KREATOR RAPORTÓW - INSTRUKCJA

Transkrypt

1 Spis treści 1. Wstęp Kreator raportów w KS-ASW Nowy raport Wybrane funkcje dostępne w menu głównym Drzewo projektu Wybrane elementy paska właściwości obiektów Wybrane elementy paska narzędzi formatowania Wybrane elementy paska narzędzi Wyświetlanie informacji z bazy danych Dodatkowe dane w obszarze Wstęg grupujących Dodawanie danych w obszarze Wstęg danych Wybrane elementy menu podręcznego obiektu Tekst Nagłówek i stopka domyślna Dane wykorzystywane przy tworzeniu wizytówki i stopki Wybrane Przykłady użycia kreatora Zmiana orientacji strony/ zmiana marginesów drukowania Dodawanie informacji o danych firmy Kopiowanie wizytówki domyślnej Dodawanie podpisów Zmiana formatowania z tekstu na liczbę Wstawianie aktualnej daty lub numeru strony Dodawanie sumowania kolumny Strona 1 z 24

2 1. WSTĘP w systemie Apteka Szpitalna Windows został dołączony, aby umożliwić dostosowanie według potrzeb każdego raportu dostępnego w programie, w sposób szybki i efektowny. Jest oparty na technologii FastReports, która posiada kompletne narzędzia do projektowania, generowania i podglądu raportu. 2. KREATOR RAPORTÓW W KS-ASW Aby uruchomić w systemie KS-ASW należy wybrać przycisk [F10] Drukuj lub [F10] Wydruk, który znajduje się niemal przy każdym zestawieniu i w wielu innych miejscach programu, gdzie wydruk informacji prezentowanych na ekranie może być przydatny. Wyświetli się następujące okno: 1. Kreator raportów miejsce w programie Następnie należy wybrać przycisk [Ctrl+F10] Zaawansowane i. 2. Kreator raportów zarządzanie raportami Okno wyświetlone odpowiedzialne jest za zarządzanie raportami. Jeśli użytkownik stworzy i zapisze nowe raporty, ich lista będzie dostępna w tym miejscu. Nowe raporty będą widoczne w oknie zarządzania Kreatora dotyczącym standardowego wydruku, na którym oparty jest nowy raport. Strona 2 z 24

3 3. Lista wydruków W przedstawionym powyżej oknie do dyspozycji są następujące funkcje: [F2] Nowy po wybraniu przycisku otwiera się okno Kreatora Raportu, gdzie jest możliwość stworzenia nowego raportu na podstawie wydruku standardowego. [F4] Edycja daje możliwość zmiany zapisanego wcześniej raportu. [F8] Usuń usuwa wybrany raport. Po wybraniu przycisku [F8] Usuń pojawia się dodatkowy komunikat potwierdzający usuwanie. [F9] Domyślny ustawia wybrany raport, jako domyślny. Pozwala również przywrócić ustawienie raportu standardowego(dostarczonego z programem) na domyślny. Znak > występujący przed nazwą oznacza, że wybrany raport jest obecnie raportem domyślnym. [Esc] Wyjście wychodzi z okna zarządzania raportami. Aby wydrukować raport stworzony w Kreatorze Raportów i zapisany w bazie danych należy wybrać odpowiednią pozycję z okna drukowania, tak jak na rysunku poniżej: 4. Drukowanie raportu Dalej drukowanie raportu z Kreatora przebiega jak druk raportu standardowego (Nowe raporty będą widoczne w oknie drukowania dotyczącym standardowego wydruku, na którym oparty jest nowy raport). 3. NOWY RAPORT Po wyborze przycisku [F2] Nowy w oknie zarządzania raportami pokaże się okno, w którym jest wyświetlony raport domyślny(standardowy). Dostosowanie raportu polega na jego edycji. Do poniższego przykładu został wykorzystany wzór na wydruk zamówienia. Aby go odnaleźć należy wejść do modułu 12 Zamówienia, następnie wybrać pozycję z menu głównego Zamawianie (Ctrl+3) -> dwukrotnie kliknąć na Strona 3 z 24

4 wybrane zamówienie(w przypadku braku zamówienia należy stworzyć nowe, np. [F2] Dodaj nowe zamówienie) -> [F10] Wydruk -> Standardowy-> [Ctrl+F10] Zaawansowane -> -> [F2] Nowy. Domyślne okno kreatora skałada się z: 5. Edycja raportu na podstawie raportu Zamówienia 1. Pasek menu głównego podstawowe funkcje Kreatora Raportów. 2. Tryb pracy Kreatora Raportów daje możliwość pracy w róznych trybach na przykład w trybie kodu lub w trybie graficznym. 3. Paski drzewa projektu i paski właściwości znajdują się tam na przykład właściwości obiektów występujących na raporcie. 4. Pasek narzędzi umożliwia wstawianie i formatowanie obiektów, na przykład pozwala na przeniesienie lub zmianę rozmiaru obiektu. 5. Obszar roboczy obszar, w którym powstaje raport. 6. Paski narzędzi formatowania pozostałe paski narzędzi. Uruchamiją funkcje służące na przykład do zmiany wyrównaia wewnątrz obiektów. 7. Pasek dostępnych obiektów zawierających dane z bazy danych. Oczywiście istnieje możliwość konfiguracji powyższych elemetów według uznania Wybrane funkcje dostępne w menu głównym Menu główne -> Plik Strona 4 z 24

5 6. Menu główne -> Plik Otwórz umożliwia wczytanie do programu gotowego szablonu raportu zapisanego wcześniej na dysku komputera. Zapisz jako pozwala na zapis gotowego szablonu. Podgląd pokazuje jak wyglądał będzie raport po zapisie. Ustawienia strony pozwala zmienić orentację strony z pionowej na poziomą i odwrotnie. Menu główne -> Edycja, Menu główne -> Widok oraz Menu główne -> Pomoc zawiera standardowe funkcje typowe dla edycji, ustawiania widoku i pomocy dla programu. Menu główne -> Raport 7. Menu główne -> Dane Dane pozwala na dodanie wybranych dodatkowych danych możliwych do zastosowania w raporcie, na przykład dane przydatne do edycji wizytówki. Style umożliwia definiowanie nowych styli tekstowych w celu automatyzacji tworzenia raportów. Nowo zdefiniowane style pojawiają się w pasku narzędzi poniżej menu głównego. Strona 5 z 24

6 3.2.Drzewo projektu 8. Drzewo projektu Drzewo projektu prezentuje hierarchiczne uporządkowanie obiektów występujących na raporcie. 3.3.Wybrane elementy paska właściwości obiektów Pasek właściwości zawiera podstawowe właściwości obiektu, który jest aktywny. Pasek może mieć różne dostępne funkcje ze względu na charakterystykę obiektu, którego dotyczy. 9. Pasek właściwości obiektów 3.4.Wybrane elementy paska narzędzi formatowania 10. Pasek formatowania Narzędzia do formatowania po prawej i środkowej stronie paska służą do edycji tekstu i pozwalają zmienić typowe ustawienia czcionki takie jak rodzaj czcionki, wielkość, pogrubienie czy wyrównanie. Narzędzia po prawej stronie paska służą do formatowania tabel. Pozwalają na przykład określić czy linie obramowania tabeli powinny być widoczne. Strona 6 z 24

7 3.5.Wybrane elementy paska narzędzi Wskaźniki: wskażnik słóżący do wyboru obiektu. Odpowiada za standardowy tryb pracy Kreatora. Słóży na przykład do wybierania obiektów, przesówania czy zmiany ich rozmiarów. wskaźnik przesuwający stronę w obszarze roboczym. wskaźnik odpowiadający za powiększenie lub pomniejszenie rozmiaru roboczego. wskaźnik odpowiedzialny za edycję tekstu w obiektach, które zostały umieszcozne w obszarze roboczym. kopiuje wybrane formatowanie pomiędzy obiektami. Obiekty: jest obiektem zwanym Wstęgą. Służy do logicznego grupowania obiektów. Dzięki Wstęgom można wstawić obiekty w odpowiednich miejscach na raporcie. Na przykład wybierając Wstęgę Stopka wszystkie elementy umieszczone w obszarze Wstęgi będą znajdowały się na dole strony. 11. Przykładowa wstęga grupująca dane Oprócz zwykłych Wstęg są jeszcze Wstęgi Danych, które po połączniu z tabelą z bazy danych i przypisaniu odpowiednich obiektów wyświetlają wymagane dane z bazy danych. 12. Przykładowa wstęga danych umożliwia wstawienie jednej lub kilku lini tekstu na obszar roboczy. Aby skorzystać z obiektu należy kliknąć przycisk Tekst, przesunąć w kursor myszy do wymaganego miejsca i kliknąć ponownie. Zostanie wyświetlone okno jak na rysunku poniżej: Strona 7 z 24

8 13. Okno obiektu tekstowego W tym miejscu można wpisać wymaganą treść lub wyrażenie. Obiekt Tekst posiada szereg funkcji, które umożliwiają zmianę rozmiaru tekstu, zmianę czcionki czy stylu. Wszystkie parametry mogą być ustawione wizualnie za pomocą paska narzędzi formatowania opisanego powyżej. obiekt Obraz służy do wstawiania formatów graficznych. Za jego pomocą można na przykład wstawić logo firmy czy zdjęcia pracownika. Obiekt może wyświetlać grafikę w formacie BMP, JPEG, ICO, WMF oraz EMF. Aby skorzystać z obiektu należy kliknąć przycisk Obraz, przesunąć w kursor myszy do wymaganego miejsca na obszarze roboczym i kliknąć ponownie. Zostanie wyświetlone okno jak na rysunku poniżej: 14. Okno obiektu graficznego Za pomocą powyższego okna można wczytać informację graficzną z dysku komputera, skopiować czy usunąć wcześniej wczytany plik. Strona 8 z 24

9 15. Okno obiektu graficznego wybór obrazu Obraz Po wyborze wymaganego obrazu należy potwierdzić wybór przyciskiem OK ( będzie wyglądał następująco: ). Podgląd raportu 16. Podgląd dokumentu z użyciem obiektu 4. WYŚWIETLANIE INFORMACJI Z BAZY DANYCH 4.1.Dodatkowe dane w obszarze Wstęg grupujących. Dostępne są dwa sposoby: przez umieszczenie linku do pola bazy danych w obiekcie tekstowym lub polaczenie obiektu z wymaganym polem za pomocą właściwości DataSet i DataField. Pierwszy sposób umożliwia wyświetlenie zawartości pola i dowolnych opisów w tym samym obiekcie. Przykładowo, jeśli jest potrzeba dołożenia do raportu zamówień dodatkowych danych należy wybrać obiekt Tekst i umieścić go na obszarze roboczym. Następnie wybrać przycisk Wstaw wyrażenie ( ) i w nowo otwartym oknie wybrać żądane dane z zakładki Dane. Strona 9 z 24

10 17. Dodawanie danych z bazy danych Po zatwierdzeniu zmian dwukrotnie przyciskiem OK i włączeniu podglądu raport powinien wyglądać następująco: 18. Raport z dodatkową nazwą dostawcy 4.2.Dodawanie danych w obszarze Wstęg danych Istnieje także możliwość dodawania własnych danych do raportu. Dane należy dodać do Wstęgi danych korzystając ze wstawiania wyrażeń w obiektach tekstowych tak jak podczas wstawiania danych w Wstęgach grupowania. Przykład: Wstawienie dodatkowej kolumny Numer Towaru do raportu zamówień. Aby dodać dodatkową kolumnę z danymi potrzebne jest na nią miejsce. Można zmienić orientację strony z pionowej na poziomą lub po prostu zmniejszyć szerokość istniejącej już kolumny. Następnie potrzebnybędzie obiekt Tekst, który należy wstawić w wymagane miejsce, tak jak na rysunku poniżej: Strona 10 z 24

11 19. Wstawiwanie obiektu tekstowego Rozmiar elementu tekstowego został dopasowany do wielkości pozostałych elementów tabeli. Dodatkowo zostało zmienione wyrównanie tekstu i dodano obramowanie w pasku formatowania umieszczonym zaraz nad obszarem roboczym. Po kliknięciu na strzałkę w obiekcie tekst wyświetla się lista z dostępnymi danymi z bazy danych. 20. Wstawianie danych Należy wybrać pozycję IDTOWR. Następnie wystarczy jeszcze tylko dodać odpowiedni nagłówek kolumny obok pola Nazwa także za pomocą obiektu Tekst. Całość powinna wyglądać jak na rysunku poniżej: 21. Dodawanie nagłówka kolumny Rozmiar nagłówka kolumny Numer został dopasowany do reszty kolumn nagłówkowych. Dodatkowo tekst został wyśrodkowany w pionie i poziomie za pomocą paska formatowania umieszczonego zaraz nad obszarem roboczym. Podgląd gotowego raportu wygląda następująco: Strona 11 z 24

12 22. Podgląd raportu z dodatkową kolumną 4.3.Wybrane elementy menu podręcznego obiektu Tekst Po kliknięciu prawym klawiszem myszy w obiekt tekst pojawia się menu podręczne z najczęściej wykorzystywanymi właściwościami obiektu. 23. Menu podręczne Format wyświetlania otwiera okno służące do zmiany formatu danego obiektu. Jest to ważne, jeśli dane będą eksportowane na przykład do Ms Excel, aby można je było automatycznie podliczyć. Strona 12 z 24

13 24. Formatowanie pól Automatyczna szerokość dopasowuje pole do szerokości treści, którą zawiera obiekt. Zawijaj wiersze jeśli treść nie będzie mieściła się w jednej linii, to automatyczne będzie dzielona na dwie lub więcej linii. Ukryj powtarzające się wartości jeśli w kolumnie wystąpią te same wartości jedna pod drugą to wyświetlona będzie tylko pierwsza wartość. Zezwól na wyrażenia pozwala użyć na przykład zmiennych systemowych czy informacji z bazy danych. Zezwól na znaczniki HTML pozwala używać prostego formatowania za pomocą znaczników HTML. Dopasuj dopasowuje szerokość pola do długości informacji, którą zawiera. Dopasuj do maks. wysokości dopasowuje szerokość pola do najszerszego pola w danym wierszu. Przesuń jeżeli jakieś elementy będą na siebie nachodzić zostaną przesunięte w dół strony. 5. NAGŁÓWEK I STOPKA DOMYŚLNA W systemie KS-ASW zostały przygotowane gotowe wzory informacji wyświetlanych w raportach w części nagłówkowej (takie jak dane firmy, data obecna) i w dolnej części każdej strony raportu. Te części raportu także można edytować według uznania. Aby zmienić dane w nagłówku lub stopce należy wejść do modułu 41-Administrator i wybrać Firma -> Wizytówka z menu głównego programu lub skorzystać z kombinacji klawiszy Ctrl+2. Strona 13 z 24

14 25. Dane podstawowe wizytówki W tym miejscu można wprowadzić większość danych, które będą domyślnie wyświetlane na raportach drukowanych w systemie. Dane te można także edytować w sposób graficzny za pomocą Kreatora Raportów wybierając przycisk [F6] Wydruk. 26. Konfiguracja wizytówki Wybierając Konfigurację nagłówka lub stopki otwiera się okno Kreatora Raportów, w którym można dowolnie dodawać, usuwać czy zmieniać dostępne dane związane z firmą czy zmiennymi systemowymi. Strona 14 z 24

15 27. Domyślna wizytówka w Kreatorze raportów Jeśli zaistnieje potrzeba powrotu do nagłówka lub stopki ułożonej w sposób domyślny (wersję dostarczoną przez programistów) wystarczy użyć przycisku [F6] Wydruki z poziomu wizytówki firmy, następnie Przywróć domyślny -> Nagłówek lub Stopkę. 5.1.Dane wykorzystywane przy tworzeniu wizytówki i stopki 28. Dane wizytówki i stopki NAZWA1 nazwa apteki, pierwsze od góry pole przekazywane z okna edytowania informacji na temat wizytówki apteki w module 41- Administrator NAZWA2, NAZWA3, NAZWA4 kolejne pola przekazywane z okna edytowania informacji na temat wizytówki apteki w module 41-Administraror NAZWAFULL pełna nazwa apteki. KODPCZ kod pocztowy apteki szpitalnej. MIASTO miasto z adresu apteki szpitalnej. ULICA ulica z adresu apteki szpitalnej. NRDOM numer budynku podany w adresie apteki. NRLOK numer lokalu podany w adresie apteki. NRNIP numer NIP apteki szpitalnej. REGON numer REGON apteki szpitalnej. Strona 15 z 24

16 TELEF numer telefonu apteki szpitalnej. NRFAX numer FAX apteki. ULICAFULL zawiera ulicę, numer budynku i numer lokalu apteki. MAISTOFULL zawiera kod pocztowy i miasto. ADRESFULL zawiera kod pocztowy, miasto, ulicę, numer domu i numer lokalu. IDKACH oddział NFZ, pod który podlega apteka. PORA jednostka, na której jest drukowany raport. MAGZ magazyn, na którym jest drukowany raport. PERS imię i nazwisko osoby drukującej raport. INFPRG informacje związane z systemem. 6. WYBRANE PRZYKŁADY UŻYCIA KREATORA 6.1.Zmiana orientacji strony/ zmiana marginesów drukowania Czasami istnieje potrzeba, aby zmienić orientację strony z pionowej na poziomą lub odwrotnie. Na przykład, jeśli danych jest zbyt dużo i nie mieszczą się pionowo. Należy wtedy wejść do menu głównego kreatora, wybrać Plik -> Ustawienia strony. 29. Opcje strony W oknie Opcji strony można zmienić orientację strony z poziomej na pionową i na odwrót. W tym samym oknie można także ustawić niestandardowe marginesy drukowania. Jest to przydatne, gdy zdarzy się, że drukarka ma problemy z wydrukowaniem krawędzi raportu. Strona 16 z 24

17 6.2.Dodawanie informacji o danych firmy Jeśli na raporcie potrzebne są dodatkowe informacje dotyczące danych firmy takich jak na przykład telefon czy numer NIP trzeba dodać dodatkowe dane z bazy danych. Należy wejść do menu głównego Kreatora Raportów i wybrać pozycję Raport -> Dane. 30. Dodatkowe dane Następnie w wyświetlonym oknie należy zaznaczyć pozycję Wizytówka i potwierdzić klawiszem OK. 31. Dodatkowe dane wizytówka Teraz w obiekcie Tekst i po lewej stronie obszaru roboczego dostępne będą dodatkowe dane dotyczące informacji związanych z firmą. 32. Dodatkowe dane w obiekcie Tekst Strona 17 z 24

18 6.3.Kopiowanie wizytówki domyślnej Zdarza się, że potrzebna jest niestandardowa wizytówka na jednym lub kilku raportach. Można to zrobić na kilka sposobów, na przykład stworzyć od nowa własną indywidualną wizytówkę bezpośrednio na wybranym raporcie za pomocą Kreatora Raportów. Jednak, gdy większość danych będzie się pokrywać z standardową wizytówką wykorzystywaną w programie, można po prostu skopiować elementy z standardowej wizytówki. Przykład: Inna wizytówka dla raportu zamówień (12-Zamówienia). Aby skopiować wszystkie elementy z domyślnej wizytówki należy wejść do modułu 41-Administrator, wybrać pozycję Firma -> Wizytówka z menu głównego programu lub skorzystać z kombinacji klawiszy Ctrl+2. W nowo otwartym oknie należy wybrać [F6] Wydruki i Konfiguracja nagłówka. Otworzy się okno Kreatora Raportów. Następną czynnością jest zaznaczenie wybranych elementów znajdujących się na wstędze ReportTitle za pomocą lewego przycisku myszy.(można też zaznaczyć wszystkie elementy za pomocą menu głównego programu Edycja -> Zaznacz wszystko (Ctrl+A)). Teraz wystarczy skopiować wybrane elementy na Wstęgę ReportTitle w raporcie zamówień. 33. Zamówienie ze skopiowaną wizytówką W części nagłówkowej są w tej chwili wszystkie elementy, które znajdowały się na wizytówce. Łatwo teraz zmienić ich wielkość, położenie czy usunąć zbędne obiekty. 6.4.Dodawanie podpisów Zasadniczo w raportach używa się dwóch rodzajów specjalnie wyznaczonych pól na podpisy podpis, który jest statyczny (zawsze wygląda tak samo) i taki, który zmienia się w zależności od osoby, która przygotowuje wydruk. Przykład Dodawanie podpisu do raportu zamówienia z modułu 12-Zamówienia Strona 18 z 24

19 Aby dodać pole podpisu należy umieścić odpowiednią Wstęgę na obszarze roboczym, jeśli jeszcze nie występuje, na przykład Wstęgę Podsumowanie Raportu. Następnie należy wybrać pole Tekst i umieścić go na Wstędze. W edycji obiektu Tekst wystarczy wpisać żądaną treść do wyświetlenia na raporcie, na przykład: 34. Dodawanie pola podpisu Jeśli zaistnieje potrzeba dodania pola podpisu, który zmienia się w zależności od osoby przygotowującej raport należy dodać dane Wizytówki do danych dostępnych na raporcie za pomocą menu głównego -> Raport -> Dane. W nowo otwartym oknie należy zaznaczyć Wizytówka i potwierdzić przyciskiem OK. Teraz można wstawić pole Tekst. 35. Edycja obiektu Tekst W oknie edycji obiektu Tekst należy wybrać Wstaw wyrażenie ( ). 36. Wybór danych z bazy danych Strona 19 z 24

20 W zakładce Dane należy wybrać Pers z grupy danych z Wizytówki. Następnie potwierdzić przyciskiem OK. W oknie edycji obiektu tekst można dodać wykropkowanie. Gotowy raport będzie wyglądał następująco: 37. Pole podpisu 6.5.Zmiana formatowania z tekstu na liczbę 38. Podgląd raportu zamówienia Jeśli dane z raportu są dalej eksportowane na przykład do formatu Ms Excel lub XML ważne jest, aby dane liczbowe były nadal interpretowane, jako liczby, nie jak zwykły tekst. Aby właściwie sformatować wybrane dane wystarczy wybrać z menu podręcznego obiektu (Aby wejść do menu podręcznego obiektu należy kliknąć na obiekt prawym klawiszem myszy) format wyświetlania i zmienić na właściwy, na przykład na format liczbowy: Strona 20 z 24

21 39. Zmiana formatowania 6.6.Wstawianie aktualnej daty lub numeru strony. Dodawanie aktualnej daty odbywa się poprzez zastosowanie zmiennej systemowej w nawiasach kwadratowych [Date]. Aby to zrobić należy wstawić na obszar roboczy obiekt Tekst znajdujący się na pasku narzędzi po lewej stronie ekranu. 40. Okno obiektu Tekst W wyświetlony oknie należy użyć przycisku Date i potwierdzić dwukrotnie klawiszem OK. Wstaw wyrażenie. W zakładce Zmienne należy wybrać Strona 21 z 24

22 41. Wybór zmiennej systemowej W rezultacie na podglądzie raportu oraz na wydruku powinna się znaleźć data systemowa jak na rysunku poniżej: 42. Podgląd raportu z datą obecną Numerację stron raportu dodaje się w ten sam sposób używając zamiast zmiennej [Date] zmienną [Page] 6.7.Dodawanie sumowania kolumny Często zdarza się, że potrzebne jest sumowanie wybranej kolumny raportu. Do togo celu zostały przygotowane funkcje agregujące. Z ich pomocą można podliczyć funkcje o określonej wartości zgodnie z zakresem danych. Lista funkcji agregujących: SUM Zwraca całkowitą wartość wyrażenia. MIN Zwraca najmniejszą wartość wyrażenia. MAX Zwraca największą wartość wyrażenia. AVG Zwraca średnia wartość wyrażenia. Strona 22 z 24

23 COUNT Zwraca liczbę wierszy dla określonego zakresu. Aby podsumować wartość kolumny wystarczy wyrażenie postaci [SUM(<Tabela."Kolumna">,WstęgaDanych)] na Wstędze grupującej Stopka. Można to zrobić w sposób graficzny jak na poniższym przykładzie podsumowanie ilości zamawianych pozycji z raportu zamówień(moduł 12 Zamówienia): Do raportu należy dodać Wstęgę Stopka i na niej umieścić obiekt Tekst. 43. Wstawianie wstęgi i obiektu Tekst Rozmiar obiektu tekst został dopasowany do reszty tabeli. Dodano także obramowanie i wyrównanie do prawej za pomocą paska formatowania. W oknie obiektu Tekst należy wybrać Wstaw wyliczenie ( ), a następnie uzupełnić dane według rysunku poniżej: 44. Wstawianie podsumowania Po zatwierdzeniu zmian podgląd raportu powinien wyglądać następująco: Strona 23 z 24

24 45. Gotowy raport z podsumowaniem Strona 24 z 24