Zamawiaj cy: Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych (PKPP Lewiatan) ul. Klonowa 6, Warszawa

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Zamawiaj cy: Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych (PKPP Lewiatan) ul. Klonowa 6, Warszawa Data: 5 lipca 2010 r. Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan, w ramach projektu Wdro enie strategii rozwoju PKPP Lewiatan realizowanego przez PKPP Lewiatan na mocy umowy o dofinansowanie nr UDA POKL /09-00 w ramach Programu Operacyjnego Kapita Ludzki wspó finansowanego ze rodków Europejskiego Funduszu Spo ecznego, przesy a zapytanie ofertowe w zwi zku z poszukiwaniem Wykonawcy us ugi: us ugi: opracowanie zaawansowanego systemu zarz dzania relacjami z cz onkami PKPP Lewiatan. 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejsze post powanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówie Publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz pó n. zm.). 2. Zamawiaj cy zastrzega sobie prawo do zmiany tre ci niniejszego zapytania do up ywu terminu sk adania ofert. Je eli zmiany b mog y mie wp yw na tre sk adanych w post powaniu ofert, Zamawiaj cy przed y termin sk adania ofert. Dokonane zmiany przekazuje si niezw ocznie wszystkim Wykonawcom, do których zosta y wystosowane zaproszenia ofertowe i jest ono dla nich wi ce. O dokonanych zmianach informuje si tak e na stronie internetowej, na której zosta o zamieszczone og oszenie o zamówieniu oraz na tablicy og osze w siedzibie Zamawiaj cego. 3. W niniejszym post powaniu ofert i inne informacje Zamawiaj cy i Wykonawcy przekazuj drog elektroniczn i w formie pisemnej. 4. Zamawiaj cy nie dopuszcza mo liwo ci z enia oferty cz ciowej. 5. Po wyborze Wykonawcy Zamawiaj cy podejmie negocjacje w celu odpowiedniego uszczegó owienia przebiegu i uzgodnienia sposobu wykonania zamówienia. 2. Opis przedmiotu zapytania System sk ada si z dwóch g ównych cz ci opisanych poni ej. System zawiera zaawansowane zarz dzanie u ytkownikami wraz z rozbudowanym systemem uprawnie. Cz pierwsza. BAZA Modu do wsparcia wewn trznych struktur firmy oraz organizacji pracy, którego ównym zadaniem jest usprawnienie procesu przechowywania, zarz dzania i efektywnego wykorzystania rozbudowanych danych dotycz cych interesariuszy organizacji. Poni ej przedstawiono g ówne grupy interesariuszy oraz opis funkcjonalno ci bazy. 1

2 ZARZ D I RADA G ÓWNA PKPP LEWIATAN informacje o cz onkach Zarz du i Rady G ównej, funkcja w Konfederacji, nazwa firmy, któr reprezentuje, stanowisko w reprezentowanej firmie, dane teleadresowe, daty kadencji poszczególnych w adz generowanie i wydruk raportów w adz wg kadencji, zestawienie cz onków adz lub oddzielnie Zarz du oraz RN z obecnej i wcze niejszych kadencji (wraz z datami kadencji oraz danymi teleadresowymi), wydruk wg osoby (zestawienie w jakich kadencjach dana osoba zajmowa a stanowisko w RN/Zarz dzie; nazwa firmy, któr reprezentuje, zajmowane stanowisko oraz dane teleadresowe firmy). generowanie i wydruk tylko danych teleadresowych na etykietach wg kadencji (tak e starych), imi, nazwisko, funkcja w firmie, nazwa firmy, adres generowanie wykazu adresów owych do wybranych osób wed ug za onych kryteriów generowanie pojedynczych i wraz z danymi personalnymi (imi, nazwisko, funkcja w firmie, nazwa firmy, adres firmy) export w/w danych (Zarz d i Rada G ówna lub tylko Zarz du albo tylko Rady ównej) do Excela, Worda. Ka dy wydruk powinien zawiera nast puj ce informacje: data wydruku na raporcie + nag ówek (tytu : automatyczny np. W adze Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan lub Zarz d Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan lub Rada Nadzorcza Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan + data kadencji); mo liwo do czania za czników (tak e w PDF) przy poszczególnych osobach z w adz osoby wpisane w bazie: Prezydent, a nast pnie alfabetycznie Wiceprezydenci Przewodnicz cy Rady G ównej, a nast pnie alfabetycznie Cz onkowie Rady G ównej ZWI ZKI BRAN OWE I REGIONALNE informacje o zwi zku nazwa zwi zku, dane teleadresowe, województwo, KRS, NIP, REGON, nazwa i dane teleadresowe banku, nr konta bankowego, data za enia, data zarejestrowania, strona www. (z mo liwo ci automatycznego przej cia do strony), kadencja w adz zwi zku, przedstawiciele w adz zwi zku + miejsce na dodatkowe informacje. Mo liwo do czania korespondencji (Word, Excel, PDF, skany), a tak e archiwizowanie i. Zarz d i Rada Nadzorcza Zwi zku oraz przedstawiciele Zwi zku: imi i nazwisko, data od / do kiedy w danym ciele, dane teleadresowe zwi zku oraz cz onków, daty kadencji poszczególnych w adz. wydruk raportów cz onków (+ imi, nazwisko prezesa) oraz w adz Zwi zku wraz z danymi teleadresowymi (zestawienie cz onków Zarz du oraz RN z obecnej i wcze niejszych kadencji (wraz z datami kadencji) + export danych do Worda, Excela, Widoku oraz export i wybranych (wszystkich osób) 2

3 automatyczne wyszukiwanie nazw zwi zków/irm/osób wg nazwisk w ramach danej firmy wydruk danych teleadresowych na etykietach historia kontaktów + export do Widoku/Worda/Excela + zachowywanie za czników CZ ONKOWIE ZWI ZKÓW BRAN OWYCH, REGIONALNYCH, BEZPO REDNI ORAZ POTENCJALNI: teczka Klienta (dane teleadresowe wraz z www, miejsce na dodatkowy wpis, przedstawiciele ró nych departamentów, przynale no do Zwi zków), numeracja, aktualna liczba cz onków w zwi zku, sortowanie alfabetyczne i po dacie przyst pienia, liczba pracowników, obroty za dany rok, bran a (PKD: numer/sekcja, opis reprezentowanej, bran y, obecno zwi zków zawodowych, zbiorowy uk ad pracy, przynale no do organizacji biznesowych), miejsce na uwagi za czanie dokumentów PDF, Word, Excel, i historia kontaktów + export do widoku/worda/excela + zachowywanie za czników + generowanie j.w. do raportu/excela/worda/widoku wydruk na etykietach: danych teleadresowych (etykiety) oraz adresów e- mailowych do wszystkich oraz do wybranych grup (kadry, prawnicy, kadra zarz dzaj ca itd.; export z bazy i do a szybkie wyszukiwanie nazw zwi zków archiwizacja danych (finansowych i ogólnych, dotcz cych firm, które zrezygnowa y z cz onkostwa) WINDYKACJA I RAPORTY FINANSOWE: dla Zwi zków bran owych i regionalnych: oddzielne i czne raporty finansowe (tylko zw. bran owe lub tylko regionalne, oddzielnie dla firmy indywidualnych) w tym generowanie raportów zestawienia wp ywów w tym tak e dodatkowo tylko d nicy (dla biur Zwi zków Regionalnych i Bran owych a tak e dla wszystkich firm w ramach danego Zwi zku) dane finansowe powinny zawiera : dat wystawienia noty, numer noty nadawany automatycznie, kwota noty, % podzia sk adki (podzia wp aconej sk adki na PKPP i Zwi zek), kwarta wystawienia noty (automatycznie) + ewidencja wp aty (nr wyci gu oraz data wp aty oraz wp acona kwota + automatycznie kwarta wp acenia noty) zestawienie wszystkich not ze wszystkich lat dla danej firmy, wraz z sum wszystkich wp at, kwota pozostaj ca do uregulowania ze wszystkich wp at + export danych do widoku i Excela. mo liwo automatycznego generowania not export danych finansowych - ró nych rodzajów raportów finansowych do widoku i Excela (wg miesi ca/ kwarta u / roku wystawienia noty oraz wp ywu na konto Lewiatana, stanu wp at w zwi zku oraz dla wyznaczonego cz onka + archiwum wp at (by ych cz onków) + automatyczne generowanie opisów raportów finansowych (tytu, za rok, tytu, nr strony) 3

4 odnotowanie wp ywu dost p tylko dla ksi gowo ci, wprowadzanie danych dotycz cych not tylko oraz firm i wszelkich innych zmian w bazie bezpo rednie przechodzenie z teczki klienta do danych finansowych automatyczne powiadomienie osoby obs uguj cej baz o up ywie terminu atno ci za not dla poszczególnych firm po czone z automatycznym generowaniem przypomnie windykacyjnych z systemu (mo liwo wyboru pojedynczych firm lub wszystkich zwi zków ). FUNKCJE DODATKOWE archiwum od / do kiedy w Zwi zku/ w Lewiatanie; generowanie raportów archiwum Synchronizacja listy wysy kowej newslettera ze zmianami adresów e- mailowych w bazie Wyszukiwarka (po wszystkich warto ciach w bazie) Archiwum biur zwi zków / dla firm zwi zków i pozosta ych, które nie s ju cz onkami Sortowanie zwi zków bran owych, regionalnych oraz cz onków indywidualnych wg kilku zmiennych (mo liwo eksportu danych do Excela oraz Worda): o - miasto o - województwo o - PKD o - forma prawna o - zwi zek (bran owy, regionalny) lub cz onek indywidualny o - udzia kapita u zagranicznego o - cz onek PKPP Lewiatan o - cz onek potencjalny o - liczba zatrudnionych od do. o - cz onkostwo w organizacjach generowanie raportów / i / danych teleadresowych osób wg zajmowanych stanowisk w ca ej bazie (np.: Dyrektor HR) wydruk etykiet adresowych na podstawie wygenerowanych wyników wyszukiwania mo liwo budowania baz teleadresowych (ksi ka telefoniczna) mo liwo wydzielania w obr bie bazy stref dost pu i uprawnie redakcyjnych opcjonalnie: synchronizacja bazy klientów z systemem teleinformatycznym (telefonem / faksem) przede wszystkim - wybieranie numerów telefonicznych przez baz (klikni cie myszk ) Cz druga. Cz druga systemu sk ada si z modu ów omówionych poni ej: Zdarzenia: Wielofunkcyjny, rozbudowany modu s cy do gromadzenia informacji o aktywno ci pracowników oraz faktów i planów zwi zanych z firmami, osobami lub projektami. W prosty sposób umo liwia kontrol i koordynacj pracy zespo u. 4

5 Zawiera informacje o rodzaju czynno ci, temacie, miejscu, dacie i godzinie rozpocz cia/zako czenia, zlecaj cym, wykonawcy i podobne. Prze ony grupy mo e zobaczy zdarzenia wszystkich jej cz onków. Zdarzenia mog by powi zane z firmami, osobami i/lub projektami. Mo na te je powi za z plikami - podobnie jak osoby czy projekty. Projekty: Modu ten s y do przechowywania informacji o pracach, zwi zanych z klientami firmy oraz stopniu i tempie ich realizacji, kosztach, przychodach, zarówno planowanych jak i zrealizowanych. Podstawow jednostk jest projekt, który dzieli si na etapy, którym mo na z kolei przypisa jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizacj, razem z ich kosztami. Dane finansowe w projektach w po czeniu z modu em raportów s podstaw do planowania i kontroli bud etu firmy. Projekt: Oprócz standardowych danych takich jak firma, jednostka organizacyjna, osoba kontaktowa, kierownik projektu itp. ~ mo liwa jest szczegó owa klasyfikacja pod tem bran y, statusu, kategorii projektów i podobnych. Do celów planowania mo na okre li % szans wygrania kontraktu. Do projektu standardowo mog by przypisywane pliki (skany umów, wymieniane dokumenty etc). Etap: Odzwierciedlaj kolejne stadia realizacji wygranego projektu. Mo e to by jednorazowe zdarzenie (np. przekazanie projektu ustawy do komisji sejmowej), mog to te by kolejne stadia realizacji. Je eli projekt sk ada si z etapów rozmieszczonych w czasie w regularnych odst pach (np. comiesi czne spotkania) - mo na skorzysta z generatora etapów, który automatycznie wykona cz pracy. Ka dy etap mo e mie przypisan (na podstawie produktów, wchodz cych w jego sk ad) planowan warto, koszty (co pozwala na wyliczenie mar y). W stosunku do projektów zrealizowanych - mo na wpisa koszty i warto realn. Jednostki organizacyjne: Wchodz w sk ad etapu. Przypisane do nich koszty czy warto ci - s sumowane jako warto etapu. Jest to równie miejsce wpisywania dat zamówienia zewn trznych us ug, fakturowania, realizacji czy p atno ci - planowanych i zrealizowanych. 3. Szczegó owy opis zadania Wykonawcy Us uga obejmuje: 1. Szczegó ow analiz potrzeb klienta i kontentu, który zostanie zmigrowany do systemu oraz zaplecza teleinformatycznego 2. Przedstawienie projektu systemu 3 Zaprojektowanie oraz stworzenie oprogramowania 4. Wdro enie systemu 5. Szkolenie kluczowych pracowników korzystaj cych z systemu (5 os.) 6. Wsparcie techniczne po wdro eniu przez okres 6 miesi cy. 4. Istotne informacje dotycz ce przedmiotu zapytania 5

6 1. System musi mie struktur modu ow, aby w atwy sposób mo na by o go rozwija. 2. System nie mo e mie ogranicze stanowiskowych. 3. Po wdro eniu powinna pozosta specyfikacja systemu w formie elektronicznej. 5. Istotne informacje dotycz ce przebiegu post powania. 1. Termin wa no ci ofert sk adanych w ramach zapytania ofertowego powinien wynosi co najmniej 30 dni, licz c od dnia z enia oferty 2. W toku dokonywania oceny z onych ofert Zamawiaj cy mo e da udzielenia przez Wykonawców wyja nie dotycz cych tre ci z onych przez nich ofert. 3. Zaproszenie do negocjacji nie oznacza przyj cia przez Zamawianego oferty Wykonawcy. 4. Zamawiaj cy nie ponosi adnej odpowiedzialno ci ani jakichkolwiek kosztów zwi zanych z przygotowaniem oferty przez Wykonawc, a w szczególno ci zwi zanych z przyst pieniem do procesu ofertowego, przygotowaniem i z eniem oferty, negocjacji, przygotowaniami do zawarcia umowy. 5. Zamawiaj cy nie jest zobowi zany do uzasadnienia swojej decyzji w przypadku odrzucenia oferty. 6. Oferta Przedstawiona oferta powinna zawiera : opis do wiadczenia Oferenta opis najwa niejszych rozwi za w ramach projektowanego systemu kosztorys w kwocie netto i brutto harmonogram specyfikacj dost p testowy Oferty nale y sk ada na adres kgiedrojc@pkpplewiatan.pl i/lub poczt na adres: Kuba Giedroj PKPP Lewiatan ul. Flory 9/ Warszawa 7. Kryteria wyboru Wykonawcy Zgodno zakresu oferowanej us ugi z opisem przedmiotu zamówienia warunek formalny. Nie spe nienie przez Wykonawc tego warunków powoduje odrzucenie z onej oferty. Do wiadczenie Wykonawcy w zakresie podobnych wdro (min. 5 wdro w ci gu ostatnich 3 lat) 40% Cena 40% 6

7 Funkcjonalno i intuicyjno obs ugi systemu oceniania poprzez dost p testowy 20% Ocenie b podlega y tylko Oferty, których harmonogram b dzie odpowiada terminom opisanym w punkcie Terminy Przedstawienie ofert: do 19 lipca 2010 r. Wybór Wykonawcy : do 2 sierpnia 2010 r. Realizacja zamówienia: do 13 wrze nia 2010 r. Terminy mog zosta przed one przez Zamawiaj cego bez podania przyczyny. 9. Osoba upowa niona do kontaktu z Oferentami: Kuba Giedroj tel kgiedrojc@pkpplewiatan.pl 7