GIK-I Łódź, 5 lipca 2017 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI GIK-I Łódź, 5 lipca 2017 r. Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2016 r., poz tekst jednolity ze zm.) oraz art. 11 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w terminie r r. przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym, zarządzona przez Wojewodę Łódzkiego w następujących zakresach: - prowadzenie części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b, 40h ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, - poprawność wykonywania modernizacji EGiB dla obrębów finansowanych ze środków Wojewody, - poprawność stosowania procedur administracyjnych w zakresie gleboznawczej klasyfikacji gruntów, - sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych, wystosowanych po przeprowadzonej kontroli w 2014 r. Okres kontrolowany: od dnia r. do dnia r. 1

2 Kontrolę przeprowadzili: - Dariusz Szczepański starszy inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej, pełniący funkcję kierującego Zespołem kontrolerów na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GIK-I z dnia r. - Grażyna Ibsz - inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej, na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GIK-I z dnia r. - Tomasz Nowak - inspektor wojewódzki w Wojewódzkiej Inspekcji Geodezyjnej i Kartograficznej, na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GIK-I z dnia r. Kontrolujący złożyli oświadczenia w dniu r. o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli. Kontrolę wpisano do Książki kontroli Starostwa Pabianickiego. 12). (akta kontroli str. 1 - Ustalenia ogólne W 2016 r. kierownikiem jednostki kontrolowanej pozostawał Pan Krzysztof Habura, piastujący funkcję Starosty od dnia 1 grudnia 2014 r. - zgodnie z uchwałą Nr I/3/14 Rady Powiatu Pabianickiego z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Pabianickiego. Funkcję Geodety Powiatowego od dnia 1 stycznia 2008 r. do dnia kontroli pełnił Pan Dariusz Haase Naczelnik Wydziału Geodezji i Kartografii. (akta kontroli str , ). 2

3 Z treści 14 ust. 1 pkt 10 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabianicach, będącego załącznikiem do Uchwały Nr LXIX/455/10 Rady Powiatu Pabianickiego z dnia 10 listopada 2010 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabianicach ( z późniejszymi zmianami) wynika, że w Starostwie wyodrębniono Wydział Geodezji i Kartografii, którym zgodnie z 12 ust 1 kieruje Naczelnik Wydziału. Natomiast z 62 ust. 4 wynika, że Naczelnik pełni równocześnie funkcję Geodety Powiatowego. (akta kontroli str ). W czasie kontroli wyjaśnień udzielali: Geodeta Powiatowy Naczelnik Wydziału Geodezji i Kartografii Pan Dariusz Haase i Kierownik Referatu Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Pani Bogusława Jakubiak. Mając na uwadze oceny cząstkowe oparte na przedstawionych poniżej ustaleniach, działalność Starosty Pabianickiego w kontrolowanym zakresie należy ocenić pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, jako że w wyniku kontroli wykonywania zadań w zakresie prowadzenia części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b, 40h ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne, oraz w zakresie poprawność wykonywania modernizacji EGiB dla obrębów finansowanych ze środków Wojewody i poprawności stosowania procedur administracyjnych w zakresie gleboznawczej klasyfikacji gruntów, przyznano następujące oceny cząstkowe: Ocena pozytywna 20 kontrolowanych zagadnień, Ocena pozytywna z uchybieniami 3 kontrolowane zagadnienia, Ocena pozytywna z nieprawidłowościami 1 kontrolowane zagadnienie, Ocena negatywna brak takich ocen. 3

4 W wyniku kontroli sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych, wystosowanych po przeprowadzonej kontroli w 2014 r. przyznano następujące oceny cząstkowe: Ocena pozytywna 3 kontrolowane zagadnienia, Ocena pozytywna z uchybieniami brak takich ocen, Ocena pozytywna z nieprawidłowościami brak takich ocen, Ocena negatywna 2 kontrolowane zagadnienia. Jednocześnie realizacja 1 zalecenia nie mogła być kontrolowana ze względu na zmianę przepisów, regulujących omawiany obszar całkowicie odmiennie z dniem r. Zgodnie z przepisem art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2016 r. poz tekst jednolity ze zm.) Starosta, wykonujący zadania przy pomocy Geodety Powiatowego wchodzącego w skład starostwa powiatowego, jest organem administracji geodezyjnej i kartograficznej. Jak wynika z przepisu art. 6a ust. 3 ww. ustawy, zadania organów administracji geodezyjnej i kartograficznej wykonywane są jako zadania z zakresu administracji rządowej. Podstawowe zakresy działania Wydziału określono w 62 Regulaminu Organizacyjnego. Jednocześnie z 7 ust. 3 pkt 1 i 13 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego wynika, że Wydział Geodezji i Kartografii oraz Naczelnik Wydziału Geodeta Powiatowy są nadzorowani bezpośrednio przez Starostę Pabianickiego. Taki schemat organizacyjny zgodny jest z brzmieniem art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str. 20, 24, 76-77). Zgodnie z przedstawionym wykazem w formie tabeli z dnia r., w Wydziale Geodezji i Kartografii zadania Starosty z zakresu geodezji i kartografii 4

5 w okresie kontrolowanym wykonywały 23 osoby (łącznie z Geodetą Powiatowym Naczelnikiem Wydziału), spośród których: 18 osób (78% składu osobowego Wydziału) posiadało wykształcenie geodezyjne średnie lub wyższe, 5 osób (12% składu osobowego Wydziału) wykształcenia geodezyjnego nie posiadało. Spośród 18 osób z wykształceniem geodezyjnym, 11 posiadało uprawnienia zawodowe, co stanowiło 48% wszystkich osób wykonujących zadania Starosty z zakresu geodezji i kartografii. (akta kontroli str ). Z 62 ust. 5 Regulaminu Organizacyjnego wynika, że w Wydziale został wyodrębniony Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. W związku z powyższym Starosta powołał osobę do nadzorowania i kierowania pracami Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. Od r. do chwili kontroli funkcję tę pełni Pani Bogusława Jakubiak. Ocena cząstkowa pozytywna (akta kontroli str.77, ). Spełnienie wymagań posiadania uprawnień zawodowych przez Geodetę Powiatowego i osoby realizujące czynności kontrolne dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Wymagania wobec osób zajmujących stanowisko Geodety Powiatowego określone zostały w przepisie 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 5

6 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498). Z przedstawionych dokumentów (kopia Dyplomu Akademii Górniczo -Hutniczej w Krakowie Nr W.GGiIŚ-2577/93 oraz kopia Świadectwa Nadania Uprawnień Zawodowych Nr 16357) wynika, że Pan Dariusz Haase, pełniący funkcję Geodety Powiatowego - Naczelnika Wydziału Geodezji i Kartografii posiada tytuł zawodowy magistra inżyniera geodety i uprawnienia zawodowe w zakresach 1 i 2, o których mowa w przepisie art. 43 pkt 1 i 2 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Tym samym (w odniesieniu do ww. kryteriów) spełnia wymagania do zajmowania stanowiska Geodety Powiatowego. Brak jest natomiast wymogów nakazujących, by osoby realizujące czynności kontrolne dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego obecnie posiadały uprawnienia zawodowe. Ocena cząstkowa pozytywna (akta kontroli str. 318, 340). Dokumenty wewnętrzne regulujące tryb i obieg dokumentacji dotyczącej obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz przekazywanie materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego W Starostwie Powiatowym w Pabianicach zgłoszenia prac geodezyjnych lub prac kartograficznych są przyjmowane bezpośrednio od wykonawców prac, przesyłane pocztą tradycyjną oraz pocztą elektroniczną e-puap Starostwa Powiatowego. Identyfikator zgłoszenia jest nadawany w dniu wpłynięcia lub najpóźniej w dniu następnym w rejestrze zgłoszeń prac geodezyjnych w programie Ośrodek ver. 6

7 8.26. Identyfikator składa się z oznaczenia kancelaryjnego GK (kolejny numer oraz rok). Materiały niezbędne lub przydatne do wykonania zgłoszonej pracy są udostępniane przez pracowników Ośrodka na podstawie wykazu materiałów zapisanych na druku zgłoszenia pracy, a w przypadku wątpliwości lista materiałów uzgadniana jest również telefonicznie. Do każdego Zgłoszenia pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej są generowane wytyczne ze zgłoszonego zakresu, na podstawie których wykonawcy proszą o wgląd w materiały niezbędne, przydatne do wykonania pracy. Wykonawca przegląda na miejscu wybrane operaty, ma możliwość skserowania interesujących danych i przekazania do naliczenia opłaty za wykorzystane materiały i otrzymanie licencji na wykorzystanie tych materiałów. Opracowane zgłoszenia są kosztorysowane i wystawiany jest DOO. Geodeta, po uiszczeniu opłaty w kasie znajdującej się w budynku Starostwa lub po przedstawieniu potwierdzenia zapłaty otrzymuje materiały w formie papierowej, natomiast generowane pliki w formie DXF, TIF z programu Ewmapa są wysyłane pocztą elektroniczną na podane w zgłoszeniu adresy . Zawiadomienia o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych są przyjmowane w pokoju obsługi geodetów w chwili składania opatrywane są datą przyjęcia i podpisem osoby przyjmującej, odnotowane w rejestrze zgłoszeń (data otrzymania wniosku) oraz wpisem w statusie danej roboty (przyjęto wniosek z dokumentacją, data i osoba przyjmująca). Prace wpływają również pocztą tradycyjną i są dostarczane do pokoju obsługi geodetów, gdzie są przyjmowane z datą wpłynięcia korespondencji do Starostwa. Sposób dokumentacji oraz daty przeprowadzenia czynności weryfikacji wynikają z protokołów weryfikacji, drukowanych w dwóch egzemplarzach, gdzie jeden egzemplarz otrzymuje wykonawca pracy, a na drugim podpisuje odbiór dokumentacji. Dla prac geodezyjnych weryfikowanych przez jedną osobę protokół weryfikacji znajduje się również w systemie Ośrodek, w rejestrze zgłoszeń w zakładce 7

8 - informacje dodatkowe. Czynności weryfikacji dokumentacji i weryfikacji zbiorów danych zapisywane są w statusie danej roboty geodezyjnej. Dokumentacja jest przyjmowana przez osobę weryfikującą dokumentację wówczas, gdy weryfikacja dokumentacji i weryfikacja zbiorów danych jest pozytywna odnotowana w statusie roboty w rejestrze zgłoszeń i uzupełniona datą pozytywnej kontroli. Nadawany jest w systemie Ośrodek automatycznie kolejny numer ewidencyjny materiału zasobu. Wniosek o uwierzytelnienie dokumentów jest rejestrowany w dacie przyjęcia dokumentacji do PZGiK w rejestrze wniosków. W tym czasie jest rejestrowany wniosek o uwierzytelnienie, naliczana opłata i opatrzone klauzulą uwierzytelniającą dokumenty dla wykonawcy. Zasoby pracownicze realizujące zadania z zakresu obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Wykaz osób realizujących poszczególne czynności w procesie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przedstawia się następująco: 1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych oraz nadawanie identyfikatora Ewa Kębłowska-Budaj, Monika Bigoszewska oraz stażyści; 2. Prowadzenie rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych Ewa Kębłowska Budaj, Monika Markiewicz, stażyści; 3. Uzgadnianie z wykonawcą listy materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy Ewa Kębłowska Budaj, Magdalena Wiśniewska, Bożena Kosiada; 8

9 4. Przygotowanie kopii materiałów zasobu na potrzeby realizacji zgłoszonych prac geodezyjnych lub kartograficznych - Ewa Kębłowska Budaj, Magdalena Wiśniewska, Bożena Kosiada; 5. Przyjmowanie zawiadomień o zakończeniu prac geodezyjnych lub kartograficznych łącznie z odpowiednią dokumentacją powstałą w wyniku ich wykonania Ewa Kębłowska-Budaj, Monika Bigoszewska, Bożena Kosiada, Urszula Chrustowska, stażyśći; 6. Weryfikacja przekazanej dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu Bożena Kosiada, Krzysztof Sobierajski, Elżbieta Gabryelak, Edyta Palińska, Urszula Chrestowska, Katarzyna Bąkowicz, Paweł Świtała; 7. Ewidencjonowanie zbiorów danych lub dokumentów będących wynikiem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przyjmowanych do państwowego zasobu - Bożena Kosiada, Krzysztof Sobierajski, Elżbieta Gabryelak, Edyta Palińska, Urszula Chrestowska, Katarzyna Bąkowicz, Paweł Świtała; 8. Uwierzytelnianie na wniosek dokumentów opracowanych na podstawie prac geodezyjnych lub prac kartograficznych wykonanych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych - Bożena Kosiada, Krzysztof Sobierajski, Elżbieta Gabryelak, Edyta Palińska, Urszula Chrestowska, Katarzyna Bąkowicz, Paweł Świtała; 9. Przygotowanie projektu decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zbiorów danych lub innych materiałów sporządzonych przez wykonawcę - Bożena Kosiada, Krzysztof Sobierajski, Elżbieta Gabryelak, Edyta Palińska, Urszula Chrestowska, Ewa Kębłowska-Budaj, Paweł Świtała. 9

10 Informacje dotyczące wykształcenia, stażu zawodowego oraz posiadanych uprawnień zawodowych ww. pracowników przedstawiono w tabeli poniżej: L.p Imię i nazwisko pracownika Wykształcenie geodezyjne tak/nie staż pracy w administracji latach Posiadane uprawnienia zawodowe nr/zakres 1 Ewa Kębłowska-Budaj tak /1,2 2 Monika Bigoszewska tak 21-3 Monika Markiewicz nie 12-4 Magdalena Wiśniewska tak 18-5 Bożena Kosiada tak /1 6 Urszula Chrustowska tak /1 7 Krzysztof Sobierajski tak /1,3 8 Elżbieta Gabryelak tak /1 9 Edyta Palińska tak /1,2 10 Katarzyna Bąkowicz tak /1 11 Paweł Świtała tak /1,2 (akta kontroli str , ). Upoważnienia wydane przez odpowiedni organ administracji geodezyjnej i kartograficznej do działania w jego imieniu i z upoważnienia organu Pracownicy Wydziału posiadają osobiste Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika Wydziału Geodezji i Kartografii Starostwa Powiatowego w Pabianicach, opracowane na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabianicach, uwzględniające czynności wykonywane na stanowiskach pracy: 1. Dariusz Haase Naczelnik Wydziału Geodezji i Kartografii Geodeta Powiatowy, z dnia r., 10

11 2. Bogusława Jakubiak Kierownik Referatu Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, Przewodniczący Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej 1, z dnia r., 3. Monika Bigoszewska- podinspektor Stanowisko ds. udostępniania danych powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, z dnia r., 4. Agnieszka Ewelina Kubisiak sekretarka Stanowisko ds. obsługi administracyjnej, z dnia r., 5. Emilia Raczyńska - Geodeta Stanowisko ds. obsługi uzgadniania dokumentacji projektowej, baz danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu (GESUT),baz danych obiektów topograficznych (BDOT500) oraz mapy zasadniczej w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej z dnia r., 6. Monika Majewska - kasjer Stanowisko ds. obsługi kasowej, z dnia r., 7. Ryszard Foryś geodeta Stanowisko ds. aktualizacji ewidencji gruntów i budynków, z dnia r., 8. Ewelina Kubisiak sekretarka Stanowisko ds. obsługi administracji, z dnia r., 9. Michał Staniak informatyk Stanowisko Informatyk, z dnia r., 10. Michał Staniak ½ etatu inspektor Stanowisko ds. aktualizacji baz danych w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 11. Marta Żaczek geodeta Stanowisko ds. aktualizacji części opisowej ewidencji gruntów i budynków, z dnia r., 1 wymaga uaktualnienia 11

12 12. Beata Zawadzka geodeta Stanowisko ds. aktualizacji części opisowej ewidencji gruntów i budynków, z dnia r., 13. Joanna Bartnik samodzielny referent - Stanowisko ds. udostępniania danych ewidencji gruntów i budynków, z dnia r., 14. Agnieszka Mikulska młodszy referent - Stanowisko ds. udostępniania danych ewidencji gruntów i budynków, z dnia r., 15. Agata Wróbel młodszy referent - Stanowisko ds. udostępniania danych ewidencji gruntów i budynków, z dnia r., 16. Krzysztof Sobierajski geodeta Stanowisko ds. kontroli 2 dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 17. Bożena Kosiada geodeta Stanowisko ds. obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, z dnia r., 18. Urszula Chrustowska geodeta - Stanowisko ds. kontroli 3 dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 19. Paweł Świtała geodeta - Stanowisko ds. weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 20. Edyta Palińska geodeta - Stanowisko ds. weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 2 termin wymaga uaktualnienia do przepisów obowiązujących od dnia r. 3 j.w. 12

13 21. Katarzyna Bąkowicz geodeta Stanowisko ds. aktualizacji baz danych, w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 22. Ewa Kębłowska-Budaj geodeta Stanowisko ds. obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 23. Magdalena Wiśniewska geodeta Stanowisko ds. aktualizacji baz danych w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r., 24. Elżbieta Gabryelak - Stanowisko ds. kontroli 4 dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej w Referacie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficzne, z dnia r. Zgodnie z przedstawionymi dokumentami, pracownicy Wydziału wyposażeni byli w następujące upoważnienia Starosty Pabianickiego do działania w jego imieniu: 1. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Panu Dariuszowi Haase do realizacji zadań Starosty wynikających z ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. 2. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Bogusławie Jakubiak do wykonywania zadań Starosty wynikających z ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne z zakresu zadań Referatu Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. 3. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Emilii Raczyńskiej do podpisywania korespondencji z zakresu narad koordynacyjnych oraz naliczania opłat za uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. 4 termin wymaga uaktualnienia do przepisów obowiązujących od dnia r. 13

14 4. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Panu Ryszardowi Forysiowi do aktualizacji informacji z zakresu ewidencji gruntów i budynków, wydawania i podpisywania wypisów, naliczania opłat w zakresie ewidencji gruntów i budynków oraz wydawania licencji. 5. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Marcie Żaczek do aktualizacji informacji z zakresu ewidencji gruntów i budynków, wydawania i podpisywania wypisów, naliczania opłat w zakresie ewidencji gruntów i budynków oraz wydawania licencji. 6. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Beacie Zawadzkiej do aktualizacji informacji z zakresu ewidencji gruntów i budynków, wydawania i podpisywania wypisów, naliczania opłat, w zakresie ewidencji gruntów i budynków oraz wydawania licencji. 7. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Joannie Bartnik do wydawania i podpisywania wypisów, naliczania opłat w zakresie ewidencji gruntów i budynków oraz wydawania licencji. 8. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Agnieszce Mikulskiej do podpisywania i wydawania wypisów z ewidencji gruntów i budynków i rejestru cen i wartości nieruchomości, podpisywania korespondencji w tym zakresie, naliczania opłat podpisywania i wydawania dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji. 9. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Agacie Wróbel do podpisywania i wydawania wypisów z ewidencji gruntów i budynków, rejestru cen i wartości nieruchomości, podpisywania korespondencji w tym zakresie, naliczania opłat 14

15 podpisywania i wydawania dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji. 10. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Panu Krzysztofowi Sobierajskiemu do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie i podpisywanie niezbędnych dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. 11. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Bożenie Kosiada do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie i podpisywanie niezbędnych dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów, ewidencjonowania materiałów włączonych do PZGiK, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie. 12. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Urszuli Chrustowskiej do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych 15

16 z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie i podpisywanie niezbędnych dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. 13. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Panu Pawłowi Świtale do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie i podpisywanie niezbędnych dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. 14. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Edycie Palińskiej do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie i podpisywanie niezbędnych dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. 15. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Katarzynie Bąkowicz do weryfikacji zbiorów danych lub innych 16

17 materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie i podpisywanie niezbędnych dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. 16. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Ewie Kębłowskiej-Budaj do udostępniania materiałów związanych z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. 17. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Magdalenie Wiśniewskiej do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz naliczaniem opłat z tego zakresu, aktualizacji baz danych z wyłączeniem części opisowej ewidencji gruntów i budynków oraz rejestru cen i wartości nieruchomości, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. 18. Upoważnienie znak KS z dnia r. udzielone Pani Elżbiecie Gabryelak do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz sporządzania i podpisywania dokumentacji związanych z weryfikacją, udostępnianiem materiałów związanych 17

18 z wykonywaniem prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, naliczania opłat z tego zakresu, uwierzytelniania dokumentów, naliczania opłat za uwierzytelnianie i podpisywanie niezbędnych dokumentów związanych z poborem opłat, wydawania i podpisywania licencji określającej możliwości wykorzystania udostępnionych materiałów. Zgodnie z oświadczeniem z dnia r., osobami upoważnionymi do udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego pozostają: 1. Ewa Kębłowska-Budaj, 2. Bożena Kosiada, 3. Magdalena Wiśniewska, 4. Urszula Chrustowska, 5. Edyta Palińska, 6. Paweł Świtała, 7. Katarzyna Bąkowicz, 8. Krzysztof Sobierajski, 9. Elżbieta Gabryelak. Osobami upoważnionymi do uzgadniania z wykonawcą listy materiałów państwowego zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac pozostają: 1. Ewa Kębłowska-Budaj, 2. Bożena Kosiada, 3. Magdalena Wiśniewska, 4. Katarzyna Bąkowicz. Osobami upoważnionymi do weryfikacji dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przed jej przyjęciem do państwowego zasobu, przekazanej do organu wraz z zawiadomieniem o zakończeniu prac pozostają: 1. Urszula Chrustowska, 18

19 2. Bożena Kosiada, 3. Edyta Palińska, 4. Paweł Świtała, 5. Katarzyna Bąkowicz, 6. Krzysztof Sobierajski, 7. Elżbieta Gabryelak, 8. Bogusława Jakubiak. Osobami upoważnionymi do przyjmowania do powiatowej części państwowego zasobu dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac geodezyjnych lub kartograficznych pozostają: 1. Urszula Chrustowska, 2. Bożena Kosiada, 3. Edyta Palińska, 4. Paweł Świtała, 5. Katarzyna Bąkowicz, 6. Krzysztof Sobierajski, 7. Elżbieta Gabryelak, 8. Bogusława Jakubiak. Osobami upoważnionymi do uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac pozostają: 9. Urszula Chrustowska, 10. Bożena Kosiada, 11. Edyta Palińska, 12. Paweł Świtała, 13. Katarzyna Bąkowicz, 14. Krzysztof Sobierajski, 15. Elżbieta Gabryelak, 16. Bogusława Jakubiak. Osobami upoważnionymi do przetwarzania danych osobowych pozostają: 1. Joanna Bartnik, 19

20 2. Katarzyna Bąkowicz, 3. Monika Bigoszewska, 4. Urszula Chrestowska, 5. Ryszard Foryś, 6. Elżbieta Gabryelak, 7. Dariusz Haase, 8. Bogusława Jakubiak, 9. Ewa Kębłowska-Budaj, 10. Bożena Kosiada, 11. Ewelina Kubisiak, 12. Monika Majewska-Markiewicz, 13. Agnieszka Mikulska, 14. Edyta Palińska, 15. Emilia Raczyńska, 16. Krzysztof Sobierajski, 17. Michał Staniak, 18. Paweł Świtała, 19. Magdalena Wiśniewska, 20. Agata Wróbel, 21. Beata Zawadzka, 22. Marta Żaczek, 23. Dominika Kociołek. W takim razie stwierdzić należy, że osobiste Zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracownika Wydziału Geodezji i Kartografii Starostwa Powiatowego w Pabianicach, opracowane na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Pabianicach oraz upoważnienia Starosty Pabianickiego do działania w jego imieniu, odnoszą się do czynności Starosty, określonych w art. 7d ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. 20

21 Jednocześnie pracownicy Wydziału posiadają indywidualne decyzje-upoważnienia Starosty Pabianickiego do przetwarzania danych osobowych, wydane po zasięgnięciu opinii Administratora Bezpieczeństwa, w zakresie niezbędnym na zajmowanym stanowisku pracy. Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str , ). Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa), wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w zakresie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego W Wydziale stosowany jest następujący system informatyczny: sieć LAN typu klient-serwer (hierarchiczna) w topologii gwiazdy, urządzenia do przechowywania informacji, oprogramowanie właściwe, zasoby ludzkie (pracownicy), przepisy, instrukcje, procedury. W zakresie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu w Wydziale stosowane są wspomagające systemy informatyczne firmy GEOBID sp. z o.o. z Katowic. Wszystkie programy użytkowane są w oparciu o zakupione licencje: przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych - Ośrodek ver. 8.26, 21

22 prowadzenie rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych Ośrodek ver.8.26, monitorowanie procesów związanych z obsługą zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych - Ośrodek ver.8.26, brak systemu do obsługi zgłoszeń przekazywanych drogą elektroniczną, monitorowanie procesów weryfikacji dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac geodezyjnych i prac kartograficznych, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu - Ośrodek ver.8.26, ewidencjonowanie zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przyjmowanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego - Ośrodek ver Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych. Przyjmowanie Zgłoszeń prac geodezyjnych/kartograficznych (formularz ZG) W okresie kontrolowanym ( r r.) Zgłoszenia prac przyjmowane były w formie papierowej bezpośrednio od wykonawców prac w pokoju obsługi geodetów, gdzie były opatrywane datą przyjęcia i podpisem osoby przyjmującej. Ponadto były przesyłane pocztą tradycyjną lub faxem, wpływały na pocztę e-puap Starostwa Powiatowego. Zgłoszenia przechowywane są w segregatorach w archiwum zakładowym. Przedstawione do kontroli formularze Zgłoszeń są zgodne z wzorem wskazanym w Załączniku Nr 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz 22

23 przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zgłoszenia rejestrowane są w rejestrze zgłoszeń systemu OŚRODEK i otrzymują identyfikator wynikający z instrukcji kancelaryjnej 6641 Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi oraz zlecanie prowadzenia prac geodezyjnych i kartograficznych. W kontrolowanych 53 Zgłoszeniach prac (40 zgłoszeń pierwotnych i 13 zgłoszeń uzupełniających) stwierdzono następujące uchybienia, polegające na przyjęciu do dalszego opracowania formularzy, w których zgłaszający pracę nie uzupełnili wszystkich obowiązkowych pozycji: - w 5 przypadkach nie podano identyfikatora wykonawcy prac; - w 4 przypadkach nie podano danych kontaktowych wykonawcy prac geodezyjnych lub prac kartograficznych (nr telefonu lub adres ); - w 5 przypadkach nie wskazano prawidłowo celu lub zakładanego wyniku zgłaszanych prac geodezyjnych; - w 2 przypadkach nie podano prawidłowo rodzaju zgłaszanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych; - w 2 przypadkach nie podano przewidywanego terminu wykonania zgłaszanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych; - w 1 przypadku nie podano informacji o podmiocie, na zamówienie którego realizowane będą zgłaszane prace geodezyjne lub prace kartograficzne; Wyniki analizy poprawności sporządzenia dokumentu Zgłoszenia prac przedstawiono w Tabeli nr 2. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. 1819). (akta kontroli str

24 Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych W okresie kontrolowanym rejestr zgłoszeń prowadzony był w formie elektronicznej, w programie OŚRODEK ver Zgodnie z przepisem 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183), rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych prowadzony w podmiocie kontrolowanym winien zawierać 14 pozycji, wymienionych w ww. przepisie, przy czym pozycja określona w pkt 13 winna być uzupełniana w razie konieczności zwrotu dokumentacji wykonawcy celem poprawy. Kontrolujący stwierdzają, że w zasadzie rejestr zgłoszeń prowadzony jest prawidłowo. Stwierdzić jednak należy, że poprawienia wymaga poz. 9 i 11 rejestru, tzn. należy doprowadzić do sytuacji, by wprowadzone wcześniej w systemie informacje przedstawiające Identyfikator materiału zasobu (poz. 9) oraz Nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego wpłatę (poz. 11) były automatycznie zaczytywane do rejestru czyli winny być w rejestrze widoczne. Wyniki analizy zawarte są w Tabeli nr 8. Ocena cząstkowa pozytywna. W celu ustalenia terminów wykonywania poszczególnych czynności związanych z obsługą zgłoszenia pracy, Geodeta Powiatowy przedstawił do każdego zgłoszenia tzw. metrykę sprawy, zawierającą szczegółowo rozpisane czynności wykonane przez poszczególnych pracowników oraz daty ich wykonania. (akta kontroli str ). 24

25 Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w okresie objętym kontrolą Powierzchnia Powiatu Pabianickiego wynosi ha. W 2016 r. zgłoszono 4066 prac geodezyjnych, w tym czasie przyjęto do państwowego zasobu 3578 prac. Do kontroli wytypowano losowo 40 prac, co stanowi 1,1 % prac przyjętych do zasobu. Jak wynika z tabeli przedstawionej przez Geodetę Powiatowego, w okresie kontrolowanym zarejestrowano następujące ilości prac geodezyjnych w nw. asortymentach: - 4 prace modernizacja ewidencji gruntów i budynków 0,1% całości prac, - 39 prac aktualizacja ewidencji gruntów i budynków ( EGiB ) 0,9% całości prac, -1 praca utworzenie bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu 0,02% całości prac, - 3 prace aktualizacja bazy danych geodezyjnej ewidencji uzbrojenia terenu 0,07% całości prac, prace mapa z projektem podziału nieruchomości 6,9% całości prac, - 23 prace mapa z projektem podziału nieruchomości rolnej/leśnej 0,6% całości prac, - 40 prac inna mapa do celów prawnych 1% całości prac, prac mapa do celów projektowych 32,7% całości prac, - 20 prac - rozgraniczenie nieruchomości 0,5% całości prac, - 96 prac - wznowienie znaków granicznych - wyznaczenie punktów granicznych/ustalenie przebiegu granic działek ewidencyjnych 2,4% całości prac, prace geodezyjna inwentaryzacja obiektów budowlanych 46,8% całości prac, 25

26 - 309 prac wytyczenie obiektów budowlanych 7,6% całości prac, - 19 prac inny cel 0,5% całości prac. (akta kontroli str ). Kontrola obsługi Zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych Zgodnie z oświadczeniem z dnia r. oraz informacjami udzielonymi przez Geodetę Powiatowego, materiały niezbędne lub przydatne do wykonania zgłoszonej pracy są udostępniane na podstawie wykazu materiałów zasobu wpisanych na druku Zgłoszenia pracy, a w przypadku wątpliwości lista materiałów uzgodniona zostaje telefonicznie. Dla każdego zgłoszenia są generowane wytyczne ze zgłoszonego zakresu, na podstawie których wykonawcy prac proszą o wgląd w materiały niezbędne lub przydatne do wykonania pracy. Wykonawca przegląda na miejscu wybrane operaty, ma możliwość ich kopiowania. Zostaje naliczona opłata i wydana licencja uprawniająca do wykorzystania materiałów. Opracowane zgłoszenie jest kosztorysowane, a w konsekwencji sporządzony zostaje Dokument Obliczenia Opłaty. Po uiszczeniu opłaty (kasa znajduje się w budynku Wydziału) wykonawca bezpośrednio otrzymuje wybrane materiały sporządzone w formie papierowej. Natomiast pliki generowane z programu Ewmapa w formie DXF i TIF są wysyłane pocztą elektroniczną na podane w zgłoszeniu adresy . Przedstawione do kontroli Dokumenty Obliczenia Opłaty są zgodne z wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz. U. poz. 917). 26

27 Klauzule stosowane na udostępnianych kopiach materiałów są zgodne z wzorami klauzul, określonymi w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Ocena cząstkowa pozytywna. Kontrolujący zbadali terminowość dokonywania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac oraz terminowość ich przygotowania i udostępniania i terminowość sporządzania dokumentu Licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty. Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, organ, który otrzymał zgłoszenie prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w ciągu 10 dni roboczych uzgadnia z wykonawcą listę materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnia ich kopie za opłatą, o której mowa w art. 40a ust. 1. Organ, który otrzymał zgłoszenie, może uzgodnić z wykonawcą inny termin udostępniania materiałów zasobu. Kontrolujący ustalili, że średni termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac wynosił 5,2 dni roboczych. Najkrótszy termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac wynosił 1 dzień, co oznacza, że czynność wykonano w dniu złożenia Zgłoszenia. Najdłuższy termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac wynosił 19 dni 5 (pojedynczy przypadek). 5 Zgłoszenie wymagało korekty, o czym wykonawca został poinformowany następnego dnia po złożeniu Zgłoszenia. Wykonawca dokonał korekty Zgłoszenia później, po upływie terminu 10 dni, tak więc przyczyna przekroczenia terminu leży po stronie wykonawcy. 27

28 Kontrolujący ustalili, że średni termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 2,8 dnia roboczego. Najkrótszy termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 1 dzień (co oznacza, że materiały przygotowano w dniu złożenia Zgłoszenia), a najdłuższy 18 dni 6 (pojedynczy przypadek). Wyniki analizy znajdują się w Tabeli nr 4. Ocena cząstkowa pozytywna Udostępniane kopie materiałów z zasobu oznaczone były klauzulami zgodnymi z wzorem wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Ocena cząstkowa pozytywna. (akta kontroli str i ). Zawiadomienie organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu prowadzi powiatową część państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych W okresie kontrolowanym do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego przyjęto 3578 prac. Kontrolowane Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych zawierały elementy, określone we wzorze formularza przedstawionego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji 6 Materiały zostały przygotowane w dniu r., natomiast opłatę za przygotowane materiały oraz ich odbioru dokonano dopiero w dniu r. Sytuacji (spośród kontrolowanych), gdy Starosta prawidłowo przygotowuje żądane materiały, a wykonawca uiszcza opłatę i odbiera materiały w terminie dłuższym, aniżeli 10 dni od daty złożenia Zgłoszenia, wyodrębniono

29 i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych wpływały w formie papierowej wraz z przekazywaną do weryfikacji dokumentacją. Prace wpływają również pocztą tradycyjną. Data wpływu Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych prawidłowo rejestrowana była w rejestrze zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, o którym mowa w 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). W okresie objętym kontrolą, do PZGiK zgłoszono 309 prac geodezyjnych i kartograficznych, polegających na wytyczeniu budynku lub sieci uzbrojenia terenu. Do PZGiK przekazano 97 zakończonych dokumentacji. W okresie objętym kontrolą w rejestrze zgłoszeń występuję 97 prac dotyczących wytyczenia budynku i 28 prac, gdzie zgłoszono dwa asortymenty prac: wytyczenie obiektów budowlanych i geodezyjna inwentaryzacja obiektu budowlanego. Z oświadczenia oraz informacji udzielanych przez Geodetę Powiatowego wynika, że Zawiadomienia o zakończeniu prac przechowywane są razem z dokumentacją, a po przyjęciu dokumentacji do PZGiK są przekazywane do archiwum wraz z oryginałem Zgłoszenia, posegregowane zgodnie z nadaną numeracją kancelaryjną w rejestrze zgłoszeń. W okresie objętym kontrolą dokumentacja przekazywana była również w formie plików GML oraz TXT: 29

30 dla nowych pomierzonych szczegółów terenowych wykonawca dostarcza razem z dokumentacją papierową dane w formie plików GML dla Bazy GESUT i BDOT500, dla bazy EGiB w formie plików TXT. Ocena cząstkowa pozytywna. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego Zgodnie z informacjami udzielonymi przez Geodetę Powiatowego w dniu r., przedstawionymi w formie tabeli (akta kontroli str. 432), do czynności weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zostały wyznaczone następujące osoby: 1. Bożena Kosiada, posiadająca upoważnienie Starosty Pabianickiego do wykonywania ww. czynności znak KS z dnia r. 2. Krzysztof Sobierajski, posiadający upoważnienie Starosty Pabianickiego do wykonywania ww. czynności znak KS z dnia r. 3. Edyta Palińska, posiadająca upoważnienie Starosty Pabianickiego do wykonywania ww. czynności znak KS z dnia r. 4. Urszula Chrustowska, posiadająca upoważnienie Starosty Pabianickiego do wykonywania ww. czynności znak KS z dnia r. 5. Katarzyna Bąkowicz, posiadająca upoważnienie Starosty Pabianickiego do wykonywania ww. czynności znak KS z dnia r. 30

31 6. Paweł Świtała, posiadający upoważnienie Starosty Pabianickiego do wykonywania ww. czynności znak KS z dnia r. Formularze Protokołu weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego są zgodne z wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Protokoły weryfikacji sporządzane są w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, co jest zgodne z p. 7 Załącznika nr 4 do ww. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. Ocena cząstkowa pozytywna. Z treści p. 4 Protokołu weryfikacji wynika, że w wypadku stwierdzenia negatywnego wyniku weryfikacji pod względem kompletności przekazywanych rezultatów wykonanych prac, weryfikujący zobowiązany jest wyszczególnić zauważone braki. Z treści p. 5 Protokołu weryfikacji wynika, że w wypadku negatywnej weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów przekazywanej dokumentacji weryfikujący zobowiązany jest do wymienienia stwierdzonych nieprawidłowości i wskazania naruszonych przepisów prawa. W zakresie poprawności realizacji czynności weryfikacji dla 40 wybranych operatów technicznych, Zespół kontrolny nie stwierdził przypadków Protokołów weryfikacji sporządzonych niewłaściwie, tj. z naruszeniem ww. przepisów. 31

32 Należy jednak zwrócić uwagę, by w wypadku sporządzania Protokołu weryfikacji powtórnej, w p. 6 formularza zamieszczać, zgodnie z przypisem drugim 7, wskazaną adnotację dodatkową. Ocena cząstkowa pozytywna. Zespół kontrolny zbadał także terminowość wykonania czynności weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przed ich przyjęciem do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego, a także terminowość przyjęcia do PZGiK. Z danych zawartych w Tabeli nr 6 wynika, że najkrótszy termin realizacji czynności weryfikacji wynosił 1 dzień roboczy, a najdłuższy termin wynosił 24 dni roboczych. Przy czym stwierdzono, że spośród 40 prac wytypowanych do kontroli: 15 prac (37%) weryfikowano w terminie do 14 dni roboczych, 13 prac (32%) weryfikowano w terminie 15 do 20 dni roboczych, 12 prac (31%) weryfikowano w terminie 20 do 24 dni roboczych. Średni termin realizacji czynności weryfikacji wynosił 16 dni roboczych 8. Średni termin realizacji powtórnej weryfikacji po usunięciu usterek wynosił 1,9 dnia roboczego. Średni termin uwierzytelnienia dokumentów 1 dzień roboczy od dnia wpływu wniosku. O wynikach weryfikacji wykonawcy prac geodezyjnych i kartograficznych informowani są telefonicznie lub drogą . 7 Protokół zawiera wyniki weryfikacji nieprawidłowości stwierdzonych we wcześniejszym protokole weryfikacji. 8 Obecnie (od dnia r.) ustawodawca nie wprowadził oznaczonego terminu wykonania czynności weryfikacji, nakazując uczynić to niezwłocznie (art. 12b ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne). 32

33 Natomiast zwrot dokumentów lub zbiorów danych oraz innych materiałów, wraz z protokołem zawierającym opis stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości, jest dokonywany w sposób uzgodniony uprzednio z wykonawcami prac. W stosunku do 71% zgłoszonych prac w okresie kontrolowanym, postępowanie zakończyło się wynikiem negatywnym. Oznacza to, że w trakcie kontroli prowadzonych przez inspektorów Starostwa Powiatowego, w 2877 pracach zgłoszonych do przyjęcia do państwowego zasobu ujawniono usterki i nieprawidłowości uniemożliwiające przyjęcie do zasobu. Wykonawcy prac udzielając wyjaśnień pisemnie, poprawiali wykazane uchybienia i nieprawidłowości. Po przyjęciu od wykonawcy prac informacji o poprawie pracy, inspektorzy Starostwa sporządzali kolejny Protokół odpowiednio negatywny w wypadku nie usunięcia wszystkich usterek i nieprawidłowości lub pozytywny Protokół weryfikacji. W kontrolowanym okresie nie miało miejsce wydanie decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia pracy do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Data wykonania weryfikacji zakończonej wynikiem pozytywnym jest zgodna z datą odnotowaną w rejestrze zgłoszeń. Protokóły weryfikacji zbiorów danych oraz innych innych materiałów przekazywanych do PZGiK są przechowywane razem ze zgłoszeniami prac geodezyjnych w segregatorach i archiwum zakładowym. Wyniki analizy poprawności sporządzania Protokołów weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów przekazanych do PZGiK oraz terminowość wykonania czynności weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przed ich przyjęciem do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego, a także terminowość przyjęcia do PZGiK uwierzytelnienia dokumentów zawarto w Tabelach nr 5, 6, 7. (akta kontroli str , ). 33