EUROPEJSKA BAZA PRODUKTÓW EUROPEAN SHARED TREASURE (EST)

Transkrypt

1 EUROPEJSKA BAZA PRODUKTÓW EUROPEAN SHARED TREASURE (EST) dla beneficjentów: Comenius - Projekty Partnerskie Szkół Comenius - Projekty Partnerskie Regio Leonardo da Vinci - Projekty Partnerskie Gruntvig - Projekty Partnerskie Grundtvig - Projekty Wolontariatu Seniorów

2 Spis treści 1 Wstęp Dla kogo jest Przewodnik? Co to jest EST? Kto rejestruje dane w bazie EST? Zobowiązania zawarte w umowie Ochrona danych osobowych Rozpoczęcie pracy Logowanie i hasło Pola nie wymagające uzupełnienia Zapisywanie danych Informacje o projekcie / projekt partnerski Partnerzy Opis - obowiązkowy Obszar tematyczny Logo (tylko dla koordynatora projektu) Produkty Co to jest produkt końcowy? Dodanie lub edycja produktów Dodanie produktu partnera Dodanie produktu grupy partnerskiej Opis produktu w roboczym i narodowym językach (obowiązkowy) Język (pole obowiązkowe) Odbiorcy Rodzaj produktu (obowiązkowe) Dostępność Przykłady dobrej praktyki ang. Star projects Promocja EST Aneks często zadawane pytania:

3 1 Wstęp 1.1 Dla kogo jest Przewodnik? Dokument ten jest przeznaczony dla beneficjentów projektów partnerskich Comenius, Grundtvig, Leonardo da Vinci zatwierdzonych do realizacji w dwóch poprzednich latach w tym dla beneficjentów partnerskich projektów Comenius Regio i projektów Wolontariatu Seniorów. 1.2 Co to jest EST? Dostępna w Europie przez Internet baza European Shared Treasure (Europejska Baza Produktów EST) dedykowana jest dla programów wymienionych powyżej a jej cel to upowszechnianie projektów w Europie i ułatwianie dostępu do rezultatów i wyników prac. Promotorzy projektów mogą prezentować w bazie EST produkty końcowe i wyniki prac w projektach Comeniusa, Leonardo da Vinci i Grundtviga jak również analizować inne projekty europejskie w poszukiwaniu inspiracji i idei. EST jest wspólnym interfejsem Narodowych Agencji dla programu Uczenie się przez całe życie w krajach wdrażających program i zaadoptowanym przez Komisję Europejską. Dostęp do interfejsu uzyskać można pod unikalnym europejskim adresem: Kto rejestruje dane w bazie EST? Zasoby bazy EST są kombinacją informacji z formularzy wniosków i wkładu partnerów. W europejskiej bazie EST każdy partner z grupy realizującej projekt ma swój wpis. Narodowa Agencja jest odpowiedzialna za umieszczenie podstawowych danych o projekcie i grupie partnerskiej realizującej ten projekt w bazie EST. Koordynator i partnerzy w projekcie są zobowiązani do rejestracji produktów końcowych i rezultatów wypracowanych w czasie trwania projektu. Chociaż każdy z partnerów rejestruje dane tylko koordynator może edytować opis projektu w języku roboczym a także załadować logo projektu wspólne dla grupy partnerskiej. 1.4 Zobowiązania zawarte w umowie Artykuł (mówiący o upowszechnianiu rezultatów) umowy zawartej pomiędzy Narodową Agencją a beneficjentami projektów partnerskich Comenius, Leonardo da Vinci i Grundtvig oraz partnerskich projektów Comenius Regio obliguje 1 beneficjentów do rejestracji produktów końcowych i informacji uzupełniających o realizowanym projekcie w bazie EST. Ostateczny termin rejestracji produktów końcowych w bazie EST to 30 września roku zamykającego projekt. Usilnie prosimy o przestrzeganie tego terminu. Narodowa Agencja sprawdzi wpis każdego beneficjenta w bazie EST. W przypadku gdy beneficjent nie zarejestruje minimum wymaganych danych w bazie EST będzie proszony przez Narodową Agencję o ich uzupełnienie. Niewykonanie w/w zobowiązania wynikającego z umowy spowoduje zablokowanie płatności drugiej raty przyznanych środków finansowych aż do momentu uzupełnienia wpisów w bazie. 1.5 Ochrona danych osobowych Na komplet informacji zarejestrowanych w bazie EST składają się informacje z oryginalnego formularza wniosku oraz informacje wpisane przez partnerów realizujących projekt. Państwa oryginalny formularz wniosku został podpisany przez prawnego reprezentanta Waszej Instytucji, który tym aktem wyraził zgodę na publikowanie danych osobowych i danych instytucji (informacje te zawarte są w formularzu wniosku). 1 nie dotyczy Projektów Wolontariatu Seniorów 3

4 2 Rozpoczęcie pracy 2.1 Logowanie i hasło Narodowa Agencja udostępnia a) dla beneficjentów zawierający podstawowe informacje o wprowadzaniu danych i publikacji wpisów oraz b) przekazuje beneficjentom unikalne hasło i identyfikator, który jest zmodyfikowanym numerem umowy realizowanego projektu. Numer projektu i unikalne hasło umożliwiają rejestrację informacji o projekcie i produktów końcowych. Prosimy zalogować się do aplikacji dostępnej przez Internet pod adresem URL: Pola nie wymagające uzupełnienia Po zalogowaniu użytkownik zauważy, że baza danych EST zawiera już podstawowe informacje o projekcie. Uzupełnień dokonano na podstawie danych formularza wniosku aplikacyjnego. W celu rozliczenia projektu i akceptacji raportu końcowego wymagana jest aktualizacja danych bazy EST zgodnie z realizacją i rezultatami partnerstwa. 2.3 Zapisywanie danych Uzupełnianie danych może być prowadzone w kilku sesjach. Aby zapisać dane po każdorazowym uzupełnieniu a także w czasie edycji naciśnij klawisz Zapisz. Aby uniknąć utraty danych, zalecamy częste zapisywanie danych. 3 Informacje o projekcie / projekt partnerski 3.1 Partnerzy Sekcja Partnerzy w zakładce Projekt partnerski zawiera podstawowe informacje o partnerstwie zgrupowane w trzech podsekcjach. Pierwsza zawiera nazwę programu i akcji, w ramach której realizowany jest projekt, oraz jego język roboczy. Druga i trzecia informacje na temat instytucji koordynującej oraz instytucji/jach partnerskich. Ta sekcja jest prawie w całości wypełniona, uzupełnić należy dane osoby kontaktowej oraz adres instytucji. 4

5 3.2 Opis - obowiązkowy W tej sekcji należy krótko opisać projekt. Opis projektu zawiera cztery pola tekstowe: - Tytuł w języku roboczym, Opis (język roboczy), - Tytuł w języku narodowym, Opis (język narodowy). Pole tekstowe Tytuł projektu w języku roboczym jest wypełnione i nie podlega modyfikacji. Wstępnie wypełnione danymi z formularza wniosku, jest również pole Opis (język roboczy). Tylko koordynator projektu ma uprawnienia do modyfikacji tego pola i robi to wówczas gdy opis pobrany z formularza wniosku wymaga zmian. Przy edycji tekstu należy uwzględnić, że opis kierowany jest do szerokiego kręgu odbiorców zatem nie powinien być przygotowany w języku biurokratycznym. Partnerzy i koordynator są zobowiązani do przetłumaczenia na swój narodowy język tytułu projektu oraz jego opisu. Jeżeli język roboczy jest jednocześnie językiem narodowym należy skopiować opis z pola w języku roboczym do pola w języku narodowym używając funkcji kopiuj / wklej. Głównym celem zastosowania wielojęzykowych opisów jest umożliwienie odbiorcom z różnych krajów analizy danych bazy i czerpanie korzyści z publikacji przykładów dobrych praktyk. Maksymalna liczba znaków dla tych pól to 250 znaków na tytuł projektu i 2000 znaków na opis projektu w każdym z języków (włączając w to spacje). Liczbę znaków pozostałych do uzupełnienia wskazuje tekst wyświetlany nad polami opisów. Opis powinien być przygotowany zwięźle i zawierać kluczowe informacje na temat najbardziej istotnych aspektów realizacji projektu, takich jak: cele, temat, metodologia, podjęte działania, uzyskane rezultaty i korzyści dla uczestników projektu. Opisy w obu językach muszą zawierać te same informacje. 5

6 Jeżeli jesteś koordynatorem projektu i chcesz aby opis projektu był atrakcyjny dla użytkowników internetu popraw pole Opis (język roboczy) w języku roboczym a po naniesieniu poprawek poinformuj partnerów aby zmodyfikowali swoje narodowe tłumaczenia. Być może poniższe dokumenty/strony internetowe pomogą w przygotowaniu dobrego opisu projektu: broszura How to write clearly opracowana w 22 językach dostępna pod adresem: broszura Making waves : Project lingua connections : Writing for the web : Obszar tematyczny Sekcja służy przedstawieniu zakresu tematycznego i edukacyjnego projektu oraz realizacji priorytetów strategii lizbońskiej. Tematyka i Obszary edukacyjne projektu to pola wypełnione i nie podlegające modyfikacji. Przy czym projekty partnerskie Grundtviga i Leonardo da Vinci oraz projekty Volontariatu Seniorów nie mają przypisanych obszarów edukacyjnych. 6

7 3.4 Logo (tylko dla koordynatora projektu) Zachęcamy koordynatorów projektów do zamieszczenia logo projektu lub innego graficznego znaku mającego znaczenie dla realizatorów i uczestników. Maksymalny rozmiar grafiki to 300p x 300p w przypadku jego przekroczenia wyświetlany jest komunikat o błędzie, akceptowane formaty to.jpg,.png oraz.gif. Aby sprawdzić rozmiar grafiki lub ustawić wymagany przed zamieszczeniem jej w bazie, można skorzystać z jakiegokolwiek bezpłatnego oprogramowania dostępnego w sieci, takiego jak Gimp ( Picasa ( Irfanview ( lub programu graficznego (np. Photoshop). Niezależnie od kształtu logo projektu, w bazie EST zostanie ono wyświetlone w rozmiarze 80p x 80p obok informacji na temat projektu. Usilnie zachęcamy koordynatorów do umieszczania logo lub innego graficznego znaku przy projekcie gdyż czyni to bazę atrakcyjniejszą dla odbiorcy. 7

8 W celu załadowania logo wybierz opcję Tak. Przed załadowaniem logo musi być zapisane na komputerze. Naciśnij klawisz Wybierz logo a aby go znaleźć, na kolejnym ekranie wybierz klawisz Przeglądaj. Po wskazaniu ścieżki dostępu do zbioru naciśnij klawisz Prześlij logo. 4 Produkty 4.1 Co to jest produkt końcowy? Ta sekcja jest przeznaczona na informacje o produktach końcowych (namacalnych efektach) projektu. Podkreślmy, że dla akcji Comenius, Gruntvig oraz Leonardo da Vinci, pojęcie produkt ma bardzo szerokie znaczenie i może obejmować: publikacje, źródła multimedialne, produkcje artystyczne, materiały audiowizualne, ale również spotkania, seminaria, wideokonferencje, wystawy, badania, sposób upowszechniania a w niektórych przypadkach mobilności. 4.2 Dodanie lub edycja produktów. Każdy partner musi zarejestrować przynajmniej 1 produkt końcowy do projektu w bazie EST i uzupełnić wszystkie pola obowiązkowe. Zachęcamy do rejestracji produktów, które dają najlepszą reprezentację projektu. Jeżeli produkt ma postać elektroniczną, może być bezpośrednio załadowany na serwer Narodowej Agencji lub wskazany przez podanie adresu internetowego. W przypadku produktów nie mających 8

9 formatu elektronicznego należy zarejestrować ich opis w bazie EST i w sekcji Dostępność wskazać adres osoby dysponującej zasobem. W sekcji Produkty mamy dwie opcje dodaj nowy produkt i zarejestruj wspólny produkt: A + Nowy produkt B + Wspólny produkt Dodanie produktu partnera W tej sekcji można zarejestrować wszystkie produkty końcowe stworzone w organizacji partnerskiej. Po każdym wprowadzeniu nowego produktu tylko użytkownik rejestrujący, widzi dany zapis i może go wielokrotnie modyfikować. Klawisz Podgląd/Edycja widoczny przy każdej nazwie produktu umożliwia prezentację informacji o produkcie, a także ich edycję. Aby wprowadzić nowy produkt instytucji partnerskiej należy wybrać klawisz + Nowy produkt w sekcji Produkty. Każdorazowe kliknięcie w menu na Produkty pozwala obejrzeć listę wszystkich dodanych produktów wraz z informacją o instytucji, która stworzyła produkt wspólny. Ta ostatnia informacja jest wykorzystywana do komunikacji z kreatorem rezultatu w celu modyfikacji lub integracji tego rezultatu Dodanie produktu grupy partnerskiej Jeżeli produkt jest efektem pracy wspólnym dla całej grupy partnerskiej należy wprowadzić go jako Wspólny produkt. Wspólny produkt może zostać zarejestrowany przez dowolnego partnera grupy przy użyciu opcji + Wspólny Produkt. Aplikacja udostępni wspólny produkt (oznaczony flagą europejską) innym beneficjentom grupy partnerskiej wybranego projektu. Po wyborze Podgląd / Edycja partnerzy będą mogli uzupełnić opisy w swoim narodowym języku ale tylko partner inicjujący rejestrację będzie mógł ten produkt usunąć. Parametry produktu wspólnego (Odbiorcy, Dostępność, itp.) są ustalane przez partnera inicjującego rejestrację wspólnego produktu i nie mogą być edytowane przez innych partnerów. 9

10 4.3 Opis produktu w roboczym i narodowym językach (obowiązkowy) Podobnie jak sekcja Opis projektu sekcja Opis produktu zawiera cztery pola tekstowe: - Tytuł w języku roboczym, Opis (język roboczy), - Tytuł w języku narodowym, Opis (język narodowy). Pola tytułów i opisów muszą być wypełnione w obu językach: roboczym projektu i narodowym beneficjenta. Jeżeli język roboczy jest jednocześnie językiem narodowym należy skopiować opis z pola w języku roboczym do pola w języku narodowym używając funkcji kopiuj / wklej. Maksymalna liczba znaków dla tych pól to 250 znaków na tytuł produktu i 500 znaków na opisy w każdym z języków (włączając spacje). Liczbę pozostałych do uzupełnienia znaków w polu opisowym wskazuje tekst nad polem. Po wypełnieniu tej sekcji naciśnij klawisz Zapisz. 4.4 Język (pole obowiązkowe) Należy wybrać co najmniej jeden język dla każdego z produktów (nie ma górnego limitu liczby zaznaczonych języków). Po uzupełnieniu sekcji naciśnij klawisz Zapisz. 10

11 4.5 Odbiorcy Proszę zaznaczyć odbiorców, do których adresowany jest dany produkt oraz jeśli dotyczy wiek słuchaczy (uczniów, studentów, praktykantów, dorosłych, osób ze specjalnymi potrzebami itp.). Przy wyborze odbiorców i przedziału wiekowego nie ma górnego limitu możliwych zaznaczeń. Naciśnięcie przycisku Zapisz zaktualizuje wprowadzone informacje. 11

12 4.6 Rodzaj produktu (obowiązkowe) Proszę wybrać rodzaj produktu (np. strona internetowa, materiały pedagogiczne, rękodzieło). Można wybrać tylko jedną opcję. Po wyborze przyciśnij klawisz Zapisz. 4.7 Dostępność Ostatni krok to określenie dostępności produktu. Wymagane jest wskazanie, czy produkt jest dostępny on-line, czy też może być zamawiany poprzez bezpośredni kontakt z instytucją. Wyboru można dokonać spośród 4 opcji: 12

13 Niedostępny - produkt jest niedostępny, Dostępny na zamówienie - w przypadku, gdy nie ma możliwości zamieszczenia produktu w bazie, np. DVD o zbyt dużym rozmiarze, książka itp.; proszę podać adres osoby kontaktowej, Dostępny na stronie - w przypadku produktów już dostępnych w internecie, w tym miejscu należy umieścić URL strony internetowej, za pośrednictwem której można uzyskać dostęp do produktu, Do pobrania (przez internet) - w przypadku zbiorów nie przekraczających 5 MB, możliwe jest załadowanie produktu bezpośrednio do bazy EST. Aby załadować produkt trzeba zaznaczyć opcję Do pobrania i kliknąć na tekście Prześlij, w kolejnym oknie wskazać ścieżkę dostępu do zbioru na własnym komputerze a następnie wybrać Prześlij plik. W trakcie ładowania pojawi się skala pokazująca wskaźnik postępu. Niezbędne jest wskazanie, czy produkt jest chroniony prawem autorskim. Po uzupełnieniu sekcji przyciśnij klawisz Zapisz. Powyższe kroki należy powtórzyć dla każdego produktu. Jeżeli wielkość zbiorów przekracza 5 Mb to niemożliwe jest załadownie produktu na serwer polskiej bazy EST. 5 Przykłady dobrej praktyki ang. Star projects W każdym kraju Narodowe Agencje flagują w bazie EST projekty wyróżnione, będące przykładami dobrej praktyki, jako Star projects. Opierając się na jakości projektów i przypisanych do nich produktów Narodowe Agencje identyfikują projekty będące przykładami dobrej praktyki i na poziomie narodowym upowszechniają je. 13

14 Aby projekt został wyróżniony raport końcowy z realizacji musi dokumentować jego atuty. Należy opisać trwałe rezultaty możliwe do upowszechniania, wpływ projektu na personel, uczniów, słuchaczy, praktykantów i trenerów, na lokalną społeczność oraz wykazać europejską wartość dodaną płynącą z realizacji projektu. Projekty Star projects będą eksportowane z bazy EST do europejskiej platformy EVE upowszechniającej projekty realizowane w programach: Uczenie się przez całe życie, Młodzież w działaniu, Aktywne obywatelstwo. Więcej informacji na temat platformy EVE uzyskasz pod adresem: 6 Promocja EST Narodowe Agencje udostępniają EST poprzez swoje strony internetowe i w trakcie krajowych wydarzeń. Prosimy o wsparcie w upowszechnianiu bazy EST przez umieszczenie linku do polskiej strony internetowej EST: na stronie projektu z tekstem Jestem w bazie EST!. 14

15 7 Aneks często zadawane pytania: Co robić jeżeli pola wypełnione na podstawie formularza wniosku są nie aktualne lub zawierają nieprawidłowe informacje? Należy skontaktować się z pracownikiem nadzorującym projekt w Narodowej Agencji z prośbą o skorygowanie danych. Co należy robić jeżeli beneficjent zapomni swojego identyfikatora i hasła? Należy skontaktować się z pracownikiem nadzorującym projekt w Narodowej Agencji z prośbą o ponowne przesłanie danych identyfikacyjnych. Czy dane identyfikacyjne mogą być przekazywane przez telefon? Ze względu na zachowanie bezpieczeństwa dane identyfikacyjne komunikowane są za pośrednictwem poczty. Aby otrzymać je ponownie należy wysłać prośbę em. Otrzymałem identyfikator i hasło jak mam dotrzeć do aplikacji rejestrującej produkty? Dane identyfikacyjne i instrukcje zostały przesłane beneficjentom drogą . Proszę sprawdzić swoją skrzynkę pocztową, spam a w przypadku braku adekwatnej przesyłki prosimy skierować do Narodowej Agencji prośbę o ponowną wysyłkę danych. Czym skutkuje nie wpisanie danych do bazy EST? Wprowadzenie danych do bazy EST jest zagwarantowane umową zawartą pomiędzy beneficjentem i Narodową Agencją. Niewywiązanie się z umowy spowoduje wstrzymanie płatności końcowej przez Narodową Agencję. Czy dostępna jest instrukcja krok po kroku? Zapotrzebowanie na precyzyjne instrukcje realizują dokumenty: Przewodnik użytkownika i video opisujące sposób rejestracji danych. Dlaczego aplikacja stosuje tak wiele języków? Tłumaczenia są adresowane do użytkowników nie znających innego języka aniżeli ich narodowy w celu udostępnienia im zrozumiałych informacji. Czy muszę czekać na wpis koordynatora w bazie EST? Nie trzeba czekać na wpis koordynatora. Każdy zapis w bazie EST jest niezależny. Co się stanie jeżeli partner w projekcie nie wprowadzi informacji do bazy EST? Każdy z partnerów musi zarejestrować przynajmniej jeden produkt w bazie EST. Jeżeli któryś z partnerów nie dokona wpisu inne organizacje partnerskie nie ponoszą konsekwencji. Narodowa Agencja partnera będzie kontaktowała się bezpośrednio z partnerem, który nie dokonał wpisu. Dlaczego wszyscy partnerzy muszą rejestrować produkty, czy nie powinien tego robić koordynator? Wszyscy partnerzy muszą zarejestrować produkty wypracowane na poziomie krajowym, które mogą się różnić od wspólnych produktów wszystkich partnerów. Kto powinien wprowadzić informacje o produktach wypracowanych wspólnie przez wszystkich partnerów? Każdy partner może zainicjować rejestrację wspólnego produktu. Następnie każdy z partnerów uzupełnia opisy w swoim narodowym języku. Głównym celem zastosowania wielojęzykowych opisów jest umożliwienie użytkownikom z różnych krajów informacji w ich narodowym języku i czerpanie korzyści z publikacji przykładów dobrych praktyk. Jestem partnerem w projekcie, dlaczego nie mogę załadować logo do projektu? Chociaż każdy z partnerów dokonuje zapisów w systemie EST tylko koordynator edytuje opis projektu w języku roboczym projektu i ładuje logo projektu. Załadowałem produkty końcowe do projektu w kilku sesjach i niektóre z nich nie są widoczne? 15

16 System EST składa się z sieci narodowych serwerów, informacje są pozyskiwane i odświeżane co 24 godziny, zatem w ciągu 24 godzin wszystkie produkty końcowe powinny być widoczne (czas zsynchronizowania wszystkich serwerów Narodowych Agencji). Pan/Pani.nie jest odpowiedzialna za projekt ponieważ już nie pracuje w naszej instytucji. Informujemy, że nową osobą odpowiedzialną za projekt jest Pan/Pani.. Czy ten fakt coś zmienia? Od momentu przyznania funduszy Państwa instytucji raport może być wykonany przez dowolnego pracownika wskazanego na koordynatora projektu. Chciałbym zarejestrować więcej materiałów przy pojedynczym projekcie, co mam robić? Aplikacja jest tak pomyślana, produkt końcowy jest pojedynczym zbiorem. Jeżeli chcecie załadować kilka zbiorów razem jest to możliwe. Jeżeli ładujecie 2 zdjęcia przy jednym opisie do aplikacji to będą nadpisane i tylko ostatnie zdjęcie będzie widoczne. W takim przypadku zalecamy stworzenie galerii zdjęć, wtedy końcowy rezultat będzie pojedynczym zbiorem (galerię można stworzyć przy pomocy programu Picasa, itp.). Nie można załadować zbiorów (skompresowany, *.pdf, *.html, *.gif, *.jpg itp.) większych niż 5 MB. Fotografie należy przeskalować przy użyciu odpowiednich programów. Czy należy zapisywać każdy ekran? Nie, baza automatycznie zapisuje uzupełnienia i modyfikacje wykonane na każdym ekranie. Jednakże zaleca się regularne zapisywanie danych po uzupełnieniu każdej sekcji aby uniknąć ich utraty. Należy również zapisać projekt przed wylogowaniem się z bazy. Czy jest możliwość modyfikacji produktu już opublikowanego? Tak jest możliwość edycji produktów po ich opublikowaniu. 16