URZĄD MIEJSKI w Suwałkach. Sprawozdanie

Transkrypt

1 URZĄD MIEJSKI w Suwałkach Wyłącznie do uŝytku słuŝbowego Sprawozdanie z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Suwałkach w zakresie sprawdzenia prawidłowości wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych w 2006r.

2 2 Protokół z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Suwałkach ul. 23 Października 20 w dniach września 2007r. w zakresie sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych przez Prezydenta Miasta Suwałk pismem nr Fn.Kontr.11/06 z dnia 4 grudnia 2006r. po kontroli przeprowadzonej w zakresie sprawdzenia prawidłowości uregulowań i przepisów wewnętrznych, dokumentacji księgowej, przestrzegania zasad celowości, oszczędności i efektywności ponoszenia wydatków oraz wykonania zaleceń pokontrolnych. Kontrolę przeprowadzono na podstawie upowaŝnienia Prezydenta Miasta Suwałk nr Fn.Kontr.04/07 z dnia 18 września 2007r. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Suwałkach sprawozdanie z wykonania zaleceń pokontrolnych złoŝył w wymaganym terminie tj. w dniu 5 stycznia 2007r. (pismo nr MOPS 0911/97/07). Stwierdzono następujący sposób wykonania zaleceń pokontrolnych: Ad. 1. Wzmocnienie nadzoru nad pracą głównej księgowej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Suwałkach, mając na uwadze przepisy art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 15, poz. 148 z 2003r. z późn. zm.), a obecnie art. 45 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005r. (Dz. U. Nr 249 poz z 2005r.) oraz Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych opublikowanych w Dzienniku Urzędowym Ministerstwa Finansów z 2003 r. Nr 3 poz. 13, a obecnie w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 2006r. Nr 7 poz. 58. Zalecenia pokontrolne utrzymane w zakresie zasad i sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych powierzono do wykonania głównej księgowej Ośrodka zgodnie z regulaminem organizacyjnym MOPS, uwzględniającym zapisy art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych.

3 3 Ad. 2. Ewidencję ksiąg rachunkowych prowadzić zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76, poz. 694 z 2002r. ze zm.) ze szczególnym uwzględnieniem zapisów art. 4 ustawy i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz z 2006r.). Zobowiązano główną księgowa do sporządzenia projektu nowych przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia zasad rachunkowości w MOPS Suwałki obowiązujących od 2007r. z uwzględnieniem połączenia w jeden księgozbiór środków którymi dysponuje jednostka. Ad. 3. Rozliczyć róŝnicę ,94zł. wynikłą między zbiorczym zestawieniem obrotów i sald (Z2005-Ania) a sumą zestawień obrotów i sald ksiąg działalności wyodrębnionej (FK2005-Ania i DRON2005-Joanna). Szczegółową informację przedłoŝyć w odpowiedzi na niniejsze wystąpienie pokontrolne. Uzasadnienie róŝnicy toŝsame ze złoŝonym do protokółu kontroli. Ad. 4. Uzupełnić politykę rachunkowości o opis zintegrowanego systemu zbiorów tworzących księgi na komputerowych nośnikach przetwarzania danych, zasady ochrony danych i ich zbiorów zgodnie z wymogami art.10 ust. 1 pkt 3, ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Doprecyzowano wewnętrzne przepisy w zakresie ochrony zbiorów danych ksiąg rachunkowych prowadzonych ręcznie i opisano sposób powiązania tej ewidencji ze zbiorami tworzącymi księgi na komputerowych nośnikach danych.

4 4 Ad. 5. Ustalić procedury w zakresie komputerowej ewidencji rozrachunków pozwalające na wykazywanie faktycznych stanów naleŝności i zobowiązań kont rozrachunkowych jednostki stosownie do przepisów art. 7 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) i przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz ). Jednostka podjęła rozmowy z firmą od której zakupiła program komputerowy finansowo księgowy celem prowadzenia ewidencji rozrachunków w sposób wymagany przepisami ustawy i rozporządzenia. Ad. 6. Korekty błędnych zapisów księgowych przeprowadzać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121 poz. 591 ze zm.). W dniu 3 stycznia 2007r. główny księgowy pouczył pracowników odnośnie sposobu wprowadzania korekt błędnych zapisów księgowych. Sprawdzono prawidłowość zapisów w kartach drogowych za m-c styczeń 2007r. i księgi inwentarzowej z dnia r. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Ad. 7. W ewidencji ilościowo wartościowej pozostałych środków trwałych księgować wszystkie środki wyszczególnione w paragrafie 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz ). Jednostka zastosowała się do zaleceń poprzez wprowadzenie zmian w polityce rachunkowości (zarządzenie nr 2/07 z dnia 2 stycznia 2007r.). Ad. 8. Ściśle przestrzegać przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 w sprawie sprawozdawczości budŝetowej (Dz. U. Nr 115 poz. 781 z 2006r.), celem wyeliminowania nieprawidłowości opisanych w pkt 2.12 protokółu kontroli.

5 5 W sprawozdaniu o dochodach budŝetowych Rb-27S za 2007r. jednostka podała dane wraz z wyszczególnieniem działu, rozdziału i paragrafu klasyfikacji budŝetowej. Ad. 9. Zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zlecone ustawami na finansowanie których przekazywane są dotacje na zwrot wydatków związanych z tymi zadaniami rozliczać za pomocą sprawozdań Rb-50. W sprawozdaniu Rb-50 o dotacjach naleŝy wykazać dotacje otrzymane w danym roku budŝetowym (według klasyfikacji paragrafów dochodów). W sprawozdaniu Rb-50 o wydatkach wykazywać rzeczywiste wydatki poniesione na realizację zadań w danym roku budŝetowym z dotacji otrzymanej w danym roku (po uwzględnieniu zwrotów dokonanych do 15 stycznia roku następnego po roku budŝetowym). Jednostka sporządza kwartalne sprawozdanie Rb-50 o wydatkach. W sprawozdaniu Rb-27S z wykonania dochodów budŝetowych (miesięczne/roczne) ujmuje realizacje dochodów budŝetowych planowanych oraz zwroty dotacji z lat ubiegłych naleŝne jednostce samorządu terytorialnego oraz budŝetowi państwa. Ad. 10. Ściśle przestrzegać standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych wydane przez Ministra Finansów w dniu 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13, a obecnie Nr 7 poz. 58 z 2006r.) i przepisy zarządzenia Nr 19/04 z dnia 16 września 2004r. Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Suwałkach w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Suwałkach (ze zm.) celem wyeliminowania wszelkich nieprawidłowości w dokumentacji będącej postawą wypłat wynagrodzeń pracownikom jednostki. Wyrywkowa kontrola angaŝy nowo zatrudnionych pracowników (p. Ewelina Sokołowska, p. Maria Sokołowska, p. Alicja Fornalewska, p. Teresa Jaworowska wszystkie umowy z dnia r.) nieprawidłowości nie wykazała. Ad. 11. Wyciągnąć konsekwencje słuŝbowe w stosunku do osób odpowiedzialnych za powtarzające się nieprawidłowości w zakresie zwrotu kosztów uŝywania do celów słuŝbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością

6 6 pracodawcy. Rozliczyć róŝnice kosztowe wynikłe w skutek błędnego stosowania przepisów rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002r. (DZ. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.). W dniu 18 grudnia 2006r. zwrócono róŝnicę ryczałtu na konto jednostki i wypłacono wyrównanie dla p. BoŜeny Poczobut. Osoby odpowiedzialne za wynikłe róŝnice ukarano obniŝając naleŝną premię w grudniu 2006r do 50%. Pani Teresa Huryn (sprawdzała dokumentację pod względem formalno rachunkowym) otrzymała premię w kwocie 616,00zł., pani Marta Andruszkiewicz (potwierdzała zgodność oświadczenia z dokumentacją kadrową) otrzymała kwotę 451,52zł. Ad. 12. Zwiększyć nadzór nad pracownikami odpowiedzialnymi za prowadzenie postępowań o udzielanie zamówień publicznych w zakresie dokumentowania ogłoszeń o przetargach na stronie internetowej zamawiającego, stosując odpowiednio przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. Nr 19 poz. 177 z 2004r. ze zm., a obecnie Dz. U. Nr 164 poz z 2006r. ze zm.). Pouczono właściwych pracowników o zakresie dokumentowania ogłoszeń o przetargach na stronie internetowej zamawiającego. Ad. 13. RozwaŜyć moŝliwość wyciągnięcia konsekwencji słuŝbowych w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za naruszenie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004r. w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom budŝetowym, zakładom budŝetowym i gospodarstwom pomocniczym (Dz. U. Nr 191 poz. 1957) przy sprzedaŝy samochodu marki Ford Eskort 1,3 i kotła suszarnianego z grzejnikami wodnymi. Pani dyrektor poinformowała o wyciągnięciu konsekwencji słuŝbowych wobec wszystkich pracowników co do których w protokóle kontroli zgłoszono zastrzeŝenia. W grudniu 2006r. obniŝono premię dla p. Dariusza Gawińskiego, p. Jarosława Łozowskiego i p. Henryka Krzesickiego (wypłacono po 400,00zł).

7 7 Ad. 14. Wszystkie środki trwałe w stosunku do których jednostka samorządu terytorialnego wykonuje uprawnienia właścicielskie objąć ewidencją księgową, niezaleŝnie od sposobu ich wykorzystania, zgodnie z paragrafem 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego, zakładów budŝetowych oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz ze zm.), a obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz ). Z uzyskanych informacji wynika, Ŝe w działalności bieŝącej podobny problem nie wystąpił. Ad. 15. W pracy bieŝącej podjąć działania mające na celu wyeliminowanie błędów i nieprawidłowości wynikających z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych. RozwaŜyć moŝliwość zapewnienia głównemu księgowemu i innym pracownikom jednostki stałego podnoszenia kwalifikacji i wiedzy, celem skutecznego wykonywania powierzonych obowiązków mając na względzie standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Wyciągnąć konsekwencje słuŝbowe w stosunku do osób odpowiedzialnych zaniedbań i powstania powyŝszych nieprawidłowości. Główny księgowy jak i inni pracownicy brali udział w licznych szkoleniach uzupełniających kwalifikacje. Np. w 2006 roku uczestniczyli w szkoleniach dot. podatku dochodowego od osób fizycznych, zamówień publicznych, kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, świadczeń rodzinnych i zaliczki alimentacyjnych oraz innych wymienionych w piśmie - odpowiedzi na zalecenia pokontrolne. Pani dyrektor poinformowała o wyciągnięciu konsekwencji słuŝbowych wobec głównego księgowego poprzez pozbawienie premii w miesiącu grudniu 2006r. oraz obniŝeniu jej wysokości do 50% dla p. Anny Wysockiej (wypłacono 664,00zł.), p. Anny Truchan (wypłacono 660,00zł.), p. Anny Kardaszewskiej (pozbawiona premii). Na tym sprawozdanie/protokół zakończono i podpisano.