I N S T R U K C J A obiegu dokumentacji i procedur dotyczących załatwiania spraw

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 35/10 Starosty Ostrowieckiego z dnia roku N S T R U K C J A obiegu dokumentacji i procedur dotyczących załatwiania spraw w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru Starostwa Powiatowego w Ostrowcu Św. 1. Postanowienia ogólne 1.1. nstrukcja w sprawie obiegu dokumentacji i procedur dotyczących załatwiania spraw w Wydziale Geodezji, Kartografii i Katastru Starostwa Powiatowego w Ostrowcu Św. wprowadza ujednolicone zasady obiegu, rejestrowania oraz załatwiania spraw przez pracowników nstrukcję opracowano w oparciu o podstawowy zakres działania Geodezji, Kartografii i Katastru określony w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Ostrowcu Św., który został wprowadzony uchwałą nr V/45/07 Rady Powiatu w Ostrowcu Św. z dnia 16 lutego 2007 roku Do procedur obiegu dokumentacji nieokreślonych w niniejszej instrukcji zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatów (Dz. U z 1998r. nr 160 poz 1074, uwzględniające rozporządzenia zmieniające) Podstawa prawna przedstawionych procedur: - Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013r. Nr 0 poz.267 t.j.) - Ustawy z dnia 17 maja1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. z 2010r. Nr 193 poz.1287 t.j. z późn. zm.) wraz z rozporządzeniami wykonawczymi. 2. Przyjmowanie i obieg korespondencji 2.1. Schemat graficzny procedury załatwiania spraw dotyczących udzielania informacji oraz wykonywania wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego, za które należna jest opłata (załącznik nr 1) Schemat graficzny procedury wydawania decyzji administracyjnych oraz udzielania odpowiedzi i wyjaśnień w formie pisemnej (załącznik nr 2). Strona 1 z 10

2 2.3. Schemat graficzny procedury przyjęcia zgłoszenia roboty geodezyjnej oraz włączenia dokumentów geodezyjnych i kartograficznych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (załącznik nr 3) Schemat graficzny procedury uzgodnienia dokumentacji projektowej (załącznik nr 4). 3. Karty informacyjne 3.1. W celu ujednolicenia procedur postępowania z jednoczesnym podniesieniem jakości wykonywanych prac zostają wprowadzone karty informacyjne w poszczególnych referatach. Karty informacyjne w zakresie danej sprawy określają: podstawę prawną, wymagane dokumenty wraz z wzorem wniosku, wysokość opłaty, miejsce załatwienia sprawy, przewidywany termin załatwienia, formę załatwienia, tryb odwoławczy i uwagi W Referacie Geodezji i Katastru wprowadza się następujące karty: - Karta GK Przyjmowanie zgłoszeń o zmianie danych w ewidencji gruntów i budynków. - Karta GK Wydanie decyzji o zmianie w ewidencji gruntów lub zmianie klasyfikacji gruntu. - Karta GK-.03 Wydawanie wypisów, wyrysów i informacji z operatu ewidencyjnego oraz kopii map ewidencyjnych. - Karta GK-.04 Udostępnianie danych rzeczoznawcom majątkowym. - Karta GK Uwłaszczenie gospodarstw rolnych (Akty Własności Ziemi) W Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej wprowadza się następujące karty: - Karta GK Udostępnianie danych i materiałów geodezyjnych, kartograficznych, fotogrametrycznych i katastralnych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. - Karta GK-.02 Zgłaszanie prac geodezyjnych i kartograficznych - Karta GK-.03 Włączenie dokumentacji technicznej do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego W Zespole Uzgadniania Dokumentacji Projektowej wprowadza się następujące karty: - Karta GK-.04 Uzgodnienie dokumentacji projektowej Wykonanie i bieżąca aktualizacja kart informacyjnych oraz załączników w poszczególnych referatach spoczywa na Kierowniku Referatu. Wykonaną lub zaktualizowaną kartę informacyjną zatwierdza Naczelnik. Strona 2 z 10

3 4. Postanowienia końcowe 4.1. Dokumenty za które należna jest opłata mogą być wydane jedynie po okazaniu dowodu wpłaty. Adnotację o dokonanej wpłacie należy wykonać w odpowiedniej pozycji programu OŚRODEK W uzasadnionych przypadkach za zgodą Naczelnika lub Kierownika właściwego referatu można wystawić dokument opłaty z formą płatności przelewem z terminem 14 dni, co nie zwalnia zleceniodawcy do okazania dowodu wpłaty przez wydaniem wykonanych dokumentów Wystawione przez Wydział Geodezji, Kartografii i Katastru kopie dokumentów opłat należy przekazywać do Finansowego w uzgodnionych pomiędzy wydziałami terminach. Opracował: mgr inż. Łukasz Śliwiński Strona 3 z 10

4 Załącznik nr 1. Schemat graficzny procedury załatwiania spraw dotyczących udzielania informacji oraz wykonywania wyrysów, wypisów i informacji z operatu ewidencyjnego, za które należna jest opłata. Kancelaria Wpływ wniosku do Kancelarii Rejestracja wniosku Wpływ wniosku do Wpływ wniosku bezpośrednio do Referatu właściwego w sprawie Kancelaria Przekazanie wniosku do Rejestracja wniosku w Wydziale (sekretariat) Naczelnik (sekretariat) Dekretacja wniosku Czy Wydział jest właściwy rzeczowo i miejscowo? Przesłanie do odpowiedniego organu z powiadomieniem stron KOC Czy wniosek jest kompletny? Wezwanie do uzupełnienia Nadanie nr zamówienia i wprowadzenie do programu OŚRODEK Czy wniosek został uzupełniony? Sporządzenie zamówionych dokumentów Pozostawienie wniosku bez rozpoznania KOC Strona 4 z 10

5 Załącznik nr 1. Przedstawienie dokumentów do akceptacji i podpisu Osoba upoważniona do podpisywania wydawanych dokumentów Czy akceptuje? Osoba upoważniona do podpisywania decyzji Podpisanie sporządzonych dokumentów, gotowych do wydania Sporządzenie kosztorysu za zamówione dokumenty i przekazanie zleceniodawcy druku przelewu z nr zamówienia Sprawdzenie dowodu wpłaty za zamówione dokumenty Wystawienie dokumentu opłaty (podpis osoby upoważnionej) wraz z wydaniem zamówionych dokumentów KOC Opracował: mgr inż. Łukasz Śliwiński Strona 5 z 10

6 Załącznik nr 2. Schemat graficzny procedury wydawania decyzji administracyjnych oraz udzielania odpowiedzi i wyjaśnień w formie pisemnej. Wpływ wniosku do Kancelarii Wpływ wniosku do Wydanie decyzji z urzędu Kancelaria Rejestracja wniosku Kancelaria Przekazanie wniosku do Rejestracja wniosku w Wydziale (sekretariat) Naczelnik (sekretariat) Dekretacja wniosku Czy Wydział jest właściwy rzeczowo i miejscowo? Przesłanie do odpowiedniego organu z powiadomieniem stron KOC Czy wniosek jest kompletny? Wezwanie do uzupełnienia Zbieranie materiału dowodowego, zawiadomienie stron itp. Czy wniosek został uzupełniony? Przygotowanie decyzji lub odpowiedzi Pozostawienie wniosku bez rozpoznania KOC Strona 6 z 10

7 Załącznik nr 2. Przedstawienie decyzji lub odpowiedzi do akceptacji i podpisu Osoba upoważniona do podpisywania decyzji Czy akceptuje? Osoba upoważniona do podpisywania decyzji Podpisanie decyzji lub odpowiedzi -> Kancelaria Wysłanie decyzji lub odpowiedzi stronie Etap dotyczący decyzji KOC Czy strona się odwołała? Czy odwołanie powinno być uwzględnione w całości? Przekazanie akt sprawy i odwołania do instancji KOC Czy decyzja została uchylona? KOC Opracował: mgr inż. Łukasz Śliwiński Strona 7 z 10

8 Załącznik nr 3 Schemat graficzny procedury zgłoszenia roboty geodezyjnej oraz włączenia dokumentów geodezyjnych i kartograficznych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Zgłoszenie pracy geodezyjnej kartograficznej Czy po raz pierwszy w? Przedstawienie kopii wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub KRS oraz kopii uprawnień zawodowych Wezwanie do uzupełnienia Czy zgłoszenie jest kompletne? Czy zgłoszenie jest kompletne? Rejestracja zgłoszenia w programie OŚRODEK Czy termin wykonania prac geodezyjnych będzie dłuższy nić 6 miesięcy? Naliczenie i pobranie opłaty zaliczkowej w dniu zgłoszenia prac geodezyjnych Pisemna informacja o materiałach jakie powinny być wykorzystane przy wykonywaniu pracy, o innych opracowaniach realizowanych na obszarze zgłoszonej pracy oraz wydanie materiałów do zgłoszonej pracy geodezyjnej wraz z ich charakterystyką techniczną do 10 dni roboczych Czy udostępniana jest znaczna ilość materiałów? Przekazywanie materiałów etapowo, w częściach uzgodnionych z wykonawcą prac. Pierwsza część materiałów przekazana do 10 dni roboczych, kolejne w terminie do miesiąca. Czy rezygnacja ze zgłoszenia? Czy przekroczony termin zakończenia pracy geodezyjnej powyżej 10 dni? Naliczenie opłaty z zastosowaniem współczynnika 0,3, wystawienie dokumentu opłaty i druku przelewu oraz doręczenie go zgłaszającemu pracę geodezyjną Naliczenie opłaty wystawienie dokumentu opłaty i druku przelewu oraz doręczenie go zgłaszającemu pracę geodezyjną KOC KOC Strona 8 z 10

9 Załącznik nr 3 Wpływ wniosku z operatem technicznym nspektor do spraw kontroli Rejestracja wniosku Kontrola techniczna operatu oraz kontrola spójności z bazami (6 dni roboczych) nspektor do spraw kontroli Kontrola techniczna Kontrola spójności z bazą nspektor do spraw kontroli POZYTYWNY wynik kontroli odnotowany na wniosku NEGATYWNY wynik kontroli odnotowany na wniosku nspektor do spraw kontroli Podpis osoby upoważnionej Akceptacja osoby upoważnionej Włączenie dokumentacji do zasobu i nadanie odpowiednich klauzul na materiałach zasobu (3 dni) Nadanie nr zamówienia w programie OŚRODEK Kosztorys i przekazanie zleceniodawcy druku przelewu z nr zamówienia Sprawdzenie dowodu wpłaty Kierownik Akceptacja odmowy włączenia do zasobu wraz z uzasadnieniem prawnym i technicznym Zwrot wykonawcy dokumentacji Koniec Zwrot wykonawcy dokumentacji wraz z protokołem przeprowadzonej kontroli technicznej w celu usunięcia wad, usterek lub nieprawidłowości odnotowane w rejestrze wpływu wniosku lub nieprawidłowości Złożenie poprawionej dokumentacji do ponownej kontroli w zakresie wykazanych wad, usterek lub nieprawidłowości Wystawienie dokumentu opłaty (podpis osoby upoważnionej) wraz z wydaniem materiałów. Prawo złożenia wniosku do ŚWNGiK o zbadanie zasadności odmowy włączenia dokumentacji do zasobu Opracował: Elżbieta Olekszyk, mgr inż. Łukasz Śliwiński Strona 9 z 10

10 Schemat graficzny procedury uzgadniania dokumentacji projektowej w ZUDP. Załącznik nr 4 Wpływ wniosku z wymaganymi załącznikami do ZUDP Ocena złożonego wniosku Pozytywny wynik oceny Negatywny wynik oceny Rejestracja w programie OŚRODEK - Nadanie nr ZUDP Analiza czy wniosek wymaga przedłożenia na posiedzenie ZUDP Przedłożenie wniosku na posiedzenie ZUDP Wprowadzenie projektowanych sieci w programie EWMAPA OŚRODEK EWMAPA Nadanie nr ZUDP Akceptacja Zwrot wniosku z załącznikami inwestorowi w trybie art. 64 Kodeksu Postępowania Administracyjnego Osoba upoważniona Zespół Wydanie opinii ZUDP Wydanie opinii ZUDP Przewodnicząca Zespołu KOC Akceptacja osoby upoważnionej Sporządzenie kosztorysu i przekazanie wnioskodawcy druku przelewu z numerem zamówienia Sprawdzenie dowodu wpłaty za uzgodnienie Wystawienie dokumentu opłaty (podpis osoby upoważnionej) wraz z wydaniem materiałów. KOC Opracował: Joanna Fałdrowicz Strona 10 z 10