Szanowni Państwo! Strona 1 z 2. Vanderlande Industries B.V. BIC: RABONL2U IBAN: NL63 RABO Nr w rejestrze handlowym Izba handlowa

Transkrypt

1 Szanowni Państwo! Pragniemy poinformować, że firma Vanderlande wprowadziła program elektronicznego fakturowania dla wszystkich dostawców towarów i usług. Państwa udział w tym programie jest istotny, aby zainicjować skuteczne płatności faktur przesyłanych do Vanderlande. Zgodnie ze strategią firmy chcemy przenieść naszych dostawców do systemu e-fakturowania do dnia 13 październik 2014 r. i zaprzestać przetwarzania faktur papierowych. Aby ułatwić Państwu przeniesienie do systemu e-fakturowania i zarządzać procesem w przyszłości, firma Vanderlande nawiązała współpracę z Tungsten Network (nowa nazwa OB10 - globalnego dostawcy systemu e-fakturowania). Tungsten proponuje elastyczne opcje przesyłania faktur odpowiednie dla przedsiębiorstw o różnych rozmiarach, systemach i wymogach w dziedzinie przetwarzania dokumentów. Terminowe płatności Głównym celem Vanderlande jest zapewnienie bardziej terminowych płatności, a system e-fakturowania zwiększa naszą zdolność ich dokonywania. Rejestrując się w Tungsten, ułatwiają nam Państwo osiągnięcie tego celu oraz zapewniają korzyści swojej firmie. Ponadto faktury zagubione podczas przesyłki lub wysłane do niewłaściwego działu, co przyczyniało się do opóźnień płatności, na szczęście staną się już przeszłością. Zarówno Państwo, jak i firma Vanderlande poniosą minimalny koszt dotyczący systemu e-fakturowania. Jednak zakładamy, że korzyści płynące z e-fakturowania zrekompensują Państwu ten koszt. Inne korzyści to: Bliższa i silniejsza relacja z Vanderlande. Rozwiązanie przyjazne dla środowiska mniej wyciętych drzew i zaoszczędzone koszty transportu. Bezpieczne i gwarantowane doręczanie faktur w kilka godzin. Będą Państwo powiadamiani przez Tungsten o wszelkich problemach dotyczących danych na fakturze, zanim faktura zostanie przesłana do Vanderlande, co umożliwi szybkie rozwiązywanie zaistniałych problemów. Wyższa jakość zawartości faktury, dzięki czemu będzie można uniknąć niepotrzebnych opóźnień płatności. Większa przejrzystość procesu przetwarzania faktur dzięki dostępowi online do informacji o statusie faktury. Zgodność z przepisami dotyczącymi podatku VAT niezależnie od miejsca wystawiania lub otrzymywania faktur. Możliwość wysyłania e-faktur do innych klientów w sieci Tungsten. Wymagane działania Firma Tungsten skontaktuje się z Państwem w ciągu kolejnych 5 10 dni w celu poinformowania o dostępnych opcjach i udzielenia pomocy w zakresie przejścia do systemu e-fakturowania. Dalsze informacje mogą Państwo uzyskać z załączonych ulotek informacyjnych lub na stronie Aby dotrzymać podanego przez nas terminu, muszą Państwo poinformować Tungsten o swojej preferowanej opcji przekazywania e-faktur do dnia 15 wrzesień 2014 r. Strona 1 z 2 Vanderlande Industries B.V. BIC: RABONL2U IBAN: NL63 RABO Nr w rejestrze handlowym Izba handlowa

2 Z firmą Tungsten można się kontaktować bezpośrednio pod numerem lub wysyłając e- mail na adres: Jeśli zechcą się Państwo skontaktować z Vanderlande w sprawie niniejszej informacji, zapytania prosimy przesyłać na adres: electronicinvoicing@vanderlande.com. Ten projekt ma pełne poparcie kierownictwa wyższego szczebla firmy Vanderlande. Z góry dziękujemy za uczestnictwo i czekamy na Państwa faktury wysyłane w sieci Tungsten w najbliższej przyszłości. Z poważaniem, Edgar Beers Dyrektor ds. produktu Ruud Wilgenkamp Kierownik ds. usług współdzielonych Strona 2 z 2

3 Często zadawane pytania dotyczące Tungsten Network Kim jest Tungsten? W październiku 2013 r. firma Tungsten połączyła siły z OB10, ogólnoświatową siecią e-fakturowania. Tungsten przyśpiesza transakcje handlowe klientów na całym świecie w ramach: Tungsten Network: usługi elektronicznego fakturowania dla należących do sieci Tungsten Network Analytics: bieżących informacji gwarantujących podejmowanie lepszych decyzji finansowych Tungsten Network Finance: finansowania łańcucha dostaw w celu rozwijania działalności OB10, firma założona w 2000 r., jest pionierem na rynku elektronicznego fakturowania, dzięki której największe firmy na świecie i agencje rządowe są połączone z tysiącami swoich dostawców na całym świecie. Firma OB10 zmieniła swoją nazwę na Tungsten Network. Czy muszę podpisać umowę z firmą Tungsten Network? Tak. W przypadku wybrania rozwiązania zintegrowanego podpiszą Państwo stosowną umowę z firmą Tungsten Network. W przypadku wybrania formularza internetowego konieczne będzie zaakceptowanie standardowych warunków świadczenia usług. Dlaczego opłaty nie są pokrywane przez firmę Vanderlande? Aby móc korzystać z usługi Tungsten Network, zarówno Państwa firma, jak i Vanderlande dokonują opłat, ponieważ obie strony czerpią korzyści z tej usługi. Z naszych analiz wynika, że po uwzględnieniu kosztów drukowania i przesyłania faktur papierowych przekazywanie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem Tungsten Network może się w rzeczywistości okazać tańszym rozwiązaniem. Czy fakturowanie za pośrednictwem Tungsten Network jest warunkiem współpracy z firmą Vanderlande? Tak. Planuje się, że od 13 październik 2014 r. Dział Rozliczeń Vanderlande nie będzie przyjmował faktur papierowych wysyłanych przez Państwa firmę. Jedynym sposobem zapewniającym uzyskanie płatności będzie wysyłanie faktur elektronicznych. Czy korzystanie z tej usługi jest konieczne, jeśli należności wobec mojej firmy są regulowane terminowo? Tak. Korzystając z usługi Tungsten Network, umożliwią nam Państwo dalsze terminowe regulowanie płatności względem Państwa firmy. Co się stanie, jeśli nadal będziemy wysyłać faktury papierowe? W trakcie Państwa współpracy z Tungsten Network nad ukończeniem rejestracji, nadal będziemy akceptować wysyłane przez Państwo faktury papierowe. Ustaliliśmy, że dzień 13 październik 2014 r. będzie dla dostawców obowiązującym terminem przejścia do sieci Tungsten Network. Gdy tylko rozpoczną Państwo wysyłanie faktur przez serwis Tungsten Network, proszę pamiętać o zaprzestaniu wysyłania faktur papierowych. Uwaga: faktury papierowe otrzymane po rozpoczęciu wysyłania przez Państwa faktur za pośrednictwem sieci Tungsten Network nie będą akceptowane. Czy firma Vanderlande będzie dokonywała płatności za pomocą sieci Tungsten Network? Tungsten Network nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Firma Vanderlande będzie nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności. Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie? Nie. Nie jest wymagane żadne oprogramowanie. Tungsten Network oferuje łatwe w użyciu rozwiązanie. Zamiast narzucać standardy danych, firma Tungsten Network oferuje technologię umożliwiającą WYMIANĘ DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE, pozwalającą na przyjmowanie faktur w dowolnym formacie i plików o dowolnej strukturze. Page 1 of 2 Reference ID:

4 Wysyłam już niektóre dane faktur bezpośrednio do innych klientów; czy mogę wysyłać faktury w formacie EDI/XML bezpośrednio do firmy Vanderlande? EDI i XML to dla Tungsten Network tylko formaty danych, dlatego w przypadku wyboru zintegrowanego rozwiązania mogą Państwo użyć jednego z tych formatów do dostarczania danych do systemu Tungsten Network. Firma Vanderlande nie będzie pobierać żadnych danych elektronicznych bezpośrednio od dostawców, ponieważ pobiera z systemu Tungsten Network jeden zbiorczy plik zawierający faktury od wszystkich dostawców. Mam już narzędzie umożliwiające udostępnianie klientom faktur za pośrednictwem Internetu, które pozwala im wyświetlić obraz faktury w sieci. Czy mogę używać tego narzędzia zamiast serwisu Tungsten Network? Nie, sieć Tungsten Network umożliwia firmie Vanderlande odbieranie wysyłanych przez Państwa danych w formacie umożliwiającym załadowanie ich do naszego oprogramowania księgowego, a tam gdzie to możliwe, powiązanie ich z zapisami dotyczącymi odbioru towaru. Udostępnienie firmie Vanderlande obrazu faktury lub możliwości pobrania danych w określonym formacie nie zapewnia zgodności z wymogami ani procesami biznesowymi firmy Vanderlande. Co zrobić w przypadku braku systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych? Prosimy o kontakt w sprawie innego dostępnego rozwiązania z przedstawicielem Tungsten Network. Czy mogę przesyłać faktury elektroniczne za pośrednictwem Tungsten Network do wszystkich moich klientów? Tak. Gdy tylko przyłączą się Państwo do sieci Tungsten Network, firma Tungsten Network umożliwi Państwu wysyłanie faktur elektronicznych do pozostałych klientów należących do sieci. Planuję wkrótce zmienić oprogramowanie do fakturowania. Czy mogę zaczekać? Naszym celem jest, aby wszyscy dostawcy zarejestrowali się i rozpoczęli wysyłanie faktur do 13 październik 2014 r. Sieć Tungsten Network akceptuje dane przychodzące w dowolnym formacie, zatem mogą Państwo dołączyć do sieci i rozpocząć wysyłanie faktur. Gdy będą Państwo gotowi do używania nowego oprogramowania, wystarczy poinformować Tungsten Network o zmianie formatu danych wyjściowych, a Tungsten Network dokona odpowiednich zmian w sieci, zapewniając bezproblemowe przejście na nowy format danych oraz nieprzerwane dostarczanie faktur. Czy Tungsten Network oferuje pomoc w innych językach? Tak, Tungsten Network oferuje usługi sprzedaży, wdrożenia i pomocy w języku angielskim, francuskim, niemieckim, holenderskim, hiszpańskim, Portugalski i włoskim. Tungsten Network dysponuje także lokalnymi numerami biur obsługi klienta w następujących krajach: Australia +61 (0) Belgia +32 (0) Dania +45 (0) Finlandia +358 (0) Francja +33 (0) Niemcy +49 (0) Irlandia +353 (0) Włochy Malezja +60 (0) Holandia +31 (0) Nowa Zelandia+64 (0) Singapur +65 (0) Hiszpania +34 (0) Szwecja +46 (0) Wielka Brytania +44 (0) Czy dostępne są dodatkowe informacje na temat usługi Tungsten Network? Tak, zapraszamy na stronę Gdzie można uzyskać więcej informacji na temat tego, jak zostać nabywcą korzystającym z usługi Tungsten Network? Zapraszamy na stronę Page 2 of 2 Reference ID:

5 e-invoicing and an overview of your options Join the Tungsten Network and benefit from: Secure and guaranteed invoice delivery: no more paper invoices getting lost in the mail On-time payment: your customers can process your invoices faster No more delays: invoices cannot be sent with missing information, cannot land on the wrong desk and do not need manual intervention Secure online connection: send invoices easily with no need for additional software or hardware 24/7 access and reporting: enjoy higher processing transparency and better cash-flow management Tax compliance: we enable compliant e-invoicing Easy and cost-efficient invoicing at any time Tungsten offers two primary methods for sending invoice and credit transactions. You can either send a data file directly to the Tungsten Network using our Integrated Solution or create invoices online using the Web Form through the Portal. This document explains how e-invoicing works and the options available to you. How it works By checking invoices for duplicates and ensuring they contain the information required by your customer, we ensure automated, straight-through processing and enable on-time payment. Through the Portal you have access to the invoice archive and a number of reporting functions. Please read this document thoroughly before deciding whether Integrated Solution or Web Form submission through the Portal is the best option for your company. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 1 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

6 1. Integrated Solution: sending an extracted data file The Integrated Solution gives you a fully automated process where invoice data is extracted directly from your billing system and delivered directly into your buyers finance systems. This means: We process invoices in any consistent data file format and handle the data transformation based on your customers requirements No need to install additional software or hardware You can send one consolidated data file for all your invoices Once on the network, you can easily connect and send invoices to other customers Costs for the Integrated Solution Every Integrated Solution account receives 520 free invoice transactions per year. Once you have used these transactions, the prices below will apply. We will replenish the free invoices back to 520 on your renewal date. Annual membership 1,250* Free Per invoice transaction costs for additional invoices 1 20 invoices per month invoices per month invoices per month ,000 invoices per month invoices per month 0.32 * Buyer connection fees will apply. The annual fee covers the creation and maintenance of your account for a single tax entity. Please note: transactions are charged on a monthly basis according to volume. Getting started with the Integrated Solution Once your customer invites you to join the Tungsten Network, one of our onboarding experts will walk you through the registration process. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 2 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.

7 2. Web Form: sending electronic invoices using the Portal The Web Form is designed for companies who send a low volume of invoices to their customers each year. The Portal offers you a secure connection and guarantees delivery of your invoice to your customers within hours, which allows them to process your invoice and pay you promptly. Costs for the Web Form Once registered, all new suppliers using this option automatically receive 52 free transactions. At the end of your first anniversary (one year after registration), we will replenish your account, at no charge, back to 52 free invoices for you to use during the next 12 months. If you use all 52 free invoices and need more during this 12-month period, you will be required to purchase additional transactions (minimum 25 invoices), priced at 2.00 per invoice. You can purchase transactions as you need them. Any unused, paid-for invoice transactions will expire 12 months from the date of purchase. If you have paid credit on your account you will still receive 52 free invoices at each anniversary Annual per-invoice transaction costs 1 52 invoices per year Free Each invoice (minimum purchase of 25) 2.00 * Payment options: You can pay by PayPal or credit card. We accept Visa, MasterCard and Visa Debit. You can also pay by direct debit. Getting started with the Web Form submission through the Portal As part of your invitation to join the network, you will receive an with instructions on how to register. Once your registration is complete, we will send you your login credentials by so you can start sending electronic invoices via the Tungsten Network. For more information on Tungsten, e-invoicing and the options available to you, visit or us at info@tungsten-network.com. NOTICE: The information within this document is proprietary to Tungsten and is intended for use by employees, business partners and customers. It may not be copied, duplicated, used in any way, or passed to any third party without the prior written consent of Tungsten. 3 / 3 Copyright 2014 Tungsten. Tungsten is a trademark of Tungsten Corporation Plc and protected by law. Tungsten logo.