Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku. systemu EZD. Białystok, 30 stycznia 2013 r.

Transkrypt

1 Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku Instrukcja obsługi systemu EZD Białystok, 30 stycznia 2013 r.

2 1. Wstęp... 6 Cel powstania instrukcji obsługi... 6 Określenie właściciela programu... 6 Przeznaczenia systemu EZD Sposób postępowania przyjęty w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim przed rozpoczęciem pracy w systemie EZD... 6 Wymogi stawiane użytkownikowi... 6 Kiedy coś nie działa (kontakt do wsparcia systemu) Opis pojęć używanych w systemie EZD... 9 Słownik pojęć... 9 Opis funkcji i zastosowania ikonek Interfejs użytkownika programu Panel pracy użytkownika Pisma Rejestry Spis spraw Wyszukiwanie Struktura organizacji Kreator koszulki Kod kreskowy Rejestrowanie kopert Podgląd korespondencji Uzupełnianie metadanych Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN) Porównywanie dokumentów Wiadomości Podstawowe funkcjonalności czyli jak pracować z EZD Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy Uzupełnianie metadanych Dekretacja pism Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów Rejestracja spraw str. 2

3 Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA Wiązanie pism ze sprawą Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/moduł papierowy Metryka sprawy Udostępnianie akt w sprawie Dodatkowe udostępnianie Cofnięcie udostępnienia Powiadomienia o zmianach w koszulce Akceptacja dokumentów Obsługa dokumentu wrażliwego Podpisywanie dokumentów Weryfikacja Składanych podpisów Wydruk uwierzytelnienia podpisu elektronicznego Umieszczenie formuły uwierzytelnienia podpisu elektronicznego pod treścią dokumentu stworzonego za pomocą Add ina Przygotowanie wysyłki (list tradycyjny) Korespondencja Zbiorcza Korespondencja Osobista Rejestrowanie wychodzących maili/faxów Tworzenie list adresatów Import adresatów Prowadzenie rejestrów Zakańczanie /wznawianie spraw Zawieszanie spraw Wznawianie sprawy Dodawanie notatek do akt sprawy Dodawanie opinii do akt sprawy epismo Dodatkowe informacje o dokumentach Przygotowanie e korespondencji Przygotowanie wysyłki e korespondencji Czynności Głównego Punktu Kancelaryjnego: str. 3

4 Rozdzielenie wpływów Rejestracja wpływów w Głównym Punkcie Kancelaryjnym Wprowadzenie metadanych Obsługa składu (przyjęcie na stan składu chronologicznego, wypożyczanie, wycofywanie) Zamówienie dokumentacji znajdującej się w składzie chronologicznym Postępowanie z pismami wychodzącymi na zewnątrz (rejestracja, wycena wysyłki, stworzenie książki nadawczej, odnotowanie wysyłki) Czynności wykonywane w EZD przez mniejsze Punkty Kancelaryjne (sekretariaty) Uzupełnianie metadanych oraz opis pism otrzymanych z Głównego Punktu Kancelaryjnego 104 Przekazywanie pism do dekretacji Rejestracja wpływów dostarczonych bezpośrednio (fax, , pisma dostarczone przez klientów) Czynności wykonywane w EZD przez Wojewodę, Wicewojewodę, Dyrektora Generalnego, Dyrektorów Wydziałów Zapoznanie się treścią i zawartością koszulki Dekretowanie korespondencji Akceptacja pism Akceptacja wielostopniowa przygotowanie pism do podpisu Wojewody, Wicewojewody, Dyrektora Generalnego Czynności wykonywane przez kierowników i pracowników merytorycznych Dekretowanie korespondencji w EZD przez kierowników oddziałów na właściwe stanowiska merytoryczne Uzupełnienie i aktualizacja metadanych przez osobę prowadzącą sprawę Założenie sprawy Inicjowanie spraw własnych Ustawienie terminu założenia sprawy Powiązywanie pism ze sprawą Przygotowanie projektu pism akt w sprawie Dodawanie załączników Dodawanie opinii, notatek Udostępnianie akt sprawy Parafowanie czystopisu w systemie EZD certyfikatem niekwalifikowanym Przekazanie sprawy kierownikowi do parafowania czystopisu odpowiedzi w sprawie i dalszego str. 4

5 przekazania sprawy dyrektorowi wydziału celem podpisania pisma Przygotowanie wysyłki, za pośrednictwem modułu korespondencji wychodzącej w EZD Tworzenie list adresatów Rejestracja przesyłek wychodzących (maile, faksy) Zakończenie sprawy po uprzedniej ponownej weryfikacji meta danych Zawieszanie i wznawianie sprawy, Przenoszenie spraw, Prowadzenie rejestrów, Archiwizacja Praca w zastępstwie Zastępstwa czasowe Administrowanie systemem Wymagania sprzętowo / programowe aplikacji Zakładanie konta użytkownika Role i uprawnienia Opis funkcjonalności Role organizacyjne str. 5

6 1. Wstęp Cel powstania instrukcji obsługi Instrukcja obsługi ma na celu umożliwienie początkującemu użytkownikowi zapoznanie się z obsługą systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, jego podstawowymi funkcjami i możliwościami. Instrukcja ustala sposób zarządzania dokumentami elektronicznymi oraz wykonywania poszczególnych czynności kancelaryjnych. Określenie właściciela programu Aplikacja została opracowana przez służby informatyczne Wojewody Podlaskiego i stanowi własność Skarbu Państwa. Wszelkie modyfikacje dokonywane są wyłącznie przez uprawnionych pracowników Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, który dysponuje pełnymi prawami własności do aplikacji. Przeznaczenia systemu EZD System EZD jest podstawowym, intuicyjnym narzędziem służącym do zarządzania dokumentacją elektroniczną w podmiocie. Umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych i dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w sposób elektroniczny. 2. Sposób postępowania przyjęty w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim przed rozpoczęciem pracy w systemie EZD Wymogi stawiane użytkownikowi 1. Każdy użytkownik systemu przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych musi zapoznać się z: - ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 str. 6

7 Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), - Polityką bezpieczeństwa Informacji PUW, - Polityką Ochrony Danych Osobowych PUW. 2. Zapoznanie się z dokumentami, o których mowa w ust. 1 pracownik potwierdza podpisem na stosownym oświadczeniu. 3. Każdy użytkownik EZD jest zobowiązany posiadać pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych znajdujących się w zbiorze danych Baza klientów Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego wydane przez Administratora Danych Osobowych (ADO). 4. Sprawy związane z przygotowywaniem i rejestracją upoważnień, o których mowa w pkt. 3 w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim prowadzi Wydział Prawny i Nadzoru. 5. W rejestrze upoważnień znajdują się następujące informacje: imię, nazwisko i stanowisko służbowe użytkownika, data wydania upoważnienia oraz jego zakres, ewentualnie data ważności, wygaśnięcia lub cofnięcia upoważnienia. 6. Założenie nowego konta użytkownika w EZD poprzedzone jest wydaniem użytkownikowi właściwego upoważnienia. 7. Każdemu użytkownikowi jest przypisany w systemie indywidualny identyfikator oraz hasło dostępu umożliwiające jednoznaczną identyfikację użytkownika. 8. Konto w EZD jest zakładane na podstawie konta domenowego PUW. Procedury zmiany haseł określone są w Polityce Bezpieczeństwa Informacji PUW. 9. Osobą odpowiedzialną za zarządzanie kontami dostępu do EZD jest Administrator Systemu Informatycznego EZD (ASI EZD). 10. Założenie konta nowemu użytkownikowi następuje na wniosek przesłany w systemie EZD przez Dyrektora Wydziału lub kierownika właściwego oddziału do ASI EZD. 11. Osoba składająca wniosek zobowiązana jest potwierdzić wydanie upoważnienia pracownikowi, którego wniosek dotyczy. 12. Wniosek musi zawierać wskazanie imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, której należy założyć konto w SI EZD, ewentualnie określenie zakresu dodatkowych uprawnień w systemie, jakie powinna posiadać osoba objęta wnioskiem, które będą niezbędne do realizacji przez nią zadań służbowych. str. 7

8 13. Każdy pracownik upoważniony do obsługi SI EZD podlega przeszkoleniu w zakresie obsługi oprogramowania SI EZD oraz zasad postępowania przy pracy z aplikacją. 14. Każdy użytkownik zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy własnych haseł, także po upływie ich ważności. 15. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani informować ASI EZD za pomocą systemu EZD o każdej zmianie dotyczącej podległych pracowników, mającej wpływ na zakres posiadanych uprawnień w systemie informatycznym. 16. Identyfikator użytkownika nie podlega zmianie i nie może być ponownie przydzielony innemu użytkownikowi po utracie ważności. 17. Konto użytkownika systemu jest usuwane lub blokowane w przypadku cofnięcia, wygaśnięcia lub upływu okresu ważności upoważnienia wydanego przez ADO. 18. Usunięcia lub blokady konta dostępu do systemu informatycznego dokonuje ASI EZD. Kiedy coś nie działa (kontakt do wsparcia systemu) W przypadku wystąpienia utrudnień należy zgłosić problem do obsługi help desk, za pomocą ikonki Zgłoś problem. W zgłoszeniu należy podać identyfikator, znajdujący się w tak zwanej koszulce (tj. w widoku umożliwiającym grupowanie w systemie dokumentów, rejestrowanie i prowadzenie sprawy, co umożliwi szybką i skuteczną identyfikację miejsca, w którym wystąpił problem. str. 8

9 3. Opis pojęć używanych w systemie EZD Słownik pojęć Addin funkcjonalność systemu EZD stanowiąca dodatek do systemu windows, który umożliwia szybką aktualizację i tworzenie dokumentów bezpośrednio w systemie EZD. Dekretacja przekazanie pisma wraz z dołączoną do niego adnotacją, zobowiązującą do podjęcia określonych czynności w danej komórce organizacyjnej lub przez danego pracownika; może dodatkowo zawierać dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (RWA) jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jego działalności, zawierająca także kwalifikację archiwalną. Koszulka widok w systemie EZD, który umożliwia grupowanie w systemie dokumentów, rejestrowanie i prowadzenie sprawy. Wszystkie operacje na dokumentach (aktualizacja, usuwanie, przekazywanie, udostępnianie) odbywa się zawsze z widoku koszulki. Metadane dane przy pomocy, których są opisywane dokumenty elektroniczne. Są to zestawy usystematyzowanych informacji logicznie powiązanych z pismem, sprawą lub innym dokumentem elektronicznym. Mają za zadanie ułatwienie: wyszukiwania, kontroli, zrozumienia treści, długotrwałego przechowywania oraz zarządzania. Pismo dokument zawierający wyrażoną tekstem informację stanowiącą całość znaczeniową niezależnie od sposobu jej utrwalenia. Prowadzący sprawę osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy. Przesyłka (wpływająca lub wychodząca) dokumentacja otrzymana lub wysłana przez podmiot, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesłane za str. 9

10 pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. Zm.). Skład chronologiczny uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzania do systemu EZD. Sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości. Korespondencja wpływająca/wpływy wpływające do urzędu dokumenty zewnętrzne. Znak sprawy zespół symboli, na który składają się, co najmniej: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw i cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. Opis funkcji i zastosowania ikonek Akcje związane z przetwarzeniem pism: Akcja Opis Utworzenie koszulki nowej Założenie nowej koszulki, której należy nadać intuicyjną nazwę, a następnie dołączyć pliki (załączniki). Wyświetlenie szablonu kreatora koszulki, po uzupełnieniu, którego nastąpi utworzenie nowej koszulki, pustego dokumentu oraz zapisanie na dokumencie numeru RPW razem z wypełnionymi metadanymi. Wywołanie formularza służącego w kancelarii do rejestrowania i drukowania kodów kreskowych wykorzystywanych przy skanowaniu wsadowym. str. 10

11 Przekazanie sprawy lub pisma w celu dokonania dekretacji lub akceptacji dokumentów. Udostępnienie akt sprawy do odczytu lub edycji. Utworzenie kopii pisma w celu przekazania do wielu odbiorców. Umożliwiające innej komórce organizacyjnej założenie odrębnej sprawy. Założenie nowej sprawy zgodnie z JRWA. W wyniku tej operacji przez nowe pismo lub nową koszulkę inicjuje się sprawę, do której możliwe jest włączanie kolejnych dokumentów, zgodnie z ich chronologicznym pojawianiem się w prowadzonej sprawie. Uruchomienie modułu korespondencji, pozwalającego na zarejestrowanie korespondencji w rejestrze pism wychodzących i przygotowanie etykiet adresowych. Uruchomienie modułu umożliwiającego dodanie sprawy do wybranego rejestru. Zakończenie przetwarzania pisma; zakończenie sprawy. Zakończenie pracy z dokumentem udostępnionym, przy czym zachowana jest możliwość dostępu w każdej chwili do zakończonego pisma lub sprawy. str. 11

12 Operacje związane z przetwarzeniem pisma lub dokumentów tworzących akta sprawy Utworzenie nowego dokumentu na podstawie domyślnego szablonu. Dodatkowo po rozwinięciu listy szablonów (strzałki ) nowy dokument może zostać utworzony na postawie zdefiniowanych Nowy dokument szablonów. Dodanie notatki do akt. Dodanie załącznika do akt. Dołączenie opinii do akt. Powiązanie pisma z istniejącą już sprawą. Utworzenie pisma do wysyłki elektronicznej przez epuap Podpisanie cyfrowe dokumentu. Ustawienie monitu dla dokumentu, pozwalające na wyróżnienie pliku spośród innych dokumentów przekazywanych do podpisu. Zaakceptowanie treści dokumentu Odrzucenie treści dokumentu Weryfikacja złożonego podpisu. Możliwość zamiany pliku. Dostęp do wcześniejszych wersji pliku. Możliwość usunięcia błędnie dodanego pliku lub zarejestrowanej wysyłki. Wskazanie nazwy systemu spowoduje wyświetlenie informacji o stwórcy dokumentu, ostatniej osobie modyfikującej dokument oraz daty utworzenia i daty ostatniej modyfikacji. Weryfikacja metadanych str. 12

13 Możliwość zmiany nazwy załączników Możliwość rejestracji wpływu RPW Możliwość wydrukowania uwierzytelnienia Możliwość otworzenia załącznika Możliwość dodatkowego udostępnienia załącznika Porównanie treści dwóch dokumentów Zabezpieczenie koszulki i dokumentu zawierającego dane wrażliwe Usunięcie skanu przy jednoczesnym zachowaniu RPW 4. Interfejs użytkownika programu Panel pracy użytkownika str. 13

14 Główny widok aplikacji przy podstawowych uprawnieniach Panel pracy systemu EZD jest podzielony na trzy części: W górnej części widnieje informacja o użytkowniku zalogowanym w systemie. Lewa część panelu to menu aplikacji, które kieruje do poszczególnych modułów systemu: Moduł Pism Moduł Kancelarii str. 14

15 Moduł Rejestrów Moduł Spisu spraw Moduł Wyszukiwania Prawa część panelu stanowi część roboczą aplikacji, która zmienia się w zależności od wybranej opcji z menu. Na głównej stronie aplikacji znajdują się: Lista pism do odbioru Sprawdź zastępców Lista pracowników, którzy mogą zastąpić bieżąco zalogowanego użytkownika; Osoby zastępowane lista użytkowników, których może zastąpić bieżąco zalogowany użytkownik; Przypomnienie o terminie realizacji danego pisma. Skrót do listy pism w realizacji Pozwala na wydruk kopert z innego komputera Przydatne linki Pisma Menu umożliwiające dotarcie do dokumentów o różnym statusie, które są dostępne danemu użytkownikowi. str. 15

16 Lista pism/spraw do odbioru, przekazanych od innych użytkowników systemu EZD. Lista pism/spraw w bieżącej realizacji. Lista pism/spraw, które zostały przekazane innemu użytkownikowi. Lista pism/spraw ze statusem zakończone. Wykaz dokumentów, które zostały udostępnione w celu zapoznania się z zawartą w nich informacją, bez wymogu dołączenia przez odbiorcę wkładu własnego (opinii, notatki, pisma). Wykaz dokumentów, które zostały przekazane, jako wkład wydziału wspierającego załatwienie sprawy w komórce merytorycznej. Wykaz pism udostępnionych innym komórkom. Zawiera widok na wszystkie koszulki w realizacji Zawiera widok tylko tych grup koszulek, dla których ustawiono, co najmniej jeden dokument do podpisu Zawiera widok tylko tych grup koszulek, dla których termin realizacji/zakończenia sprawy został przekroczony lub wypada na dzień teraźniejszy Rejestry Moduł służy do zarządzania korespondencją wychodzącą. Przeglądanie / drukowanie etykiet adresowych korespondencji wychodzącej. Zarządzanie listami grup adresatów. Zarządzanie opłatami pocztowymi. Umożliwia wyświetlenie listy dokumentów zadekretowanych przez wskazaną osobę. str. 16

17 Pozwala na weryfikację prowadzenia spraw elektronicznych. Pozwala na weryfikację rejestru umów i wgląd do skanów dokumentów Spis spraw Moduł służy do przeglądania spraw zarejestrowanych w systemie EZD. Sprawy są pogrupowane zgodnie z symbolami i hasłami klasyfikacyjnymi z jednolitego rzeczowego wykazu akt. Użytkownik ma dostęp do spraw wynikający z nadanych uprawnień. Po kliknięciu ikonki Spisy spraw system uruchamia dostęp do wykazu wszystkich symboli i haseł klasyfikacyjnych, dla których założono sprawy w bieżącym roku. Wybór symboli i hasła klasyfikacyjnego odbywa się przez wskazanie odpowiedniej pozycji z wykazu System pozwala na wyszukanie spraw zarejestrowanych przez pracownika w danej jednostce. System zapewnia dostęp do spraw zarejestrowanych w latach poprzednich. W celu wyszukania sprawy zarejestrowanej w latach wcześniejszych należy wybrać rok, w którym sprawa została zarejestrowana. Otrzymujemy spis spraw w formie tabeli: Spis spraw zawiera informację na temat statusu każdej sprawy zarejestrowanej w tym spisie, wskazując etap załatwienia sprawy. Sprawa zawieszona str. 17

18 Sprawa zakończona, Wyszukiwanie Moduł służy do wyszukiwania Spraw, Pism, Wpływów zarejestrowanych w systemie EZD. Wyszukiwanie jest możliwe po wypełnieniu, co najmniej dwóch atrybutów stanowiących kryteria wyszukiwania oraz wybraniu akcji. Możemy określić następujące kryteria wyszukiwania według: sprawy, do której należy pismo: samego pisma: wpływu dokumentu na podstawie, którego pismo powstało: Wyniki wyszukiwania możemy posortować klikając na wybrany tytuł kolumny: str. 18

19 Chcąc wyszukać dokument należy w wyszukiwarce uzupełnić, co najmniej dwa atrybuty stanowiące kryterium wyszukiwania: Struktura organizacji. Pełna struktura organizacyjna w systemie EZD jest widoczna dla każdego użytkownika w oknie przekazywania dokumentów. Dane użytkowników systemu są uporządkowane według przynależności do poszczególnych komórek organizacyjnych, wynikającej ze struktury organizacyjnej podmiotu. Lista pracowników danej komórki jest rozwijalna, co umożliwia szybkie i proste wybranie właściwej osoby. Kreator koszulki Formularz Kreatora koszulki pozwala zarejestrować nową koszulkę razem z rejestracją wpływu, czyli nadania numeru RPW. Po wypełnieniu metadanych: str. 19

20 i wciśnięciu przycisku Rejestruj zostanie utworzona nowa koszulka, w której będzie umieszczony pusty dokument, na którym zostanie zarejestrowany wpływ RPW według str. 20

21 danych, jakie zostały umieszczone na formularzu. Kod kreskowy Kod kreskowy służy do rejestrowania koszulek wraz z numerami RPW, podobnie jak w przypadku działania kreatora, ale wpływy zarejestrowane za pomocą funkcjonalności Kod kreskowy nie posiadają metadanych. Ta funkcjonalność jest wykorzystywana przy skanowaniu wsadowym, aby rejestrować dowolną ilość wpływów jednocześnie. Po wybraniu osoby, do której zostaną przekazane wpływy, należy wybrać datę wpływu (czyli datę, w której pismo wpłynęło do urzędu), następnie należy wybrać typ odwzorowania: Pełne jeżeli pismo zostanie zeskanowane w pełni, Niepełne jeżeli pismo zostanie zeskanowane tylko w części i część dokumentów tego pisma nie zostanie poddana digitalizacji. Przycisk zarejestruje tyle numerów RPW, ile jest podane w polu po prawej stronie. Po zarejestrowaniu numeru RPW zostanie wydrukowany kod RPW (drukowanie kodu RPW jest możliwe tylko w przypadku poprawnego ustawienia właściwości DRUKARKA w ustawieniach użytkownika). str. 21

22 Rejestrowanie kopert Formularz, w którym odbywa się rejestrowanie wszystkich wysyłanych kopert z urzędu. W polu kod skanuje się identyfikator koperty, który jest wydrukowany na kopercie podczas rejestrowania koperty, następnie po wyświetleniu danych tej koperty należy wybrać cenę listu lub przesyłki. Podgląd korespondencji Widok służy do przeglądania zarejestrowanej danego dnia korespondencji wychodzącej, do hurtowego rejestrowania wysyłki danego dnia oraz podsumowania ilości wysłanej, niewyspanej i anulowanej korespondencji. Dodatkowo system wskaże koszt całkowity wraz z kwotą średnia wysyłki. Po wybraniu daty w kalendarzu i po wciśnięciu przycisku WCZYTAJ system wyświetli całą korespondencję zarejestrowaną danego dnia, wraz ze statusami wysyłki. str. 22

23 Uzupełnianie metadanych Formularz służy do uzupełniania metadanych wpływów po zarejestrowaniu dokumentów w systemie. Pole Kod kreskowy służy do wczytania kodu kreskowego RPW, a następnie po wypełnieniu poprawnie metadanych zatwierdzamy je przyciskiem Zapisz. str. 23

24 Przy uzupełnianiu metadanych pracownik Kancelarii może jednocześnie zarejestrować dokument w składzie chronologicznym. W tym celu należy zaznaczyć czekbox Rejestruj w składzie chronologicznym, wybrać skład chronologiczny, wprowadzić krótki opis zawartości i kliknąć przycisk zapisz. Wydruk Pocztowej Książki Nadawczej (PKN) Widok służący do przygotowania dla Poczty Polskiej druku zarejestrowanych listów do wysyłki: str. 24

25 o Interfejs użytkownika Przechodząc do części wyświetlimy listę bieżących pism, które wymagają od użytkownika podjęcia czynności służbowych. Liczba (2) wskazuje, że użytkownik ma dwa pisma, oczekujące na podjęcie czynności. Pisma zostaną wyświetlone w tabeli: RPW/Sprawa określa numer korespondencji rejestru pism wpływających, Nazwa wskazuje nazwę pisma, Nadawca osoba, która przysłała nam pismo, Przekazujący osoba, która bezpośrednio przekazała nam pismo, Data przekazania data, kiedy przekazanie nastąpiło. Klikając na pismo z wykazu wyświetlimy jego szczegóły, Termin realizacji data realizacji pisma System daje możliwość prześledzenia: 1) historii obiegu pisma ze wskazaniem rodzaju operacji wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy, na które pismo trafiało, 2) wszystkich operacji i osób, które pracowały na danym piśmie ze wskazaniem daty i godziny str. 25

26 wykonania czynności. o Historię obiegu pisma można prześledzić w dolnej części widoku koszulki: 1. W części pozycja opisująca obieg dokumentu zawiera: rodzaj wykonanej czynności: Utworzono utworzenie pisma, Udostępniono dla udostępnienie pisma, Przekazano do przekazanie pisma (dopisać różnice). nazwisko i imię użytkownika, adresata, czynność, komórkę organizacyjną, do której należy pracownik, datę wykonania czynności, użytkownika, który wykonał czynność wraz z jego komentarzem/ uwagami/dekretacjami. 2. W zakładce Historia wyświetlona zostanie szczegółowa historia zdarzeń dotyczących danego dokumentu, zawierająca opisanie poszczególnych operacji i wskazanie osób, które je wykonały oraz datę i godzinę wykonania: str. 26

27 gdzie: Użytkownik nazwisko i imię użytkownika, który wywołał Zdarzenie w chwili określonej w kolumnie Data. Możliwe zdarzenia to: Udostępniono, Odebrano, Otworzono, Podpisano. Porównywanie dokumentów System EZD umożliwia porównanie treści dwóch różnych dokumentów oraz dwóch wersji tego samego dokumentu. W celu porównania treści dwóch różnych dokumentów należy: Z menu podręcznego obu dokumentów wybrać ikonę. W prawym górnym rogu wyświetli się dodatkowa ikona. Po jej kliknięciu pojawi się okienko informujące, który z dokumentów jest wzorcowym, a który zmodyfikowanym. Aby porównać dokumenty należy kliknąć. Aby zamienić porównywane dokumenty należy kliknąć lub w zależności, który dokument chcemy usunąć. Następnie ponownie wybrać dokument do porównania za pomocą ikonki podręcznego. z menu W celu porównania dwóch wersji tego samego dokumentu należy: str. 27

28 Kliknąć w ikonkę wersjonowania. Za pomocą ikonki wybieramy dwie wersje dokumentu, które chcemy porównać. W prawym górnym rogu wyświetli się ikona. Po jej kliknięciu pojawi się okienko informujące, który z dokumentów jest wzorcowym, a który zmodyfikowanym. Aby porównać dokumenty klikamy. Aby zamienić porównywane wersje dokumentu należy kliknąć lub w zależności, którą wersje chcemy usunąć. Następnie ponownie wybrać wersję dokumentu do porównania za pomocą ikonki z menu podręcznego. str. 28

29 Wiadomości W celu wysłania widomości wszystkim użytkownikom systemu należy ze strony głównej systemu EZD z zakładki Rejestry wybrać opcję Wiadomości. W oknie wysyłania wiadomości należy wskazać czas jej publikacji i ważności oraz tytuł, a także podać treść. Wprowadzone dane należy zatwierdzić klikając ikonkę. str. 29

30 Powiadomienia o nowych wiadomościach znajdują się w górnej części strony głównej sytemu. Aby odebrać wiadomość należy kliknąć listy. a następnie wybrać żądaną informacje z 5. Podstawowe funkcjonalności czyli jak pracować z EZD Tworzenie nowej koszulki, do której dołączymy pismo umożliwiające założenie sprawy Nową koszulkę tworzymy: klikając ikonkę lub wypełniając pole Tytuł/nazwa w okienku potwierdzając przyciskiem. Tytuł/nazwa powinna być nadana intuicyjnie i określać zawartość tworzonej strony. str. 30

31 System EZD automatycznie nada pismu unikatowy, niepowtarzalny numer: Identyfikator koszulki. Uzupełnianie metadanych Dla dokumentów, dla których nie uzupełniono metadanych ikonka pozostaje szara. W celu uzupełnienia metadanych należy kliknąć ikonkę, wypełnić metadanymi i zatwierdzić klikając. Po zapisaniu metadanych ikonka wybarwi się. UWAGA: System zablokuje możliwość zapisania metadanych w przypadku użycia w tytule nazw jednowyrazowych. Dekretacja pism W celu dołączenia do pisma adnotacji, zawierającej dyspozycje, co do terminu i sposobu załatwienia sprawy należy poprzez klikniecie : 1) dokonać wyboru osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy rozwijając listę schematu organizacyjnego podmiotu str. 31

32 dokonać wyboru adresata dekretacji, wyznaczonego do załatwienia sprawy lub wpisując w okienku pierwsze litery nazwiska właściwej osoby. System automatycznie wyświetli pasujące wyniki wyszukiwania. 2) w okienku uwagi umieścić treść dyspozycji bądź wybrać gotowe sformułowania. Na koncie dekretującego koszulka z zadekretowanym dokumentem zostaje automatycznie przeniesiona do folderu. str. 32

33 W celu anulowania dekretacji należy kliknąć Anuluj nastąpi wówczas powrót do ostatniego widoku pisma. UWAGA! Dekretację można wykonać tylko do jednej osoby. W przypadku konieczności dokonania niezależnej dekretacji do kilku osób, należy czynność dekretacji poprzedzić wykonaniem kopii koszulki zawierającej dekretowany dokument. Cofnięcie błędnej dekretacji W przypadku dokonania błędnej dekretacji istnieje możliwość jej cofnięcia. W tym celu należy przejść do zadekretowanego dokumentu znajdującego się w folderze Przekazane, a następnie dokonać czynności zwrotu dokumentu na własne konto, wybierając przycisk Zwróć. UWAGA! Czynność tę można wykonać tylko i wyłącznie w przypadku, gdy adresat dekretacji nie dokonał jeszcze odbioru zadekretowanego pisma. Błędne dekretacje W przypadku otrzymania pisma z błędną dekretacją należy zwrócić pismo dekretującemu w celu dokonania zmiany dekretacji posługując się ikoną ZWRÓĆ. Grupowe przekazywanie pism z możliwością jednoczesnego udostępniania dokumentów Widok folderu W REALIZACJI zawiera funkcjonalność grupowego przekazywania. Grupowe przekazywanie służy do tego, aby przekazać kilka wybranych koszulek w jednej operacji Aby skorzystać z grupowego przekazywania należy: W widoku folderu W REALIZACJI wybrać koszulki, które chcemy przekazać. Wybieranie grupowe koszulek odbywa się przez klikanie w wiersze koszulek (podobnie jak przy str. 33

34 wchodzeniu do koszulek) z wciśniętym klawiszem CTRL. Po wybraniu, co najmniej jednej koszulki z wciśniętym klawiszem CTRL, pojawi się małe okienko po lewej stronie z listą wybranych koszulek do grupowego przekazywania: Okienko zawiera listę wszystkich wybranych koszulek. Każda wybrana koszulka to jeden wiersz, który składa się z ikonki oraz nazwy koszulki. W przypadku błędnego wyboru koszulki, można ją usunąć z listy, wciskając ikonkę. Usunięcie ostatniego elementu z listy usuwa całe. Uwaga! Ikonka, znajdująca się w lewym, górnym rogu okienka, umożliwia czyszczenie całej listy wybranych koszulek. Podczas grupowego przekazywania dokumentów możliwe jest wybranie maksymalnie 20 koszulek. O przekroczeniu maksymalnej liczby przekazywanych dokumentów system poinformuje poniższym komunikatem: Po wybraniu właściwych koszulek, w celu grupowego ich przekazania należy wcisnąć przycisk PRZEKAŻ. Po wciśnięciu przycisku PRZEKAŻ pojawi się standardowe okienko przekazywania, w którym należy wybrać osobę, do której przekazujemy. Dodatkowo na samej górze okienka pojawi się lista wybranych koszulek do przekazania: str. 34

35 System umożliwia przekazanie koszulki do jednego użytkownika z jednoczesnym udostępnieniem dokumentów innym użytkownikom. W tym celu za pomocą checkbox na liście pracowników należy wskazać w systemie, do której osoby z listy koszulka zostanie przekazana, a do których osób z listy koszulka zostanie udostępniona. Aby dodać więcej niż jednego pracownika należy przy wybieraniu jednostki lub pracownika mieć wciśnięty klawisz CTRL. W przypadku, kiedy wciśniemy klawisz CTRL oraz wybierzemy jednostkę system doda wszystkich pracowników z wybranej jednostki. Jeżeli wybierzemy pracownika z wciśniętym klawiszem CTRL system doda pracownika do listy po prawej stronie. To samo tyczy się wyszukiwarki pracowników (klawisz CTRL + wybranie pracownika myszą, CTRL + ENTER na zaznaczonym wierszu). Wybranie jakiegokolwiek elementu bez przytrzymania klawisza czyści całą listę. Każdy pracownik na liście posiada swoje pole typu checkbox. Jeżeli korzystamy z funkcji PRZEKAŻ to zaznaczenie przy pracowniku na liście pola typu checkbox ustawi na nim tryb UDOSTĘPNIANIA (co, oznacza, że zaznaczony pracownik otrzyma udostępnienie koszulki). Uwaga! Przy operacji PRZEKAŻ na liście może być tylko jedna osoba, dla której zostanie przekazana koszulka, w związku z tym, na liście może być tylko jeden pracownik, który nie będzie posiadał zaznaczonego pola checkbox. Jeżeli na liście pozostawimy więcej niż jednego pracownika z odznaczoną opcją system poinformuje nas o błędnym wyborze i wyświetli komunikat: Tak jak jest to w treści komunikatu napisane należy na liście pracowników pozostawić tylko jedną osobę bez zaznaczonego pola checkbox. Dla tej jednej osoby wybrane koszulki zostaną PRZEKAZANE. str. 35

36 Dla pozostałych osób koszulki zostaną udostępnione. Osoby, które zostały oznaczone otrzymają wszystkie dokumenty z koszulki w trybie DO ODCZYTU. Aby przyspieszyć proces zaznaczania pracowników na liście, pod listą został udostępniony przycisk : Który po wciśnięciu zaznacza wszystkie osoby na liście, następnie odznaczyć tylko jedną wybraną, do której zostaną koszulki PRZEKAZANE. W przypadku braku odznaczenia chekboxu wyświetlony zostanie komunikat: Należy wówczas odznaczyć jedną osobę, do której zostaną PRZEKAZANE koszulki. Zarówno PRZEKAŻ jak i UDOSTĘPNIJ potwierdza wykonanie operacji stosownym komunikatem: str. 36

37 Rejestracja spraw Sprawa może zostać zainicjowana na podstawie pisma zarejestrowanego w rejestrze pism wpływających lub stworzonej przez pracownika koszulki. W celu założenia i zarejestrowania sprawy należy kliknąć przycisk zostanie okno Zakładania sprawy,. Wyświetlone w którym należy uzupełnić pola stanowiące znak tworzonej sprawy: o Wpisując ręcznie właściwy symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt lub wybierając go ze znajdującego się w systemie wykazu jednolitego rzeczowego wykazu akt, o Po ustawieniu kursora w polu LP pojawi się pierwszy wolny numer danego spisu spraw. UWAGA! Oznaczenie komórki organizacyjnej użytkownika oraz czterocyfrowe oznaczenie roku wpisano na stałe. Zatwierdzenie czynności należy dokonać poprzez klikniecie przycisku Załóż sprawę. Błędna rejestracja sprawy W przypadku błędnie zarejestrowanej sprawy należy poprzez ikonę dokonać usunięcia sprawy ze spisu spraw uzasadniając wykonywaną czynność. str. 37

38 Dodawanie spraw do rejestrów W przypadku konieczności dołączenia pism do rejestru skarg i wniosków, rejestru wystąpień posłów lub senatorów należy podczas rejestracji sprawy zaznaczyć odpowiednie pole typu checkbox, co spowoduje automatyczne zapisanie dokumentu w danym rejestrze. Przenoszenie sprawy do innego symbolu JRWA W przypadku konieczności przeniesienia akt sprawy i ponownego założenia sprawy należy poprzez ikonę dokonać, poprzez rozwinięcie listy, wyboru opcji Przeniesiona do innej teczki RWA i uzasadnić czynność przeniesienia sprawy. W przypadku przerejestrowywania spraw ( zmiany znaków spraw wynikających ze zmian organizacyjnych) po wyświetleniu okienka do usuwania dotychczasowego znaku spraw i wybraniu opcji przeniesiona do innej teczki wyświetli się okienko umożliwiające nadanie nowego numeru sprawie Wiązanie pism ze sprawą W przypadku wpływu dokumentu dotyczącego sprawy już wszczętej, prowadzący sprawę powinien powiązać zarejestrowany dokument z prowadzoną sprawą poprzez użycie przycisku str. 38

39 . W celu wyszukania właściwej sprawy należy w oknie dialogowym wskazać rok, nr Teczki RWA i sprawę, do której zostanie dołączone pismo albo umieścić znak sprawy lub id koszulki sprawy, do której zostanie dołączone pismo, a następnie kliknąć przycisk. Pomocnicza rejestracja spraw w systemie EZD prowadzonych w papierowych teczkach aktowych/moduł papierowy W związku z wprowadzeniem modułu papierowego nie zmienia się sposób realizacji zadań przez Kancelarię Ogólną, sekretariaty oraz stanowiska pracy, na których dokonywane jest dekretowanie pism. Nowe obowiązki pojawiają się na stanowiskach merytorycznych prowadzących sprawy w postaci papierowej, które pomocniczo są rejestrowane w systemie EZD. 1. Sprawa prowadzona w systemie tradycyjnym pracownik dokonuje pomocniczej rejestracji sprawy (prowadzonej w sposób tradycyjny w papierowej teczce aktowej), w systemie EZD poprzez wybieranie właściwego symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, którego struktura jest dostępna w okienku służącym do zakładania spraw w systemie EZD. Symbole klasyfikacyjne dla spraw prowadzonych papierowo są oznaczone w systemie EZD kolorem czerwonym, odpowiadają one wykazowi symboli stanowiącymi katalog klas z wykazu akt stanowiących wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw obowiązującego w Urzędzie, prowadzonych w systemie tradycyjnym. W celu założenia i zarejestrowania sprawy należy kliknąć przycisk. Wyświetlone zostanie okienko Zakładanie sprawy, str. 39

40 w którym należy uzupełnić pola stanowiące znak tworzonej sprawy: o Wpisując ręcznie właściwy symbol jednolitego rzeczowego wykazu akt lub wybierając go ze znajdującego się w systemie wykazu jednolitego rzeczowego wykazu akt, o o Po ustawieniu kursora w polu lp pojawi się pierwszy wolny numer danego spisu spraw. Oznaczenie komórki organizacyjnej użytkownika oraz czterocyfrowe oznaczenie roku wpisano na stałe. Zatwierdzenie czynności należy dokonać poprzez klikniecie przycisku. UWAGA: W momencie założenia w systemie EZD sprawy prowadzonej papierowo, w koszulce sprawy wyświetli się komunikat Sprawa prowadzona w systemie tradycyjnym, pamiętaj o kompletności akt w postaci papierowej Warunkiem założenia w systemie EZD, sprawy prowadzonej papierowo jest wycofanie dokumentu papierowego otrzymanego z zewnątrz ze składu chronologicznego. Adnotacja o wycofaniu dokumentu znajduje się w koszulce zawierającej odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego. W przypadku spraw prowadzonych tradycyjnie, kompletna dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powinna być zgromadzona w teczkach aktowych. str. 40

41 2. Zakładanie spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym na podstawie pisma udostępnionego Zasada związana z udostępnianiem dokumentów jest taka, iż w oparciu o dokument udostępniony nie można założyć własnej sprawy. Komórka wspierająca ma dostęp do informacji o znaku sprawy komórki merytorycznej. Dopuszcza się jednak, iż w uzasadnionych przypadkach (wyjątkach) pismo udostępnione będzie stanowiło podstawę do założenia sprawy również w komórce innej, niż ta, która je udostępniała. W koszulce z udostępnionym pismem wyświetli się przycisk, który zawiera po otwarciu wykaz klas z wykazu akt stanowiących wyjątki w oparciu, o które dopuszcza się w podmiocie rejestrację sprawy na podstawie dokumentu udostępnionego. str. 41

42 UWAGA: 1. Pomocnicze zakładanie spraw w EZD, prowadzonych w systemie tradycyjnym na podstawie pisma udostępnionego dotyczy sytuacji, w której w komórce, której udostępniono pismo zachodzi potrzeba wszczęcia sprawy prowadzonej w postaci tradycyjnej; 2. pracownik zakładający pomocniczo sprawę w systemie EZD na podstawie pisma udostępnionego musi jednocześnie odnotować fakt założenia nowej sprawy w spisie spraw właściwej teczki aktowej; 3. pracownik zakładający pomocniczo sprawę w systemie EZD zobowiązany jest do zachowania kompletności akt prowadzonych w postaci papierowej; 4. system umożliwia powiązanie koszulek z dokumentami udostępnionymi tylko do spraw założonych wcześniej na podstawie dokumentów udostępnionych z innej komórki organizacyjnej. Metryka sprawy 1. Metryki dla spraw elektronicznych są generowane bezpośrednio w systemie EZD. W nowoutworzonej zakładce Metryka, która wyświetla się po założeniu sprawy przy zakładce Historia, automatycznie umieszczane są przefiltrowane dane z zakładki Historia, zaprezentowane chronologicznie, jako zestawienie czynności w sprawie zawierające: 1. datę i czas realizacji czynności; 2. nazwisko, imię i stanowisko osoby realizującej daną czynność; 3. określenie rodzaju wykonywanej czynności; 4. odwołania do dokumentów elektronicznych lub nieelektronicznych, do których odnoszą się poszczególne czynności. Aby wygenerować metrykę sprawy należy z poziomu sprawy kliknąć ikonkę następnie wybrać. System wyświetli następujące okienko str. 42

43 2. Metryki dla spraw papierowych rejestrowanych pomocniczo w EZD system EZD wspiera prowadzenie metryki. Czynności wykonane w systemie są automatycznie odnotowywane przez system i powinny być ręcznie uzupełniane przez prowadzącego sprawę, o czynności wykonane w sprawie poza systemem, poprzez wybór danych, z zesłownikowanych pól. W celu aktualizacji metryki należy z poziomu sprawy przejść do zakładki Metryka Wyświetlone zostanie okienko, w którym należy: wpisać tytuł sprawy, której dotyczy, wskazać czynność, która została wykonana, wskazać osobę realizującą daną czynność, datę dokonanej czynności, identyfikator dokumentu np. nazwa dokumentu, którego czynność dotyczyła. Zatwierdzić klikając ikonkę. str. 43

44 Uwaga: Po uzupełnieniu czynności istnieje możliwość wydrukowania metryczki. W celu jej wydrukowania należy ją wygenerować klikając następnie wybrać format np. Aprobat (PDF) i wyeksportować zawartość poprzez kliknięcie. 3. Metryka dla spraw papierowych nie rejestrowanych w EZD prowadzenie metryki w EZD dla spraw prowadzonych wyłącznie tradycyjnie, wymagać będzie od prowadzącego sprawę ręcznego uzupełnienia pól metryki. W celu ręcznej aktualizacji metryki należy z poziomu widoku Spis spraw kliknąć ikonkę. Wyświetlone zostanie okienko Zakładanie metryki Sprawy, str. 44

45 w której należy wpisać: symbol komórki organizacyjnej nr z JRWA, w której została zarejestrowana sprawa liczbę porządkową oraz rok po uzupełnieniu wymaganych danych kliknąć Metryka sprawy, w którym należy:. Wyświetlone zostanie okienko wpisać tytuł sprawy, której dotyczy, wskazać czynność, która została wykonana, wskazać osobę realizującą daną czynność, datę dokonanej czynności, identyfikator dokumentu np. nazwa dokumentu, którego czynność dotyczyła. Zatwierdzić poprzez kliknięcie ikonki. Uwaga: Każdy wpis można usunąć poprzez kliknięcie ikonki str. 45

46 W przypadku konieczności wpisania czynności niezdefiniowanej na rozwijalnej liście należy w okienku metryki w rubryce wybrać pozycję Inne a następnie w rubryce wpisać brakującą czynność. Wprowadzone dane zatwierdzamy klikając ikonkę Dodaj Udostępnianie akt w sprawie W przypadku, gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom i w jakim trybie (do odczytu lub do edycji). Udostępnianie i rozpowszechnianie pism między wydziałami odbywa się wyłącznie w postaci elektronicznej z uwzględnieniem sekretariatów, na konta, których przesyła się pisma. Czynność ta podlega rejestracji w rejestrze pism wewnętrznych w EZD. W celu udostępnienia pisma innemu wydziałowi wykorzystujemy funkcję Udostępnij. W widoku pisma/sprawy należy rozwinąć menu przy przycisku Przekaż, a następnie wybrać polecenie Udostępnij. W oknie udostępniania z listy struktury organizacyjnej należy wybrać użytkownika lub użytkowników (przy udostępnianiu jest możliwość przekazania do większej liczby osób). Wybrane nazwiska zostaną wyświetlone na liście wybrani pracownicy. W kolejnym kroku należy zaznaczyć plik lub pliki, które chcemy udostępnić, ze wskazaniem trybu udostępnienia. Tryb do odczytu pozwala tylko na zapoznanie się z treścią dokumentu bez możliwości wprowadzania zmian, z kolei tryb edycji umożliwia modyfikację dokumentu. Udostępniając dokument do odczytu zaznaczamy pole typu checkbox przy właściwym pliku. Chcąc umożliwić modyfikację dokumentu innym użytkownikom należy dodatkowo kliknąć lewym przyciskiem myszy na nazwę dokumentu, co spowoduje zmianę statusu. str. 46

47 Funkcja udostępniania posiada dodatkowo następujące opcje: uwagi (możliwość dodania informacji, która będzie widoczna w dekretacjach i w obiegu dokumentu), rejestr pism wewnętrznych (służy do ewidencjonowania pism przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstających na użytek wewnętrzny podmiotu), rejestr opinii (służy do ewidencjonowania dokumentów w rejestrze opinii), pilne (monit nadający wysoką rangę ważności), termin (możliwość ustalenia terminu realizacji pisma) W celu zatwierdzenia powyższych czynności należy kliknąć w prawym dolnym rogu ekranu przycisk Udostępnij, ewentualnie przycisk Anuluj, jeśli rezygnujemy z udostępniania. UWAGA: Pismo udostępnione danej osobie może być przez nią dalej udostępnione bądź przekazane. Po zapoznaniu się z udostępnionym dokumentem adresat powinien wystawić potwierdzenie odczytu poprzez zakończenie. Użytkownik, któremu udostępniono dokument może go zakończyć, jak i ponownie wznowić. Pracownik prowadzący sprawę w komórce merytorycznej, udostępniając dokumenty innym pracownikom, ma w widoku obiegu dokumentów podgląd statusu prac nad udostępnionym dokumentem. Status prac jest reprezentowany za pomocą trzech kolorowych ikonek: a. Czerwona informująca o tym, że druga strona nie otworzyła jeszcze koszulki, a więc nie zapoznała się jeszcze z treścią dokumentu, str. 47

48 b. Pomarańczowa oznaczająca, że druga strona otworzyła już koszulkę, a więc zapoznała się z treścią i jest w trakcie prac nad dokumentem lub w dalszym ciągu zapoznaje się z udostępnioną dokumentacją, c. Zielona, oznaczająca zakończenie prac nad dokumentami przez drugą stronę. Widok obiegu dokumentów udostępnionych jest rozszerzony o ikonki znaku +, które służą do zasygnalizowania, by zapoznać się z aktualną historią obiegu udostępnionego dokumentu po drugiej stronie. Tryb do odczytu/do edycji Komórka merytoryczna, która tworzyła akta w systemie EZD i współpracuje przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom i w jakim trybie. Tryb do odczytu pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnionego dokumentu bez możliwości wprowadzania zmian. Dokumentu nie można usunąć, zaktualizować, zaznaczyć w nim monitu, jak również wypełnić metadanych. Możliwa jest jedynie zmiana nazwy i akceptacja. W celu dołączenia do udostępnionego dokumentu tzw. wkładu własnego należy (do wyboru): poprzez ikonkę WORD dodać nowy załącznik, który za pomocą Addina, czyli ikonki lub konfiguracji klawiszy na klawiaturze Carl + s zostanie zapisany na serwerze EZD, dodać plik zapisany na dysku. W tym celu z poziomu pisma klikamy przycisk. W oknie dodawania załącznika wybieramy załączniki, a następnie klikamy, zapisać metadane dokumentu. Za pomocą przycisku Przekaż przekazujemy udostępnioną koszulkę do akceptacji przełożonego. Po otrzymaniu zaakceptowanego dokumentu należy dokonać jego zatwierdzenia w celu przekazania wkładu własnego do komórki merytorycznej. Zatwierdzanie wkładu własnego wymaga w widoku pisma/sprawy kliknięcia polecenia Zatwierdź. W oknie zatwierdzania zmian konieczne jest zaznaczenie checkbox przy pliku, str. 48

49 który stanowić będzie nasz wkład do sprawy prowadzonej w komórce merytorycznej. Kolejnym krokiem jest: dodanie dokumentu do rejestr pism wewnętrznych, w przypadku opinii dodanie dokumentu do rejestru opinii, odznaczenie automatycznego zakończenia po dokonaniu zatwierdzenia. W przypadku otrzymania dokumentu udostępnionego do wiadomości, zawierającego jedynie informację, bez wymogu przygotowania odpowiedzi, po zapoznaniu się z treścią należy zakończyć pracę z dokumentem poprzez polecenie zakończ i wybór opcji zakończenie zwykłe. Tryb do edycji pozwala adresatowi na zapoznanie się z treścią udostępnionego dokumentu z możliwością wprowadzania w nim zmian. Tryb umożliwia jednoczesne udostępnienie dokumentu kilku użytkownikom i wspólną pracę na dokumencie. Obok podstawowych funkcji jak złożenie podpisu, monitu, formularza metadanych, zmiany nazwy pojawi się dodatkowa ikonka, która po kliknięciu (przed pobraniem dokumentu z EZD) pozwoli nam na zarządzanie treścią. W tym czasie pracować na tym dokumencie będzie tylko jedna osoba, która jako pierwsza dokonała blokady. Zmiany dokonane w dokumencie zapisujemy klikając lub za pomocą konfiguracji klawiszy na klawiaturze Carl + s. Po zapisaniu zmian na dokumencie udostępnionym następuje jego automatyczne odblokowanie (kłódka zostaje otwarta). Wybór polecenia jego status na Zielony., zakończy pracę z udostępnionym nam dokumentem i zmieni UWAGA: Na edycję pisma ustawiono czas 1 godziny, po jej upływie blokada ustępuje i wtedy kolejny użytkownik może przystąpić do jej włączenia. Zapisanie zmian na dokumencie udostępnionym za pomocą Addina automatycznie zdejmuję blokadę dokumentu. W przypadku, gdy kłódka nie zostanie automatycznie odblokowana po zapisaniu zmian należy zdjąć blokadę ręcznie przez kliknięcie w systemie EZD ikonki. str. 49

50 Dokumentów udostępnionych w trybie do edycji nie zatwierdza się, ponieważ pracujemy na jednym i tym samym dokumencie. W tym przypadku nie ma tzw. wkładów własnych. Osoba, której udostępniono dokument może go zakończyć, a następnie wznowić. Osoba udostępniająca pismo/sprawę powinna zakończyć je po uzyskaniu od wszystkich osób potwierdzeń odczytu. Wtedy dokument ten zniknie ze wszystkich kont, na których się znajdował. W przypadku zablokowania dokumentu przez jednego użytkownika inni użytkownicy, mający dostęp do pliku, nie mają w tym czasie możliwości modyfikacji dokumentu. Dodatkowe udostępnianie W menu podręcznym dokumentu znajduje się ikonka związana z udostępnianiem dokumentu, polegająca na udostępnieniu dodatkowego dokumentu dla wszystkich osób, które już otrzymały udostępnione dokumenty z danej koszulki/sprawy. Dodatkowa opcja udostępniania składa się z dwóch wariantów: do odczytu lub do edycji. W tym celu należy: Z menu podręcznego dokumentu wybrać Udostępnij UWAGA: We wszystkich udostępnionych etapach jest możliwość zmiany trybu udostępnionego dokumentu. str. 50

51 Cofnięcie udostępnienia Aby cofnąć udostępniony dokument należy z poziomu obiegu dokumentów kliknąć w ikonę statusu udostępnienia i zatwierdzić operację cofnięcia udostępnienia. UWAGA: Udostępniony dokument można cofnąć w przypadku gdy nie został on jeszcze odebrany przez drugą stronę (status nieodebrany ). Powiadomienia o zmianach w koszulce Aby otrzymywać powiadomienia o zmianach w koszulkach należy z poziomu koszulki wybrać zakładkę Powiadomienia. str. 51

52 Następnie z listy wskazać, o których zmianach w koszulce mamy zostać powiadomieni. Dany zestaw powiadomień o zmianach jest przypisywany każdej koszulce indywidualnie. Akceptacja dokumentów System umożliwia dokonanie akceptacji wielostopniowej oraz odrzucania zawartości dokumentu poprzez rejestrowanie wykonanej operacji przez użytkownika w historii oraz zmianę statusu dokumentu. Prowadzący sprawę w celu uzyskania akceptacji opracowanego projektu pisma przekazuje za pośrednictwem ikonki akta sprawy osobie upoważnionej do podpisania/akceptacji dokumentu. W celu wyróżnienia dokumentu do akceptacji z pozostałych akt sprawy, należy: ustawić monit za pomocą ikonki. Wiersz oznaczony monitem podświetlany jest na kolor żółty, dodatkowo w miejsce ikonki MONIT pojawi się ikonka AKCEPTUJ. Jeżeli użytkownik chce wyłączyć monit ponownie wciska opcję MONIT tym razem z menu podręcznego: str. 52

53 Monit załącznika zostanie wyłączony, czyli podświetlenie dokumentu zniknie, a w miejsce przycisku AKCEPTUJ pojawi się ponownie ikona MONIT. Zaakceptować dokument poprzez wciśnięcie przycisku AKCEPTUJ: Operację akceptacji należy potwierdzić poprzez potwierdzenie komunikatu: Dokument po dokonaniu akceptacji zostanie zatwierdzony, odpowiedni wpis trafi do historii, a monit załącznika zmieni kolor na ZIELONY. Dokument zaakceptowany może zostać wielokrotnie akceptowany oraz przekazywany dalej celem akceptacji. Każda akceptacja dokumentu jest zapisywana w historii dla konkretnej wersji dokumentu. Uwaga! Jeżeli dokument zostanie podmieniony/zaktualizowany to jego monit zmieni kolor ponownie na ŻÓŁTY, ponieważ złożone akceptacje dotyczyły innej wersji dokumentu. Dokument po aktualizacji str. 53