Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Lubsku

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 101/2003 Burmistrza Miasta Lubsko z dnia 30 lipca 2003 r. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Lubsku I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Lubsku (zwany dalej regulaminem) określa organizację i zasady działania Urzędu Miejskiego w Lubsku oraz zakresy spraw załatwianych przez wewnętrzne komórki organizacyjne urzędu. 2 Użyte w niniejszym regulaminie wyrażenia oznaczają: gmina Gmina Lubsko rada Rada Miejska w Lubsku, urząd Urząd Miejski w Lubsku, burmistrz Burmistrz Lubska, zastępca burmistrza Zastępca Burmistrza Lubska, sekretarz Sekretarz Gminy, skarbnik Skarbnik Gminy, polityka jakości zespół działań i deklaracji kierowniczych, którego celem jest podnoszenie jakości świadczonych przez urząd usług, klient zewnętrzny wszelkie osoby i instytucje (poza organami gminy i jednostkami organizacyjnymi gminy), których sprawy, zgodnie ze swoją właściwością załatwia urząd, klient wewnętrzny organy gminy oraz jednostki organizacyjne gminy, komórki organizacyjne urzędu, komórka organizacyjna wydział lub samodzielne stanowisko pracy, kierownik komórki organizacyjnej naczelnik wydziału, samodzielne stanowisko pracy, naczelnik Naczelnik Wydziału Urzędu Miejskiego w Lubsku, US Urząd Stanu Cywilnego, rewident Samodzielne Stanowisko ds. Rewizji Gospodarczej i Finansowej, jednostki organizacyjne Gminy Lubsko : - OSiR Ośrodek Sportu i Rekreacji, - LDK Lubski Dom Kultury, - MGOPS Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, - biblioteka Miejska Biblioteka Publiczna w Lubsku, - przedszkola /P/ przedszkola, dla których Gmina Lubsko jest organem prowadzącym, - szkoły podstawowe /SP/, szkoły i gimnazjum, dla których Gmina Lubsko jest organem gimnazjum /G/ prowadzącym. Siedzibą burmistrza jest ratusz położony przy Pl. Wolności 1 Ratusz w Lubsku. 3

2 Urząd działa w oparciu o następujące zasady: 1) praworządności, 2) służebności wobec społeczności lokalnej, 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4) jednoosobowego kierownictwa, 5) kontroli wewnętrznej, 6) podziału zadań, 7) wzajemnego współdziałania, 8) podnoszenia jakości świadczonych usług Urząd jest jednostką budżetową gminy, przy pomocy której burmistrz wykonuje uchwały rady i zadania gminy określone przepisami prawa. 2. Urząd obsługuje klientów zewnętrznych i wewnętrznych, kierując się przepisami prawa, zasadami dobrej organizacji pracy i kultury obsługi oraz dbałością o słuszne interesy stron. 3. Urząd realizuje zadania: 1) własne określane - ustawami, statutem gminy, uchwałami rady i zarządzeniami burmistrza, 2) zlecone ustawami z zakresu administracji rządowej, 3) przejęte na podstawie porozumień od organów administracji rządowej, a także innych jednostek samorządu terytorialnego Pracą urzędu kieruje burmistrz przy pomocy sekretarza. 2. Burmistrz realizuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy. 3. Kierowanie urzędem obejmuje podejmowanie działań przewidzianych ustawą o pracownikach samorządowych, kodeksem pracy i innymi przepisami. 4. W skład kadry kierowniczej urzędu wchodzą; 1) wyższe kierownictwo - burmistrz, zastępca burmistrza, skarbnik, sekretarz, 2) kierownicy - naczelnicy wydziałów, rewident Wykonując wyznaczone przez burmistrza zadania, zastępca burmistrza zapewnia w powierzonym mu zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań gminy i nadzoruje działalność właściwych wydziałów oraz jednostek organizacyjnych gminy, realizujących te zadania. 2. Sekretarz w zakresie ustalonym przez burmistrza zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu i warunki jego działania, a także organizuje pracę urzędu. 3. Skarbnik odpowiada za gospodarkę finansową gminy w zakresie ustalonym przez ustawy i inne przepisy. 4. Naczelnicy kierują wydziałami. 1. Komórkami organizacyjnymi urzędu są wydziały, którymi kierują naczelnicy, oraz samodzielne stanowiska pracy. 2. W składu urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Organizacyjny symbol OR, 2) Biuro Pełnomocnika d/s Ochrony Informacji Niejawnych symbol IN, 3) Wydział Finansowy symbol FN, 4) Wydział Spraw Obywatelskich i Obronnych symbol OB, 5) Urząd Stanu Cywilnego symbol US, 6) Wydział Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej symbol GK, 7) Wydział Geodezji i Rolnictwa symbol GR, 8) Wydział Inwestycji i Promocji symbol IP, 9) Radca Prawny symbol RP, 8

3 3 10) Samodzielne Stanowisko ds. Rewizji Gospodarczej i Finansowej - Rewident symbol SR, 11) Pełnomocnik Burmistrza ds. profilaktyki uzależnień symbol PA, 3. Komórki organizacyjne urzędu prowadzą sprawy związane z realizacją zadań należących do ich kompetencji. 4. Spory dotyczące właściwości wydziałów lub innych samodzielnych komórek rozstrzyga sekretarz. 5. Wyższe kierownictwo po uzgodnieniu z sekretarzem, może powoływać zespoły problemowe do prowadzenia określonych zadań. 6. W skład zespołów mogą wchodzić pracownicy urzędu jak i pracownicy jednostek organizacyjnych gminy. II. ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 1. Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych urzędu należy w szczególności: 9 1) koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego miasta i gminy, 2) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań, 3) współdziałanie z instytucjami samorządowymi i organizacjami społeczno-politycznymi, działającymi na terenie gminy, 4) współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej i samorządowej, 5) rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji zgodnie z właściwością rzeczową, 6) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, 7) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz innych tajemnic ustawowo chronionych, 8) przestrzeganie przepisów dotyczących finansów publicznych i przepisów dotyczących zamówień publicznych, 9) przestrzeganie przepisów dotyczących przebywania na terenie urzędu po godzinach pracy i przepisów bhp oraz ppoż, 10) przestrzeganie przepisów dotyczących statystyki państwowej, 11) stosowanie metod i systemów podnoszących jakość świadczonych usług, 12) dbanie o stwarzanie przyjaznej atmosfery w pracy i obsługi klientów. 13) informowanie innych wydziałów lub jednostek organizacyjnych gminy o podjętych rozstrzygnięciach i innych ustaleniach, mających związek z przedmiotem prowadzonych przez nich spraw lub jeżeli ich znajomość jest niezbędna do zharmonizowania działalności urzędu lub gminy, 14) przygotowywanie projektów aktów prawnych, 15) przygotowywanie materiałów dla rady, komisji rady i burmistrza, 16) realizacja zadań związanych z obronnością kraju. III. ZAKRES DZIAŁANIA, KOMPETENCJE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA URZĘDU 10 1 Określenie stanowiska - burmistrz 1) Cel stanowiska: zarządzanie gminą w trosce o dobro mieszkańców i jej rozwój. 2) Odpowiedzialny: Wobec: rady i społeczności lokalnej. Za kogo: urząd i jednostki organizacyjne gminy. 3) Zastępowany: przez zastępcę burmistrza lub sekretarza, na zasadach określonych w 12 ust.1 pkt 3. 2 Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) koordynowanie prac nad opracowywaniem i realizacją budżetu, b) kontrola bieżąca wydatków, c) realizacja zobowiązań gminy, d) realizacja dochodów własnych gminy,

4 4 e) pozyskiwanie funduszy zewnętrznych, f) pozyskiwanie inwestorów zewnętrznych, g) ogłaszanie budżetu gminy. 2) Kierownicze a) prowadzenie przeglądu kierownictwa, b) informowanie o polityce i strategii gminy, e) prowadzenie polityki kadrowej, d) zarządzanie gminą w sytuacjach kryzysowych, e) nadzorowanie procedur; - zamówień publicznych, - ochrony danych osobowych, - ochrony informacji niejawnych, - związanych z systemami jakości i zarządzania. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) odpowiedzialny za realizację budżetu gminy, c) odpowiedzialny za rozwój gminy, d) ocenianie pracowników na stanowiskach kierowniczych, e) określanie poziomów wynagrodzeń pracowników urzędu 4) Polityczne a) reprezentowanie gminy na zewnątrz, b) kierowanie współpracą polityczną, c) utrzymywanie kontaktów z partiami politycznymi. 5) Prawne a) organ gminy b) nadzór nad przygotowywaniem przez urząd projektów aktów prawnych, c) wykonywanie uchwał Rady. 6) Polityka i strategia a) kierowanie gminą, b) formułowanie polityki i strategii gminy, c) rozwój świadczenia usług przez urząd, d) wspieranie planowania działalności urzędu. 7) BHP a) nadzór, przestrzeganie i odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów bhp w urzędzie, b) określanie i przydzielanie środków na realizację celów dotyczących BHP. 8) Świadczenie usług a) monitorowanie świadczonych przez urząd usług, b) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług, c) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków finansowych przez komórki organizacyjne urzędu. 1. Określenie stanowiska zastępca burmistrza 1) Cel stanowiska zastępowanie burmistrza, - nadzór nad przydzielonymi przez burmistrza komórkami i jednostkami organizacyjnymi. 2) Odpowiedzialność Wobec: burmistrza. Za kogo: wskazane przez burmistrza jednostki organizacyjne gminy i komórki organizacyjne urzędu. 3) Zastępujący: burmistrza. 4) Zastępowany: przez sekretarza Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) koordynowanie prac nad opracowywaniem i realizacją budżetu podległych mu jednostek, b) kontrola bieżąca wydatków podległych mu jednostek, c) pozyskiwanie funduszy zewnętrznych, d) pozyskiwanie inwestorów zewnętrznych.

5 5 2) Kierownicze a) inspirowanie i realizowanie projektów związanych z zakresem jego zadań, b) informowanie o działalności podległych mu jednostek, c) prowadzenie narad i spotkań dotyczących zakresu powierzonych mu spraw, e) nadzorowanie procedur zamówień publicznych, ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, f) opracowywanie polityki kadrowej i procedur kadrowych w jednostkach organizacyjnych w odniesieniu do kierowników tych jednostek, g) realizacja procedur kadrowych w jednostkach organizacyjnych gminy w odniesieniu do stanowisk kierowników tych jednostek. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) odpowiedzialny za realizację budżetu gminy w podległym mu zakresie, c) odpowiedzialny za rozwój gminy w podległym mu zakresie. 4) Polityczne a) reprezentowanie gminy na zewnątrz za zgodą burmistrza. 5) Prawne a) nadzór nad przygotowywaniem projektów aktów prawnych w zakresie powierzonych mu spraw. 6) Polityka i strategia a) pomoc burmistrzowi w kierowaniu gminą, b) określanie i przekazywanie zagadnień wymagających rozpatrzenia przez burmistrza, c) udział w formułowaniu polityki i strategii gminy. 7) BHP a) nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP w podległych mu w komórkach i jednostkach organizacyjnych urzędu, b) określanie i przydzielanie środków na realizację celów dotyczących BHP. 8) Świadczenie usług a) monitorowanie świadczenia usług przez podległe mu jednostki, b) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług, c) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków finansowych przez komórki organizacyjne urzędu. 3. Szczegółowe zadania zastępcy określa burmistrz. 1. Określenie stanowiska sekretarz 12 1) Cel stanowiska: zapewnienie skutecznego funkcjonowania struktur urzędu, oraz wykonywania przez nie zadań statutowych gminy. 2) Odpowiedzialność: Wobec: burmistrza Podlegają mu: - pracownicy urzędu w zakresie kierowania urzędem z zastrzeżeniem 6 - naczelnik i pracownicy wydziału organizacyjnego 3) Zastępuje: burmistrza oraz zastępcę tylko w ramach udzielonych mu pełnomocnictw przez burmistrza, 4) Zastępowany: na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez burmistrza wskazanemu naczelnikowi na wniosek sekretarza. 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) określanie priorytetów w procesie opracowywania projektu budżetu urzędu i zarządzanie nim, b) planowanie i doradztwo wydatków na wynagrodzenia pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych (wspólnie ze skarbnikiem), c) realizacja merytoryczna funduszu płac opracowywanie projektów awansów

6 6 finansowych i innych wydatków związanych z funduszem płac, d) opracowywanie i realizacja budżetu szkoleń pracowników urzędu, e) doradzanie burmistrzowi w sprawach wydatków. 2) Kierownicze a) udział w posiedzeniach kierownictwa, b) przygotowanie i udział w posiedzeniach kierownictwa, sesji rady, opieka nad dokumentami i materiałami z tych zebrań, c) członek wyższego kierownictwa, d) przekazywanie informacji o polityce i strategii gminy, e) szkolenie i rozwój zawodowy pracowników urzędu, f) szkolenie osób szkolących, g) opracowywanie polityki kadrowej i procedur kadrowych w urzędzie, h) realizowanie procedur kadrowych w urzędzie, i) nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem urzędu, j) koordynowanie pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, k) zbieranie i opracowywanie informacji dotyczących funkcjonowania administracji samorządowej (dane dotyczące ilości, jakości, kosztów i efektów), l) przedstawianie ww. danych burmistrzowi, ł) projektowanie rozwiązań organizacyjnych usprawniających pracę urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, m) zabezpieczenie warunków organizacyjno-technicznych w wyborach samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich i referendach, n) nadzór nad organizacją wyborów organów pomocniczych gminy. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) podejmowanie działań w sposób profesjonalny, c) określanie potrzeb i zapewnianie szkoleń radnych, przy współpracy z przewodniczącym rady, d) współpraca ze stowarzyszeniami i organizacjami samorządowymi, e) inspirowanie, wdrażanie i nadzorowanie zmian organizacyjnych w urzędzie i jednostkach organizacyjnych gminy, f) ocena pracy kadry kierowniczej w podległym mu zakresie, g) analiza wyników oceny pracowników, h) określanie założeń i kierunków informatyzacji urzędu, i) opracowanie procesu planowania działalności urzędu, j) udział w procedurach zarządzania kryzysowego, k) aktywna promocja gminy, l) monitorowanie świadczenia usług przez wydziały, ł) zapewnienie utrzymania jakości usług świadczonych przez urząd, m) opracowywanie procesu przyjmowania, rozpatrywania i analizowania skarg, wniosków, petycji, n) nadzór nad prowadzeniem rejestru i rozpatrywaniem składanych skarg, wniosków i petycji, o) nadzorowanie procedur ochrony danych osobowych, informacji niejawnych w urzędzie, p) przeprowadzanie wewnętrznych analiz jakości, r) nadzór nad skutecznością i efektywnością działań korygujących i zapobiegawczych, s) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli, t) doradztwo w sprawach związanych z etyką zawodową i etycznym postępowaniem, u) wykonywanie zadań urzędnika wyborczego. 4) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw, b) zapewnianie, by urząd działał zgodnie z prawem, c) nadzór nad prowadzeniem rejestrów i zbiorów przepisów prawa miejscowego, d) nadzór nad obiegiem i archiwizacją dokumentów, e) nadzór nad poprawnością i zgodnością z prawem wydawanych dokumentów przez urząd, f) nadzór nad procesem przygotowywania projektów aktów prawnych przez urząd.

7 7 5) Strategia a) doradzanie wyższemu kierownictwu urzędu, zarządzania b) określanie i przekazywanie zagadnień wymagających rozpatrzenia przez burmistrza, c) udział we wdrażaniu strategii dotyczących rozwoju gminy, d) nadzór nad realizacją rozstrzygnięć organów gminy, e) opracowanie polityki świadczenia usług przez urząd, f) doradztwo odnośnie struktur organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, g) wspomaganie organów gminy, h) kształtowanie wizerunku gminy i urzędu. 6) BHP a) odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów BHP w podległym mu wydziale, b) odpowiedzialny za warunki pracy podległych mu pracowników. 7) Świadczenie usług/działalność a) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług, b) doradztwo w zakresie organizacyjnym dla komórek urzędu i jednostek organizacyjnych gminy. 3. Szczegółowe zadania sekretarza określają : 1) ustawy i przepisy wykonawcze, 2) zakres obowiązków określony przez burmistrza, 3) powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy w imieniu burmistrza, 4) pełnomocnictwa burmistrza. 1. Określenie stanowiska skarbnik 13 1) Cel stanowiska: opracowywanie projektu budżetu gminy, realizacja i kontrola tego budżetu, kontrola gminnych finansów oraz nadzór nad gospodarką finansową gminy. 2) Odpowiedzialność: Podlega: burmistrzowi Podlegają mu: - pracownicy urzędu w zakresie gospodarki finansowej, - naczelnik wydziału finansowego i pracownicy wydziału finansowego 3) Zastępujący: zastępcę burmistrza 4) Zastępowany: przez naczelnika lub pracownika wydziału finansowego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez burmistrza, na wniosek skarbnika. 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) odpowiedzialność za funkcjonowanie wydziału finansowego, b) ściąganie należności/długów, c) opracowywanie pełnego projektu budżetu, d) kontrola budżetów komórek organizacyjnych urzędu, e) doradzanie burmistrzowi w sprawie opcji wydatków, f) pełnienie funkcji kontrolera budżetu, g) określanie aktualnie dostępnych środków finansowych (pozostających na koncie), 2) Kierownicze a) udział w naradach kierownictwa, b) na wniosek burmistrza przygotowywanie projektu budżetu, c) członek wyższego kierownictwa, d) nadzór nad komputerowymi systemami finansowymi, e) opracowywanie i obsługa systemów informacji finansowej, f) identyfikowanie dostępnych zasobów, g) koordynowanie pracy wydziału finansowego, h) decydowanie o wprowadzeniu finansowych systemów i programów

8 8 informatycznych, i) zapewnienie zgodności pracy urzędu z procedurami finansowymi, j) nadzorowanie procedur zamówień publicznych, ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania w wydziale finansowym. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) przygotowywanie i podpisywanie końcowych zestawień finansowych (sprawozdania, bilans), c) opracowywanie sprawozdań statystycznych, d) nadzór i realizacja procesu planowania finansowego, e) wdrażanie nowych pracowników w procedury finansowe, f) współdziałanie z bankami oraz instytucjami finansowymi. 4) Polityka a) na polecenie burmistrza szkolenie radnych w sprawach finansów publicznych, 5) Prawne a) zatwierdzanie rozliczeń umów i spłat pożyczek, b) interpretowanie przepisów prawnych w sprawach finansowych, c) zapewnienie działania zgodnego z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru odpowiednich przepisów prawnych (instrukcji, przepisów wewnętrznych), e) nadzór nad tym, by wystawiane w urzędzie dokumenty były sporządzone prawidłowo pod względem finansowym, f) wydawanie decyzji administracyjnych w ramach posiadanych upoważnień. 6) Strategia zarządzania a) doradzanie burmistrzowi, b) określanie i komunikowanie burmistrzowi zagadnień wymagających rozpatrzenia, c) sporządzanie biznes planów dla celów określanych przez burmistrza, d) opracowywanie projektów strategii finansowej. 7) BHP a) odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów BHP w Wydziale Finansowym b) odpowiedzialny za warunki pracy podległych pracowników w zakresie BHP. 3. Szczegółowe zadania skarbnika określają: 1) ustawy i przepisy wykonawcze, 2) zakres obowiązków określony przez burmistrza, 3) pełnomocnictwa burmistrza. 1. Określenie stanowiska naczelnik 14 1) Cel stanowiska: nadzorowanie i rozwijanie całokształtu pracy wydziału oraz świadczenie usług przez wydział na rzecz klientów wewnętrznych i zewnętrznych 2) Odpowiedzialny: Wobec: wyższego kierownictwa (burmistrza, zastępcy burmistrza, skarbnika, sekretarza) w zależności od podległości wynikającej ze struktury organizacyjnej urzędu, Za kogo: wszystkich pracowników danego wydziału 3) Zastępujący : Skarbnika / Sekretarza na zasadach określonych w 12 ust. 1 pkt 4, 13 ust. 1 pkt 4 4) Zastępowany: przez pracownika wyznaczonego przez burmistrza. 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budżetu wydziału, b) monitorowanie i kontrola budżetu wydziału,

9 9 c) kierowanie, monitorowanie i kontrola wydatków wydziału, d) doradzanie wyższemu kierownictwu urzędu w sprawach opcji budżetowych dotyczących wydziału, e) promocja opcji budżetowych wydziału, f) opracowywanie wersji budżetu wydziału oraz ukierunkowywanie pracy wydziału w ramach dostępnych środków finansowych, g) autoryzowanie płatności wydziału. 2) Kierownicze a) informowanie pracowników wydziału o polityce gminy, b) nadzorowanie procedur finansowych wydziału, c) prowadzenie i udostępnianie informacji finansowych w urzędzie w zakresie prowadzonych spraw, d) identyfikowanie dostępnych środków finansowych w urzędzie, e) promowanie wykorzystania technik informatycznych, f) wdrażanie polityki i procedur kadrowych w wydziale, g) szkolenie i rozwój pracowników wydziału, h) koordynacja pracy poszczególnych stanowisk w wydziale, i) uczestniczenie w zebraniach kierowników, j) doradzanie innym wydziałom i komórkom w razie potrzeby i współdziałanie z nimi, k) ocena podległych pracowników, l) wprowadzanie zmian organizacyjnych w podległym wydziale w zakresie organizacji pracy na wniosek lub za zgodą burmistrza, m) przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami do pracy w wydziale, n) nadzorowanie procedur ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania w wydziale, o) opracowywanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników. 3) Nadzór a) nadzorowanie pracy wydziału i jego pracowników, b) zapewnienie kompletności i ścisłości prowadzonych akt w wydziale, c) przygotowywanie wniosków o zwolnienie podległego pracownika dla wyższego kierownictwa urzędu, d) organizowanie i uczestniczenie w zebraniach wydziału, e) wprowadzanie nowych pracowników do zespołu. 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) utrzymywanie kontaktów z jednostkami niezbędnymi dla funkcjonowania wydziału, c) szkolenie nowych pracowników w procedurach wydziału, d) koordynacja pracy innych wydziałów w przypadku polecenia przełożonego. 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych i umów w zakresie właściwości wydziału, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych dotyczących pracy wydziału, c) zagwarantowanie zgodności pracy wydziału z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru stosownych przepisów, e) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wydawanych dokumentów, f) dostarczanie informacji odpowiednim ministerstwom w zakresie przewidzianym odrębnymi przepisami, g) autoryzacja wydawanych dokumentów przez siebie lub pracowników podległego wydziału, h) wydawanie decyzji administracyjnych w ramach posiadanych upoważnień. 6) Polityka a) identyfikowanie spraw związanych z zadaniami wydziału do rozważenia przez wyższe kierownictwo urzędu, b) rozwijanie opcji strategicznych wydziału, c) wprowadzanie w życie decyzji przełożonych w ramach wydziału, d) rozwijanie polityki/strategii świadczenia usług realizowanych przez wydział, e) planowanie działalności wydziału, f) doradztwo w sprawach struktury wydziału, g) przygotowywanie dla burmistrza propozycji strategii budżetowej wydziału. 7) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) identyfikowanie/zaspakajanie potrzeb szkoleniowych pracowników wydziału w zakresie BHP, c) zapewnienie przestrzegania przepisów BHP przez podległych pracowników, d) przeprowadzanie ocen zagrożeń w pracy wydziału, e) zagwarantowanie bezpieczeństwa użytkownikom w miejscach, za które odpowiedzialny jest

10 10 8) Świadczenie usług wydział. a) aktywne promowanie usług świadczonych przez wydział, b) monitorowanie/ kontrola świadczonych przez wydział usług, c) zapewnienie zachowania standardów jakości świadczonych przez wydział usług, d) ustalenie priorytetów wykorzystania dostępnych środków finansowych w wydziale, e) prowadzenie rejestru i rozpatrywanie skarg i zażaleń związanych z pracą wydziału, f) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług g) przestrzeganie procedur wydziałowych, h) promocja gminy, i) doradztwo w zakresie organizacyjnym dla komórek urzędu i jednostek organizacyjnych gminy. 3. Szczegółowe zadania naczelnika określa burmistrz w drodze zakresu obowiązków. 1. Określenie stanowiska Rewident - Samodzielne Stanowisko ds. Rewizji Gospodarczej. 15 1) Cel stanowiska: kontrola całokształtu pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy oraz świadczenie usług na rzecz organów gminy. Prowadzenie audytów wewnętrznych. 2) Odpowiedzialny: Wobec: burmistrza Za kogo: nie dotyczy 3) Zastępujący : nie dotyczy 4) Zastępowany: przez pracownika wyznaczonego przez burmistrza. 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budżetu własnego, b) doradzanie kierownictwu urzędu w sprawach opcji budżetowych, c) autoryzowanie płatności, 2) Kierownicze a) identyfikowanie dostępnych środków finansowych, b) promowanie wykorzystania technik informatycznych, c) uczestniczenie w zebraniach kierownictwa, d) doradzanie innym komórkom w sprawach organizacyjnych i finansowych oraz współdziałanie z tymi komórkami, e) proponowanie zmian organizacyjnych, f) stosowanie procedur dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania, 3) Nadzór a) zapewnianie kompletności i ścisłości prowadzonych akt, b) przygotowywanie wniosków o ukaranie pracownika dla wyższego kierownictwa urzędu w związku ze stwierdzeniem podczas kontroli nieprawidłowości w jego pracy. 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) utrzymywanie kontaktów z powiatem i województwem, c) członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych, d) przedstawianie burmistrzowi zagadnień związanych z zadaniami, e) przygotowywanie analiz i sprawozdań dla wyższego kierownictwa urzędu, f) prowadzenie kontroli w podmiotach zobowiązanych względem budżetu gminy, g) udzielanie pomocy podczas kontroli zewnętrznych (za zgodą burmistrza), h) przeprowadzanie audytu wewnętrznego, i) sporządzanie rocznego planu audytu, j) przedstawianie burmistrzowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok

11 11 poprzedni, k) przedstawianie burmistrzowi sprawozdania z wykonania planu audytu na rok następny, l) rzetelne, obiektywne i niezależne: - ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, - określanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, - przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień, Punkty: h,i,j,k, mają zastosowanie tylko w przypadku obowiązku prawnego prowadzenia audytów. 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych w swojej pracy, c) zagwarantowanie zgodności pracy z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru stosownych przepisów, e) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wydawanych dokumentów, f) autoryzacja wydawanych dokumentów, 6) Polityka a) identyfikowanie spraw związanych z przeprowadzanymi kontrolami do rozważenia przez kierownictwo urzędu, b) rozwijanie polityki/strategii świadczenia usług, c) planowanie działalności, d) doradztwo w sprawach struktury wydziałów, e) przygotowywanie dla burmistrza propozycji strategii budżetowych, 7) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) zagwarantowanie bezpieczeństwa użytkownikom w miejscach, za które jest odpowiedzialny, 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie świadczonych usług, b) monitorowanie/kontrola świadczonych usług, c) zapewnianie zachowania standardów jakości świadczonych usług, d) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków w ramach swojego budżetu, 3. Szczegółowe zadania rewidenta określa burmistrz w drodze zakresu obowiązków. IV. ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH Wydział Organizacyjny OR realizuje swoje zadania poprzez: 1) zapewnienie sprawnej organizacji funkcjonowania urzędu, 2) racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem płac, 3) obsługę rady, 4) prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego i wydawnictw promulgacyjnych oraz ich udostępnianie klientom, 5) opracowywanie materiałów z obrad rady i komisji rady oraz przekazywanie ich właściwym adresatom, 6) sporządzanie protokołów z obrad rady i posiedzeń komisji, 7) prowadzenie rejestrów: uchwał rady i zarządzeń burmistrza, wniosków i opinii komisji, interpelacji i wniosków radnych, 8) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy, 9) prowadzenie i dokumentowanie (przy współudziale wydziału finansowego) spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń, 10) prowadzenie spraw dotyczących szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników urzędu, 11) opracowywanie projektów i realizowanie planów budżetu urzędu, 12) administrowanie ratuszem oraz budynkami: USC i przy ul. Powstańców Wlkp. 3,

12 12 13) gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczanie mienia urzędu, 14) załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, 15) gospodarowanie drukami i formularzami, 16) wdrażanie postępu pracy w urzędzie, 17) zabezpieczanie informacji wizualnej dla klientów urzędu, 18) prowadzenie centralnego archiwum urzędu, 19) wykonywanie obsługi kancelaryjnej urzędu, 20) zabezpieczanie łączności telefonicznej, teleksowej i alarmowej, 21) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych przekazywanych do wydziału oraz obsługa tablicy ogłoszeń urzędu, 22) plakatowanie aktów prawnych rady miejskiej, burmistrza i innych związanych z funkcjonowaniem urzędu, 23) uczestniczenie w procedurach zamówień publicznych dotyczących wydziału, 24) prowadzenie działań promocyjnych gminy wyznaczonych przez burmistrza, 25) zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez urząd, 26) obsługę administracyjno-gospodarcza urzędu oraz zapewnienie prawidłowych warunków pracy pracownikom urzędu, 27) wdrażanie informatyki do prac urzędu, 28) opracowywanie i wdrażanie planów finansowo rzeczowych, dotyczących informatyzacji urzędu, 29) prowadzenie inwestycji w zakresie planów infrastruktury teleinformatycznej, 30) zabezpieczanie ciągłości funkcjonowania infrastruktury teleinformatycznej, 31) zabezpieczanie przestrzegania prawa autorskiego, 32) prowadzenie spraw dotyczących ochrony danych osobowych, w tym wykonywanie zadań administratora systemu, 33) organizacja szkoleń i pokazów w zakresie obsługi sprzętu komputerowego, 34) inwentaryzacja sprzętu komputerowego i oprogramowania, 35) wdrażanie postępu technicznego w informatyzacji urzędu, 36) administrowanie siecią teleinformatyczną, 37) koordynowanie działań z zakresu ochrony obiektów administracji urzędu systemów alarmowych, 38) zapewnianie łączności w urzędzie, 39) planowanie rozwoju zastosowań technologii internetowych w gminie, 40) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego, rzeczowego wykazu akt, 41) prowadzenie rejestru upoważnień do załatwienia spraw w imieniu burmistrza, 42) prowadzenie sekretariatu burmistrza i jego zastępcy, 44) obsługa i prowadzenie punktu informacyjnego, 45) organizacja spisów powszechnych, 46) prowadzenie biuletynu informacji publicznej, 47) prowadzenie strony internetowej urzędu, 48) realizacja zadań i kompetencji organu prowadzącego szkoły i placówki oświatowe zawartych w ustawie o systemie oświaty i karcie nauczyciela oraz aktach wykonawczych do tych ustaw, 49) nadzorowanie działalności organizacyjnej, finansowej i administracyjnej jednostek organizacyjnych realizujących zadania z zakresu kultury i sportu, 50) podejmowanie działań mających na celu rozwój kultury fizycznej i sportu na terenie gminy. 51) koordynowanie współpracy urzędu z organizacjami pozarządowymi 2. Wydział Finansowy FN : 1) w zakresie planowania i realizacji budżetu gminy: a) zbieranie materiałów niezbędnych do opracowania projektu budżetu gminy, b) opracowywanie projektu budżetu gminy i objaśnień do tego projektu, c) przekazywanie właściwym jednostkom do realizacji zadań i ustaleń wynikających dla nich z uchwalonego budżetu gminy, d) zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu gminy, a w szczególności czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej, e) przygotowywanie wniosków dotyczących zmian w budżecie gminy,

13 13 f) opracowywanie sprawozdań i informacji (rocznych i okresowych) z wykonania budżetu gminy oraz działalności finansowej gminy, g) przygotowywanie projektów uchwał rady miasta dotyczących gospodarki finansowej gminy, h) sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych gminy w tym: nadzór nad prawidłowością dysponowania przyznanymi jednostkom środkami budżetowymi gminy oraz gospodarowania mieniem komunalnym, i) prowadzenie rachunkowości budżetu gminy i urzędu, w tym księgowości syntetycznej i analitycznej związanej z bieżącą realizacją budżetu, j) dokonywanie kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych, k) analiza wykorzystania środków przekazywanych z budżetu gminy innym podmiotom, l) współpraca z Urzędami Skarbowymi i Regionalną Izbą Obrachunkową; 2) w zakresie mienia komunalnego: a) prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej składników mienia komunalnego, b) księgowanie i egzekwowanie należnych opłat za korzystanie z gruntów komunalnych oraz opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów i opłat ratalnych za nabyte na własność lokale mieszkalne, użytkowe oraz inne nieruchomości; 3) w zakresie podatków i opłat: a) opracowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej w sprawach podatków i opłat lokalnych, b) dokonywanie wymiaru i poboru podatków i opłat lokalnych, które zgodnie z ustawami szczegółowymi stanowią dochody budżetu gminy i których wymiar i pobór należy do właściwości organu podatkowego, c) zbieranie materiałów informacyjnych niezbędnych do dokonania wymiaru podatków i opłat, d) przeprowadzanie kontroli podatników i opłat w zakresie prawidłowości przedmiotu opodatkowania i terminów płatności podatków i opłat, e) przygotowywanie projektów decyzji dotyczących umarzania, rozkładania na raty oraz odraczania terminów płatności podatków i opłat lokalnych, f) nadawanie biegu odwołaniom w sprawach podatków i opłat lokalnych, g) prowadzenie księgowości podatków i opłat oraz sprawozdawczości w tym zakresie, a także wystawiania zaświadczeń w tym zakresie. h) egzekwowanie zaległych należności podatkowych, w tym wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe, i) udzielanie organom egzekucyjnym, w tym również sądowym żądanych informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji, j) monitorowanie udzielonej pomocy dla przedsiębiorców; 4) w zakresie płac: a) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem i wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom urzędu, przedszkoli oraz innym osobom z tytułu wynagrodzeń za umowy zlecenia, o dzieło oraz umów prowizyjnych, b) prowadzenie spraw związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych od wynagrodzeń wymienionych w pkt. a), c) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników i osób wymienionych w pkt. a), w szczególności współdziałanie w tym zakresie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, d) prowadzenie spraw związanych z wypłatą diet i odprowadzeniem należnych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, e) prowadzenie spraw z zakresu zasiłków z ubezpieczenia społecznego, f) wystawianie dokumentacji dot. wynagrodzeń związanej z przejściem na emeryturę lub rentę, g) wystawianie zaświadczeń na żądanie pracowników; 5) w zakresie obsługi kasowej: a) prowadzenie kasy urzędu, b) pobieranie z banku gotówki na wypłatę należności oraz odprowadzanie do banku gotówki wpłaconej do kasy, c) przyjmowanie wszelkich należności pieniężnych stanowiących dochód budżetu gminy, d) sporządzanie raportów kasowych i rozliczanie kasy,

14 14 e) sprzedaż znaczków skarbowych, f) dokonywanie wypłat na podstawie zatwierdzonych dokumentów kasowych. 3. Urząd Stanu Cywilnego US : 1) rejestracja dotycząca urodzeń: a) dzieci urodzonych na terenie Gminy Lubsko, b) na podstawie wyroków sądowych, c) uznanie dziecka, d) nadanie dziecku nazwiska męża matki, e) wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego, f) powiadamianie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęcie postępowania z urzędu, g) zmiana imienia dziecka; 2) rejestracja małżeństw: a) przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz oświadczeń o wyborze nazwisk małżonków i dzieci z tego małżeństwa, b) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, c) wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu wyczekiwania, d) występowanie do sądu w sprawach możności i niemożności zawarcia małżeństwa, e) wydawanie zaświadczeń o możności zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej, f) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą, g) rejestracja małżeństw wyznaniowych, h) przyjmowanie oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; 3) sporządzanie aktów zgonu: a) na podstawie karty zgonu wystawionej przez lekarza, b) na podstawie postanowienia sądu; 4) prowadzenie korespondencji konsularnej; 5) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorczych i wydawanie zaświadczeń o ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu; 6) transkrypcja zagranicznych aktów stanu cywilnego; 7) zmiany w aktach stanu cywilnego; 8) organizacja uroczystości rodzinnych; 9) sporządzanie testamentów; 10) wykonywanie innych czynności wynikających z obowiązujących przepisów. 4. Wydział Spraw Obywatelskich i Obronnych OB : 1) przygotowywanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny oraz wykonywanie innych zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, 2) organizowanie wykonywania przez jednostki organizacyjne miasta zadań w ramach powszechnego obowiązku obrony, w tym ustalanie zadań szczegółowych oraz trybu ich realizacji, 3) uwzględnianie postulatów dotyczących potrzeb sił zbrojnych i obrony cywilnej przekazywanych przez organy wojskowe, upoważnione przez ministra obrony narodowej lub organy obrony cywilnej, 4) czynności związane z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, 5) udział w przygotowywaniu poboru i jego przeprowadzaniu, 6) orzekanie o konieczności sprawowania przez żołnierzy oraz osoby spełniające zastępczo obowiązek służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny oraz o uznaniu ich za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny,

15 15 7) tworzenie formacji obrony cywilnej, 8) przeznaczanie na stanowiska komendantów formacji obrony cywilnej, 9) nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności, 10) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość, 11) prowadzenie ewidencji ludności i wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania, 12) wydawanie decyzji w sprawach zbiórek publicznych i imprez masowych, 13) wydawanie zezwoleń na zgromadzenia, 14) prowadzenie rejestru wyborców i sporządzanie list wyborców, 15) prowadzenie spraw związanych z repatriacjami, 16) prowadzenie rejestru danych osobowych, 17) zapewnianie zasobów wody do gaszenia pożarów, 18) wyposażenie techniczno-materiałowe jednostek ochotniczej straży pożarnej, 19) współdziałanie z komendantem gminnym ochotniczej straży pożarnej oraz zarządem miejsko-gminnym związku ochotniczej straży pożarnej, 20) prowadzenie rejestru ochotniczej straży pożarnej, 21) organizacja wart przeciwpożarowych, 22) prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej, 23) wydawanie zezwoleń i licencji na krajowy zarobkowy przewóz osób taksówką osobową, 24) prowadzenie spraw związanych z targowiskiem miejskim, 25) załatwianie spraw związanych z wydawaniem dowodów osobistych i paszportów. 5. Wydział Geodezji i Rolnictwa GR : 1) prowadzenie spraw z zakresu gospodarki nieruchomościami dotyczących: a) tworzenia i gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości, w tym nabywania i zamiany nieruchomości b) sprzedaży i oddawania w użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowych, c) sprzedaży budynków i lokali, d) uwłaszczania osób prawnych, e) oddawania nieruchomości w najem, dzierżawę, użytkowanie i użyczenie, f) udzielania ustawowych zniżek w opłatach z tytułu użytkowania wieczystego gruntu, g) organizacji i przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości, h) oddawania nieruchomości w trwały zarząd, i) przekazywania nieruchomości na cele szczególne, j) ustalania sposobu i terminu zagospodarowania nieruchomości gruntowych, k) ustalania cen, opłat i rozliczeń za nieruchomości oraz przygotowywanie projektów uchwał o opłatach rocznych z tytułu wieczystego użytkowania, zarządu i użytkowania, l) ustalania wysokości opłat adiacenckich, m) przeprowadzania scaleń i postępowań w sprawie rozgraniczenia nieruchomości, n) wydawania decyzji zatwierdzających projekty podziału nieruchomości, o) prawa pierwokupu nieruchomości, p) odszkodowania za wywłaszczone nieruchomości, q) wpisów do ksiąg wieczystych i sporządzania wniosków do Sądu o zakładanie ksiąg wieczystych nieruchomości gminnych, r) prowadzenia spraw związanych z pracowniczymi ogrodami działkowymi, s) wnioskowania o zgodę na przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze, t) wydawania zawiadomień o nadaniu numerów administracyjnych nieruchomości, u) uzgadniania projektów wykonania robót budowlano-instalacyjnych na gruntach gminnych, v) sporządzania wniosków do sądu o rozwiązanie umów użytkowania wieczystego, w) sporządzania wniosków do sądu o wykreślenie z ksiąg wieczystych długów i ciężarów, x) przygotowania i przeprowadzania konkursów ofert rzeczoznawców majątkowych na wykonywanie wycen nieruchomości i ofert geodetów na wykonanie opracowań geodezyjnych, y) prowadzenia ewidencji nieruchomości w systemie informatycznym i zbiorze map ewidencyjnych i sytuacyjno-wysokościowych; 2) prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa, leśnictwa i obszarów wiejskich dotyczących:

16 16 a) dokonywania ocen i formułowanie wniosków dotyczących funkcjonowania sfery obsługi wsi i rolnictwa, b) współdziałania ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania chorób zwierząt, c) podawania do wiadomości zarządzeń służb weterynaryjnych o zastosowanie środków zmierzających do umiejscowienia choroby i dopilnowanie ich wykonania, 1. przyjmowania i przekazywania zgłoszeń o podejrzeniu o zachorowanie lub o zachorowaniu zwierząt na chorobę zaraźliwą, 2. współdziałanie ze służbami ochrony roślin i nasiennictwa w zakresie nadzoru nad stanem zdrowotności upraw, 3. przydzielania prac, nadzoru i prowadzenia ewidencji osób skierowanych przez Sąd do pracy społecznej dla odbycia kary ograniczenia wolności, 4. opiniowania planów odłowów kół łowieckich, 5. pełnienia roli mediatora w sprawach szkód łowieckich, 6. prowadzenia ewidencji gospodarstw rolnych, 7. wydawania zaświadczeń o posiadaniu gospodarstwa rolnego, 8. aktualizacji gospodarstw i działek rolnych dla potrzeb GUS, 9. wydawania świadectw pochodzenia zwierząt, 10. zaopatrzenia wsi w wodę z nadzorem nad ujęciami wody, nadzorem nad pracą konserwatorów, prowadzeniem ewidencji odbiorców wody i rozliczeniem zużycia wody u odbiorców, 11. prowadzenia spraw związanych z ochroną przed powodzią i prowadzenia komitetu przeciwpowodziowego, 12. koordynacji robót melioracyjnych, 13. współdziałania z samorządami wiejskimi, w tym: - organizacji narad i spotkań sołtysów, - prowadzenia konsultacji ze społecznościami sołectw planów i zamierzeń gminnych ich dotyczących, - prowadzenia rejestru wniosków wpływających z sołectw, - organizacji i prowadzenia zebrań wiejskich, - koordynacji działań związanych z organizacją świąt i rocznic na terenie sołectw. 6. Wydział Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej GK : prowadzenie spraw w zakresie gospodarki komunalnej i mieszkaniowej dotyczących: 1) uczestniczenia w ustalaniu przeznaczenia i zasad zagospodarowania terenu, 2) przygotowywanie projektów uchwał o przystąpieniu do sporządzania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania miasta, 3) prowadzenie procedury związanej z opracowaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania miasta, 4) przygotowywanie projektów uchwał o przystąpieniu do sporządzenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego wraz z określeniem granic obszaru objętego planem, a także przedmiotu i zakresu jego ustaleń, 5) prowadzenie procedury związanej z opracowaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, 6) udostępnianie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego do wglądu oraz wydawanie wypisów i wyrysów z planu, 7) prowadzenie zaktualizowanego rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, gromadzenie materiałów związanych z tymi planami oraz odpowiadanie za przechowywanie oryginałów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, również uchylonych i nieobowiązujących, 8) dokonywanie okresowej oceny zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy w celu przedstawienia radzie wyników tej oceny przez burmistrza, 9) przeprowadzanie analizy wniosków w sprawie sporządzania lub zmian miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego i w wyniku tych analiz i ocen - występowanie ze stosownym wnioskiem w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego, 10) wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, po uzyskaniu uzgodnień i decyzji wymaganych ustawą i przepisami szczególnymi, 11) przedstawianie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu wojewodzie w celu stwierdzenia ich zgodności z prawem, w trybie rozprawy administracyjnej, 12) stwierdzanie wygaśnięcia decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,

17 17 13) prowadzenie rejestru wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz ich rejestracja graficzna, 14) prowadzenie rejestru decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, wydanych przez inne organy, a dotyczących zagospodarowania terenu oraz badanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu, 15) podanie do publicznej wiadomości o przystąpieniu do opracowania planu miejscowego oraz wyłożenie projektu do publicznego wglądu i popularyzacja jego treści, 16) zawieranie umów określających wzajemne zobowiązania i świadczenia inwestora oraz organu uprawnionego do wydania decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji związanej z realizacją inwestycji i przyszłym funkcjonowaniu budowanego obiektu związanego ze zmianą planu miejscowego, 17) współudział w budowaniu wojewódzkich prognoz i programów drogą wnioskowania i negocjacji z administracją rządową w sprawach planu przestrzennego, 18) działanie w porozumieniu z wojewódzkim konserwatorem zabytków w zakresie użytkowania obiektu zabytkowego, zgodnie z zasadami opieki nad zabytkami, w sposób odpowiadający jego wartości zabytkowej, 19) przyjmowanie zawiadomień o znalezieniu przedmiotu archeologicznego lub odkryciu wykopaliska lub elementu posiadającego cechy zabytku i zawiadomienie o tym fakcie wojewódzkiego konserwatora zabytków, 20) określenie zespołu dawnej zabudowy wymagającej uporządkowania ze środków państwowych, 21) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania oraz rozbudowy systemów inżynieryjnych, w tym także sygnalizacji świetlnej, współpraca z jednostkami organizacyjnymi w tym zakresie, 22) prowadzenie spraw dotyczących zgłaszania wniosków w sprawie zaliczenia dróg do właściwej kategorii oraz zmiany ich klasyfikacji, 23) planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymanie i ochrony dróg lokalnych, miejskich i gminnych oraz chodników, 24) zarządzanie siecią dróg gminnych, 25) wydawanie zezwoleń na lokalizację w pasie dróg gminnych obiektów nie związanych z gospodarką drogową, zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, w tym opłat z tego tytułu oraz kar za zajęcie pasa drogowego bez zezwolenia, jak i orzeczenie o przywróceniu do stanu pierwotnego, 26) opiniowanie wniosków dotyczących komunikacji pasażerskiej. 27) budowa oraz utrzymanie przystanków autobusowych, 28) prowadzenie działalności związanej z zimowym utrzymaniem dróg gminnych, oraz w przypadkach klęsk żywiołowych i awarii technicznych. 29) ustawianie i utrzymanie znaków drogowych na terenie miasta i gminy. 30) efektywne wykorzystywanie środków finansowych przeznaczonych na zadania remontowobudowlane i modernizacyjne, 31) koordynowanie wykonawstwa inwestycji i remontów kapitalnych o znaczeniu lokalnym i zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań w tym zakresie, 32) współdziałanie z Wydziałem Geodezji i Rolnictwa w zakresie programowania i realizacji infrastruktury technicznej, zapewniającej przygotowanie terenów pod budownictwo komunalne, 33) wyposażanie gruntów wchodzących do zasobów w urządzenia komunalne oraz w niezbędne sieci uzbrojenia, 34) opracowywanie okresowych analiz sytuacji mieszkaniowej w gminie, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb mieszkaniowych osób znajdujących się w najtrudniejszych warunkach mieszkaniowych, 35) opracowanie rocznych list osób kwalifikowanych do otrzymania mieszkania oraz realizacja zadania. 36) wykwaterowanie lokatorów z mieszkań budynków przeznaczonych do remontu lub stanowiących zagrożenie bezpieczeństwa ludzi zabezpieczenie lokali na ten cel, 37) prowadzenie bieżących spraw dotyczących interwencji lokatorów w sprawach remontu, zakłócania porządku domowego, 38) realizacja orzeczeń i wniosków sądowych orzekających o eksmisji z zajmowanych mieszkań. 39) załatwianie spraw dotyczących zamiany mieszkań, 40) zapewnianie należytego stanu sanitarnego, czystości i porządku na terenie miasta, 41) utrzymanie i montaż słupów ogłoszeniowych, tablic informacyjnych, nazw ulic i placów oraz numerów budynków mieszkalnych, 42) utrzymanie i budowa szaletów miejskich, 43) utrzymanie urządzeń energetycznych, odczyty zużycia energii elektrycznej, nadzór nad stanem technicznym oświetlenia ulicznego w mieście i gminie, prowadzenie remontów

18 18 i inwestycje w tym zakresie, 44) utrzymanie i konserwacja studni publicznych oraz fontann, 45) wprowadzanie obowiązku podłączenia obiektów budowlanych do komunalnej sieci kanalizacyjnej oraz nadzór nad działalnością oczyszczalni ścieków, 46) utrzymanie urządzeń melioracji miejskiej ( rzeki, rowy, cieki itp.), 47) administrowanie gminnymi słupami ogłoszeniowymi, zgodnie z zasadami określonymi przez burmistrza, 48) prowadzenie działalności związanej z zimowym utrzymaniem ulic, chodników i placów miejskich, 49) prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska: a) wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów, na terenie gminy. b) ustanawianie ograniczeń, co do czasu lub korzystania z urządzeń technicznych oraz środków transportu, stwarzających dla środowiska uciążliwości w zakresie hałasu i wibracji, c) zapewnianie warunków niezbędnych do ochrony środowiska przed odpadami oraz dbanie o utrzymanie porządku i czystości, d) nakazywanie użytkownikowi maszyny lub urządzenia technicznego wykonania czynności ograniczających uciążliwości dla środowiska, e) wymierzanie kar pieniężnych za samowolne usuwanie drzew lub krzewów, f) sporządzanie projektu zestawień przychodów i wydatków z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, g) przeprowadzanie kontroli w zakresie przestrzegania przepisów o ochronie środowiska, h) prowadzenie spraw związanych z ustanawianiem parków, określaniem ich granic oraz sposobem wykonywania ochrony, a także uznaniem za park terenów, na których znajduje się starodrzew, i) zatwierdzanie ugod w sprawach zmian stosunków wodnych na gruntach, j) nakazywanie wykonania niezbędnych urządzeń zabezpieczających wodę przed zanieczyszczeniem lub zabranianie wprowadzania ścieków do wody, k) utrzymywanie porządku i czystości na terenach przylegających do pracowniczych ogrodów działkowych, l) gospodarka odpadami, nadzór nad zarządzającym składowiskiem odpadów, postępowanie w sprawach odpadów niebezpiecznych. ł) ochrona wód, powietrza, ziemi i kopalin, m) opracowywanie projektów gminnego programu ochrony środowiska. 50) Prowadzenie spraw dotyczących cmentarzy, a) obsługa i utrzymanie cmentarza miejskiego oraz wiejskich, opieka nad grobami wojennymi. b) pozyskiwanie terenów oraz środków finansowych na poszerzenie istniejących oraz budowę nowych cmentarzy. 51) Nadzór inwestorski. a) sprawowanie funkcji inspektora nadzoru budowlanego nad robotami realizowanymi przez gminę, b) opiniowanie remontów obiektów oświatowych oraz realizacji inwestycji, c) opiniowanie oraz pomoc jednostkom oświatowym w usuwaniu nieprawidłowości ustalonych przez jednostki kontrolujące, 52) Koordynacja działalności Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Lubsku Sp. z o.o. w Lubsku jako jednoosobowej spółki Gminy Lubsko. 53) Wykonywanie zadań związanych z bhp i ochroną ppoż. obiektów administrowanych przez urząd. 54) Współdziałanie z Łużyckim Związkiem Gmin. 7. Wydział Inwestycji i Promocji IP : 1) przygotowanie projektów zadań inwestycyjnych gminy, 2) opracowywanie wieloletnich planów inwestycyjnych gminy,