Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie z możliwością oszacowania korzyści ekonomicznych i społecznych

Transkrypt

1 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie z możliwością oszacowania korzyści ekonomicznych i społecznych Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych Cieszyn, 2014 r.

2 Projektodawca: Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Gospodarczych DELTA PARTNER Ul. Zamkowa 3A / 1, Cieszyn Tel. (33) , fax: (33) biuro@deltapartner.org.pl, projekt@kalkulatorngo.pl Partner projektu: Miasto Ustroń Ul. Rynek 1, Ustroń Tytuł projektu: Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go Numer umowy zawartej z instytucją weryfikującą: UDA.POKL E24/11-00 Zespół redakcyjny: Rafał Chybiorz, Jacek Kiełkowski, Magdalena Kozłowska, Izabela Małysz, dr hab. Krystyna Melich Iwanek, Klaudia Sztefka, Mateusz Werpachowski Projekt Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Cieszyn 2014

3 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie Spis treści Słownik pojęć i skrótów zastosowanych w dokumencie... 4 Skrócony opis modelu... 6 Założenia dla modelu... 7 Stan obecny system standardowy... 9 Model zmiany na kontraktowanie Stan docelowy kontraktowanie z oceną efektywności Załączniki Programy szkoleń: System engo dla OAP i NGO Strona 3

4 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych Słownik pojęć i skrótów zastosowanych w dokumencie JST Jednostka / jednostki samorządu terytorialnego NGO, III sektor, sektor non-profit Organizacja / organizacje pozarządowe UoDPPioW Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ICT Technologie informacyjno-komunikacyjne Open source Otwarte oprogramowanie: swobodny dostęp do oprogramowania dla wszystkich jego uczestników KIW Krajowa Instytucja Wspomagająca Kontraktacja usług Zlecanie wykonywania wybranych usług gminy NGO (outsourcing) KST Krajowe Sieci Tematyczne Usługi publiczne Usługi świadczone przez administrację publiczną obywatelom POKL Program Operacyjny Kapitał Ludzki NIK Najwyższa Izba Kontroli ROI Regionalna Izba Obrachunkowa Strona 4

5 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie RFI Research for information forma uzyskiwania danych na potrzeby definiowania zakresu i szacunkowych kosztów zamówienia Outsourcing W niniejszym opracowaniu równoznaczne z pojęciem kontraktowania CBA Analiza kosztów i korzyści (cost-benefit analysis) metoda oceny efektywności projektów OAP Organ administracji publicznej (np. JST) Zadanie publiczne Każde działanie administracji, które realizuje ona na podstawie ustaw Strona 5

6 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych Skrócony opis modelu Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie wraz z możliwością szacowania korzyści społeczno-ekonomicznej tej zmiany, który opiera się na systemie engo, jest w swoim założeniu maksymalnie prosty i przyjazny dla potencjalnych odbiorców (organy administracji publicznej OAP) i użytkowników (organizacje pozarządowe NGO). Model zmiany opiera się na realizacji sześciu podstawowych kroków: Strona 6

7 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie Założenia dla modelu Zasadniczym celem projektu Kalkulator outsourcingu: Generator e-n-go, realizowanego przez Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Gospodarczych DELTA PARTNER w partnerstwie z Miastem Ustroń jest poprawa warunków do prowadzenia efektywnej, długofalowej polityki rozwoju lokalnego przez JST w Polsce poprzez zmianę formy realizacji usług społecznych na kontraktowanie wraz z możliwością oszacowania korzyści ekonomicznych i społecznych tej zmiany. Głównym produktem projektu jest narzędzie (web aplikacja) pozwalające na obsługę systemu outsourcingu zadań publicznych przez organy administracji publicznej na rzecz organizacji działających w obszarze pożytku publicznego. Główne funkcjonalności systemu zostały zaprezentowane na poniższym rysunku: Z punktu widzenia realizacji podstawowych procedur kontraktacji, powyższe elementy systemu engo są wystarczające, tym samym pozwalają na zaspokojenie oczekiwań samorządów w zakresie cyfryzacji procedur współpracy finansowej z organizacjami pozarządowymi, a tym samym udogodnień wynikających z realizacji polityki rozwoju społeczeństwa informacyjnego. System engo poza grupą podstawowych funkcjonalności, związanych z publikacją konkursów ofert, generowaniem ofert oraz sprawozdań wyposażony jest w unikatowy w skali kraju mechanizm kalkulatora korzyści społeczno-ekonomicznych realizowanych zadań publicznych Strona 7

8 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych przez NGO (kalkulator engo). Kalkulator ten opiera sią na systemie algorytmów, które są uruchamiane automatycznie (są wbudowane w system engo) i realizowane automatycznie na podstawie wybranych informacji zawartych w ofercie. Tym samym wypełnienie oferty w systemie engo automatycznie aktywuje kalkulator engo. W przypadku wskaźników fakultatywnych są one dodatkowo uzupełnione w systemie engo. Wyniki kalkulatora prezentują wrażoną w złotówkach wartość dodaną. Projekt wprowadza realną, dostępną zarówno dla JST i NGO możliwość prowadzenia polityki zrównoważonego rozwoju społeczności lokalnych w oparciu o możliwość obliczania i porównywania kosztów i korzyści z realizacji zadań publicznych w formie kontraktacji. Celami szczegółowymi projektu są: poprawa jakości współpracy JST i NGO oraz zwiększenie świadomości realnych korzyści wynikających z realizacji zadań publicznych w formule outsourcingu, zwiększenie możliwości identyfikacji i analizy rzeczywistych kosztów i korzyści realizacji zadań publicznych w formie kontraktacji, popularyzacja podniesienia jakości i efektywności współpracy JST i NGO poprzez udostępnienie narzędzia do oceny efektywności ekonomicznej realizowanych programów współpracy, wzrost świadomości przedstawicieli sektora publicznego (samorządów) oraz pozarządowego w zakresie zasad konkurencyjności, przejrzystości i efektywności w odniesieniu do współpracy JST i NGO r. Produktem finalnym projektu jest Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomicznospołecznych model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie z możliwością oszacowania korzyści ekonomicznych i społecznych tej zmiany. Jako kluczowe założenie modelu systemu realizacji zadań publicznych, przy szerszym zastosowaniu formuły outsourcingu, należy wskazać możliwość wyodrębnienia i kwantyfikacji korzyści ekonomiczno-społecznych, które są osiągane tylko w przypadku realizacji danego zadania w ramach współpracy międzysektorowej. Istotą modelu bazującego na systemie engo jest zatem z jednej strony cyfryzacja procedur obsługi systemu kontraktacji, z drugiej maksymalizacja korzyści społecznych (w wymiarze społecznym i ekonomicznym), tj. promocja kontraktacji w ramach współpracy instytucji publicznych z sektorem pozarządowym jako tej formy realizacji zadań publicznych, która generuje większą wartość dodaną w sensie społecznoekonomicznym. Strona 8

9 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie Podstawowe założenia dla przedmiotowego modelu zaprezentowano na poniższym grafie: Stan obecny system standardowy Przystępując do realizacji projektu zidentyfikowano następujące uwarunkowania realizacji zadań publicznych w organach administracji publicznej (na przykładzie partnera projektu samorządu Miasta Ustroń, przy uwzględnieniu wyników badań metodą case study przeprowadzonych w ramach projektu w innych organach). Zadania publiczne są realizowane samodzielnie przez organ administracji publicznej, Zadania publiczne realizowane przez podmioty prywatne w tym w szczególności na podstawie UoDPPioW: powierzanie wykonywania zadania publicznego wraz z udzieleniem dotacji na sfinansowanie jego realizacji (art. 5 ust 4 pkt 1) oraz Strona 9

10 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych wspieranie wykonywania zadania publicznego wraz z udzieleniem dotacji na częściowe dofinansowanie jego realizacji (art. 5 ust 4 pkt 2). Co do zasady realizacja zadań publicznych przez OAP przybiera formę działań: Infrastrukturalnych lub kapitałowych (inwestycyjnych), w ramach których ponoszone są wydatki majątkowe. Co do zasady wydatki majątkowe OAP (jednostek budżetowych) są realizowane samodzielnie przez konkretny organ i obejmują wydatki inwestycyjne oraz dotacje celowe na finansowanie lub dofinansowanie kosztów inwestycji realizowanych przez inne jednostki oraz wydatki na zakup i objęcie akcji oraz wniesienie wkładów do spółek prawa handlowego. W tym sensie wydatki majątkowe nie stanowią zadań publicznych, które mogą zostać objęte potencjalnie modelem zmiany na kontraktowanie. Społecznych (często określanych jako miękkie ), w ramach których ponoszone są wydatki bieżące (niebędące wydatkami majątkowymi). W ramach zadań publicznych o charakterze społecznym (tj. głównie w formie ludzie dla ludzi ) mamy do czynienia z szerokim spektrum usług publicznych w klasycznym rozumieniu: wyspecjalizowane jednostki świadczą obywatelom usługi w zakresie edukacji, ochrony zdrowia, kultury, pomocy społecznej, itp. Właśnie realizacja zadań publicznych o charakterze społecznym jest przedmiotem współpracy organów publicznych z organizacjami pozarządowymi. Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie wyznacza w artykule 4 sferę zadań publicznych, która obejmuje 33 zakresy tematyczne współpracy z organizacjami. W praktyce poszczególne organy realizując współpracę (np. samorządy na podstawie rocznych lub wieloletnich programów współpracy) dokonują selekcji i ostatecznego wyboru zakresów, w jakich następnie kontraktują realizację zadań publicznych. Mimo, że wyznacza łącznie z sześć form współpracy finansowej administracji z sektorem pozarządowym powierzanie wykonywania zadania publicznego wraz z udzieleniem dotacji na sfinansowanie jego realizacji (art. 5 ust 4 pkt 1), wspieranie wykonywania zadania publicznego wraz z udzieleniem dotacji na częściowe dofinansowanie jego realizacji (art. 5 ust 4 pkt 2), inicjatywy lokalne (art. 5 ust 2 pkt 6), umowy partnerstwa określonej w ustawie o zasadach prowadzenia rozwoju (art. 5 ust 2 pkt 7), partnerstwo publiczno-prywatne (art. 11, ust 5), umowy międzynarodowe dotyczące niepodlegających zwrotowi środków ze źródeł zagranicznych (art. 11, ust 5) to zdecydowanie najczęściej implementowana w praktyce forma Strona 10

11 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie współpracy to wspieranie wykonywania zadania publicznego wraz z dotacją częściową na sfinansowanie jego realizacji. Zgodnie z raportami Stowarzyszenia Klon/Jawor (np. Podstawowe fakty o organizacjach pozarządowych raport z badania 2012 ) ponad 90% OAP prowadzi systematyczną współpracę finansową z organizacji pozarządowymi (w tym 94% samorządów szczebla gminnego). Szczegółowe formy i zasady tej współpracy są zawsze regulowane przez poszczególne organy administracji publicznej. Jednak podstawowe dokumenty w tym w szczególności w zakresie wzoru oferty, sprawozdania i umowy są definiowane w formie aktów wykonawczych (rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej). Obecnie obowiązujący formularz oferty wymaga wskazania przez organizację szczegółowych informacji dotyczących budżetu danego zadania publicznego (w tym wykazania wartości wkładu własnego w przypadku wspierania wykonywania zadania publicznego wraz z udzieleniem dotacji). Formularz oferty nie przewiduje obligatoryjnego wskazania przez oferenta (organizację pożytku publicznego) jakichkolwiek innych danych w formie skwantyfikowanej. Strona 11

12 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych Model zmiany na kontraktowanie Implementacja przez organ administracji publicznej (OAP) systemu engo, na który składają się elektroniczny generator ofert on-line oraz kalkulator społeczno-ekonomicznej wartości dodanej dla kontraktowanych zadań publicznych stanowi de facto przyjęcie nowego modelu outosourcingu. Można zdefiniować następujące kluczowe uwarunkowania dla modelu: Przejście na elektroniczny system zarządzania współpracą OAP z organizacjami pozarządowymi. Wykorzystanie systemu informatycznego dla obsługi realizacji rocznych programów współpracy oraz poszczególnych zadań publicznych realizowanych przez organizacje pozarządowe tworzy nową jakość w zakresie technologicznych form współdziałania sektorów publicznego i pozarządowego. Możliwości zarządzania informacji i danymi w formie elektronicznej, ich gromadzenia, przetwarzania i udostępniania, przechowywania, a w szczególności komunikacji oraz bieżącej weryfikacji poprawności poszczególnych treści wprowadzanych do systemu. System engo jest więc w tym wykorzystaniem nowych możliwości technologicznych dla zwiększenia efektywności współpracy międzysektorowej, uwzględniając dodatkowo rosnącą systematycznie powszechność dostępu do sieci szerokopasmowej oraz narzędzi społeczeństwa informacyjnego. Realizacja zadania publicznego w ramach zasobów danego OAP nie generuje wartości dodanej związanej z zaangażowaniem sektora pozarządowego. System engo w ramach funkcji kalkulatora pozwala na zidentyfikowanie oraz kwantyfikację korzyści społecznoekonomicznych dla każdego typu zadania publicznego kontraktowanego przez OAP w ramach współpracy finansowej z organizacjami pozarządowymi. A zatem model oparty na systemie engo promuje realizację zadań publicznych w ramach współpracy z organizacjami pożytku publicznego oraz rozszerzanie zakresu rocznych / wieloletnich programów współpracy. Generalnie OAP nie zarządzają środkami finansowymi pozostającymi w ich dyspozycji metodą projektową oraz nie wdrażają (poza nielicznymi dużymi ośrodkami miejskimi oraz częściowo administracją rządową) budżetu zadaniowego. Stąd co do zasady nie jest możliwe jednoznaczne oszacowanie kosztów realizacji konkretnego zadania publicznego (budżetu) w odniesieniu do zadań realizowanych samodzielnie przez OAP. Przyjęcie kanonicznego rozumienia efektywności ekonomicznej, zgodnie z którym Strona 12

13 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie efektywność jest relacją wartości uzyskanych efektów do wartości nakładu zasobów zużytych do ich uzyskania, prowadzi do następujących konsekwencji: o Nie jest możliwe określenie efektywności społeczno-ekonomicznej zadania publicznego realizowanego samodzielnie w ramach sektora publicznego (w szczególności dotyczy to działań finansowanych w ramach grupy wydatków niemajątkowych), o Nie jest możliwe dokonanie wiarygodnego porównania efektywności realizacji danego zadania publicznego w formie outsourcingu do efektywności realizacji tego samego zadania samodzielnie przez OAP. System engo umożliwia zastosowanie odmiennego podejścia: przy założeniu, zgodnie z którym podstawowa efektywność samej interwencji bez względu na formę realizacji (samodzielna versus kontraktowanie) jest taka sama, kalkulator engo pozwala na skwantyfikowanie efektywności społeczno-ekonomicznej, która jest identyfikowana tylko w przypadku współpracy OAP z NGO (outsourcingu) w ramach danego zadania publicznego. Warto zaznaczyć, że realizacja zadań publicznych o charakterze infrastrukturalnym (w ramach wydatków majątkowych) jest często objęta indywidualnym pomiarem efektywności (analiza ekonomiczna przy wykorzystaniu metody cost-benefit analysis, CBA najczęściej w ramach studium wykonalności projektu inwestycyjnego). Z drugiej strony przedsięwzięcia inwestycyjne co do zasady nie są Z uwagi na fakt, że zadania publiczne, dla których realizacji można rozważać formułę outsourcingu wymagają ścisłego zidentyfikowania budżetu (a także poszczególnych niezbędnych kosztów w podziale na kategorie) system engo wykorzystując elementy metody CBA pozwala na ocenę kwantyfikację efektów społeczno-ekonomiach dla danego zadania z zastrzeżeniem, że realizacja zadania kontraktowana. A zatem system engo wskazuje, że outsourcing pozwala na uzyskanie pewnych specyficznych efektów społecznoekonomicznych, których wartość można oszacować oraz skwantyfikować (oraz wyrazić w PLN i upowszechniać, promować uzyskane wartości). Powyższe uwarunkowania dla modelu pozwalają zaproponować organom administracji publicznej system engo jako prostą i uniwersalną formułę dla obsługi procedur outsourcingu, który poza walorem cyfryzacji tych procedur pozwala także na dostęp do unikatowych danych w zakresie efektywności społeczno-ekonomicznej. Wdrożenie modelu w danej jednostce / Strona 13

14 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych instytucji opiera się na realizacji 6 kroków pozwalających na pełne wykorzystanie funkcjonalności systemu: Decyzja lidera / liderów OAP o wykorzystaniu systemu engo do obsługi procedur współpracy finansowej z NGO (na podstawie informacji/prezentacji realizowanych w ramach działań upowszechniających, promocyjnych). Działania upowszechniające zakładają dotarcie z bezpośrednią informacją nt. dostępności systemu engo do ponad 4 tysięcy organów administracji publicznej (w tym wszystkich polskich samorządów). Trzeba założyć, że atrakcyjność systemu engo będzie w pierwszej kolejności opierać się na możliwości cyfryzacji procedur związanych z obsługą współpracy finansowej OAP z NGO. Kalkulator engo jako trwale wbudowana funkcjonalność będzie tu niejako dodatkowym elementem, który jednak z uwagi na automatyczną aktywację będzie dostarczał dodatkowych informacji nt. efektywności społeczno-ekonomicznej zadań publicznych realizowanych w formule kontraktowania. Istotna rolę z odniesieniu do pierwszego, decyzyjnego kroku w ramach przyjęcia nowego modelu mogą z jednej strony stanowić urzędnicy, którzy bezpośrednio obsługują procedury współpracy, w szczególności w zakresie ich opinii dotyczącej ułatwień, oszczędności czasu, zmniejszenia liczby błędów w ofertach i sprawozdaniach, itp. Z drugiej strony trzeba pamiętać, że ustawa z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw wskazuje, że jeżeli jakąś sprawę da się załatwić elektronicznie, podmioty publiczne muszą przygotować odpowiednie elektroniczne wzory pism i formularze. W odniesieniu do współpracy finansowej z organizacjami pozarządowymi realizowanej na podstawie UoDPPioW system engo umożliwi każdemu OAP spełnienie tego wymogu. Aktywacja przez organ administracji publicznej profilu w systemie engo jest intuicyjne i nie wymaga kompetencji informatycznych lub prawnych. Podstawowy wariant systemu engo zakłada, że OAP zakłada profil wykorzystując bezpieczną przestrzeń serwerową SWIG DELTA PARTNER. Jest też wariant optymalny, system działający w ramach dedykowanej przestrzeni serwerowej, będzie aktualizowany i rozwijany, a wszystkie zmiany, poprawki będą automatycznie obejmowały wszystkich użytkowników. Z uwagi na fakt, że system engo ma charakter open source każdy Strona 14

15 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie podmiot może uzyskać dostęp do instrukcji instalacyjnej oraz kodu źródłowego. Stąd możliwe jest też uruchomienie systemu na bazie infrastruktury informatycznej danego organu administracji publicznej). Aktywacja profilu pozwala na ogłaszanie konkursów ofert, publikacje i konsultowanie programów współpracy. W szczególności możliwe jest także udostępnianie systemu engo organizacjom pozarządowym, tak, aby mogły zakładać własne profile, logować się do systemu. Aktywacja profilu wymaga jego autoryzacji i uruchomienia ze strony administratora systemu (SWIG DELTA PARTNER). W zakresie aktywności ze strony OAP optymalne jest zaangażowanie osoby, która w ramach struktur danej instytucji / jednostki zarządza procedurami współpracy z organizacjami pozarządowymi. Wsparcie merytoryczne / techniczne dostawcy systemu. Zmiana formy i procedur kontraktacji przy wykorzystaniu systemu engo zakłada przeprowadzenie działań informacyjnych, promocyjnych, szkoleniowych, adresowanych do przedstawicieli OAP obsługujących procedury współpracy z NGO (konkursy ofert) oraz przedstawicieli NGO (przygotowujących oferty i sprawozdania). System engo jest na tyle prosty i intuicyjny w obsłudze zarówno w zakresie profilu organu administracji jak i wykorzystania przez organizacje pozarządowe, że może być uruchomiany i wykorzystywany przez odbiorców i użytkowników samodzielnie. Podstawowe funkcje kalkulatora (obliczanie efektywności na podstawie wskaźników bazowych) aktywowane są automatycznie tzn. nie wymagają obsługi informacja nt. wartości dodanej danego zadania publicznego opisanego w ofercie będzie po prostu dostępna w systemie. Jednak w ramach pakietów realizowanych w ramach upowszechniania i włączania produktu do głównego nurtu przewiduje się realizację tzw. seminariów informacyjnych (promocyjnych) oraz wdrożeniowych (implementacyjnych). Seminaria informacyjne adresowane są do przedstawicieli OAP i NGO (czas trwania seminarium około 2,5 h) i koncertują się na podstawowych zagadnieniach w zakresie przeznaczenia innowacji, wymagań techniczne, otoczenia prawnego i organizacyjnego systemu engo oraz korzyści wynikających z zastosowania innowacji. Przewiduje się prezentację działania systemu on-line. Seminaria implementacyjne adresowane są do przedstawicieli OAP i NGO (czas trwania seminarium około 2,5 h) oraz obejmują tematykę dostępu do serwisu, funkcjonalność konta i profilu, edycji i składania oferty, przygotowanie sprawozdania, kalkulatorem korzyści ekonomiczno-społecznych. Całość seminarium operia się na bezpośredniej pracy na systemie on-line prezentowanym (wyświetlanym) na ekranie Strona 15

16 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych w dużym formacie. W przypadku zapotrzebowania w danej instytucji (AOP) na rozszerzenie wsparcia merytorycznego możliwe jest przeprowadzenie szkoleń dedykowanych tematyce zmiany procedur kontraktowania z wykorzystaniem systemu engo (opracowano programy szkoleniowe, które stanowią załącznik do niniejszego modelu). Przeprowadzenie tego kroku daje możliwość rozpoczęcia działania systemu engo w danym OAP w pełnym wymiarze tj. udostępnienie konkursów ofert oraz ich prowadzenie w formie cyfrowej. Okres przejściowy. Uruchomienie systemu na potrzeby realizacji procedur współpracy finansowej z sektorem pozarządowym w ramach danego OAP nie jest jednoznaczne z automatyczną cyfryzacją wszystkich procedur. Możliwe jest oczywiście zrealizowanie scenariusza, w którym obsługa procedur kontraktowania zostanie obligatoryjnie oraz w pełnym zakresie przeniesiona do systemu engo, jednak biorąc pod uwagę doświadczenia testowania nie jest to rekomendowane (w szczególności w kontekście współpracy z organizacjami, których członkowie i liderzy borykają się z problemami wykluczenia cyfrowego, braku zasobów sprzętu i kompetencji niezbędnych do przygotowania ofert i spra3wozdań w wersji elektronicznej, co wyga również dostępu do sieci Internet). Zaleca się zatem (przynajmniej w pierwszym roku zmiany modelu) na równoległe realizowanie procedur w formie tradycyjnej oraz przy zastosowaniu systemu engo. Aby jednak wykorzystać funkcjonalność kalkulatora korzyści społeczno-ekonomicznych wymagane jest, aby pracownicy OAP wdrażającego system wprowadzali do niego ręcznie podstawowe dane dotyczące zadań publicznych realizowanych na podstawie ofert złożonych w formie tradycyjnej. Pozwoli to uzyskiwanie kompleksowej informacji na temat wartości dodanej, jaka jest generowana w obszarze zainteresowania danego OAP w ramach poszczególnych zadań, edycji konkursów ofert, w ujęciu rocznym lub podmiotowym czy przedmiotowym. Poza dostępem do danych wynikowych z kalkulatora engo, procedura ręcznego wprowadzania informacji w odniesieniu do ofert składanych tradycyjnie pozwoli również na pełne wykorzystanie funkcjonalności sprawozdawczych systemu (zestawienia, podsumowania, itp.). Okres przejściowy stwarza dodatkowo możliwość na systematyczne podnoszenie kompetencji wszystkich grup docelowych wykorzystujących system engo. Ważne jest, aby osoba (jednostka) odpowiedzialna za współpracę z NGO w ramach struktury OAP przyjmowała niejako funkcję lidera w ramach modelu zmiany systemu kontraktowania. Prostota oraz intuicyjny charakter systemu wskazuje, że nawet osoba nie Strona 16

17 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie dysponująca wiedzą lub wysokimi kompetencjami z zakresu informatyki, natomiast mająca doświadczenie w zakresie procedur współpracy, może skutecznie udzielać informacji nt. systemu, upowszechniać go, a także zarządzać profilem danego OAP. Monitoring efektywności społeczno-ekonomicznej zadań publicznych. Uruchomienie systemu engo w ramach procedur współpracy realizowanych przez dany OAP pozwala nie tylko na realizację tych procedur w formie cyfrowej, ale także na uzyskiwania wiarygodnych i porównywalnych danych dotyczących społecznoekonomicznej wartości dodanej, która wynika z kontraktowania danego zadania publicznego. Realizacja danego zadania publicznego w ramach zasobów własnych danego AOP nie generuje tych specyficznych korzyści, stąd formuła outsourcingu jest w założeniu formułą bardziej efektywną w sensie społeczno-ekonomicznym (poza oczywistym faktem wnoszenia przez organizacje wkładu własnego). Monitoring efektywności w ramach wykorzystania funkajonlaności kalkulatora engo może być realizowany w takich formach jak: porównywanie ofert w ramach konkursu i jego uwzględnianie przy wyborze najlepszych ofert z punktu widzenia interesu publicznego, ocena programów współpracy z NGO pod kątem wartości dodanej wynikającej z ich realizacji, ocena (porównanie) efektywności współpracy w ramach poszczególnych obszarów tematycznych (intensyfikacja współpracy w tych zakresach, w których wyniki efektywności są najwyższe, ograniczaniu współpracy tam, gdzie wartość dodana jest niska). Ocena efektywności społeczno-ekonomicznej systemu kontraktacji pozwala zatem na analizę i upowszechnianie wiarygodnych (porównywalnych, obiektywnych) informacji dotyczących celowości współpracy danego organu publicznego z organizujmy pozarządowymi. Mechanizm promuje strategiczne zarządzanie na poziomie rocznych i wieloletnich programów współpracy, a także umożliwi wzmacnianie wizerunku współpracujących partnerów, jako dążących do maksymalnych efektów działania w ramach kontraktowanych zadań publicznych. Pełne przejście na wykorzystanie systemu engo. Po okresie przejściowym, w którym również można systematycznie rozszerzać zakres wykorzystania danych generowanych w ramach funkcjonalności kalkulatora engo rekomendowane jest pełne przejście na obsługę procedur kontraktowania usług publicznych w ramach systemu engo. Kluczowym założeniem jest jednak wykorzystanie systemu Strona 17

18 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych informatycznego obsługującego całość procedur niezbędnych dla skutecznego outsourcingu na rzecz maksymalizacji jego efektywności w sensie społeczno-ekonomicznym. Oznacza to, że poza generowaniem ofert i sprawozdań (z punktu widzenia NGO), a także poza zarządzaniem procedurami współpracy (z perspektywy instytucji publicznej) kluczowa wartość pełnego wdrożenia systemu engo polega na systematycznym gromadzeniu, przetwarzaniu i upowszechnianiu danych uzyskiwanych w ramach kalkulatora engo. Dostępność informacji dotyczących wartości dodanej efektywności społeczno-ekonomicznej obejmującej nakłady, które ponosi dany OAP na współpracę z organizacjami musi być istotnym elementem oceny zaradności tej współpracy, także w wymiarze strategicznym (tj. potencjalnego rozszerzania lub ograniczania jej zakresu, kierunków w których współpraca będzie intensyfikowana, itp). W szczególności dane wynikowe z kalkulatora engo muszą stanowić przedmiot analizy w ramach oceny realizacji rocznych / wieloletnich programów współpracy i w tej formie być upubliczniane. Strona 18

19 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie Stan docelowy kontraktowanie z oceną efektywności Wdrożenie systemu engo na rzecz obsługi procesów outsourcingu zadań publicznych w ramach danego organu administracji publicznej obejmuje dwa kluczowe komponenty: Generator engo (zawierają funkcyjność publikacji konkursów ofert, generowania ofert i sprawozdań, zarządzania treściami i bazami danych składanych ofert) Kalkulator engo (zawierający zestawy wskaźników, które na bazie informacji wprowadzonych do systemu podczas generowania oferty i sprawozdania w ofertach pozwalają na kwantyfikację efektywności społeczno-ekonomicznej dla danego zadania publicznego). O ile generator engo nie jest narzędziem innowacyjnym (w tym sensie że są znane narzędzia informatyczne służące tworzeniu wniosków aplikacyjnych, itp.), to kalkulator engo stwarza zupełnie nową jakość w odniesieniu do współpracy organów administracji publicznej i organizacji pozarządowych. Jednocześnie w kontekście realizowanych procedur to poza wymaganą zmianą formy ich realizacji z tradycyjnej (papierowej) na cyfrową niewiele się zmienia. Ogłoszenie konkursu, złożenie oferty i sprawozdania w ramach modelu wykorzystującego system engo jest nadal realizowane na bazie tej samej podstawy prawnej i obejmuje te same obszary tematyczne i porównywalną grupę docelową (organizacje działające na danym terenie, w danym obszarze). Strona 19

20 Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych Kluczowym elementem systemu jest jednak możliwość analizowania danych obrazujących rzeczywistą efektywność społeczno-ekonomiczną kontraktacji. Dostępność rzetelnych, porównywalnych danych dotyczących wartości dodanej, która jest generowana w ramach współpracy międzysektorowej może tworzyć nową perspektywę dla systemu kontraktowania zadań publicznych. Jednak za każdym razem od kluczowych aktorów tj. organum administracji publicznej i organizacji realizujących zadania publiczne będzie zależeć, na ile to innowacyjne podejście do analizy współpracy zostanie wykorzystane dla jej wzmacniania i rozwoju. Strona 20

21 Model zmiany formy realizacji usług publicznych na kontraktowanie Załączniki Programy szkoleń: System engo dla OAP i NGO Strona 21

22 Program szkolenia panel dla OAP Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych Zalecany czas szkolenia: 8 godzin, w tym 6,5 godziny szkolenia i 1,5 godziny przerwy Lp. Temat Czas Część teoretyczna Wstęp: - wprowadzenie do tematyki projektu - prezentacja zdiagnozowanych problemów w ramach kontraktacji - prezentacja dobrych praktyk w zakresie wdrożenia Generatora engo Prezentacja systemu Generator engo z funkcją kalkulatora: - przeznaczenie innowacji - wymagania techniczne - otoczenie prawne i organizacyjne - korzyści z zastosowania innowacji Część praktyczna Dostęp do serwisu - uzyskanie danych do konta, logowanie - resetowanie i zmiana hasła Funkcjonalność konta - panel główny, ustawienia - menu główne funkcjonalność poszczególnych zakładek - organizacje engo - wiadomości, tworzenie tekstów pomocy bocznej - dokumenty źródłowe - konsultacje społeczne Konkursy ofert - ogłaszanie: dodawanie, usuwanie, szczegóły konkursu - dodawanie / usuwanie zadań w ramach konkursu ofert, szczegóły zadań - przyjmowanie ofert obieg dokumentów w ramach engo, statusy ofert - zestawienia predefiniowana i tworzone ręcznie - generowanie umów Sprawozdawczość - przyjmowanie / odrzucanie sprawozdań obieg dokumentów w ramach engo - zestawienia predefiniowana i tworzone ręcznie Kalkulator korzyści ekonomiczno-społecznych: - wskaźniki bazowe i fakultatywne - zestawienia - możliwości wykorzystania danych wynikowych korzyści z zastosowania Podsumowanie - dyskusja, pytania i odpowiedzi 30 min. 40 min. 20 min. 45 min. 90 min 30 min. 90 min. 45 min.

23 Program szkolenia panel dla NGO Generator engo z funkcją kalkulatora korzyści ekonomiczno-społecznych Zalecany czas szkolenia: 8 godzin, w tym 6,5 godziny szkolenia i 1,5 godziny przerwy Lp. Temat Czas Część teoretyczna Wstęp: - wprowadzenie do tematyki projektu - prezentacja zdiagnozowanych problemów w ramach kontraktacji - prezentacja dobrych praktyk w zakresie wdrożenia Generatora engo Prezentacja systemu Generator engo z funkcją kalkulatora: - przeznaczenie innowacji - wymagania techniczne - otoczenie prawne i organizacyjne - korzyści z zastosowania innowacji Część praktyczna Dostęp do serwisu - rejestracja nowego konta - logowanie i wylogowanie z engo - resetowanie hasła Funkcjonalność konta - panel główny - konto użytkownika (twój profil, dane organizacji, konta użytkowników - menu główne funkcjonalność poszczególnych zakładek Przygotowanie i wysłanie oferty: - edycja oferty (oferent, zakres, harmonogram, kosztorys, finanse, itd.) - dodawanie załączników do oferty - sprawdzenie poprawności oferty, historia i szczegóły oferty - wprowadzenie danych na potrzeby kalkulatora engo - wydruk, wysłanie, wycofanie oferty Przygotowanie i wysłanie sprawozdania - utworzenie nowego sprawozdania, edycja sprawozdania - sprawdzenie poprawności oferty, historia i szczegóły sprawozdania - wprowadzenie danych na potrzeby kalkulatora engo - wydruk, wysłanie, poprawa sprawozdania Kalkulator korzyści ekonomiczno-społecznych: - wskaźniki bazowe i fakultatywne, sposób wprowadzania danych - możliwości wykorzystania danych wynikowych korzyści z zastosowania Podsumowanie - dyskusja, pytania i odpowiedzi 30 min. 40 min. 15 min. 20 min. 90 min 90 min. 60 min. 45 min.