PAKIET INFORMACYJNY TARGÓW FITNESS&WELLNESS FIWE 2016

Transkrypt

1 PAKIET INFORMACYJNY TARGÓW FITNESS&WELLNESS FIWE 2016 I. INFORMACJE OGÓLNE Termin i miejsce: Organizator: International Center of Events Sp. z o.o Warszawa Gierdziejewskiego7/2 Weronika Jasnoch Project Manager w.jasnoch@icevents.pl Łukasz Frączek Sales Representative l.fraczek@icevents.pl Grzegorz Lechowicz Sales Representative g.lechowicz@icevents.pl Bartosz Monikowski International Sales Representative b.monikowski@icevents.pl Artur Moczarski Marketing Manager a.moczarski@icevents.pl Godziny otwarcia: 8 październik 2016 (sobota) Wystawcy: 07:00 19:00 Biznes: 08:00 18:30 (godziny biznesowe 08:00-11:00) Zwiedzający indywidualni: październik 2016 (niedziela) Wystawcy: Zwiedzający:

2 II. INFORMACJE ORGANIZACYJNE BIURO ORGANIZATORA Po przyjeździe na targi zarówno Wystawcy, jak i firmy realizujące zabudowę targową zobowiązani są do zgłoszenia się do Biura Organizatora w celu odebrania identyfikatorów umożliwiających poruszanie się po terenie targowym. Biuro organizatora zlokalizowane będzie w holu głównym (Hala 2) i będzie czynne w godz.: Czwartek 7:00 19:00 Piątek 7:00 20:00 Sobota 7:00 18:30 Niedziela 8:30 22:00 PIERWSZA POMOC W Biurze Organizatora znajduje się punkt pomocy medycznej obsługiwany przez wykwalifikowaną pielęgniarkę. Punkt będzie czynny w trakcie targów. FINANSE Warunkiem wejścia na teren targów FIWE jest uiszczenie opłat za wszystkie faktury wystawione przez Organizatora. Na targach istnieje możliwość dokupienie wyposażenia dodatkowego, a wszelkie zamówienia dodatkowego wyposażenia i usług, karty parkingowe zamawiane na targach płatne są tylko gotówką. UWAGA: Po zakończeniu targów żadne reklamacje nie będą przyjmowane. IDENTYFIKATORY Identyfikatory dla Wystawców upoważniające do wejścia na teren targowy w czasie Targów będą wydawane w Biurze Organizatora zlokalizowanym w EXPO XXI w dniach 6 października 2016 r. (czwartek) i 7 października 2016r. (piątek). Identyfikatory są bezimienne, opatrzone napisem Wystawca oraz logo Organizatora. Ilość przyznanych identyfikatorów dla powierzchni wygląda następująco: 0-15m2 4 identyfikatory 16 49m2 6 identyfikatorów identyfikatorów Sponsorzy i partnerzy 12 identyfikatorów

3 W przypadku potrzeby większej ilości identyfikatorów Wystawca powinien przekazać informację do opiekuna o ilości osób wykraczającej poza wyznaczony przydział. Następnie należy zarejestrować każdą z nich za pośrednictwem unikalnego kodu przypisanego do firmy na stronie : III. INFORMACJE TECHNICZNE OBCIĄŻENIE : Hala 1 - nacisk nie może być większy niż 800 kg/m2 Hala 2 - nacisk nie może być większy niż 500 kg/m2 Hala 3 - nacisk nie może być większy niż kg/m2 Hala 4 - nacisk nie może być większy niż kg/m2 WYMIARY BRAM TOWAROWYCH (od 1 do 13) - wysokość - 4,3 m, szerokość - 4,6 m.

4 PRĄD I WODA - cena wynajęcia powierzchni wystawienniczej wewnątrz zawiera podłączenie prądu 2kW (230V i 400 V). o Istnieje możliwość zamówienia dodatkowego przyłącza prądowego oraz zwiększenia natężenia (powyżej 2kW). Zamówienia należy składać u Opiekuna najpóźniej do dnia o Standardowo prąd będzie dostępny jedynie w godzinach targów, istnieje natomiast możliwość wykupienia dostępności prądu przez 24 godziny. Zamówienia te należy składać u Opiekuna najpóźniej do dnia o Istnieje możliwość zamówienia podłączenia wody do stoiska. Zamówienia należy składać u Dariusza Rynkuna: dariusz.rynkun@expoxxi.pl najpóźniej do dnia OBRYS STOISKA - wystawianie ekspozycji poza wyznaczony obrys stoiska (na ciągi komunikacyjne i przejścia) jest zabronione. Dotyczy to wszystkich elementów zabudowy, zarówno stojących na podłodze jak i górnych elementów konstrukcji (wiaty, zadaszenia, podwieszenia ze stropu hali). Ekspozycja na terenie zewnętrznym podlega takim samym zasadom jak w przypadku ekspozycji wewnętrznej. PODWIESZENIA - wystawca jest zobowiązany zgłosić wcześniej Organizatorowi potrzebę podwieszenia jakichkolwiek elementów do stałej konstrukcji stropu hali. Usługi związane z podwieszaniem elementów do stropu są zatwierdzane i wykonywane wyłącznie przez EXPO XXI i są dodatkowo płatne. W celu wykonania podwieszenia należy przedstawić do akceptacji rodzaj podwieszanej konstrukcji, gabaryty i całkowity ciężar, sposób podwieszenia (ilość linek), usytuowanie elementu w stosunku do stoiska. Wszystkie zgłoszenia prosimy kierować do : dariusz.rynkun@expoxxi.pl najpóźniej do r. IV. Bezpieczeństwo Zabronione jest przechowywanie poza stoiskami wszelkiego rodzaju opakowań, papierów i innych materiałów stwarzających zagrożenie pożarowe. Organizator zapewnia ogólne robocze oświetlenie pomieszczeń wystawowych. Indywidualne oświetlenie stoisk wchodzi w element dodatkowej zabudowy i w przypadku tych zamówień prosimy o kontakt z: jsujecka@psp.com.pl Podłączenia energetyczne do sieci targowej mogą być wykonywane tylko przez wyznaczonych pracowników Organizatora. Przy stoiskach zabudowywanych we własnym zakresie wystawca jest odpowiedzialny za wewnętrzną instalację elektryczną, natomiast Organizator odpowiada za instalację elektryczną tylko do granicy stoiska. Instalacje wewnątrz stoisk mogą być wykonywane również przez inne firmy posiadające odpowiednie uprawnienia. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody spowodowane przez niewłaściwie działające instalacje, wykonane przez wybraną przez siebie firmę.

5 Prosimy o zgłaszanie do organizatora chęci wystawienia eksponatów wielkogabarytowych. W przypadku wjazdu do hali autem Wystawca musi dopilnować aby: - wszystkie auta miały minimalną ilość paliwa - pali się rezerwa - wszystkie instalacje muszą być sprawne - auto nie może być na LPG i inny gaz - na czas kiedy nie ma Wystawców w ochronie muszą zostać kluczyki (będą w bezpiecznej kopercie) oraz musi być odłączony akumulator - w przypadku większej ilości aut na noc musi być dyżur ppoż. (więcej niż 5 szt.) Zabronione są prace związane ze spawaniem, szlifowaniem drewna i gipsu oraz inne prace powodujące zapylenie. W przypadku naruszenia regulaminu Organizator ma prawo przerwać montaż stoiska. V. INFORMACJE DOTYCZĄCE ZABUDOWY I DEMONTAŻ MONTAŻ ARANŻACJA STOISK : I 7 październik DEMONTAŻ STOISKA : 9/10 październik Zabroniony jest montaż stoisk podczas trwania targów. Koszt za jedną dodatkową godzinę opóźnienia montażu wynosi 1000 PLN netto za każdą rozpoczętą godzinę do dwóch godzin oraz 3000 PLN netto za każdą rozpoczętą godzinę powyżej dwóch godzin. W przypadku niektórych powierzchni istnieje możliwość wykupienia dodatkowego dnia montażu tj. 6 październik 2016 w cenie 4,90 zł netto /m2. Takie zapotrzebowanie proszę zgłaszać do dariusz.rynkun@expoxxi.pl najpóźniej do

6 ZABUDOWA WŁASNA Ściany oraz inne elementy konstrukcyjne na granicy stoiska o wysokości powyżej 2,5m zwrócone w stronę stoisk sąsiednich należy wykończyć neutralnie (nie wolno umieszczać reklamy firmy oraz nieosłoniętych elementów konstrukcyjnych i instalacyjnych). Maksymalna wysokość stoisk: Hala 1 8 m Hala 2 3,7 m Hala 3 8 m Hala 4 10 m Parking pod halą 1: 2,2 m Przyciski szybkiego reagowania, hydranty, tablice elektryczne oraz skrzynki telefoniczne zaznaczone na szczegółowej siatce stoiska nie mogą być pod żadnym pozorem zabudowane. W przypadku zabudowy mogącej uszkodzić podłogi informujemy Państwa o konieczności stosowania pod zabudowę podkładek z wykładziny. W przypadku uszkodzenia podłogi, kosztem naprawy zostanie obciążony Wystawca ( 500 zł netto/m2). ZABUDOWA ORGANIZATORA Kontakt z wykonawcą odbywa się za pośrednictwem Organizatora. Gwarantuje on terminowość i rzetelność powierzenia im zabudowy. Za wszelkie inne firmy Organizator nie bierze odpowiedzialności. Stoiska zbudowane zgodnie z zamówieniami oddajemy do Państwa dyspozycji od godz.: 17:00 w piątek 7 października. Rezygnacja z jakiegokolwiek elementu zatwierdzonego na projekcie nie zwalnia z obowiązku zwrotu zapłaty należności za ten element. Prosimy o wcześniejsze zamówienie elementów dodatkowych stoiska oraz ich rozsądny wybór. Wszystkie zamówienia dodatkowej zabudowy prosimy składać u : jsujecka@psp.com.pl

7 Mocowanie eksponatów do elementów stoiska może być dokonywane tylko metodami akceptowanymi przez Wykonawcę. Dotyczy to także wyklejania ścian foliami samoprzylepnymi. Żaden przedmiot nie może być przykręcamy lub przybijany do ścian i stelaża stoiska. W przypadku uszkodzenia lub zagubienia elementów stanowiących własność Wykonawcy, Wystawca zostanie obciążony ich kosztem. DEMONTAŻ Demontaż stoisk z zabudowa własną - demontaż stoisk budowanych we własnym zakresie odbywa się w dniu zakończenia wystawy tj. 9 października 2016 w godz Wystawca zobowiązany jest do przekazania sprzątniętej powierzchni wystawienniczej najpóźniej do końca terminu demontażu (należy całkowicie usunąć zabudowę stoiska, wykładzinę, resztki taśm klejących, farb itp.). Nie wolno demontować stoisk, czy to w całości czy w części, przed zakończeniem targów. Wystawcy, którzy nie podporządkują się temu zakazowi będą musieli zapłacić karę umowną w wysokości 2000 PLN netto. Demontaż stoisk z zabudową organizatora Wystawca jest zobowiązany do usunięcia swoich eksponatów, plakatów i rzeczy będących własnością Wystawcy najpóźniej do 2 godzin po zakończeniu wystawy tj. do 19:00 w niedzielę. NIESPRZĄTNIĘTA POWIERZCHNIA BĘDZIE DOPROWADZANA DO CZYSTOŚCI NA KOSZT WYSTAWCY. Zakończenie prac obejmuje wywóz eksponatów, elementów zabudowy, zwinięcie pokryć podłogi wraz z taśmami oraz zdjęcie wszelkiego rodzaju reklam. Pozostawione bez powiadomienia Organizatora elementy wyposażenia stoiska, nieusunięte przez Wystawcę w czasie demontażu, uważa się za mienie porzucone. VI. USŁUGI DODATKOWE PARKING Przypominamy, że w cenie jednej opłaty rejestracyjnej otrzymają Państwo jedną kartę parkingową, obowiązującą przez 3 dni targów (piątek niedziela) na jeden pojazd. Samochód z przyczepą liczony jest jako 2 pojazdy. Jest możliwość dokupienie kart parkingowych przed i na targach. W celu wcześniejszego zamówienia prosimy o kontakt z opiekunami. Przypisane karty i identyfikatory dla Wystawców, będą do odbioru w BIURZE OBSŁUGI.

8 OCHRONA Od 6 października 2016 do 9 października 2016 teren targowy będzie przez 24 godziny na dobę chroniony przez specjalistyczną agencję ochrony. W czasie zabudowy i demontażu oraz podczas trwania Targów obsługa i nadzór stoiska należą do obowiązków Wystawcy. Organizator odpowiada za ogólną ochronę pomieszczeń targowych i jest upoważniony do podejmowania wszelkich środków kontrolnych dla zapewnienia ich bezpieczeństwa. Ogólna ochrona Organizatora nie oznacza jego odpowiedzialności za szkody rzeczowe i osobowe powstałe w czasie trwania Targów. Organizator nie bierze odpowiedzialności za kradzieże powstałe w godzinach otwarcia wystawy dla zwiedzających! SPEDYTOR Wszelkie czynności związane z transportem, pakowaniem, montażem i demontażem eksponatów wykonywane są przez Wystawcę na jego koszt i odpowiedzialność. Powyższe prace Wystawca może zlecić oficjalnej firmie spedycyjnej na swój koszt. ExpoSped Sp. z o.o. ul.prądzyńskiego 12/14, Warszawa fax: phone: Phon: mobile: mobile: piotr.berus@exposped.co piotr.berus@exposped.com.pl m.pl Prosimy o zgłaszanie do organizatora chęci wystawienia eksponatów wielkogabarytowych (np. myjnie, przyczepy, zbiorniki) celem uzyskania akceptacji i ustalenia terminu wjazdu. (Dotyczy również Terenu Hali) Na eksponaty lub materiały sprowadzone z zagranicy na czas targów Wystawca powinien posiadać odpowiednie dokumenty celne i spedycyjne. Pojazdy mechaniczne lub inne urządzenia z silnikami spalinowymi, urządzenia w ruchu, balony wypełnione gazami, mogą być eksponowane w hali jedynie po wcześniejszym zgłoszeniu Organizatorowi.

9 W przypadku zapotrzebowania na usługi nietypowe, podłączenia dużych mocy, pozwolenia na pokazy wymagające zgody i inne indywidualne zamówienia, należy wcześniej zgłosić Organizatorowi. Zbyt późne zgłoszenie zapotrzebowania na takie usługi może spowodować brak możliwości ich wykonania. SPRZĄTANIE Sprzątanie stoisk jest wliczone w koszty udziału w targach dla wystawców korzystających z zabudowy Organizatora. Organizator zapewnia sprzątanie terenów targowych, pomieszczeń i przejść. Utrzymanie w czystości i sprzątanie stoisk jest obowiązkiem Wystawcy i musi być każdorazowo zakończone przed otwarciem wystawy dla zwiedzających. Istnieje natomiast możliwość wcześniejszego wykupienia sprzątania stoiska, takie zapotrzebowanie proszę zgłaszać do swojego opiekuna najpóźniej do r. Cena za sprzątanie dla zabudowy własnej wynosi 0,85 zł netto za 1m2 powierzchni stoiska za jedno sprzątanie (przed otwarciem dnia targów lub na koniec dnia). Codziennie przed wyjściem z wystawy, prosimy o wystawianie worków ze śmieciami w okolice ciągu komunikacyjnego tak, aby sprzątaczki mogły je zabrać. Usługa bezpłatna. Służby porządkowe zobligowane są jedynie do sprzątania ciągów komunikacyjnych. ZAPROSZENIA DRUKOWANE Organizator zapewnia Wystawcom określoną ilość drukowanych zaproszeń targowych, które Wystawca może rozesłać według własnego uznania. Ilość drukowanych zaproszeń na Targi jest uzależniona od wielkości stoiska: stoisko do 15 m2 ; stoisko m2 ; stoisko 50 + ; Sponsorzy i partnerzy ; 10 zaproszeń, 15 zaproszeń, 20 zaproszeń, 30 zaproszeń

10 Otrzymane zaproszenia należy zarejestrować na z użyciem kodu podanym na zaproszeniu przed rozpoczęciem targów. W pierwszej opcji zakupu biletu znajduje się zakładka ZAPROSZENIE: a) Jako rodzaj biletu wybierz ZAPROSZENIE BIZNES b) Jako liczbę biletów wybierz 1 c) Na dole strony kliknij "Kup bilet" d) Wypełnij swoje dane oraz wpisz kod promocyjny podany na zaproszeniu, który zrabatuje Twój bilet na 0 zł e) Kliknij "dalej". Twój bilet przyjdzie na podany wcześniej adres KONKURS Nieodłącznym elementem każdej edycji Targów FIWE jest prestiżowy Konkurs FIWE AWARDS, którego celem jest wyróżnienie i nagrodzenie najlepszych produktów oraz usług prezentowanych podczas wystawy. Serdecznie zapraszamy do wzięcia udziału więcej informacji na stronie Zgłoszenia prosimy kierować do swoich opiekunów. Termin zgłaszania do konkursu 27 września Ogłoszenie wyników konkursu i wręczenie nagród odbędzie się podczas wieczornego bankietu na którym, będzie można spróbować ciekawych potraw i spędzić czas w miłym towarzystwie. W cenie jednej opłaty rejestracyjnej każdy wystawca ma zapewnione 2 wejściówki. Liczymy na gromkie przybycie INTERNET Na targach będzie darmowa sieć WI-FI, dostępna przez 15 min. W celu zamówienia dodatkowych usług tele-informatycznych prosimy o kontakt: k.kozlowska@itsa.pl