Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Konferencja informacyjno-promocyjna współfinansowana przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik Nr 1 do SIWZ I. ZAMAWIAJĄCY: W imieniu Zamawiającego, odpowiedzialnym za realizację zadań wynikających z niniejszego opisu przedmiotu zamówienia jest Pani Jolanta Skolimowska Zastępca Dyrektora Departamentu Pielęgniarek i PołoŜnych Ministerstwa Zdrowia. Kontakt: Ministerstwo Zdrowia Departament Pielęgniarek i PołoŜnych ul. Długa 38/40, Warszawa Osoba upowaŝniona do spraw kontaktów z Wykonawcą: Bartosz Baran tel. (22) , b.baran@mz.gov.pl, Fax: (22) II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i kompleksowa obsługa 16 jednodniowych regionalnych konferencji informacyjno-promocyjnych poświęconych przedstawieniu problemów związanych ze starzeniem się społeczeństwa, poinformowaniu oraz zachęceniu kadr medycznych do uczestnictwa w szkoleniach w ramach projektu systemowego pn. Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zwanego dalej Projektem. PoniŜszy opis dotyczy pojedynczej konferencji. Miejsca konferencji: Białystok, Bydgoszcz, Gdańsk, Katowice, Kielce, Kraków, Lublin, Łódź, Olsztyn, Opole, Płock, Poznań, Rzeszów, Szczecin, Wrocław, Zielona Góra. Terminy konferencji: Jeden dzień roboczy dla kaŝdej konferencji. Zamówienie realizowane w okresie: od 1 listopada 2012 r. do 30 kwietnia 2013 r. z zachowaniem co najmniej 3-dniowego odstępu czasowego pomiędzy pojedynczymi konferencjami. Wykonawca przedstawi w ofercie terminy dla kaŝdej z konferencji z zastrzeŝeniem, iŝ pierwszych 8 konferencji: w Białymstoku, Bydgoszczy, Katowicach, Kielcach, Krakowie, Lublinie, Łodzi i Poznaniu musi odbyć się do dnia 15 grudnia 2012 r. Uczestnicy konferencji: (maksymalnie 100 osób) Uczestnikami konferencji będą przedstawiciele władz regionalnych (wojewoda, marszałek) i lokalnych (starostwa, gminy) będących organami załoŝycielskimi dla podmiotów leczniczych, przedstawiciele oddziału wojewódzkiego

2 Narodowego Funduszu Zdrowia, przedstawiciele Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego, przedstawiciele kierowniczej kadry zarządzającej placówkami podstawowej opieki zdrowotnej, podmiotów leczniczych prowadzących działalność w zakresie opieki długoterminowej, przedstawiciele kadr medycznych (lekarzy podstawowej opieki zdrowotnej, pielęgniarek podstawowej opieki zdrowotnej, fizjoterapeutów, opiekunów medycznych i terapeutów środowiskowych) oraz inne osoby zaproszone przez Zamawiającego lub zainteresowane tematyką (w związku z otwartym charakterem konferencji). Łączna liczba uczestników nie przekroczy 100 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników kaŝdej z konferencji o maksymalnie 20% (tj. 20 osób). W przypadku zgłoszenia Wykonawcy zmiany liczby uczestników konferencji w terminie nie później niŝ na 7 dni przed dniem konferencji, uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie. Od uczestników konferencji Wykonawca nie moŝe Ŝądać Ŝadnych dodatkowych opłat związanych z udziałem w Konferencji. Zamówienie obejmuje (dla kaŝdej z 16 konferencji): 1. zapewnienie sali konferencyjnej i sali na konferencję prasową wraz z odpowiednim sprzętem technicznym, 2. zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali jadalnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług, 3. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpień eksperta specjalisty w dziedzinie geriatrii, 4. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpień eksperta trenera w zakresie projektu badawczego PolSenior, 5. zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla kaŝdego Uczestnika konferencji materiałów informacyjno promocyjnych (tzw. pakietu konferencyjnego), 6. zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji, 7. zapewnienie przez Wykonawcę osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji, Ad. 1. Zapewnienie sali konferencyjnej i sali na konferencję prasową wraz z odpowiednim sprzętem technicznym. Sala konferencyjna, sala na konferencję prasową oraz wyŝywienie musi być w jednym budynku. Lokalizacja - w odległości do 4 km licząc trasę od głównych Dworców PKP w wyŝej wymienionych miastach do budynków konferencji, z moŝliwością dotarcia uczestników do budynku konferencji tylko jednym środkiem komunikacji miejskiej. Sala konferencyjna w dniu konferencji w godz dostosowana do liczby uczestników, maksymalnie 100 osób: Wykonawca zapewni następujące wyposaŝenie sali konferencyjnej: na podwyŝszeniu: stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi), z dekoracją kwiatową, miejsca siedzące dla 6 osób - w ustawieniu umoŝliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, na stole - woda mineralna, 2

3 miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby pozostałych uczestników, w ustawieniu teatralnym klimatyzacja, mównica, rzutnik multimedialny, ekran projekcyjny, laptop, flipchart z kompletem markerów, nagłośnienie 3 multifony bezprzewodowe ustawione na stole prezydialnym, 2 mikrofony bezprzewodowe, sprzęt do nagrania audio przebiegu konferencji na płytach CD. Wykonawca nagra i przekaŝe Zamawiającemu nagranie na płytach CD (2 kopie nagrania) - po zakończeniu spotkania, moŝliwość zaciemnienia sali, zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie sali, dostęp do internetu bezprzewodowego, zapewnienie obsługi technicznej przed i w trakcie konferencji, zapewnienie miejsca na rozłoŝenie banerów, stojaków i materiałów promocyjnych, szatnia (poza salą konferencyjną). Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej miejsce wraz z wyposaŝeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla czterech osób) w celu zorganizowania recepcji konferencji, umoŝliwiającej podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników konferencji. Wykonawca zapewni 2 osoby do obsługi recepcji, które będą prowadzić rejestrację uczestników konferencji oraz wydawać materiały konferencyjne i identyfikatory. Zamawiający przekaŝe Wykonawcy aktualną listę uczestników zarejestrowanych na konferencję. Sala na konferencję prasową w dniu konferencji: miejsca siedzące dla dziennikarzy (ok. 5 osób), stół prezydialny dla 4 osób, nagłośnienie, 2 mikrofony bezprzewodowe. Inne: zapewnienie obsługi technicznej podczas konferencji oraz co najmniej godzinę przed konferencją. Wykonawca zobowiązuje się do oznakowania w sposób widoczny w/w sal oraz innych pomieszczeń wewnątrz budynku, w którym odbywa się konferencja, zgodnie z wytycznymi obowiązującymi dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (co najmniej tytuł konferencji wraz z informacją o współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wraz z zestawem obowiązujących logotypów). Ad. 2 Zapewnienie usługi cateringowej i kelnerskiej oraz zapewnienie sali jadalnej wraz z odpowiednim sprzętem technicznym w ramach realizacji tych usług. Całodniowa przerwa kawowa składająca się z: kawy, herbaty, co najmniej 3 rodzaje, mleka do kawy w dzbankach, cytryny, 3

4 cukru, wody mineralnej: niegazowanej i gazowanej, soków owocowych, co najmniej 3 rodzaje, ciasteczek, co najmniej 3 rodzaje. Serwis kawowy musi znajdować się w miejscu znajdującym się w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej i musi być uzupełniany na bieŝąco. Lunch w formie bufetu, podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji, odrębnym od sali, w której prowadzona jest konferencja, składający się z: przystawki (minimum 3 rodzaje), zupy (minimum 2 do wyboru), ciepłego dania (minimum 3 do wyboru, w tym 1 pozycja wegetariańska), sałatek (minimum 2 rodzaje), surówek (minimum 2 rodzaje), deseru (minimum 3 rodzaje, wyroby cukiernicze), napojów zimnych (woda mineralna, soki: jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrutowy), napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa, gorąca woda, herbata minimum 3 rodzaje w torebkach, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier). Ramowy program konferencji Zamawiający przekaŝe Wykonawcy do 7 dni od dnia podpisania umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Menu lunchu w dniu konferencji do akceptacji przez Zamawiającego, w terminie nie później niŝ na 14 dni przed dniem konferencji. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji Menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania Menu lub zobowiązuje się do zgłoszenia w tym terminie zastrzeŝeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŝeń jest zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu Menu lunchu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń od Zamawiającego. Ustalenie ostatecznej wersji Menu, wymaga pisemnej zgody Zamawiającego i Wykonawcy, w terminie nie później niŝ na 7 dni przed dniem konferencji. Wykonawca zapewni równieŝ przygotowanie sali i cateringu, obsługę kelnerską, nakrycie stołów: obrusy, zastawę porcelanową i szklaną, dekorację oraz sprzątanie. Ad. 3. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpienia eksperta specjalisty z zakresu problematyki geriatrii Wykonawca zapewni w dniu konferencji, trwające min. 20 minut, wystąpienie eksperta w zakresie geriatrii nt. zjawiska starzenia się społeczeństwa oraz potrzeby sprawowania kompleksowej, interdyscyplinarnej opieki nad osobami starszymi na poziomie podstawowej opieki zdrowotnej. Wymagania dotyczące eksperta: osoba posiadająca tytuł zawodowy lekarza oraz stopień naukowy min. stopień doktora nauk medycznych, osoba będąca jednym z autorów programów kształcenia w zakresie opieki geriatrycznej, opracowanych oraz stanowiących podstawę realizacji szkoleń w ramach projektu systemowego Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej (ww. programy dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Zdrowia pod następującym linkiem: ) 4

5 Wykonawca wskaŝe w ofercie imię i nazwisko trenera spełniającego w/w wymagania w odniesieniu do kaŝdej z 16 konferencji. W uzasadnionych przypadkach niezaleŝnych od Zamawiającego i Wykonawcy, Zamawiający w terminie najpóźniej do 5 dni przed konferencją dopuszcza zmianę trenera wskazanego w ofercie na innego wskazanego przez Wykonawcę, spełniającego w/w wymagania, po uzyskaniu uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezpośredniego kontaktu ze wskazanym przez Wykonawcę w ofercie trenerem, w celu ostatecznego uzgodnienia treści wystąpienia. Ad. 4. zapewnienie przez Wykonawcę wystąpienia eksperta trenera w zakresie wyników projektu badawczego PolSenior Wykonawca zapewni w dniu konferencji, trwające min. 20 minut wystąpienie eksperta, który przedstawi wyniki projektu badawczego PolSenior pt. Aspekty medyczne, psychologiczne, socjologiczne i ekonomiczne starzenia się ludzi w Polsce. Wymagania dotyczące eksperta: osoba posiadająca stopień naukowy min. stopień doktora nauk medycznych, osoba uczestnicząca w min. jednym projekcie badawczym Polsenior Wykonawca wskaŝe w ofercie imię i nazwisko trenera spełniającego w/w wymagania w odniesieniu do kaŝdej z 16 konferencji. W uzasadnionych przypadkach niezaleŝnych od Zamawiającego i Wykonawcy, Zamawiający w terminie najpóźniej do 5 dni przed konferencją dopuszcza zmianę trenera wskazanego w ofercie na innego wskazanego przez Wykonawcę, spełniającego w/w wymagania, po uzyskaniu uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bezpośredniego kontaktu ze wskazanym przez Wykonawcę w ofercie trenerem, w celu ostatecznego uzgodnienia treści wystąpienia. Ad. 5. Zaprojektowanie, wykonanie, skompletowanie i dostarczenie dla kaŝdego Uczestnika konferencji materiałów informacyjno promocyjnych (pakietu konferencyjnego), maksymalnie 100 dla kaŝdej z 16 konferencji W skład jednego pakietu konferencyjnego przekazywanego kaŝdemu uczestnikowi konferencji będzie wchodzić: - Torba konferencyjna 1 sztuka, - Notatnik konferencyjny z długopisem 1 komplet, - Identyfikator ze smyczą 1 sztuka, - Pendrive 1 sztuka, - Pakiet merytoryczny (agenda konferencji oraz prezentacje) 1 egzemplarz. Torba konferencyjna 100 szt. Materiał: juta, len, Kolor: naturalny, Nadruk: termotransfer, 5

6 Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd torby. Wykonawca umieści na torbie w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: Wzór znaków zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej w terminie 5 dni od zawarcia umowy. Notatnik konferencyjny z długopisem (obydwa elementy tworzą komplet) 100 szt. Notatnik: Wymiary: 14cm x 18cm x 1cm (+-1) cm, Materiał: makulatura, Bindowanie: spiralne, na dłuŝszym boku, Kartki: papier offsetowy w kratkę lub linię, gramatura 80g (+-5) g/m² (min. 50 kartek), Okładka: karton, Rodzaj nadruku na okładce: tampondruk, Długopis: Wymiary: długość 15 cm (+-1) cm, Materiał: makulatura, pozostałe elementy z biodegradowalnego tworzywa, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim, mechanizm przyciskany, Rodzaj nadruku: tampondruk, Mocowanie długopisu do notatnika: gumka Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd notatnika wraz z długopisem. Wykonawca umieści na okładce tytułowej notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: 6

7 - logotyp Ministerstwa Zdrowia, - logotyp Centrum Medycznego Kształcenia Podyplomowego, - hasło programu operacyjnego Kapitał Ludzki człowiek - najlepsza inwestycja, - tekst: Projekt systemowy pn. Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Wykonawca umieści na okładce końcowej notatnika w sposób trwały, w wersji kolorowej: - napisy (dane teleadresowe i owe): Beneficjent systemowy: Ministerstwo Zdrowia Departament Pielęgniarek i PołoŜnych ul. Miodowa Warszawa tel faks Partner projektu: Centrum Medyczne Kształcenia Podyplomowego ul. Marymoncka 99/ Warszawa tel oraz adres strony internetowej projektu (dokładny adres Zamawiający poda w ciągu 7 dni od zawarcia umowy) - napis Materiał informacyjny współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Egzemplarz bezpłatny. Wykonawca umieści na długopisie w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - adres strony internetowej projektu, (dokładny adres Zamawiający poda w ciągu 7 dni od zawarcia umowy) Pendrive 8 GB 100 sztuk Parametry techniczne: prędkość odczytu do 9 mb/s; prędkość zapisu do 6 mb/s; USB 2.0 kompatybilne z USB 1.1 oraz z Win98/NT/ME/2000/XP/Vista/Win7, Rodzaj nadruku: tampondruk. 7

8 Podany wzór obrazuje przykładowy wygląd pendriva. Wykonawca umieści na urządzeniu w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: Identyfikator ze smyczą 100 sztuk Wykonawca umieści na identyfikatorze, w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - tekst: Konferencja informacyjno-promocyjna organizowana w ramach projektu pn. Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej - tekst: Spotkanie współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu - tekst: nazwa właściwego miasta, w którym będzie odbywać się konferencja, data konferencji. Identyfikator powinien zostać umieszczony na smyczy. Specyfikacja smyczy: Długość smyczy: 80 cm (+- 10) cm, Szerokość smyczy: 1 cm (+- 3) mm, Wykonawca umieści na smyczy w sposób trwały, w wersji kolorowej znaki: - tekst: Projekt systemowy Wsparcie systemu kształcenia ustawicznego personelu medycznego w zakresie opieki geriatrycznej. Pakiet merytoryczny (agenda konferencji oraz prezentacje) Zamawiający przekaŝe Wykonawcy w formie elektronicznej agendę konferencji wraz z prezentacjami z wykładów w terminie na 5 dni przez konferencją. Wykonawca zobowiązuje się do wydrukowania pakietu merytorycznego w kolorze, połączenia go w sposób trwały, uniemoŝliwiający samoistną dekompletację i dołączenia go do pozostałych materiałów informacyjno-promocyjnych oraz zapisania wersji elektronicznej prezentacji z wykładów na Pendrive stanowiącym część pakietu konferencyjnego. Wszelkie znaki i napisy muszą być zastosowane zgodnie z obowiązującymi dokumentami: 1. Planem komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dokument dostępny pod adresem: 8

9 udzien_2011_ost.pdf 2. Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 4 lutego 2009 r. dokument dostępny pod adresem: f 3. Księgi identyfikacji wizualnej 2007/2008 załącznika do Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata dokument dostępny pod adresem: Wykonawca zobowiązuje się przedstawić Zamawiającemu w formie elektronicznej do akceptacji wzory poszczególnych materiałów informacyjno-promocyjnych wchodzących w skład pakietu konferencyjnego w terminie do 7 dni od dnia podpisania umowy. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji dostarczonych przez Wykonawcę wzorów ww. materiałów, w terminie do 5 dni od dnia ich otrzymania lub zobowiązuje się do wniesienia w tym terminie zastrzeŝeń, które zostaną przekazane Wykonawcy w formie elektronicznej. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeŝeń jest zobowiązany do usunięcia zgłoszonych przez Zamawiającego nieprawidłowości, w terminie do 5 dni od dnia otrzymania zastrzeŝeń do wykonanych wzorów materiałów. Akceptacja przez Zamawiającego ww. wzorów materiałów nastąpi w formie elektronicznej lub pisemnej. Ad. 6. Zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji Wykonawca musi zapewnić 15 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji na parkingu połoŝonym nie dalej niŝ 100 m od miejsca konferencji. Ad 7. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osobę do bieŝących kontaktów z przedstawicielami Zamawiającego, a takŝe do stałej konsultacji w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi w trakcie trwania konferencji. Osoba będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Uwaga: Uczestnicy konferencji we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu. 9