3. Wyszukiwanie, wprowadzanie i edycja danych o osobach

Transkrypt

1 3. Wyszukiwanie, wprowadzanie i edycja danych o osobach Osoba mo e by jednocze nie studentem i pracownikiem uczelni. W formularzu umieszcza si dane osobowe wszystkich pracowników i studentów uczelni, a tak e innych osób uczestnicz cych w procesie dydaktycznym (np. zewn trznych recenzentów prac doktorskich). Z paska menu okna startowego programu USOS wybieramy podsystem Osoby, a z rozwini tego podmenu ponownie Osoby. Wtedy zostanie otwarte okno wyszukiwania osoby, w którym mo emy wpisa np. nazwisko osoby. Rys. 7. Okno wyszukiwania osób Uwaga. Okno jest zawsze dost pne w wielu formularzach po naci ni ciu przycisku. Po wybraniu OK, wszystkie osoby, które spełniaj kryterium zostan wy wietlone w formularzu Osoby (Rys. 4), w przeciwnym przypadku otrzymamy pusty formularz. Budowanie wzorca: System wybierze wszystkie obiekty, których pola zgadzaj si z wpisanym wzorcem. Je li np. przy szukaniu osoby w pole Imi wpisano Jan, a w pole Nazwisko Kowalski, pojawi si lista wszystkich znanych systemowi Janów Kowalskich. Istnieje mo liwo wpisania tylko pocz tkowej cz ci wzorca. W tym celu wystarczy zako czy wzorzec znakiem % (procent). Je li we wzorcu w polu Nazwisko poda Kowal%, system wybierze wszystkich Kowalskich, Kowalskie, Kowalewskich itd. wszystkie osoby, których nazwisko zaczyna si od napisu Kowal. We wzorcu mo na wstawi _ (podkre lenie), które zast puje dowolny inny znak. Je li w trakcie wyszukiwania w pole Nazwisko wpisa Kowalsk_, system odszuka wszystkie osoby o nazwisku Kowalski i Kowalska. Formularz Osoby składa si z tabeli głównej, w której umieszczane s podstawowe informacje o osobie i z pi ciu zakładek zatytułowanych: Szczegóły, Adres, Telefony, Indeks, Konto bank. i US, Konto, Uwagi, wiadczenia, Suplement. Uwaga. Przed wprowadzeniem nowej osoby nale y sprawdzi czy te dane nie znajduj si ju w bazie USOS. Aby wyszukanie osoby w bazie było skuteczne, nale y wcze niej w filtrze wybra Wszystkie rekordy. Ka da osoba wpisywana do bazy po raz pierwszy jest domy lnie osob pełnosprawn, narodowo ci i obywatelstwa polskiego. 12

2 Rys. 8. Tabela główna formularza Osoby Je li chcemy wprowadzi now osob, to nale y ustawi kursor w pierwszym wolnym wierszu lub otworzy nowy pusty wiersz wybieraj c z Paska narz dziowego formularza ikon Wstaw, a nast pnie wpisa dane. W przypadku modyfikacji ju wprowadzonych danych, zaznaczamy je i wprowadzamy zmiany. Obowi zkowymi do wypełniania s nast puj ce pola: Imi, Nazwisko, Płe, Kod jednostki ta jednostka b dzie odpowiedzialna za aktualno danych osobowych. Opcjonalne pola: PESEL - wymagana jest liczba 11 znaków. Dla obcokrajowców w polu PESEL wpisujemy numer paszportu. Nale y pami ta o wybraniu dla cudzoziemca prawidłowego obywatelstwa i narodowo ci (Zakładka Szczegóły). W przeciwnym przypadku program nie pozwoli zapisa danych, poniewa dla obywatela polskiego sprawdzana jest automatycznie poprawno PESEL, Drugie imi, Data urodzenia dzie, miesi c, rok urodzenia w formacie dd.mm.rrrr lub dd/mm/rrrrr, Miejsce urodzenia, Imi ojca, Imi matki. Po wprowadzeniu danych do formularza, akceptujemy je wybieraj c z Paska narz dziowego ikon Zapisz. Je li nowo wprowadzona osoba jest studentem, to najdogodniej w tym momencie: 1. w zakładce Indeks: okre li typ indeksu (wybieraj c z listy), okre li jednostk organizacyjn, wprowadzi numer indeksu r cznie i nacisn przycisk Akceptuj indeks lub przydzieli indeks z puli. 13

3 2. na tym samym formularzu wybra przycisk wybra z listy odpowiedni dla tej osoby Kod Programu, wybra z listy Indeks tej osoby, je li jest to pierwszy program dla tej osoby, to zaznaczy, e jest to Program Główny, w zakładce Etapy osoby przypisa odpowiedni etap (wybieraj c z listy), wybra kod cyklu dydaktycznego o je li student jest rozliczany w cyklu semestralnym, to nale y zaznaczy odpowiedni semestr, a je li w cyklu rocznym, to rok akademicki, okre li, ile student w tym okresie rozliczeniowym (na danym etapie) mo e uzyska warunkowych zalicze. 3. teraz mo na powróci do formularza Osoby, aby uzupełni pozostałe dane (adresy, telefony, dokumenty). Teraz opiszemy dokładnie poszczególne zakładki formularza Osoby. 3.1 Zakładka Szczegóły Po wpisaniu danych osoby do tabeli głównej formularza, przyst pujemy do uzupełniania danymi zakładki Szczegóły osoby. Polami obowi zkowymi s pola Obywatelstwo, Narodowo i Niepełnosprawny. Pola Obywatelstwo i Narodowo w przypadku obcokrajowców musz by wypełnione przed zapisaniem danych w tabeli głównej. Uwaga, program nie pozwala przyporz dkowa kobiecie kategorii wojskowej i WKU. Rys. 9. Zakładka Szczegóły. Kod jednostki kod jednostki organizacyjnej, która wprowadza dane o osobie, a tak e dba o aktualno danych (dost pna lista warto ci), Płe K kobieta, M m czyzna (dost pna lista warto ci), Niepełnosprawni N osoba niepełnosprawna, T w przeciwnym przypadku (dost pna lista warto ci), Imi ojca, Imi matki, Nazwisko matki dane o rodzicach, Nazwisko rodowe nazwisko rodowe (panie skie) osoby (je li jest inne ni Nazwisko), Kod WKU kod Wojskowej Komisji Uzupełnie (dost pna lista warto ci), Kat. woj. kategoria wojskowa (dost pna lista warto ci), Stosunek woj. stosunek do słu by wojskowej (dost pna lista warto ci), Dowód seria i numer dowodu osobistego (bez spacji), NIP Numer Identyfikacji Podatnika. (Uwaga! jest sprawdzana poprawno NIP), 14

4 Obywatelstwo kod obywatelstwa; w polu szarym Opis obywatelstwa poka e si pełna nazwa (dost pna lista warto ci), Narodowo kod narodowo ci; w polu szarym Opis narodowo ci poka e si pełna nazwa (dost pna lista warto ci), Miasto szkoły redniej nazwa miejscowo ci, w której znajduje si uko czona przez studenta szkoła rednia (dost pna lista warto ci), Nazwa szkoły redniej nazwa szkoły redniej uko czonej przez osob (dost pna lista warto ci), zalecane jest wprowadzanie miejscowo ci szkoły redniej, wtedy na li cie pojawi si tylko szkoły rednie z tej miejscowo ci. Je li w słowniku nie wyst puje szkoła, to nale y j wpisa r cznie w drugie pole. adres poczty elektronicznej, WWW adres internetowej strony domowej. W przypadku dopisywania lub modyfikacji istniej cych ju danych, w tabeli głównej formularza wybieramy osob, której dane chcemy zmieni, a na zakładce zaznaczamy odpowiednie pole i modyfikujemy je. Wprowadzone dane zapisujemy do bazy ikon Zapisz wybran z Paska narz dziowego formularza. 3.2 Zakładka Adres W zakładce Adres wprowadzamy informacje o adresach osoby. Ka da osoba mo e posiada cztery typy adresów: adres stały (STA), korespondencyjny (KOR), słu bowy (SŁU ), pobytu (czasowy) (POB). Natomiast adres ka dego typu mo e wyst pi, co najwy ej raz. Polem obowi zkowym na zakładce jest pole Typ adresu. Rys. 10. Zakładka Adresy Ulica nazwa ulicy, numer domu, numer mieszkania, Nr domu, Nr lokalu numer domu, numer lokalu, Kod pocztowy (dost pna lista warto ci) wprowadzamy krajowy kod pocztowy, po wpisaniu i przej ciu do nast pnego pola lub wybraniu kodu z listy automatycznie zostan wypełnione pola Kod województwa, Kod powiatu oraz Kod gminy. Kod zagraniczny wpisujemy pocztowy kod dla adresu poza terenem Polski, Miejscowo nazwa miejscowo ci zamieszkania, Typ adresu (dost pna lista warto ci), Poczta nazwa poczty, pole wypełniamy, je li nazwa poczty jest inna ni miejscowo. 15

5 3.3 Zakładka Telefony Rys. 11. Zakładka Telefony Zakładka słu y do wpisywania numerów telefonów. Jedna osoba mo e mie wpisane co najmniej trzy numery. W polu Typ w dost pnej li cie warto ci s zdefiniowane trzy typy telefonów: stacjonarny, komórkowy i fax. Numer numer telefonu, Typ rodzaj telefonu (dost pna lista warto ci), Uwagi uwagi dotycz ce telefonu. 3.4 Zakładka Indeks Ka dy student musi posiada, co najmniej jeden indeks. W słowniku Indeksy mo e by zdefiniowanych kilka typów indeksów. Ponadto mog. zosta okre lone zbiory dost pnych numerów indeksów, które b d pobierane z puli. Program uniemo liwi wprowadzenie dwóch zbiorów zawieraj cych te same numery. Z ka dego przedziału dany numer indeksu mo na pobra tylko jeden raz. W ten sposób w ramach tej samej puli mo na zapewni unikatowo numerów indeksów danego typu w obr bie jednej uczelni. Program przewiduje mo liwo usuni cia lub modyfikacji indeksu, ale mo na to zrobi tylko w przypadku je eli dla osoby nie został jeszcze zdefiniowany program studiów. W zakładce wymagane s do wypełnienia pola Typ indeksu, Jednostka organizacyjna, a w przypadku r cznego wpisywania indeksu tak e pole Indeks. Rys. 12. Zakładka Indeks Typ indeksu typ indeksu (dost pna lista warto ci), 16

6 Jednostka organizacyjna kod jednostki organizacyjnej wydaj cej indeks (dost pna lista warto ci). Indeks numer indeksu tylko dla r cznego sposobu okre lenia numeru albumu studenta, wtedy nale y u y przycisku Akceptuj indeks. Czy indeks główny pole zaznaczamy przy indeksie, który uznajemy za główny indeks studenta (Indeks główny jest wy wietlany wsz dzie tam, gdzie trzeba poda indeks, a nie jest okre lony program studiów np. w formularzach i na raportach rejestracyjnych). Po akceptacji indeksu lub pobraniu indeksu z puli, w tabeli zakładki w szarych polach poka e si wynik operacji zawieraj cy informacje o indeksie. Przyciskiem Usu indeks, usuwamy indeks osobie, a jego numer wraca do puli (w przypadku nadania numeru z puli). 3.5 Zakładka Konto Bankowe i Urz d skarbowy System przechowuje dane dotycz ce: numerów kont bankowych ułatwiaj ce sprawne wypłacenie rodków finansowych z tytułu stypendiów, zaliczek itp. urz dów skarbowych. Rys. 13. Zakładka Konto Bankowe i Urz d skarbowy Wła ciciel konta Nazwa wła ciciela konta, Nazwa oddziału banku wypełnione automatycznie na podstawie numeru bankowego, Numer konta bankowego składa si sumy kontrolnej, Numeru banku (dost pna lista warto ci) oraz wła ciwego Numeru konta osobistego, Urz d skarbowy dost pna lista nazw urz dów skarbowych, Konto do wpłat przycisk udost pnia numer konta bankowego zale nego od numeru albumu studenta i kodu programu studiów do dokonywania wpłat przez wybranego studenta na rzecz uczelni, np. czesne za studia, a tak e daje mo liwo wydrukowania takiej informacji na pi mie. Rys. 14. Okno Konto bankowe do wpłat. 17

7 3.6 Zakładka Konto Słu y do przechowywania informacji dotycz cych logowania do podsystemu USOSWeb. S to adres instalacji USOSWeb, sposobu i miejsca autoryzacji (NIS, LDAP). Ponadto pami tane s informacje o tym, ile razy i kiedy po raz pierwszy wprowadzono złe hasło, kiedy zmieniono hasło, czy po pierwszym zalogowaniu ma zosta wymuszona zmiana hasła (Czy jednorazowe). Ponadto istnieje mo liwo : automatycznego generowania kont dla wybranych osób przez filtr Generowanie kont, wygenerowania nowego konta dla wybranej osoby Nowe konto, zmiany hasła dla wybranej osoby Nowe hasło. Rys. 15. Zakładka Konta Kod instalacji WWW kod instalacji podsystemu USOSweb wiadcz cego usługi danej osobie, Typ logowania dost pna lista warto ci (Baza, NIS, LDAP), Identyfikator identyfikator osoby w podsystemie USOSweb (lub jego odpowiednik), Identyfikator NIS/LDAP identyfikator osoby w systemie NIS lub LDAP, Domena NIS/Kod LDAP miejsce autoryzacji (lista wyboru zale na od typu logowania). 3.7 Zakładka Uwagi Rys. 16. Zakładka Uwagi Na zakładce w polu Uwagi umieszczamy dodatkowe, potrzebne informacje o osobie. W polu Tytuł przed nazwiskiem, z dost pnej listy warto ci wybieramy tytuł naukowy b d zawodowy zamieszczany przed nazwiskiem osoby. W przypadku wyst powania tytułu po nazwisku osoby w podobny sposób wypełniamy pole Tytuł po nazwisku. Informacje te wykorzystywane s przy drukowaniu raportów (protokołów egzaminacyjnych, list grup itp.). 18

8 3.8 Zakładka wiadczenia Informacje z tej zakładki s wykorzystywane przez podsystem Stypendia. Na postawie Kodu jednostki, okre lana jest jedna jednostka, z której student mo e pobiera wiadczenie socjalne. Je li Regulamin Pomocy Materialnej uczelni pozwala na zwi kszenie pomocy materialnej dla osób zamiejscowych, to zaznaczenie Czy zamiejscowa dla wybranej osoby zaliczy j do grupy osób zamieszkałych poza siedzib uczelni. Rys. 17. Zakładka wiadczenia 3.9 Zakładka Suplement Zakłada przeznaczona do wpisania dodatkowych informacji (o odbytych praktykach, osi gni ciach), które zostan umieszczone w polskiej i angielskoj zycznej wersji suplementu. Rys. 18. Zakładka Suplement 3.10 Zakładka Dokumenty Zakładka słu y do wprowadzania informacji o dokumentach uprawniaj cych do studiowania: rodzaj dokumentu ( wiadectwo dojrzało ci, dyplom licencjata, dyplom magisterski), numer, data wystawienia oraz opis, miejscowo i nazwa szkoły, która ten dokument wystawiła. Rys. 19. Zakładka Dokumenty 19