa, czy dla tego typu dekretu możliwe jest uruchamianie skryptów podczas zatwierdzania dekretu. Dotyczy to skryptów przypiętych do pozycji w planie kont. Jeśli flaga nie jest ustawiona to taki skrypt nie będzie się wykonywał, co znacznie skraca czas wykonywania operacji zatwierdzania dekretu. Uruchamianie automatów - flaga określa, czy dla tego typu dekretu możliwe jest uruchamianie automatów księgujących podczas zatwierdzania dekretu. Jeśli flaga nie jest ustawiona to taki automat księgujący nie będzie się wykonywał, co znacznie skraca czas wykonywania operacji zatwierdzania dekretu. Dane walutowe pole wyboru określające czy domyślnie dekret ma być walutowy; Waluta domyślna waluta dla dekretu; Typ kursu określa typ kursu dekretu walutowego; Źródło kursu określa źródło kursu dekretu walutowego. Wydruk po zatw. zaznaczenie pola i wybranie szablonu wydruku powoduje, ze po zatwierdzeniu dekret jest automatycznie kierowany na domyślną drukarkę. Kopiowanie typu dokumentów Akcja umożliwia skopiowanie definicji wskazanego typu dekretu z nowym identyfikatorem i identyfikatorem skróconym, które podaje się w okienku podnoszącym się po kliknięciu ikony kopiowania, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 148 SIMPLE.ERP

150 Typy dokumentów kasowych Okno Typy dokumentów kasowych zawiera dwa zasadnicze elementy: listę zdefiniowanych typów umożliwiającą szybką nawigację pomiędzy zdefiniowanymi typami, oraz zakładkę zawierającą dane szczegółowe umożliwiające podgląd i edycję cech poszczególnych typów. Typy dokumentów kasowych dzielimy na: Dokumenty kasowe dla kas prowadzonych w PLN, Dokumenty kasowe dla kas prowadzonych w walucie zaznaczamy pole dokument walutowy, Pola definicji: Typ dokumentu unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany typ dokumentu, Nazwa maksymalnie czterdziestoznakowy ciąg znaków zawierający dodatkowe informacje opisujące typ, Identyfikator skrócony maksymalnie czteroznakowy identyfikator typu dokumentu, Rodzaj dokumentu - określa rodzaj dokumentu (kasowy), Aktywny można wyłączyć flagę aktywności, nie da się wówczas użyć danego typu dokumentu i w trakcie edycji dokumentu kasowego będzie wyświetlany na końcu listy podpowiadanych typów. Maska identyfikatora format maski automatycznie generowanego identyfikatora dokumentu. Dostępna jest lista masek zdefiniowanych w opcji Sposoby numeracji INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 149 SIMPLE.ERP

151 dokumentów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/sposoby numeracji dokumentów) dla rodzaju dokumenty kasowe; Rodzaj płatności określa rodzaj płatności (własna, obca), płatność własna jest związana z rozchodem, płatność obca jest traktowana jako przychód. Czy rozrachunkowy flaga wskazuje czy dla dokumentów tego typu mają być generowane płatności własne lub obce, jeśli tak to musi być podany tytuł rozrachunku, jeśli nie to pole Tytuł rozrachunku może być nie wypełnione, Tytuł rozrachunku określa tytuł rozrachunku z jakim związany jest dany dokument kasowy (płatność), Rodzaj strony określa rodzaj strony z jaką związany jest dany dokument kasowy, obowiązuje tylko dla płatności nierozrachunkowych. Podczas edycji dokumentu kasowego umożliwia wybór pracownika, dostawcy, odbiorcy lub innego rodzaju strony z listy wyboru, Sposób zapłaty określa sposób dokonania zapłaty (gotówka, czek, karta płatnicza). Użycie w raporcie kasowym typów dokumentów o sposobie zapłaty karta oraz czek nie wpływa na obroty rejestru i nie zmienia salda kasowego. Czy domyślny Istotny dla typu dokumenu rozrachunkowego. Flaga wskazuje czy ten typ dokumentu płatności może być użyty jako domyślny dla wybranego w tym miejscu tytułu rozrachunku przy tworzeniu kompensaty (płatność obca dla należności i płatnośc własna dla zobowiązania). Jeśli dla danego tytułu rozrachunku nie ma zdefiniowanego domyślnego typu dokumentu płatności, to przy próbie kompensaty pojawi sie stosowny komunikat, że nie można utworzyć płatności. Jeśli więcej niż jeden typ dokumentu ma ustawioną taką flagę, a jest skojarzony z tym samym tytułem rozrachunku to przy tworzeniu kompensaty utworzy się płatność dla typu później utworzonego. Szablon dekretu - identyfikator szablonu dekretu, który zostanie utworzony podczas dekretacji dokumentu, dostępne są szablony oznaczone jako aktywne, zdefiniowane w opcji Szablony dekretów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/szablony dekretów) w kontekście dokumenty kasowe przychodu, gdy rodzaj płatności jest określony jako obca lub w kontekście dokumenty kasowe wydania, gdy rodzaj płatności jest określony jako własna pod warunkiem, że flaga czy rozrachunkowy jest nieustawiona. W przeciwnym razie dostępne są szablony oznaczone jako aktywne zdefiniowane w opcji Szablony dekretów w kontekście dokumenty kasowe przychodu rozrachunkowe, gdy rodzaj płatności jest określony jako obca lub w kontekście dokumenty kasowe wydania rozrachunkowe, gdy rodzaj płatności jest określony jako własna Wycena kursem historycznym (bez różnic kursowych) flaga jest aktywna dla dokumentów walutowych rozchodowych używana przy typach dokumentów związanych z przeniesieniem środków pieniężnych np. na rachunek bankowy firmy. W przypadku użycia typu dokumentu kasowego z tak zaznaczoną flagą dla kasy z określoną funkcjonalnością wyznaczania różnic kursowych kasowych, flaga ta określa taką wycenę w PLN rozchodu waluty z kasy, wg której została ona przyjęta do kasy tak aby system nie generował różnic kursowych od wpłat/wypłat wg algorytmu FIFO. Więcej na ten temat w rozdziale Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rachunku bankowym lub rejestrze kasowym. Dokument walutowy określa czy dokument jest walutowy, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 150 SIMPLE.ERP

152 Waluta określa domyślną walutę dokumentu, Typ kursu określa typ kursu dla wybranej waluty, Źródło kursu określa źródło kursu dla wybranej waluty Czy domyślna strona flaga istotna dla typów dokumentów rozrachunkowych, których Tytuł rozrachunku ma wskazaną domyślną stronę rozrachunku (np. ZUS). Zaznaczenie tej flagi powoduje, że podczas edycji rejestru kasowego, po wyborze takiego typu pole Strona rozrach: zawiera domyślną stronę rozrachunku i jest nieedytowalne. Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium Akcja umożliwia wskazanie parametrów (obiektów) z repozytorium, dla których wartości będą określane dla nagłówka dokumentu danego typu. Takie parametry mogą być wykorzystywane jako zmienne (atrybuty) dokumentów kasowych do dekretacji. Jeżeli wartość zmiennej może być różna dla pozycji dokumentu kasowego to należy użyć parametru pozycji dokumentu z repozytorium. Parametry pozycji dokumentu z repozytorium Akcja umożliwia wskazanie parametrów (obiektów) z repozytorium, dla których wartości będą określane dla pozycji dokumentu danego typu. Takie parametry mogą być wykorzystywane jako zmienne (atrybuty) pozycji dokumentów kasowych do dekretacji. Bardzo istotne jest, aby pole Wyświetlana kolumna zawierało tą samą zmienną, co atrybut konta przypięty do konta księgowego związanego z danym typem dokumentu. Kopiowanie typu Akcja umożliwia skopiowanie definicji wskazanego typu dokumentu z nowym identyfikatorem i identyfikatorem skróconym, które podaje się w okienku podnoszącym się po kliknięciu ikony kopiowania. Można określić, czy podczas kopiowania mają być przeniesione parametry nagłówka i pozycji dokumentu. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 151 SIMPLE.ERP

153 Typy dokumentów bankowych Okno Typy dokumentów bankowych zawiera dwa zasadnicze elementy: listę zdefiniowanych typów umożliwiającą szybką nawigację pomiędzy zdefiniowanymi typami, oraz zakładkę zawierającą dane szczegółowe umożliwiające podgląd i edycję cech poszczególnych typów. Typy dokumentów bankowych dzielimy na: Dokumenty bankowe dla rachunków prowadzonych w PLN, Dokumenty bankowe dla rachunków prowadzonych w PLN z możliwością zapłaty w walucie zaznaczamy flagę Czy waluta transakcji, Dokumenty bankowe dla rachunków prowadzonych w walucie zaznaczamy flagę Dokument walutowy, Dokumenty bankowe dla rachunków prowadzonych w walucie z możliwością zapłaty w walucie innej niż waluta rachunku zaznaczamy flagę Dokument walutowy, oraz flagę Czy waluta transakcji. Pola definicji: Typ dokumentu unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany typ dokumentu, Nazwa maksymalnie czterdziestoznakowy ciąg znaków zawierający dodatkowe informacje opisujące typ, Identyfikator skrócony maksymalnie czteroznakowy identyfikator typu dokumentu, Rodzaj dokumentu - określa rodzaj dokumentu (bankowy), INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 152 SIMPLE.ERP

154 Aktywny można wyłączyć flagę aktywności, nie da się wówczas użyć danego typu dokumentu i w trakcie wyboru typu dokumentu bankowego w rejestrze będzie wyświetlany na końcu listy podpowiadanych typów. Maska identyfikatora format maski automatycznie generowanego identyfikatora dokumentu. Dostępna jest lista masek zdefiniowanych w opcji Sposoby numeracji dokumentów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/sposoby numeracji dokumentów) dla rodzaju dokumenty bankowe; Rodzaj płatności określa rodzaj płatności (własna, obca), płatność własna jest związana z rozchodem, płatność obca jest traktowana jako przychód. Czy rozrachunkowy flaga wskazuje czy dla dokumentów tego typu mają być generowane płatności własne lub obce, jeśli tak to musi być podany tytuł rozrachunku, jeśli nie to pole Tytuł rozrachunku może być nie wypełnione, Tytuł rozrachunku określa tytuł rozrachunku z jakim związany jest dany dokument bankowy (płatność), Rodzaj strony określa rodzaj strony z jaką związany jest dany dokument kasowy, obowiązuje tylko dla płatności nierozrachunkowych. Podczas edycji dokumentu bankowego umożliwia wybór pracownika, dostawcy, odbiorcy lub innego rodzaju strony z listy wyboru, Sposób zapłaty określa sposób dokonania zapłaty (przelew, czek, barter, polecenie wpłaty). Czy domyślny Istotny dla typu dokumenu rozrachunkowego. Flaga wskazuje czy ten typ dokumentu płatności może być użyty jako domyślny dla wybranego w tym miejscu tytułu rozrachunku przy tworzeniu kompensaty (płatność obca dla należności i płatnośc własna dla zobowiązania). Jeśli dla danego tytułu rozrachunku nie ma zdefiniowanego domyślnego typu dokumentu płatności, to przy próbie kompensaty pojawi sie stosowny komunikat, że nie można utworzyć płatności. Jeśli więcej niż jeden typ dokumentu ma ustawioną taką flagę, a jest skojarzony z tym samym tytułem rozrachunku to przy tworzeniu kompensaty utworzy się płatność dla typu później utworzonego. Flaga Czy domyślny istotna jest także dla automatycznego generowania przelewów. Więcej w rozdziałach Automatyczne generowanie przelewów konfiguracja oraz Kompensaty. Czy płacowy flaga możliwa do ustawienia na typach dokumentów rozchodu. Ma znaczenie dla importu przelewów z poziomu okna Lista przelewów. Dla zaiportowanych przelewów automatycznie ustawiany jest typ dokumentu płatności bankowej z aktywną flagą Czy płacowy, co eliminuje konieczność ręcznego wypełniania typu podczas importu przelewów własnych. Szablon dekretu - identyfikator szablonu dekretu, który zostanie utworzony podczas dekretacji dokumentu, dostępne są szablony oznaczone jako aktywne, zdefiniowane w opcji Szablony dekretów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/szablony dekretów) w kontekście dokumenty bankowe przychodu, gdy rodzaj płatności jest określony jako obca lub w kontekście dokumenty bankowe wydania, gdy rodzaj płatności jest określony jako własna pod warunkiem, że flaga czy rozrachunkowy jest nieustawiona. W przeciwnym razie dostępne są szablony oznaczone jako aktywne zdefiniowane w opcji Szablony dekretów w kontekście dokumenty bankowe przychodu rozrachunkowe, gdy rodzaj płatności jest określony jako obca lub w kontekście INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 153 SIMPLE.ERP

155 dokumenty bankowe wydania rozrachunkowe, gdy rodzaj płatności jest określony jako własna Wycena kursem historycznym (bez różnic kursowych) flaga jest aktywna dla dokumentów walutowych rozchodowych używana przy typach dokumentów związanych z przeniesieniem środków pieniężnych np. na lokatę. W przypadku użycia typu dokumentu kasowego z tak zaznaczoną flagą dla rachunku z określoną funkcjonalnością automatycznego naliczania różnic kursowych kursowych algorytmem FIFO, flaga ta określa taką wycenę w PLN rozchodu waluty z rachunku bankowego, wg której została ona przyjęta na konto tak aby system nie generował różnic kursowych od wpłat/wypłat wg algorytmu FIFO. Dodatkowe na ten temat w rozdziale Różnice kursowe od wpłat i wypłat (FIFO) na rachunku bankowym lub rejestrze kasowym oraz Dokumenty bankowe w części poświęconej lokatom. Dokument walutowy określa czy dokument jest walutowy, Waluta określa domyślną walutę dokumentu, Typ kursu określa typ kursu dla wybranej waluty, Źródło kursu określa źródło kursu dla wybranej waluty Data do wyzn. kursu parametr określa ilość dni dodaną do daty dokumentu płatności wg której podpowiadana będzie automatycznie tabela kursowa w pozycji. -1 to kurs z dnia poprzedniego, 0 to kurs z dnia płatności. Czy domyślna strona flaga istotna dla typów dokumentów rozrachunkowych, których Tytuł rozrachunku ma wskazaną domyślną stronę rozrachunku (np. ZUS). Zaznaczenie tej flagi powoduje, że podczas edycji rejestru bankowego, po wyborze takiego typu pole Strona rozrach: zawiera domyślną stronę rozrachunku i jest nieedytowalne. Czy waluta transakcji ustawienie tej flagi umożliwia dokonywanie operacji w walucie innej niż waluta rachunku bankowego. Parametry nagłówka dokumentu z repozytorium Akcja umożliwia wskazanie parametrów (obiektów) z repozytorium, dla których wartości będą określane dla nagłówka dokumentu danego typu. Takie parametry mogą być wykorzystywane jako zmienne (atrybuty) dokumentów bankowych do dekretacji. Jeżeli wartość zmiennej może być różna dla pozycji dokumentu bankowego to należy użyć parametru pozycji dokumentu z repozytorium. Parametry pozycji dokumentu z repozytorium Akcja umożliwia wskazanie parametrów (obiektów) z repozytorium, dla których wartości będą określane dla pozycji dokumentu danego typu. Takie parametry mogą być wykorzystywane jako zmienne (atrybuty) pozycji dokumentów bankowych do dekretacji. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 154 SIMPLE.ERP

156 Bardzo istotne jest, aby pole Wyświetlana kolumna zawierało tą samą zmienną, co atrybut konta przypięty do konta księgowego związanego z danym typem dokumentu. Kopiowanie typu Akcja umożliwia skopiowanie definicji wskazanego typu dokumentu z nowym identyfikatorem i identyfikatorem skróconym, które podaje się w okienku podnoszącym się po kliknięciu ikony kopiowania. Można określić, czy podczas kopiowania mają być przeniesione parametry nagłówka i pozycji dokumentu Typy definiowanych dokumentów finansowych Okno Typy dokumentów finansowych zawiera dwa zasadnicze elementy: listę zdefiniowanych typów umożliwiającą szybką nawigację pomiędzy zdefiniowanymi typami, oraz zakładkę zawierającą dane szczegółowe umożliwiające podgląd i edycję cech poszczególnych typów. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 155 SIMPLE.ERP

157 Typ dokumentu unikalny ciąg piętnastu znaków jednoznacznie określający definiowany typ dokumentu; Rodzaj dokumentu - określa rodzaj jakie pozycje rozrachunków powstaną z dokumentu: należność, zobowiązanie lub obie w przypadku rodzaju Zaliczka; Maska identyfikatora format maski automatycznie generowanego identyfikatora dokumentu. Dostępna jest lista masek zdefiniowanych w opcji Sposoby numeracji dokumentów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/sposoby numeracji dokumentów) dla rodzaju dokumenty finansowe; Tytuł rozrachunku określa tytuł rozrachunku; Sposób zapłaty określa sposób dokonania zapłaty (gotówka, przelew, czek, karta płatnicza, barter); Szablon dekretu - identyfikator szablonu dekretu, który zostanie utworzony podczas dekretacji dokumentu, dostępne są szablony oznaczone jako aktywne zdefiniowane w opcji Szablony dekretów w kontekście dokumenty finansowe ; Dokument walutowy określa czy dokument jest walutowy. Zatwierdzenie generuje dekret ustawienie tej flagi powoduje, że w momencie zatwierdzania dokumentu finansowego powstaje automatyczny dekret księgowy na podstawie Szablony dekretu. Aktywny wyłączenie tej flagi powoduje niemożność użycia danego typu dokumentu Lista źródeł finansowania - sposób podpowiedzi źródeł finansowania dotyczących modułu Bużetowanie oraz Zarządzania Projektami. Po wyborze budżetu lub kontraktu, źródła będą podpowiadane zgodnie z ustawieniem w tym polu. Czy obsługa dokumentów finansowych - użycie tej flagi włącza obsługę pól budżetowania lub zarządzania projektami. Korekta VAT - po włączeniu tej flagi dokument finansowy może być użyty do korygowania zapisów w rejestrach VAT INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 156 SIMPLE.ERP

158 Każdy dokument może zawierać pewne dodatkowe informacje możliwe do wykorzystania jako dane do dekretacji. Przypisanie dodatkowych parametrów odbywa się podczas edycji typu dokumentu. Po zapisie uaktywniają się zakładki, umożliwiające wprowadzenie danych dodatkowych. Parametry dodatkowe mogą być przypisane do nagłówka i pozycji dokumentu. Każda pozycja może mieć inne wartości parametrów. Użytkownik może wykorzystywać wszystkie typy danych zdefiniowane w Repozytorium. Kopiowanie typu Akcja umożliwia skopiowanie definicji wskazanego typu dokumentu z nowym identyfikatorem i identyfikatorem skróconym, które podaje się w okienku podnoszącym się po kliknięciu ikony kopiowania. Można określić, czy kopiować również parametry dodatkowe typu Tytuły rozrachunków Tytuły rozrachunków określają powiązania pomiędzy tytułami płatności, należności i zobowiązań (powód wystawienia pozycji rozrachunku), a Rodzajami stron rozrachunku. Powiązanie takie, znacznie ogranicza liczbę dostępnych tytułów rozrachunku, dla konkretnego kontrahenta. Zmniejsza to prawdopodobieństwo popełnienia błędu podczas wystawiania i rozliczania pozycji rozrachunku. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 157 SIMPLE.ERP

159 W oknie tym możemy się znaleźć już podczas zakładania konta rozrachunkowego w planie kont (patrz plan kont). Okno zawiera następujące informacje: Identyfikator i Nazwa tytułu rozrachunku, Rodzaj strony rozrachunku - związany z tytułem, rodzaje stron są predefiniowane w systemie. Mogą to być rodzaje: Odbiorca, Dostawca, Bank, Pracownik, Urząd skarbowy, Urząd celny, ZUS, Pozostali. Konto księgowe - przypisane do tytułu. Dostępne są tylko konta które występują w zakładowym planie kont i mają zaznaczony atrybut rozrachunkowe. Jedno konto może być przypisane tylko do jednego tytułu rozrachunku. Przycisk [...] umożliwia podgląd jakie konto było przypisane do danego tytułu rozrachunku w poprzednich okresach (latach obrotowych). Podstawowe zmienne analityk konta rozrachunkowego to zmienne odbiorcy, dostawcy, płatnika, klas odbiorcy i klas dostawcy. Zmienne, nie będące stroną rozrachunku ani klasą dostawców lub odbiorców mogą być oparte o atrybuty typów dokumentów rozrachunkowych, np. Zlecenie dołączone jako atrybut nagłówka dokumentu bankowego. Aby taka zmienna była podpowiadana podczas zakładania tytułu rozrachunku należy najpierw wykonać akcję dołączenia atrybutu do przynajmniej jednego typu dokumentu. Trzecim rodzajem zmiennych konta rozrachunkowego są zmienne samodzielnie zdefiniowane w definicji zmiennych dekretacji (funkcja dostępna w trybie debugowania z okna Szablony dekretów) dla każdego z kontekstów, gdzie mogą wystąpić, np. jak na obrazku poniżej: Domyślny sposób zapłaty wykorzystywany przy generowaniu rozrachunku z dekretu księgowego, Czy aktywny flaga aktywności tytułu rozrachunku INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 158 SIMPLE.ERP

160 Strategia rozrachunku można tu określić domyślną strategię rozrachunku dla tytułu. Przypisania te są zebrane w oknie Strategie rozliczeń relacje Domyślna strona rozrachunku jeśli przypisane do tytułu konto księgowe nie posiada atrybutu związanego z rodzajem strony w tytule rozrachunku, to domyślna strona będzie reprezentowana w rozrachunku jaki powstanie w związku z tym tytułem z dekretu księgowego. Z tego miejsca można bezpośrednio przejść do definiowania dokumentów bankowych dla danego rodzaju strony poprzez naciśniecie prawego przycisku myszy Zmiana struktury konta rozrachunkowego w planie kont na przełomie roku Zmiana obsługi kont jeden do wielu INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 159 SIMPLE.ERP

161 Przypadek jeden do wielu oznacza, że zapisy z jednego konta księgowego w starym roku przechodzą na nowe konta o rozszerzonych analitykach. Przykładem może być dodanie atrybutu na pierwszym poziomie analityki rozróżniającym konto na przykład na oddziały. Zmianę poprzez dodanie atrybutu konta obrazuje poniższa tabela: Stary Rok 200-kontrahent Nowy Rok kontrahent kontrahent kontrahent Aby dokładnie wyznaczyć, na jakie konta będzie pierwsze księgowanie w nowym roku posłużymy się tytułem rozrachunku nowego roku. Konto domyślne takiego tytułu rozrachunku będzie zmienione i będzie wskazywało jednoznacznie na określony atrybut. Przedstawia to rysunek poniżej: Nowy atrybut Jak widać na podstawie tego konta wartość atrybutu wynosi 1, w związku z tym wszystkie księgowania w nowym roku na bilansie otwarcia będą zaksięgowane na ten atrybut. Stary Rok Nowy Rok 200-kontrahent -> kontrahent Jeżeli księgowanie Bilansu otwarcia ma trafić na atrybut inny niż domyślny należy ręcznie dokonać przeksięgowanie w okresie BO. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 160 SIMPLE.ERP

162 Przy zmianie konta domyślnego program sprawdzi i porówna nowy tytuł ze starym, czy zmieniły się atrybuty jeżeli tak pojawi się komunikat Zmieniła się struktura konta rozrachunkowego. Księgowania w nowym roku odbędą się na domyślny atrybut. Rozliczenia na przełomie roku będą mogły być wykonane dla konta 200-kontrahent i kontrahent. Zmiana obsługi kont wiele do jednego Przypadek wiele do jednego oznacza, że zapisy z wielu kont księgowych starego roku, różniące się kilkoma atrybutami, w nowym roku są księgowane na nowe konto o krótszej budowie analitycznej. Przykładem może być usunięcie atrybutu na pierwszym poziomie analityki o analitykę oddziałów. Zmianę poprzez usunięcie atrybutu obrazuje poniższa tabela: Stary Rok kontrahent Nowy Rok 200-kontrahent kontrahent kontrahent Przy obsłudze takiego przypadku będą brały udział ustawienia tytułów: z roku starego i nowego. Tytuł roku starego ustala, na jakim koncie księgowym (dla jakiego atrybutu) mogą być salda dwustronne. Tytuł nowego roku ustala, na jakie konto mają trafić nowe pozycje i które konto będzie miało kontynuację konto_uw ze starego roku. W przykładzie kontem mogącym mieć salda dwustronne w starym roku jest konto kontrahent. 1 jest domyślną wartością atrybutu w definicji tytułu rozrachunku w starym roku. Stary Rok kontrahent - > Nowy Rok 200-kontrahent Reszta kont (według przykładu kontrahent, kontrahent) dla danego kontrahenta musi wykazywać salda zerowe. W przypadku, kiedy salda pozostałych kont nie będą zerowe, pojawi się okno komunikatu i bilans nie będzie wykonany. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 161 SIMPLE.ERP

163 8.3. Strategie rozliczeń W systemach obsługujących wielu kontrahentów operacje rozliczeń są masowe i wykonywane wielokrotnie. Zadaniem strategii rozliczeń jest ułatwienie i przyspieszenie tych operacji. Podstawowe mechanizmy to Ograniczenie podzbiorów pozycji, które mogą zostać rozliczone na podstawie zgodności pewnych kryteriów, Podpowiedź pozycji według wybranego sposobu sortowania, Możliwość automatycznego rozliczenia pozycji. Istnieje możliwość zdefiniowania wielu strategii. Z każdym rodzajem strony rozrachunku, stroną rozrachunku oraz tytułem rozrachunku można skojarzyć inną strategię rozliczeń. Kryteria zgodności Pozycje rozrachunków kojarzone są na podstawie zgodności pewnych kryteriów. Dla każdej ze zdefiniowanych strategii, użytkownik ma możliwość zaznaczenia, które z nich będą obowiązywać. Uwaga: Obligatoryjnym założeniem kojarzenia pozycji rozrachunków jest zgodność symbolu waluty należności/zobowiązania i płatności. To założenie nie może być zmienione podczas kojarzenia ze sobą pozycji rozrachunków. Kolejne kryteria: tytuł płatności, rodzaj strony, strona rozliczenia, konto rozrachunkowe także są obligatoryjne. Nie można dokonać rozliczenia między pozycjami rozrachunków, ponieważ kojarzenie ze sobą pozycji rozrachunków dotyczących różnych kontrahentów, tytułów płatności lub kont jest dopuszczalne tylko podczas operacji kompensaty. Jeżeli kompensata przeprowadzana jest z okna Nierozliczone należności lub Nierozliczone zobowiązania to istnieje możliwość wyłączenia tych kryteriów bezpośrednio w oknie rozliczeń. Uwaga: Dla kompensat pomiędzy skojarzonym dostawcą i odbiorcą wygodniej jest korzystać z flagi Pokaż pozycje dostawcy/odbiorcy i dokonywać kompensat w oknie Rozliczenia z kontrahentami. Kryterium jest spełnione, jeżeli w obu pozycjach rozrachunku wystąpi taka sama wartość parametru. Dostępne są następujące kryteria zgodności: Kwoty rozliczenia, przy czym dopuszczalny jest pewien margines błędu wyrażony w % wartości, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 162 SIMPLE.ERP

164 Terminu płatności z marginesem błędu definiowanym w dniach, Sposobu płatności, Identyfikatora dokumentu, z którego powstała pozycja rozliczenia. Kolejność doboru Użytkownik może również określić sposób sortowania podpowiadanych pozycji ze względu na termin płatności oraz wartość. Kolejność podpowiadania pozycji może mieć znaczenie np. w przypadku rozliczeń saldami (najpierw rozliczane są najstarsze pozycje). Flaga Domyślna oznacza, że dana strategia będzie domyślnie przypisywana podczas definiowania nowego tytułu rozrachunku Strategie rozliczeń relacje Relacje wiążą strategie rozrachunków z następującymi rodzajami obiektów: Stroną rozrachunku, Klasą obiektów (stron rozrachunku), Rodzajem strony rozrachunku, Tytułem rozrachunku. Jedna strategia może być powiązana z wieloma obiektami. Kojarzenie strategii rozrachunków z konkretnym obiektem odbywa się w kilku miejscach systemu. Przyporządkowanie strategii stronie rozrachunków Przyporządkowanie strategii konkretnej stronie rozrachunku ma miejsce w oknie definicji: Dostawcy, Odbiorcy, Banku, Urzędu Skarbowego, Celnego, ZUS, Pozostali Każdej relacji odpowiada jeden wiersz. Wszystkie relacje dotyczą jednej strony rozrachunku, dlatego nie występuje ona jawnie na oknie. Każdej parze strona tytuł rozrachunku może być przyporządkowana tylko jedna strategia. Ta funkcjonalność jest rzadko wykorzystywana. Przyporządkowanie strategii rodzajowi strony Przyporządkowania strategii parze rodzaj strony tytuł rozrachunku odbywa się w niżej przedstawionym oknie. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 163 SIMPLE.ERP

165 Każdej relacji odpowiada jeden wiersz. Każdej parze rodzaj strony tytuł rozrachunku może być przyporządkowana tylko jedna strategia rozrachunku. Znajdowanie strategii Taki sposób kojarzenia strategii dopuszcza, że z jednym rodzajem strony skojarzona jest więcej niż jedna strategia rozrachunku. Podczas rozrachunku istnieje konieczność wybrania jednej z nich. Poszukiwanie odpowiedniej strategii odbywa się w następującej kolejności: Dla wynikającej z pozycji rozrachunku strony i tytułu rozrachunku, Dla wynikającej z pozycji strony rozrachunku, Dla klasy strony rozrachunku i tytułu rozrachunku, Dla rodzaju strony i tytułu rozrachunku, Dla rodzaju strony. Aby możliwe było wykonanie rozliczenia musi istnieć przynajmniej jedna relacja z wymienionych powyżej Szablony korespondencji Obiekt służy do definicji szablonów wykorzystywanych następnie w korespondencji seryjnej z kontrahentami, podczas wysyłania wezwań do zapłaty należności oraz not odsetkowych od należności od odbiorców: Ponaglenie tekst szablonu umieszczony jest na wezwaniu do zapłaty konkretnej należności; Ponaglenie zbiorcze - tekst szablonu umieszczony jest na zbiorczym wezwaniu do zapłaty. Dokument taki zawiera wszystkie przeterminowane należności wybranego kontrahenta. Ponaglenie pełne - tekst szablonu umieszczony jest na raporcie Wezwanie do zapłaty pełne. Dokument taki zawiera wszystkie przeterminowane a nierozliczone pozycje wybranego kontrahenta. Nota (góra,dół) tekst szablonu umieszczony na nocie odsetkowej z jedną pozycją Nota zbiorcza (góra,dół) tekst szablonu umieszczony na nocie odsetkowej zbiorczej Szablon może zawierać stały tekst oraz zmienne, których wartości wstawiane są na etapie wydruku. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 164 SIMPLE.ERP

166 Każdy szablon może mieć wiele wersji (pole Wersja), którym nadawane są kolejne numery. W ramach jednej wersji aktywny może być tylko jeden szablon. Wersje szablonów Wersjonowanie szablonów wykorzystywane jest podczas drukowania wezwań do zapłaty. System zapamiętuje numer wersji ostatnio wysłanego wezwania i następnym razem podpowiada do wydruku kolejną wersję. Nadając wersjom coraz bardziej kategoryczne brzmienie, można osiągnąć stopniowanie siły wezwania do zapłaty. Zmienne szablonu Użytkownik ma możliwość włączania w tekst szablonu zmiennych. Daje to dość elastyczny mechanizm komponowania korespondencji. Wartości tych zmiennych wstawiane są w trakcie wydruku korespondencji. Dostępne są następujące zmienne: $kwota$ - kwota i waluta należności, $ident$ - identyfikator strony rozrachunku, $datzap$ - termin płatności należności, $tytul_idn$ - identyfikator tytułu rozrachunku, $tytul_nazwa$ - pełna nazwa tytułu rozrachunku, $today$ lub $datdok$ - bieżąca data, $faktura$ - identyfikator faktury, z której powstała należność, $zlecenie$ - zlecenie winidykacyjne, $bank$ - bank firmy, $numer_konta$ - rachunek bankowy firmy, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 165 SIMPLE.ERP

167 $waluta$ - waluta należności $kwota_slownie$ - kwota należności słownie Zmienne można umieszczać w tekście wybierając je z kontekstowego menu rozwijanego w polu edycji szablonu, lub wpisując z klawiatury ich identyfikatory. Przykład Tekst wpisany do szablonu: Warszawa $today$ Zwracamy się z prośbą o zapłacenie kwoty $kwota$ (słownie $skwota_slownie$) za fakturę $faktura$ z tytułu $tytul_nazwa$. Termin płatności upłynął $datzap$. Po wydruku może wyglądać w następujący sposób: Warszawa Zwracamy się z prośbą o zapłacenie kwoty 1100 (tysiąc sto) PLN za fakturę FV/2000/032 z tytułu Zapłata za energię. Termin płatności upłynął Uwaga Zapamiętywanie wersji ponagleń nie działa typu Ponaglenie Zbiorcze i Ponaglenie pełne Parametry not odsetkowych i kompensat Okno Parametry not odsetkowych służy do definicji własności not odsetkowych od należności od odbiorców oraz odsetek od należności i zobowiązań od pozostałych rodzajów stron: Rodzaj strony w obecnej wersji systemu odsetki naliczane są tylko dla Odbiorców, zaś dla Dostawców możliwe jest określenie oprocentowania odsetek wykorzystywanych w niektórych raportach; Maska not odsetk. format maski automatycznie generowanego identyfikatora dokumentu. Dostępna jest lista masek zdefiniowanych w opcji Sposoby numeracji INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 166 SIMPLE.ERP

168 dokumentów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/sposoby numeracji dokumentów) dla rodzaju noty odsetkowe, Liczba dni określa liczbę dni, w ciągu których należy zapłacić należność powstałą z noty odsetkowej, po zatwierdzeniu noty i powstaniu z niej należności określa termin płatności ; Szablon dekretu określa szablon na podstawie, którego noty będą dekretowane. Tytuł rozrachunku określa tytuł rozrachunku nalezności powstałej z noty odsetkowej. Jeżeli pole pozostaje niewypełnione to należności z tytułu odsetek generują się z tytułem rozrachunku nalezności głównej. Kalendarz określa nazwę kalendarza zdefiniowanego w obiektach uzupełniających na podstawie którego będzie wyznaczany pierwszy dzień roboczy w przypadku wypadania terminu płatności w dzień wolny. Maska kompensat format maski automatycznie generowanego identyfikatora kompensaty. Dostępna jest lista masek zdefiniowanych w opcji Sposoby numeracji dokumentów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/sposoby numeracji dokumentów) dla rodzaju kompensaty, Czy automatyczne generowanie not zaznaczenie tej flagi spowoduje automatyczne generowanie not odsetkowych od rozliczeń przeterminowanych nalezności od odbiorców. Jeżeli flaga jest odznaczona, to możliwe jest generowanie not odsetkowych z okna Rozliczenia. Czy generować noty dla kompensat zaznaczenie tej flagi spowoduje, że dla rozliczeń z kompensat będą generowane noty odsetkowe. Za datę zapłaty w przypadku kompensaty uznawana jest data kompensaty. Zatwierdzenie noty generuje dekret po zatwierdzeniu noty automatycznie wygenerowany będzie dekret księgowy. Opcja ta zabezpieczy program przed pozostawieniem zatwierdzonych i niezadekretowanych not odsetkowych. Zatwierdzenie nie generuje należności włączenie tej opcji spowoduje, że należności z tytułu noty nie będą powstawały automatycznie a dopiero po zatwierdzeniu dekretu noty o ile zawiera konto rozrachunkowe. Generowanie not od kwoty ustawienie dotyczy minimalnej kwoty odsetek pojedynczej noty. Noty z kwotą odsetek niższą niż zadana nie będą powstawały. Utworzenie kompensaty generuje dekret po skompensowaniu pozycji automatycznie utworzy się dekret księgowy kompensaty. Opcja ta zabezpiecza program przed pozostawieniem niezadekretowanych kompensat. Definiowanie oprocentowania odsetek Użytkownik ma możliwość zdefiniowania oprocentowania odsetek podatkowych i ustawowych, okresów ich obowiązywania oraz sposobu naliczanie odsetek. Sposób naliczania odsetek ustalamy poprzez ustawienia flag znajdujących się w górnej części rysunku poniżej. Znaczenie flag jest następujące: Prawa flaga włącza i wyłącza możliwość liczenia odsetek dla długich terminów płatności. Zagadnieniu temu została poświęcona ustawa z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. nr 139, poz ze zm.). Okres 30 dni o którym mówi INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 167 SIMPLE.ERP

169 ustawa jest liczony od daty dokumentu do terminu płatności określonego na fakturze. Jeżeli termin płatności jest dłuższy niż 30 dni, to odsetki naliczane są następująco: odsetki ustawowe za okres od 31 dnia po dacie wystawienia faktury do terminu płatności: odsetki podatkowe za okres od terminu płatności do daty zapłaty Lewa flaga umożliwia wybór rodzaju tabeli (podatkowa, ustawowa) do naliczania odsetek dla pozostałych przypadków nie wymienionych w ustawie lub przy nie korzystaniu z rozwiązania ustawowego. Podczas naliczania odsetek system automatycznie wyliczy kwoty według stawek obowiązujących na dany dzień. Przedstawione na rysunku powyżej ustawienie flag oznacza, że naliczane są wyłącznie odsetki ustawowe za okres od terminu płatności do daty zapłaty (lub rozliczenia w przypadku kompensat). Dostępne są następujące pola: Data data od kiedy obowiązuje dane oprocentowanie. Data końca obowiązywania, jest dopiero w momencie wprowadzenia nowej definicji; Stopa stopa oprocentowania odsetek; Rocznie określa, czy wprowadzona stopa procentowa określona jest w stosunku rocznym; Liczba dni jeżeli podane oprocentowanie jest w skali rocznej (włączone pole wyboru Rocznie), to pole określa liczbę dni w roku. Podobnie, jak w przypadku Strategii rozliczeń możemy utworzyć odrębne definicje oprocentowania odsetek dla wielu obiektów programu. Przyporządkowanie oprocentowania konkretnej stronie rozrachunku ma miejsce w oknie definicji: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 168 SIMPLE.ERP

170 Dostawcy, Odbiorcy W przypadku, gdy oprocentowanie jest przypisane do rodzaju strony i do konkretnej strony rozrachunku, to priorytet ma definicja oprocentowania przypisana do strony rozrachunku Przedziały struktury wiekowej Użytkownik może wydrukować należności i zobowiązania w układzie ich struktury wiekowej oraz kwotowej. Okno Przedziały struktury wiekowej służy do definicji przedziałów czasowych lub kwotowych, według których dzielone będą oglądane pozycje. Każdy wiersz określa jeden przedział. Na powyższym rysunku zdefiniowane są przedziały struktury wiekowej: Nieprzeterminowane Od 1 do 30 dni, Od 31 do 60 dni, Od 61 do 90 dni, Od 91 do 180 dni, Od 181 do 360 dni, Powyżej 360 dni; oraz analogicznie - kwotowej. Użytkownik może zdefiniować dowolną liczbę przedziałów w obrębie jednej struktury. Powinien jednak brać pod uwagę, że od pewnej ich ilości wydruk przestanie się mieścić na jednej kartce papieru i stanie się nieczytelny. Można zapisać wiele definicji struktur i wskazywać jedną z nich w nagłówku okna Nierozliczone należności lub Nierozliczone zobowiązania. Jeśli nie wskażemy konkretnej struktury to do raportu będzie brana struktura oznaczona flagą Aktywny. Ustawienie tej flagi na jednej ze struktur powoduje automatycznie odznaczenie na dotychczas aktywnej strukturze. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 169 SIMPLE.ERP

171 8.8. Definicja kręgu kosztowego Akcja służy do zdefiniowania kręgu kosztowego dla wybranego systemu kont i systemu ewidencji. Definicja jest wykorzystywana do sprawdzenia dekretu księgowego. Sprawdzenie kręgu kosztowego polega na porównaniu sum zapisów na poszczególnych kontach wg wzorów: Suma_1 = suma_1_wn suma_1_ma, Suma_2 = suma_2_ma suma_2_wn, Suma_3 = suma_3_wn suma_3_ma, Gdzie: Suma_x_wn suma wszystkich zapisów na koncie w ramach dekretu, jeżeli występuje ono po stronie winien, Suma_x_ma suma wszystkich zapisów na koncie w ramach dekretu, jeżeli występuje ono po stronie ma. Dla każdej z sum można zdefiniować wolną ilość kont. Jeżeli wszystkie sumy są sobie równe to sprawdzenie kręgu kosztowego dla dekretu jest poprawne. Definicja kręgu kosztowego Danymi, za pomocą których zdefiniowany jest krąg kosztowy są: System kont system kont, dostępne są systemy zdefiniowane wcześniej w opcji Systemy kont. System ewidencji system ewidencji w ramach systemu kont, Klasy kont definicja klas kont dla poszczególnych sum, dostępne są klasy zdefiniowane wcześniej w ramach wskazanego systemu kont. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 170 SIMPLE.ERP

172 Kontrola kręgu kosztowego jest uruchamiania dla dekretów, których definicja typu ma włączoną flagę Sprawdzanie kręgu kosztowego Statusy rozrachunków Akcja służy do zdefiniowania własnych statusów rozrachunków. Własne statusy to statusy nadawane przez użytkownika systemu. Wg tych statusów jest możliwe filtrowanie rozrachunków w oknach Nierozliczone należności, Nierozliczone zobowiązania i Nierozliczone płatności. Statusy rozrachunków są widoczne i możliwe do ustawienia w oknie Rozliczenia z kontrahentami, a także widoczne na listach zobowiązań, należności i płatności w trakcie rozliczania. Użytkownik ma dyspozycji możliwość nadania identyfikatora, nazwy dla statusu, jego rodzaju oraz koloru i czcionki dla wyświetlanego rozrachunku. Rodzaj świadczy o tym, którego z rozrachunków status ma dotyczyć. Do statusów można przypisać akcje, których NIE można wykonać dla pozycji oznaczonych danym statusem. Np. możemy przy pomocy statusu BEZ ODSETEK wykluczyć oznaczone nim należności z naliczania odsetek w przypadku rozliczenia. Możemy też zablokować rozliczenie lub wygenerowanie przelewu ze wskazanej pozycji Podłączenie szablonów dekretów Opcja ta umożliwia podłączenie szablonów dekretów dla obiektów nieposiadających własnych typów dokumentów: Kompensaty Różnice kursowe rozrachunkowe ujemne (od rozliczeń, przewalutowania, korekt przewalutowania) Różnice kursowe rozrachunkowe dodatnie (od rozliczeń, przewalutowania, korekt przewalutowania) Różnice kursowe bankowe ujemne (od wpłat wypłat i przewalutowania salda) Różnice kursow bankowe dodatnie (od wpłat wypłat i przewalutowania salda) Różnice kursowe kasowe ujemne (od wpłat wypłat i przewalutowania salda) Różnice kursowe kasowe dodatnie (od wpłat wypłat i przewalutowania salda) INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 171 SIMPLE.ERP

173 Szablon dekretu - identyfikator szablonu dekretu, który zostanie utworzony podczas dekretacji dokumentu, dostępne są szablony oznaczone jako aktywne, zdefiniowane w opcji Szablony dekretów (Menu pełne/obiekty uzupełniające wspólne/szablony dekretów) w kontekstach zgodnych z listą z lewej strony okna. Obszar systemu - w danym momencie aktywny jest jedynie obszar Finanse INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 172 SIMPLE.ERP

174 9. Inne elementy w systemie 9.1. Obsługa repozytorium danych Repozytorium jest częścią systemu, w której użytkownik może zdefiniować własne typy danych, takie, które nie zostały przewidziane w standardowej funkcjonalności, lub rozszerzyć funkcjonalność istniejących obiektów. Repozytorium może zawierać następujące rodzaje obiektów: typy proste (wyrażające się jedną wartością) klasy użytkownika (klasy o strukturze zdefiniowanej przez użytkownika) klasy osadzone (standardowe obiekty systemu opisane w repozytorium) Repozytorium pozwala na definiowanie struktury obiektów (atrybutów) oraz funkcji obiektów (metod). Atrybutem klasy może być zmienna dowolnego typu zdefiniowanego w repozytorium. Metody mogą być zdefiniowane przez użytkownika przy użyciu takich języków skryptowych jak Visual Basic czy Java Script. Obiekty zdefiniowane w repozytorium mogą być wykorzystywane jako: atrybuty kont księgowych atrybuty klas kont księgowych atrybuty definiowalnych dokumentów finansowych atrybuty innych obiektów systemu lub mogą być dostępne z dowolnego skryptu zdefiniowanego w systemie. Na bazie obiektów z repozytorium użytkownik może rozszerzać funkcjonalność systemu stosownie do swoich indywidualnych potrzeb. Edycja folderów Okno służy do definiowania nowych i edycji istniejących w repozytoriom folderów. Jedynym parametrem, jaki należy zdefiniować dla folderu jest jego nazwa, pod którą później będzie wyświetlany. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 173 SIMPLE.ERP

175 Edycja typów prostych Okno służy do definiowania nowych i edycji istniejących w repozytoriom typów prostych. Na oknie są dwie zakładki: Dane podstawowe służąca do definicja danych podstawowych typu oraz Wartości służąca do definiowania wartości domyślnych typu prostego. Podstawowymi parametrami służącymi do zdefiniowania typu prostego są: Nazwa nazwa typu prostego, Rodzaj zawsze typ prosty, Typ określa typ wartości tekst, liczba całkowita, liczba rzeczywista, data, Rodzaj wartości określa czy wartość może być dowolna, z zakresu, z listy, Długość określa długość wartości danego typu, dla tekstu w znakach, liczb całkowitych w ilości cyfr, dla liczb rzeczywistych ilość cyfr przed przecinkiem, dla daty pole niedostępne, Precyzja pole dostępne tylko dla liczb rzeczywistych, określa ilość cyfr po przecinku, Format określa format wyświetlania wartości danego typu, do wykorzystania są wszystkie znaki zawarte w podpowiedzi po prawej stronie. W zależności od wybranego typu (tekst, data...) zestaw znaków jest inny. Parametrami służącymi do zdefiniowania wartości domyślnych typu prostego są: Domyślna wartość domyślna typu prostego, Minimalna, Maksymalna wartość minimalna i maksymalna typu. Pola dostępne tylko gdy rodzaj wartości to Zakres, Lista wartości służy do zdefiniowania listy wartości typu. Pola dostępne tylko gdy rodzaj wartości to Lista. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 174 SIMPLE.ERP

176 Wszystkie wartości są wyświetlane zgodnie z zdefiniowanym formatem i tak będą wyświetlane w innych obiektach systemu. OK Akcja powoduje zapisanie zmian i zamknięcie okna. Eksplorator repozytorium służy do edycji i podglądu obiektów w nim zdefiniowanych czyli: Folderów, Typów prostych, Klas, Instancji klas. Część folderów i obiektów w nich zawartych jest predefiniowanych tzn. utworzonych w trakcie instalacji. Należą do nich foldery System, Typy proste systemowe w którym zawarte są wszystkie typy proste systemowe, Klasy osadzone w którym zawarte są klasy systemowe, Parametry systemu w którym zawarte są niektóre parametry funkcjonowania obszarów FINANSE, OBRÓT TOWAROWY, PERSONEL i PODATEK. Definicja repozytorium Do tworzenia obiektów służą akcje dostępne w pop up menu otwieranym prawym klawiszem muszy na drzewie repozytorium. Dostępne są następujące akcje: Edycja uruchamia okno do edycji zaznaczonego obiektu (folderu, klasy, typu prostego), Edycja instancji uruchamia okno do edycji instancji, odnosi się tylko do klas (uruchamiane także dwuklikiem na nazwie klasy), Dodaj Folder, Typ prosty, Klasa uruchamia okno do dodania wybranego obiektu, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 175 SIMPLE.ERP

177 Usuń usuwa zaznaczony obiekt, jeżeli obiekt (typ prosty, klasa) jest gdzieś wykorzystywany, lub folder nie jest pusty usunięcie nie jest możliwe. Edycja klas Okno służy do definiowania nowych i edycji istniejących w repozytoriom klas. Na oknie są trzy zakładki: Dane podstawowe służąca do definicja danych podstawowych klasy, Atrybuty służąca do definiowania atrybutów klasy i Metody służąca do definiowania metod klasy. Szczegóły dotyczące klas. Podstawowymi parametrami służącymi do zdefiniowania typu prostego są: Identyfikator identyfikator klasy, Nazwa nazwa klasy, Wersja symbol wersji klasy, Rodzaj określa rodzaj klasy systemowa, Użytkownika, Czy generuje obiekty określa czy dana klasa może być typem dla atrybutów innych klas. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 176 SIMPLE.ERP

178 Parametrami służącymi do zdefiniowania atrybutów klasy są: Identyfikator identyfikator atrybutu, Nazwa nazwa atrybutu, Typ typ wartości atrybutu, do wyboru z pośród zdefiniowanych typów prostych i klas generujących obiekty, dla klas osadzonych typ może być zmieniony jeśli atrybut nie jest jeszcze wykorzystywany jako atrybut klasy kont, dla klas definiowanych typ atrybutu może być zmieniony gdy nie istnieją jeszcze instancje tej klasy, Wartość domyślna domyślna wartość atrybutu, Atrybut wspólny określa czy atrybut można modyfikować w klasach które dziedziczą z klasy definiowanej, Czy wyliczeniowy określa czy wartość atrybutu będzie wyliczana zdefiniowaną formułą, jeżeli tak to pojawia się przycisk do definiowania formuł, Wersje określa czy atrybuty są wersjonowane. Atrybut unikalny określa czy ten atrybut klasy ma przyjmować wartości unikalne, a tym samym czy może być zastosowany jako atrybut klasy kont. Podpowiadany czy dane (instancje) wprowadzone do tego atrybutu będą podpowiadane w przypadku użycia klasy jako np. atrybutu konta. Na czerwono wyświetlają się atrybuty odziedziczone. Parametrami służącymi do zdefiniowania metod klasy są: Identyfikator identyfikator metody, Nazwa nazwa metody, Zwraca typ wartości jaką zwraca metoda, Tryb zmian określa tryb w jakim wywoływana jest metoda, rozszerzenie metoda wywołana jest po wywołaniu metody przodka, nadpisanie metoda przodka nie jest wywoływana, wykonuje się tylko ta metoda, bez zmian metoda w stanie inicjalnym, nowo zdefiniowana, Rejestracja wywołań czy wywołania metod mają być rejestrowane. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 177 SIMPLE.ERP

179 Lista argumentów opisywana jest dwoma parametrami: Identyfikator identyfikator argumentu, Typ typ argumentu. OK. - Akcja powoduje zapisanie zmian i zamknięcie okna. Dodanie nowej klasy Podczas dodawania nowej klasy osadzonej do repozytorium można wybrać czy klasa ma być odziedziczona z klasy już istniejącej. Do tego służy okno, które pojawia się podczas dodawania klasy, na którym widać w formie listy wszystkie klasy zdefiniowane w systemie. Po zaznaczeniu jednej z nich i wykonaniu akcji Odziedzicz, powstanie nowa klasa, która będzie miała wszystkie atrybuty i metody odziedziczone z wybranej klasy. Akcja Nowy spowoduje dodanie zupełnie nowej klasy, natomiast akcja Anuluj kończy dodawanie nowej klasy. Okno otwiera się dwuklikiem na wybranej klasie z listy. Dodawanie nowych instancji jest możliwe tylko dla klas użytkownika. Dodawanie odbywa się poprzez menu kontekstowe Dodaj i wprowadzanie identyfikatora instancji a następnie przejściu tabulatorem na Wartości parametrów i podanie odpowiednich wartości. Dostępne raporty: Repozytorium systemu definicja klas Repozytorium systemu definicja typów Repozytorium systemu wartości klas raport umożliwia wydruk np. zdefiniowanych dla kont skorowidzów. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 178 SIMPLE.ERP

180 10. Serwis filtrowania obiektów przechowujących atrybuty w repozytorium Serwis ten umożliwia wybór obiektów z danego kontekstu spełniających określone kryteria lub określone filtry. Rys.10.1 Serwis filtrowania w konkretnym obiekcie np. obrotach na kontach Serwis ten działa jak filtr można tu bezpośrednio wpisać określoną postać obiektów do wybrania (tylko dla okna Obroty na kontach) lub wybrać wcześniej zdefiniowany filtr z podpowiedzi. Filtrowanie jest możliwe dla wszystkich okien obszaru Finanse związanych z rozliczeniami, obrotami na kontach i raportami z kartoteki kont. Aktualnie serwis ten może być wykorzystywany do: wybierania klas kont posiadających określone zakresy atrybutów (Klasa kont / Filtr na atrybuty klasy); można wykorzystać do robienia zestawienia obrotów i sald; wybierania kont księgowych posiadających określony wygląd maski konta oraz określone zakresy atrybutów konta (Maska klasy kont / Filtr na identyfikator konta księgowego); można wykorzystać do przeglądania obrotów oraz robienia zestawienia obrotów i sald. Filtry definiowane są w określonym kontekście w zależności od tego gdzie będą później używane. Każdy filtr może mieć wiele pozycji, pomiędzy którymi występują logiczne warunki lub oraz i. Istnieją dwa rodzaje pozycji: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 179 SIMPLE.ERP

181 zakres atrybutów należy wybrać określoną klasę z repozytorium a następnie wskazać zakresy atrybutów filtr na obiekt należy wpisać filtr jaki musi lub może spełniać obiekt. Opis znaków specjalnych, które mogą być używane we wzorcu konta do wyszukiwania Znak specjalny Opis Przykład % Dowolny ciąg znaków 4% - dowolne konto zaczynające się od 4 Dowolny pojedynczy znak 7_1% - konto, którego pierwszym znakiem jest 7, a trzecim 1 [ ] Dowolny znak z podanego zakresu ([4-6]) lub zbiór ([abcdef]) 7[123]% - konto, które na pierwszym miejscu ma 7, a na drugim 1, 2 lub 3 [^] Dowolny znak poza zakresem 4[^9]% lub zbiorem ([^abcdef]) [^4-9]% - dowolne konto rozpoczynające się od 4, gdzie na drugim miejscu nie ma 9 INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 180 SIMPLE.ERP

182 11. Parametry modułu FINANSE i przydatne parametry ikon na pulpicie Data rozl w innych okresach, Czy kompensata na dzień Dla rozliczeń istotne są dwa parametry: Data rozliczenia w innych okresach TAK/NIE Czy kompensata na dzień TAK/NIE Więcej informacji w rozdziale Różnice kursowe INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 181 SIMPLE.ERP

183 Księgowanie na kontach wal. w WB TAK umożliwia księgowanie na kontach walutowych tylko w walucie bazowej. Podczas księgowania po wyborze waluty PLN pojawia się pytanie: Po potwierdzeniu pozycja wygląda jak na rysunku poniżej: NIE powoduje, że nie ma możliwości księgowania tylko w walucie bazowej na kontach ustawionych w Planie Kont jako walutowe. Rozrachunki z próbnych dekretów TAK po próbnym zatwierdzeniu dekretu zawierającego księgowania na kontach rozrachunkowych tworzą się rozrachunki tak, jak po zatwierdzeniu ostatecznym. Uwaga: Aby anulować próbne zatwierdzenie takiego dekretu należy wcześniej wycofać ewentualne rozliczenia powiązanych z nim rozrachunków oraz dekrety różnic kursowych i not odsetkowych, w przeciwnym wypadku pojawi się odpowiedni komunikat. NIE próbne zatwierdzenie dekretu zawierającego księgowania na kontach rozrachunkowych nie tworzy rozrachunków. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 182 SIMPLE.ERP

184 Czy dekretacja całego rejestru TAK w momencie uruchomienia dekretacji rejestru bankowego lub kasowego automatycznie zaznaczą się i zadekretują wszystkie pozycje rejestru. NIE aby zadekretować cały rejestr należy zaznaczyć przy pomocy myszki i klawisza Shift wszystkie pozycje. Parametr nie ma wpływu na ilość dekretów powiązanych z rejestrem, decyduje o tym znacznik Łączenie w szablonach dekretów. Czy kopiować dane z wyciągu TAK podczas importu walutowych przelewów własnych automatycznie naczytują się dane walutowe z nagłówka wyciągu: NIE - podczas importu walutowych przelewów własnych dane walutowe (typ kursu, źródło kursu, tabelę i kurs) trzeba podać ręcznie. Uwaga: Parametr dotyczy wyłącznie importu przelewów. Jeśli wypełnimy dane walutowe nagłówka rejestru bankowego to będą się one przepisywały do każdej wprowadzonej pozycji niezależnie od indywidualnych ustawień walutowych typu dokumentu bankowego. Dane podpowiadają się domyślnie, tzn, że można je zmienić dla wybranych pozycji. Czy mod. datę emisji Parametr dotyczy daty emisji przelewów w oknie Listy przelewów. Wartość NIE umożliwia zachowanie zadeklarowanej wcześniej (np. przyciskiem ) daty emisji, co jest przydatne, INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 183 SIMPLE.ERP

185 gdy chcemy potem wyszukiwać przelewy wg tej daty, umownie oznaczającej datę faktycznej wysyłki a stosuje się emisję przelewów (czyli zapis do pliku) przed datą ich faktycznego wysłania z programu bankowego. Po wybraniu wartości TAK wszystkie przelewy będą miały modyfikowaną datę emisji po zapisie do pliku, Po wybraniu NIE data emisji nie będzie zmieniana. Czy duża podpowiedź kont Parametr odpowiedzialny jest za zmianę zachowania programu podczas podpowiedzi klasy kont w filtrach przy raportach kartotek kont. NIE podpowiadają się tylko konta użyte w bieżącym roku obrotowym: TAK pojawia się podpowiedź kont z planu kont oraz podpiętych atrybutów: Ustawienie TAK umożliwia wybór kont do wydruku kartoteki kont dla wcześniejszych niż bieżący rok lat obrotowych. Pyt. o ostateczne zatw. dekretów TAK przed zatwierdzeniem jednego lub więcej zaznaczonych dekretów pojawia się dodatkowe pytanie Czy chcesz zatwierdzić zaznaczone dekrety INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 184 SIMPLE.ERP

186 NIE ostateczne zatwierdzenie dekretu wykonuje się bez konieczności dodatkowego potwierdzenia. Dekretacja wg pozycji dokumentu TAK automatyczny dekret tworzy się (sortuje) wg pozycji w dekretowanym dokumencie. Najpierw odczytywana jest pozycja dokumentu i kolejno przyporządkowywana do pozycji szablonu: NIE automatyczny dekret tworzy się (sortuje) wg zdefiniowanych pozycji w szablonie dekretu. Najpierw odczytywana jest pozycja szablonu i kolejno przyporządkowywana do pozycji dokumentu: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 185 SIMPLE.ERP

187 Do powyższego przykładu służył szablon dekretu: INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 186 SIMPLE.ERP

188 Nazwa firmy na wydruku z kasy TAK na wydrukach dokumentów kasowych pojawia się nazwa firmy w miejscu pieczątki: NIE pozostaje puste miejsce na pieczątkę firmową Dekretacja przez tabele robocze TAK dekretacja automatyczna będzie tworzyła pozycje dekretu najpierw w tabeli roboczej a dopiero po ukończeniu dekretacji dekret zostanie przeniesiony do dekretów księgowych. Przyśpiesza to dekretację długich dokumentów w oparciu o skomplikowane szablony dekretów i przeciwdziała blokadom SQL NIE dekretacja automatyczna tworzy dekret bezpośrednio w dekretach księgowych Lata obrotowe FINANSE KRK metoda podatkowa INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 187 SIMPLE.ERP

189 Parametr ten określa, w jaki sposób mają być wyliczane różnice kursowe w trakcie roku a także przewalutowanie. Więcej informacji w rozdziale Różnice kursowe Przydatne parametry ikon na pulpicie: Filtr na wszystkie dekrety księgowe: Parametr "Odbiorca/Dostawca" do okna Rozliczenia z kontrahentem. Po zaznaczeniu tego parametru i ustawieniu w filtrach rodzaju strony 'Dostawca' i 'Pozycje odbiorcy' jeżeli kontrahent jest tylko odbiorcą jego pozycje nie zostaną wyświetlone lub odwrotnie 'Odbiorca' i 'Pozycje dostawcy' jeżeli kontrahent jest tylko dostawcą jego pozycje nie zostaną wyświetlone. Parametr Podgląd rozliczeń tylko wybranych pozycji. Po zaznaczeniu tego parametru dwuklik na częściowo lub całkowicie rozliczonej pozycji w oknie Rozliczenia z kontrahentami wyświetli wyłącznie rozliczenia tej pozycji. Jeśli parametr nie jest włączony to wyświetlą się wszystkie rozliczenia dla pozycji o identyfikatorze zgodnym z identyfikatorem pozycji, na której wykonaliśmy dwuklik. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 188 SIMPLE.ERP

190 Parametry okna Lista przelewów - Automatycznie ustaw rachunek bankowy firmy i Konta bankowe firmy : W/w parametry powodują, że po otwarciu okna Lista przelewów pojawia się filtr na konto bankowe firmy a w nowo dodanym ręcznie przelewie podpowiada się wybrane konto. Parametry okna Obroty na kontach Pokaż próbne i Pokaż zatwierdzone : 1. Okno Obroty na kontach otwarte z ikony o tak ustawionych parametrach pokazuje obroty próbne i zatwierdzone (nie trzeba pamiętać o zaznaczaniu). INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 189 SIMPLE.ERP

191 12. Dekrety zewnętrzne Nowe obiekty w systemie Do obsługi importów zostały założone tabele zwierające niezbędne pola do założenia/definicji dekretu. Importować można różnego rodzaju dane z niezależnych źródeł za pomocą interfesjsu API Tabela typów rekordów fk_dkrz_typ Tabela typów zawiera następujące dane: Lp Pole Typ Null Opis 1 fk_dkrz_typ_id numeric(10,0) N klucz własny 2 maska_id numeric(10,0) N Identyfikator maski 3 typ_szablon_id numeric(10) T identyfikator szablonu 4 dkrz_typ_idn varchar(15) N Identyfikator typu 5 nazwa varchar(100) T Nazwa typu 6 czy_aktywny numeric(1) N Flaga aktywności typu 7 czyzatwgendekr numeric(1) T Flaga generowania dekretu przy zatwierdzaniu 8 Czyrejestrvat numeric(1) N Flaga zapisu danych do rejestru vat INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 190 SIMPLE.ERP

192 12.3. Tabela główna rekordów fk_dkrz Tabela główna rekordów zawiera następujące dane: Lp Pole Typ Null Opis 1 fk_dkrz_id numeric(10,0) N Klucz własny 2 fk_dkrz_typ_id numeric(10) N Identyfikator typu rekordu 3 podokrrozl_id numeric(10,0) N Identyfikator podokresu 4 waluta_id numeric(10) T Identyfikator waluty 5 typkurs_id numeric(10,0) T Identyfikator typu kursu waluty 6 tabkurs_id numeric(10) T Identyfikator tabeli kursowej 7 komorka_id numeric(10) N Identyfikator komórki 8 uzytk_id numeric(10) N Identyfikator użytkownika 9 maska_id numeric(10) N Identyfikator maski dokumentu 10 zatw_id numeric(10) T 11 dkrz_idm varchar(20) N 12 opis varchar(255) T Opis pozycji 13 ident_obcy_id numeric(10) T Identyfikator obcy 14 Ident_obcy_idn varchar(255) T Tekstowy identyfikator obcy 15 datoper datetime N Data operacji 16 datdok datetime N Data dokumentu 17 datplat datetime T Data płatności 18 status int T Status 19 czy_waluta numeric(1,0) T Czy dokument walutowy 20 kurs decimal(16,8) T Kurs waluty 21 kwota money N Kwota 22 kwotawalbaz money N Kwota w walucie bazowej INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 191 SIMPLE.ERP

193 23 czy_zadekretowany numeric(1,0) N Czy dokument zadekretowany 24 vatstaw_id numeric(10,0) T Identyfikator stawki VAT 25 atrybutvat_id numeric(10,0) T Identyfikator atrybutu VAT 26 kwotanetto money T Kwota netto 27 kwotavat money T Kwota vat 28 kwotanettowalbaz money T Kwota netto w walucie bazowej 29 kwotavatwalbaz money T Kwota VAT w walucie bazowej 30 kursvat decimal(16,8) T Kurs dla rejestru VAT Jeden rekord reprezentuje jeden zapis jako jedną pozycję dekretu Import danych Poprze funkcje API do pozycji dekretów zewnętrznych są wpisywane rekordy z plików xml gdzie jedna linia z poziomu importu stanowi definicję jednej operacji gospodarczej z punktu widzenia obcego systemu. W tym celu do systemu zewnętrznego są wystawione elementy słowników repozytorium, aby z powrotem uzyskać wartości słownikowe będące w ERP Dekretacja Każdą linię wpisaną do rekordów dekretów zewnętrznych można zadekretować oddzielnym szablonem dekretu. Szablony dekretu są przypisane na poziomie typów rekordów. INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 192 SIMPLE.ERP

194 INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 193 SIMPLE.ERP

195 INSTRUKCJA Finanse i Księgowość 194 SIMPLE.ERP