Nowy Sącz, dnia r.

Transkrypt

1 Nowy Sącz, dnia r. ZP /15 Szanowni Państwo Dyrektorzy Instytutów, Kierownicy jednostek organizacyjnych Samodzielni pracownicy administracji Koordynatorzy projektów URSS w /m Dotyczy: Planowanych zamówień publicznych na rok Na podstawie 3 ust. 4 Zarządzenia nr 64/2008 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Nowym Sączu z dnia 18 grudnia 2008 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych, zobowiązuję Adresatów niniejszego pisma do sporządzenia wykazu wszystkich planowanych wydatków na 2016 rok, obejmującego dostawy, usługi oraz roboty budowlane, zwanego dalej wnioskiem o ujęcie w planie. 2. Wniosek o ujęcie w planie należy sporządzić z należytą starannością, rzetelnie oraz terminowo. Wnioskodawca odpowiada za prawidłowy opis przedmiotu i szacowanie wartości. 3. Przed sporządzeniem wniosku o ujęcie w planie należy zapoznać się z instrukcją wypełniania, zamieszczoną w załączniku nr 2 do niniejszego pisma. 4. Wniosek o ujęcie w planie jest dokumentem niezbędnym do sporządzenia planu zamówień publicznych udzielanych w Uczelni a tym samym będzie stanowił podstawę dla ustalenia całkowitej wartości szacunkowej każdego w skali całej Uczelni. 5. Ujęcie wydatków we wniosku o ujęcie w planie nie zwalnia z obowiązku każdorazowego złożenia wniosku o udzielenie na dostawy/usługi/roboty budowlane (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do Zarządzenia nr 64/2008 Rektora PWSZ w Nowym Sączu). 6. Złożenie wniosku o udzielenie na dostawy/usługi/roboty budowlane powinno nastąpić do upływu terminu wykazanego w kolumnie 8 wniosku o ujęcie w planie. Wnioskodawca ponosi odpowiedzialność za niezłożenie w terminie tego wniosku. 7. We wniosku o ujęcie w planie należy uwzględnić również o wartości szacunkowej poniżej euro. 8. W przypadku zamówień, które zostały zamieszczone w planie zamówień na rok poprzedzający, a nie zostały zrealizowane, należy je powtórzyć w bieżącym wniosku o ujęcie w planie. 9. Wniosek o ujęcie w planie należy traktować rozszerzająco tzn. jeśli wnioskodawca na dzień złożenia wniosku o ujęcie w planie nie posiada pewności co do potrzeby lub możliwości realizacji danego, powinien takie zamówienie wskazać we wniosku, ale z właściwą adnotacją. 10. Nie należy wykazywać we wniosku o ujęcie w planie: - wydatków, które wynikają z obowiązujących umów zawartych w poprzednim okresie (dotyczy to także aktualizacji oprogramowania jeżeli była ona przedmiotem zawartej uprzednio umowy). Należy wykazać jedynie takie, których planuje się udzielić (zawrzeć umowy) w 2016 r. 1

2 11. Nie należy wykazywać we wniosku o ujęcie w planie zamówień tak zwanych zamówień zbiorczych : roboty budowlane, mat. biurowe, środki czystości, art. spożywcze, sprzęt komputerowy, oprogramowanie, materiały techniczne i eksploatacyjne bieżące typu: sanitarne, elektryczne itp. do bieżących napraw, przeglądy techniczne i serwisowe sprzętu i infrastruktury, naprawy sprzętu, druki akcydensowe i dla dydaktyki, druk ulotek, plakatów, druki publikacji, gadżety promocyjne, czasopisma, księgozbiory Zapotrzebowanie na te dostawy/usługi/roboty budowlane należy zgłaszać do jednostki monitorującej całość danego typu (np. DT, DNRW, DSS, Biblioteka zgodnie z Wykazem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego pisma) i dopiero ta jednostka złoży zbiorcze zamówienie, uwzględniając różnice np. w źródle finansowania. UWAGA: Nie dotyczy koordynatorów projektów! 12. Złożenie wniosku o ujęcie w planie nie jest równoznaczne z jego całkowitą realizacją, która jest uzależniona od wysokości środków finansowych, jakimi Uczelnia będzie dysponować w 2016 r. 13. Informacja o zatwierdzeniu do realizacji z wniosku o ujęcie w planie zostanie przekazana do każdej jednostki niezwłocznie po zatwierdzeniu tego wniosku. 14. Informacje formalne: Wniosek o ujęcie w planie, sporządzony wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego pisma należy dostarczyć: 1. w wersji papierowej do biura Uczelnianej Rady Samorządu Studentów, Dom Akademicki pokój w wersji elektronicznej na adres mailowy: kkociolek@pwsz-ns.edu.pl, wsiuta@pwsz-ns.edu.pl w nieprzekraczalnym terminie: do 15 listopada 2015 r. Załączniki: Załącznik nr 1 Wniosek o ujęcie wydatków w planie zamówień publicznych w roku Załącznik nr 2 Instrukcja wypełnienia Wniosku o ujęcie wydatków w planie zamówień publicznych w roku Otrzymują: 1. adresaci wg rozdzielnika, 2. a/a. 2

3 Załącznik nr 1 do pisma ZP /15 Wniosek o ujęcie wydatków w planie zamówień publicznych w roku INSTYTUT / JEDNOSTKA / DZIAŁ / STANOWISKO Lp. Opis przedmiotu Rodzaj Szacunkowa wartość PLN Kwota netto powiększona o należny podatek VAT Źródło finansowania Charakter Planowany termin wszczęcia procedury realizacji zł. netto... zł. brutto UWAGI 2... zł. netto... zł. brutto 3... zł. netto... zł. brutto 4... zł. netto... zł. brutto 5... zł. netto... zł. brutto 6... zł. netto... zł. brutto 7... zł. netto... zł. brutto. podpis osoby sporządzającej.. podpisy osób zatwierdzających 3

4 Instrukcja wypełnienia Planu zamówień publicznych: Załącznik nr 2 do pisma ZP /15 Kol. nr 1 Liczba porządkowa Kol. nr 2 - Przedmiot Kol. nr 3 - Rodzaj - szczegółowy opis, należy określić w nim merytoryczną część, podać charakter itp. - w rozumieniu art. 2 ust. 2, 8 i 10 ustawy Pzp, tj.: dostawy należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw i innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; roboty budowlane- należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 2c lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego; usługi - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2a, art. 2b Kol. nr 4 - Szacunkowa wartość Kol. nr 5 - Kwota netto powiększona o należny podatek VAT Kol. nr 6 - Źródło finansowania Kol. nr 7 - Charakter : Kol. nr 8 - Planowany termin wszczęcia procedury realizacji Kol. nr 9 UWAGI - netto: zgodnie z treścią art. 32, 33 i 34 ustawy Pzp - kwota brutto - należy podać źródło z jakiego będzie finansowane zamówienie np. Środki własne Uczelni, Grant, Inwestycyjne, inne (należy wskazać jakie) - zamówienie jednorazowe nie ma konieczności odwoływania się do czynnika czasu; - zamówienie sukcesywne okresowe, konieczny jest element czasu, są to czynności powtarzające się cyklicznie, w określonych z góry odstępach czasu. - należy podać termin, w którym planuje się wszczęcie postępowania. Przy planowaniu terminu wszczęcia procedury Jednostka musi wziąć pod uwagę terminy narzucone przez przepisy ustawy, mieć na uwadze możliwość przedłużenia procedury przez ewentualne postępowanie odwoławcze. Informacja o korekcie (np. ilości sztuk, zakresie, kwocie) wypełnia Kanclerz, Kwestor, Rektor 4

5 Załącznik nr 3 do pisma ZP /15 Wykaz jednostek monitorujących całość danego typu dla Uczelni Dział Techniczny: 1. Roboty budowlane 2. Materiały biurowe 3. Środki czystości 4. Artykuły spożywcze 5. Sprzęt komputerowy 6. Oprogramowanie 7. Materiały techniczne i eksploatacyjne bieżące typu: sanitarne, elektryczne, itd. do bieżących napraw 8. Przeglądy techniczne i serwisowe sprzętu i infrastruktury, naprawy sprzętu (nie dotyczy specyfiki Kampusu IKF w zakresie zamówień, które wymagają indywidualnych rozwiązań) Dział Nauki Rozwoju i Współpracy: 1. Druk ulotek, plakatów, informatorów itd. 2. Druk publikacji 3. Gadżety promocyjne Dział Nauczania i Spraw Studenckich: 1. Druki akcydensowe i dla dydaktyki Biblioteka Uczelniana 1. Czasopisma 2. Księgozbiory 5