uchwala się, co następuje:

Transkrypt

1 UCHWAŁA Nr III/3/09 ZARZĄDU ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO Bóbr z dnia 26 stycznia 2009 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji udzielania zamówień publicznych o wartości do euro. Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 roku Nr 142 poz.1591 ze zm.), w związku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz ze zm.), i art. 35, art. 47 ust.3 ustawy z dnia 20 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz ze zm.) uchwala się, co następuje: 1 1.Wprowadza się do stosowania przez Związek Międzygminny Bóbr, instrukcję udzielania zamówień publicznych o wartości do euro. 2 Szacowanie wartości zamówienia 1. Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty euro, mogą być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszą uchwałą, z pominięciem trybów wymienionych w ustawie Prawo zamówień publicznych. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia zastosowanie mają przepisy rozdziału 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 3 Ogólne zasady udzielania zamówienia publicznego 1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w układzie : - zamówienia o wartości powyżej euro, - zamówienia o wartości do euro. 2. Z wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości powyżej euro, do Przewodniczącego Zarządu występuje pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia. 3. Wniosek, o którym mowa w ust.2 musi zawierać: a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia ( ilościowo-jakościowy), b) kod numeryczny Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), c) termin realizacji zamówienia, d) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną bez podatku od towarów i usług, ustaloną z należytą starannością, e) przeliczenie wartości zamówienia ze złotego na równowartość wyrażoną w euro,

2 f) wskazanie osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia wraz z datą, kiedy wartość ta została ustalona. Wzór wniosku stanowi załącznik Nr 1 do niniejszej uchwały. 4. Z notatką służbową o wyrażenie zgody na realizację zamówienia o wartości do euro, do Przewodniczącego Zarządu występuje pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia. 5. Notatka służbowa, o której mowa w ust. 4 zawiera co najmniej: a) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, b) termin realizacji zamówienia, c) aktualną wartość przedmiotu zamówienia, oszacowaną bez podatku od towarów i usług, ustaloną z należytą starannością, d) przeliczenie wartości zamówienia ze złotego na równowartość wyrażoną w euro. 6. Przewodniczący Zarządu niezwłocznie po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w ust. 2 lub po otrzymaniu notatki, o której mowa w ust. 4, dekretuje je do pracownika prowadzącego rejestr zamówień publicznych o wartości do euro. 7.Przewodniczący Zarządu wyraża zgodę lub nie wyraża zgody na realizację danego zamówienia. 8. Po wyrażeniu zgody przez Przewodniczącego Zarządu na realizację danego zamówienia pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia przystępuje do jego finalizacji na podstawie procedury, określonej w 4 lub 5 uchwały. 9. W przypadku niewyrażenia zgody, przez Przewodniczącego Zarządu na realizację danego zamówienia następuje zaniechanie realizacji zamówienia. 4 Szczegółowe zasady udzielania zamówienia o wartości powyżej euro 1. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia składającego wniosek o wartości powyżej euro i nieprzekraczającej euro netto, o którym mowa w 3 ust. 2 i 3 uchwały, jest dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu zgłoszenia zamówienia tak, aby umożliwić przeprowadzenie procedur zgodnie z art. 35 ustawy o finansach publicznych. 2. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Procedura udzielenia zamówienia obejmuje: 1) złożenie wniosku o udzielenie zamówienia i jego akceptacja przez Przewodniczącego Zarządu; 2) przeprowadzenie pisemnego rozeznania cenowego, poprzez zaproszenie do składania ofert takiej liczby wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane, będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty ( co najmniej 2 wykonawców). Wzór zaproszenia do złożenia propozycji cenowej i propozycja cenowa stanowią załączniki Nr 2 i 3 do niniejszej uchwały. 3) dokonanie badania i oceny złożonych ofert oraz wybór wykonawcy. Wzór protokołu wyboru wykonawcy dostawy/usługi/roboty budowlanej stanowi załącznik Nr 4 do niniejszej uchwały. 4) zawarcie umowy na wykonanie zamówienia.

3 4. Cała dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest u pracownika merytorycznego, który odpowiedzialny jest za jego realizację i archiwizację, z zastrzeżeniem obowiązku wprowadzenia zamówienia do rejestru zamówień publicznych do euro. 5 Szczegółowe zasady udzielania zamówienia o wartości do euro 1. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia sporządzającego notatkę służbową, o której mowa w 3, ust.4 i 5 uchwały, jest dopilnowanie odpowiednio wcześniejszego terminu zgłoszenia zamówienia tak, aby zrealizować zamówienie zgodnie z art. 35 ustawy o finansach publicznych. 2. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne, obiektywne, staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna zaakceptowana przez Przewodniczącego Zarządu notatka służbowa sporządzona przez pracownika merytorycznego, o której mowa w 3, ust.4 i 5 uchwały. 4. Pracownik merytoryczny dla zamówień do euro może udzielić zamówienia przez zamówienie ustne lub pisemne. 5. Cała dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest u pracownika merytorycznego, który odpowiedzialny jest za jego realizację oraz archiwizację, z zastrzeżeniem obowiązku, o którym mowa w 4, ust. 4 6 Wyłączeniu od stosowania niniejszej instrukcji podlegają: 1) szkolenia pracowników, 2) zakup prasy, książek, wydawnictw, literatury fachowej, 3) zamówienia dokonywane w sytuacjach nagłych, awaryjnych; kryzysowych (np. klęsk żywiołowych, zagrożenia zdrowia i życia mieszkańców), 4) usługi gastronomiczne, transportowe i inne związane z czynnościami reprezentacyjnymi, 5) usługi hotelarskie wiązane z pobytem delegacji, 6) zakup usług zdrowotnych związanych z zakupem okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze, 7) zakupy dokonywane na zaliczkę, potwierdzone stosownym dokumentem, 8) opłaty parkingowe, 9) inne, po uzyskaniu zgody Przewodniczącego Zarządu.

4 7 Odpowiedzialność oraz kontrola zgodności zapotrzebowań z planem finansowym zamawiającego spoczywa na Przewodniczącym Zarządu. Do umów zawieranych w sprawach o zamówienia o wartości do euro stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 8 9 Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych 1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie zobowiązania zamawiającego, czego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat. 2. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny publicznych ponosi osoba, która popełniła czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych, określony w ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ( Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zmianami). 3. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny publicznych ponosi także osoba, która wydała polecenie wykonania czynu naruszającego dyscyplinę finansów publicznych. 10 Postanowienia końcowe 1. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień niniejszej uchwały powierza się Przewodniczącemu Zarządu. 2. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia. Andrzej Dutkowski Bogusława Piotrowska Wiesław Ogrodnik

5 Załącznik Nr 1 do uchwały Nr III/3/09 Zarządu Związku Międzygminnego Bóbr z dnia 26 stycznia 2009 r. WNIOSEK o dokonanie zamówienia o wartości szacunkowej powyżej euro i poniżej euro 1. Nazwa przedmiotu zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana*.. 2. Termin realizacji zamówienia: Szacunkowa wartość zamówienia: wartość netto:... zł wartość brutto:... zł Średni kurs euro do złotego wynosi:... złotych. Wartość zamówienia netto w przeliczeniu na euro wynosi:..euro netto. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu.. na podstawie.. Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia:. 4. Wspólny słownik zamówień (CPV): kod wiodący kod uzupełniający 5. Osoba odpowiedzialna za realizacją przedmiotu zamówienia:... (imię i nazwisko) (data) (podpis i pieczęć pracownika merytorycznego) Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody* na przygotowanie i przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego na podstawie art. 4 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz ze zm.) * niepotrzebne skreślić (data i podpis Przewodniczącego Zarządu) Andrzej Dutkowski Bogusława Piotrowska Wiesław Ogrodnik

6 Załącznik Nr 2 do uchwały Nr III/3/09 Zarządu Związku Międzygminnego Bóbr z dnia 26 stycznia 2009 r. Zaproszenie do złożenia propozycji cenowej Przewodniczący Zarządu Związku Międzygminnego Bóbr ZAPRASZA Do złożenia propozycji cenowej (oferty) na : Opis sposobu przygotowania propozycji cenowej: a) należy ją złożyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie; b) na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy/dostawcy oraz opatrzyć tytułem: Propozycja cenowa na. c) ceny podane w ofercie muszą być wyrażone cyfrowo i słownie; d) oferta musi być sporządzona w języku polskim, czytelną i trwała techniką; e) oferta musi obejmować całość zamówienia. 2. Opis przedmiotu zamówienia: 3. Wymagany termin realizacji zamówienia: do. 4. Propozycję cenową należy złożyć na załączonym formularzu zał. nr 3 5. Opis sposobu obliczenia ceny w składanej propozycji cenowej: W cenie należy uwzględnić: - wartość usługi/dostawy - obowiązujący podatek od towarów i usług (VAT). Cena może podlegać negocjacji przed zawarciem umowy. 6. Miejsce i termin złożenia propozycji cenowej. Propozycję cenową należy złożyć w terminie do :, do godz... w zaklejonej kopercie, w siedzibie zamawiającego, tj. w... Na kopercie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, nazwę i adres wykonawcy/dostawcy oraz tytuł: Propozycja cenowa na.

7 Wykonawca/dostawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie propozycje przed terminem upływu jej składania. 7. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami/dostawcami, są: Pracownik merytorycznie odpowiedzialny za realizację zamówienia: -.(imię i nazwisko, stanowisko, adres pokój, telefon, fax). 8. Informacje dotyczące udzielenia zamówienia: 9. Istotne dla zamawiającego postanowienia, dotyczące realizacji zamówienia: (data i podpis Przewodniczącego Zarządu ) Andrzej Dutkowski Bogusława Piotrowska Wiesław Ogrodnik

8 Załącznik Nr 3 do uchwały Nr III/3/09 Zarządu Związku Międzygminnego Bóbr z dnia 26 stycznia 2009 r. Propozycja cenowa Nazwa wykonawcy/dostawcy ( nazwa firmy, adres ): tel./fax... Zarząd Związku Międzygminnego Bóbr Ul. Łasicka Bolesławiec Odpowiadając na zaproszenie do złożenia propozycji cenowej na: Oferuję wykonanie usługi/dostawy, będącej przedmiotem zamówienia, zgodnie z wymogami opisu przedmiotu zamówienia, za kwotę w wysokości: cena brutto:.. cena brutto słownie: cena netto: VAT: 1. Zamówienie wykonamy w terminie do:. 2. Oświadczam, iż zawarte w zaproszeniu do złożenia propozycji cenowej, warunki akceptuję i zobowiązuję się w przypadku przyjęcia mojej oferty do realizacji zamówienia na w/w warunkach i w terminie wyznaczonym przez zamawiającego. 3. Oświadczam, iż w przypadku przyjęcia mojej oferty, dostarczę zamawiającemu kserokopię aktualnego wpisu do właściwego rejestru, uprawniającego mnie do występowania w obrocie prawnym, potwierdzonym za zgodność z oryginałem.. (data, podpis i pieczątka wykonawcy/dostawcy) Andrzej Dutkowski Bogusława Piotrowska Wiesław Ogrodnik

9 Załącznik Nr 4 do uchwały Nr III/3/09 Zarządu Związku Międzygminnego Bóbr z dnia 26 stycznia 2009 r. Protokół wyboru wykonawcy dostawy/usługi/roboty budowlanej 1. Przedmiot zamówienia.. 2. Pracownik Biura Związku prowadzący sprawę: 3. Opis przedmiotu zamówienia: (przy zamówieniach na roboty budowlane należy określić rodzaj i zakres budowy oraz lokalizację budowy, przy zamówieniach na dostawy należy określić rodzaj dostaw, podając liczbę zamawianego towaru, przy zamówieniu na usługi należy określić rodzaj usługi oraz jej zakres). - opis przedmiotu zamówienia : 4. Wykaz wykonawców/dostawców, których zaproszono do złożenia propozycji cenowej (oferty): Nr propozycji Nazwa Firmy Siedziba Firmy 5. Wykaz wykonawców/dostawców, którzy złożyli propozycje cenowe: Nr propozycji Nazwa Firmy Siedziba Firmy Cena brutto

10 6. Wskazanie wybranej propozycji cenowej (po negocjacjach): W wyniku przeprowadzonego postępowania wybrano propozycję cenową nr.. Nazwa Firmy:.. Siedziba Firmy (adres) Całkowita cena ofertowa brutto (po negocjacjach). Słownie:.. 7. Uzasadnienie wyboru i inne istotne z punktu prowadzonego postępowania informacje: 8.Niniejszy protokół został sporządzony przez (należy podać dane pracownika):.. (podpis osoby sporządzającej protokół) 9. Protokół o udzielenie zamówienia na podstawie przyjętej propozycji cenowej, zatwierdził: Przewodniczący Zarządu (data i podpis Przewodniczącego Zarządu ) Andrzej Dutkowski Bogusława Piotrowska Wiesław Ogrodnik