Zamówienia publiczne w przedszkolu

Transkrypt

1 Zamówienia publiczne w przedszkolu

2 Wydawca Dr Josef Raabe Spółka Wydawnicza Sp. z o.o. ul. Młynarska 8/12, Warszawa tel.: (22) faks: (22) e mail: raabe@raabe.com.pl, NIP: , REGON: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS , kapitał zakładowy: PLN Copyright by Dr Josef Raabe Spółka Wydawnicza Sp. z o.o., Warszawa 2013 Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się przedrukowywania i kopiowania całości lub fragmentów publikacji bez zgody wydawcy. Materiałów niezamówionych wydawnictwo nie odsyła. Wydawnictwo nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych na podstawie artykułów zamieszczonych w publikacji. Sekretarz redakcji Kierownik projektu Redaktor prowadząca Redakcja i korekta Grafika Projekt graficzny Skład Eliza Otto Agata Jastrzębska Hanna Basaj Zespół fotolia.com, Graphics & Design Studio Marcin Ziółkowski Graphics & Design Studio Marcin Ziółkowski HAPPY Studio DTP Printed in Poland

3 Marek Szyszka Zamówienia publiczne w przedszkolu Spis treści 1. Kiedy stosować prawo zamówień publicznych 2 2. Planowanie zamówień 2 3. Zamówienia poniżej i powyżej 14 tys. euro Progi ustawowe Zbieg rodzajów zamówień Zakazy Części Zamówienie bez stosowania przepisów Ustawy Zamówienia powtarzające się okresowo Kiedy łączyć? Usługi finansowe i bankowe Roboty budowlane Termin ważności Praktyka 8 4. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej 14 tys. euro Przetarg nieograniczony Zapytanie o cenę Zamówienie z wolnej ręki Dotyczy wszystkich trybów Zamówienia o wartości nieprzekraczającej 14 tys. euro Podstawy prawne 24 Przedszkole zobowiązane jest do przestrzegania prawa zamówień publicznych. Obowiązek ten wynika przede wszystkim z samej Ustawy oraz z ustawy o finansach publicznych. 1

4 1. Kiedy stosować prawo zamówień publicznych Ustawa zobowiązuje podmioty zamawiające (dalej zamawiający ) do stosowania jej przepisów w określonych okolicznościach, przede wszystkim w sytuacji, gdy wartość planowanego zamówienia jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tysięcy euro. Na dzień dzisiejszy kurs złotego w stosunku do euro wynosi 4,2249 zł/euro. Kurs ten powinien być aktualizowany co najmniej raz w ciągu dwóch lat, obecny kurs obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. Obecnie w sejmie trwają prace mające na celu podwyższenie kwoty, od której zamawiający zobowiązani będą do stosowania przepisów Ustawy. Kiedy nie trzeba stosować Ustawy Ustawa zwalnia z obowiązku jej stosowania w przypadkach: nabycia, przygotowania, produkcji lub koprodukcji materiałów programowych przeznaczonych do emisji w radiu, telewizji lub Internecie, zakupu czasu antenowego, nabycia własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności dzierżawy i najmu, umów z zakresu prawa pracy. 2. Planowanie zamówień Po ustaleniu budżetu danej placówki zamawiający powinien przygotować plan zamówień na dany rok. Ustawa nie wymaga takiego dokumentu, jednakże jest on bardzo przydatny przy wydatkowaniu środków publicznych, przede wszystkim pomaga zamawiającemu pogrupować podobne przedmioty zamówień lub podzielić je w okresie rocznym, a tym samym pozwala uniknąć naruszenia przepisów Ustawy. Plan zamówień powinien zawierać co najmniej takie elementy, jak: wstępny opis przedmiotu zamówienia, określenie kategorii zamawianych dóbr (dostaw, usług, robót budowlanych), wartość szacunkową zamówienia (w złotych i w euro), planowany tryb udzielenia zamówienia (np. przetarg nieograniczony, zamówienie poniżej 14 tys. euro, zapytanie o cenę), planowany termin rozpoczęcia procedury udzielenia zamówienia. Należy jednocześnie zaznaczyć, że plan zamówień podlega okresowej analizie i zmianom związanym z aktualnymi potrzebami danej placówki. 2

5 3. Zamówienia poniżej i powyżej 14 tys. euro Zamówienia, których wartość szacunkowa nie przekracza 14 tys. euro, mogą zostać udzielone bez stosowania przepisów Ustawy. Zamówienia przekraczające tę wartość muszą zostać udzielone w jednym z ustawowych trybów, tj.: przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę, licytacji elektronicznej. Z uwagi na wysokość środków finansowych i zakresy zadań realizowanych przez placówki oświatowe, w zasadzie zastosowanie będą miały jedynie: przetarg nieograniczony, zamówienia z wolnej ręki oraz zapytania o cenę w procedurze jak dla wartości nieprzekraczającej 207 tys. euro w przypadku dostaw i usług, oraz 5,186 mln euro przy robotach budowlanych. Wartość szacunkowa zamówienia Wartość szacunkowa zamówienia zawiera całkowite szacowane wynagrodzenie wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych, ale nie uwzględnia podatku od towarów i usług (VAT) Progi ustawowe W postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych od 1 stycznia 2014 r. obowiązują nowe progi wartości zamówienia, od których uzależnione są poszczególne czynności zamawiającego: 1. próg: 14 tys. euro (59 148,60 zł) obowiązek stosowania przepisów Ustawy, a mianowicie tzw. procedury krajowej, bez względu na kategorię zamówienia, 2. próg: 207 tys. euro ( ,30 zł) obowiązek stosowania tzw. procedury unijnej w przypadku dostaw lub usług (było 200 tys. euro), 3. próg: 5,186 mln euro ( ,40 zł) obowiązek stosowania procedury unijnej w przypadku robót budowlanych (było 5 mln euro). Jeśli zamówienia nie przekraczają ustawowego progu, co prawda zamawiający nie mają obowiązku przestrzegania przepisów Ustawy, jednakże zobowiązani są do stosowania zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania, pisemności i jawności postępowania. 3

6 Powyższe zasady powiązane są również z uregulowaniami ustawy o finansach publicznych, która wymaga wydatkowania środków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z posiadanych nakładów oraz zasady optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu zaplanowanych celów Zbieg rodzajów zamówień Aby rzetelnie oszacować wartość zamówienia, zamawiający powinien przestrzegać zasad określonych w Ustawie. Przede wszystkim musi pamiętać o regułach dotyczących zbiegu różnego rodzaju zamówień, i tak: jeśli zamówienie składa się jednocześnie z dostaw i usług albo z robót budowlanych i usług, udziela się go według przepisów dotyczących bardziej wartościowego przedmiotu zamówienia; Przykład: Zamówienie składa się z dostawy mebli (55 tys. zł netto) wraz z usługą ich montażu (6 tys. zł netto). Powinno więc zostać udzielone zgodnie z przepisami dotyczącymi dostaw. jeśli zamówienie polega jednocześnie na dostawie i rozmieszczeniu lub instalacji dostarczonego dobra, stosuje się przepisy dotyczące dostaw; Przykład: Zamówienie składa się z dostawy zestawów komputerowych wraz z usługą instalacji i konfiguracji. Zamówienie powinno być udzielone zgodnie z przepisami dotyczącymi dostaw. jeśli zamówienie składa się jednocześnie z robót budowlanych oraz dostaw niezbędnych do ich realizacji, stosuje się przepisy dotyczące robót budowlanych; Przykład: Zamówienie składa się z remontu pomieszczenia wraz z dostawą wyposażenia. Zamówienie powinno być udzielone zgodnie z przepisami dotyczącymi robót budowlanych. jeśli dane zamówienie składa się jednocześnie z usług oraz robót budowlanych niezbędnych do realizacji usług, stosuje się przepisy dotyczące usług. Przykład: Zamówienie składa się z usługi organizacji i przeprowadzenia przestawienia plenerowego, do którego niezbędne jest wybudowanie tymczasowej drogi dla widzów. Zamówienie powinno zostać udzielone zgodnie z przepisami dotyczącymi usług Zakazy Przy ustalaniu wartości zamówienia trzeba pamiętać o zakazie zaniżania jego wartości oraz dokonywania podziału zamówienia na części w celu uniknięcia przepisów Ustawy (art. 32 ust. 2 Ustawy). Wątpliwości budzi ten drugi zakaz. Podział zamówienia jest zabroniony, tylko jeśli jego celem jest ominięcie obowiązku stosowania Ustawy, 4

7 można go jednak dokonać z innych przyczyn, np.: finansowych, technicznych czy organizacyjnych. Przykład Zamawiający zamierza zamówić biurka (A) oraz krzesła i fotele do tych biurek (B). Jeśli zsumuje ich wartość (A+B), to przekroczy próg 14 tys. euro. Jeśli podzieli zamówienie na części w taki sposób, że wartość poszczególnych zamówień (odrębnie A i B) nie przekroczy 14 tys. euro, będzie mógł ominąć Ustawę. Tym samym jednak naruszy art. 32 ust. 2 Ustawy. W tym przypadku zamawiający powinien udzielić zamówienia na A i B łącznie albo osobno, ale bez względu na wybór, musi zastosować procedurę dla wartości przekraczającej 14 tys. euro. Zamawiający zamierza zamówić biurka, krzesła i fotele (A) oraz jeden fotel ortopedyczny dla ucznia (B). Dalej sytuacja prawna jest identyczna jak w poprzednim przykładzie. Jednak zamawiający nie naruszy Ustawy, jeśli dowiedzie, że zakup specjalistycznego sprzętu nie był możliwy w ramach jednego zamówienia ze względu na różny krąg wykonawców oraz że przedmioty zamówień nie były tego samego rodzaju, a tym samym udowodni, że podział zamówienia nie miał na celu uniknięcia przepisów Ustawy. W tej sytuacji może udzielić obu zamówień odrębnie, bez stosowania Ustawy Części Jeśli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych lub udziela zamówienia w częściach, zobowiązany jest do zsumowania wartości tych zamówień i udzielenia zamówienia stosownie do ich łącznej wartości. Przykład Zamawiający przeprowadza jedno zamówienie na dostawę artykułów spożywczych, w ramach którego dokonuje podziału na: część nr 1 nabiał, część nr 2 mięso i wędliny, część nr 3 pieczywo, część nr 4 owoce i warzywa, i dopuszcza składanie ofert na wybraną przez wykonawców część zamówienia. Zamawiający co cztery miesiące udziela zamówienia na usługę sprzątania terenu zielonego wokół placówki. W obu wypadkach zamawiający udziela zamówienia na zasadach odpowiednich dla łącznej wartości wszystkich części. 5

8 3.5. Zamówienie bez stosowania przepisów Ustawy Artykuł 6a Ustawy daje możliwość udzielenia zamówienia na określoną część według procedury jak dla wartości danej części, mimo że łączna wartość części zamówienia przekracza 14 tys. euro, jeśli: wartość tej części jest mniejsza niż 80 tys. euro w przypadku dostaw lub usług, wartość tej części jest mniejsza niż 1 mln euro w przypadku robót budowlanych, a wartość tej części nie przekracza 20% łącznej wartości zamówień. Przykład Zamawiający zamierza udzielić zamówień na usługi w trzech częściach, co cztery miesiące. Usługa A o wartości 27 tys. zł, B 25 tys. zł i C 13 tys. zł. Łączna wartość tych zamówień wynosi 65 tys. zł. Zamawiający może udzielić zamówienia na część C z pominięciem Ustawy, ponieważ 13 tys. zł stanowi 20% wartości zamówienia i nie przekracza kwoty 80 tys. euro, a jednocześnie jest niższe niż próg, od którego obowiązkowo należy stosować przepisy Ustawy. Pozostałe części zamówienia powinny natomiast zostać udzielone według procedury jak dla wartości przekraczającej 14 tys. euro, pomimo że łączna wartość usług A i B nie przekracza kwoty 14 tys. euro Zamówienia powtarzające się okresowo Osobnym zagadnieniem są zamówienia na dostawy lub usługi powtarzające się okresowo, przede wszystkim takie, których nie można zrealizować jednorazowo i muszą być powtarzane co pewien czas. Do zamówień tego typu można zaliczyć usługę sprzątania, ochrony mienia, odbioru odpadów, dostawę artykułów spożywczych, opału czy prasy. W takim przypadku w celu należytego ustalenia wartości zamówienia należy wziąć pod uwagę łączną wartość zamówień tego samego rodzaju: które zostały udzielone w poprzednich 12 miesiącach (lub w poprzednim roku budżetowym), z wprowadzeniem zmian ilościowych i uwzględnieniem wskaźnika inflacji, lub które zamierza się udzielić w terminie 12 miesięcy po pierwszej usłudze lub dostawie. Należy zaznaczyć, że wybór jednej z metod, zgodnie z zasadą opisaną powyżej, nie może zostać dokonany w celu uniknięcia przepisów Ustawy. Jeśli po oszacowaniu wartości zamówienia jedną z powyższych metod wartość zamówienia jest zbliżona do progu, np. 14 tys. euro, należy 6

9 przeprowadzić szacowanie wartości drugą metodą, aby się upewnić, czy wartość nadal nie przekracza określonego progu Kiedy łączyć? Zamawiający często mają wątpliwości, czy dany przedmiot zamówienia stanowi część innego zamówienia i czy należy je połączyć, czy pozostawić rozdzielone. Zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych Szacowanie wartości i udzielanie zamówień objętych projektem współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej : Dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami, konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami, jak tożsamość przedmiotowa zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę 1. Jeśli określone przez zamawiającego przedmioty zamówienia mogą zostać zrealizowane w tym samym terminie przez jednego wykonawcę, będą one stanowić jedno zamówienie. Natomiast gdy przedmioty zamówienia nie mogą zostać zrealizowane przez jednego wykonawcę albo różnią się rodzajem, będą stanowić przedmiot odrębnych zamówień. Przykład Zamawiający zamierza zamówić biurka (A), fotele biurowe (B), krzesła dla dzieci (C), stoliki dla dzieci (D), ławki i stoliki jako wyposażenie placu zabaw (E). Powinien zsumować wartość zamówień A D, a zamówienie E, jako kierowane do innej grupy wykonawców, potraktować odrębnie, przy czym nie ma tu znaczenia, czy przedmioty A-D zostaną zamówione w częściach czy jednym zamówieniem z dopuszczeniem składania ofert częściowych Usługi finansowe i bankowe Jeśli przedmiotem zamówienia są usługi bankowe lub inne usługi finansowe, do wartości szacunkowej zamówienia wlicza się prowizje, marże, opłaty, odsetki oraz inne podobne świadczenia na rzecz wykonawcy. W sytuacji, gdy te obciążenia w okresie umowy będą przekra

10 czały wartość 14 tys. euro, należy zastosować procedury określone w ustawie. W przypadku ustalania wartości zamówień udzielanych na czas nieokreślony, do szacowania należy przyjąć wartość za okres czterech lat. Ponadto na czas nieoznaczony mogą być zawierane wyłącznie umowy na: dostawę wody lub odprowadzanie ścieków z sieci wodno-kanalizacyjnej, dostawę gazu z sieci gazowej, dostawę ciepła z sieci ciepłowniczej, licencje na oprogramowanie komputerowe oraz umowy, których przedmiotem są usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej lub gazu ziemnego Roboty budowlane Osobną kwestią jest szacowanie wartości zamówienia na roboty budowlane. Zamawiający może udzielić zamówienia klasycznego na robotę budowlaną albo zamówienia w formule zaprojektuj i wybuduj. W pierwszym przypadku wartość zamówienia szacuje się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym. W drugiej sytuacji szacowanie następuje na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym Termin ważności Oszacowana wartość zamówienia ma swój termin ważności. W przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi, szacowanie wartości zamówienia musi zostać wykonane nie później niż trzy miesiące przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku robót budowlanych termin ten wynosi pół roku. Jeśli więc zamawiający oszacował wartość zamówienia na początku roku przy sporządzaniu planu zamówień, a zamówienia udziela w drugiej połowie roku, przed wszczęciem postępowania wartość zamówienia powinna zostać zaktualizowana Praktyka Samo szacowanie wartości zamówienia nie zostało doprecyzowane przez ustawodawcę, który stwierdza jedynie, że ma zostać dokonane z należy- 8

11 tą starannością. Z praktyki wynika, że w przypadku robót budowlanych zamawiający opierają się na wartościach wynikających z kosztorysu inwestorskiego, natomiast w przypadku dostaw lub usług przeprowadzają badanie rynku. Badanie takie polega m.in. na zapoznaniu się z ofertami potencjalnych wykonawców zamieszczonymi w katalogach czy na stronach internetowych, rozmowach telefonicznych i sporządzaniu notatek z ich przebiegu, jak również na zwracaniu się pisemnie z prośbą o przedstawienie wstępnej i niewiążącej kalkulacji kosztów realizacji zamówienia. Prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia jest jednym z podstawowych elementów procedury, ponieważ pociąga za sobą szereg czynności zamawiającego. Zasady udzielania zamówień różnią się bowiem istotnie w zależności od tego, który próg ustawowy został przekroczony. W artykule zostaną opisane jedynie procedury krajowe, natomiast procedury unijne ze względu na duże wartości zostaną pominięte. 4. Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej 14 tys. euro Podstawowymi trybami udzielania zamówienia publicznego są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Ze względu na bardziej skomplikowaną oraz czasochłonną procedurę, zamawiający rzadko korzystają z przetargu ograniczonego, dlatego w niniejszym artykule zostanie on pominięty Przetarg nieograniczony Przygotowanie Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego polega przede wszystkim na opisaniu przedmiotu zamówienia, oszacowaniu jego wartości, ustaleniu pozostałych warunków zamówienia, a także na opracowaniu postanowień przyszłej umowy oraz zabezpieczeniu niezbędnych środków finansowych. Podstawowym dokumentem, który powinien zawierać wszelkie niezbędne informacje odnośnie do realizacji przedmiotu zamówienia oraz warunków, które muszą spełnić potencjalni wykonawcy, jest Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (dalej: SIWZ ). Dokument ten również musi zostać opracowany przed wszczęciem postępowania. Komisja przetargowa Zamawiający może powołać komisję przetargową (w procedurze właściwej dla progu unijnego zamawiający musi powołać komisję) albo powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania własnej jednostce 9

12 organizacyjnej, a nawet osobie trzeciej. W praktyce większość zamawiających ma regulamin zamówień publicznych. Powinien on co do zasady określać również procedury dokonywania zakupów o wartości poniżej 14 tys. euro. Należy podkreślić, że komisja przetargowa jest dla kierownika zamawiającego zespołem pomocniczym, doradczym, opiniującym. Wyłączną prerogatywą kierownika zamawiającego są: wykluczanie wykonawców, odrzucanie ofert, dokonywanie wyboru najkorzystniejszej oferty oraz unieważnianie postępowania. W pozostałym zakresie kierownik zamawiającego może powierzyć podejmowanie czynności komisji przetargowej. Wszczęcie postępowania Wszczęcie postępowania w trybie przetargowym następuje poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych prowadzonym przez Urząd Zamówień Publicznych (dalej: UZP ). Zamawiający zamieszcza ogłoszenie drogą elektroniczną ( pl/cmsws/page/?d;1052 lub a następnie zakładka Biuletyn Zamówień Publicznych ) za pomocą formularzy umieszczonych na stronie internetowej. Login i hasło do zamieszczania ogłoszeń Aby otrzymać login i hasło do zamieszczania ogłoszeń, zamawiający musi wypełnić formularz dostępny na stronie Biuletynu Zamówień Publicznych, a potem przesłać go do siedziby UZP pocztą tradycyjną. Następnie zamawiający zobowiązany jest do zamieszczenia tego ogłoszenia w miejscu publicznie dostępnym w swej siedzibie oraz na stronie internetowej. Oprócz ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający zobowiązany jest do udostępnienia na stronie internetowej SIWZ. Specyfikacja musi zostać umieszczona w dniu wszczęcia postępowania i pozostawać na tej stronie co najmniej do upływu terminu składania ofert. Ogłoszenie o zamówieniu zawiera tylko najważniejsze, z punktu widzenia wykonawcy, informacje mające na celu umożliwienie podjęcia decyzji o ubieganiu się o zamówienie. Wszystkie szczegółowe informacje zamieszczane są w SIWZ, w tym m.in.: dane zamawiającego, sposób kontaktowania się z nim i wskazanie osoby wyznaczonej do kontaktów z wykonawcami, określenie trybu udzielenia zamówienia, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji zamówienia, warunki udziału wykonawców w postępowaniu, zasady oceny spełniania tych warunków, wykaz oświadczeń i dokumentów, jakich zamawiający wymaga od wykonawców w celu potwierdzenia spełniania tych warunków, 10

13 opis sposobu przygotowania oferty, opis sposobu obliczenia ceny ofertowej, opis kryteriów, którymi będzie się posługiwał zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty, wskazanie miejsca i terminu składania i otwarcia ofert, wzór umowy, ogólne warunki umowy albo jej istotne postanowienia. Wyjaśnienia SIWZ W trakcie postępowania wykonawcy po zapoznaniu się ze Specyfikacją mają prawo zwracania się do zamawiającego z wnioskiem o udzielenie wyjaśnień. Mogą to czynić w określonym terminie, tj. nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Przykład Zamawiający wszczął postępowanie 1 października i jednocześnie zamieścił SIWZ na stronie internetowej. Termin składania ofert został wyznaczony na 8 października. Termin na wnioskowanie o udzielenie wyjaśnień do treści SIWZ upływa z końcem 5 października. Jeśli nawet zamawiający przedłuży termin składania ofert, termin na zadawanie pytań do treści SIWZ nie ulega zmianie. Zamawiający zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na dwa dni przed upływem terminu składania ofert. Gdy zamierza udzielić wyjaśnień w terminie późniejszym, zobowiązany jest przedłużyć termin składania ofert w taki sposób, aby od dnia udzielenia wyjaśnień pozostały dwa dni do upływu terminu składania ofert. W przypadku, gdy dany wykonawca zwróci się o wyjaśnienie treści specyfikacji po upływie terminu, zamawiający może udzielić stosownych wyjaśnień albo pozostawić wniosek wykonawcy bez rozpatrzenia. Modyfikacje SIWZ Zamawiający może sam z własnej inicjatywy bądź na skutek udzielanych wyjaśnień dokonać modyfikacji treści specyfikacji. Jeżeli zmiana treści SIWZ dotyczy w szczególności: określenia przedmiotu zamówienia, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania albo wymaga wprowadzenia zmian w treści oferty, zamawiający musi przedłużyć termin składania ofert o dodatkowy czas na dokonanie tych zmian. Jednocześnie, jeśli zmiana treści SIWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu zamieszczonego w Biuletynie Zamówień Publicznych, zamawiający jest zobowiązany do zamieszczenia w Biuletynie Zamówień 11

14 Publicznych ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu, a następnie podobnie jak w przypadku wszczynania postępowania musi zamieścić zmianę ogłoszenia na stronie internetowej oraz w swojej siedzibie. Zamawiający umieszcza informacje o modyfikacji specyfikacji oraz wyjaśnienia jej treści na stronie internetowej, na której została ona udostępniona. Otwarcie ofert Po upływie terminu składania ofert zamawiający zobowiązany jest dokonać ich publicznego otwarcia, które musi nastąpić w tym samym dniu. W sesji otwarcia ofert mogą uczestniczyć zarówno wykonawcy, którzy złożyli swe oferty, jak również osoby trzecie. Przed otwarciem pierwszej oferty zamawiający zobligowany jest do podania kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia, natomiast podczas otwierania ofert powinien podać nazwy oraz adresy wykonawców, informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach. Na tym kończy się sesja otwarcia ofert i pracę nad nimi rozpoczyna komisja przetargowa lub osoba wyznaczona przez kierownika zamawiającego (dyrektor placówki) do przeprowadzenia postępowania. Porada Przed upływem terminu składania ofert zamawiający powinien, w celach dowodowych, przygotować dokument potwierdzający ich złożenie. Potwierdzenie złożenia oferty powinno zawierać co najmniej: nazwę zamawiającego i postępowania, dzień i godzinę złożenia oferty oraz kolejny numer wśród złożonych ofert. Potwierdzenie powinno zostać podpisane przez składającego i odbierającego ofertę. Opakowanie oferty powinno zostać opatrzone numerem oferty, datą i godziną jej złożenia, a sama oferta numerem bezpośrednio po jej otwarciu. Wyjaśnienia i uzupełnienia ofert Przy badaniu ofert zamawiający może skorzystać z kilku instrumentów prawnych umożliwiających wyeliminowanie niezgodności lub braków. Może zwrócić się do wykonawców z wnioskiem o wyjaśnienie treści oferty bądź oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Ponadto zobowiązany jest do wezwania wykonawców do uzupełnienia oświadczeń, dokumentów lub pełnomocnictw, jeśli nie złożyli oni tych dokumentów wraz z ofertą albo jeśli złożone przez nich dokumenty zawierają błędy. Zamawiający powinien wyznaczyć wykonawcom odpowiedni czas na uzupełnienie, tj. czas niezbędny do sporządzenia lub uzyskania odpowiednich dokumentów oraz na przesłanie ich do zamawiającego. Zamawiający nie ma obowiązku wzywania do 12

15 uzupełnienia wymienionych dokumentów, jeśli pomimo ich uzupełnienia oferta danego wykonawcy i tak podlegałaby odrzuceniu albo konieczne jest unieważnienie całego postępowania. Rażąco niska cena Gdy zamawiający obawia się, że zaoferowana przez danego wykonawcę cena jest zbyt niska, tj. nie gwarantuje realizacji przedmiotu zamówienia w sposób należyty, powinien zwrócić się do danego wykonawcy o wyjaśnienie. Wykonawca zobowiązany jest do wyjaśnienia elementów oferty mających wpływ na zaoferowaną cenę. Przy ocenie otrzymanych wyjaśnień zamawiający musi wziąć pod uwagę obiektywne czynniki, tj. w szczególności: oszczędność metody wykonania zamówienia, zastosowane rozwiązania techniczne, sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla tegoż wykonawcy, oryginalność projektu, jak również wpływ uzyskanej pomocy publicznej. Poprawianie ofert Zamawiający może dokonywać poprawek w treści złożonych ofert. Mianowicie zobowiązany jest poprawić: oczywiste omyłki rachunkowe, uwzględniając konsekwencje rachunkowe poprawek, oczywiste omyłki pisarskie, inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty. W przypadku czynności z zakresu pierwszego i drugiego punktu informacja o dokonanych poprawkach kierowana jest jedynie do wykonawcy, którego ofertę poprawiono. Nieco odmienne jest postępowanie w sytuacji opisanej w trzecim punkcie, ponieważ wykonawca, w którego ofercie została dokonana tego rodzaju poprawka, zobowiązany jest w ciągu trzech dni od otrzymania informacji wyrazić zgodę na jej dokonanie. W przeciwnym wypadku lub przy braku jakiejkolwiek reakcji ze strony wykonawcy, oferta zostaje odrzucona. Oferta złożona po terminie Zdarza się, że oferta wykonawcy dociera do zamawiającego po upływie terminu składania ofert. W takim przypadku zamawiający dokonuje otwarcia oferty, a następnie zwraca ją wykonawcy bez rozpatrywania. Rozstrzygnięcie postępowania Po zbadaniu ofert zamawiający przeprowadza ich ocenę i wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów ustalonych i opisanych w SIWZ. Jednocześnie oferty wykonawców niespełniające wymagań specyfikacji lub ustawy powinny zostać odrzucone, natomiast wykonawcy niespełniający warunków udziału w postępowaniu powinni zostać wykluczeni z dalszego etapu udzielania zamówienia. Zgodnie z przepisami Ustawy zamawiający 13

16 w tym samym czasie, a de facto w tym samym piśmie, zobowiązany jest do przekazania wykonawcom, którzy złożyli oferty, informacji: o dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej z podaniem nazwy i adresu wykonawcy, wraz z uzasadnieniem jej wyboru, o wykonawcach, którzy złożyli oferty (również oferty odrzucone), wraz z podaniem punktacji przyznanej poszczególnym ofertom, o wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania, wraz z uzasadnieniem, o ofertach odrzuconych, wraz z uzasadnieniem, o terminie, po upływie którego może zostać zawarta umowa z wybranym wykonawcą. Informacje, o których mowa w pierwszym i drugim punkcie, zamawiający musi umieścić na stronie internetowej oraz w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie. Jeśli w postępowaniu wymagane jest wniesienia wadium, po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zobowiązany jest do zwrotu wadium wszystkim wykonawcom, oprócz wykonawcy, którego oferta została wybrana. W sytuacji konieczności zatrzymania wadium, zamawiający wraz z wyborem oferty informuje wykonawców, którym wadium nie zostaje zwrócone, o dokonaniu tej czynności. Termin związania ofertą W postępowaniach prowadzonych w procedurze krajowej termin związania wykonawcy ze złożoną ofertą wynosi nie więcej niż 30 dni. Oznacza to, że zamawiający musi w tym czasie dokonać badania ofert, uzyskać wyjaśnienia lub uzupełnienia dokumentów czy treści oferty, ocenić oferty, a następnie dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej. W tym terminie musi również zostać przewidziany odpowiedni czas na upływ terminu na wniesienie odwołania przez niezadowolonego wykonawcę, a następnie na zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. W niesprzyjających okolicznościach niezbędne może się okazać przedłużenie terminu związania ofertą. Ustawodawca przyznał zamawiającemu jednokrotną możliwość zwrócenia się do wykonawców z wnioskiem o przedłużenie tego terminu, nie dłużej niż o 60 dni. Zamawiający może dokonać tej czynności nie później niż na trzy dni przed upływem pierwotnego terminu. Jeśli w postępowaniu wymagane było wniesienie wadium, wraz z wezwaniem wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą zamawiający zobowiązany jest wezwać również do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego na przedłużony okres związania ofertą. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wezwanie jest kierowane po dokonaniu 14

17 wyboru oferty, gdyż wówczas adresatem jest tylko wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą. Żaden z przepisów Ustawy nie zakazuje zawarcia umowy o zamówienie publiczne po upływie terminu związania ofertą. Tylko od woli stron zależy, czy taka umowa zostanie podpisana pomimo braku związania wykonawcy złożoną ofertą. Termin zawarcia umowy Co do zasady, zamawiający może zawrzeć umowę z wykonawcą po upływie terminu na wniesienie odwołania na czynność wyboru najkorzystniejszej oferty. Wyjątkiem jest okoliczność, w której w danym postępowaniu została złożona tylko jedna oferta albo wpłynęło więcej ofert, ale żadna z nich nie została odrzucona i jednocześnie żaden z wykonawców nie został wykluczony. W takich sytuacjach zamawiający nie musi oczekiwać na upływ terminu na wniesienie odwołania i może zawrzeć umowę choćby tego samego dnia, w którym przekazał informację o rozstrzygnięciu postępowania. Nie można wykluczyć sytuacji, w której wybrany wykonawca będzie uchylał się od zawarcia umowy z zamawiającym. W takim przypadku zamawiający może dokonać wyboru następnej w kolejności oferty, bez konieczności powtarzania badania i oceny ofert. Jeśli zamawiający żądał wniesienia wadium, jako zabezpieczenia oferty, to w sytuacji odstąpienia od zawarcia umowy, wadium nie zostaje zwrócone wykonawcy. Wymóg pisemności Umowa w sprawie zamówienia publicznego musi zostać zawarta w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. Środki ochrony prawnej Na każdym etapie postępowania wykonawcom uczestniczącym w procesie udzielania zamówienia publicznego służą środki ochrony prawnej. Wykonawcy korzystają z nich, gdy uznają, że ponieśli lub mogą ponieść szkodę w wyniku dokonania przez zamawiającego czynności niezgodnej z prawem lub niedokonania czynności, do której był zobowiązany przepisami (bezczynność zamawiającego). W procedurze krajowej wykonawcy mają dwie możliwości podważania zasadności działań zamawiającego, tj. wniesienie odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej albo poinformowanie zamawiającego o niezgodnej z przepisami czynności (lub bezczynności) zamawiającego, jeśli w danych okolicznościach odwołanie nie przysługuje (tzw. informacja 15

18 o nieprawidłowościach). Odwołanie przysługuje jedynie na następujące czynności: dokonanie wyboru jako trybu postępowania: negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę jeżeli w ocenie wykonawcy wybrany przez zamawiającego tryb jest niezgodny z przepisami w danych okolicznościach; opisanie sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców jeśli zdaniem wykonawcy jest ono nieprawidłowe; wykluczenie z postępowania jeżeli w ocenie wykonawcy został on niesłusznie wykluczony; odrzucenie oferty jeśli zdaniem wykonawcy jego oferta została odrzucona niezgodnie z prawem. Powyższy katalog jest zamknięty i na inne okoliczności wykonawca nie może wnieść odwołania. Złożenie odwołania w innym zakresie niż określone powyżej będzie skutkować jego odrzuceniem przez Krajową Izbę Odwoławczą bez rozpatrzenia. Wobec czynności zamawiającego, na które nie przysługuje odwołanie, wykonawca może: poinformować zamawiającego o podjętej przez niego czynności, która w ocenie wykonawcy była niezgodna z przepisami Ustawy albo poinformować zamawiającego o zaniechaniu czynności, do której zdaniem wykonawcy był zobowiązany przepisami. Terminy wniesienia odwołania Wykonawcy mogą wnieść odwołanie w określonych w Ustawie terminach, tj.: w ciągu pięciu dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego, która stanowi podstawę do wniesienia odwołania jeśli informacja została przesłana faksem lub drogą elektroniczną, albo 10 dni jeśli stosowna informacja została przesłana w inny sposób, np. pocztą, kurierem; odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub wobec treści specyfikacji w ciągu pięciu dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub od dnia zamieszczenia specyfikacji na stronie internetowej; odwołanie na inne czynności, w tym na bezczynność zamawiającego w terminie pięciu dni od dnia, w którym wykonawca powziął lub przy zachowaniu należytej staranności mógł powziąć informację o okolicznościach stanowiących podstawę do jego wniesienia. Powyższe terminy są identyczne, jeśli odwołanie na daną czynność zamawiającego nie przysługuje a wykonawca zamierza poinformować zamawiającego o dokonanej przez niego niezgodnej z przepisami czynności lub bezczynności. 16

19 Odwołanie co robić!? W przypadku wniesienia odwołania zamawiający ma obowiązek poinformować pozostałych wykonawców o tym fakcie, przesyłając w ciągu dwóch dni kopię odwołania wszystkim wykonawcom, którzy ubiegają się o udzielenie zamówienia. Jeśli odwołanie dotyczy ogłoszenia o zamówieniu albo treści SIWZ, zamawiający powinien zamieścić kopię odwołania na stronie internetowej, na której znajdują się te dokumenty. Zamawiający zobligowany jest wezwać jednocześnie wykonawców do przystąpienia do postępowania odwoławczego. W odpowiedzi na wezwanie, w ciągu trzech dni od dnia otrzymania kopii odwołania, wykonawcy mogą przystąpić do postępowania odwoławczego, wskazując jednocześnie, czy opowiadają się za stanowiskiem zamawiającego, czy wykonawcy wnoszącego odwołanie. W przypadku wniesienia odwołania wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub SIWZ zamawiający może przedłużyć termin składania ofert. W praktyce termin ten musi zostać przesunięty, ponieważ co do zasady okres pomiędzy wszczęciem postępowania a terminem składania ofert jest krótszy niż czas niezbędny na ostateczne rozstrzygnięcie odwołania przed Krajową Izbą Odwoławczą, co zajmuje około trzech czterech tygodni. W przypadku wniesienia odwołania po otwarciu ofert zawieszeniu ulega bieg terminu związania ofertą, a zaczyna on biec na nowo po ogłoszeniu orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą. Ponadto zamawiający, najpóźniej na siedem dni przed upływem ważności wadium, wzywa wykonawców, z zagrożeniem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy. Natomiast, jeśli odwołanie zostało wniesione po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty, zamawiający przesyła wezwanie tylko do wykonawcy, którego ofertę wybrano. W przypadku wniesienia odwołania zamawiający może uznać zasadność przedstawionych w nim zarzutów albo pozostać na swoim stanowisku. Jeśli uzna racje wykonawcy, może wnieść odpowiedź na odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, uwzględniając wszystkie zarzuty w nim przedstawione. Izba powinna umorzyć postępowanie odwoławcze, jeśli po stronie zamawiającego nie przystąpił do niego żaden z pozostałych wykonawców. Po umorzeniu postępowania zamawiający zobowiązany jest dokonać, powtórzyć albo anulować wcześniejsze czynności zgodnie z żądaniem zawartym w odwołaniu. Czynności Krajowej Izby Odwoławczej W przeciwnym wypadku Krajowa Izba Odwoławcza rozpatruje odwołanie w ciągu 15 dni od jego wniesienia. Izba może: 17

20 odrzucić odwołanie z przyczyn formalnych, np. z powodu wniesienia odwołania po upływie terminu czy braku możliwości wniesienia odwołania na daną czynność zamawiającego, oddalić odwołanie z przyczyn merytorycznych, tj. uznać, że czynności dokonane przez zamawiającego są prawidłowe, uwzględnić odwołanie z przyczyn merytorycznych, tj. uznać, że zarzuty przedstawione przez wykonawcę są zasadne. Zamawiający dokonuje czynności zgodnie z orzeczeniem Izby. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej zamawiającemu i wykonawcy przysługuje skarga do sądu. Informacja o nieprawidłowościach W przypadku otrzymania informacji o nieprawidłowościach zamawiający może: jeśli informacja jest zasadna powtórzyć czynność z jednoczesnym unieważnieniem (anulowaniem) uprzedniej czynności niezgodnej z przepisami albo dokonać czynności, której bezprawnie zaniechał, informując jednocześnie o tych czynnościach wszystkich wykonawców, jeśli informacja jest w ocenie zamawiającego niezasadna, może pozostawić ją bez dokonywania jakiejkolwiek czynności albo udzielić wykonawcy odpowiedzi z obszerniejszym uzasadnieniem swojego postępowania. Unieważnienie postępowania Zamawiający musi unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, gdy: do upływu terminu składania ofert nie została złożona żadna oferta, wszystkie złożone w wyznaczonym terminie oferty zostały odrzucone, cena najkorzystniejszej oferty jest wyższa niż kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, wystąpiła istotna zmiana okoliczności, która powoduje, że dalsze prowadzenie postępowania albo realizacja zamówienia nie leży w interesie publicznym, a nie można było tego przewidzieć, postępowanie obarczone jest wadą, która uniemożliwia zawarcie umowy, a sama wada jest niemożliwa do usunięcia. W przypadku zbyt wysokiej ceny w najkorzystniejszej ofercie zamawiający unieważnia postępowanie po uznaniu danej oferty za najkorzystniejszą, ponieważ jej cena przewyższa jego możliwości finansowe. Natomiast w kolejnym przypadku, unieważnienie postępowania następuje przed badaniem i oceną ofert. Po otwarciu ofert zamawiający stwierdza, że cena najtańszej z nich przewyższa kwotę przeznaczoną na sfinansowanie 18