Zarządzenie nr 76/2013 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 6 grudnia 2013 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 76/2013 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 6 grudnia 2013 roku w sprawie: zmiany Zarządzenia nr 82/2012 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 7 grudnia 2012 roku dotyczącego zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu 1 Na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 roku nr 113, poz. 759 ze zm.) oraz w nawiązaniu do Komunikatu nr 8/2013 Kanclerza UEP z dnia 19 marca 2013 roku, wprowadza się następujące zmiany w Zasadach postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, stanowiących załącznik do Zarządzenia nr 82/2012 Rektora UEP z dnia 7 grudnia 2012 roku: 4 pkt 3 otrzymuje brzmienie: 3.Komórkami uprawnionymi do realizacji zamówień publicznych zgodnie ze swym zakresem działalności są: 1) Biblioteka Główna (w zakresie zakupu książek, gazet, czasopism, dostępu do baz danych związanych z działalnością biblioteczną, usług introligatorskich oraz usług i towarów związanych z oznakowaniem księgozbioru i jego utrzymaniem), 2) Biuro Rektora (w zakresie usług związanych z obsługą działalności rektora i prorektorów, a także innych zadań wyznaczonych bezpośrednio przez rektora), 3) Centrum Informatyki (w zakresie eksploatacji, budowy i rozbudowy sieci komputerowej, sieci specjalistycznych, zakupu oprogramowania oraz usług internetowych, a także informatyzacji Uczelni), 4) Dział Administracyjno-Eksploatacyjny (w zakresie zakupów i usług administracyjnogospodarczych i prac konserwacyjnych oraz zakupów paliwa), 5) Dział Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą (w zakresie obsługi wyjazdów zagranicznych pracowników oraz wizyt gości zagranicznych na Uczelni), 6) Dział ds. Aparatury (w zakresie zakupu oraz napraw i konserwacji: aparatury, komputerów, sprzętu biurowego i audiowizualnego, a także zakupu związanych z nimi materiałów eksploatacyjnych, zakupu oprogramowania oraz usług związanych z montażem urządzeń i budową systemów audiowizualnych), 7) Dział Eksploatacji Wieżowca (w zakresie robót budowlanych i konserwacyjnych oraz zakupów i usług związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów), 8) Dział Marketingu Biuro Promocji (w zakresie działań promujących Uczelnię, działalności informacyjnej, oraz zakupów materiałów służących reklamie i promocji), 9) Dział Organizacyjny i Zamówień Publicznych (w zakresie spraw związanych z obsługą administracyjną Uczelni, ubezpieczenia Uczelni a także dostaw związanych z korespondencją i przesyłkami), 10) Dział Spraw Studenckich (w zakresie usług dla DS-ów, chórów i organizacji studenckich), 11) Dział Techniczny (w zakresie prac projektowych, robót budowlanych i prac konserwacyjnych oraz zakupów i usług związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów),

2 12) Dział Zaopatrzenia (w zakresie zakupów wszelkich towarów niewchodzących w zakres innych jednostek organizacyjnych oraz zakupu usług cateringowych realizowanych na terenie UEP, a także zakupów artykułów spożywczych, z wyjątkiem pieczywa cukierniczego), 13) Kancelaria Niejawna (w zakresie zakupu i naprawy pieczęci urzędowych), 14) Katedry (w zakresie usług cateringowych poza terenem UEP oraz usług hotelowych i wynajmu pomieszczeń związanych z organizacją spotkań i konferencji, z wyłączeniem zakupów należących do właściwości innych komórek), 15) Kwestor (w zakresie zakupu licencji i serwisu dot. programów związanych z obsługą rachunkowo finansową Uczelni w porozumieniu z Centrum Informatyki oraz usług finansowych), 16) Domy studenckie (w zakresie prac konserwacyjnych oraz zakupów i usług związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów), 17) Biuro projektu Kadry dla Gospodarki (w zakresie zamówień publicznych dotyczących tego projektu przez czas trwania projektu), 18) Biuro Studiów Anglojęzycznych (w zakresie promocji rekrutacji), 19) Sekcja Socjalna (w zakresie związanym z działalnością Sekcji, w tym także zaopatrywanie bufetu pracowniczego, obsługa spotkań emerytowanych pracowników UEP, organizacji imprez dla dzieci, zakupów paczek świątecznych), 20) Sekretariat kanclerza (w zakresie dostaw i usług niewchodzących w zakres innych działów oraz innych niezbędnych zakupów związanych z działalnością Uczelni), 21) Sekretariat gospodarczy Wydziału Towaroznawstwa (w zakresie zaopatrzenia Wydziału Towaroznawstwa w szkło laboratoryjne, odczynniki chemiczne i inne artykuły niezbędne do prowadzenia badań i ćwiczeń laboratoryjnych), 22) Studium Wychowania Fizycznego i Sportu (w zakresie umów sponsorskich, a także zakupu i napraw sprzętu sportowego i odzieży), 23) Wydawnictwo (w zakresie nabywania usług wydawniczych i dostaw książek), 24) Zakład Graficzny (w zakresie nabywania usług poligraficznych, dostaw druków, a także dostaw sprzętu i materiałów na potrzeby własnej działalności), 25) Dysponenci środków upoważnieni do zakupu książek, 26) Biuro Pozyskiwania Funduszy (w zakresie prac eksperckich dotyczących pozyskiwania projektów, w zakresie wykonawstwa pozyskiwanych projektów) 27) Biuro Kształcenia Ustawicznego (w zakresie wykonawstwa pozyskiwanych projektów) 28) studia podyplomowe (w zakresie usług cateringowych poza terenem UEP oraz usług hotelowych i wynajmu pomieszczeń związanych z organizacją studiów podyplomowych, z wyłączeniem zakupów należących do właściwości innych komórek). 29) inne jednostki indywidualnie upoważnione przez rektora. 8 pkt 6 otrzymuje brzmienie: 6. Każde zapotrzebowanie (z wyjątkiem zapotrzebowań stanowiących podstawę do przygotowania zapotrzebowania zbiorczego w komórkach uprawnionych oraz zapotrzebowań realizowanych w ramach już rozstrzygniętych postępowań) podlega rejestracji w OR. Zapotrzebowania przekazywane są do rejestracji przez komórki uprawnione lub jednostki posiadające upoważnienie Rektora. Kierownik OR wydaje opinię dotyczącą trybu udzielenia zamówienia, z uwzględnieniem Planu Zamówień Publicznych i z zastrzeżeniem pkt pkt 7 otrzymuje brzmienie: 7. Zapotrzebowanie musi być zaakceptowane pod względem finansowym przez kwestora.

3 8 pkt 10 otrzymuje brzmienie: 10. Zapotrzebowanie musi być złożone przed zawarciem umowy lub przystąpieniem do realizacji zamówienia. Naruszenie powyższego skutkować będzie nieuregulowaniem należności przez Uczelnię i obciążeniem kosztami zamówienia osoby odpowiedzialnej. 8 pkt 11 otrzymuje brzmienie: 11. Zabrania się dokonywania jakichkolwiek zmian (np. skreśleń) na ustalonym wzorze druku zapotrzebowania. 8 pkt 14 otrzymuje brzmienie: 14. Jeżeli złożone do komórki uprawnionej zapotrzebowanie dotyczy rozstrzygniętego postępowania, nie jest wymagane uzyskanie opinii kierownika OR. 12 pkt 1 otrzymuje brzmienie 1. Zamówienia publicznego udziela się wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty znacząco przekracza szacunkową wartość netto z zapotrzebowania złożonego w OR, jednostka zainteresowana zakupem przesyła do OR pismo o braku dodatkowych środków lub o zwiększeniu środków na sfinansowanie danego zamówienia. Zwiększenie środków wymaga zatwierdzenia przez osobę akceptującą zapotrzebowanie dot. przedmiotowego postępowania. 12 pkt 2 otrzymuje brzmienie: 2. Jeśli wartość szacunkowa danego zamówienia jest równa lub przekracza kwotę zł netto, należy zawrzeć umowę w formie pisemnej. Umowa dot. udzielenia zamówienia w ramach postępowania przeprowadzonego w jednym z trybów ustawy Prawo zamówień publicznych wymaga formy pisemnej niezależnie od wartości. 12 pkt 3 otrzymuje brzmienie: 3. Umowę dot. udzielenia zamówienia publicznego przygotowuje komórka uprawniona, prowadząca dane postępowanie. W zakres przygotowania wchodzi również zebranie podpisów osób podpisujących umowę. 12 pkt 4 otrzymuje brzmienie: 4. Umowa ze strony UEP podpisywana jest przez prorektora ds. strategii i rozwoju (w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej euro) lub kanclerza (w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia o wartości netto nieprzekraczającej euro) przy kontrasygnacie finansowej kwestora. W przypadku nieobecności kanclerza umowę podpisuje prorektor ds. strategii i rozwoju. W 12 dodaje się pkt 5 w brzmieniu: 5. Umowy z zakresu zamówień publicznych podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów. W 12 dotychczasowy pkt 5 otrzymuje numer 6 i odpowiednio ulega zmianie numeracja kolejnych punktów tego paragrafu. 2 Wprowadzone zmiany wchodzą w życie z dniem ogłoszenia, za wyjątkiem 8 pkt 6, który wchodzi w życie 1 stycznia 2014 roku.

4 3 Wprowadza się tekst jednolity Zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu, stanowiących załącznik do niniejszego Zarządzenia oraz nowy wzór Zapotrzebowania na dostawy usługi i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię. REKTOR (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)

5 Zasady postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu Dział I Pojęcia ogólne 1 1. Ustawa Prawo zamówień publicznych (zwana dalej ustawą Pzp) z dnia 29 stycznia 2004 roku (tj. Dz.U nr 113, poz. 759 ze zmianami) dotyczy umów odpłatnych zawieranych między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 2. Ustawy nie stosuje się do zamówień wymienionych w art. 4 tej ustawy, a w tym do: nabycia własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu art. 4 pkt 3i, umów z zakresu prawa pracy art. 4 pkt 4, zamówień, których wartość szacunkowa w ramach UEP w ujęciu Planu Zamówień Publicznych nie przekracza wyrażonej w złotych wartości euro art. 4 pkt Ilekroć w ustawie jest mowa o: dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz.U. z 2003 roku nr 207, poz z późniejszymi zmianami), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego, usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy. Tryby postępowania 2 1. Podstawowymi trybami udzielania zamówienia są: przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. 2. Zamawiający może udzielić zamówienia również w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo licytacji elektronicznej zgodnie z zapisami ustawy Pzp. 3. Wydatki na realizację zamówień, o których mowa w ust. 1, powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem należytej staranności, w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. Komórki wnioskujące 3 1. Wszystkie komórki organizacyjne oraz stanowiska pracy zainteresowane uzyskaniem usług lub dostaw albo wykonaniem na ich rzecz robót budowlanych zgłaszają ten zamiar w formie zapotrzebowania. Takie komórki i stanowiska nazwane są dalej komórkami wnioskującymi. 2. Wzór zapotrzebowania na usługi, dostawy i roboty budowlane stanowi załącznik nr 1 do niniejszych zasad. Wzór ten znajduje się również na stronie internetowej pod adresem

6 Komórki uprawnione 4 1. Komórki organizacyjne, które realizują zapotrzebowania komórek wnioskujących lub zapotrzebowania własne nazywa się komórkami uprawnionymi. 2. Za realizację zamówień publicznych w komórkach uprawnionych odpowiadają osoby mające upoważnienie rektora. 3. Komórkami uprawnionymi do realizacji zamówień publicznych zgodnie ze swym zakresem działalności są: 1) Biblioteka Główna (w zakresie zakupu książek, gazet, czasopism, dostępu do baz danych związanych z działalnością biblioteczną, usług introligatorskich oraz usług i towarów związanych z oznakowaniem księgozbioru i jego utrzymaniem), 2) Biuro Rektora (w zakresie usług związanych z obsługą działalności rektora i prorektorów, a także innych zadań wyznaczonych bezpośrednio przez rektora), 3) Centrum Informatyki (w zakresie eksploatacji, budowy i rozbudowy sieci komputerowej, sieci specjalistycznych, zakupu oprogramowania oraz usług internetowych, a także informatyzacji Uczelni), 4) Dział Administracyjno-Eksploatacyjny (w zakresie zakupów i usług administracyjnogospodarczych i prac konserwacyjnych oraz zakupów paliwa), 5) Dział Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą (w zakresie obsługi wyjazdów zagranicznych pracowników oraz wizyt gości zagranicznych na Uczelni), 6) Dział ds. Aparatury (w zakresie zakupu oraz napraw i konserwacji: aparatury, komputerów, sprzętu biurowego i audiowizualnego, a także zakupu związanych z nimi materiałów eksploatacyjnych, zakupu oprogramowania oraz usług związanych z montażem urządzeń i budową systemów audiowizualnych), 7) Dział Eksploatacji Wieżowca (w zakresie robót budowlanych i konserwacyjnych oraz zakupów i usług związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów), 8) Dział Marketingu Biuro Promocji (w zakresie działań promujących Uczelnię, działalności informacyjnej, oraz zakupów materiałów służących reklamie i promocji), 9) Dział Organizacyjny i Zamówień Publicznych (w zakresie spraw związanych z obsługa administracyjną Uczelni ubezpieczenia Uczelni a także dostaw związanych z korespondencją i przesyłkami), 10) Dział Spraw Studenckich (w zakresie usług dla DS-ów, chórów i organizacji studenckich), 11) Dział Techniczny (w zakresie prac projektowych, robót budowlanych i prac konserwacyjnych oraz zakupów i usług związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów), 12) Dział Zaopatrzenia (w zakresie zakupów wszelkich towarów niewchodzących w zakres innych jednostek organizacyjnych oraz zakupu usług cateringowych realizowanych na terenie UEP, a także zakupów artykułów spożywczych, z wyjątkiem pieczywa cukierniczego), 13) Kancelaria Niejawna (w zakresie zakupu i naprawy pieczęci urzędowych), 14) Katedry (w zakresie usług cateringowych poza terenem UEP oraz usług hotelowych i wynajmu pomieszczeń związanych z organizacją spotkań i konferencji, z wyłączeniem zakupów należących do właściwości innych komórek), 15) Kwestor (w zakresie zakupu licencji i serwisu dot. programów związanych z obsługa rachunkowo-finansową Uczelni w porozumieniu z Centrum Informatyki oraz w zakresie usług finansowych), 16) Domy studenckie (w zakresie prac konserwacyjnych oraz zakupów i usług związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów),

7 17) Biuro projektu Kadry dla Gospodarki (w zakresie zamówień publicznych dotyczących tego projektu przez czas trwania projektu), 18) Biuro Studiów Anglojęzycznych (w zakresie promocji rekrutacji), 19) Sekcja Socjalna (w zakresie związanym z działalnością Sekcji, w tym także zaopatrywanie bufetu pracowniczego, obsługa spotkań emerytowanych pracowników UEP, organizacji imprez dla dzieci, zakupów paczek świątecznych), 20) Sekretariat kanclerza (w zakresie dostaw i usług niewchodzących w zakres innych działów oraz innych niezbędnych zakupów związanych z działalnością Uczelni), 21) Sekretariat gospodarczy Wydziału Towaroznawstwa (w zakresie zaopatrzenia Wydziału Towaroznawstwa w szkło laboratoryjne, odczynniki chemiczne i inne artykuły niezbędne do prowadzenia badań i ćwiczeń laboratoryjnych), 22) Studium Wychowania Fizycznego i Sportu (w zakresie umów sponsorskich, a także zakupu i napraw sprzętu sportowego i odzieży), 23) Wydawnictwo (w zakresie nabywania usług wydawniczych i dostaw książek), 24) Zakład Graficzny (w zakresie nabywania usług poligraficznych, dostaw druków, a także dostaw sprzętu i materiałów na potrzeby własnej działalności), 25) Dysponenci środków upoważnieni do zakupu książek, 26) Biuro Pozyskiwania Funduszy (w zakresie prac eksperckich dotyczących pozyskiwania projektów, w zakresie wykonawstwa pozyskiwanych projektów) 27) Biuro Kształcenia Ustawicznego (w zakresie wykonawstwa pozyskiwanych projektów) 28) studia podyplomowe (w zakresie usług cateringowych poza terenem UEP oraz usług hotelowych i wynajmu pomieszczeń związanych z organizacją studiów podyplomowych, z wyłączeniem zakupów należących do właściwości innych komórek). 29) inne jednostki indywidualnie upoważnione przez rektora. Plany zamówień publicznych 5 1. Komórki uprawnione do realizacji zamówień publicznych przygotowują plany zamówień na następny rok kalendarzowy i przekazują je do Działu Organizacyjnego i Zamówień Publicznych (OR) oraz kwestora do dnia 05 stycznia danego roku uwzględniając kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV) zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr Plany złożone po terminie nie będą uwzględniane. 3. OR opracowuje plan zamówień publicznych w ciągu dwóch tygodni od otrzymania planów zamówień z komórek uprawnionych. 4. Kierownik OR określa tryby realizacji zamówień zawartych w planie zamówień publicznych. 5. Plan zamówień publicznych zatwierdza rektor. Zatwierdzony przez rektora plan zamówień publicznych na dany rok ogłaszany jest niezwłocznie komunikatem kanclerza. 6. Po uchwaleniu planu rzeczowo-finansowego Uczelni wymienione wyżej komórki korygują plan zamówień stosownie do przewidzianych w tym planie środków finansowych i w ciągu dwóch tygodni od uchwalenia planu rzeczowo - finansowego powiadamiają pisemnie o takiej korekcie OR. 7. W przypadku dokonania zmian w planie zamówień dana jednostka w terminie jednego tygodnia jest zobowiązana powiadomić pisemnie o tym fakcie OR. 8. Podstawą opracowania planów zamówień przez komórki uprawnione są wielkości zamówień z roku poprzedniego, szacunki własne komórek oraz plany potrzeb przygotowane przez jednostki organizacyjne Uczelni z inicjatywy kierowników komórek uprawnionych.

8 9. Plan zamówień powinien być podpisany przez kierownika komórki i zatwierdzony przez kierownika pionu. 10. Plan zamówień danej komórki uprawnionej obejmuje wszystkie zamówienia, w tym również te o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty euro. Przedmiot zamówienia 6 1. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 2. Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego, przenoszących te normy. 3. Przedmiotu i warunków zamówienia nie wolno określać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważne. 4. Zamawiający może odstąpić od opisywania przedmiotu zamówienia za pomocą norm i aprobat, jeżeli zapewni dokładny opis przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie wymagań funkcjonalnych. 5. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień. 6. Przedmiot zamówienia na roboty budowlane jest opisywany za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Szacowanie wartości zamówienia 7 1. Wartością zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 2. Wartość szacunkową zamówienia ustala wnioskujący o jego udzielenie. 3. Przy ustalaniu wartości szacunkowej danego zamówienia należy bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy Pzp dotyczących zakazu dzielenia zamówień na części oraz zaniżania ich wartości w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp. 4. Wartość zamówienia ustala się na podstawie kursu euro w stosunku do złotego ustalonego dla zamówień publicznych. 5. Podstawą obliczania wartości zamówienia na dostawy lub usługi jest wartość dostaw lub usług tego samego rodzaju planowanych do udzielenia jednocześnie lub w krótkim odstępie czasu, a w przypadku dostaw lub usług powtarzających się okresowo w ciągu 12 miesięcy następujących po pierwszej dostawie lub usłudze. 6. Dostawami i usługami tego samego rodzaju są dostawy produktów lub usługi przeznaczone do identycznego lub podobnego użytku normalnie dostępne u jednego rodzaju dostawców (biorąc pod uwagę ich potencjał i standardową ofertę). 7. Jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 pkt 1, 6 i 7 ustawy Pzp., przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia wartość zamówień uzupełniających. 8. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 9. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż:

9 - 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, - 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 10. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia. Przebieg postępowania 8 1. Dla wszystkich zamówień (z wyłączeniem zamówień wymienionych w pkt 2) realizowanych na Uczelni, niezależnie od wartości, obowiązuje złożenie zapotrzebowania do komórek uprawnionych do ich realizacji (według wzoru określonego w Załączniku nr 1). Powyższe nie uchybia postanowieniom niniejszych Zasad dotyczącym zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty euro. 2. Zapotrzebowanie nie jest wymagane jedynie przy zakupach książek dokonywanych przez dysponentów środków oraz przy zakupach paliw płynnych dokonywanych przez Dział Administracyjno-Eksploatacyjny. Obowiązuje jednak zarejestrowanie faktury VAT w sposób opisany w 12 pkt Zapotrzebowanie musi być podpisane przez kierownika jednostki wnioskującej i kierownika komórki uprawnionej do realizacji zamówienia. 4. Potwierdzenia środków finansowych na danym zapotrzebowaniu, w zależności od ich źródła, dokonują odpowiednio: a) w odniesieniu do środków ogólnouczelnianych kierownicy jednostek organizacyjnych otrzymujących limity środków ogólnouczelnianych, przy czym potwierdzenie dotyczy posiadania środków w ramach tych limitów, b) w odniesieniu do środków własnych: kierownik Działu Księgowości (w przypadku finansowania ze środków własnych Uczelni), kierownik Działu ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą (w przypadku finansowania ze środków działalności badawczej), kierownik Działu ds. Studenckich (w zakresie działalności studenckiej), 5. Po rejestracji zapotrzebowania i nadaniu mu numeru w komórce uprawnionej, kierownik tej komórki, weryfikuje wartość zamówienia i zgodność z przyznanym jednostce uprawnionej limitem środków finansowych (o ile zamówienie ma być sfinansowane z tych środków) oraz proponuje tryb udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem. 6. Każde zapotrzebowanie (z wyjątkiem zapotrzebowań stanowiących podstawę do przygotowania zapotrzebowania zbiorczego w komórkach uprawnionych oraz zapotrzebowań realizowanych w ramach już rozstrzygniętych postępowań) podlega rejestracji w OR. Zapotrzebowania przekazywane są do rejestracji przez komórki uprawnione, lub jednostki posiadające upoważnienie Rektora Kierownik OR wydaje opinię dotyczącą trybu udzielenia zamówienia, z uwzględnieniem Planu Zamówień Publicznych i z zastrzeżeniem pkt 14. Zapotrzebowanie musi być zaakceptowane pod względem finansowym przez kwestora. 1 Wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 roku.

10 8. Akceptacji zapotrzebowania pod względem merytorycznym i zatwierdzenia trybu realizacji zamówienia dokonują: 1) prorektor ds. edukacji i studentów - zapotrzebowania dotyczące: informatyzacji Uczelni (w zakresie eksploatacji, budowy i rozbudowy sieci komputerowej, sieci specjalistycznych, programów i licencji na programy wspomagające zarządzanie, zakupu oprogramowania oraz usług internetowych); spraw kół naukowych, praktyk studenckich, imprez sportowych oraz imprez studenckich; organizacji krajowych praktyk i obozów studenckich; wynajmu sal dydaktycznych; projektów i prac finansowanych ze źródeł zewnętrznych w odniesieniu do projektów uruchomionych przed dniem 1 września 2012 roku; zakupów finansowanych z środków studiów podyplomowych dot. bieżącego budżetu studiów (z wyłączeniem zakupów aparatury); usług dla DS-ów (z wyłączeniem spraw należących do kompetencji kanclerza), chórów i organizacji studenckich; innych spraw należących do zakresu kompetencji tego prorektora, określonych przez rektora; 2) prorektor ds. nauki i współpracy z zagranicą - zapotrzebowania dotyczące: działalności naukowo-badawczej; organizacji konferencji; obsługi wyjazdów zagranicznych pracowników oraz wizyt gości zagranicznych na Uczelni; obsługi wyjazdów studentów za granicę w ramach międzynarodowych programów współpracy i umów bilateralnych; obsługi wyjazdów studentów za granicę w ramach programu Erasmus; zakupu książek, gazet, czasopism, dostępu do baz danych związanych z działalnością biblioteczną, usług introligatorskich oraz usług i towarów związanych z oznakowaniem księgozbioru i jego utrzymaniem; studiów doktoranckich; konferencji i seminariów naukowych; usług wydawniczych; innych spraw należących do zakresu kompetencji tego prorektora, określonych przez rektora; 3) prorektor ds. strategii i rozwoju - zapotrzebowania dotyczące: działań promujących Uczelnię; projektów i prac finansowanych ze źródeł zewnętrznych poza projektami z działalności naukowo-badawczej; kursów językowych i dokształcających; zakupów finansowanych z środków studiów podyplomowych, pozostałych po rozliczeniu wyniku finansowego; zakupów finansowanych z środków unijnych; wszystkich spraw wskazanych w pkt.4 przekraczających równowartość kwoty tys. EUR netto; innych spraw należących do zakresu kompetencji tego prorektora, określonych przez rektora;

11 4) kanclerz - zapotrzebowania do równowartości kwoty EUR netto dot. środków ogólnouczelnianych a dotyczące: zakupów i usług administracyjno-gospodarczych i prac konserwacyjnych oraz zakupów paliwa; zakupu oraz napraw i konserwacji: aparatury, komputerów, sprzętu biurowego i audiowizualnego, a także zakupu związanych z nimi materiałów eksploatacyjnych, zakupu oprogramowania oraz usług związanych z montażem urządzeń i budową systemów audiowizualnych; prac projektowych, robót budowlanych i prac konserwacyjnych, oraz zakupów i usług związanych z utrzymaniem sprawności technicznej obiektów; działalności Kancelarii; zakupu i naprawy pieczęci urzędowych; działalności Sekcji Socjalnej; usług poligraficznych; wszystkich spraw nie ujętych w pkt. 1, 2 i 3 (w tym z innych źródeł niż środki ogólnouczelniane). 9. Z obowiązku uzyskania akceptacji zapotrzebowania, gdy akceptacja ta jest udzielana przez kanclerza, są zwolnione zapotrzebowania obejmujące zamówienia własne Działu Administracyjno-Eksploatacyjnego na: niszczenie papierowych i elektronicznych nośników danych, naprawy sprzętu AGD, pranie, wykonywanie napisów i tablic informacyjnych, jeżeli wartość szacunkowa zamówienia określona w danym zapotrzebowaniu nie przekracza kwoty 2000 złotych netto. 10. Zapotrzebowanie musi być złożone przed zawarciem umowy lub przystąpieniem realizacji zamówienia. Naruszenie powyższego skutkować będzie nieuregulowaniem należności przez Uczelnię i obciążeniem kosztami zamówienia osoby odpowiedzialnej. 11. Zabrania się dokonywania jakichkolwiek zmian (np. skreśleń) na ustalonym wzorze druku zapotrzebowania. 12. Numer zapotrzebowania zawiera: symbol działu, liczbę porządkową oraz rok. 13. Prowadzony przez komórkę uprawnioną rejestr zapotrzebowań powinien zawierać co najmniej: numer zapotrzebowania, opis przedmiotu zapotrzebowania, symbol komórki wnioskującej oraz informacje o realizacji. 14. Jeżeli złożone do komórki uprawnionej zapotrzebowanie dotyczy rozstrzygniętego postępowania, nie jest wymagane uzyskanie opinii kierownika OR. 15. Zaakceptowane zapotrzebowania stanowią podstawę realizacji zamówienia i są przechowywane przez komórkę uprawnioną. 16. Kserokopię zaakceptowanego zapotrzebowania dotyczącego zamówień podlegających ustawie Pzp tzn. przewidzianych do realizacji w trybie ustawy Pzp zgodnie z Planem Zamówień Publicznych przechowuje OR w dokumentacji danego postępowania Po akceptacji zapotrzebowania właściwa komisja przetargowa przeprowadza postępowanie w zatwierdzonym trybie zgodnie z przepisami ustawy Pzp, z zastrzeżeniem pkt Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone w ramach projektu Kadry dla Gospodarki są przeprowadzane przez odrębną komisję przetargową. 3. Rejestr zamówień podlegających ustawie Pzp, na podstawie zapotrzebowań przekazywanych przez uprawnione komórki, prowadzi Dział Organizacyjny i Zamówień Publicznych Zespół

12 Zamówień Publicznych. Rejestr zawiera co najmniej: numer zamówienia (ZP), oznaczenie komórki uprawnionej, przedmiot zamówienia, kod CPV, szacunkową wartość zamówienia, tryb udzielenia zamówienia, numer pozycji z Planu Zamówień Publicznych, wynik postępowania oraz datę zawarcia umowy. 4. Powyższy numer ZP wpisuje się na wszystkich dokumentach dotyczących danego postępowania Przygotowanie materiałów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania oraz przygotowanie merytorycznej części specyfikacji istotnych warunków zamówienia należy do obowiązków komórek uprawnionych. Wyjątek stanowią postępowania dotyczące zakupu komputerów, sprzętu biurowego i audiowizualnego, a także zakupu związanych z nimi materiałów eksploatacyjnych i zakupu oprogramowania w ramach zamówień realizowanych przez Dział ds. Aparatury. W tym wypadku specyfikację techniczną, po otrzymaniu materiałów niezbędnych do jej opracowania, przygotowuje OR. 2. Kierownik komórki uprawnionej w porozumieniu z kierownikiem OR ustala warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert oraz gromadzi inne informacje niezbędne do rozpoczęcia postępowania, przygotowując formularz zgodny ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszych Zasad. Formularz ten, stanowiący następnie załącznik do zapotrzebowania, jest podpisywany przez kierownika komórki uprawnionej. Dane zawarte w tym formularzu stanowią podstawę do przygotowania specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia do składania ofert. 3. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia lub zaproszenie do składnia ofert przed przekazaniem do zatwierdzenia przez właściwy podmiot jest parafowana przez kierownika Działu OR. 4. Przebieg postępowania jest dokumentowany zgodnie z przepisami ustawy Pzp przez OR. 5. Dokumentację postępowania przetargowego zatwierdza odpowiednio: w przypadku postępowań przetargowych dla zamówień o wartości netto nieprzekraczającej euro kanclerz, w przypadku postępowań przetargowych dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej euro prorektor ds. strategii i rozwoju. 6. W przypadku nieobecności kanclerza dokumentację przetargową zatwierdza prorektor ds. strategii i rozwoju. 7. W przypadku nieobecności prorektora ds. strategii i rozwoju dokumentację przetargową zatwierdza rektor albo upoważniony przez niego prorektor. 11 Komisja Przetargowa działa zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami oraz Zarządzeniem nr 12/2012 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 20 kwietnia 2012 roku Zamówienia publicznego udziela się wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty znacząco przekracza szacunkową wartość netto z zapotrzebowania złożonego w OR, jednostka zainteresowana zakupem przesyła do OR pismo o braku dodatkowych środków lub o zwiększeniu środków na sfinansowanie danego zamówienia. Zwiększenie środków wymaga zatwierdzenia przez osobę akceptującą zapotrzebowanie dot. przedmiotowego postępowania. 1. Jeśli wartość szacunkowa danego zamówienia jest równa lub przekracza kwotę zł netto, należy zawrzeć umowę w formie pisemnej. Umowa dot. udzielenia zamówienia w

13 ramach postępowania przeprowadzonego w jednym z trybów ustawy Prawo zamówień publicznych wymaga formy pisemnej niezależnie od wartości. 2. Umowę dot. udzielenia zamówienia publicznego przygotowuje komórka uprawniona, prowadząca dane postępowanie. W zakres przygotowania wchodzi również zebranie podpisów osób podpisujących umowę. 3. Umowa ze strony UEP podpisywana jest przez prorektora ds. strategii i rozwoju (w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej euro) lub kanclerza (w przypadku postępowań o udzielenie zamówienia o wartości netto nieprzekraczającej euro) przy kontrasygnacie finansowej kwestora. W przypadku nieobecności kanclerza umowę podpisuje prorektor ds. strategii i rozwoju. 4. Umowy z zakresu zamówień publicznych podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów. 5. Kierownik komórki uprawnionej jest zobowiązany do kontroli wniesienia wymaganego w postępowaniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez Wykonawcę 6. Kontrolę zapobiegającą przekroczeniu wartości umowy w trakcie jej realizacji, a także kontrolę zgodności z planem sprawuje każdorazowo kierownik komórki uprawnionej. 7. Kierownik OR jest zobowiązany we właściwym terminie poinformować Dział Finansowy o obowiązku zwrotu wadium bądź zatrzymania wadium na rzecz Zamawiającego. 8. Kierownik komórki uprawnionej jest zobowiązany we właściwym terminie poinformować Dział Finansowy o zwrocie zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 9. Komórki uprawnione prowadzą rejestr faktur, w którym przyporządkowują konkretne kwoty do przeprowadzonych postępowań, lub opisują zakup jako niepodlegający przepisom ustawy Pzp. Poszczególne pozycje faktury VAT mogą mieć różne opisy (powoływać się na różne postępowania). 10. Rejestr zawiera co najmniej: datę i numer faktury VAT, numer ZP (lub zapis o niestosowaniu przepisów ustawy Pzp), kwotę z faktury VAT przyporządkowaną konkretnemu zamówieniu ZP. 11. Wszystkie rejestry są prowadzone na kolejne lata kalendarzowe. DZIAŁ II Zamówienia nie podlegające ustawie Pzp czyli o wartości szacunkowej według Planu Zamówień Publicznych nieprzekraczającej kwoty euro 13 Do udzielania zamówień, których wartość szacunkowa wg Planu Zamówień Publicznych nie przekracza kwoty euro nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych W przypadku udzielania zamówień o szacunkowej wartości przekraczającej zł netto obowiązuje przeprowadzenie zapytania ofertowego, zgodnie z pkt 6. Postępowanie to przeprowadza komórka albo osoba upoważniona realizująca zamówienie. Powyższy obowiązek nie dotyczy nabywania artykułów spożywczych oraz dostaw i usług, których charakter lub parametry techniczne wymagają nabycia u jednego dostawcy, a także paliw do samochodów służbowych UEP. 2. Komórkami realizującymi zamówienia, o których mowa w 13, są według swych właściwości komórki wymienione w 4 pkt 3 niniejszego zarządzenia. 3. W sprawach nienależących do właściwości komórek wymienionych w pkt 2, zamówienie realizuje pracownik komórki zainteresowanej wykonaniem dostawy, usługi albo robót mający upoważnienie o którym mowa w pkt 4.

14 4. Rektor może upoważnić określone osoby (np. kierowników projektów) do udzielania zamówień nie podlegających ustawie Pzp i o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro. W takim wypadku postanowienia niniejszych Zasad odnoszące się do komórek organizacyjnych obowiązują również te osoby. 5. Wzór upoważnienia (pełnomocnictwa) stanowi Załącznik nr 3 do niniejszych Zasad. 6. Postępowanie w trybie zapytania ofertowego, o którym mowa w pkt 1, polega na wysłaniu zapytania ofertowego zawierającego opis przedmiotu zamówienia, termin składania ofert i kryteria oceny. Zapytanie to powinno być skierowane do takiej liczby podmiotów oferujących dany towar, usługę lub robotę, aby było możliwe zebranie co najmniej trzech ofert, ważnych (wiążących) na dzień udzielenia zamówienia. W przypadku braku trzech ważnych ofert, w uzasadnionych wypadkach odpowiednia osoba zatwierdzająca wskazana w pkt 7 może podjąć decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty spośród tych, które wpłynęły do Uczelni. 7. Komórka (osoba upoważniona) przeprowadzająca zapytanie ofertowe przedstawia podmiotowi, który zatwierdził zapotrzebowanie pod względem merytorycznym (rektorowi, prorektorowi albo kanclerzowi), propozycję wyboru oferty spośród ofert otrzymanych w odpowiedzi na zapytanie, o którym mowa w pkt Zamówienie w trybie zapytania ofertowego jest udzielane podmiotowi, który przedstawił najbardziej korzystną ofertę, według przyjętych kryteriów. DZIAŁ III Faktury i płatności Płatność za realizację zamówienia publicznego odbywa się na podstawie wystawionych przez wykonawcę faktur lub rachunków. 2. Faktury VAT lub rachunki właściwie opisane i podpisane pod względem merytorycznym przez kierownika komórki realizującej zamówienie albo osobę mającą upoważnienie do zaciągania zobowiązań finansowych w imieniu Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, o którym mowa w 14 pkt 4, przekazywane są przez komórkę realizującą zamówienie do Działu Finansowego. Do faktury VAT (rachunku) powinna być załączona kserokopia Zapotrzebowania na usługi, dostawy i roboty budowlane zamawiane przez Uczelnię. 3. W opisie faktury VAT lub rachunku musi być wskazany numer upoważnienia rektora, z którego dana osoba wywodzi prawo do udzielenia zamówienia. 4. Każda faktura VAT lub rachunek musi zawierać: określenie pochodzenia środków (poza środkami ogólnouczelnianymi), wskazanie jakiej działalności dotyczy w przypadku zwolnienia z podatku VAT albo opodatkowania inną stawką niż stawka podstawowa, zatwierdzenie pod względem merytorycznym, numer ZP i tryb ustawy Pzp, w jakim zamówienie zostało zrealizowane, lub zapis: Nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z podaniem właściwego punktu z art. 4 ustawy Pzp., faktura VAT zawierająca numer ZP wymaga opisu przez kierownika OR, potwierdzającego sprawdzenie faktury VAT pod względem zgodności z przedmiotem umowy o udzielenie zamówienia publicznego. 5. Faktury VAT lub rachunki niezawierające wszystkich, wymienionych wyżej w pkt 2-4, elementów opisu nie będą zatwierdzane do realizacji.

15 Przepisy końcowe W przypadku nieobecności kierownika OR czynności przypadające na niego wykonuje jego zastępca. 2. W sprawach nieobjętych niniejszymi zasadami obowiązują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych oraz kodeksu cywilnego. REKTOR (prof. dr hab. Marian Gorynia, prof. zw. UEP)