Regulamin. TARGÓW SADOWNICTWA i WARZYWNICTWA. Targi Sadownictwa i Warzywnictwa TSW 2015, zwane dalej Targami

Transkrypt

1 Regulamin TARGÓW SADOWNICTWA i WARZYWNICTWA 1. NAZWA TARGÓW Targi Sadownictwa i Warzywnictwa TSW 2015, zwane dalej Targami 2. TERMIN I GODZINY OTWARCIA lutego 2015 r. 19 lutego czwartek, godziny otwarcia lutego piątek, godziny otwarcia LOKALIZACJA Centrum Expo XXI - Warszawa, ul. Prądzyńskiego 12/14 4. ORGANIZATOR Oficyna Wydawnicza Oikos Sp. z o.o Warszawa ul. Kaliska 1 m. 7 tel fax oikos@oikos.net.pl KRS Warszawa nr NIP REGON Kapitał zakładowy zł prezes zarządu Jacek Kłudka tel wew. 24 tel. kom Właścicielem znaku towarowego TSW Targi Sadownictwa i Warzywnictwa jest Agrosimex Sp. z o.o. 6. ZAKRES TEMATYCZNY TARGÓW sadownictwo warzywnictwo maszyny rolnicze wydawnictwa branżowe organizacje i stowarzyszenia branżowe 7. ZGŁOSZENIE UDZIAŁU 7.1. Warunkiem udziału w Targach jest wypełnienie, podpisanie i przesłanie do Organizatora formularza A - ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA W TARGACH oraz akceptacja Regulaminu Targów. Ze strony Wystawcy Zgłoszenie podpisuje właściciel lub osoba uprawniona do reprezentowania Wystawcy, zgodnie z wpisem do odpowiedniego rejestru lub posiadająca pełnomocnictwo podpisane przez osoby ujawnione w rejestrze. 1

2 Regulamin dostępny jest na stronie internetowej Organizatora: Zgłoszenie można przesłać pocztą elektroniczną w postaci zeskanowanych, oryginalnych, prawidłowo wypełnionych i podpisanych dokumentów, na adres: tsw@oikos.net.pl. Organizator poinformuje o otrzymaniu Zgłoszenia uczestnictwa w targach przesyłając Wystawcom potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. Z chwilą otrzymania przez Wystawcę potwierdzenia przyjęcia zamówienia umowa pomiędzy Organizatorem, a Wystawcą dotycząca uczestnictwa w Targach uznana jest za zawartą W przypadku zgłoszenia kilku firm w formie grupy należy wskazać jedną osobę, która jest upoważniona do reprezentowania grupy i wszystkich firm w niej oraz będzie odpowiedzialna za kontakt z Organizatorem. 7.3.Wykluczeniu z uczestnictwa w TSW podlegają podmioty pozostające w bezpośredniej konkurencji do Właściciela. 8. WARUNKI UCZESTNICTWA 8.1. Wystawca nabywa prawo udziału w Targach: a) po dostarczeniu do Organizatora formularza A Zgłoszenie uczestnictwa w targach umowy udziału w Targach; b) po dokonaniu opłaty za: powierzchnię wystawienniczą, obowiązkowy wpis do katalogu oraz dodatkowo zamówione usługi; c) po otrzymaniu od Organizatora drogą elektroniczną potwierdzenia uczestnictwa Organizator ma prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Targach w przypadku, gdy Wystawca nie uiści stosownych opłat za udział w targach, o których mowa w pkt WARUNKI PŁATNOŚCI 9.1. Ceny dotyczące najmu powierzchni i wpisu do katalogu Targów zawarte są w formularzu A Zgłoszenia uczestnictwa w targach. Stoisko wraz z zamówioną zabudową zostanie przekazane do użytkowania Wystawcy jedynie po dokonaniu wszystkich opłat Wpłaty należy uiszczać na konto: PKO Bank Polski S.A. 1 Reg. Oddz. Korp./W-wa Oficyna Wydawnicza Oikos Sp. z o.o Warszawa ul. Kaliska 1 m Organizator wystawi fakturę proforma na podstawie zamówienia. Wystawca dokona wpłaty w terminie 14 dni od dnia wystawienie, ale nie później niż 13 lutego 2015 r. Wpłata należnej kwoty jest warunkiem uczestnictwa w Targach Faktura VAT z ostatecznym rozliczeniem za udział w Targach będzie wystawiona w ciągu 7 dni od daty zakończenia Targów. 10. POTWIERDZENIE UCZESTNICTWA I UMOWA Organizator potwierdza przyjęcie zgłoszenia Wystawcy w formie elektronicznej, po spełnieniu przez niego warunków uczestnictwa. Potwierdzenie to jest równoznaczne z zawarciem umowy z Wystawcą. 11. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA 2

3 W przypadku rezygnacji z udziału w Targach wniesione wcześniej opłaty nie podlegają zwrotowi. Przy rezygnacji z udziału w terminie krótszym niż 15 dni od dnia rozpoczęcia Targów Wystawca zobowiązany jest do wniesienia pełnej kwoty należności za udział w Targach. Rezygnacja z uczestnictwa odbywa się wyłącznie w formie pisemnej listem poleconym. 12. ZWŁOKA W przypadku opóźnienia płatności Organizator zastrzega sobie prawo cofnięcia przyznanych wcześniej rabatów. 13. FORMA UDZIAŁU WYSTAWCA I PODWYSTAWCA Wystawca bierze udział w Targach we własnym imieniu i na własną rzecz Wystawca nie jest uprawniony do podnajmowania lub oddawania do bezpłatnego użytku części stoiska bez pisemnej zgody Organizatora. Zgłoszenie Podwystawcy odbywa się drogą elektroniczną poprzez przesłanie formularza D Zgłoszenie Podwystawcy i musi być dostarczone do 12 stycznia 2015 roku. Nie zgłoszenie Podwystawcy skutkuje karą pieniężną dla Wystawcy w wysokości 200% opłaty za udział Podwystawcy Podwystawca nabywa prawo do udziału w Targach: a) po zgłoszeniu go przez Wystawcę poprzez przesłanie drogą elektroniczną formularza D Zgłoszenie Podwystawcy do dnia 12 stycznia 2015 roku; b) po dokonaniu opłaty rejestracyjnej w wysokości 440 zł netto oraz za obowiązkowy wpis do katalogu targowego w wysokości 90 zł netto; c) po przesłaniu do Wystawcy od Organizatora drogą elektroniczną potwierdzenia uczestnictwa Podwystawcy Podwystawca zobowiązany jest do przestrzegania Regulaminu Targów. 14. POWIERZCHNIA WYSTAWIENNICZA I STOISKO O lokalizacji i kształcie stoiska decyduje Organizator. Życzenia i sugestie Wystawcy dotyczące stoiska są realizowane w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych Ze względów technicznych Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany wielkości zamówionej powierzchni. Organizator dostarczy Wystawcy plan Targów oraz lokalizację stoiska najpóźniej na 2 tygodnie przed rozpoczęciem Targów Organizator zastrzega sobie prawo zmiany lokalizacji stoiska po tym terminie, jeśli zaistnieje taka konieczność, wynikająca z warunków techniczno-organizacyjnych. Wystawca zostanie niezwłocznie poinformowany o zmianie. 15. WYPOSAŻENIE STOISKA I USŁUGI Wystawca może wynająć: a) powierzchnię w hali zabudowaną w systemie Octanom stoisko standardowe W ramach opłaty za powierzchnię wystawienniczą w hali Organizator zapewnia: - wynajęcie powierzchni w hali wystawienniczej; 3

4 - reklamę Targów w mediach; - informację o Targach kierowaną do potencjalnych klientów; -informację wizualną na terenie Targów; - zabudowę w systemie Octanom (białe ścianki, fryz z numerem stoiska i skróconą nazwą firmy wykonaną jednolitą czcionką dla całej wystawy); - wykładzinę w szarym kolorze; - gniazdko elektryczne 230 V; - 1 punkt świetlny na każde pełne 3 m 2 ; - ogólne oświetlenie terenu Targów, ogólną ochronę terenu Targów; - sprzątanie ciągów komunikacyjnych Targów. b) powierzchnię w hali bez zabudowy W ramach opłaty za powierzchnię niezabudowaną w hali Organizator zapewnia: - wynajęcie powierzchni w hali wystawienniczej; - reklamę Targów w mediach; - informację o Targach kierowaną do potencjalnych klientów; - oznakowanie stoiska odpowiednim numerem; - informację wizualną na terenie Targów; - ogólne oświetlenie terenu Targów, ogólną ochronę terenu Targów; - sprzątanie ciągów komunikacyjnych Targów. c) Wykorzystanie własnej zabudowy przez Wystawcę jest możliwe tylko za zgodą Organizatora po zgłoszeniu tego faktu na formularzu B- Zgłoszenie Zewnętrznego Wykonawcy Zabudowy Stoiska Wszystkie dodatkowe usługi związane z urządzeniem i wyposażeniem stoiska są odpłatne i będą realizowane na podstawie zamówienia na formularzu C- Zamówienie na wyposażenie dodatkowe przesłanego droga elektroniczną u Wykonawcy zabudowy Wystawca wynajmujący powierzchnię niezabudowaną w hali i realizujący zabudowę stoiska poprzez Wykonawcę niezależnego od Organizatora zobowiązany jest do powiadomienia o tym fakcie Organizatora poprzez wysłanie formularza B - Zgłoszenie Zewnętrznego Wykonawcy Stoiska w terminie do 2 lutego 2015 roku. W takiej sytuacji Wystawca zobowiązany jest do: - dostarczenia Organizatorowi projektu zabudowy stoiska do dnia 2 lutego 2015 r.; - uzyskania akceptacji Organizatora jeżeli zabudowa przekracza 2,5 m wysokości; - uzyskania od Organizatora pisemnej zgody na realizację zabudowy; - estetycznego, neutralnego wykańczania tylnych ścian zabudowy stoiska tak, aby nie przeszkadzały sąsiadującym stoiskom; - dostarczenia dokumentów poświadczających zabezpieczenie przeciwpożarowe elementów użytych do budowy i wyposażenia stoiska do dnia 13 lutego W przypadku braku takich dokumentów służby przeciwpożarowe obiektu mają prawo zabezpieczyć elementy stoiska lub usunąć na koszt Wystawcy Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewłaściwego użytkowania stoiska. 16. ZASADY PREZENTACJI EKSPONATÓW l USŁUG Wystawca jest zobowiązany do prezentacji swojej oferty zgodnej z zakresem tematycznym Targów, określonym w punkcie 6 niniejszego Regulaminu. 4

5 16.2. Wystawca zobowiązany jest do poinformowania Organizatora o zamiarze eksponowania elementów, których waga przekracza 700 kg na 1 m Organizator jest upoważniony do nakazania Wystawcy usunięcia ekspozycji niezgodnej z zakresem tematycznym Targów Usługi logistyczne na terenie EXPO XXI mogą być wykonane tylko przez firmy ze stosowną akredytacją według cennika ustalonego bezpośrednio z klientem.transport wewnętrzny własnym sprzętem możliwy tylko i wyłącznie po uzyskaniu zgody Organizatora. 17. REKLAMA Wystawca ma prawo do reklamy swojej Firmy i jej produktów wyłącznie na terenie własnego stoiska poprzez: - materiały promocyjne: ulotki, oferty, plakaty, foldery, mapy, zdjęcia, gadżety itp.; - reklamę audiowizualną (przy użyciu komputerów, odtwarzaczy audio video, rzutników, monitorów w sposób niewpływający na prezentacje na innych stoiskach). Reklamę Wystawca realizuje na własny koszt i odpowiedzialność Reklama na terenie Targów, poza stoiskiem, jest odpłatna i będzie realizowana na podstawie złożonego przez Wystawcę zamówienia. Wszelkie działania reklamowe realizowane poza stoiskiem Wystawcy wymagają pisemnej zgody Organizatora Reklama poprzez baner lub konstrukcję podwieszoną do sufitu hali nad stoiskiem jest realizowana wyłącznie przez służby techniczne obiektu wystawienniczego, które decydują o możliwości realizacji podwieszenia. Termin dostarczenia banerów do podwieszenia określony jest na dzień 10 lutego 2015 r. Po tym terminie podwieszenie baneru będzie realizowane w miarę możliwości technicznych. Wszystkie podwieszane elementy muszą być pozytywnie zaopiniowane przez służby techniczne obiektu wystawienniczego Reklama nie może kolidować z ogólną koncepcją Targów, przepisami BHP i porządkowymi oraz być uciążliwa dla innych wystawców i zwiedzających Organizator wydaje Katalog Wystawców. Wpis obejmujący dane Wystawcy oraz informacje dotyczące jego oferty jest odpłatny, obowiązkowy i nie podlega autoryzacji. Wpis umieszczony zostanie także na stronie internetowej Wpis do Katalogu należy przekazać Organizatorowi pocztą elektroniczną nie później niż 30 stycznia 2015 r. Nie nadesłanie danych przez Wystawcę nie zwalnia go od opłaty za umieszczenie wpisu, który zostanie dokonany na podstawie danych zawartych w zgłoszeniu Wystawca może umieścić reklamę w Katalogu Wystawców na podstawie odrębnych ustaleń Organizator nie ponosi odpowiedzialności za błędy w treści wpisów i reklam przygotowanych przez Wystawcę Reklama firm wypożyczających elementy wyposażenia stoiska na rzecz Wystawcy może odbywać się w formie wizytówek i może być realizowana wyłącznie w obrębie stoiska Wystawcy. 5

6 18. PRZEPISY PORZĄDKOWE I ORGANIZACYJNE Wystawca ma obowiązek zgłosić się do Biura Targowego Organizatora bezpośrednio po przyjeździe na teren Targów, celem dokonania rejestracji. Wystawca otrzyma identyfikatory i zamówione karty parkingowe oraz zostanie mu przekazane stoisko Do przebywania na terenie Targów poza godzinami otwarcia Targów dla Publiczności upoważnione są wyłącznie osoby posiadające imienne identyfikatory wydane przez Organizatora. Liczba identyfikatorów wydawanych przez Organizatora zależy od wielkości powierzchni wykupionej przez Wystawcę. Na powierzchnię do 9 m 2 przysługują 2 identyfikatory. Na każde kolejne 9 m 2 1 identyfikator. Wystawca może dokupić dodatkowe identyfikatory Osoby zatrudnione przez Wystawcę do prac technicznych zobowiązane są do noszenia specjalnych, tymczasowych identyfikatorów wydawanych przez Organizatora. Identyfikatory te są ważne wyłącznie w okresie montażu i demontażu stoiska Identyfikatory mogą być używane wyłącznie przez osoby do tego uprawnione Poza godzinami otwarcia Targów dla Publiczności Organizator ma prawo nie wpuścić lub usunąć z terenu Targów osoby, które nie posiadają identyfikatorów Karty parkingowe uprawniają do parkowania na wyznaczonych parkingach w okresie trwania Targów. Karty parkingowe są odpłatne i wydawane będą w biurze Organizatora na podstawie zamówienia złożonego na formularzu A - Zgłoszenie uczestnictwa w targach. Ich aktywacja następuje przy wjeździe na teren Targów w dniu montażu 18 lutego 2015 r. Na parkingach przy halach wystawienniczych zabronione jest parkowanie samochodów ciężarowych (powyżej 3,5 t) oraz samochodów osobowych zajmujących więcej niż jedno miejsce parkingowe w trakcie trwania Targów, tj lutego Samochody pozostawione w miejscach niedozwolonych będą usuwane na koszt Wystawcy Montaż stoisk odbywa się w dniu 18 lutego 2015 r. od godziny 8.00 do 22.00, przy czym elementy wielkogabarytowe tylko do godziny Demontaż stoiska eksponatów i wyposażenia można rozpocząć dopiero po zakończeniu Targów 20 lutego 2015 r. o godzinie Przed tym terminem jest on zabroniony! Demontaż należy zakończyć do godziny w dniu 20 lutego Wystawca nie może samodzielnie podłączać lub odłączać odbiorników energii elektrycznej do sieci na terenie obiektu Wystawca jest odpowiedzialny za likwidację i demontaż swojego stoiska oraz wywiezienie elementów wyposażenia i eksponatów. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje obciążeniem Wystawcy kosztami usunięcia wymienionych wyżej elementów. Wydzierżawione od Organizatora wyposażenie należy pozostawić w nienaruszonym stanie Na terenie EXPO XXI usługi spedycyjne, załadunkowe i rozładunkowe za pomocą wózka podnośnikowego mogą wykonywać wyłącznie firmy posiadające licencję na działanie na terenie obiektu Expo XXI, według cennika dostępnego w biurze Organizatora Uzupełnianie lub wymiana eksponatów i materiałów promocyjnych na stoiskach w czasie trwania Targów są możliwe codziennie w godzinach

7 Wystawca jest zobowiązany do utrzymania czystości na swoim stoisku na własny koszt Wprowadzane na teren hali pojazdy spalinowe muszą być opróżnione z paliwa do poziomu rezerwy. 19. PRZEPISY PRZECIWPOZAROWE Na terenie Targów, poza miejscami wyznaczonymi, obowiązuje zakaz palenia tytoniu i używania ognia oraz wykonywania czynności, które mogą spowodować pożar oraz jego rozprzestrzenienie Stoiska i eksponaty powinny być zamontowane w sposób nie stwarzający zagrożenia dla innych Wystawców i Zwiedzających Zastawianie lub zasłanianie urządzeń p/poz. (gaśnice, przyciski sygnalizacyjne, czujki, hydranty) oraz rozdzielni, telefonów ogólnych i drzwi ewakuacyjnych oraz dróg pożarowych jest zabronione W przypadku zauważenia pożaru lub innego zagrożenia należy: - niezwłocznie powiadomić osoby znajdujące się w pobliżu miejsca zagrożenia, Państwową Straż Pożarną (tel. 998, 112 lub wykorzystując przycisk alarmowy), służby p/poz. dyżurujące na terenie obiektu i Organizatora; - zachować spokój i nie dopuścić do paniki; - podporządkować się kierującemu akcją ratowniczą. 20. PRZEPISY BHP Wystawcy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników wykonujących prace na terenie Targów podczas montażu i demontażu oraz trwania Targów Maszyny, silniki i urządzenia mogą być uruchomione pod warunkiem wyposażenia ich we wszelkie przepisowe elementy ochronne i osłony zapobiegające dostępowi osób nieuprawnionych po uprzednim uzyskaniu zgody od osoby pełniącej dyżur przeciwpożarowy. Osoby obsługujące taki sprzęt muszą posiadać wszelkie niezbędne uprawnienia W zakresie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy nieobjętych niniejszymi przepisami mają zastosowanie przepisy ogólnie BHP obowiązujące w Polsce. 21. UBEZPIECZENIE I WYŁĄCZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI Ochrona i bezpieczeństwo eksponatów w czasie montażu i demontażu stoiska oraz w czasie godzin otwarcia Targów jest obowiązkiem Wystawcy Przebywanie na terenie Targów poza godzinami jego otwarcia dopuszcza się tylko w uzasadnionych przypadkach, po uzyskaniu pisemnej zgody Organizatora i przedstawiciela agencji ochrony odpowiedzialnego w tym czasie za bezpieczeństwo terenu Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie lub zniszczenie eksponatów i rzeczy pozostawionych na stoisku oraz wypadki osób zaistniałe na terenie Targów i podczas jego trwania, a także w okresie montażu i demontażu. 7

8 21.4. Organizator nie odpowiada za szkody i straty poniesione przez Wystawcę w wyniku: kradzieży, pożaru, powodzi, wichury, eksplozji, przerwy w dostawie prądu, a także działania siły wyższej. Wystawca ma obowiązek ubezpieczyć eksponaty na własny koszt Fakt pozostawienia na terenie Targów po ich zamknięciu cennych eksponatów Wystawca zgłasza Organizatorowi w formie pisemnej. Poza godzinami otwarcia Organizator zapewnia ochronę terenu Targów. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego poinformowania Organizatora o zaistniałej szkodzie w formie pisemnej. 22. REKLAMACJE Wystawca ma prawo do złożenia pisemnej reklamacji w związku z zastrzeżeniami wobec usług wystawienniczych realizowanych przez Organizatora w terminie 14 dni od dnia zakończenia Targów Reklamacje należy przesłać do Biura Targowego Organizatora na adres: Oficyna Wydawnicza Oikos Sp. z o.o Warszawa, ul. Kaliska 1 m Reklamacje będą rozpatrywane w terminie 30 dni od daty wpłynięcia do biura Organizatora. Wystawca otrzyma pisemną odpowiedź dotyczącą zgłoszonych zastrzeżeń Reklamacje składane po określonym wyżej terminie nie będą rozpatrywane. 23. OCHRONA DANYCH Wystawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora w celu wykonania niniejszej umowy oraz organizacji kolejnych edycji Targów. 24. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Wszelkie dodatkowe zalecenia niezawarte w niniejszym regulaminie, a przedstawione przez Organizatora Wystawcy w formie pisemnej, są obowiązujące Organizator nie ponosi odpowiedzialności za stan prawny oraz jakość prezentowanych eksponatów i rozdawanych materiałów promocyjnych (w tym poligraficznych) przez Wystawców W stosunkach prawnych pomiędzy Wystawcą a Organizatorem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, zaś ewentualne spory rozpatrywane będą przez właściwy Sąd Gospodarczy Organizator ma prawo do usunięcia nielegalnych ekspozycji osób, które nie przestrzegają Regulaminu Targów i nie reagują na upomnienia służb Organizatora. Organizator 8