Informacja z przeprowadzonej kontroli problemowo finansowej w Muzeum Zagłębia w Będzinie, przy ul. Świerczewskiego15.

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Będzinie Wydział Audytu i Kontroli Wewnętrznej ul. 11 Listopada Będzin Będzin, dnia 30 stycznia 2012 roku WAiKW.I Informacja z przeprowadzonej kontroli problemowo finansowej w Muzeum Zagłębia w Będzinie, przy ul. Świerczewskiego15. Powołanie kontroli i osób kontrolujących Kontrolę przeprowadzono zgodnie z planem kontroli, stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 18/2011 Prezydenta Miasta Będzina z dnia 9 marca 2011 roku w sprawie zatwierdzenia planu kontroli w Urzędzie Miejskim w Będzinie oraz jednostkach organizacyjnych gminy na 2011 rok. Kontrolę przeprowadziły: Pani Halina Taratuta - Palimąka Główny Specjalista Wydziału Audytu i Kontroli Wewnętrznej, na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina Nr WOiZ z dnia 11 maja 2011 roku. Pani Barbara Stelmach - Główny Specjalista Wydziału Kultury i Sportu, na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta Będzina Nr WOiZ z dnia 19 września 2011 roku, do przeprowadzenia kontroli działalności merytorycznej Muzeum Zagłębia w Będzinie. Kontrola została przeprowadzona w dniach od 14 września 2011 roku do 30 grudnia 2011 roku. Kontrolę przeprowadzono w siedzibie Muzeum Zagłębia w Będzinie, przy ul. Świerczewskiego 15. Kontrola niniejsza została wpisana pod numerem 7 książki kontroli, prowadzonej przez jednostkę kontrolowaną. Okres objęty kontrolą Kontrolą objęto okres od stycznia 2009 roku do dnia kontroli. Tematyka kontroli Tematyka kontroli obejmowała: 1. Działalność merytoryczną jednostki; 2. Sporządzanie i stosowanie norm będących podstawą do realizacji zadań jednostki; 3. Prowadzenie gospodarki finansowej z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa i wprowadzonych procedur; 4. Zagadnienia z zakresu prawa pracy. Dane ogólne Podstawę działania Muzeum stanowi Statut, wprowadzony Uchwałą Nr XXXVI/531/2009 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia 2 lutego 2009 roku w sprawie: statutu Muzeum Zagłębia w Będzinie, w którym określono m. in. organizację Muzeum, cele i zadania, nadzór i zarządzanie, gospodarkę finansową. 1

2 Jednostka kontrolowana działa m. in. w oparciu o: Ustawę z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 roku Nr 142, poz z późniejszymi zmianami); Ustawę z dnia 21 listopada 1996 roku o muzeach (Dz. U. z 1997 roku Nr 5, poz. 24 z późniejszymi zmianami); Ustawę z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 roku Nr 13, poz.123 z późniejszymi zmianami); Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2009 roku Nr 157, poz z późniejszymi zmianami); Ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 roku Nr 152, poz z późniejszymi zmianami); Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 maja 2008 roku w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających pracowników tworzących zawodową grupę muzealników do zajmowania stanowisk związanych z działalnością podstawową muzeów oraz trybu ich stwierdzania. (Dz. U. Nr 91, poz.568); Rozporządzenie Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. z 1999 roku Nr 45, poz. 446 z późniejszymi zmianami); Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247); Uchwałę Nr XXXVI/531/2009 Rady Miejskiej w Będzinie z dnia 2 lutego 2009 roku w sprawie Statutu Muzeum Zagłębia w Będzinie. Muzeum jest samorządową instytucją kultury. Siedzibą Muzeum jest Miasto Będzin. W zarządzie Muzeum znajdują się: Zamek w Będzinie, przy ul. Zamkowej 1 oraz Zespół pałacowo - parkowy, przy ul. Świerczewskiego 15 w Będzinie. Organizatorem Muzeum jest Gmina Będzin. Muzeum jest wpisane do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Organizatora pod numerem RIK M/3/392 z dnia 30 czerwca 1992 roku i posiada osobowość prawną. Muzeum prowadzi swoją działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ze szczególnym uwzględnieniem regionu Zagłębia Dąbrowskiego. Ogólny nadzór nad Muzeum sprawuje Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, a bezpośredni Prezydent Miasta Będzina. Celem Muzeum jest gromadzenie i trwała ochrona dóbr naturalnego i kulturalnego dziedzictwa ludzkości o charakterze materialnym i niematerialnym, informowanie o wartościach i treściach gromadzonych zbiorów, upowszechnianie podstawowych wartości historii, nauki i kultury polskiej oraz światowej, kształtowanie wrażliwości poznawczej i estetycznej oraz umożliwianie korzystania ze zgromadzonych zbiorów. Szczegółowe ustalenia kontroli zostały ujęte w protokole z kontroli, podpisanym w dniu 24 stycznia 2012 roku. 2

3 Ustalenia kontroli Gospodarka finansowa Muzeum Zasady prowadzenia gospodarki finansowej Instytucji kultury zostały określone w Ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Muzeum prowadzi samodzielną gospodarkę finansową w ramach posiadanych środków oraz na podstawie planu działalności instytucji, zatwierdzonego przez Dyrektora Muzeum, kierując się zasadą efektywności ich wykorzystania. Muzeum pokrywa koszty działalności bieżącej i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami Muzeum są: wpływy z prowadzonej działalności, w tym ze sprzedaży składników majątku ruchomego oraz najmu i dzierżawy składników majątkowych; dotacje budżetowe; środki otrzymywane od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł; Muzeum może prowadzić - jako dodatkową - działalność gospodarczą w zakresie: wynajmu budynków, pomieszczeń i terenu; umieszczania reklam; nadzorów archeologicznych; sprzedaży wydawnictw i pamiątek; usług edukacyjnych, gospodarczych, konserwatorskich; organizacji imprez artystycznych, konferencji, odczytów; usług turystycznych. Środki uzyskane z działalności gospodarczej mogą być wykorzystane wyłącznie dla realizacji celów statutowych. Dyrektor Muzeum Całokształtem działalności Muzeum kieruje Dyrektor, który reprezentuje jednostkę na zewnątrz, czuwa nad mieniem i jest za nie odpowiedzialny. W okresie kontrolowanym funkcję tą pełniła Pani Anna Smogór, zatrudniona na podstawie pisma Prezydenta Miasta Będzina nr OR.II 1120/95 z dnia 29 września 1995 roku w sprawie powołania Pani Anny Smogór z dniem 1 października 1995 roku na stanowisko Dyrektora Muzeum na czas nieokreślony, zgodnie z postanowieniem Zarządu Miasta Będzina z dnia 18 września 1995 roku. Regulamin Organizacyjny Regulamin organizacyjny określa : strukturę organizacyjną Muzeum; zakres działania i odpowiedzialności statutowych komórek organizacyjnych Muzeum; zakres działania poszczególnych działów; podział czynności i odpowiedzialności pracowników, w tym także osób pełniących funkcje kierownicze. 3

4 Regulamin został podpisany przez Dyrektora Muzeum, po pozytywnym zaopiniowaniu przez Wiceprezydenta Miasta Będzina, zgodnie z pismem nr WKiS z dnia 12 lipca 2011 roku. Regulamin wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora Muzeum Nr 10/2011 w dniu 22 lipca 2011 roku, na podstawie 8 Statutu Muzeum oraz art. 13 ust. 3 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Regulamin Pracy Regulamin pracy został wprowadzony Zarządzeniem Nr 7/2010 Dyrektora Muzeum z dnia 12 maja 2010 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu Pracy, na podstawie art Kodeksu Pracy. Regulamin zawiera ustalenia, zgodne z art. 104 Kodeksu Pracy i został podpisany przez Dyrektora Muzeum. Regulamin wszedł w życie po 2. tygodniach od dnia podania go do wiadomości pracowników. Czas pracy Zagadnienie czasu pracy ujęto w rozdziale IV Regulaminu Pracy Muzeum, w którym zapisano m. in.: czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy; czas pracy w jednostce wynosi 38 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym; praca może być wykonywana w systemie jednozmianowym; dla pracowników obsługi, opiekunów ekspozycji stosuje się system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin; przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony, krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy; okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Jako dzień dodatkowo wolny ustalono poniedziałek; dla pracowników merytorycznych, administracji ustalono godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, przewidziano 4. miesięczny okres rozliczeniowy; pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy celem prawidłowego ustalenia wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, niedziele i święta. Karty ewidencji czasu pracy pracowników Zgodnie z art Kodeksu pracy Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Kontroli poddano: czy dla losowo wybranych pracowników Muzeum założono odrębne karty ewidencji czasu pracy; czy karty ewidencji czasu pracy prowadzone są zgodnie z 8 Rozporządzenia Ministra Pracy 4

5 i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 roku Nr 62, poz. 286 z późniejszymi zmianami). W wyniku kontroli stwierdzono: dla wszystkich kontrolowanych (losowo wybranych) pracowników Muzeum zostały założone i są prowadzone karty ewidencji czasu pracy. na kartach ewidencji czasu pracy ujęto m. in.: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; urlopy,; zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione nieobecności w pracy (wyjazdy służbowe). Uchybienia: 1. Na niektórych kontrolowanych kartach ewidencji czasu pracy nie ujęto: pracy w godzinach nadliczbowych; czasu nieprzepracowanego z tytułu. wyjść osobistych. 2. Ponadto stwierdzono przypadki błędnie obliczonej ilości godzin rzeczywiście przepracowanych i nieprzepracowanych z powodu choroby, ilości godzin urlopu. W trakcie trwania kontroli dokonano korekty kart ewidencji czasu pracy. Listy obecności Listy obecności sporządzane są na każdy miesiąc. Pracownicy swoim podpisem na listach obecności potwierdzali swoją obecność w pracy. Nieobecności pracowników są odnotowane. Stwierdzono, przypadki dokonywania poprawek błędów na listach obecności poprzez zamalowanie błędnego zapisu korektorem typu tipex. Ewidencja wyjść służbowych Stwierdzono, iż w Muzeum prowadzone są ewidencje wyjść: dla pracowników administracji i merytorycznych, która znajduje się w budynku biurowym Muzeum; dla opiekunów ekspozycji zatrudnionych w Pałacu; dla opiekunów ekspozycji zatrudnionych na Zamku. Na przykładzie wpisów wyjść w sprawach osobistych, dokonanych w ewidencji wyjść w godzinach służbowych przez trzech losowo wybranych pracowników Muzeum, sprawdzono, czy odnotowane wyjścia w godzinach pracy, jako prywatne, zostały odpracowane, gdyż zgodnie z zapisem w Regulaminie Pracy Muzeum powinno być uwidocznione w tej ewidencji. Stwierdzono, iż w ewidencji odnotowane są wyjścia w sprawach służbowych i prywatnych oraz praca w godzinach nadliczbowych. Uchybienia: 1. Do końca weryfikowanych okresów rozliczeniowych brak jest wpisu, w ewidencji wyjść, o odpracowaniu przez kontrolowanych pracowników czasu nieprzepracowanego z powodu wyjścia w godzinach pracy w sprawach osobistych. Kontrolowani pracownicy nie dopełnili obowiązku dokonania wpisu do ewidencji wyjść daty odpracowania czasu nieprzepracowanego 5

6 z powodu wyjść osobistych, pomimo uregulowania tego zagadnienia w Regulaminie Pracy, a osoby odpowiedzialne przeoczyły brak tego wpisu. 2. Podczas weryfikacji ewidencji wyjść służbowych, stwierdzono iż obowiązki służbowe jednego pracownika Muzeum pokryły się w wymiarze 1 godziny z pełnieniem przez niego funkcji społecznej. Dokonano potrącenia wynagrodzenia tego pracownika za czas nieprzepracowany. Polityka rachunkowości Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości wprowadzono zasady prowadzenia rachunkowości. Załącznikiem nr 1 do polityki rachunkowości jest plan kont zawierający wykaz kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami księgi głównej. Stwierdzono brak spójności w uregulowaniach wewnętrznych dot. przytoczenia opublikowania tego samego aktu prawnego oraz przytoczenie nieaktualnych przepisów - wyszczególnienie znajduje się w protokole. Teczki osobowe pracowników Na podstawie losowo wybranych 13. teczek akt osobowych pracowników stwierdzono, iż akta osobowe pracowników są prowadzone zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz.286 z późniejszymi zmianami). Umowy o pracę Wszyscy kontrolowani pracownicy posiadają umowę o pracę, które zostały sporządzone w formie pisemnej. Odbiór umowy potwierdzony jest podpisem z datą. Stwierdzone uchybienia: 1. W umowach o pracę, w pismach angażujących, dla określenia wysokości wynagrodzenia zasadniczego pomyłkowo użyto wyrażenia wynagrodzenie wg grupy zamiast określenia kategoria zaszeregowania. 2. W umowie o pracę i piśmie przyznającym wynagrodzenie jednego pracownika błędnie zapisano oznaczenie kategorii zaszeregowania, jednakże wysokość wynagrodzenia zasadniczego tego pracownika nie przekroczyła górnej stawki wskazanej dla właściwej kategorii zaszeregowania. 3. W umowach o pracę, pismach angażujących, dla określenia nazwy stanowiska pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu ekspozycji nie użyto pełnego wyrażenia wyszczególnionego w obowiązujących przepisach. Zakresy czynności Stwierdzono, iż wszyscy pracownicy kontrolowani posiadają zakresy czynności, podpisane przez Dyrektora Muzeum oraz pracownika, które otrzymali z początkiem zatrudnienia i zostały wpięte do części B teczek akt osobowych. Weryfikacji poddano, czy zakresy czynności są aktualne, tj. czy obowiązki wyszczególnione w zakresach czynności służbowych pracowników są w rzeczywistości przez te osoby wykonywane. 6

7 Stwierdzono: 1. Jeden z pracowników, wg wyjaśnień Dyrektora Muzeum, jest przyuczany do wykonywania niektórych zadań wyszczególnionych w zakresie czynności. 2. Ponadto stwierdzono, iż jeden pracownik wykonuje systematycznie czynności, których nie zapisano w zakresie obowiązków. W trakcie trwania kontroli zakres tego pracownika uzupełniono. Regulamin Wynagradzania Regulamin określa zasady wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą, przysługujących pracownikom Muzeum Zagłębia w Będzinie na podstawie umowy o pracę. Został wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora Muzeum, na podstawie art Kodeksu Pracy i wszedł w życie z dniem 3 lutego 2009 roku, tj. po dwóch tygodniach od dnia powiadomienia pracowników. Zarządzeniem wewnętrznym Nr 18/2009 Dyrektora Muzeum Zagłębia w Będzinie z dnia 1 grudnia 2009 roku w sprawie zmiany do Regulaminu Wynagradzania wprowadzono aneks Nr 1/2009 do Regulaminu Wynagradzania Pracowników Muzeum z dnia 19 stycznia 2009 roku. Regulamin premii uznaniowej W 9 Regulaminu Wynagradzania zapisano, iż w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia osobowe tworzy się fundusz premii uznaniowej, której zasady przyznawania i wypłacania ujęto w załączniku nr 7 do Regulaminu Wynagradzania pn. Regulamin premii uznaniowej. W Regulaminie premii uznaniowej zapisano m. in.: premia ma charakter zadaniowo-motywacyjny i uznaniowy; nie jest stałym składnikiem wynagrodzenia; jej wysokość w danym miesiącu jest uzależniona od posiadanych środków finansowych, wysokość premii uznaniowej pracownika może wynosić do 50% jego wynagrodzenia zasadniczego; premie dla pracowników instytucji zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przyznaje i ich wysokość ustala Dyrektor Muzeum. Ochrona danych osobowych Zagadnienie powyższe zostało uregulowane w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku Nr 101, poz. 926 z późniejszymi zmianami). Sprawdzono realizację powyższej Ustawy i stwierdzono: 1. Żaden z pracowników Muzeum nie posiada szczegółowego upoważnienia do przetwarzania danych. 2. Muzeum nie prowadzi ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych. 7

8 3. Nie sporządzono Polityki Bezpieczeństwa danych osobowych i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym, służącym do przetwarzania danych osobowych. 4. Administrator Bezpieczeństwa Informacji nie został wyznaczony. 5. Nie zgłoszono zbiorów danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W Polityce rachunkowości Muzeum dokonano zapisów odnośnie programowej ochrony danych, okresu przechowywania dowodów księgowych, zasad udostępniani zbiorów. Zarządzanie nieruchomościami Zamek w Będzinie, przy ul. Zamkowej nr 1. W wyniku postanowień decyzji z dnia 12 marca 1990 roku, o numerze G.8224/24/90, wydanej przez Urząd Miejski w Będzinie Wydział Geodezji i Gospodarki Gruntami, oddano nieodpłatnie w zarząd, na czas nieoznaczony, na rzecz Muzeum Zagłębia w Będzinie, nieruchomość zabudowaną, stanowiącą własność Skarbu Państwa, o powierzchni 1429 m 2, położoną w Będzinie, przy ul. Zamkowej, na której znajdują się obiekty wymienione w załączniku do decyzji tj.: Zamek, Wieża, Pierścień wewnętrzny, Pierścień zewnętrzny, Droga dojazdowa, Dziedziniec, Kanalizacja. Wartość szacunkowa tych obiektów została określona w wysokości ,00 zł - na podstawie operatów szacunkowych, sporządzonych przez biegłych rzeczoznawców ds. budowlanych. Z decyzji powyższej wynika, iż wszelkie prace i roboty przy zabytkach Zarządca może prowadzić tylko za zezwoleniem Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Obiekt Zamku został wpisany do rejestru zabytków Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Decyzją z dnia 23 lutego 1960 roku, o numerze KL.III-Z-17/I//7/60, Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej Wydziału Kultury - Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, uznano za zabytek Zamek obronny z XIV wieku, zlokalizowany w Będzinie, o wartości historycznej, kulturalnej i artystycznej. Decyzją tą objęto zamek górny, ruiny zamku dolnego, przyległe fosy i najbliższe otoczenie. Obiekt ten został wpisany do rejestru zabytków województwa katowickiego pod numerem (R/337/51) 1/60. Pałac Mieroszewskich w Będzinie, przy ul. Świerczewskiego 15. W wyniku postanowień decyzji o numerze G.8224/51/89, z dnia 2 sierpnia 1989 roku, wydanej przez Urząd Miejski w Będzinie Wydział Geodezji i Gospodarki Gruntami, oddano nieodpłatnie w zarząd, na czas nieoznaczony, na rzecz Muzeum Zagłębia w Będzinie, nieruchomość zabudowaną, stanowiącą własność Skarbu Państwa, o powierzchni 3 ha 8559 m 2, położoną w Będzinie, przy ul. Świerczewskiego 15, na której znajdują się obiekty budowlane przynależne do Pałacu. Wartość szacunkowa tych obiektów została określona w kwocie ,00 zł - na podstawie sporządzonych przez biegłych rzeczoznawców ds. budowlanych operatów szacunkowych. Z decyzji powyższej wynika, iż wszelkie prace i roboty przy zabytkach Zarządca może prowadzić tylko za zezwoleniem Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Budynki będące przedmiotem przekazania w zarząd, zostały wpisane do rejestru zabytków Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. 8

9 Decyzją z dnia 23 lutego 1960 roku, o numerze KL.III-Z-17/I//9/60, Prezydium Wojewódzkiej Rady Narodowej Wydziału Kultury - Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, uznano za zabytek Pałac zlokalizowany w Będzinie Gzichowie, przy ul. Świerczewskiego z XVIII wieku o dużej wartości artystycznej, historycznej i kulturalnej, łącznie z dwoma budynkami gospodarczymi, usytuowanymi po lewej i prawej stronie pałacu oraz założeniem parkowym rozciągającym się w ramach ogrodzenia. Obiekt ten został wpisany do rejestru zabytków województwa katowickiego pod numerem (R/314/50) 3/60. Na mocy uchwały nr XXIV/272/2008 z dnia 27 maja 2008 roku Rady Miejskiej w Będzinie postanowiono oddać Muzeum w użytkowanie wieczyste, (wraz z przeniesieniem prawa własności budynków), nieruchomości służące do wykonywania zadań statutowych w zakresie działalności kulturalnej: zabudowaną obiektem pałacu, w którym znajduje się siedziba instytucji oraz zabudowaną zamkiem warownym z XIV wieku. Wykonanie uchwały powierzono Prezydentowi Miasta. Postępowanie jest w toku. W tym zakresie uchybień i nieprawidłowości nie stwierdzono. Książka obiektu budowlanego Kwestie prowadzenia książki obiektu budowlanego normuje Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 roku w sprawie książki obiektu budowlanego (Dz. U. z 2003 roku Nr 120, poz z późniejszymi zmianami). Książki obiektu budowlanego prowadzone są osobno dla: Zamku położonego przy ul. Zamkowej 1 w Będzinie, Pałacu Mieroszewskich oraz Oficyny Południowej - położonych przy ul. Świerczewskiego 15 w Będzinie. Książki dla wszystkich ww. obiektów założono od roku Do dokonywania wpisów w tych książkach został upoważniony pracownik Muzeum. Książki posiadają strony ponumerowane, a przeprowadzane kontrole na bieżąco są do nich wpisywane. Książki obiektu zawierają: nazwisko pracownika upoważnionego do dokonywania wpisu; dane identyfikacyjne obiektu; spis dokumentacji dołączonej do książki obiektu; dane techniczne charakteryzujące obiekt; plan sytuacyjny obiektu; wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego obiektu; wykaz protokołów okresowych kontroli stanu technicznego i przydatności do użytkowania obiektu; wykaz protokołów odbioru robót remontowych w obiekcie. Wydatki na wynagrodzenia Kontroli poddano prawidłowość naliczania i wypłacania wynagrodzeń losowo wybranych 13. pracowników jednostki kontrolowanej Sprawdzeniem objęto m. in.: umowy o pracę, przedmiotowe pisma angażujące, świadectwa pracy, umowy o ryczałt samochodowy, ewidencję czasu pracy, raporty kasowe, przelewy wynagrodzeń oraz listy płac za wybrane miesiące. 9

10 Weryfikacji poddano: staż pracy pracowników kontrolowanych - porównano, czy przydzielona stawka procentowa wysługi lat odpowiada stażowi pracy; czy stawki poszczególnych składników wynagrodzeń zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami; prawidłowość sporządzania zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby list płac, wykonywanych przy pomocy programu komputerowego; czy poszczególne składniki wynagrodzeń występujące w umowie o pracę zostały w odpowiedniej wysokości naniesione na listę płac; prawidłowość obliczenia nagród jubileuszowych; prawidłowość obliczenia dodatku za wieloletnią pracę ; prawidłowość obliczenia i wypłaty ryczałtu samochodowego; czy kwota wynagrodzenia wypłaconego pracownikom w formie bezgotówkowej jest zgodna z kwotą do wypłaty, naliczoną na liście płac; wprowadzenie kosztów wynagrodzenia do ksiąg rachunkowych. Naliczenie nagród jubileuszowych Zasady obliczania i wypłaty nagród jubileuszowych zostały ujęte w 11 Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury. Sprawdzono prawidłowość obliczenia stażu pracy uprawniającego do otrzymania nagrody jubileuszowej oraz terminowość wypłat nagród. Uchybienia: 1. Nie dokonano naliczenia i wypłaty nagrody jubileuszowej niezwłocznie po nabyciu prawa do nagrody - dot. jednego pracownika. 2. Przyznano i wypłacono nagrodę jubileuszową w terminie wcześniejszym, niż to wynika ze zgromadzonej dokumentacji w teczce akt osobowych - dot. jednego pracownika. 3. Wypłacono nagrodę jubileuszową pomimo, iż ze zgromadzonej dokumentacji w teczce akt osobowych tego pracownika nie wynika, aby nabył uprawnienia do nagrody w terminie dokonanej wypłaty - dot. jednego pracownika. Naliczenie premii uznaniowej Z 18 Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki w sprawie wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury wynika, iż w ramach środków na wynagrodzenia osobowe może być tworzony fundusz premiowy, którego wysokość oraz zasady przyznawania i wypłacania premii ustala regulamin zakładowy. Na podstawie pism przyznających premię i list płac, weryfikacji poddano prawidłowość naliczenia premii uznaniowej dla pracowników Muzeum w miesiącach: styczniu, kwietniu, sierpniu i wrześniu 2011 roku. Sprawdzono, czy premię naliczono w wysokości procentu przyznanego oraz czy do obliczenia kwoty premii przyjęto podstawę, zgodną z zapisem w obowiązującym Regulaminie premiowania. 10

11 Prawidłowość obliczenia i wypłaty ryczałtu samochodowego Kontrolę przeprowadzono w oparciu o: Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz.271 z późniejszymi zmianami); umowę o ryczałt samochodowy; listy obecności za m-ce od stycznia 2011 roku do września 2011 roku; ewidencję czasu pracy pracownika z którym zawarto umowę; oświadczenia złożone przez pracownika o używaniu w danym miesiącu samochodu prywatnego do celów służbowych, w okresie od stycznia 2011 roku do września 2011 roku. Nagrody roczne dla pracowników za 2010 rok Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia tworzy się fundusz nagród. Zasady przyznawania i wypłacania nagród rocznych dla pracowników Muzeum ujęto w 10 Regulaminu Wynagradzania pracowników Muzeum. Sprawdzono, czy nagrody naliczono w wysokości procentu przyznanego oraz czy do obliczenia kwoty nagrody przyjęto podstawę, zgodną z zapisem w obowiązującym Regulaminie wynagradzania. Nagroda roczna dla kadry kierowniczej Zarządzeniem wewnętrznym Nr 10/2010 Dyrektora Muzeum Zagłębia w Będzinie z dnia 30 czerwca 2010 roku, uregulowano zasady i tryb przyznawania nagrody rocznej dla kadry kierowniczej. Stwierdzono, iż zgodnie z w/w Zarządzeniem, Dyrektor Muzeum przyznał nagrody roczne za 2010 rok dla kadry kierowniczej - na wnioski zainteresowanych. Wypłaty nagród dokonano na liście płac, w wysokości przyznanej. Nagrody przyznano, pomimo niespełnienia przez instytucję jednego warunku, stanowiącego podstawę przyznania nagród z wyjaśnienia Dyrektora Muzeum wynika, iż powyższe nie było spowodowane bezpośrednim działaniem w/w osób zarządzających. Eksponaty muzealne - rzeczowe aktywa trwałe W jednostce kontrolowanej znajdują się muzealia z dziedzin: archeologia, historia, historia sztuki, etnografia, militaria. Zasady gospodarki eksponatami muzealnymi ujęto w 7 punkcie 6 Instrukcji obiegu dokumentów Muzeum. Zasady ewidencjonowania muzealiów zostały określone w Ustawie o muzeach oraz w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 roku w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz. U. z 2004 roku Nr 202, poz.2073). 11

12 Zabytki przechowywane w muzeach są ewidencjonowane, a dokumentacja ewidencyjna powinna być zgodna ze stanem faktycznym. W oparciu o w/w uregulowania weryfikacji poddano: Przyjęcie na stan eksponatu zakupionego - zakupione eksponaty wprowadzono na stan księgi inwentarzowej muzealiów w dniu ich zakupu. Przyjęcie na stan eksponatu uzyskanego z daru - otrzymane eksponaty z darów, po dokonaniu wyceny niezwłocznie wprowadzono na stan księgi inwentarzowej. Księgę inwentarzową muzealiów - na podstawie ksiąg inwentarzowych zbiorów etnograficznych i muzealiów artystyczno historycznych, sprawdzono, czy księgi te prowadzone są zgodnie z zapisem w w/w Rozporządzeniu Ministra Kultury. W tym zakresie uchybień nie stwierdzono. Kartę ewidencyjną katalogu muzealiów etnograficznych - na podstawie założonej dla eksponatu etnograficznego karty ewidencyjnej stwierdzono, iż wpis w karcie ewidencyjnej zawiera wszystkie możliwe do ustalenia dane identyfikacyjne zabytku. Oznakowanie muzealium - w 6 Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach zapisano, iż muzealium wpisane do księgi inwentarzowej otrzymuje zawsze, gdy jest to możliwe, nieusuwalne oznakowanie składające się z oznaczenia właściciela i numeru z księgi inwentarzowej. Wcześniejszych oznakowań nie wolno usuwać, należy przekreślić w sposób umożliwiający odczytanie. Oznakowanie dokonuje się techniką zapewniającą jego trwałość, bezpośrednio na przedmiocie, w miejscu najmniej widocznym. W szczególnych przypadkach oznakowanie może być przymocowane do muzealium w sposób możliwie trwały. Wykonanie powyższego sprawdzono na przykładzie eksponatu etnograficznego i w tym zakresie uchybień nie stwierdzono. Użyczenie eksponatów - na przykładzie użyczenia do bezpłatnego używania obiektów, na czas określony dla innego Muzeum stwierdzono, iż podstawę użyczenia stanowił protokół zdawczo odbiorczy. Na potwierdzenie przekazania i odbioru eksponatów protokół podpisali: Dyrektor Muzeum Zagłębia w Będzinie i osoba upoważniona ze strony przejmującej. Na protokole widnieje potwierdzenie zwrotu do Muzeum w Będzinie użyczonych eksponatów. Skreślenie muzealiów z księgi inwentarzowej - jak wynika z 10 ust. 3 w/w Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach - skreślenia muzealium zniszczonego można dokonać po uzyskaniu zgody Ministra właściwego do spraw Kultury i Ochrony Dziedzictwa Narodowego. Na przykładzie eksponatu etnograficznego, skreślonego z księgi inwentarzowej, sprawdzono realizację powyższego zapisu w/w Rozporządzenia. Inwentaryzacja muzealiów w 2009 roku Zasady przeprowadzania inwentaryzacji ujęto w instrukcji inwentaryzacyjnej Muzeum Zagłębia. Ostatnią inwentaryzację muzealiów i zbiorów bibliotecznych przeprowadzono w roku 2009, na podstawie Zarządzenia wewnętrznego Nr 13/2009 Dyrektora Muzeum z dnia 29 września 2009 roku w sprawie przeprowadzenia spisu z natury muzealiów i zbiorów bibliotecznych, znajdujących się w Zamku, Pałacu, Oficynie Południowej. 12

13 Dokonano inwentaryzacji: Działu Militaria - wyniku rozliczenia inwentaryzacji stwierdzono niedobory, które zostały wyjaśnione; Działu Etnografia - w wyniku rozliczenia inwentaryzacji stwierdzono niedobory, które zostały wyjaśnione; Działu Historii i Historii Sztuki, Historii Numizmaty - w wyniku rozliczenia inwentaryzacji stwierdzono niedobory, które zostały wyjaśnione oraz niedobory niewyjaśnione - wdrożono postępowanie wyjaśniające poprzez złożenie zawiadomienia do Komendy Powiatowej Policji w Będzinie. Ponadto stwierdzono wystąpienie nadwyżki, która została wyceniona, a następnie przyjęta na stan. Działu Archeologia - zabytki wydzielone - w wyniku rozliczenia inwentaryzacji różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Działu Biblioteki - w wyniku rozliczenia inwentaryzacji różnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Gospodarka środkami trwałymi Gospodarkę środkami trwałymi, wartościami materialnymi uregulowano w 7 pkt 5 Instrukcji wewnętrznej obiegu dokumentów Muzeum. Sprawdzono, czy środki trwałe są przyjmowane na stan i likwidowane zgodnie z ustaleniem w w/w uregulowaniu. Sprawozdanie finansowe Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jak wynika z art. 45 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z: bilansu, rachunku zysku i strat oraz informacji dodatkowej. Sprawozdanie finansowe Muzeum Zagłębia w Będzinie za 2010 rok zostało zatwierdzone Uchwałą Nr XII/106/2011 Rady Miejskiej Będzina z dnia 29 czerwca 2011 roku w sprawie: zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego Muzeum Zagłębia, dla którego Miasto Będzin jest organizatorem. Sprawozdanie finansowe obejmuje: bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Zapisano, iż strata finansowa w działalności z roku 2010 zostanie pokryta zgodnie z art. 29 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991 roku - z funduszu podstawowego Muzeum. Prawidłowość sporządzenia bilansu za 2010 rok Przeprowadzona kontrola dotycząca prawidłowości sporządzenia bilansu wykazała, iż stan aktywów był równy stanowi pasywów. Wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe zostały wykazane w kwocie netto tj. po odjęciu umorzenia. Na majątek obrotowy składały się m. in. : 1. Należności krótkoterminowe: należności z tytułu dostaw i usług niewymagalne - uregulowane oraz należności wymagalne 13

14 uregulowane oprócz należności podlegającej aktualizacji; roszczenia sporne; należności od budżetów; pozostałe należności, w tym: należności niewymagalne od pracowników z tytułu udzielonej pożyczki z ZFŚS. 2. Środki pieniężne znajdujące się w kasie i na rachunkach bankowych - w bilansie wykazano stan środków zgodny ze stanem potwierdzonym przez bank wg stanu na 31 grudnia 2010 roku oraz stanem środków znajdujących się w trzech kasach Muzeum, potwierdzonym spisem z natury przeprowadzonym w dniu 31 grudnia 2010 roku. Dokonano odpisu aktualizującego należności spornych na podstawie uzasadnienia, podpisanego przez Dyrektora Muzeum. Zobowiązania w bilansie wykazano, jako krótkoterminowe, niewymagalne i składały się na nie m. in.: 1. zobowiązania z tytułu dostaw i usług, uregulowane terminowo; 2. zobowiązania wobec budżetów; Sporządzenie bilansu poprzedzone było wykonaniem zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych. Bilans został zatwierdzony przez Dyrektora. Sprawdzono, czy wykazane stany aktywów i pasywów w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia tj. 31 grudnia 2010 roku, ujęto w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy, księgach rachunkowych. Inwentaryzacja Sprawdzono, czy inwentaryzację przeprowadzono zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości oraz wewnętrznym uregulowaniem tego zagadnienia. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji zostały określone w instrukcji w sprawie wprowadzenia zasad i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji okresowej składników majątku Muzeum Zagłębia w Będzinie, zatwierdzonej przez Dyrektora Muzeum. Dyrektor wydał Zarządzenie Nr 13/2010 z dnia 13 grudnia 2010 roku w sprawie przeprowadzenia wg stanu na 31 grudnia 2010 roku inwentaryzacji zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości w tym dokonanie spisu z natury towarów, gotówki, druków ścisłego zarachowania w obiektach: magazynu głównego, kasy głównej, kasy Pałacu, kasy Zamku, punktu sprzedaży Pałacu, punktu sprzedaży Zamku. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji, niedoborów ani nadwyżek nie stwierdzono. Sporządzono protokół weryfikacji aktywów i pasywów wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku podpisany przez Głównego Księgowego i Dyrektora Muzeum. Gospodarka kasowa Zasady gospodarki kasowej zostały ujęte w instrukcji kasowej Muzeum Zagłębia w Będzinie. W Muzeum funkcjonują 3 kasy. W dniu 22 grudnia 2011 roku o godz. 8.30, Kontrolująca w obecności Głównego Księgowego oraz pracownika p. o. kasjera, przeprowadziła kontrolę kasy w Pałacu, dot. stanu 14

15 środków pieniężnych oraz druków ścisłego zarachowania. Wyniki kontroli ujęto w protokole kontroli kasy. W dniu 30 grudnia 2011 roku o godz. 9.15, Kontrolująca w obecności Dyrektora Muzeum oraz pracownika p. o. kasjera, przeprowadziła kontrolę kasy znajdującej się w siedzibie Muzeum, dot. stanu środków pieniężnych oraz druków ścisłego zarachowania. Wyniki kontroli ujęto w protokole kasy. Uchybienia: 1. brak w wewnętrznych uregulowaniach ustalenia szczegółowego dot. wprowadzania na stan ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz dokonywania zniszczenia wydanych i niezużytych w danym roku druków kasowych. Sprawozdawczość Kontrolą objęto: kwartalne sprawozdanie RB-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych samorządowej instytucji kultury, wg stanu na koniec IV kwartału 2010 roku, na druku sprawozdania pomyłkowo napisano tytuł, tj. wg stanu na koniec4 kwartału 2011 roku, na sprawozdaniu widnieje data sporządzenia 19 stycznia 2011 roku; kwartalne sprawozdanie RB-Z o stanie zobowiązań, wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji samorządowej instytucji kultury, wg stanu na koniec IV kwartału 2010 roku. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o: Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz. 247); zestawienie analityczne obrotów i sald do kont: 201 rozrachunki z odbiorcami krajowymi, 202 rozrachunki z dostawcami krajowymi. Sprawozdania sprawdzono pod względem zgodności danych wykazanych w sprawozdaniu z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Sprawozdania podpisały: Główna Księgowa oraz Dyrektor Muzeum, z umieszczeniem imiennej pieczątki osób podpisujących. Przychody i działalność gospodarcza W Statucie Muzeum zapisano, iż kontrolowana Instytucja kultury może prowadzić - jako dodatkową - działalność gospodarczą, m.in. w zakresie wynajmu budynków, pomieszczeń i terenu. Weryfikacji poddano przychody z tytułu najmu lokali użytkowych na podstawie : losowo wybranych umów najmu; dokumentów z przeprowadzenia przetargu na najem lokali; faktur za najem lokali; kart kontowych analitycznych do konta rozrachunki z odbiorcami. Sprawdzono: czy stawki za najem 1m 2 powierzchni lokalu użytkowego, wyszczególnione w umowach najmu ustalono w drodze przetargu; prawidłowość przeprowadzenia przetargu na najem lokali użytkowych; 15

16 czy na fakturach wystawiane są kwoty należności w wysokości umownej; terminowość wpłat należności przez kontrahentów; windykację należności. Stwierdzono: 1. Spośród kontrolowanych, stawki za 1m 2 powierzchni lokalu użytkowego ustalono: w drodze przetargu - z 3. Najemcami na najem 3. lokali; bez przetargu - z 3. Najemcami, tj. z 2. organizacjami - ponieważ czynnie od wielu lat działają na rzecz społeczności lokalnej i nie są dochodowe, w związku z tym, po prowadzonych rozmowach, przyjęto stawki minimalne oraz z 1. Najemcą - decyzje o oddaniu przedmiotowego lokalu w najem bez przeprowadzenia przetargu podjęto na podstawie pisma Prezydenta Miasta. z 1. lokalu były Najemca korzysta bezumownie, za co uiszcza wynagrodzenie na podstawie wystawianych faktur. Uchybienia: 1. Dopuszczono do bezumownego korzystania przez Najemcę z lokalu, będącego w zarządzie Muzeum. Procedura przetargowa na najem lokali przeprowadzona zgodnie z regulacjami tego zagadnienia w przyjętych procedurach. Na fakturach za najem, wystawionych przez Muzeum, wyszczególnione kwoty zgodne z umową. Podatek od nieruchomości Mając na względzie zapis 1 Uchwały Nr III/11/2010 Rady Miejskiej Będzina z dnia 30 grudnia 2010 roku w sprawie zwolnień od podatku od nieruchomości na 2011 rok, stwierdzono, że od powierzchni budynków będących w zarządzie Muzeum, wynajmowanych Najemcom prowadzącym działalność gospodarczą, nie był odprowadzany podatek od nieruchomości. Terminowość regulowania należności Muzeum - windykacja należności Sprawdzono: czy w uregulowaniach wewnętrznych jednostki kontrolowanej ustalono zasady prowadzenia windykacji należności; do obowiązków których pracowników należało wykonywanie windykacji; czy na należności Muzeum wystawiano wezwania do zapłaty; czy naliczano odsetki z tyt. opóźnienia wpłaty należności. Stwierdzono: zagadnienie windykacji należności Muzeum uregulowano w polityce rachunkowości Muzeum, jednakże uregulowano ogólne zagadnienia tego tematu bez szczegółowych zasad windykacji; żaden z pracowników nie posiada w zakresie czynności obowiązku wykonywania windykacji należności; pomimo braku uregulowania wezwania do zapłaty wystawiano; w momencie regulowania zaległości przez kontrahenta odsetek nie naliczano, dokonywano tego w różnych terminach od momentu wpłaty zaległości. Na koniec danego roku nie naliczano od zaległości należnych odsetek. 16

17 Uchybienia: 1. Brak ustalenia szczegółowych zasad windykacji w wewnętrznych uregulowaniach. 2. Nieustalenie w zakresie czynności pracowników obowiązku dokonywania windykacji. Wydatki na środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze Jak wynika z art i 2 Kodeksu Pracy - Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży roboczej i obuwia, których stosowanie jest niezbędne na danych stanowiskach pracy, a które stanowią własność pracodawcy. W jednostce kontrolowanej zagadnienie powyższe zostało uregulowane w Regulaminie Pracy Muzeum. Środki ochrony indywidualnej, niezbędne do stosowania na określonych stanowiskach pracy, określono w tabeli środków ochrony indywidualnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu Pracy. Wprowadzono tabelę norm przydziału środków ochrony indywidualnej, zawierającą wyszczególnienie stanowisk, rodzaju przydziału oraz okresu używalności. W związku z brakiem uregulowania w Regulaminie Pracy kwestii prowadzenia ewidencji otrzymanych środków ochrony indywidualnej, stwierdzono, iż obowiązek prowadzenia ewidencji odzieży roboczej ujęto w zakresie czynności jednego pracownika, który dla wszystkich stanowisk przewidzianych w tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej prowadzi karty ewidencyjne wyposażenia. Pobranie sortu pracownicy potwierdzali własnoręcznym podpisem i określeniem daty. Pracownicy otrzymali odzież i obuwie ochronne zgodnie z wewnętrznym uregulowaniem tego zagadnienia. Sprawdzono wydatki na zakup środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego poniesione w roku 2010 oraz 2011 i stwierdzono, iż zakupioną odzież ochronną, zgodnie z wyszczególnieniem na dowodach księgowych, na bieżąco wpisywano do kart ewidencyjnych pracowników. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Kontrolę przeprowadzono w oparciu o: 1. Ustawę z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 1996 roku Nr 70, poz.335 z późniejszymi zmianami); 2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz.349). Zgodnie z zapisem 1 ww. Rozporządzenia - podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu. Weryfikacji poddano prawidłowość: obliczenia przeciętnej faktycznej liczby pracowników zatrudnionych w jednostce kontrolowanej w latach , na podstawie list obecności pracowników; naliczenia kwoty odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na lata: , wg przeciętnej faktycznie wykonanej liczby zatrudnionych; 17

18 rozliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych wg stanu na koniec roku; terminowość przekazywania środków na ZFŚS w latach Stwierdzono: 1. Prawidłowość obliczeń w 2009 roku. 2. W 2010 i 2011 roku obliczeń dokonano w sposób nieprawidłowy poprzez zaniżenie wysokości odpisu na ZFŚS. Kwoty zaniżeń odprowadzono z rachunku ZFŚS w grudniu 2011 roku. W zakresie terminowości odprowadzania środków na rachunek ZFŚS Muzeum nieprawidłowości nie stwierdzono. Zamówienie publiczne powyżej euro Jednostka kontrolowana przeprowadziła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego o wartości zamówienia mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na zadanie pn. Fizyczne zabezpieczenie i ochrona obiektów Muzeum Zagłębia w Będzinie, ul. Świerczewskiego 15 wraz z przynależnościami: Zespół pałacowo - parkowy oraz Zamek z murem okalającym, przy ul. Zamkowej 1. Weryfikacji poddano prawidłowość przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamówienie publiczne do euro Muzeum W wewnętrznych uregulowaniach Muzeum stwierdzono brak określenia zasad przeprowadzania postępowania o udzielanie zamówień publicznych, do których nie stosuje się ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Weryfikacji poddano zamówienie na zadanie - Remont sal ekspozycyjnych i głównej klatki schodowej w Zamku. Realizacja zadań statutowych Zgodnie z art. 32 ust. 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej do podstawowych zadań instytucji, takich jak muzea należy: edukacja kulturalna i wychowanie poprzez sztukę; gromadzenie, dokumentowanie, tworzenie, ochrona i udostępnienie dóbr kultury; tworzenie warunków dla rozwoju amatorskiego ruchu artystycznego oraz zainteresowania wiedzą i sztuką; tworzenie warunków dla rozwoju folkloru, a także rękodzieła ludowego i artystycznego; rozpoznawanie, rozbudzanie i zaspokajanie potrzeb oraz zainteresowań kulturalnych. Ponadto Muzeum realizuje swoje cele, określone w 6 statutu, które są zbieżne z tymi opisanymi, w art. 2 ustawy o muzeach, w szczególności poprzez: 1. Gromadzenie zabytków i materiałów dokumentacyjnych w zakresie historii regionu drogą zakupów, przydziałów, zapisów, darowizn, przyjmowania depozytów oraz poszukiwania ich w wyniku badań terenowych; 2. Prowadzenie ewidencji zbiorów, inwentaryzacji oraz klasyfikacji zbiorów; 18

19 3. Przechowywanie zbiorów w warunkach zapewniających im bezpieczeństwo i dostępność dla badań naukowych; 4. Zabezpieczenie i konserwacja zbiorów; 5. Organizacja i prowadzenie badań naukowych w zakresie dyscyplin w nim reprezentowanych; 6. Organizację wystaw stałych, czasowych i objazdowych; 7. Prowadzenie działalności edukacyjnej; 8. Zapewnienie właściwych warunków zwiedzania oraz korzystania ze zbiorów i zgromadzonych informacji; 9. Udostępnienie zbiorów dla celów naukowych, edukacyjnych i ekspozycyjnych; 10. Opracowanie i publikacja inwentarzy, katalogów, przewodników po wystawach oraz wszelkich innych wydawnictw naukowych i popularnonaukowych; 11. Prowadzenie biblioteki oraz udostępnianie zbiorów bibliotecznych; 12. Szkolenie własnych pracowników; 13. Współpracę merytoryczną i szkoleniową z innymi muzeami; 14. Współpracę z osobami i organizacjami społecznymi, których cele i zadania zbliżone są ze statutowymi zadaniami Muzeum; 15. Popieranie i organizowanie innych form działalności artystycznej i upowszechniającej kulturę, m.in. koncerty, konkursy, szkolenia, sesje, seminaria, spotkania autorskie oraz inne przedsięwzięcia promujące zespół pałacowo-parkowy, zamek i ich zbiory. Działalność merytoryczna Kontrola obejmowała miesięczne merytoryczne plany i sprawozdania oraz roczne plany merytoryczne na dany rok. Muzeum Zagłębia opracowuje roczne plany merytoryczne na dany rok, które są podpisane przez Dyrektora instytucji oraz zawierają ogólne informacje na temat: najważniejszych do przeprowadzenia zadań z działalności naukowo badawczej, tj. badań terenowych, nad zbiorami, bibliotecznych, archiwalnych, opracowań naukowych, a także tematów lekcji i warsztatów muzealnych przygotowywanych przez poszczególne działy merytoryczne muzeum; wskazań dotyczących pozyskiwania i dokumentowania zbiorów; typowania i prowadzenia prac konserwatorskich przy zbiorach; ilości planowanych wystaw zarówno stałych, jak i czasowych; wskazań dotyczących prowadzenia i rozszerzania stosowanych form upowszechniania posiadanej wiedzy merytorycznej (nowe konspekty lekcji, warsztatów, konkursy tematyczne, różnorodne formy promocji działalności instytucji); zamierzeń wydawniczych zależnych od posiadanych środków finansowych; najważniejszych kierunków dotyczących spraw gospodarczych i inwestycyjnych przy obiektach Muzeum. Ponadto, instytucja przygotowuje comiesięczne plany merytoryczne również podpisywane przez Dyrektora instytucji, w których uwzględniane są wystawy stałe, czasowe, dostępność do zwiedzania zamku i pałacu oraz inne wydarzenia kulturalne, takie jak wernisaże, koncerty, konferencje, warsztaty, konkursy. 19

20 W planach tych nie uwzględnia się bieżącej działalności naukowo-badawczej, prowadzonej przez poszczególne działy muzeum. Co miesiąc, pracownicy poszczególnych działów merytorycznych (tj. Działu Archeologii, Etnografii, Broni i Uzbrojenia, Historii, Edukacyjno - Promocyjnego, Plastyczno-Technicznego) sporządzają miesięczne sprawozdania z działalności swojego działu. Są one podpisywane przez autorów sprawozdań oraz przez Dyrektora instytucji. Na podstawie tych sprawozdań sporządzane są zbiorcze sprawozdania miesięczne z działalności merytorycznej, które są obszerniejsze od planów, bowiem uwzględniają m.in. informacje na temat: organizowanych wystaw stałych i czasowych; godzin udostępnienia obiektów zabytkowych do zwiedzania; organizowanych imprez kulturalnych; imprez współorganizowanych; nowych tematów i przedsięwzięć; działalności edukacyjnej; działalności szkoleniowo metodycznej; działalności naukowej; współpracy z ośrodkami naukowymi; wymiany kulturalnej z innymi organizacjami; kanałów dystrybucji o wystawach i wydarzeniach kulturalnych; wydawnictw; mediów informujących o działalności muzeum. Analiza miesięcznych planów oraz sprawozdań z działalności merytorycznej potwierdza, iż instytucja realizuje zadania i cele określone w statucie oraz w ustawach (art. 32 ust. 2 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz art. 1 i 2 ustawy o muzeach). Sprawozdania miesięczne uwzględniają te zadania, które zostały ujęte w planie rocznym oraz planach miesięcznych. Jednakże trudno zweryfikować, czy zadania z zakresu działalności naukowo-badawczej opisane w sprawozdaniach miesięcznych poszczególnych działów merytorycznych były rzeczywiście zaplanowane do realizacji w danym miesiącu. Przyczyną tego jest fakt, iż plany, mając bardzo ogólną formę, nie uwzględniają zamierzeń w sferze badań, czy opracowań naukowych planowanych do wykonania w danym miesiącu. Natomiast sprawozdania miesięczne są szczegółowe, obejmują pełne spektrum działania poszczególnych działów merytorycznych instytucji, uwzględniają (poza okazjonalnymi wydarzeniami wernisaże, koncerty, konferencje oraz dostępnością do zwiedzania wystaw stałych i czasowych) prace naukowe, badawcze, udzielone konsultacje, wykonane kwerendy, przygotowane wykłady, artykuły, prezentacje itd. Informacja na temat wysokości opłat za wstęp do muzeum oraz dnia, w którym wstęp na wystawy stałe jest nieodpłatny Zgodnie z art. 10 ust. 3 ustawy o muzeach dyrektor muzeum ma ustalić i podać do publicznej wiadomości, w sposób zwyczajowo przyjęty, wysokość opłat za wstęp do muzeum oraz dzień, w którym wstęp jest nieodpłatny. W Muzeum Zagłębia informacje te są zamieszczane na tablicach zewnętrznych przed 20