WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI GN-I DS Łódź, 20 września 2016 r. Pan Ryszard Rytter Starosta Poddębicki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r., poz. 520 tekst jednolity ze zm.) oraz art. 11 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) w terminie r r. przeprowadzona została kontrola w trybie zwykłym, zarządzona przez Wojewodę Łódzkiego w zakresie: 1. Prowadzenie części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne, 2. Sprawdzenie posiadania kwalifikacji zawodowych przez osobę pełniącą funkcję Geodety Powiatowego, 3. sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych, wystosowanych po przeprowadzonej kontroli sprawdzającej w 2013 r. 1

2 Okres kontrolowany: od dnia r. do dnia r. Kontrolę przeprowadzili: Dariusz Szczepański starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Wojewódzka Inspekcja Geodezyjna i Kartograficzna, pełniący funkcję kierującego Zespołem kontrolerów na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GN-I z dnia r. oraz Grażyna Ibsz starszy specjalista w Oddziale Wojewódzka Inspekcja Geodezyjna i Kartograficzna, na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego nr GN-I z dnia r. Kontrolujący złożyli oświadczenia z dnia r. o braku okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli. Kontrolę wpisano do Książki kontroli Starostwa Poddębickiego. (akta kontroli str. 3-10). Ustalenia ogólne W okresie kontrolowanym kierownikiem jednostki kontrolowanej był Pan Ryszard Rytter, piastujący funkcję Starosty Poddębickiego od dnia 1 grudnia 2014 r. - zgodnie z uchwałą Rady Powiatu w Poddębicach z dnia 1 grudnia 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Poddębickiego. Powołanym do pełnienia obowiązków (p.o.) na stanowisku Geodety Powiatowego (od dnia r.) pozostaje Pan Piotr Jankowski Naczelnik Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami, co ustalono na podstawie przedstawionych do kontroli: pisma OR z dnia r. z którego wynika, że od tej daty na okres do r. Pan Piotr Jankowski pełni funkcję (p.o.) Geodety Powiatowego, natomiast z kolejnego pisma OR z dnia r. wynika, że z dniem r. Pan Piotr Jankowski pełni funkcję (p.o.) Geodety Powiatowego na okres do dnia r. 2

3 Jednocześnie z treści pisma wynika, że Starosta Poddębicki zobowiązał Pana Jankowskiego do uzupełnienia uprawnień zawodowych, niezbędnych do zajmowania ww. stanowiska. W czasie kontroli wyjaśnień udzielał Pan Piotr Jankowski. Mając na uwadze oceny cząstkowe oparte na przedstawionych poniżej ustaleniach, działalność Starosty Poddębickiego w kontrolowanym zakresie należy ocenić pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, bowiem w wyniku kontroli wykonywania zadań w zakresie prowadzenia części powiatowej państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne przyznano następujące oceny cząstkowe: Ocena pozytywna 6 kontrolowanych zagadnień, Ocena pozytywna z uchybieniami 7 kontrolowanych zagadnień, Ocena pozytywna z nieprawidłowościami 3 kontrolowane zagadnienia, Ocena negatywna brak takich ocen. W wyniku sprawdzenia posiadania kwalifikacji zawodowych przez osobę pełniącą funkcję Geodety Powiatowego przyznano ocenę pozytywną z nieprawidłowościami, jako skutek braku pełnych kwalifikacji do pełnienia ww. funkcji, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498). W wyniku kontroli sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych, wystosowanych po przeprowadzonej kontroli problemowej w 2014 r. zespół kontrolny nie przyznał oceny w związku z ustaleniem nowego terminu zakończenia działań modernizacyjnych w obszarze obrębów wiejskich, wskazanego w aktualnym brzmieniu 80 ust. 1 pkt 3 lit. b znowelizowanego rozporządzenia Ministra Rozwoju 3

4 Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. z 2015 r., poz. 542 tekst jednolity ze zm.). Z 16 ust 1 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Poddębicach wynika, że w strukturze organizacyjnej Starostwa funkcjonuje Wydział Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami, przy pomocy którego Starosta wykonuje m. in. zadania określone w art. 7d ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Podstawowe zadania Wydziału określone są w 20 Regulaminu Organizacyjnego. Wydziałem kieruje Naczelnik, który jednocześnie został powołany do pełnienia obowiązków Geodety Powiatowego. Do podstawowych zadań Wydziału należą: zadania w zakresie zasobu geodezyjnego i kartograficznego ( 20 pkt. 1), zadania w zakresie gospodarki nieruchomościami Powiatu i Skarbu Państwa ( 20 pkt. 2), zadania w zakresie gospodarki gruntami rolnymi i leśnymi ( 20 pkt. 3), zadania w zakresie ochrony gruntów rolnych ( 20 pkt. 4). Ponadto, Wydział realizuje inne zadania Powiatu wynikające z obowiązujących przepisów, związanych z właściwością rzeczową Wydziału ( 20 pkt. 5). Kontrolujący zwracają uwagę, że pośród szczegółowo opracowanych zadań Wydziału w zakresie zadań zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ww. Regulamin organizacyjny wymienia zadanie zakładania i aktualizacji mapy zasadniczej. Należy zauważyć, że ww. zadanie zostało uchylone z dniem r., na mocy art. 23 pkt. 7 lit. a ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o infrastrukturze informacji przestrzennej (Dz. U. Nr 76, poz. 489 ze zm.). W związku z tym należy dokonać przeglądu zakresu zadań Wydziału wymienionych w Regulaminie organizacyjnym i doprowadzić do zgodności z przepisami w brzmieniu aktualnym. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. 4

5 Kontrolujący sprawdzili również poprawność przestrzegania przepisu 6a ust. 1 pkt 2 lit b ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Z cyt. przepisu wynika, że zadania starosty, jako organu administracji geodezyjnej i kartograficznej w Powiecie Poddębickim, winny być wykonywane przy pomocy geodety powiatowego wchodzącego w skład starostwa powiatowego. Analiza treści Regulaminu organizacyjnego pozwala na stwierdzenie, że w Starostwie Poddębickim treść ww. przepisu jest realizowana prawidłowo. Z przedstawionego Załącznika nr 3 do Zarządzenia Nr 23/2011 Starosty Poddębickiego z dnia 14 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia struktur wewnętrznych Wydziałów Starostwa Powiatowego w Poddębicach wynika, że w Wydziale Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami wyodrębniono następujące stanowiska pracy: Naczelnik Wydziału; Zastępca Naczelnika Wydziału; Dziewięcioosobowe stanowisko pracy wykonujące zadania i czynności wynikające z ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne; Jednoosobowe stanowisko pracy wykonujące zadania z zakresu ochrony gruntów rolnych oraz sprawy z zakresu klasyfikacji gruntów; Dwuosobowe stanowisko pracy wykonujące zadania i czynności z zakresu gospodarowania i zarządzania nieruchomościami Skarbu Państwa. Z przedstawionego ww. dokumentu wynika, że w Starostwie nie wyodrębniono organizacyjnie Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. W związku z tym nie funkcjonuje stanowisko kierownika PODGiK, jako osoby odpowiedzialnej za jego prawidłowe funkcjonowanie. 5

6 Naczelnik Wydziału przedstawił w tej sprawie oświadczenie z dnia r. dodając, że zadania związane z prowadzeniem powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (określone w art. 7d ust. 1 pkt 1 lit. a, b i c) wykonuje dziewięcioosobowe stanowisko pracy, podlegające jemu bezpośrednio. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Zgodnie z przedstawionym wykazem w formie tabeli z dnia r., w Wydziale Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami zadania Starosty Poddębickiego wynikające z pełnienia obowiązków organu administracji geodezyjnej i kartograficznej w okresie kontrolowanym wykonywało 19 osób (łącznie z p.o. Geodety Powiatowego Naczelnikiem Wydziału), przy czym 5 osób zatrudnionych było w ramach prac interwencyjnych nie posiadały wykształcenia geodezyjnego i uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii. Spośród pozostałych 14 zatrudnionych osób: 10 osób (71% składu osobowego Wydziału) posiadało wykształcenie geodezyjne średnie lub wyższe. 4 osoby (29% składu osobowego Wydziału) posiadało wykształcenie niegeodezyjne. Spośród osób z wykształceniem geodezyjnym, 2 osoby posiadały uprawnienia zawodowe, co stanowiło 14% wszystkich osób wykonujących zadania Starosty z zakresu geodezji i kartografii, przy czym 1 osoba (Naczelnik Wydziału p.o. Geodety Powiatowego) posiadała uprawnienia zawodowe w zakresie 2 Świadectwo nr 14052, 1 osoba (Pani Dominika Miszczak) posiadała uprawnienia w zakresie 1 i 2 Świadectwo nr (akta kontroli 11-88). 6

7 Spełnienie wymagań posiadania uprawnień zawodowych przez Geodetę Powiatowego i osoby realizujące czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Wymagania wobec osób zajmujących stanowisko Geodety Powiatowego określone zostały w przepisie 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498). Z ww. przepisu wynika, że geodetą powiatowym może być osoba, która spełnia następujące kryteria: 1) korzysta w pełni z praw cywilnych i obywatelskich; 2) posiada: a) dyplom ukończenia studiów wyższych na kierunku geodezyjnym, b) uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresach, o których mowa w art. 43 pkt 1 i 2 ustawy, c) 2-letni staż pracy w urzędach administracji rządowej lub w organach jednostek samorządu terytorialnego. Z przedstawionych do kontroli dokumentów wynika, że p.o. Geodety Powiatowego - Naczelnik Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami posiada tytuł zawodowy inżyniera geodety w zakresie geodezji gospodarczej oraz odpowiedni staż w urzędach administracji rządowej lub organach jednostek samorządu terytorialnego spełnia więc kryterium określone w przepisie 4 pkt 2 lit. a i c. Nie spełnia kryterium określonego w przepisie 4 pkt 2 lit. b posiada uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie wymienionym w art. 43 pkt 2 ustawy Prawo geodezyjne 7

8 i kartograficzne (Świadectwo Nr 15420), nie posiada uprawnień zawodowych, o których mowa w art. 43 pkt 1 ustawy. Tym samym (w odniesieniu do ww. kryteriów) nie spełnia wymagań do zajmowania stanowiska Geodety Powiatowego. Ocena pozytywna z nieprawidłowościami. Naczelnik Wydziału p.o. Geodety Powiatowego dodatkowo przedstawił kolejne dokumenty dotyczące posiadanych kwalifikacji: 1. Świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie szacowania nieruchomości, 2. Świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie gleboznawstwa, gleboznawczej klasyfikacji gruntów i kartografii gleb. Ponadto, w powyższej sprawie zainteresowany złożył pisemne oświadczenie z którego wynika, że bezpośrednio przed kontrolą przystępował już do egzaminu celem uzupełnienia koniecznego zakresu uprawnień. W chwili obecnej złożył wniosek o wyznaczenie kolejnego terminu egzaminu. Odnosząc się do obowiązku posiadania uprawnień zawodowych przez osoby realizujące czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac, przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zauważyć należy, że z dniem r. przestało obowiązywać rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 r. w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków o udostępnianie tych baz (Dz. U. Nr 78, poz.837). W związku z tym, Starosta Poddębicki nie jest już zobowiązany do przestrzegania wymogu określonego w 9 ust. 3 ww. rozporządzenia, aby osoby realizujące czynności weryfikacji dokumentacji przekazywanej przez wykonawców prac przed jej przyjęciem do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, posiadały niezbędne uprawnienia zawodowe upoważniające do wykonywania 8

9 samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii, o których mowa w art. 42 i następnych ustawy Pgik. (akta kontroli ). Dokumenty wewnętrzne regulujące tryb i obieg dokumentacji dotyczącej obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych oraz przekazywanie materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego W okresie kontrolowanym Starosta Poddębicki uzgadniał z wykonawcami listę materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania pracy. Zgłoszenia prac geodezyjnych i kartograficznych przyjmowane są w formie papierowej. Identyfikator zgłoszenia pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej nadawany jest automatycznie przy rejestracji w obowiązującym zintegrowanym systemie do tworzenia i prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Materiały przydatne lub niezbędne do wykonania pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej, uzgodnione z wykonawcą pracy, udostępniane są w formie papierowej lub w formie elektronicznej, w formie plików.dxf,.txt,.pdf. Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przekazywane są w formie papierowej wraz z załącznikiem operatem technicznym. Rejestrowane są w kancelarii, gdzie nadawany jest numer kancelaryjny. Przechowywane są wraz z operatem technicznym w archiwum. Wniosek o uwierzytelnienie dokumentów rejestrowany jest w kancelarii, gdzie otrzymuje numer kancelaryjny (podobnie Zawiadomienie o wykonaniu prac), a w następnej kolejności zostaje naliczona opłata, zgodnie z danymi zawartymi we Wniosku. Po uiszczeniu opłaty i zbadaniu zgodności uwierzytelnionego dokumentu z danymi zawartymi w dokumentacji następuje umieszczenie odpowiednich klauzul na dokumentach i ich wydanie. 9

10 Wykonawcy przekazują pliki z roboczej bazy danych w formacie.dxf lub.txt. Jest to uzasadnione brakiem baz danych dotyczących wszystkich obiektów na mapie numerycznej. Jak wynika ze złożonego oświadczenia znak GN z dnia r., w okresie kontrolowanym około 50% czynności weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do PZGiK zakończono wynikiem negatywnym (~ 875 szt. zbiorów danych). Do wszystkich przypadków negatywnych wykonawcy prac odnieśli się pisemnie, informując o poprawie pracy. Nie odnotowano przypadku, w którym zachodziłaby konieczność wydania decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia do PZGiK zbiorów danych lub innych materiałów sporządzonych przez wykonawcę. Protokoły weryfikacji i stanowiska wykonawców prac przechowywane są wraz z operatami technicznymi w archiwum. Zgodnie z oświadczeniem, w Starostwie Poddębickim funkcjonuje system teleinformatyczny firmy Geobid. Stanowi go aplikacja Ośrodek, dostosowana częściowo do wymogów rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Dopytywany w powyższym zakresie Pan Jankowski oświadczył, że ww. częściowe niedostosowanie do przepisów rozporządzenia polega na braku możliwości automatycznego udostępnienia materiałów zasobu zalogowanym i upoważnionym wykonawcom prac geodezyjnych lub prac kartograficznych. Ww. system informatyczny, stosowany w Starostwie zabezpiecza uzyskanie danych dla następujących tematów: 1. Identyfikator zgłoszenia, 2. Data wpływu zgłoszenia pracy geodezyjnej lub pracy kartograficznej, 3. Data sporządzenia dokumentacji licencji, 4. Data wystawienia Dokumentu Obliczenia Opłaty, 10

11 5. Data dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, 6. Data przygotowania materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, 7. Termin dokonania uzgodnień listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, 8. Termin przygotowania materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac. W Starostwie stosowane są następujące aplikacje i systemy informatyczne: Ośrodek v. 8 firmy GEOBID: przyjmowania zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, - prowadzenia rejestru zgłoszeń prac, - udostępniania materiałów i informacji z zasobu geodezyjnego i kartograficznego, - naliczania opłat i sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty, - ewidencjonowania zasobu, Ewopis v.6, Ewmapa v.11: - prowadzenie poszczególnych baz zasobu. Rejcen - program umożliwia prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości. Bank osnów jest narzędziem do zakładania oraz prowadzenia rejestru punktu osnowy geodezyjnej. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych przechowywane są z operatami technicznymi w archiwum. Nie zaistniały przypadki uwierzytelnienia dokumentów po włączeniu materiałów do zasobu, tj. w przypadku określonym w przepisie 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych (Dz. U. poz. 914). 11

12 Klauzule, którymi opatrywano dokumenty przeznaczone na potrzeby ww. były zgodne z wzorami wskazanymi w Załącznikach do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Zespół kontrolujący zauważa, że stwierdzone w okresie kontrolowanym przechowywanie Zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych, czy cywilnoprawnych oraz druków Licencji w operatach technicznych jest naruszeniem przepisu 71 ust. 1 i 2 pkt 1-9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). Ocena cząstkowa pozytywnie z uchybieniami. Zasoby pracownicze realizujące zadania z zakresu obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Wydane przez organ administracji geodezyjnej i kartograficznej upoważnienia do działania w jego imieniu W powyższym zakresie Starosta Poddębicki przedstawił oświadczenie GK z dnia r., oraz kopie dokumentów pn. Zakresy obowiązków i odpowiedzialności. 12

13 Są to dokumenty określające indywidualne pracownicze zakresy obowiązków i odpowiedzialności wynikających z zakresu czynności Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Nieruchomościami (Cz. I), zakresy ogólnych obowiązków, jako pracownika Starostwa Powiatowego w Poddębicach (Cz. II), innych nie wymienionych zadań zleconych przez przełożonego (Cz. III). Z przedstawionych dokumentów wynika, że w Starostwie Powiatowym 9 osób (w tym p.o. Geodety Powiatowego) wykonuje zadania Starosty określone w art. 7d ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, tj. zadania związane z prowadzeniem powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego: Piotr Jankowski Naczelnik Wydziału p.o. Geodety Powiatowego, Justyna Michalak pracownik interwencyjny, Wojciech Gosławski inspektor, Magdalena Rosiak inspektor, Rafał Jaruga inspektor, Justyna Kozak pracownik interwencyjny, Dominika Miszczak inspektor, Piotr Rybak podinspektor, Zofia Maślak młodszy referent. Ponadto Starosta przedstawił indywidualne pracownicze zakresy obowiązków i odpowiedzialności dla kolejnych pracowników Wydziału: Renata Kończarek zastępca Naczelnika Wydziału, Anna Mikołajczyk inspektor, Małgorzata Cybulska inspektor, Monika Sowińska podinspektor, Halina Tomczyk inspektor, Judyta Prugar podinspektor. Starosta nie przedstawił ww. indywidualnych pracowniczych zakresów obowiązków i odpowiedzialności dla następujących pracowników: Adamczyk Dawid, 13

14 Joanna Kurowska, Joanna Szymczak, Elżbieta Pawlak - zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych. Starosta przedstawił odpowiednie upoważnienia do wykonywania zadań w jego imieniu, odpowiednio do zajmowanego stanowiska, dla następujących osób: Piotr Jankowski Naczelnik Wydziału p.o. Geodety Powiatowego Upoważnienie nr 0114/3/2011 z dnia 19 stycznia 2011 r., Renata Kończarek Z-ca Naczelnika Wydziału Upoważnienie nr z dnia 7 października 2011 r., Robert Rybak Podinspektor - Upoważnienie nr 077/16/2014 z dnia 22 kwietnia 2014 r., Dominika Janczak (Miszczak) Inspektor Upoważnienie nr z dnia 18 stycznia 2012 r. Jednocześnie Naczelnik Wydziału złożył oświadczenie, że pozostałe osoby wykonujące czynności w dziedzinie geodezji i kartografii w imieniu organu administracji geodezyjnej i kartograficznej odpowiednich upoważnień nie posiadają. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Na podstawie oświadczenia GK z dnia r. ustalono, że nw. stanowiska aktywne w procesie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych obsadzone są przez następujące ilości osób, przy czym pracownicy Wydziału wykonują czynności służbowe z zakresu kilku stanowisk, zależnie od potrzeb: przyjmowania zgłoszeń prac 2 osoby; nadawania identyfikatora zgłoszeń 2 osoby; prowadzenia rejestru zgłoszeń 3 osoby; uzgadniania z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy 3 osoby; 14

15 przygotowania kopii materiałów zasobu na potrzeby realizacji zgłoszonych prac 3 osoby; naliczania opłat 6 osób; wydawania licencji uprawniających do wykorzystywania materiałów z zasobu 3 osoby; przyjmowania zawiadomień o zakończeniu prac i dokumentacji przekazywanej do państwowego zasobu 4 osoby; weryfikacja przekazanej dokumentacji wynikowej ze zrealizowanych prac 3 osoby; ewidencjonowanie materiałów zasobu 4 osoby; przyjmowanie wniosków o uwierzytelnienie przez organ dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych i uwierzytelniania dokumentów oraz wydawanie uwierzytelnionej dokumentacji przeznaczonej dla zamawiających 4 osoby; wydawanie uwierzytelnionej dokumentacji przeznaczonej dla zamawiającego 3 osoby. Jak wynika z treści indywidualnych pracowniczych Zakresów obowiązków i odpowiedzialności, następującym osobom powierzone zostały czynności związane z prowadzeniem powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego kartograficznego: udostępnianie materiałów zasobu Piotr Jankowski, Renata Kończarek, Robert Rybak, Dominika Miszczak, Wojciech Gosławski, Magdalena Rosiak, Rafał Jaruga; naliczanie opłat - Kończarek Renata; weryfikacja dokumentacji przekazanej do zasobu/weryfikacja dokumentacji wykonywanych prac geodezyjnych i prac kartograficznych przed jej przyjęciem do państwowego zasobu Kończarek Renata, 15

16 Robert Rybak, Dominika Miszczak przy czym w ww. dokumentach stosuje się określenie obowiązujące do dnia r. - kontrola ; uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac brak informacji; przetwarzanie danych osobowych brak informacji. W związku z analizą ww. dokumentów kontrolujący stwierdzają, że osoby zatrudnione w ramach prac interwencyjnych, wykonujące zadania w Wydziale nie posiadają pracowniczych Zakresów obowiązków i odpowiedzialności. Podobnie, nie wszystkie osoby zatrudnione na stałym etacie, wykonujące zadania z zakresu geodezji i kartografii w imieniu organu administracji geodezyjnej i kartograficznej posiadają upoważnienia Starosty Poddębickiego do działania w jego imieniu. Nie posiadają również upoważnień do przetwarzania danych osobowych, choć z Zakresów obowiązków i odpowiedzialności wynika, że takie czynności wykonują. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. (akta kontroli str ). Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa), wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w zakresie obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych oraz przekazywania materiałów i informacji powstałych w wyniku tych prac do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Zgodnie z oświadczeniem znak GN z dnia r., obsługa powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego odbywa się przy zastosowaniu następującego oprogramowania firmy Geobid Katowice: 16

17 OŚRODEK jest wszechstronnym narzędziem dla ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, ułatwiającym zarządzanie dokumentami państwowego zasobu geodezyjnego. Służy do: rejestracji i obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania i udostępniania dokumentacji powstałej w ich wyniku (także w formie skanów dokumentów lub plików z danymi w dowolnym formacie), naliczania opłat, wystawiania faktur i przyjmowania wpłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego, wspomagania organizacji pracy Zespołów Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, prowadzenia magazynu map drukowanych i ich sprzedaży, utworzenia metadanych infrastruktury informacji przestrzennej. Program umożliwia wykonanie stukilkudziesięciu sparametryzowanych raportów, opartych o wzorce możliwe do wyedytowania przez użytkowników. Każdy z raportów może być zmodyfikowany przez użytkownika zależnie od jego potrzeb z wykorzystaniem Kreatora Raportów. Narzędzie to może również służyć do tworzenia nowych raportów, tak by dla danego typu raportu mieć więcej niż jeden wzorzec wydruku. Wbudowany monitor SQL pozwala uzyskać zaawansowanemu użytkownikowi każdą informację zarejestrowaną w bazie programu, w dowolnym układzie. Współpraca z programem EWMAPA pozwala zlokalizować przestrzennie każdy typ informacji zawarty w bazie programu OŚRODEK. EWMAPA to baza danych graficznych, stanowiąca podstawowy element infrastruktury informacji przestrzennej. Program EWMAPA został zaprojektowany na powszechnie dostępne komputery osobiste, umożliwiając instalowanie go nawet 17

18 tam, gdzie aktualnie nie dysponuje się wystarczającymi środkami na założenie kompleksowego Systemu Informacji o Terenie. EWMAPA może być instalowana lokalnie lub sieciowo, a zmiany dokonywane w bazie danych są archiwizowane i autoryzowane. Uniwersalność aplikacji zwiększa fakt, iż może ona pracować na ogólnie dostępnej (open source) bazie SQL Firebird, jak również na własnej strukturze bazy danych. Baza danych programu może być zasilana danymi zawartymi w większości formatów funkcjonujących na rynku, pozwala bowiem na import oraz konwersję plików zawierających dane wektorowe (.shp,.dxf,.txt,.swde,.gml) oraz rastrowe (np..bmp,.tiff,.jpg,.png). Program umożliwia ponadto powiązanie danych graficznych z danymi opisowymi (w postaci zintegrowanej tabeli lub zewnętrznej bazy danych) oraz wykonywanie analiz przestrzennych, będąc tym samym podstawą Systemu Informacji o Terenie. Dane w programie EWMAPA przechowywane są w pięciu podstawowych strukturach: działki, warstwy (organizowane według trzech poziomów klasyfikacyjnych), obiekty, rastry, szrafury. Mimo iż początkowo aplikacja wykorzystywana była głównie do tworzenia oraz prowadzenia map geodezyjnych, obecnie jest ona szeroko wykorzystywana jako główny element systemu STRATEG, czyli zintegrowanego systemu zarządzania jednostką administracyjną. Moduł Ewidencji Gruntów i Budynków umożliwia prowadzenie zintegrowanej bazy ewidencji gruntów, budynków i lokali, zgodnie z obowiązującym prawem. Oparty jest podobnie, jak pozostałe moduły systemu STRATEG, o bazę SQL Firebird zapewniającą wysokie bezpieczeństwo, dużą szybkość i niezawodność. Dane opisowe i graficzne mogą być przechowywane w jednej bazie danych, przy czym danymi opisowymi zarządza głównie program EWOPIS, a danymi graficznymi program EWMAPA. Takie rozwiązanie umożliwia elastyczne (etapowe) dochodzenie do pełnej 18

19 harmonizacji danych ewidencyjnych oraz jest odporne na planowane zmiany polegające, między innymi na przeniesieniu niektórych obiektów związanych z budynkami, z bazy obiektów topograficznych (mapy zasadniczej) do EGiB. Moduł EGiB współpracuje z modułami (produktami dla samorządów): Ewidencją miejscowości, ulic i adresów (EMUiA), Ewidencją mienia publicznego (MIENIE), Użytkowaniem wieczystym i trwałym zarządem (UW), Umowami cywilnoprawnymi (np. dzierżawami) (UMOWY). REJ-CEN Program umożliwia prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości. W programie EWOPIS znajduje się opcja umożliwiająca prowadzenie rejestru cen zgodnie z 74 ust. 1 rozporządzenia MRRiB z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków. Moduł REJ-CEN podobnie jak program EWOPIS, oparty jest o bazę SQL Firebird. Program umożliwia wydruk wybranych pozycji z rejestru oraz sporządzenie zestawienia - sprawozdania o dokonanych transakcjach dla Głównego Urzędu Statystycznego. Dzięki współpracy z programem graficznym EWMAPA, możliwe jest uzupełnienie danych rejestru cen z takich źródeł jak mapa zasadnicza, geodezyjna ewidencja sieci uzbrojenia terenu, miejscowe plany zagospodarowania przestrzennego. BANK OSNÓW jest narzędziem do zakładania oraz prowadzenia rejestru punktu osnowy geodezyjnej. Do podstawowych funkcji programu należą: ewidencja punktów geodezyjnej osnowy poziomej i wysokościowej wraz z opisami topograficznymi, wydruki zestawień, transformacje współrzędnych oraz importy i eksporty punktów. Program BANK OSNÓW może działać samodzielnie, ale pełną funkcjonalność osiąga w połączeniu z programem EWMAPA. Możemy wtedy wyświetlać za pomocą odpowiednich symboli punkty osnowy na mapie oraz wykorzystując zaawansowane narzędzia filtrowania i zaznaczania danych, w prosty sposób wybrać punkty osnowy z określonego obszaru i wydać je wykonawcy prac geodezyjnych. Program BANK OSNÓW w połączeniu z programem EWMAPA, umożliwia również pobieranie 19

20 punktów osnowy przez wykonawcę w ramach internetowej obsługi wykonawców prac geodezyjnych. W Powiecie Poddębickim funkcjonuje także GEOPORTAL v. 1, który stanowi element składowy administracji elektronicznej. Procedura obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych przez ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej w okresie r r. Przyjmowanie Zgłoszeń prac geodezyjnych/kartograficznych (formularz ZG) W okresie kontrolowanym, zgłoszenia prac geodezyjnych/kartograficznych dostarczane przez wykonawców prac przyjmowano zgodnie ze wzorem formularza określonego w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zgłoszenia prac geodezyjnych przechowywane są w operatach technicznych przyjętych do państwowego zasobu. Identyfikator Zgłoszenia zgodny z hasłem klasyfikacyjnym JRWA nadawany jest przy rejestracji Zgłoszenia. Spośród kontrolowanych 45 Zgłoszeń prac stwierdzono, że: w 8 przypadkach nie podano identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w 4 przypadkach nie podano danych kontaktowych wykonawcy prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, 20

21 w 5 przypadkach nie opisano celu lub zakładanego wyniku zgłaszanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w 3 przypadkach nie opisano rodzaju zgłaszanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w 1 przypadku nie podano przewidywanego terminu wykonania zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w 3 przypadkach nie podano informacji o podmiocie, na zamówienie którego realizowane były zgłaszane prace geodezyjne i prace kartograficzne, w 2 przypadkach brak było imienia, nazwiska oraz podpisu wykonawcy prac geodezyjnych i prac kartograficznych, Wyniki analizy poprawności sporządzenia Zgłoszeń prac przedstawiono w Tabeli nr 4. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych W okresie kontrolowanym rejestr zgłoszeń prowadzony był w formie elektronicznej, w programie Ośrodek. Zgodnie z przepisem 8 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183), rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych prowadzony w podmiocie kontrolowanym winien zawierać 14 pozycji, wymienionych w ww. przepisie, przy czym pozycja określona w pkt 13 winna być uzupełniana w razie konieczności zwrotu dokumentacji wykonawcy celem poprawy. Na podstawie przedstawionych kopii rejestru zgłoszeń kontrolujący ustalili, że zawiera on wszystkie wymagane elementy, w zakresie wskazanym 21

22 w 8 wymienionego wyżej rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. Ocena cząstkowa pozytywna. Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w okresie objętym kontrolą Powierzchnia Powiatu Poddębickiego wynosi ha. W okresie kontrolowanym ( r r.) do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego zgłoszono 1910 prac. W tym samym okresie przyjęto 1752 prace. Do kontroli wytypowano losowo 45 prac, co stanowi 2,57% prac przyjętych do zasobu. Jak wynika z tabeli Załącznik nr 3 Dane statystyczne, Cel lub zakładany wynik pracy, w okresie kontrolowanym w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej zarejestrowano następujące ilości prac geodezyjnych: 12 prac modernizacja ewidencji gruntów i budynków 0,5% całości prac, 26 prac aktualizacja ewidencji gruntów i budynków ( EGiB ) 1,4% całości prac, 311 prac mapa z projektem podziału nieruchomości 16,3% całości prac, 26 prac inna mapa do celów prawnych 1,4% całości prac, 5 prac - rozgraniczenie nieruchomości 0,3% całości prac, 88 prac wznowienie znaków granicznych/wyznaczenie punktów granicznych/ustalenie przebiegu granic działek ewidencyjnych 4,6% całości prac, 680 prac mapa do celów projektowych 35,6% całości prac, 661 prac geodezyjna inwentaryzacja obiektów budowlanych 34,6% całości prac, 22

23 101 prac wytyczenie obiektów budowlanych 5,3% całości prac. Kontrola obsługi Zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych Zgodnie z oświadczeniem GN z dnia r. oraz informacjami udzielanymi przez Pana Jankowskiego, materiały zasobu udostępniane są wykonawcy po uiszczeniu opłaty, co potwierdzone jest okazaniem odpowiedniego dowodu kasowego. Pobranie opłaty następuje po wydaniu DOO, materiały z zasobu wydawane są wykonawcy po przedstawieniu dowodu wniesienia opłaty wskazanej w DOO. Przedstawione do kontroli Dokumenty Obliczenia Opłaty są zgodne z wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz. U. poz. 917). Ocena cząstkowa pozytywna. Zgodnie z przepisem art. 40c ustawy Pgik, uprawnienia podmiotu dotyczące możliwości wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu określa licencja wydawana prze organ udostępniający te materiały. Tymczasem kontrolujący zwrócili uwagę, że spośród 45 kontrolowanych dokumentacji przyjętych do zasobu, jedynie w 5 przypadkach Starosta wydał ww. licencje. Rozpytywany na tę okoliczność Pan Jankowski oświadczył, że wynikało to z błędnej interpretacji przepisów dotyczących wydawania licencji. Obecnie licencje wydawane są poprawnie, zgodnie z treścią ww. przepisu, z uwzględnieniem przepisów rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego 23

24 i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty (Dz. U. poz. 917). Ocena cząstkowa pozytywna z nieprawidłowościami. Natomiast w tych wypadkach, gdzie przepisy zastosowano prawidłowo, sposób i tryb wydawania przez organ licencji był zgodny z opisanym w ww. rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. Numery licencji nadawano zgodnie z 2 ust. 2 ww. rozporządzenia. Sporządzenie licencji i Dokumentu Obliczenia Opłaty następowało w tym samym dniu. Dane dotyczące kontroli przestrzegania ww. terminów zawarto w Tabeli nr 8. Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne, organ, który otrzymał zgłoszenie prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, w ciągu 10 dni roboczych uzgadnia z wykonawcą listę materiałów niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnia ich kopie za opłatą, o której mowa w art. 40a ust. 1. Organ, który otrzymał zgłoszenie, może uzgodnić z wykonawcą inny termin udostępniania materiałów zasobu. Kontrolujący ustalili, że średni termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 2,67 dnia roboczego. Najkrótszy termin przygotowania materiałów dla wykonawcy wyniósł 0 dni (co oznacza, że materiały przygotowano w dniu złożenia Zgłoszenia), a najdłuższy 9 dni. Udostępniane kopie materiałów z zasobu oznaczone były klauzulami zgodnymi z wzorem wskazanym w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego ((Dz. U. poz. 1183). Ocena cząstkowa pozytywna. 24

25 Zawiadomienie organu lub jednostki organizacyjnej, która w imieniu organu prowadzi powiatową część państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych W okresie kontrolowanym do Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego przyjęto 1910 zgłoszeń prac. Kontrolowane Zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych zawierały elementy, określone we wzorze formularza przedstawionego w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Zawiadomienia o wykonaniu prac wpływały w formie papierowej wraz z przekazywaną do ewidencji dokumentacja powykonawczą. Data wpływu zawiadomienia o zakończeniu prac rejestrowana była w rejestrze zgłoszeń prac geodezyjnych lub prac kartograficznych, o którym mowa w 7 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Z oświadczenia GN z dnia r. oraz informacji udzielanych przez p.o. Geodety Powiatowego wynika, że zawiadomienia o zakończeniu prac, w okresie kontrolowanym, wpinane były do operatów technicznych. Skład operatów technicznych, przekazywanych do kontroli wyszczególniony był każdorazowo w spisie dokumentów operatu technicznego, tj. zgodnie z wymogiem 71 ust. 2 pkt 9 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania 25

26 wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. Nr 263, poz. 1572). Równocześnie, niezgodnie z 71 ust. 2 pkt 9 ww. rozporządzenia, do operatu włączane jest przez wykonawców Zgłoszenie pracy geodezyjnej, licencja oraz Wniosek o uwierzytelnienie dokumentów. Pliki do zasilenia bazy wykonawcy przekazują w formacie txt., jako wykaz współrzędnych załączony do operatu technicznego. Współrzędne wykazu zostają wprowadzony do bazy numerycznej. Pracownicy sami aktualizują bazę w oparciu o przedmiotowy plik.txt oraz szkic polowy. Powyższy sposób prowadzenia zasobu jest niezgodny z 83 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 r. Ocena cząstkowa pozytywna z nieprawidłowościami. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego Zgodnie z informacjami przedstawionymi w formie tabeli, weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego dokonują trzy osoby: 1. Pani Dominika Janczak - Inspektor, 2. Pan Robert Rybak Podinspektor, 3. Pan Piotr Jankowski p.o. Geodety Powiatowego. W przedstawionym do kontroli Zakresie obowiązków i odpowiedzialności znak OR /07 z dnia r. Pani Dominiki Janczak nie wskazano wykonywania ww. obowiązku. W przedstawionym Zakresie obowiązków i odpowiedzialności znak OR /99 z dnia r. Pana Roberta Rybaka zawarto obowiązek 26

27 kontroli operatów technicznych wpływających do zasobu geodezyjnego z jednoczesnym wprowadzeniem do systemu Ośrodek i Ewmapa. W przedstawionym Zakresie obowiązków i odpowiedzialności znak OR.1020/8/03 z dnia r. Pana Piotra Jankowskiego nie zawarto obowiązku kontroli operatów technicznych. W przedstawionych Upoważnieniach, udzielonych przez Starostę do działania w jego imieniu, następujące osoby posiadają upoważnienie do kontroli operatów technicznych: Pani Renata Kończarek Zastępca Naczelnika WGKiGN Upoważnienie Nr z dnia r., Pan Robert Rybak Podinspektor Upoważnienie z dnia r. Pani Dominika Janczak Inspektor Upoważnienie z dnia r. Formularz Protokołu weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego nie jest zgodny z wzorem stanowiącym Załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). Modyfikacja polega na dołączeniu do treści Protokołu pozycji przeznaczonej dla wykonawcy pracy na złożenie dodatkowej informacji o treści: Oświadczam, że nieprawidłowości usunięto w dn.. oraz poprzez dodanie tabeli zawierającej informacje o następującej treści: Data pozytywnej informacji, Podpis osoby dokonującej weryfikacji, Data, Nr przyjęcia operatu, 27

28 Nr faktury Vat. Zespół kontrolny stwierdza, że dokonywanie modyfikacji Protokołu nie znajduje uzasadnienia w przepisach. Natomiast, zgodnie z procedurą przedstawioną w p. 6, w sytuacji, gdy zachodziła konieczność dokonania poprawienia pracy, sporządzić należy drugi Protokół, w którym kontrolujący potwierdzi, że skontrolował usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, określonych we wcześniejszym Protokole weryfikacji. W świetle tej procedury nie jest wystarczające przyjęcie zapewnienia wykonawcy pracy, że usunął nieprawidłowości wymienione w zasadniczym Protokole weryfikacji. Protokoły weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wpinane są do operatów technicznych. Protokoły weryfikacji sporządzane są w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, co jest zgodne z p. 7 Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 924). W 15 przypadkach na 45 wybranych protokołów inspektorzy Starostwa prowadzący weryfikację dokumentacji wyodrębnili usterki. Z danych zawartych w Tabeli nr 5 wynika, że najkrótszy termin realizacji czynności kontrolnych wynosił 1 dzień, a najdłuższy termin wynosił 7 dni. Średni termin realizacji ww. czynności wynosił 3,4 dnia. Zauważyć należy, że obecnie (od dnia r.) ustawodawca nie wprowadził oznaczonego terminu wykonania czynności weryfikacji, nakazując uczynić to niezwłocznie (art. 12b ust. 1 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne). Wykonawcy prac odnosili się pisemnie do negatywnego wyniku weryfikacji, poprzez naniesienie w protokole weryfikacji informacji o usunięcia nieprawidłowości 28

29 wymieniając czynności, które w tym zakresie były podejmowane, a następnie osoba weryfikująca przyjmowała operat do zasobu - co odnotowywała w rejestrze zgłoszeń. Procedura taka jest niezgodna z p. 6 Załącznika nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego gdzie wskazano, że protokół zawiera wyniki weryfikacji usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych we wcześniejszym protokole weryfikacji. Ww. stwierdzenie wskazuje na konieczność sporządzenia drugiego Protokołu weryfikacji, po usunięciu nieprawidłowości (patrz również informacja na str. poprzedniej, dot. modyfikacji formularza Protokołu). W kontrolowanym okresie nie miało miejsce wydanie decyzji administracyjnej o odmowie przyjęcia pracy do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Ocena cząstkowa pozytywna z uchybieniami. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych prac geodezyjnych lub prac kartograficznych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego W Starostwie Powiatowym w Poddębicach funkcjonuje system teleinformatyczny zapewniający pozyskiwanie, ewidencjonowanie, przechowywanie, udostępnianie oraz zabezpieczanie materiałów zasobu, o którym mowa w 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz. U. poz. 1183). Stanowi go aplikacja Ośrodek FB v.8.18 firmy GEOBID z Katowic. Identyfikatory nadawane materiałom zasobu są zgodne z wymogami 15 ww. rozporządzenia. 29

30 Klauzule stosowane na materiałach z zasobu są zgodne z wzorami klauzul wskazanymi w Załącznikach nr 3 i 4 ww. rozporządzenia. Ocena cząstkowa pozytywna. Opatrzenie klauzulami dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych załączane są do operatów. W kontrolowanej dokumentacji we wszystkich analizowanych 45 przypadkach wykonawcy prac złożyli Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Wnioski o uwierzytelnienie odpowiadają wzorowi określonemu w załączniku do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych (Dz. U. poz. 914). Analiza poprawności sporządzania Wniosków pozwoliła na stwierdzenie, że na ogół sporządzane były poprawnie. Jedynie w 3 przypadkach wykonawca pracy nie podał pełnych danych identyfikujących. Analiza terminów wystawiania Dokumentów Obliczenia Opłaty za uwierzytelnienie dokumentów wskazuje, że poza dwoma przypadkami, gdzie nie podano informacji o dacie uwierzytelnienia dokumentów, wszystkie pozostałe DOO sporządzane były w dniu dokonania weryfikacji dokumentów ze skutkiem pozytywnym. Uwierzytelnione dokumenty wydawane były w chwili przedstawienia potwierdzenia wniesienia opłaty. Wyniki analizy przedstawione są w Tabeli nr 5. 30

31 W okresie kontrolowanym nie zaistniały przypadki uwierzytelnienia dokumentów w sposób określony w 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Klauzula stosowana do uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych zastosowana jest prawidłowo. Ocena cząstkowa pozytywna. Sprawdzenie posiadania kwalifikacji zawodowych przez osobę pełniącą funkcję Geodety Powiatowego Z przedstawionych dokumentów i wyjaśnień wynika, że osoba pełniąca funkcję Geodety Powiatowego Powiatu Poddębickiego nie spełnia wszystkich kryteriów do pełnienia tej funkcji Niezbędne przesłanki pełnienia funkcji Geodety Powiatowego określone zostały w przepisie 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni (Dz. U. Nr 249, poz. 2498). Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące ww. sprawy opisane zostały na str. 6-8 niniejszego Wystąpienia pokontrolnego. Sprawdzenie realizacji zaleceń pokontrolnych, wystosowanych po przeprowadzonej kontroli sprawdzającej w 2013 r. Kontrolujący zbadali stan zaawansowania przeprowadzanych modernizacji ewidencji gruntów w Powiecie Poddębickim, mając na uwadze wystosowane w dniu 9 grudnia 2013 r. zalecenie pokontrolne, zobowiązujące Starostę Poddębickiego 31