METODYKA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SĄDZIE OKRĘGOWYM W ZAMOŚCIU DZIAŁ I PRZEPISY OGÓLNE

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr /2012 Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia 6 września 2012 r. METODYKA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SĄDZIE OKRĘGOWYM W ZAMOŚCIU DZIAŁ I PRZEPISY OGÓLNE 1 1. Kontrola zarządcza w Sądzie Okręgowym w Zamościu zwanym dalej SĄDEM stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i skuteczny. 2. Kontrola zarządcza stanowi podstawę efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje przypadki naruszenia prawa, zaniedbania i nieprawidłowości, ewentualne nadużycia i inne uchybienia związane z funkcjonowaniem Sądu. 2 Cele i zadania w Sądzie realizowane i osiągane są w sposób zgodny z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, Zarządzeniami Ministra Sprawiedliwości oraz Zarządzeniami Prezesa i Dyrektora Sądu oraz procedurami wewnętrznymi. 3 Metodologia uwzględnia standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, a ogłoszone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (DZ.U. Min. Fin. Nr 15 poz.84) oraz wytyczne określone przez Ministra Sprawiedliwości w komunikacie z dnia 16 listopada 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej- sprawiedliwość. 4 Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1. zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. skuteczności i efektywności działania, 3. wiarygodności sprawozdań, 4. ochrony zasobów, 5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6. efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7. zarządzania ryzykiem. str. 1

2 5 System kontroli zarządczej w Sądzie stanowi zintegrowany zbiór elementów obejmujący: 1. środowisko wewnętrzne, 2. cele i zarządzanie ryzykiem, 3. mechanizmy kontroli, 4. informację i komunikację, 5. monitorowanie i ocenę. Dział II ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Rozdział 1 Struktura organizacyjna i delegowanie uprawnień 6 1. Strukturę organizacyjną oraz zakres zadań i tryb pracy komórek organizacyjnych Sądu określa Regulamin Organizacyjny Sądu Okręgowego w Zamościu stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr /2012 Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia 9 maja 2012r. 2. Regulamin organizacyjny podlega przeglądowi i aktualizacji celem dostosowania struktury organizacyjnej Sądu do aktualnych celów i zadań Zakresy czynności i uprawnień pracowników Sądu określają aktualne zakresy czynności. Uwzględniają one obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność, są sporządzone w formie pisemnej na podstawie opisu stanowiska pracy. 2. Zapoznanie się z zakresem powierzonych czynności pracownik potwierdza podpisem. Rozdział 2 Kompetencje zawodowe 8 Podstawę funkcjonowania oraz prawidłowej realizacji zadań i celów Sądu stanowią kompetencje zawodowe pracowników Sądu. str. 2

3 9 1. Proces zatrudnienia nowych pracowników w Sądzie jest przeprowadzany w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy z uwzględnieniem wytycznych Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 17 stycznia 2008r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu prowadzenia konkursów na staż urzędniczy w sądzie i prokuraturze (DZ.U ). 2. Pracownicy Sądu podlegają ocenom okresowym na podstawie ustawy z dnia r. o pracownikach sądów i prokuratury (t.j. Dz.U. z 2011 r., Nr 109, poz.639 z zm.) w związku z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania przy dokonywaniu ocen kwalifikacyjnych urzędników i innych pracowników sądów i prokuratury (Dz.U. z 2007 r., Nr 247, poz.1838). 10 Pracownicy Sądu swoje umiejętności zawodowe podnoszą i doskonalą poprzez uczestnictwo w szkoleniach organizowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości jak również organizowanych przez uprawnione podmioty zewnętrzne. Rozdział 3 Przestrzeganie wartości etycznych 11 Pracownicy Sądu zobowiązani są do przestrzegania ogólnie przyjętych norm i wartości etycznych. 12 Kwestię zasad etyki pracownika Sądu ( z wyłączeniem Sędziów i kuratorów zawodowych) określa Rozdział XI Regulaminu Pracy wprowadzonego Zarządzeniem Nr /2011 Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia 22 czerwca 2011r. zmienionego zarządzeniem Nr 011-2/2012 z dnia 16 stycznia 2012 r. DZIAŁ III CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM Rozdział 1 Misja Sądu Funkcjonowanie Sądu określa jego misja. str. 3

4 2. Misja odnosi się do celów i zadań realizowanych w ramach działu administracji rządowej- sprawiedliwość. 14 Misją Sądu jest sprawowanie wymiaru sprawiedliwości poprzez zagwarantowanie obywatelom konstytucyjnego prawa do Sądu. Rozdział 2 Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji Struktura organizacyjna Sądu i komórek organizacyjnych Sądu powiązana jest z funkcjami i zadaniami realizowanymi przez Sąd. 2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Sądu odpowiadają za realizację zadań wynikających z regulaminu organizacyjnego Cele dla poszczególnych komórek organizacyjnych Sądu wyznacza roczny plan działalności Sądu. 2. Cele, o których mowa w 16.1 powinne być w miarę: a. precyzyjne- określone w sposób zwięzły i jednoznaczny, b. mierzalne- za pomocą właściwego miernika lub wskaźnika c. realistyczne- powinny być osiągalne, d. istotne- odnosić się do najważniejszych obszarów działalności Sądu, e. określone w czasie - podany termin ich osiągnięcia. 17. Kierownicy komórek organizacyjnych Sądu monitorują przebieg realizacji zadań i stopień ich realizacji w podległych komórkach za pomocą przyjętych mierników według obowiązujących przepisów. 18 W terminie do końca marca każdego roku Prezes i Dyrektor Sądu wspólnie sporządzają i podpisują sprawozdanie z wykonania planu działalności Sądu. Rozdział 3 Zarządzenie ryzykiem - identyfikacja i reakcja na ryzyko str. 4

5 19 Zarządzanie ryzykiem jest nieodłącznym elementem zarządzania działalnością Sądu, za którą odpowiada Kierownictwo. Zarządzanie ryzykiem obejmuje: a. identyfikację ryzyka, b. analizę ryzyka, c. reakcję na ryzyko Identyfikacja ryzyka w Sądzie jest procesem realizowanym w sposób planowy, systematyczny i udokumentowany. 2. Identyfikacji, analizy i reakcji na ryzyko w Sądzie dokonuje się w sposób określony w Zarządzeniu Nr 011/53/11 Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu dnia 29 grudnia 2011r. w sprawie wdrożenia w Sądzie Okręgowym w Zamościu procedury zarządzania ryzykiem. 3. Rejestr ryzyk dla Sądu prowadzony jest przez członka Zespołu ds. kontroli zarządczej. DZIAŁ IV MECHANIZMY KONTROLI ZARZĄDCZEJ Rozdział 1 Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej Dokumentację kontroli zarządczej w Sądzie stanowią w szczególności: Zarządzenia Prezesa i Dyrektora Sądu, regulaminy, procedury, wytyczne, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne obowiązujące w Sądzie oraz zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. 2. Do dokumentacji kontroli zarządczej mają dostęp wszyscy pracownicy Sądu w formie informacji zamieszczonej w intranecie bądź dostępie do formy papierowej dokumentów prowadzonych przez Oddział Administracyjny Sądu. Rozdział 2 Nadzór str. 5

6 23 1. Nadzór nad poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Sądu sprawują właściwi Kierownicy. 2. Podległość poszczególnych komórek organizacyjnych Sądu oraz odpowiedzialność za realizację zadań określa Regulamin Organizacyjny oraz zakresy czynności właściwych Kierowników. 24 W ramach ustalonych obowiązków dla Kierowników oraz pozostałych pracowników Sądu mechanizmy kontroli obejmują: a. samokontrolę, b. kontrolę funkcjonalną- związaną z funkcją, stanowiskiem kierowniczym c. kontrolę instytucjonalną prowadzoną przez specjalnie wyodrębnione komórki kontroli Istotą wspólną mechanizmów kontroli jest zbadanie stanu faktycznego i porównanie go w badanym obszarze z obowiązującą normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy. 2. Wykonywanie obowiązków związanych z nadzorem oraz przy ocenie stanu faktycznego w ramach prowadzonych czynności kontrolnych, obowiązują w szczególności następujące kryteria: a. legalność zgodność podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami prawa, umowami oraz decyzjami w granicach przyznanych kompetencji, b. gospodarność- ocena kontrolowanych zjawisk i procesów pod kątem zgodności z zasadami racjonalnego i oszczędnego wykorzystania środków materialnych i finansowych w sposób umożliwiający uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów, c. skuteczność- ocena stopnia zgodności pomiędzy zamierzonymi a faktycznymi wynikami działania, d. celowość- ustalenie czy podejmowane działania oraz zastosowane metody i środki realizacji były zgodne z założonymi celami i decyzjami Kierownictwa, e. rzetelność- zgodność dokumentacji i sprawozdań ze stanem faktycznym, badanie terminowości i staranności wykonywanych obowiązków przez pracowników, oraz czy wykonywane działania i ich rezultaty są udokumentowane zgodnie z rzeczywistością, f. przejrzystość ocena prawidłowości klasyfikacji dochodów i wydatków publicznych, stosowania zasad rachunkowości oraz prawidłowości sporządzenia sprawozdań, g. jawność ocena zakresu udostępnienia sprawozdań finansowych z działalności Sądu oraz innych informacji dotyczących funkcjonowania Sądu. str. 6

7 26 1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy Sądu bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. 2. Samokontrola realizowana jest ramach powierzonych zadań w toku codziennego wykonywania obowiązków służbowych, na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez każdego pracownika w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, regulacje i procedury wewnętrzne oraz obowiązki wynikające z powierzonych czynności służbowych. 3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli winien jest do: a. podjęcia niezbędnych działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości, b. powiadomienia bezpośredniego przełożonego o stwierdzonych nieprawidłowościach. 4. Przełożony, który otrzymał informację o ujawnionych nieprawidłowościach winien podjąć niezwłocznie decyzje w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do przedmiotowej nieprawidłowości. 27 Kontrola funkcjonalna w Sądzie wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz przez osoby biorące udział w realizacji określonych zadań, operacji i procesów, a dla których obowiązki związane z kontrolą funkcjonalną określa zakres czynności, bądź które do wykonywania tej kontroli zostały uprawnione na podstawie odrębnych przepisów i uprawnień. 28 Kontrola instytucjonalna w Sądzie przeprowadzana jest przez : a. Wydział kontroli w Biurze Ministra, b. Sędziów Wizytatorów, Inspektorów do Spraw Biurowości, Zespół Kontroli Sądu Apelacyjnego w Lublinie. Rozdział 3 Ciągłość działania W ramach realizacji zadań obejmujących m.in. administrowanie nieruchomościami, zadań inwestycyjno-remontowych, zakupu sprzętu, wyposażenia, materiałów biurowych oraz usług z zakresu obsługi administracyjno-gospodarczej, łączności telefonicznej oraz pozostałych mediów str. 7

8 Oddział Administracyjny, Sekcja Gospodarcza i Sekcja ds. Inwestycji i Remontów zapewnia infrastrukturę techniczno- organizacyjną gwarantującą ciągłość działania. 2. W ramach realizacji zadań związanych z utrzymaniem i zapewnieniem bezpieczeństwa systemów baz danych urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Sądzie, Informatyk Sądu zapewnia mechanizmy, których celem jest zagwarantowanie ciągłości działania Sądu W celu zapewnienia niezakłóconej i sprawnej realizacji zadań w Sądzie funkcjonuje system zastępstw, a zastępstwa określone są w zakresach czynności pracowników. 2. Za praktyczne funkcjonowanie systemu zastępstw w komórkach organizacyjnych Sądu odpowiada Kierownik komórki W Sądzie sprawy prowadzone są zgodnie z Zarządzeniem Nr /2011 Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia 19 września 2011 roku zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Sądzie Okręgowym w Zamościu co zapewnia bieżące śledzenie toku sprawy. 2. Sprawy są rejestrowane, znakowane i archiwizowane zgodnie z obowiązującą instrukcja kancelaryjną. Rozdział 4 Ochrona zasobów Zasoby Sądu podlegają ochronie przed nieuprawnionym dostępem oraz ich utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem przez pracowników oraz osoby trzecie. 2. System bezpieczeństwa i ochrony zasobów w Sądzie obejmuje w szczególności: a. zapewnienie fizycznej ochrony obiektów Sądu, b. zapewnienie poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych, c. zapewnienie bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych, d. zapewnienie prawidłowej eksploatacji zasobów Sądu Zasady związane z ochroną fizyczną obiektów Sądu reguluje Zarządzenie Nr 011-6/08 Dyrektora Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia 19 lutego 2008r. w sprawie wprowadzenia zasad ochrony obiektów SO i SR w Zamościu, zmienione Zarządzeniem z dnia 24 lutego 2012 roku Nr 011-9/2012. str. 8

9 2. Za zapewnienie fizycznej ochrony obiektów Sądu odpowiada Biuro Szybkiej Interwencji Spółka Jawna Z. Mroczek i Wspólnicy Agencja Ochrony Centrum Systemów Zabezpieczeń i Monitoringu Zamość ul. Chopina Za sprawne funkcjonowanie systemu ochrony informacji niejawnych w Sądzie, zapewniającej przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych odpowiada Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych. 2. W zakresie ochrony informacji niejawnych w Sądzie obowiązują ustalenia Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu określone w stosownych Zarządzeniach i planach a znajdujące się u Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych Za prawidłową eksploatację oraz bezpieczeństwo systemów baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Sądzie odpowiadają informatycy. 2. W zakresie eksploatacji i ochrony zasobów informatycznych w Sądzie obowiązuje Zarządzenie Nr /09 Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia 14 grudnia 2009r. aktualizowane 2 czerwca 2010r. w sprawie Instrukcji zarządzania systemem informatycznym Odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej składników majątku w Sądzie spoczywa na Sekcji Gospodarczej i Sekcji ds. Inwestycji i Remontów. 2. Pracownikom, którym powierzono w użytkowanie sprzęt odpowiadają za jego prawidłową eksploatację. 37 W celu zapewnienia ochrony zasobów pracownicy Sądu zobowiązani są do: a. przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy zasad porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i przepisów pożarowych, b. zachowania poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych, c. dbałości o powierzony w użytkowanie sprzęt. Rozdział 5 Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych str. 9

10 38 1. Zasady ewidencji operacji finansowych i gospodarczych oraz kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentacji finansowo- księgowej w Sądzie reguluje polityka rachunkowości. 2. Kontrole operacji finansowych i gospodarczych Sądu z uwzględnieniem zasad ich dokumentacji oraz zasad zatwierdzania i weryfikacji regulują procedury: a. Zarządzenie Dyrektora Sądu z dnia 30 września 2010r.- Obieg i kontrola dokumentów księgowych, b. Zarządzenie Dyrektora Sądu z dnia 1 września 2010r. Instrukcja kontroli wewnętrznej, c. Zarządzenie Dyrektor Sądu z dnia 30 sierpnia 2010r. Polityka rachunkowości, d. Zarządzenie Dyrektora Sądu z dnia 1 sierpnia 2004r. - Zasady gospodarki kasowej, e. Zarządzenie Dyrektora Sądu z dnia 30 kwietnia 2004r.- Instrukcja w sprawie należności sądowych, f. Zarządzenie Dyrektora Sądu z dnia 1 stycznia 2003r.- Instrukcja inwentaryzacyjna, g. Zarządzenie 1/2010 Dyrektora Sądu z dnia 1 stycznia 2010r.- Instrukcja klasyfikacji i sprawozdawczości wydatków strukturalnych, h. Zarządzenie Nr 7/2009 Dyrektora Sądu z dnia 30 marca 2009r.- Zasady wystawiania i rozliczania delegacji wyjazdów służbowych, zmienione zarządzeniem z dnia 5 stycznia 2012 r. Nr 011-1/2012 i. Zarządzenie nr 2/2012 z dnia 9 stycznia 2012r. Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Lublinie Plan kont j. Aneks nr 1 z dnia 11 stycznia 2012r.do zarządzenia nr 2/2012 z dnia 9 stycznia 2012r Bezpieczeństwo oraz prawidłowe funkcjonowanie i obsługę systemów baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Sądzie zapewnia informatyk. 2. W ramach nadzoru nad ich obsługą i eksploatacją infrastruktury informatycznej, o której mowa wyżej informatyk zapewnia funkcjonowanie właściwych i skutecznych mechanizmów kontroli, gwarantujących w szczególności ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem bądź utratą danych. DZIAŁ V INFORMACJA I KOMUNIKACJA Rozdział 1 Bieżąca komunikacja oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna str. 10

11 40 1. Informacje niezbędne do realizacji zadań przez osoby zarządzające i pracowników Sądu udostępniane są na bieżąco z wykorzystaniem ogólnodostępnych kanałów i narzędzi komunikacji. 2. Do narzędzi, o których mowa wyżej zalicza się intranet, pocztę elektroniczną, tablice informacyjne, pisma ogólne itp Pracownicy Sądu mają zapewniony dostęp do wewnętrznego systemu informatycznego (intranet, w którym zamieszczane są obowiązujące Zarządzenia Prezesa i Dyrektora Sądu. 2. Na stanowiskach pracy, gdzie praca wymaga stosowania, analizy lub interpretacji obowiązujących przepisów prawnych zapewniony jest dostęp do systemu Informacji Prawnej Lex. 42 W Sądzie funkcjonuje elektroniczny i papierowy obieg dokumentów Powszechny dostęp do informacji dotyczących funkcjonowania i zadań realizowanych przez Sąd zapewniony jest przez aktualizację na bieżąco strony internetowej Sądu, dostępnej pod adresem: i Punkcie Obsługi Interesanta przy ul. Akademickiej 1 wejście K. 2. Na stronie internetowej Sądu zamieszczone są m.in. następujące informacje: godziny urzędowania, konta bankowe Sądu, wzory druków i formularzy, rejestry i ewidencje utworzone na podstawie obowiązujących przepisów prawa. 3. W celu zapewnienia kompleksowej i płynnej obsługi interesantów informacji i odpowiedzi na pytania dotyczące zadań realizowanych przez poszczególne komórki organizacyjne Sądu obok korespondencji tradycyjnej odpowiedzi udzielane są telefonicznie i za pośrednictwem poczty elektronicznej. 4. Zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków w Sądzie reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 maja 2012 roku w sprawie (Dz.U.2012.poz. 524) oraz Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U.Nr 98, poz.1070 z późn.zm.) 5. Zasady i tryb udostępniania informacji statystycznych związanych z działalnością Sądu i jednostek podległych reguluje ustawa z dnia roku o dostępie do informacji publicznej (Dz.U ze zm.) str. 11

12 DZIAŁ VI MONITOROWANIE I OCENA Rozdział 1 Monitorowanie kontroli zarządczej System kontroli zarządczej w Sądzie podlega bieżącemu monitorowaniu. 2. Monitorowanie to odbywa się podczas wykonywania bieżących obowiązków Kierownictwa Sądu w ramach koordynacji i oceny realizacji zadań Sądu. 3. Bieżącej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów w ramach wykonywanych zadań przez podległe komórki dokonują Kierownicy poszczególnych komórek. 45 Niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli funkcjonujących w Sądzie, a w tym przeprowadzanie systematycznych ocen sytemu kontroli zarządczej, dokonywane jest w ramach wykonywania czynności związanych z audytem wewnętrznym. Rozdział 2 Samoocena Raz w roku do 15 lutego dokonywana jest w Sądzie samoocena systemu kontroli zarządczej na poziomie: Kierownictwa wyższego szczebla, Kierowników komórek organizacyjnych Sądu, pracowników i informatyka. 2. Samoocena jest odrębnym udokumentowanym procesem, wydzielonym z bieżącej działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Sądu, przeprowadzona w oparciu o procedurę w sprawie przeprowadzania samooceny kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Zamościu wprowadzonej Zarządzeniem Nr 011/52/11 Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia 29 grudnia 2011r. 3. Zespól ds. kontroli zarządczej w Sądzie koordynuje, przygotowuje i przeprowadza opracowuje wyniki przeprowadzonej samooceny. str. 12

13 Rozdział 3 Audyt wewnętrzny Stanowisko audytu wewnętrznego dokonuje systematycznej, obiektywnej i niezależnej oceny kontroli zarządczej w Sądzie w ramach prowadzonych zadań audytowych i czynności doradczych. 2. Zadania audytowe przeprowadzane i dokumentowane są zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie obowiązującymi oraz standardami audytu wewnętrznego a ogłoszonymi przez Ministra Finansów. 3. Kwestie związane z planowaniem, przeprowadzaniem i sprawozdawczością z zadań audytowych reguluje Księga Procedur Audytu Wewnętrznego w Sądzie Okręgowym w Zamościu wprowadzona Zarządzeniem Nr 011-5/2011 Dyrektora Sąd Okręgowego w Zamościu dnia 24 stycznia 2011r. i Karta Audytu Wewnętrznego. Rozdział 4 Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej Podstawę uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Sądzie stanowią wyniki monitoringu realizacji celów i zadań, wyniki samooceny oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów wewnętrznych. 2. Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej w Sądzie może opierać się również na innych źródłach informacji w tym m.in. analizach i dokumentach przygotowanych w Sądzie. DZIAŁ VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Sądzie jest procesem ciągłym realizowanym w ramach i oparciu o wnioski wynikające z bieżącego funkcjonowania Sądu. 2. Przeglądów systemu kontroli zarządczej w Sądzie dokonuje Kierownictwo i Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Zapisy niniejszej metodyki podlegają okresowym przeglądom oraz koniecznym uzupełnieniom wynikającym z rozwoju systemu kontroli zarządczej w Sądzie. str. 13

14 2. Aktualizacji metodyki kontroli zarządczej dokonuje na wniosek Zespołu ds. kontroli zarządczej Prezes Sądu. 51 Kierownik Oddziału Administracyjnego i Finansowego zobowiązani są do aktualizacji wewnętrznych procedur i innych regulacji wewnętrznych składających się na system kontroli zarządczej w Sądzie. 52 Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Sądu zobowiązani są do zapoznania podległych pracowników z treścią niniejszej metodyki a pracownicy zapoznać się z treścią metodyki i przestrzegać zawartych w niej postanowień. 53 Ewentualne uwagi i wnioski w sprawie usprawnienia systemu kontroli zarządczej w Sądzie należy składać do Zespołu ds. kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Zamościu. 54 Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Zamościu stanowi załącznik nr 2 do niniejszej metodyki. str. 14

15 Zarządzenie Nr. Prezesa Sądu Okręgowego w Zamościu z dnia. w sprawie: metodyki kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Zamościu Na podstawie art. 69 ust 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (DZ.U z późn. zm.) ZARZĄDZAM CO NASTĘPUJE: Wprowadza się do stosowania metodologię kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Zamościu a określoną w załączniku nr 1 do zarządzenia Wprowadza się dokumentację systemu kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Zamościu a określona w załączniku nr 2 do zarządzenia. 1 & 2 & 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. str. 15