Zapytania i odpowiedzi dotyczące postępowania: DOSTAWA W SEZONIE GRZEWCZYM 2012 / 2013 R. OLEJU OPAŁOWEGO LEKKIEGO.

Transkrypt

1 Zapytania i odpowiedzi dotyczące postępowania: DOSTAWA W SEZONIE GRZEWCZYM 2012 / 2013 R. OLEJU OPAŁOWEGO LEKKIEGO. Zapytania z dnia r. Pytanie nr 1: Jaka ilość oleju opałowego będzie jednorazowo zamawiana (dostawa cząstkowa)? Jednorazowo będzie zamawiane około 10 tys. litr. Pytanie nr 2: Czy dostawy do placówek objętych zamówieniem będą łączone? Olej opałowy będzie dostarczany jednocześnie do obu kotłowni. Pytanie nr 3: Jakiej pojemności zbiorniki na olej opałowy znajdują się w poszczególnych placówkach objętych zamówieniem i jaki sposób rozładunku do nich paliwa z autocysterny jest wymagany, grawitacyjny czy przy zastosowaniu pompy przy autocysternie? W obu kotłowniach zbiorniki mają pojemność 8 tys. litr. Rozładunek odbywa się przy zastosowaniu pompy przy autocysternie. Pytanie nr 4: Czy lokalizacje zbiorników/kotłowni nie utrudnia dostaw autocysternami o wymiarach 9,2 m/ 2,8 m/ 3,4 m i 14,6m/ 2,8 m/ 3,6 m (długość / szerokość / wysokość)? Wskazane jest dostarczanie paliwa autocysterną mniejszą ze względu na utrudniony podjazd. Pytanie nr 5: Z uwagi na brak jednolitej definicji dni roboczych prosimy o wyjaśnienie jakie dni naleŝy rozumieć pod tym wyraŝeniem uŝytym treści wzoru umowy. Czy są to dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 stycznia 1951 roku o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4 poz. 28 z póź. zm.)? Przez dni robocze naleŝy rozumieć dni od poniedziałku do piątku. Są to jednocześnie dni pracy szkoły.

2 Pytanie nr 6: Czy Zamawiający dopuszcza przekazywanie faktur VAT w formie elektronicznej zgodnie z artykułem 106 ust. 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zmianami) oraz Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2011 r. nr 68 poz. 360)? Zamawiający nie dopuszcza przekazywania faktur drogą elektroniczną. Pytanie nr 7: Wnosimy o modyfikacje normy jaką ma spełniać dostarczany olej opałowy (pkt III ppkt. 1 siwz; 1 ust. 1 i 6 wzoru umowy). Aktualnie obowiązująca norma dla olejów opałowych jest norma PN-C-96024:2011 a nie PN-C :2001. Modyfikacji ulega norma w pkt. III p. pkt 1 siwz i w 1 ust. 1 i 6 wzoru umowy. Podano normę PN- C-96024:2001, obowiązująca norma to PN-C-96024:2011. Pytanie nr 8: Zamawiający w XII pkt. 4 siwz i w formularzu oferty wyznaczył dzień r jako dzień z którego naleŝy przyjąć cenę producenta/importera oferowanego oleju opałowego do wyznaczenia ceny ofertowej. Nie jest moŝliwe aby wykonawcy skalkulowali cenę ofertową w oparciu o cenę z dnia późniejszego niŝ dzień upływu terminu do składnia ofert. Wnosimy więc o zmianę dnia z którego ma być przyjęta cena producenta/importera oferowanego oleju opałowego do określenia ceny ofertowej. Powinien być to dzień przed datą upływu terminu składania ofert, aby nie utrudniało to uczciwej konkurenci oraz równe traktowanie wykonawców. Określenie dnia upływu składania ofert (tj ) jako daty na którą ma być skalkulowana oferta uniemoŝliwi wykonawcom złoŝenie ofert za pośrednictwem poczty czy firm kurierskich, a więc pozostawi jedynie moŝliwość osobistego złoŝenia oferty. Spowodowało by to równieŝ, Ŝe niektórzy wykonawcy mieli by tylko kilka godzin na sporządzenie oferty ceowej. Wykonawcy oferujący paliwo produkcji PKN ORLEN S.A. oraz Grupy LOTOS S.A. uzyskują informacje o aktualnych cenach na dany dzień dopiero o godzinie 0.00 tego dnia, czyli mieli by 9 godzin na sporządzenie oferty cenowej i osobiste dostarczenie jej do siedziby Zamawiającego. Pomyłkowo w specyfikacji podano dzień z którego naleŝy przyjąć cenę producenta, po zmianie będzie to dzień r przy przyjętym dniu składania ofert na dzień r. Pytanie nr 9: W jakiej formie będą składane zamówienia na dostawy oleju opałowego? W związku z przewidzianą w 6 ust 1 pkt. a) wzoru umowy karą za nieterminową realizacje dostawy, wnosimy aby zamówienia na poszczególne partie paliwa były składane wyłącznie za pośrednictwem faksu lub maila. Telefoniczne wywoływanie dostaw moŝe powodować spory co do terminu złoŝenia zamówienia, trudno będzie udowodnić stronom umowy kiedy zostało

3 złoŝone zamówienie lub zamówienie zostało przyjęte. W związku z powyŝszym wnosimy o modyfikację 1 wzoru umowy (załącznik nr 5 do siwz) poprzez dodanie zapisu dopuszczającego składnie zamówień wyłącznie faksem lub mailem. Modyfikacji ulega 1 pkt 3 wzoru umowy: ''Olej opałowy będzie zamawiany za pośrednictwem faksu lub mailem zgodnie z aktualnymi potrzebami Zamawiającego Pytanie nr 10 Czy próbki oleju opałowego, o których mowa w 4 ust. 5 wzoru umowy i rozdziale III pkt. 7 siwz pobierane będą z autocysterny Wykonawcy realizującej dostawę i czy podczas ich pobierania będą przestrzegane wytyczne w tym zakresie opisane w normie PN-EN ISO 3170 (Ciekłe przetwory naftowe Ręczne pobieranie próbek)? Od momentu zlania paliwa z autocysterny Wykonawcy do zbiorników Zamawiającego i podpisania przez niego dokumentu dostawy (WZ), paliwo staje się własnością Zamawiającego i na nim spoczywa odpowiedzialność za utrzymanie jego naleŝytej jakości. Pomimo zaplombowania spustów zbiornika Zamawiającego, nie moŝna wykluczyć ryzyka ingerencji osób trzecich w skład jakościowy paliwa np. poprzez dolanie lub wypompowywanie paliwa. Wykonawca moŝe ponosić jedynie konsekwencje złej jakości paliwa powstałej z jego winny, dlatego przedmiotem analizy właściwości fizyko -chemicznych dostarczonego paliwa oraz podstawą do roszczeń powinny być próbki pobierane zgodnie z polską normą PN-EN ISO 3170 z jego autocysterny. Uzyskanie reprezentatywnej próbki ciekłych produktów naftowych wymaga wielkiej staranności, przestrzegania właściwej procedury oraz zachowania odpowiednich środków ostroŝności. Zagadnienia te zostały opisane w przytoczonej normie i na tą normę, w tym zakresie powołuje się norma PN-C dla olejów opałowych oraz Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 21 lutego 2007r (Dz.U. z 2007 Nr 41 poz. 261) w sprawie, sposobu pobierania próbek lekkiego oleju opałowego, cięŝkiego oleju opałowego oraz oleju do silników statków Ŝeglugi śródlądowej, opisując sposób postępowania przy pobieraniu próbek, postępowania z próbkami oraz wymagań dotyczących bezpieczeństwa w tym zakresie równieŝ powołuje się na normę PN-EN ISO W związku z powyŝszym wnosimy o doprecyzowanie zapisów 4 ust. 5 wzoru umowy i rozdziału III pkt. 7 siwz. Próbki oleju opałowego będą pobierane z autocysterny wykonawcy realizującego zamówienie. Pytanie nr 11: Zamawiający zapisami w 4 ust. 5 wzoru umowy i rozdziale III pkt. 7 siwz zastrzega sobie prawo wykonania kontroli jakości dostarczonego oleju opałowego na koszt wykonawcy. Wnosimy o doprecyzowania tej kwestii poprzez zastrzeŝenie, Ŝe wykonawca zostanie obciąŝony kosztami badań w przypadku wykazania niezgodności. Wykonawca powinien pokrywać koszt badania parametrów oleju opałowego tylko wówczas gdy analiza wykaŝe niewłaściwą jakość paliwa. Badanie jakości paliw zawsze na koszt dostawcy nie jest zasadne i naraŝa Wykonawcę na ponoszone dodatkowych nie uzasadnionych kosztów. 4 pkt 5 wzoru umowy i rozdział III pkt 7 siwz nie ulegają zmianie poniewaŝ dopiero badanie laboratoryjne moŝe wykazać niezgodności, przy pobieraniu próbek Zamawiający moŝe mieć jedynie wątpliwości.

4 Pytanie nr 12: Czy w sytuacji nie dotrzymania przez Zamawiającego terminu płatności Wykonawca będzie mógł wstrzymać dostawy produktów do momentu uregulowania przez Zamawiającego przeterminowanych zobowiązań finansowych? U wagi na duŝą wartość umowy wnosimy o wprowadzenie do wzoru umowy (załącznik nr 5 do siwz) zapisów regulujących tą kwestię np. w brzmieniu: Wykonawca zastrzega sobie prawo odmowy realizacji kolejnego zamówienia w przypadku zaległości płatniczych Zamawiającego. Takie zachowanie Wykonawcy nie będzie traktowane jako niewykonanie lub nienaleŝyte wykonanie umowy. Zamawiający w załączniku Nr 5 do siwz nie wnosi zapisu w brzmieniu Wykonawca zastrzega sobie prawo odmowy realizacji kolejnego zamówienia w przypadku zaległości płatniczych Zamawiającego. Takie zachowanie Wykonawcy nie będzie traktowane jako niewykonanie lub nienaleŝyte wykonanie umowy Pytanie nr 13: Podstawowym terminem, w którym podatnik ma obowiązek wystawić fakturę VAT dokumentującą sprzedaŝ jest przedział czasowy 7 dni, liczony od daty wydania towaru lub wykonania usługi (art. 19 ust. 4 ustawy o VAT i 9 rozporządzenia w sprawie faktur), dlatego wnosimy o stosowną modyfikację 5 ust. 2 wzoru umowy. 5 ust.. 2 wzoru umowy otrzymuje brzmienie: '' Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 21 dni od chwili otrzymania faktury za dostarczony olej opałowy wraz z atestem jakościowym. Pytanie nr 14: Wnosimy o zaznaczenie w 6 ust. 1 pkt. a) wzoru umowy, Ŝe Zamawiający będzie mógł zastosować sankcje przewidziane tym zapisem w stosunku do wykonawcy razie zwłoki, a nie opóźnienia. W obecnym brzmieniu cytowanych zapisów projektu umowy nieistotne są przyczyny powstania opóźnienia w realizacji zamówienia. Wykonawca w przypadku nie zrealizowania dostawy w terminie z dowolnych przyczyn, równieŝ w sytuacjach przez niego niezawinionych np. sytuacji zaistnienia działania siły wyŝszej będzie zobligowany ponieść skutki finansowe tj. zapłacić kary umowne. W 6 ust. 1 pkt a wzoru umowy Zamawiający nie wprowadza zmian w zapisie w/w i pozostanie w dotychczasowym brzmieniu Pytanie nr 15: Czy wady jakościowe dostarczonego oleju opałowego o których mowa w 6 ust. 4 wzoru umowy będą stwierdzane na podstawie przeprowadzanych badań zgodnie z 4 ust. 5 wzoru umowy? Wady jakościowe dostarczonego oleju opałowego o którym mowa w 6 ust.. 4 wzoru umowy

5 będzie stwierdzane na podstawie przeprowadzonych badań zgodnie z 4 ust 5 wzoru umowy. Pytanie nr 16: Zgodnie z art. 89 Ustawy z dnia 6 grudnia 2008 roku o podatku akcyzowym warunkiem zakupu oleju opałowego z obniŝoną stawką akcyzy tj. w wysokości 232 zł od 1000 litrów jest złoŝenie sprzedawcy oświadczenia, Ŝe nabywany olej opałowy przeznaczony jest do celów opałowych lub będzie sprzedany z przeznaczeniem do celów opałowych. W przypadku nie złoŝenia takiego oświadczenia kwota naleŝnej akcyzy w wynosi 1822 zł od 1000 litrów oleju opałowego w temperaturze referencyjnej 15 o C. W związku z powyŝszym wnosimy o wprowadzenie do wzoru umowy zapisów regulującą tą kwestie. Proponujemy wprowadzenie poniŝszych zapisów: 1) Zamawiający zobowiązuje się do składania Wykonawcy oświadczeń o przeznaczeniu oleju opałowego wynikających z ustawy o podatku akcyzowym z dnia roku (wraz z późniejszymi zmianami) kaŝdorazowo przy zakupie oleju opałowego najpóźniej w dniu odbioru paliwa. 2) JeŜeli oświadczenia o przeznaczeniu oleju opałowego będą składane przez osoby upowaŝnione przez Zamawiającego, wówczas Zamawiający zobowiązany jest złoŝyć Wykonawcy wykaz osób upowaŝnionych do składania tych oświadczeń 3) Zamawiający w przypadku nie złoŝenia oświadczenia o przeznaczeniu oleju opałowego lub złoŝenia niewaŝnego oświadczenia, będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Wykonawcy odszkodowania obejmującego pełną obowiązującą stawkę podatku akcyzowego dla ilości nabytego oleju opałowego nie potwierdzonej oświadczeniem o jego przeznaczeniu, a takŝe do przejęcia innych obciąŝeń nałoŝonych na Wykonawcę wynikających z niedochowania przez Zamawiającego obowiązków wynikających z zakupu produktu z obniŝoną stawką podatku akcyzowego. Zamawiający nie wyraŝa zgody na umieszczenie we wzorze umowy dodatkowych zapisów, gdyŝ taki obowiązek wynika z ustawy