Rozliczanie projektów systemowych oraz Priorytetu VII PO KL w województwie kujawsko-pomorskim

Transkrypt

1 Rozliczanie projektów systemowych oraz Priorytetu VII PO KL w województwie kujawsko-pomorskim Spotkanie informacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1

2 2

3 Terminy cz. I Wniosek złożony w terminie: tj. zgodnie z obowiązującym harmonogramem płatności (data złożenia wniosku to data stempla nadania), - harmonogram płatności może być aktualizowany we wniosku o płatność, a także poza wnioskiem o płatność, - harmonogram zmieniany we wniosku o płatność nie dotyczy wartości wnioskowanej w obowiązującym okresie rozliczeniowym, - harmonogram zmieniany w innym terminie dotyczy okresów sprawozdawczych i/lub kwoty wnioskowanej 3

4 Terminy cz. I Wniosek złożony nie na kwotę i/lub nie w terminie: tj. po przekroczeniu 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego, podlega naliczaniu odsetek liczonych jak dla zaległości podatkowych od kwoty braku rozliczenia 70% otrzymanych środków do dnia złożenia wniosku, wnioski cząstkowe tj. nie wnioskujące o kolejną transzę, nie podlegają naliczaniu odsetek, wniosek końcowy mimo że nie wnioskuje o kolejną transzę to nie jest wnioskiem cząstkowym. 4

5 Terminy cz. I Wniosek złożony nie na kwotę, a w terminie to wniosek, w którym brak rozliczenia 70% otrzymanych środków będących podstawą do wypłaty kwoty wnioskowanej, podlega naliczaniu odsetek liczonych jak dla zaległości podatkowych od kwoty braku rozliczenia 70% otrzymanych środków do dnia złożenia wniosku, jednak z uwzględnieniem kwoty ujętej we wniosku, wnioski cząstkowe oraz wniosek końcowy nie wnioskujące o kolejną transzę, nie są wnioskami na kwotę. 5

6 Terminy Przykład I Wniosek złożony nie w terminie. Do dnia złożenia wniosku przekazano ,00 zł. i rozliczono 65% tj ,00zł., Złożony wniosek opiewa na ,00 zł. i wnioskuje o kolejne ,00 zł. Wniosek podlega naliczeniu odsetek od kwoty nierozliczonych 70% otrzymanych środków tj ,00 x 70% ,00 = 5.000,00 Po naliczeniu odsetek i po weryfikacji wniosku Beneficjent otrzymuje wnioskowaną kwotę. 6

7 Terminy Przykład II Wniosek złożony w terminie ale nie na kwotę. Do dnia złożenia wniosku przekazano ,00 zł. i rozliczono 50% tj ,00zł., Złożony wniosek opiewa na ,00 zł. i wnioskuje o kolejne ,00 zł. Wniosek podlega naliczeniu odsetek od kwoty nierozliczonych 70% otrzymanych środków tj ,00 x 70% , ,00 = ,00 Po naliczeniu odsetek i po weryfikacji wniosku Beneficjent nie otrzymuje wnioskowanej kwoty. 7

8 Cz. II Postęp rzeczowy Tabela 5 a Załącznik nr 2 Postęp rzeczowy we wniosku o płatność w Tab. 5 winien zawierać: - Opis podjętych, zrealizowanych działań w podziale na zadania, - Podjęte działania z uwzględnieniem równości szans płci, - Opis poniesionych kosztów musi odzwierciedlać dokonane płatności, - Dane ilościowe wskazane w opisie muszą być zbieżne z danymi ujętymi w załączniku 2 / okres Mr. (np. w ramach szkolenie X zrealizowano 15 godzin zajęć w których uczestniczyło 15 nowo zrekrutowanych osób (10K/5M) w zał. 2 8

9 Przykład Tabela 5 a Załącznik nr 2 Postęp rzeczowy we wniosku o płatność w Tab. 5 zawiera: - Opis podjętych, zrealizowanych działań np. - w zadaniu 1 rekrutacja 15 osób (10K/5M) objętych kontraktem czy PAL, - W zadaniu 2 przeprowadzenie 15 godzin szkolenia x, - Podjęte działania z uwzględnieniem równości szans płci, - Opis poniesionych kosztów za szkolenie, - Dane ilościowe wskazane w opisie muszą być zbieżne z danymi ujętymi w załączniku 2 / okres Mr. 9

10 Przykład c.d. Tabela 5 a Załącznik nr 2 załącznik 2 we wniosku o płatność winien zawierać: - W tab. 1-4 w okresie Mr ilość zrekrutowanych osób z podziałem na status przypisany każdej z tabel, - W tab. 7 w okresie Mr / ilość podpisanych kontraktów, - Tabela 7 / Inne wskaźniki w okresie Mr. np. dla wskaźnika ilość godzin przeprowadzonych szkoleń 15 godzin, dla wskaźnika ilość osób objętych szkoleniem 15 (10K/5M) 10

11 Cz. II Postęp rzeczowy Tabela 5 Podjęte działania z uwzględnieniem równości szans płci: dotyczą wszystkich projektów, które podlegały ocenie wg kryterium minimum i nie zostały uznane za wyjątek od standardu minimum, - przykłady działań równościowych: Opis przeprowadzonej rekrutacji w kontekście równości szans płci, Opis działań informacyjno promocyjnych w kontekście równości szans płci, Opis działań równościowych zrealizowanych na rzecz zespołu projektowego, Opis działań równościowych zrealizowanych na rzecz grupy docelowej, Opis działań równościowych dotyczących monitorowania projektu - w tym osiągniętych rezultatów. 11

12 Cz. II Postęp rzeczowy Tabela 5 Podjęte działania z uwzględnieniem równości szans płci: Powinny być zgodne z tym, co założono we wniosku o dofinansowanie projektu i co podlegało ocenie standardu minimum, Opis nie musi dotyczyć każdego z realizowanych zadań, a jedynie tych w ramach których działania na rzecz równości płci zostały podjęte w okresie rozliczeniowym, Jeśli napotkano na trudności w realizowaniu działań równościowych; taką informacje należy umieścić także w tab. 12 niezależnie od opisu w tab. 5, z podaniem powziętych działań zaradczych. 12

13 Cz. III Postęp finansowy Załącznik 1 a Tabela 5 W tab. 5 należy opisać stan realizacji poszczególnych zadań, stan realizacji zadań opisać w odniesieniu do wydatków ujętych w zał. 1, jeżeli w danym okresie zrealizowano działania, które zostały zrealizowane częściowo i tym samym nie niosły za sobą skutków finansowych to w opisie należy o tym poinformować, jeżeli któreś zadania rozliczane są ryczałtowo to należy szczegółowo opisać zrealizowane zadania wraz z dokumentami je potwierdzającymi. 13

14 Cz. III Postęp finansowy Załącznik 1 a Tabela 5 Opis poniesionych kosztów musi odzwierciedlać dokonane płatności, np. czy zapłacono wynagrodzenia w kwocie netto, a pochodne zostaną rozliczone w kolejnym okresie, czy wszystkie wynagrodzenia zostały zapłacone w kwocie brutto, np. czy dokonano jakichkolwiek przedpłat, np. czy dokonano płatności za działania realizowane w poprzednich okresach sprawozdawczych, 14

15 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Załącznik nr 1: to tabelaryczne ujęcie poniesionych kosztów finansowych w projekcie w okresie sprawozdawczym. Wydatki instytucji podlegających UFP nie mogą być rozliczane w terminie dłuższym niż 3 miesiące od ich poniesienia. Wyjątek stanowią wydatki poniesione w projekcie w okresie od dnia realizacji projektu do dnia złożenia pierwszego wniosku o płatność po podpisaniu umowy / aneksu. 15

16 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 1 numer dokumentu: To numer faktury, rachunku, listy płac, wyciągu bankowego, noty księgowej. W przypadku rozliczania umów zleceń lub o dzieło dokumentem potwierdzającym koszt jest rachunek nr do umowy nr z dnia Jeżeli rachunek wystawiony został bez numeru to należy nadać mu numer zgodny z numerem księgowym. 16

17 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 2 numer księgowy: To numer nadawany zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości. Numer księgowy pozwala na zachowanie ścieżki audytu w przypadku przeprowadzanych kontroli na miejscu. 17

18 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 3 data wystawienia dokumentu: To data wystawienia faktury, rachunku, listy płac, wyciągu bankowego, noty księgowej. Data wystawienia dokumentu nie może być późniejsza od daty zapłaty. Wyjątek może stanowić wystawienie faktury po dokonaniu zapłaty na podstawie paragonu lub faktury pro-forma. W takim przypadku należy dokonać odpowiedniego opisu w Tabeli 5-postęp rzeczowy projektu. 18

19 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 4 data zapłaty: To data zapłaty gotówką lub data obciążenia rachunku bankowego za faktury, rachunki, listy płac, opłaty bankowe, noty księgowe itp. Data zapłaty nie może być wcześniejsza od daty wystawienia dokumentu. Wyjątek - patrz jak slajd wyżej. Należy pamiętać, że data obciążenia konta bankowego nie dotyczy tylko wyodrębnionego rachunku bankowego, a więc datą zapłaty jest zawsze data obciążenia każdego konta bankowego, z którego dokonano płatności na rzecz realizacji projektu. W przypadku wkładu niepieniężnego pole nie jest wypełniane. 19

20 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 5 nazwa dokumentu lub usługi: W nazwie w sposób zwięzły należy wskazać rodzaj dokonanej płatności. Należy pamiętać, że nazwa zakupu nie może zasadniczo odbiegać od wydatków określonych w budżecie projektu. - Jeżeli wydatki dotyczą jednego asortymentu możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania pozycji z dok. księgowego, jednakże jeżeli w budżecie zaplanowano zakup garnków na szkolenie kulinarne to w zał. 1 nie można w nazwie wskazać komplet artykułów kulinarnych. Tak określony wydatek będzie podlegał dalszej weryfikacji poprzez wezwanie do wyjaśnień i/lub przesłanie kopii dokumentu potwierdzającego dokonanie tego zakupu. 20

21 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 6 cross-financing T/N: Cross-financing to krzyżowe finansowanie czyli w ramach projektów miękkich jakimi są projekty PO KL zakup środka trwałego o wartości powyżej 350 zł., lub mebli i pojazdów o każdej wartości. W ramach Priorytetu VII możliwe jest sfinansowanie tego zakupu do 15% wartości wydatków bezpośrednich pomniejszonych o zadania zlecone. Poziom wydatkowania określany jest na etapie akceptacji wniosku o dofinansowanie. W kolumnie 6 należy odznaczyć cross-financing zgodnie z oznaczeniem wynikającym z budżetu projektu we wniosku o dofinansowanie. 21

22 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 7 zadania zlecone (T/N): Zadania zlecone to nie to samo co usługa. Zadanie zlecone to zadania w realizację których nie angażuje się bezpośrednio projektodawca i w związku z tym nie ponosi on kosztów administracyjnych związanych z realizacją tego działania. - np. zorganizowanie szkolenia przez firmę zewnętrzną zapewniającą wynajem sali, zatrudnienie wykładowcy, zapewnienie cateringu czy dojazdu uczestników szkolenia. - nie będzie zadaniem zleconym kiedy projektodawca sam poszukuje i zatrudnia wykładowców (umowa zlecenie), sam zleca dowóz na szkolenie, sam zamawia catering i wynajmuje sale wykładowe. Jeżeli we wniosku o dofinansowanie zaznaczono całe zadanie jako zlecone to w poszczególnych wnioskach o płatność wydatki dotyczące realizacji tego zadania muszą być wykazywane jako zlecone. 22

23 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 8 i 9 wartość brutto i netto dokumentu: Różnica wartości brutto i netto występuje, w każdym przypadku zakupu obciążonego podatkiem VAT. W przypadku stawek VAT zero oraz braku występowania tego podatku wartości te są sobie równe. W każdym przypadku wykazywania wynagrodzenia (lista płac, rachunek do umowy zlecenia lub o dzieło) wartości brutto i netto są sobie równe. 23

24 Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Kolumna 10 wartość wydatku kwalifikowalnego: To wartość kwalifikowalna faktury, rachunku, listy płac, wyciągu bankowego, noty księgowej. Wartość kwalifikowalna nie może być wyższa od wartości brutto i niższa od wartości VAT. 24

25 Kolumna 11 w tym VAT: To wartość VAT od wartości wydatku kwalifikowalnego i tym samym wartość VAT nie może być od niego wyższa. VAT wykazywany jest tylko w przypadku braku możliwości jego odzyskania. W przypadku projektodawców deklarujących możliwość odzyskiwania VAT kolumna przyjmuje wartości zerowe. Bardzo ważne! Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Szkolenia realizowane w projektach PO KL są zwolnione z VAT, w przeciwnym wypadku VAT będzie uznany za niekwalifikowalny. 25

26 Kolumna 12 źródła finansowania: Cz. III Postęp finansowy załącznik nr 1 Z listy rozwijanej należy wybrać źródło z jakiego ponoszony jest wydatek: BP- Budżet Państwa, a więc każdy wydatek poniesiony w ramach dotacji środków europejskich, JST- budżet jednostek samorządu terytorialnego, a więc w przypadku OPS i PCPR wydatek poniesiony w ramach wkładu własnego, PFRON- budżet Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ponoszony w ramach wkładu własnego przez PCPR-y na rzecz rehabilitacji niepełnosprawnych uczestników projektu, FP- budżet Funduszu Pracy ponoszony w ramach wkładu własnego przez OPS-y w ramach prac społecznie użytecznych PRYW, INNE - budżet prywatny oraz inne nie występują w projektach systemowych 26

27 Cz. IV Wyciągi bankowe zgodnie z obowiązującymi od r. Zasadami finansowania POKL Beneficjent zobowiązany jest do załączania wraz z wnioskiem o płatność wyciągów bankowych / potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu oraz wyciągów bankowych / potwierdzenia transakcji lub inny dokument potwierdzający poniesienie wydatku z innych rachunków bankowych potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność, a w przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopii raportów kasowych (bez załączników) lub podpisane przez beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem). Zamiast wyciągów bankowych beneficjent może za zgodą Instytucji Wdrażającej załączać zbiorcze zestawienia wydane przez bank stanowiące historię rachunku bankowego (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem). 27

28 Cz. IV Wyciągi bankowe Zwolnienie beneficjenta z załączania wyciągów bankowych lub innych ww. równoważnych dokumentów jest możliwe pod następującymi warunkami: - a. załączanie przez beneficjenta do każdego wniosku o płatność oświadczenia, że z rachunku bankowego przeznaczonego na obsługę projektu nie dokonano wypłat niezwiązanych z realizowanym projektem; - b. przekazywanie przez beneficjenta wraz z końcowym wnioskiem o płatność kserokopii wyciągów bankowych przedstawiających saldo na dzień dokonania zwrotu oszczędności w projekcie lub w przypadku braku konieczności zwrotu środków dzień sporządzenia wniosku; - c. brak stwierdzonych przez IP/IP2 lub inną właściwą instytucję kontrolną w stosunku do beneficjenta istotnych nieprawidłowości w wydatkowaniu środków otrzymanych na realizację projektów w ramach Działań/Poddziałań PO KL wdrażanych przez Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia). 28

29 Cz. V koszty pośrednie rozliczane ryczałtem Procent kosztów pośrednich jest uwzględniony w budżecie zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, a jego wysokość określona została na podstawie limitów wskazanych w Wytycznych kwalifikowalności wydatków PO KL. Kwota przyznanego limitu obliczana jest na podstawie wydatków bezpośrednich poniesionych w okresie rozliczeniowym pomniejszonych o wartość zrealizowanych zadań zleconych. Obliczoną kwotę ryczałtu wpisuje się do wniosku o płatność w Tab.4 / wiersz 2 / kol. 3. Należy pamiętać aby zweryfikować wartości w tab. 8 / wiersz 1.1 / kol. w okresie rozliczeniowym i tab. 9 / wiersz 4 / kol. kwota dofinansowania tak aby suma / ogółem były zgodne z wartością wydatków ogółem kwalifikowalnych objętych wnioskiem. 29

30 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Maria Milewska Inspektor Działu Wdrażania EFS 30

31 Instytucja Pośrednicząca II Stopnia we wdrażaniu Priorytetu VII PO KL w woj. kujawsko-pomorskim Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu Strona internetowa: 31