Jak prowadzić. podatkową księgę. przychodów i rozchodów. Ewa Matyszewska. BiBlioteka

Transkrypt

1 BiBlioteka Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów Forma opodatkowania Obowiązkowe prowadzenie dodatkowych ewidencji Niezbędna dokumentacja Remanent i zamknięcie księgi Prowadzenie księgi przez rolnika Fiskus - kary za popełnione błędy Ewa Matyszewska

2 Autor Ewa Matyszewska Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Redakcja Urszula Wróblewska Projekt graficzny Kinga Pisarczyk Korekta Mirosława Jasińska-Nowacka Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2012, sierpień 2012 r. ISBN Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/ Biuro Obsługi Klienta: Marki, ul. Okólna 40 tel , , bok@infor.pl Druk: Totem

3 SPIS TREŚCI Wstęp...7 ROZDZIAŁ 1. Opodatkowanie działalności gospodarczej... 9 Wybór formy opodatkowania Przychody z najmu...12 Ważny termin...13 Konieczne pismo...15 Zmiana zdania...15 Sposoby obliczania podatku...19 Zeznania podatkowe NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...23 Rodzaj działalności determinuje formę rozliczeń...23 PIT będzie zależał od przyjmowanych gości...23 Nie ma obowiązku corocznego składania oświadczenia Kontrakt menedżerski wpływa na sposób opodatkowania NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY Kontynuacja wybranej formy Brak dokumentacji pozwala na szacunki...27 Fiskus nie sprawdzi wspólników...27 Oświadczenie jest wiążące dla skarbówki...27 Uprawnienie do danej formy trzeba nabyć Decyzję podejmuje przedsiębiorca Korekta oświadczenia jest niedopuszczalna Strata musi dotyczyć tego samego dochodu Opodatkowanie obejmuje prawie wszystko ROZDZIAŁ 2. Dla kogo księga podatkowa Obowiązek prowadzenia księgi Zawiadomienie o prowadzeniu księgi...31 Zwolnienie z księgi...32 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS...32 Towary z darowizny znajdą się w remanencie...32 Komputer znajdzie się w ewidencji wyposażenia Wycena składników majątku firmy ma wpływ na dochód...37 Dofinansowanie nie wyklucza zaliczenia wydatków do kosztów...37 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY Podatnik musi zadbać o doręczenie pisma ROZDZIAŁ 3. Zasady prowadzenia księgi...41 Spis z natury Ewidencja środków trwałych Prawidłowość księgi Kluczowa rzetelność Obowiązki przy prowadzeniu księgi Odrębna ewidencja dla celów VAT NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Nie istnieją zasady numerowania dowodów księgowych Nie można zwolnić podatnika z dokumentowania zdarzeń gospodarczych NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY... 48

4 Urząd skarbowy nie będzie szukał dokumentacji Przedsiębiorca musi zadbać o rzetelność dokumentów Szacunki fiskusa nie potwierdzą rzetelności Pusta faktura nie jest podstawą zapisów w księdze Brak wpisu to brak rzetelności Kontrahent z faktury też może zostać prześwietlony ROZDZIAŁ 4. Dodatkowe ewidencje...51 Ewidencja sprzedaży...51 Środki trwałe Ewidencja przychodów przy ryczałcie Podsumowanie w ewidencji przychodów Posiadane wyposażenie Karty przychodów Pracownicy u ryczałtowców Samochody w działalności...61 Dodatkowe obowiązki w kantorach i lombardach...61 Inne ewidencje NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Wcześniejszy wpis do ewidencji nie jest błędem NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY Księga i inne ewidencje muszą być spójne Urząd skarbowy może skontrolować każdą ewidencję Błąd w ewidencji nie przesądza o jej wadliwości Szacowanie dochodu musi być uzasadnione ROZDZIAŁ 5. Dowody księgowe Wzór dowodu księgowego Faktura VAT Faktury korygujące...73 Poprawki za pomocą noty Wartość opakowania Jak nie faktura, to rachunek...77 Wewnętrzne dowody księgowe Opis towaru...80 Dowody sprzedaży...80 Zestawienia i raporty...81 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Moment wystawienia dokumentów wpływa na zapisy w księdze Zakup odpadów może być udokumentowany dowodem wewnętrznym Opóźnienia można wyjaśnić w Uwagach księgi Wartość z aktu notarialnego znajdzie się w księdze podatkowej Nieruchomość może być towarem handlowym...86 Towaru spoza ewidencji nie ujmuje się w remanencie Refaktura może być podstawą zapisów w księdze...88 NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY...89 Nie każda faktura udokumentuje koszt...89 Rachunek musi zawierać prawdziwe dane...90 ROZDZIAŁ 6. Niezbędne umowy i dokumenty...91 Samoistne dowody księgowe Stosowne dowody księgowe... 93

5 NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Błąd w dokumentacji zawsze można poprawić NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY Przedsiębiorca może anulować błędne dokumenty Wydruk z księgi podatkowej nie zastąpi faktury Ksero faktury nie jest jej duplikatem Nie tylko faktura jest podstawą ujęcia wydatku w kosztach Fiskus nie będzie szukał zgubionych dokumentów podatnika ROZDZIAŁ 7. Zapisy w księdze Specjalne ewidencje ROZDZIAŁ 8. Wzór księgi Strona tytułowa Wygląd księgi Księga prowadzona nietradycyjnie ROZDZIAŁ 9. Wypełniamy księgę Kolumna 1. księgi Kolumna 2. księgi Kolumna 3. księgi Kolumny 4. i 5. księgi Pozostałe kolumny księgi NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Dotacja zwolniona z PIT nie znajdzie się w księdze Dla przedsiębiorców z księgą podatkową liczy się wystawienie faktury Prac na zlecenie sądu nie ujmuje się w księdze Nie można dwa razy opodatkować jednej sprzedaży Ukrainka nie może prowadzić księgi podatkowej Do wpisania wydatków służą kolumny 10 i Właściciel lombardu musi zadbać o dodatkowe ewidencje ROZDZIAŁ 10. Księgowanie przychodów i kosztów Kiedy powstaje przychód Księgowanie pozostałych przychodów Koszty muszą być udokumentowane Koszty tylko w odpowiednich kolumnach Koszty zakupu towarów handlowych Koszty uboczne zakupu Księgowanie wynagrodzeń Pozostałe wydatki Koszty w walutach obcych NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Zestawienie dowodów wewnętrznych nie jest podstawą zapisów w księdze Kluczowy jest moment wystawienia faktury Błąd w przychodzie można skorygować NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY Pojęcie kwoty należne przy określaniu przychodów jest szerokie Świadczenie nieodpłatne ma swoją wartość Korzyści płyną także z darmowych usług...137

6 Ciągłość działania wpływa na charakter działalności Wydatek musi być poniesiony i udokumentowany Sam dowód nie wystarczy na ujęcie wydatku w kosztach Wydatek musi mieć związek z przychodem Nierzetelny dowód może być zastąpiony innym Podatnik musi udowodnić przeprowadzenie operacji gospodarczej Transakcję może potwierdzić kontrahent przedsiębiorcy W księdze podatkowej możliwy jest wpis zastępczy ROZDZIAŁ 11. Remanent i zamknięcie księgi Remanent na 31 grudnia Zakres podsumowania Wycena remanentu Likwidacja błędów Ważne dowody Podsumowanie księgi Wysokość dochodu Zeznanie roczne Rozliczenie ryczałtowców NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Pozostałe koszty księgujemy w kolumnie Instrumenty finansowe będą towarem handlowym Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów dla przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów ROZDZIAŁ 12. Podatkowa księga przychodów i rozchodów rolników Objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów przeznaczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą NA CO ZWRACA UWAGĘ FISKUS Kwoty dotacji nie trzeba wpisywać do księgi ROZDZIAŁ 13. Sankcje karne skarbowe Wysokość kar NA CO ZWRACAJĄ UWAGĘ SĄDY Za nierzetelną fakturę grozi kara Wysokość grzywny zależy od szkodliwości czynu ROZDZIAŁ 14. Limity przychodów i odliczeń w 2012 r ROZDZIAŁ 15. Wyciąg z przepisów USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wyciąg ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów Załączniki do rozporządzenia Słownik...268

7 Wstęp Każdy przynajmniej raz w życiu marzył o własnej firmie. Brak szefa nad głową, realizacja własnych pomysłów i gotówka na koncie. To idealna wizja własnego biznesu, problem w tym, że w rzeczywistości prowadzenie firmy wiąże się z szeregiem obowiązków. Pierwszym jest konieczność zarejestrowania przedsiębiorstwa. Potem trzeba wybrać najkorzystniejszą formę opodatkowania. Gdy biznes ruszy, dojdzie szara codzienność w postaci m.in. rozliczeń ze skarbówką czy ZUS. Aby choć w części ułatwić dopełnianie tych obowiązków, oddajemy w Państwa ręce przewodnik po podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Mam nadzieję, że pozwoli on rozwiązywać codzienne problemy i ewidencja podatkowa będzie łatwa, miła i przyjemna.

8

9 ROZDZIAŁ 1 Opodatkowanie działalności gospodarczej Podatek dochodowy jest podatkiem osobistym, co oznacza, że podatnikiem jest każda osoba fizyczna osiągająca dochód. Opodatkowaniu PIT podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ustawy Ordynacji podatkowej (Dz.U. z 2012 r., poz. 749) minister finansów zaniechał poboru podatku. Jeżeli podatnik uzyskuje dochody z więcej niż jednego źródła, przedmiotem opodatkowania w danym roku podatkowym jest najkrócej rzecz ujmując suma dochodów ze wszystkich źródeł przychodów. Źródłami przychodów są: w stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta; w działalność wykonywana osobiście; w pozarolnicza działalność gospodarcza; w działy specjalne produkcji rolnej; w najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą; w kapitały pieniężne i prawa majątkowe, w tym odpłatne zbycie praw majątkowych innych niż wymienione w pkt 8 lit. a c; w odpłatne zbycie: a) nieruchomości lub ich części oraz udziału w nieruchomości, b) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub użytkowego oraz prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, c) prawa wieczystego użytkowania gruntów, d) innych rzeczy, w jeżeli odpłatne zbycie nie następuje w wykonaniu działalności gospodarczej i zostało dokonane w przypadku odpłatnego zbycia nieruchomości i praw majątkowych określonych w lit. a c przed upływem pięciu lat,

10 10 Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie, a innych rzeczy przed upływem pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie; w przypadku zamiany okresy te odnoszą się do każdej z osób dokonującej zamiany; w inne źródła. Dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów. Przepisy podają też wskazówki, co ze stratą można zrobić. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie o PIT, o wysokość straty ze źródła przychodów, poniesionej w roku podatkowym, można obniżyć dochód uzyskany z tego źródła w najbliższych kolejno po sobie następujących pięciu latach podatkowych, z tym że wysokość obniżenia w którymkolwiek z tych lat nie może przekroczyć 50 proc. kwoty tej straty. Trzeba tylko wiedzieć, że wskazane zasady odliczania strat nie mają zastosowania do strat: 1) z odpłatnego zbycia rzeczy i praw majątkowych, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 8 ustawy o PIT, oraz 2) ze źródeł przychodów, z których dochody są wolne od podatku dochodowego. Natomiast regulacje o odliczaniu straty mają zastosowanie do straty z działów specjalnych produkcji rolnej, jeżeli dochód z działów specjalnych produkcji rolnej przez okres następnych pięciu kolejnych lat podatkowych ustalany jest na podstawie ksiąg. Podobnie jest również gdy w okresie, o którym mowa w tym przepisie, podatnik jest opodatkowany na zasadach określonych w rozdziale 2 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym. W tym przypadku obniża się przychód (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych płacony jest bowiem od przychodu; nie ma możliwości uwzględniania ponoszonych wydatków w kosztach uzyskania przychodów). Odliczenie strat znajdzie także zastosowanie do strat z odpłatnego zbycia udziałów w spółkach mających osobowość prawną, papierów wartościowych, w tym z odpłatnego zbycia pożyczonych papierów wartościowych (sprzedaż krótka) i odpłatnego zbycia pochodnych instrumentów finansowych oraz z realizacji praw z nich wynikających, a także z tytułu objęcia udziałów (akcji) w spółkach mających osobowość prawną albo wkładów w spółdzielniach w zamian za wkład niepieniężny w postaci innej niż przedsiębiorstwo lub jego zorganizowana część. (...)