Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego. Departament ds. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dokumentacja konkursowa

Transkrypt

1 Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Departament ds. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych Łódź dn. Sporządził: Zaakceptował: Zatwierdził: Wersja 2.0 do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 1

2 SPIS TREŚCI Słowniczek...4 I. Informacje ogólne Podstawa prawna i dokumenty programowe Przedmiot konkursu Instytucja organizująca konkurs Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów...10 II. Zasady realizacji konkursu Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu Wymagania odnośnie grupy docelowej Wymagania czasowe Wymagania finansowe Pomoc publiczna Wymagane wskaźniki pomiaru celu Wymagania dotyczące partnerstwa Zlecanie wykonania zadań merytorycznych podmiotom zewnętrznym Wymagania dotyczące innowacyjności i współpracy ponadnarodowej...33 III. Procedura składania wniosków o dofinansowanie realizacji projektów Wymagania dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie Miejsce i termin składania wniosków IV. Proces oceny i wyboru projektów...37 do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 2

3 4.1. Procedura oceny formalnej Procedura oceny merytorycznej Negocjacje Procedura odwoławcza Procedura podpisywania umów Zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu...65 V. Dodatkowe informacje Wymagania w zakresie oznaczania projektów Kontakt i dodatkowe informacje...67 VI. Załączniki...69 do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 3

4 Słowniczek Stosowane w Regulaminie Konkursu terminy oznaczają: Instytucja Zarządzająca (IZ) instytucja odpowiedzialna za przygotowanie i realizację programu operacyjnego. Instytucja Pośrednicząca (IP) jednostka, której Instytucja Zarządzająca powierzyła część zadań związanych z realizacją programu operacyjnego. W Województwie Łódzkim funkcję IP pełni Województwo Łódzkie Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego. Wnioskodawca podmiot ubiegający się o dofinansowanie realizacji projektu. Beneficjent podmiot realizujący projekt w ramach PO KL współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu. Dla uproszczenia w niniejszym Regulaminie Konkursu pojęcie wnioskodawca stosuje się do momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu, natomiast pojęcie beneficjent od momentu podpisania umowy o dofinansowanie. Grupa docelowa (Beneficjenci Ostateczni) adresaci wsparcia udzielanego w ramach projektu, tj. osoby, instytucje, grupy społeczne, bezpośrednio korzystające z usług zakontraktowanych w ramach projektu. IOK Instytucja Organizująca Konkurs. KOP Komisja Oceny Projektów komisja zajmująca się oceną merytoryczną wniosków o dofinansowanie. PO KL Program Operacyjny Kapitał Ludzki. kompetencje kluczowe kompetencje zdefiniowane w zaleceniu Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie kompetencji kluczowych w procesie uczenia się przez całe życie (2006/962/WE) jako połączenie wiedzy, umiejętności i postaw odpowiednich do sytuacji. Kompetencje kluczowe to te, których wszystkie osoby potrzebują do samorealizacji i rozwoju osobistego, bycia aktywnym obywatelem, integracji społecznej i zatrudnienia. W ramach zalecenia ustanowiono osiem kompetencji kluczowych: 1) porozumiewanie się w języku ojczystym, 2) porozumiewanie się w językach obcych, 3) kompetencje matematyczne i podstawowe kompetencje naukowo-techniczne, 4) kompetencje informatyczne, 5) umiejętność uczenia się, 6) kompetencje społeczne i obywatelskie, 7) inicjatywność i przedsiębiorczość oraz 8) świadomość i ekspresja kulturalna. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 4

5 I. Informacje ogólne 1.1. Podstawa prawna i dokumenty programowe Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U nr 227 poz z późn. zm.) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U nr 19 poz. 177 z późn. zm.) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz. U nr 157 poz z późn. zm.) Ustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U nr 95 poz. 425 z późn. zm.) Ustawa z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z wdrażaniem funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U nr 216 poz z późn. zm.) Program Operacyjny Kapitał Ludzki z dnia 19 lipca 2013 r Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wersja obowiązująca od dnia 1 lipca 2013 r System Realizacji PO KL , w szczególności: Zasady systemu sprawozdawczości PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2013 r.; Zasady finansowania PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2013 r.; Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL wersja obowiązująca od dnia 15 lipca 2013 r.; Zasady kontroli w ramach PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2013 r.; Zasady raportowania o nieprawidłowościach finansowych w ramach PO KL wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2013 r Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 9 września 2008 r. w zakresie procedury odwoławczej dla wszystkich programów operacyjnych Wytyczne w zakresie wymogów, jakie powinny uwzględniać procedury odwoławcze ustalone dla programów operacyjnych dla konkursów ogłaszanych od dnia 20 grudnia 2008 r. z dnia 12 kwietnia 2011 r. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 5

6 Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego dotyczące kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wersja obowiązująca od dnia 15 lipca 2013 r., Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24 sierpnia 2012 r Plan Działania na rok 2013 w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie łódzkim Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U nr 123 poz z późn. zm.) Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Dz. U nr 239 poz z późn. zm.) Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) Dokument: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wersja obowiązująca od dnia 1 stycznia 2013 r Dokument: Instrukcja do wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL - wersja obowiązująca od 1 stycznia 2013 r. UWAGA! Projektodawcy ubiegający się o dofinansowanie oraz realizujący projekty zobowiązani są do korzystania z aktualnych wersji powyższych dokumentów. UWAGA! Instytucja Organizująca Konkurs zastrzega sobie prawo do zmiany zapisów Dokumentacji konkursowej w trakcie trwania konkursu, w przypadku zmian zapisów wytycznych lub Systemu Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Informacja o zmianach zostanie każdorazowo umieszczona na stronie internetowej Departamentu ds. PO KL Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego: a także w regionalnej prasie. Ponadto IOK, w związku z potencjalnymi różnicami kursowymi, dla konkursu POKL/I/9.1.2/13 zastrzega sobie prawo do: przyjmowania wniosków do dofinansowania uchwałą Zarządu Województwa Łódzkiego do wysokości kwoty alokacji przeliczonej na dzień podjęcia uchwały, do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 6

7 podpisywania umów o dofinansowanie projektów w ramach niniejszego konkursu do wysokości kwoty alokacji przeliczonej na dzień podpisania umowy Przedmiot konkursu Przedmiotem konkursu są projekty określone dla Poddziałania Priorytetu IX PO KL przyczyniające się do wzmocnienia atrakcyjności i podniesienia jakości oferty edukacyjnej instytucji systemu oświaty realizujących kształcenie w formach szkolnych (z wyłączeniem kształcenia osób dorosłych) ukierunkowanego na rozwój kluczowych kompetencji oraz zwiększenie zdolności uczniów do przyszłego zatrudnienia. Wsparciem mogą zostać objęte następujące typy projektów: 1. Programy rozwojowe szkół i placówek 1 prowadzących kształcenie ogólne ukierunkowane na wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów i zmniejszanie dysproporcji w ich osiągnięciach edukacyjnych oraz podnoszenie jakości procesu kształcenia (z wyłączeniem działań dotyczących indywidualizacji nauczania i wychowania uczniów klas I-III szkół podstawowych) 2, w szczególności obejmujące: dodatkowe zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze oraz specjalistyczne służące wyrównywaniu dysproporcji edukacyjnych w trakcie procesu kształcenia, doradztwo i opiekę pedagogiczno-psychologiczną dla uczniów wykazujących problemy w nauce lub z innych przyczyn zagrożonych przedwczesnym wsparcie dla uczniów z obszarów wiejskich, wsparcie dla uczniów niepełnosprawnych, przeciwdziałanie uzależnieniom, programy prewencyjne, przeciwdziałanie patologiom społecznym), programy skierowane do dzieci i młodzieży, które znajdują się poza systemem szkolnictwa podstawowego, gimnazjalnego i ponadgimnazjalnego (przedwcześnie opuszczający system szkolnictwa) umożliwiające ukończenie danego etapu kształcenia oraz kontynuację nauki, dodatkowe zajęcia (pozalekcyjne i pozaszkolne) dla uczniów ukierunkowane na rozwój kompetencji kluczowych, ze szczególnym uwzględnieniem ICT, języków obcych, przedsiębiorczości, nauk przyrodniczo matematycznych, rozszerzanie oferty szkół o zagadnienia związane z poradnictwem i doradztwem edukacyjnozawodowym, informowaniem uczniów o korzyściach płynących z wyboru danej ścieżki edukacyjnej 1 Placówki w rozumieniu art. 2 ust 3, 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256 poz j.t. z poźn. zm.). 2 Indywidualizacja nauczania i wychowania uczniów klas I-III szkół podstawowych wynika z Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2012 r. w sprawie podstawy programowej wychowania przedszkolnego oraz kształcenia ogólnego w poszczególnych typach szkół.(dz. U. z 2012 r. Nr. 0, poz. 977). do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 7

8 oraz możliwościach dalszego kształcenia w kontekście uwarunkowań lokalnego i regionalnego rynku pracy (szkolne ośrodki kariery), wdrożenie nowych, innowacyjnych form nauczania i oceniania cechujących się wyższą skutecznością niż formy tradycyjne, wdrażanie programów i narzędzi efektywnego zarządzania placówką oświatową przyczyniających się do poprawy jakości nauczania, Programy rozwojowe szkół i placówek realizowane w Poddziałaniu muszą spełniać łącznie następujące cechy: a) kompleksowo odpowiadają na zdiagnozowane potrzeby dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze danej szkoły/placówki oświatowej i jej uczniów (szkół/placówek oświatowych i ich uczniów); b) kompleksowo i trwale przyczyniają się do jakościowych zmian w funkcjonowaniu szkoły/placówki oświatowej i/lub trwałego rozszerzenia oferty edukacyjnej danej szkoły/placówki oświatowej (szkół/placówek oświatowych); c) zawierają określone cele, rezultaty i działania już na etapie aplikowania; d) działania określone w programie rozwojowym przyczyniają się do rozwoju kompetencji kluczowych określonych w Zaleceniach Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2006 r. w sprawie kompetencji kluczowych w procesie uczenia się przez całe życie (2006/962/WE) i stanowią co najmniej 70% ogółu działań merytorycznych podejmowanych w projekcie; UWAGA! Ocena, czy działania przewidziane w programie rozwojowym przyczyniające się do rozwoju kompetencji kluczowych stanowią co najmniej 70% ogółu działań merytorycznych podejmowanych w projekcie dokonywana będzie w oparciu o przedstawione w części 3.3 wniosku produkty związane z realizacją zadań. Wobec tego, produkty powinny precyzyjnie wskazywać ilość zajęć, czy też innych działań przyczyniających się do rozwoju kompetencji kluczowych w podziale na poszczególne kompetencje. W przypadku braku jednoznacznych informacji w zakresie produktów związanych z realizacją zadań, wskazujących na liczbę zajęć czy też innych form wsparcia przyczyniających się do rozwoju kompetencji kluczowych, pozwalających na ocenę czy stanowią one co najmniej 70% ogółu działań merytorycznych podejmowanych w projekcie, projekt zostanie odrzucony na etapie oceny merytorycznej za niespełnienie kryteriów horyzontalnych. e) zawierają elementy zgodne z polityką edukacyjną państwa i województwa. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 8

9 2. Staże zawodowe realizowane u pracodawców, skierowane do uczniów szkół ponadgimnazjalnych, prowadzących kształcenie ogólne. Staże organizowane u pracodawców mają na celu wyposażenie uczniów w praktyczne umiejętności i powinny uwzględniać następujące zasady: a) okres realizacji stażu wynosi co najmniej 150 godzin w odniesieniu do udziału jednego ucznia w ww. formie wsparcia, b) za udział w stażu uczniowie mogą otrzymywać stypendium stażowe, w wysokości nie większej niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie ustawy z 10 października 2002 o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, c) katalog wydatków może uwzględniać koszty związane z odbywaniem stażu (np. koszty dojazdu, koszty zakupu odzieży roboczej, wyposażenia miejsca pracy stażysty, szkolenia BHP stażysty itp.) w łącznej wysokości nie przekraczającej zł w przeliczeniu na 1 osobę odbywającą staż. d) do zadań opiekuna stażysty należy w szczególności: diagnoza kompetencji i kwalifikacji stażysty (we współpracy z nauczycielem), określenie celu i programu staży (we współpracy z nauczycielem), zapoznanie uczniów z programem stażu, nadzór nad realizacja stażu oraz sporządzenie dokumentu potwierdzającego odbycie stażu, e) koszty wynagrodzenia opiekuna stażysty u pracodawcy powinno uwzględniać jedną z opcji: refundację pracodawcy całości lub części wynagrodzenia opiekuna stażysty w zakresie odpowiadającym delegowaniu go do zadań związanych z opieką nad stażystą, ale nie więcej niż 500 zł brutto, refundację pracodawcy dodatku do wynagrodzenia opiekuna stażysty w wysokości nie przekraczającej 10% jego zasadniczego wynagrodzenia wraz ze wszystkimi składnikami wynagrodzenia, wynikającego ze zwiększonego zakresu zadań (opieka nad stażystą), ale nie więcej niż 500 zł brutto, f) wynagrodzenie przysługujące opiekunowi stażysty, z tytułu wypełnienia ww. obowiązków odnosi się do zrealizowanej przez niego usługi, a nie do liczby uczniów, wobec których tę usługę świadczy, UWAGA! Opiekun stażystów może otrzymać jednorazowe wynagrodzenie za cały okres realizacji stażu (co najmniej 150 godzin), bez względu na liczbę uczniów znajdujących się pod jego opieką w wysokości nie więcej niż 500 zł brutto. Liczebność grupy stażystów podlegającej jednemu opiekunowi powinna uwzględniać specyfikę planowanego wsparcia, a jej zasadność będzie każdorazowo stanowić element oceny. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 9

10 g) dokument potwierdzający odbycie stażu powinien zawierać co najmniej: okres stażu, cel i program stażu, opis zadań wykonywanych przez stażystę, opis kompetencji uzyskanych przez stażystę w wyniku stażu oraz ocenę stażysty dokonaną przez opiekuna IOK rekomenduje wskazanie w części wniosku, który typ projektu wnioskodawca zamierza realizować Instytucja organizująca konkurs Funkcję Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki pełni Departament Zarządzania Europejskim Funduszem Społecznym w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego z siedzibą w Warszawie, ul. Wspólna 2/4, Warszawa Projekty realizowane są w ramach komponentu regionalnego PO KL. Funkcję Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu IX w województwie łódzkim pełni Województwo Łódzkie Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego, al. Piłsudskiego 8, Łódź Instytucją Organizującą Konkurs (IOK) jest Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego Kwota środków przeznaczona na dofinansowanie projektów Całkowita kwota środków przeznaczonych na realizację projektów w ramach danego konkursu, zawierająca do 5% rezerwy na procedurę odwoławczą oraz do 5% rezerwy na ewentualne negocjacje, zgodnie z Systemem Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wynosi: Ogółem: ,00 PLN Poziom dofinansowania projektów: wartość projektu kwota X wartość projektu (kwota X) pomniejszona o wkład własny niepubliczny kwota Y dofinansowanie EFS 85% kwoty Y dofinansowanie z Budżetu Państwa lub wkład własny publiczny 15% kwoty Y do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 10

11 II. Zasady realizacji konkursu 2.1. Podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie projektu O dofinansowanie projektu mogą się ubiegać wszystkie podmioty, z wyłączeniem: osób fizycznych (nie dotyczy osób prowadzących działalność gospodarczą lub oświatową na podstawie przepisów odrębnych); podmiotów podlegających wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie na podstawie art. 207 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. UWAGA! W przypadku jednostek organizacyjnych JST nieposiadających osobowości prawnej (np. przedszkole) wnioskodawcą powinna być: właściwa jednostka samorządu terytorialnego (np. gmina). W polu 2.1 Nazwa Projektodawcy należy wówczas wpisać nazwę JST (np. gminy). Informacje dotyczące adresu, numerów NIP i REGON powinny odnosić się do jednostki samorządu terytorialnego (np. gminy). Jednocześnie w pkt 3.7 wniosku o dofinansowanie powinno być wskazane, w jakiej części i przez jaką jednostkę organizacyjną wnioskodawcy będzie realizowany projekt Wymagania odnośnie grupy docelowej Projekty realizowane w ramach Poddziałania muszą być skierowane bezpośrednio do następujących grup docelowych: a) szkoły oraz placówki w rozumieniu art. 2 ust 3, 5 ustawy o systemie oświaty (instytucje i kadra pedagogiczna) realizujące kształcenie ogólne (z wyłączeniem szkół dla dorosłych 3 ) i ich organy prowadzące, b) uczniowie i wychowankowie szkół i placówek (w rozumieniu art. 2 ust 3, 5 ustawy o systemie oświaty) prowadzących kształcenie ogólne (z wyłączeniem słuchaczy szkół dla dorosłych), c) osoby, które przedwcześnie opuściły system oświaty. 3 Zgodnie z art. 3 pkt 15) ustawy o systemie oświaty poprzez szkoły dla dorosłych należy rozumieć szkoły, o których mowa w art. 9 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 lit. b i d ustawy o systemie oświaty, w których stosuje się odrębną organizację kształcenia i do których są przyjmowane osoby mające 18 lat, a także kończące 18 lat w roku kalendarzowym, w którym są przyjmowane do szkoły. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 11

12 UWAGA! Zgodnie z Planem Działania, projekt musi być skierowany do grup docelowych z obszaru województwa łódzkiego (w przypadku osób fizycznych zamieszkują one na obszarze województwa łódzkiego w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego lub uczą się na terenie województwa łódzkiego, w przypadku innych podmiotów posiadają one jednostkę organizacyjną na obszarze województwa łódzkiego) Wymagania czasowe Wnioskujący o dofinansowanie określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu, mając na uwadze, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne. Uwaga! Zgodnie z Planem Działania planowany termin zakończenia realizacji projektu nie może wykroczyć poza datę 30 czerwca 2015 r Co do zasady, środki na finansowanie projektu mogą być przeznaczone na sfinansowanie przedsięwzięć zrealizowanych w ramach projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, o ile wydatki zostaną uznane za kwalifikowalne oraz dotyczyć będą okresu realizacji projektu. Równocześnie należy podkreślić, że wydatkowanie środków, do chwili zatwierdzenia wniosku i podpisania umowy, odbywa się na wyłączną odpowiedzialność danego wnioskodawcy. W przypadku, gdy projekt nie otrzyma dofinansowania, uprzednio poniesione wydatki nie będą mogły zostać zrefundowane. Natomiast po zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem wniosku o płatność końcową We wniosku o dofinansowanie realizacji projektu wnioskodawca określa datę rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu (pkt 1.8 wniosku), mając na uwadze to, iż okres realizacji projektu jest tożsamy z okresem, w którym poniesione wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne. Wskazany przez wnioskodawcę w pkt 1.8 wniosku okres realizacji projektu jest zarówno rzeczowym jak i finansowym okresem realizacji. Informacje na temat okresu realizacji projektu zawarte w pkt 1.8 wniosku muszą być tożsame z analogicznymi informacjami zawartymi w Harmonogramie realizacji projektu Przy określaniu daty rozpoczęcia realizacji projektu wnioskodawca powinien uwzględnić czas niezbędny na przeprowadzenie oceny formalnej i merytorycznej, ewentualne negocjacje oraz czas niezbędny na procedowanie Uchwały Zarządu Województwa Łódzkiego do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 12

13 zatwierdzającej wniosek do realizacji, a także na przygotowanie przez wnioskodawcę dokumentów wymaganych do zawarcia umowy z IP Wymagania finansowe Minimalna wartość projektu wynosi ,00 PLN Decyzją IP, wszystkie podmioty ubiegające się o dofinansowanie w ramach Poddziałania 9.1.2, bez względu na formę prawną, zobowiązane są do wniesienia wkładu własnego w wysokości dokładnie 15% wartości projektu. UWAGA! Kwota wkładu własnego (stanowiąca dokładnie 15% wartości projektu) musi być wyliczona z dokładnością do 2 miejsc po przecinku i zaokrąglona zgodnie z zasadami matematycznymi. Brak wskazania wartości wkładu własnego w części IV Budżet projektu, w pkt. 4.2 lub wskazanie wartości nieprawidłowej skutkować będzie odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej. Przykład wyliczenie prawidłowej wartości wkładu własnego ogólna wartość projektu = ,50 wkład własny = ,50 PLN * 15% = ,475 PLN ,48 PLN Wydatki stanowiące wkład własny beneficjenta należy ująć w budżecie szczegółowym projektu i zaznaczyć, iż stanowią one wkład własny. Informacja o tym, że dany wydatek stanowi wkład własny może być zawarta w opisie danej pozycji budżetu szczegółowego lub w uzasadnieniu dla kosztów projektu. Wkład własny może pochodzić ze środków: publicznych (budżetu np. JST szczebla wojewódzkiego, powiatowego, gminnego) w tym dotacje/subwencje oraz środki innych funduszy, pod warunkiem, że tryb udzielenia ww. dotacji/subwencji nie wyklucza możliwości przeznaczenia środków z nich pochodzących na pokrycie wkładu własnego w projektach oraz gdy wkład własny wniesiony w ten sposób nie prowadzi do podwójnego finansowania wydatków; prywatnych (np. środki własne beneficjenta będącego podmiotem prywatnym). O zakwalifikowaniu źródła pochodzenia wkładu własnego (publiczny/prywatny) decyduje status prawny beneficjenta/partnera (w przypadku projektów partnerskich)/uczestnika wnoszącego wkład. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 13

14 Wkład własny może być wnoszony w formie 4 : finansowej; niepieniężnej (np. w formie świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy) szczegółowe zasady wnoszenia wkładu niepieniężnego zawarte są w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL; Podmiot realizujący projekt ponosi wydatki związane z jego realizacją zgodnie z zasadami kwalifikowalności wydatków w ramach PO KL określonymi w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Wydatki zaplanowane przez wnioskodawcę przedstawione są we wniosku aplikacyjnym w części IV Budżet Projektu oraz w Szczegółowym Budżecie Projektu. Wypełniając wniosek aplikacyjny w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych należy najpierw wypełnić Szczegółowy Budżet Projektu, a następnie Budżet Projektu (część informacji ze Szczegółowego Budżetu Projektu jest przenoszona do Budżetu Projektu). Koszty założone w budżecie projektu we wniosku o dofinansowanie przedstawione są w formie budżetu zadaniowego, tj. z podziałem na zadania przewidziane do realizacji w ramach projektu (kosztów bezpośrednich) Koszty bezpośrednie w projekcie są to koszty kwalifikowalne poszczególnych zadań realizowanych przez beneficjenta w ramach projektu, które są bezpośrednio związane z tymi zadaniami Istnieje możliwość rozliczania kosztów bezpośrednich na podstawie uproszczonych form rozliczania, które stanowią kwoty ryczałtowe i stawki jednostkowe. UWAGA! Co do zasady stosowanie uproszczonych metod rozliczania kosztów bezpośrednich jest obligatoryjne w przypadku projektów PO KL: których wartość całkowita nie przekracza ,00 PLN lub w których występują usługi wystandaryzowane (zgodnie z załącznikami 2 oraz 3 do Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków PO KL) i które są realizowane przez podmioty niebędące jednostkami sektora finansów publicznych. Koszty bezpośrednie mogą być rozliczane ryczałtem w oparciu o: 4 Wkład w formie finansowej i niepieniężnej niekoniecznie musi być wnoszony przez beneficjenta. Może być wnoszony także przez partnera i uczestników projektu, o ile przedmiotowe środki zostały uwzględnione w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu jako wkład własny. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 14

15 kwoty ryczałtowe; stawki jednostkowe. Kwoty ryczałtowe stosuje się w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej ,00 PLN. Przy stosowaniu kwot ryczałtowych: brak jest możliwości rozliczania kwotami ryczałtowymi tylko części zadań realizowanych w projekcie; brak jest możliwości rozliczania kwotami ryczałtowymi zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych; wysokość i liczba kwot do zastosowania w danym projekcie podlega negocjacjom; brak jest możliwości zmiany formy rozliczania kosztów bezpośrednich w trakcie realizacji projektu; istnieje konieczność uwzględnienia w opisie działań także standardów realizowanych usług/zakupionych dóbr; potwierdzenie realizacji zadań następuje na podstawie dokumentacji, której zakres zostaje określony na etapie przygotowanie wniosku o dofinansowanie, a następnie wpisany do umowy; istnieje możliwość rozliczania wydatków związanych z cross-financingiem (należy odzwierciedlić wydatki ponoszone w ramach cross-financingu w zakładanych we wniosku o dofinansowanie wskaźnikach projektu), kosztów zarządzania projektem, kosztów pośrednich; kwalifikowanie wydatków odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników produktu (wskaźniki stanowią minimalny próg, który uprawnia do kwalifikowania wydatków objętych kwotą ryczałtową i powinny zostać przedstawione w części wniosku Uzasadnienie kosztów ); zaleca się stosowanie wskaźników twardych (mierzalnych), wskaźniki miękkie powinny stanowić uzupełnienie, a nie podstawę do rozliczania kwoty ryczałtowej. Stawki jednostkowe stosuje się w przypadku projektów, w których realizowane są: 1. Szkolenia z języka angielskiego, francuskiego i niemieckiego, obejmujące usługę szkoleniową dla 1 osoby przy następujących założeniach: liczebności grupy nieprzekraczającej 12 osób; 60 godzin lekcyjnych szkolenia (lub wielokrotność); zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 25 stycznia 2013 r. w sprawie stosowania stawek jednostkowych w ramach Poddziałania zakres kosztów usługi obejmuje: wynagrodzenie wykładowcy; wynajem sali szkoleniowej; inne koszty związane z realizacją tej usługi, takie jak np. koszty opłat administracyjnych związanych do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 15

16 ze świadczeniem tej usługi (np. energia elektryczna), czy standardowe wyposażenie sali szkoleniowej (np. meble, tablica, magnetofon, rzutnik, laptop), promocja (z wyłączeniem wydatków związanych z niezbędnym oznakowaniem projektu zgodnie z wymogami określonymi w Systemie realizacji PO KL, np. oznakowanie sal szkoleniowych oraz materiałów szkoleniowych), rekrutacja, osoby zaangażowane w obsługę szkoleń. 2. Szkolenia komputerowe prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie Europejskiego Certyfikatu Umiejętności Komputerowych (ECDL) poziom Start oraz Core lub równoważnych. Szkolenia pokrywają następujące obszary zastosowań mikrokomputerów i technologii informatycznej: podstawy technik informatycznych i komunikacyjnych; użytkowanie komputerów; przetwarzanie tekstów; arkusze kalkulacyjne; bazy danych; grafika menedżerska i prezentacyjna; przeglądanie stron internetowych i komunikacja. Szkolenia prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie ECDL Start obejmują dowolne 4 z 7 ww. obszarów, natomiast szkolenia prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie ECDL Core obejmują wszystkie powyższe obszary. Stawka jednostkowa dotyczy usługi szkoleniowej dla 1 osoby o następującym zakresie kosztów: wynagrodzenie wykładowcy; wynajem sali z wyposażeniem; koszt materiałów dydaktycznych (w tym podręczniki); zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rozwoju Regionalnego z dnia 25 stycznia 2013 r. w sprawie stosowania stawek jednostkowych w ramach Poddziałania inne koszty związane z realizacją tej usługi, takie jak np. koszty opłat administracyjnych związanych ze świadczeniem tej usługi (np. energia elektryczna), czy standardowe wyposażenie sali szkoleniowej (np. meble, tablica, magnetofon, rzutnik, laptop), promocja (z wyłączeniem wydatków związanych z niezbędnym oznakowaniem projektu zgodnie z wymogami określonymi w Systemie realizacji PO KL, np. oznakowanie sal szkoleniowych oraz materiałów szkoleniowych), rekrutacja, osoby zaangażowane w obsługę szkoleń. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 16

17 UWAGA! Pozostałe koszty, nieobjęte stawką jednostkową powinny być uzasadnione, w szczególności potrzebami grupy docelowej i nie powinny powodować podniesienia jakości usługi szkoleniowej ponad standard powszechnie oferowany komercyjnie na rynku szkoleń. UWAGA! Szkolenia/kursy komputerowe czy też językowe objęte stawkami jednostkowymi w rozumieniu zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL nie mogą być realizowane w formie innej niż stacjonarna. Nie jest zatem możliwe zastosowanie form e-learningowych dla szkoleń/kursów objętych stawkami jednostkowymi. Zestawienie stawek jednostkowych dla szkoleń językowych i szkoleń komputerowych stanowi załącznik nr 6.9 do Dokumentacji konkursowej. Przy stosowaniu stawek jednostkowych: istnieje konieczność szczegółowego opisu zakresu usługi; koszty kwalifikowalne ustalone są na podstawie przemnożenia danej stawki dla konkretnej usługi przez liczbę usług rzeczywiście zrealizowanych w ramach projektu; potwierdzenie realizacji zadań następuje na podstawie dokumentacji, której zakres zostaje określony na etapie przygotowanie wniosku o dofinansowanie, a następnie wpisany do umowy; usługa objęta stawką jednostkową nie dotyczy wydatków objętych cross-financingiem; istnieje możliwość rozliczania kosztów zarzadzania i kosztów pośrednich (nieuwzględnione w stawce jednostkowej); istnieje konieczność zaznaczenia w Szczegółowym budżecie projektu pola check-box w celu odzwierciedlenia stosowania stawki jednostkowej; koszt kwalifikowalny w ramach projektu jest ustalany nie na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, lecz w wyniku przemnożenia ustalonej stawki dla danej usługi przez liczbę usług założonych do realizacji w projekcie; kwalifikowanie stawek jednostkowych odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań zaleca się stosowanie wskaźników twardych (mierzalnych), wskaźniki miękkie powinny stanowić uzupełnienie, a nie podstawę do rozliczania wydatków objętych stawką jednostkową Koszty pośrednie stanowią następujące koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem beneficjenta: koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 17

18 koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związanych z obsługą administracyjną projektu; opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą administracyjną projektu; amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. UWAGA! Wspomniane koszty stanowią katalog zamknięty kosztów pośrednich. Jednocześnie żadna z ww. kategorii wydatków nie może zostać wykazana w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu Zarządzenie projektem. W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem w projekcie. Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby: ryczałtem, zgodnie z poniższymi wskaźnikami: 9% kosztów bezpośrednich 5 w przypadku projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. PLN; 8% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 500 tys. do 1 mln PLN włącznie; 7% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 1 mln do 2 mln PLN włącznie; 5% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości powyżej 2 mln do 5 mln PLN włącznie; 4% kosztów bezpośrednich w przypadku projektów o wartości przekraczającej 5 mln PLN. 5 Dotyczy to wydatków bezpośrednich bez wyłączania wydatków dotyczących cross-financingu. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 18

19 UWAGA! W przypadku zlecania przez beneficjenta realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz, podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość ww. zadań zleconych. na postawie rzeczywiście poniesionych wydatków: tj. bez stawki ryczałtowej, z pełnym udokumentowaniem wydatków, na poniższych zasadach: beneficjent ma obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki pośrednie. Dokumenty te wykazywane we wniosku o płatność w zestawieniu poniesionych wydatków na zasadach analogicznych jak dla wydatków bezpośrednich i mogą podlegać kontroli na miejscu w biurze projektu; osoby wykonujące czynności mieszczące się w katalogu kosztów pośrednich nie stanowią personelu projektu; wynagrodzenie osób wykonujących czynności w ramach kosztów pośrednich powinno zostać przyznane w ramach projektu, jako część wynagrodzenia danej osoby z tytułu zatrudnienia u beneficjenta, w oparciu o rzetelną metodologię. Metodologia ta stanowi podstawę oceny racjonalności i efektywności zaproponowanej wysokości wynagrodzeń i musi zostać wskazana w części Uzasadnienie kosztów ; w odniesieniu do kosztów zarządu i personelu obsługowego w przypadku znacznego zwiększenia obowiązków służbowych danej osoby możliwe jest przyznanie dodatku specjalnego z tego tytułu (dodatek ten nie może być powiązany z projektem). W ramach kosztów pośrednich projektu rozliczany jest wówczas odpowiedni procent wynagrodzenia oraz taki sam procent dodatku specjalnego. W przypadku księgowej, w analogicznej sytuacji, dopuszczalne jest przyznanie dotychczasowemu pracownikowi dodatku do wynagrodzenia (powiązanego z projektem). W takim przypadku rozliczany jest w ramach kosztów pośrednich tylko dodatek, w pełnej wysokości. koszty zarządu mogą być wykazywane w kosztach pośrednich w ramach projektu wyłącznie w sytuacji, gdy beneficjent ponosił tego rodzaju koszty w ramach swojej dotychczasowej działalności, a osoba uprawniona do reprezentowania beneficjenta nie pełni w projekcie funkcji koordynatora lub innego personelu projektu. Brak jest możliwości zawierania dodatkowych umów, w tym umów cywilnoprawnych; żadna z kategorii należących do katalogu kosztów zarządzania nie może zostać wykazana w ramach kosztów pośrednich; do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 19

20 dozwolone jest jedynie nieznaczne zwiększenie odsetka kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście ponoszonych wydatków w porównaniu z procentem kosztów określonym dla ryczałtu. UWAGA! Instytucja Zarządzająca PO KL zaleca stosowanie ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich projektu O ile beneficjent przewiduje ponoszenie kosztów związanych z zarządzaniem projektem powinien je wykazać w ramach zadania Zarządzanie projektem. W zadaniu tym powinny być uwzględnione w szczególności następujące koszty: wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczenie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne dla realizacji projektu; wydatki związane z otworzeniem i/lub prowadzeniem wyodrębnionego na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego; zakup lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych do zarządzania projektem; działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych); koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu; inne o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem (ewaluacja i audyt, o ile ich realizacja jest wymagana w projekcie, nie stanowią kosztów zarządzania projektem, lecz odrębne zadania w ramach kosztów bezpośrednich). Katalog kosztów możliwych do zakwalifikowania w ramach zadania Zarządzanie projektem znajduje się w Zasadach Finansowania PO KL. UWAGA! IP nie wymaga od Beneficjentów realizujących projekty w ramach Priorytetu IX PO KL przeprowadzenia ewaluacji projektu. Kontrola projektu i jego uczestników powinna być prowadzona za pomocą działań monitoringu, który jest elementem zadania Zarządzanie projektem. do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych ogłoszony 2 września 2013 r. 20