IPU. Podręcznik administratora i urzędnika Wersja 1.4. Siemens Sp. z o.o. 1

Transkrypt

1 IPU Podręcznik administratora i urzędnika Wersja 1.4 Siemens Sp. z o.o. 1

2 Spis treści Spis treści Wstęp Informacje ogólne Logowanie Funkcjonalności Administratora Konfiguracja IPU (Dane JST, parametry systemowe) Dane adresowe JST Język, strefa czasowa oraz logo JST Parametry systemowe do logowania Uprawnienia (Grupy, Role) Tworzenie nowego konta Redaktora IPU Nadanie uprawnień Redaktorowi IPU do odpowiedniej sekcji bazy wiedzy Lista klientów IPU i aktywacja konta Wyświetlenie listy kont Klientów IPU Aktywacja konta Klienta IPU Weryfikacja popisu elektronicznego (zgłoszenia rejestracji konta podpisanego elektronicznie) Dezaktywacja konta klienta IPU Definicja zawartości strony Kontakt Definicja adresu URL dla BIP Funkcjonalności Urzędnika Redaktora IPU Aktualności Dodanie wiadomość Edycja wiadomości Kasowanie wiadomości Wzory dokumentów Dodanie folderu Edycja folderu Kasowanie folderu Dodanie dokumentu Edycja dokumentu Kasowanie dokumentu Opisy procedur Dodanie kategorii Edycja kategorii Kasowanie kategorii Dodanie procedury Edycja procedury Kasowanie procedury Usuwanie załączników z procedury Pytania i odpowiedzi (FAQ) Dodanie kategorii Edycja kategorii Kasowanie kategorii Dodanie pytania wraz z odpowiedzią Edycja pytania wraz z odpowiedzią Siemens Sp. z o.o. 2

3 3.4.6 Kasowanie pytania wraz z odpowiedzią Aktywne formularze Dodanie aktywnego formularza Edycja aktywnego formularza Kasowanie aktywnego formularza BIP Dodatek A: Słownik Siemens Sp. z o.o. 3

4 1 Wstęp 1.1 Informacje ogólne Podręcznik ten ma przybliżyć administratorowi lub urzędnikowi, funkcjonalność oraz płynne poruszanie się między dostępnymi funkcjami serwisu urzędu. Do poprawnego korzystania ze strony urzędu potrzebna jest przeglądarka internetowa wraz z zainstalowaną wtyczką do obsługi języka Java. Podczas korzystania z serwisu niekiedy w miejscach okien może pojawić się animowane kółko. Informuje ono o wczytywaniu niezbędnych danych z serwera do wyświetlenia wybranej pozycji. Niektóre z okienek posiadają na swoich zielonych paska informacyjnych dodatkowe przyciski. Uzupełniają one funkcjonalność danego działu: odświeżenie zawartości okna instrukcja/pomoc do aktualnego okna powrót do poprzedniego okna Serwis posiada wbudowana kontrolę nad formularzami, które dodaje bądź edytuje użytkownik. Prawidłowo wykonane czynności są potwierdzane komunikatem Operacja została pomyślnie przetworzona na zielonym tle, zaś nie prawidłowe operacje komunikatem Wprowadziłeś niepoprawne dane. Spróbuj jeszcze raz lub Proszę wprowadzić prawidłową nazwę na czerwonym tle, w górnej części okna. Do każdej funkcjonalności wybranego modułu można skorzystać z wbudowanej wyszukiwarki w celu szybkiego odnalezienia potrzebnych materiałów. W górnej części wybranego modułu należy wypełnić puste pole i kliknąć Szukaj (kategorii, folderu, itp.). Przy dłuższej bezczynności serwis będzie chciał zamknąć sesję użytkownik. Wyświetli się komunikat: Uwaga! Z powodu braku aktywnych działań, Twoja sesja zostanie zamknięta za xx:xx:xx. Aby przedłużyć sesję o kolejne 30 minuty, proszę nacisnąć przycisk Przedłuż. W przypadku dalszej bezczynności sesja zostanie zamknięta, o czym poinformuje komunikat: Uwaga! Z powodu braku aktywnych działań, Twoja sesja została zamknięta. Zapisz wszelkie dane, które wprowadziłeś zanim odświeżysz stronę. 1.2 Logowanie Aby uzyskać dostęp do swojego konta w serwisie, należy zalogować się do serwisu. Są dwie metody logowania się: 1. Wprowadzając unikatowy login oraz hasło w puste pola znajdujące się na stronie głównej (Rys. 1). Po wpisaniu tych danych zalogowanie nastąpi przez kliknięcie Zaloguj. 2. Aby zalogować się za pomocą odpowiedniej karty chipowej, należy umieścić ją w czytniku kart, a następnie kliknąć Zaloguj kartą. W przypadku błędnego odczytania karty serwis wyświetli komunikat o błędzie. Siemens Sp. z o.o. 4

5 Rys. 1 Strona główna 2 Funkcjonalności Administratora 2.1 Konfiguracja IPU (Dane JST, parametry systemowe) W tej sekcji konfiguruje się dane adresowe JST, język i strefę czasową, logo JST a także parametry systemowe dotyczące logowania do IPU. Uprawnienia do konfiguracji tych parametrów posiada użytkownika o roli Administrator Dane adresowe JST. Aby portal IPU poprawnie wyświetlał informacje adresowe na stronach WWW konieczne jest wypełnienie danych kontaktowych JST Aby wypełnić poprawnie dane adresowe JST należy: 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) 3. Z sekcji Administrator IPU wybrać zakładkę Ustawienia zaznaczoną czerwoną ramką na poniższym rysunku (Rys. 2) Siemens Sp. z o.o. 5

6 Rys. 2 Panel Administratora IPU 4. Pojawi się nowa strona, na której należy wprowadzić wartości w pola: Nazwa JST, Miejscowość, Ulica, Numer lokalu, Kod pocztowy, Telefon, Adres-emial. Rys. 3 Okno wprowadzania danych adresowych i kontaktowych JST Identyfikator Przelewy24.pl - pole to jest związane z usługą płatności elektronicznych na IPU. Pole to zawiera unikalny numer ID nadany przez Przelewy24.pl i musi być wypełnione tylko wówczas, jeśli JST ma podpisaną umowę z Przelewy.24.pl na obsługę elektronicznych płatności. Wirtualny host w tym polu musi znajdować się adres IP serwera IPU w sieci lokalnej Domena poczty w tym polu musi znajdować się nazwa zewnętrzna nazwa domenowa (DNS) serwera IPU. Uwaga - dane na rysunku są przykładowe 5. Zatwierdzić klikając Zapisz. Siemens Sp. z o.o. 6

7 2.1.2 Język, strefa czasowa oraz logo JST Aby wypełnić poprawnie Język, Strefę czasową oraz logo JST, należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) 3. Z sekcji Administrator IPU wybrać zakładkę Ustawienia (Rys. 2) 4. Pojawi się nowe okno, należy przejść do dolnej części strony Rys. 4 Okno definiowania Języka, strefy czasowej, Logo JST 5. Należy wprowadzić wartości w polach Język, Strefa Czasowa oraz Logo JST Język Z rozwijalnej listy należy wybrać język polski. Tylko język polski jest obsługiwany poprawnie przez IPU. Strefa czasowa Z rozwijalnej listy należy wybrać polską strefę czasową tj. wartość (GMT +01:00) CET Logo JST każde JST może dodać własne logo do IPU. Logo to wyświetlane jest na portalu w prawym górnym rogu. Aby dodać/zmienić logo JST należy a) Pod istniejącą ikoną logo IPU kliknąć link Zmień b) Pojawi się nowa strona pozwalająca na dodanie nowej ikony Rys. 5 Dołączanie logo JST c) Nacisnąć przycisk Browse.. d) Wybrać z dysku odpowiedni plik graficzny. Plik musi spełniać następujące wymagania: Siemens Sp. z o.o. 7

8 Typ pliku: JPG Rozmiar pliku: e) Zatwierdzić dodanie ikony klikając Zapisz. 6. Zatwierdzić klikając Zapisz Parametry systemowe do logowania W tej sekcji konfiguruje się parametry systemowe do logowania klientów IPU. Aby poprawnie skonfigurować moduł logowania do IPU należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) 3. Z sekcji Administrator IPU wybrać zakładkę Ustawienia (Rys. 2) 4. Wybrać zakładkę Autoryzacja pojawi się nowa strona Rys. 6 Konfiguracja parametrów logowania w systemie 5. Należy zaznaczyć opcję rodzaju autentykacji na Odblokowany 6. Należy skonfigurować parametry połączenia z serwerem LDAP a. Baza dostawców URL wprowadzić poprawny adres IP i numer portu serwera LDAP w konwencji ldap://adres_ip:numer_portu Siemens Sp. z o.o. 8

9 b. Pozostałe wartości, tzn. Baza DN, Kapitał oraz Listy uwierzytelniające są wypełnione automatycznie przez system. Dane w tych polach powinny być zmieniane tylko i wyłącznie, jeżeli zmieni się polityką połączenia serwera IPU z serwerem LDAP i powinny być edytowane przez osobę z odpowiednią wiedzą na temat protokołu LDAP i konfiguracji połączenia obu serwerów. 7. Należy wprowadzić filtr wyszukiwania użytkowników. W pole tekstowe wprowadzić wartość: (&(login=@screen_name@)(active=true)(objectclass=ipuuser)) 8. Należy wybrać protokół szyfrowania haseł w LDAP. Z rozwijalnej listy należy wybrać opcję SHA 9. Należy ustawić poprawnie Opcje synchronizacji. W ostatnie pole tekstowe należy wprowadzić wartości: screenname=login address=mail firstname=cn lastname=sn 10. Zatwierdzić klikając Zapisz. Uwaga. Pkt 5b, 6, 7, 8 są wypełnione przez system automatycznie. Nie należy ich zmieniać, jeśli nie ma uzasadnionej potrzeby. Zmiany w tych polach mogą spowodować niepoprawne działanie IPU, dlatego zmian powinna dokonywać osoba posiadająca odpowiednią wiedzę na temat administracji systemem IPU. 2.2 Uprawnienia (Grupy, Role) Moduł definiowania uprawnień grup i ról służy do zarządzania strukturą Redaktorów IPU oraz ich uprawnieniami do poszczególnych sekcji bazy wiedzy. Na bazę wiedzy w IPU składa się pięć sekcji: 1. Aktualności 2. Wzory Dokumentów 3. Procedury Załatwiania Spraw 4. Pytania i Odpowiedzi (FAQ) 5. Aktywne Formularze Dla każdej z tych sekcji system IPU oferuje predefiniowane grupy użytkowników (Redaktorów IPU) wraz z skonfigurowanymi już rolami i uprawnieniami. Zarządzanie Redaktorami polega na tworzeniu nowych kont użytkowników (Redaktorów IPU) i przypisywaniu ich do odpowiedniej grupy Tworzenie nowego konta Redaktora IPU Aby stworzyć nowe konto Redaktora IPU należy Siemens Sp. z o.o. 9

10 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) 3. Z sekcji Administrator IPU wybrać zakładkę Użytkownicy 4. Pojawi się nowa strona z listą wprowadzonych użytkowników Rys. 7 Okno z listą użytkowników Redaktorów IPU 5. Wybrać przycisk Dodaj 6. Pojawi się nowa strona umożliwiająca dodanie nowego użytkownika / stworzenie w systemie nowego konta redaktora IPU Rys. 8 Okno dodawania nowego konta (Redaktora IPU) do systemu Siemens Sp. z o.o. 10

11 7. Należy wprowadzić dane w polach Pseudonim (login), Adres , Imię, Nazwisko. Pole Drugie Imię jest opcjonalne 8. Zatwierdzić klikając Zapisz Nadanie uprawnień Redaktorowi IPU do odpowiedniej sekcji bazy wiedzy Proces nadania uprawnień dla konta Redaktora IPU polega na przypisaniu konta Redaktora IPU do odpowiedniej grupy, predefiniowanej w systemie IPU. Aby nadać uprawnienia Redaktora IPU do sekcji Aktualności należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) 3. Z sekcji Administrator IPU wybrać zakładkę Grupy Użytkownika 4. Pojawi się nowa strona z listą predefiniowanych grup w systemie Rys. 9 Lista predefiniowanych grup w systemie 5. Na liście odnaleźć grupę, do której chcemy przypisać konto Redaktora IPU 6. Dla wybranej grupy kliknąć w ikonę o nazwie Przydziel 7. Otworzy się okno z listą użytkowników przypisanych już do tej grupy Siemens Sp. z o.o. 11

12 Rys. 10 Lista użytkowników (Redaktorów IPU) przypisanych do predefiniowanej Grupy 8. Wybrać zakładkę Dostępne 9. Pojawi się strona z wyborem kont (Redaktorów IPU) Siemens Sp. z o.o. 12

13 Rys. 11 Dodawanie konta Redaktora IPU do predefiniowanej Grupy 10. Zaznaczyć checkbox przy kontach, które chcemy dodać do grupy 11. Zatwierdzić klikając Aktualizuj skojarzenia 2.3 Lista klientów IPU i aktywacja konta Jest to moduł służący do zarządzania kontami klientów zewnętrznych IPU. Zawiera listę wszystkich poprawnych rejestracji kont wykonanych na portalu IPU, tj. kont osób fizycznych oraz firm Wyświetlenie listy kont Klientów IPU Lista zawiera konta już aktywowane (status aktywne) oraz zgłoszenia rejestracji, tzn. konta, które nie zostały jeszcze aktywowane. Lista zawiera Imię i Nazwisko, Login, Datę Rejestracji, Status Konta oraz typ zgłoszenia (Podpisane, Niepodpisane elektronicznie) Administrator IPU ma możliwość filtrowania listy po statusie konta. Aby wyświetlić listę kont Klientów IPU należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) Siemens Sp. z o.o. 13

14 Rys 12. Lista kont Klientów IPU Aby wyświetlić listę kont Klientów nieaktywnych należy 3. Z rozwijalnej listy wybrać wartość konta nieaktywne 4. Zatwierdzić wybór przyciskiem Pokaż Aktywacja konta Klienta IPU Aktywacja konta na IPU polega na weryfikacji danych osobowych wprowadzonych do IPU przez Rejestrację konta a następnie aktywowaniu konta. Konto aktywowane zostanie zsynchronizowane z systemem Munsol, w efekcie, czego powstanie połączenie kont klienta IPU i klienta Munsol po numerze PESEL lub NIP (w przypadku firmy). Konto uzyska status aktywne, co oznacza możliwość zalogowania się na to konto Klienta IPU. Aby aktywować nowe konto na IPU należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) 3. Wyświetlić listę kont nieaktywnych poprzez odpowiednie filtrowanie widoku 4. Odszukać na liście konto, które chcemy aktywować 5. Kliknąć w link w kolumnie imię i Nazwisko 6. Na dole listy kont pojawią się informacje szczegółowe na temat danego zgłoszenia rejestracji Siemens Sp. z o.o. 14

15 Rys. 13 Szczegóły zgłoszenia rejestracji konta 7. Zweryfikować dane 8. Po poprawnej weryfikacji Aktywować kont wybierając przycisk Aktywuj konto Weryfikacja popisu elektronicznego (zgłoszenia rejestracji konta podpisanego elektronicznie) System IPU umożliwia wysłanie wniosku Rejestracji Konta podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku, gdy taki wniosek znajdzie się w IPU, Administrator po wybraniu takiego wniosku i wyświetleniu jego szczegółów (tak jak w pkt 2.3.2), oprócz informacji podstawowych widzi dodatkowo sekcję związaną z weryfikacją podpisu elektronicznego. Siemens Sp. z o.o. 15

16 Rys. 14 Szczegóły zgłoszenia rejestracji konta zgłoszenie podpisane elektronicznie Status podpisu czy podpis został zweryfikowany poprawnie Data weryfikacji data weryfikacji podpisu Typ certyfikatu czy podpis został złożony certyfikatem kwalifikowanym czy niekwalifikowanym Szczegóły weryfikacji weryfikacja całej ścieżki certyfikacji wraz z informacją na temat ważności i poprawności certyfikatów w ścieżce Dezaktywacja konta klienta IPU Aby dezaktywować nowe konto na IPU należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z menu głównego wybrać link Moja grupa->prywatne strony(1) 3. Wyświetlić listę kont aktywnych poprzez odpowiednie filtrowanie widoku 4. Odszukać na liście konto, które chcemy dezaktywować 5. Kliknąć w link w kolumnie imię i Nazwisko 6. Na dole listy kont pojawią się informacje szczegółowe na temat wybranego aktywnego konta Siemens Sp. z o.o. 16

17 Rys. 15 Szczegóły konta aktywnego 7. Dezaktywować konto poprzez kliknięcie na przycisk Dezaktywuj Konto 2.4 Definicja zawartości strony Kontakt Aby dodać zawartość (tekst) do strony kontakt należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z głównego menu wybrać link Kontakt 3. Z dolnego menu wybrać link Dodaj zawartość 4. Na górze strony pojawi się ramka z wyborem opcji Siemens Sp. z o.o. 17

18 Rys. 16 Dodawanie zawartości do strony Kontakt 5. Wybrać CMS 6. Odszukać opcję Zawartość Dziennika i dodać klikając przycisk Dodaj 7. Zamknąć ramkę czerwonym krzyżykiem 8. Przejść na dolną część strony, odnaleźć sekcję Zawartość dziennika 9. Przeciągnąć myszką sekcję Zawartość Dziennika na prawą stronę Siemens Sp. z o.o. 18

19 Rys. 17 Dodawanie zawartości do strony Kontakt cd Wybrać ikonę Dodaj artykuł 11. Pojawi się strona z możliwością dodania treści (artykułu) Siemens Sp. z o.o. 19

20 Rys. 18 Dodawanie zawartości do strony Kontakt cd Wprowadzić Nazwę. Opis oraz Treść 13. Z listy rozwijalnej ustawić typ wiadomości na Ogólny 14. Zapisać klikając przycisk Zapisz 2.5 Definicja adresu URL dla BIP Aby wprowadzić zewnętrzny adres URL dla BIP należy 1. Zalogować się na konto Administratora IPU 2. Z dolnego menu wybrać link Ustawienia strony 3. Otworzy się strona z definicją zawartości stron IPU 4. Z menu (listy stron) wybrać BIP Siemens Sp. z o.o. 20

21 Rys. 19 Edycja URL dla BIP 5. W polu URL wprowadzić adres URL dla BIP 6. W polu Cel wprowadzić adres URL dla BIP 7. W polu Opis wprowadzić opis adresu 8. Potwierdzić zmiany przyciskiem Zapisz 3 Funkcjonalności Urzędnika Redaktora IPU Dostęp do odpowiednich funkcjonalności jest definiowany przez Administratora IPU poprzez przydział kont redaktorów IPU do odpowiednich predefiniowanych grup w systemie IPU (pkt 2.2) 3.1 Aktualności Aktualności przedstawiają krótkie informacje dotyczące bieżących spraw urzędowych. Każda wiadomość zawiera informacje na temat autora, daty dodanie, tematu oraz treści. Aby zarządzać Aktualnościami należy zalogować się do systemu jako Redaktor Aktualności Więcej wyświetlenie całej treści wiadomości Archiwum lista wszystkich dodanych wiadomości Siemens Sp. z o.o. 21

22 Rys. 20 Pełny widok wiadomości Dodanie wiadomość Aby dodać nową wiadomość do aktualności należy: 1. Ze strony głównej wybrać Aktualności. 2. Kliknąć ikonę Dodaj artykuł. 3. Wypełnić pola Nazwa, Opis oraz Treść. 4. Z listy rozwijalnej ustawić typ wiadomości na Aktualności 5. Zatwierdzić klikając Zapisz Edycja wiadomości Aby edytować istniejącą wiadomość należy: 7. Ze strony głównej wybrać Aktualności. 8. Przejść do wiadomość, którą chcemy edytować. 9. Kliknąć ikonę Edycja artykułu. 10. Zmienić pola Nazwa, Opis lub Treść. 11. Zatwierdzić klikając Zapisz. Siemens Sp. z o.o. 22

23 Rys. 21 Dodanie/Edycja wiadomości Kasowanie wiadomości Aby skasować istniejącą wiadomość należy: 6. Ze strony głównej wybrać Aktualności. 7. Przejść do wiadomość, którą chcemy skasować. 8. Kliknąć ikonę Edycja artykułu. 9. Zatwierdzić klikając Skasuj. 3.2 Wzory dokumentów Aby zarządzać Wzorami dokumentów należy zalogować się do systemu jako Redaktor Wzorów dokumentów Wzory dokumentów umieszczane są w folderach. Foldery te zawierają wnioski, oświadczenia oraz druki wydane przez urząd do ogólnodostępnego użytku.. Aby przejrzeć dokumenty ostatnio dodane należy wybrać zakładkę Ostatnie dokumenty. Lista tych dokumentów posortowana jest według daty dodania. Siemens Sp. z o.o. 23

24 Rys. 22 Wzory dokumentów Lista folderów zawiera tabelę z kolumnami: Folder nazwa i opis folderu oraz nazwy podfolderów Liczba folderów liczba wszystkich podfolderów Liczba dokumentów liczba wszystkich dokumentów w folderze i podfolderach Ikony Edycja, Skasuj Lista dokumentów zawiera tabele z kolumnami: Dokument nazwa i opis dokumentu Format wielkość dokumentu podana w KB Elementy pobrane ilość pobrań danego dokumentu Zablokowany przyjmuje wartości tak lub nie Ikony Edycja, Skasuj Dodanie folderu Aby dodać nowy folder należy: 1. Ze strony głównej wybrać Wzory dokumentów. 2. Opcjonalnie wybrać folder, wewnątrz którego chcemy dodać podfoldery. 3. Kliknąć Dodaj folder. 4. Wypełnić pola Nazwa oraz Opis. 5. Zatwierdzić klikając Zapisz. Siemens Sp. z o.o. 24

25 Możemy tworzyć foldery wewnątrz folderów (podfoldery). Umożliwia to zachowanie przejrzystości oraz uporządkowanie dokumentów. Rys. 23 Zawartość folderu (Dokumenty dotyczące dotacji z UE) Edycja folderu Aby edytować istniejący folder należy: 1. Ze strony głównej wybrać Wzory dokumentów. 2. Wyszukać folder, który chcemy edytować. 3. Kliknąć ikonę Edycja. 4. Zmienić pola Nazwa lub Opis. 5. Zatwierdzić klikając Zapisz Kasowanie folderu Aby skasować istniejący folder należy: 1. Ze strony głównej wybrać Wzory dokumentów. 2. Wyszukać folder, który chcemy skasować. 3. Kliknąć ikonę Skasuj. 4. Zatwierdzić klikając OK. Siemens Sp. z o.o. 25

26 3.2.4 Dodanie dokumentu Dodawany dokument może zawierać rozszerzenia:.bmp,.css,.doc,.dot,.gif,.gz,.htm,.html,.jpg,.js,.odb,.odf,.odg,.odp,.ods,.odt,.pdf,.png,.ppt,.rtf,.swf,.sxc,.sxi,.sxw,.tar,.tiff,.tgz,.txt,.vsd,.xls,.xml,.zip.. Wielkość dodawanego dokumentu nie może być większa niż 10MB. Postęp dodawania dokumentu jest przedstawiony za pomocą graficznego paska. Prawidłowe zakończenie dodania pliku oznajmia napis Done. Aby dodać nowy dokument należy: 1. Ze strony głównej wybrać Wzory dokumentów. 2. Przejść do folderu, w którym chcemy dodać dokument. 3. Kliknąć Dodaj dokument. 4. Wybrać plik do dodania klikając Browse. 5. Wypełnić pola Tytuł oraz Opis. 6. Zatwierdzić klikając Zapisz. Rys. 24 Dodanie/Edycja dokumentu Edycja dokumentu Aby edytować istniejący dokument należy: 1. Ze strony głównej wybrać Wzory dokumentów. 2. Wyszukać dokumentu, który chcemy edytować. 3. Kliknąć ikonę Edycja. 4. Zmienić pola Tytuł, Opis lub lokalizację dokumentu Plik. 5. Zatwierdzić klikając Zapisz Kasowanie dokumentu Aby skasować istniejący dokument należy: Siemens Sp. z o.o. 26

27 1. Ze strony głównej wybrać Wzory dokumentów. 2. Wyszukać dokumentu, który chcemy skasować. 3. Kliknąć ikonę Skasuj. 4. Zatwierdzić klikając OK. 3.3 Opisy procedur Aby zarządzać Opisami Procedur należy zalogować się do systemu jako Redaktor Procedur Opisy procedur mają za zadanie przedstawienie krok po kroku załatwiania danej sprawy w urzędzie. Procedury umieszczane są w kategoriach. Rys. 25 Opisy procedur Lista kategorii zawiera tabele z kolumnami: Kategoria nazwa i opis kategorii oraz nazwy podkategorii Kategorie liczba wszystkich podkategorii Procedury liczba wszystkich procedur w kategorii i podkategoriach Ikony Edycja, Skasuj Lista procedur zawiera tabele z kolumnami: Procedura nazwa procedury Siemens Sp. z o.o. 27

28 Dodana przez autor dodanej procedury Data data oraz godzina dodania procedury Dodanie kategorii Aby dodać nową kategorię należy: 1. Ze strony głównej wybrać Opisy procedur. 2. Kliknąć Dodaj kategorię. 3. Wypełnić pola Nazwa oraz Opis. 4. Zatwierdzić klikając Zapisz. Rys. 26 Dodanie/Edycja kategorii Edycja kategorii Aby edytować istniejącą kategorię należy: 1. Ze strony głównej wybrać Opisy procedur. 2. Wyszukać kategorię, którą chcemy edytować. 3. Kliknąć ikonę Edycja. 4. Zmienić pola Nazwa lub Opis. 5. Zatwierdzić klikając Zapisz Kasowanie kategorii Aby skasować istniejący folder należy: Siemens Sp. z o.o. 28

29 1. Ze strony głównej wybrać Opisy procedur. 2. Wyszukać kategorię, którą chcemy skasować. 3. Kliknąć ikonę Skasuj. 4. Zatwierdzić klikając OK Dodanie procedury Aby dodać nowy dokument należy: 1. Ze strony głównej wybrać Opisy procedur. 2. Przejść do folderu, w którym chcemy dodać procedurę. 3. Kliknąć Dodaj nową procedurę. 4. Wypełnić pola Temat oraz Treść wykorzystując pasek narzędzi. 5. Zatwierdzić klikając Dodaj nową procedurę. Do każdej procedury można dołączyć plik. Ady dodać załącznik należy kliknąć Dołącz plik i za pomocą Browse wybrać plik z dysku. Informację o załączniku jest dodawana do każdej procedury na końcu jej treści w formie: Załączniki: nazwa pliku (wielkość pliku). Przed wysłaniem nowej procedury możemy obejrzeć ją. Aby przejść do podglądu procedury należy po wypełnieniu pól Temat, Treść oraz opcjonalnym dodaniu plików kliknąć Wygląd Edycja procedury Aby edytować istniejącą procedurę należy: 1. Ze strony głównej wybrać Opisy procedur. 2. Przejść do procedury, którą chcemy edytować. 3. Kliknąć ikonę Edycja. 4. Zmienić pola Tytuł, Opis lub lokalizację dokumentu Plik. 5. Zatwierdzić klikając Aktualizuj Kasowanie procedury Aby skasować istniejący dokument należy: 1. Ze strony głównej wybrać Opisy procedur. 2. Przejść do procedury, którą chcemy skasować. 3. Kliknąć ikonę Skasuj. 4. Zatwierdzić klikając OK. Siemens Sp. z o.o. 29

30 Rys. 27 Dodanie/Edycja procedury Usuwanie załączników z procedury Aby usunąć załącznik z procedury należy: 1. Ze strony głównej wybrać Opisy procedur. 2. Przejść do procedury, z której chcemy usunąć załącznik. 3. Kliknąć ikonę Edycja. 4. Kliknąć Usuń pliki. 3.4 Pytania i odpowiedzi (FAQ) Aby zarządzać FAQ należy zalogować się do systemu jako Redaktor FAQ. FAQ jest to część serwisu gdzie można umieszczać odpowiedzi do najczęściej zadawanych pytań przez petentów. Są one umieszczane w odpowiednich kategoriach, które są dodawane według tematyki pytań. Siemens Sp. z o.o. 30

31 Rys. 28 Pytania i odpowiedzi Dodanie kategorii Aby dodać nowy kategorię należy: 1. Ze strony głównej wybrać Pytania i odpowiedzi. 2. Kliknąć Dodaj kategorię. 3. Wypełnić pola Nazwa oraz Opis. 4. Zatwierdzić klikając Zapisz Edycja kategorii Aby edytować istniejącą procedurę należy: 1. Ze strony głównej wybrać Pytania i odpowiedzi. 2. Wyszukać kategorię, którą chcemy edytować. 3. Kliknąć ikonę Edycja. 4. Zmienić pola Nazwa lub Opis. 5. Zatwierdzić klikając OK Kasowanie kategorii Aby edytować istniejącą procedurę należy: 1. Ze strony głównej wybrać Pytania i odpowiedzi. 2. Wyszukać kategorię, którą chcemy skasować. Siemens Sp. z o.o. 31

32 3. Kliknąć ikonę Skasuj. 4. Zatwierdzić klikając OK. Podczas usuwania kategorii usuwamy wszystkie pytania i odpowiedzi znajdujące się w wykasowywanej kategorii Dodanie pytania wraz z odpowiedzią Aby dodać nowe pytanie wraz z odpowiedzią należy: 1. Ze strony głównej wybrać Pytania i odpowiedzi. 2. Wyszukać kategorię, do której chcemy dodać pytanie i odpowiedź. 3. Kliknąć ikonę Wyślij. 4. W polu Temat wpisać pytanie, a w polu Treść odpowiedź. 5. Opcjonalnie można ukryć autora zaznaczając Anonimowy. 6. Opcjonalnie można dodać załącznik klikając Dołącz pliki. 7. Zatwierdzić klikając Dodaj nowe pytanie. Rys. 29 Dodanie pytania wraz z odpowiedzią Edycja pytania wraz z odpowiedzią Aby edytować pytanie i odpowiedź należy: 1. Ze strony głównej wybrać Pytania i odpowiedzi. 2. Wybrać kategorię, w której znajduje się pytanie. 3. Przejść do pytania, które chcemy edytować. 4. Kliknąć ikonę Edycja. Siemens Sp. z o.o. 32

33 5. Zmienić pola Tytuł, Treść lub załącznik. 6. Zatwierdzić klikając Aktualizuj Kasowanie pytania wraz z odpowiedzią Aby skasować pytanie i odpowiedź należy: 1. Ze strony głównej wybrać Pytania i odpowiedzi. 2. Wybrać kategorię, w której znajduje się pytanie. 3. Przejść do pytania, które chcemy skasować. 4. Kliknąć ikonę Skasuj. 5. Zatwierdzić klikając OK. 3.5 Aktywne formularze Aby zarządzać Aktywnymi formularzami należy zalogować się do systemu jako Redaktor Aktywnych formularzy Rys. 30 Aktywne formularze Dodanie aktywnego formularza Aby dodać aktywny formularz należy: 1. Ze strony głównej wybrać Aktywne formularze. Siemens Sp. z o.o. 33

34 2. Kliknąć Dodaj. 3. Wypełnić pola Nazwa oraz Opis. 4. Dla pól głównych, tj. Temat, Treść, Powiązanie ze sprawą, Dołącz plik, podpis określić, które pola są obowiązkowe do wypełnienia, poprzez zaznaczenie opcji z prawej strony każdego pola głównego. Pole, przy którym została zaznaczona ta ikona, będzie wymagane podczas wysyłania formularza. W przypadku nie wypełnienia tego pola wyświetlony zostanie komunikat informując o wypełnieniu wymaganego pola 5. Ustawienie pola Podpis jako obowiązkowe, spowoduje, że stworzony Aktywny Formularz będzie musiał zostać podpisany elektronicznie przed wysłaniem do systemu Munsol. 6. Opcjonalnie dodać pola dodatkowe poprzez Dodaj rząd. Wypełnić dla nich nazwę pola oraz określić typ poprzez wybór odpowiedniej wartości z listy rozwijalnej. Strzałkami (ikony zielone) ustalić kolejność pól na formularzu. Ikony czerwone: minus służy do usunięcia pola, plus do dodania dodatkowych wartości np. dla listy rozwijalnej. 7. Zatwierdzić formularz klikając Zapisz. Rys. 31 Dodanie/Edycja aktywnego formularza Pola główne pola, które występują na każdym Aktywnym Formularzu Temat temat wysyłanego formularza Treść treść wysyłanego formularza Powiązanie ze sprawą wybranie sprawy, która będzie powiązana z wysyłanym formularzem. Siemens Sp. z o.o. 34

35 Dołącz plik załącznik do formularza Podpis konieczność wykonania podpisu elektronicznego przez osobę wysyłającą formularz Edycja aktywnego formularza Aby dodać aktywny formularz należy: 1. Ze strony głównej wybrać Aktywne formularze. 2. Wyszukać aktywny formularz, który chcemy edytować. 3. Kliknąć ikonę Edycja. 4. Zmienić wybrane pola lub wymagane wypełnienia. 5. Zatwierdzić klikając Zapisz Kasowanie aktywnego formularza Aby usunąć aktywny formularz należy: 1. Ze strony głównej wybrać Aktywne formularze. 2. Wyszukać aktywny formularz, który chcemy skasować. 3. Kliknąć ikonę Skasuj. 4. Zatwierdzić klikając OK Eksport aktywnego formularza Aby eksportować aktywny formularz należy: 5. Ze strony głównej wybrać Aktywne formularze. 6. Wyszukać aktywny formularz, który chcemy eksportować. 7. Kliknąć ikonę Edycja. 8. Wybrać przycisk Eksportuj. 9. Pojawi się okno zapisu pliku xml na lokalnym dysku Siemens Sp. z o.o. 35

36 Rys 32 Eksport aktywnego formularza 10. Zapisać formularz na dysku, w formacie xml Import aktywnego formularza Aby importować aktywny formularz należy: 1. Ze strony głównej wybrać Aktywne formularze. 2. Wybrać przycisk Importuj. 3. Pojawi się strona pozwalająca na import aktywnego formularza Siemens Sp. z o.o. 36

37 Rys 32 Import aktywnego formularza 4. Wybrać przycisk Browse i dodać aktywny formularz dla IPU z lokalnego dysku 5. Wypełnić pola Nazwa i Opis 6. Zatwierdzić przyciskiem Zapisz 7. Nowy formularz pojawi się na liście aktywnych formularzy. 3.6 BIP Biuletyn Informacji Publicznej to urzędowy publikator teleinformatyczny, składający się z ujednoliconego systemu stron w sieci informatycznej. BIP został stworzony w celu powszechnego udostępniania informacji publicznej. 4 Dodatek A: Słownik Termin: Serwis, System Uprawnienie Klient IPU Użytkownik, Redaktor IPU Opis: Portal internetowy IPU Zapisana w systemie informacja pozwalająca na zdecydowanie podczas pracy strony, czy zalogowany użytkownik posiada prawo do wykonania danej operacji. Osoba, klient portalu IPU, mający aktywne konto w systemie IPU Osoba mająca uprawnienia do logowania jako Urzędnik bądź Administrator Siemens Sp. z o.o. 37