ZAPYTANIE OFERTOWE. dotyczące organizacji

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące organizacji Drużynowych Mistrzostw Europy do lat 15 i w Squashu / Drużynowych i Indywidualnych Mistrzostw Europy do lat w Squashu* Impreza w ramach cyklu 15 lat Polskiego Squasha Termin imprezy do lat 15 i 17: maj 2018 Termin imprezy do lat 19: marzec/kwiecień 2018 Warunki organizacji zgodne z zgodne z zasadami ESF MC Guidelines oraz wytycznymi PFS. UWAGA: wygranie przetargu nie jest gwarancją organizacji imprezy do lat 15 i 17 jak również imprezy do lat 19. Ostateczna decyzja o przyznaniu imprezy należy do European Squash Federation. Wywiązywanie się z zobowiązań wobec PFS, takich jak podpisanie umowy na organizację, wpłata kaucji, przyjęcie ewentualnej wizytacji, itp. są niezbędnymi warunkami w procesie wyboru Organizatora turnieju. * Zwycięzca wraz z Polską Federacją Squasha weźmie udział w konsultacjach z European Squash Federation w zakresie wyboru imprezy do organizacji I. Dane oferenta 1. Dane firmy zgłaszającej turniej (będącej formalnie organizatorem turnieju): Nazwa: Adres: NIP: www: Imię i nazwisko osoby kontaktowej: Strona 1 / 7

2 2. Doświadczenie w organizacji turniejów: Organizowane turnieje międzynarodowe lub rangi mistrzostw Polski: (proszę podać organizowane imprezy): Organizowane turnieje ogólnopolskie rangi A (proszę podać imprezy organizowane w ostatnich 2 sezonach): II. Szczegóły zgłoszenia 1. Dane klubu / obiektu: Nazwa klubu/obiektu: Adres klubu/obiektu: Osoba kontaktowa: Tel: (+48) Mail: Adres strony klubowej: Odległość klubu od centrum miasta: Odległość klubu od stacji PKP: Odległość klubu od lotniska: Odległość klubu od najbliższego sklepu: Liczba kortów (min.8): Rodzaj, marka kortów: Certyfikacja WSF (tak/nie): Powierzchnia klubu: Miejsce na posiłki Czynne od-do: Recepcja klubu (przekąski, napoje) Czynna od-do: Szklany kort (tak/nie) : Biuro zawodów - planowana lokalizacja: Liczba miejsc - kort szklany/główny: Liczba miejsc siedzących (posiłki): Łączność internetowa: Odnowa biologiczna: sauna, masaż, pokój relaksu ProShop, naciąganie rakiet: Public Address system?: Ochrona obiektu, ograniczenia dostępu: Ilość miejsc parkingowych: Godziny pracy klubu oddo: Inne (jakie?): Strona 2 / 7

3 2. Drużynowe Mistrzostwa Europy do lat 15 i Skład Komitetu Organizacyjnego turnieju Drużynowych Mistrzostw Europy do lat 15 i 17 Dyrektor Turnieju: Sędzia Główny: Obsługa Turnieju 1 / Rola: Obsługa Turnieju 2 / Rola: Obsługa Turnieju 3 / Rola: 2.2 Dane turnieju Drużynowych Mistrzostw Europy do lat 15 i 17 Witryna internetowa Adres strony www turnieju: Zakwaterowanie dla osób korzystających z pakietu STANDARD (pakiet z noclegiem) Hotel nazwa, kategoria: Adres: Tel. : (+48) Mail: Adres strony hotelu: WiFi, czy płatne (tak/nie) : Dodatkowe zaplecze: Śniadanie, godziny od - do: Pozostałe posiłki, w hotelu czy w klubie Odległość hotelu od centrum miasta: Odległość hotelu od klubu (miejsca zawodów) : Transport (dla osób korzystających z pakietu STANDARD) Transfer z lotniska/stacji PKP: Transfer między hotelem a klubem (miejscem zawodów) : Strona 3 / 7

4 2.3 Ceny pakietów turnieju Drużynowych Mistrzostw Europy do lat 15 i 17 Konieczne zapoznanie się z dokumentem Regulaminu European Squash Federation w tym European Squash Championships Event Conditions, który opisuje zawartość pakietów Koszt udziału w turnieju DRUŻYNA: Określony przez ESF w regulaminie Pakiet BASIC (udział w turnieju): Określony przez ESF w regulaminie Pakiet STANDARD (udział w turnieju, hotel, wyżywienie, transport)***: Dopłata do pokoju jednoosobowego: Dodatkowa noc: *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 2.4 Opłaty w związku z organizacją turnieju Drużynowych Mistrzostw Europy do lat 15 i 17 Wpłata na rzecz PFS***: PLN (brutto) Rabat dla Polskich zawodników od udziału w turnieju (procentowe określenie wysokości rabatu liczonej od udziału w turnieju nie dotyczy pakietu z noclegiem)***: Wpłata do ESF 749 Euro (Host Levy) (Jest to obowiązkowa wpłata przekazywana w całości do ESF za organizację imprezy. ESF zastrzega sobie zmianę opłat za rok 2017 o wskaźnik inflacyjny.) *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 2.5 Działania dodatkowe w związku z organizacją turnieju Drużynowych Mistrzostw Europy do lat 15 i 17 Planowane dodatkowe działania, w tym imprezy towarzyszące, mające podnieść rangę wydarzenia, uatrakcyjnić turniej oraz aktywnie promować squasha (w tym KORT SZKLANY)***: Uwaga: Jeżeli rozważają Państwo użycie szklanego kortu uprzejmie prosimy o podanie informacji przetargowych wg wartości nominalnych - bez żadnych warunków dodatkowych. Wpłata na rzecz PFS może zostać obniżona (max do 50%) dopiero po skutecznym przeprowadzeniu imprezy, pod warunkiem, że podejmowane działania przyczynią się aktywnie do promocji squasha oraz przesłaniu w terminie do 14 dni po jej zakończeniu raportu. Jeżeli tak, prosimy o opis lokalizacji, mile widziana wizualizacja wstępna, liczba miejsc na trybunach itp. KORT SZKLANY: Tak Nie (wpisz X w kwadracie / kliknij 1-raz w edytorze) *** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert Strona 4 / 7

5 3. Drużynowe i Indywidualne Mistrzostwa Europy do lat Skład Komitetu Organizacyjnego turnieju Drużynowych i Indywidualnych Mistrzostw Europy do lat 19 Dyrektor Turnieju: Sędzia Główny: Obsługa Turnieju 1 / Rola: Obsługa Turnieju 2 / Rola: Obsługa Turnieju 3 / Rola: 3.2 Dane turnieju turnieju Drużynowych i Indywidualnych Mistrzostw Europy do lat 19 Witryna internetowa Adres strony www turnieju: Zakwaterowanie dla osób korzystających z pakietu STANDARD (pakiet z noclegiem) Hotel nazwa, kategoria: Adres: Tel. : (+48) Mail: Adres strony hotelu: WiFi, czy płatne (tak/nie): Dodatkowe zaplecze: Śniadanie, godziny od - do: Pozostałe posiłki, w hotelu czy w klubie Odległość hotelu od centrum miasta: Odległość hotelu od klubu (miejsca zawodów): Transport (dla osób korzystających z pakietu STANDARD) Transfer z lotniska/stacji PKP: Transfer między hotelem a klubem (miejscem zawodów): Strona 5 / 7

6 3.3 Ceny pakietów turnieju Drużynowych i Indywidualnych Mistrzostw Europy do lat 19 Konieczne zapoznanie się z dokumentem Regulaminu European Squash Federation w tym European Squash Championships Event Conditions, który opisuje zawartość pakietów Koszt udziału w turnieju DRUŻYNA: Określony przez ESF w regulaminie Pakiet BASIC (udział w turnieju) : Określony przez ESF w regulaminie Pakiet STANDARD (udział w turnieju, hotel, wyżywienie, transport)****: Koszt udziału w turnieju ZGŁOSZENIA INDYWIDUALNE: Określony przez ESF w regulaminie Pakiet BASIC (udział w turnieju) : Określony przez ESF w regulaminie Pakiet STANDARD (udział w turnieju, hotel, wyżywienie, transport) : Dodatkowa noc : Dopłata do pokoju jednoosobowego **** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 3.4 Opłaty w związku z organizacją turnieju Drużynowych i Indywidualnych Mistrzostw Europy do lat 19 Wpłata na rzecz PFS****: PLN (brutto) Rabat dla Polskich zawodników od udziału w turnieju (procentowe określenie wysokości rabatu liczonej od udziału w turnieju nie dotyczy pakietu z noclegiem)****: Wpłata do ESF 1205 Euro (Host Levy) (Jest to obowiązkowa wpłata przekazywana w całości do ESF za organizację imprezy. ESF zastrzega sobie zmianę opłat za rok 2017 o wskaźnik inflacyjny.) **** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert 3.5 Działania dodatkowe w związku z organizacją turnieju Drużynowych i Indywidualnych Mistrzostw Europy do lat 19 Planowane dodatkowe działania, w tym imprezy towarzyszące, mające podnieść rangę wydarzenia, uatrakcyjnić turniej oraz aktywnie promować squasha (w tym KORT SZKLANY)****: Uwaga: Jeżeli rozważają Państwo użycie szklanego kortu uprzejmie prosimy o podanie informacji przetargowych wg wartości nominalnych - bez żadnych warunków dodatkowych. Wpłata na rzecz PFS może zostać obniżona (max do 50%) dopiero po skutecznym przeprowadzeniu imprezy, pod warunkiem, że podejmowane działania przyczynią się aktywnie do promocji squasha oraz przesłaniu w terminie do 14 dni po jej zakończeniu raportu. Jeżeli tak, prosimy o opis lokalizacji, mile widziana wizualizacja wstępna, liczba miejsc na trybunach itp. KORT SZKLANY: Tak Nie (wpisz X w kwadracie / kliknij 1-raz w edytorze) **** kryteria są istotne przy rozpatrywaniu ofert Strona 6 / 7

7 UWAGI: 1. Złożenie oferty oznacza zapoznanie się z zasadami ESF dotyczącymi rozgrywek mistrzowskich (Championships). 2. Wygranie przetargu nie jest gwarancją organizacji imprezy. Ostateczna decyzja o przyznaniu imprezy należy do European Squash Federation. 3. Polska Federacja Squasha wraz ze zwycięzcą przetargu, będzie konsultowała wybór imprezy, która powinna zostać zorganizowana, z European Squash Federation 4. Oferent jest zobowiązany do ekspozycji sponsorów i partnerów PFS podczas imprezy (także na szklanym korcie, jeżeli będzie ustawiony), po uzgodnieniu jej szczegółowego planu z Biurem PFS. 5. PFS zastrzega sobie prawo do unieważnienia przetargu. imię, nazwisko, podpis, osoby uprawnionej do reprezentowania Organizatora oraz pieczątka Organizatora Strona 7 / 7