Egz. Nr 2. Protokół. Temat kontroli:

Transkrypt

1 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym (WIF) przy ul. J. Matejki 6B, Szczecin, zwanym dalej Jednostką lub Inspektoratem, która została przeprowadzona w okresie od 26 maja do 2 czerwca 2009 r. przez inspektorów Wydziału Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Grzegorza Niemczyka oraz Monikę Korzeniowską - Grodek, na podstawie upoważnienia numer 45/09 z dnia 22 maja 2009 r. Temat kontroli: Wykonanie budżetu Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Szczecinie w 2008 r., w szczególności: 1. Realizacja dochodów Skarbu Państwa, 2. Gospodarka finansowa, 3. Terminowość przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych. Okres objęty kontrolą: 2008 rok. W kontrolowanym okresie niżej wymienione funkcje pełnili: Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego: Pani Ewa Proch - Brudnowska pełniąca tę funkcję od dnia r. Głównej księgowej: Pani Rygiel pełniąca tę funkcję od dnia r. Pani Marzena Guzierowicz pełniąca tę funkcję do dnia r.

2 2 Ustalenia ogólne. Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Szczecinie jest wyodrębnioną jednostką budżetową podległą bezpośrednio Wojewodzie Zachodniopomorskiemu. Inspektorat działa na podstawie przepisów: - ustawy z dnia 6 września 2001 r. Prawo farmaceutyczne (Dz.U. z 2001 r. Nr 126, poz z późn. zm.), - zarządzenia Nr 2/2003 ze zm. Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 27 sierpnia 2003 r. w sprawie ustalenia regulaminu WIF, - statutu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Siedzibą Inspektoratu jest miasto Szczecin, obszarem działania jest województwo zachodniopomorskie. Do zadań Inspektoratu należy sprawowanie nadzoru nad jakością i obrotem produktami leczniczymi i wyrobami medycznymi. Struktura Inspektoratu przedstawia się następująco: samodzielne stanowisko do spraw nadzoru nad obrotem hurtowym i aptekami zakładowymi, samodzielne stanowisko do spraw nadzoru nad aptekami ogólnodostępnymi i obrotem pozaaptecznym, główny księgowy, radca prawny, samodzielne stanowisko do spraw pracowniczych, samodzielne stanowisko do spraw administracyjnych, samodzielne stanowisko do spraw ochrony informacji niejawnych, częścią składową Inspektoratu staninowi Delegatura w Koszalinie. Inspektoratem kieruje Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny. Ewidencja w księgach rachunkowych prowadzona jest przy użyciu komputera w oparciu o licencjonowany program tj. System Finansowo Księgowy SYMFONIA, który zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Księgi rachunkowe jednostki obejmują: - dziennik, - księgę główną, - syntetyczne zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont analitycznych ksiąg pomocniczych, - księgi pomocnicze ewidencję analityczną,

3 3 - wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). I. Realizacja dochodów Skarbu Państwa w 2008 roku. Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Szczecinie dochody Skarbu Państwa w 2008 r. uzyskał ogółem w kwocie ,16 zł z niżej wymienionych tytułów: 0690 (wpływy z różnych opłat) w kwocie ,00 zł. Wpływy te dotyczyły opłat za wydawanie zezwoleń na prowadzenie aptek od roku i stanowią opłatę publiczno prawną, 0870 (wpływy ze sprzedaży składników majątkowych) w kwocie ,00 zł. Dokonano sprzedaży zużytego samochodu osobowego w trybie przetargu nieograniczonego, 0910 (odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu podatków i opłat) w kwocie 15,50 zł. za nieterminową wpłatę za zmianę zezwolenia, 0970 (wpływy z różnych dochodów). Wpływy dotyczą zwrotu wydatków poniesionych w ubiegłym roku, w tym 379,66 zł. za zwrot z polisy dotyczącej sprzedanego samochodu. Dochody z wyżej wymienionych tytułów zostały ujęte w rocznym sprawozdaniu Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych państwowych jednostek budżetowych i są zgodne z prowadzoną ewidencją księgową. Kopia sprawozdania Rb-27 stanowi załącznik nr 1, natomiast wydruk komputerowy z prowadzonej ewidencji księgowe stanowi załącznik nr 2 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Uzyskane dochody przekazano w obowiązującym terminie. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o przedstawione przelewy i wyciągi bankowe. W kontrolowanym temacie nieprawidłowości nie stwierdzono. II. Gospodarka finansowa w 2008 r. Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Szczecinie jako jednostka budżetowa jest dysponentem trzeciego stopnia środków budżetowych. Jednostka funkcjonuje w dziale 851 Ochrona zdrowia, rozdziale Inspekcja Farmaceutyczna. Zgodnie z ustawą budżetową na 2008 rok WIF w Szczecinie na swą działalność zaplanowane miał środki w wysokości ,00 zł. Zarządzeniem Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 334/2008 z dnia 30 lipca 2008 r. w sprawie zmian w budżecie Wojewody Zachodniopomorskiego zwiększono wydatki: w 4020 wynagrodzenie osobowe członków korpusu służby cywilnej o kwotę ,- zł, 4110 wynagrodzenia osobowe

4 4 pracowników o kwotę 1.749,- zł, 4120 składki na fundusz pracy o kwotę 284,- zł. Zwiększone wydatki przeznaczone zostały na wypłatę dodatków specjalnych w służbie cywilnej. Zarządzeniem Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 376/2008 z dnia 27 sierpnia 2008 r. w sprawie zmian w budżecie Wojewody Zachodniopomorskiego zwiększono wydatki: w 4020 wynagrodzenie osobowe członków korpusu służby cywilnej o kwotę ,- zł, 4110 wynagrodzenia osobowe pracowników o kwotę 2.914,- zł, 4120 składki na fundusz pracy o kwotę 473,- zł. Zwiększone wydatki przeznaczone zostały na sfinansowanie skutków procesu wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej. Na podstawie zarządzenia Nr 600/2008 Wojewody Zachodniopomorskiego z dnia 15 grudnia 2008 roku w sprawie zmian w budżecie Wojewody Zachodniopomorskiego na 2008 rok, dokonano zmian w planie wydatków budżetowych będących w dyspozycji Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Szczecinie poprzez zmniejszenie wydatków w 6060 wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych o kwotę 585,- zł, jednocześnie zwiększając wydatki w 4210 zakup materiałów i wyposażenia o tę kwotę, z przeznaczeniem na przeprowadzenie dodatkowych kontroli i inspekcji w aptekach i punktach aptecznych. Zgodnie z zarządzeniem Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 48/2008 z dnia 18 lutego 2008 r. upoważniającym do dokonywania przeniesień wydatków budżetowych w obrębie rozdziału Inspekcja Farmaceutyczna, Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny w Szczecinie nw. decyzjami budżetowymi dokonał zmian w planie wydatków budżetowych na 2008 rok w WIF: - Nr FASZ-3011/9/MG/08 z dnia 04 kwietnia 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 4210 o 600,- zł, - zwiększono wydatki w 3020 o 600,- zł, - Nr FASZ-3011/16/MG/08 z dnia 16 maja 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 4210 o 1.000,- zł, 4430 o 500,- zł, - zwiększono wydatki w 4400 o 1 500,- zł, - Nr FASZ-3011/20/MG/08 z dnia 01 lipca 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 4040 o 8 075,94 zł, - zwiększono wydatki w 4010 o 8 075,94 zł, - Nr FASZ-3011/32/IR/08 z dnia 01 września 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 4270 o 500,- zł, 4360 o 500,- zł, - zwiększono wydatki w 4170 o 1 000,- zł, - Nr FASZ-3011/35/IR/08 z dnia 06 listopada 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 4360 o 600,- zł, 4370 o 500,- zł, 4550 o 800,- zł. Razem zmniejszono o 1 900,- zł, - zwiększono wydatki w 4170 o 40,- zł, 4210 o 1 310,- zł, 4750 o 550,- zł. Razem zwiększono o 1 900,- zł,

5 5 - Nr FASZ-3011/39/IR/08 z dnia 05 grudnia 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 3020 o 230,- zł, 4020 o 4 000,- zł, 4110 o 2 200,- zł, 4260 o 200,- zł, 4270 o 500,- zł, 4280 o 350,- zł, ,40 zł, 4360 o 180,- zł, 4410 o 107,60 zł, 4430 o 1 978,- zł, 4440 o 900,- zł, 4740 o 500,- zł, 4750 o 500,- zł. Razem zmniejszenia ,00 zł. - zwiększono wydatki w 4010 o 4 000,- zł, 4120 o 550,- zł, 4210 o 7 180,- zł, 4370 o 500,- zł. Razem zwiększenia ,- zł. - Nr FASZ-3011/42/IR/08 z dnia 16 grudnia 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 4280 o 45,64 zł, 4370 o 162,50 zł, 4390 o 584,86 zł, 4440 o 6,69 zł. Razem zmniejszenia 799,69 zł. - zwiększono wydatki w 4210 o 749,08 zł, 4300 o 50,61 zł. Razem zwiększenia 799,69 zł. - Nr FASZ-3011/43/IR/08 z dnia 23 grudnia 2008 r. - zmniejszono wydatki w: 4020 o 1 453,07 zł, 4110 o 1 588,38 zł, 4120 o 109,28 zł, 4270 o 100,37 zł, 4400 o 462,92 zł, 4410 o 127,59 zł, 4740 o 0,13 zł. Razem zwiększenia 3 841,74 zł. - zwiększono wydatki w 4010 o 1 453,07 zł, 4210 o 2 140,19 zł, 4300 o 230,35 zł, 4370 o 18,13 zł. Razem zmniejszenia 3 841,74 zł. Plan wydatków Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Szczecinie na 2008 rok wraz z wykonaniem przedstawiał się następująco: OPIS Paragraf Ustawa Plan po % Wykonanie budżetowa zmianach wykonania Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczane do wynagrodzeń ,00 370,00 370, Wynagrodzenia osobowe pracowników , , , Wynagrodzenie korp. sł. cywilnej , , , Dodatkowe wynagrodzenia roczne , , , Składniki na ubezpieczenia Społeczne , , , Składki na Fundusz Pracy , , , Wynagrodzenia bezosobowe , , , Zakup materiałów i wyposażenia , , ,27 98,75 Zakup energii , , ,90 97,50 Zakup usług remontowych ,00 899,63 899, Zakup usług zdrowotnych ,00 604,36 604, Zakup usług pozostałych , , , Opłaty za usługi internetowe , , , Zakup usług telekom. Telefonii komórkowej , , ,46 96,48 Zakupu usług telekom. Telefonii stacjonarnej , , , Zakup usług wyk. ekspertyz , , , Opłaty czynszowe , , ,08 100

6 6 Podróże służbowe krajowe , , , Różne opłaty i składki , , , Opłaty na ZFŚS , , , Szkolenie członków korpusu s.c ,00 200,00 200, Zakup mat. papiern. do ksero ,00 499,87 200, Zakup akcesoriów komputerowych w tym licencje i programy , , , Wydatki inwestycyjne , , , Razem Dział , , ,55 99,92 Jednostka na dzień r. zatrudniała 11 pracowników należących do korpusu służby cywilnej łącznie na 7,875 etatu oraz dwóch pracowników nie należących do korpusu służby cywilnej zatrudnionych na pełnym etacie. Wykaz osób zatrudnionych w WIF w Szczecinie przedstawia załącznik nr 3 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Kwota wydatkowana na wynagrodzenia dla pracowników wyniosła w 2008 roku ,00 zł, w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne 13 wyniosło ,06 zł. Wydatki te obejmowały 4010, 4020 oraz Do obsługi swojego budżetu Jednostka posiada następujące rachunki bankowe: 1. Rachunek wydatków w NBP o/szczecin o numerze , 2. Rachunek dochodów w NBP o/szczecin o numerze Rachunek ZFŚS w NBP o/szczecin o numerze W Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Szczecinie działa również kasa zakładowa obsługująca bieżące płatności. Z dniem 3 stycznia 2008 r. Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny ustalił pogotowie kasowe WIF w wysokości 1 000,- zł. Pogotowie kasowe należało rozliczyć do dnia 31 grudnia 2008 r. W 2008 r. Jednostka otrzymała środki w wysokości ,55 zł. Kwota ta jest wykazana w Rb-28 - sprawozdaniu rocznym z wykonania planu wydatków budżetu państwa oraz na stronie Ma konta Fundusz jednostki. Sprawozdanie to jest zgodne z prowadzoną analityczną ewidencją księgową. Kwoty wydatków wykazane w sprawozdaniu rocznym Rb- 28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa oraz Rb-27 sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych, są zgodne z saldami na kontach analitycznych rachunek bankowy środków budżetowych, na dzień 31 grudnia 2008 r. Wydruk obrotów i sald na koniec 2008 r. stanowi załącznik nr 4 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono następujące salda niezerowe kont: środki trwałe ,55 zł. (Wn),

7 pozostałe środki trwałe ,76 zł. (Wn), wartości niematerialne i prawne 5 669,59 zł. (Wn), umorzenie środków trwałych ,52 zł. (Ma), umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych ,35 zł. (Ma), rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia 4 128,50 zł. (Wn), rozrachunki z dostawcami 411,63 zł. (Ma), pozostałe rozrachunki publiczno prawne ZUS 5 280,84 zł. (Ma), rozrachunki z tytułu wynagrodzeń ,27 zł. (Ma), pozostałe rozrachunki z pracownikami ,08 zł. (Wn), materiały 799,25 zł. (Wn), rozliczenia międzyokresowe 3 184,70 zł. (Wn), fundusz jednostki ,20 zł. (Ma), rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów 5 630,- zł. (Ma), zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ,58 zł. (Ma), wynik finansowy ,96 zł (strata). Saldo konta 202 dotyczy: Faktury VAT z dnia 2 stycznia 2009 r. nr (sprzedaż w grudniu 2008 r.) wystawionej przez PKN ORLEN S.A., na kwotę 387,55 zł Faktury VAT z dnia 18 listopada 2008 r. nr 01463/2008 wystawionej przez Zakład Obsługi Administracji ZUW w Szczecinie, na kwotę 24,08 zł wystawiono duplikat dokumentu dnia 13 stycznia 2009 r. Powodem wystawieni duplikatu dokumentu było nie otrzymanie przez WIF pierwotnej faktury. Salda kont 229 i 231 dotyczą dodatkowego wynagrodzenia rocznego 13 (składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy oraz wynagrodzenie). Saldo konta 310 wykazuje materiały biurowe pozostałe w magazynie na koniec 2008 r. Saldo jest zgodne z przeprowadzoną inwentaryzacją. Saldo konta 640 wykazuje prenumeratę prasy na 2009 r. Saldo konta 840 wykazuje wpłatę od apteki ANV FARM za wydanie zezwolenia na prowadzenie apteki. Wpłatę dokonano w 2008 r., przed wydaniem zezwolenia (zezwolenie zostało wydane w 2009 r.) Saldo konta 851 korespondujące z saldami kont 135 i dotyczy środków pozostałych z tytułu odpisu na ZFŚS oraz należności od pracowników z tytułu pożyczek (przeniesiono na rok następny) ,08 zł należności z tyt. Pożyczek: 4 128,50 ZFŚS.

8 8 Kwoty ujęte w sprawozdaniach finansowych: bilansie oraz rachunku zysku i strat sporządzonych na dzień 31 grudnia 2008 r. oraz zestawieniu zmian funduszu jednostki, zgodne są z ewidencją księgową (analityką) Inspektoratu. Roczne sprawozdanie Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych (z wyłączeniem rachunków izb celnych) jest zgodne z ewidencją księgowa oraz rocznym sprawozdaniem Rb-27 oraz Rb-28. Kopie sprawozdań finansowych i budżetowych stanowią załącznik nr 5 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Przestrzeganie procedur kontroli finansowej. Dla zabezpieczenia prawidłowego przebiegu procesu związanego z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 249, poz ze zm.) oraz komunikatem Ministra Finansów nr 13 z dnia 30 czerwca 2006 roku w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, należało wprowadzić w Jednostce zbiór procedur i mechanizmów organizacyjnych zapewniających skuteczną kontrolę finansową. WIF w Szczecinie zgodnie z w/w przepisami wdrożył następujące procedury w zakresie kontroli finansowej powiązanej z systemem księgowości: - zasady prowadzenia rachunkowości w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Szczecinie wprowadzone zarządzeniem nr 4/2006 Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Szczecinie z dnia 20 października 2006 roku, w skład której wchodzi m.in.: o zakładowy plan kont, o instrukcja inwentaryzacyjna. - zwrot kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem służbowym wprowadzone do stosowania zarządzeniem nr 2/2008 Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Szczecinie z dnia 16 stycznia 2008 roku, - zasady zwrotu kosztów za zakupione okulary korygujące wzrok dla stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe wprowadzone do stosowania zarządzeniem nr 2/2005 Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Szczecinie z dnia 25 marca 2005 roku, - instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzona do stosowania zarządzeniem nr 6/2004 Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Szczecinie z dnia 1 lipca 2004 roku,

9 9 - zasady kontroli finansowej wprowadzonej do stosowania zarządzeniem nr 1/04 Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Szczecinie z dnia 5 stycznia 2004 roku, w tym m.in: o zasady pobierania i gromadzenia środków publicznych. Dokonano kontroli przestrzegania opracowanych procedur w praktyce w 2008 r. Pobrano dokumentację stanowiącą podstawę wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych oraz uruchomienia środków finansowych. Kontrolą objęto dokumenty z 2008 roku, tj. od stycznia do grudnia 2008 r., o numerach dowodów księgowych: - faktury, rachunki itp. od 1 do 341, - wyciągi bankowe od 1 do 244, - raporty kasowe od 1 do 12, Łączna kwota poniesionych wydatków w okresie od stycznia do grudnia 2008 r. wyniosła ,55 zł, co stanowi 99,92% wykonania planu, w tym wydatki w poszczególnych miesiącach wyniosły: - styczeń ,08 zł co stanowi 5,76% wykonania planu (po zmianach), - luty ,42 zł co stanowi 10,26 % wykonania planu (po zmianach), - marzec ,04 zł. co stanowi 5,79% wykonania planu (po zmianach), - kwiecień ,86 zł, co stanowi 6,96% wykonania planu (po zmianach), - maj ,71 zł (w tym zakup samochodu), co stanowi 13,39% wykonania planu (po zmianach), - czerwiec ,23 zł co stanowi 6,66% wykonania planu (po zmianach); - lipiec ,59 zł co stanowi 9,92% wykonania planu (po zmianach); - sierpień ,73 zł co stanowi 6,02% wykonania planu (po zmianach); - wrzesień ,58 zł co stanowi 6,91% wykonania planu (po zmianach); - październik ,68 zł co stanowi 6,35% wykonania planu (po zmianach); - listopad ,41 zł co stanowi 9,85% wykonania planu (po zmianach); - grudzień ,22 zł co stanowi 12,07% wykonania planu (po zmianach; kwota wg obrotów na kontach ,67 zł 549,45 zł zwrot środków) Niewykorzystana część środków w wysokości 549,45 została zwrócona na konto Wojewody Zachodniopomorskiego dnia 7 stycznia 2009 r. Wykonanie wydatków budżetowych w mc od stycznia do grudnia 2008 r. stanowi załącznik nr 6 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Kopia przelewu zwrotu niewykorzystanych środków stanowi załącznik nr 7 do egz. nr 2 niniejszego protokołu.

10 10 Zgodnie z instrukcją kasową Inspektorat posiada pogotowie kasowe w wysokości 1 000,- zł. Raporty kasowe sporządzane są na każdą operację gotówkową. Ujęte w nich przychody środków pieniężnych są rozchodowane tak by w kasie na koniec mc pozostawało zł pogotowia kasowego poszczególne raporty wykazują stany kasy zł. Ostatni raport kasowy zgodnie z instrukcją kasową wykazuje zerowy stan kasy. Sprawdzone obroty gotówkowe w badanym okresie są udokumentowane prawidłowo. Sprawdzone przez kontrolujących dokumenty źródłowe (faktury, delegacje, listy płac itd.) opisane były w sposób prawidłowy. Dokumenty zostały sprawdzone pod względem formalno rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzone do zapłaty przez osobę uprawnioną. Ponadto dokumenty zostały prawidłowo zadekretowane zgodnie z obowiązującym planem kont oraz odpowiednią klasyfikacją budżetową. Wyjątek stanowi faktura VAT nr 604/2008 z dnia r. za zakup oprogramowania MS Office na kwotę 664,90 zł.. Faktura ta została zaksięgowana pod paragrafem 4210 zakup materiałów i wyposażenia a winna być zaewidencjonowana pod paragrafem 4750 zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji. Z wyjaśnień głównego księgowego wynika, że sytuacja ta spowodowana była niedopatrzeniem i brakiem możliwości dokonania korekty. Wyjaśnienie wraz z kopią faktury stanowi załącznik nr 8 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Przedmiotem inwentaryzacji w WIF są wszystkie ujęte w ewidencji aktywa i pasywa jednostki, w szczególności rzeczowe składniki aktywów trwałych (środki trwałe, pozostałe środki trwałe), wartości niematerialne i prawne, rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały), aktywa finansowe (wartości niematerialne i prawne, udzielone pożyczki, środki pieniężne krajowe tj. gotówka w kasie, środki na rachunkach bankowych, inne aktywa pieniężne) należności i zobowiązania oraz pozostałe aktywa i pasywa. Inwentaryzacja obejmuje również obce składniki aktywów powierzone jednostce do przechowywania lub użytkowania oraz własne składniki aktywów, które zostały powierzone innym jednostkom w celu ich użytkowaniu czy przechowywania. Zgodnie z zarządzeniem Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Szczecinie nr 8/2008 z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w używaniu oraz zarządzeniem nr 9/2008 z dnia 31 grudnia 2008 r. w sprawie spisu z natury, przeprowadzono inwentaryzację środków trwałych, pozostałych środków trwałych w używaniu, środków pieniężnych w kasie jednostki oraz stanu materiałów. Inwentaryzację przeprowadzono wg stanu na dzień r.

11 11 Inwentaryzację środków trwałych w formie spisu z natury przeprowadzono w 2008 r. (wg instrukcji przeprowadza się ją raz na cztery lata). Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji i dochodzeń w sprawie różnic inwentaryzacyjnych sporządzono na posiedzeniu komisji w dniu r. Uzgodniono salda środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na koniec 2008 r. Stan w księgach inwentarzowych był zgodny ze stanem w księgach rachunkowych. Kopia protokołu z przeprowadzonej inwentaryzacji stanowi załącznik nr 9 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Dnia r. została przeprowadzona inwentaryzacja kasy oraz materiałów biurowych pozostałych w magazynie WIF w Szczecinie. Ze sporządzonych protokołów wynika, że stan kasy oraz stan wg raportu kasowego na koniec roku wyniósł 0,00 zł, pozostało 6 czeków z rachunku bieżącego i 7 czeków z rachunku ZFŚS oraz rozliczono stan magazynu. Uzgodniono salda na dzień r. stwierdzając zgodność stanu faktycznego z ewidencją księgową. Kopie protokołów z przeprowadzonej inwentaryzacji stanowią załącznik nr 10 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Ponadto sporządzono protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej w dniu r., paliwa w samochodzie służbowym marki FIAT PUNTO o nr rejestracyjnym ZK oraz inwentaryzacji przeprowadzonej w dniu r., paliwa w samochodzie marki FORD FUSION o nr rejestracyjnym ZS 1461M. Inwentaryzację przeprowadzono poprzez odczytanie wskaźników poziomu paliwa. Kopie protokołów z przeprowadzonej inwentaryzacji stanowią załącznik nr 11 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Drogą potwierdzenia sald uzgodniono stan środków na rachunkach bankowych. Porównano metodą weryfikacji stanów wynikających z zapisów w księgach rachunkowych i inwentarzowych z saldami kont na koniec 2008 r. Kopia potwierdzenia sala oraz uzgodnienie sald stanowią załącznik nr 12 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. W trakcie kontroli stwierdzono, że zarządzeniem z dnia 1 września 2006 r. nr 3/2006 Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny, wprowadził zmianę do regulaminu WIF dotyczącą zastępstwa Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego podczas jego nieobecności lub w sytuacji kiedy nie może pełnić obowiązków służbowych. Osobą, która przejmuje wszystkie obowiązki i kompetencje ZWIF jest Kierownik Delegatury WIF w Koszalinie. Gospodarka składnikami majątkowymi.

12 12 Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny na dzień roku dysponował majątkiem trwałym o wartości ewidencyjnej: 1. Środki trwałe ,55 zł, umorzone (na dzień r.) na kwotę ,52 zł tzn. w 61,44 %. 2. Wartości niematerialne i prawne ,59 zł umorzone w 100 %, 3. Pozostałe środki trwałe w używaniu ,76 zł umorzone w 100 %. Ewidencję analityczną dla całości majątku prowadzi się ręcznie. Księgi pomocnicze prowadzi się do następujących kont: Środki trwałe wg: księgi inwentarzowej prowadzona w sposób chronologiczny dla wszystkich środków trwałych z podziałem na grupy odpowiadające KŚT indywidualnych kart poszczególnych obiektów inwentarzowych, tabeli amortyzacyjnej Pozostałe środki trwałe, wg: księgi inwentarzowej. Pozostałym środkom trwałym o wysokiej wartości początkowej albo szczególnie ważnych dla jednostki, nadaje się indywidualne numery inwentarzowe i ujmuje się w księdze inwentarzowej w oddzielnych pozycjach. Pozostałe, mniej wartościowe środki, ujmuje się w ewidencji zbiorczo, podając łączną ich ilość i wartość Wartości niematerialne i prawne wg zasad analogicznych do środków trwałych. W 2008 roku amortyzację środków trwałych obliczono zgodnie ze stawkami określonymi w ustawie z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 roku Nr 54 poz. 654 z późn. zm.). Również prawidłowo dokonano kwalifikacji środków, wzorując się na rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. Nr 112 poz z późn. zm.). Kontrolujący dokonali weryfikacji zakupów środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w 2008 r. W trakcie weryfikacji dokumentów stwierdzono, że Inspektorat otrzymał ,- zł dotacji celowej w 6060 wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych. Kwota wydatków inwestycyjnych wyniosła ,57 zł. Za powyższą kwotę dokonano następujących zakupów: - samochód osobowy FORD FUSION 1.4. Duratec (80 km) Trend 5 dr, na który otrzymano fakturę VAT nr F/189/2008/S/Sz z dnia 14 maja 2008 r. na kwotę ,- zł. WIF dokonał zapłaty za fakturę, przelewem dnia 27 maja 2008 r.

13 13 - opłata giełdowa za zakup w/w samochodu, na którą otrzymano fakturę VAT nr 196/01 z dnia 26 maja 2008 r. na kwotę 50,01 zł. Faktura opłacona została gotówką. Zwiększenie wartości środka trwałego. - opłata za rejestrację w/w samochodu, na którą otrzymano fakturę VAT nr 22254/2008/BOI z dnia 30 maja 2008 r., na kwotę 169,50 zł. Faktura opłacona została gotówką. Zwiększenie wartości środka trwałego. Całość wydatków związanych z zakupem samochodu przyjęto na stan środków trwałych dnia 27 maja 2008 pod nr 01/2008 (symbol KŚT Gr.7, podgr. 74, rodzaj 741; Nr inwentarzowy WIF Sz) w łącznej wysokości ,51 zł, - zestaw komputerowy (monitor, UPS, drukarka, klawiatura i mysz, oprogramowanie Windows XP, listwa, przewód USB), na który otrzymano fakturę VAT nr FV 603/2008 z dnia 21 listopada 2008 r. na kwotę 4 295,06,- zł. Inspektorat dokonał zapłaty za w/w fakturę, przelewem dnia 27 listopada 2008 r. Oprogramowanie zostało przyjęte na stan środków trwałych dnia 28 listopada2008 pod nr 02/2008 (symbol KŚT Gr.4, podgr. 49, rodzaj 491, Nr inwentarzowy WIF ) Wydatki inwestycyjne dokonano zgodnie z przeznaczeniem. Dnia r. poddano likwidacji środki trwałe na łączną kwotę ,18 zł (PK 4/12/2008 LT 1/2008 oraz PK 5/12/2008 LT 2/2008). Ewidencja księgowa zapisów na koncie 011 stanowi załącznik nr 13 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Ponadto Inspektorat w ramach zakupów środków trwałych poniżej 3 500,- zł dokonał zakupu opon zimowych (faktura VAT 2528/IV/2008 z dnia r.), meble biurowe (faktura VAT 2008/RFF S14A/ z dnia r.), stół (faktura VAT 16/2008 z dnia r.), GPS (faktura VAT FAK/22451/2008/1010 z dnia r.) na łączną kwotę 7 099,19 zł. Wszystkie zakupione sprzęty przyjęto na stan środków trwałych nadając poprawny numer wg KŚT i nadając kolejny nr inwentarzowy. Dnia r. poddano likwidacji środki trwałe (wg załącznika do protokołu likwidacji środków trwałych), na łączną kwotę 2 437,56 zł (PK 4/12/2008 LT 1/2008 oraz PK 7/12/2008 LT 3/2008). Ewidencja księgowa zapisów na koncie 013 stanowi załącznik nr 14 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. Inspektorat w 2008 r. dokonał jednego zakupu wartości niematerialnych i prawnych oprogramowanie MS Office na kwotę 664,90 zł. Zakup został zapłacony przelewem i wprowadzony na stan pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja księgowa zapisów na koncie 020 stanowi załącznik nr 15 do egz. nr 2 niniejszego protokołu.

14 14 Ostatnia inwentaryzacja składników majątkowych (środki trwałe i pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne) została dokonana na dzień rok, metodą spisu z natury. Inwentaryzacja ta rozliczona została na posiedzeniu komisji inwentaryzacyjnej dnia r. Komisja stwierdziła, że nie występują różnice inwentarzowe i księgowe. Gospodarka pojazdami służbowymi. Jednostka posiada dwa samochody służbowe, będące w dyspozycji w WIF w Szczecinie i Delegatury WIF w Koszalinie. 1) Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Szczecinie: - sam. m-ki FORD FUSION nr rej. ZS 1461m, norma zużycia paliwa wg producenta 7,5 l/100km, pojemność zbiornika 45 l. 2) Delegatura w Koszalinie: - FIAT PUNTO nr rej. ZS 87076, norma zużycia paliwa wg producenta 6 l/100km, pojemność zbiornika 47. Zużycie paliwa w poszczególnych pojazdach rozliczane jest na podstawie kart drogowych na koniec każdego miesiąca. Paliwo to rozliczane jest jedynie na podstawie fabrycznych norm zużycia paliwa tj. na podstawie ilości przejechanych km w przeliczeniu na fabryczne zużycie paliwa na 100 km. Pojazdy te nie są tankowane do pełnego zbiornika na koniec każdego miesiąca, ani na koniec roku rozliczeniowego, w związku z powyższym nie ma możliwości ustalenia faktycznego zużycia paliwa a tym samym, czy pojazdy te posiadały przepał lub oszczędność. Z ustnych wyjaśnień Pani Izabeli Rygiel Głównej Księgowej WIF w Szczecinie, wynika, że przy rocznej inwentaryzacji uwzględniono stan paliwa w baku na podstawie wskazań licznika zużycia paliwa w samochodach, co nie daje gwarancji na ustalenie faktycznego stanu paliwa w baku. Dokonano kontroli kart drogowych oraz rozliczenia zużycia paliwa wg fabrycznych norm, które są zgodne z zestawieniem miesięcznym dołączonym do protokółu z inwentaryzacji stanowiącego załącznik nr 11 do egz. nr 2 niniejszego protokołu. III. Terminowość przekazywania sprawozdań kwartalnych i rocznych w 2008 r. Terminy przekazywania sprawozdań określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej(dz.u. z 2006r. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). W związku z w/w rozporządzeniem dysponenci środków budżetu państwa trzeciego stopnia obowiązani są do przekazania dysponentowi głównemu sprawozdania:

15 15 - Rb-23; Rb-27; Rb-28 (sprawozdania miesięczne) najpóźniej 10 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego, sprawozdanie roczne najpóźniej do 31 stycznia roku następnego. - Rb-N; Rb-Z za I, II, i III kwartał najpóźniej 12 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego, IV kwartał najpóźniej do 26 stycznia roku następnego. - Rb-70 : I, II, i III i IV kwartał najpóźniej 10 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego. Jednostka, wszystkie sprawozdania przekazywała terminowo, bezpośrednio do Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. W kontrolowanym temacie nieprawidłowości nie stwierdzono. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Egzemplarz oznaczony nr 1 przeznaczony jest dla Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Szczecinie. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Szczecinie pod nr 19. Załączniki (tylko do egzemplarza nr 2 protokołu): 1. Kopia sprawozdania RB-27, 2. Ewidencja księgowa na koncie 130, 3. Lista osób zatrudnionych w WIF, 4. Zestawienie obrotów i sald na koniec 2008 r., 5. Kopie sprawozdań, 6. Plan i wykonanie za 2008 rok, 7. Kopia przelewu zwrotu środków, 8. Wyjaśnienie głównej księgowej, 9. Protokół z inwentaryzacji środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz NiP, 10. Protokół z inwentaryzacji stanu kasy i materiałów, 11. Protokół z inwentaryzacji paliwa w samochodach służbowych, 12. Potwierdzenie sald, 13. Ewidencja księgowa na koncie 011, 14. Ewidencja księgowa na koncie 013, 15. Ewidencja księgowa na koncie 020.

16 16 Pouczenie: Zgodnie z art. 44 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206): Protokół kontroli podpisują i parafują na każdej stronie kontrolujący i kierownik podmiotu kontrolowanego. Kierownik podmiotu kontrolowanego podpisuje protokół kontroli w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, z zastrzeżeniem ust. 3 - ust. 2 Kierownik podmiotu kontrolowanego może odmówić podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. ust. 3 Kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje prawo zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli. ust. 4 Kierownik podmiotu kontrolowanego może do czynności wymienionych w ust. 2 i 4 upoważnić na piśmie wskazanego pracownika podmiotu kontrolowanego. ust. 5 Zastrzeżenia, o których mowa w ust. 4, zgłasza się na piśmie do kierownika komórki do spraw kontroli w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. ust. 6 Kontrolujący: Kontrolowany: