Pan Jan Laskowski Starosta Sierpecki ul. Świętokrzyska 2a Sierpc

Transkrypt

1 Warszawa, dnia 17 listopada 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WG-P WG-IV Pan Jan Laskowski Starosta Sierpecki ul. Świętokrzyska 2a Sierpc WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit b i ust. 2 oraz art. 7b ust. 1 pkt 2, art. 9 ust.2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i i kartograficzne 1, ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 2, art. 28 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Zespół Kontrolujący w składzie: 1. Maria Beca starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Geodezji w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Płocku Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, na podstawie upoważnienia nr 11/2015 z dnia 16 kwietnia 2015 r., 2. Maria Brudzyńska - Popławska - starszy inspektor w Oddziale Geodezji w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Płocku Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, na podstawie upoważnienia nr 12/2015 z dnia 16 kwietnia 2015 r., przeprowadził w dniach od 27 kwietnia 2015 r. do 27 maja 2015 r. kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Sierpcu w zakresie prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania 1 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 2 Dz. U. z 2011 r. poz Dz. U. z 2015 r. poz. 525 j.t.

2 przez organ obowiązków, o których mowa w art.12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne. (akta kontroli strona 1 4 ) Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. z uwzględnieniem zmian wprowadzonych do ustawy Prawo geodezyjne i i kartograficzne 4 z dniem 12 lipca 2014 r. W okresie objętym kontrolą, zadania z zakresu geodezji i kartografii, w tym prowadzenie państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wykonywane było przez Starostę na podstawie przepisów Prawa geodezyjnego i kartograficznego obowiązujących przed 12 lipca 2014 r. a następnie po 12 lipca 2014 r. W Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Sierpcu w 9 ust. 2 pkt 7 wymieniony jest Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami kierowany przez Naczelnika Geodetę Powiatowego. W 20 zamieszczono szczegółowy zakres działania ww. Wydziału, a poszczególne zadania wykonują pracownicy zgodnie z przydzielonymi im zakresami obowiązków. Zadania realizowane są przez 5 osób posiadających wyższe wykształcenie geodezyjne, 1 osoba posiada uprawnienia zawodowe w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresu 1 i 2, 1 osoba z zakresu 1, 1 osoba z zakresu 2, a 2 osoby nie posiadają uprawnień. Struktura organizacyjna Starostwa Powiatowego w Sierpcu, wykaz osób realizujących zadania z zakresu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ich wykształcenie, zakres posiadanych uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii oraz posiadane zakresy czynności i upoważnienia Starosty Sierpeckiego do wykonywania zadań przyjęto bez zastrzeżeń. ( akta kontroli strona ) Infrastrukturę wspomagającą prowadzenie państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego stanowią: 2 zestawy komputerowe DELL Precision T3400 Core2 Duo2.66GH E6750/VGA zew.256 MB/2GBDDR/250GB/DVDR/375W/ 2 monitory 19 Dell zestaw komputerowy Intel Core i3 2,93 GHz/Gigabyte H55-UD2h/VGA Cuda220/DDR3 Kingston 2GB/HDD 500GB/DVDRW/ monitor17 PHILIPS 2 zestawy komputerowe INTAU E6420/2x1GB/250GB/DVDRW/7600GS 256MB/FDD/LAN/10/100/1000/400W,2 monitory 19 AGM drukarka KYOCERA FS-4200DN 4 Dz. U. z 2010 r. Nr 193 poz.1287 ze zm. 2

3 drukarka TOSHIBA 2820c plotter kolorowy Oce 5150 kopiarko-ploter Oce 9400 Zadania realizowane są przy pomocy następujących programów komputerowych: EWMAPA FB v firma GEOBID Ośrodek v.8.15 do prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego firma GEOBID BANK OSNÓW v. 3 firma GEOBID (akta kontroli strona ) W tym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości. W toku kontroli dokonano oceny następujących zagadnień: 1. Poprawności sporządzenia zgłoszenia pracy geodezyjnej. 2. Poprawności sporządzenia wniosku o udostępnienie materiałów. 3. Poprawności i kompletność wydanych licencji. 4. Poprawności sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty. 5. Poprawności zawiadamiania o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych. 6. Poprawności sporządzenia protokołu weryfikacji zbiorów danych. 7. Terminowości włączania dokumentacji do państwowego zasobu geodezyjnego 8. Terminowości uwierzytelniania opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych dokumentów. W wyniku analizy dokumentacji, losowo wskazanej, Zespół Kontrolny dokonał niżej wymienionych ustaleń: Ad. 1. Poprawność sporządzania zgłoszeń prac geodezyjnych. W okresie objętym kontrolą od 1 stycznia do 11 lipca 2014 r. zgłoszono 895 prac, a 898 prac zakończono, tj. przekazano dokumentację wynikową do państwowego zasobu geodezyjnego Zgłoszenia sporządzane są przez wykonawców w dwóch egzemplarzach, z których jeden, po wypełnieniu i potwierdzeniu przez ośrodek, zwracany jest wykonawcy, a drugi przechowywany jest przez ośrodek ( 4 rozporządzenia w sprawie zgłaszania prac ). Wszystkie zgłoszenia rejestrowane są w dzienniku korespondencyjnym starostwa na sekretariacie ( pieczątka i nadany numer), do każdego zgłoszenia dołączone są wytyczne generowane z programu OŚRODEK, zgłoszenia rejestrowane są od nr 1 do n w danym roku. 3

4 W okresie objętym kontrolą nie odnotowano udostępnienia dokumentacji w nagłych wypadkach, oraz nie stwierdzono etapowego przekazywania materiałów do zgłoszonych prac Poddano kontroli 29 zgłoszeń prac geodezyjnych. Analiza treści zgłoszeń wykazała w 6 przypadkach brak daty przygotowania dokumentacji przez ośrodek oraz brak daty odbioru dokumentacji przez zgłaszającego pracę: zgłoszenia o identyfikatorze G , G , G , G , G , G W przypadku pozostałych nie stwierdzono przekroczenia 10 dniowego terminu wydania materiałów z zasobu, niezbędnych do wykonania zgłoszonych prac. Termin przygotowania materiałów dla geodety wynosi od 0 do 5 dni. ( akta kontroli strona ) W okresie objętym kontrolą po 12 lipca 2014r. zgłoszono 735 prac, z czego 721 prac zakończono, tj. przekazano dokumentację wynikową do państwowego zasobu geodezyjnego Zgłoszenia prac geodezyjnych sporządzane są według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 5. Na 40 zgłoszeń stwierdzono w jednym przypadku brak identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych - G , w pozostałych 39 zgłoszeniach nie stwierdzono nieprawidłowości w ich wypełnieniu. Wszystkie materiały przekazywane wykonawcom dla potrzeb realizacji zgłoszonych prac w postaci kopii papierowych opatrzone są klauzulami zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 08 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 6. Odbiór materiałów opracowanych w ramach zgłoszenia następuje po wniesieniu opłaty określonej w Dokumencie Obliczenia Opłaty. W toku kontroli Kierownik Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej oświadczył, że w okresie objętym kontrolą nie zgłaszano prac nietypowych ani prac wykonywanych w nagłych wypadkach. 5 Dz. U. z 2014 r. poz Dz. U. z 2014 r. poz

5 ( akta kontroli strona ) Uwzględniając założony próg negatywności poprawność sporządzania zgłoszeń prac geodezyjnych zostaje oceniona pozytywnie. Ad.2. Poprawność sporządzenia wniosku o udostępnienie materiałów. W okresie objętym kontrolą po 12 lipca 2014 r. do Starostwa Powiatowego w Sierpcu wpłynęło 586 wniosków o udostępnienie materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego Poddane kontroli 40 wniosków o udostępnienie materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego były opracowane na formularzu zgodnym z wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 7. W poddanej kontroli próbie, wszystkie wnioski były wypełnione poprawnie zgodnie z wzorem określonym w w/w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji. ( akta kontroli strona ) Ad.3. Poprawność i kompletność wydanych licencji. Kontroli poddano 40 licencji upoważniających wykonawcę prac geodezyjnych do wykorzystania udostępnionych materiałów zasobu. W poddanej kontroli próbie wszystkie zostały sporządzone zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 roku w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 8. W skontrolowanej próbie zakres licencji był zgodny z materiałami wydanymi wykonawcom prac geodezyjnych z zasobu. Skontrolowano również 10 licencji dotyczących sposobu wykorzystania materiałów pozyskanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego przez osoby nie będące wykonawcą prac geodezyjnych i kartograficznych. Wszystkie licencje poddane kontroli zostały sporządzone zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do w/w rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji. Wziąwszy powyższe pod uwagę poprawność i kompletność wydanych licencji oceniono pozytywnie. ( akta kontroli strona ) 7 Dz. U. z 2014 r. poz Dz. U. z 2014 r. poz

6 Ad. 4. Poprawność sporządzenia Dokumentu Obliczenia Opłaty. Kontroli poddano 40 Dokumentów Obliczenia Opłaty wystawionych wykonawcom prac geodezyjnych i kartograficznych i 10 Dokumentów Obliczenia Opłaty wystawione osobom nie będącymi wykonawcami prac geodezyjnych i kartograficznych. W zbadanej próbie DOO wszystkie w ilości 50 szt. były zgodne z materiałami wydanymi z zasobu i sporządzone według wzoru określonego w załączniku nr 9 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 roku w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 9. Poprawność sporządzenia Dokumentu Obliczenia Opłaty oraz jego zgodność z materiałami wydanymi z zasobu oceniono pozytywnie. (akta kontroli strona ) Ad.5. Poprawność zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych. Procedura przyjmowania dokumentacji wynikowej do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego odbywa się na podstawie rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 10, Kontroli poddano 40 zawiadomień o wykonaniu prac geodezyjnych. W analizowanej próbie wszystkie sporządzone były na formularzu zgodnym ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 roku w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego Zawiadomienia o wykonaniu prac geodezyjnych zostały sporządzone poprawnie zgodnie z wzorem określonym w ww. rozporządzeniu. Ad. 6. Poprawność sporządzania protokołów weryfikacji zbiorów danych. Analiza 40 protokółów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wykazała, że protokóły 9 Dz. U. z 2014 r. poz Dz. U. z 2014 r. poz

7 sporządzone zostały prawidłowo, tj.: zostały sporządzone na formularzach określonych załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 roku w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, oraz zawierały wszystkie wymagane przepisami prawa informacje. Uwzględniając próg negatywności poprawność sporządzania protokółów weryfikacji danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zostaje oceniona pozytywnie. Ad.7. Terminowość włączania dokumentacji do państwowego zasobu geodezyjnego W okresie objętym kontrolą analiza 29 wykonanych prac, w okresie od 1 stycznia do 11 lipca 2014 r. wykazała, że dokumentacja dostarczana przez wykonawców prac była poddawana kontroli terminowo, po pozytywnym wyniku kontroli przyjmowana była do zasobu niezwłocznie. W okresie objętym kontrolą po 12 lipca 2014 r. analiza dokumentacji 40 prac wybranych do kontroli wykazała, że dokumentacja dostarczana przez wykonawców prac w 18 przypadkach przyjęta była w dniu uzyskania pozytywnego wyniku weryfikacji, w pozostałych przypadkach przyjęcie następowało w terminie od 1 do 5 dni od uzyskania pozytywnego wyniku weryfikacji, stosownie do 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 roku w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 11. W przypadku negatywnego wyniku weryfikacji Starosta Sierpecki zwracał wykonawcy prac geodezyjnych przekazane przez niego zbiory danych wraz z protokołem zawierającym opis stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości. Uwzględniając próg negatywności terminowość włączania dokumentacji do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zostaje oceniona pozytywnie. Ad.8. Terminowość i poprawność uwierzytelnienia opracowanych przez wykonawców prac, dokumentów. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów, sporządzone na formularzach określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 roku w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na 11 Dz. U. z 2013 r. poz

8 potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 12, zawierały wszystkie wymagane przepisami prawa informacje. Z chwilą otrzymania wniosku o uwierzytelnienie dokumentów, Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej wystawiał Dokument Obliczenia Opłaty. Po uiszczeniu opłaty stwierdzono zgodność uwierzytelnionych dokumentów z danymi zawartymi w dokumentacji geodezyjnej. Analiza treści klauzul stosowanych na materiałach gromadzonych w zasobie i materiałach przeznaczonych dla zamawiającego wykazała zgodność ze wzorami z załącznika nr 3, nr 4 i nr 5 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego Uwzględniając próg negatywności terminowość i poprawność uwierzytelniania opracowanych przez wykonawców prac, dokumentów, zostaje oceniona pozytywnie. Kontrola w Starostwie Powiatowym w Sierpcu została przeprowadzona w oparciu o wytyczne Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii. W celu realizacji wytycznych dokonano ustaleń niepodlegających ocenie w zakresie sposobu prowadzenia baz danych oraz stosownych układów współrzędnych. W Starostwie Powiatowym w Sierpcu prowadzone są: baza osnów geodezyjnych, baza mapy zasadniczej, baza ewidencji gruntów i budynków. Kopie zabezpieczające : - raz na pół roku płyty z kopiami baz danych przekazywane są do MWINGiK, - dwa razy w tygodniu zgrywane dane są na dysk serwera, - raz w miesiącu bazy zgrywane są na płyty DVD. W wyniku analizy wybranej losowo dokumentacji zespół kontrolujący poczynił ustalenia, które nie wykazały uchybień i nieprawidłowości. Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności, informuję, że realizację zadania polegającego na prowadzeniu państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie: - poprawności sporządzenia zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oceniono pozytywnie, - poprawności i kompletności wydanych licencji oceniono pozytywnie, - poprawności sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty oceniono pozytywnie, 12 Dz. U. z 2014 r. poz

9 - poprawności sporządzenia zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych oceniono pozytywnie, - poprawności sporządzenia protokółów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oceniono pozytywnie - terminowości przyjmowania zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oceniono pozytywnie, - terminowości i poprawności uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców rac geodezyjnych oceniono pozytywnie. W okresie objętym kontrolą, stwierdzono na podstawie skontrolowanych dokumentów oraz ustaleń zespołu kontrolującego, iż Starosta Sierpecki generalnie stosuje się do wymogów ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne i prawidłowo realizuje ustawowo zlecone zadania z zakresu administracji rządowej - prowadzenie państwowego zasobu geodezyjnego Pomimo pozytywnej oceny stwierdzone zostały jednakże nieliczne uchybienia sytuujące się na granicy, ustalonych w programie kontroli progów negatywności. Nawiązując do powyższego ustaleń zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań zmierzających do: dokonywania starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych, tj. Zgłoszeń prac geodezyjnych, oraz Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych w zakresie prawidłowości sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikami Nr 1 i 2 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonywaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, przestrzegania przepisów wynikających z art. 12 ust.3 ww ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne w zakresie udokumentowania uzgodnienia z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 13 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Starostę do przekazania, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń. 13 Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz Z up. Wojewody Mazowieckiego Sebastian Bała Koordynator Wydziału Geodezji 9