EUROPEJSKA BAZA PRODUKTÓW EUROPEAN SHARED TREASURE (EST)

Transkrypt

1 EUROPEJSKA BAZA PRODUKTÓW EUROPEAN SHARED TREASURE (EST) dla beneficjentów: Comenius - Projekty Partnerskie Szkół Comenius - Projekty Partnerskie Regio Leonardo da Vinci - Projekty Partnerskie Gruntvig - Projekty Partnerskie Grundtvig - Projekty Wolontariatu Seniorów

2 Spis treści 1 Wstęp Dla kogo jest Przewodnik? Co to jest EST? Kto rejestruje dane w bazie EST? Zobowiązania zawarte w umowie Ochrona danych osobowych Rozpoczęcie pracy Logowanie i hasło Pola nie wymagające uzupełnienia Zapisywanie danych Informacje o projekcie / projekt partnerski Partnerzy Opis - obowiązkowy Obszar tematyczny Logo (tylko dla koordynatora projektu) Produkty Co to jest produkt końcowy? Dodanie lub edycja produktów Dodanie produktu partnera Dodanie produktu grupy partnerskiej Opis produktu w roboczym i narodowym językach (obowiązkowy) Język (pole obowiązkowe) Odbiorcy Rodzaj produktu (obowiązkowe) Dostępność Przykłady dobrej praktyki ang. Star projects Promocja EST Aneks często zadawane pytania:

3 1 Wstęp 1.1 Dla kogo jest Przewodnik? Dokument ten jest przeznaczony dla beneficjentów projektów partnerskich Comenius, Grundtvig, Leonardo da Vinci zatwierdzonych do realizacji w edycjach 2009 i 2010 oraz dla beneficjentów partnerskich projektów Comenius Regio i projektów Wolontariatu Seniorów w edycji Co to jest EST? Dostępna w Europie przez Internet baza European Shared Treasure (Europejska Baza Produktów EST) dedykowana jest dla programów wymienionych powyŝej a jej cel to upowszechnianie projektów w Europie i ułatwianie dostępu do rezultatów i wyników prac. Promotorzy projektów mogą prezentować w bazie EST produkty końcowe i wyniki prac w projektach Comeniusa, Leonardo da Vinci i Grundtviga jak równieŝ analizować inne projekty europejskie w poszukiwaniu inspiracji i idei. EST jest wspólnym interfejsem Narodowych Agencji dla programu Uczenie się przez całe Ŝycie w krajach wdraŝających program i zaadoptowanym przez Komisję Europejską. Dostęp do interfejsu uzyskać moŝna pod unikalnym europejskim adresem: Kto rejestruje dane w bazie EST? Zasoby bazy EST są kombinacją informacji z formularzy wniosków i wkładu partnerów. W europejskiej bazie EST kaŝdy partner z grupy realizującej projekt ma swój wpis. Narodowa Agencja jest odpowiedzialna za umieszczenie podstawowych danych o projekcie i grupie partnerskiej realizującej ten projekt w bazie EST. Koordynator i partnerzy w projekcie są zobowiązani do rejestracji produktów końcowych i rezultatów wypracowanych w czasie trwania projektu. ChociaŜ kaŝdy z partnerów rejestruje dane tylko koordynator moŝe edytować opis projektu w języku roboczym a takŝe załadować logo projektu wspólne dla grupy partnerskiej. 1.4 Zobowiązania zawarte w umowie Artykuł (mówiący o upowszechnianiu rezultatów) umowy zawartej pomiędzy Narodową Agencją a beneficjentami projektów partnerskich Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig oraz partnerskich projektów Comenius Regio obliguje 1 beneficjentów do rejestracji produktów końcowych i informacji uzupełniających o realizowanym projekcie w bazie EST. Ostateczny termin rejestracji produktów końcowych w bazie EST to 30 września roku zamykającego projekt. Usilnie prosimy o przestrzeganie tego terminu. Narodowa Agencja sprawdzi wpis kaŝdego beneficjenta w bazie EST. W przypadku gdy beneficjent nie zarejestruje minimum wymaganych danych w bazie EST będzie proszony przez Narodową Agencję o ich uzupełnienie. Niewykonanie w/w zobowiązania wynikającego z umowy spowoduje zablokowanie płatności drugiej raty przyznanych środków finansowych aŝ do momentu uzupełnienia wpisów w bazie. 1.5 Ochrona danych osobowych Na komplet informacji zarejestrowanych w bazie EST składają się informacje z oryginalnego formularza wniosku oraz informacje wpisane przez partnerów realizujących projekt. Państwa oryginalny formularz wniosku został podpisany przez prawnego reprezentanta Waszej Instytucji, który tym aktem wyraził zgodę na publikowanie danych osobowych i danych instytucji (informacje te zawarte są w formularzu wniosku). 1 nie dotyczy Projektów Wolontariatu Seniorów 3

4 2 Rozpoczęcie pracy 2.1 Logowanie i hasło Narodowa Agencja udostępnia a) dla beneficjentów zawierający podstawowe informacje o wprowadzaniu danych i publikacji wpisów oraz b) przekazuje beneficjentom unikalne hasło i identyfikator, który jest zmodyfikowanym numerem umowy realizowanego projektu. Numer projektu i unikalne hasło umoŝliwiają rejestrację informacji o projekcie i produktów końcowych. Prosimy zalogować się do aplikacji dostępnej przez Internet pod adresem URL: Pola nie wymagające uzupełnienia Po zalogowaniu uŝytkownik zauwaŝy, Ŝe baza danych EST zawiera juŝ podstawowe informacje o projekcie. Uzupełnień dokonano na podstawie danych formularza wniosku aplikacyjnego. W celu rozliczenia projektu i akceptacji raportu końcowego wymagana jest aktualizacja danych bazy EST zgodnie z realizacją i rezultatami partnerstwa. 2.3 Zapisywanie danych Uzupełnianie danych moŝe być prowadzone w kilku sesjach. Aby zapisać dane po kaŝdorazowym uzupełnieniu a takŝe w czasie edycji naciśnij klawisz Zapisz. Aby uniknąć utraty danych, zalecamy częste zapisywanie danych. 3 Informacje o projekcie / projekt partnerski 3.1 Partnerzy Sekcja Partnerzy w zakładce Projekt partnerski zawiera podstawowe informacje o partnerstwie zgrupowane w trzech podsekcjach. Pierwsza zawiera nazwę programu i akcji, w ramach której realizowany jest projekt, oraz jego język roboczy. Druga i trzecia informacje na temat instytucji koordynującej oraz instytucji/jach partnerskich. Ta sekcja jest prawie w całości wypełniona, uzupełnić naleŝy dane osoby kontaktowej oraz adres instytucji. 4

5 3.2 Opis - obowiązkowy W tej sekcji naleŝy krótko opisać projekt. Opis projektu zawiera cztery pola tekstowe: - Tytuł w języku roboczym, Opis (język roboczy), - Tytuł w języku narodowym, Opis (język narodowy). Pole tekstowe Tytuł projektu w języku roboczym jest wypełnione i nie podlega modyfikacji. Wstępnie wypełnione danymi z formularza wniosku, jest równieŝ pole Opis (język roboczy). Tylko koordynator projektu ma uprawnienia do modyfikacji tego pola i robi to wówczas gdy opis pobrany z formularza wniosku wymaga zmian. Przy edycji tekstu naleŝy uwzględnić, Ŝe opis kierowany jest do szerokiego kręgu odbiorców zatem nie powinien być przygotowany w języku biurokratycznym. Partnerzy i koordynator są zobowiązani do przetłumaczenia na swój narodowy język tytułu projektu oraz jego opisu. JeŜeli język roboczy jest jednocześnie językiem narodowym naleŝy skopiować opis z pola w języku roboczym do pola w języku narodowym uŝywając funkcji kopiuj / wklej. Głównym celem zastosowania wielojęzykowych opisów jest umoŝliwienie odbiorcom z róŝnych krajów analizy danych bazy i czerpanie korzyści z publikacji przykładów dobrych praktyk. Maksymalna liczba znaków dla tych pól to 250 znaków na tytuł projektu i 2000 znaków na opis projektu w kaŝdym z języków (włączając w to spacje). Liczbę znaków pozostałych do uzupełnienia wskazuje tekst wyświetlany nad polami opisów. Opis powinien być przygotowany zwięźle i zawierać kluczowe informacje na temat najbardziej istotnych aspektów realizacji projektu, takich jak: cele, temat, metodologia, podjęte działania, uzyskane rezultaty i korzyści dla uczestników projektu. Opisy w obu językach muszą zawierać te same informacje. 5

6 JeŜeli jesteś koordynatorem projektu i chcesz aby opis projektu był atrakcyjny dla uŝytkowników internetu popraw pole Opis (język roboczy) w języku roboczym a po naniesieniu poprawek poinformuj partnerów aby zmodyfikowali swoje narodowe tłumaczenia. Być moŝe poniŝsze dokumenty/strony internetowe pomogą w przygotowaniu dobrego opisu projektu: broszura How to write clearly opracowana w 22 językach dostępna pod adresem: broszura Making waves : Project lingua connections : Writing for the web : Obszar tematyczny Sekcja słuŝy przedstawieniu zakresu tematycznego i edukacyjnego projektu oraz realizacji priorytetów strategii lizbońskiej. Tematyka i Obszary edukacyjne projektu to pola wypełnione i nie podlegające modyfikacji. Przy czym projekty partnerskie Grundtviga i Leonardo da Vinci oraz projekty Volontariatu Seniorów nie mają przypisanych obszarów edukacyjnych. 6

7 3.4 Logo (tylko dla koordynatora projektu) Zachęcamy koordynatorów projektów do zamieszczenia logo projektu lub innego graficznego znaku mającego znaczenie dla realizatorów i uczestników. Maksymalny rozmiar grafiki to 300p x 300p w przypadku jego przekroczenia wyświetlany jest komunikat o błędzie, akceptowane formaty to.jpg,.png oraz.gif. Aby sprawdzić rozmiar grafiki lub ustawić wymagany przed zamieszczeniem jej w bazie, moŝna skorzystać z jakiegokolwiek bezpłatnego oprogramowania dostępnego w sieci, takiego jak Gimp ( Picasa ( Irfanview ( lub programu graficznego (np. Photoshop). NiezaleŜnie od kształtu logo projektu, w bazie EST zostanie ono wyświetlone w rozmiarze 80p x 80p obok informacji na temat projektu. Usilnie zachęcamy koordynatorów do umieszczania logo lub innego graficznego znaku przy projekcie gdyŝ czyni to bazę atrakcyjniejszą dla odbiorcy. 7

8 W celu załadowania logo wybierz opcję Tak. Przed załadowaniem logo musi być zapisane na komputerze. Naciśnij klawisz Wybierz logo a aby go znaleźć, na kolejnym ekranie wybierz klawisz Przeglądaj. Po wskazaniu ścieŝki dostępu do zbioru naciśnij klawisz Prześlij logo. 4 Produkty 4.1 Co to jest produkt końcowy? Ta sekcja jest przeznaczona na informacje o produktach końcowych (namacalnych efektach) projektu. Podkreślmy, Ŝe dla akcji Comenius, Gruntvig oraz Leonardo da Vinci, pojęcie produkt ma bardzo szerokie znaczenie i moŝe obejmować: publikacje, źródła multimedialne, produkcje artystyczne, materiały audiowizualne, ale równieŝ spotkania, seminaria, wideokonferencje, wystawy, badania, sposób upowszechniania a w niektórych przypadkach mobilności. 4.2 Dodanie lub edycja produktów. KaŜdy partner musi zarejestrować przynajmniej 1 produkt końcowy do projektu w bazie EST i uzupełnić wszystkie pola obowiązkowe. Zachęcamy do rejestracji produktów, które dają najlepszą reprezentację projektu. JeŜeli produkt ma postać elektroniczną, moŝe być bezpośrednio załadowany na serwer Narodowej Agencji lub wskazany przez podanie adresu internetowego. W przypadku produktów nie mających 8

9 formatu elektronicznego naleŝy zarejestrować ich opis w bazie EST i w sekcji Dostępność wskazać adres osoby dysponującej zasobem. W sekcji Produkty mamy dwie opcje dodaj nowy produkt i zarejestruj wspólny produkt: A + Nowy produkt B + Wspólny produkt Dodanie produktu partnera W tej sekcji moŝna zarejestrować wszystkie produkty końcowe stworzone w organizacji partnerskiej. Po kaŝdym wprowadzeniu nowego produktu tylko uŝytkownik rejestrujący, widzi dany zapis i moŝe go wielokrotnie modyfikować. Klawisz Podgląd/Edycja widoczny przy kaŝdej nazwie produktu umoŝliwia prezentację informacji o produkcie, a takŝe ich edycję. Aby wprowadzić nowy produkt instytucji partnerskiej naleŝy wybrać klawisz + Nowy produkt w sekcji Produkty. KaŜdorazowe kliknięcie w menu na Produkty pozwala obejrzeć listę wszystkich dodanych produktów Dodanie produktu grupy partnerskiej JeŜeli produkt jest efektem pracy wspólnym dla całej grupy partnerskiej naleŝy wprowadzić go jako Wspólny produkt. Wspólny produkt moŝe zostać zarejestrowany przez dowolnego partnera grupy przy uŝyciu opcji + Wspólny Produkt. W kolejnym kroku aplikacja udostępni wspólny produkt (oznaczony flagą europejską) innym beneficjentom grupy partnerskiej wybranego projektu. Po wyborze Podgląd / Edycja partnerzy będą mogli uzupełnić opisy w swoim narodowym języku ale tylko partner inicjujący rejestrację będzie mógł ten produkt usunąć. Parametry produktu wspólnego (Odbiorcy, Dostępność, itp.) są ustalane przez partnera inicjującego rejestrację wspólnego produktu i nie mogą być edytowane przez innych partnerów. 9

10 4.3 Opis produktu w roboczym i narodowym językach (obowiązkowy) Podobnie jak sekcja Opis projektu sekcja Opis produktu zawiera cztery pola tekstowe: - Tytuł w języku roboczym, Opis (język roboczy), - Tytuł w języku narodowym, Opis (język narodowy). Pola tytułów i opisów muszą być wypełnione w obu językach: roboczym projektu i narodowym beneficjenta. JeŜeli język roboczy jest jednocześnie językiem narodowym naleŝy skopiować opis z pola w języku roboczym do pola w języku narodowym uŝywając funkcji kopiuj / wklej. Maksymalna liczba znaków dla tych pól to 250 znaków na tytuł produktu i 500 znaków na opisy w kaŝdym z języków (włączając spacje). Liczbę pozostałych do uzupełnienia znaków w polu opisowym wskazuje tekst nad polem. Po wypełnieniu tej sekcji naciśnij klawisz Zapisz. 4.4 Język (pole obowiązkowe) NaleŜy wybrać co najmniej jeden język dla kaŝdego z produktów (nie ma górnego limitu liczby zaznaczonych języków). 10

11 4.5 Odbiorcy Proszę zaznaczyć odbiorców, do których adresowany jest dany produkt oraz jeśli dotyczy wiek słuchaczy (uczniów, studentów, praktykantów, dorosłych, osób ze specjalnymi potrzebami itp.). Przy wyborze odbiorców i przedziału wiekowego nie ma górnego limitu moŝliwych zaznaczeń. Naciśnięcie przycisku Zapisz zaktualizuje wprowadzone informacje. 11

12 4.6 Rodzaj produktu (obowiązkowe) Proszę wybrać rodzaj produktu (np. strona internetowa, materiały pedagogiczne, rękodzieło). MoŜna wybrać tylko jedną opcję. Po wyborze przyciśnij klawisz Zapisz. 4.7 Dostępność Ostatni krok to określenie dostępności produktu. Wymagane jest wskazanie, czy produkt jest dostępny on-line, czy teŝ moŝe być zamawiany poprzez bezpośredni kontakt z instytucją. Wyboru proszę dokonać spośród 4 opcji: 12

13 Niedostępny - produkt jest niedostępny, Dostępny na zamówienie - w przypadku, gdy nie ma moŝliwości zamieszczenia produktu w bazie, np. DVD o zbyt duŝym rozmiarze, ksiąŝka itp.; proszę podać adres osoby kontaktowej, Dostępny na stronie - w przypadku produktów juŝ dostępnych w internecie, w tym miejscu naleŝy umieścić URL strony internetowej, za pośrednictwem której moŝna uzyskać dostęp do produktu, Do pobrania (przez internet) - w przypadku zbiorów nie przekraczających 5 MB, moŝliwe jest załadowanie produktu bezpośrednio do bazy EST. Aby załadować produkt trzeba zaznaczyć opcję Do pobrania i kliknąć na tekście Prześlij, w kolejnym oknie wskazać ścieŝkę dostępu do zbioru na własnym komputerze a następnie wybrać Prześlij plik. Niezbędne jest wskazanie, czy produkt jest chroniony prawem autorskim. Po uzupełnieniu sekcji przyciśnij klawisz Zapisz. PowyŜsze kroki naleŝy powtórzyć dla kaŝdego produktu. JeŜeli wielkość zbiorów przekracza 5 Mb to niemoŝliwe jest załadownie produktu na serwer polskiej bazy EST. 5 Przykłady dobrej praktyki ang. Star projects W kaŝdym kraju Narodowe Agencje flagują w bazie EST projekty wyróŝnione, będące przykładami dobrej praktyki, jako Star projects. Opierając się na jakości projektów i przypisanych do nich produktów Narodowe Agencje identyfikują projekty będące przykładami dobrej praktyki i na poziomie narodowym upowszechniają je. Aby projekt został wyróŝniony raport końcowy z realizacji musi dokumentować jego atuty. NaleŜy opisać trwałe rezultaty moŝliwe do upowszechniania, wpływ projektu na personel, uczniów, słuchaczy, praktykantów i trenerów, na lokalną społeczność oraz wykazać europejską wartość dodaną płynącą z realizacji projektu. Projekty Star projects będą eksportowane z bazy EST do europejskiej platformy EVE upowszechniającej projekty realizowane w programach: Uczenie się przez całe Ŝycie, MłodzieŜ w działaniu, Aktywne obywatelstwo. Więcej informacji na temat platformy EVE uzyskasz pod adresem: 6 Promocja EST Narodowe Agencje udostępniają EST poprzez swoje strony internetowe i w trakcie krajowych wydarzeń. Prosimy o wsparcie w upowszechnianiu bazy EST przez umieszczenie linku do polskiej strony internetowej EST: na stronie projektu z tekstem Jestem w bazie EST!. 13

14 7 Aneks często zadawane pytania: Co robić jeŝeli pola wypełnione na podstawie formularza wniosku są nie aktualne lub zawierają nieprawidłowe informacje? NaleŜy skontaktować się pracownikiem nadzorującym projekt w Narodowej Agencji z prośbą o skorygowanie danych. Co naleŝy robić jeŝeli beneficjent zapomni swojego identyfikatora i hasła? NaleŜy skontaktować się pracownikiem nadzorującym projekt w Narodowej Agencji z prośbą o ponowne przesłanie danych identyfikacyjnych. Czym skutkuje nie wpisanie danych do bazy EST? Wprowadzenie danych do bazy EST jest zagwarantowane umową. Niewywiązanie się z umowy spowoduje wstrzymanie płatności końcowej przez Narodową Agencję. Czy muszę czekać na wpis koordynatora w bazie EST? Nie trzeba czekać na wpis koordynatora. KaŜdy zapis w bazie EST jest niezaleŝny. Co się stanie jeŝeli partner w projekcie nie wprowadzi informacji do bazy EST? KaŜdy z partnerów musi zarejestrować przynajmniej jeden produkt w bazie EST. JeŜeli któryś z partnerów nie dokona wpisu inne organizacje partnerskie nie ponoszą konsekwencji. Narodowa Agencja partnera będzie kontaktowała się bezpośrednio z partnerem, który nie dokonał wpisu. Dlaczego wszyscy partnerzy muszą rejestrować produkty, czy nie powinien tego robić koordynator? Wszyscy partnerzy muszą zarejestrować produkty wypracowane na poziomie lokalnym, które mogą się róŝnić od wspólnych produktów wszystkich partnerów. Kto powinien wprowadzić informacje o produktach wypracowanych wspólnie przez wszystkich partnerów? KaŜdy partner moŝe zainicjować rejestrację wspólnego produktu. Następnie kaŝdy z partnerów uzupełnia opisy w swoim narodowym języku. Głównym celem zastosowania wielojęzykowych opisów jest umoŝliwienie uŝytkownikom z róŝnych krajów analizy danych bazy w ich narodowym języku i czerpanie korzyści z publikacji przykładów dobrych praktyk. Czy naleŝy zapisywać kaŝdy ekran? Nie, baza automatycznie zapisuje uzupełnienia i modyfikacje wykonane na kaŝdym ekranie. JednakŜe zaleca się regularne zapisywanie danych po uzupełnieniu kaŝdej sekcji aby uniknąć ich utraty. NaleŜy równieŝ zapisać projekt przed wylogowaniem się z bazy. Czy jest moŝliwość modyfikacji produktu juŝ opublikowanego? Tak jest moŝliwość edycji produktów po ich opublikowaniu. 14