PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU

Transkrypt

1 PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA PROGRAMU Program jest składnikiem pakietu Uczniowie Optivum

2 Producent: VULCAN sp. z o. o. ul. Kazimierska Wrocław tel. (0-71) vulcan@vulcan.edu.pl Nad programem pracowali: Wiktor Zychla, Joanna Rau, Krzysztof Owczarek, Lesław Otręba, Marek Konieczniak Autor podręcznika: Lesław Otręba aktualizacja i uzupełnienie: Katarzyna Kucharska, Dorota Kędzierska Projekt okładki: Aleksandra Maj Podręcznik opisuje wersję programu o numerze 4.14 VULCAN zastrzega sobie prawo do ciągłego ulepszania programu i wprowadzania do niego zmian. Podręcznik jest chroniony prawem autorskim. Copyright by VULCAN 2008 Wszelkie prawa zastrzeżone Wrocław

3 Spis treści Wstęp... 8 Wymagania... 8 Cechy programu... 9 Uwzględnione przepisy prawa Od czego zacząć? Posługiwanie się programem Zasady ogólne Menu główne Okna programu Widoki sposób prezentacji danych Przystosowanie wyglądu Menu kontekstowe Mysz czy klawiatura? Skróty klawiaturowe Filtrowanie Wybór pozycji z list Wyszukiwanie danych na listach Drukowanie Przeglądarka wydruków Sygnatury wydruku Stronicowanie pism Właściwości drukarki

4 Zarządzanie danymi Bazy danych Pierwsze uruchomienie programu Pierwsze połączenie z bazą danych Utworzenie bazy danych Zmiana położenia bazy danych Administrowanie serwerem SQL Użytkownicy Główny użytkownik programu Identyfikatory użytkowników i hasła Powiązanie kont użytkowników z pracownikami Uprawnienia i zarządzanie nimi Wspólne użytkowanie danych Wymiana danych Operacje importu danych Standard opisu ucznia (SOU) Wymiana danych w formacie SOU Synchronizacja danych z Dziennikiem lekcyjnym Optivum Przejęcie danych z Sekretariatu uczniowskiego Import danych z Arkusza Optivum Wymiana danych z systemem testów IBK Eksport danych do SIO Przygotowanie danych źródłowych w Sekretariacie Optivum Zakres danych dostarczanych do SIO Operacja sporządzania i eksportu tabel SIO Eksport danych do platformy edukacyjnej Fronter Pielęgnowanie danych wspólnych Importowanie słowników zewnętrznych Kopie zapasowe danych Poprawność danych Ochrona danych osobowych Organizacja szkoły Jednostki szkolne Inne (obce) szkoły Zespoły szkół... 87

5 Zajęcia edukacyjne Kolejność zajęć Profile kształcenia w szkole Pracownicy Lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne Oddziały Opis oddziału Okresy istnienia oddziału Profile kształcenia w oddziale Plan nauczania Dziennik lekcyjny Wychowawcy Księgi Księgi uczniów (słuchaczy) Księgi ewidencji dzieci (młodzieży) Kartoteka ucznia (słuchacza) Dane osobowe Adresy Ochrona danych Opiekunowie prawni i rodzeństwo Miejsce ucznia (słuchacza) w szkole Anulowanie i usuwanie omyłkowych wpisów w księdze uczniów Przepływy wewnętrzne Obowiązek nauki Arkusz ocen Osiągnięcia i niepowodzenia Informacje o specjalnych potrzebach Uwagi o uczniu (słuchaczu) Informacje dodatkowe Grupowe zmiany danych w kartotekach uczniów Przepływy uczniów (słuchaczy) Przyjęcie do szkoły

6 Grupowe przyjmowanie uczniów Przeniesienie do innego oddziału Przekazanie ucznia do innej szkoły Skreślenie z listy uczniów (słuchaczy) Kontrola spełniania obowiązku nauki Obowiązek szkolny i obowiązek nauki Przypisanie do obwodu szkolnego i jego zmiana Wymiana informacji pomiędzy szkołami Uzupełnianie zapisów o spełnianiu obowiązku szkolnego Klasyfikacja Wpisywanie ocen Poprawianie ocen Wskaźniki promocji Kryteria promocji z wyróżnieniem Egzaminy zewnętrzne Statystyka ocen w Excelu Korelacja ocen z wynikami egzaminów zewnętrznych i testów Zamykanie lat szkolnych Przygotowanie do zamknięcia roku szkolnego Operacja zamknięcia roku szkolnego Postępowanie z uczniami niepromowanymi Zagadnienia specjalne Rejestr wypadków Uczniowie (słuchacze) zawieszeni Szczególne warunki odbywania nauki Zestawienia i wydruki Zestawienia zbiorcze Wydruki kontekstowe Legitymacje, arkusze ocen i świadectwa szkolne Drukowanie legitymacji szkolnych Drukowanie arkuszy ocen uczniów

7 Drukowanie świadectw szkolnych Strony do dziennika lekcyjnego Listy uczniów (słuchaczy) Korespondencja seryjna Archiwum dokumentów Edytory Edytor tekstu Akapity Edytor pism seryjnych Budowanie szablonów pism seryjnych Wstawianie pól z równoczesnym przetwarzaniem Format daty Wstawianie obrazków Modyfikowanie zawartości pól korespondencji seryjnej Zakres danych w polach wielokrotnych Dane wielokrotne jako tabela Widok dokumentu Edytor list Budowanie szablonów list Wstawianie kolumn z równoczesnym przetwarzaniem Format daty Zakres danych w polach wielokrotnych Widok dokumentu Edytor filtrów Indeks Indeks

8 Wstęp Sekretariat Optivum jest programem komputerowym przeznaczonym do prowadzenia ewidencji uczniów (słuchaczy) szkół dla dzieci i młodzieży oraz dla dorosłych, poczynając od szkół podstawowych, a kończąc na szkołach policealnych. Może być używany zarówno w szkołach publicznych, jak i niepublicznych. Z równym powodzeniem nadaje się do pojedynczych szkół, jak i do zespołów szkół. Za pomocą programu gromadzone są dane uczniów (słuchaczy) niezbędne do odwzorowania podstawowej dokumentacji przebiegu nauczania: ksiąg uczniów (słuchaczy), ksiąg ewidencji dzieci (młodzieży) podlegających obowiązkowi szkolnemu, arkuszy ocen, rejestrów legitymacji i innych dokumentów, a także w ograniczonym zakresie dzienników lekcyjnych. Program sporządza zestawienia na użytek sprawozdawczości szkolnej, wydruki stron do dziennika lekcyjnego, zaświadczenia, karty z danymi uczniów. Ułatwia przygotowanie rozmaitych list uczniów oraz druków korespondencji seryjnej. Dostarcza danych uczniów (słuchaczy) na potrzeby egzaminów zewnętrznych, naboru do szkół, drukowania świadectw szkolnych, obsługi czytelników w bibliotece szkolnej oraz innych rejestrów wymagających danych uczniów (słuchaczy). Wymagania Program wymaga do pracy następujących składników: systemu operacyjnego Microsoft Windows, co najmniej 2000, oprogramowania platformy.net, tzw..net Framework w wersji 1.1 (dostarczanego razem z programem),

9 Cechy programu przeglądarki internetowej Internet Explorer w wersji co najmniej 6.0 (dostarczanej razem z programem, ale także rozpowszechnianej bezpłatnie przez Microsoft i upoważnionych przez niego dystrybutorów), serwera Microsoft SQL 2000, co najmniej w postaci MSDE (dostarczanej razem z programem), opcjonalnie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel, co najmniej Microsoft Excel 2000 (do statystycznej analizy wyników klasyfikacji). Cechy programu Sekretariat Optivum jest bezpośrednim następcą Sekretariatu uczniowskiego 2000, który w ciągu dziewięciu lat funkcjonowania sprawdził się w tysiącach szkół w całym kraju. Do dziś za aktualne trzeba uznać fakty, które legły u podstaw konstrukcji poprzedniego programu: Dane o uczniach (słuchaczach) gromadzone w szkole, dotyczące tych samych zagadnień, rozproszone są w rozmaitych dokumentach, często powielane, a przez to narażone na powstawanie niezgodności między nimi. Wyniki klasyfikacji przepisywane są z poszczególnych stron dzienników lekcyjnych do arkuszy ocen, a stamtąd trafiają na świadectwa. Sporządzenie na ich podstawie statystyki ocen jest nie lada wyczynem. Dane osobowe uczniów, znajdują się i w dziennikach lekcyjnych, i arkuszach ocen, i w księdze uczniów (słuchaczy). Ustalenie ich zgodności wymaga znacznej pracy. Które z nich są źródłem dla pozostałych, jeśli księgę uczniów (słuchaczy) wypełnia osoba prowadząca sekretariat, a dzienniki lekcyjne wychowawcy oddziałów? W celu poprawnego opisania drogi edukacyjnej każdego ucznia (słuchacza) konieczne jest rejestrowanie wielu faktów nie zawsze znajdujących pełne odbicie w tradycyjnej szkolnej dokumentacji i dających się powiązać w całość. Nawet najważniejszy dokument dotyczący ucznia arkusz ocen nie zawiera wszystkich danych o przebiegu nauki w szkole. Brak w nim chociażby informacji o tygodniowych wymiarach nauki poszczególnych przedmiotów w kolejnych latach, a przecież nie jest to bez znaczenia np. przy zmianie szkoły. Informacje te wprawdzie są przechowywane w szkole, lecz bez powiązania z dokumentacją konkretnego ucznia. W sekretariacie ogniskuje się pokaźna część codziennych problemów szkoły. Tu trafiają rodzice przyszłego ucznia szkoły podstawowej, dopełniając obowiązku zarejestrowania swego dziecka, 9

10 Wstęp tu zagląda uczeń, choćby tylko po pieczątkę do legitymacji, stąd nauczyciele biorą arkusze ocen, by wpisać do nich wyniki klasyfikacji okresowej, stąd dyrektor czerpie dane do arkusza organizacyjnego szkoły, stąd bibliotekarz i szkolna pielęgniarka biorą listy uczniów, tutaj po latach przychodzą po odpisy świadectw dawni absolwenci. Informacje powinny służyć ludziom je zbierającym, a nie ludzie ich zbieraniu. Ze zgromadzonych danych można mieć pożytek, jeśli zbiera się je w odpowiednim zakresie i w taki sposób, który umożliwia zdobywanie wiedzy o przedmiocie. Nie chodzi przy tym bynajmniej o to, by danych było jak najwięcej, ale by dało się z nich wydobyć jak najwięcej treści. Zakres informacji gromadzonych przez program oraz jego funkcje zostały tak dobrane, aby odpowiadały potrzebom zarówno sekretarki, jak i kierownictwa szkoły, wychowawców oddziałów czy pedagoga szkolnego. Z tego powodu część z nich wykracza poza tradycyjnie rozumienie roli sekretariatu uczniowskiego. Idzie tu głównie o te dane i funkcje, które są związane z organizacją szkoły, takie jak na przykład plany nauczania czy zawiązywanie oddziałów (domena dotychczas zastrzeżona wyłącznie dla kierownictwa), a także rejestrowanie i opracowywanie wyników klasyfikacji okresowych, dokonywane zazwyczaj siłami wychowawców oddziałów czy gromadzenie informacji o specjalnych potrzebach ucznia i jego środowisku. Konstrukcja programu jest podporządkowana organizacji i przebiegowi nauczania w szkole. Istotną cechą tej konstrukcji jest to, że powtarzające się wielokrotnie te same informacje, odnoszące się do organizacji szkoły, przebiegu nauki w szkole, danych uczniów itp. łączone są w kategorie i zapisywane jednokrotnie i z reguły tylko w jednym miejscu, co zapewnia im spójność. Uwaga Sekretariat Optivum posługuje się formatem SOU do wymiany danych z innymi programami (zob. Wymiana danych w formacie SOU, str. 55). Uwzględnione przepisy prawa Rozwiązania przyjęte w tej wersji programu odpowiadają stanowi prawnemu na dzień 20 marca 2006 roku, wynikającemu przede wszystkim z następujących aktów prawnych: USTAWA z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zmianami ostatnia z ostatnia z 2007 r. Nr 120, poz. 818), 10

11 Uwzględnione przepisy prawa ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. Nr 23, poz. 225 oraz z 2003 r. Nr 107, poz. 1003), ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 20 lutego 2004 r. w sprawie warunków i trybu przyjmowania uczniów do szkół publicznych oraz przechodzenia z jednych typów szkół do innych (Dz. U. Nr 26, poz. 232), ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 14 marca 2005 r. w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a także zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. Nr 58, poz. 504 z późn. zmianami ostatnia z 2008 r. Nr 67, poz. 412), ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ z dnia 30 kwietnia 2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych (Dz. U. Nr 83, poz. 562 i Nr 130, poz. 906), ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 16 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych w bazach danych oświatowych, zakresu danych identyfikujących podmioty prowadzące bazy danych oświatowych, terminów przekazywania danych między bazami danych oświatowych oraz wzorów wydruków zestawień zbiorczych (Dz. U. Nr 277, poz oraz z 2005 r. Nr 53, poz. 473). 11

12 Od czego zacząć? Od czego zacząć? Przed przystąpieniem do normalnego używania programu trzeba utworzyć konto głównego użytkownika programu oraz bazę danych (zob. Pierwsze połączenie z bazą danych, str. 38). Obie te czynności wykonywane są podczas pierwszej próby logowania do programu, a program sam nimi kieruje. Przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji uczniów za pomocą programu należy: 1. Przywołać widok Historia w oknie Nasza szkoła i utworzyć przynajmniej aktualny rok szkolny (zob. Lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne, str. 91). 2. Przywołać widok Organizacja szkoły w oknie Nasza szkoła, a następnie: a) opisać jednostki szkolne składające się na własną szkołę (zob. Jednostki szkolne, str. 85), b) utworzyć profile kształcenia w szkole, jeśli takie występują (zob. Profile kształcenia w szkole, str. 90), c) opisać aktualne oddziały w poszczególnych jednostkach (zob. Oddziały, str. 94); opisy oddziałów można także zaczerpnąć z programu Arkusz Optivum (zob. Import danych z Arkusza Optivum, str. 63). 3. W widoku z listą uczniów (np. w oknie Nasza szkoła w gałęzi Uczniowie oddziału widoku Organizacja szkoły lub w widoku Kartoteki i księgi) rozpocząć dopisywanie uczniów (zob. Przyjęcie do szkoły, str. 126). Ewidencja uczniów może być także zaprowadzona na podstawie danych zapisanych w formacie SOU (zob. Standard opisu ucznia (SOU), str. 54) przez inne programy, zwłaszcza należące do pakietu Uczniowie Optivum. Wówczas krok 3. powyższej procedury należy zastąpić opera- 12

13 Uwzględnione przepisy prawa cją importu danych w formacie SOU (zob. Import danych w formacie SOU, str. 55). Operację tę trzeba uzupełnić przyporządkowaniem uczniów do oddziałów (zob. Grupowe przyjmowanie uczniów, str. 127). Jeśli w szkole była wcześniej prowadzona ewidencja uczniów za pomocą Sekretariatu uczniowskiego 2000, to można przejąć wszystkie zgromadzone za jego pomocą dane. W tym celu należy: 1. Zaktualizować Sekretariat uczniowski 2000 do wersji co najmniej 3.50 odpowiednie pliki aktualizujące dołączono do płyty instalacyjnej Sekretariatu Optivum, można je także pobrać z witryny firmy VULCAN. 2. Uruchomić Sekretariat uczniowski 2000 i za jego pomocą wykonać eksport danych do Sekretariatu Optivum. 3. W Sekretariacie Optivum wykonać import danych z Sekretariatu uczniowskiego 2000 (zob. Przejęcie danych z Sekretariatu uczniowskiego 2000, str. 62). W dalszej kolejności warto: 1. Utworzyć listę pracowników (nauczycieli i pracowników wsparcia pedagogicznego oraz obsługi sekretariatu) (zob. Pracownicy, str. 90). 2. Utworzyć konta użytkowników programu i przypisać je pracownikom, a następnie nadać im uprawnienia (zob. Powiązanie kont użytkowników z pracownikami, str. 44). 3. Utworzyć listę zajęć edukacyjnych prowadzonych w szkole (zob. Zajęcia edukacyjne, str. 87). 4. Przywołać tabelę planów nauczania i opisać plany nauczania oddziałów (zob. Plan nauczania, str. 97). Plany nauczania oddziałów można zaczerpnąć z programu Arkusz Optivum (zob. Import danych z Arkusza Optivum, str. 63). 13

14 Posługiwanie się programem Posługiwanie się programem Zasady ogólne Przy posługiwaniu się programem należy stosować te same podstawowe reguły, jakie obowiązują dla większości programów przeznaczonych do uruchamiania w systemie Windows, a także w samym systemie operacyjnym. W szczególności w programie klasycznie używane są okna, menu i standardowe przyciski programu, menu kontekstowe, listy wyboru oraz przyciski ekranowe. Oznacza to, że większość funkcji programu można wykonać za pomocą myszy, wskazując nią określone przyciski, pozycje na listach lub tekst w polach edycyjnych i klikając je lewym przyciskiem myszy, by wykonać jakąś operację lub prawym, by przywołać menu kontekstowe. Dwukrotne szybkie kliknięcie pozycji na liście powoduje przywołanie okna edycji tej pozycji. Klawiatury należy używać jedynie tam, gdzie konieczne jest wpisanie tekstu nieznanego wcześniej programowi. Menu główne Większość funkcji programu odnosząca się do pojedynczego ucznia lub grup uczniów jest dostępna za pośrednictwem kontekstowych menu w poszczególnych jego oknach. W głównym menu programu zgromadzono te funkcje, które mają znaczenie wykraczające poza kontekst związany z pojedynczym uczniem. 14

15 Menu główne Poszczególne grupy funkcji zawierają następujące operacje: Dane Import Eksport Ewidencje Uwaga Wybierając z głównego menu operację Ewidencje / Nasza szkoła, można przywołać podstawowe okno programu, widoczne tuż po jego uruchomieniu. Słowniki 15

16 Posługiwanie się programem Dane osobowe Egzaminy Kariera, orzeczenia Organizacja Podział terytorialny Inne Przepływy 16

17 Menu główne Klasyfikacja Statystyka ocen końcowych Zestawienia Szkoły podstawowe i gimnazjalne Szkoły ponadgimnazjalne Zestawienia wspólne Statystyki 17

18 Posługiwanie się programem Narzędzia Rejestr Użytkownicy Okno Pomoc Pomoc w Internecie 18

19 Okna programu Okna programu Po uruchomieniu programu przywoływane jest podstawowe okno programu Nasza szkoła. To samo okno po zamknięciu można przywołać na ekran z menu głównego za pomocą funkcji Ewidencje / Nasza szkoła. Większość operacji na danych można wykonać nie opuszczając tego okna. Jego charakterystyczną cechą jest możliwość zmiany zakresu pokazywanych danych przez wybieranie tzw. widoków za pomocą selektora umieszczonego nad lewym panelem. Rysunek 1. Domyślne okno programu widoczne po połączeniu się z bazą danych Nasza szkoła. Należy zwrócić uwagę na przyciski i umieszczone nad listą w prawym panelu tego okna oraz przycisk po prawej stronie listy (także innych list i pól widocznych w innych oknach). Służą one odpowiednio do: wykonywania operacji na zaznaczonych pozycjach listy, drukowania rozmaitych dokumentów związanych z zaznaczonymi pozycjami listy, dodawania nowych pozycji do listy. Selektor służy do filtrowania list uczniów (słuchaczy) (zob. Filtrowanie str. 30). Drugim charakterystycznym oknem programu jest kartoteka ucznia (słuchacza) (zob. Kartoteka ucznia (słuchacza), str. 106), przywoływana przez dwukrotne szybkie kliknięcie lewym przyciskiem myszy wybranej pozycji na liście uczniów lub naciśnięcie klawisza Enter. 19

20 Posługiwanie się programem Rysunek 2. Kartoteka ucznia. Wszystkie dane podzielono na zakresy i umieszczono na oddzielnych kartach opatrzonych zakładkami. Okno to ma jedenaście zakładek. Kliknięcie zakładki udostępnia kartę z określonym rodzajem informacji o uczniu dane osobowe, adresy itd. Za pomocą przycisków można przechodzić do kartotek kolejnych uczniów (słuchaczy) danej grupy bez konieczności wybierania ich z listy. Przyciski służą odpowiednio do dodawania nowego ucznia i zapisywania wprowadzonych zmian danych. Przycisk pozwala wydrukować zawartości poszczególnych kart kartoteki oraz inne dokumenty dla ucznia. 20

21 Okna programu Poza tym w programie używane są następujące okna o specjalnej konstrukcji: tabele (np. tabela ocen rocznych Klasyfikacja / Arkusze ocen zob. Wpisywanie ocen, str. 137): okna edytorów (np. edytora pism seryjnych Narzędzia / Edytor pism seryjnych zob. Edytor pism seryjnych, str. 175): 21

22 Posługiwanie się programem okna kreatorów importu danych (np. danych osobowych w formacie SOU Dane / Import / Import danych w formacie SOU zob. Operacje importu danych, str. 51): okna spisów i słowników (np. spis innych szkół niż własna Ewidencje / Inne szkoły zob. Pielęgnowanie danych wspólnych, str. 64): 22

23 Widoki sposób prezentacji danych formularze (np. formularz opisu oddziału): komunikaty (np. o pomyślnej kompilacji opisu filtra): Poszczególne okna zawierają przyciski narzędziowe oznaczone ikonami, selektory do wybierania wartości, przyciski akceptacji lub rezygnacji itp., a także pola do wpisywania określonych danych. Widoki sposób prezentacji danych Charakterystyczną cechą programu jest sposób prezentowania danych w podstawowym oknie Nasza szkoła. Te same dane zawarte w bazie danych lub pewne ich zakresy są pokazywane z różnych punktów widzenia. Uczeń określonego oddziału należący do własnego obwodu szkolnego jest pokazywany zarówno w ewidencji osób, jak i w księdze uczniów, w księdze ewidencji dzieci oraz pośród uczniów swojego oddziału. Z każdego z tych miejsc można w ten sam sposób przywołać jego kartotekę i wykonać każdą dozwoloną wówczas operację. 23

24 Posługiwanie się programem Do wybierania zakresu i sposobu oglądania danych służą dwa mechanizmy: hierarchiczna struktura widoczna w lewym panelu okna Nasza szkoła, która może być rozwijana i zwijana w dowolnym dostępnym zakresie za pomocą przycisków lub znaczków "+" i "-", selektor widoków umieszczony nad lewym panelem okna Nasza szkoła. Są cztery podstawowe widoki, które zdefiniowano w oknie Nasza szkoła: Kartoteki i księgi podstawowy widok danych uczniów poprzez główne dokumenty szkolne, Organizacja szkoły widok danych od strony organizacji szkoły: podziału na jednostki szkolne, oddziały, pracowników, a także profile kształcenia i zajęcia edukacyjne: 24

25 Widoki sposób prezentacji danych Historia widok od strony upływu czasu: podział na lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne: Rejestry widok rejestrów dokumentów (legitymacji szkolnych i innych) oraz wypadków: Porządek na listach widocznych w oknie Nasza szkoła można zmieniać, klikając nagłówki poszczególnych kolumn lewym przyciskiem myszy. Kolejne kliknięcie nagłówka tej samej kolumny odwraca porządek. Uwaga Konfiguracje poszczególnych widoków są zapamiętywane, co ułatwia powrót do odpowiedniego stanu po zmianie widoku danych na inny. 25

26 Posługiwanie się programem Przystosowanie wyglądu Za pomocą funkcji Narzędzia / Ustawienia programu można przystosować do własnych upodobań lub wygody wygląd niektórych okien programu, przede wszystkim zaś rodzaj i wielkość czcionek użytych na listach, w zestawieniach i na tzw. siatkach (tabeli ocen, tabeli okresów istnienia oddziałów, tabeli planu nauczania). Ponadto, można ustalić kolory pozycji (nieparzystych, parzystych i zaznaczonych) na listach oraz tła pulpitu programu. Tło pulpitu programu może zmieniać się stopniowo pomiędzy dwoma wybranymi kolorami. Za pomocą tej samej funkcji ustala się także niektóre parametry programu, m. in. liczbę tygodni nauki (liczba ta jest wykorzystywana do wyliczania frekwencji pomnożona przez liczbę godzin w tygodni, wynikającą z planu nauczania oddziału, daje całkowitą liczbę godzin w roku, do której odnoszone są obecności uczniów). Rysunek 3. Przystosowanie wyglądu programu. Można zmieniać wielkości czcionek, kolory, a także niektóre parametry programu mające wpływ na część jego funkcji. Menu kontekstowe Menu kontekstowe używane są w programie do przywoływania spisu operacji dających się wykonać na listach rozmaitych obiektów (np. uczniów, oddziałów) lub w tabelach (np. ocen, wychowawców). Za ich pomocą realizowana jest znaczna część funkcji programu. Aby przywołać menu kontekstowe, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy określoną pozycję listy lub tabeli. W podstawowym oknie 26

27 Menu kontekstowe programu Nasza szkoła, nad listą w prawym panelu dostępny jest także przycisk, którego kliknięcie wywołuje ten sam skutek. Rysunek 4. Menu kontekstowe spis operacji możliwych do wykonania na wybranych pozycjach listy i tabeli. Zawartość menu kontekstowego zależy od okoliczności i miejsca, w którym jest przywoływane. Wybór konkretnej operacji z menu kontekstowego polega na wskazaniu jej kursorem myszy i kliknięciu lewego przycisku. Zawartość menu kontekstowego zależy od okoliczności. Większość menu związanych z listami w oknie Nasza szkoła zawiera podobne operacje, np. Dodaj nowy, Modyfikuj wybrany, Usuń wybrany itd. Oto wybrane menu kontekstowe programu: na liście osób przyjmowanych grupowo do szkoły (Przepływy / Przyjmowanie grupowe): w tabeli ocen (Klasyfikacja / Arkusze ocen): na spisie pozycji szablonu listy (Narzędzia / Edytor list): 27

28 Posługiwanie się programem na liście okresów istnienia oddziału w oknie Nasza szkoła: na karcie Miejsce w szkole w kartotece ucznia: Uwaga Szary kolor niektórych pozycji menu kontekstowego wskazuje, że operacje te nie mogą być wykonane w danej chwili na wybranym obiekcie. Mysz czy klawiatura? Znaczną część operacji w programie można wykonać za pomocą myszy, zwłaszcza w trakcie przeglądania danych, drukowania zestawień, ale także np. podczas wpisywania ocen do arkuszy czy analizowania wyników klasyfikacji. Konieczne jest jednak opanowanie kilku technik nieobcych nieco bardziej zaawansowanym użytkownikom systemu operacyjnego Windows: szybkiego dwukrotnego klikania lewym przyciskiem, klikania prawym przyciskiem, przesuwania myszy z naciśniętym lewym przyciskiem, klikania lewym przyciskiem z jednoczesnym przytrzymywaniem klawiszy Shift lub Ctrl. Dwukrotne szybkie kliknięcie pozycji listy lewym przyciskiem myszy powoduje otwarcie okna formularza opisującego szczegółowo tę pozycję, umożliwiając poprawienie danych. W ten sposób można otworzyć np. kartotekę ucznia w oknie Nasza szkoła. Ten sam efekt można uzyskać za pomocą samej klawiatury, naciskając klawisz Enter na wcześniej wskazanej pozycji listy (kolejne pozycje listy można wskazywać np. za pomocą klawiszy ze strzałkami w górę lub w dół). 28

29 Mysz czy klawiatura? Dwukrotne szybkie kliknięcie lewym przyciskiem myszy ma zastosowanie także w trzech edytorach: edytorze pism seryjnych (do umieszczania pól korespondencji seryjnej w piśmie), w edytorze list (do definiowania zawartości kolumn) i w edytorze filtrów (do budowania reguł filtrowania). Kliknięcie wybranej pozycji listy prawym przyciskiem myszy powoduje przywołanie menu kontekstowego. Wystarczy wówczas kliknąć wybraną operację lewym przyciskiem myszy. Zwłaszcza tej techniki trzeba się nauczyć, gdyż jest ona wykorzystywana także w innych sytuacjach (np. w tabelach), również do wykonywania innych operacji, często niedostępnych w inny sposób. Kliknięcie lewym przyciskiem wybranej pozycji listy, a następnie przytrzymywanie naciśniętego przycisku i przesuwanie kursora myszy w górę lub w dół listy powoduje zaznaczenie kolejnych pozycji listy do czasu zwolnienia lewego przycisku. Ten sam efekt można uzyskać jeszcze na dwa sposoby: przez przytrzymywanie klawisza Shift, a następnie kliknięcie lewym przyciskiem myszy pierwszej i ostatniej wybranej pozycji listy, przez użycie samej klawiatury, tj. przytrzymywanie klawisza Shift i poruszanie klawiszami ze strzałkami w górę lub w dół. Wszystkie te techniki mogą być użyte do zaznaczania fragmentów redagowanych tekstów, zarówno w edytorach, jak i w polach tekstowych rozmaitych formularzy programu. Pierwsza z tych technik zaznaczania ma zastosowanie także w odniesieniu do części tabel np. tabeli okresów istnienia oddziałów, tabeli uprawnień użytkowników. Do zaznaczania niesąsiadujących ze sobą pozycji listy służy kombinacja przytrzymywania klawisza Ctrl i klikania lewym przyciskiem myszy. Klawiatura jest niemal niezastąpiona wszędzie tam, gdzie konieczne jest wpisanie jakiegokolwiek tekstu. Edytor tekstu i edytor pism seryjnych są najlepszymi tego przykładami. Klawiatura ma zastosowanie także na wszystkich formularzach służących do opisywania poszczególnych obiektów, jakimi operuje program: szkół, oddziałów, pracowników, zajęć itd., a przede wszystkim do zapisywania informacji w kartotekach uczniów (słuchaczy). Podczas redagowania tekstów przydatne są także skróty klawiaturowe. Na formularzach niezwykle istotną funkcję pełni klawisz tabulacji Tab i jego kombinacja z klawiszem Shift: Shift+Tab. Służą one do przemieszczania się pomiędzy kolejnymi polami odpowiednio do następnego i do poprzedniego. Klawisz Enter lub klawisz spacji są wówczas używane do naciskania wyróżnionych przycisków ekranowych (np. i ), a jeśli któryś z przycisków ekranowych jest otoczony czar- 29

30 Posługiwanie się programem ną obwódką (jak np. w poprzednim przykładzie), to naciśnięcie klawisza Enter zamyka formularz niezależnie od tego, czy przycisk ten jest wyróżniony czy nie. Skróty klawiaturowe Skrótami klawiaturowymi nazywamy kombinacje naciśnięć klawiszy, które przywołują operacje często wykonywane w programie. Zwykle są to połączenia jednego z klawiszy technicznych Ctrl lub Alt i określonego klawisza z literą. W celu prawidłowego użycia skrótu klawiaturowego należy najpierw przycisnąć klawisz techniczny, a następnie przytrzymując go, nacisnąć drugi z klawiszy skrótu. Rola obu klawiszy Ctrl jest jednakowa. W kombinacjach z klawiszem Alt należy zwykle używać tego, który znajduje się po lewej stronie klawisza spacji, Alt po prawej jest używany niemal wyłącznie do pisania liter charakterystycznych dla polskiego alfabetu (Prawy Alt+a daje "ą" itd., duże litery wymagają dodatkowo przytrzymywania klawisza Shift). Na listach w programie używane są dwa skróty Ctrl+A do zaznaczenia wszystkich pozycji listy i Ctrl+F do przywołania okna wyszukiwania określonej pozycji na liście. Podczas redagowania tekstów, zwłaszcza w edytorach, użyteczne są także Ctrl+C (zapamiętaj zaznaczony fragment), Ctrl+X (usuń zaznaczony fragment) i Ctrl+V (wklej zapamiętany fragment). Trzy skróty klawiaturowe Ctrl+B, Ctrl+I i Ctrl+U służą w edytorze tekstu (zob. Edytor tekstu, str. 171) i edytorze pism seryjnych (zob. Edytor pism seryjnych, str. 175) do wybierania odpowiednio: pogrubienia, pochylenia i podkreślenia. Uwaga Kombinacja klawiszy Ctrl+Alt+Del powoduje przywołanie tzw. menedżera zadań systemu operacyjnego Windows. W starszych systemach operacyjnych służyła ona do zainicjowania działania komputera w wypadku utraty kontroli nad programami. Filtrowanie 30 Operacja filtrowania dostępna jest jedynie w widoku Kartoteki i księgi w podstawowym oknie programu Nasza szkoła wyświetlanym po uruchomieniu programu lub przywoływanym z menu Ewidencje / Nasza szkoła. Służy ona do szybkiego wybierania uczniów (słuchaczy) o określonych jednakowych cechach, np. uczniów tej samej klasy, tej samej płci, należących do obwodu tej samej szkoły itp. Nad listą uczniów (słuchaczy) widoczny jest pasek narzędziowy, a w nim selektor, za po-

31 Wybór pozycji z list mocą którego można wybierać wcześniej zdefiniowane filtry. Do programu jest dołączony ich podstawowy zestaw. Wybranie określonego filtra powoduje natychmiastowe wykonanie operacji filtrowania. W celu przywrócenia pełnego zakresu wyświetlanych danych należy wybrać filtr _wszystkie. Uwaga Operacja filtrowania prowadzi niemal zawsze do zmniejszenia (nigdy do zwiększenia!) zbioru wyświetlanych pozycji listy uczniów (słuchaczy). W szczególności wynikiem filtrowania może być zbiór pusty, kiedy żaden uczeń (słuchacz) nie spełnia warunków opisanych aktualną regułą filtrowania. Nowe filtry można budować za pomocą edytora filtrów dostępnego w oknie Nasza szkoła po kliknięciu przycisku znajdującego się po prawej stronie selektora Pokaż lub po wybraniu z menu głównego funkcji Narzędzia / Edytor filtrów. Za pomocą tego samego edytora filtrów można zmodyfikować aktualnie wybrany filtr. Do przywołania edytora filtrów służy przycisk znajdujący się po prawej stronie selektora Pokaż. Uwaga Przy wykonywaniu operacji na wszystkich pozycjach listy uczniów widocznej w oknie Nasza szkoła należy pamiętać, że dotyczą one wyłącznie tych uczniów (słuchaczy), którzy spełniają warunki opisane aktualną regułą filtrowania. Wybór pozycji z list W celu zaznaczenia żądanych pozycji listy widocznej na ekranie można użyć jednego z następujących sposobów: przytrzymując klawisz Ctrl, klikać kolejne pozycje listy lewym przyciskiem myszy w ten sposób można zaznaczyć dowolne pozycje listy, przytrzymując klawisz Shift, przesuwać kursor za pomocą klawiszy ze strzałkami w górę lub w dół w ten sposób można zaznaczyć grupę pozycji leżących obok siebie, kliknąwszy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w pierwszej kolumnie listy, przytrzymywać go i przesuwać kursor myszy w górę lub dół listy w ten sposób można zaznaczyć grupę pozycji leżących obok siebie. Kliknięcie lewym przyciskiem myszy na dowolnej pozycji listy zaznacza wyłącznie tę pozycję. Jeśli wcześniej zaznaczona była już jakaś gru- 31

32 Posługiwanie się programem pa pozycji listy, to z wszystkich dotychczas wybranych pozycji zniknie zaznaczenie. Wszystkie pozycje listy można zaznaczyć, odwrócić zaznaczenia lub zdjąć dotychczasowe zaznaczenia za pomocą operacji dostępnej w menu kontekstowym po kliknięciu dowolnej pozycji listy prawym przyciskiem myszy (lub po kliknięciu przycisku ): Do zaznaczenia wszystkich pozycji można także użyć skrótu klawiaturowego Ctrl+A. Wyszukiwanie danych na listach W celu wyszukania określonej pozycji (np. ucznia, zajęć, oddziału, wychowawcy) na dowolnej z list w oknie Nasza szkoła należy użyć jednego z dwóch sposobów: skrótu klawiaturowego Ctrl+F, menu kontekstowego, z którego trzeba wybrać operację Wyszukaj w kategorii: nazwa_kolumny_listy. W okienku wyszukiwania należy wpisać początkowe znaki tekstu szukanego w danej kolumnie listy. Za pomocą przycisków można przemieszczać się pomiędzy pozycjami listy rozpoczynającymi się w danej kolumnie od podanego ciągu znaków. Rysunek 5. Wyszukiwanie pozycji na listach (w księgach). Odbywa się ono w kolumnie, w której została przywołana funkcja wyszukiwania. Skrót Ctrl+F pozwala przywołać okienko wyszukiwania tylko dla pierwszej kolumny. Kategoria (kolumna listy), według której ma się odbywać wyszukiwanie, może być swobodnie wybierana jedyne przy zastosowa- 32

33 Drukowanie niu drugiego sposobu. W celu przeprowadzenia operacji wyszukiwania w określonej kolumnie należy ustawić kursor myszy na dowolnej pozycji w tej kolumnie i kliknąć prawy przyciskmyszy. Przywołane wówczas menu kontekstowe wskazuje kategorię, względem której będzie przeszukiwana lista. Drukowanie Drukowanie w programie poprzedzone jest zawsze utworzeniem pliku tymczasowego i otwarciem go za pomocą odpowiedniego edytora, który pozwala dokonać jeszcze korekt dokumentu. Rysunek 6. Każdy wydruk trafia najpierw do edytora tekstu, gdzie można dokonać jego korekty. Przeglądarka wydruków Dokument zredagowany za pomocą edytora można zapisać na dysku oraz obejrzeć za pomocą przeglądarki (otwieranej po kliknięciu przycisku ), a następnie wydrukować. 33

34 Posługiwanie się programem Rysunek 7. Dzięki przeglądarce można obejrzeć postać wydruku przed ostatecznym wydrukowaniem. Dokument jest drukowany po kliknięciu przycisku Drukuj... Sygnatury wydruku Każda strona wydruku jest automatycznie oznaczana sygnaturą programu, numerem licencji użytkownika oraz nazwą użytkownika programu. Do wydruku można także dodać własną sygnaturę. Położenie sygnatur, postać własnej sygnatury oraz ułożenie strony i wielkość marginesów ustala się na formularzu Ustawienia strony otwieranym przez kliknięcie przycisku. 34

35 Drukowanie Rysunek 8. Każdy wydruk (poza stronami do dziennika lekcyjnego) oznaczany jest sygnaturami. Jedna z sygnatur jest dodawana przez program automatycznie, postać drugiej można samodzielnie określić. We własnej sygnaturze można umieścić następujące symbole, które na wydruku zostaną zastąpione odpowiednią wartością: &d datą systemową w formacie krótkim, &D datą systemową w formacie długim, &p numerem bieżącej strony, &P liczbą stron, &t czasem systemowym, &u pełną nazwą (wraz ze ścieżką folderów) drukowanego pliku, Własną sygnaturę można wzbogacić obrazkiem. Marginesy można także przestawiać w samej przeglądarce, przemieszczając za pomocą myszy znaczniki marginesów (małe kwadraciki w rogach prostokątów ograniczających tekst). 35

36 Posługiwanie się programem Stronicowanie pism Na formularzu Ustawienia strony można określić ilość wydruków na stronie. Dzięki możliwości stronicowania pism użytkownik może wydrukować np. kilka zaświadczeń na jednej stronie. Należy pamiętać, aby przed wykonaniem wydruku sprawdzić w podglądzie wydruku, czy pisma mieszczą się na stronie. Właściwości drukarki Właściwości drukarki ustala się za pomocą standardowych narzędzi systemu operacyjnego Windows. Rysunek 9. Drukarkę i jej właściwości określa się w standardowy sposób. 36

37 Bazy danych Zarządzanie danymi Bazy danych Sekretariat Optivum korzysta z baz danych umieszczonych na serwerach SQL jako tzw. klient. Oznacza to, że do użycia programu konieczne jest połączenie się z określonym serwerem baz danych SQL, a także posiadanie odpowiednich uprawnień do korzystania z jego zasobów. Program potrafi skorzystać z tzw. lokalnego serwera SQL (działającego na tym samym komputerze, co on), jak również z serwera odległego (działającego w sieci komputerowej). Uwaga Do połączenia z serwerem baz danych SQL wykorzystywany jest protokół internetowy TCP/IP. W wypadku zainstalowania tzw. zapory ogniowej (firewall) konieczne jest odpowiednie jej skonfigurowanie w celu przepuszczenia danych wymienianych pomiędzy programem i serwerem baz danych. Pierwsze uruchomienie programu Pierwsze uruchomienie programu wymaga: określenia połączenia z serwerem bazy danych, utworzenia konta głównego użytkownika programu, utworzenia bazy danych. 37

38 Zarządzanie danymi Rysunek 10. Pierwsze uruchomienie programu. Podczas każdego kolejnego uruchomienia program usiłuje połączyć się z ostatnio używanym serwerem bazy danych. W wypadku, gdy nie może on odzyskać informacji o jakimkolwiek wcześniejszym połączeniu z serwerem, wykonywana jest procedura pierwszego uruchomienia programu. Pierwsze połączenie z bazą danych Przy pierwszym połączeniu z serwerem bazy danych SQL konieczne jest utworzenie najpierw konta głównego użytkownika programu, po czym dopiero można utworzyć pustą bazę danych, a następnie użyć jej do przechowywania danych. Wszystkie te operacje należy wykonywać zgodnie z poleceniami programu. Określony serwer w sieci komputerowej można wybrać z listy po uprzednim przeszukaniu sieci (do czego służy przycisk ). Jeśli podczas instalacji programu zainstalowano na tym samym komputerze także dostarczony na płycie serwer MSDE 2000 lub na komputerze już wcześniej działał jakiś serwer SQL, to zostanie on wybrany jako domyślny serwer lokalny (local). Jeśli na wybranym serwerze bazy danych nie istnieje konto głównego użytkownika programu, to podczas odświeżania listy baz na tym serwerze (do czego służy przycisk ) pojawi się komunikat: Następnie program zaproponuje utworzenie konta głównego użytkownika. 38

39 Bazy danych Rysunek 11. Tworzenie konta głównego użytkownika programu SUadmin na wybranym serwerze SQL. Uwaga Do utworzenia konta głównego użytkownika programu wymagane są uprawnienia administratora serwera SQL, w szczególności znajomość jego hasła. Utworzenie bazy danych Po utworzeniu konta głównego użytkownika programu można utworzyć nową bazę na wybranym serwerze. Rysunek 12. Tworzenie bazy danych na wybranym serwerze SQL. 39

40 Zarządzanie danymi Wstawienie znacznika przy opcji Odtwarzanie z kopii spowoduje przywołanie okna wyboru pliku z danymi (*.zip), zapisanymi wcześniej przez Sekretariat Optivum w wyniku wykonania operacji Dane / Eksport / Eksport danych do pliku XML/ZIP. Program zapamiętuje konfigurację ostatniego połączenia z bazą danych (nazwę i lokalizację serwera oraz nazwę pliku bazy danych), dzięki czemu przy codziennym uruchamianiu programu wystarczy podać jedynie identyfikator użytkownika i właściwe hasło. Zmiana położenia bazy danych W wypadku zmiany położenia bazy danych można wybrać określony serwer SQL, klikając przycisk w okienku startowym. Rysunek 13. Okno startowe programu. Następnie można wskazać określony serwer SQL (po uprzednim przeszukaniu lokalnej sieci komputerowej, do czego służy przycisk ) i odpowiedni plik bazy danych lub utworzyć nowy plik bazy danych (do czego służy przycisk obok listy baz danych). 40

41 Bazy danych Rysunek 14. Wybór bazy danych. Administrowanie serwerem SQL Serwer baz danych SQL MSDE 2000 dostarczany waz z programem jest ograniczoną wersją serwera Microsoft SQL Server, która nie posiada oryginalnych narzędzi do zarządzania nim. Z tego powodu firma VULCAN przygotowała odpowiedni program Administracja SQL, spełniający podstawowe zadania administracyjne względem wszystkich zainstalowanych na serwerze baz danych i wszystkich zarejestrowanych użytkowników. Program Administracja SQL jest dostępny w menu Windows w grupie programów VULCAN / Narzędzia. 41

42 Zarządzanie danymi Rysunek 15. Program narzędziowy Administracja SQL. Służy on do zawiadywania kontami użytkowników serwera, a także kopiami zapasowymi baz danych. Za pomocą programu Administracja SQL można wykonywać następujące zadania: dodawanie i usuwanie kont użytkowników, zmiany haseł użytkowników, w tym usuwanie zapomnianych haseł, dołączanie i odłączanie plików baz danych (*.mdf) oraz rejestrów użytkowników (*.ldf) przydatne w sytuacji przenoszenia bazy danych na nowy komputer, zarządzanie kopiami zapasowymi baz danych, w tym ustalanie harmonogramów automatycznego sporządzania kopii oraz odtwarzanie kopii. Szczegółowe zasady posługiwania się programem Administracja SQL opisano w pliku pomocy do tego programu. Uwaga Programem Administracja SQL może się posługiwać jedynie administrator serwera SQL. Administratorem serwera nie jest główny użytkownik programu, posługujący się kontem SUadmin. 42

43 Użytkownicy Użytkownicy Główny użytkownik programu Pojęcie główny użytkownik programu oznacza osobę posługującą się nazwą konta SUadmin na serwerze baz danych SQL, z którego w danej chwili korzysta program. Program traktuje osobę przedstawiającą mu się identyfikatorem SUadmin jako użytkownika o szczególnych uprawnieniach. Główny użytkownik programu jako jedyny może zawiadywać powoływaniem i usuwaniem innych użytkowników (kont na serwerach baz danych SQL) oraz nadawaniem i odbieraniem im uprawnień do korzystania z programu. Uwaga Do utworzenia konta głównego użytkownika programu wymagane są uprawnienia administratora serwera SQL, w szczególności znajomość jego hasła. Podczas pierwszego uruchomienia programu wskazuje on po kolei, jakie czynności należy wykonać, by połączyć się z określonym serwerem baz danych SQL, utworzyć na nim konto głównego użytkownika, a następnie utworzyć pustą bazę danych programu. Uwaga W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych przechowywanych na serwerze nie należy pozostawiać pustego hasła głównego użytkownika programu. Identyfikatory użytkowników i hasła Istnieją dwa sposoby uwierzytelniania użytkowników programu - jako użytkowników serwera SQL lub jako użytkowników systemu operacyjnego Windows. Każdy użytkownik programu posługuje się przy jego uruchamianiu identyfikatorem i hasłem przyznanym mu przez osobę posiadającą konto głównego użytkownika programu. W wypadku uwierzytelniania użytkownika Windows konieczne jest wcześniejsze powiązanie go z określonym pracownikiem zarejestrowanym w bazie danych. Użytkownik może korzystać z programu jedynie w ramach przyznanych mu uprawnień. Wskazane jest, by konta użytkowników programu ściśle powiązać z określonymi pracownikami szkoły, którzy mają mieć dostęp do danych gromadzonych przez program w ramach pełnionych przez siebie funkcji szkoły. Każdy użytkownik programu może zmienić przydzielone mu hasło za pomocą funkcji Użytkownicy / Zmiana hasła. Hasła pisane są zawsze nie- 43

44 Zarządzanie danymi jawnie, należy zatem podawać je z należytą uwagą, pamiętając by zachować także właściwą wielkość liter (wielkie, małe). Rysunek 16. Każdy użytkownik powinien okresowo zmieniać swoje hasło w celu utrudnienia dostępu do programu nieupoważnionym osobom. Uwaga Uwaga W celu podniesienia bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych hasła należy okresowo zmieniać, nie stosując przy ich tworzeniu pospolitych reguł (np. imion bliskich osób). Nie należy także pozostawiać pustego hasła żadnego użytkownika programu. Jedynymi sposobami przywrócenia dostępu do programu użytkownikowi, który zapomniał hasła są: usunięcie tego hasła przez administratora serwera bazy danych SQL (np. za pomocą programu Administracja SQL) lub usunięcie konta użytkownika i powtórne utworzenie go przez głównego użytkownika programu oraz powtórne przypisanie go pracownikowi. Powiązanie kont użytkowników z pracownikami Konta użytkowników serwera bazy danych SQL można przypisać określonym pracownikom szkoły, a następnie nadać im uprawnienia do korzystania z danych, odpowiadające funkcjom pełnionym w szkole przez tych pracowników. Ma to istotne znaczenie z punktu widzenia ustalenia odpowiedzialności za rzetelność wprowadzanych danych, a także z punktu widzenia wymogów ochrony danych osobowych. W celu przypisania pracownikowi konta użytkownika danych programu na określonym serwerze baz danych SQL należy w pierwszej kolejności przywołać okno Nasza szkoła (np. za pomocą funkcji Ewidencje / Nasza szkoła), wybrać widok Organizacja szkoły i wskazać w lewym panelu okna gałąź Pracownicy (zob. Pracownicy, str. 90). 44

45 Użytkownicy Rysunek 17. Lista pracowników. Dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy określonej pozycji list pracowników przywołuje formularz opisu danych pracownika. Rysunek 18. Każdemu z pracowników zarejestrowanych w programie można przydzielić określone konto użytkownika serwera SQL. Za pomocą selektora Konto serwera SQL należy wybrać nazwę odpowiedniego konta użytkownika na serwerze baz danych SQL, z którym program ma w danej chwili połączenie. Jeśli lista dostępnych kont jest pusta, trzeba do niej dodać jedno z istniejących na serwerze lub utworzyć nowe. Aby to zrobić, należy kliknąć przycisk po prawej stronie selektora kont SQL. 45

46 Zarządzanie danymi Rysunek 19. Prawo do korzystania z bazy danych programu może nadać tylko główny użytkownik programu. Prawo do korzystania z bazy danych programu można nadać każdemu z kont istniejących na serwerze SQL. Jeśli istnieje taka potrzeba, należy utworzyć kolejne konto, a potem nadać mu prawo do korzystania z programu. Dobrą praktyką jest tworzenie kont użytkowników serwera bazy danych o nazwach odpowiadających stanowiskom lub funkcjom pełnionym w szkole przez pracowników. Do czasu ustalenia szczegółowego zakresu uprawnień nowego użytkownika (z nowym kontem) będzie mieć on bardzo ograniczony dostęp do funkcji programu i jego danych. Uwaga Prawo do tworzenia nowych kont na serwerze SQL, nadawania im uprawnień do korzystania z danych gromadzonych przez program, a także do przypisywania tych kont określonym pracownikom szkoły i nadawania im szczegółowych uprawnień ma jedynie główny użytkownik programu. Uprawnienia i zarządzanie nimi Do zawiadywania uprawnieniami użytkowników programu służy tabela uprawnień przywoływana za pomocą funkcji Użytkownicy / Zarządzanie uprawnieniami. 46

47 Użytkownicy Rysunek 20. Uprawnienia należy rozdzielać stosownie do funkcji sprawowanych w szkole. Konkretne uprawnienie nadaje się lub odbiera, wybierając odpowiednią operację z menu kontekstowego przywoływanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy właściwej komórki tabeli uprawnień. Użytkownicy programu mający ograniczone uprawnienia mają dostęp jedynie do dozwolonej części funkcji programu i wyznaczonego zakresu danych gromadzonych za pomocą programu. Tak na przykład wygląda karta Specjalne kartoteki ucznia (słuchacza) oglądana przez użytkownika: bez uprawnień do wglądu w informacje o specjalnych potrzebach ucznia: 47

48 Zarządzanie danymi z uprawnieniami do edycji tych informacji: Uwaga Tabela zarządzania uprawnieniami użytkowników programu jest dostępna dopiero po przypisaniu kont na serwerze baz danych SQL pracownikom zarejestrowanym w programie. Wspólne użytkowanie danych 48 Sekretariat Optivum może być zainstalowany i używany równocześnie na wielu komputerach w sieci komputerowej, a także naprzemiennie przez wielu użytkowników na jednym komputerze. Ze względu na możliwość wyboru źródła danych (serwera bazy danych SQL i pliku bazy danych na tym serwerze) każdy jego egzemplarz, a także każdy użytkownik może teoretycznie i praktycznie operować na innym zbiorze danych. Nie jest to jednak sytuacja pożądana, a jedynie opcja techniczna. Z punktu widzenia prowadzenia szkolnej ewidencji uczniów i efektów, jakie daje jej informatyzacja, praktyczny sens ma jedynie wspólne użytkowanie danych. W tym celu osoba instalująca program w sieci komputerowej powinna zadbać o zainstalowanie jednego serwera baz danych SQL, utworzenie jednej bazy danych programu, zaprowadzenie jednej ewidencji użytkowników i połączenie wszystkich zainstalowanych kopii programu z tym jednym serwerem i z tą jedną bazą danych. Dzięki operowaniu na wspólnej bazie danych można osiągnąć korzyści z podziału zadań przy wprowadzaniu danych i podnieść ich rzetelność. Wszystkie zmiany wprowadzane w danych przez jednego użytkownika na jednym komputerze są po zaakceptowaniu i zapisaniu w bazie danych natychmiast widoczne przez innych użytkowników korzystających w tym samym czasie z tej samy bazy danych na innych komputerach. Co więcej, wszelkie zmiany są natychmiast rozgłaszane w sieci.

49 Użytkownicy Ten sam mechanizm stosowany jest do komunikowania się użytkowników tej samej bazy danych. Jest on przydatny zwłaszcza w sytuacjach, w których konieczne jest zsynchronizowanie lub podział aktualnie wykonywanych operacji na danych. Do przywołania tego mechanizmu służy funkcja Użytkownicy / Powiadamianie. Pewna część danych kluczowych nie może być modyfikowana w trakcie równoczesnej pracy wielu użytkowników. W takim wypadku program skieruje odpowiednie ostrzeżenie do użytkownika, który podjął taką próbę. Jedynym wyjściem w takiej sytuacji jest opuszczenie programu przez wszystkich innych użytkowników i dokończenie rozpoczętych zmian. Z menu kontekstowego przywołanego na liście aktualnie pracujących użytkowników należy wybrać jedną z dwóch operacji Powiadom lub Powiadom wszystkich. Rysunek 21. Powiadamianie użytkowników korzystających z bazy danych. 49

50 Zarządzanie danymi Rysunek 22. Komunikat można wysłać do każdego użytkownika programu z osobna lub wszystkich aktualnie korzystających z tej samej bazy danych. Każdy adresat przesyłanej wiadomości ujrzy w prawym dolnym rogu ekranu migoczący symbol koperty. Kliknięcie tego symbolu lewym przyciskiem myszy przywoła okienko z nadesłanym komunikatem. Rysunek 23. Zarówno komunikaty, jak i zmiany dokonane przez któregokolwiek użytkownika są natychmiast rozgłaszane. Uwaga Należy pamiętać, że podczas równoczesnego modyfikowania tych samych danych przez wielu użytkowników, w bazie danych pozostaną one w stanie, w jakim zapisał je ostatni z nich. 50

51 Wymiana danych Wymiana danych Operacje importu danych Operacje importu danych do programu są prowadzone za pomocą tzw. kreatorów. Rysunek 24. Kreator importu ułatwia uzgodnienie danych źródłowych z przechowywanymi w bazie danych. Kreator importu składa się z szeregu kart z zakładkami, obejmujących oddzielne kategorie danych, na których widoczne są dwie listy: danych źródłowych i odpowiadających im danych w bazie danych programu. Każdy widoczny zestaw kart odpowiada grupie danych opisanych odpowiednim przyciskiem z ikoną. Kliknięcie przycisku z ikoną różną od dyskietki powoduje zmianę zestawu kart. Przycisk z ikoną dyskietki służy do wykonania operacji zapisu uzgodnionych danych w bazie danych. Liczba zestawów kart i odpowiednio przycisków z ikonami zależy od rodzaju przeprowadzanego importu. 51

52 Zarządzanie danymi Rysunek 25. Szczegółowe informacje o danych zagregowanych (np. miejscowości). Szczegółowe informacje dotyczące każdej istniejącej lub importowanej pozycji można obejrzeć po wybraniu z menu kontekstowego operacji Informacje szczegółowe. Uzgodnienia automatyczne Kliknięcie przycisku powoduje uzgodnienie ze sobą tak samo zapisanych danych w pliku źródłowym i w bazie danych oraz dodanie danych, których nie ma w bazie danych. Jeśli w danych źródłowych znajdują się duplikaty, wówczas program sygnalizuje takie fakty i pozostawia nieuzgodnione pozycje na liście źródłowej. Rysunek 26. Kreator importu sygnalizuje powtórzenia danych źródłowych. Pozycje te można scalić z pozycjami w bazie, przenosząc je z użyciem myszy z listy źródłowej na odpowiednie pozycje listy danych w bazie danych. 52

53 Wymiana danych Wszystkie uzgodnienia pozycji na danej karcie, zarówno dokonane automatycznie, jak i przeprowadzone ręcznie, można odwołać, klikając przycisk. Aby sprawdzić, które pozycje zostały uzgodnione, a które dodane, należy kliknąć przycisk, który przywołuje menu kontekstowe służące do wyboru odpowiedniej grupy pozycji. Rysunek 27. Menu wyboru grupy importowanych pozycji. Po uzgodnieniu danych na jednej karcie należy przejść do następnej lub poprzedniej karty, klikając jej zakładkę lub kliknąć odpowiedni z przycisków. Przyciski z ikonami u góry okna kreatora pozwalają wybrać poszczególne zestawy kart obejmujących dane tej samej grupy. Kliknięcie ostatniego z tych przycisków powoduje przejście do operacji zapisu danych w bazie danych. Rysunek 28. Zakres zapisywanych zmian zależy od rodzaju importu. Uwaga Należy zadbać o uzgodnienie lub dodanie wszystkich danych z pliku źródłowego, gdyż w bazie danych zostaną zapisane jedynie zaznaczone kategorie danych. 53

54 Zarządzanie danymi Uwaga Wstawienie znacznika przy opcji Wykonaj raport importu pozwoli wygenerować raport zawierający informacje o zaimportowanych danych. Uzgodnienia ręczne Jeśli podczas operacji uzgadniania danych nie wszystkie pozycje zostaną uzgodnione automatycznie, tzn. pozostaną one na liście źródłowej w lewym panelu okna kreatora lub zostaną dodane jako kolejne pozycje (wyświetlane na zielono) na liście docelowej, to można dokonać ręcznej korekty uzgodnień. Ręczne uzgadnianie pozycji polega na przenoszeniu obiektów pomiędzy listami za pomocą myszy, tj. wskazaniu obiektu, naciśnięciu lewego przycisku myszy, przytrzymywaniu go do czasu przesunięcia kursora myszy do nowej pozycji, a następnie zwolnieniu przycisku. Pojedyncze pozycje można przenosić za pomocą myszy w obu kierunkach, grupy zaznaczonych pozycji tylko z listy źródłowej na listę docelową. Ręczne uzgodnienie polega na przeniesieniu wybranej pozycji z listy źródłowej w określone miejsce (w kolumnie Uzgodniono) listy docelowej. Z kolei cofnięcie uzgodnienia polega na przeniesieniu uzgodnionej pozycji z listy docelowej (z kolumny Uzgodniono) na listę źródłową. Aby dodać pozycję z listy źródłowej do listy docelowej, należy uprzednio zmienić zakres danych pokazywanych na liście docelowej. W tym celu należy użyć przycisku i wybrać w menu filtru zakres Dodane. Dodawanie pozycji do listy docelowej odbywa się tak, jak ręczne uzgadnianie. Standard opisu ucznia (SOU) Standard opisu ucznia (SOU) jest formatem zapisu podstawowych danych o uczniu (słuchaczu), jakie Sekretariat Optivum wymienia z innymi programami należącymi do linii produktów Optivum firmy VULCAN. Może być także użyty przez inne programy pod warunkiem spełnienia wymagań zawartych w specyfikacji formatu. Specyfikacja formatu SOU została zapisana jako tzw. schemat struktury danych w języku XML (extensible Markup Language = rozszerzalny język znaczników). Na podstawowe dane ucznia (słuchacza) składają się: dane osobowe, adresy (stały i tymczasowy), dane opiekunów prawnych, w tym ich adresy, stopień pokrewieństwa z uczniem, 54

55 Wymiana danych szkoła, do której uczęszcza, wraz z jej adresem i podstawowymi cechami, miejsce w strukturze szkoły: oddział, numer w księdze uczniów (słuchaczy), arkusz ocen, przypisanie do obwodu szkolnego, szkoła, do której jest przekazywany (w wypadku przenoszenia ucznia do innej szkoły), wyniki egzaminów i sprawdzianów zewnętrznych, orzeczenia o niepełnosprawności, osiągnięcia. Nie wszystkie dane są obligatoryjne. Dzięki odpowiedniej konstrukcji SOU oraz odpowiedniemu dobraniu danych składających się na ten format możliwe jest dostarczanie danych na użytek: elektronicznego dziennika lekcyjnego, wypełniania świadectw szkolnych, sporządzania ocen opisowych, przekazywania uczniów pomiędzy szkołami, naboru uczniów do szkół ponadgimnazjalnych, kontroli spełniania obowiązku nauki, rejestru czytelników w bibliotece szkolnej. Z kolei wyposażenie innych programów w operacje eksportu danych w tym formacie pozwala dostarczać Sekretariatowi Optivum danych gromadzonych za pomocą tych programów (np. ocen rocznych). Wymiana danych w formacie SOU Program wyposażony jest w jedną globalną operację importu danych w formacie SOU (Dane / Import / Import danych w formacie SOU) i kilka kontekstowych operacji eksportu danych w tym formacie. Import danych w formacie SOU Import danych w formacie SOU odbywa się przy użyciu kreatora importu (zob. Operacje importu danych, str. 51), przywoływanego po wskazaniu pliku źródłowego. 55

56 Zarządzanie danymi Przed rozpoczęciem importowania danych należy określić zakres importowanych danych, źródło danych oraz sposób postępowania z nimi zastępowanie istniejących w bazie (aktualizowanie) lub pozostawianie ich bez aktualizacji oraz dopisywanie bądź pomijanie brakujących. W formacie SOU można importować trzy rozłączne zakresy danych: dane osobowe uczniów, ich osiągnięcia oraz orzeczenia, a także dane opiekunów prawnych, arkusze ocen (oceny roczne) oraz wyniki egzaminów zewnętrznych, miejsca odbywania nauki przez absolwentów. Rysunek 29. Wybór zakresu i źródła importowanych danych oraz sposobu postępowania z danymi źródłowymi. Zaleca się pozostawienie domyślnych ustawień znaczników. Import danych osobowych służy do napełniania ewidencji osób, głównie w celu ich przyjęcia do szkoły, zarówno indywidualnie, jak i grupowo. Import arkuszy ocen służy głównie do wykorzystania efektów pracy innych programów serii Optivum, zwłaszcza Świadectw Optivum, Oceniania opisowego Optivum oraz Rejestru uczniów Optivum, które mogą pełnić rolę modułów wspomagających napełnianie bazy danych Sekretariatu Optivum. Istota współpracy z tymi programami polega na dostarczaniu im danych osobowych i odbieraniu od nich zweryfikowanych arkuszy ocen. W wypadku Świadectw Optivum możliwe jest także dostarczenie temu programowi arkuszy ocen jedynie w celu wydrukowania świadectw. 56

57 Wymiana danych Import miejsc odbywania nauki przez absolwentów ma zastosowanie przede wszystkim w gimnazjach, gdzie wspiera kontrolę spełniania obowiązku nauki. Dane mogą być dostarczone z systemów scentralizowanego naboru uczniów, które posługują się formatem SOU, np. Rekrutacja Optivum czy Nabór Optivum firmy VULCAN. Eksport danych w formacie SOU Dane w formacie SOU można eksportować w oknie Nasza szkoła z jednego z dwóch widoków: Kartoteki i księgi oraz Organizacja szkoły. W tym celu należy: 1. Wybrać żądaną grupę uczniów, których dane mają być eksportowane (zob. Wybór pozycji z list, str. 31). 2. Kliknąć lewym przyciskiem myszy przycisk lub prawym przyciskiem myszy jedną z pozycji wybranej grupy uczniów. 3. Z przywołanego menu kontekstowego wybrać operację Eksport danych w formacie SOU. Zakres eksportowanych danych o poszczególnych uczniach (słuchaczach) zależy do miejsca, z którego wykonywany jest eksport. Przy eksporcie danych uczniów (słuchaczy) wybranych z księgi uczniów (słuchaczy) lub z jednego oddziału do eksportowanych danych dołączane są arkusze ocen z wybranego roku szkolnego. Uwaga Arkuszy ocen nie można eksportować w wypadku wskazania uczniów (słuchaczy) w samej ewidencji osób lub w księdze ewidencji dzieci (młodzieży). Przed każdym eksportem danych program żąda podania celu jego wykonania. W przypadku eksportu danych z poziomu Księgi uczniów lub Księgi ewidencji program domyślnie zaznacza opcję Dołącz do danych eksportowanych do programów zewnętrznych dane uczniów, którzy nie wyrazili zgody na udostępnianie danych osobowych w myśl art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO. Dodatkowo system automatycznie wprowadza w oknie eksportu informacje o użytkowniku oraz dacie eksportu. 57

58 Zarządzanie danymi Rysunek 30. Przy eksporcie danych konieczne jest podanie celu tej operacji. Program zapisuje także dane użytkownika, który dokonał eksportu oraz informacje o osobach, których dane eksportowano. Fakt eksportowania danych każdej osoby jest zapisywany na użytek ochrony danych osobowych w rejestrze eksportów (zob. Ochrona danych osobowych, str. 81). Eksportowane pliki zapisywane są w folderze All Users\Dokumenty udostępnione\vulcan\wymiana, znajdującym się w folderze Documents and Settings. Kompresowanie i szyfrowanie danych Program umożliwia także wymianę skompresowanych i zaszyfrowanych danych SOU, przekazywanych zwykle drogą elektroniczną (przez Internet, pocztę elektroniczną). Dane te zapisywane są w plikach z rozszerzeniem nazwy *.zou. W tym celu podczas ustalania nazwy eksportowanego pliku, należy wybrać jako typ pliku Plik ZOU (*.zou). 58

59 Wymiana danych Rysunek 31. Aby zapisać skompresowany i zaszyfrowany plik w formacie SOU, należy wybrać typ Plik ZOU (*.zou). Przed samym zapisem danych program poprosi o wprowadzenie odpowiedniego klucza szyfrującego. Rysunek 32. Postać klucza szyfrującego należy ustalić z odbiorcą danych. Klucz szyfrujący składa się z ośmiu znaków cyfr 0-9 lub liter A-F. Odbiorca danych musi posłużyć się tym samym kluczem szyfrującym przy odczycie danych. Podczas importowania skompresowanych i zaszyfrowanych danych należy wybierać pliki z rozszerzeniem nazwy *.zou. 59

60 Zarządzanie danymi Rysunek 33. Skompresowane i zaszyfrowane pliki formatu SOU mają rozszerzenie nazwy *.zou. Przed importem program poprosi o podanie klucza deszyfrującego. Rysunek 34. Do deszyfracji można użyć jedynie takiego klucza deszyfrującego, jaki został użyty przez dostawcę danych do ich zaszyfrowania. Klucz deszyfrujący powinien dostarczyć dostawca importowanych danych. Podanie niepoprawnego klucza deszyfrującego zakończy się pojawieniem się komunikatu o błędzie i przerwaniem operacji importu. 60

61 Wymiana danych Rysunek 35. Błąd podczas deszyfracji danych, operację importu przerwano. Prawdopodobnie został podany zły klucz. Synchronizacja danych z Dziennikiem lekcyjnym Optivum W przypadku prowadzenia w szkole dzienników lekcyjnych za pomocą Dziennika lekcyjnego Optivum można wykorzystać specjalne operacje synchronizacji danych pomiędzy bazą danych tego programu i bazą danych Sekretariatu Optivum. Import danych z Dziennika lekcyjnego Optivum jest wskazany przede wszystkim w dwóch okolicznościach: podczas wdrażania Sekretariatu Optivum w celu napełnienia jego bazy danych, na koniec roku szkolnego w celu przejęcia ocen rocznych oraz informacji o nieobecnościach. Operacja importu danych z Dziennika lekcyjnego Optivum wymaga dostępu do serwera Microsoft SQL Server w szkolnej sieci komputerowej, który obsługuje bazę danych tego programu. Wskazane jest, by bazy danych obu programów znajdowały się na tym samym serwerze. W celu uruchomienia importu danych z bazy Dziennika lekcyjnego Optivum należy użyć operacji Dane / Import / Import ocen rocznych z Dziennika lekcyjnego Optivum w menu głównym. W pierwszej kolejności należy wskazać serwer bazy danych i znajdującą się na nim bazę danych Dziennika lekcyjnego Optivum. Do autoryzacji na serwerze bazy danych można użyć jednego z dwóch sposobów autoryzacji poprzez uwierzytelnienie konta zarejestrowanego na serwerze SQL (np. konta administratora sa) lub konta w domenie Windows. 61

62 Zarządzanie danymi Rysunek 36. Synchronizacja danych z bazą danych Dziennika lekcyjnego Optivum. Proces importu rozpoczyna się po kliknięciu przycisku. Jeśli w źródłowej bazie danych są przechowywane dane z wielu szkół, można ograniczyć import jedynie do wybranych z nich. Importowane są jedynie te dane, które uległy zmianie od czasu poprzedniego importu z tego samego źródła. Przejęcie danych z Sekretariatu uczniowskiego 2000 Ostatnia oficjalna wersja programu Sekretariat uczniowski 2000 (3.50), który jest poprzednikiem Sekretariatu Optivum, zawiera operację eksportu danych w formacie akceptowanym przez nowy program. Z kolei Sekretariat Optivum ma odpowiadającą jej funkcję importu danych Dane / Import / Import danych z Sekretariatu uczniowskiego Dzięki tym dopełniającym się operacjom możliwe jest łatwe przejście do nowego programu z jego poprzednika z zachowaniem całej dotychczas zgromadzonej elektronicznej ewidencji danych uczniów. Operacja przejęcia danych z Sekretariatu uczniowskiego 2000 ma sens jedynie po utworzeniu nowej bazy danych Sekretariatu Optivum. W zespołach szkół, w których używane były różne odmiany Sekretariatu uczniowskiego 2000 (dla szkoły podstawowej, dla gimnazjum, dla szkoły ponadgimnazjalnej) konieczne jest przejęcie danych eksportowanych oddzielnie przez każdą z nich. Dane wymieniane pomiędzy oboma programami zapisane są w formacie XML. Import danych dostarczonych przez Sekretariat uczniowski 2000, tak jak wszystkie inne importy danych w Sekretariacie Optivum, odbywa się przy użyciu kreatora importu (zob. Operacje importu danych, str. 51). 62

63 Wymiana danych Import danych z Arkusza Optivum Podstawą funkcjonowania szkoły w kolejnych latach szkolnych są arkusze organizacyjne szkoły. Jeśli do przygotowania tego dokumentu jest w szkole używany program Arkusz Optivum firmy VULCAN, to istnieje możliwość przejęcia istotnych danych o organizacji szkoły zgromadzonych przez ten program, zwłaszcza: opisów oddziałów tworzonych na kolejny rok szkolny, listy zajęć edukacyjnych, listy profili kształcenia w szkole, listy aktualnie zatrudnionych nauczycieli, planów nauczania wszystkich oddziałów. Przejęcie tych danych z Arkusza Optivum upraszcza prowadzenie ewidencji uczniów i wzmacnia spójność wszystkich danych gromadzonych w szkole. Do przywołania operacji importu danych z Arkusza Optivum służy funkcja Dane / Import / Import danych z Arkusza Optivum. Dane eksportowane przez Arkusz Optivum zapisane są w formacie XML. Import danych dostarczonych przez ten program, tak jak wszystkie inne importy danych w Sekretariacie Optivum, odbywa się przy użyciu kreatora importu (zob. Operacje importu danych, str. 51). Wymiana danych z systemem testów IBK Program umożliwia przejmowanie wyników testów przeprowadzanych przez Instytut Badań Kompetencji (IBK), zapisywanie ich pośród wyników egzaminów zewnętrznych oraz wyliczanie ich korelacji z ocenami rocznymi (zob. Korelacja ocen z wynikami egzaminów zewnętrznych i testów str. 146). W celu przejęcia wyników dostarczonych przez IBK należy użyć funkcji programu Dane / Import / Import danych w formacie IBK, po czym wskazać właściwy plik z rozszerzeniem *.ibk. Możliwe jest także przekazanie do IBK wyników klasyfikacji rocznej w celu przeprowadzenia przez Instytut pogłębionej analizy powiązania tych wyników z wynikami testów diagnostycznych. W celu zapisania wyników klasyfikacji na użytek tej analizy należy się posłużyć funkcją Klasyfikacja / Statystyka ocen końcowych / do pliku tekstowego. Program zapisuje odpowiedni plik jako plik Excela z rozszerzeniem *.csv. Informacje dotyczące poszczególnych uczniów są pozbawione danych osobowych. Do poprawnego identyfikowania szkół, których dane są wymieniane z IBK, konieczne jest poprawne wypełnienie identyfikatora oświatowego w opisie szkoły. Poprawnym identyfikatorem oświatowym jest iden- 63

64 Zarządzanie danymi tyfikator nadany szkole przez właściwą okręgową komisję egzaminacyjną na użytek przeprowadzania corocznych sprawdzianów lub egzaminów zewnętrznych. Eksport danych do SIO Sekretariat Optivum jest w stanie dostarczyć znaczącą część danych wymaganych przez System Informacji Oświatowej (SIO) pod warunkiem rzetelnego i systematycznego rejestrowania za jego pomocą szeregu faktów dotyczących uczniów, także tych, które z pozoru mają mniejsze znaczenie przy korzystaniu z programu na co dzień. Przygotowanie danych źródłowych w Sekretariacie Optivum W celu osiągnięcia pełni korzyści z danych gromadzonych za pomocą programu należy szczególną uwagę zwracać na: poprawne opisywanie cech oddziałów oraz okresów ich istnienia (zob. Opis oddziału, str. 94), właściwe wypełnianie planów nauczania dla poszczególnych profili kształcenia (zob. Plan nauczania, str. 97), staranne wypełnianie arkuszy ocen uczniów (zob. Wpisywanie ocen, str. 137), właściwe, zgodne z faktycznym upływem czasu, rejestrowanie przepływów uczniów, w tym także odnotowywanie poprawnych lat ukończenia szkoły niższego poziomu (zob. Miejsce ucznia (słuchacza) w szkole, str. 113), terminowe zamykanie kolejnych lat szkolnych (zob. Zamykanie lat szkolnych, str. 148), bieżące rejestrowanie miejsc i form spełniania obowiązku szkolnego przez uczniów (zob. Obowiązek nauki, str. 115), wypełnianie adresów zamieszkania uczniów, odległości miejsc zamieszkania od szkoły, a także posiadania uprawnienia do dowożenia oraz faktu dowożenia do szkoły na koszt gminy (zob. Adresy, str. 108), wypełnianie informacji o potrzebie kształcenia specjalnego (zob. Informacje o specjalnych potrzebach, str. 119), utrzymywanie w spójności danych wspólnych (słowników) (zob. Pielęgnowanie danych wspólnych, str. 76). 64

65 Eksport danych do SIO W celu uniknięcia kłopotów z rozróżnianiem języków obcych, które w tej samej szkole są nauczane równocześnie jako obowiązkowe języki nowożytne i języki mniejszości narodowych (np. niemiecki), należy do listy zajęć (zob. Zajęcia edukacyjne, str. 87) dodać jeden z nich jako nowy rodzaj zajęć (np. język niemiecki mniejszości) i odpowiednio umieścić w planach nauczania oddziałów. Należy także pamiętać, by odpowiednio oznaczyć w planach nauczania oddziałów języki nauczane w ramach dodatkowych zajęć, a także jeśli w tym samym oddziale uczniowie wybierają jeden z kilku dostępnych języków, w arkuszach ocen uczniów zaznaczyć, którego języka się nie uczą (wstawiając "x"). Na dany rok szkolny powinny być założone arkusze ocen uczniów. Każda miejscowość w słowniku miejscowości musi mieć poprawnie wyznaczoną kategorię wielkości: wieś, miasto do 5 tys. mieszkańców lub miasto powyżej 5 tys. mieszkańców. Można się przy tym posłużyć seryjną operacją Ustal wartość dla grupy... / wielkość z menu kontekstowego dostępnego w słowniku miejscowości po zaznaczeniu określonych pozycji listy. Uwaga Niespełnienie powyższych wymogów może spowodować wypełnienie tabel SIO nierzetelnymi danymi. Zakres danych dostarczanych do SIO Sekretariat Optivum automatycznie wypełnia następujące tabele struktury danych SIO: U1 zbiorcze informacje o liczbie uczniów w bieżącym roku szkolnym w podziale na klasy, U2 zbiorcze informacje o liczbie uczniów na koniec poprzedniego roku szkolnego w podziale na klasy, U3.1 (wielokrotne) uczniowie według klas, profili kształcenia, zawodów lub specjalności, U3.2 (wielokrotne) uczniowie na koniec poprzedniego roku szkolnego według klas, profili kształcenia, zawodów lub specjalności, U3.3 (wielokrotne) dzieci w przedszkolach według oddziałów, U3.4 (wielokrotne) dzieci w przedszkolach na koniec poprzedniego roku szkolnego według oddziałów, U4 uczniowie według roku urodzenia i płci, U5 dzieci według roku urodzenia i płci, U7 uczniowie według miejsca zamieszkania, 65

66 Zarządzanie danymi Uwaga Według ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93, ze zm.) miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której ta osoba przebywa z zamiarem stałego pobytu, dlatego przy eksporcie danych do SIO program nie uwzględnia dzieci, dla których nie podano stałego miejsca zamieszkania. A1 absolwenci według roku urodzenia i płci, A2 absolwenci według miejsca zamieszkania, A4 absolwenci według profili kształcenia, zawodów i specjalności, A5 absolwenci ogółem, NP1 uczniowie z więcej niż jedną niepełnosprawnością posiadający orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, wymagający stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy, Uwaga Uwaga Wg 2 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 18 stycznia 2005 r. w sprawie warunków organizowania kształcenia, wychowania i opieki dla dzieci i młodzieży niepełnosprawnych oraz niedostosowanych społecznie w specjalnych przedszkolach, szkołach i oddziałach oraz w ośrodkach (Dz. U. Nr 19, poz. 166) kształcenie specjalne organizuje się dla uczniów niepełnosprawnych, to znaczy dla uczniów: 1) niesłyszących 2) słabo słyszących, 3) niewidomych, 4) słabo widzących, 5) z niepełnosprawnością ruchową, 6) z upośledzeniem umysłowym w stopniu lekkim, 7) z upośledzeniem umysłowym w stopniu umiarkowanym lub znacznym, 8) z autyzmem. Występowanie u dziecka niepełnosprawności i niedostosowania społecznego nie oznacza niepełnosprawności sprzężonej. NP2 uczniowie z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego o orzeczonej jednej niepełnosprawności, wymagający stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy, NP2a uczniowie z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego z powodu niedostosowania społecznego, Uwaga W przypadku uczniów z więcej niż jednym niedostosowaniem społecznym należy wprowadzić tylko jedno wybrane niedostosowanie. Tabela NP2a dotyczy uczniów z orzeczeniem w związku z tym powielenie danych dotyczących niedostoso- 66

67 Eksport danych do SIO wań społecznych dla jednego ucznia byłoby błędne. Program nie uwzględnia uczniów, którym wprowadzono więcej niż jedno niedostosowanie społeczne. NP3 dzieci z orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego o orzeczonej jednej niepełnosprawności, NP4 dzieci z więcej niż jedną niepełnosprawnością posiadające orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, wymagające stosowania specjalnej organizacji nauki i metod pracy (przedszkola), OB1 obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego dla dzieci w wieku 6 lat, OB2 obowiązek szkolny, DOW1 uczniowie/wychowankowie według odległości miejsca zamieszkania od szkoły oraz dowożeni, JO1 (wielokrotne) nauczanie języka obcego jako obowiązkowego lub dodatkowego, JO2 liczba uczących się języka obcego, JMN1 (wielokrotne) nauczanie języka mniejszości narodowej lub etnicznej WYP1 wypadki ze względu na rodzaj uszkodzenia ciała, WYP2 wypadki ze względu na część ciała, która uległa uszkodzeniu, WYP3 wypadki ze względu na miejsce, w którym zdarzył się wypadek, WYP4 wypadki ze względu na rodzaj zajęć, w czasie których wypadek miał miejsce, WYP5 wypadki ze względu na przyczyny. Kilka spośród wymienionych tabel nie może być w całości wypełnionych automatycznie ze względu na brak odpowiednich danych w Sekretariacie Optivum. W szczególności nie zostaną w nich umieszczone następujące informacje: o liczbie młodocianych pracowników w tabeli U3.1 i U3.2, o czasie pobytu dzieci w przedszkolu w tabeli U5, o liczbie eksternów w tabelach A4 i A5, o liczbie uczniów spoza szkoły uczących się języka mniejszości narodowej w tabeli JMN1. 67

68 Zarządzanie danymi Ze względu na brak odpowiednich danych Sekretariat Optivum nie jest w chwili obecnej w stanie wypełnić następujących tabel dotyczących dzieci przedszkolnych, uczniów i absolwentów: U6 dzieci objęte wczesnym wspomaganiem rozwoju na podstawie opinii poradni psychologiczno-pedagogicznej, A3 absolwenci z poprzedniego roku szkolnego liczba osób, które przystąpiły do egzaminu dojrzałości lub egzaminu z przygotowania zawodowego i zdały ten egzamin, NP5 dzieci i młodzież w wieku 3-25 lat z upośledzeniem umysłowym w stopniu głębokim, uczestniczący w zajęciach rewalidacyjno-wychowawczych, DO1 dane ogólne o uczniach szkoły/wychowankach przedszkola, DO2, DO3a, DO3b dane dotyczące pomocy materialnej udzielanej uczniom, DO4 uczniowie korzystający z posiłków organizowanych przez szkołę/placówkę, DO6 uczniowie korzystający z wypoczynku w okresie ferii letnich i zimowych, ZD1, ZD2 uczniowie korzystający z zajęć specjalistycznych, ZD2 uczniowie korzystający z zajęć pozalekcyjnych, ZD3 uczniowie odbywający praktyczną naukę zawodu. Operacja sporządzania i eksportu tabel SIO 68 Dostarczanie danych z Sekretariatu Optivum do programu SIO (MEN) przebiega w kilku fazach: 1. Przygotowanie struktury składowych jednostki sprawozdawczej oraz szablonów tabel SIO za pomocą programu SIO (MEN). 2. Zapisanie pliku danych SIO w postaci rozkodowanej (za pomocą funkcji Plik / Zapisz jako rozkodowany... programu SIO). 3. Sporządzenie tabel SIO dotyczących uczniów za pomocą Sekretariatu Optivum: a) odczytanie słowników SIO i kompletnej struktury tabel przygotowanych wcześniej za pomocą programu SIO (MEN), b) skojarzenie zawartości tabel i słowników SIO ze strukturą danych gromadzonych w bazie Sekretariatu Optivum, c) automatyczne sporządzenie tabel SIO za pomocą Sekretariatu Optivum i ich zapis w pliku.

69 Eksport danych do SIO 4. Scalenie tabel zapisanych przez Sekretariat Optivum w pliku z innymi tabelami (także dostarczanymi przez inne programy serii Optivum firmy VULCAN) za pomocą specjalnego programu firmy VULCAN Integrator SIO Optivum. 5. Import do SIO (MEN) (za pomocą funkcji Narzędzia / Import danych) pliku przygotowanego przy użyciu Integratora SIO-Optivum. Przed wysłaniem pliku SIO do organu nadrzędnego brakujące dane należy uzupełnić ręcznie w programie SIO (MEN). Dla pomyślnego przeprowadzenia całej operacji kluczowe są przy tym trzy czynności: właściwe przygotowanie danych źródłowych w Sekretariacie Optivum, poprawne przygotowanie za pomocą programu SIO (MEN) szablonów wszystkich tabel, jakie mają być wypełnione danymi z Sekretariatu Optivum, odpowiednie skojarzenie struktur tabel SIO i słowników SIO z danymi źródłowymi przechowywanymi w bazie Sekretariatu Optivum. Przygotowanie poprawnej struktury składowych jednostki sprawozdawczej oraz szablonów tabel SIO Przed przystąpieniem do sporządzania tabel SIO w Sekretariacie Optivum konieczne jest przygotowanie poprawnej struktury składowych jednostki sprawozdawczej i tabel SIO za pomocą programu SIO (MEN). Czynność ta jest o tyle istotna, że jakiekolwiek błędy czy zaniedbania poczynione na tym etapie powodują konieczność jej powtórnego wykonania, co jest szczególnie uciążliwe, gdy jakaś część tabel została już wypełniona danymi (patrz: Opis działania programu SIO 35.doc wydany przez MEN). W celu poprawnego przygotowania struktury pliku SIO za pomocą programu SIO (MEN) należy w tym programie właściwie opisać części składowe jednostki sprawozdawczej, zawody i profile kształcenia, a następnie przywołać i sprawdzić wszystkie tabele dotyczące uczniów i dzieci, które Sekretariat Optivum jest w stanie wypełnić. Jeśli jednostka sprawozdawcza ma złożoną strukturę (więcej niż jedną szkołę), to czynności te należy przeprowadzić dla każdej składowej jednostki oddzielnie. Przy tworzeniu nowego pliku SIO można skorzystać z pliku SIO przygotowanego za pomocą poprzedniej wersji programu SIO (MEN). W tym celu stary plik należy wczytać do SIO (MEN), a następnie utworzyć na jego podstawie strukturę nowego pliku (za pomocą funkcji Narzędzia / Nowa struktura z otwartego pliku) (patrz: Opis działania programu SIO 3.5.doc wydany przez MEN). 69

70 Zarządzanie danymi Szczególną uwagę należy zwrócić na zdefiniowanie odpowiedniej liczby tabel U3.1, U3.2, U3.3 i U3.4 i wybranie dla każdej z nich odpowiednich parametrów: związania organizacyjnego, specyfiki podstawowej, specyfiki uzupełniającej, profilu, zawodu lub specjalności, a także długości cyklu kształcenia. Rysunek 37. Tabele wielokrotne U3.1, U3.2, U3.3, U3.4 muszą mieć poprawnie opisane cechy odpowiadające typom oddziałów występującym w jednostce szkolnej. Należy pamiętać, że dla każdej grupy oddziałów o tych samych cechach należy utworzyć oddzielną tabelę danego typu (patrz: Opis działania programu SIO 3.5.doc wydany przez MEN). Rysunek 38. Każdy typ oddziałów musi mieć oddzielną tabelę wielokrotną. Podobnie należy postąpić z tabelami dotyczącymi nauczanych języków obcych JO1 i języków mniejszości narodowych lub etnicznych JMN1. 70

71 Eksport danych do SIO Rysunek 39. W tabelach JO1 i JMN1 należy wybrać odpowiedni język nauczany w szkole. Dla każdego nauczanego języka należy zbudować oddzielną tabelę i przypisać jej właściwy język. Rysunek 40. Dla każdego języka obcego nauczanego w szkole należy zbudować oddzielną tabelę. Sporządzanie tabel SIO za pomocą Sekretariatu Optivum Procedura sporządzania tabel SIO rozpoczyna się od wybrania z głównego menu funkcji Dane / Eksport / Eksport danych do SIO. W pierwszej kolejności należy wskazać szablon struktury SIO, tj. rozkodowany plik sporządzony za pomocą programu SIO (MEN). Jeśli program SIO (MEN) jest zainstalowany na tym samym komputerze, co Sekretariat Optivum, to Sekretariat Optivum sam odnajdzie ścieżkę do folderu danych SIO. Rozkodowane pliki zapisywane są w folderze 71

72 Zarządzanie danymi rozkodowane_pliki w podfolderach odpowiadających kolejnym terminom sprawozdawczym. Rysunek 41. Programowi należy dostarczyć właściwy rozkodowany plik z szablonami tabel SIO przygotowany za pomocą programu SIO (MEN). Kolejną czynnością jest skojarzenie zawartości tabel SIO ze strukturą danych Sekretariatu Optivum. Czynności tej należy poświęcić szczególną uwagę. 72

73 Eksport danych do SIO Rysunek 42. Przypisując źródła danych za poprzedni rok szkolny należy pamiętać o przesunięciu klas. W tabelach odnoszących się do uczniów w podziale na klasy należy wskazać (zaznaczyć) w danych Sekretariatu Optivum dla każdej klasy odpowiednie oddziały tej klasy (wystarczy wskazać profile kształcenia w tych oddziałach, gdyż program zapamiętuje jedynie takie powiązanie). W wypadku tabel U2 i U3.2 (dotyczących uczniów na koniec poprzedniego roku szkolnego) przyporządkowanie klas powinno uwzględniać sytuację z poprzedniego roku szkolnego, a więc powinno nastąpić przesunięcie o jedną klasę wstecz w stosunku do aktualnej sytuacji klasie I w SIO należy przypisać oddziały klas II w Sekretariacie Optivum, klasie II oddziały klas III itd., i w końcu klasie ostatniej oddziały, które zakończyły naukę w poprzednim roku szkolnym. W tabelach dotyczących ogółu uczniów czy absolwentów należy wskazać całą jednostkę szkolną. Przy wyborze zakresu klas, których dane trafiają do tabel, można się posłużyć mechanizmem wyboru zakresu klas (Wybierz według zakresu ), przywoływanym z menu kontekstowego w prawym panelu okna eksportu danych do SIO: 73

74 Zarządzanie danymi Podczas wskazywania źródeł danych pewnej części tabel, zwłaszcza dotyczących obowiązku szkolnego, orzeczeń o potrzebie kształcenia specjalnego, można się posłużyć operacjami kopiowania i wklejania źródła danych, dostępnymi w menu kontekstowym w lewym panelu okna Eksport danych do SIO: Program samoczynnie oznacza gałęzie struktury SIO znaczkiem, jeśli skojarzono z nimi dane źródłowe w Sekretariacie Optivum. Nie jest przy tym w żaden sposób badana poprawność merytoryczna takiego skojarzenia odpowiedzialność za nią spoczywa w całości na użytkowniku programu. Gałęzie, którym nie przypisano żadnych danych źródłowych oznaczone są znaczkiem. Program zapamiętuje dokonane przyporządkowania także wtedy, gdy operacja eksportu nie zostanie doprowadzona do końca. Ostatnie gałęzie struktury danych SIO stanowią pozycje słowników SIO: S18 Języki mniejszości narodowych i grup etnicznych, S26 Języki obce nauczane w szkołach, S48 Obowiązek rocznego przygotowania przedszkolnego dla dzieci w wieku 6 lat, S49 Obowiązek szkolny. 74

75 Eksport danych do SIO Rysunek 43. Kojarzenie pozycji słowników SIO z odpowiednimi pozycjami słowników Sekretariatu Optivum. Szczególną uwagę należy zwrócić na odpowiednie powiązanie form spełniania obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego i form spełniania obowiązku szkolnego z odpowiednimi pozycjami w danych Sekretariatu Optivum. Przed ostatecznym sporządzeniem tabel należy skontrolować poprawność dokonanych skojarzeń. Podczas przeglądania poszczególnych pozycji tabel pomocne są przyciski u dołu okna Eksport danych do SIO. Po właściwym skojarzeniu tabel SIO z danymi źródłowymi w Sekretariacie Optivum oraz pozycji słowników SIO z pozycjami słowników Sekretariatu Optivum można rozpocząć operację automatycznego wypełnienia tabel SIO i zapisania ich w pliku. W tym celu należy kliknąć przycisk u dołu okna Eksport danych do SIO. Jeśli zaznaczony jest znacznik Raport w oknie edytora po zakończeniu eksportu, to sporządzony zostanie wydruk wszystkich tabel wypełnionych w eksportowanym pliku. 75

76 Zarządzanie danymi Rysunek 44. Wydruk wypełnionych tabel SIO. Program zapisuje wypełnione tabele w pliku (domyślnie o nazwie SekrOpt_rrrr-mm-dd.xvsio, gdzie rrrr-mm-dd jest datą zapisu pliku), domyślnie w folderze Moje dokumenty. Plik ten należy dostarczyć jako źródłowy programowi firmy VULCAN Integrator SIO Optivum. Eksport danych do platformy edukacyjnej Fronter Program Sekretariat Optivum umożliwia eksportowanie danych do platformy edukacyjnej Fronter. Przed eksportem możliwe jest wskazanie, jaki zakres danych objętych ustawą o ochronie danych osobowych ma być wyeksportowany. W tym celu należy wybrać w menu Narzędzia pozycję Ustawienia programu..., a następnie przejść na zakładkę Ochrona danych. Użytkownik ma możliwość wybrania opcji Dołącz do danych eksportowanych do programów zewnętrznych dane uczniów, którzy nie wyrazili zgody na udostępnianie danych osobowych w myśl art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO. Domyślnie opcja ta nie jest zaznaczona. Pielęgnowanie danych wspólnych 76 Danymi wspólnymi są wszystkie te dane, które są wybierane za pomocą selektorów z wcześniej przygotowanych zamkniętych lub rozbudowy-

77 Pielęgnowanie danych wspólnych walnych list, jak np. nazwy miejscowości, ulic, imiona, sposoby spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki, powody przepływu uczniów (słuchaczy) pomiędzy szkołami i oddziałami, nazwy zajęć edukacyjnych, nazwy profili kształcenia w szkole itd. Większość z tych kategorii danych zapamiętywana jest w tzw. słownikach. Dostęp do każdego ze słowników jest możliwy za pośrednictwem funkcji Ewidencje/ Słowniki / grupa_słowników / konkretny_słownik. Rysunek 45. Słownik ulic jeden z wielu słowników w programie, dzięki którym można łatwiej dbać o poprawność danych. Istotną cechą danych wspólnych jest to, że użyte w różnych miejscach mają tylko jedną postać w bazie danych. Zmiana tej postaci na inną odbija się więc na wszystkich tych miejscach. Na przykład, ta sama nazwa ulicy, powiedzmy "Kwiatowa", użyta w adresie szkoły, adresie ucznia, adresach jego rodziców jest zapisana w bazie danych tylko jeden raz, właśnie w słowniku ulic. Zdarza się, zwłaszcza w słownikach rozbudowywalnych, że wskutek błędów przy wpisywaniu nowych pozycji z jednoczesnym ignorowaniem ostrzeżeń, jakie się wówczas pojawiają, powstają różnie brzmiące duplikaty tych samych informacji. 77

78 Zarządzanie danymi Rysunek 46. Podobne pozycje w słownikach są wykrywane przez program podczas ich dopisywania. Jedynym sposobem na pozbycie się tego typu wadliwych powtórzeń jest usunięcie zbędnych pozycji, jeśli nigdzie nie są używane, lub scalenie pozycji różnie brzmiących, ale równoznacznych. Rysunek 47. Omyłkowe, wielokrotne zapisy tych samych danych można scalić. Zmiany w słownikach wywołują natychmiastowy efekt we wszystkich miejscach, w których dane wypełniane są za pomocą słowników. Wszystkie te operacje można wykonać po przywołaniu menu kontekstowego w następstwie kliknięcia danej pozycji słownika prawym przyciskiem myszy. Pozycje słowników, które wyszły z użycia, ale nie mogą być usunięte lub scalone z innymi, a muszą być zachowane ze względu na istniejące historyczne powołania na nie, mogą być ukryte przez zaznaczenie znacznika ukryty w okienku opisu pozycji. Przypadkiem tego typu byłoby zastąpienie nazw ocen zachowania nowymi, jak to już miało miejsce w przeszłości, kiedy nie powodowało równoczesnego zatarcia wycofanych nazw z wcześniejszych arkuszy ocen uczniów. Podobny charakter do słowników (nie można jedynie ukrywać ich pozycji) mają wszystkie rodzaje ewidencji znajdujące się w grupie funkcji Ewidencje (poza Naszą szkołą) oraz Zajęcia w widoku Organizacja szkoły w oknie Nasza szkoła. Uwaga Do zawiadywania danymi wspólnymi wymagane jest uprawnienie "Edycja słowników i struktury szkoły" (zob. Uprawnienia i zarządzanie nimi, str. 46). 78

79 Kopie zapasowe danych Importowanie słowników zewnętrznych Niektóre słowniki (rodzajów osiągnięć, rodzajów orzeczeń, typów egzaminów zewnętrznych) mogą być w szczególnych okolicznościach importowane z innych programów. Sytuacja taka ma miejsce np. podczas organizacji scentralizowanego naboru uczniów do szkół wyższego poziomu, kiedy szkoły macierzyste kandydatów dostarczają ich dane do systemu naboru. W celu przywołania operacji importu konkretnego słownika należy użyć funkcji Dane / Import / Import słowników w formacie SLO, a następnie wskazać odpowiedni plik z rozszerzeniem *.slo. Uwaga Importowanie słownika ma sens jedynie wtedy, gdy operacja ta jest dopełniona scaleniem odpowiadających sobie starych pozycji słownika z importowanymi. Kopie zapasowe danych Kopie zapasowe danych są automatycznie tworzone przez pomocniczy program Administracja SQL umieszczany na dysku komputera podczas instalowania Sekretariatu Optivum lub innego programu firmy VULCAN korzystającego z serwera baz danych SQL MSDE Program ten pozwala ustalić harmonogram sporządzania tych kopii oraz odtwarzać zapisane kopie. Program Administracja SQL jest dostępny w menu Windows w grupie programów VULCAN / Narzędzia. Rysunek 48. Program narzędziowy Administracja SQL jest rozpowszechniany razem z Sekretariatem Optivum. Za jego pomocą można m. in. zaplanować harmonogram automatycznego sporządzania kopii zapasowych. 79

80 Zarządzanie danymi Szczegółowe zasady posługiwania się programem Administracja SQL opisano w pliku pomocy do tego programu. Wszystkie dane, jakimi operuje program, mogą być także zapisane we wskazanym miejscu na dysku w postaci pliku XML za pomocą funkcji Dane / Eksport / Eksport danych do pliku XML/ZIP. Tak sporządzona kopia nie jest kopią zapasową danych. Może ona być użyta jedynie przy tworzeniu nowej bazy danych pod nadzorem serwisu firmy VULCAN. Uwaga Do zawiadywania kopiami zapasowymi programu konieczne są uprawnienia administratora serwera SQL. Poprawność danych Elastyczna konstrukcja programu, pozwalająca opisać rozmaite formy organizacji pracy szkoły, może być źródłem niewłaściwych powiązań między danymi niepoprawnych z punktu widzenia obowiązującego prawa lub z punktu widzenia dalszego używania programu. W celu wyeliminowania takich przypadków program kontroluje na bieżąco poprawność wprowadzanych danych, a także okresowo (raz w tygodniu) lub na żądanie także poprawność powiązań pomiędzy nimi. Okno kontroli poprawności danych przywoływane jest za pomocą funkcji Narzędzia / Sprawdzanie poprawności danych. Operację sprawdzania poprawności danych należy zainicjować przez kliknięcie przycisku. Rysunek 49. Co jakiś czas warto sprawdzić poprawność danych. 80

81 Ochrona danych osobowych Program rozpoznaje między innymi następujące sytuacje uznawane za niepoprawne: nakładanie się okresów istnienia oddziału lub występowanie luk w historii oddziału postępowanie naprawcze: sprawdzić i poprawić opis okresów istnienia wskazanego oddziału (zob. Okresy istnienia oddziału, str. 95), w ewidencji są nierozliczeni uczniowie (słuchacze) niepromowani i zawieszeni postępowanie naprawcze: wskazać oddziały dla tych uczniów (słuchaczy) (zob. Postępowanie z uczniami niepromowanymi, str. 151), przekazać ich do innych szkół (zob. Przekazanie ucznia do innej szkoły, str. 129) lub skreślić z listy uczniów (słuchaczy) (zob. Skreślenie z listy uczniów (słuchaczy), str. 131), nie potwierdzono przekazania uczniów do innych szkół postępowanie naprawcze: potwierdzić przekazanie uczniów (zob. Przekazanie ucznia do innej szkoły, str. 129), występowanie powtarzających się numerów w księdze uczniów (słuchaczy) lub w księdze ewidencji dzieci (młodzieży) postępowanie naprawcze: zmienić numery za pomocą operacji dostępnych na kartach Miejsce w szkole (Miejsce ucznia (słuchacza) w szkole, str. 113) i Obowiązek nauki (Obowiązek nauki, str. 115) kartoteki ucznia. Kliknięcie przycisku niepoprawności, np: pozwala naprawić niektóre z wykrytych niezgodność statusu ucznia w stosunku do statusu oddziału, zbędnie importowane oceny okresowe. Ochrona danych osobowych Program spełnia podstawowe warunki wymagane przez Ustawę o ochronie danych osobowych. W tym celu dostęp do danych jest zabezpieczony systemem autoryzacji użytkowników, którzy posiadają różne prawa dostępu do danych. Dodatkowo w programie umożliwiono wydruk Raportu o danych osobowych korzystającego z danych odnotowywanych w rejestrze udostępnień oraz rejestrze modyfikacji. Ponadto z poziomu wymienionych wyżej rejestrów użytkownik ma możliwość wydruku zestawienia zgodnie z wymogami prawa w tym zakresie. W wersji 4.13 Sekretariat Optivum w Kartotece osobowej ucznia dodano zakładkę Ochrona danych. W zakładce tej wprowadzane są wymagane prawem informacje związane z ochroną danych osobowych związane 81

82 Zarządzanie danymi z ich pierwszym wprowadzeniem do systemu, modyfikacją, przetwarzaniem oraz udostępnianiem. W zakładce automatycznie wypełniane są następujące pola: Użytkownik wprowadzający, Uwaga W celu zapewnienia czytelności Raportu danych osobowych, należy pamiętać o przypisaniu Użytkownikowi serwera konkretnego pracownika z imienia i nazwiska. Rysunek 50. Jeżeli użytkownik serwera nie jest zarejestrowany jako pracownik, podczas logowania do programu pojawia się komunikat ostrzegający. Data wprowadzenia danych, Rejestr eksportów. Rejestr eksportów zawiera informacje uzupełniające, dotyczące udostępniania danych osobowych. Jest to rejestr pomocniczy przeznaczony dla administratora danych osobowych. Informacje z tego rejestru nie są drukowane w Raporcie o danych osobowych. W Rejestrze eksportów umieszczane są informacje o: dacie, użytkowniku, celu i rodzaju eksportu. Pola w zakładce Ochrona danych, które wypełnia użytkownik, to: Źródło danych, data sprzeciwu w rozumieniu art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO, Rejestr udostępnień. Z kartoteki osobowej każdego ucznia program pozwala wydrukować Raport o danych osobowych, dostępny po kliknięciu ikony Drukuj i wyborze pozycji Raporty w Kartotece osobowej. W Raporcie o danych osobowych drukowane są następujące informacje: Właściciel danych osobowych, Nazwisko, imię, imię2, data urodzenia, miejsce urodzenia, Nazwisko rodowe, PESEL, Imię ojca. Pierwsze wprowadzenie danych 82

83 Ochrona danych osobowych Data wprowadzenia, Użytkownik (osoba wprowadzająca dane), Źródło danych (w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych) Modyfikacja danych Data ostatniej modyfikacji, Użytkownik (osoba modyfikująca dane) Rejestr udostępnień Data sprzeciwu w rozumieniu art. 32 ust 1 pkt 8 ustawy o ochronie danych osobowych. Dodatkowo w programie można wydrukować rejestry dla poszczególnych osób poziomu samych rejestrów z pominięciem Raportu o danych osobowych: rejestr modyfikacji danych osobowych, w którym zapisywane są daty i autorzy ostatnich zmian danych osobowych, w tym także pierwszego wpisu tych danych do bazy programu, rejestr eksportów, w którym znajdują się informacje o dacie eksportu, użytkowniku, właścicielu danych osobowych, celu eksportu i rodzaju danych. Rejestry modyfikacji i eksportów danych dostępne są za pośrednictwem funkcji Narzędzia / Rejestr modyfikacji (Rejestr eksportów). Program umożliwia drukowanie całej listy modyfikacji lub eksportów lub tylko ich wybranych pozycji. Rysunek 51. Rejestr eksportów przechowuje informacje o udostępnianiu danych osobowych. 83

84 Zarządzanie danymi Uwaga Za ochronę danych osobowych odpowiedzialny jest administrator danych, do obowiązków którego należy przygotowanie odpowiednich procedur oraz egzekwowanie ich przestrzegania. 84

85 Jednostki szkolne Organizacja szkoły Jednostki szkolne Jednostką szkolną w programie jest każda samodzielna szkoła, a także każda szkoła określonego typu, będąca częścią zespołu szkół. Szkoła (lub zespół szkół), której dokumentacja jest prowadzona za pomocą programu określana jest jako "nasza szkoła". Wszystkie szkoły, z którymi nasza szkoła wymienia uczniów określane są mianem "obce szkoły". Na opis jednostki szkolnej składa się kilka kategorii danych: typ: podstawowa, gimnazjum, ponadgimnazjalna, policealna oraz przedszkole, kategoria: dla dzieci/młodzieży, dla dorosłych, uprawnienia: publiczna, niepubliczna z uprawnieniami, niepubliczna bez uprawnień, dane identyfikujące (nazwa, numer, patron, skrót, numer REGON, organ prowadzący), przypisanie do zespołu szkół, adres. Jednostki szkolne (przynajmniej jedną) opisuje się w gałęzi Jednostki w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła (zob. Widoki sposób prezentacji danych, str. 23). W celu dopisania nowej jednostki szkolnej należy kliknąć przycisk po prawej stronie listy jednostek, a następnie wypełnić formularz opisu szkoły. 85

86 Organizacja szkoły Rysunek 52. Formularz opisu jednostki szkolnej. Od typu, kategorii oraz uprawnień jednostki szkolnej zależą niektóre funkcje programu lub zakres dokumentacji prowadzonej dla niej przez program. Przykładowo, w szkołach dla dorosłych nie ma ocen zachowania, a księgi ewidencji dzieci (młodzieży) występują tylko w publicznych szkołach podstawowych i publicznych gimnazjach dla dzieci/młodzieży. Inne (obce) szkoły Inne szkoły niż własna (obce szkoły) opisywane są w podobny sposób jak jednostki własnej szkoły. Lista obcych szkół jest dostępna po wybraniu w głównym menu funkcji Ewidencje / Inne szkoły. W celu dodania nowej szkoły do listy należy użyć przycisku znajdującego się po prawej stronie listy w oknie Szkoły. Opis szkoły można zmodyfikować, wybierając z menu kontekstowego operację Modyfikuj lub dwukrotnie szybko klikając wybraną pozycję listy. 86

87 Zajęcia edukacyjne Rysunek 53. Lista obcych szkół. Naturalnym, choć niejawnym sposobem dopisywania szkół do tej listy są wszelkie operacje przyjmowania uczniów oraz przekazywania ich do innych szkół. W używanych wówczas formularzach znajdują się pola służące do wskazania istniejącej szkoły bądź dodania nowej. Zespoły szkół Pojęcie zespół szkół w programie jest cechą, która łączy jednostki szkolne w jedną strukturę organizacyjną. Zespół szkół nie stanowi części struktury szkoły złożonej z wielu jednostek, a jest jedynie uzupełnieniem jej opisu. Przypisanie określonej jednostki szkolnej do zespołu szkół odbywa się na formularzu jej opisu. Lista zespołów szkół dostępna jest po wybraniu w głównym menu funkcji Ewidencje / Zespoły szkół. Zajęcia edukacyjne Zajęcia prowadzone w szkole podzielono na kilka kategorii: ogólnokształcące, język obcy, zawodowe, kształcenie specjalne, religia/etyka, zachowanie. 87

88 Organizacja szkoły Z przyczyn technicznych (w celu ujednolicenia zapisu planów nauczania oraz na użytek mechanizmu wpisywania ocen) wprowadzono w programie kategorię zachowanie. Powinna ona być przypisywana jedynie zajęciom godzina z wychowawcą. Uzasadnieniem dla takiego rozwiązania jest to, że to wychowawca prowadzi zajęcia godzina z wychowawcą i jednocześnie to on wystawia ocenę zachowania. Z drugiej strony w szkołach, w których nie ocenia się zachowania, nie ma również godzin z wychowawcą. Pozostałe kategorie potrzebne są przede wszystkim na użytek wydawania świadectw szkolnych. Zajęcia opisuje się w gałęzi Zajęcia edukacyjne w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła (zob. Widoki sposób prezentacji danych, str. 23). Rysunek 54. Zajęcia edukacyjne w szkole. W celu dopisania nowych zajęć należy kliknąć przycisk po prawej stronie listy zajęć, a następnie wypełnić formularz opisu zajęć. 88

89 Zajęcia edukacyjne Rysunek 55. Formularz opisu zajęć edukacyjnych. Każdym zajęciom należy przypisać kategorię i sposób klasyfikacji Kolejność zajęć Zajęcia stanowią część danych wspólnych bazy danych, podlegają więc specjalnym procedurom utrzymywania spójności. Kolejność zajęć w arkuszach ocen można ustalić bądź na formularzu opisu zajęć, bądź na liście przywołanej za pomocą operacji Kolejność w arkuszu ocen z menu kontekstowego. Rysunek 56. Ustalanie kolejności zajęć w arkuszach ocen. Po ustaleniu kolejności zajęć należy zmienić ich numerację. 89

90 Organizacja szkoły Profile kształcenia w szkole Większość uczniów jednego oddziału funkcjonuje według tego samego profilu kształcenia, tzn. wszystkich jego uczniów obowiązuje ten sam plan nauczania (zestaw zajęć) i te same programy nauczania w ramach poszczególnych zajęć. W szkołach ogólnokształcących podstawowych, gimnazjach, liceach ogólnokształcących nie ma na ogół specjalnego ukierunkowywania nauki (jest co najwyżej nauczanie pewnych przedmiotów według rozszerzonych programów nauczania). W szkołach tych zdarzają się jednak oddziały sportowe. Ścisłe profilowanie ma miejsce w liceach profilowanych oraz w całym szkolnictwie zawodowym, gdzie polega ono na kształceniu w określonych zawodach. W szkołach tych tworzone są w zasadzie oddziały jednoprofilowe. Jedyny wyjątek stanowią tzw. oddziały wielozawodowe w zasadniczych szkołach zawodowych. Na użytek takich oddziałów w programie można w jednym oddziale utworzyć wiele profili. Ma to sens jedynie wówczas, gdy poszczególne profile (zawody, specjalności) różnią się planami nauczania. Jeśli jedyna różnica pomiędzy kształceniem uczniów w oddziale polega na odbywaniu bloków szkolenia zawodowego poza szkołą, a cała nauka w szkole odbywa się według tego samego planu nauczania, to nie ma potrzeby opisywania wielu profili w oddziale. Profil kształcenia w szkole dodaje się w gałęzi Profile w szkole w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła (zob. Widoki sposób prezentacji danych, str. 23). Kliknięcie przycisku po prawej stronie listy profili pozwala dodać nowy profil w szkole. Rysunek 57. Formularz opisu profilu. Znacznik ukryty służy do wyłączenia z użycia nieaktualnych profili. Pracownicy W bazie danych programu można przechować także listy pracowników. Lista pracowników widoczna jest w gałęzi Pracownicy w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła (zob. Widoki sposób prezentacji danych, str. 23). 90

91 Lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne Kliknięcie przycisku po prawej stronie listy umożliwia dodanie nowego pracownika do listy. Pracownicy, którym przypisano stanowisko "nauczyciel" lub "dyrektor" mogą być wybierani jako osoby oceniające w ramach zajęć prowadzonych w szkole oraz mogą być przypisywani jako wychowawcy do oddziałów. Wszystkich pracowników można także powiązać z kontami użytkowników serwera baz danych SQL. Lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne Historia istnienia szkoły (dokładnie: ta jej część zapisana w bazie danych) mierzona jest w programie upływem okresów promocyjnych, które dalej dzielą się na okresy klasyfikacyjne. Okres promocyjny to przedział czasu, po którym odbywa się klasyfikacja uczniów (słuchaczy) i w zależności od jej wyniku następuje przejście na następny poziom nauki (do następnej klasy) lub konieczne jest powtórzenie nauki na tym samym poziomie (w tej samej klasie). Okresy klasyfikacyjne w ramach tego samego okresu promocyjnego takich skutków nie niosą. Wyniki klasyfikacji na koniec okresu promocyjnego ustalane są według wspólnych wymogów ustalonych przez ministra właściwego do spraw oświaty. Sposób klasyfikowania w okresach klasyfikacyjnych w obrębie okresów promocyjnych ustalany jest w prawie wewnątrzszkolnym. Podstawowy okres promocyjny w szkołach dla dzieci i młodzieży jest równy rokowi szkolnemu i składa się z reguły z dwóch okresów klasyfikacyjnych semestrów. W szkołach policealnych podstawowym okresem promocyjnym jest semestr, który jest jednocześnie jedynym okresem klasyfikacyjnym. Program sam nie buduje osi czasu składającej się z następujących po sobie okresów promocyjnych i klasyfikacyjnych. Zadanie to spoczywa na użytkownikach programu. Rozpoczynając używanie programu należy roztropnie wybrać początek historii szkoły rejestrowanej za pomocą programu. Jeśli dane zostały przejęte z Sekretariatu uczniowskiego 2000 (zob. Przejęcie danych z Sekretariatu uczniowskiego 2000, str. 62) to pewna część tej historii (ta przejęta z poprzedniego programu) jest automatycznie ustalona. Nie jest najlepszym pomysłem przenoszenie do bazy danych całej historii istnienia szkoły zapisanej w dokumentacji papierowej. Użytkownicy programu, dopiero zakładający elektroniczną dokumentację, powinni się w pierwszej kolejności skupić na zarejestrowaniu w postaci elektronicznej aktualnego stanu, uwzględniającego jednak fakty historyczne, jak np. rzeczywiste daty założenia aktualnych oddziałów, rzeczywiste daty przyjęcia uczniów do szkoły itd. 91

92 Organizacja szkoły Chociaż program może się teoretycznie obyć bez opisu osi czasu za pomocą okresów promocyjnych, to jednak nie da się tego uniknąć, jeśli elektroniczna dokumentacja szkolna ma być utrzymywana w spójności z faktami. Do operowania osią czasu służy widok Historia okna Nasza szkoła (zob. Widoki sposób prezentacji danych, str. 23). Rysunek 58. Historia istnienia szkoły. Kolejne okresy promocyjne (lata szkolne) dodaje się po kliknięciu przycisku po prawej stronie listy. Rysunek 59. Dodawanie kolejnych lat szkolnych. Uwaga Zaleca się niezmienianie nazw okresów promocyjnych sugerowanych przez program. Okres promocyjny można dalej dzielić na okresy klasyfikacyjne, dodając kolejne z nich za pomocą operacji Twórz nowy podział na okresy klasyfikacyjne z menu kontekstowego przywołanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na istniejącym okresie promocyjnym na liście. 92

93 Lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne Rysunek 60. Podział okresu promocyjnego na okresy klasyfikacyjne. Każdy okres promocyjny (rok szkolny) powinien być po zakończeniu klasyfikacji zamknięty (zob. Zamykanie lat szkolnych, str. 148). Okresy klasyfikacyjne wewnątrz okresu promocyjnego nie wymagają takiej operacji. Ostatni niezamknięty okres promocyjny jest wyróżniony czerwonym kolorem w lewym panelu okna Nasza szkoła. Okres taki należy uważać za bieżący przy prawidłowo prowadzonej dokumentacji elektronicznej (zgodnej z upływem czasu rzeczywistego). Można utworzyć dowolną liczbę okresów promocyjnych, zarówno przeszłych, jak i przyszłych. Należy jednak pamiętać, że operacja zamykania okresów promocyjnych wprowadza tu pewne ograniczenia: nie można zamykać okresów poprzedzających zamknięty okres, można zamknąć tylko okres, który ma swojego następcę. Powoduje to, że po zamknięciu jakiegokolwiek okresu promocyjnego nie można zamknąć okresów wcześniejszych, a więc nie można w stosunku do nich dokonać np. zmiany poziomów oddziałów. Uwaga Należy bezwzględnie przestrzegać zasady zamykania jedynie okresu promocyjnego (roku szkolnego) uznanego za bieżący. Jeśli istnienie oddziałów powiązano z następstwem okresów promocyjnych i klasyfikacyjnych (zob. Okresy istnienia oddziału, str. 95), to w widoku Historia ujawniane są w każdym okresie istniejące wówczas oddziały. 93

94 Organizacja szkoły Oddziały Opis oddziału Każda jednostka szkolna składa się z oddziałów grupujących uczniów. Oddziały funkcjonują zwykle przez cały cykl nauki w szkole, choć zmienia się ich skład osobowy, wychowawcy czy uczący nauczyciele. W programie dopuszcza się budowanie oddziałów w jednej z trzech form organizacyjnych: oddział jednej klasy wszyscy uczniowie realizują programy nauczania jednej klasy, zespół międzyklasowy każdy uczeń może realizować program nauczania innej klasy, oddział bezklasowy jego uczniowie nie mają określonej klasy. Ostatnia z tych form pozwala opisać grupy wychowanków w przedszkolu. Minimalna klasa, jaką można przypisać oddziałowi jednej klasy ma poziom 0. Każdy oddział ma określony typ: ogólnodostępny, specjalny, integracyjny, dwujęzyczny itd. Wszystkie oddziały w szkole dzielą się na trzy kategorie: bieżące, projektowane, archiwalne. O przynależności oddziału do określonej kategorii decydują: klasa założenia, cykl nauki, przypisane mu okresy jego istnienia oraz kolejne operacje zamykania lat szkolnych (zob. Zamykanie lat szkolnych, str. 148). Po wyczerpaniu cyklu nauki oddział staje się archiwalny. Oddziałami projektowanymi są te, których okresy istnienia wybiegają w przyszłość względem bieżącego roku szkolnego. Nowe oddziały dodaje się w jednej z gałęzi Oddziały w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła (zob. Widoki sposób prezentacji danych, str. 23), po kliknięciu przycisku po prawej stronie listy oddziałów. 94

95 Oddziały Rysunek 61. Formularz opisu oddziału. Sposób traktowania oddziału przez program zależy od jego typu i formy organizacji. Po opisaniu podstawowych cech oddziału należy ustalić okresy jego istnienia. Domyślnie każdy nowy oddział pozostaje do tego czasu oddziałem projektowanym (znajduje się w grupie oddziałów projektowanych). Opisanie planu nauczania umożliwi gromadzenie ocen w arkuszach ocen uczniów. Każdy oddział ma domyślnie przypisywany jeden profil kształcenia nie mający nazwy ([bez profilu]). Częścią opisu oddziału są także jego wychowawcy. Okresy istnienia oddziału Każdy oddział istnieje w czasie, jaki wyznaczany jest okresami klasyfikacyjnymi składającymi się na historię szkoły (zob. Lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne, str. 91). W celu wskazania przedziałów czasu, w których ma funkcjonować oddział należy użyć funkcji Klasyfikacja / Okresy istnienia oddziałów. Powoduje ona przywołanie tabeli okresów istnienia oddziałów. Tę samą tabelę można przywołać w gałęzi Okresy istnienia konkretnego oddziału w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła, klikając przycisk po prawej stronie listy okresów lub przycisk i z menu kontekstowego wybierając pozycję Tabela okresów istnienia oddziałów. 95

96 Organizacja szkoły Rysunek 62. Tabela okresów istnienia oddziałów. Okresy istnienia oddziałów powinny się składać na ciągły przedział czasu. W tabeli tej można oglądać albo wszystkie oddziały, albo tylko bieżące i projektowane. W celu określenia czasu istnienia oddziału należy zaznaczyć komórki odpowiadające kolejnym okresom klasyfikacyjnym, po czym z menu kontekstowego trzeba wybrać operację Dodaj okres klasyfikacyjny dla oddziału. Aby zaznaczyć grupę komórek tabeli, należy użyć jednego z dwóch sposobów: przytrzymując wciśnięty klawisz Ctrl, klikać wybrane komórki lewym przyciskiem myszy, kliknąć lewym przyciskiem myszy pierwszą z wybranej grupy komórek i przytrzymując wciśnięty przycisk myszy, przesunąć kursor myszy do ostatniej wybranej komórki i zwolnić przycisk. Pierwszy z tych sposobów pozwala zaznaczyć dowolną grupę komórek, drugi tylko prostokąt. Uwaga Należy zadbać o to, by czas istnienia oddziału był ciągiem następujących po sobie lat szkolnych. Profile kształcenia w oddziale Profil oddziału dodaje się w gałęzi Profile w oddziale w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła. Kliknięcie przycisku po prawej 96

97 Oddziały stronie listy profili pozwala wybrać nowy profil w oddziale z listy profili w szkole, a w wypadku jego braku także dodać nowy profil w szkole. Rysunek 63. Profile w oddziale wybiera się spośród profili istniejących w szkole. W razie potrzeby można także dodać nowy profil. Plan nauczania Plan nauczania jest zestawem zajęć w każdym roku cyklu nauki w szkole z przypisaniem tygodniowej liczby godzin przeznaczonych na nie. Plan nauczania może być przypisany jedynie konkretnemu profilowi kształcenia w oddziale. Aby opisać plan nauczania profilu w oddziale, należy przywołać tabelę planu nauczania, używając jednego z dwóch równoważnych sposobów: wybrać z głównego menu funkcję Klasyfikacja / Plany nauczania, a następnie w tabeli żądany oddział i profil, w widoku Organizacja szkoły wybrać określony oddział, wskazać profil, po czym kliknąć przycisk i z menu kontekstowego wybrać pozycję Tabela planu nauczania. 97

98 Organizacja szkoły Rysunek 64. Plan nauczania profilu w oddziale. Wypełnienie planu nauczania jest konieczne do prowadzenia arkuszy ocen uczniów (słuchaczy). Do operowania planem nauczania służy menu kontekstowe przywoływane kliknięciem tabeli przy użyciu prawego przycisku myszy. W menu kontekstowym dostępne są operacje: dodawania zajęć do planu, ustalania przydziału godzin, modyfikowania przydziału godzin, usuwania przydziału godzin. 98

99 Oddziały Rysunek 65. Pozycja planu nauczania. Po dopisaniu zajęć do planu należy ustalić przydział godzin na poszczególne lata nauki. Dla każdych zajęć w planie nauczania trzeba określić: tygodniowy wymiar godzin, sposób klasyfikacji (ocena ze skali ocen z zajęć, ocena zachowania, ocena opisowa), czy zajęcia są obowiązkowe, czy ocena z zajęć ma być wliczana do średniej. W wypadku zajęć wybieralnych (fakultatywnych) konieczne jest dopisanie pozostałych zajęć należących do tej samej grupy i wskazanie liczby zajęć do wyboru. Roczna liczba godzin jest automatycznie wyliczana przez pomnożenie liczby tygodni nauki w roku szkolnym przez tygodniowy wymiar godzin. Liczbę tę można zmienić, jeśli zajęcia nie są prowadzone przez cały rok szkolny. Dowolne fragmenty planu nauczania jednego profilu w oddziale można powielić na plany nauczania w innych profilach lub w innych oddziałach na tym samym poziomie. W tym celu należy zaznaczyć wybrany fragment opisanego planu nauczania, a następnie zapamiętać go za pomocą funkcji Kopiuj z menu kontekstowego przywołanego przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy dowolnej komórki tabeli. Skopiowany w ten sposób wycinek planu nauczania można za pomocą operacji Wklej z tego samego menu kontekstowego umieścić w innym planie nauczania. Aby zaznaczyć grupę komórek tabeli, należy użyć jednego z dwóch sposobów: 99

100 Organizacja szkoły przytrzymując wciśnięty klawisz Ctrl, klikać wybrane komórki lewym przyciskiem myszy, kliknąć lewym przyciskiem myszy pierwszą z wybranej grupy komórek i przytrzymując wciśnięty przycisk myszy, przesunąć kursor myszy do ostatniej wybranej komórki i zwolnić przycisk. Pierwszy z tych sposobów pozwala zaznaczyć dowolną grupę komórek, drugi tylko prostokąt. Dziennik lekcyjny Program odwzorowuje część zapisów w dzienniku lekcyjnym oddziału, w szczególności: przechowuje numery uczniów w dzienniku lekcyjnym i pozwala ustalić kolejność uczniów w dzienniku, pamięta listę zajęć nauczanych w oddziale w postaci planów nauczania, drukuje strony do dziennika, w tym zestawienie wyników klasyfikacji rocznej. W celu ustalenia kolejności uczniów w dzienniku lekcyjnym należy przywołać widok Organizacja szkoły w oknie Nasza szkoła i wybrać gałąź Oddziały. Następnie należy zaznaczyć żądany oddział i z menu kontekstowego, które pojawi po kliknięciu przycisku, wybrać operację Kolejność w dzienniku lekcyjnym. Rysunek 66. Ustalanie kolejności uczniów w dzienniku lekcyjnym. Po ustaleniu nowej kolejności należy przenumerować listę uczniów. 100

101 Oddziały Uwaga Kolejność uczniów w dzienniku lekcyjnym powinna być ustalana na początku roku szkolnego po rozliczeniu uczniów niepromowanych i zawieszonych (zob. Postępowanie z uczniami niepromowanymi, str. 151). Program umożliwia także wydrukowanie świadectw szkolnych za pomocą programu Świadectwa Optivum należącego do pakietu Uczniowie Optivum. Służy do tego wydruk kontekstowy Drukuj świadectwa za pomocą Świadectw Optivum dostępny po kliknięciu przycisku w widoku Organizacja szkoły po zaznaczeniu grupy uczniów konkretnego oddziału. Operacja drukowania świadectw przebiega w następujących fazach: eksport danych uczniów do pliku w formacie SOU: automatyczne przywołanie programu Świadectwa Optivum, wybranie właściwego szablonu świadectwa szkolnego: dopełnienie niezbędnych operacji w programie Świadectwa Optivum, zgodnie z regułami tego programu. 101

102 Organizacja szkoły Wychowawcy Wychowawców oddziału dodaje się w gałęzi Wychowawcy w oddziale w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła. Kliknięcie przycisku powoduje przywołanie tabeli przypisania wychowawców do oddziałów. Rysunek 67. Tabela przypisania wychowawców do oddziałów. Konkretnego wychowawcę można przypisać do oddziału po przywołaniu menu kontekstowego w określonej komórce tabeli i wybraniu z niego operacji Dodaj wychowawcę. Wychowawcy wybierani są spośród pracowników szkoły, którym przypisano stanowisko "nauczyciel". 102

103 Księgi uczniów (słuchaczy) Księgi Księgi uczniów (słuchaczy) Na podstawie rozporządzenia MENiS z 19 lutego 2002 roku w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania 1 każda szkołą prowadzi księgę uczniów, w której rejestruje wszystkich uczniów w kolejności przyjęć, a także odnotowuje fakty ukończenia szkoły lub jej opuszczenia z podaniem powodu. Wszystkie informacje o miejscu ucznia w szkole oraz o wszelkich zmianach tego miejsca zapisywane są w kartotece ucznia na karcie Miejsce w szkole (zob. Miejsce ucznia (słuchacza) w szkole, str. 113). Informacje o wszystkich uczniach dostępne są w widokach Kartoteki i księgi oraz Organizacja szkoły okna Nasza szkoła. Program prowadzi oddzielne księgi dla wszystkich szkół zespołu. Spisy uczniów mogą być oglądane w każdej księdze łącznie, a także z podziałem na: kandydatów (uczniów przypisanych do oddziałów projektowanych), aktualnie uczących się, przekazanych do innych szkół z potwierdzeniem i bez, skreślonych z listy uczniów, absolwentów. 1 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. Nr 23, poz. 225 oraz z 2003 r. Nr 107, poz. 1003) 103

104 Księgi Wszystkie kategorie uczniów poza aktualnie uczącymi się podzielone są dodatkowo na lata szkolne, w których uczniowie ci opuścili szkołę. Rysunek 68. Księgi uczniów i słuchaczy. Księgi ewidencji dzieci (młodzieży) Na podstawie rozporządzenia MENiS z 19 lutego 2002 roku w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania 2 każda publiczna szkoła podstawowa i publiczne gimnazjum obowiązane są prowadzić księgi ewidencji dzieci (młodzieży) zamieszkałych w obwodzie szkoły. W księdze tej wpisuje się corocznie miejsce odbywania nauki przez ucznia oraz formę spełniania obowiązku szkolnego, a także informacje o odroczeniu lub ustaniu spełniania tego obowiązku. Wszystkie informacje o spełnianiu obowiązku szkolnego zapisywane są w kartotece ucznia na karcie Obowiązek nauki (zob. Obowiązek nauki, str. 115). Informacje o wszystkich uczniach zamieszkujących obwód szkoły dostępne są w widoku Kartoteki i księgi okna Nasza szkoła. Program potrafi prowadzić wiele ksiąg ewidencji dzieci (młodzieży) dla wszystkich szkół zespołu, które mają obowiązek jej prowadzenia ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. Nr 23, poz. 225 oraz z 2003 r. Nr 107, poz. 1003)

105 Księgi ewidencji dzieci (młodzieży) Spisy dzieci i młodzieży umieszczonych w księdze mogą być oglądane łącznie lub w podziale na roczniki. Rysunek 69. Księgi ewidencji dzieci i młodzieży. 105

106 Kartoteka ucznia (słuchacza) Kartoteka ucznia (słuchacza) Dane osobowe Kartoteka ucznia otwierana jest zawsze na pierwszej karcie zawierającej podstawowe dane osobowe ucznia. Rysunek 70. Kartoteka ucznia karta z danymi osobowymi. Na wszystkich kartach kartoteki występują stałe elementy, którymi są: nagłówek zawierający imię i nazwisko ucznia, przycisk umożliwiający wydrukowanie szeregu dokumentów, 106

107 Dane osobowe przyciski służące do przechodzenia pomiędzy kolejnymi uczniami na liście, na której została otwarta kartoteka, przyciski pozwalające odpowiednio: dodać nową osobę do ewidencji oraz zapisać wprowadzone lub zmienione dane, przyciski zakładek kart. Kolejne karty kartoteki otwierane są przez klikanie zakładek lewym przyciskiem myszy. Można do tego użyć także klawiszy PgUp i PdDn. Do kartoteki ucznia można dodać zdjęcie. W tym celu należy przywołać menu kontekstowe, klikając obszar zdjęcia prawym przyciskiem myszy, a następnie wybrać z niego operację Dodaj zdjęcie. Wcześniej zdjęcie powinno być zapisane na dysku komputera w dowolnym formacie graficznym. Zarówno imiona, jak i nazwiska uczniów mogą być odmieniane przez przypadki. Program potrafi zaproponować automatyczną ich odmianę. Rysunek 71. Odmiana nazwisk. Przypadki nazwisk używane są w dokumentach drukowanych przez program. Odmianę nazwiska można ustalić po kliknięciu przycisku stronie pola nazwiska. po prawej Program kontroluje zgodność daty urodzenia i płci z numerem PESEL. Niezgodność jest sygnalizowana żółtym tłem pola PESEL. Pole ID oświatowy (identyfikator oświatowy) zostało przygotowane na przyszły użytek jednolitej identyfikacji uczniów w krajowym rejestrze oświatowym. Do modyfikowania danych osobowych konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień przyznanych przez głównego użytkownika programu. 107

108 Kartoteka ucznia (słuchacza) Adresy Adresy ucznia stały i tymczasowy dopełnione są informacjami o rodzaju miejsca zamieszkania, a także wskazaniem sposobu docierania do szkoły oraz uprawnienia do dowożenia na koszt gminy. Od rzetelnego wypełnienia tej karty zależy wartość kilku zestawień sporządzanych przez program. Rysunek 72. Adresy ucznia. Ochrona danych Karta Ochrona danych pozwala gromadzić wymagane prawem informacje związane z ochroną danych osobowych. Program automatycznie wypełnia następujące pola: Użytkownik wprowadzający, Uwaga W celu zapewnienia czytelności Raportu danych osobowych, należy pamiętać o przypisaniu Użytkownikowi serwera konkretnego pracownika z imienia i nazwiska. 108

109 Ochrona danych Rysunek 73. Jeżeli użytkownik serwera nie jest zapisany jako pracownik, podczas logowania do programu pojawia się komunikat ostrzegający. Data wprowadzenia danych, Rejestr eksportów. Rejestr eksportów zawiera informacje uzupełniające, dotyczące udostępniania danych osobowych. Jest to rejestr pomocniczy przeznaczony dla administratora danych osobowych. Informacje z tego rejestru nie są drukowane w Raporcie o danych osobowych. W Rejestrze eksportów umieszczane są informacje o: dacie, użytkowniku, celu i rodzaju eksportu. Pola w zakładce Ochrona danych, które wypełnia użytkownik, to: Źródło danych, Program w polu tym umieszcza wartość domyślną od osoby, której dane dotyczą. Pole to jest edytowalne użytkownik programu ma możliwość jego modyfikacji tj. wpisania innego źródła. data sprzeciwu w rozumieniu art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO, Program automatycznie wypełnia to pole datą systemową jednak użytkownik programu ma również możliwość jego modyfikacji. Rejestr udostępnień. Pole to jest edytowalne, gdy nie jest zaznaczona opcja data sprzeciwu w rozumieniu art. 32 ust. 1 pkt 8 UoODO. Wpisywanie danych dotyczących rejestru udostępnień, odbywa się w oknie Informacja o udostępnianiu danych, które dostępne jest po wciśnięciu znaku. 109

110 Kartoteka ucznia (słuchacza) Rysunek 74. Okno pozwalające użytkownikowi uzupełnić Rejestr udostępnień. Pola Zakres i Uwagi nie są drukowane w Raporcie o danych osobowych. Z kartoteki osobowej każdego ucznia program pozwala wydrukować Raport o danych osobowych, dostępny po kliknięciu ikony Drukuj i wyborze pozycji Raporty w Kartotece osobowej. W Raporcie o danych osobowych drukowane są następujące informacje: Właściciel danych osobowych Nazwisko, imię, imię2, data urodzenia, miejsce urodzenia, Nazwisko rodowe, PESEL, Imię ojca. Pierwsze wprowadzenie danych Data wprowadzenia, Użytkownik (osoba wprowadzająca dane), Źródło danych (w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych) Modyfikacja danych Data ostatniej modyfikacji, Użytkownik (osoba modyfikująca dane) Rejestr udostępnień Data sprzeciwu w rozumieniu art. 32 ust 1 pkt 8 ustawy o ochronie danych osobowych. 110

111 Opiekunowie prawni i rodzeństwo Rysunek 75. Drukowanie Raportu o danych osobowych z Kartoteki ucznia (słuchacza). Opiekunowie prawni i rodzeństwo Karta służy do gromadzenia informacji o opiekunach prawnych (rodzicach) ucznia oraz rodzeństwie uczącym się w tej samej szkole. Rysunek 76. Rodzice (opiekunowie prawni) ucznia i jego rodzeństwo w szkole. 111

112 Kartoteka ucznia (słuchacza) O każdym opiekunie prawnym zbierane są podstawowe informacje wymagane do prowadzenia księgi uczniów i dzienników lekcyjnych. Ułatwieniem przy wpisywaniu adresów opiekunów prawnych jest operacja powielania adresu ucznia. Rysunek 77. Informacje o rodzicu (opiekunie prawnym) ucznia. Przy użyciu menu kontekstowego przywołanego na liście rodzeństwa można powiązać uczniów w rodzeństwo. Program oferuje przy tym dwie możliwości: automatyczne wyszukiwanie na podstawie podobieństwa cech oraz wyszukiwanie ręczne. Rysunek 78. Automatyczne wyszukiwanie rodzeństwa. To samo menu kontekstowe zawiera operacje umożliwiające uzgodnienie danych opiekunów i rodzeństwa. 112

113 Miejsce ucznia (słuchacza) w szkole Miejsce ucznia (słuchacza) w szkole Jest to jedna z ważniejszych kart kartoteki ucznia (słuchacza). Przy jej wykorzystaniu przeprowadzane są wszystkie operacje związane z przypisywaniem go do szkoły, oddziału i profilu kształcenia. Rysunek 79. Miejsce ucznia w szkole. Na tej karcie wykonywane są wszystkie operacje związane z przyjmowaniem, przenoszeniem i skreślaniem ucznia z księgi uczniów. Za pomocą operacji dostępnych w menu kontekstowym przywoływanym na liście Księga uczniów odbywają się przyjęcia do szkoły, skreślenia z listy uczniów (słuchaczy) oraz przekazania ucznia do innej szkoły (łącznie z przekazaniem do innego obwodu szkolnego). 113

114 Kartoteka ucznia (słuchacza) Rysunek 80. Przekazanie (przeniesienie) ucznia do innej szkoły. Za pomocą tej samej operacji można przekazać ucznia szkoły podstawowej lub gimnazjum do innego obwodu szkolnego. Uwaga Przekazanie ucznia szkoły podstawowej lub gimnazjum do innej szkoły wymaga potwierdzenia tego faktu po otrzymaniu zawiadomienia o przyjęciu ze szkoły przyjmującej ucznia. Anulowanie i usuwanie omyłkowych wpisów w księdze uczniów Omyłkowe przyjęcie ucznia do szkoły (wpisanie go do księgi uczniów i przydzielenie mu oddziału), zarejestrowanie przekazania go do innej szkoły lub skreślenia z księgi uczniów można anulować, wybierając odpowiednią funkcję z menu kontekstowego przywoływanego na liście Księga uczniów. Przepływy wewnętrzne Operacje przenoszenia ucznia pomiędzy oddziałami oraz zmiana profilu w oddziale wieloprofilowym wykonywane są przy użyciu menu kontekstowego przywołanego na liście Przepływy wewnętrzne. Formularz przeniesienia ucznia (słuchacza) pomiędzy oddziałami można także przywołać, klikając przycisk po prawej stronie listy. 114

115 Obowiązek nauki Rysunek 81. Przeniesienie ucznia pomiędzy oddziałami. Za pomocą tej samej operacji można zmienić profil ucznia. Obowiązek nauki Sekretariat Optivum prowadzi dla każdego ucznia szkoły podstawowej i gimnazjum dla dzieci i młodzieży rejestr spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki. Rysunek 82. Karta kontroli spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki. 115

116 Kartoteka ucznia (słuchacza) Wszystkie informacje o przypisaniu ucznia do obwodu szkolnego oraz o zmianach w spełnianiu obowiązku szkolnego są odnotowywane na karcie Obowiązek nauki. W gimnazjach dla młodzieży karta ta może służyć także do odnotowywania sposobu spełniania obowiązku nauki przez absolwentów do czasu ukończenia przez nich 18 roku życia. Kliknięcie przycisku pozwala dopisać nową informację do rejestru. Rysunek 83. Wpis do księgi ewidencji dzieci (młodzieży) o sposobie spełniania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki. Część wpisów jest bezpośrednim skutkiem zamykania kolejnych lat szkolnych. Za pomocą funkcji z menu kontekstowego można dokonywać zmian treści poszczególnych wpisów oraz usuwać wpisy omyłkowe. Uwaga Niektóre wpisy w historii spełniania obowiązku szkolnego są dokonywane przez program automatycznie po zamknięciu roku szkolnego (zob. Zamykanie lat szkolnych, str. 148). Arkusz ocen Arkusz prezentowany na tej karcie jest wypełniany w następstwie wpisywania stopni za pomocą funkcji Klasyfikacja / Arkusze ocen (zob. Wpisywanie ocen, str. 137). Karta zawiera także informacje o egzaminach zewnętrznych, jakim poddawany był uczeń. Do ich wpisywania służy formularz przywoływany w następstwie kliknięcia przycisku po prawej stronie listy. 116

117 Arkusz ocen Rysunek 84. Arkusz ocen ucznia. Oceny wpisywane są przy użyciu tabeli przywoływanej poleceniem Klasyfikacja / Arkusze ocen. UWAGA Na karcie Oceny możliwy jest podgląd wszystkich wyników egzaminów zewnętrznych, które uczniowie/słuchacze uzyskali na niższym poziomie edukacyjnym. Funkcja ta dostępna jest w zespołach szkół. Rysunek 85. Wyniki egzaminów zewnętrznych wpisywane są w ostatnich klasach. 117

118 Kartoteka ucznia (słuchacza) Osiągnięcia i niepowodzenia Karta Kariera służy do rejestrowania przebiegu szkolnej i pozaszkolnej kariery ucznia. Do oglądania informacji na tej karcie, a także ich wpisywania konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień (zob. Uprawnienia i zarządzanie nimi, str. 46) przyznanych przez głównego użytkownika programu. Poszczególne informacje dopisywane są do list po kliknięciu odpowiedniego przycisku. Rysunek 86. Karta Kariera miejsce do odnotowywania osiągnięć i niepowodzeń ucznia. 118

119 Informacje o specjalnych potrzebach Informacje o specjalnych potrzebach Karta Specjalne służy do wpisywania poufnych informacji, które mają wpływ na sposób traktowania ucznia w szkole. Oprócz orzeczeń poradni o dysfunkcjach i zagrożeniach można na niej rejestrować informacje przydatne w szczególnych sytuacjach. Do oglądania tych informacji, a także ich wpisywania konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień (zob. Uprawnienia i zarządzanie nimi, str. 46) przyznanych przez głównego użytkownika programu. Poszczególne informacje dopisywane są do list po kliknięciu odpowiedniego przycisku. Rysunek 87. Informacje o orzeczeniach i specjalnych potrzebach edukacyjnych ucznia. Za pomocą funkcji Zestawienia / Statystyki / orzeczenia poradni można przenieść do Excela informacje o wszystkich orzeczeniach ważnych w określonym czasie i tam przeanalizować je w jednym z dostępnych widoków. Uwagi o uczniu (słuchaczu) Na tej karcie zapisywane są dwie kategorie uwag: dowolne i dotyczące środowiska, w którym żyje uczeń. Do oglądania uwag, a także ich wpisywania konieczne jest posiadanie odpowiednich uprawnień (zob. 119

120 Kartoteka ucznia (słuchacza) Uprawnienia i zarządzanie nimi, str. 46) przyznanych przez głównego użytkownika programu. Poszczególne uwagi dopisywane są do list po kliknięciu odpowiedniego przycisku. Rysunek 88. Uwagi o uczniu. 120

121 Informacje dodatkowe Informacje dodatkowe Ostatnia karta kartoteki ucznia Inne zawiera rozmaite informacje. Część z tych informacji dostępna jest tylko w określonych okolicznościach. W szczególności: pole Wojskowa komenda uzupełnień jest dostępne tylko dla uczniów płci męskiej, którzy ukończyli 18 rok życia, pola Miejsce zatrudnienia i Miejsce odbywania praktyk są dostępne dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych i szkół dla dorosłych. Rysunek 89. Inne informacje o uczniu. Na tej karcie mogą być odnotowywane dane o dokumentach ucznia oraz dane własne zdefiniowane przez użytkownika programu. Na karcie tej gromadzone są informacje o dokumentach ucznia, w szczególności wydanych legitymacjach szkolnych, ale również innych dokumentach, np. paszporcie, dowodzie osobistym itp. Informacje te wpisuje się na formularzu przywoływanym po kliknięciu przycisku znajdującym się po prawej stronie listy dokumentów. 121

122 Kartoteka ucznia (słuchacza) Rysunek 90. Rejestracja wydanej legitymacji szkolnej. Jeśli zdefiniowano szablon autonumeracji dla danego rodzaju dokumentów, to kliknięcie przycisku spowoduje automatyczne nadanie numeru dokumentowi. Szablony autonumeracji poszczególnych rodzajów dokumentów definiuje się na formularzu opisu rodzaju dokumentu (Ewidencje / Słowniki / Inne / Rodzaje dokumentów). Szablon autonumeracji jest ciągiem znaków, pośród których musi wystąpić sekwencja "#" składająca się z co najmniej trzech takich znaków. Podczas nadawania numerów dokumentom sekwencja znaków "#" będzie zastępowana kolejnymi liczbami. W szablonie autonumeracji może wystąpić kilka sekwencji zawierających znak"#" przedzielonych innymi znakami. Rysunek 91. Definiowanie szablonu autonumeracji dokumentów. Ponadto na karcie Inne gromadzone są tzw. dane własne, dowolnie definiowane przez użytkownika programu. Istniejące rodzaje dodaje się lub definiuje nowe po kliknięciu przycisku znajdującego się po prawej stronie tabeli Dane własne. 122

123 Grupowe zmiany danych w kartotekach uczniów Rysunek 92. Dodanie nowej informacji zdefiniowanej przez użytkownika programu. Aby dodać nowy rodzaj danych własnych, należy go wpisać w polu Rodzaj lub kliknąć wcześniej przycisk obok selektora rodzaju danych. W jednym i drugim wypadku zostanie przywołany formularz definicji rodzaju danych: Rysunek 93. Nowy rodzaj danych własnych. Każdy nowy rodzaj danych może mieć jeden z dopuszczalnych typów wartości. Liczba rodzajów danych własnych, jakie można zdefiniować w programie, nie jest ograniczona. Dane własne umieszczane są w tzw. słowniku, do którego dostęp (np. w celu zmodyfikowania nazwy rodzaju danych) jest możliwy także za pośrednictwem funkcji Ewidencje / Słowniki / Inne / Rodzaje danych własnych. Rodzaje danych własnych mogą być użyte także przy konstrukcji filtrów (zob. Edytor filtrów, str. 185), w celu umożliwienia wyodrębniania uczniów o określonych cechach. Grupowe zmiany danych w kartotekach uczniów W wypadku konieczności wypełnienia tych samych danych grupie uczniów można skorzystać z operacji grupowych dostępnych we wszystkich widokach głównego okna programu zawierających listy uczniów (Kartoteki i księgi oraz Organizacja). Po zaznaczeniu grupy 123

124 Kartoteka ucznia (słuchacza) uczniów w menu kontekstowym pojawia się nowa operacja służąca do równoczesnej zmiany określonych danych w całej zaznaczonej grupie uczniów. W wyniku wybrania operacji Modyfikuj wybrane (operacja grupowa) pojawia się okno z zakładkami przypominające kartotekę ucznia. Rysunek 94. Okno operacji grupowych zmian danych w kartotekach uczniów. Na poszczególnych kartach niedostępne do modyfikacji są pola w kolorze tła kart. Niewypełnienie modyfikowalnych pól powoduje pozostawienie odpowiednich danych w całej grupie w stanie nienaruszonym (sprzed modyfikacji). W wypadku historii spełniania obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki (na karcie Obowiązek nauki) oraz danych własnych (na karcie Inne) możliwa jest modyfikacja pojedynczych wpisów dotyczących konkretnej osoby lub dodanie tego samego wpisu wszystkim osobom zaznaczonej grupy. Z tego powodu karty Obowiązek nauki oraz Inne (tabela Dane własne) zawierają listę wszystkich wpisów dotyczących całej grupy zaznaczonych osób. 124

125 Grupowe zmiany danych w kartotekach uczniów Rysunek 95. Zmian wpisów w historii spełniania obowiązku nauki można dokonywać jedynie indywidualnie. Modyfikacja pojedynczego wpisu odbywa się tak, jak w wypadku otwarcia kartoteki pojedynczego ucznia. Dodanie nowej pozycji powoduje równoczesne dopisanie tych samych danych wszystkim wcześniej wybranym osobom. 125

126 Przepływy uczniów (słuchaczy) Przepływy uczniów (słuchaczy) Przyjęcie do szkoły W celu przyjęcia ucznia (słuchacza) do szkoły należy w pierwszej kolejności wpisać go do ewidencji osób. Nowego ucznia (słuchacza) można dopisać do ewidencji w dowolnym widoku okna Nasza szkoła (zob. Widoki sposób prezentacji danych, str. 23), w którym znajduje się lista uczniów. W celu dopisania nowego ucznia (słuchacza) należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie listy. Pojawi się wówczas pusta kartoteka ucznia z trzema kartami. Rysunek 96. Karta, przy użyciu której dopisywana jest nowa osoba. 126

127 Grupowe przyjmowanie uczniów Po wypełnieniu kart kartoteki należy kliknąć przycisk, aby zapisać wprowadzone dane w bazie danych. Po zapisaniu danych nowego ucznia ujawnią się zakładki pozostałych kart kartoteki, a pośród nich Miejsce w szkole. Na karcie Miejsce w szkole należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie listy zapisów w księdze uczniów i wypełnić formularz przyjęcia ucznia (słuchacza) do szkoły. Rysunek 97. Formularz przyjęcia ucznia do szkoły. Ucznia zapisanego wcześniej w ewidencji osób można także umieścić w strukturze szkoły (wpisać do księgi uczniów i wyznaczyć mu oddział) za pomocą operacji przyjęcia grupowego. Uwaga Nie należy bez powodu zmieniać proponowanych przez program numerów w księdze uczniów i w dzienniku lekcyjnym. Grupowe przyjmowanie uczniów Grupowe przyjmowanie uczniów do szkoły ma miejsce w dwóch sytuacjach: w trakcie corocznego naboru, podczas reorganizacji szkół. 127

128 Przepływy uczniów (słuchaczy) Wszystkie osoby, które mają być grupowo przyjęte do szkoły powinny się najpierw znaleźć w ewidencji osobowej. Mogą tam trafić przez dopisanie lub w wyniku importu danych w formacie SOU (zob. Import danych w formacie SOU, str. 55). W ten sposób można: w szkole podstawowej przyjąć w poczet uczniów klasy pierwszej dzieci zamieszkujące na terenie obwodu szkoły, wpisane wcześniej do księgi ewidencji dzieci, w gimnazjum przejąć absolwentów szkół podstawowych, jeśli obwody tych szkół zawierają się w obwodzie gimnazjum, w szkołach ponadgimnazjalnych kandydatów zakwalifikowanych przez system naboru. Do grupowego przyjmowania uczniów służy funkcja Przepływy / Przyjmowanie grupowe. Rysunek 98. Grupowe przyjmowanie uczniów. W pierwszej kolejności należy wybrać osoby z listy (zob. Wybór pozycji z list, str. 31) w lewym panelu okna, następnie wskazać oddział, datę i powód przyjęcia, a potem odpowiedni sposób przyjęcia z menu kontekstowego. Przeniesienie do innego oddziału W celu przeniesienia ucznia pomiędzy oddziałami należy przywołać jego kartotekę, a następnie na karcie Miejsce w szkole kliknąć przycisk 128

129 Przekazanie ucznia do innej szkoły znajdujący się z prawej strony listy Przepływy wewnętrzne i wypełnić formularz przeniesienia. Rysunek 99. Formularz przeniesienia ucznia pomiędzy oddziałami. Uwaga Za pomocą tej samej operacji można zmienić profil kształcenia ucznia w oddziale wielozawodowym. Przekazanie ucznia do innej szkoły W celu przekazania (przeniesienia) ucznia (słuchacza) do innej szkoły należy przywołać jego kartotekę, a następnie na karcie Miejsce w szkole przywołać menu kontekstowe i wybrać operację Przekaż do innej szkoły. Do zakończenia operacji konieczne jest wykonanie dwóch operacji: wypełnienie formularza: 129

130 Przepływy uczniów (słuchaczy) potwierdzenie przekazania za pomocą operacji Potwierdź przeniesienie z menu kontekstowego przywołanego na liście zapisów w księdze uczniów na karcie Miejsce w szkole. Uwaga Ta sama operacja służy do przekazywania uczniów pomiędzy obwodami szkół bez zmiany miejsca nauki. Należy wówczas wypełnić jedynie dolną część formularza przekazania ucznia. Do czasu potwierdzenia przekazania ucznia (do czasu otrzymania potwierdzenia przyjęcia ucznia ze szkoły przyjmującej) przekazany uczeń będzie widoczny w księdze uczniów w kategorii Przekazani niepotwierdzeni. Z przekazywaniem uczniów pomiędzy szkołami, w których nauka jest objęta obowiązkiem szkolnym, związana jest z wymianą dokumentów. Po kliknięciu przycisku w kartotece należy wybrać ze spisu wydruków Zaświadczenia, zawiadomienia, a następnie Zawiadomienie o przekazaniu ucznia. 130

131 Skreślenie z listy uczniów (słuchaczy) Rysunek 100. Zawiadomienie o przekazaniu ucznia do innej szkoły przygotowane przez program. Skreślenie z listy uczniów (słuchaczy) Skreślenie ucznia (słuchacza) z księgi uczniów (słuchaczy) jest możliwe w szkołach ponadgimnazjalnych, policealnych oraz w szkołach dla dorosłych. W szkołach podstawowych i gimnazjach, których uczniowie są objęci obowiązkiem szkolnym, skreślenie z księgi uczniów może nastąpić tylko w sytuacjach szczególnych (trwały wyjazd za granicę, zgon). W każdym innym wypadku uczniowie tych dwóch typów szkół opuszczają je jedynie w wyniku ukończenia lub przekazania do innej szkoły. W celu skreślenia ucznia (słuchacza) z księgi uczniów (słuchaczy) należy przywołać jego kartotekę, a następnie na karcie Miejsce w szkole przywołać menu kontekstowe i wybrać operację Skreśl z księgi uczniów. 131

132 Przepływy uczniów (słuchaczy) Rysunek 101. Skreślenie ucznia z księgi uczniów (słuchaczy). Możliwe jest jednoczesne skreślenie ucznia z księgi ewidencji dzieci (młodzieży). 132

133 Obowiązek szkolny i obowiązek nauki Kontrola spełniania obowiązku nauki Obowiązek szkolny i obowiązek nauki Ustawa o systemie oświaty 3 nakłada na wszystkie dzieci i młodzież w wieku od lat 7 do 18 obowiązek nauki. Obowiązek ten jest zwany obowiązkiem szkolnym do czasu ukończenia gimnazjum. Publiczne szkoły podstawowe i publiczne gimnazja mają przypisane obwody szkolne, tj. rejony, z których dzieci i młodzież powinny być wpisane do ksiąg ewidencji dzieci (młodzieży) prowadzonych przez te szkoły. Zadaniem dyrektorów tych szkół jest kontrola spełniania obowiązku szkolnego przez dzieci i młodzież zamieszkujące te obwody. Po zakończeniu nauki w gimnazjum kontrolę nad realizacją obowiązku nauki przez młodzież sprawują urzędy gmin. Rozporządzenie MENiS z 19 lutego 2002 roku w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania 4 nakłada na dyrektorów publicznych gimnazjów obowiązek współuczestniczenia w tej kontroli poprzez rejestrowanie w księgach ewidencji młodzieży sposobu, w jaki spełniają obowiązek nauki absolwenci tych gimnazjów zamieszkali w ich obwodach do czasu ukończenia 18 roku życia. 3 USTAWA z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz z późn. zmianami ostatnia z 2006 r. Nr 208, poz. 1532). 4 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI NARODOWEJ I SPORTU z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. Nr 23, poz. 225 oraz z 2003 r. Nr 107, poz. 1003) 133

134 Kontrola spełniania obowiązku nauki Z powyższych powodów w programie przewidziano mechanizmy ułatwiające dyrektorom szkół wywiązanie się z nałożonych na nich obowiązków. Są to: karta Obowiązek nauki w kartotece ucznia (zob. Obowiązek nauki, str. 115) wraz z operacją filtrowania (zob. Filtrowanie, str. 30), księgi ewidencji dzieci (młodzieży) w widoku Kartoteki i księgi okna Nasza szkoła, wydruki zawiadomień o spełnianiu obowiązku szkolnego. Przypisanie do obwodu szkolnego i jego zmiana W celu przypisania ucznia do obwodu szkoły (własnej lub obcej) należy przejść na kartę Obowiązek nauki jego kartoteki i kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie listy, a następnie wypełnić formularz. Rysunek 102. Przypisanie ucznia do obwodu szkolnego. Uwaga Podczas wpisywania ucznia do własnej księgi ewidencji dzieci (młodzieży) nie należy bez wyraźnego powodu zmieniać numeru w księdze proponowanego przez program. W celu zmiany wpisu widocznego na liście należy podwójnie kliknąć daną pozycję i zmodyfikować dane na formularzu. W wypadku zmiany miejsca zamieszkania ucznia, powodującej zmianę przypisania do obwodu szkolnego bez zmiany miejsca nauki, można także użyć funkcji przekazania ucznia do innej szkoły. 134

135 Wymiana informacji pomiędzy szkołami Wymiana informacji pomiędzy szkołami W celu usprawnienia wymiany informacji pomiędzy szkołami o uczniach spoza ich obwodów w programie przygotowano wydruk zawiadomień, które można wysłać do szkół w macierzystych obwodach tych uczniów. Aby wydrukować zawiadomienia, należy przejść do widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła i wybrać własną szkołę. Następnie, klikając przycisk, przywołać spis wydruków i wybrać z niego pozycję Zawiadomienia do innych szkół. Rysunek 103. Zawiadomienie przesyłane do właściwego (obcego) obwodu szkolnego ucznia. Kolejne strony zawiadomień przeznaczone są dla oddzielnych szkół. Na każdym zawiadomieniu umieszczona jest lista wszystkich uczniów pochodzących z obwodu adresata. Uzupełnianie zapisów o spełnianiu obowiązku szkolnego Po zamknięciu roku szkolnego (zob. Zamykanie lat szkolnych, str. 148) w szkole podstawowej i gimnazjum istnieje potrzeba uzupełnienia zapisów o sposobie spełniania obowiązku szkolnego przez uczniów z własnego obwodu szkolnego odbywających naukę w innych szkołach (poza macierzystym obwodem). W tym celu należy użyć widoku Kartoteki i księgi w oknie Nasza szkoła i przejść do odpowiedniej księgi ewidencji dzieci (młodzieży). Pierwszą czynnością jest odfiltrowanie uczniów, którzy jako formę 135

136 Kontrola spełniania obowiązku nauki spełniania obowiązku nauki mają wpisane "brak informacji" (zob. Filtrowanie, str. 30). Na liście uczniów powinny pozostać ci z nich, którym przy zamykaniu poprzedniego roku szkolnego program dokonał takich wpisów. Przed wykonaniem jakichkolwiek dalszych czynności konieczne jest zebranie niezbędnych informacji o wszystkich tych uczniach. Pomocne może być w tym sporządzenie wydruku listy tych uczniów. Po zebraniu odpowiednich informacji należy powrócić do przerwanej czynności, powtórnie odfiltrowując uczniów z wpisem "brak informacji" w księdze ewidencji dzieci (młodzieży), po czym trzeba przywołać za pomocą dwukrotnego kliknięcia lewym przyciskiem myszy kartotekę pierwszego z uczniów na liście i przejść do karty Obowiązek nauki. Na karcie tej należy poprawić ostatnie wpisy ("brak informacji"), otworzywszy odpowiedni formularz podwójnym kliknięciem pozycji listy zawierającej wpis "brak informacji". Po zaktualizowaniu wpisu można przejść do kolejnego ucznia z listy, korzystając z przycisków. 136

137 Wpisywanie ocen Klasyfikacja Wpisywanie ocen Oceny roczne uczniów wpisywane są do ich arkuszy ocen przy użyciu tabeli ocen przywoływanej funkcją Klasyfikacja / Arkusze ocen. Rysunek 104. Tabela ocen uczniów jednego profilu w oddziale. Sposób posługiwania się tabelą ocen jest wyjątkowo prosty wystarczy klikanie lewym przyciskiem myszy odpowiednich przycisków ekranowych ze stopniami. Kursor przemieszcza się automatycznie po tabeli z góry na dół (w obrębie jednych zajęć), a po osiągnięciu ostatniego wiersza (ostatniego ucznia) przechodzi do pierwszego wiersza w kolejnej kolumnie zajęć w prawo. Proponowany mechanizm wpisywania 137

138 Klasyfikacja stopni jest szczególnie przydatny podczas przenoszenia ocen z kolejnych stron dziennika lekcyjnego. Skala ocen jest automatycznie zmieniana w zależności od sposobu oceniania danych zajęć. W każdej nowej kolumnie zajęć można wybrać nauczyciela prowadzącego dane zajęcia wskutek czego informacja o osobie wystawiającej ocenę zostanie dopisana do arkusza ocen ucznia. Podczas wpisywania stopni są automatycznie liczone średnie ocen z zajęć obowiązkowych uczniów oraz całego profilu kształcenia w oddziale (oddziały mają zwykle jeden profil kształcenia; w szkołach ogólnokształcących z reguły nie ma profilowania). Na podstawie stopni oraz kryteriów promowania z wyróżnieniem oraz zasad promowania warunkowego program ustala wskaźniki promocji. Klikając nagłówek kolumny zajęć lewym przyciskiem myszy można zmienić rodzaj zajęć z obowiązkowych na dodatkowe (i na odwrót), co powoduje zmianę koloru komórek w tej kolumnie (pomarańczowy oznacza zajęcia dodatkowe). Uwaga Jeżeli ocena z danego przedmiotu dodatkowego ma nie być wliczana do średniej, w oknie przydziału godzin w planie nauczania dla danego przedmiotu lub w oknie Właściwości oceny pole Do średniej należy pozostawić puste. W wypadku pomyłki można wrócić w dowolne miejsce tabeli i poprawić wpisany stopień. Jeśli oceny były już wcześniej zapisane w bazie danych, to należy najpierw taki stopień usunąć, używając do tego menu kontekstowego. Każda wpisana ocena ma określone cechy, zwłaszcza swoje źródło, sposób jej ustalenia oraz warunki, w jakich została dokonana. Cechy te można ustalić, wybierając z menu kontekstowego operację Właściwości oceny

139 Wpisywanie ocen Rysunek 105. Właściwości oceny. Za pomocą tego formularza można wskazać nauczyciela, który wystawił stopień, źródło oceny, oznaczyć jej obowiązkowość i wliczanie do średniej oraz odnotować fakt odbywania nauki według indywidualnego programu. W wypadku poprawiania ocen formularz właściwości oceny zawiera także drugą kartę z informacjami o egzaminie poprawkowym. Zestawienie ocen końcowych oddziału, także w postaci strony do dziennika lekcyjnego, można wydrukować w widoku Organizacja szkoły okna Nasza szkoła. Data klasyfikacji wszystkich uczniów jest domyślnie wpisywana na podstawie opisu okresu klasyfikacyjnego, którego dotyczą oceny. Można ją zmienić podczas zamykania roku szkolnego oraz indywidualnie we właściwościach arkusza ocen dostępnych z menu kontekstowego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy dowolnej komórki z oceną w tabeli ocen. Rysunek 106. Właściwości arkusza ocen w wybranym roku szkolnym. 139

140 Klasyfikacja Poprawianie ocen W celu poprawienia oceny klasyfikacyjnej ucznia należy za pomocą funkcji Klasyfikacja / Arkusze ocen przywołać tabelę ocen używaną podczas wpisywania ocen. Po wybraniu oddziału ucznia należy wskazać poprawianą ocenę i za pomocą operacji Wpisz ocenę z egzaminu poprawkowego wybranej z menu kontekstowego wpisać nową ocenę na karcie Egzamin poprawkowy formularza właściwości oceny. Rysunek 107. Właściwości oceny wpis o egzaminie poprawkowym, w wyniku którego zmieniono ocenę końcową. Wskaźniki promocji Wskaźniki promocji określają wynik klasyfikacji rocznej ustalony przez radę pedagogiczną. Program posługuje się następującymi wskaźnikami: + (promowany),? (promowany warunkowo),! (promowany z wyróżnieniem), = (promowany z wydłużonym etapem nauki), - (niepromowany), z (zawieszony), * (niekompletny arkusz ocen). Oprócz powszechnie używanych wskaźników program używa także dwóch specjalnych: "z (zawieszony)" dla uczniów, którym zmieniono status na "zawieszony" i "* (niekompletny arkusz ocen)", który jest jedy- 140

141 Kryteria promocji z wyróżnieniem nie wskaźnikiem kontrolnym, wprowadzonym ze względów technicznych. Wskaźniki promocji są automatycznie ustalane przez program podczas wpisywania ocen klasyfikacyjnych. Dwa z tych wskaźników wymagają ręcznego potwierdzenia, aby możliwe było zamknięcie roku szkolnego (zob. Zamykanie lat szkolnych, str. 148)! (promowany z wyróżnieniem) i (niepromowany). Jest to dodatkowe zabezpieczenie, chroniące przed skutkami omyłkowego wydania niewłaściwego świadectwa czy nieprzeniesienia ucznia do kolejnej klasy w nowym roku szkolnym. Aby potwierdzić poprawność lub zmienić automatyczne ustalenie wskaźnika promocji, należy użyć menu kontekstowego przywołanego w kolumnie Wsk. prom. man. tabeli ocen (zob. Wpisywanie ocen, str. 137). Kryteria promocji z wyróżnieniem W celu zapewnienia poprawnego wyznaczania przez program wskaźników promocji w arkuszach ocen uczniów (słuchaczy) należy określić na każdy rok szkolny kryteria promocji z wyróżnieniem, do czego służy funkcja Klasyfikacja / Kryteria promocji z wyróżnieniem. Rysunek 108. Kryteria promocji z wyróżnieniem mogą się zmieniać w kolejnych latach szkolnych. Klikając przycisk po prawej stronie listy kryteriów, można przywołać formularz definiowania kryteriów na kolejne lata szkolne. Kryteria już zapisane można zmodyfikować dwukrotnie szybko kliknąwszy lewym przyciskiem myszy żądaną pozycję na liście lub nacisnąwszy klawisz Enter po jej wyróżnieniu za pomocą klawiszy ze strzałkami. 141

142 Klasyfikacja Rysunek 109. Promocję z wyróżnieniem można uzależnić także od dodatkowych czynników. Egzaminy zewnętrzne Wyniki sprawdzianów i egzaminów zewnętrznych zapisywane są na karcie Oceny kartoteki ucznia na liście poniżej arkusza ocen. Po kliknięciu przycisku obok listy wyników egzaminów należy wypełnić formularz. Rysunek 110. Program przechowuje także wyniki egzaminów (sprawdzianów) zewnętrznych przeprowadzanych na koniec cyklu nauki. 142

143 Statystyka ocen w Excelu Statystyka ocen w Excelu Oceny uczniów zgromadzone w bazie danych można przekazać do programu Microsoft Excel w celu poddania wielostronnej analizie statystycznej. Sekretariat Optivum dostarcza Excelowi nie tylko źródłowe dane, ale także odpowiednie makra budujące tabele i wykresy przestawne. W celu przekazania ocen rocznych programowi Microsoft Excel należy użyć funkcji Klasyfikacja / Statystyka ocen końcowych w Excelu. Uwaga Funkcji tej można używać jedynie w wypadku posiadania arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel, począwszy od Excela Konieczne jest także dopuszczenie wykonywania makr w tym programie. Rysunek 111. Przed skierowaniem danych do Excela należy określić ich zakres. W wypadku pojawienia się ostrzeżenia Excela o zabezpieczeniach należy włączyć makra, bez czego użytkownik programu byłby zmuszony do samodzielnego zbudowania tabel i wykresów przestawnych. 143

144 Klasyfikacja Rysunek 112. Należy umożliwić Excelowi wykonywanie tzw. makr, za pomocą których budowane są zestawienia statystyczne. Uwaga Makra oraz tabele i wykresy przestawne opisane są szczegółowo w pliku pomocy programu Microsoft Excel. Po przywołaniu Excela w jego menu pojawi się pozycja Sekretariat Optivum, zawierająca wywołania makr podstawowych typów tabel i wykresów przestawnych. Rysunek 113. Należy umożliwić Excelowi wykonywanie tzw. makr, za pomocą których budowane są zestawienia statystyczne. 144

145 Statystyka ocen w Excelu Po wybraniu określonej tabeli z menu Sekretariat Optivum tworzony jest nowy arkusz Excela, w którym dodatkowo umieszczono przyciski pozwalające sporządzić jeden z typów wykresów. Rysunek 114. Zestawienia mają postać tzw. tabel przestawnych. Kliknięcie jednego z przycisków arkusza służących do sporządzania wykresów powoduje utworzenie kolejnego arkusza z wykresem. Rysunek 115. Kliknięcie przycisku poniżej zestawienia pozwala natychmiast sporządzić wykres. 145

146 Klasyfikacja Za pomocą selektorów wyświetlonych w prawym panelu okna można zmieniać zakres prezentowanych danych. Korelacja ocen z wynikami egzaminów zewnętrznych i testów Sekretariat Optivum przekazuje Excelowi dwa komplety danych: Dane zawierający wyniki klasyfikacji wszystkich uczniów, Dane1 oceny i wyniki zewnętrznych egzaminów oraz testów. Liczenie korelacji liniowej pomiędzy ocenami i wynikami egzaminów zewnętrznych lub testów ma sens jedynie dla tych uczniów, którym w danym roku szkolnym wpisano zarówno oceny, jak i wyniki egzaminów, ponieważ podczas liczenia korelacji Excel traktuje niewypełnione komórki jako 0, co mogłoby zafałszować otrzymane współczynniki. W tym celu przed przystąpieniem do liczenia korelacji należy przeprowadzić odpowiednią filtrację danych, tak aby pozostały w nich jedynie dane istotne. Służy do tego funkcja Excela Dane / Filtruj. Po jej użyciu można dobrać odpowiedni zakres danych (np. datę testu, oddziały) przy użyciu selektorów widocznych w nagłówkach poszczególnych kolumn arkusza danych. 146 Rysunek 116. Dzięki filtrom Excela można zawęzić dane uczniów do wymaganego zakresu. Współczynniki korelacji liniowej przyjmują wartości z przedziału [-1,1]. Są one miarą zgodności kierunku odchylenia dwu wielkości (oceny z określonych zajęć oraz wyniku określonego egzaminu) od ich średnich

147 Statystyka ocen w Excelu wartości. Wartości dodatnie oznaczają zgodność odchyleń (większą dla większych wartości współczynnika), wartości ujemne przeciwność odchyleń, wartość 0 brak zgodności. Potocznie korelację można interpretować jako współwystępowanie, towarzyszenie sobie zjawisk, statystyczną zależność. Określona wartość współczynnika korelacji pomiędzy dwiema wielkościami ani jego znak nie świadczą jednak o istnieniu oraz ewentualnym charakterze związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy tymi wielkościami. Z faktu, że współczynnik ten jest dodatni nie można w szczególności wnosić, że większe wartości jednej z wielkości powodują występowanie większych wartości drugiej z nich (innymi słowy: że np. dobre wyniki uczniów z plastyki warunkują uzyskiwanie przez nich dobrych wyników z egzaminu gimnazjalnego). Należy także pamiętać, że zależności statystyczne dotyczą całej badanej populacji, a nie poszczególnych jej składników. 147

148 Zamykanie lat szkolnych Zamykanie lat szkolnych Operacja zamykania kolejnych lat szkolnych jest niezbędna do utrzymania zgodności danych przechowywanych w bazie z rzeczywistym stanem szkolnej dokumentacji. Przygotowanie do zamknięcia roku szkolnego Przed przystąpieniem do zamknięcia roku szkolnego w programie należy wykonać kilka podstawowych czynności: sprawdzić, czy utworzono następny okres promocyjny (rok szkolny) (zob. Lata szkolne, okresy promocyjne i klasyfikacyjne, str. 91), uzupełnić brakujące arkusze ocen, zagwarantować, by każdy uczeń (słuchacz) miał ustalony wskaźnik promocji (zob. Wskaźniki promocji, str. 140), potwierdzić ręcznie uzyskanie promocji z wyróżnieniem, promocji warunkowej i nieuzyskanie promocji. Czynności wymagające operacji na arkuszach ocen można wykonać za pomoc funkcji Klasyfikacja / Arkusze ocen. W celu ustalenia uczniów, wobec których konieczne jest wykonanie tych czynności, należy użyć funkcji Klasyfikacja / Zamykanie roku szkolnego. 148

149 Przygotowanie do zamknięcia roku szkolnego Rysunek 117. Przed zamknięciem roku należy sprawdzić, czy wszyscy uczniowie mają ustalone i potwierdzone wskaźniki promocji. W oknie Zamykanie roku szkolnego za pomocą selektora kategorii uczniów należy wybierać kolejne z nich i ustalić, czy ich listy są puste oraz jakie są ewentualne powody braków wykrytych przez program. Próba wykonania operacji zamknięcia roku szkolnego przez kliknięcie przycisku zakończy się niepowodzeniem, jeśli istnieją jakiekolwiek przeszkody do skutecznego jej przeprowadzenia. Program wskaże te przeszkody za pomocą odpowiednich komunikatów. Rysunek 118. Jeżeli istnieją jakiekolwiek przeszkody zamknięcia roku szkolnego, program poinformuje o tym stosownym komunikatem. Uwaga Nie ma potrzeby zamykania okna Zamykanie roku szkolnego przed przywołaniem tabeli ocen. Oba okna można mieć otwarte równocześnie, wystarczy tylko zmienić ich rozmiary. 149

150 Zamykanie lat szkolnych Operacja zamknięcia roku szkolnego Do skutecznego przeprowadzenia operacji zamknięcia roku szkolnego konieczne jest wykonanie operacji przygotowawczych, a także po jej zakończeniu rozliczenie uczniów (słuchaczy), którzy nie uzyskali promocji lub mieli status zawieszonych. W celu zamknięcia roku szkolnego należy użyć funkcji Klasyfikacja / Zamykanie roku szkolnego i w oknie Zamykanie roku szkolnego kliknąć przycisk. Jeśli są spełnione warunki wymagane do skutecznego wykonania tej operacji, to program przeprowadzi w jej wyniku następujące działania: zwiększy o jeden poziom (klasę) każdego oddziału typowego (oddziału jednej klasy), który do zakończenia cyklu nauki w szkole ma jeszcze co najmniej jeden rok, zwiększy o jeden klasę każdego ucznia (słuchacza) promowanego, zamknie oddziały, które zakończyły cykl nauki w szkole i przeniesie je do grupy archiwalnych, uczniom (słuchaczom), którzy uzyskali promocję w ostatnim roku nauki nada status absolwentów i dokona odpowiednich wpisów do księgi uczniów (słuchaczy), w szkołach, w których nauka jest objęta obowiązkiem szkolnym, dokona następujących wpisów w księgach ewidencji dzieci (młodzieży) wszystkim uczniom zamieszkałym w ich obwodach: uczącym się w nich informacji o spełnianiu obowiązku szkolnego w nowym roku szkolnym, uczącym się poza własnymi obwodami wpisu o braku informacji o sposobie spełniania obowiązku szkolnego w nowym roku szkolnym. Uwaga Przed zamknięciem roku szkolnego wskazane jest wykonanie kopii zapasowej danych. Zaleca się także zapisanie kopii bazy danych w postaci pliku XML. Po pomyślnym zakończeniu operacji zamknięcia roku szkolnego należy rozliczyć uczniów niepromowanych oraz w szkołach, w których nauka jest objęta obowiązkiem szkolnym, uzupełnić informacje o dzieciach (młodzieży) z własnego obwodu uczących się poza nim, a także dostarczyć informacje o uczniach spoza obwodu ich właściwym szkołom obwodowym. 150

151 Postępowanie z uczniami niepromowanymi Postępowanie z uczniami niepromowanymi Po pomyślnym zamknięciu roku szkolnego uczniowie (słuchacze) niepromowani i zawieszeni są nadal przypisani do oddziałów, w których byli w poprzednim roku szkolnym. Na liście w oknie Nasza szkoła pokazywani są jako wyróżnieni. Rysunek 119. Uczniowie niepromowani i zawieszeni są wyróżnieni na listach oddziałów. Różnią się oni klasą (poziomem) od pozostałych uczniów. Uczniów (słuchaczy) tych należy umieścić w oddziałach niższej klasy, jeśli pozostali w szkole, lub przekazać do innych szkół (skreślić z listy), jeśli zaprzestali oni dalszej nauki w szkole. Można to zrobić na karcie Miejsce w szkole w kartotekach tych uczniów za pomocą operacji przenoszenia pomiędzy oddziałami, przekazania do innej szkoły lub skreślenia z listy uczniów (zob. Miejsce ucznia (słuchacza) w szkole, str. 113). Do przenoszenia uczniów niepromowanych i zawieszonych do właściwych oddziałów służy także funkcja Przepływy / Przenoszenie niepromowanych i zawieszonych. 151

152 Zamykanie lat szkolnych Rysunek 120. Grupowe przenoszenie uczniów niepromowanych. W celu przeniesienia uczniów niepromowanych lub zawieszonych do właściwych oddziałów należy wybrać odpowiednią ich kategorię, klasę i oddział docelowy, następnie, zaznaczywszy ich na liście, przywołać menu kontekstowe i wybrać z niego operację Przenieś zaznaczonych uczniów. Uwaga Przed ostatecznym rozliczeniem zawieszonych uczniów można jeszcze wypełnić ich arkusze ocen za zamknięty rok szkolny, a następnie zmienić również wskaźnik promocji na właściwy. Jeśli po ustaniu przyczyn zawieszenia uczeń otrzymał promocję i w związku z tym ma pozostać w nowym roku szkolnym w dotychczasowym oddziale, to na karcie Miejsce w szkole należy zmienić klasę na właściwą (za pomocą kontekstowej operacji Modyfikuj wpis z księgi uczniów). W przeciwnym wypadku należy go przenieść do oddziału tej samej klasy, co w roku poprzednim lub przekazać do innej szkoły bądź skreślić z listy uczniów (o ile jest to dozwolone). 152

153 Rejestr wypadków Zagadnienia specjalne Rejestr wypadków Program pozwala rejestrować wypadki uczniów, które mają związek z odbywaniem przez nich nauki. Służy do tego rejestr wypadków dostępny w widoku Rejestry okna Nasza szkoła. W celu dodania opisu wypadku do rejestru należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie listy wypadków lub użyć operacji Dodaj nowy z kontekstowego menu przywołanego na liście. Rysunek 121. Rejestrowanie wypadków w szkole. 153

154 Zagadnienia specjalne Kategoryzacja wypadków jest zgodna z wymogami SIO. Rejestr wypadków można wydrukować po kliknięciu przycisku w oknie Nasza szkoła. Uczniowie (słuchacze) zawieszeni Uczniowi (słuchaczowi) nadaje się status zawieszonego, jeśli z jakichś powodów nie można ustalić wyników klasyfikacji rozstrzygających o jego promowaniu w danym roku szkolnym. Może się tak zdarzyć np. wtedy, gdy nie udało się przeprowadzić egzaminu poprawkowego w wyznaczonym terminie (przed końcem roku szkolnego) czy wtedy, gdy uczeń szkoły zawodowej nie zdążył zakończyć szkolenia zawodowego przed zakończeniem roku szkolnego, w którym kończy naukę w szkole. Sytuacje te uniemożliwiałyby przeprowadzenie operacji zamknięcia roku szkolnego. Na tę okoliczność wprowadzono wskaźnik promocji "z (zawieszony)" (zob. Wskaźniki promocji, str. 140), który można nadać jedynie ręcznie w trakcie wpisywania ocen za pomocą funkcji Klasyfikacja / Arkusze ocen. Uwaga Sytuacja, w której w bazie danych znajdują się uczniowie zawieszeni, jest przez program traktowana jako niepoprawna, co sygnalizowane jest podczas kontroli poprawności danych oraz na listach uczniów w oddziałach. Wskazane jest zatem jak najszybsze rozliczanie takich uczniów. Szczególne warunki odbywania nauki Szczególne warunki odbywania przez ucznia nauki, takie jak indywidualny tok nauki, indywidualne nauczanie, uczestnictwo w innowacjach lub eksperymentach czy odbywanie nauki w wydłużonym etapie edukacyjnym są zapisywane jako szczególne cechy nauki w arkuszach ocen (funkcja Klasyfikacja / Arkusze ocen) Indywidualny program nauki w ramach określonych zajęć stanowi cechę oceny wpisywanej do arkusza. Za pomocą menu kontekstowego przywołanego na danej ocenie w tabeli ocen oddziału można wybrać Właściwości oceny i wskazać, że uczeń odbywał zajęcia według indywidualnie dobranego programu (zob. Wpisywanie ocen, str. 137). 154

155 Zestawienia zbiorcze Zestawienia i wydruki Zestawienia zbiorcze Funkcja Zestawienia w menu głównym programu zawiera szereg zestawień sporządzanych przez program na użytek szkolnej sprawozdawczości oraz kontroli spełniania obowiązku szkolnego: Szkoły podstawowe i gimnazjalne Szkoły ponadgimnazjalne Zestawienia wspólne 155

156 Zestawienia i wydruki Sporządzenie zestawienia jest poprzedzone wyborem jego parametrów. Rysunek 122. Wybór zakresu danych do sporządzenia zestawienia. Każde z zestawień trafia najpierw do edytora tekstu, gdzie może być przeglądane, ewentualnie poprawione (np. przez zmianę wielkości i rodzaju czcionek), a następnie wydrukowane (zob. Drukowanie, str. 33). Dodatkowo funkcja Zestawienia zawiera operację Statystyki, służącą do analizowania wybranych danych za pomocą Excela. Wydruki kontekstowe Większość wydruków sporządzanych przez program dostępnych jest w określonych kontekstach, zwłaszcza w podstawowym oknie programu Nasza szkoła. Wydruki kontekstowe zgromadzone są tam w menu dostępnym po kliknięciu przycisku znajdującego się nad listą widoczną w prawym panelu tego okna. Ostatnią pozycją menu wydruków kontekstowych jest zawsze operacja Drukuj listę. 156

157 Wydruki kontekstowe W każdym z widoków okna Nasza szkoła można sporządzić następujące wydruki w zależności od wskazania określonej gałęzi hierarchicznej struktury w lewym panelu okna: Kartoteki i księgi (po wskazaniu określonego ucznia; listy i pisma wg szablonu także po wskazaniu grupy uczniów): Zaświadczenia, zawiadomienia Raporty Arkusze ocen Legitymacja Oceny 157

158 Zestawienia i wydruki Organizacja szkoły: o Jednostki szkolne / wybrana szkoła: Wykaz oddziałów Przepływy uczniów Klasyfikacja roczna o Oddziały... / wybrany oddział: Strony do dziennika 158

159 Wydruki kontekstowe Oceny roczne o Uczniowie: Historia w gałęzi Istniejące oddziały: takie same wydruki, jak w gałęziach Oddziały... widoku Organizacja szkoły). W pozostałych przypadkach wydrukować można tylko listę widoczną w prawym panelu okna. Przed sporządzeniem niektórych wydruków konieczne jest określenie parametrów zestawień i zakresu danych, jakie się mają pojawić na tych wydrukach: przed sporządzeniem zestawienia ocen końcowych dla uczniów oddziału (Organizacja szkoły / Jednostki / wybrana szkoła / Oddziały... / wybrany oddział / / Oceny roczne / Wyniki klasyfikacji): 159

160 Zestawienia i wydruki przed sporządzeniem list uczniów sklasyfikowanych w ustalony sposób (Organizacja szkoły / Jednostki / wybrana szkoła / / Klasyfikacja roczna / Lista uczniów (słuchaczy)): Ponadto operacja drukowania dostępna jest w następujących miejscach: w kartotekach uczniów (słuchaczy) takie same wydruki, jak w widoku Kartoteki i księgi, w menu kontekstowych na wszystkich listach wspólnych danych (słowników) wydruk listy, w rejestrze modyfikacji, eksportów wydruk rejestru, w edytorze tekstu i edytorze pism seryjnych. Wszystkie wydruki trafiają najpierw do edytora tekstu, gdzie mogą być przeglądane, ewentualnie poprawione (np. przez zmianę wielkości i rodzaju czcionek), a następnie wydrukowane. Legitymacje, arkusze ocen i świadectwa szkolne Drukowanie legitymacji szkolnych 160 Program umożliwia wydrukowanie kompletnych pierwszych stron legitymacji uczniów, łącznie ze zdjęciami, na specjalnym papierze z giloszem (barwnym poddrukiem) i zadrukowaną drugą stroną. Służy do tego wydruk kontekstowy Legitymacja dostępny po kliknięciu przycisku w widoku zawierającym listę uczniów (np. Organizacja szkoły gałąź Oddziały, konkretny oddział i podgałąź Uczniowie) lub w kartotece ucznia. Można w ten sposób wydrukować poszczególne legitymacje na oddzielnych arkuszach papieru (pojedynczo), jak i po kilka legitymacji (grupowo) na większym arkuszu (standardowo na poziomo ułożonym arku-

161 Legitymacje, arkusze ocen i świadectwa szkolne szu formatu A4 mieści się 8 legitymacji). Przy drukowaniu grupowym konieczne jest określenie rozmieszczenia legitymacji na arkuszu. Rysunek 123. Wybór sposobu drukowania legitymacji. Rysunek 124. Gotowy kompletny wydruk legitymacji. Możliwe jest także wypełnianie pierwszych stron gotowych druków pojedynczych legitymacji. W tym celu należy zaznaczyć przełącznik Wypełnienie formularza w oknie Ustal parametry [wydruku legitymacji]. Przed wypełnieniem gotowego druku legitymacji może być 161

162 Zestawienia i wydruki konieczne zmodyfikowanie rozkładu pól na wydruku w celu przystosowania go do posiadanego formularza. Legitymacje drukowane są jedynie dla uczniów zaznaczonych na liście. Przed wydrukowaniem legitymacji wskazane jest nadanie im numerów w rejestrze dokumentów na karcie Inne kartoteki ucznia (zob. Informacje dodatkowe, str. 121). Drukowanie arkuszy ocen uczniów Programu można użyć do drukowania arkuszy ocen uczniów, które prowadzone są na oddzielnych kartkach, a także do wypełniania ocenami kolejnych stron gotowych formularzy. Służy do tego wydruk kontekstowy Arkusze ocen dostępny po kliknięciu przycisku w widoku zawierającym listę uczniów (np. Organizacja szkoły gałąź Oddziały, konkretny oddział i podgałąź Uczniowie) lub w kartotece ucznia. Rysunek 125. Wybór zawartości strony arkusza ocen. 162 Przed wydrukowaniem stron zawierających oceny z poszczególnych lat nauki należy ustalić konkretny numer strony arkusza, rok szkolny, konkretną kolumnę wydruku oraz sprawdzić i ewentualnie zmodyfikować przyporządkowanie zajęć. W celu wypełnienia gotowego druku arkusza ocen należy wybrać przełącznik Wypełnienie formularza. Może być wówczas konieczne

163 Legitymacje, arkusze ocen i świadectwa szkolne zmodyfikowanie rozkładu pól na wydruku w celu przystosowania go do posiadanego formularza. Rysunek 126. Gotowa kompletna strona arkusza ocen. Drukowanie świadectw szkolnych Program umożliwia także wydrukowanie świadectw szkolnych za pomocą programu Świadectwa Optivum należącego do pakietu Uczniowie Optivum. Służy do tego wydruk kontekstowy Drukuj świadectwa za pomocą Świadectw Optivum dostępny po kliknięciu przycisku w widoku Organizacja szkoły po zaznaczeniu grupy uczniów konkretnego oddziału. 163

164 Zestawienia i wydruki Operacja drukowania świadectw przebiega w następujących fazach: eksport danych uczniów do pliku w formacie SOU: automatyczne przywołanie programu Świadectwa Optivum, wybranie właściwego szablonu świadectwa szkolnego: dopełnienie niezbędnych operacji w programie Świadectwa Optivum, zgodnie z regułami tego programu. Strony do dziennika lekcyjnego 164 Pośród wydruków kontekstowych na uwagę zasługują wydruki stron do dziennika lekcyjnego sporządzane w formacie nadającym się do wklejenia (dołączenia). Wydruki te dostępne są w oknie Nasza szkoła w widoku Organizacja szkoły w gałęzi Oddziały, po kliknięciu przycisku i wybraniu pozycji Strony do dziennika. Wydruk strony trafia najpierw do edytora tekstu, gdzie może być przeglądany, ewentualnie poprawiony (np. przez zmianę wielkości i rodzaju czcionek), a następnie wydrukowany.

165 Listy uczniów (słuchaczy) Rysunek 127. Strona do dziennika lekcyjnego w edytorze tekstów. Listy uczniów (słuchaczy) Oprócz pełnych list uczniów, które można wydrukować w widokach okna Nasza szkoła, za pomocą programu można także drukować listy o wyglądzie zaprojektowanym samodzielnie przez użytkownika programu. Do projektowania szablonów list służy edytor list (zob. Edytor list, str. 182). W celu wydrukowania listy uczniów należy wybrać uczniów z listy (zob. Wybór pozycji z list, str. 31), po czym, kliknąwszy przycisk znajdujący się nad listą, wybrać ze spisu wydruków pozycję Lista wg szablonu. Następnie należy wskazać właściwy wzór listy, która ma być do tego użyta. 165

166 Zestawienia i wydruki Rysunek 128. Wybór wcześniej przygotowanego szablonu listy. Po wyborze szablonu program sporządza listę i umieszcza ją w edytorze list. Rysunek 129. Gotowa lista w edytorze list. Gotową listę można przed skierowaniem na drukarkę jeszcze poddać edycji. Można także, klikając przycisk, zmodyfikować sam szablon listy. 166

167 Korespondencja seryjna powodu- Rysunek 130. Edycja szablonu listy. Kliknięcie przycisku je powrót do widoku listy. Korespondencja seryjna Korespondencja seryjna służy do kierowania pism sporządzanych według tego samego wzoru (szablonu) do wcześniej wybranej grupy adresatów. Szablony pism seryjnych przygotowywane są za pomocą edytora pism seryjnych (zob. Edytor pism seryjnych, str. 175), a drukowane w tych widokach okna Nasza szkoła, w których na liście w prawym panelu widoczni są uczniowie (słuchacze). W celu sporządzenia serii pism należy z listy uczniów wybrać adresatów (adresatami mogą być także opiekunowie prawni uczniów rodzice) (zob. Wybór pozycji z list, str. 31), po czym, kliknąwszy przycisk znajdujący się nad listą uczniów, wybrać ze spisu wydruków pozycję Pismo wg szablonu. Następnie w oknie wyboru szablonów należy wskazać wzór pisma, które zostanie wydrukowane dla wybranych adresatów. 167

168 Zestawienia i wydruki Rysunek 131. Wybór wcześniej przygotowanego szablonu pisma. Po wyborze szablonu program sporządza szereg pism i umieszcza je w edytorze pism seryjnych. Rysunek 132. Gotowe pismo w edytorze pism seryjnych. Gotowe pismo można przed skierowaniem na drukarkę jeszcze poddać edycji. Można także, klikając przycisk, zmodyfikować sam szablon pisma. 168

169 Archiwum dokumentów powo- Rysunek 133. Edycja szablonu pisma. Kliknięcie przycisku duje powrót do widoku pisma. Archiwum dokumentów Wszystkie dokumenty tworzone przez program samodzielnie lub powstające w wyniku redagowania tekstów za pomocą wbudowanych edytorów są automatycznie zapisywane przez program na dysku. Do plików tych można dotrzeć za pośrednictwem funkcji Zestawienia / Archiwum dokumentów. Powyżej spisu plików archiwalnych umieszczono filtr umożliwiający ograniczenie listy wyświetlanych plików do plików utworzonych w wybranym okresie. Każdy z plików może być otwarty w celu przeredagowania lub wydrukowania wystarczy wskazać go na liście i dwukrotnie szybko kliknąć jego nazwę lewym przyciskiem myszy lub nacisnąć klawisz Enter. Zbędne dokumenty można usunąć, przywołując kliknięciem prawego przycisku myszy menu kontekstowe i wybierając operację Usuń. Wcześniej można zaznaczyć dowolną grupę plików na liście (zob. Wybór pozycji z list, str. 31). 169

170 Zestawienia i wydruki Rysunek 134. Archiwum dokumentów sporządzonych przez program. 170

171 Edytor tekstu Edytory Edytor tekstu Jednym z użytecznych narzędzi wbudowanych w program jest edytor tekstu. Z powodzeniem może on być używany do przygotowania rozmaitych pism. Zawiera podstawowe operacje formatowania tekstu, jakie spotykane są w bardziej zaawansowanych narzędziach. Wszystkie teksty zapisywane są jako pliki w formacie HTML, dzięki czemu mogą być używane przez cały szereg innych programów, w tym Microsoft Word. Rysunek 135. Edytor tekstu. 171

172 Edytory W pasku narzędziowym widoczne są przyciski, za pomocą których wykonywane są operacje na zaznaczonych fragmentach tekstu. Fragmenty tekstu zaznacza się na trzy podstawowe sposoby: przez przesuwanie kursora tekstowego za pomocą klawiszy ze strzałkami (oraz Home, End, PgUp, PgDn), gdy równocześnie przytrzymywany jest klawisz Shift, przez przesuwanie kursora myszy po tekście z równoczesnym przytrzymywaniem lewego przycisku myszy, przez ustawienie kursora myszy w innym miejscu niż kursor tekstowy i kliknięcie lewego przycisku myszy z równoczesnym przytrzymywaniem klawisza Shift. Pojedyncze wyrazy można zaznaczać, klikając je dwukrotnie szybko lewym przyciskiem myszy. Całe akapity można zaznaczyć, klikając w dowolne ich miejsce trzykrotnie szybko tym samym przyciskiem. Dostępne są wszystkie rodzaje czcionek zainstalowanych w systemie operacyjnym. Czcionka może być pogrubiona, pochylona i podkreślona. Można jej także nadawać dowolny kolor oraz rozmiar. W tekst można wklejać obrazki oraz tabele. Wygląd tabeli (liczbę wierszy i kolumn, a także inne cechy tabeli) można zmienić, wybierając operacje z kontekstowego menu przywoływanego przez kliknięcie tabeli prawym przyciskiem myszy. Rysunek 136. Właściwości tabel wklejanych w tekst. W edytorze dostępne są także operacje kopiowania, wycinania i wklejania fragmentów tekstu znane z innych edytorów. Operacje te można wy- 172

173 Edytor tekstu konywać także za pomocą skrótów klawiaturowych odpowiednio: Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V. Edytor tekstu jest samodzielnym narzędziem (menu Narzędzia / Edytor tekstu), jest on także używany przez program podczas drukowania wszelkich zestawień i dokumentów. Akapity Każdy fragment tekstu zakończony "złamaniem" wiersza przez naciśnięcie klawisza Enter jest nazywany akapitem. Akapity mogą mieć różne właściwości. Okno właściwości akapitu przywoływane jest z kontekstowego menu po kliknięciu dowolnego miejsca akapitu prawym przyciskiem myszy. Rysunek 137. Właściwości akapitu są określone poprzez jego styl. Każdy akapit może być podświetlony przy edycji. Wówczas staje się on podatny na operacje przesuwania za pomocą myszy oraz klawiszy ze strzałkami (o jeden piksel w wybranym kierunku), także w kombinacji z klawiszem Shift (o 10 pikseli w wybranym kierunku). Większość właściwości akapitu opisana jest jego stylem. 173

174 Edytory Rysunek 138. Styl akapitu można modyfikować w szerokim zakresie. Styl akapitu można zmodyfikować po kliknięciu przycisku. Rysunek 139. Poszczególne cechy stylu ustalane są na oddzielnych kartach okna jego właściwości. Na kolejnych kartach okna właściwości stylu można określić: obramowanie akapitu, pozycję akapitu na stronie, właściwości tekstu, np. sposób wyrównania czy zagęszczenie, odstępy względem innych akapitów oraz tekstu względem ramki, opcje drukowania akapitu. 174

175 Edytor pism seryjnych Edytor pism seryjnych Edytor pism seryjnych służy do budowania szablonów pism, które zawierają wymienne pola korespondencji seryjnej automatycznie wypełniane danymi z bazy danych podczas tworzenia pisma. Edytor ten ma wszystkie właściwości edytora tekstu będącego częścią programu. Ponadto wyposażony został w wykaz pól, które mogą być wstawiane w treść pism oraz służące do tego operacje. Rysunek 140. Edytor pism seryjnych jest edytorem tekstu rozbudowanym o mechanizm wstawiania pól korespondencji seryjnej. Wszystkie dostępne pola do wstawienia zostały podzielone na kategorie widoczne w lewym panelu okna. Każde pole może być użyte w tekście wielokrotnie. Budowanie szablonów pism seryjnych Szablon pisma seryjnego składa się z dowolnego tekstu, w który wstawiane są wymienne pola. Wybrane pole wstawia się w określone miejsce tekstu na jeden z poniższych sposobów: klikając dwukrotnie szybko lewym przyciskiem myszy pole wybrane w lewym panelu, 175

176 Edytory przenosząc za pomocą myszy pole wybrane w lewym panelu, wybierając z menu kontekstowego na wybranym polu w lewym panelu operację Wstaw, wybierając z menu kontekstowego na wybranym polu w lewym panelu jedną z czterech operacji wstawiania z równoczesnym przetworzeniem pola: Dla tych kategorii danych, które u pojedynczego ucznia mogą wystąpić wielokrotnie, można określić zakres, w jakim dane te mają się znaleźć w piśmie. Dane takie można także umieścić w piśmie jako tabelę. Wstawianie pól z równoczesnym przetwarzaniem Wstawiając nowe pole pisma seryjnego można także wybrać jeden ze sposobów przetworzenia danych: Wstaw, jeżeli... użyta zostanie określona wartość zależna od warunku nałożonego na wstawiane pole danych: Wstaw, jeden z... użyta zostanie jedna z wielu wartości zależnie od warunku nałożonego na wstawiane pole danych: 176

177 Edytor pism seryjnych Wstaw, zastępując... wstawiony zostanie zamiennik pola: Wstaw, fragment... wstawiony zostanie fragment pola: Uwaga Wszystkie napisy (stałe wyrażenia tekstowe) występujące w definicjach wyrażeń należy ujmować w cudzysłowy, np. "pierwszą", "męska". Format daty Pole daty należy wstawiać do szablonu pisma dopiero po określeniu jego formatu. W tym celu z kontekstowego menu przywołanego po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na polu daty w lewym panelu należy wybrać operację Ustal format daty

178 Edytory Format daty wybierany jest spośród dostępnych w programie. Rysunek 141. Przed wstawieniem pola daty należy format, w jakim zostanie umieszczona w piśmie. Wstawianie obrazków Kliknięcie przycisku narzędziowego powoduje przywołanie okna wyboru obrazka. Każdy obrazek może być przeskalowany, przeniesiony do odpowiedniej wyświetlanej warstwy, a także odpowiednio ustawiony względem innych akapitów poprzez określenie jego właściwości. Rysunek 142. Właściwości obrazka. Do przywołania właściwości obrazka służy operacja Właściwości obrazka z menu kontekstowego dostępnego po kliknięciu obrazka prawym przyciskiem myszy. 178

179 Edytor pism seryjnych Modyfikowanie zawartości pól korespondencji seryjnej Wszystkie pola korespondencji seryjnej umieszczone w szablonie zawarte są w specjalnych nawiasach «...». Naruszenie zawartości pola lub któregoś z nawiasów uniemożliwia jego właściwe zinterpretowanie podczas sporządzania pisma. Z tego powodu do ich poprawiania należy używać specjalnej operacji Modyfikuj pole, dostępnej w menu kontekstowym przywoływanym po kliknięciu zaznaczonego pola prawym przyciskiem myszy. Do zaznaczenia pola należy użyć myszy (przesuwając ją wzdłuż pola z jednoczesnym przytrzymywaniem lewego przycisku) lub kombinacji klawiszy Shift+klawisze ze strzałkami. Uwaga Należy pamiętać, by nie naruszyć konstrukcji pola lub wyrażenia zawierającego pole, gdyż spowoduje to niemożność jego zinterpretowania podczas sporządzania pisma. Uszkodzone pole lub wyrażenie najlepiej usunąć i ponownie wstawić do szablonu. W celu sprawdzenia poprawności szablonu należy kliknąć przycisk narzędziowy. Zakres danych w polach wielokrotnych Niektóre kategorie danych mogą wystąpić u pojedynczego ucznia wielokrotnie. Są one oznaczone niebieskim kolorem w lewym panelu okna edytora. W celu zawężenia zakresu danych wymienionych kategorii należy posłużyć się menu kontekstowym na odpowiedniej nazwie pola w lewym panelu okna edytora, wskazując operację Wybierz zakres... Rysunek 143. Wybór zakresu pola wielokrotnego. W przywołanym oknie należy wskazać rodzaj podrzędnego pola, według którego zostanie dokonany wybór, operator służący do porównania 179

180 Edytory i wartość podrzędnego pola, jaka ma być użyta przy wyborze danych, po czym kliknąć przycisk, a następnie. Po zawężeniu zakresu wyboru danych w określonym polu zostanie ono oznaczone ustaloną regułą: Uwaga Wszystkie napisy (stałe wyrażenia tekstowe) występujące w definicjach zakresów danych należy ujmować w cudzysłowy, np. "matka". Dane wielokrotne jako tabela Dane wielokrotne można umieścić także w pismach seryjnych jako tabelę. W celu wstawienia danych wielokrotnych jako tabeli należy wybrać operację Wstaw jako tabelę... z menu kontekstowego przywołanego po kliknięciu ustalonego pola prawym przyciskiem myszy. Poszczególne kolumny tabeli dodaje się, klikając przycisk na formularzu opisu tabeli. Rysunek 144. Edytor pism seryjnych jest edytorem tekstu rozbudowanym o mechanizm wstawiania pól korespondencji seryjnej. Każda kolumna zawiera określone pole i opisana jest kilkoma dodatkowymi cechami. 180

181 Edytor pism seryjnych Rysunek 145. Opis kolumny tabeli. Gotowa tabela ma postać: Widok dokumentu Edytor pism seryjnych jest dostępny jako samodzielne narzędzie (menu Narzędzia / Edytor pism) do redagowania szablonów pism seryjnych lub jako narzędzie pomocnicze podczas sporządzania pism seryjnych (w oknie Ewidencje w widoku Osoby po kliknięciu przycisku i wybraniu operacji Pismo wg szablonu). W tym drugim wypadku naprzemienne klikanie przycisków i powoduje przywołanie widoku odpowiednio szablonu pisma lub gotowego pisma. Rysunek 146. Gotowe pismo. 181

182 Edytory Gotowe pismo także można zmodyfikować. Podobnie, można zmienić szablon pisma, a następnie zapisać go w celu wykorzystania przy innej okazji. Serię pism można wydrukować, klikając przycisk. Zostaną wydrukowane pisma jedynie dla tych uczniów, którzy zostali zaznaczeni na liście w lewym panelu okna. Edytor list Edytor list służy do konstruowania szablonów list uczniów drukowanych np. na potrzeby organizowanych wycieczek. Jego wygląd jest zbliżony do edytora pism seryjnych w lewym panelu okna znajdują się pola, które mogą być użyte w kolumnach listy. W prawej części okna edytora list widoczne jest pole przeznaczone na nagłówek listy, a poniżej spis poszczególnych kolumn budowanej listy. Podczas sporządzania list uczniów poszczególne kolumny wypełniane są danymi czerpanymi z bazy danych. Rysunek 147. Edytor list. W lewym panelu widoczne są dostępne pola z bazy danych, w prawym budowany jest spis kolumn listy. Budowanie szablonów list 182 Wybrane pole wstawia się jako kolumny listy w ten sam sposób, jak pola korespondencji seryjnej w edytorze pism (zob. Budowanie szablonów pism seryjnych, str. 175).

183 Edytor list W jednej kolumnie listy można umieścić także kilka pól bazy danych. Kolejne pola dodaje się po przywołaniu okna Dodaj pole za pomocą przycisku umieszczonego obok nazwy pola w oknie właściwości kolumny listy. Rysunek 148. Wybór dodatkowego pola przy budowaniu złożonych kolumn listy. Kolejne pola bazy dodawane są w miejscu ustawienia kursora. Rysunek 149. Edytor list. W lewym panelu widoczne są dostępne pola z bazy danych, w prawym budowany jest spis kolumn listy. Uwaga Należy pamiętać, by nie naruszyć konstrukcji pola listy, gdyż spowoduje to niemożność jego zinterpretowania podczas 183

184 Edytory sporządzania listy. Uszkodzone pole najlepiej usunąć i ponownie wstawić do opisu kolumny. Kolejność kolumn można zmienić za pomocą operacji dostępnych w menu kontekstowym dostępnym po kliknięciu wybranej kolumny prawym przyciskiem myszy. Wstawianie kolumn z równoczesnym przetwarzaniem Format daty Wstawiając nową kolumnę listy, można także wybrać jeden ze sposobów przetworzenia danych, podobnie jak w wypadku wstawiania pól korespondencji seryjnej w edytorze pism seryjnych (zob. Wstawianie pól z równoczesnym przetwarzaniem, str. 176). Pole daty należy wstawiać jako kolumnę listy dopiero po określeniu jego formatu. Format daty wybierany jest analogicznie, jak w edytorze pism seryjnych (zob. Format daty, str. 177). Zakres danych w polach wielokrotnych Niektóre kategorie danych mogą wystąpić u pojedynczego ucznia wielokrotnie. Są one oznaczone niebieskim kolorem w lewym panelu okna edytora. W celu zawężenia zakresu danych wielokrotnych w kolumnie listy należy postępować tak samo, jak przy zawężaniu zakresu pola korespondencji seryjnej w edytorze pism seryjnych (zob. Zakres danych w polach wielokrotnych, str. 179). Widok dokumentu Edytor list jest dostępny jako samodzielne narzędzie (menu Narzędzia / Edytor list) lub jako narzędzie pomocnicze podczas sporządzania list uczniów. W tym drugim wypadku naprzemienne klikanie przycisków i powoduje przywołanie wyglądu szablonu listy lub gotowej listy. 184

185 Edytor filtrów Rysunek 150. Gotowa lista. Gotową listę można poddać zmianom, np. w celu powiększenia komórek tabeli, w jakiej została ona umieszczona albo np. w celu zmiany atrybutów czcionek. Podobnie, pierwotny szablon listy można zmodyfikować, a następnie zapisać w celu wykorzystania przy następnej okazji. Edytor filtrów Uwaga Edycja filtrów jest zaawansowaną funkcją programu. Edytor filtrów służy do budowania reguł, za pomocą których można szybko wybierać uczniów (słuchaczy) o określonych jednakowych cechach, np. uczniów tej samej klasy, tej samej płci, należących do obwodu tej samej szkoły itp. Do konstrukcji filtrów można także używać rodzajów danych własnych definiowanych przez użytkownika (Informacje dodatkowe, str. 121). Wybranie funkcji Narzędzia / Edytor filtrów przywołuje listę zdefiniowanych filtrów. Do programu jest dołączony ich podstawowy zestaw. 185

186 Edytory Rysunek 151. Lista zdefiniowanych filtrów. Aby zbudować nowy filtr i dodać go do listy istniejących, należy kliknąć przycisk znajdujący się po prawej stronie spisu. Można także przywołać menu kontekstowe przez kliknięcie dowolnej pozycji listy prawym przyciskiem myszy i wybrać z niego operację Dodaj. Modyfikację istniejącego filtra można rozpocząć na kilka sposobów: dwukrotnie szybko klikając lewym przyciskiem myszy jego pozycję na liście, zaznaczając go na liście i naciskając klawisz Enter, przywołując na wybranej pozycji listy menu kontekstowe (kliknięciem prawego przycisku myszy) i wybierając z niego operację Modyfikuj. 186

187 Edytor filtrów Rysunek 152. Konstrukcja filtra. Każdy filtr jest budowany z wykorzystaniem określonych kategorii danych, operatorów, słów kluczowych i wartości stałych. Dostępne są podstawowe operatory porównania (równa się, jest różne od, jest mniejsze od, jest większe od, jest większe lub równe, jest mniejsze lub równe), za pomocą których łączy się w wyrażenia logiczne (prawdziwe lub nieprawdziwe) dwa argumenty: pole z bazy danych i wartość stałą (wybraną spośród wstępnie zdefiniowanych lub utworzoną samodzielnie). Poszczególne wyrażenia można ujmować w nawiasy i łączyć za pomocą operatorów logicznych I oraz LUB, a także poprzedzać operatorem NIE. Przed przystąpieniem do budowania filtra należy wybrać właściwą kategorię danych za pomocą selektora w prawym górnym rogu okna. Filtr buduje się, klikając kolejno dwukrotnie lewym przyciskiem myszy odpowiednie jego składniki w lewym panelu okna. Powoduje to pojawianie się w prawym panelu okna odpowiednich części filtra. Zaawansowani użytkownicy mogą konstruować filtry, wprost wpisując ich definicje w prawym panelu okna. Po kliknięciu przycisku następuje tzw. kompilacja filtra. Zapamiętywane są jedynie filtry poprawnie skonstruowane (pomyślnie skompilowane). 187