Najczęściej popełniane błędy w procesie autoryzacji płatności Działanie 431 Funkcjonowanie Lokalnej Grupy Działania, nabywanie umiejętności i ak

Transkrypt

1 Najczęściej popełniane błędy w procesie autoryzacji płatności Działanie 431 Funkcjonowanie Lokalnej Grupy Działania, nabywanie umiejętności i aktywizacja. Karniowice, dnia 8 marca 2012 r.

2 Składanie uzupełnień do wniosku o płatność po upływie wyznaczonego terminu. Konsekwencją dla Beneficjenta nieusunięcia braków mimo kolejnego wezwania jest rozpatrywanie wniosku o płatność w zakresie, w jakim został on wypełniony oraz na podstawie dołączonych i poprawnie sporządzonych dokumentów (czyli w pierwotnie złożonym kształcie). Samorząd Województwa kierując się dyspozytywnością postanowień umowy przyznania pomocy może odstąpić od stosowania ww. sankcji o ile nie został zakończony proces rozpatrywania wniosku o płatność, a okoliczności uchybienia wyznaczonemu terminowi nie wskazują na naruszenie zasad należytej staranności przez Beneficjenta. Złagodzenie wskazanych postanowień umowy należy traktować jako wyjątek a nie zasadę.

3 Dostarczane uzasadnienia do wniosków o płatność są niewystarczające. W przypadku zmiany mierników rzeczowych (zwiększenia lub zmniejszenia) bez uprzedniej zmiany szczegółowego opisu zadań w tym zakresie, Beneficjent zobowiązany jest do dostarczenia wraz z wnioskiem o płatność wyczerpujących wyjaśnień. Beneficjent powinien udokumentować zasadność i niezbędność realizacji zarówno dodatkowego zakresu dla osiągnięcia planowanego celu, jak i racjonalność zmniejszenia mierników rzeczowych. Należy szczególnie zwrócić uwagę na fakt, iż oszczędności powstałe np. w wyniku zmniejszenia niektórych kosztów pozycji szczegółowego opisu zadań nie są wystarczającą podstawą do zagospodarowania tych kosztów na inne pozycje szczegółowego opisu zadań. Ponadto, należy zwrócić uwagę, że kwestie uzasadnienia i uznawania przez UM odchyleń finansowych w Szczegółowym opisie zadań zrealizowanych ( ) zawarte zostały w 9 umowy przyznania pomocy (W przypadku, gdy faktycznie poniesione koszty kwalifikowalne operacji w ramach danego etapu operacji, wskazane dla danej pozycji w zrealizowanym opisie zadań, będą niższe bądź wyższe o więcej niż 10% niż określono to w zaakceptowanym opisie zadań, Beneficjent składa pisemne wyjaśnienie tych zmian.).

4 Podpisywanie dokumentów niezgodnie z zapisami KRS. Powyższa kwestia dotyczy sytuacji, gdy do składania oświadczeń woli we wszystkich sprawach majątkowych i niemajątkowych Stowarzyszenia (zawierania umów i udzielania pełnomocnictw) wymagane jest współdziałanie dwóch osób (np. dwóch Członków Zarządu lub innych osób wskazanych w KRS). Nieprzestrzeganie powyższej kwestii budzi poważne wątpliwości odnośnie prawidłowości funkcjonowania Stowarzyszenia oraz powoduje konieczność dokonywania uzupełnień.

5 Błędnie wypełniane pole w części IV.12 wniosku o płatność. Należy podać okres, za jaki składany jest wniosek. W pozycji od należy wpisać (zarówno dla wniosku o płatność pośrednią, jak i wniosku o płatność ostateczną) datę nie wcześniejszą niż r., a w pozycji do faktyczny dzień złożenia wniosku o płatność w UM albo ostatni dzień terminu złożenia wniosku o płatność przewidzianego w umowie dla danego etapu. Należy pamiętać, żeby przedstawione do refundacji faktury lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie były poniesione wcześniej niż podana data w pozycji od.

6 Na wyciągach bankowych brak zaznaczonych operacji finansowych dotyczących wniosku. Znacząco wpływa to na czas oceny wniosku o płatność, z uwagi na trudność w przyporządkowaniu operacji do dokumentów poświadczających zapłatę.

7 Polecenia wyjazdów służbowych: Przedstawianie do refundacji kosztów dotyczących jazd lokalnych w ramach pozycji Podróże służbowe. Należy odróżnić jazdy lokalne od podróży służbowych (jazda lokalna to jazda w obrębie miejsca pracy, w związku z czym nie mieści się w pojęciu jazdy zamiejscowej). Koszty związane z jazdami lokalnymi mogą stanowić koszt kwalifikowalny jako inne świadczenia związane z pracą pracowników LGD, o których mowa w 3 a ust. 1 pkt 3 rozporządzenia 431 i mogą być rozliczane np. na podstawie przyznanych ryczałtów.

8 Polecenia wyjazdów służbowych c.d.: Przedstawianie do refundacji Poleceń wyjazdów służbowych związanych ze szkoleniami organizowanymi w ramach innych projektów np. współfinansowanych z POKL. Koszt związany z innym programem może zostać zrefundowany jedynie w przypadku, jeżeli udział w szkoleniu pozwoli pracownikom LGD podnieść kwalifikacje, potrzebne do prawidłowego wdrażania LSR, w związku z czym każdorazowo wraz z poleceniem wyjazdu służbowego należy przedstawić wyczerpujące uzasadnienie.

9 Polecenia wyjazdów służbowych c.d.: Dostarczane polecenia wyjazdów służbowych są niepełne w zakresie podstawowych elementów np.: celu, środka lokomocji, potwierdzenia pobytu służbowego (w przypadku gdy obowiązek taki wynika z regulaminu rozliczania delegacji), podpisu osoby delegującej. W przypadku dostarczania do rozliczenia biletów nieuwzględnianie tego faktu w kolumnie 13 wykazu faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (kwota wydatków kwalifikowalnych, w tym VAT).

10 Polecenia wyjazdów służbowych c.d.: Diety: Zgodnie z 4 Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002 r. z późn. zm.), dieta jest przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za dobę podróży. Od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.. Dieta nie przysługuje, jeżeli zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

11 Polecenia wyjazdów służbowych c.d.: Ryczałty: Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (Dziennik Ustaw z 2002 r. Nr 27 poz. 271, 4 ust. 2 ).

12 Faktury i rachunki: Nazwa nabywcy faktury niezgodna z zapisami KRS. Powoduje to konieczność dostarczania not korygujących w przeciwnym wypadku koszt z przedstawionej faktury nie podlega refundacji. Opisy faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej zawierają liczne błędy (np. podpisy, daty, kwota wydatków kwalifikowalnych).

13 Niedostarczanie dowodów płatności gotówkowej. W sytuacji, gdy faktura opłacona gotówką nie zawiera adnotacji zapłacono dokonanej przez wystawcę faktury, wówczas taki dokument wymaga dołączenia dodatkowych dowodów zapłaty tzn. raportów kasowych udokumentowanych dowodami kasowymi: Dowód wpłaty KP lub dowód wypłaty KW lub potwierdzeń przez wystawcę faktury, zawierających pieczątki, daty i podpisy wystawców faktur (dowód płatności gotówkowej powinien być podpisany przez osobę przyjmującą wpłatę).

14 Listy Płac: Niedostarczanie druków ZUS DRA oraz RSA (o przerwach w opłacaniu składek jeśli wystąpiły) potwierdzających wysokość składek. W kolumnie 11 (kwota kosztów całkowitych) części V wniosku o płatność należy wpisać pełen koszt ponoszony przez pracodawcę, natomiast w kolumnie 12 (kwota kosztów kwalifikowalnych) powyższy koszt powinien być pomniejszony o Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - o ile pracodawca go poniósł (koszt odprowadzany pomimo braku takiego obowiązku nie stanowi kosztu kwalifikowanego).

15 Listy Płac c.d.: Zgodnie z art. 104a Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U.2004 nr 99 poz.1001), pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne nie są zobligowane do odprowadzania Funduszu Pracy za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego przez okres 36 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu macierzyńskiego.

16 Umieszczanie logotypów na materiałach informacyjnych. Zgodnie z 5, ust. 1, pkt 3 lit. f) umowy przyznania pomocy beneficjent zobowiązuje się do spełnienia warunków określonych w Programie i aktach prawnych wymienionych w 1 umowy przyznania pomocy oraz realizacji operacji zgodnie z postanowieniami umowy, w tym do: informowania i rozpowszechniania informacji o pomocy otrzymanej z EFRROW, zgodnie z przepisami rozporządzenia 1974/2006 oraz z warunkami określonymi w Księdze wizualizacji znaku PROW na lata , opublikowanej na stronie internetowej MRiRW.

17 Dokumenty w języku obcym. Należy pamiętać, iż składane z wnioskiem o płatność dokumenty w języku obcym muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.

18 Niedostarczanie dokumentów niezbędnych do rozliczenia wybranych kosztów np.: Niedostarczanie wewnętrznych regulaminów (np. wynagradzania, rozliczania podróży służbowych itp.), Niedostarczanie dokumentów potwierdzających udział w szkoleniach (zaproszenia, certyfikaty, harmonogramy szkoleń itp.) oraz organizowania szkoleń (lista uczestników, umowa na wynajem pomieszczenia, umowa z osobą prowadzącą szkolenie, harmonogram szkolenia itp.), Niedostarczanie imiennych list odbioru nagród, Niedostarczanie dokumentów rozliczających zadania o charakterze edukacyjnym oraz wydarzeń promocyjnych lub kulturalnych, Niedostarczanie kompletnych kart udzielonego doradztwa, Niedostarczanie dokumentów potwierdzających rozliczenie w zakresie opracowania dotyczącego obszaru objętego LSR. 18

19 Sprawozdanie z realizacji operacji w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Informacje ogólne: Nr sprawozdania, Nr i tytuł operacji, Okres realizacji operacji, Nr identyfikacyjny beneficjenta pomocy, Nazwa beneficjenta pomocy, Siedziba i adres beneficjenta, Osoba uprawniona do kontaktu.

20 Informacje dotyczące przebiegu realizacji operacji (dotyczy wszystkich dotychczas zrealizowanych etapów): Pkt II.1 należy wyszczególnić wszystkie etapy operacji zrealizowane od początku realizacji operacji. Pkt II.2 należy podać liczbę zadań zrealizowanych w ramach wszystkich dotychczas zrealizowanych etapów, z podziałem na zakresy zadań. Pkt II.3 należy podać całkowitą kwotę wydatków poniesionych w ramach wszystkich dotychczas zrealizowanych etapów (narastająco), z podziałem na zakresy zadań.

21 Informacja o napotkanych problemach: Należy opisać problemy powstałe podczas realizacji operacji wraz z informację o podjętych działaniach naprawczych. Należy zawrzeć informację, czy w trakcie realizacji operacji wprowadzono zmiany planu finansowego operacji. W przypadku zawarcia aneksów do umowy, należy podać datę zawarcia i numer każdego aneksu. W przypadku, gdy nie wystąpiły problemy podczas realizacji operacji, należy zamieścić stwierdzenie o niewystępowaniu problemów w trakcie realizacji operacji (np. Brak ).

22 Wskaźniki monitorowania (dotyczy danego etapu): IV.1 należy podać łączną liczbę uczestników zadań przeprowadzonych przez LGD w ramach zrealizowanej operacji. IV.2 należy wypełnić w przypadku, jeżeli zakres operacji obejmował szkolenia kadr biorących udział we wdrażaniu LSR lub szkolenia przeprowadzane dla potencjalnych beneficjentów w ramach aktywizowania społeczności lokalnej.

23 Oświadczenie Beneficjenta: Oświadczenie podpisuje beneficjent lub osoba upoważniona do występowania w imieniu beneficjenta.

24 Aktywny formularz wniosku o płatność: Aktywny formularz wniosku o płatność uważa się za poprawnie wypełniony, jeżeli po kliknięciu przycisku Sprawdź nie wyświetla się żaden komunikat o błędach, bądź wyświetla się komunikat o błędach nieblokujących odnoszący się do pól, które nie dotyczą Beneficjenta. Ponadto, na wydruku poprawnie wypełnionego aktywnego formularza wniosku nie występuje znak wodny o treści wersja robocza.

25 Inne: Przedkładane dokumenty do SW są mało staranne, zawierają liczne błędy. Nie stosowanie się do uwag pracownika UMWM zawartych w piśmie, stąd pisma wysyłane do Beneficjenta są podobnej treści w każdym etapie. Niedostarczanie wszystkich, niezbędnych, podstawowych dokumentów do SW (np. umowy, faktury, etc.).

26 Wpisywanie błędnych, podstawowych danych do wykazu faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (np. nazwa wystawcy dokumentu, data zapłaty, data wystawienia dokumentu, błędne przypisywanie pozycji z wykazu faktur do pozycji ze szczegółowego opisu zadań). Uzupełnianie szczegółowego opisu zadań niezgodnie z aktualnym zaakceptowanym opisem zadań. Dostarczane umowy do SW są niestarannie przygotowywane (np. daty w umowie o pracę rozbieżne z datami zakresu obowiązków).

27 W przypadku współfinansowania przez LGD wydarzeń o charakterze kulturalnym oraz promocyjnym, należy jasno wskazać w zapisach umowy obowiązki oraz korzyści dotyczące wzajemnej współpracy. Zaleca się, aby faktury i dokumenty o równoważnej wartości dowodowej przedstawiane do refundacji ułożone były w kolejności zgodnej z numeracją widniejącą w wykazie faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dokumentujących poniesione koszty (załącznik nr V wniosku o płatność).

28 Wysyłane pisma z uzupełnieniami są awizowane, czasami zdarza się, że w ogóle nie zostają odebrane i wracają do SW. Może to świadczyć o braku obecności pracownika w biurze, a co za tym idzie braku możliwości realizowania założeń działania 431.

29 Zaleca się, aby faktury i dokumenty o równoważnej wartości dowodowej przedstawione do refundacji zawierały na odwrocie dokumentu opis z następującymi informacjami: Numer umowy przyznania pomocy, Numer pozycji w Szczegółowym opisie zadań zrealizowanych w ramach etapu Kwota wydatków kwalifikowalnych w ramach danego dokumentu zł. Numer odrębnego konta, na którym zostały zaksięgowane wydatki w ramach danej operacji. Potwierdzenie poprawności rachunkowej, formalnej i merytorycznej przez złożenie podpisu przez osoby sprawdzające wraz z datami ich złożenia.

30 Dziękuję za uwagę