ACT! Integrator dla Symfonii. Podręcznik użytkownika

Transkrypt

1 ACT! Integrator dla Symfonii Podręcznik użytkownika Wersja 2008

2 Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Sage Symfonia Sp. z o.o. jest zabronione. Copyright Sage Symfonia Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone. All Rights Reserved. Windows jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Microsoft SQL Server jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation. Adobe, Acrobat, Acrobat Reader, Acrobat Distiller są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Opracowanie i skład: Sage Symfonia Sp. z o.o. Warszawa, maj 2008

3 Spis treści Spis treści I Wstęp 1 Program ACT!... 1 O rodzinie systemów SYMFONIA... 2 System SYMFONIA Premium... 2 System SYMFONIA Forte... 2 Pomoc techniczna... 3 Zastrzeżenia... 3 Aktualne informacje... 3 Instalacja, rejestracja i aktywacja 4 Instalacja programu... 4 Rejestracja, aktywacja i zgłoszenie rejestracji u producenta... 4 Procedura aktywacji stacji roboczej... 6 Zgłoszenie aktywacji... 6 Zmiana licencji... 7 Procedura zmiany numeru seryjnego:... 7 Integracja 8 Konfiguracja 9 Synchronizacja 10 Ustawienia synchronizacji Synchronizacja ręczna Synchronizacja automatyczna Prześlij bieżącą firmę do Symfonii Współpraca ACT! Symfonia 13

4

5 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja 1 Wstęp Integrator ACT! jest przeznaczony dla Klientów używających programu ACT! oraz jednego z dwóch lub obu modułów SYMFONII : Handel oraz Finanse i Księgowość, zarówno linii produktowej SYM- FONIA Forte jak i SYMFONIA Premium. Narzędzie to jest znacznym usprawnieniem pracy jako rozwiązanie dodatkowe wspomagające zarządzanie kontaktami. Dzięki temu zaspokaja widoczne na rynku zapotrzebowanie na narzędzie zastępujące wprowadzania tych samych danych dwukrotnie do różnych modułów. Mechanizm pozwala bowiem na podglądanie informacji o klientach, zgromadzonych w obu obszarach działania SYMFONII, w których taka informacja się znajduje, czyli w modułach SYMFONIA Handel oraz SYMFONIA Finanse i Księgowość. Dotyczy to zarówno podstawowych danych adresowo-ewidencyjnych o kontrahencie, jak i historii zdarzeń związanych z daną firmą na płaszczyźnie finansowej (rozrachunki). Obecnie nie są przewidywane rozwiązania współpracy programu ACT! z modułami linii Start. Program ACT! ACT! jest programem klasy CRM (Customer Relationship Management) czyli Zarządzania Relacjami z Klientami. Wspomaga on pracę w zakresie obiegu informacji dotyczących kontaktów z kontrahentami, firmą i jej otoczeniem. Program obsługuje procesy biznesowe zachodzące w dziedzinie marketingu i sprzedaży od fazy nawiązywania kontaktów handlowych, przez kolejne etapy relacji personelu z kontrahentami, zapewniając stałą wymianę informacji, planowanie i przebieg współpracy z klientami. Gromadzone w systemie dane mogą być prezentowane w postaci różnorodnych raportów. Program może współpracować z serwerem poczty elektronicznej obsługującej Microsoft Outlook. Zastosowanie tego rozwiązania w przedsiębiorstwie umożliwia: Wyświetlanie wszystkich informacji o osobach, z którymi prowadzone są interesy. Informacje te obejmują nazwy (lub nazwiska), numery telefonów, adresy i strony WWW. Planowanie spotkań z klientami i łatwe przeglądanie codziennych zdarzeń i zadań. Zapisywanie historii zamówień, uwag o klientach i innych ważnych informacji. Śledzenie i prognozowanie szans, czyli potencjalnych sprzedaży kontaktowi. Komunikowanie za pomocą wiadomości , faksem lub listownie z kontaktami i grupami kontaktów. Uruchamianie kontaktów, szans i innych raportów. Dostęp do tych samych informacji o kontakcie i aktualizowanie ich w podróży lub przy pracy zdalnej.

6 2 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja O rodzinie systemów SYMFONIA Rodzinę systemów SYMFONIA, wspomagających zarządzanie w firmach handlowych i usługowych tworzą systemy SYMFONIA Start, SYMFONIA Premium i SYMFONIA Forte. Wszystkie te systemy zostały zaprojektowane i napisane specjalnie dla środowiska Windows. System Zarządzania SYMFONIA Start przeznaczony jest dla najmniejszych firm. Tworzą go programy w wersji jednostanowiskowej, obsługujące tylko jedną firmę. Obecnie są to programy: Faktura i Kasa Start, Mała Księgowość Start i Handel Start. Wykorzystują one jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. System Zarządzania SYMFONIA Premium wspomaga zarządzanie w małych i średnich firmach. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Podobnie, jak programy systemu SYMFONIA Start także wykorzystują jako motor baz danych oprogramowanie firmy Pervasive Software. Obecnie są to programy: Finanse i Księgowość, Analizy Finansowe, Środki Trwałe, Kadry i Płace, Płace, Przelewy, Handel, Faktura Premium, Mała Księgowość Premium. System Zarządzania SYMFONIA Forte przeznaczony jest dla większych, nowocześnie zarządzanych firm. Wykorzystuje jako motor baz danych MS SQL Server Zapewnia wysoką wydajność i bezpieczeństwo pracy bez względu na liczbę danych czy użytkowników. Jako jedyny polski system wspomagający zarządzanie, SYMFONIA Forte została wyposażona w technologię Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) umożliwiającą bezpieczne i szybkie dostosowanie funkcjonalności aplikacji do indywidualnych potrzeb Użytkownika. SYMFONIA Forte tworzą programy: Finanse i Księgowość Forte, Środki Trwałe Forte, Kadry i Płace Forte, Doradca Handlowy Forte, Sklep Internetowy Forte, Handel Forte. We wszystkich systemach zastosowano system wymiany informacji pomiędzy programami oraz wewnętrzny język programowania, pozwalający na tworzenie własnych mechanizmów wykorzystywania informacji zgromadzonych w bazach danych. Programy wchodzące w skład wszystkich systemów rodziny SYMFONIA, działają samodzielnie lub współpracują ze sobą wymieniając dane. System SYMFONIA Premium System wspomaga zarządzanie w małych i średnich firmach o dowolnym profilu działalności. Tworzące go programy umożliwiają obsługę wielu firm i równoczesną pracę wielu użytkowników w sieci. Dostępny jest własny wewnętrzny język programowania raportów, pozwalający wykorzystywanie informacji zgromadzonych w bazach danych. Stosowany jest mechanizm wymiany informacji pomiędzy programami systemu poprzez eksport i import plików tekstowych. System SYMFONIA Forte SYMFONIA Forte to polskie rozwiązanie klasy ERP pozwalające osiągnąć przedsiębiorstwom trwałe i wymierne korzyści biznesowe. Wspiera zarządzanie strategicznymi obszarami i procesami zachodzącymi w organizacji i przyczynia się do wzrostu efektywności i optymalizacji kosztów jej funkcjonowania. Szybki dostęp do wiarygodnej i spójnej informacji zarządczej pozwala elastycznie reagować na zmiany rynkowe, wpływa na zwiększenie przewagi konkurencyjnej oraz obniża ogólne ryzyko działalności. SYMFONIA Forte jest zintegrowanym systemem o budowie modułowej, który obejmuje swoim zakresem najważniejsze obszary i procesy w organizacji - finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi, sprzedaż i marketing oraz analizy i zarządzanie informacją. Zaawansowane rozwiązania oraz wykorzystywana baza Microsoft SQL Server pozwalają na bezpieczny rozwój poszczególnych modułów, integrację z innymi systemami oraz tworzenie nowych raportów i zestawień dostosowanych do specyfiki i potrzeb firmy. MXACT!V2008P0001

7 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja 3 Pomoc techniczna Jeżeli wystąpią trudności związane z programem, należy skorzystać z pomocy technicznej dostępnej dla użytkowników programów Sage Symfonia. Preferowana jest następująca kolejność korzystania z elementów pomocy technicznej. Skorzystać z informacji zawartych w podręczniku użytkownika, jego wersję elektroniczną otwiera polecenie Podręcznik użytkownika z menu płyty instalacyjnej. Skontaktować się z Działem Wsparcia Technicznego Produktu Sage Symfonia. Możliwości uzyskiwania pomocy w tej formie zależą od zakresu wykupionego wraz z programem pakietu usług wsparcia technicznego. Aktualny sposób kontaktu jest opisany w pliku pomocy technicznej oraz na naszej stronie w Internecie ( Zastrzeżenia Przytaczane w dokumentacji programu przykłady wprowadzania danych należy traktować jako ilustrację działania programu, a rzeczywiste dane własnej firmy wprowadzać zgodnie z posiadaną wiedzą w zakresie zasad prowadzenia rachunkowości i prawa podatkowego. Wszystkie użyte nazwy własne nie dotyczą istniejących firm i osób, ale zostały wymyślone na potrzeby przykładów. Autorzy programu zakładają znajomość przez użytkownika podstawowych zasad obsługi programów w środowisku Windows oraz w stosowanej przez jego firmę sieci komputerowej. Dokumentacja została opracowana i opublikowana zgodnie ze stanem programu w momencie publikacji. Program i dokumentacja mogą podlegać modyfikacji bez dodatkowego powiadamiania użytkowników. Sage Symfonia Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za błędy użytkownika, wynikające z nieznajomości powyższych zasad. Aktualne informacje Program jest stale i na bieżąco aktualizowany. Opis wszystkich nowości i zmian w programie, które nie zostały ujęte w niniejszym podręczniku można znaleźć w specjalnym pliku dołączanym w momencie instalacji programu. Aktualne informacje znajdują się również na naszej stronie w Internecie (

8 4 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja Instalacja, rejestracja i aktywacja Instalacja programu W celu zainstalowania pełnej wersji programu, należy podczas instalacji wprowadzić numer seryjny umieszczony na opakowaniu nośnika znajdującego się w pudełku zakupionego programu. Stanowisko pracy Integratora będzie aktywne przez 60 dni. Usunięcie ograniczenia czasowego wymaga wprowadzenia kodu aktywacji wydanego po wysłaniu karty rejestracyjnej. UWAGA Jeżeli na stacji roboczej zainstalowany jest system Windows Vista, to aby móc wysłać Kartę rejestracyjną konieczne jest uruchomienie programu ACT! jako Administrator. Dodatkowo domyślny klient poczty musi być zamknięty. Rys. 1-1 Rozpoczęcie instalacji programu Integrator. Rejestracja, aktywacja i zgłoszenie rejestracji u producenta Aby można było używać program Integrator, wymagana jest jego rejestracja. Umożliwia to także uzyskiwanie regularnych aktualizacji programu, ofert aktualizacji oraz opcji wsparcia. Jeżeli oprogramowanie nie zostanie zarejestrowane i aktywowane, przestanie działać 60 dni po instalacji. Po rejestracji należy aktywować oprogramowanie na każdym komputerze, na którym oprogramowanie zostało zainstalowane. MXACT!V2008P0001

9 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja 5 Rys. 1-2 Wprowadzanie danych niezbędnych do rejestracji programu. Rys. 1-3 Instalacja ACT! Integratora. Rys. 1-4 Zakończenie instalacji Integratora. UWAGA Aktywacja jest przeprowadzana na każdym stanowisku odrębnie.

10 6 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja Informację o przeprowadzeniu aktywacji programu należy zgłosić wybierając z menu Narzędzia/Symfonia Premium polecenie Aktywacja. Otwiera się okno Informacje o aktywacji. Rys. 1-5 Okno Informacje o aktywacji. Procedura aktywacji stacji roboczej W oknie Informacje o aktywacji otwieranym poleceniem Aktywacja z menu Narzędzia/Symfonia Premium wybierz przycisk Aktywacja stacji roboczej. W oknie Aktywacja wpisz otrzymany kod aktywacji i naciśnij przycisk OK. Zgłoszenie aktywacji UWAGA Aktywacji podlega każda stacja robocza, na której używany będzie Integrator. Po otworzeniu okna Informacje o aktywacji otwieranym z menu Narzędzia poleceniem Aktywacja, wybierz przycisk Zgłoszenie aktywacji, które uruchomi elektroniczną kartę rejestracyjną. Wypełnij elektroniczną kartę rejestracyjną zwracając szczególną uwagę na zgodność podawanych danych z opisami pól w formatkach. Wypełnioną kartę rejestracyjną prześlij poprzez , fax lub pocztą na adres Działu Aktywacji Sage Symfonia Sp. z o. o. (adres podany jest niżej). W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której zakupiłeś program. Jeśli kupiłeś program bezpośrednio u producenta, prosimy o kontakt z Działem Aktywacji Sage Symfonia Sp.z o.o. Po wysłaniu prośby o aktywację nie należy zmieniać numeru seryjnego stacji roboczej. Zmiana tych danych zmieni kod danych, a w konsekwencji otrzymany kod aktywacji nie zadziała. Po otrzymaniu kodu aktywacji wprowadź go w oknie Informacje o aktywacji (menu Narzędzia a następnie polecenia Aktywacja), po wybraniu przycisku Aktywacja stacji roboczej. Stacja robocza zostanie autoryzowana a ograniczenia czasowe usunięte. Kontakt z Działem Aktywacji firmy Sage Symfonia: ul. Bema Warszawa tel. (022) lub fax (022) rejestracja@symfonia.pl adres przeznaczony wyłącznie do wysyłania elektronicznej karty rejestracyjnej z prośbą o aktywację. Obsługiwany jest przez automatyczny system zgłoszeniowy i nie należy na ten adres wysyłać żadnej innej korespondencji. MXACT!V2008P0001

11 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja 7 aktywacja@symfonia.pl adres przeznaczony do kontaktów roboczych z działem aktywacji, np. udzielania wyjaśnień lub obsługi poprzedniej wersji systemu aktywacji. Zmiana licencji W pewnych sytuacjach konieczna może być zmiana numeru seryjnego danych. Każda zmiana powoduje powstanie ograniczeń czasowych dla pracy na danej stacji roboczej i wymaga ponownej aktywacji w ciągu 60 dni. Procedura zmiany numeru seryjnego: 1. Wybierz polecenie Zmiana licencji w oknie Informacje o Aktywacji. 2. W wyświetlonym oknie wprowadź zmieniony numer seryjny. 3. Zostanie wyświetlone okno z kodem danych dla zmienionych danych. 4. Prześlij ponownie kartę rejestracyjną wraz z prośbą o kod aktywacji. 5. W celu otrzymania kodu aktywacji skontaktuj się z firmą, w której zakupiłeś program. Jeśli kupiłeś program bezpośrednio u producenta, prosimy o kontakt z Działem Aktywacji Sage Symfonia. 6. Po otrzymaniu nowego kodu aktywacji wprowadź go. 7. Dane zostaną autoryzowane a ograniczenia czasowe usunięte.

12 8 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja Integracja Integracja obejmuje: - dane firm (Kontrahentów). Synchronizacja w tym wypadku jest statyczna. Oznacza to, że po synchronizacji można rozłączyć oba komputery i dane są dalej dostępne. - rozrachunki. Synchronizacja w tym wypadku przebiega dynamicznie. Konieczne jest więc podłączenie programu ACT! do bazy danych SYMFONII. Dopiero po przeprowadzeniu tej operacji dane rozrachunkowe stają się widoczne. UWAGA Zakładki Symfonia i Rozrachunki nie pojawiają się dla bazy danych, które nie są przystosowane do współpracy z Symfonią. Po wybraniu tej zakładki, widoczne są edycyjne pola odzwierciedlające dane firmy wybranej z listy po lewej stronie (Wszystkie firmy). NIP Numer Identyfikacji Podatkowej firmy. PESEL numer powszechnego elektronicznego systemu ewidencji ludności. REGON numer identyfikacyjny krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej. Data mod. data przeprowadzenia modyfikacji danych firmy w programie ACT! UWAGA Rozrachunki widać tylko tam, gdzie zainstalowany jest Integrator, dlatego konieczna jest instalacja Integratora na każdej stacji roboczej, na której chcemy podglądać rozrachunki. UWAGA Dane kontrahentów (firm) po synchronizacji widoczne są przez wszystkich do momentu nadania odpowiednich praw, regulujących dostęp dodanych. Dane te są widoczne również na końcówkach bez zainstalowanego integratora. Prezentacja danych rozrachunkowych zależna jest od tego, który moduł Symfonii wybrano do zintegrowania z programem ACT! Układ wyświetlanych informacji zbliżony jest do widoku danych rozrachunkowych wybranego modułu SYMFONII. Producent oprogramowania zaleca, aby integracja jednej bazy danych programu ACT! przeprowadzana była z jedną wybraną bazą danych SYMFONII. Zmiana bazy danych może pociągać za sobą nieprzewidziane konsekwencje. MXACT!V2008P0001

13 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja 9 Konfiguracja Finanse i Księgowość Podczas konfiguracji Integratora do współpracy z programem SYMFONIA Finanse i Księgowość konieczne jest wskazanie miejsca położenia na dysku bazy danych programu Symfonia Finanse i Księgowość Premium. Konieczne jest także wpisanie nazwy użytkownika programu SYMFONIA Finanse i Księgowość oraz podanie hasła. Użytkownik taki powinien być stworzony w bazie danych programu SYMFO- NIA Finanse i Księgowość i mieć uprawnienia zezwalające na przeglądanie i modyfikację danych kontrahentów oraz przeglądanie danych rozrachunkowych. Dodatkowo wymagana jest instalacja stacji roboczej programu Integracja Premium zgodnego z wersją programu SYMFONIA Finanse i Księgowość. Wersja instalacyjna programu znajduje się na płycie instalacyjnej Symfonii. Handel Do współpracy Integratora ACT! z programem SYMFONIA Handel Premium potrzebny jest system baz danych Pervasive. Zatem przy konfiguracji nie podaje się lokalizacji bazy danych a jedynie nazwę bazy danych na serwerze Pervasive. Konieczne jest także wpisanie nazwy użytkownika systemu Pervasive oraz podanie hasła. Użytkownik taki powinien być stworzony na serwerze Pervasive i mieć pełne prawa do przeglądania i modyfikacji danych. Ponadto konieczne jest wygenerowanie plików nagłówkowych DDF bazy danych programu Handel, z którą ma być prowadzona integracja. Przeprowadzenie tych operacji powinno być wykonane przez doświadczonego konsultanta. W tym celu należy się skontaktować z przedstawicielem handlowym.

14 10 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja Synchronizacja Ustawienia synchronizacji Aby rozpocząć pracę i przeprowadzić synchronizację, należy w menu Narzędzia programu ACT! wybrać pozycję Symfonia Premium, a następnie z listy poleceń Ustawienia Synchronizacji. Otworzy się okno Ustawienia Synchronizacji, opatrzone dwiema zakładkami: Ustawienia i Dopasowanie. UWAGA Podłączenie bazy danych Symfonii skutkuje dopisaniem danych z Symfonii do programu ACT! tych danych kontrahentów, którzy nie istnieją w ACT!. Jeśli dane firmy w ACT! istnieją, to następuje ich połączenie z odpowiednim kontrahentem w Symfonii oraz ich ujednolicenie danymi najświeższymi. Zakładka Ustawienia Po wybraniu zakładki Ustawienia, należy w ramce Połączenie bazy danych zaznaczyć pole Włączona i wybrać program, z którego bazą danych będzie synchronizowany ACT! W przypadku synchronizacji z programem Finanse i Księgowość aktywne jest pole Katalog bazy, w którym należy wpisać ścieżkę dostępu do bazy danych w programie Finanse i Księgowość. W polu Użytkownik należy wpisać nazwę użytkownika stosowaną w programie SYMFONII. W polu Hasło należy podać hasło. Rys. 1-6 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Ustawienia. Synchronizacja z programem Handel wymaga wskazania nazwy danych na serwerze Pervasive. Konieczne jest także wpisanie nazwy użytkownika systemu Pervasive oraz podanie hasła. Użytkownik MXACT!V2008P0001

15 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja 11 taki powinien być stworzony na serwerze Pervasive i mieć pełne prawa do przeglądania i modyfikacji danych. Rys. 1-7 Zakładka Ustawienia (dla programu Handel). Kolejnym krokiem jest wybór trybu synchronizacji w ramce Rodzaj synchronizacji. Synchronizacja dzieli się na ręczną i automatyczną. Wybór rodzaju synchronizacji zależy od sposobu pracy z programem i upodobań użytkownika. Synchronizacja ręczna Po wybraniu ręcznego trybu synchronizacji baz danych, program dokonuje jednorazowej synchronizacji w chwili zatwierdzenia tej operacji i stan zsynchronizowania danych pozostaje do kolejnej ręcznej synchronizacji nie zmieniony. Jeżeli natomiast użytkownik chce, aby synchronizować dane na bieżąco w trakcie pracy z programem, zalecany jest wybór synchronizacji automatycznej. Synchronizacja automatyczna Synchronizacja automatyczna aktualizuje dane każdorazowo po ich modyfikacji i wskazaniu innej firmy. Aktualizacja następuje także po wyjściu z okna danych firmy. Prześlij bieżącą firmę do Symfonii Integrator daje możliwość wysłania danych wybranej firmy z programu ACT! do SYMFONII. Należy w tym celu po wybraniu z listy nazwy firmy w programie ACT! w menu Narzędzia wybrać polecenie Symfonia Premium i następnie Prześlij bieżącą firmę do Symfonii. Po wybraniu tego polecenia dane firmy utworzonej w programie ACT! zostają przesłane do wybranego programu Symfonii i są w nim widoczne na liście kontrahentów. Zakładka Dopasowanie Po wybraniu zakładki Dopasowanie, otwiera się okno z ramką Wymagane pola zgodności. Na liście pól w ramce należy zaznaczyć te, według których będzie prowadzona kontrola zgodności odpowiednich pól w bazach danych synchronizowanego programu SYMFONII i programu ACT!. Przykładowo, jeśli zaznaczone zostanie pole NIP, to w czasie przeprowadzania procesu synchronizacji danych Integrator będzie porównywał dane synchronizowanych ze sobą firm według pola NIP.

16 12 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja Rys. 1-8 Okno Ustawienia Synchronizacji, zakładka Dopasowanie. Aby zatwierdzić wprowadzone parametry synchronizacji, kliknij przycisk Akceptuj. Aby opuścić okno bez zatwierdzania zmian, kliknij przycisk Anuluj. MXACT!V2008P0001

17 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja 13 Współpraca ACT! Symfonia Integrator zapewnia płynną dwustronną wymianę danych kontrahentów między programami oraz podgląd w programie ACT! danych rozrachunkowych i finansowych pozyskanych z SYMFONII Finanse i Księgowość lub w SYMFONII Handel. Dzięki temu dostępne są informacje analityczne i finansowe niezbędne przy prowadzeniu ewidencji kontaktów z kontrahentami. Rozrachunki Po wykonaniu synchronizacji z programem SYMFONII, należy w programie ACT! wybrać z listy firmę a w jej widoku szczegółowym zakładkę Rozrachunki. Otwiera się okno przedstawiające w przejrzysty sposób dla użytkownika ACT! dane rozrachunkowe firmy zsynchronizowanej z SYMFO- NII. Rys. 1-9 Zakładka Rozrachunki, widok okna. W górnej części okna dostępne są pola pozwalające zawęzić kryteria wyszukiwania dokumentów. Z pól rozwijanych Dokumenty można wybrać kolejno Należności lub Zobowiązania oraz Rozliczone, Nierozliczone, Nierozliczone terminowe, Nierozliczone przeterminowane. W obu przypadkach można także przejrzeć całe zestawienie za pomocą kryterium Wszystkie. Można także wyszukać szybko konkretny dokument wpisując jego numer w polu Nr dok. W polach Od i Do można wybrać graniczne daty wystawienia poszukiwanych dokumentów. Wybór kryteriów zatwierdza się przyciskiem Odśwież. Poniżej widoczna jest tabelka przedstawiająca listę wybranych dokumentów i ich podstawowe parametry. Domyślnie dokumenty sortowanie są tak, że ostatnio wystawione widoczne są na górze tabeli. Domyślnym filtrem są Należności Nierozliczone. Wartości reprezentowane są w walutach oryginalnych, czyli w takich w jakich zostały zaewidencjonowane w SYMFONII. Jeśli w kolumnie W walucie nie ma podanej wartości, oznacza to dokumenty wystawione w złotówkach lub w Handlu w typie dokumentu nie został zaznaczony parametr wystawiania rozrachunków w walucie. Pole Pozostało

18 14 Podręcznik użytkownika programu ACT! Integracja może pokazywać wartość nierozliczoną z powodu zaistnienia różnic kursowych. Kliknięcie wybranego dokumentu pozwala zobaczyć w dolnej części okna szczegóły rozliczeń uwzględnionych w tym dokumencie. W części Szczegóły widoczne są pola Należności, Zobowiązania oraz Pozostało. Pole Po terminie w szczegółach dla transakcji nierozliczonej pokazuje liczbę dni zwłoki dla każdej płatności do dnia bieżącego. Sposób wyświetlania wartości należności i zobowiązań dla dokumentów rozliczających zależny jest od wybranego do synchronizacji modułu SYMFONII. Dane kontrahentów Integrator zapewnia płynną wymianę danych kontrahentów z programu SYMFONIA Finanse i Księgowość lub Handel do ACT! i dane firm z ACT! do programu SYMFONIA Finanse i Księgowość lub Handel. System sprawdza przy porównywaniu danych datę i godzinę wprowadzenia zmian i w zależności od niej aktualizuje informacje. UWAGA Zaleca się ustawienia jednakowych parametrów zegara i kalendarza dla stacji roboczych wymieniających informacje. UWAGA Program SYMFONIA Handel nie przechowuje informacji o godzinie modyfikacji danych kontrahentow. W związku z tym dane w programie ACT! zawsze są bardziej aktualne w ramach tego samego dnia podczas porównań. Zalecamy ostrożne używanie opcji automatycznej aktualizacji. UWAGA Wartości w polach NIP, PESEL i Regon możliwe są do zmiany z poziomu programu ACT!. Należy uzgodnić z osobą odpowiedzialną za dane księgowe możliwość takich zmian przez użytkowników programu ACT! MXACT!V2008P0001