Sprzedaż v.5.2. GRAF Serwis Roman Sznajder Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel ,

Transkrypt

1 Sprzedaż v.5.2 Producent GRAF Serwis Roman Sznajder Ustroń ul. Złocieni 4/1 tel ,

2 Spis treści 2 SPIS TREŚCI 1. Wstęp 2. Obsługa programu 3. Logowanie i menu główne 4. Definicje 4.1 Użytkownicy 4.2 Grupy użytkowników 4.3 Serie dokumentów 4.4 Serie udostępnianie 4.5 Magazyny 4.6 Grupy towarów, Grupy kontrahentów i inne opcje 5. Kontrahenci 5.1 Dodawanie kontrahentów 5.2 Edycja kontrahentów 6. Towary 6.1 Dodawanie i edycja towarów Dodawanie towaru Edycja towaru 6.2 Zakładka Magazyn 6.3 Zakładki Dodatkowe 6.4 Ceny sprzedaży 6.5 Obrót towaru 7. Magazyn 7.1 Lista dokumentów magazynowych 7.2 Dodawanie dokumentu magazynowego 8. Sprzedaż 8.1 Nowa transakcja sprzedaży Dodawanie usług Dodawanie towaru 8.2 Dowody dostaw 8.3 Zwroty 8.4 Faktury zbiorcze 9. Zakup 9.1 Lista dokumentów zakupu 9.2 Nowa transakcja zakupu Dodawanie usług Dodawanie towaru 10. Płatności 10.1 Nowa płatność 10.2 Edycja płatności 10.3 Lista dokumentów 11. Produkcja 11.1 Receptury Edycja receptury 11.2 Lista dokumentów produkcji Tworzenie nowego dokumentu produkcji Korekta istniejącego dokumentu

3 1. Wstęp [ Wstęp ] 3 1. Wstęp SQLogic Sprzedaż jest jednym z programów, wchodzących w skład pakietu oprogramowania SQLogic, produkowanego przez firmę GRAF Serwis, z siedzibą w Ustroniu: , ul Złocieni 4/1. Aplikacja wspomaga obsługę sprzedaży, za pomocą wielu rozbudowanych modułów, dzięki czemu firmy handlowe i produkcyjne, korzystające z tego typu rozwiązania, mogą w bardzo prosty sposób kontrolować proces sprzedaży swoich towarów. Program pozwala na wystawianie dokumentów sprzedaży, wyliczanie faktycznej marży, rozliczanie handlowców, rejestrowanie towarów w magazynie w postaci dostaw, kontrolowanie serii towarów i dat ważności. Modularność aplikacji, pozawala na kompleksową obsługę wielu elementów etapu produkcyjnego i sprzedażowego. SQLogic Sprzedaż dysponuje kontrolerami odpowiedzialnymi za sprzedaż, zakup i magazynowanie towarów. Dodatkowo, dołączane są moduły odpowiedzialne za płatności, rozliczenia i umowy z kontrahentami, a także panel do obsługi serwisu. Moduł Sprzedaż daje możliwość kontroli kontrahentów, zamówień, dowodów dostaw, a także obiegu dokumentów w tym faktur VAT, faktur os., faktur ProForma, paragonów, jak również dokumentów PZ/WZ. Oprócz tych funkcji, pozwala on także na automatyzację zadań: dziennych i tygodniowych fakturyzacji, wystawiania dowodów dostaw z zamówień oraz dokumentów rozchodu z magazynu. Moduł Zakup umożliwia nam rozliczanie płatności i kompensat, przy współpracy z ogólną bazą kontrahentów, zamówień, dowodów dostaw, faktur VAT, faktur os., i innych dokumentów PZ. W związku z rozwojem przedsiębiorstw naszych klientów, stawiamy na obsługę zakupu do wielu magazynów jednocześnie, a także obciążanie dostaw kosztami (np. transportu). Pakiet obejmuje także zestawienia zakupu zbiorczego, sortowane wg kontrahentów i grup kontrahentów oraz zestawienia faktur niezapłaconych, zapłaconych, itd.. Magazyn to moduł odpowiedzialny za obsługę wprowadzania przychodów do magazynu, wprowadzanie wydań z magazynu oraz przesunięć międzymagazynowych. Szeroki panel opcji pozwala również na wystawianie dokumentów brakowania i przyjęcia na stan, a także wykonanie remanentu bieżącego oraz dziennego. Pakiet pozwala na pracę na dokumentach przyjęcia PZ, PW, dokumentach wydania WZ, RW, przesunięć magazynowych MMM, MMP, brakowania i przyjęć na stan. Płatności pozwalają na prowadzenie konta bankowego w tym wprowadzanie przelewów, operacji na koncie (wpłat i wypłat), obsługę wynagrodzeń i kredytów. Dodatkowo, moduł pozwala na

4 1. Wstęp [ Wstęp ] 4 prowadzenie kasy, wyprowadzanie dokumentów KP i KW, zaliczek i kompensat (możliwe jest także prowadzenie konta kompensat). Szeroki zakres możliwości pozwala również na wyświetlanie zestawień i raportów bankowych oraz kasowych. We współpracy z Płatnościami działa moduł Rozliczenia, dzięki któremu jesteśmy w stanie zdefiniować szablony rozliczeń, a także prowadzenie i zapisywanie aktualnych rozliczeń w naszej firmie. Moduł Serwis odpowiedzialny jest za obsługę dokumentów zleceń serwisowych, a także rozliczeń za te zlecenia. Dzięki temu możliwe jest tworzenie i wydruk zleceń serwisowych, rezerwacja towarów w magazynie do zlecenia serwisowego, a także automatyczne wystawianie faktur. Pakiet obsługujący umowy z kontrahentami daje nam możliwość rejestracji umów zakupu z klientami oraz późniejszą kontrolę zakupów związanych z tą umową. Dzięki informatyzacji tego segmentu naszej działalności, możemy tworzyć analizy zużycia towarów nabywanych poprzez umowę z dostawcą, kontrolować limity oddziałów i odcinków przedsiębiorstwa oraz towary, których zużycie jest większe od zakładanego. Cały zestaw różnych opcji tworzy w pełni funkcjonalny produkt, pozwalający na kompleksową obsługę procesu sprzedaży w Twojej firmie. Dzięki rozwiązaniom zastosowanym w SQLogic Sprzedaż, otrzymujesz kompletną aplikację, której obsługa jest szybka i intuicyjna. Niniejszy dokument przedstawi najważniejsze opcje, które znajdują się w programie ż, ich obsługę i wykorzystanie, dzięki czemu bez trudu będzie można rozpocząć pracę, wprowadzając w firmie nasze rozwiązania.

5 2 Obsługa programu [Obsługa programu] 5 2. Obsługa programu Program SQLogic Sprzedaż zorientowany jest przede wszystkim na prostotę i intuicyjność obsługi. Dzięki wprowadzonym rozwiązaniom technicznym, nawigowanie oraz uzupełnianie wszelkiego rodzaju formularzy łączy się głównie z powtarzalnymi czynnościami, które nie wymagają ciągłego angażowania nowych rozwiązań, wymuszających przystosowywanie się użytkownika. SQLogic Sprzedaż został zaprojektowany przede wszystkim z myślą o użytkownikach, dla których w pierwszej kolejności liczą się bezproblemowe i szybkie ingerencje w bazę danych. Na przeszkodzie ku temu nie może stać aplikacja, która nawet nie próbuje pomóc w obsłudze siebie samej. Implementacja inteligentnego i intuicyjnego interfejsu jest kluczem do rozwiązań mogących sprostać wysokim wymaganiom firm, których profil wymaga błyskawicznej obsługi klienta. Wychodząc naprzeciw tym wymaganiom, SQLogic Sprzedaż został wyposażony w kilka bardzo istotnych funkcji i usprawnień, które mają podnieść komfort pracy i przyspieszyć wszelkie operacje wykonywane na jego bazie danych: Skróty klawiszowe Inteligentna analiza wpisywanych danych Autouzupełnianie Ergonomiczna kontrola programu Skróty klawiszowe to nic innego jak zestaw połączeń klawiszowych, wykonujących konkretną akcję. Ich implementacja w programie pozwoliła na ograniczenie wykorzystania myszy komputerowej, co znacznie przyspiesza wprowadzanie, edycję i kontrolę danych. Dzięki skrótom klawiaturowym, użytkownik posiada pełną kontrolę nad swoją aplikacją, bez potrzeby zmiany swojego położenia, czy zmiany położenia swojej ręki. Wykorzystywanie myszy i klawiatury jednocześnie spowalnia pracę i powoduje większe zmęczenie. Powodowani tymi informacjami, twórcy SQLogic Sprzedaż postawili w głównej mierze na udostępnienie pełnej kontroli programu z poziomu klawiatury. Dzięki czemu otrzymujemy produkt wpasowujący się w dynamikę firm sprzedażowych. Inteligentna analiza wpisywanych danych funkcja, która sprawdza działania użytkownika programu, kontrolując informacje, jakie wprowadza w formularzach. Funkcja ta zapobiega wprowadzaniu danych niezgodnych z typem danego pola, co zmniejsza prawdopodobieństwo awarii

6 2 Obsługa programu [Obsługa programu] 6 systemu bądź błędu w obliczeniach. Współgrając ze skrótami klawiaturowymi tworzy ona podstawę do szybkiej obsługi formularzy, bez obawy o pominięcie jakiegoś istotnego pola. Autouzupełninie daje nam nowy komfort pracy. Bardzo często, podczas wprowadzania danych do formularza, jesteśmy dokładnie poinformowani, np. dla którego kontrahenta ma zostać wystawiona faktura. Znalezienie konkretnej firmy na rozbudowanej liście klientów zajmuje sporo czasu, dlatego program SQLogic Sprzedaż pozwala na autouzupełnianie, połączone z filtracją owego spisu. Wpisując kilka pierwszych znaków, będących kodem kontrahenta, możemy uzyskać automatyczne wprowadzenie całej jego nazwy w aktywne pole, bądź skrócenie listy do kilku pozycji, których kod rozpoczyna się od wprowadzonych przez nas znaków. Ergonomiczna kontrola programu - SQLogic Sprzedaż to nie tylko zaawansowane rozwiązania biznesowe, realizowane na platformie informatycznej. Wychodząc naprzeciw wymaganiom klientów, a także mając na uwadze komfort pracy użytkowników, aplikacja została także zaprojektowana od zewnątrz, w ten sposób, by jej użytkowanie było dla wszystkich przyjemne i jak najmniej męczące. W ramach tego, twórcy umieścili najważniejsze skróty klawiaturowe w podstawowym zasięgu każdej dłoni, tak, by przesunięcia ręki na klawiaturze były ograniczone do minimum. W ten sposób jesteśmy w stanie zarządzać procesem sprzedaży, zakupu, magazynowania, etc., poruszając samymi palcami, bez konieczności zwiększania motoryki ciała. Oprócz widocznych walorów zdrowotnych, ma to także przełożenie na tempo pracy, wprowadzania danych i realizowania konkretnych zadań. SQLogic Sprzedaż przede wszystkim realizuje się na płaszczyźnie szybkości obsługi. Powyżej opisane elementy programu łączą się w całość, która w efekcie owocuje intuicyjnym i szybkim interfejsem. Skróty klawiaturowe odgrywają znaczną rolę w procesie uzupełniania danych. Dzięki nim jesteśmy w stanie bez odrywania rąk od klawiatury uzupełniać każdy możliwy formularz, występujący w aplikacji. Użytkownik może w prosty sposób nawigować pomiędzy poszczególnymi polami, klikając klawisz [ENTER]. Dzięki temu, wypełniając element treścią, intuicyjnie klikamy tenże przycisk w celu potwierdzenia, a automat przenosi nas do kolejnego okienka, gdzie ponownie możemy, bez dłuższego zastanowienia, wprowadzać kolejne informacje. Inteligentna kontrola wpisywanych danych pozwala na wyłapanie typu wprowadzanych informacji, a także pomijanie pól, które nie są uznane przez program za wymagane. Dzięki temu, wypełniając formularz, korzystając przy tym jedynie z klawiatury, program zablokuje przejście do nowego pola

7 2 Obsługa programu [Obsługa programu] 7 edycji w momencie, gdy podane przez nas informacje nie będą zgodne z oczekiwanym typem wartości, bądź też, jeśli będziemy chcieli pominąć istotny element, który jest niezbędny w prawidłowym działaniu bazy danych. Powyżej przedstawiony przykład inteligentnej kontroli jest także realizowany przy wpisywaniu danych z nawigacją pomiędzy polami za pomocą myszki komputerowej. Realizuje się on wtedy jednak za pomocą okienek dialogowych, informujących użytkownika o źle wprowadzonych wartościach, bądź pominiętych, istotnych polach. Klawisz [ENTER] ma również duże znaczenie w procesie autouzupełniania danych formularza. Dzięki niemu właśnie możemy potwierdzić swój wybór po wpisaniu kilku pierwszych znaków danego obiektu. W ten sposób, po wpisaniu PRO w polu Kontrahenci i zatwierdzeniu wyboru, aplikacja automatycznie otworzy nowe okno, w którym, spośród listy naszych klientów, zostaną wyselekcjonowane tylko te pozycje, których kod rozpoczyna się od tych znaków, przykładowo: - PROARTE - PRO-Wellness - PRO-West W tym samym przykładzie, wprowadzając w pole z opcją autouzupełniania wartość PROA i zatwierdzając operację klawiszem [ENTER] program automatycznie wyselekcjonuje z bazy pasujące pozycje i po stwierdzeniu, że jest tylko jedna, odpowiadająca początkowym znakom, dynamicznie wprowadzi cały jej kod w pole edycji: PROARTE Oprócz klawisza [ENTER] istotną rolę w obsłudze programu odgrywają kursory, które wspomagają nawigację w programie. Głównie widoczne jest to w przypadku głównego okienka menu programu, gdzie pomiędzy poszczególnymi pozycjami przenosimy się za pomocą strzałek w górę i w dół, zatwierdzając swój wybór klawiszem [ENTER]. Przydatność skrótów klawiaturowych objawia się przede wszystkim na poziomie poszczególnych modułów programu. W momencie, gdy zdecydujemy się na korzystanie z funkcji np. Listy dokumentów magazynowych, w prosty sposób możemy wywołać interesujące nas akcje, takie jak Dodawanie nowego obiektu, Edycja już istniejącego, Wydruk listy, bez odrywania rąk od klawiatury. Możemy to uzyskać klikając kolejno w: [ALT] + [N] (Nowy), [ALT] + [E] (Edycja), [ALT] + [D] (Drukuj). Jak można zauważyć, wszystkie klawisze alfanumeryczne znajdują się w zasięgu palców prawej, bądź lewej dłoni, w ten sposób ich dosięgnięcie nie sprawia użytkownikowi żadnych problemów, nawet wtedy, gdy nie chce poruszać on rękoma.

8 2 Obsługa programu [Obsługa programu] 8 Ostatnim klawiszem, który jest używany równie często, co wyżej wymienione skróty klawiaturowe jest [INSERT]. Do zrozumienia jego funkcji potrzebne jest krótkie wprowadzenie: w programie SQLogic Sprzedaż bardzo często użytkownik odwołuje się do wcześniej wpisanych informacji, które teraz tworzą listę elementów. Taką listą może być np. zbiór wszystkich kontrahentów, których obsługuje nasza firma. Podczas procesu sprzedaży, definiując daną transakcję, zmuszeni jesteśmy do odznaczenia, który z naszych klientów brał w niej udział. Musimy się zatem odwołać do istniejącej już listy. W tym celu możemy skorzystać z funkcji autouzupełniania, gdzie aplikacja sama, automatycznie wybierze spośród wszystkich elementów te pasujące i wyświetli je nam w nowym oknie, bądź dynamicznie dokończy kod. Co jednak w przypadku gdy nie znamy kodu kontrahenta? Musimy wtedy uruchomić listę ręcznie i wyszukać go na własną rękę. W tym przypadku, inteligentna kontrola formularza nie pozwoli nam przejść do kolejnego pola bez wprowadzenia wartości, ale też nie uruchomi nam pełnej listy. Możemy to zrobić w dwojaki sposób pierwszym jest wykorzystanie myszki komputerowej: klikając na pole edycji prawym klawiszem, aplikacja otworzy nam interesującą nas listę. Znacznie szybszą alternatywą jest skorzystanie tutaj z klawisza [INSERT], który wykona tę samą akcję, bez potrzeby odrywania rąk od klawiatury. Mnogość skrótów klawiaturowych i ich inteligentne wsparcie ze strony programu nie wyklucza nawigowania i obsługi aplikacji za pomocą myszki. SQLogic Sprzedaż w pełni obsługuje dwa typy interfejsu, nie umniejszając żadnego z nich. Korzystanie z klawiatury i myszki komputerowej może być w wielu przypadkach bardzo pomocne. Pozwala to ponownie ograniczyć ruchy pomiędzy dwoma kontrolerami. Gdy używamy jednego, bez problemu możemy użyć go także na poziomie aplikacji SQLogic Sprzedaż bez obaw, że interfejs może tego nie obsługiwać. Zasady korzystania z myszki komputerowej są równie proste, jak w przypadku wsparcia klawiaturowego. Wszelkie pola edycji, które bazują na wartościach wprowadzanych już wcześniej, mogą zostać obsłużone za jej pomocą. Przydatny jest tutaj prawy klawisz kontrolera, który automatycznie uruchamia nowe okienko z interesującym nas spisem. W ten sposób możemy (zupełnie, jak za pomocą klawisza [INSERT]), otworzyć edycję każdego elementu aplikacji, który odwołuje się do wartości już istniejących.

9 2 Obsługa programu [Obsługa programu] 9 Wsparcie myszki komputerowej nie powoduje wyłączenia skrótów klawiaturowych czy też inteligentnej kontroli wprowadzanych informacji. Te opcje pozostają załączone cały czas, w przypadku, gdy chcielibyśmy błyskawicznie się przenieść na drugi styl obsługi programu SQLogic Sprzedaż. Bez przeszkód możemy korzystać z tych dwóch interfejsów. Oba posiadają swoje wady i zalety, dlatego ich kompleksowe połączenie powoduje, że finalny produkt jest przyjazny dla odbiorcy i szybki w użytkowaniu.

10 4.1 Użytkownicy [ Definicje ] Logowanie i menu główne Aplikacja SQLogic Sprzedaż opiera się na prostym i przejrzystym interfejsie graficznym, który jest wspomagany przez zaawansowaną obsługę skrótów klawiszowych, pozwalających na wykonywanie w szybki sposób akcji bez wykorzystywania myszki komputerowej. Po uruchomieniu programu SQLogic Sprzedaż, naszym oczom ukaże się niewielkie okienko, które służy jako panel logowania do systemu. Okno logowania pozwala zidentyfikować osobę korzystającą z programu, ale również przydzielić jej właściwe uprawnienia, które są związane z przynależnością do grupy użytkowników. Dostęp do aplikacji posiada budowę zhierarchizowaną, dzięki czemu, niektórzy pracownicy mogą wykorzystywać wszystkie możliwości oferowane przez SQLogic Sprzedaż, inni zaś tylko ich część. Wszystkie te opcje definiowane są z poziomu aplikacji, o czym mówi jeden z następnych rozdziałów tej dokumentacji. Logowanie do systemu również zostało usprawnione, dzięki zaawansowanej obsłudze klawiatury. Wybory z list opcji, takich jak Firma, Rok, Grupa użytk., czy Użytkownik, wspomagane są kursorami. Naciskając przycisk strzałki w dół [ ] rozwijamy każdą listę, z której wybieramy odpowiednią dla siebie pozycję. Naszą decyzję potwierdzamy klawiszem [ENTER], który automatycznie przenosi nas do następnych pól. Pole hasło jest zabezpieczone przed ewentualnym podglądaniem treści, dlatego zamiast liter pojawiają się gwiazdki ( * ). Po wprowadzeniu ciągu znaków, który zabezpiecza dostęp do aplikacji, ponownie możemy nacisnąć klawisz [ENTER], by

11 4.1 Użytkownicy [ Definicje ] 11 rozpocząć procedurę autoryzacji dostępu. Jeśli wszystko zostało poprawnie wprowadzone, przed oczami użytkownika pojawi się stosowny komunikat i program uruchomi menu główne. Nawigacja w SQLogic Sprzedaż odbywa się z poziomu drzewiastego katalogu funkcji, który ma funkcjonalność menu. Poruszamy się w nim, wykorzystując klawiaturę bądź myszkę. Chcąc rozsunąć listę funkcji danego modułu np. Sprzedaży czy Zakupu z poziomu klawiatury, musimy najpierw wybrać daną pozycję kursorami (wybrana pozycja jest podświetlona), a następnie nacisnąć klawisz [ENTER]. Ponowne wykorzystanie tego klawisza spowoduje zwinięcie listy. Budowa menu pozwala w łatwy sposób na rozróżnienie pomiędzy elementami zawierającymi funkcje, a samymi funkcjami. Zastosowana została tutaj jednolita ikonografia, która definiuje: - ten znak oznacza, że dana pozycja jest modułem, którego funkcjonalność można zobaczyć po rozwinięciu - to ikona funkcji, która po naciśnięciu klawisza [ENTER] otworzy nowe okno z osobną zawartością

12 4.1 Użytkownicy [ Definicje ] 12 Po zakończonej pracy możemy wylogować użytkownika, korzystając z funkcji Wybór użytkownika dzięki czemu przeniesiemy się ponownie do okna logowania, bądź przycisku, który powoduje zamknięcie aplikacji.

13 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] Definicje System SQLogic Sprzedaż oferuje swoim użytkownikom szerokie opcje konfiguracyjne. Dzięki Definicjom jesteśmy w stanie ustalić najważniejsze parametry obsługi systemu, a także właściwości dokumentów, na których będziemy pracować podczas korzystania z aplikacji. W niniejszym rozdziale przedstawimy najważniejsze elementy konfiguracyjne, które pozwolą dostosować program do naszych potrzeb.

14 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] Użytkownicy Użytkownicy to moduł pozwalający na kontrolę kont dostępowych do programu, wraz z kontrolą dostępu do konkretnych pól w poszczególnych elementach systemu. Po wybraniu z menu głównego opcji Definicje, naszym oczom ukaże się okno, pozwalające na kontrolę różnych elementów programu. Lista po lewej stronie prezentuje moduły, na które możemy mieć wpływ. Domyślnie aplikacja przenosi nas do listy użytkowników, zorganizowanych w grupy dostępowe. Wyboru konkretnej grupy możemy dokonać, korzystając z rozwijanej listy Grupy użytkowników. Obiektem naszych zainteresowań będzie grupa Administracja, czyli zbiór kont, posiadających szeroki dostęp do możliwości systemu. Lista prezentuje najważniejsze informacje, pozwalające na podgląd takich właściwości jak: Imię, Nazwisko oraz podsumowanie dostępu do poszczególnych modułów SQLogic Sprzedaż: Spis ogranicza się do sumarycznego zestawienia możliwości konkretnego użytkownika. Jeżeli posiada on możność w ramach administracji jedną funkcją danego modułu, aplikacja wyświetli literę T, w przeciwnym wypadku w danej kolumnie będzie pojawiać się litera N. Poniższe zestawienie prezentuje rozwinięcie skrótów, wykorzystanych w tabeli: S moduł Sprzedaż

15 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 15 Z moduł Zakup M moduł Magazyn P moduł Produkcja Se funkcje dotyczące serwisu UmZ funkcje dotyczące umów zakupu Pł funkcje dotyczące płatności St funkcje dotyczące statystyk D moduł Definicji K moduł Kontrahenci T moduł Towary Chcąc edytować dane konkretnego konta klikamy dwukrotnie na interesującą nas pozycję na liście użytkowników. W ten sposób możemy zmodyfikować informacje o grupie, do której przynależy dane konto, zmienić jego dane osobowe (imię, nazwisko, skrót, hasło), a także wprowadzić zmiany w dostępie do poszczególnych funkcji systemu. Ostatnią z tych operacji wykonujemy, poprzez wybranie konkretnego obszaru funkcjonalności z rozwijanej listy po prawej stronie nowo otwartego okna. Wybierając jedną z pozycji, naszym oczom ukaże się spis możliwości, które dotyczą danego modułu. Każda z nich posiada po lewej swojej stronie obszar do zaznaczania/odznaczania (zaznaczamy Spacją). Zakończenie działań potwierdzamy, klikając przycisk [Zapisz], bądź korzystając ze skrótu klawiaturowego [ALT] + [Z].

16 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 16 Okno dodawania użytkowników możemy wywołać na kilka różnych sposobów: kliknięcie prawym przyciskiem myszy na obszar listy użytkowników skorzystanie z klawisza [INSERT] w obszarze edycji/dodawania użytkownika: kliknięcie przycisku [Nowy użytk.] Analogicznie do edycji, w oknie dialogowym możemy zdefiniować podstawowe informacje o nowym użytkowniku, przypisać go do jednej z grup, a także opisać jego możliwości administracyjne w systemie, wybierając interesujące nas pozycje z rozwijanej listy umiejscowionej po prawej stronie otwartego okna. Całość potwierdzamy, klikając przycisk [Zapisz] (skr. klawiaturowy: [ALT] + [Z]). 4.2 Grupy użytkowników Opisywana tutaj funkcjonalność nie jest wyróżniona jako odrębna opcja na liście elementów programu. Wywołujemy ją podczas korzystania z elementu Użytkownicy. Możemy to zrobić w dwojaki sposób: kliknięcie prawym klawiszem myszy na rozwijaną listę Grupy użytkowników jeżeli rozwijana lista Grupy użytkowników jest aktywna: kliknięcie klawisza [INSERT] Powyższe akcje wywołają nowe okno, w którym będziemy mogli dodawać, edytować oraz usuwać grupy użytkowników.

17 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 17 Domyślnie otwiera się funkcja dodawania nowej grupy. Do wykonania tej czynności potrzebne jest jedynie wypełnienie pola edycji tekstowej Grupa, a następnie zapisanie naszej aktywności poprzez kliknięcie przycisku [Zapisz]. Edycja interesującej nas nazwy grupy odbywa się poprzez wybranie jej z rozwijanej listy Lista grup. Aktywowana pozycja pojawi się w polu Grupa. Jeżeli zmienimy jej treść i klikniemy przycisk [Zapisz], nasze modyfikacje zostaną zachowane, a program pokaże komunikat o treści: Zapis poprawny. Usuwanie grupy wykonuje się podobnie: po wyborze interesującej nas pozycji z rozwijanej listy Lista grup, klikamy na przycisk [Skasuj]. Co powoduje nieodwołalne wykasowanie danej grupy z bazy programu. Ważnym jest, by usuwana grupa była całkowicie pusta (nie zawierała żadnych użytkowników do niej przynależących). W przeciwnym wypadku program odmówi wykasowania grupy, wyświetlając komunikat błędu. 4.3 Serie dokumentów Druga pozycja na liście elementów programu opcji Definicje dotyczy dokumentów, które są wykorzystywane w programie przez poszczególne moduły. Dzięki temu możemy w szybki sposób ustalić serie dokumentów dla obszarów:

18 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 18 Sprzedaży (serie dok. sprzedaży) Zakupu (serie dok. zakupu) Magazynu (serie dok. magazynowych) Produkcji (serie dok. produkcyjnych) Płatności (serie dok. płatności) Serwisu (serie dok. serwisowych) Umów zakupu (serie umów zakupu) W powyższym spisie, w nawiasach, zaznaczono nazwę, pod jaką występują dane moduły na rozwijanej liście Rodzajów serii, będącej pierwszym polem, który widzimy po aktywowaniu elementu Serie dokumentów. Z niej wybieramy właśnie obszar, którego serię dokumentów chcemy definiować. Serie przyporządkowane są do poszczególnych grup użytkowników, o czym szerzej napiszemy w podrozdziale 4.4 Serie udostępnianie. Po wybraniu interesującego nas

19 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 19 odbiorcy, naszym oczom ukaże się lista udostępnionych serii. Możemy dodawać do niej nowe pozycje, bądź też edytować istniejące. Dla niektórych serii program dostarcza jeszcze jedno pole doprecyzowujące interesujące nas typy. Dla magazynowych, produkcyjnych, serwisowych i umów zakupu jest to lista magazynów, a dla dokumentów płatności wybór konta/banku. Dodawanie i edycja odbywa się w ten sam sposób, jak w innych modułach. W celu aktualizacji którejś serii, wybieramy ją z listy klikając dwukrotnie, bądź potwierdzając wybór klawiszem [ Enter ]. Dodawanie nowego typu odbywa się poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na listę, bądź skorzystaniem z klawisza [ Insert ]. W pojawiającym się oknie uzupełniamy najważniejsze informacje: rodzaj, nazwa i typ serii Serie - udostępnianie Opcja Serie udostępnianie pozwala na zdefiniowanie, które serie będą przypisane do poszczególnych grup użytkowników. Dzięki temu program zapewnia kontrolę przebiegu dokumentów, ograniczając dostęp niepowołanym osobom do poszczególnych informacji oraz funkcjonalności.

20 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 20 Proces udostępniania jest bardzo prosty i intuicyjny: Korzystając z rozwijanej listy nad lewą kolumną, wybieramy, która seria dokumentów nas interesuje. Program, po zatwierdzeniu wyboru, automatycznie pokaże listę serii w lewej kolumnie. Dopełnieniem formalności jest wybranie grupy użytkowników z rozwijanego pola, znajdującego się pod przyciskiem Odczytaj. Po wybraniu interesujących nas serii, klikamy na przycisk Udostępnij, bądź korzystamy ze skrótu klawiszowego [ALT] + [U], by zezwolić na dostęp konkretnej grupie do wyselekcjonowanych serii.

21 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] Magazyny Magazyny - jest to opcja, zawarta w module Definicji, która pozwala na utworzenie własnych magazynów, umożliwiających podział asortymentu na określone lokalizacje lub grupy. Lista magazynów przedstawia wszystkie obiekty, które mamy zdefiniowane, po prawej jej stronie znajduje się rozwijane pole grup użytkowników, posiadających wgląd w poszczególne stany i mogących pracować w oparciu o dane magazyny. Jak w poprzednim rozdziale, tak i tutaj, udostępnianie magazynów odbywa się poprzez wybranie interesującej nas grupy i dodanie do spisu wyselekcjonowanego magazynu przyciskiem Udostępnij, bądź skrótem klawiszowym [ALT] + [U]. Formularz dodawania magazynu otwieramy za pomocą kliknięcia prawym przyciskiem myszy na ich liście (w zastępstwie: klawisz [INSERT] ). Okno, które się przed nami pojawi obsługuje także edycję obiektów (by to zrobić, wybieramy z rozwijanego pola Lista

22 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 22 magazynów interesującą nas pozycję). Obowiązkowymi pozycjami są: kod i nazwa magazynu. Oprócz nich możemy także zdefiniować konto księgowe, jednak nie jest to wymagane. 4.6 Grupy towarów, Grupy kontrahentów i inne opcje W tym podrozdziale opiszemy ostatnie już opcje modułu definicji, działające na tych samych zasadach, co opisywane poprzednio. Grupy towarów to rodzaje produkowanego bądź udostępnianego na zasadach usług towarów, które zawrzemy w funkcjonalności programu ż. Oczywiście, możemy je dodawać i edytować, korzystając z prawego przycisku myszy bądź klawisza [INSERT]. Formularz, który pojawia nam się wraz z wykonaniem powyższych akcji pozwala na powiększenie listy o nowe grupy oraz aktualizację grup już istniejących. Po wywołaniu okna formularza dodawania/edycji grup towarów, wybieramy z listy istniejących grup interesującą nas pozycję, bądź miejsce, względem którego ma być utworzona nowa grupa. Zatem, chcąc dodać podkategorię do grupy SPOŻYWCZE klikamy na tę nazwę, a następnie korzystamy z przycisku Nowa grupa, bądź skrótu klawiaturowego [ALT] + [N]. Następnie uzupełniamy pole Nazwa grupy, a także Pozycja nowej grupy. Ostatnie z wymienionych pól będzie odpowiedzialne za usytuowanie nowego obiektu względem wybranego wcześniej elementu z listy grup towarów. Program pozwala na zdefiniowanie grupy równorzędnej bądź podrzędnej w stosunku do oznaczonej na niebiesko pozycji na liście po lewej stronie formularza. Całość zatwierdzamy przyciskiem Zapisz, bądź skrótem klawiaturowym [ALT] + [Z]. Dodatkowo, do każdej istniejącej kategorii możemy stworzyć definicje rabatów, określających warunki na jakich mają być sprzedawane produkty zawarte w konkretnej grupie dla wybranego kontrahenta. Opcja grup towarów pozwala na udostępnianie poszczególnych kategorii konkretnym zbiorom użytkowników. Grupy kontrahentów jest opcją, pozwalającą na definicję zbiorów kontrahentów, którym w łatwy sposób można przypisać pewne cechy w systemie SQLogic Sprzedaż. Możemy tutaj również zarządzać prawami dostępu do poszczególnych kategorii kontrahentów. Dodawanie i edycja ogranicza się tylko i wyłącznie do wprowadzenia unikatowej nazwy.

23 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 23 Konta firmy tutaj definiujemy konta, którymi posługuje się nasza firma oraz zarządzamy prawami dostępu do tychże z poziomu aplikacji. Dodawanie i modyfikowanie konta pozwala na ustalenie jego kodu, zdefiniowanie nazwy konta lub banku, wprowadzeniu numeru oraz typu, a na koniec, ustaleniu hasła dostępowego. Wydziały pozwalają na określenie punktów będących oddziałami firmy, posiadającymi swoje własne konto księgowe, a także określenie dla każdego z nich odcinków (kodu i konta). Ceny globalne sprzedaży to definicje cen, będących rabatami bądź narzutami na cenę zakupu/cenę podstawową. Ustalane są one jako procent od ceny sprzedaży (podst.) lub narzut na cenę zakupu. W zależności od wybranego typu, wartości przyjmowane w formularzu odbierane są jako kwoty/rabaty. Istnieje także możliwość ustalenia minimalnej ilości zakupu produktu, która jest wymagana przy korzystaniu ze zdefiniowanej ceny globalnej.

24 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 24 Wszystkie operacje dodawania/edycji odbywają się w sposób znany z innych opcji modułu Definicje, opisywanych w poprzednich podrozdziałach.

25 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] Kontrahenci 5.1 Dodawanie kontrahentów Wprowadzanie do obsługi programu zaczniemy od dodawania kontrahentów do bazy danych. Program SQLogic Sprzedaż pozwala na dokładne zdefiniowanie firm, instytucji czy osób prywatnych, które będą brały udział w naszych transakcjach. W celu dodania nowego kontrahenta, wybieramy z menu głównego opcję Kontrahenci (możemy to zrobić za pomocą kursorów, potwierdzając wybór klawiszem [ENTER]). Na ekranie pojawi się nowe okno z listą naszych kontrahentów po lewej stronie oraz panelem dodawania nowych podmiotów po prawej. Chcąc wprowadzić do bazy nowego kontrahenta, wykorzystujemy skrót klawiaturowy [ALT] + [N], który automatycznie otworzy nam pusty formularz. Jeżeli posługujemy się myszką, a wcześniej edytowaliśmy jakiegoś kontrahenta, w celu wyczyszczenia pól, wykorzystujemy przycisk Nowy, znajdujący się na pasku narzędzi w dolnej części okna Lista kontrahentów.

26 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 26 Najważniejszą informacją, jaką musimy wprowadzić, jest Kod kontrahenta, czyli pierwsza z pozycji formularza. Jest to unikalna wartość każdego z podmiotów, znajdujących się w naszej bazie. Jeżeli przypadkowo wykorzystamy już istniejący kod, to program nas o tym poinformuje komunikatem błędu w momencie zapisu: Kontrahent o podanym kodzie już istnieje w bazie danych. Oprócz tego, obowiązkowymi polami są: Nazwa kontrahenta gdzie podajemy pełną nazwę podmiotu Adres kontrahenta dokładny, znany nam adres Rodzaj z rozwijanej listy musimy wybrać, czy Kontrahent działa jako firma, instytucja, firma VAT od br., dostawca czy osoba prywatna Grupa czyli przynależność do zdefiniowanych przez nas grup Kontrahentów (okno z listą grup otwieramy, klikając na to pole prawym klawiszem myszy, bądź używając klawisz [INSERT]) Wprowadzając podmioty, które będą nabywały od nas produkty, musimy zdefiniować dla nich Grupę rabatową oraz ustalić sposób płatności. Jeżeli jakiś Kontrahent zażyczy sobie fakturę VAT, musimy wpierw w jego profilu wprowadzić Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Poprawne wypełnienie formularza finalizujemy zapisem nowego podmiotu w bazie. Możemy to wykonać za pomocą myszki, klikając w przycisk kombinacji klawiszy [ALT] + [Z]., bądź korzystając z klawiaturowej

27 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 27 Jeśli nie pominęliśmy żadnego obowiązkowego pola, pojawi się stosowny komunikat, o poprawnie zakończonej akcji. 5.2 Edycja kontrahentów Modyfikacja kontrahentów odbywa się w analogiczny sposób do procesu dodawania nowych podmiotów. W celu rozpoczęcia edycji, otwieramy okno Listy kontrahentów, które znajduje się w menu głównym (pozycja Kontrahenci). Następnie wybieramy z listy, znajdującej się w lewej części okna, jednego z kontrahentów myszką, potwierdzając wybór podwójnym kliknięciem, bądź korzystając z kursorów klawiatury oraz klawisza [ENTER]. Etap edycji danych przebiega w identyczny sposób, jak robiliśmy to przy dodawaniu podmiotów. Należy pamiętać, że również i teraz, są pola obowiązkowe, których pozostawienie bez danych spowoduje błąd (są to: Nazwa kontrahenta, Adres kontrahenta, Grupa oraz Rodzaj).

28 4.2 Edycja kontrahentów [ Kontrahenci ] 28 Podczas edycji mamy wpływ na wartości wszystkich pól, oprócz Kodu kontrahenta, który jest niezmienny, od momentu zapisu nowego podmiotu. Zakończenie wprowadzania zmian potwierdzamy, klikając na przycisk klawiszowy [ALT] + [Z], bądź poprzez skrót

29 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] Towary Program SQLogic Sprzedaż wyposażony jest w rozbudowany moduł obsługi magazynu oraz towarów w nim się znajdujących. Dzięki możliwościom oferowanym przez aplikację, jesteśmy w stanie w szybki sposób uzupełniać informacje o stanie bieżącym naszych zasobów, a także wykonywać na nich operacje, związane ściśle ze sprzedażą, zwrotami, korektami, etc.. Po wybraniu odpowiedniego pola w menu głównym, naszym oczom ukaże się zakładka Karta towaru, prezentująca zdefiniowane obecnie towary wraz z ich ilością magazynową oraz konkretną ceną. Nawigacja na liście przebiega w sposób znany nam z innych modułów. Za pomocą kursorów przenosimy się pomiędzy poszczególnymi pozycjami, a jeśli wybierzemy już któryś z interesujących nas towarów, potwierdzamy swoją decyzję klawiszem [ENTER].

30 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] 30 Wtedy to naszym oczom ukażą się szczegóły danej pozycji, gotowe do ewentualnej dalszej edycji. 6.1 Dodawanie i edycja towarów Dodawanie towaru W celu dodania nowego towaru, korzystamy z przycisku Nowy, bądź posługujemy się skrótem klawiaturowym [ALT] + [N], który wyczyści nam automatycznie formularz w prawej części zakładki Karta towaru i pozwoli nam na wpisanie własnego towaru. Po wybraniu tego skrótu, kursor automatycznie przeniesie swoją aktywność na pole Kod towaru jest to obowiązkowe pole, którego pominąć nie możemy. Inne pola, których wypełnienie jest wymagane, możemy zidentyfikować przy samym wpisywaniu informacji do programu: jeżeli nawigujemy myszą, walidacja poprawności danych w formularzu odbywa się na samym końcu, przy próbie zapisu wtedy też zostaniemy poinformowani stosownym komunikatem o pominięciu niektórych pól. Znacznie szybszym sposobem wprowadzania danych jest przemieszczanie się pomiędzy poszczególnymi rejonami za pomocą klawisza

31 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] 31 [ENTER], dzięki dynamicznej kontroli wprowadzanych informacji, program automatycznie wykryje, które pole oznaczone jest jako wymagane i nie pozwoli nam na przejście do następnego, bez wprowadzenia konkretnych danych. Do obowiązkowych pól należą: Kod towaru, Nazwa towaru, Grupa, Rodzaj, Stawka, Cena podstawowa sprzedaży i Jednostka. Kod towaru jest unikatową właściwością, pozwalającą na identyfikację konkretnego elementu w bazie. Następnie wpisujemy nazwę, opisującą, bądź uzupełniającą informacje o towarze. Musimy także określić grupę, jaką reprezentuje dany towar (wspominaliśmy o tym w poprzednim rozdziale, opisując Definicje grup towarów) aby skorzystać z tego pola, klikamy klawisz [INSERT] bądź prawy przycisk myszy, obie te akcje wywołają nowe okno, zawierające listę zdefiniowanych grup. Rodzaj elementu może być dwojaki: usługa bądź towar. Od tego parametru w głównej mierze zależy sposób sprzedawania tej konkretnej pozycji, za pomocą modułu Sprzedaż. Różnice, jakie pojawiają się w związku z tą właściwością opisane są szczegółowo w rozdziale Sprzedaż. Ostatnimi informacjami są ustawienia stawki VAT na nasz towar oraz ustalenie jednostek, w jakich jest on liczony. Nasze działania kończymy przyciskiem Zapisz, bądź skrótem klawiaturowym [ALT] + [Z].

32 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] Edycja towaru Edycja odbywa się analogicznie do działań, mających na celu dodanie nowego towaru. Różnica pojawia się na początku, gdyż zamiast wywołania czystego formularza, wybieramy z listy w lewej części zakładki Karta towaru interesujący nas produkt. Zatwierdzając wybór klawiszem [ENTER] bądź kliknięciem myszy, przechodzimy automatycznie do modyfikacji danych o towarze. Oprócz podstawowych informacji o naszym towarze, możemy także podglądnąć przebieg operacji magazynowych na nim dokonywanych. Edycja pozwala na zmodyfikowanie wszystkich informacji, łącznie z rodzajem produktu. Jedyną wartością nieedytowalną jest Kod towaru, będący numerem identyfikacyjnym konkretnego obiektu. Edycja nie ma wpływu na już wystawione dokumenty. Zmiana cen, stawek czy rodzaju danego produktu nie wpływa w żadnym stopniu na dokumenty, które zostały już zamknięte. Po wprowadzeniu wszystkich zmian, dokonujemy zapisu, korzystając z przycisku Zapisz umiejscowionego na dolnej belce okna, bądź skrótu klawiaturowego [ALT] + [Z].

33 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] Zakładka Magazyn Zakładka Magazyn, w oknie modułu Towary, pozwala na szybki podgląd bieżących stanów magazynowych z możliwością filtrowania informacji. Funkcjonalność ta pozwala na przeszukiwanie konkretnych magazynów za pomocą rozmaitych kryteriów. Pierwszą rzeczą, którą musimy ustalić, jest rodzaj poszukiwanych informacji możemy dowiedzieć się o stanie ogólnym naszych zasobów (ogółem w magazynie), bądź przejrzeć dostawy (dostawy w magazynie) opcje te definiują, jakie informacje zostaną przedstawione w tabeli wyszukiwania. Druga z nich otwiera na liście dwie dodatkowe kolumny datę ważności oraz serię towaru. Istotną rzeczą jest ustalenie, w jakim magazynie będziemy poszukiwać informacji. Jest to kolejna opcja obowiązkowa, którą należy wypełnić, by móc rozpocząć filtrację. Wybranie rodzaju poszukiwań oraz magazynu docelowego wystarczy, by wyświetlić listę towarów. Korzystając jednak z kolejnych opcji tejże funkcjonalności, jesteśmy w stanie wyciągnąć z listy całościowej np. produkty tylko jednej grupy, pochodzące od jednego kontrahenta, bądź też dotyczące jednego, konkretnego towaru.

34 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] 34 Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów, istotnych dla filtracji, rozpoczynamy przeszukiwanie aby to uczynić, korzystamy z przycisku Odczytaj, bądź skrótu klawiaturowego [ALT] + [O]. Spowoduje to wyświetlenie w tabeli wszystkich, pasujących do wybranych kryteriów towarów. 6.3 Zakładki Dodatkowe W tym podrozdziale przyjrzymy się dwóm zakładkom, które figurują w module Towarów jako Dodatkowe oraz Dodatkowe 1. Jak sama ich nazwa wskazuje służą one do poszerzenia definicji konkretnych towarów, dzięki czemu możemy bardziej sprecyzować nasze wymagania, co do obsługi sprzedaży na konkretnych obiektach, a także funkcjach magazynowania oraz produkcji. W pierwszej zakładce mamy do czynienia z doprecyzowaniem informacji o zamówieniu oraz wprowadzaniu towaru do magazynu. W tej funkcjonalności, operacje wykonujemy dopiero po zatwierdzeniu konkretnego elementu, będącego na liście towarów jak w przypadku edycji obiektu np. na Karcie towaru. Wyboru dokonujemy za pomocą kursorów, potwierdzając go klawiszem [ENTER], bądź przy użyciu myszy.

35 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] 35 Z poziomu tej zakładki opisujemy nasze zapotrzebowanie na dany towar w jaki sposób będzie on magazynowany i jak często stan ma być aktualizowany. Zgodnie z naszymi wymaganiami, rozpisane w ten sposób ilości maksymalne i minimalne będą respektowane przez program, a nasz magazyn uaktualniany na bieżąco. Ustawienia automatycznego uzupełniania zapasów mogą dotyczyć konkretnego okresu obrotu wg daty początku roku, oraz konkretnej ilości liczonej wstecz (dni, tygodni, miesięcy). Istotne jest również to, że możemy zdefiniować sposób, w jaki będą wprowadzane dane do dokumentów magazynu, a także to, jaki magazyn będzie przechowywał dany towar. Dodatkowo, możemy także ustalić kod kreskowy (EAN) oraz opcję zaokrąglania ilości nowych produktów. 6.4 Ceny sprzedaży Zakładka Ceny sprzedaży pozwala na zdefiniowanie indywidualnego cennika dla poszczególnych kontrahentów, bądź grup kontrahentów, dzięki czemu kwoty niektórych produktów automatycznie mogą być modyfikowane dla konkretnych klientów podczas sprzedaży.

36 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] 36 Zdefiniowanie takiej ceny odbywa się poprzez wybranie konkretnego towaru z listy i potwierdzenie swojej selekcji przyciskiem [ENTER] bądź przyciskiem myszy. Operacja ta otworzy po prawej stronie aktualną Listę cen sprzedaży, do której będziemy dodawać nowe definicje. W celu dodania nowej ceny sprzedaży dla towaru, klikamy prawym klawiszem na Listę cen sprzedaży, bądź korzystając z klawisza [INSERT]. Najważniejszą opcją jest wybranie typu ceny sprzedaży, mamy bowiem do wyboru kilka różnych typów, pozwalających wykonywać różnorakie operacje na cenach podstawowych. Wśród nich znajdują się: Cena dodatkowa sprzedaży cena Cena sprzedaży kontrahent Rabat od ceny sprzedaży kontrahent Narzut na cenę zakupu kontrahent Cena sprzedaży grupa kontrahentów Rabat od ceny sprzedaży grupa kontrahentów Narzut na cenę zakupu grupa kontrahentów Kod towaru kontrahenta

37 6.4 Ceny sprzedaży [ Towary ] 37 Jak można zauważyć, oprócz operacji cenowych, można także dostosowywać niektóre parametry produktu do konkretnego kontrahenta. Nowa cena sprzedaży pozwala na zmodyfikowanie ceny podstawowej produktu, zapisanie nazwy, naliczenie rabatu i przydzielenie konkretnego kontrahenta, bądź grupy kontrahentów. Możliwe jest także ustawienie ilości minimalnej, którą kontrahent będzie musiał zamówić, żeby móc skorzystać z przypisanej do niego definicji ceny sprzedaży. Ostatnia opcja na liście typów cen sprzedaży to Kod towaru kontrahenta funkcja ta pozwala na przypisanie do konkretnego kontrahenta jego własnego kodu towaru, dzięki czemu wartości na fakturze nie muszą różnić się z nazewnictwem wykorzystanym w jego własnej firmie. Likwiduje to niepotrzebne kolizje pomiędzy poszczególnymi zakładami pracy, usprawniając tym samym komunikację i współpracę. Całość naszych operacji potwierdzamy, klikając przycisk Zapisz, bądź korzystając ze skrótu klawiaturowego [ALT] + [Z]. W celu usunięcia bądź edycji ceny sprzedaży przez nas zdefiniowanej, wybieramy z listy danego towaru interesującą nas pozycję, klikając dwukrotnie, bądź korzystając z klawisza [INSERT], a następnie zgodnie z naszymi zamiarami, albo modyfikujemy dane i zapisujemy je ponownie, bądź wykorzystujemy przycisk [Skasuj], połączony ze skrótem [ALT] + [S].

38 6.5 Obrót towaru [ Towary ] Obrót towaru Dzięki tej zakładce, w szybki sposób możemy rozeznać się, jak przebiegają transakcje zakupu i sprzedaży na konkretnym produkcie i w wybranym przez nas magazynie. Funkcjonalność ta opiera się na prostych zasadach filtrowania dokumentów obrotu towarów. Po wybraniu z listy produktów interesującą nas pozycję, ustawiamy najważniejsze informacje, wg których odbywać się będzie wyświetlanie. Po ustawieniu wszystkich właściwości wyszukiwania, potwierdzamy wybór skrótem klawiaturowym [ALT] + [O], bądź kliknięciem w przycisk Odczytaj. Spowoduje to przeszukanie bazy wg zadanych kryteriów i wyświetlenie dokumentów w tabeli.

39 7 Magazyn [ Magazyn ] Magazyn Po stworzeniu i ustaleniu wszystkich parametrów towarów, należy wprowadzić je do bazy magazynu. Możemy to zrobić, korzystając z modułu Magazyn, który odpowiedzialny jest za obrót dokumentami przyjęcia / wydania. W ten sposób zdefiniujemy faktyczną ilość naszych produktów na stanie.

40 7.1 Lista dokumentów magazynowych [ Magazyn ] Lista dokumentów magazynowych Otwarcie modułu wywoła okno listy dokumentów transakcji. Jest to standardowa lista wszystkich, wprowadzonych do systemu dokumentów, bazujących na obrocie dokumentów w magazynach. Listę tę możemy dowolnie sortować, a także definiować pewne filtry, wg których program ma przeszukać bazę. Są to m.in. rodzaj dokumentu ( przyjęcie, wydanie, towar), rodzaj dokumentu (np. MM+ ), konkretne obiekty, pomiędzy które brały udział w transakcji, towar, jakim obracano czy konkretną serię dokumentów. Całość możemy ułożyć wg określonych kryteriów czasowych.

41 7.2 Dodawanie dokumentu magazynowego [ Magazyn ] Dodawanie dokumentu magazynowego Korzystając z klawiatury, za pomocą kombinacji klawiszy [ALT] + [N], bądź wykorzystaniu przycisku [INSERT] na aktywnej liście dokumentów, wywołamy okno dodawania nowego dokumentu. Ten sam efekt możemy uzyskać, korzystając z prawego klawisza myszy w obrębie owego spisu. Dodając nowy dokument transakcji magazynowej, musimy wybrać jego typ czy jest to przyjęcie, wydanie czy też rozliczenie. To definiuje niektóre pola formularza, podobnie jak rodzaj dokumentu. Dodatkowo ustalamy na jakich magazynach odbywa się transakcja, a także jakiej serii dokumentów dotyczy. Możemy również ustalić wydział i odcinek, które zostaną przypisane do tej transakcji, aby to uczynić, przechodzimy bezpośrednio do pola Odcinek, na który klikamy prawym klawiszem myszy, bądź korzystamy z przycisku [INSERT]. Następnie z rozwijanej listy nowego okna wybieramy interesujący nas wydział, co spowoduje automatyczne załadowanie listy odcinków jemu przynależnych. Decydując się na któryś z odcinków, zatwierdzamy swój wybór klawiszem [ENTER], skrótem klawiaturowym [ALT] + [A], bądź podwójnym kliknięciem lewego klawisza myszy na interesującej nas

42 7.2 Dodawanie dokumentu magazynowego [ Magazyn ] 42 pozycji. Najważniejszym elementem jest jednak lista towarów, które będą podlegać obiegowi przedstawia to tabela umieszczona tuż pod formularzem. Dodawanie obiektów do listy odbywa się analogicznie do wszystkich podobnych czynności. Wywołanie okna dodawania odbywa się za pomocą prawego klawisza myszy, bądź też przycisku [INSERT] w momencie, gdy kursor (sterowanie programu) będzie znajdował się w liście pozycji. Przed naszymi oczami pojawi się okno znane z edycji towarów, gdzie znajduje się cała lista, zapisanych w naszej bazie produktów. Wykonanie czynności dodawania nowych elementów do dokumentu odbywa się poprzez wybranie interesującego nas towaru z listy (można do tego wykorzystać kursory klawiatury), a następnie użyć klawisza [INSERT] bądź prawego przycisku myszy. Ważnym jest, by element, który wybierany był towarem, a nie usługą w przeciwnym wypadku program zgłosi stosowny błąd.

43 7.2 Dodawanie dokumentu magazynowego [ Magazyn ] 43 W nowo otwartym oknie zostanie wyświetlony formularz dodawania nowego towaru. Wszystkie pola wymagane są z automatu wypełnione, więc nasza rola mogłaby się zakończyć na potwierdzeniu wstawienia produktu na listę. Możemy jednak edytować te wartości, wprowadzając własne parametry takie jak, m.in. ilość zamawianego produktu, cena i jej typ czy stawka VAT. Do wglądu mamy również listę wcześniejszych dostaw, a także podsumowania dla bieżącego towaru w konkretnym magazynie. Po zatwierdzeniu wszystkich parametrów zapisujemy ([ALT] + [Z], bądź przycisk Zapisz) naszą transakcję i od tego momentu w obsłudze naszych towarów z poziomu innych modułów występować będzie zaktualizowana liczba stanu magazynowego.

44 8 Sprzedaż [ Sprzedaż ] Sprzedaż Moduł Sprzedaż jest obok Zakupu, Magazynu i Produkcji, jednym z najważniejszych elementów systemu SQLogic Sprzedaż. Jego menu zawiera jedną pozycję, dzięki której jesteśmy w stanie obsłużyć cały proces transakcji wychodzących.

45 8 Sprzedaż [ Sprzedaż ] 45 Lista transakcji sprzedaży przedstawia nam na początek tabelę dokumentów, którą możemy dowolnie sortować. Zanim cokolwiek pojawi się w jej komórkach, musimy odpowiednio dostosować opcje wyświetlania. Aplikacja zatroszczy się o to, by zaraz po uruchomieniu okna modułu aktywność kursora przeniosła się na pierwszą listę rozwijaną, opisaną jako Transakcja tutaj wybieramy status danego dokumentu (zamknięta/niezamknięta). Następnie precyzujemy, o jaki dokument nam chodzi, możemy wybrać spośród: Dok. Sprzedaży Faktury Faktury os. Pro formy Paragony Korekty Dow. Dostawy Zamówienia Oferty

46 8 Sprzedaż [ Sprzedaż ] 46 Ostatecznie definiujemy także Serie interesującego nas elementu, Kontrahenta (opcjonalnie), którego dany dokument dotyczy i rodzaj sortowania według: Aktualnego dnia Aktualnego miesiąca Miesiąca (po wybraniu pojawi się lista miesięcy) Daty od-do (po wybraniu pojawią się pola definicji dwóch dat klamrowych) Aktualnego kwartału Danego roku Polem nieobowiązkowym jest w tym formularzu opcja Kontrahent i Wprowadził. Po odpowiednim zdefiniowaniu wszystkich pól, program automatycznie przeszuka bazę danych w poszukiwaniu interesującego nas wyniku. Opisanie wszystkich opcji nie musi kończyć się żadnym dodatkowym potwierdzeniem chęci odczytu bazy. Jeżeli program zarejestruje zakończenie wypełniania formularza, machinalnie załączy procedurę wyszukiwania. Najlepiej uwidacznia się to w momencie, gdy korzystamy z możliwości przechodzenia pomiędzy polami, za pomocą klawisza [ENTER]. Wtedy to program przeprowadzi nas przez wszystkie elementy formularza, zablokuje przejście, jeżeli obowiązkowe do wypełnienia pole będzie puste, a po zakończeniu przesortuje bazę danych i wyświetli wynik. W przypadku, gdyby wykorzystane kryteria nie zwróciły żadnej wartości, SQLogic Sprzedaż poinformuje nas o tym stosownym komentarzem w nowym oknie dialogowym: Brak zapisów.

47 8.1 Nowa transakcja sprzedaży [ Sprzedaż ] Nowa transakcja sprzedaży Tworzenie nowej transakcji sprzedaży rozpoczynamy od uruchomienia okna dodawania. Możemy to zrobić, korzystając z ikonki na górnym pasku, klikając prawym klawiszem myszy na liście dokumentów sprzedaży (alternatywnie klawisz [INSERT]), bądź skrótem klawiaturowym [ALT] + [N]. Nowe okno zawiera kilka zakładek, jednak na etapie tworzenia dokumentu są one nieaktywne. Podczas kompletowania informacji podstawowych, do wystawienia dokumentu sprzedaży, możemy korzystać z pierwszej z nich, gdzie znajduje się rozbudowany formularz, pozwalający na podanie najważniejszych informacji o kliencie, a także zdefiniowanie parametrów związanych z samą firmą. Dodając nowy dokument musimy wybrać jego typ, program przyjmuje następujące typy dokumentów: Faktura VAT Faktura VAT os.

48 8.1 Nowa transakcja sprzedaży [ Sprzedaż ] 48 Faktura ProForma Paragon Korekta Dow. dostawy Zamówienie Oferta Po wybraniu interesującego nas typu, możemy podać dodatkowy opis, a następnie wybrać jednego z Nabywców. To pole powiązane jest ściśle z listą Kontrahentów, dzięki czemu, po kliknięciu [INSERT] otwiera nam się nowe okno ze spisem wszystkich, zdefiniowanych przez nas firm. Możemy także wykorzystać opcję autouzupełniania w celu szybkiego dostępu do interesujących nas osób (o opcji Autouzupełniania można przeczytać więcej w rozdziale 2. Obsługa programu). Kolejnym polem, które obowiązkowo musimy wypełnić jest Seria sprzedaży. Program automatycznie pominie pole Numer, gdyż standardowo przyjmuje on niezmienną wartość 0 (właściwy, kolejny numer jest nadawany po zamknięciu transakcji). Przy ewentualnej próbie wprowadzenia innej liczby, program poinformuje nas, że jest to błędne i powróci do ustawień domyślnych. Data wystawienia/sprzedaży jest automatycznie ustawiona na aktualny dzień, jednak tutaj możemy dokonać ewentualnych korekt. Istotnym jest przekazanie sposobu płatności. Lista ta obejmuje następujące elementy: Gotówka Przelew Kredyt Czek Kompensata Niepłatne 50% przelew 60 dn. Po wybraniu interesującego nas sposobu, automatycznie możemy wybrać datę dokonania płatności. Możemy to zrobić na dwa sposoby: pierwszym jest wypełnienie wg naszych potrzeb pola z datą wtedy definiujemy, do którego dnia danego miesiąca i roku ma zostać dokonana płatność. Inną opcją jest podanie liczby dni od daty aktualnej, po których ma

49 8.1 Nowa transakcja sprzedaży [ Sprzedaż ] 49 nastąpić płatność. Wpisując jakąś wartość w polu Dni i zatwierdzając wybór klawiszem [ENTER], aplikacja automatycznie zamieni datę płatności, dodając odpowiednią liczbę dni. Ostatnim, obowiązkowym polem jest wybór konta, na które ma zostać dokonana płatność. Po tych czynnościach możemy opuścić okno dodawania transakcji sprzedaży, klikając na Zapisz, a później Wyjdź, bądź posługując się skrótem klawiaturowym [ALT] + [Z] oraz [ALT] + [W], a edytowany przez nas dokument zostanie oznaczony jako niezamknięty. Przy próbie zamknięcia dokumentu (czyli de facto zamknięcia transakcji) nie posiadającego żadnych pozycji sprzedaży, program poinformuje nas o błędzie i potrzebie uzupełnienia listy towarów.

50 8.1 Nowa transakcja sprzedaży [ Sprzedaż ] 50 Okno dodawania towarów do listy wywołujemy analogicznie do uzupełniania wszelakich innych spisów (prawy przycisk myszy, bądź klawisz [INSERT]). Jeżeli nasza baza towarów jest uzupełniona, możemy wtedy przypisać konkretne pozycje do listy. Wykonujemy to poprzez wybranie konkretnego elementu i zatwierdzeniu klawiszem [INSERT]. Akcja ta spowoduje otwarcie się nowego okna, które umożliwia dołączenie wybranej przez nas pozycji do zakupów klienta.

51 8.1 Nowa transakcja sprzedaży [ Sprzedaż ] Dodawanie usług W otwartym oknie definiujemy cenę na dokumencie transakcji za pojedynczy egzemplarz, ilość zamawianej usługi oraz przysługująca stawka VAT. Dodatkowo możemy również Uzupełnić pole kod towaru dla kontrahenta, kod EAN oraz opis pozycji. Często wykorzystywane jest pierwsze z wymienionych pól (kod towaru dla kontrahenta), dzięki niemu, sprzedający może ustawić kod podany przez klienta dla danej usługi, np. w przypadku gdy wartość ta jest w jego przedsiębiorstwie inaczej zdefiniowana. Ułatwia to znacznie komunikację pomiędzy podmiotem sprzedającym, a kupującym. Program automatycznie poinformuje nas o błędzie, jeżeli w polu ilość wpiszemy wartość mniejszą, bądź równą zero.

52 8.1 Nowa transakcja sprzedaży [ Sprzedaż ] Dodawanie towaru Dodawanie towaru różni się znacząco od dodawania usług. Warunkiem poprawnie wykonanej akcji dodania towaru jest ilość posiadanych jednostek na stanie. Zakładając, że magazyn zawiera potrzebną nam ilość towaru, w oknie dodawania towaru pojawi się nam rozbudowany formularz, w którym zdefiniujemy, z którego obiektu magazynowego ma zostać pobrana wskazana ilość, zdefiniujemy liczbę zamawianych elementów oraz ustalimy ich poziom cenowy. Możemy także przydzielić odpowiedni rabat - aby to zrobić, wybieramy interesujący nas poziom cen (np. cena sprzed. podst.), a następnie wpisujemy wartość procentową rabatu (np. 10,0, co oznaczać będzie upust dziesięcioprocentowy). Po wprowadzeniu tej wartości, aplikacja automatycznie obliczy cenę, która ukaże się na wystawianym przez nas dokumencie (pole Cena na dok.). Posiadając kilka różnych dostaw danego produktu, możemy zdefiniować, którą z nich wybierzemy do tworzonego aktualnie dokumentu. W tym celu, wybieramy liczbę porządkową dostawy w polu o tej samej nazwie podgląd dostępnych dostaw mamy pod właściwym formularzem wstawiania towaru na dokument sprzedaży. Ważnym jest, że nie możemy

53 8.1 Nowa transakcja sprzedaży [ Sprzedaż ] 53 wybrać takiej dostawy, która nie posiada odpowiedniej ilości towaru doprowadzenie do takiej sytuacji spowoduje wywołanie komunikatu Błąd zaznaczania dostaw. Po dodaniu interesujących nas towarów, w oknie Lista towarów mamy także dodatkowe opcje sprzedaży, magazynowania i produkcji, jednak szerszy ich opis znajduje się w kolejnych podrozdziałach. Dodawanie elementów listy towarów kończymy, wychodząc z okna, bądź korzystając ze skrótu klawiaturowego [ALT] + [W]. Po tych operacjach na liście towarów znajdują się wybrane przez nas pozycje. Możemy również zapisać listę, finalizując tym samym cały dokument transakcji, ustawiając jego status na zamknięty.

54 8 Dowody dostaw, zwroty, faktury zbiorcze [ Sprzedaż ] Dowody dostaw Moduł sprzedaży oferuje także możliwość wystawiania dowodów dostaw. Odbywa się to w sposób analogiczny do tworzenia dokumentów sprzedaży. Okno tworzenia dowodu dostaw wywołujemy, klikając na przycisk Nowy na Liście dokumentów sprzedaży. Wybór typu dokumentu jest tutaj kluczowy, z rozwijanej listy wybieramy bowiem pozycję dow. dostawy. Po wypełnieniu najistotniejszych danych (pola obowiązkowe zablokują przechodzenie pomiędzy polami formularza za pomocą klawisza [ENTER]), takich jak seria, nabywca czy konto, następnie przechodzimy na listę towarów, gdzie dodajemy pozycje, które będą się znajdować na dokumencie dostawy. Jak widać wszystko przebiega niemal identycznie, jak w przypadku dokumentu sprzedaży. 8.3 Zwroty Na bazie wystawionych w poprzednim punkcie dowodów dostaw, możemy w prosty sposób dokonać zwrotów. Dokonujemy to poprzez wybranie interesującego nas dokumentu z Listy dokumentów sprzedaży. W formularzu filtrującym listę musimy zaznaczyć typ dokumentu jako dow. dostawy, oprócz tego określamy serię oraz sposób sortowania (np. wg aktualnego dnia). Chcąc dokonać zwrotu, klikamy dwukrotnie na interesującą nas pozycję, znajdującą się na liście, albo wykorzystujemy skrót klawiaturowy [ALT] + [E], oznaczający edycję. Ważnym jest, by przed działaniem, skorzystać z Funkcji (przycisk znajduje się na dole, menu możemy również wywołać poprzez [ALT] + [F]) i przenieś do bufora nasz dokument. Następnie klikamy dwukrotnie na towar, którego dotyczyć będzie zwrot (tę akcję również wywołuje zatwierdzenie towaru klawiszem [ENTER]), w nowym oknie ustalamy wielkość zwrotu, a następnie zatwierdzamy to skrótem [ALT] + [Z], bądź klikamy w przycisk Zapisz. Okno zostanie zamknięte, a całą operację ponownie zatwierdzamy poprzez skrót klawiaturowy [ALT] + [Z]. Istnieje także możliwość naniesienia zwrotów na istniejącą już fakturę sprzedaży wystawioną z dowodów dostaw. Istotnym jest, że dokumenty te zostają zablokowane w momencie wystawienia faktury zbiorczej (patrz punkt 8.4), dlatego pierwszym krokiem jest usunięcie z dokumentu końcowego tych dowodów, w których chcemy dokonać zwrotu. Wyszukujemy

55 8 Dowody dostaw, zwroty, faktury zbiorcze [ Sprzedaż ] 55 zatem faktury na Liście dokumentów sprzedaży i podajemy ją do edycji. Następnie przechodzimy na zakładkę El. Fakt. Zbiorczej i pozbywamy się dowodów dostaw poprzez menu Funkcje ([ALT] + [F]) pozycja Skasuj dokument zbiorczy. Kolejne czynności, związane z nanoszeniem zwrotów wykonujemy w sposób opisany na początku tego podrozdziału. 8.4 Faktury zbiorcze Ważną funkcją w module sprzedaży jest wystawianie faktur zbiorczych. Taki dokument możemy stworzyć m.in. na podstawie przykładu z poprzedniego rozdziału, czyli dowodów dostaw. Wystawianie takiej faktury rozpoczynamy standardowo, poprzez kliknięcie przycisku Nowy, bądź skorzystanie ze skrótu klawiaturowego [ALT] + [N]. W nowym oknie definiujemy typ dokumentu jako Fakturę VAT, obowiązkowo wybieramy także Nabywcę oraz Konto, a następnie klikamy przycisk Funkcje ([ALT] + [F]), a z otwartego menu wybieramy Kopiuj dow. dostaw do faktury. Spowoduje to wywołanie nowego okna, w którym będziemy mogli wyselekcjonować, przyporządkowane konkretnemu nabywcy dokumenty. Wybieramy interesujące nas pozycje i zapisujemy ([ALT] + [Z]), co spowoduje przeniesienie towarów z dowodu dostawy na nową fakturę.

56 9 Zakup [ Zakup ] Zakup Moduł zakupu działa na podobnych zasadach, które opisywaliśmy w poprzednim rozdziale: Sprzedaż. Dla uproszczenia zastosowano niemal ten sam interfejs, który tam widzieliśmy, dzięki czemu obsługa programu staje się niemal automatyczna.

57 9.2 Nowa transakcja zakupu [ Zakup ] Lista dokumentów zakupu Lista ma na celu wyświetlanie wszystkich dokumentów zakupu, jakie dotychczas były w obrocie. Program umożliwia nam dodatkowo możliwość filtracji wyświetlanych danych, posługując się wybranymi atrybutami, takimi jak status transakcji, rodzaj dokumentu, jego seria, przypisanie do konkretnego kontrahenta, bądź użytkownika, który wprowadził je do systemu. Na koniec ustalamy także rodzaj sortowania, jaki ma być zastosowany. Nasze dokumenty możemy sortować wg: Aktualnego miesiąca Danego miesiąca Daty od-do Aktualnego kwartału Danego roku

58 9.2 Nowa transakcja zakupu [ Zakup ] 58 Dla transakcji niezamkniętych mamy do dyspozycji również dodatkowe elementy sortowania, bazujące na ich statusie: Status: zapłacone Status: niezapłacone Status: niezapłacone od-do Status przyjęcia towaru Status nieprzyjęcia towaru Te opcje pozwalają na dokładne sprecyzowanie, o jakie dokumenty nam chodzi oraz wyświetlenie je w odpowiedniej dla nas pozycji. Z wyświetlonej listy możemy wybrać interesujący nas element i rozpocząć jego edycję.

59 9.2 Nowa transakcja zakupu [ Zakup ] Nowa transakcja zakupu Tworzenie nowej transakcji zakupu rozpoczynamy od uruchomienia okna dodawania. Możemy to zrobić, korzystając z ikonki na górnym pasku, klikając prawym klawiszem myszy na liście dokumentów sprzedaży (alternatywnie klawisz [INSERT]), bądź skrótem klawiaturowym [ALT] + [N]. Nowe okno zawiera kilka zakładek, jednak na etapie tworzenia dokumentu są one nieaktywne. Podczas kompletowania informacji podstawowych, do wystawienia dokumentu zakupu, możemy korzystać z pierwszej z nich, gdzie znajduje się rozbudowany formularz, pozwalający na podanie najważniejszych informacji o kliencie, a także zdefiniowanie parametrów związanych z samą firmą. Dodając nowy dokument musimy wybrać jego typ, program przyjmuje następujące typy dokumentów: Faktura VAT Faktura VAT os.

60 9.2 Nowa transakcja zakupu [ Zakup ] 60 Faktura ProForma Paragon Korekta Dow. dostawy Zamówienie Oferta Po wybraniu interesującego nas typu, możemy podać dodatkowy opis, a następnie wybrać jednego z Sprzedawców. To pole powiązane jest ściśle z listą Kontrahentów, dzięki czemu, po kliknięciu [INSERT] otwiera nam się nowe okno ze spisem wszystkich, zdefiniowanych przez nas firm. Możemy także wykorzystać opcję autouzupełniania w celu szybkiego dostępu do interesujących nas osób (o opcji Autouzupełniania można przeczytać więcej w rozdziale 2. Obsługa programu). Kolejnym polem, które obowiązkowo musimy wypełnić to Seria przyjęcia. Program automatycznie pominie pole Numer, gdyż standardowo przyjmuje on niezmienną wartość 0. Przy ewentualnej próbie wprowadzenia innej liczby, program poinformuje nas, że jest to błędne i powróci do ustawień domyślnych. Data wystawienia/sprzedaży jest automatycznie ustawiona na aktualny dzień, jednak tutaj możemy dokonać ewentualnych korekt. Istotnym jest przekazanie sposobu płatności. Lista ta obejmuje następujące elementy: Gotówka Przelew Kredyt Czek Kompensata Niepłatne 50% przelew 60 dn. Po wybraniu interesującego nas sposobu, automatycznie możemy wybrać datę dokonania płatności. Możemy to zrobić na dwa sposoby: pierwszym jest wypełnienie wg naszych potrzeb pola z datą wtedy definiujemy, do którego dnia danego miesiąca i roku ma zostać dokonana płatność. Inną opcją jest podanie liczby dni od daty aktualnej, po których ma

61 9.2 Nowa transakcja zakupu [ Zakup ] 61 nastąpić płatność. Wpisując jakąś wartość w polu Dni i zatwierdzając wybór klawiszem [ENTER], aplikacja automatycznie zamieni datę płatności, dodając odpowiednią liczbę dni. Ostatnim, obowiązkowym polem jest wybór konta, na które ma zostać dokonana płatność. Po tych czynnościach możemy opuścić okno dodawania transakcji zakupu, klikając na Wyjdź, bądź posługując się skrótem klawiaturowym [ALT] + [W], a edytowany przez nas dokument zostanie oznaczony jako niezamknięty. Przy próbie zapisania dokumentu (czyli de facto zamknięcia transakcji) nie posiadającego żadnych pozycji sprzedaży, program poinformuje nas o błędzie i potrzebie uzupełnienia listy towarów. Okno dodawania towarów do listy wywołujemy analogicznie do uzupełniania wszelakich innych spisów (prawy przycisk myszy, bądź klawisz [INSERT]). Jeżeli nasza baza towarów jest uzupełniona, możemy wtedy przypisać konkretne pozycje do listy. Wykonujemy to poprzez wybranie konkretnego elementu i zatwierdzeniu klawiszem [INSERT]. Akcja ta spowoduje otwarcie się nowego okna, które umożliwia dołączenie wybranej przez nas pozycji do zakupów klienta.

62 9.2 Nowa transakcja zakupu [ Zakup ] Dodawanie usług W otwartym oknie definiujemy cenę na dokumencie transakcji za pojedynczy egzemplarz, ilość zamawianej usługi oraz przysługująca stawka VAT. Dodatkowo możemy również Uzupełnić pole kod towaru dla kontrahenta, kod EAN oraz opis pozycji. Często wykorzystywane jest pierwsze z wymienionych pól (kod towaru dla kontrahenta), dzięki niemu, sprzedający może ustawić kod podany przez klienta dla danej usługi, np. w przypadku gdy wartość ta jest w jego przedsiębiorstwie inaczej zdefiniowana. Ułatwia to znacznie komunikację pomiędzy podmiotem sprzedającym, a kupującym. Program automatycznie poinformuje nas o błędzie, jeżeli w polu ilość wpiszemy wartość mniejszą, bądź równą zero Dodawanie towaru Wstawiając towar na dokument zakupu mamy do czynienia z nieco innym oknem, niż miało to miejsce w przypadku modułu sprzedaży. Tym razem określamy jedynie ilość potrzebnego nam towaru, typ ceny, cenę zakupu, czy też rabat. Ustalamy także stawkę VAT, odpowiednią dla danego typu towaru. Dodanie towaru zatwierdzamy przez przycisk Zapisz, bądź skrót klawiaturowy [ALT] + [Z]. Po dodaniu interesujących nas towarów, w oknie Lista towarów mamy także dodatkowe opcje sprzedaży, magazynowania i produkcji, jednak szerszy ich opis znajduje się w kolejnych podrozdziałach. Dodawanie elementów pozycji transakcji zakupu kończymy, wychodząc z okna, bądź korzystając ze skrótu klawiaturowego [ALT] + [W]. Po tych operacjach na liście pozycji towarowych znajdują się wybrane przez nas pozycje. Możemy teraz zapisać dokument, finalizując tym samym cały transakcję, ustawiając jej status na zamknięty.

63 10 Płatności [ Płatności ] Płatności Po zakończonych transakcjach, przychodzi czas na rozliczenie wystawionych dokumentów. Temu służy specjalnie przygotowany moduł Płatności. Dostęp do tego modułu chroniony jest dodatkowym hasłem, definiowanym dla każdego konta rozliczeniowego. Definiowanie kont i ustawianie ich haseł ochronnych zostało opisane w rozdziale Definicje.

64 10 Płatności [ Płatności ] Nowa płatność Zaraz po zalogowaniu, automatycznie załącza się środkowa zakładka panelu Dokument płatniczy, która odpowiedzialna jest za tworzenie różnych dokumentów rozliczeniowych i operacje na wybranym koncie. Chcąc stworzyć nową płatność za pomocą konta bankowego, musimy wybrać na samym początku jej rodzaj. Program dostarcza nam kilka, z góry zdefiniowanych typów: Przelew otrzymany Przelew wysłany Wpłata własna na konto Wypłata własna z konta / czek Wpłata kontr. na konto / czek Wypłata kontr. z konta / czek Przygotowany przelew Prowizja bankowa

65 10 Płatności [ Płatności ] 65 Opłata bankowa Odsetki bankowe Odsetki bankowe dodatnie Kredyt na koncie wpłata Kredyt na koncie rozliczenie Wynagrodzenie W zależności od wybranego rodzaju, program dostosuje swoje formularze do wymagań konkretnej płatności. Przemieszczając się pomiędzy kolejnymi polami za pomocą klawisza [ENTER] możemy zauważyć, które pola są obowiązkowe i należy je wypełnić (jeżeli pozostawimy je puste, program zablokuje przejście do następnego okna). Ważnymi parametrami jest nr płatności - jeśli ustawimy tutaj numer, który już istnieje w bazie, automatycznie program przeniesie nas do rozliczania oznaczonego tą właśnie liczbą. Musimy także ustalić kwotę oraz kontrahenta, którego dotyczyć będzie transakcja. W przypadku regulacji za sprzedaż, operujemy np. na przelewie otrzymanym. Wtedy zapisujemy kwotę, która została wpłacona przez kontrahenta, a następnie przechodzimy do tabeli pozycji płatności. Pod tabelą rozmieszczone są różne informacje, które są przydatne w procesie rozliczania, np. Saldo Wn saldo, które zostało rozliczone czy Do rozl., - kwota wniesiona, przeznaczona do rozliczenia. Korzystając z transakcji za pomocą konta zdefiniowanego jako kasa, możemy wykonywać inne rodzaje płatności, rozliczając zdefiniowane wcześniej dokumenty. W tym przypadku, pole Rodzaj płatności pozwala nam na wybranie jednego typu spośród listy: Kasa przyjmie KP Kasa wyda KW Kasa wpłata własna (do banku) Kasa wypłata własna (z banku) Pobranie zaliczki prac. Zwrot zaliczki prac. Rozliczenie zaliczki prac.

66 10 Płatności [ Płatności ] 66 W przypadku kompensaty rodzaj płatności ogranicza się tylko do kompensaty Wn. Program automatycznie, po wybraniu kontrahenta, przedstawia dokumenty, które oczekują na płatności. Dzięki temu, w szybki sposób możemy nawigować pomiędzy nimi i dokonywać wyrównania. Jeżeli kwota wpłacana ma pokryć w 100% dany dokument transakcji, to wystarczy jeśli wybierzemy go za pomocą kursorów i naciśniemy klawisz [INSERT], bądź klikniemy na niego prawym przyciskiem myszy. Jeżeli zdecydujemy się na rozliczenie konkretnego dokumentu (przypomnijmy: prawy klawisz myszy, bądź klawisz [INSERT]), to przy interesującej nas pozycji pojawi się strzałka, informująca nas, że owa transakcja będzie rozliczana. Jeśli kwota, którą ustawimy nie będzie wystarczająca, program oznaczy nam minusową wartość Do rozl. pod tabelą. Po zapisaniu dokumentu płatniczego, możemy do niego wrócić, wprowadzając odpowiedni numer płatności, bądź poprzez Listę dokumentów w zakładce pierwszej.

67 10 Płatności [ Płatności ] Edycja płatności Jeśli wystąpi taka konieczność, istnieje możliwość edycji płatności. Warto zwrócić uwagę na kilka czynności związanych z edycją dokumentu płatności. Jeśli chcemy zmienić kontrahenta przypisanego do danej transakcji, musimy najpierw usunąć wszystkie płatności z listy w dolnej części okna. Po wybraniu nowego kontrahenta lista płatności nie uzupełni się automatycznie. Należy zaznaczyć listę i za pomocą klawisza INSERT przejść do okna dodawania dokumentów płatności. Wygląda ono tak: W tym oknie, po wybraniu kontrahenta, na liście pojawią się wszystkie płatności. Dodajemy je analogicznie do tego, jak dodawaliśmy je podczas tworzenia nowego dokumentu sprzedaży. Jeśli lista jest długa, mamy trzy narzędzia do jej zawężenia: Liczba porządkowa. Seria pozwala zawęzić ilość wyników. Numer dokumentu przydatne jeśli znamy numer interesującego nas dokumentu.

68 10 Płatności [ Płatności ] 68 Po dodaniu wszystkich płatności, zapisujemy i powracamy do okna edycji dokumentu płatności Lista dokumentów Lista przedstawia wszystkie dokumenty danego kontrahenta, które możemy filtrować za pomocą różnych atrybutów. Mamy dzięki temu podgląd na dokumenty sprzedaży, zakupu, a także dokumenty płatnicze. W przypadku listy dokumentów płatności, możemy w prosty sposób nawigować pomiędzy zakładkami klikając dwukrotnie na konkretne rozliczenie, bądź potwierdzając swój wybór klawiszem [ENTER] zostajemy automatycznie przeniesieni do dokumentów płatniczych z wybranym przez nas elementem gotowym do edycji. Filtrowanie na liście może odbywać się za pomocą rodzaju dokumentu, jego serii oraz kontrahenta. Całość sortujemy, standardowo wg kryteriów czasowych (miesiąc, kwartał, rok), a w przypadku dokumentów zakupu i sprzedaży także wg statusu płatności.

69 10 Płatności [ Płatności ] 69 Ostatnia zakładka w oknie modułu Płatności pozwala na podgląd stanu konkretnego konta. Dodatkowo, możemy także filtrować te informacje, prosząc o wyświetlenie interesującego nas salda konta w konkretnym, wyznaczonym przez nas dniu. 11. Produkcja Program SQLogic Sprzedaż, oprócz szeroko zakrojonej obsługi transakcji, posiada także moduł do zarządzania procesem produkcji oraz jej planowania. Dzięki niemu możemy również definiować nasze receptury i kontrolować obrót dokumentów.

70 11.2 Lista dokumentów produkcji [ Produkcja ] Receptury Zanim przejdziemy do kontroli dokumentów produkcji, stworzymy receptury, na których bazować będzie nasz proces wytwórczy. Klikamy w pozycję Receptury w module Produkcja naszym oczom ukaże się okno z możliwością zarządzania recepturami. Lista po prawej stronie obejmuje stworzone dotychczas receptury, które już moglibyśmy wykorzystywać w dokumentach. Formularz tworzenia nowego obiektu wywołujemy za pomocą skrótu klawiaturowego [ALT] + [N] bądź też klikając na przycisk Nowy. Uzupełnianie odbywa się w sposób standardowy przechodząc pomiędzy kolejnymi polami edycji za pomocą klawisza [ENTER], program podpowie nam, które pola są wymagane, a które opcjonalne, choć w tym przypadku jest to zbędne, gdyż formularz musi zostać wypełniony w całości, by zapis się powiódł. Ważną czynnością jest zdefiniowanie elementów receptury. Listę wszystkich towarów branych pod uwagę zawiera tabela na dole formularza dodawania nowej receptury. Tam też, za pomocą prawego klawisza myszy, bądź przycisku [INSERT] możemy wstawić kilka

71 11.2 Lista dokumentów produkcji [ Produkcja ] 71 produktów z listy towarów, zdefiniowanej w naszej bazie danych. Ważnym jest, by wybierany produkt był określany przez taką samą jednostkę, jak efekt wynikowy naszej receptury. Chroni to przed ewentualnymi pomyłkami czy przeoczeniami. Zanim dodamy jakikolwiek element receptury, program automatycznie zapisze nasz obiekt, do dalszej edycji.

72 11.2 Lista dokumentów produkcji [ Produkcja ] Edycja receptury Po zapisaniu receptury, w zakładce dodatkowe, mamy możliwość dalszej jej edycji. Jest tam kilka interesujących opcji, którym należy się przyjrzeć. Okno z zakładką dodatkowe, wygląda w sposób następujący: Możemy tutaj ustalić następujące parametry: Ilość elementów i jednostek, jakie daje receptura po przeliczeniu. Możemy tutaj określić, rodzaj jednostki, według której mierzona jest ilość produktu, oraz określić liczbowo ilość. Zaokrąglaj do pełnej receptury dwie możliwości do wyboru, tak lub nie. Jeśli zaznaczymy tak program tak obliczy produkcję, aby wykonać pełną recepturę. Jeśli więc mamy zamówienie na 180 sztuk, a z jednej receptury produkuje się 100 sztuk towaru, to program automatycznie zaplanuje produkcję na 2 pełne receptury. Jeśli zaznaczymy nie, program w analogicznej sytuacji przeliczy ilość potrzebnych

73 11.2 Lista dokumentów produkcji [ Produkcja ] 73 surowców tak, aby wyprodukować dokładnie tyle, ile potrzebujemy produktu finalnego. Koszt surowców i produkcji, oraz cenę sprzedaży produktu. Na bazie tych danych program obliczy zysk wynikający ze sprzedaży. Wagę produktu, pozwala to przewidzieć wagę gotowej partii towaru, szczególnie ważne podczas spedycji towaru. Po dokonaniu wszystkich zmian, należy je zapisać, za pomocą przycisku Zapisz.

74 11.2 Lista dokumentów produkcji [ Produkcja ] Lista dokumentów produkcji Mając przygotowane receptury, możemy dokonać na nich pewnych działań. Obsługę dokumentów związanych z produkcją możemy prowadzić za pomocą Listy dokumentów produkcji. Lista przedstawia dokumenty znajdujące się w bazie, które dotyczą procesu produkcji. Możemy je dowolnie sortować i filtrować ze względu na ich kategorię (produkcja / rozkład / towar), typ dokumentu, serię, magazyn czy kod towaru. W celu odświeżenia wyników klikamy przycisk Odczytaj, bądź korzystamy ze skrótu klawiaturowego [ALT] + [O]. Wywołanie okna dodawania nowego dokumentu produkcji odbywa się poprzez wykorzystanie przycisku Nowy na pasku górnym listy dokumentów, bądź też przez skrót klawiaturowy [ALT] + [N]. Rozbudowany formularz dotyczy dwóch rodzajów dokumentów: produkcji oraz korekt produkcji, po wybraniu operacji Produkcja, mamy możliwość zdefiniowania, czy tworzymy nowy egzemplarz, czy wprowadzamy poprawki w już istniejących.

75 11.2 Lista dokumentów produkcji [ Produkcja ] Tworzenie nowego dokumentu produkcji Wybierając z listy Dokument pozycję PROD, formularz zostanie rozszerzony o kilka nowych pól oraz tabelę towarów. Zanim przejdziemy do dodanych obszarów edycji, musimy przebrnąć przez szereg właściwości obowiązkowych, musimy określić: Pobranie z magazynu Wprowadzenie do magazynu Serię dokumentu Wykonawcę dokumentu z grupy zdefiniowanych użytkowników Po określeniu tych atrybutów, możemy przejść do części właściwej, czyli opisywania produkowanego towaru. Jeżeli przeprowadzamy tę operację automatycznie (co musimy określić w polu Typ produkcji), to całość sprowadza się do dwóch czynności: wybrania kodu receptury oraz podania ilości, jaka ma być wykonana na podstawie tego dokumentu. Wybór