Regulamin pracy Miasteczka Organizacji podczas II Dnia Festiwalu Organizacji Pozarządowych w 2016 r.

Transkrypt

1 Regulamin pracy Miasteczka Organizacji podczas II Dnia Festiwalu Organizacji Pozarządowych w 2016 r. I. Czas i miejsce Termin: 10 września 2016 Godziny: od 12:00 do Miejsce: Katowice, Park Powstańców Śląskich II. III. IV. Organizatorzy Stowarzyszenie Wspierania Organizacji Pozarządowych MOST, Stowarzyszenie Fabryka Inicjatyw Lokalnych, Miasto Katowice. Partnerzy Festiwalu Centrum Informacji Naukowej i Biblioteka Akademicka. Cele Festiwalu Organizacji Pozarządowych Festiwal Organizacji Pozarządowych jest imprezą integracyjno-kulturalno-społeczną. Głównym celem Festiwalu jest integracja mieszkańców i promocja organizacji pozarządowych działających na terenie Miasta Katowice. V. Ogólne warunki uczestnictwa (goście, turyści, mieszkańcy) 1. Wstęp na Festiwal jest nieodpłatny, w szczególności nieodpłatne dla odwiedzających są takie atrakcje jak: warsztaty, koncerty na scenie, zawody sportowe, itp. 2. Obszar Festiwalu nie jest w żaden sposób ograniczony fizycznie, jest pełna swoboda przemieszczania się, zgodnie z regulaminem Parku. 3. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, wichurą, uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem wodą i innymi przyczynami losowymi. 4. Organizatorzy imprezy zapewniają opiekę ratowników medycznych. VI. Zgłoszenia i warunki uczestnictwa (dot. wystawców): 1. Warunkiem zgłoszenia do udziału w Festiwalu Organizacji Pozarządowych jest nadesłanie zgłoszenia organizacji pozarządowej oraz uzyskanie informacji zwrotnej potwierdzającej wpisanie na listę uczestników.

2 2. Zgłoszenie powinno być wypełnione za pomocą formularza zgłoszeniowego dostępnego na oraz W wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość wysyłki zgłoszenia em lub dostarczenia go osobiście do Biura Festiwalu. W razie problemów ze zgłoszeniem organizacji prosimy o kontakt z Panią Moniką Juścińską (tel.: lub m.juscinska@mostkatowice.pl). Do poprawnego przygotowania zgłoszenia wystawcy są potrzebne m.in.: następujące dane: Opis proponowanych działań w czasie Festiwalu wraz z wymaganiami technicznymi, w tym o planowanym postawieniu własnych namiotów, Podanie planowanych godzin udziału w Miasteczku Organizacji, Informację o planowanej sprzedaży produktów rękodzielniczych, Informację o planowanym programie artystycznym, Informację o tym, czy jest potrzebny transport na i po zakończeniu udziału w Miasteczku Organizacji Pozarządowych, informacja o przedmiocie działalności organizacji. 3. O kwalifikowalności zgłoszenia decydują organizatorzy wydarzenia. Wysłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do udziału w Miasteczku Organizacji. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia. 4. Zgłoszenia będą przyjmowane do dnia 21 sierpnia 2016 r. W przypadku bardzo dużej ilości zgłoszeń, przekraczającej możliwości przestrzenne i logistyczne, przyjmowanie zgłoszeń zostanie zakończone przed tym terminem. 5. Wystawcy będą mieli możliwość zaprezentowania się w osobnym namiocie. 6. Podczas imprezy Organizatorzy mogą zapewnić Organizacjom: maksymalnie 1 namiot o wymiarach 3x3m, ladę, 2 krzesła, materiały i przestrzeń do przeprowadzenia warsztatów, nagrody dla uczestników warsztatów, jednak musi to zostać zaznaczone w momencie przesyłania zgłoszenia. VII. Zgłoszenia i warunki uczestnictwa (dot. artystów występujących na scenie): 1. Warunkiem wystąpienia na scenie głównej Festiwalu Organizacji Pozarządowych jest nadesłanie zgłoszenia oraz uzyskanie informacji zwrotnej potwierdzającej wpisanie na listę uczestników.

3 2. Zgłoszenie powinno być przesłane na adres Waldemara Jana ( z dopiskiem Koncerty FOP. Zgłoszenie powinno zawierać następujące informacje: Nazwa zespołu lub imię i nazwisko zespołu, Dane kontaktowe, Informacja o zespole lub artyście (dotychczasowe dokonania lub występy), Długość występu, Instrumenty, które zostaną wykorzystane, Charakter występu (np. solista z podkładem muzycznym, albo dwójka DJ itd.), Liczbę mikrofonów itp. 3. O kwalifikowalności zgłoszenia decydują organizatorzy wydarzenia. Wysłanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z występem na scenie Festiwalu. 4. Zgłoszenia będą przyjmowane do dnia 21 sierpnia 2016 r. W przypadku bardzo dużej ilości zgłoszeń, przekraczającej możliwości przestrzenne i logistyczne, przyjmowanie zgłoszeń zostanie zakończone przed tym terminem. Planowany do zagospodarowania czas na scenie to 2 2,5 godziny zegarowej. 5. Podczas imprezy Organizatorzy mogą zapewnić wykonawcom: garderobę, nagłośnienie, mikrofony, podłączenie do prądu, jednak musi to zostać zaznaczone w momencie przesyłania zgłoszenia. VIII. Ogólnie przepisy organizacyjne dla uczestników (dot. wystawców): 1. Miejsca na terenie imprezy wskazywane są poszczególnym wystawcom przez pracowników Organizatora w dniu imprezy lub w miarę możliwości przed imprezą zgodnie z planem sytuacyjnym zamieszczonym na 2. Przydział stoisk przez Organizatora jest ostateczny i nie podlega negocjacji. 3. Organizator nie zapewnia miejsc parkingowych na terenie imprezy. Miejsca parkingowe znajdują się wzdłuż ulicy Uniwersyteckiej. 4. Na terenie realizacji imprezy obowiązuje zakaz ruchu pojazdów w dniu imprezy, a także zakaz parkowania (nie dotyczy pojazdów służb technicznych, ratunkowych oraz pojazdów Organizatora). 5. Uczestnicy imprezy mogą instalować swoje stoiska: a) od godziny 9:30 do godziny 11:30;

4 b) Do 11:30 wystawcy zobowiązani są bezwzględnie do usunięcia pojazdów z terenu imprezy; c) Wjazd pojazdów osób wystawiających się w Miasteczku Organizacji w celu instalacji stoiska lub wystawienia towaru jest możliwy po wcześniejszym ustaleniu tego z organizatorem z zachowaniem szczególnej ostrożności. Zgłoszenie pojazdu należy przygotować wraz ze zgłoszeniem Organizacji do udziału w Festiwalu. 6. Demontaż stoisk: a) od godziny 18:00 b) Wjazd pojazdów osób wystawiających się w Miasteczku Organizacji w celu demontażu stoiska i spakowania towaru jest możliwy po wcześniejszym ustaleniu tego z organizatorem z zachowaniem szczególnej ostrożności. Zgłoszenie pojazdu należy przygotować wraz ze zgłoszeniem Organizacji do udziału w Festiwalu. 7. Uczestnicy sprzedający art. spożywcze, posiadający stoiska gastronomiczne muszą spełniać wymogi określone w stosownych przepisach sanitarno-epidemiologicznych. Zgłoszenie sprzedaży artykułów spożywczych należy przygotować i przesłać wraz ze zgłoszeniem Organizacji do udziału w Festiwalu. 8. Uczestnicy sprzedający wyroby rękodzielnicze są zobowiązani do zgłoszenia tego faktu w momencie zgłaszania Organizacji do udziału w Miasteczku Organizacji przy Festiwalu Organizacji Pozarządowych. 9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za sprzedaż prowadzoną przez Wystawców w ramach Festiwalu Organizacji Pozarządowych, w szczególności nie można kierować do niego reklamacji lub zwrotów nabytych towarów. Za sprzedaż towarów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa odpowiadają w całości poszczególni Wystawcy. 10. Organizator ma prawo do wyłączenia z imprezy stoiska lub towarów niezgodnych z charakterem Festiwalu oraz niezgodnych opisem podanym w zgłoszeniu. 11. Wymagany jest estetyczny wygląd każdego stoiska. 12. Za bieżące utrzymanie porządku i czystości stoiska odpowiada wystawca. 13. Uczestnicy ubezpieczają artykuły wystawiane na stoiskach na własny koszt i ryzyko. 14. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia towarów przed, po i w trakcie trwania Festiwalu.

5 IX. Konkursy dla wystawców 1. W ramach Miasteczka Organizacji odbędą się dwa konkursy dla wystawców: X. Ustalenia końcowe a) Na najładniejsze stoisko 5-osobowa komisja w składzie 2 przedstawicieli Urzędu Miasta Katowice, 3 przedstawicieli organizatorów oceni estetykę przygotowania stoiska (40%), zawartość merytoryczną, w tym jakość prezentacji działań Instytucji przez osoby obsługujące stoisko (60%). b) Na najciekawszą aktywność 5-osobowa komisja w składzie 2 przedstawicieli Urzędu Miasta Katowice, 3 przedstawicieli organizatorów oceni Zawartość merytoryczną aktywności i jej związek z tematyką Festiwalu (50%) oraz zadowolenie osób z udziału w aktywności (50%). 1. Każdy uczestnik FOP ma obowiązek podpisania się na liście obecności na Festiwalu. Integralną częścią listy obecności jest zgodna na przetwarzanie danych osobowych oraz zgoda na przetwarzanie wizerunku do celów dokumentacji i promocji FOP. 2. Ewentualne reklamacje Uczestników powinny być niezwłocznie zgłaszane pisemnie w siedzibie Organizatora Stowarzyszenia MOST, ul. Kopernika 26/306 lub w dniu imprezy w Biurze Organizatora na terenie Festiwalu. 3. Reklamacje złożone po zakończeniu Festiwalu nie będą uwzględniane. 4. Przypadki nie uwzględnione w Regulaminie będą rozstrzygane na podstawie przepisów Kodeksu Cywilnego.