INSTRUKCJA STANOWISKOWA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA STANOWISKOWA SIMPLE.ERP Środki Trwałe - Obsługa dokumentów bieżących

2 Projekt Warszawski Uniwersytet Medyczny INSTRUKCJA SIMPLE.ERP 1 Logistyka

3 1. LOGOWANIE I ORGANIZACJA PULPITU Logowanie do programu Organizacja pulpitu Personalizacja ikon na pulpicie Operatora Ustawienie parametrów Użytkownika (Operatora) Ewidencja MT Zakładanie nowej karty ewidencyjnej budowa karty Dane karty dane podstawowe Dane karty - Dane dodatkowe Dane karty Dane ewidencji rachunkowej Dane karty systemy amortyzacji Dane karty Dane Techniczne Dane karty - Składowe Dane karty - Klasyfikacje Dane karty - Uzupełniające dane Tworzenie nowych kart poprzez kopiowanie Wartość majątku trwałego Lista operacji Operacje MT.ERP Obsługa generowania dokumentów przyjęcia OT i OTPB do ewidencji Majątku Trwałego Generowanie OT1 i OTPB1 z dokumentu RW Generowanie OT2 i OTPB2 faktury zakupu Generowanie dokumentu NC lub NCPB dla niskocennych pozycji majątku Generowanie wielopozycyjnych dokumentów przyjęcia do ewidencji z dokumentu RW Generowanie wielopozycyjnych dokumentów przyjęcia NC do ewidencji dla niskocennych z dokumentu zakupu Generowanie wielopozycyjnych dokumentów OT i OTPB dla małowartościowego majątku trwałego Ręczne tworzenie dokumentów OT i OTPB Korekty wygenerowanych lub wprowadzonych ręcznie do listy operacji dokumentów OT Obsługa dokumentów OT na liście operacji Uruchomienie listy operacji w obszarze Majątku Trwałego Usuwanie dokumentów OT z listy Wydruki dokumentów z listy operacji Wydruk dokumentu OT Wydruk dokumentu dla niskocennych Wydruk wielopozycyjnego dokumentu OT lub OTPB dla małowartościowych środków trwałych (wyposażenia) Pozostałe rodzaje operacji w MT.ERP to: Zmiana wartości Zmiana umorzenia Zmiana stawki amortyzacji SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

4 8.4. Likwidacja całkowita Przeniesienie aparatury badawczej do środków własnych WUM Zmiana miejsca Zmiana kwoty odpisu Zmiana osoby Likwidacja częściowa Zmiana rodzaju amortyzacji Czasowe zawieszenie amortyzacji Znaczenie daty operacji i daty obowiązywania w dokumentach obszaru MT AMORTYZACJA Analiza amortyzacji Plany amortyzacji Lista Planów Amortyzacji Naliczenie amortyzacji SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

5 1. LOGOWANIE I ORGANIZACJA PULPITU 1.1. Logowanie do programu 1. Zalogować się do komputera na własny login i hasło domenowe 2. Odnaleźć na pulpicie ikonę uruchamiania programu SIMPLE.ERP i uruchomić dwuklikiem 3. Przy pierwszym logowaniu pojawi się formatka, z indywidualnym loginem zalogowanego do Windows Operatora: Rysunek 1 4. Zaznaczyć / wypełnić w podanej kolejności pola: 1. [v] Logowanie zintegrowane (1) 2. W pole Serwer wpisać `simple` (2) 3. Przyciskiem (3), z listy rozwijalnej wybrać bazę Firmy (Warszawski Uniwersytet Medyczny) 4. Nacisnąć klawisz [Połącz] (4) 3 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

6 Rysunek 2 5. Uwaga: na liście baz występują również firmy/bazy szkoleniowe, na których można prowadzić testy i naukę. Na bazie produkcyjnej `Warszawski Uniwersytet Medyczny` zabronione jest prowadzenie testów 6. Wybranie okresu sprawozdawczego: Rysunek 3 Program podpowiada bieżący okres należy go wybrać. W szczególnych wypadkach, np. przy uzupełnianiu transakcji z poprzedniego miesiąca, można zmienić okres na poprzedni. W takim wypadku program będzie podpowiadał datę ostatniego dnia wybranego poprzedniego miesiąca. 7. Zamknąć program przyciskiem [ X ] w prawym górnym oknie programu: 4 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

7 Rysunek 4 8. Poinformować Administratora uprawnień WUM o pierwszym logowaniu. Administrator dopiero po pierwszym logowaniu może nadać właściwe uprawnienia Operatorowi. 9. Kolejne logowanie do programu - zaznaczyć Logowanie zintegrowane i nacisnąć [Połącz] (2): Rysunek Organizacja pulpitu 1. Dostęp do wszystkich funkcji programu, z górnego menu - System > Menu pełne: Rysunek 6 5 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

8 2. Wygląd Menu pełnego, częściowo rozwiniętego: a. przyspieszenie dostępu do listy dokumentów RW, z których będą generowane OT do Majątku Trwałego Rysunek 7 b. przyspieszenie dostępu do listy faktur, z których będą generowane dokumenty OT do Majątku Trwałego 6 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

9 Rysunek 8 c. przyspieszenie dostępu do wygenerowanych dokumentów OT w obszarze Majątku Trwałego 7 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

10 Rysunek 9 3. Menu umożliwia przeglądanie i rozwijanie jego katalogów, wyciąganie ikon katalogów oraz pojedynczych ikon na pulpit programu ERP. Z praktyki polecane jest wyciąganie na pulpit pojedynczych ikon 4. Wyciąganie ikony na pulpit ERP: lewym klawiszem myszki wskazać ikonę i trzymając ten klawisz naciśnięty, przeciągnąć ikonę na pulpit ERP 5. Ikony na pulpit mogą być wyciągane w dogodnym momencie. Mogą być również usuwane z pulpitu, może być wyciągniętych kilka ikon uruchamiających tę samą funkcję. 6. Wszystkie funkcje można uruchomić z Menu pełnego. Ikony na pulpicie przyspieszają i ułatwiają dostęp do tych funkcji. 7. UWAGA: pomimo widoczności funkcji programu przez Operatora, podczas przeglądania menu pełnego, dostęp do nich jest ograniczony prawami dostępu. Możliwość uruchomienia funkcji zależy od uprawnień zalogowanego Operatora. 8. Przykładowy zestaw ikon na pulpicie, dla Logistyki / Generowanie dokumentów OT: Rysunek 10 8 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

11 9. Ikony umieszczone na pulpicie, zwłaszcza ikony uruchamiające listy dokumentów i uruchamiające tworzenie nowego dokumentu, mogą być personalizowane. 10. Ikona Dokumenty RW lista służy do przeglądania listy dokumentów (RW), raportowania oraz tworzenia nowego dokumentu RW, czyli powiela funkcje ikony Dokument RW 1.3. Personalizacja ikon na pulpicie Operatora 11. Operację personalizacji ikon może przeprowadzić samodzielnie Operator 12. Personalizacja dotyczy tylko ikon umieszczonych na pulpicie. Nie wszystkie ikony mogą być personalizowane. Ilość parametrów personalizujących ikony jest zmienna dla różnych ikon 13. Z praktyki polecane jest personalizowanie ikon po pewnym okresie pracy, w miarę nabywania praktyki w obsłudze programu 14. PRZYKŁAD 1 Operator generuje OT z dokumentów RW wprowadzonych do magazynu D w styczniu 2016 roku. Na pulpicie ustawiono ikonę do personalizacji. Zmieniono nazwę ikony, która będzie personalizowana (prawym klawiszem myszki wskazać ikonę > wybrać z menu `Zmień nazwę`): Rysunek Wygląd nagłówka okna otwartego ikoną Dokumenty RW - lista : 9 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

12 Rysunek Personalizacja parametrów ikony (prawym klawisze myszki na ikonie): Rysunek Używając kilkukrotnie operacji `Dodaj`, ustawić parametry skrótu dla ikony. Zapisać ustawienia, zamknąć okienko: 10 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

13 Rysunek 14 Ta ikona posiada 50 parametrów do wyboru. Ustawiono przykładowo 5 z PRZYKŁAD 2 Operator najczęściej generuje dokumenty przyjęcia do Majątku Trwałego z faktur zakupu. Na pulpicie ustawiono 1 ikonę do personalizacji. Zmieniono nazwę ikony (prawym klawiszem myszki wskazać ikonę > wybrać z menu `Zmień nazwę`): 1. Domyślne ustawienia filtrów listy dokumentów, przed personalizacją: Rysunek 15 Rysunek SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

14 2. Personalizacja ikony (operacje wywoływania listy parametrów, dodawania parametrów jak opisano wyżej): Rysunek 17 Włączono filtr na datę dokumentu (`Czy filtr ` i `Data od, Data do`) Zmieniono filtr na status ( Status Zatwierdzony Włączono filtr na typ dokumentu zakupu (`Czy filtr ` i `Typ dokumentu `) Ta ikona posiada 59 parametry. Ustawiono wybranych 6 z Domyślne ustawienia filtrów listy dokumentów, po personalizacji: Rysunek SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

15 Rysunek Ustawione przez personalizację filtry mogą być zmieniane na samej liście. Po odświeżeniu (ikona z paska zadań wg aktualnych filtrów ) na liście pojawią się dokumenty wybrane 1.4. Ustawienie parametrów Użytkownika (Operatora) 1. Dostęp do operacji: Menu pełne > Użytkownicy > Zmiana parametrów użytkownika 2. Warto ustawić podane poniżej 4 parametry, wg pokazanych wartości: Rysunek Nie należy przestawiać innych parametrów. Są one ustawione optymalnie dla Użytkowników. 2. Ewidencja MT Okno Ewidencja MT składa się z trzech podstawowych części: drzewiastej struktury folderów klasyfikacji, zawartości wybranego folderu w formie listy oraz w dolnej części - danych wybranej karty 13 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

16 Podstawową nawigację po drzewiastej strukturze folderów klasyfikacji umożliwia lewa górna część okna: drzewo folderów klasyfikacji W tej części okna można wybrać z listy dowolne kryterium. Następnie przemieszczanie się po dowolnych poziomach wybranego kryterium powoduje wyświetlenie w prawej części okna takiego zakresu pozycji majątkowych jaki należy do wybranej gałęzi. Prawa górna część okna przedstawia zawartość wybranego folderu 14 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

17 Lista kart środków Wybór dowolnej pozycji majątkowej na liście po prawej stronie powoduje wyświetlenie szczegółowej karty majątkowej, dla wskazanej pozycji w dolnej części okna ewidencji zbudowanej w formie zakładek Zakładanie nowej karty ewidencyjnej budowa karty Wprowadzenie nowej pozycji majątkowej do ewidencji wymaga założenia karty ewidencyjnej oraz wartościowego dokumentu przyjęcia (OT) Istnieją dwie metody wprowadzania do ewidencji: 1. Pierwsza z nich polega na założeniu karty ewidencyjnej, którą następnie umieszczamy w dokumencie przyjęcia (OT). Poszczególne pola karty pogrupowane w zakładki tworzą szczegółową charakterystykę pozycji majątkowej. Część pól jest niedostępnych do edycji dla użytkownika, a ich zawartość wypełniana jest automatycznie przez system. Pola udostępnione do edycji są wyróżnione białym kolorem. Jednak nie wszystkie pola dostępne do edycji muszą być wypełnione. Wystarczy wypełnienie części pól umieszczonych na dwóch pierwszych zakładkach karty, aby system pozwolił na umieszczenie karty na liście pozycji majątkowych. Przy zakładaniu karty należy wypełnić pola na jej zakładkach, które są wymagane Dane karty dane podstawowe Karta wybranej pozycji majątkowej 15 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

18 Zakładka Dane podstawowe zawiera: Numer karty unikalny ciąg znaków jednoznacznie określający definiowaną kartę majątku (pole wypełaniane przez system automatycznie) Status status karty \ A - aktualny, B poprawiony (pole wypełaniane przez system automatycznie), Wersja podaje wersję karty - jest to związane ze statusem (pole wypełaniane przez system automatycznie) Czy liczny ustawiona flaga określa, że numer inwentarzowy karty dotyczy więcej niż jednej sztuki, a ustawienie jej umożliwia edycję natępnego pola Ilość - przy ustawieniu flagi na liczny mamy możliwość wpisania ilości, która domyślnie wynosi 1 szt. Rodzaj majątku określa rodzaj majątku - wybór z listy rodzaju majątku GUS wybór klasyfikacji GUS z listy. Zapisanie ostatniego poziomu (3-cyfrowego) w klasyfikacji GUS jest obwiązkowe każdorazowo, gdy tworzymy kartę środka trwałego i tylko w tym wypadku jest to pole kontrolowane. W przypadku wyboru innego rodzaju majątku nie musimy wpisywać klasyfikacji GUS, jednak z tą konsekwencją, że w zestawieniach nie będzie możliwości użycia filtra wg poziomów klasyfikacji GUS dla innego rodzaju majątku niż środki trwałe. Wybór klasyfikacji GUS w przypadku srodków trwałych jest pobierany do budowy numeru inwentarzowego. Produkt - wybór produktu z listy środków przyjętych w obszarze OT (pole wypełniane wyłącznie wtedy gdy pozycja majątkowa pobierana jest z magazynu dokumentem RW) Dokument zakupu pole powiązane z wyborem produktu i dokumentami magazynowymi (pole wypełniane wyłącznie wtedy gdy pozycja majątkowa pobierana jest z magazynu dokumentem RW) Stan majątku (pole uzupełniane przez system) jest: nowy, gdy założona karta nie została umieszczona na dokumencie przyjęcia (OT) i dokument ten nie został zatwierdzony, czynny, gdy zatwierdzony zostanie dokument przyjęcia (OT), tymczasowy, gdy zostanie anulowany dokument przyjęcia, zlikwidowany, gdy we wszystkich systemach, w których srodek występował zostanie zatwierdzony dla niego dokument likwidacji całkowitej Data obowiązywania (pole uzupełniane przez system na podstawie zatwierdzonego dokumentu OT) wskazuje na rozpoczęcie amortyzacji dla wskazanej pozycji Numer inwentarzowy budowany automatycznie przez system w przypadku tworzenia nowej karty dla środka trwałego po wskazaniu na karcie informacji: rodzaj majątku, 3- cyfrowa grupa GUS powstaje numer inwentarzowy składający się z grupy GUS i automatycznie narzucanego przez system licznika 6-cyfrowego 16 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

19 wyposażenia (małowartowściowe środki trwałe) po wskazaniu na karcie: rodzaju majątku oraz 3-cyfrowej grupy GUS zostanie utworzony automatycznie numer onwentarzowy składający się, podobnie jak w przypadku środka trwałego, z 3-cyfrowej gr GUS i narzuconego przez system 6-cyfrowego licznika niskocennego środka trwałego po wskazaniu na karcie informacji: rodzaj majątku, przeznaczenie (z listy wartości zaczynających się od N-01) zostanie automatycznie zbudowany numer inwentarzowy, w którym pierwszy człon będzie zawierał wskazane przeznaczenie a kolejny człon to 6-cyfrowy licznik wartości niematerinanej i prawnej po wskazaniu na karcie informacji: rodzaj majątku system automatycznie zbuduje nr inwentarzowy, którego pierwszy człon to oznanczenie symbolu dla wartości nimeaterialnych i prawnych WN a kolejny człon to 6-cyfrowy numer licznika. Nazwa rodzajowa Pole o długości 140 znaków alfanumerycznych powinno być wypełnione krótką nazwą pozycji majątkowej. Bez wypełnienia tego pola system nie dopuści do zapisu karty Nazwa pełna pole o długości 140 znaków alfanumerycznych po wprowadzeniu nazwa rodzajowa kopiowana jest tą samą treścią do nazwy pełnej. Jest to funkcja ułatwiająca rozszerzenie nazwy rodzajowej o bardziej szczegółowy opis, który można dopisać do skopiowanej treści. Pole nie musi być wypełnione, aby system zapisał kartę. Jednak wypełnienie nazwy pełnej zaleca się ze względu na fakt, że jako jedyny opis środka wystepuje na arkuszach i zestawieniach z inwentaryzacji. Bez nazwy pełnej pola na tych wydrukach pozostaną puste. Numer obcy pole wypełniane na etapie wdrożenia i przeniesienia danych dokumentem BO numeracją środków obowiązującą przed importem danych do SIMPLE - MT.ERP. Na etapie bieżącej obsługi pole nie będzie wykorzystywane. Pole posiadające wysoce przydatną funkcjonalność dzięki możliwości odszukiwania pozycji majątkowej po wpisanej tu treści. W tym celu wystarczy nad listą środków w oknie Ewidencja przy tytule kolumny Nr inwentarzowy po prawej stronie wcisnąć gwiazdkę. Automatycznie system przełączy zawartość kolumny, w której są wyświetlane numery inwentarzowe, na wyświetlanie informacji o nr obcym. Ponowne wciśnięcie gwiazdki przywróci wyświetlanie numerów inwetarzowych w tej kolumnie Dane karty - Dane dodatkowe Dane dodatkowe 17 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

20 Formy własności informacja na temat, jaka jest forma własności danego środka wybierana z listy zdefiniowanej w Słownikach. Forma własności ma zasadnicze znaczenie dla wyróżnienia aparatury badawczej. Lista form własności zawiera: Własny w przypadku pozycji majątkowej zakupionej z własnych środków Aparatura Badaw. w przypadku zakupu aparatury badwaczej Własny/Aparat. w przypadku zakupu łączonego częściowo ze środków WUM, a częściowo ze środków przeznaczonych na zakup aparatury badawczej. Dzięki temu przydzielone formy własności służą do analizy majątku grupowanego wg rodzaju majątku (wypełnienie pola obowiązkowe). Formy przyjęcia wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Forma przyjęcia w powiązaniu z datą zakupu jest istotną informacją dla potrzeb sporządzenia sprawozdania F-03. Tutaj z dostępnej listy dokonać należy wyboru rozróżniającego zakup krajowy od importu. (wypełnienie pola obowiązkowe) Przeznaczenie - wybór z listy przeznaczenie środka trwałego, wybierana z listy zdefiniowanej w Słownikach (wypełnienie pola obowiązkowe) Odpowiednie przeznaczenie pozwoli na rozróżnienie majątku w podziale na: niskocenne typy niskocennych - - środki trwałe, wyposażenie i wartości niematerialne i prawne eksponaty, dzieła sztuki i inne Użytkownik operator, który założył lub ostatni modyfikował kartę środka, (pole uzupełniane przez system) Dostawca wybór z listy dostawców, zdefiniowanej w obszarze FK.ERP na podstawie rejestru zakupu. Jeśli na liście dostawców nie znajdujemy właściwego, jest możliwość zdefiniowania go poprzez uaktywnienie z listy dostawców przyciskuw lewym rogu. (wypełnienie pola nie jest obowiązkowe) 18 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

21 Opis dodatkowy opis karty. Pole daje możliwość zdefiniowania szczgółowej charakterystyki środka o wielkości 2000 znaków alfanumerycznych, co można przyrównać do kartki formatu A4. Wielkość opisu ogranicza możliwości drukowania tych danych w całości wyłącznie na karcie środka lub kopiowania do edytorów tekstu. (wypełnienie pola nie jest obowiązkowe) Dane karty Dane ewidencji rachunkowej Następna zakładka to dane o ewidencji rachunkowej - zawiera informacje dotyczące ewidencji rachunkowej są to informacje założone przy tworzeniu klasyfikacji na tej zakładce, jeżeli są wprowadzone jakiekolwiek operacje nie ma możliwości ich edycji Dane ewidencji rachunkowej Data przekazania data przekazania do użytkowania (pole uzupełniane przez system) Data zakupu data zakupu środka (pole uzupełniane przez system). Zmiana daty zakupu może nastąpić za pośrednictwem dokumentu przyjęcia (OT) przed jego zatwierdzeniem Data ewidencji data założenia w ewidencji rachunkowej (pole uzupełniane przez system) Pierwotna stawka amortyzacji stawka procentowa powiązana z informacją o grupie GUS wypełnianej w Danych podstawowych karty. (pole uzupełniane przez system), której modyfikacji można dokonać na dokumencie OT przed jego zatwierdzeniem. Rok produkcji informacja dodatkowa nie wymagana przez system Dane karty systemy amortyzacji Zakładka systemy amortyzacji zawiera dane dotyczące informacji na temat przynależności danej karty do systemów amortyzacji ze wszystkimi informacjami dla rodzaju amortyzacji. 19 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

22 Ewidencja Systemy amortyzacji Zakładka zawiera informacje o: systemie ewidencji, rodzaju amortyzacji stawki amortyzacji, datach początkowych daty rozpoczęcia amortyzacji środka w poszczególnych systemach, wartości początkowej wartość z dokumentu przyjęcia, umorzeniu początkowym umorzenie z dokumentu przyjęcia, wartości netto aktualna księgowa wartość wynikająca z różnicy między wartością i umorzeniem środka umorzeniu aktualnym na obecną chwilę uwzględniając amortyzację oraz dokumenty zmiany umorzenia, wartości zwiększenia wg dokumentów zmiany wartości (zwiększenie), przyjęć częściowych wartości zmniejszenia - wg dokumentów zmiany wartości (zmniejszenie), likwidacji częściowych umorzeniu zwiększenia, umorzeniu zmniejszenia, Dane karty Dane Techniczne Zakładka dane techniczne zawiera informacje o danych technicznych, które definiujemy przy zakładaniu klasyfikacji. Określany jest rodzaj pola i typ. 20 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

23 Dane techniczne Dane karty - Składowe Zakładka składowe - zawiera dane, jakie składowe (części składowe, bądź części, z jakich składa się majątek) i ile zawiera dany majątek Składowe Status Nr inwentarzowy Nazwa rodzajowa Data obowiązywania Data usunięcia Dane karty - Klasyfikacje Zakładka klasyfikacje - zawiera dane, do jakich klasyfikacji przypisana jest oglądana karta majątku Klasyfikacje Status status (A-aktywny) 21 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

24 System klasyfikacji system, do jakiego została przypisana karta Identyfikator alfanumeryczny identyfikator najniższego poziomu we wskazanej klasyfikacji Klasyfikacja nazwa (opis) klasy, do której jest przypisana karta majątku Data obowiązywania kiedy została przypisana klasa po raz pierwszy do oglądanej karty majątku Data zmiany - data ostatniej modyfikacji systemu klasyfikacji Dane karty - Uzupełniające dane Pozostając w ewidencji można mieć wgląd do listy operacji przeprowadzonych na wybranym składniku majątku, do osoby odpowiedzialnej, miejsca użytkowania i planu amortyzacji (w którym możemy oglądać okresy i podokresy planu): - wybór ikony otwiera okno miejsce składowania - wybór ikony otworzy okno osoby odpowiedzialne - wybór ikony otworzy okno lista operacji - wybór ikony otworzy plan amortyzacji Ewidencja MT 2.2. Tworzenie nowych kart poprzez kopiowanie Jeśli dokonany zostanie zakup wielu jednakowych pozycji majątkowych istnieje możliwość kopiowania kart na dowolną wskazaną przez operatora ilość. Cały proces postępowania odbywa się w 3 etapach: Utworzenie karty dla jednej pozycji 22 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

25 Stojąc na utworzonej karcie, którą chcemy powielić, należy pod prawym przyciskiem myszy wywołać podręczne menu. Z listy należy wybrać polecenie Kopiuj kartę Następnie wywołać pod prawym klawiszem myszy menu podręczne po raz drugi i wybrać polecenie Dodaj kartę. Po użyciu polecenia na końcu listy środków powstanie pusta linia pusta karta nowej pozycji majątkowej. 23 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

26 Stojąc wskaźnikiem myszy na tej pustej linii należy po raz trzeci wywołać menu podręczne pod prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Wklej kartę Pojawi się ekran, w którym należy wskazać ile razy ma zostać powielona karta, a w polu kopiuj datę zakupu operator może zadecydować, czy data zakupu na kopiowanych kartach ma być taka sama jak na pierwszej karcie, z której pochodzą kopiowane dane. Jeśli pole nie zostanie zaznaczone, wtedy domyślną datą zakupu będzie bieżący dzień. 24 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

27 3. Wartość majątku trwałego Dokumenty MT.ERP (operacje) - dokumentacji podlegają wszystkie operacje wpływające na stan majątku trwałego. Wszystkie istotne zmiany parametrów majątku należy rejestrować przy pomocy dokumentów. Dokumenty MT.ERP można wywołać zarówno z poziomu ewidencji MT jak również z odrębnej pozycji w menu lista operacji. Proces budowania bazy danych kończy operacja naniesienia i zatwierdzenia dokumentów zdefiniowanych jako BO lub przyjęcie składnika majątku. Warto wspomnieć, że operacje rejestrujące przyjęcie na stan majątku jeszcze przed zatwierdzeniem są podstawą do generowania planu amortyzacji i jego zmian. Efekt pozostałych dokumentów wartościowych wpływa na przebudowę planu dopiero po ich zatwierdzeniu Lista operacji Lista operacji umożliwia przeglądanie, przeszukiwanie zbioru operacji, jak również dodawanie, usuwanie i poprawianie operacji. Lista operacji podzielona jest na trzy części: a. Pierwsza część to warunki filtrowania dla wyświetlenia istniejących już dokumentów na ekranie komputera. Po uruchomieniu akcji operacje zgłasza się standardowy filtr z dwiema zakładkami, 25 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

28 Listę można filtrować dzięki ustawieniu w danych podstawowych : Flagi rodzaj operacji co powoli wybrać z listy rodzaj operacji jako słownik wbudowany z kompletnym zestawem zdarzeń opisujących stan i ruch majątku w firmie, Flagi typ operacji wybór typu operacji z listy utworzonych dokumentów Flagi operatora wybierany z listy użytkownik, który utworzył bądź ostatnio modyfikował dokument, Flagi system ewidencji wybór żądanego systemu operacji, Flagi data operacji gdzie możemy wprowadzić w zakresie od do przedział czasowy Flagi status operacji co pozwoli na wybór operacji zatwierdzonych, anulowanych, do zatwierdzenia, roboczych 26 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

29 Zaawansowane możliwości filtrowania po: o o o o o o o o Nr inwentarzowym wybór z listy, Rodzaju MT wg klasyfikacji systemowej - wybór z listy, Wartość wpisanie szukanej wartości, Identyfikator operacji podając zakres, GUS po klasyfikacji GUS, Data przyjęcia do użytkowania wpisanie daty przyjęcia majątku Stan MT- wybór z listy (czynny, zlikwidowany, nowy, tymczasowy), Stanowisko kosztów możliwość wyboru dokumentów dla jednego (wskazanego z listy) stanowiska kosztów, 27 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

30 a. Część środkowa to wyświetlane w ramach użytych filtrów dokumenty po użyciu klawisza odświeżania informacji na ekranie, b. Dolna część szczegółowa informacja o nagłówku i wartości ogółem dokumentu podświetlonego w środkowej części ekranu: W walucie operacji - wartości dokumentu wyświetlane w pierwszym wierszu odnoszą się wprowadzonych danych w pozycji dokumentu W walucie systemu wartości dokumentu w walucie systemu wybranego w filtrach przeglądania, Istnieje możliwość sparametryzowania formatki poprzez utworzenie skrótu do operacji na pulpicie i wybranie na nim opcji parametry skrótu. Tam dostępny jest parametr Rodzaj operacji"- który pozwala na przyspieszenie obsługi dokumentów poprzez utworzenie poszczególnych ikon do poszczególnych dokumentów. Przy operacjach automatycznych np. naliczenie amortyzacji obok znacznika statusu operacji pojawia się litera A Operacje MT.ERP Dokumenty rejestrujące stan i ruch majątku trwałego firmy określane są w MT.ERP mianem operacji. SIMPLE MT.ERP wyposażony został we wbudowany zestaw kompletu zdarzeń, które w świetle przepisów mogą wystąpić w analitycznej ewidencji aktywów. Zdarzenia te określone są w module jako Rodzaj operacji. Tworząc poszczególne dokumenty użytkownik musi wskazać rodzaj operacji, którym się chce posłużyć, a dopiero w ramach rodzaju wybiera symbol dokumentu typ operacji, z podpowiadanej listy zdefiniowanych dokumentów dla wybranego rodzaju operacji. 28 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

31 Dokumenty tworzone do poszczególnych rodzajów operacji różnią się budową oraz sposobem wypełniania. Generalny podział dokumentów jaki można wyróżnić to podział na: 1. Dokumenty wpływające na zwiększenie wartości majątku w określonych systemach amortyzacji, 2. Dokumenty wpływające na zmniejszenie wartości majątku w określonych systemach amortyzacji, 3. Dokumenty nie wpływające bezpośrednio na wartość majątku firmy ogółem i nie powiązane z systemami amortyzacji, Dokumenty, których kierunek jest zwiększający to: BO, Przyjęcie do używania, Przyjęcie częściowe, Zwiększenie wartości, Zwiększenie umorzenia Dokumenty, których kierunek jest zmniejszający to: Zmniejszenie wartości, Zmniejszenie umorzenia Likwidacja całkowita, Likwidacja częściowa Dokumenty, których zatwierdzenie nie wpływa bezpośrednio na wartość majątku firmy to: Zmiana osoby odpowiedzialnej, Zmiana miejsca użytkowania, Zmiana stanowiska kosztów, Zmiana rodzaju amortyzacji, Zmiana stawki procentowej amortyzacji, Zmiana kwoty miesięcznego odpisu, Czasowe zawieszenie amortyzacji 4. Obsługa generowania dokumentów przyjęcia OT i OTPB do ewidencji Majątku Trwałego 4.1. Generowanie OT1 i OTPB1 z dokumentu RW 1. Dokumenty generowane do Majątku Trwałego z magazynu mogą posiadać symbole: a. OT1 dla środków trwałych i małowartościowych (wyposażenia) jeśli nie stanowią aparatury badawczej b. OTPB1 jeśli w całości lub w części stanowią aparaturę badawczą 29 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

32 c. NC dla niskocennych nie będących aparaturą badawczą d. NCPB dla niskocennej aparatury badawczej 2. Dostęp do funkcji generowania dokumentów: Menu pełne > Obrót towarowy > Dokumenty wewnętrzne >Dokumenty RW lista 3. Generowanie dokumentów OT może być wykonane wyłącznie z dokumentów RW wprowadzonych do magazynu, o statusie Zatwierdzony 4. Otwarcie dokumentu RW w celu analizy szczegółów wybranego dokumentu wymaga podwójnego kliknięcia lewym klawiszem myszy na wybranym dokumencie 5. Istotną informacją przed wygenerowaniem właściwego dokumentu OT dla poszczególnych pozycji, jest źródło finansowania na zakładce Zadania i Źródła fin. a. Jeśli źródło nie dotyczy aparatury badawczej należy wybrać dokument OT1 lub NC w zależności od rodzaju majątku co opisano w podpunkcie 1. Punktu SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

33 Rysunek 21 b. Jeśli choćby jedno źródło dotyczy aparatury badawczej należy wybrać dokument OTPB1 lub NCPB, w zależności od rodzaju majątku co opisano w podpunkcie 1. Punktu 2.1. Rysunek Opcja generowania uruchamiana jest z poziomu górnego menu ikoną 7. Uruchomienie generowania OT otwiera okno, w którym należy zaznaczyć pozycje dokumentu RW w dolnej części okna Pozycje, dla której będzie generowany dokument OT 31 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

34 Rysunek w górnej części okna Parametry należy wypełnić szczegóły generowanego dokumentu Rysunek PRZYKŁAD 1 na podstawie danych z punktu 5a pozycja 1 z RW zawiera 1 źródło finansowania, a. Źródło D.DYD źródło finansowania zakupów ze środków własnych Ponieważ finansowanie następuje ze środków własnych należy zastosować dokument OT1 32 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

35 Rysunek 25 b. Data operacji jest automatycznie pobierana z dokumentu RW Rysunek 26 c. Po ukończeniu generowania Data obowiązywania zostanie zmodyfikowana na 1 dzień następnego miesiąca (w tym przykładzie będzie to ) d. Rodzaj majątku - podpowiadany domyślnie jest środki trwałe. W tym miejscu można zmienić rodzaj majątku na wyposażenie lub wartości niematerialne i prawne wyłącznie w przypadku dokumentów OT1 i OTPB1 e. Numer inwentarzowy zostanie zbudowany po wypełnieniu danych do generowania. Do budowy numeru inwentarzowego zostaną użyte pola Symbol GUS zostanie ujęty w numerze inwentarzowym środka trwałego lub wyposażenia 33 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

36 Przeznaczenie ujęty w numerze sybmbol wybierany dla rodzaju majątku niskocenny f. Nazwa rodzajowa pobierana jest z pola Produkt z RW g. Nazwa pełna to informacja wpisana w polu Nazwa na RW h. Numer obcy (EAN) nie będzie wypełniany i. Wartość początkowa wypełniana automatycznie z pola Koszt na RW j. Umorzenie początkowe zostanie wypełnione automatycznie po zakończeniu generowania OT k. Stawka amortyzacji zostanie wypełniona automatycznie, po wypełnieniu pola Symbol GUS l. Rok produkcji wypełniony ręcznie m. Symbol GUS wymagany jest 3-cyfrowy symbol klasyfikacji GUS. Jest możliwość wypełnienia ręcznie lub skorzystania z podpowiedzi po rozwinięciu listy w tym polu Rysunek 27 n. Forma własności wybierana z listy podpowiedzi rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. W przypadku dokumentu OT1 forma własności powinna być wypełniona jako Własny 34 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

37 Rysunek 28 o. Przeznaczenie wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla dokumentu OT1 możliwe dostępne wartości to Zakup krajowy Import Rysunek 29 p. Forma przyjęcia wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla dokumentu OT1 stosowana na ogół wartość pola to Zakup Rysunek 30 q. Data zakupu automatycznie pobierana data z faktury powiązanej z RW. Będzie aktualizowana po wygenerowaniu OT1. Poprawnie wypełnione dane w oknie generowania dokumentu OT1 dla środka trwałego. Zaznaczono kolorem czerwonym pola, które wypełnia ręcznie operator kolorem zielonym pola, zmieniające wartość domyślną po uzupełnieniu pól przez operatora 35 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

38 Rysunek PRZYKŁAD 2 na podstawie danych z punktu 5b pozycja 2 z RW zawiera 2 źródła finansowania, a. Źródło 3A77 źródło finansowania zakupu aparatury badawczej Źródło D.DYD źródło finansowania zakupów ze środków własnych Ponieważ w przykładzie 5b jedno ze źródeł to źródło finansowania aparatury badawczej powstały środek trwały będzie środkiem tzw. łączonym, gdzie na zakup zostały użyte środki własne i środki dla finansowania aparatury badawczej. W takim przypadku należy wygenerować dokument OTPB1. Rysunek 32 b. Data operacji jest automatycznie pobierana z dokumentu RW 36 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

39 Rysunek 33 c. Po ukończeniu generowania Data obowiązywania zostanie zmodyfikowana na 1 dzień następnego miesiąca (w tym przykładzie będzie to ) d. Rodzaj majątku - podpowiadany domyślnie jest środki trwałe. W tym miejscu można zmienić rodzaj majątku na wyposażenie lub wartości niematerialne i prawne wyłącznie w przypadku dokumentów OT1 i OTPB1 e. Numer inwentarzowy zostanie zbudowany po wypełnieniu danych do generowania. Do budowy numeru inwentarzowego zostaną użyte pola Symbol GUS zostanie ujęty w numerze inwentarzowym środka trwałego lub wyposażenia Przeznaczenie ujęty w numerze symbol wybierany dla rodzaju majątku niskocenny f. Nazwa rodzajowa pobierana jest z pola Produkt z RW g. Nazwa pełna to informacja wpisana w polu Nazwa na RW h. Numer obcy (EAN) nie będzie wypełniany i. Wartość początkowa wypełniana automatycznie z pola Koszt na RW j. Umorzenie początkowe zostanie wypełnione automatycznie po zakończeniu generowania OT k. Stawka amortyzacji zostanie wypełniona automatycznie, po wypełnieniu pola Symbol GUS l. Rok produkcji wypełniony ręcznie m. Symbol GUS wymagany jest 3-cyfrowy symbol klasyfikacji GUS. Jest możliwość wypełnienia ręcznie lub skorzystania z podpowiedzi po rozwinięciu listy w tym polu 37 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

40 Rysunek 34 n. Forma własności wybierana z listy podpowiedzi rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. W przypadku dokumentu OTPB1, dla środka łączonego forma własności powinna być wypełniona jako Własny/Aparat. Dla dokumentu OTPB1 dostępna jest również wartość pola Aparatura Badaw. Ma zastosowanie wówczas, gdy środek jest całkowicie finansowany ze źródeł aparatury badawczej. Rysunek 35 o. Przeznaczenie wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla dokumentu OTPB1 możliwe dostępne wartości to Zakup krajowy Import 38 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

41 Rysunek 36 p. Forma przyjęcia wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla przykładu 5b i dokumentu OTPB1 powinna być uzupełniona wartość Zakup łączony. Dostępna, kolejna dla OTPB1 wartość to Zakup aparatura wtedy gdy środek w całości będzie finansowany ze źródeł przeznaczonych na zakup aparatury. Rysunek 37 q. Data zakupu automatycznie pobierana data z faktury powiązanej z RW. Będzie aktualizowana po wygenerowaniu OTPB1. Poprawnie wypełnione dane w oknie generowania dokumentu OTPB1 dla środka trwałego. Zaznaczono kolorem czerwonym pola, które wypełnia ręcznie operator kolorem zielonym pola, zmieniające wartość domyślną po uzupełnieniu pól przez operatora 39 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

42 Rysunek 38 Po zakończeniu wypełniania danych w oknie należy zatwierdzić je klawiszem OK Akcja generowania zostanie zakończona. Wygenerowany dokument można obejrzeć powiązania dokumentu ikoną z górnego menu z poziomu otwartego dokumentu RW dla każdej zawartej w nim pozycji Rysunek 39 z poziomu listy RW dla całego dokumentu 40 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

43 Rysunek 40 Dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym dokumencie OT pozwala otworzyć wygenerowany dokument i oglądać jego szczegóły. W zależności od uprawnień operator może modyfikować jego zawartość Generowanie OT2 i OTPB2 faktury zakupu 1. Dokumenty generowane do Majątku Trwałego z magazynu mogą posiadać symbole: a. OT2 dla środków trwałych i małowartościowych (wyposażenia) jeśli nie stanowią aparatury badawczej b. OTPB2 jeśli w całości lub w części stanowią aparaturę badawczą c. NC dla niskocennych nie będących aparaturą badawczą d. NCPB dla niskocennej aparatury badawczej 2. Dostęp do funkcji generowania dokumentów: Menu pełne > Obrót towarowy > Zakupy > Dokumenty zakupu lista 41 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

44 Rysunek Generowanie dokumentów OT może być wykonane wyłącznie z faktur o statusie Zatwierdzony Rysunek Otwarcie dokumentu zakupu (faktury) w celu analizy szczegółów wybranego dokumentu wymaga podwójnego kliknięcia lewym klawiszem myszy na wybranym dokumencie 5. Istotną informacją przed wygenerowaniem właściwego dokumentu OT dla poszczególnych pozycji, jest źródło finansowania na zakładce Źródła fin. 42 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

45 a. Jeśli źródło nie dotyczy aparatury badawczej należy wybrać dokument OT2 lub NC w zależności od rodzaju majątku co opisano w podpunkcie 1. Punktu 2.2. Rysunek 43 b. Jeśli choćby jedno źródło dotyczy aparatury badawczej należy wybrać dokument OTPB2 lub NCPB, w zależności od rodzaju majątku co opisano w podpunkcie 1. Punktu 2.1. Rysunek Opcja generowania uruchamiana jest z poziomu górnego menu ikoną 43 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

46 7. Opcja Generuj dokument przyjęcia MT otwiera okno, w którym uzupełniane będą szczegóły generowanego dokumentu OT. Generowanie jest automatycznie uruchamiane dla pierwszej pozycji w fakturze. Rysunek W oknie należy wypełnić szczegóły generowanego dokumentu Rysunek SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

47 9. PRZYKŁAD 1 na podstawie danych z punktu 5a pozycja 3 z dokumentu zakupu zawiera 2 źródło finansowania, a. Źródło D.DYD źródło finansowania zakupów ze środków własnych b. Źródło FS96 źródło finansowania NKUP z projektu Ponieważ finansowanie następuje ze środków własnych oraz innych, nie dotyczących aparatury badawczej, należy zastosować dokument OT2 Rysunek 47 c. Data operacji jest automatycznie pobierana z dokumentu zakupu 45 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

48 Rysunek 48 d. Data obowiązywania zostanie ustawiona automatycznie jako data pierwszego dnia następnego miesiąca e. Rodzaj majątku - podpowiadany domyślnie jest środki trwałe. W tym miejscu można zmienić rodzaj majątku na wyposażenie lub wartości niematerialne i prawne wyłącznie w przypadku dokumentów OT2 i OTPB2 f. Numer inwentarzowy zostanie zbudowany po wypełnieniu danych do generowania. Do budowy numeru inwentarzowego zostaną użyte pola Symbol GUS zostanie ujęty w numerze inwentarzowym środka trwałego lub wyposażenia Przeznaczenie ujęty w numerze symbol wybierany dla rodzaju majątku niskocenny g. Nazwa rodzajowa pobierana jest z pola Produkt z dokumentu zakupu h. Nazwa pełna to informacja wpisana w polu Nazwa z dokumentu zakupu i. Numer obcy (EAN) nie będzie wypełniany j. Wartość początkowa wypełniana automatycznie z pola Kwota brutto z zakładki Źródła fin.. stanowi sumę wartości źródeł w tym miejscu. k. Umorzenie początkowe zostanie wypełnione automatycznie po zakończeniu generowania OT l. Stawka amortyzacji zostanie wypełniona automatycznie, po wypełnieniu pola Symbol GUS m. Rok produkcji wypełniony ręcznie 46 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

49 n. Symbol GUS wymagany jest 3-cyfrowy symbol klasyfikacji GUS. Jest możliwość wypełnienia ręcznie lub skorzystania z podpowiedzi po rozwinięciu listy w tym polu Rysunek 49 Po wypełnieniu 3 cyfrowej grupy GUS automatycznie zostanie wpisana w oknie generowania stawka amortyzacji procentowa, jaka jest przypisana tej grupie. r. Forma własności wybierana z listy podpowiedzi rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. W przypadku dokumentu OT2 forma własności powinna być wypełniona jako Własny Rysunek 50 s. Przeznaczenie wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla dokumentu OT2 możliwe dostępne wartości to Zakup krajowy Import 47 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

50 Rysunek 51 t. Forma przyjęcia wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla dokumentu OT2 stosowana na ogół wartość pola to Zakup Rysunek 52 o. Data zakupu automatycznie pobierana data z dokumentu zakupu. Będzie aktualizowana po wygenerowaniu OT2 lub OTPB2. Poprawnie wypełnione dane w oknie generowania dokumentu OT2 dla środka trwałego. Zaznaczono kolorem czerwonym pola, które wypełnia ręcznie operator kolorem zielonym pola, zmieniające wartość domyślną po uzupełnieniu pól przez operatora 10. PRZYKŁAD 2 na podstawie danych z punktu 5b pozycja 2 z dokumentu zakupu zawiera 2 źródło finansowania, a. Źródło 3A80 źródło finansowania zakupów ze środków przeznaczonych na aparaturę badawczą b. Źródło 3A87 źródło finansowania zakupów ze środków przeznaczonych na aparaturę badawczą Ponieważ w przykładzie 5b jedno wszystkie źródła to źródła finansowania aparatury badawczej powstały środek trwały będzie środkiem w całości aparaturą badawczą,. W takim przypadku należy wygenerować dokument OTPB2. 48 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

51 Rysunek 53 c. Data operacji jest automatycznie pobierana z dokumentu zakupu Rysunek 54 d. Data obowiązywania zostanie ustawiona automatycznie jako data pierwszego dnia następnego miesiąca e. Rodzaj majątku - podpowiadany domyślnie jest środki trwałe. W tym miejscu można zmienić rodzaj majątku na wyposażenie lub wartości 49 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

52 niematerialne i prawne wyłącznie w przypadku dokumentów OT2 i OTPB2 f. Numer inwentarzowy zostanie zbudowany po wypełnieniu danych do generowania. Do budowy numeru inwentarzowego zostaną użyte pola Symbol GUS zostanie ujęty w numerze inwentarzowym środka trwałego lub wyposażenia Przeznaczenie ujęty w numerze symbol wybierany dla rodzaju majątku niskocenny g. Nazwa rodzajowa pobierana jest z pola Produkt z dokumentu zakupu h. Nazwa pełna to informacja wpisana w polu Nazwa z dokumentu zakupu i. Numer obcy (EAN) nie będzie wypełniany j. Wartość początkowa wypełniana automatycznie z pola Kwota brutto z zakładki Źródła fin.. stanowi sumę wartości źródeł w tym miejscu. k. Umorzenie początkowe zostanie wypełnione automatycznie po zakończeniu generowania OT l. Stawka amortyzacji zostanie wypełniona automatycznie, po wypełnieniu pola Symbol GUS m. Rok produkcji wypełniony ręcznie n. Symbol GUS wymagany jest 3-cyfrowy symbol klasyfikacji GUS. Jest możliwość wypełnienia ręcznie lub skorzystania z podpowiedzi po rozwinięciu listy w tym polu Rysunek SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

53 Po wypełnieniu 3 cyfrowej grupy GUS automatycznie zostanie wpisana w oknie generowania stawka amortyzacji procentowa, jaka jest przypisana tej grupie. u. Forma własności wybierana z listy podpowiedzi rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. W powyższym przykładzie tzn. dla środka całkowicie finansowanego z aparatury badawczej, forma własności powinna być wypełniona jako Aparatura Badaw. Dla dokumentu OTPB2 dostępna jest również wartość pola Własny/Aparat. Ma zastosowanie wówczas, gdy środek jest częściowo tylko finansowany ze źródeł aparatury badawczej. Rysunek 56 o. Przeznaczenie wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla dokumentu OTPB2 możliwe dostępne wartości to Zakup krajowy Import Rysunek 57 p. Forma przyjęcia wartości pobierane z listy rozwijanej przyciskiem z lewej strony okna. Dla dokumentu OTPB2 stosowana może być wartość Zakup aparatura wtedy gdy środek finansowany jest wyłącznie ze źródeł aparatury badawczej Zakup łączony wtedy gdy środek finansowany jest częściowo ze źródeł własnych, a częściowo ze źródeł aparatury badawczej W przykładzie 5b należy wybrać Zakup aparatura. 51 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

54 Rysunek 58 q. Data zakupu automatycznie pobierana data z dokumentu zakupu. Będzie aktualizowana po wygenerowaniu OT2 lub OTPB2. Poprawnie wypełnione dane w oknie generowania dokumentu OT2 dla środka trwałego. Zaznaczono kolorem czerwonym pola, które wypełnia ręcznie operator kolorem zielonym pola, zmieniające wartość domyślną po uzupełnieniu pól przez operatora Rysunek 59 Po zakończeniu wypełniania danych w oknie należy zatwierdzić je klawiszem OK Akcja generowania zostanie zakończona. Wygenerowany dokument można obejrzeć powiązania dokumentu ikoną z górnego menu z poziomu otwartej faktury zakupu dla każdej zawartej w nim pozycji 52 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

55 Rysunek 60 z poziomu listy dokumentów zakupu lącznie dla wszystkich pozycji, dla których nastąpiło generowanie OT Rysunek 61 Dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszy na wybranym dokumencie OT pozwala otworzyć wygenerowany dokument i oglądać jego szczegóły. W zależności od uprawnień operator może modyfikować jego zawartość Generowanie dokumentu NC lub NCPB dla niskocennych pozycji majątku Niskocenne często są zakupowane a następnie przyjmowane do ewidencji w większych ilościach. Wystawiane lub generowane dokumenty Przyjęcia do używania mogą zawierać wiele pozycji na jednym dokumencie w odróżnieniu od wysokocennych środków trwałych. 53 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

56 Generowanie wielopozycyjnych dokumentów przyjęcia do ewidencji z dokumentu RW Rysunek 62 Po uruchomieniu generowania dokumentów i wyborze dokumentu NC należy wskazać na dolnej liście pozycje do generowania Wskazać rodzaj majątku z listy. Wybór niskocenne automatycznie decyduje o powstaniu wspólnego dokumentu NC dla wszystkich pozycji w RW o tym samym rodzaju majątku Przy niskocennym składniku majątku należy wybrać z listy Przeznaczenie asortyment tych składników. Symbol asortymentu pobierany jest do budowy numeru inwentarzowego Pozostałe pola w oknie należy uzupełnić podobnie jak dla pozostałych, opisanych w punktach 2.1. i 2.2. Należy również pamiętać, że dla każdej pozycji należy powtórzyć ten proces. Tylko tak obsłużona akcja generowania pozwoli na wygenerowanie wspólnego dokumentu NC dla wszystkich pozycji. 54 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

57 Rysunek 63 Dopiero po ustawieniu szczegółów dla każdej pozycji można uruchomić akcję generowania dokumentu NC przez wciśnięcie klawisza OK Rysunek 64 Po zaznaczeniu dokumentu na liście dokumentów RW, z którego dokonano generowania NC i uruchomieniu powiązania dokumentów będzie widoczny tylko jeden wygenerowany dokument mimo iż RW zawiera 3 pozycje. Oznacza to, że wszystkie pozycje z RW zawartę są w jednym, wielopozycyjnym. dokumencie NC, co można obejrzeć otwierając dwuklikiem dokument NC. 55 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

58 Rysunek Generowanie wielopozycyjnych dokumentów przyjęcia NC do ewidencji dla niskocennych z dokumentu zakupu Obsługa generowania NC z dokumentu zakupu wygląda analogicznie jak w przypadku RW. Różnicę stanowi fakt, że operator nie zaznacza pozycji w fakturze, dla których ustawia następnie parametry generowania. Pozycje te automatycznie wskazuje system. Następna różnica to taka, że po każdej ustawianej pozycji używa się klawisza OK, aby system przeszedł do kolejnej pozycji faktury Rysunek SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

59 Generowanie wielopozycyjnych dokumentów OT i OTPB dla małowartościowego majątku trwałego W przypadku generowania OT1 i OTPB1 dla małowartościowych składników majątku, na dokumencie OT w pozycji Rodzaj majątku operator wybiera z dostępnej listy Wyposażenie. Tam umownie ujęto małowartościowe środki trwałe. Wybór rodzaju majątku Wyposażenie jest sygnałem dla systemu, że generowane OT1 lub OTPB1 ma być wystawione jako dokument wielopozycyjny dla wszystkich pozycji w RW czy też faktury zakupu. 5. Ręczne tworzenie dokumentów OT i OTPB 1. Operator ma możliwość wprowadzenia do bazy każdej pozycji majątku wprowadzając OT ręcznie, z pominięciem generowania automatycznego. 2. Proces ręcznego tworzenia dokumentu OT rozpoczyna się w opcji Menu pełne > Majątek Trwały > Operacje > Lista operacji Rysunek Dwukrotne kliknięcie lewego klawisza myszy na opcji Lista operacji otwiera się okno, w którym po ustawieniu filtrów w zakładkach parametrów Podstawowe oraz Zaawansowane operator ma możliwość wywołania listy żądanych dokumentów. Aby wyświetlić już utworzone dokumenty w liście operacji należy ustawić odpowiednio warunki filtrowania zgromadzone na 2 zakładkach warunków filtrowania: a. Podstawowe 57 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

60 Lista parametrów możliwych do ustawienia w zakładce Podstawowe Rysunek 68 Rodzaj operacji to lista zdarzeń jakie mogą wystąpić w ewidencji majątku Rysunek 69a W celu wywołania wszystkich dokumentów rejestujących np. Przyjęcie do używania, należy ustawić flagę w okienku przy Rodzaju operacji. Flaga oznacza, że operator wybierze rodzaj operacji z dostępnej listy aktywnej po wciśnięciu strzałki po prawej stronie pola. 58 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

61 Typ operacji to lista zdefiniowanych dokumentów do każdego Rodzaju operacji Rysunek 70b Jeśli użytkownik wcześniej wybierze Rodzaj operacji, wówczas na liście Typ operacji widoczne będą tylko dokumenty zdefiniowane analogicznie do wybranego rodzaju operacji. Jest możliwość wyboru tylko rodzaju operacji, co oznacza, że operator wybrał wszystkie typy operacji z wybranego rodzaju. Natomiast przy użyciu filtra jednocześnie na rodzaj operacji i typ operacji system wyświetli tylko dokumenty wybranego typu. Pozostałe filtry na zakładce Podstawowe są wypełnione domyślnie przez system przy otwieraniu Listy operacji Rysunek 71c Użytkownik może zmienić te ustawienia. Filtr w oknie Operator jest ustawiony domyślnie dla zalogowanego do aplikacji użytkownika. Jeśli mają być wyświetlone wszystkie sporządzone dokumenty, należy wyłączyć ten filtr usuwając flagę w okienku przy nim. W przeciwnym wypadku zostaną wyświetlone dokumenty sporządzone wyłacznie przez wskazanego operatora. 59 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

62 Data operacji to filtr ustawiany w zakresie dat i powoduje wyświetlenie dokumentów, których data operacji zawiera się we wskazanym zakresie łącznie z datami granicznymi. Wyłączenie tego filtra powoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów niezależnie od daty operacji. Status operacji jest to filtr na status w jakim znajduje się obecnie dokument. Domyślnie system ustawia status roboczy i do zatwierdzenia. Filtr Zadekretowany można zastosować wyłącznie dla dokumentów o statusie Zatwierdzony. Tylko dokumenty zatwierdzone mogą być zadekretowane lub niezadekretowane. Pozostałe statusy dokumentów wykluczają mozliwość ich zadekretowania. Wstawienie flagi w okienku przy Zadekretowany powoduje aktywność opcji Czy zadekretowany. Wtedy mamy możliwość wybrania dokumentów zadekretowanych zaznaczając jednocześnie flagę w okienkach obok Zadekretowany i Czy zadekretowany. Wyświetlenie dokumentów niezadekretowanych powoduje zaznaczenie okienka Zadekretowany i jednoczesne pozostawienie pustego okienko Czy zadekretowany. b. Zaawansowane Lista parametrów możliwych do ustawienia w zakładce Zaawansowane Rysunek 72 Po wskazaniu wymaganych przez operatora warunków filtrowania ikona (odśwież dane w oknie), z górnego MENU służy do wywołania listy operacji wg zadanego przez operatora ustawień filtrowania. Uwaga! 60 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

63 Przy filtrowaniu należy zwrócić uwagę, że ustawiając flagę przy jakimkolwiek filtrze należy podać w polu jego wartość z listy lub przez wpisanie z klawaitury. Pole wyboru nie może w żadnym wypadku pozostać puste jeśli flaga wskazuje użycie filtra. Rysunek 73a Brak wypełnienia pola powoduje, że nie zostaną wyświetlone żadne dokumenty. Dotyczy to każdego filtra za wyjątkiem filtra Czy zadekretowany (opis działania omówiony powyżej) 4. Opcja Lista operacji pełni też funkcję tworzenia dokumentów. 5. Wywołanie funkcji tworzenia dokumentów następuje przy użyciu prawego klawisza myszy środkowej w części okna Lista operacji i podświetlenie w wywołanym oknie polecenia Dodaj operacje 61 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

64 Rysunek rozwinięta zostaje lista wszystkich dostępnych do wykonania operacji (dokumentów) w obszarze Majątek Trwały Rysunek 75 Kliknięcie lewym klawiszem myszy na operacji Przyjęcie do używania wywoła okno tworzenia dokumentu OT: 62 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

65 a. Rozpoczęcie wprowadzania danych do dokumentu OT nastąpi po wybraniu odpowiedniego symbolu dokumentu z rozwijanego katalogu dostępnych typów operacji. Każdy z typów operacji używana jest w ściśle określonych sytuacjach: Rysunek 76 NC Przyjęcie niskocennego składnika majątku dokument używany wtedy gdy źródła finansowania nie dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest niskocenny NCPB Przyjecie niskocennego z prac badawczych - dokument używany wtedy gdy źródła finansowania choćby w części dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest niskocenny OT1 Przyjęcie składnika majątku z magazynu dokument używany wtedy gdy następuje wydanie z magazynu na podstawie RW i gdy źródła finansowania nie dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest z zakresu środki trwałe, małowartościowe środki trwałe (wyposażenie), wartości niematerialne i prawne OT2 Przyjęcie składnika majątku poza magazynem - dokument używany wtedy gdy wydanie do używania następuje na podstawie faktury zakupu bez RW i gdy źródła finansowania nie dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest z zakresu środki trwałe, małowartościowe środki trwałe (wyposażenie), wartości niematerialne i prawne OT3 Przyjęcie składnika majatku - darowizna rzeczowa - dokument używany wtedy gdy wydanie do używania następuje bez RW i bez faktury, na podstawie dokumentacji o darowiźnie rzeczowej i gdy źródła finansowania nie dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest z zakresu środki trwałe, małowartościowe środki trwałe (wyposażenie), wartości niematerialne i prawne 63 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

66 OTPB1 Przyjęcie środka z prac badawczych (z magazynu) - dokument używany wtedy gdy następuje wydanie z magazynu na podstawie RW i źródła finansowania choćby w części dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest z zakresu środki trwałe, małowartościowe środki trwałe (wyposażenie), wartości niematerialne i prawne OTPB2 Przyjęcie środka z prac badawczych (poza magazynem) - dokument używany wtedy gdy wydanie do używania następuje na podstawie faktury zakupu bez RW i gdy źródła finansowania choćby w części dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest z zakresu środki trwałe, małowartościowe środki trwałe (wyposażenie), wartości niematerialne i prawne OTPB3 Przyjęcie środka z prac badawczych (darowizna rzeczowa) - dokument używany wtedy gdy wydanie do używania następuje bez RW i bez faktury, na podstawie dokumentacji o darowiźnie rzeczowej i gdy źródła finansowania choćby w części dotyczą apratury badawczej a składnik majątku jest z zakresu środki trwałe, małowartościowe środki trwałe (wyposażenie), wartości niematerialne i prawne 7. PRZYKŁAD 1 Utworzenie dokumentu OT2 dokument tworzony na podstawie faktury finansowany ze źródeł nie związanych z aparaturą badawczą Dane do przykładu wypełniane w zakładce pozycja Rysunek 77 1) Rodzaj majątku: środki trwałe lista rozwijana, w której można wybrać 64 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

67 2) Grupa GUS: 491 ze stawką amortyzacji 30% - po wypełnieniu 3 cyfrowej grupy GUS automatycznie zostanie wpisana stawka amortyzacji procentowa, jaka jest przypisana tej grupie. 3) Forma własności: Własny (nie finansowany z aparatury badawczej) 4) Nazwa środka Laptop DELL 5) Wartość brutto 4.500,00 6) Przeznaczenie: Zakup krajowy 7) Forma przyjęcia: Zakup (zakupiony na podstawie faktury) 8) Data zakupu: (zgodna z datą faktury) 9) Rok produkcji: ) Dostawca: MICROSYSTEM GROUP SP.J nip ) Faktura FVAT-01/2015 z dnia ) Archiwizacja: 120/2015 Dane do przykładu wypełniane w zakładce Miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialne Rysunek 78 13) Miejsce użytkowania i stanowisko kosztów: 1M14 (Katedra Biologii Ogólnej i Parazytologii) 65 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

68 Istnieje możliwość rozbicia wartości środka na kilka stanowisk kosztów procentowo lub kwotowo. W tym celu należy zadeklarować w zakładce Pozycja rodzaj podziału miejsc użytkowania: Jeśli zostanie zaznaczony podział procentowy, wówczas na zakładce miejsca użytkowania system oczekuje rozbicia procentowego tak aby suma procent wszystkich stanowisk kosztów była równa 100% 66 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

69 Jeśli zostanie zaznaczony podział kwotowy, wtedy rozbicie na stanowiska kosztów musi w sumie dawać pełną wartość środka wpisaną w zakładce Pozycja w polu Wartość początkowa 14) Osoba odpowiedzialna: ROMAN PYKAŁO Dane do przykładu wypełniane w zakładce Dane Techniczne Rysunek 79 15) Nr fabryczny: Aby wywołać pola na zakładce Dane Techniczne należy po wypełnieiu zakładek Pozycja i Miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialne użyć zapisu dyskietką z górnego menu. Dane do przykładu wypełniane w zakładce Źródła finansowania 67 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

70 Rysunek 80 16) Finansowany : D.DYD 1.500,00, I.UE 3.000,00 Wartości poszczególnych źródeł należy podać wyłącznie wtedy, gdywartość środka jest rozbijana na więcej niż jedno źródło finansowania. Wtedy gdy wartość środka w całości finansowana jest z jednego źródła, wystarczy podać system amortyzacji oraz identyfikator źródła, a w polu wartość można pozostawić wartość 0,00. System automatycznie przepisze wartość wpisaną wcześniej do systemu amortyzacji. Automatyczny wpis nastąpi po zamknięciu uzupełnionego dokumentu i ponownym jego otwarciu. 8. PRZYKŁAD 2 Utworzenie dokumentu OTPB2 dokument tworzony na podstawie faktury finansowany ze źródeł finansowania aparatury badawczej Dane do przykładu wypełniane w zakładce Pozycja 68 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

71 Rysunek 81 1) Rodzaj majątku: środki trwałe 2) Grupa GUS: 802 ze stawką amortyzacji 20% - po wypełnieniu 3 cyfrowej grupy GUS automatycznie zostanie wpisana stawka amortyzacji procentowa, jaka jest przypisana tej grupie. 3) Forma własności: Własny/Aparatura(finansowany częściowo z aparatury badawczej) 4) Nazwa środka Pompa infuzyjna 5) Wartość początkowa: 9.700,00 wartość brutto z faktury 6) Umorzenie początkowe: 7.700,00 7) Przeznaczenie: Zakup krajowy 8) Forma przyjęcia: Zakup łączony (zakupiony na podstawie faktury ze środków łączonych) 9) Data zakupu: (zgodna z datą faktury) 10) Rok produkcji: ) Dostawca: Spectro - Lab nip ) Faktura FVAT-55/2015 z dnia ) Archiwizacja: 145/2015 Dane do przykładu uzupełniane w zakładce Miejsca użytkowania i osoby odpowiedzialne 69 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

72 Rysunek 82 14) Miejsce użytkowania i stanowisko kosztów: 1M21 (Klinika Chorób Odzwierzęcych i Tropikalnych) 15) Osoba odpowiedzialna: Teresa Nadaj Dane do przykładu uzupełniane w zakładce Rysunek 83 16) Finansowany: FS134 kwota 7.700,00 D.DYD kwota 2.000,00 Uwaga! Ręczne tworzenie dokumentów OT wyklucza możliwość śledzenia powiązań z Fakturami i dokumentami RW. 70 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

73 6. Korekty wygenerowanych lub wprowadzonych ręcznie do listy operacji dokumentów OT Jeśli operator pomyli się przy ustawianiu parametrów i wygeneruje na tej podstawie niewłaściwy dokument lub dokument z błędnymi danymi może powtórzyć prawidłowe generowanie po uprzednim skasowaniu dokumentu błędnego. Żeby skasować błędny dokument należy przejść do Listy operacji w obszarze Majątek Trwały, gdzie trafiają wszystkie wygenerowane i tworzone ręcznie dokumenty dotyczące Majątku Trwałego 6.1. Obsługa dokumentów OT na liście operacji Uruchomienie listy operacji w obszarze Majątku Trwałego Wszystkie wygenerowane dokumenty OT z RW, z faktur zakupu oraz wprowadzone ręcznie są dostępne w oknie na liście operacji Rysunek 84 Domyślne ustawienia otwieranej listy operacji 71 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

74 Rysunek 85 Parametry filtrowania ustawione domyślnie występują wyłącznie na zakładce Podstawowe : 1. Operator wyświetlony operator, który jest aktualnie zalogowany 2. System amortyzacji Bilansowy system jest ustawiony w parametrach jako system podpowiadany domyślnie 3. Data operacji podpowiadana jest data bieżącego miesiąca logowania. 4. Status operacji Robocze i Do zatwierdzenia W otwartym oknie Lista operacji należy zmienić domyślne ustawienia filtrów w taki sposób, aby po odświeżeniu danych w oknie ikoną z menu górnego kryteriów wywołać wymaganą przez operatora listę dokumentów, wg zadanych PRZYKŁAD wywołanie wygenerowanych z RW oraz utworzonych ręcznie dokumentów OT w październiku 2015 roku przez operatora Simplealk, które nie zostały jeszcze zatwierdzone lub anulowane 72 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

75 Rysunek 86 Ustawiono filtry: 1. Rodzaj operacji dla dokumentów OT zawsze będzie to Przyjęcie do używania 2. Operator Simplealk 3. Data operacji to zakres dat od do Status operacji Robocze, Do zatwierdzenia Użycie dowolnego parametru jako filtr należy sygnalizować zaznaczeniem okienka przy parametrze, a następnie wpisaniem lub wybraniem z listy odpowiedniej wartości tego parametru. Po zakończeniu filtrowania należy użyć opcji odświeżenia danych w oknie ikoną z menu górnego. Dokumenty automatycznie wygenerowane zarówno z RW jak z dokumentu zakupu będą wyróżnione literą A na liście po lewej stronie dokumentu Usuwanie dokumentów OT z listy 1. Po wywołaniu listy żądanych dokumentów operator ma możliwość usunąć z tej listy dowolnego dokumentu, którego status jest roboczy lub do zatwierdzenia bez względu na to czy jest on wygenerowany automatycznie, czy wystawiony ręcznie przez operatora. 73 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

76 Rysunek Operator zaznacza dokument, który ma być usunięty lewym klawiszem myszy, co powoduje podświetlenie niebieskim kolorem tej pozycji na liście operacji 3. W górnym menu należy rozwinąć listę przy ikonie f(x) następnie wybrać z listy 74 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

77 4. Zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem: Rysunek 88 Odpowiedź K uruchamia proces usuwania dokumentu wraz z kartą majątkową na nim zawartą co zostanie potwierdzone komunikatem. Po odświeżeniu danych w oknie ikoną z menu górnego, dokument zniknie z listy wyświetlonej na ekranie, co oznacza, ze całkowicie został usuniety z bazy. Rysunek 89 Operator może powrócić do ponownego generowania. 75 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

78 Odpowiedź Cancel zatrzymuje akcję usuwania dokumentu. Dokument pozostanie w bazie. 7. Wydruki dokumentów z listy operacji 7.1. Wydruk dokumentu OT Wydruk dokumentu może być wykonany z poziomu listy operacji poprzez ustawienie się na wskazanym dokumencie i wywołanie z menu górnego Wydruk lub Podgląd wydruku Rysunek 90 Gdy operator wskaże dokument OT, wówczas wybór Podgląd wydruku lub Wydruk Otworzy listę wyboru dostępnych wydruków. Rysunek SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

79 Dla potrzeb drukowania dokumentów jednopozycyjnych OT1, OT2, OTPB1, OTPB2 tzn. dla środków trwałych wysokocennych i dla wartości niematerialnych i prawnych został zdefiniowany wydruk pod nazwą Przyjęcie OT. Rysunek Wydruk dokumentu dla niskocennych Dla wydrukowania wszystkich dokumentów wystawionych dla niskocennego majątku należy użyć z listy Wykaz niskocennych 77 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

80 Rysunek 93 Po potwierdzeniu OK wyboru tego wydruku pojawi się okno, w którym operator musi wskazać zakres dat dla wszystkich dokumentów NC, oraz z dostępnej listy wybrać jednostkę (komórkę). Rysunek 94 Klawisz OK w tym oknie uruchamia utworzenie wydruku. Jest wykaz niskocennych wprowadzonych do ewidencji w podanym wcześniej zakresie dat dla wskazanego symbolu jednostki 78 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

81 Rysunek Wydruk wielopozycyjnego dokumentu OT lub OTPB dla małowartościowych środków trwałych (wyposażenia) Z listy dostępnych wydruków operator wybiera OT wielopozycyjny dla małowart. wtedy gdy wydruk dotyczy wyposażenia na dokumentach OT i OTPB Rysunek 96 Na wydruku istotne jest, aby wszystkie pozycje dokumentu zawierały środki o takiej samej nazwie, wartości oraz źródła finansowania 79 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

82 Rysunek 97 Wówczas w polu nazwa zostanie podana nazwa wspólna dla wszystkich pozycji a obok nazwy ilość pozycji w OT w polu Nr inwentarzowy zostanie podany zakres numerów licznika nadanych dla poszczególnych pozycji. Rysunek 98 W dolnej części wydruku zostanie podana łączna wartość źródła dla wszystkich pozycji wraz ze wskazaniem wartości dla pojedyńczej pozycji. 80 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

83 System MT.ERP wyposażony jest w definicje wszystkich rodzajów zdarzeń opisujących stan i ruch wartościowy majątku w firmie. Definicje te ujęte są w formie wbudowanego słownika rodzajów operacji. Różnorodność operacji zawartych w module pozwala w sposób drobiazgowy zdefiniować dokumenty tworzące historię środka. 8. Pozostałe rodzaje operacji w MT.ERP to: 8.1. Zmiana wartości Dokument zwiększenia powoduje zwiększenie wartości brutto środka o wskazaną wartość w polu Kwota operacji. Na zakładce żródła finansowania należy uzupełnić informację z jakiego źródła finansowane jest zwiększenie (doposażenie) UWAGA! Jeżeli używany dokumentu zmniejszenia wartości, należy upewnić się, że zmniejszenie nie spowoduje ujemnej wartości netto środka tzn. wartość po zmniejszeniu nie będzie niższa niż umorzenie tego środka. System nie dopuści do zatwierdzenia takiego dokumentu Zmiana umorzenia Dokument zmiany umorzenia zmienia stan umorzenia środka. W tym dokumencie wskazać należy wartość o jaką ma nastąpić zwiększenie lub zmniejszenie stanu umorzenia środka 81 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

84 UWAGA! Jeżeli używany dokumentu zwiększenia umorzenia, należy upewnić się, że zwiększenie nie spowoduje ujemnej wartości netto środka tzn. umorzenie po zwiększeniu nie będzie wyższe niż wartość tego środka. System nie dopuści do zatwierdzenia takiego dokumentu Zmiana stawki amortyzacji Dokument zmiany stawki procentowej wymaga wybrania z listy numerów inwentarzowych właściwego środka oraz w polu nowa stawka wpisania żądanej nowej stawki procentowej. UWAGA! Zgodnie z przepisami ogólnymi zmiany stawki powinno dokonywać sięod pierwszego miesiąca nastepnego roku obrotowego. 82 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

85 8.4. Likwidacja całkowita Likwidacja całkowita to operacja, która całkowicie zdejmuje środek z ewidencji. Dokumenty likwidacji całkowitej mogą być wystawione wyłącznie dla środków, dla których został zrealizowany plan amortyzacji na dzień likwidacji wg daty obowiązywania. Przykład: Jeśli likwidacja ma wskazaną datę obowiązywania to oznacza, że amortyzacja nie będzie już naliczana za styczeń Dokument taki może być zatwierdzony wyłącznie wtedy, gdy amortyzacja za grudzień 2015 została zatwierdzona dla tej pozycji majątkowej (został zrealizowany plan do dnia ) Przeniesienie aparatury badawczej do środków własnych WUM. Proces przeniesienia Aparatury Badawczej po zakończeniu projektu odbywa się 2 etapowo: Wystawienie dokumentu Likwidacji całkowitej o symbolu PPB Przeniesienie z aparatury do majątku trwałego. Na wystawionym dokumencie PPB należy w polu Likwidacja wskazać jako przyczynę przeniesienie z aparatury na ST 83 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

86 Zatwierdzenie dokumentu PPB powoduje automatyczne utworzenie dokumentu o symbolu PMT - przeniesienie wartości do systemu bilansowego Zatwierdzenie dokumentu PMT automatycznie przenosi środek w klasyfikacji WUM z gałęzi APARATURA do gałęzi Środki trwałe UWAGA! Proces obsługi jest identyczny zarówno przy przenoszeniu Aparatury jak i środków łączonych. 84 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

87 8.5. Zmiana miejsca Zmiana miejsca użytkowania to operacja pozwalająca na dokonanie zmiany miejsca użytkowania i lub jednocześnie na zmianę stanowiska kosztów. Wskazana nowa komórka kosztowa będzie stanowiła podstawę do naliczania amortyzacji w jej koszty, a nowe miejce użytkowania spowduje rozliczenie na nowym (wskazanym) miejscu użytkowania tego środka w inwentaryzacji Zmiana kwoty odpisu To dokument techniczny, który wpływa na przebudowę planu amortyzacji. W jego wyniku kwota miesięcznego odpisu amortyzacyjnego, wyliczonego automatycznie przez 85 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

88 system może zostać zmieniona na dowloną wartość. Zmiana dotyczy jednego miesiąca wg daty obowiązywania. Wykonywany musi być wyłącznie przed naliczeniem amortyzacji wskazanym w dacie obowiązywania tego dokumentu. Kwota odpisu w pozycji dokumentu zostanie wprowadzona do planu amortyzacji wskazanego środka i będzie stanowiła następnie kwotę naliczonej amortyzacji Zmiana osoby Zmiana osoby odpowiedzialnej to dokument bardzo podobny w budowie do dokumentu zmiany miejsca. W pozycji dokumentu wybrać należy środek, dla którego ma zostać zmieniona osoboa odpowiedzialna, a na zakładce osoby odpowiedzialne wprowadzona zostaje zmiana, po wyborze nowej osoby z listy podpowiedzi Likwidacja częściowa 86 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

89 Dokument likwidacji częściowej w swojej budowie przypomina dokument likwidacji całkowitej. Różnica polega na tym, że podpowiedziane wartości zmniejszenia podlegają modyfikacji. Likwidacja częściowa pomniejsza wartość i umorzenie środka, a środek nadal pozostaje w ewidencji. Po wskazaniu środka w polu Nr inwentarzowy, system podpowiada wartość I umorzenie w satnu na dzień daty obowiązywania. Po wprowadzeniu zmniejszenia wartości system automatycznie wylicza proporcjonalne zmniejszenie umorzenia przypadające na zmniejszenie wartości. Kolejnym polem do uzupełnienia jest przyczyna likwidacji. W zależności od wskazanej przyczyny jest powiązana dekretacja na kontach zespołu 7XX dla wartości netto likwidacji (Kwota operacji z dokumentu). 87 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

90 8.9. Zmiana rodzaju amortyzacji Dokument może być wykonany tylko i wyłącznie wtedy gdy nie policzono amortyzacji wcześniej inną metodą Czasowe zawieszenie amortyzacji Czasowe zawieszenie amortyzacji powoduje wyłączenie w planie amortyzacji środka wskazanej liczby miesięcy począwszy od daty obowiązywania. 88 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

91 9. Znaczenie daty operacji i daty obowiązywania w dokumentach obszaru MT Każdy dokument wystawiany w obszarze MT.ERP posiada taką samą budowę nagłówka. Najważniejszymi elementami nagłówka są daty których odpowiednie ustawienie pozwala na uzyskanie poprawnych (chronologicznych) zapisów w bazie tzn. właściwej realizacji planu amortyzacji uzyskanie prawidłowych danych wartościowych na zestawieniach oraz prawidłowej dekretacji dokumentów. DATA OPERACJI to data, która najczęściej jest wykorzystana jako data automatycznie generowanych dekretów i kluczowa data do ujęcia stanu majątku na zestawieniach. System przestrzegając chronologii zapisu nie dopuszcza do zatwierdzenia dokumentów, które tę chronologię zakłócają zwłaszcza wtedy gdy ich działanie wpływa na siebie wzajemnie. Przykładowo: jeśli zostanie dla jakiegoś środka zatwierdzony dokument amortyzacji z datą operacji 31.marzec 2016, to już dla tego środka nie można wystawić z datą wcześniejszą dokumentu zmiany wartości, zmiany umorzenia, likwidacji całkowitej/częściowej czy zmiany stawki procentowej. 89 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

92 DATA OBOWIĄZYWANIA jest datą techniczną i bezpośrednio powiązaną ze skutkiem na amortyzacji. Zawsze gdy zatwierdzany jest dokument w obszarze MT.ERP to jego zatwierdzenie powoduje automatyczną przebudowę zapisów planu amortyzacji i tak data obowiązywania wskazuje: W dokumencie OT od kiedy rozpocznie się naliczanie amortyzacji W dokumencie Amortyzacji Za jaki miesiąc naliczono amortyzację W dokumencie Zmiany wartości (zmniejszenie, zwiększenie) od jakiego miesiąca zmieni się podstawa do amortyzacji W dokumencie zmiany umorzenia (zmniejszenie, zwiększenie) od jakiego miesiąca zmianie ulegnie wartość netto a tym samym zmianie ulegnie plan amortyzacji W dokumencie zmiany miejsca od jakiego miesiąca amortyzacja będzie rozliczana w innym stanowisku kosztów W dokumencie zmiany stawki (%)amortyzacji od jakiego miesiąca zmieni się % amortyzacji a tym samy zostanie przebudowany plan i wyliczona nowa kwota amortyzacji miesięcznej W dokumencie czasowego zawieszenia amortyzacji od jakiego miesiąca nie będzie naliczana amortyzacja, a podana w dokumencie ilość podokresów pozwoli na zamknięcie odpowiednich miesięcy w planie amortyzacji. Najbardziej wrażliwym dokumentem na prawidłowość użytej daty obwiązywania przy zatwierdzaniu jest jednak dokument likwidacji całkowitej ze względu na radykalny i ostateczny skutek zatwierdzenia go. Likwidacja całkowita to ostateczne zdjęcie z ewidencji majątku firmy pozycji majątkowej. Likwidacja całkowita zamyka również plan amortyzacji zerując w miesiącu likwidacji wszystkie zapisy wartościowe dotyczące tego środka w planie. Aby prawidłowo wystawić dokument likwidacji należy pamiętać, że system sprawdza sposób realizacji planu amortyzacji względem dat operacji i obowiązywania. Przykładowo: jeśli ma być zlikwidowany środek z datą operacji 31 marzec 2016, ma on mieć naliczoną jeszcze amortyzację w miesiącu marcu 2016, to wystawienie i zatwierdzenie tej likwidacji może nastąpić po naliczeniu i zatwierdzeniu amortyzacji za miesiąc marzec dla tego środka, a data obowiązywania powinna być (gdyż od miesiąca kwietnia nie będzie naliczana już amortyzacja). Jeśli zachodzi potrzeba wystawiania dokumentu likwidacji z datą operacji inną(wcześniejszą) niż ostatni dzień miesiąca, wówczas należy datę automatycznie wygenerowaną w naliczeniu amortyzacji z ostatniego dnia miesiąca przestawić na wcześniejszą, jednakże mieszczącą się w zakresie tegoż miesiąca(w powyższym przykładzie najwcześniej pierwszy dzień m-ca marca) 90 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

93 System blokuje możliwość zatwierdzenia likwidacji, jeśli data obowiązywania wskazuje, że nie naliczono jeszcze ostatniej zaplanowanej amortyzacji. Przy próbie zatwierdzenia pojawia się komunikat Data obowiązywania jest poza planem dla tego środka. Jeśli zatwierdzony dokument amortyzacji będzie miał datę ostatniego dnia miesiąca ( ) wówczas próba zatwierdzenia dokumentu likwidacji z datą wcześniejszą będzie blokowana przez system i komunikowana Istnieją zapisy zatwierdzone z datą późniejszą niż data operacji. Dlatego też, jeśli w praktyce firmy, dokumenty likwidacyjne na ogół mają być wystawiane z datą wcześniejszą niż ostatni dzień miesiąca, zaleca się, aby w każdym miesiącu, w utworzonym automatycznie dokumencie z naliczonej amortyzacji, przed zatwierdzeniem przesuwać datę operacji z ostatniego na pierwszy dzień miesiąca. Daje to swobodę użycia dowolnej daty operacji w dokumentach likwidacji. Tak zatwierdzony dokument likwidacji pozwoli na zestawieniach do marca (wg pow. przykładu) ująć środek wartościowo, a od kwietnia będzie występował z wyzerowaną wartością i umorzeniem. Po raz ostatni wystąpi wartościowo na zestawieniu rocznym (Tabela amortyzacyjna cz.i i II) za rok obrotowy, w którym uległ likwidacji (2016 wg powyższego przykładu). 10. AMORTYZACJA Analiza amortyzacji System daje możliwość generowania planów amortyzacji, tworzenia zestawień i analizę tych danych przy użyciu różnego rodzaju filtrów. Dzięki takiej organizacji znamy dokładną wartość amortyzacji za każdy wskazany miesiąc jeszcze przed rozpoczęciem naliczenia. Wartość ta ulega zmianie poprzez kolejne zatwierdzanie dokumentów wartościowych ruchu majątku (OT, zwiększenie i zmniejszenie wartości, likwidacja, czasowe zawieszenie amortyzacji, zmiana kwoty odpisu, zmiana stawki amortyzacji). 91 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

94 Lista planów amortyzacji jest podstawowym miejscem do analizy wartościowej stanu i ruchu w majątku firmy Plany amortyzacji Planów amortyzacji dla danego majątku jest tyle ile systemów ewidencji do których przypisano dany składnik. Dla każdego majątku występuje co najmniej jeden plan amortyzacji - plan Bilansowy, który jest podstawowym systemem ewidencji majątku w WUM. W celu rozliczania Aparatury Badawczej został zdefiniowany system APARATURA, który pozwala na prezentację tej części majątku WUM, która została zakupiona na potrzeby projektów badawczych ze środków przeznaczonych na Aparaturę Badawczą. Wśród dowolnej liczby zdefiniowanych systemów należy wskazać i oznaczyć, który z nich jest systemem podstawowym. Podstawowy może być tylko jeden system amortyzacji. Wszystkie tworzone są w momencie przyjęcia środka trwałego do używania dokumentem BO lub OT. Plan amortyzacji podzielony jest na okresy sprawozdawcze, a w ramach okresu sprawozdawczego na podokresy. 92 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

95 Plany amortyzacji składnika majątku mogą wykazywać między sobą różnice w poszczególnych systemach amortyzacji. Wynika z tego, że każdy z systemów ewidencji charakteryzuje się indywidualnymi parametrami, na podstawie których tworzony jest plan amortyzacji. Parametrami tymi są : Wartość początkowa Umorzenie początkowe Stopa amortyzacji Rodzaj amortyzacji Typ okresu rozliczeniowego W systemie zaimplementowane są następujące rodzaje amortyzacji: Amortyzacja jednorazowa wykorzystywana w WUM dla naliczania amortyzacji niskocennych wartości niematerialnych małowartościowych oraz środków małowartościowych (wyposażenia) Amortyzacja liniowa wykorzystywana w WUM dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyżej zł Amortyzacja degresywna nie wykorzystywana w WUM 93 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

96 Amortyzacja sezonowa nie wykorzystywana w WUM Amortyzacja liniowa precyzyjna (dokładność do dnia, zmiany następują nawet w środku podokresu) nie wykorzystywana w WUM Wygenerowane plany amortyzacji mogą być modyfikowane na podstawie zatwierdzonych operacji dotyczących składnika majątku Lista Planów Amortyzacji Lista Planów Amortyzacji Pozwala na szybką i szczegółową analizę zarówno naliczeń amortyzacji w poprzednich miesiącach i latach jak i planowane naliczenia w przyszłych miesiącach i latach. Wywołanie Listy planów amortyzacji powoduje wskazanie, w polu podokres miesiąca, w którym powinno być uruchomione naliczanie amortyzacji dla systemu bilansowego. 94 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

97 Lista planów amortyzacji zawiera szeroki wachlarz filtrów, których użycie pozwoli na wywołanie listy pozycji majątkowych na ekranie wraz z jednomiesięczną kwotą amortyzacji oraz z podsumowaniem ilości środków i sumą amortyzacji dla całej listy. Podstawowym kryterium do wywołania listy środków jest filtr na amortyzację: nienaliczona gdy amortyzacja dla danego okresu nie została zatwierdzona. Nawet jeżeli istnieje dokument w liście operacji z naliczenia amortyzacji, ale nie jest zatwierdzony, wtedy system traktuje taką amortyzację jako nienaliczoną, chociaż nie pozwoli na ponowne naliczenie dla tego samego miesiąca. naliczona tylko taka amortyzacja, z której powstał dokument naliczenia i został zatwierdzony Naliczenie amortyzacji Dokonywanie naliczeń amortyzacji każdorazowo odbywa się automatycznie dla całej bazy środków, a ich zakres bez udziału użytkownika jest zliczany, na podstawie daty obowiązywania. 95 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

98 Rozpoczęcie naliczenia amortyzacji wywołuje się poprzez uruchomienie z Listy Planów Amortyzacji funkcji Amortyzacja lub z otwartego okna Listy planów amortyzacji, z ikony (zielony klawisz Amortyzacja ) na górnej belce. W tym wypadku należy wywołać listę środków według 96 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

99 wybranych kryteriów filtrowania. Uruchomienie naliczania przywoła okno, w którym powtórzy ilość środków (ilość rekordów) i rok oraz miesiąc naliczenia. Uruchomienie naliczenia powoduje wywołanie okna Amortyzacja, a po naliczeniu, w liście operacji automatycznie utworzony zostaje dokument dla wskazanego miesiąca oraz systemu amortyzacji. Kolejnym efektem jest wywołanie raportu z naliczenia amortyzacji, w której zawarta jest informacja: Godzina wywołania naliczenia System amortyzacji, w którym proces naliczenia został wywołany Rok amortyzacji Miesiąc amortyzacji Symbol dokumentu, który zostanie utworzony w liście operacji Tworzona jest lista środków wraz ze statusem z naliczenia w prawej części okna. Status OK oznacza, że środek znajdzie się w dokumencie amortyzacji. 97 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

100 Status błąd oznacza, że środek został pominięty i nie będzie go w dokumencie z naliczenia. Za każdym razem, kiedy w rapocie z naliczenia pojawi się błąd, będzie on dokładnie opisany. Zawsze jest możliwość usunięcia dokumentu, który powstał z naliczenia amortyzacji można poprawić wskazane przez system błędy i rozpocząć naliczenie powtórnie. Można też zatwierdzić dokument naliczenia, poprawić wskazane błędy i naliczyć drugi uzupełniający dokument amortyzacji, który będzie zawierał tylko te środki, które zostały poprawione. 98 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej

101 99 SIMPLE.ERP Majątek Trwały Instrukcja bieżącej