I. Kryteria oceny systemów popytowych, wspierających przedsiębiorców korzystających z usług szkoleniowych i doradczych - Test Lewiatana

Transkrypt

1 I. Kryteria oceny systemów popytowych, wspierających przedsiębiorców korzystających z usług szkoleniowych i doradczych - Test Lewiatana Test przeprowadzony dla każdego systemu regionalnego: przez grupę ekspertów ( 5 osób: Lewiatan, MRR, PIFS, 2 x HR); ocena na zasadzie konsensusu odpowiedź TAK/NIE; na podstawie opisu przedstawionego przez właściwą instytucji przygotowanego w oparciu o zestaw pytań; na podstawie danych uzyskanych samodzielnie (mystery shopper); Efekt spełnienia kryteriów: System popytowy jest bezpieczny, tzn. przedsiębiorca, który korzysta z dostępnego wsparcia w sposób prawidłowy i przestrzega zasad dotyczących rejestracji, płatności lub dokumentacji powinien otrzymać finansowanie w wysokości właściwej dla danej usługi czy podmiotu. Kryterium Na co zwracamy uwagę Dostęp do wsparcia w wymiarze finansowym i instytucjonalnym 1. Zachęty dla inwestycji przedsiębiorstw w rozwój i kształcenie mają charakter: finansowy: EFS oferuje pokrycie części kosztów związanych z inwestycją, alokacja i wysokość indywidualnych zachęt (wymiar finansowy) umożliwiają wsparcie szerokiej grupy zainteresowanych przedsiębiorstw; oznacza to konieczność dostosowania dostępnej alokacji do prognoz dotyczących popytu, System popytowy musi być dostępny. O tym, czy jest dostępny decyduje to jak wiele przedsiębiorstw może realnie liczyć na wsparcie (tu liczy się alokacja i wysokość indywidulanych zachęt) i jak trudno jest je otrzymać (tu liczy się organizacja procesu). Oferta, z której skorzystają nieliczne firmy (np. w konkursie, w którym wsparcie otrzyma 10% ubiegających się o wsparcie), lub 1

2 a wobec braku wiarygodnych prognoz, konieczność elastycznego dostosowania budżetu do popytu faktycznego. instytucjonalny: bieżący dostęp do oferty oraz łatwa obsługa w tym formularze internetowe, zapewniona możliwość korespondencji mejlowej. która jest na tyle skomplikowana, że wymaga pośrednika ( piszący wnioski ) nie jest dostępna. Aby zagwarantować, że system jest dostępny, należy zaprojektować takie warunki finansowe, które maksymalizują liczbę potencjalnych beneficjentów i dostarczyć takich rozwiązań, w których usługi pośredników polegające na interpretacji wymogów/ kryteriów, są zbędne. Najprostszym sposobem, aby umożliwić skorzystanie ze wsparcia dużej liczbie firm jest ograniczenie wartości wsparcia na firmę i wprowadzenie wymogu wkładu własnego. To drugie wzmacnia inwestycyjny charakter wydatków na rozwój pracowników i sprzyja racjonalizacji decyzji. Jednocześnie alokacja przeznaczona na adaptacyjność, przy określonych warunkach finansowych (intensywność wsparcia, maksymalna kwota na przedsiębiorcę/ pracownika), powinna umożliwiać wsparcie co najmniej 10-15% MSP aktywnych w regionie. Zasadniczą sprawą, jeśli chodzi o dostępność instytucjonalną jest taka organizacja procesu, aby firmy mogły się ubiegać o wsparcie, wtedy kiedy potrzebują usługi rozwojowej. To gwarantuje system ciągłego naboru, który kończy się w momencie wyczerpania alokacji na dany rok. Takie rozwiązanie nie jest porównywalne z konkursami otwartymi z PO KL , ponieważ mówimy o stosunkowo niewielkich kwotach na przedsiębiorcę i konieczności wniesienia wkładu własnego. Oba te warunki powinny ograniczać popyt, pozwalać na jego bardziej równomierne rozłożenie w czasie. Warunki komunikacji z właściwą instytucją, zwłaszcza możliwość załatwienia większości spraw przez internet, szybkość komunikacji to kolejne elementy determinujące dostępność oferty. 2

3 Przejrzystość informacji o wysokości wsparcia 2. Wysokość zachęt finansowych musi zostać ustalona w sposób przejrzysty, np. poprzez określenie maksymalnej intensywności wsparcia, maksymalnego pułapu wsparcia na przedsiębiorstwo lub powiązanie maksymalnej możliwej wartości wsparcia z liczbą pracowników oraz na takim poziomie, aby zagwarantować wsparcie jak największej liczbie firm, na przestrzeni całego okresu programowania Właściwa instytucja powinna udostępnić informacje o tym, jak określono wsparcie przypadające na przedsiębiorcę/ pracownika (algorytm) oraz o poszczególnych elementach, które mają służyć określeniu wysokości indywidulanego wsparcia (zwłaszcza intensywność w %, maksymalna kwota na pracownika, preferencje). Przedsiębiorcy powinni również mieć zagwarantowany dostęp do informacji, jaki jest budżet przeznaczony na wsparcie adaptacyjności w wymiarze rocznym oraz na lata Precyzyjna informacja o warunkach otrzymania wsparcia 3. Przedsiębiorcy, podejmując decyzję o skorzystaniu ze wsparcia EFS (wybór oferty), powinni znać zasady dotyczące rejestracji, płatności lub dokumentacji oraz wiedzieć jaki jest zakres ich odpowiedzialności i jakie sytuacje pociągają za sobą konsekwencje finansowe. Przewidywalność systemu 4. System wspierający firmy powinien być stabilny i przewidywalny przedsiębiorcy muszą wiedzieć kiedy wsparcie będzie udostępniane, zarówno w perspektywie roku jak i w perspektywie wieloletniej. Właściwa instytucje powinna publikować roczne harmonogramy, w których wskazane będą terminy udostępniania wsparcia w danym roku. Publikacja musi następować z wyprzedzeniem, np. dla roku 2015, najpóźniej w listopadzie Harmonogram wieloletni powinien być dostępny przed pierwszym 3

4 uruchomieniem wsparcia. Zmiana harmonogramu rocznego i wieloletniego powinna być poprzedzona akceptacją właściwego KM. Czas konieczny do udostepnienia wsparcia dla indywidulanego przedsiębiorcy 5. System wspierający firmy musi działać szybko, tzn. moment realizacji usługi musi być bliski momentowi zdiagnozowania potrzeby (maksymalnie 30 dni). Ograniczenie negatywnego wpływu na konkurencję firm działających na tym samym rynku 6. Zachęty finansowe powinny być, co do zasady, równe dla przedsiębiorstw o podobnej wielkości czy działających na tym samym rynku. Warunek jest zrealizowany przy ustalonej intensywności wsparcia oraz przy maksymalnej kwocie wsparcia na przedsiębiorcę/ pracownika. Uzasadnione preferencje 7. Wyższa niż przeciętna wysokość wsparcia powinna mieć uzasadnienie na poziomie strategicznym. Zadaniem administracji jest określenie branż/ sektorów, kategorii firm, w których inwestycje w kształcenie są szczególnie istotne i powinny korzystać ze szczególnego wsparcia. Decyzje te muszą być uzasadnione i oparte o dowody. Uzasadnienie preferencji wskazanie grup firm lub pracowników, którym przysługuje wyższy poziom wsparcia, musi być uzasadnione danymi, które, np. pokazują sytuację danej branży/ sektora, wyjaśniają ich rolę dla gospodarki regionu i potrzebę większego niż w przypadku innych kategorii firm i pracowników wsparcia. Powszechność 4

5 8. Problem niskiego zainteresowania kształceniem jest powszechny w grupie MŚP, dlatego preferencje określane przez administrację nie mogą prowadzić do wykluczenia ze wsparcia przedsiębiorców spoza obszarów/ grup preferowanych. System popytowy nie może mieć charakteru elitarnego lub być dostępny dla niewielkich grup/ kategorii MŚP. Pozytywny efekt EFS i zwiększenie zainteresowania kształceniem będą tylko wtedy możliwe, jeśli MŚP zaczną utożsamiać EFS z instrumentem przeznaczonym i dostępnym dla nich. System wykluczający większość potencjalnych beneficjentów nie przyniesie oczekiwanych zmian świadomościowych. Koncentracja wsparcia na grupach kluczowych powinna odbywać się poprzez preferencje. Takie podejście jest zbieżne z ideą systemu popytowego nie ograniczając wsparcia do określonych grup, nie determinuje się podaży (sytuacja przeciwna ma miejsce, kiedy wyznaczenie określonej kategorii MŚP jako jedynego beneficjenta wsparcia EFS powoduje napływ oferty doradczo szkoleniowej przekraczającej potrzeby i możliwości absorpcyjne tej kategorii). Zwiększenie odpowiedzialności MŚP za decyzje inwestycyjne 9. Przedsiębiorstwa muszą ponosić odpowiedzialność merytoryczną i finansową za inwestycje w rozwój i kształcenie. Środki publiczne nie powinny zastępować środków prywatnych. Środki publiczne muszą uzupełniać środki prywatne. Firmy mają prawo definiować swoje potrzeby rozwojowe i dobierać do narzędzia pozwalające je zaspokoić (usługi) z szerokiej i profesjonalnej oferty. Administracja nie powinna oceniać potrzeb rozwojowych przedsiębiorstw ani weryfikować doboru narzędzi pozwalających je zaspokoić. Administracja nie ma narzędzi i kompetencji koniecznych do oceny potrzeb rozwojowych przedsiębiorstw. Ta ocena i jej konsekwencje, w tym finansowe, muszą leżeć po stronie firm. Dlatego weryfikacja potrzeb przedsiębiorstw przez instytucje publiczne, czy to poprzez ocenę analizy potrzeb, czy ocenę wniosku, jako warunku udzielenia wsparcia, zawsze będzie iluzoryczna, obarczona dużym prawdopodobieństwem błędu i ukierunkowana na formę, a nie treść (np. trafność doboru narzędzi dla konkretnych potrzeb). Dodatkowo nie będzie przynosiła wartości dodanej samym przedsiębiorstwom, np. w postaci rekomendacji czy propozycji takich narzędzi. 5

6 Firmy muszą być świadomie swojej odpowiedzialności za wybór usług rozwojowych, co oczywiście nie oznacza, że system nie powinien ich w tym wyborze wspierać (poprzez narzędzia minimalizujące ryzyko). Możliwość wyboru oferty w oparciu o kryteria określone przez przedsiębiorcę 10. RUR będzie systemem umożliwiającym porównanie ofert. Dlatego wybór oferty z RUR powinien być traktowany jako wybór przeprowadzony w oparciu o rozeznanie rynku. Instytucje udzielające wsparcia nie powinny kwestionować kryteriów tego wyboru (np. wskazując na istnienie innej, tańszej oferty w RUR). Przedsiębiorca nie ma obowiązku wybrać ofertę najtańszą, tylko adekwatną do potrzeb, spośród tych które zostały udostępnione w systemie. Wymóg przedstawienie uzasadnienia wyboru konkretnej oferty jest dopuszczalny, ale wyłącznie w celach informacyjnych - może służyć zwiększeniu wiedzy o preferencjach przedsiębiorców, kluczowych kryteriach wyboru itp. W systemie popytowym, opartym o weryfikowaną bazę ofert i usługodawców, zakładającym udział finansowy przedsiębiorcy w kosztach inwestycji w rozwój, nie może być warunkiem przyznania wsparcia. Dostępność narzędzi minimalizujących ryzyko 11. Ryzyko niewłaściwego zdefiniowania potrzeb lub niewłaściwego doboru narzędzi jest normalnym ryzykiem wynikającym ze specyfiki kształcenia nie można go zlikwidować, można je minimalizować. Analiza potrzeb rozwojowych powinna być postrzegana jako narzędzie minimalizujące ryzyko błędnego wyboru narzędzi/ oferty rozwojowej. Dlatego też firmy, które oczekują wsparcia w definiowaniu potrzeb rozwojowych, powinny mieć do niego dostęp na szczególnie korzystnych zasadach (np. wyższy niż przeciętny poziom wsparcia, do 100% kosztów usługi). Kolejnym narzędziem jest dostęp do informacji o jakości usług świadczonych w systemie, w tym o poziomie satysfakcji innych użytkowników. System wspierający firmy powinien dostarczać informacji o cenach usług i umożliwiać 6

7 ich porównywanie w kilku wymiarach (cena, doświadczenie, zakres programowy). Dzięki temu zmniejszeniu może ulec zasadnicza ułomność rynku związana z niedoskonałą informacją, a wybory firm będą oparte na obiektywnych przesłankach. Brak regulacji podaży 12. Administracja nie powinna określać typów usług, standardów ich świadczenia czy preferowanych form, ponieważ w ten sposób wywiera wpływ na podaż. Oferta usług rozwojowych jest coraz bogata i często przygotowywana/ modyfikowana dla konkretnego odbiorcy lub grupy odbiorców. Coraz częściej też instrumenty rozwojowe nie mają jednorodnego charakteru - powszechnie łączy się typy usług, np. szkolenia z doradztwem czy coachingiem. Administracyjne określenie typów usług możliwych do objęcia wsparciem nie ma sensu - ryzyko popełnienia błędu przez administrację jest zbyt duże, rośnie również nierynkowa presja na dostawców, aby nazywali swoje usługi zgodnie z tymi wymogami. Racjonalizacja wymogów formalnych 13. Każdy wymóg formalny, w tym zawłaszcza wymogi dokumentacyjne, muszą mieć racjonalne uzasadnienia (cel), a ich wprowadzenie poprzedzać ocena kosztów i korzyści ze stosowania danego wymogu. Wymogi, które nie wynikają z przepisów prawa lub nie podnoszą efektywności czy skuteczności wsparcia są nieuzasadnione. Wymogi formalne muszą być uzasadnione właściwe instytucje mają obowiązek wyjaśniać czemu konkretny wymóg służy i jaki cel realizuje. Dodatkowo, jeśli podobny proces jest realizowany przez różne instytucje w różny sposób, benchmarkiem jest proces łatwiejszy dla przedsiębiorcy (np. podpisanie umowy korespondencyjnie vs podpisanie umowy korespondencyjnie pod warunkiem notarialnego potwierdzenia). W takim przypadku wymóg bardziej restrykcyjny należy uznać za nieuzasadniony. 7

8 Elastyczność fakultatywnie 14. System może różnicować poziom formalności dla przedsięwzięć o różnym poziomie ryzyka. W przypadku przedsięwzięć o dużej wartości i kompleksowych, zasadna może być weryfikacja diagnozy potrzeb i programu rozwojowego przez eksperta (HR). Przedsiębiorcy korzystający z prostych usług powinni korzystać z prostego i szybkiego dostępu do wsparcia. II. System wspierający inwestowanie w rozwój i kształcenie krok po kroku: oferta dla wszystkich przedsiębiorców z kategorii MŚP, o ograniczonej wartości. Odpowiednik projektów otwartych PO KL. Krok 1 Region szacuje liczbę przedsiębiorstw, która może uzyskać wsparcie oraz maksymalną wartość wsparcia, które może przypaść na przedsiębiorstwo w danym roku: Np. roczna alokacja EFS na wsparcie rozwoju kadr przedsiębiorstw / liczba przedsiębiorstw, które skorzystały ze wsparcia EFS w roku 2012 lub % tej liczby. Krok 2 Region szacuje maksymalną wartość wsparcia EFS, jaka może przypaść na pracownika Np.: (roczna alokacja EFS na wsparcie rozwoju kadr przedsiębiorstw / liczba pracowników objętych wsparciem w schematach z pomocą publiczną w roku 2012 lub 2011) + 20% tej liczby. Uwaga: ograniczenie kwoty na pracownika zachęca do poszerzania liczby pracowników szkolonych i daje możliwość premiowania, jeśli wsparciem zostają objęci pracownicy z grup preferowanych, ale utrudnia wyliczenia i komunikację. 8

9 Krok 3 Region określa standardową intensywność wsparcia, jeśli jest inna od intensywności wynikającej z przepisów pomocowych (np. jeśli wsparcie jest w ramach pomocy de minimis). Krok 4 Region określa system preferencji w zależności od potrzeb i polityki regionu: a) Kategorie pracowników, dla których możliwe jest wyższe wsparcie kwotowe (w praktyce oznacza to, że pracownicy z określonych grup mogą otrzymywać droższe wsparcie) b) Kategorie firm, które mogą otrzymać wyższe wsparcie kwotowe, c) Kategorie firm, które mogą otrzymać wyższą intensywność wsparcia Krok 5 Region przygotowuje informację o ofercie EFS jaka jest dostępna dla firm w danym roku. Przedsiębiorcy powinni dowiedzieć się jaka jest maksymalna wartość wsparcia na przedsiębiorcę w ich regionie jaki budżet EFS może być do ich dyspozycji, jeśli zdecydują się na następny krok. Informacja powinna zachęcać do zrobienia tego kroku, czyli musi być konkretna, dawać poczucie, że ta oferta jest realna. Np. Sfinansujemy 80% kosztów szkolenia twoich pracowników. Jedno przedsiębiorstwo może liczyć nawet na 500 pln wsparcia EFS na pracownika. Jeśli jest to pracownik o wykształceniu zawodowym (lub w wieku 45+, itp. ), limit zwiększymy do 800 pln. W 2015 r. jeden przedsiębiorca może otrzymać nawet do 3000pln, przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenach wiejskich, nawet do 4000 pln. Przedsiębiorcy, którzy chcą wspierać pracowników z wykształceniem zawodowych, mogą liczyć na 800 zł wsparcia na pracownika z takim wykształceniem. To może być informacja statyczna region prezentuje wyliczenie lub dynamiczna przedsiębiorca, korzystając z prostego kalkulatora lub pomocy doradcy z infolinii, podając podstawowe dane, może wyliczyć jakim budżetem dysponuje. Krok 6 9

10 Region określa pierwszy krok przedsiębiorcy miejsce/ instytucję, z którą firma powinna się skontaktować, żeby podpisać umowę na wykorzystanie wsparcia EFS. Wskazuje stronę, na której można pobrać lub przesłać formularz zgłoszeniowy Wskazuję punkt kontaktowy, w której formularz można wypełnić i przekazać instytucji Wskazuje moment, w którym przedsiębiorca, może zacząć korzystać z usług (otrzymanie podpisanej przez instytucję umowy wraz z ID pomocy) Krok 7 Region, na podstawie informacji wskazanych przez przedsiębiorcę (wielkość, lokalizacja, branża) określa: maksymalny budżet do wykorzystania przez danego przedsiębiorcę. Budżet faktyczny do rozliczenia nie może być większy niż ta kwota, ale może być mniejszy, jeśli usługi z których skorzystał przedsiębiorca mają niższą wartość generuje umowę zawierającą powyższe informacje i określającą warunki rozliczenia, w której nadaje firmie ID pomocy, które powinno identyfikować maksymalny budżet przypisany do danego przedsiębiorcy oraz termin na przekazanie dowodów uczestnictwa w usłudze (np. 3 miesiące od podpisanie umowy) przesyła umowę na adres wskazany przez firmę z formularzu zgłoszeniowym, a po podpisaniu jej przez przedsiębiorcę i odesłaniu na wskazany adres (pocztą, mejlem lub osobiście), rejestruje właściwe ID pomocy w RUR. Region blokuje kwotę przypisaną przedsiębiorcy na czas wskazany w umowie. Krok 8 Przedsiębiorca wchodzi do RUR i zapoznaje się z ofertą. Wybiera interesujące szkolenie/ usługę. Wpisuje swoje ID, charakteryzuje uczestników wg kluczowych kategorii i otrzymuje informację, jakie wsparcie będzie dla niego dostępne w tym konkretnym przypadku, po uwzględnieniu wartości granicznych specyficznych dla regionu, zaszytych w ID. Zapisuje się na szkolenie/ usługę. Do czasu upływu terminu może dobierać kolejne szkolenia lub obejmować wsparciem kolejnych pracowników, do wyczerpania budżetu wskazanego w umowie. Przedsiębiorca ocenia każdą z usług, z których skorzystał (pracodawca + pracownicy, jeśli byli objęci wsparciem) Pytania do RUR: Czy ID pomocy umożliwia zapisywanie danych o kosztach przypisanych do przedsiębiorcy (na podstawie dokonanych i potwierdzonych rejestracji) - trudność z szacowaniem budżetu do dyspozycji Uwaga: trudność z premią na pracownika, bo to dana najbardziej zmienna 10

11 Krok 9 Przed upływem określonym w umowie (automatyczne przypomnienie) przedsiębiorca przekazuje faktury za usługi z RUR + dodatkowe informacje niezbędne do weryfikacji charakteru przedsiębiorcy lub kategorii pracowników, jeśli mają zastosowanie preferencje regionalne. Krok 10 Instytucja na podstawie zapisów umowy, danych z RUR (weryfikacja stanu faktycznego) oraz faktur przekazanych przez przedsiębiorcę wylicza wartość wsparcia i przekazuje ją na konto przedsiębiorcy. Jeśli przedsiębiorca nie złoży dokumentów w terminie określonym w umowie, instytucje odblokowuje środki. 11